BAB III ANALISA SISTEM
3.1. Analisis Sistem
Analisis adalah penguraian dari suatu masalah atau objek yang akhirnya menghasilkan suatu kesimpulan, hal ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi masalah atau objek Perancangan Profil DPRD Kabupaten Bintan Berbasis Web. Tujuan kegiatan
tahap Analisis yaitu untuk memperoleh gambaran
Perancangan Profil berbasis Web yang akan digunakan
Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Kabupaten Bintan. Penelitian ini juga diharapkan untuk menghasilkan suatu aplikasi yang memudahkan penyampaian suatu Informasi tentang DPRD Kabupaten Bintan kepada masyarakat pada umumnya. Seperti yang telah disinggung sebelumnya dalam latar belakang masalah bahwa masalah yang dihadapi adalah bagaimana sebuah informasi dapat disampaikan dengan efesien terhadap waktu dan lebih mudah di akses oleh masyarakat pada umumnya. Permasalahan terdapat pada keterbatasan buku Profil DPRD Kabupaten Bintan sehingga menyebabkan kurangnya informasi terhadap masyarakat tentang DPRD Kabupaten Bintan .
-26-
3.2. Analisa Dokumen Aliran dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja dokumen dokumen itu digunakan dalam sistem. Untuk itu Analisis dokumen merupakan salah satu cara yang dapat membantu dalam proses perancangan sistem selanjutnya. Item – item dokumen yang di dalamnya adalah sebagai berikut : 1. Nama Dokumen
: Data Anggota DPRD
Sumber
: Anggota DPRD
Tujuan
: Sekretariat
Item/elemen
: Nama , alamat ,tempat tanggal lahir, jenis kelamin, agama, pendidikan terakhir, fraksi, asal parpol, posisi.
2. Nama Dokumen
: Data organisasi kepengurusan
Sumber
: Anggota DPRD
Tujuan
: Sekertariat
Item / elemen
: Nama, jabatan, komisi, fraksi, asal parpol.
3. Nama Dokumen
: Buku Profil DPRD
Sumber
: Sekretariat
Tujuan
: Masyarakat
Item
: Buku Profil DPRD
-27-
3.3. Analisa Prosedur Analisis prosedur yaitu tinjauan terhadap prosedur – prosedur yang sedang di terapkan sehingga mempunyai gambaran dan dapat mengambil langkah – langkah yang ingin di kembangkan . 3.3.1. Prosedur Sedang Berjalan Tinjauan prosedur yang sedang berjalan untuk mengetahui tatakerja dalam memperoleh informasi disuatu organisasi. Dengan menjalankan prosedur yang sedang berjalan dapat mengetahui langkah – langkah aktifitas dalam melaksanakan
suatu kegiatan. Prosedur
penyampaian informasi (Profil DPRD) Kabupaten Bintan pada sistem yang berjalan dapat di jelaskan berdasarkan intensitas adalah sebagai berikut :
1. DPRD Kabupaten Bintan a. Mengisi formulir biodata dan menyerahkan kepada Sekretaris Dewan. b. Menyerahkan tatatertib DPRD Yang sudah dirumuskan bersama kepada Sekretaris Dewan. c. Menerima hasil cetakan buku Profil yang sudah disusun tim Sekretaris Dewan
-28-
2. Sekretaris DPRD Kabupaten Bintan a. Menyerahkan form biodata ke DPRD b. Menyusun Profil DPRD dalam bentuk Buku c. Mengarsipkan buku profil d. Pengedaran buku Profil ke Masyarakat e. Mengedarkan buku Profil ke Perpustakaan Umum Daerah f. Menyerahkan buku Profil kepada DPRD Kabupaten Bintan 3. Perpustakaan Umum Daerah a. Menerima buku Profil dari Sekertaris Dewan. b. Menerima Pengunjung (Masyarakat) yang meminjam Buku Profil DPRD Kabupaten Bintan c. Menerima pengembalian buku dari Masyarakat 4. Masyarakat a. Menerima
edaran buku Profil dari Sekretariat DPRD
Kabupaten Bintan b. Meminjam buku Profil DPRD ke Perpustakaan Daerah c. Mengembalikan pinjaman buku Profil ke Perpustakaan Umum Daerah
-29-
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam flowmap berjalan dibawah ini: DPRD KABUPATEN BINTAN
Formulir biodata
SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN BINTAN
PERPUSTAKAAN UMUM DAERAH
MASYARAKAT
Formulir biodata
Isi Formulir biodata dewan
Biodata dewan
Biodata dewan
Pembuatan Buku profil
Peraturan Tata Tertib DPRD
Peraturan Tata Tertib DPRD Buku Profil DPRD Buku Profil DPRD
Buku Profil DPRD
Buku Profil DPRD
Gambar 3.1 Flowmapp berjalan Profil DPRD Kabupaten Bintan Berbasis Web
-30-
3.3.2. Analisa Kelemahan Sistem Analisa kelemahan sistem ini bertujuan untuk memperbaiki kelemahan yang ada tentang penerapan pembuatan Buku profil DPRD Kabupaten Bintan. Adapun beberapa kelemahan terdapat didalamnya yaitu: 1. Pada
saat
Sekretariat
Dewan
memberikan
buku
profil
kemasyarakat memerlukan jumlah buku profil yang sangat banyak sehingga pemberian buku profil tidak merata. 2. Pada saat sekretariat menyerahkan buku keperpustakaan untuk di arsipkan kemudian masyarakat melakukan peminjaman buku banyak hal yang terjadi : hilang , lambat mengembalikan sehingga masyarakat lain tidak dapat meminjam , buku cepat rusak. 3.3.3. Analisis Flowmap Usulan Untuk melakukan efisiensi dan efektifitas kerja dibutuhkan suatu sistem yang mendukung kinerja baik pada bagian pelayanan maupun bagian teknisi yaitu dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu, perangkat lunak tersebut dapat memanipulasi data pelanggan. informasi tidak lagi di cetak dalam bentuk buku profil melainkan pada suatu database sehingga data tersebut mudah untuk didapatkan kembali.
-31-
3.4. Faktor – Faktor Hasil Analisis Banyak kelemahan yang terlihat dari hasil analisis di atas sehingga memerlukan perbaikan untuk mendapatkan Sistem Penyampaian Informasi DPRD Kabupaten Bintan yang diharapkan serta memberikan efisiensi waktu dan biaya serta mendapat sasaran yang akurat. 1. Effisiensi (efficiency) Besarnya jumlah masyarakat yang harus mendapatkan informasi tersebut menjadi kendala dalam pembuatan buku Profil tersebut. 2. Waktu (time) Memerlukan waktu yang cukup lama untuk mengedarkan buku Profil tersebut. 3. Biaya Memerlukan biaya yang cukup besar yang merupakan salah satu kendala bagi pemerintah dan juga mengurangi APBD Daerah.
3.5. Analisis Kebutuhan Sistem 3.5.1. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras Untuk membangun aplikasi web ini, membutuhkan perangkat keras minimu adalah : a. Hardisk minimum 40 gb , RAM minimal 512 mb dan Processor intel atau diatasnya
-32-
b. USB drive , Keyboard dan Mouse c.
Monitor 14”
d. Modem
3.5.2.
Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk mendukung sebuah sistem dalam melakukan penggolahan
data, maka selain peangakat keras tentu diperlukan juga parangkat lunak . adapun perangkat lunak yang dibuthkan dalam sistem ini yaitu sebagai berikut :
a.
Macromedia Dreamweaver.
b.
SO (Siste Operasi) Microsoft Windows XP Profesional.
c.
XAMPP versi 1.7.3. dilengkapi dengan DBMS MySQL Server dan server apache.
d.
Program Filezilla
e.
Mozilla Firefox sebagai web Browser
3.5.3. Kebutuhan Database Server Database server yaitu tempat penyimpanan aplikasi bersama perangkatnya, selain databasenya juga memerlukan alamat untuk dapat mengakses di jaringan internet, adapun kebutuhannya sebagai berikut:
-33-
a.
Hosting minimal 50 MB. Digunakan sebagai tempat penyimpanan aplikasi.
b.
Domain yaitu untuk alamat untuk dapat di akses di jaringan internet
3.5.4. Kebutuhan Pengguna (user ) Analisis pengguna dibutuhkan untuk menjalankan sisitem yang sudah dibuat yaitu : a. Pengguna sebagai admin adalah yang ditunjuk atau dipercai sebagai admin oleh instansi. b. Pengguna dapat menjalankan SO Windows Xp SO seri apa saja dan Linux Sesuai Kebutuhan Pengguna. c. Pengguna minimal mengetahui cara mengakses internet .
-34-
