BAB III ANALISA SISTEM
Pada bab analisa sistem ini akan dijelaskan mengenai konsep kegiatan analisis sistem yang berjalan dan tujuan dilakukannya analisis terhadap sistem, yang meliputi analisa kelemahan sistem dan analisa kebutuhan sistem. Langkah - langkah dasar yang dilakukan dalam tahap analisa sistem ini antara lain, mengidentifikasi masalah, memahami kerja sistem yang ada, menganalisis sistem, dan membuat laporan hasil analisis. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan dan merupakan faktor yang menyebabkan tidak tercapainya tujuan dari sistem. Oleh karena itu, langkah pertama yang perlu dilakukan analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah - masalah yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Untuk memperoleh gambaran mengenai sistem penjualan dan pembelian yang sedang berjalan pada Sinar Jaya Motor, maka perlu dilakukan sebuah observasi terhadap sistem tersebut. Dan berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang diadakan dengan pemilik, didapat kesimpulan adanya permasalahan dalam sistem pengolahan data penjualan, yang nantinya akan dijadikan landasan usulan perancangan sistem yang baru. Permasalahan yang utama terdapat pada cara pengolahan data penjualan dan pembelian yang masih manual dan pengamanan data yang kurang optimal. Selain itu, seiring dengan semakin bertambahnya jumlah transaksi, pencarian data
49
50
cenderung menjadi lebih sulit. Untuk menanggapi permasalahan yang ada, diperlukan suatu aplikasi yang dapat mempermudah pengolahan data dan sekaligus dapat menjaga keamanan dan integritas data yang tersimpan.
3.1. Analisa Sistem
Pada saat ini, sistem pengolahan data penjualan dan pembelian di Sinar Jaya Motor sebagian masih diproses secara manual dimana transaksi penjualan kredit masih dicatat ke dalam buku secara manual. Meskipun untuk pencatatan transaksi penjualan tunai telah digunakan komputer, cara pengolahan datanya masih belum bisa dikatakan efektif. Untuk menanggapi ketidakefektifan dalam pengolahan data, suatu sistem penjualan dan pembelian yang baru akan dirancang untuk memberikan suatu alternatif bagi perusahaan. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan perusahaan dapat memperoleh kemudahan dalam mengolah transaksi penjualan dan pembelian yang terjadi.
3.1.1. Tujuan Analisa
Adapun tujuan dilakukannya analisa sistem yaitu : a. Untuk memahami cara kerja sistem yang sedang berjalan pada Sinar Jaya Motor,
51
b. Untuk
mengetahui
efektifitas
atau
efisiensi
dan
juga
permasalahan - permasalahan yang mungkin terjadi, yang kemudian akan diusulkan penanggulangannya, c. Untuk memperoleh solusi dari permasalahan dan gambaran kebutuhan bagi pembentukan dan penyempurnaan sistem.
3.1.2. Sistem Penjualan Motor Sinar Jaya Motor
Sistem penjualan motor pada Sinar Jaya Motor meliputi prosedur pencatatan transaksi penjualan, prosedur penjualan motor secara tunai, prosedur penjualan motor secara kredit, prosedur pembuatan faktur penjualan, prosedur pembuatan laporan berupa laporan penerimaan kas, laporan piutang dan laporan penjualan.
3.1.3. Sistem Pembelian Motor Sinar Jaya Motor
Sistem pembelian pada Sinar Jaya Motor meliputi prosedur pencatatan
transaksi
pembelian,
prosedur
pembuatan
pembelian dan prosedur pembelian motor secara tunai.
order
52
3.1.4. Prosedur Pembelian Motor Secara Tunai
Prosedur pembelian tunai berhubungan dengan supplier, admin dan bagian gudang. Prosedur dari penjualan tunai antara lain : a. Admin membuat order pembelian diserahkan ke supplier. b. Supplier membuat faktur pembelian. c. Admin melakukan pembayaran. d. Supplier menyerahkan faktur pembelian. e. Bagian
gudang
menandatangani
faktur
pembelian
dan
menyerahkan rangkap ke-2 kembali ke supplier. f. Bagian gudang mencatat transaksi pembelian yang terjadi. g. Pada akhir bulan, bagian gudang akan membuat laporan pembelian dan laporan tersebut akan diserahkan kepada pemilik.
53
Gambar 3.1. Flowmap Pembelian Tunai yang Sedang Berjalan
54
3.1.5. Prosedur Penjualan Motor
Prosedur penjualan ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu : prosedur penjualan tunai dan prosedur penjualan kredit. A. Prosedur Penjualan Motor Secara Tunai Proses penjualan tunai berhubungan dengan pelanggan, admin, bagian gudang dan pemilik perusahaan. Prosedur dari penjualan tunai antara lain : a. Pelanggan melakukan pemesanan barang kepada admin. b. Setelah pesanan diterima, admin akan memberitahukan kepada bagian gudang tentang pesanan tersebut dan bagian gudang akan mengecek apakah barang yang dipesan tersedia atau tidak. c. Jika barang yang diinginkan tidak tersedia, maka admin akan menghubungi pelanggan untuk memberitahukan bahwa barang yang dipesan tidak tersedia dan mencoba menawarkan motor lain. d. Jika barang yang dipesan tersedia, maka bagian gudang akan melakukan pemeriksaan untuk mengecek apakah barang tersebut dapat berfungsi dengan baik. e. Barang yang bermasalah atau tidak berfungsi dengan baik tidak dapat diserahkan ke pelanggan sehingga admin perlu memberitahukan kepada pelanggan untuk menunggu sampai
55
perbaikan selesai dilakukan ataupun mencoba menawarkan pilihan lain kepada pelanggan. f. Setelah pemeriksaan terakhir dilakukan dan barang berada dalam kondisi bagus, maka admin akan menghubungi pelanggan untuk menanyakan apakah motor akan dibeli. g. Jika tidak, maka penjualan dibatalkan, jika iya, pelanggan akan diminta untuk menyerahkan fotokopi KTP dan KK. h. Setelah fotokopi KTP dan KK diserahkan, pelanggan melakukan pembayaran. i. Admin mengecek jumlah uang yang dibayarkan. Jika jumlah yang dibayarkan tidak sesuai, maka admin akan meminta selisih kepada pelanggan dan jika jumlahnya benar, admin akan membuat faktur penjualan tunai sebanyak 3 rangkap. j. Faktur penjualan tunai kemudian akan ditandatangani oleh pelanggan dan admin. k. Barang (Motor), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan) dan BPKB (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor) diserahkan ke pelanggan bersama rangkap pertama dan kedua dari faktur penjualan tunai. l. Admin akan mencatat transaksi penjualan tunai yang terjadi ke dalam komputer dengan menggunakan program Ms. Excel.
56
m. Pada akhir bulan, dari semua transaksi penjualan tunai yang terjadi akan dibuat laporan penerimaan kas dan laporan penjualan. n. Laporan penerimaan kas dan laporan penjualan diserahkan kepada pemilik.
57
Gambar 3.2. Flowmap Penjualan Tunai yang Sedang Berjalan (Halaman 1)
58
Gambar 3.3. Flowmap Penjualan Tunai yang Sedang Berjalan (Halaman 2)
59
Gambar 3.4. Flowmap Penjualan Tunai yang Sedang Berjalan (Halaman 3)
60
B. Prosedur Penjualan Kredit Proses penjualan kredit berhubungan dengan pelanggan, admin, bagian gudang dan pemilik perusahaan. Prosedur dari penjualan kredit antara lain : a. Pelanggan melakukan pemesanan barang kepada admin. b. Setelah pesanan diterima, admin akan memberitahukan kepada bagian gudang tentang pesanan tersebut dan bagian gudang akan mengecek apakah barang yang dipesan tersedia atau tidak. c. Jika barang yang diinginkan tidak tersedia, maka admin akan menghubungi pelanggan untuk memberitahukan bahwa barang yang dipesan tidak tersedia dan mencoba menawarkan motor lain. d. Jika barang yang dipesan tersedia, maka bagian gudang akan melakukan pemeriksaan untuk mengecek apakah barang tersebut dapat berfungsi dengan baik. e. Barang yang bermasalah atau tidak berfungsi dengan baik tidak dapat diserahkan ke pelanggan sehingga admin perlu memberitahukan kepada pelanggan untuk menunggu sampai perbaikan selesai dilakukan ataupun mencoba menawarkan pilihan lain kepada pelanggan. f. Setelah pemeriksaan terakhir dilakukan dan barang berada dalam kondisi bagus, maka admin akan menghubungi dan
61
mengkonfirmasi kepada pelanggan apakah motor yang dipesan akan dibeli. g. Jika iya, maka pelanggan akan diminta untuk menyerahkan fotokopi KTP, KK, slip gaji (jika kreditur seorang pegawai), PBB dan bukti pembayaran tagihan listrik (jika kreditur seorang pengusaha). h. Pelanggan melakukan pembayaran uang muka. Jumlah uang muka tidak ditentukan, hanya saja uang muka yang dibayar tidak kurang dari Rp. 500.000. i. Admin mengecek jumlah uang yang dibayarkan. Jika jumlah yang dibayarkan tidak sesuai, maka admin akan meminta selisih kepada pelanggan. j. Jika jumlahnya benar, admin akan meminta pelanggan untuk memberitahukan masa cicilan yang akan diambilnya. Jangka waktu pelunasan cicilan berada di antara 12 bulan sampai dengan 36 bulan. k. Admin mencatat data pelanggan beserta masa cicilan yang diambil pelanggan. l. Admin membuat faktur penjualan kredit sebanyak 3 rangkap. m. Pelanggan dan admin menandatangani faktur penjualan kredit.
62
n. Barang (Motor), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan), BPKB (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor) diserahkan ke pelanggan bersama rangkap ke-2 faktur penjualan kredit. o. Admin mencatat jumlah piutang pelanggan ke dalam buku piutang dan transaksi penjualan kredit ke dalam buku penjualan kredit. p. Pada akhir bulan, admin akan mencetak laporan piutang, laporan penerimaan kas dan laporan penjualan. q. Laporan penjualan, laporan penerimaan kas dan laporan piutang diserahkan kepada pemilik.
63
Gambar 3.5. Flowmap Penjualan Kredit yang Sedang Berjalan (Halaman 1)
64
Gambar 3.6. Flowmap Penjualan Kredit yang Sedang Berjalan (Halaman 2)
65
Gambar 3.7. Flowmap Penjualan Kredit yang Sedang Berjalan (Halaman 3)
66
Gambar 3.8. Flowmap Penjualan Kredit yang Sedang Berjalan (Halaman 4)
67
3.2. Analisa Kelemahan Sistem
Sesuai dengan hasil analisa, pada perusahaan dimana pengolahan transaksi dilakukan oleh admin, menurut pemilik perusahaan sistem yang digunakan masih belum cukup efektif. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem untuk membantu dalam pengolahan data. Dan salah satu solusi untuk mengembangkan sistem pengolahan data penjualan dan pembelian adalah dengan membangun aplikasi penjualan dan pembelian. Beberapa kelemahan pada sistem berjalan adalah : 1. Transaksi penjualan dan pembelian masih dicatat secara semi-manual sehingga berkemungkinan terjadi kesalahan dalam proses pencatatan. 2. Seiring dengan bertambahnya jumlah transaksi, akan semakin sulit untuk mencari data yang diinginkan. 3. Pengamanan data masih kurang optimal.
68
3.3. Analisa Kebutuhan Sistem
3.3.1. Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat keras komputer tidak akan berarti tanpa adanya perangkat lunak dan begitu juga dengan sebaliknya sehingga perangkat lunak dan perangkat keras perlu saling mendukung satu sama lain untuk dapat bekerja. Perangkat keras hanya dapat berfungsi jika diberikan instruksi - intruksi kepadanya. Instruksi - instruksi inilah yang disebut dengan perangkat lunak. Agar sistem penjualan dan pembelian yang baru dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan suatu perangkat lunak yang : (1) Memiliki fitur - fitur standar seperti :
Menambah data,
Mengubah data,
Menghapus data,
Menampilkan inventarisasi barang,
Pembuatan laporan.
(2) Memudahkan pekerjaan administrator, karena dapat memberikan informasi secara cepat dan akurat. (3) Dapat bekerja pada sistem operasi yang dipakai oleh user. (4) Memiliki tampilan yang menarik dan mudah dimengerti oleh user. (5) Memberikan kemudahan kepada user dalam masa pemakaian.
69
3.3.2. Kebutuhan Informasi
Dalam perancangan sistem aplikasi penjualan dan pembelian, informasi sangat diperlukan untuk mengetahui seberapa jauh pihak perusahaan menginginkan hasil yang dihasilkan dari aplikasi tersebut. Dalam hal ini, hasil yang diperlukan oleh perusahaan diantaranya adalah laporan penjualan, laporan penerimaan kas dan laporan piutang per bulan. Untuk itu, informasi yang dibutuhkan dalam perancangan sistem adalah data penjualan tunai dan kredit yang diinput oleh admin.
3.3.3. Kebutuhan Pengguna
Analisa pengguna dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja user yang terlibat dalam sistem penjualan ini beserta karakteristiknya, sehingga dapat diketahui tingkat pengalaman dan pemahaman user terhadap komputer sistem tersebut. Secara umum aplikasi ini sepenuhnya dipegang oleh 1 user, yaitu administrator. Administrator merupakan karyawan yang ditunjuk dan dipercaya oleh pemilik perusahaan untuk mengolah data perusahaan. Sebagai pemegang dan pengolah data, administrator memiliki tanggung jawab atas keseluruhan isi dari sistem penjualan ini. Administrator dapat melakukan proses manipulasi seperti penambahan, perubahan, dan penghapusan data yang ada pada sistem seperti data pembelian, data penjualan, data piutang, data penerimaan kas, dan sebagainya.
70
3.4. Analisa Dokumen
3.4.1. Analisa Dokumen Input
Dokumen - dokumen berperan sebagai input dari sistem penjualan dan pembelian adalah sebagai berikut : 1. Faktur pembelian 2. Faktur penjualan tunai 3. Faktur penjualan kredit
3.4.2. Analisa Dokumen Output
Dokumen - dokumen berperan sebagai output dari sistem penjualan adalah sebagai berikut : 1. Laporan pembelian per bulan 2. Laporan penjualan per bulan 3. Laporan penjualan tunai per bulan 4. Laporan penjualan kredit per bulan 5. Laporan piutang per bulan 6. Laporan penerimaan kas per bulan
