BAB III ANALISA SISTEM
3.1
Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan Analisis prosedur merupakan serangkaian proses yang harus dijalankan
dengan cara yang telah ditetapkan oleh instansi sebelum adanya sistem yang baru ini. Analisis prosedur yang sedang berjalan pada SD Negeri 009 Kabupaten Bintan, yaitu :
1.
Prosedur Berjalan Proses Pendaftaran Calon Siswa Baru 1. Panitia Penerimaan Siswa Baru atau disingkat dengan panitia PSB memberikan formulir pendaftaran kepada calon siswa yang mendaftar. 2. Kemudian calon siswa mengisi formulir pendaftaran tersebut dengan lengkap disertai mencantumkan fotocopy akta kelahiran dan fotocopy kartu keluarga, kemudian disatukan dalam map dan di hantar ke bagian panitia PSB lagi. 3. Panitia PSB mengecek formulir yang diisi oleh calon siswa tersebut, apakah sudah lengkap atau belum, jika belum akan di kembalikan lagi ke calon siswa untuk melengkapinya dan jika sudah lengkap panitia merekap atau menyimpan berkas data calon siswa tersebut. 4. Kemudian panitia PSB membuat laporan pendaftaran calon siswa baru untuk diberikan kepada kepala sekolah.
32
33
Pendaftaran Calon Siswa Baru Panitia PSB Formulir Pendaftaran
Formulir Pendaftaran Terisi Fotocopy Akta Kelahiran dan Kartu Keluarga
Cek Kelengkapan Berkas
Calon Siswa
Kepala Sekolah
Formulir Pendaftaran
Pengisian formulir dan melengkapi dokumen syarat
Formulir Pendaftaran Terisi Fotocopy Akta Kelahiran dan Kartu Keluarga
Tidak Lengkap
Ya Formulir Pendaftaran Terisi Fotocopy Akta Kelahiran
Membuat Laporan Pendaftaran Calon Siswa Baru
Laporan Pendaftaran Calon Siswa Baru
Laporan Pendaftaran Calon Siswa Baru
Gambar 3.1 Flow map Pendaftaran Calon Siswa Baru
34
2.
Prosedur Berjalan Proses Seleksi Calon Siswa Baru 1. Panitia membuat dan mengumpulkan daftar data-data siswa yang akan diseleksi yang di dapat dari dokumen formulir pendaftaran, fotocopy akta kelahiran dan fotocopy kartu keluarga. 2. Setelah mengumpulkan data-data siswa yang akan di seleksi selanjutnya panitia PSB merangking
keseluruhan berdasarkan kuota penerimaan,
dimana pengurutan rangking didasarkan umur calon siswa 6-12 tahun (urutan seleksi dari yang berusia tertua sampai dengan yang berusia termuda). 3. Kemudian panitia PSB membuat laporan hasil seleksi calon siswa baru yang diterima sekaligus informasi registrasi daftar ulangnya dan diberikan ke kepala sekolah untuk ditandatangani untuk disahkan. 4. Kemudian laporan hasil seleksi calon siswa baru yang diterima tertandatangani diumumkan ke calon siswa. 5. Bagi calon siswa yang di nyatakan lulus harus melakukan registrasi ulang kemudian panitia PSB mencatat calon siswa yang telah melakukan registrasi ulang. 6. Panitia PSB membuat laporan calon siswa registrasi ulang untuk di berikan ke kepala sekolah
35
Seleksi Siswa Baru SD Panitia PSB
Calon Siswa
Kepala Sekolah
Fotocopy Akta Kelahiran Dan Kartu Keluarga
Formulir Pendaftaran Terisi
Membuat dan mengumpulkan daftar data-data siswa yang akan di seleksi Data-data calon siswa baru yang akan di seleksi
Merangking Berdasarkan Umur Sesuai Kuota Penerimaan
Laporan Hasil Seleksi Calon Siswa Baru Tidak Diterima
Hasil Seleksi Calon Siswa Laporan Hasil Seleksi Calon Siswa Baru Diterima Laporan Hasil Seleksi Calon Siswa Baru Tidak Diterima
Buat Laporan Hasil Seleksi Calon Siswa Baru di terima dan informasi daftar ulang
Laporan Hasil Seleksi Calon Siswa Baru Diterima
Menandatanga ni
Laporan Hasil Seleksi Calon Siswa Baru Diterima Tertandatangani
Mencatat Calon Siswa Yang Melakukan Registrasi Ulang
Laporan Hasil Seleksi Calon Siswa Baru Tidak Diterima Tertandatangani
Data Calon Siswa Yang Meregistrasi Ulang
Membuat Laporan Calon Siswa Registrasi Ulang
Laporan Hasil Seleksi Calon Siswa Baru Diterima Tertandatangani
Laporan Hasil Seleksi Calon Siswa Baru Tidak Diterima Tertandatangani
Melakukan Registrasi Ulang
3
2 Laporan Calon 1 Siswa Registrasi Ulang
1 Laporan Calon Siswa Registrasi Ulang
Gambar 3.2 Flow map prosedur seleksi calon siswa baru
36
3.
Prosedur Berjalan Proses Pembagian Kelas Siswa Baru 1. Panitia PSB melakukan pembagian kelas berdasarkan data laporan calon siswa registrasi ulang. 2. Setelah dilakukan pembagian kelas selanjutnya panita PSB membuat laporan pembagian kelas siswa baru untuk diberikan kepada kepala sekolah. 3. Kepala sekolah menandatangani laporan pembagian kelas siswa baru kemudian diumumkan kepada siswa baru Pembagian Kelas Siswa Baru Panitia PSB
Siswa Baru
Laporan Calon Siswa Registrasi Ulang
Kepala Sekolah 2 1 Laporan Pembagian Kelas Siswa Baru
Pembagian Kelas Siswa Baru Menandatangani 2 1 Laporan Pembagian Kelas Siswa Baru 2 1 Laporan Pembagian Kelas Siswa Baru Tertandatangani
2 Laporan Pembagian Kelas Siswa Baru Tertandatangani
Gambar 3.3 Flow map prosedur pembagian kelas siswa baru 3.2
Analisis Dokumen Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang
terkait dan diperlukan oleh sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu
37
dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen yang ada berdasarkan analisis prosedur menggunakan flowmap diatas, antara lain : 1.
Formulir Pendaftaran Sumber
: Panitia PSB
Tujuan
: Calon Siswa
Fungsi
: Untuk melakukan pendaftaran calon siswa baru di SD Negeri 009 Kabupaten Bintan.
Rangkap 2.
: 1 (Satu)
Fotocopy Akta Kelahiran Sumber
: Calon Siswa
Tujuan
: Panitia PSB
Fungsi
: Untuk syarat penerimaan siswa baru SD Negeri 009 Kabupaten Bintan.
Rangkap 3.
: 1 (Satu)
Fotocopy Kartu Keluarga Sumber
: Calon Siswa
Tujuan
: Panitia PSB
Fungsi
: Untuk syarat penerimaan siswa baru SD Negeri 009 Kabupaten Bintan.
Rangkap 4.
: 1 (Satu)
Laporan Pendaftaran Calon Siswa Baru Sumber
: Panitia PSB
Tujuan
: Kepala Sekolah
38
Fungsi
: Untuk melaporkan atau menginformasikan kepada kepala sekolah calon siswa yang sudah mendaftar.
Rangkap 5.
: 1 (Satu)
Laporan Hasil Seleksi Siswa Baru Sumber
: Panitia PSB
Tujuan
: Kepala Sekolah
Fungsi
: Untuk melaporkan atau menginformasikan kepada kepala sekolah hasil dari seleksi calon siswa
Rangkap 6.
: 1 (Satu)
Laporan Registrasi Ulang Calon Siswa Sumber
: Panitia PSB
Tujuan
: Kepala Sekolah
Fungsi
: Untuk melaporkan atau menginformasikan kepada kepala sekolah calon siswa diterima yang telah registrasi ulang.
Rangkap 7.
: 2 (Dua)
Laporan Pembagian Kelas Siswa Baru Sumber
: Panitia PSB
Tujuan
: Kepala Sekolah
Fungsi
: Untuk melaporkan atau menginformasikan siswa baru yang telah mendaptkan kelas kepada kepala sekolah dan juga siswa baru
Rangkap
: 2 (Dua)
39
3.3
Analisa Kelemahan Sistem Ada beberapa tahap analisa kelemahan sistem pada SD Negeri 009
Kabupaten Bintan, dalam hal penerimaan siswa baru secara manual yang dianalisa berdasarkan flowmap diatas, adalah sebagai berikut : 1. Belum ada tempat penyimpanan data yang terstruktur dan berbasis komputerisasi untuk pendaftaran calon siswa baru, penyeleksian calon siswa baru dan pembagian kelas siswa baru yang berdasarkan analisa flowmap diatas masih menyimpan pada sebuah lemari sehingga data dapat tercampur dan bertumpuk-tumpuk dengan data lainnya, akibatnya data-data yang ingin di cari harus membutuhkan waktu yang lama dan terkadang data tidak ditemukan. 2. Proses penyeleksian siswa baru saat ini masih dilakukan secara manual dan belum terkomputerisasi sehingga membutuhkan waktu yang lama karena datadata untuk perangkingan harus dicari dan dikumpulkan terlebih dahulu berdasarkan berkas calon siswa. 3. Proses pembagian kelas siswa baru saat ini masih belum terkomputerisasi sehingga sering terjadi duplikasi siswa yang sama pada suatu kelas. 4. Proses pembuatan laporan penerimaan siswa baru yang terdiri dari laporan pendaftaran calon siswa baru, laporan hasil seleksi calon siswa baru,laporan calon siswa registrasi ulang dan laporan pembagian kelas siswa baru masih dikerjakan secara manual sehingga menghasilkan laporan yang tidak akurat, tidak efektif dan tidak efisien.
40
3.4
Analisa Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, sistem baru yang akan diterapkan harus sesuai dengan kebutuhan pada SD Negeri 009 Kabupaten Bintan, fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu serta mempermudah instansi tersebut dalam mengelola data input dan output. Untuk menunjang adanya sistem yang akan dirancang maka diperluhan kebutuhan lainya antara lain : 1.
Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Informasi yang berupa software dalam penerimaan siswa baru pada SD Negeri 009 Kabupaten Bintan ini dikembangkan dan diimplementasikan dengan bahasa pemrograman Delphi 7 dengan microsoft Access 2003 sebagai database dan pembuatan laporan menggunakan quick report, dengan sistem operasi Microsoft Windows 7.
2.
Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras yang minimal diperlukan untuk membangun sistem informasi penerimaan siswa baru di SD Negeri 009 Kabupaten Bintan ini sesuai dengan rekomendasi yang diberikan delphi 7 sebagai berikut : 1.
Processor Pentium 4, Recommended: 2.2 GHz atau yang lebih tinggi
2.
Layar LCD 14 Inchi
3.
Hardisk minimal ukuran sebesar 16 GB (7200 RPM)
4.
Minimum 512 GB RAM atau yang lebih tinggi
5.
Minimum display 1024 x 800
41
3.
6.
Mouse dan Keyboard
7.
Printer
Kebutuhan Informasi Infomasi yang akan disajikan oleh sistem ini adalah informasi yang meliputi : data pendaftaran calon siswa baru, data seleksi calon siswa baru, data pembagian kelas siswa baru dan laporan pendaftaran calon siswa baru, laporan hasil seleksi calon siswa baru, laporan calon siswa registrasi ulang dan laporan pembagian kelas siswa baru.
3.6
Analisa Kebutuhan Pengguna
Kebutuhan pengguna sistem ini meliputi panitia PSB, panitia PSB ini yang menjalankan sistem mulai dari input data pendaftaran calon siswa baru, input proses seleksi calon siswa baru, input proses pembagian kelas siswa baru serta mencetak laporan-laporan yang terdiri dari laporan pendaftaran calon siswa baru, laporan hasil seleksi calon siswa baru, laporan calon siswa registrasi ulang dan laporan pembagian kelas siswa baru.
