BAB III ANALISA SISTEM
3.1
Analisis Sistem Analisa merupakan tahap awal dalam pengembangan sistem dan
merupakan tahan fundamental yang dapat menentukan kualitas sistem informasi yang dikembangkan. Analisa sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisa sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman. Analisa sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di Sekolah Maitreyawira Tanjungpinang yaitu mengenai penentuan guru terbaik tahunan. Penganalisaan terdiri atas analisa sistem yang sedang berjalan, analisa data, analisa dokumen, analisa kebutuhan sistem.
56
57
3.2
Analisis Prosedur Analisis terhadap sistem yang sedang dilakukan untuk mengetahui
permasalahan yang sebenarnya ada pada Sekolah Maitreyawira Tanjungpinang. Penganalisisan ini berguna untuk memberikan bentuk-bentuk alternatif dari sistem yang dibutuhkan, diharapkan dengan adanya bentuk-bentuk alternatif ini dapat memberikan bentuk laporan yang baik dan lebih mudah untuk dipahami oleh pemakai sistem ataupun pihak yang berkepentingan dengan kinerja sistem ini. Sebelum melakukan perancangan terhadap sebuah sistem yang baru, sekiranya diperlukan adanya suatu gambaran yang memuat keterangan atau informasi yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan sekarang pada Sekolah Maitreyawira Tanjungpinang. Hal ini akan berguna agar nantinya mempermudah dalam menganalisis dan merancang sistem yang baru. 1. Prosedur Pengolahan Data Guru Prosedur pengolahan data guru ini melibatkan Guru, Staf Bagian Kepegawaian, dan Kepala Bagian Kepegawaian. a. Staf Bagian Kepegawaian memberikan form data guru kepada guru. b. Guru mengisi form data guru kemudian form data guru yang sudah terisi tersebut diserahkan kepada Staf Bagian Kepegawaian. c. Staf Bagian Kepegawaian memeriksa kelengkapan pengisian form data guru, apabila telah lengkap Staf Bagian Kepegawaian akan membuat laporan data guru sebanyak 2 rangkap, apabila tidak lengkap maka form tersebut akan dikembalikan kepada Guru untuk diisi kembali kelengkapannya.
58
d. 1 rangkap laporan data guru diserahkan kepada Kepala Bagian Kepegawaian, dan rangkap yang kedua diarsipkan. Guru Form Data Guru
Staf Bagian Kepegawaian Kepala Bagian Kepegawaian Form Data Guru Laporan Data Guru
Pengisian Form
Form Data Guru Terisi
Form Data Guru Terisi
Cek Kelengkapan
lengkap Tidak Ya Membuat Laporan Data Guru
Laporan Data Guru
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Pengolahan Data Guru Sekolah Maitreyawira Tanjungpinang
59
2. Prosedur Penilaian Guru Prosedur Penilaian Guru melibatkan Staf Bagian Kepegawaian, Tim Penilai, serta Kepala Bagian Kepegawaian. a. Staf Bagian Kepegawaian memberikan borang penilaian kepada Kepala Bagian Kepegawaian sebanyak 1 rangkap. b. Staf Bagian Kepegawaian memberikan borang penilaian kepada tim penilai sekolah masing-masing tingkat sebanyak 1 rangkap. c. Kepala Bagian Kepegawaian mengisi nilai ke dalam borang penilaian. d. Tim Penilai masing-masing tingkat mengisi nilai ke dalam borang penilaian. e. Kepala Bagian Kepegawaian menyerahkan borang penilaian yang sudah terisi kepada Staf Bagian Kepegawaian. f. Tim Penilai masing-masing tingkat menyerahkan borang penilaian yang sudah terisi kepada Staf Bagian Kepegawaian. g. Dari borang penilaian Kepala Kepegawaian dan Tim Penilai, Staf Bagian Kepegawaian membuat laporan penilaian sebanyak 2 rangkap. h. 1 rangkap laporan penilaian diserahkan kepada Kepala Bagian Kepegawaian, dan rangkap yang kedua diarsipkan.
60
Staf Bagian Kepegawaian
Tim Penilai
Kepala Bagian Kepegawaian 1
Borang Penilaian
Borang Penilaian
Borang Penilaian Borang Penilaian
1 Mengisi Nilai
Borang Penilaian Terisi
Borang Penilaian Terisi
Mengisi Nilai
Borang Penilaian Terisi
Membuat Laporan Penilaian
Laporan Penilaian
Laporan Penilaian
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Penilaian Guru Sekolah Maitreyawira Tanjungpinang
Keterangan : Tim Penilai = Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Kaur Kurikulum, Kaur Kesiswaan, serta Kaur Humas dan Sapras.
61
3.3
Analisis Dokumen Analisis dokumen ini dilakukan untuk menguraikan dokumen - dokumen
yang
mengalir
pada
proses
penilaian
guru
di
Sekolah
Maitreyawira
Tanjungpinang, antara lain sebagai berikut : 3.3.1
Dokumen Input
a. Data Guru Deskripsi
: Data yang berisikan identitas guru
Fungsi
: Untuk memasukkan data guru
Rangkap
: Dua
Sumber
: Guru
Ke
: Staf Bagian Kepegawaian, Kepala Bagian Kepegawaian
b. Borang Penilaian Deskripsi
: Data yang berisikan nilai guru
Fungsi
: Untuk menentukan guru terbaik tahunan
Rangkap
: Lima
Sumber
: Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Kaur Kurikulum, Kaur Kesiswaan, serta Kaur Humas Dan Sapras masingmasing tingkat
Ke
: Staf Bagian Kepegawaian, Kepala Bagian Kepegawaian
62
3.3.2
Dokumen Output
a. Laporan Data Guru Deskripsi
: Laporan yang berisikan data guru
Fungsi
: Info data guru
Rangkap
: Dua
Sumber
: Staf Bagian Kepegawaian
Ke
: Staf Bagian Kepegawaian, Kepala Bagian Kepegawaian
b. Laporan Penilaian Guru Deskripsi
: Laporan yang berisikan nilai dan prestasi guru
Fungsi
: Info nilai dan prestasi guru
Rangkap
: Lima
Sumber
: Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Kaur Kurikulum, Kaur Kesiswaan, serta Kaur Humas Dan Sapras masingmasing tingkat
Ke
3.4
: Staf Bagian Kepegawaian, Kepala Bagian Kepegawaian
Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil observasi terhadap proses penilaian guru yang sedang berjalan
pada Sekolah Maitreyawira Tanjungpinang masih terdapat beberapa kekurangan.
63
Berikut adalah kelemahan dari sistem yang sedang di gunakan, diantaranya : 1.
Sering terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan karena data yang di butuhkan tidak di simpan pada lokasi yang sama.
2.
Kesulitan dalam pencarian data yang di inginkan karena data yang tersimpan dalam lokasi sangat banyak.
3.
Proses memperbaharui (update) data masih kurang akurat karena data tidak di perbaharui secara menyeluruh dan tidak secara otomatis.
3.5
Analisis Kebutuhan Sistem Dalam sistem informasi yang dikomputerisasikan diperlukan beberapa
komponen pekerjaan untuk mendukung berjalannya sistem, diantaranya : 1. Sistem dapat menginput data lebih efisien, mempercepat pekerjaan serta tidak membutuhkan waktu yang lama. 2. Dapat menjamin keamanan data dan pemyimpanan file tidak dilakukan secara terpisah. 3. Sistem dapat mencari data yang di inginkan lebih cepat dan
dapat
memperbaharui data secara otomatis dan akurat. 4. Aplikasi tersebut bersifat dinamis dalam segi penampilan dan mudah untuk di gunakan. 5. Aplikasi tersebut dapat mencetak laporan data guru. 6. Aplikasi tersebut dapat mencetak laporan penilaian guru.
64
3.6
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Pada umumnya perangkat lunak komputer berfungsi untuk menjalankan
sistem komputer. Peran utama dari perangkat lunak adalah untuk mengendalikan, mengintegrasikan, dan mengelola setiap komponen perangkat keras pada sistem komputer. Jadi secara fungsional perangkat lunak sistem digunakan sebagai antarmuka antara perangkat lunak aplikasi dengan perangkat keras komputer. Perangkat lunak sistem terdiri atas beberapa macam, yang masing-masing memiliki fungsi dan karakteristik tersendiri, di antaranya : 1. Sistem Operasi Sistem operasi adalah software pada lapisan pertama yang ditaruh pada memori komputer pada saat komputer dinyalakan. Sedangkan software-software lainnya dijalankan setelah sistem operasi berjalan, dan sistem operasi akan melakukan layanan inti umum untuk softwaresoftware itu. Layanan inti umum tersebut seperti akses ke disk, manajemen memori, scheduling task, dan antar-muka user. Sehingga masing-masing software tidak perlu lagi melakukan tugas-tugas inti umum tersebut, karena dapat dilakukan oleh sistem operasi. 2. Utilitas Utilitas adalah program yang dipakai langsung oleh user untuk melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pengendalian atau pengalokasian sumber daya dalam sistem komputer.
65
3. Device Driver Device driver merupakan program yang bertindak sebagai penghubung perangkat keras komputer dengan sistem operasi. Perangkat lunak ini diproduksi oleh vendor yang mengeluarkan perangkat lunaknya. 4. Penerjemah Bahasa Program yang sudah kita buat dengan bahasa pemrograman tertentu biasanya perlu diterjemahkan kedalam bahasa mesin, karena program yang kita buat biasanya menggunakan bahasa yang dimengerti oleh manusia maka penerjemah bahasa dibagi menjadi tiga yaitu : Assembler, compiler dan interpreter.
3.7
Analisis Kebutuhan Informasi Aplikasi yang dibuat diharapkan dapat memenuhi kebutuhan manajemen
untuk merumuskan kebijakan perusahaan dan bekerja dibawah sistem operasi windows yang telah umum dipakai dan dipahami oleh bagian administrasi serta diharapkan menghasilkan laporan yang dapat memenuhi manajemen. Aplikasi tersebut bersifat dinamis dalam segi penampilan dan mudah dipakai
