BAB III ANALISA SISTEM
Analisa merupakan tahap awal dalam pengembangan sistem dan merupakan tahap fundamental yang sangat menentukan kualitas sistem informasi yang dikembangkan. Analisa sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sitem adalah teknik pemechaan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka1. Analisa sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di PT Kerta Gaya Pustaka yaitu tentang Aplikasi Pengiriman Barang Dengan Metode Perhitungan Biaya. Penganalisaan terdiri atas analisis kelemahan sistem dan analisa kebutuhan sistem. 3.1 Analisis Prosedur Pengiriman Barang yang Sedang Berjalan Berikut adalah prosedur pengiriman barang yang sedang berjalan, yaitu : 1.
Untuk tarif atas biaya pengiriman barang ditentukan berdasarkan alamat yang dituju seperti : pengiriman dalam lokal dengan tarif harga Rp. 5,000,per kilo, untuk pengiriman ke Batam dengan tarif Rp. 10,000,- per kilo,
1
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, hal 44, 2007
41
42
sedangkan pengiriman ke Jakarta dengan tarif Rp. 15,000,-. Dan untuk daerah-daerah lainnya tarif ditentukan oleh Kantor Pusat. 2.
Selain tarif biaya pengiriman barang pelanggan juga dikenakan pajak sebesar 1% sesuai dengan peraturan Pemerintah. Juga ada jasa pengepakan untuk barang elektronik atau barang pecah-belah. Tujuan pengepakan barang untuk menghindari terjadinya kerusakan barang selama pengiriman. Adapun tarif untuk pengepakan adalah Rp. 10,000,-, Rp. 25.000,- dan Rp. 50,000,ditentukan berdasarkan besar kecilnya barang yang akan dikirim.
3.
Khusus untuk pelanggan PT Kerta Gaya Pustaka yang akan melakukan pengiriman barang mendapat fasilitas penjemputan barang secara gratis, dimana Petugas PT Kerta Gaya Pustaka akan menjemput barang ke tempat pelanggan.
4.
Pelanggan PT Kerta Gaya Pustaka yang melakukan pengiriman barang tidak perlu langsung membayar sejumlah biaya pengiriman barang tetapi akan ditagih sebulan sekali baik dibayar secara tunai maupun pembayaran melalui rekening milik PT Kerta Gaya Pustaka.
5.
Sedangkan untuk pengiriman barang yang bukan merupakan pelanggan maka pembayaran dilakukan pada saat barang diantar ke tempat PT Kerta Gaya Pustaka dan akan mendapat tanda bukti pembayaran yang berdasarkan berat, jenis barang dan tujuan alamat pengiriman barang.
43
6.
Baik untuk barang yang diantar ke tempat PT Kerta Gaya Pustaka maupun yang dijemput oleh Petugas PT Kerta Gaya Pustaka akan dikumpulkan dan di-packing berdasarkan daerah tujuannya.
7.
Barang-barang yang sudah di-packing kemudian diantarkan sesuai alamat yang tuju. Untuk barang-barang dengan alamat lokal akan diantar sendiri oleh Petugas PT Kerta Gaya Pustaka, sedangkan untuk barang-barang dengan tujuan di luar lokal maka mengiriman dilakukan dengan bantuan Kantor Cabang PT Kerta Gaya Pustaka yang ada di daerah tersebut.
8.
Barang Pelanggan yang akan dikirim ditulis pada buku Ekpedisi sebagai bukti bahwa barang yang akan dikirim telah diterima oleh Petugas Kurir PT. Kerta Gaya Pustaka. Kemudian oleh Bagian Administrasi dibuat bukti tanda terima atas barang yang akan dikirim yang ditanda tangani oleh Petugas Kurir dan
slip tersebut diberikan kepada Pelanggan serta ke Bagian
Keuangan untuk dibuat slip kiriman. 9.
Slip kiriman beserta bukti tanda terima kemudian dicek oleh Manajer, bila benar slip ditanda tangani dan bila salah dikoreksi kembali oleh Bagian Keuangan.
10. Slip kiriman yang sudah ditanda tangani oleh Manajer akan dikumpulkan dan dibuat total tagihan pada setiap awal bulan. Total tagihan yang sudah dibuat akan diperiksa oleh Manajer, bila benar tagihan akan ditanda tangani dan bila salah dikoreksi kembali oleh Bagian Keuangan. Sesudah ditanda
44
tangani
tagihan
akan
dikirim
ke
Pelanggan
untuk
melakukan
pembayarannya. 11. Oleh Bagian Keuangan kemudian dibuat Laporan Pengiriman Barang yang dilaporkan kepada Manajer. 12. Sebelum dikirim, barang kiriman yang sudah dikumpulkan dan di-packing oleh Bagian Administrasi dibuat Bukti Kiriman. Bukti Kiriman dan barangbarang yang akan dikirim diantar ke Penerima sesuai dengan alamat yang dituju. Jika alamat dan nama Penerima ditemukan maka Bukti Kiriman ditanda tangani oleh Penerima disertai dengan penyerahan barang kiriman. Jika alamat ataupun nama Penerima tidak sama maka barang kiriman akan dikembalikan kepada Pelanggan. 13. Bukti Kiriman yang sudah ditanda tangani oleh Petugas Kurir dicatat pada Buku Pengiriman.
45
46
Gambar 3.1 Flowmap Pengiriman Barang yang sedang berjalan
47
3.2 Analisis Dokumen 1. Dokumen Masukan (Input) 1. Buku Ekspedisi Fungsi
: Sebagai bukti barang telah terima oleh Petugas Kurir PT Kerta Gaya Pustaka dan untuk mengetahui kapan barang dikirim, alamat yang dituju serta nama Petugas Kurir.
Sumber
: Pelanggan.
Rangkap
: 1 (satu).
Ditujukan
: Petugas Kurir.
Item
: Nomor, Tanggal, Alamat, Nama Penerima, Jumlah, Nama dan Tanda Tangan Petugas Kurir.
2.
Dokumen Keluaran (Output) 1. Slip Kiriman Fungsi
: Digunakan untuk mencatat jumlah tagihan biaya atas barang yang dikirim.
Sumber
: Bagian Keuangan.
Rangkap
: 2 (Dua).
Ditujukan
: Pelanggan.
Item
l : Nomor Slip Kiriman, Tanggal, Nama Pengirim, Nama dan Alamat Penerima, Keterangan, Jumlah dan Biaya Pengiriman.
48
2. Bukti Tanda Terima Fungsi
: Sebagai bukti barang sudah diterima dengan baik oleh PT Kerta Gaya Pustaka.
Sumber
: Bagian Administrasi.
Rangkap
: 2(dua).
Ditujukan
: Pelanggan dan Bagian Keuangan.
Item
: Nomor Seri, Tanggal, Nama Pengirim, Nama dan Alamat Penerima, Jenis Barang Pengiriman, Jumlah, Berat, dan Biaya Pengiriman
3. Tagihan atau Invoice Fungsi
: Digunakan untuk mencatat semua jumlah transaksi pengiriman oleh Pelanggan yang bersangkutan dalam 1(satu) bulan.
Sumber
: Bagian Keuangan.
Rangkap
: 2 (Dua).
Ditujukan
: Pelanggan.
Item
l : Nomor Tagihan atau Invoice, Tanggal, Keterangan, Jumlah dan Total Jumlah.
4. Laporan Pengiriman Barang Fungsi
: Laporan tentang jumlah pengiriman serta biaya yang didapat atas pengiriman barang oleh Pelanggan yang bersangkutan.
49
Sumber
: Bagian Keuangan.
Rangkap
: 2 (Dua).
Ditujukan
: Bagian Keuangan dan Pimpinan.
Item
: Nomor Tagihan atau Invoice, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Keterangan, Jumlah Pengiriman dan Total Harga.
3.3 Analisa Kelemahan Sistem Analisa sistem dalam laporan tugas akhir ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi, serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan sebelum tahap desain sistem. Pada tahap ini harus mengenal permasalahan yang dihadapi terlebih dahulu, terutama pada PT Kerta Gaya Pustaka Tanjung Pinang dilaksanakannya tugas akhir. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh PT Kerta Gaya Pustaka Tanjung Pinang saat ini adalah: 1.
Lambatnya pelayanan yang diberikan kepada Pimpinan sehingga pelayanan menjadi tidak maksimal dikarenakan masih bersifat manual
2.
Tidak adanya kerapian dalam pencatatan tagihan atas pengiriman barang.
3.
Susahnya mencari data tagihan atas pengiriman barang tertentu yang telah terjadi dikarenakan catatan masih bersifat manual.
50
4.
Susah untuk mengetahui perubahan-perubahan terhadap data Pelanggan dan tagihan yang ditujukan kepada Pelanggan.
5.
Sering terjadinya kesalahan atas tagihan yang akan ditagihkan ke Pelanggan.
3.4 Analisa Kebutuhan Sistem Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan informasi, dan kebutuhan pengguna. 3.4.1 Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan pada pembuatan Aplikasi Pengiriman Barang Dengan Metode Perhitungan Biaya PT Kerta Gaya Pustaka adalah dengan menggunakan Borland Delphi 7 sebagai tools pemrogramannya, Microsoft Access 2007 sebagai database dan Windows 7 sebagai Sistem Operasi. 3.4.2 Kebutuhan Informasi User membutuhkan sebuah aplikasi yang biasa menangani segala macam persoalan pelayanan khususnya tentang segala bentuk informasi secara lengkap dan jelas. 3.4.3 Kebutuhan Pengguna Aplikasi pengiriman barang yang dirancang ini khusus digunakan untuk mencatat, mengelolah dan menghitung setiap transaksi pengiriman barang yang dilakukan oleh PT Kerta Gaya Pustaka. Aplikasi yang di
51
gunakan oleh bagian Keuangan untuk menginput transaksi pengiriman baran dan mencetak laporan. Pada aplikasi pengiriman barang ini terdapat beberapa tingkatantingkatan atas hak akses pengguna atau user terhadap menu yang ada. Adapun tingkatan-tingkatan yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1.
Operator Untuk memasukan atau menginput data transaksi dan data pembukuan ke dalam aplikasi.
2.
Supervisor Untuk menghapus data transaksi yang telah dimasukkan oleh Operator dan memasukan atau menginput data pengguna atau user baru.
3.
Administrator Hak akses sebagai Operator dan Supervisor serta dapat mengubah data pengguna atau user yang telah terdaftar.
