`BAB IV ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
4.1
Analisis Sistem Yang Sedang Berajalan Pada bab ini akan dijelaskan mengenai prosedur dari sistem informasi
kepegawaian yang sedang berjalan di BBPPKS Bandung. Analisa yang penulis lakukan ini terdiri dari analisis kebutuhan sistem dan evaluasi dari sistem yang sedang berjalan. Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian komponen-komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Analisis yang sedang berjalan di BBPPKS Bandung dibuat oleh penulis dalam bentuk use case diagram dan aktivity diagram. Analisis sistem dalam suatu instansi atau lembaga sangat penting karena fungsi dari analisis itu sendiri yaitu untuk mengetahui bagaimana sistem itu berjalan agar sistem yang dibuat dapat menghasilkan output yang diinginkan dan dapat mencapai tujuan yang direncanakan. 4.2
Model Use Case Diagram Kepegawaian Tahapan ini dimaksudkan untuk melihat kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan
sistem yang sedang berjalan. Kegiatan yang dilakukan sistem yang sedang berjalan digambarkan menggunakan use case diagram.
71
72
Absensi Pegawai <
> Cuti Pegawai Bag. Kepegawaian
Permohonan Cuti Pegawai
<> Mutasi Pegawai
Permohonan Mutasi <>
Pensiun Pegawai
Permohonan Pensiun
Laporan
Kepala Balai
Gambar 4.1 Use Case Diagram Kepegawain
4.3
Skenario Use Case Use case skenario adalah sebuah dokumentasi terhadap kebutuhan fungsional
dari sebuah sistem. Berikut ini adalah skenario use case dari sistem kepegawaian yang sedang berjalan pada BBPPKS Bandung. 4.3.1 Skenario Use Case Pensiun Pegawai Nama Use Case : Pensiun Pegawai Actors
: pegawai
Worker
: Bag.Kepegawaian
Type
: Primary
Tujuan
: Untuk mengolah data pengajuan pensiun pegawai
73
Tabel 4.1 Skenario Use Case Pensiun Pegawai Actor 1. Pegawai mengajukan pensiun
4. Kepala Balai Mengajukan surat pension ke badiklit pusat 5. persetujuan badiklit pusat 6.kepala balai menetapkan keputusan pensiun 7,kepala balai membuat SK pensiun 8.Pegawai menerima SK Pensiun
Sistem 2. Bag kepegawaian Memeriksa persyaratan mutasi 3. Persyaratan yang telah dilengkapi untuk kemudian di buatkan surat pengajuan pensiun
Aktivity Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai Menggambarkan alur kerja (workflow) dari proses pengajuan pension sampai ke penerimaan SK Pensiun Pegawai. Activity diagram Pengelolaannya adalah Sebagai berikut : Pegaw ai
Bag Kepegaw aian
Kepala Balai
Badiklit Pusat
Mengajukan Pensiun kepada Badiklit Pusat
Persetujuan Badiklit Pusat
Mulai Mengajukan Permohonan Pensiun
Cek Persyaratan
Mengajukan Kepada Kepala Balai
Menetapkan Keputusan Pensiun
Menerima SK Pensiun
Membuat SK Pensiun
Selesai
Gambar 4.2 Activity Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai
74
4.3.2
Skenario Use Case Absensi Pegawai Nama Use Case : Absensi Actors
: Pegawai
Worker
: Staff Pelaksana Kepegawaian
Type
: Primary
Tujuan
: Melakukan evaluasi dan laporan kehadiran pegawai
Tabel 4.3 Skenario Use Case Absensi Pegawai Actor 1. Pegawai mengisi daftar absensi pegawai
Sistem 2. Staff pelaksana melakukan pengolahan data absensi. 3. Mencetak laporan absensi pegawai harian. 4. Menyerahkan laporan kepada Kasubag untuk diperiksa dan ditandatangani.
Aktivity Diagram Absensi Pegawai Pegaw ai
Staff Pelaksana
Kasubag
Start
Mengisi Absensi
Menginput Data Absensi harian
Melaporkan Data Absensi harian
Mengecek Data Absensi harian
Selesai
Gambar 4.3 Activity Diagram Absensi Pegawai
75
4.3.4 Skenario Use Case Pengajuan Cuti Pegawai Nama Use Case : Cuti Pegawai Actors
: Pegawai dan Arsiparis
Worker
: Staff Pelaksana Kepegawaian
Type
: Primary
Tujuan
: Melakukan evaluasi dan laporan kehadiran pegawai
Tabel 4.4 Skenario Use Case Cuti Pegawai Actor 1.Pegawai mengajukan permohonan cuti
2. 3.
4. 5,Penandatanganan Surat cuti oleh Kasubag Umum 6.Penandatanganan Surat Cuti oleh Kepala Balai 8.Pegawai melakukan Cuti
7.
Sistem Staff pelaksana melakukan pengecekan data cuti pegawai. Jika dalam data arsip cuti pegawai,pegawai tersebut pernah mengajukan cuti sebelumnya atau jatah cuti yang diajukan telah melebihi batas kuota cuti yang ditetapkan maka pengajuan cuti tersebut di tolak.. Jika diterima maka staff pelaksana akan membuat Surat Cuti.
Penyerahan Surat Cuti kepada Pegawai
76
Aktivity Diagram Cuti Pegawai Pegaw ai
Bag. Kepegaw aian
Subag Umum
Kepala Balai
Stop Mengajukan Permohonan Cuti
Penolakan Cuti
Pengecekan Data Cuti
melewati batas cuti
ACC Permohonan Cuti
ACC Permohonan Cuti
Membuat Surat Cuti
Menyerahkan Surat Cuti
Cuti
Selesai
Gambar 4.4 Activity Diagram Cuti Pegawai
4.3.5
Skenario Use Case Pengajuan Mutasi Pegawai Nama Use Case : Mutasi Pegawai Actors
: Pegawai
Worker
: Staff Pelaksana Kepegawaian
Type
: Primary
Tujuan
: Melakukan pembuatan surat pengajuan permohonan mutasi
Tabel 4.5 Skenario Use Case Mutasi Pegawai Actor 1. .Pegawai mengajukan permohonan mutasi
Sistem 2. Staf Pelaksana Mutasi memeriksa persyaratan cuti 3. Jika persyaratan dinyatakan lengkap maka dilakukan pembuatan surat pengajuan mutasi.
77
Tabel 4.6 Skenario Use Case Mutasi Pegawai(Lanjutan) Aktor 4. Kepala Balai Menanda tangani Surat Pengajuan Mutasi 5. Kepala Balai Memproses pengajuan Mutasi 6. Badiklit Pusat Memeriksa Pengajuan Mutasi dan menentukan persetujuan mutasi 7. Setelah disetujui Badiklit Pusat maka Kepala Balai Membuat Surat Keputusan Mutasi 8. Kepala Balai menyerahkan Surat Keputusan Mutasi 9. Pegawai menerima Surat Keputusan Mutasi
Sistem
Aktivity Diagram Mutasi Pegawai Pegaw ai
Bag. Kepegaw aian
Kepala Balai
Badiklit Pusat
Mulai
Pengajuan Mutasi dan persyaratan
Cek/Validasi Persyaratan
persyaratan tidak lengkap
persyaratan lengkap
Memproses pembuatan surat Pengajuan Mutasi
ACC Surat Pengajuan mutasi
Memproses Surat Pengajuan Mutasi
Persetujuan Badiklit Pusat
Tidak distujui
Membuat dan mengesahkan SK Mutasi
Menerima SK Mutasi
disetujui
Menyerahkan SK Mutasi
Selesai
Gambar 4.5 Activity Diagram Mutasi Pegawai
78
4.4
Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan Setelah penulis mengadakan penelitian di BBPPKS Bandung, dan mengamati
kegiatan yang berhubungan dengan prosedur serta proses pengolahan data pegawai yang meliputi pembuatan dokumen-dokumen, serta pembuatan laporan-laporan, penulis menemukan beberapa kelemahan dalam sistem yang sedang berjalan pada saat ini. Kelemahan-kelemahan dari sistem kepegawaian
di BBPPKS yang sedang
berjalan adalah : 1. Kesulitan pada saat pencarian data pegawai karena tidak disimpan secara terstruktur. 2. Terjadinya kerusakan dan kehilangan data akibat dari media penyimpanan yang ada hanya berupa dokumen yang diarsipkan. 3. Adanya duplikasi data pada saat pencatatan data pegawai. 4.5
Perancangan Sistem
4.5.1. Tujuan Perancangan Sistem Perancangan sistem ditujukan untuk memberikan gambaran umum tentang sistem yang dikembangkan atau sistem baru kepada pemakai (user). Tahap perancangan sistem memiliki dua tujuan utama, yaitu: 1. Untuk memenuhi kebutuhan sistem 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer.
79
Tujuan kedua lebih condong pada perancangan sistem yang terinci, yakni pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk digunakan dalam pembuatan program aplikasi. 4.5.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan Gambaran umum dari sistem yang diusulkan adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai (user) mengenai sistem informasi yang baru, perancangan sistem secara umum juga sudah dapat mengenai komponen sistem informasi yang akan di desain. Penentuan persyaratan sistem dilakukan agar arah perancangan sistem dapat benar-benar terarah pada sasaran, oleh sebab itu sistem yang dirancang harus memenuhi batasan sistem dimana perancangan sistem ini merupakan kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi menggambarkan bagaimana suatu sistem di bentuk. Pada tahap perancangan sistem informasi di rancang dengan tujuan sebagai alat komunikasi antara pemakai (user) dengan pembuat program guna mendapatkan sistem aplikasi yang sesuai dengan apa yang diinginkan user. 4.5.3
Perancangan Prosedur yang Diusulkan
4.5.3.1 Sequence Diagram Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek didalam dan disekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri antar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram menggambarkan kolaborasi dinamis antara sejumlah object. Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara object juga interaksi antara object,
80
sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem. Komponen utama sequence diagram terdiri atas objek yang dituliskan dengan kotak segi empat bernama pesan diwakili oleh garis dengan tanda panah dan waktu yang ditunjukkan dengan proses vertikal. 1.
Sequence Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai
Staf Pelaksana Pensiun : Bag. Kepegawaian
Form Login : FORM
Data User : USER
Form utama : FORM
Form Pensiun : FORM
Data Pensiun : PENSIUN
Data Persyaratan : PENSIUN
1: UserID, Password, Bagian 2: UserID, Password, Bagian 3: Validasi User 4: Loop (Selama User id / Password Salah)
5: Load Form 6: Display
7: Pilih Form Pensiun 8: Load Form Pensiun 9: Display Form 10: Input Data Pemohon 11: Cek Persyaratan 12: Simpan Data Persyaratan 13: Simpan Data Pensiun 14: Cetak Surat pengajuan Pensiun
Gambar 4.6 Sequence Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai Staf Pelaksana Pensiun memasukan login dengan menginputkan username , password dan bagian. system akan mengecek apakah username,password dan bagian benar jika salah maka akan muncul pesan kesalahan dihalaman login, jika benar Arsiparis kepegawaian akan langsung masuk kehalaman index kepegawaian dan masuk pada form Pensiun Pegawai untuk menginput data Persyaratan Pensiun yang masuk uhntuk disimpan kedalam database pension pegawai dan mencetak surat pengajuan pensiun.
81
2.
Sequence Diagram Cuti Pegawai
Staf Pelakasana Cuti : Bag. Kepegawaian
Form Login : FORM
Data User : USER
Form Utama : FORM
Form Cuti : FORM
Data Cuti : CUTI
1: UserID, Password, Bagian 2: UserID, Password, Bagian 3: Validasi User 4: Loop (Selama User id / Password Salah) 5: Load Form utama 6: Display 7: Pilih Form Cuti Pegawai 8: Load Form Cuti 9: Display Form 10: Cek Cuti Pegawai
11: Cek Cuti Pegawai
12: Validasi 13: Invalid(Cuti Ditolak)
14: Input Data Cuti 15: Simpan Data Cuti 16: Cetak Surat Cuti
Gambar 4.7 Sequence Diagram Cuti Pegawai Staf Pelaksana cuti memasukan user id ,password dan bagian terlebih dahulu sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara otomatis menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah password benar, maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam form pengajuan cuti pegawai. Usser terlebih dahulu mengecek ke dalam database untuk melihat apakah pegawai tersebut yang akan mengajukan cuti. Jika pegawai tersebut sebelumnya pernah mengajukan cuti melebihi batas kuota yang ditetapkan, maka user akan menolak pengajuan cuti pegawai tersebut. Dan jika masih ada kuota cuti
82
pegawai yang bersangjutan belum digunakan, maka user langsung menginputkan data pengajuan cuti pegawai dan mencetak surat cuti pegawai, kemudian disimpan dalam database cuti pegawai. 3.
Sequence Diagram Absensi
Staf Pelaksana Absensi : Bag. Kepegawaian
Form Login : FORM
Data User : USER
Form Utama : FORM
Form Absensi : FORM
Data Absensi : ABSENSI
1: UserID, Password, Bagian 2: UserID, Password, Bagian
3: Validasi User
4: Loop (Selama User id / Password Salah) 5: Load Form 6: Display Form 7: Pilih Form Absensi 8: Load Form Absensi 9: Display Form 10: input data absensi 11: Simpan data absensi 12: cetak data absensi harian
Gambar 4.8 Sequence Diagram Absensi Pegawai Staf Pelaksana memasukan user id ,password dan bagian terlebih dahulu sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara otomatis menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah password benar, maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam form absensi pegawai. User menginputkan data absensi setelah data tersebut sebelumnya telah diisi oleh pegawai yang hadir, laporan absensi harian akan dicetak dan disimpan ke dalam database absensi pegawai
83
4. Sequence Diagram Mutasi
Staf Pelaksana Mutasi : Bag. Kepegawaian
Form Login : FORM
Data User : USER
Form utama : FORM
Form Mutasi : FORM
Data Mutasi : MUTASI
Data Persyaratan : MUTASI
1: UserID, Password, Bagian 2: User ID, Password () 3: Validasi User 4: Loop (Selama User id / Password Salah)
5: Load Form 6: Display
7: Pilih Form Mutasi 8: Load Form Mutasi 9: Display Form 10: Input Data Pemohon 11: Cek Persyaratan 12: Simpan Data Persyaratan 13: Simpan Data Mutasi 14: Cetak Surat pengajuan Mutasi
Gambar 4.9 Sequence Diagram Mutasi Pegawai Staf Pelaksana mutasi memasukan user id , password dan bagian terlebih dahulu sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara otomatis menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah password benar, maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam form pengajuan mutasi pegawai. System akan mengecek data pemohon mutasi serta mengecek persyaratan, setelah persyaratan dinyatakan lengkap maka user
menyimpan data persyaratan
pegawai yang akan mengajukan mutasi kedalam data persyaratan.User akan mencetak surat pengajuan mutasi dan akan menyimpan data surat mutasi pegawai tersebut kedalam database surat mutasi.
84
4.5.3.2 Collaboration Diagram Collaboration diagram melihat pada interaksi dan hubungan antar objek. Tipe diagram ini menekankan pada hubungan antar objek dan digunakan sebagai alat untuk menggambarkan interaksi yang mengungkapkan keputusan mengenai perilaku suatu sistem. Collaboration diagram dalam sistem informasi kepegawaian di BBPPKS Lembang Bandung yang akan dikembangkan adalah sebagai berikut : 1. Collaboration Diagam Pensiun Pegawai 3: Validasi User
1: UserID, Password, Bagian
2: UserID, Password, Bagian Form Login : FORM
Staf Pelaksana Pensiun : Bag. Kepegawaian
4: Loop (Selama User id / Password Salah)
Data User : USER
10: Input Data Pemohon 7: Pilih Form Pensiun 11: Cek Persyaratan 14: Cetak Surat pengajuan Pensiun
6: Display
9: Display Form
Form Pensiun : FORM 12: Simpan Data Persyaratan
5: Load Form
8: Load Form Pensiun
Form utama : FORM
13: Simpan Data Pensiun
Data Persyaratan : PENSIUN Data Pensiun : PENSIUN
Gambar 4.10 Collaboration Diagram Pensiun Pegawai`
85
2.
Collaboration Diagam Cuti 3: Validasi User
1: UserID, Password, Bagian
2: UserID, Password, Bagian Form Login : FORM
Staf Pelakasana Cuti : Bag. Kepegawaian
Data User : USER
4: Loop (Selama User id / Password Salah)
7: Pilih Form Cuti Pegawai
6: Display 5: Load Form utama
10: Cek Cuti Pegawai 14: Input Data Cuti 16: Cetak Surat Cuti Form Utama : FORM 9: Display Form
12: Validasi
11: Cek Cuti Pegawai 15: Simpan Data Cuti
8: Load Form Cuti Form Cuti : FORM
Data Cuti : CUTI 13: Invalid(Cuti Ditolak)
Gambar 4.11 Collaboration Diagram Cuti Pegawai
3.
Collaboration Diagam Absensi 9: Display Form
Data Absensi : ABSENSI
Form Absensi : FORM 11: Simpan data absensi
8: Load Form Absensi
12: cetak data absensi harian 10: input data absensi
Staf Pelaksana Absensi : Bag. Kepegawaian
7: Pilih Form Absensi 1: UserID, Password, Bagian
6: Display Form
3: Validasi User
4: Loop (Selama User id / Password Salah) Form Login : FORM
Data User : USER
Form Utama : FORM 5: Load Form
2: UserID, Password, Bagian
Gambar 4.12 Collaboration Diagram Absensi Pegawai
86
4. Collaboration Diagam Mutasi 3: Validasi User
2: User ID, Password ()
1: UserID, Password, Bagian Form Login : FORM Staf Pelaksana Mutasi : Bag. Kepegawaian
4: Loop (Selama User id / Password Salah)
Data User : USER
7: Pilih Form Mutasi 6: Display
10: Input Data Pemohon 11: Cek Persyaratan 14: Cetak Surat pengajuan Mutasi Form utama : FORM
9: Display Form
Form Mutasi : FORM
5: Load Form
8: Load Form Mutasi
13: Simpan Data Mutasi
12: Simpan Data Persyaratan
Data Persyaratan : MUTASI
Gambar 4.13 Collaboration Diagram Mutasi Pegawai
Data Mutasi : MUTASI
87
4.5.3.3 Class Diagram Yang Diusulkan
Gambar 4.14 Class Diagram Kepegawaian Class Diagram ini menggambarkan hubungan antar objek, dimana dapat dilihat calsss user diwariskan menjadi dua yaitu kepala dinas dan bagian kepegawaian. Class user berhubungan dengan class login, ini menggambarkan class user dapat melakukan login. Class bagian kepegawaian diwariskan menjadi empat yaitu surat menyurat,cuti pegawai,absensi pegawai dan mutasi pegawai, dimana setiap class tersebut berhubungan dengan class-class pengajuan dan persyaratan menggambarkan fungsi perangkat lunak, dimana setiap user dapat melakukan fungsi sesuai hak aksesnya.
4.5.3.4 Component Diagram Kepegawaian
Server
Client
Sistem Operasi
ODBC
Sistem Operasi
OCX dll Component
Surat Menyurat Aplikasi Kepegawaian
SQL Server
SQL Query
Cuti Pegawai
Absensi Pegawai
Mutasi Pegawai
Gambar 4.15 Component Diagram Kepegawaian
88
4.5.3.5 Deployment Diagram Kepegawaian NewProcessor
Server Sistem Operasi Server
SQL Server
ODBC
Sistem Operasi Client
Component OXC, dll
Aplikasi Kepegawaian
Gambar 4.16 Deployment Diagram Kepegawaian
