BAB III ANALISA SISTEM
3.1
Analisa Prosedur Sebagaimana yang telah dijelaskan pada latar belakang dan identifikasi
masalah, pengolahan data asset daerah pada kantor DPRD Provinsi Kepri masih menggunaka pengolahan data manual, dimana masih dibutuhkan waktu yang relative lama untuk menghasilkan infotmasi yang dibutuhkan saat terjadi pemeriksaan. Selain itu tempat penyimpanan data atau arsip-arsip data asset daerah membutuhkan ruang yang cukup besar. Dalam sistem pengolahan data barang asset daerah kantor DPRD Provinsi Kepri setidaknya terdapat dua prosedur pengolahan data yang berhubungan dengan barang dan asset daerah diantaranya sebagai berikut: 3.1.1
Prosedur Pengadaan Barang Berikut gambaran umum prosedur yang berjalan dalam mengolah
data pengadaan asset daerah pada kantor DPRD Provinsi Kepri. 1.
Bagian Rumah Tangga kantor DPRD Provinsi Kepri membuat spesifikasi barang yang dibutuhkan Pengguna Anggaran
2.
Spesifikasi
tersebut
diserahkan
kepada
rekan
yang
telah
memenangkan lelang yang diselenggarakan oleh kantor DPRD Provinsi Kepri untuk ditindak lanjuti pengadaannya. 3.
Selanjutnya pihak rekan akan membuatkan kontrak yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan barang tersebut.
34
35
4.
Data barang yang disiapkan dan kontrak yang disiapkan oleh rekan diserahkan pada bagian rumah tangga kantor DPRD Provinsi.Kepri untuk diperiksa apakah sesuai dengan spesifikasi barang yang telah ditentukan atau tidak.
5.
Jika terjadi ketidak sesuaian antara spesifikasi barang yang dibutuhkan dengan data barang yang disiapkan oleh rekan, maka kontrak pengadaan barang akan dibatalkan dan seluruh dokumen yang berhubungan dengan kontrak akan dikembalikan kepada rekan.
6.
Jika antara barang yang disiapkan oleh rekan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan maka kontrak dan data barang akan disetujui dan dicatat kedalam buku data asset kantor DPRD Provinsi.Kepri atau disebut juga GUNYU.
7.
Surat yang berhubungan dengan kontrak pengadaan akan diarsipkan oleh bagian rumah tangga kantor DPRD Provinsi Kepri.
8.
Setelah data barang dicatat dan surat kontrak diarsipkan maka selanjutnya dilakukan proses pembayaran kepada rekan.
9.
Rekan akan membuatkan bukti pembayaran sesuai dengan kontrak pengadaan barang.
10. Kemudian bukti pembayaran tersebut diarsipkan oleh bagian rumah tangga kantor DPRD Provinsi Kepri 11. Dari arsip bukti pembayaran dan GUNYU dibuatkan laporan barang masuk yang selanjutnya diserahkan kepada Pengguna Anggaran.
36
Prosedur Pengadaan Barang Aset Daerah Rekan
Bag. Rumah Tangga
Spesifikasi Barang
Pengguna Anggara
Spesifikasi Barang
Proses Pengadaan Barang + pembuatan kontrak Kontrak Pengadaan Barang + Data Barang Kontrak Pengadaan Barang + Data Barang
Kontrak Pengadaan Barang + Data Barang
Pemeriksaan
Kontrak Pengadaan Barang + Data Barang
Sesuai?
Kontrak Pengadaan Barang + Data Barang
Kotrak Pengadaan Barang
Data Barang
Terima Pembayaran + Buat Bukti Pembayaran
Cata Ke Buku Data Barang
Pembayaran
GUNYU Bukti Pembayaran
Bukti Pembayaran
Pembuatan Laporan Barang & Aset
Laporan Barang & Aset
Laporan Barang & Aset
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Pengadaan Barang Aset Daerah
37
3.1.2
Prosedur Penggunaan Barang Berikut gambaran umum prosedur yang berjalan dalam mengolah
data pengadaan asset daerah pada kantor DPRD Provinsi Kepri. 1.
Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) yang akan menggunakan barang membuat surat pengajuan barang kepada Pengguna Anggaran (PA).
2.
Selanjutnya oleh PA akan dibuatkan disposisi berdasarkan permnitaan barang KPA yang akan diserahkan kepada bagian Rumah Tangga
3.
Bagian Rumah Tangga akan memeriksa berdasarkan GUNYU apakah barang yang ajukan tersedia atau tidak.
4.
Jika barang yang diajukan tidak tersedia maka Dispoisi dan surat pengajuan akan dikembalikan oleh bagian rumah tangga kepada PA, yang selanjutnya akan surat pengajuan tersebut akan dikembalikan kepada KPA serta diinformasikan bahwa barang yang diajukan tidak tersedia.
5.
Jika barang yang diajukan tersedia maka data pengajuan dari KPA akan dicatat kedalam GUNYU guna merubah data barang yang telah tercatat sebelumnya.
6.
Kemudian Surat pengajuan barang dikembalikan kepada PA untuk di setujui dan barang yang diajukan diberikan kepada KPA
7.
Surat pengajuan yang telah disetujui oleh PA akan di arsipkan oleh bagian rumah tangga.
38
Prosedur Penggunaan Barang Kuasa Pengguna Anggaran
Bag. Rumah Tangga
Surat Pengajuan Barang
Pengguna Anggara Surat Pengajuan Barang
Membuat Disposisi
GUNYU
Surat Pengajuan Barang
Surat Pengajuan Barang
Periksa
Ada??
Surat Pengajuan Barang
Surat Pengajuan Barang Catat
GUNYU
Surat Pengajuan Barang
ACC
Surat Pengajuan Barang
Surat Pengajuan Barang
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Uji Kelayakan Kendaran
39
3.2
Analisa Kelemahan Sistem berjalan yang telah dijelaskan sebelumnya menghasilkan beberapa
kesimpulan yang menjadi sebuah hasil analisa. Dimana hasil analisa ini menunjukan beberapa kelemahan dari sistem yang berjalan, diantaranya : 1. Membutuhkan waktu yang cukup banyak dalam mencatat data barang asset daerah yang dimiliki oleh kantor DPRD Provinsi Kepri. 2. Membutuhkan waktu lebih untuk mencari data penyusutan nilai barang kantor DPRD Provinsi Kepri. 3. Kurang akuratnya penyampaian laporan data barang asset daerah kantor DPRD Provinsi Kepri.
3.3
Analisa Kebutuhan Dari hasil analisa kelamahan yang telah dipaparkan oleh penulis
sebelumnya, penulis mempunyai gagasan beberapa hal yang dibutuhkan untuk menanggulangi masalah-masalah guna menutupi beberapa kelamahan dari sistem yang berjalan diantaranya: 3.3.1
Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk menyelesaikan permasalahan sistem yang sedang berjalan
maka penulis menyarankan sebuah perangkat lunak yang dapat membantu mengolah data nilai dengan baik, akurat dan aman. Selain itu juga dibutuhkan perangkat lunak yang mampu membantu menyimpan dan memberi keamanan data.
40
Perangkat lunak yang dibutuhkan demi kelancaran aplikasi yang dibangun diantaranya Sistem Operasi Windows XP SP2, Mic.Access minimal versi 2003, Borland Delphi 7.
3.3.2
Kebutuhan Perangkat Keras Sebagai penunjang perangkat lunak yang disarankan oleh penulis,
maka penulis juga mengharapkan pendukung perangkat lunak tersebut salah satunya adalah perangkat keras, perangkat yang tidak terlalu mahal namun dapat menyesuaikan dengan sistem kerja dari perangkat lunak yang akan dibangun. Selain itu dibutuhkan juga perangkat keras yang dapat menyimpan data dalam sekala besar. Perangkat Keras yang dibutuhkan demi kelancaraan aplikasi yang dibangun minimal memiliki kebutuhan spesifikasi sebagai berikut: a. Prosecore Intel Pentium 4 1GHz b. HDD 80GB c. Memory 1GB d. Monitor e. Keyboard dan Mouse f. Printer
41
3.3.3
Kebutuhan Pengguna Salah satu penunjang yang lain dari perangkat lunak adalah
pengguna (user). Supaya tidak menghambat sistem kerja perangkat lunak maka dibutuhkan pengguna yang terbiasa menggunakan aplikasi database atau minimal terbiasa menggunakan komputer. Selain itu juga mengerti tentang sistem pengolahan data barang asset daerah kantor DPRD Provinsi Kepri. Dalam kebutuhan dilapangan user yang akan mengoperasikan Aplikasi ini adalah bagian Rumah Tangga.
