BAB III ANALISA SISTEM

37

BAB III ANALISA SISTEM

Dalam merancang sebuah sistem yang baik dan sesuai dengan hasil yang diharapkan, terlebih dahulu diperlukan data dan informasi tentang sistem yang berjalan. Dari informasi tersebut akan dapat diketahui bagaimana sistem yang berjalan sekarang, sehingga dapat diketahui kebutuhan apa saja yang ingin dicapai yang belum bisa ditangani oleh sistem yang sedang berjalan. Analisa sistem akan membantu dan

mengetahui informasi-informasi tentang

sistem yang sedang berjalan dan bagaimana mencari solusi terhadap kebutuhankebutuhan yang belum bisa terpenuhi sehingga bisa diterapkan dalam tahap perancangan sistem. 3.1. Tinjauan Organisasi

a. Sejarah Singkat Organisasi Stasiuan Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) 34.11707 Kamal Raya di dirikan pada tanggal 15 juni 1999 dengan akta Notaris No. 442 tahun 1999 : Muhammad Rizky Pratama. Sebagai sebuah Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) yang telah dikelola oleh Muhammad Rizky Pratama memiliki bidang atau Program keahlian Penjualan Barang dan Jasa. Dalam menyongsong Era Globalisasi serta melaksanakan Manajemen berbisnis SPBU maka diperlukan usaha nyata yang dapat mendorong peningkatan kualitas pegawai yang memiliki kecakapan hidup diakukan oleh masyarakat agar pegawai SPBU 34.11707 Kamal Raya memiliki kecakapan dan keberanian memecahkan masalah yang timbul dalam lingkungan mereka bekerja maupun bermasyarakat. Melihat kenyataan yang ada berdasarkan pengamatan dilapangan jumlah penyelenggaraan SPBU sudah terlampau banyak maka perlu dilakukan : 1. Penataan Program Keahlian baru 2. Menyusun Perencanaan Penyelenggaraan Pendidikan Pegawai 3.

Mengembangkan Keahlian Pegawai Sebagai Terobosan Baru Dalam SPBU

38

b. Struktur Organisasi Dalam perkembangan sebuah organisasi, kebutuhan akan pendelegasian tugas mutlak diperlukan dan sudah menjadi keharusan agar kemajuan dan misi perusahaan lebih cepat tercapai. Dan sama halnya di SPBU 34.11707 Kamal Raya, dalam menjalankan nadi perusahaan. Hubungan timbal balik dan saling support antar bagian menjadi kunci sukses, oleh sebab itu meski tergolong sederhana, kebijakan perusahaan ini untuk memaksimalkan SDM yang ada. Sehingga dengan demikian hubungan kerja yang harmonis dan fungsi masingmasing bagian dapat berjalan dengan tepat dan terarah. Dalam suatu perusahaan mempunyai struktur oganisasi yang dijelaskan suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahaan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur Organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa Bagan dan strukturnya organisasi Pemilik

Kepala Unit

Pengawas Lapangan

Operator

Staff Operasional

Keamanan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi SPBU 34.11707 Kamal Raya

Kebersihan

39

c. Tugas dan tanggung jawab Sesuai dengan struktur organisasi dari perusahaan tersebut, maka tanggung jawab dan wewenang dari pelaksana menajemen dibidang mutu adalah sebagai berikut : 1)

Pemilik a) Mewakili SPBU di hadapan PERTAMINA b) Menetapkan keputusan-keputusan internal SPBU c) Melakukan proses pengadaan BBM d) Melaksanakan manajemen personalia SPBU

2)

Kepala Unit a) Pengelola SPBU b) Mengontrol dan Mengawasi Kinerja para karyawan c) Monitoring setiap fungsi dan berhak memutuskan setiap pelaksanaan tugasnya.

3) Pengawas Lapangan a) Mengawasi kegiatan produksi/penjualan yang terjadi b) Mendata kehadiran dan kegiatan karyawan c) Mendata kebutuhan fasilitas produksi akibat kerusakan yang terjadi akibat factor terkendali dan factor tidak terkendali. 4) Staff Operasional a) Melakukan perencanaan produksi b) Melakukan pengumpulan data harian/rutin c) Melakukan pengumpulan hasil penjualan pada setiap shiftnya 5) Operator a) Melayani konsumen dalam pengisian BBM, air, dan angin b) Menjaga kebersihan lingkungan dan alat c) Melakukan kegiatan perawatan harian untuk pomba, tangki, dan generator 6) Keamanan a) Menjaga lingkungan agar tetap kondusif b) Menjaga keamanan SPBU 7) Kebersihan a) Melakukan pembersihan rutin seluruh fasilitas dalam kompleks SPBU

40

Sistem kerja pada SPBU 34.11707 adalah dengan menerapkan shift, dimana jam kerja yang ditetapkan adalah 24 jam, dengan pergantian shift diantaranya, pengaturannya adalah sebagai berikut : -

Shift pertama pukul 06.00 sampai dengan 13.00

-

Shift kedua pukul 13.00 sampai dengan 21.00

-

Shift ketiga pukul 21.00 sampai dengan 06.00

Sebagai bahan tambahan untuk kebutuhan pribasi (Sholat, Buang Air, dan lain sebagainya) dilakukan secara fleksibel, dimana setiap karyawan yang akan melakukan hal tersebut harus meminta perijinan kepada pengawas lapangan.

3.2. Uraian Prosedur Menjelaskan proses bisnis dan prosedur sistem penjualan pada SPBU 34.11707 Kamal Raya diantaranya sebagai berikut : - Setiap pegawai operator SPBU 34.11707 Kamal Raya yang bertugas harus menyerahkan laporan hasil meter akhir dan uang setoran pershift kepada pengawas. - Pengawas SPBU 34.11707 Kamal Raya merekap semua hasil laporan per shift, baik itu laporan meter akhir dan jumlah uang setoran ke dalam buku besar yang akan menjadi laporan harian - Kepala Unit menerima hasil laporan akhir penjualan harian pada SPBU 34.11707 Kamal Raya dari pengawas

41

3.3.

Analisa Sistem Berjalan Yang Terdapat Pada SPBU

a. Use case Diagram

System Berjalan Pada SPBU

Membuat Catatan Penjualan per Shift

Operator

Merekap Laporan Penjualan dari Masing-Masing Shift

Pengawas

Membuat Laporan Penjualan Harian dari Hasil Rekapan pada Buku Besar

Menerima Hasil Laporan Penjualan Harian

Kepala Unit

Gambar 3.2 Use Case Berjalan b. Activity Diagram

Gambar 3.3 Activity Diagram Berjalan

42

3.4. Analisa Sistem Usulan Yang Terdapat Pada SPBU a. Use case Diagram System Usulan Pada SPBU

Menginput Data Penjualan per Shift

inc << lud

Operator

> e> i << nc

Mengolah Laporan Penjualan Tiap-Tiap Shift

lu >> de lu <
de>>

Login

de >>

Membuat Rekapan Transaksi Penjualan Harian

<< i

nc

lu

Pengawas

Mencetak Dokumen Rekapan Laporan Penjualan Harian

Gambar 3.4 Use Case Usulan Tabel 3.1 Skenario Use Case Menginput Data Penjualan perShift Nama Use Case

Menginput Data Penjualan per Shift

Actor

Operator

Deskripsi Singkat

Gambaran dari system usulan

Pra Kondisi

-

Skenario

-

Operator menginput data penjualan per

shift - Setelah menginput data penjualan per shift, operator menyerahkan uang setoran kepada pengawas - Pengawas mengolah laporan per shift ,

43

setelah operator menginput data penjualan dan menyerahkan uang setoran. Post Kondisi

Data penjualan yang diinput oleh operator akan dikelola oleh pengawas

Tabel 3.2 Skenario Use Case Mengolah Laporan Penjualan Nama Use Case

Mengolah laporan penjualan tiap-tiap shift

Actor

Pengawas

Deskripsi

Untuk mengolah laporan penjualan tiap-tiap shift

Pra Kondisi

Pengawas melihat data penjualan pershift yang sebelumnya dilakukan oleh operator

Skenario

-Pengawas mencatat data penjualan yang telah diiinput oleh operator -Setelah

mencatat,

pengawas

menolah

laporan penjualan pershift Post Kondisi

Laporan Penjualan pershift yang telah dibuat dapat

di

simpan

untuk

melakukan

pembuatan laporan selanjutnya

Tabel 3.3 Skenario Use Case Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian Nama Use Case

Membuat

Rekapan

Laporan

Penjualan

Harian Actor

Pengawas

Deskripsi

Pengawas

membuat

rekapan

laporan

penjualan harian Pra Kondisi

Pengawas melihat laporan penjualan pershift

44

yang sebelumnya dilakukan Untuk membuat rekapan laporan penjualan

Skenario

harian, Pengawas terlebih dahulu harus mencari data laporan penjualan per shift Laporan penjualan yang telah direkap dapat

Post Kondisi

digunakan oleh pengawas untuk laporan penjualan harian kepada atasan

Tabel 3.4 Skenario Use Case Mencetak Dokumen Rekapan Laporan Penjualan Harian Nama Use Case

Mencetak

dokumen

rekapan

laporan

dokumen

rekapan

penjualan harian Actor

Pengawas

Deskripsi

Pengawas

Mencetak

laporan penjualan harian setelah merekap laporan penjualan harian Pra Kondisi

-

Skenario

Untuk dokumen rekapan hasil penjualan harian,

Pengawas

mendapatkan operator,

data

mengolah

Terlebih

dahulu

penjualan

pershift

laporan

dari

data

penjualan pershift, membuat rekapan laporan penjualan harian, setelah itu Mencetak dokumen rekapan laporan penjualan harian Post Kondisi

Mengetahui informasi Laporan Penjualan Harian

b. Activity Diagram Pengolahan Transaksi

45

Operator

System

Masukkan Username dan Password

Validasi Usename dan Password

Tidak Valid

Valid

Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Operator Memilih Kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya

Mengiinput Data Penjualan pershift (Meter awal, Meter Akhir)

Memproses Perintah

Simpan ke Database

Gambar 3.5 Activity Diagram Pengolahan Transaksi Tabel 3.5 Skenario Activity Diagram Pengolahan Transaksi Nama

Pengolahan Transaksi

Aktor

Operator

Deskripsi

Pertama dimulai dari operator memilih menu login, system akan menampilkan menu login, kemudian operator memasukkan username dan password, lalu memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya , operator mengiinput data penjualan pershift (Meter Awal, Meter Akhir), setelah itu operator menginput data penjualan pershift dan system memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

46

c. Activity Diagram Pengolahan Laporan penjualan tiap-tiap shift

Pengawas

System

Masukkan Username dan Password

Validasi Usename dan Password

Tidak Valid Valid

Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Pengawas

Memilih Kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya

Memproses Perintah

Mengolah Laporan Penjualan tiap-tiap Shift

Simpan ke Database

Gambar 3.6 Activity Diagram Pengolahan Laporan Penjualan tiap-tiap shift Tabel 3.6 Skenario Activity Diagram Pengolahan Laporan Penjualan tiap-tiap shift Nama

Pengolahan Laporan Penjualan tiap-tiap shift

Aktor

Pengawas

Deskripsi

Pertama dimulai dari pengawas memilih menu login, sistem akan menampilkan menu login, kemudian pengawas memasukkan username dan password, lalu memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya, pengawas mengolah laporan penjualan tiap-tiap shift, setelah itu sistem memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

47

d. Activity Diagram Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian

Pengawas

System

Masukkan Username dan Password

Validasi Usename dan Password

Tidak Valid Valid

Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Pengawas

Memilih Kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya

Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian

Memproses Perintah

Simpan ke Database

Gambar 3.7 Activity Diagram Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian Tabel 3.7 Skenario Activity Diagram Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian Nama

Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian

Aktor

Pengawas

Deskripsi

Pertama dimulai dari pengawas memilih menu login, sistem akan menampilkan menu login, kemudian pengawas memasukkan username dan password, lalu memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya, pengawas membuat rekapan laporan penjualan harian, setelah itu sistem memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

48

e. Activity Diagram Mencetak Laporan Penjualan Harian

Pengawas

System

Masukkan Username dan Password

Validasi Usename dan Password

Tidak Valid Valid

Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Pengawas

Memilih Kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya

Mencetak Dokumen Rekapan Laporan Penjualan Harian

Memproses Perintah

Simpan ke Database

Gambar 3.8 Activity Diagram Mencetak Dokumen Laporan Penjualan Harian Tabel 3.8 Skenario Activity Diagram Mencetak Dokumen Laporan Penjualan Harian Nama

Mencetak Dokumen Laporan Penjualan Harian

Aktor

Pengawas

Deskripsi

Pertama dimulai dari pengawas memilih menu login, sistem akan menampilkan menu login, kemudian pengawas memasukkan username dan password, lalu memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya, pengawas mencetak dokumen laporan penjualan harian, setelah itu sistem memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

49

f. Activity Diagram Pengolahan Laporan

Pengawas

System

Akses Data

Terima Data Liter Awal

Terima Data Liter Akhir

Selisih Liter Awal dan Akhir dikalikan Harga Produk

Cetak Laporan

Mengolah Laporan Penjualan

Gambar 3.9 Activity Diagram Proses Pengolahan Laporan

Tabel 3.9 Skenario Activity Diagram Proses Pengolahan Laporan Nama

Proses Pengolahan Laporan

Aktor

Pengawas

Deskripsi

Pertama dimulai pengawas mengakses data yang akan di olah, lalu system akan menerima data liter awal dan akhir yang akan diproses dengan cara selisih liter awal dan akhir dikalikan harga produk, setelah itu system memproses laporan penjualan dan pengawas dapat mencetak laporan.

50

g. Sequence Diagram Login

Tampilan

Proses_login

Database

Menu_Utama

Pengguna Tampilan Login Masukkan Username & Password Validasi

Login

Gambar 3.10 Sequence Diagram Login Operator dan Admin Tabel 3.10 Skenario Sequence Diagram Login Operator dan Pengawas Nama Sequence Diagram

Login

Deskripsi

Operator maupun pengawas dapat melakukan proses login pada menu login dengan cara memasukkan username dan password nya, yang nantinya akan di proses oleh system dan di validasi ke dalam database, apabila username dan password operator maupun pengawas sesuai yang tersimpan di system database login maka operator maupun pengawas dapat masuk ke halaman menu utama.

51

h. Sequence Diagram Menginput Data Penjualan perShift

Menu Transaksi

Operator Pilih sub menu transaksi

Sub Menu Transaksi

Database

Add (Id, Nama Operator, Nama Produk,Shift, Jumlah Meter Not_valid ? Show cancel message()

Validate Valid ? save_data()

Show Message Success()

Gambar 3.11 Sequence Diagram Operator Meninput Data Penjualan

Tabel 3.11 Skenario Sequence Diagram Menginput Data Penjualan Pershift Nama Sequence Diagram

Menginput Data Penjualan perShift

Deskripsi

Operator dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk mengelola transaksi seperti menginput Id, Nama, Nama produk, Jadwal shift, dan Jumlah Meter (Meter awal, Meter akhir).

52

i.

Sequence Diagram Mengolah Laporan Penjualan Tiap Tiap Shift

Menu Laporan

Selisih Penjualan

Database

Pengawas Pilih sub menu

Hitung Selisih Penjualan

Hitung Selisih Mete

Not_valid ? Show cancel message()

Validate Valid ? save_data()

Show Message Success()

Gambar 3.12 Sequence Diagram Pengawas Mengolah Laporan

Tabel 3.12 Skenario Sequence Diagram Mengolah Laporan Nama Sequence Diagram

Mengolah Laporan

Deskripsi

Pengawas dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk mengelola laporan seperti menghitung selisih dimana meter akhir di kurang meter awal maka akan muncul hasil selisih.

53

j.

Sequence Diagram Membuat Rekapan Transaksi Penjualan Harian

Menu Laporan

Pengawas

Rekap Penjualan

Pilih sub menu

Rekap Semua Laporan Penjualan

Rekap Transaksi Penjualan

Not_valid ? Show cancel message()

Database

Validate Valid ? save_data()

Show Message Success()

Gambar 3.13 Sequence Diagram Pengawas Membuat Rekapan Transaksi Penjualan

Tabel 3.13 Skenario Sequence Diagram Membuat Rekapan Transaksi Penjualan Nama Sequence Diagram

Membuat Rekapan Transaksi Penjualan

Deskripsi

Pengawas dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk membuat rekapan dari hasil transaksi penjualan harian

54

k. Sequence Diagram Mencetak Dokumen

Menu Laporan

Cetak Laporan

Pengawas Pilih sub menu

Print Data

Print Out Database

Show success message()

Gambar 3.14 Sequence Diagram Pengawas Mencetak Dokumen

Tabel 3.14 Skenario Sequence Diagram Mencetak Dokumen Nama Sequence Diagram

Membuat Rekapan Transaksi Penjualan

Deskripsi

Pengawas dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk mencetak dokumen hasil proses dari pengolahan laporan sebelumnya.

55

l.

Class Diagram

Operator -id_operator -nm_operator -alamat_operator -tlp_operator +simpan() +ubah() +hapus() +cetak()

Jadwal Shift

1

1

-kd_shift -jam_shift -hari_shift -id_operator +perbaharui() +simpan() 1

1 Laporan Meteran

Produk -kd_produk -nm_produk +simpan() +ubah() +hapus()

1

1..*

-no_laporan_meteran -tgl_laporan -hari -meter_awal -meter_akhir -kd_shift -kd_pompa -kd_produk -jumlah_setoran +simpan() +ubah() +hapus() +cetak()

Pompa

1

1..*

-kd_pompa -nama_pompa +simpan() +ubah() +hapus()

*

1 Laporan Harian -no_laporan_harian -tgl_laporan_harian -id_pengawas -no_laporan_meteran +simpan() +ubah() +hapus() +cetak()

Pengawas

1..*

Gambar 3.15 Class Diagram

1

-id_pengawas -nm_pengawas -alamat_pengawas -tlp_pengawas +simpan() +ubah() +hapus()

56

3.5. Rancangan Struktur Tabel

Dalam pembuatan system ini dibutuhkan rancangan basis data yang sesuai dengan kebutuhan sistem sendiri. Rancangan table secara garis besar dari seluruh proses komputerisasi pengolahan data yang akan dilakukan, tanpa tabel system pengolahan data, komputerisasi tidak dapat berjalan, perancangan ini mencakup penetuan kunci utama dan kunci lainnya untuk menghubungkan tabel satu dengan tabel lainnya. Berikut ini adalah tabel-tabel yang digunakan dalam perancangansistem penjualan pada SPBU 11707 Kamal Raya

1. Tabel Operator Nama Tabel : Oprator Field Kunci

: id_operator

Jumlah Field : 6

Tabel 3.13 Struktur Tabel Oprator

No

Nama_Field

Type

Size

Keterangan

1

id_operator

Int

6

Primary_Key

2

nm_operator

Varchar

50

3

alamat_operator

Varchar

30

4

tlp_operator

Int

15

57

2.

Tabel Jadwal Shift Nama Tabel : Jadwal shift Field Kunci

: kd_shift

Jumlah Field : 2

Tabel 3.14 Struktur Tabel Jadwal Shift

No

Nama_Field

Type

Size

Keterangan

1

kd_shift

Int

2

Primary_Key

2

jam_shift

Time

8

3

hari_shift

Varchar

15

4

id_operator

Int

6

Foreign Key

3. Tabel Produk Nama Tabel : Produk Field Kunci

: kd_produk

Jumlah Field : 5

Tabel 3.15 Struktur Tabel Produk

No

Nama_Field

Type

Size

Keterangan

1

kd_produk

Int

5

Primary_Key

2

nm_produk

Varchar

15

58

4. Tabel Mesin Nama Tabel : Mesin Field Kunci

: kd_mesin

Jumlah Field : 5

Tabel 3.16 Struktur Tabel Pompa

No

Nama_Field

Type

Size

Keterangan

1

kd_mesin

Int

5

Primary_Key

2

nm_mesin

Varchar

10

5. Tabel Pengawas Nama Tabel : Pengawas Field Kunci

: id_pengawas

Jumlah Field : 8

Tabel 3.17 Struktur Tabel Pengawas

No

Nama_Field

Type

Size

Keterangan

1

id_pengawas

Int

8

Primary_Key

2

nm_pengawas

Varchar

50

3

alamat_pengawas

Varchar

30

4

tlp_pengawas

Int

15

59

6. Tabel Laporan Harian Nama Tabel : Laporan Harian Field Kunci

: no_laporan

Jumlah Field : 5

Tabel 3.18 Struktur Tabel Laporan Harian

No

Nama_Field

Type

Size

Keterangan

1

no_laporan

Int

5

Primary_Key

2

tgl_laporan

Date

-

3

id_pengawas

Int

8

Foreign_Key

4

no_laporan_meteran

Int

15

Foreign_Key

7. Tabel Laporan Meteran Nama Tabel : Laporan Meteran Field Kunci

: no_laporan_meteran

Jumlah Field : 15

Tabel 3.19 Struktur Tabel Laporan Meteran

No

Nama_Field

Type

Size

Keterangan

1

no_laporan_meteran

Int

15

Primary_Key

2

Tgl_laporan

Date

-

3

Hari

Varchar

15

4

Meter_awal

Int

15

60

5

Meter_akhir

Int

15

6

Kd_shift

Int

2

Foreign_Key

7

Kd_mesin

Int

5

Foreign_Key

8

Kd_produk

Int

5

Foreign_Key

9

Jumlah_setoran

Int

30

61

3.7

Perancangan Tampilan Layar 3.7.1

Rancangan Layar Menu Utama

Gambar 3.14 Perancangan Tampilan Menu Utama

3.7.2

Rancangan Layar Menu Jadwal Shift

Gambar 3.15 Perancangan Tampilan Menu Jadwal Shift

62

3.7.3

Rancangan Layar Menu About

Gambar 3.16 Perancangan Tampilan Menu About

3.7.4

Rancangan Layar Menu Login

Gambar 3.17 Perancangan Tampilan Menu Login

63

3.7.5

Rancangan Layar Menu Operator Penjualan Awal

Gambar 3.18 Perancangan Tampilan Menu Operator Penjualan Awal

3.7.6

Rancangan Layar Menu Operator Penjualan Akhir

Gambar 3.19 Perancangan Tampilan Menu Transaksi Penjualan Akhir

64

3.7.7

Rancangan Layar Menu Pengolahan Laporan (Pengawas)

Gambar 3.20 Perancangan Tampilan Menu Laporan pada Pengawas

3.7.8

Rancangan Layar Menu Edit Jadwal Shift (Pengawas)

Gambar 3.21 Perancangan Tampilan Menu Edit Jadwal Shift pada Pengawas