BAB III ANALISA SISTEM

BAB III ANALISA SISTEM

3.1.

Tinjauan Organisasi

Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai profil perusahaan, tempat dimana penulis menganalisa kebutuhan pengguna sistem untuk Tugas Akhir ini.

3.1.1. Profil Perusahaan PT. Cipta Makmur Utama (CMU) didirikan pada tanggal 03 Maret 2007 diJakarta dengan Surat Keputusan Departemen Kehakiman RI No.C07100.HT.01.01 Tahun 2003. Pada hari Senin, tanggal 05 Januari 2009 pukul 12.00 WIB PT. Cipta Makmur Utama disahkan sebagai perseroan atas dasar putusan kehakiman No.48/CN/2003/PN.JKT.P.ST. PT. Cipta Makmur Utama merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan dan distributor alat-alat kosmetik dan salon yang selalu mengutamakan mutu dan pelayanan serta memberikan banyak keuntungan bagi pelanggannya seperti showroom yang nyaman, luas dan tertata baik serta menyediakan produk dengan kualitas yang baik dan dengan pelayanan berkualitas, ramah dan professional. Berikut adalah Visi dan Misi perusahaan: Visi : 1. Menyempurnakan kepentingan berlanjut dari perusahaan, yaitu pemberdayaan serta pengembangan usaha. 2. Menghubungkan dan mengkoordinasi management pada semua lini department perusahaan dengan management marketing serta promosi diluar perusahaan, dalam usaha menyeluruh dan teroptimalkan. 3. Berusaha memperbaiki dan menyempurnakan kegiatan perusahaan, yang sudah dipercayakan dan menjaditangggung jawab management dan marketing untuk dilaksanakan secara sempurna. Misi : Menjembatani kepentingan perusahaan yang menjadiclient kami dengan para pegawai beserta konsumen/pemakai produk dan jasa yang dihasilkan melalui proses usaha perbaikan demi peningkatan “Quality Servics” disemua bidang.

27

http://digilib.mercubuana.ac.id/

3.1.2. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada PT. Cipta Makmur Utama.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.1.3. Tugas dan Wewenang Divisi Berikut adalah tabel uraian tugas dari divisi-divisi yang terlibat dalam pelaksanaan tugas diDamkar wilayah Jakarta Selatan : 1. Direktur Sebagai Pemimpin sekaligus pemilik perusahaan juga berwenang dalam memberikan pengarahan serta mengawasi kinerja karyawannya. 2. Manager HRD 

Mengawasi sistem penggajian karyawan.



Membuat kontrak kerja.

28




Mengecek absensi karyawan.

3. Staff Administrasi 

Menginput keluar masuknya barang digudang.



Mengarsip surat jalan



Memberikan list permintaan barang kepada staff gudang



Mengontrol pesediaan barang digudang sesuai dengan jumlah barang yang tersedia disistem.

4. Kepala Gudang 

Mengatur pengiriman barang.



Mengarahkan staff-staff gudang untuk melaksanakan tugasnya masingmasing.



Menilai kinerja staff-staff gudang dalam menyelesaikan tugasnya setiap hari.



Mengontrol absensi kehadiran staff gudang setiap kurung waktu seminggu.



Membuat jadwal pengiriman barang sesuai wilayah pengiriman.



Memberikan uang jalan untuk supir dan kurir.

5. Staff Gudang 

Menyiapkan barang



Mentata barang sesuai nama



Menjaga kebersihan barang



Mengecek layak atau tidaknya barang



Menjaga kebersihan digudang

6. Supir & Kurir ( pengiriman barang ) 

Bertugas mengirim barang ke customer sesuai dengan alamat yang tercantum disurat jalan.



Mengecek barang yang akan dikirim



Menjaga kebersihan kendaraan



Mengecek surat-surat kendaraan (Surat pajak kendaraan).

29


3.2.

Analisa Sistem Berjalan

3.2.1.

Uraian Prosedur Mengusulkan data untuk Uji kompetensi karyawan

kirim ke staff HRD untuk di cek kelengkapan Dan persiapan nya

Direktur

yi

en

M

M Ya en ng ca ak tat an da di ta K uj ar ik y om aw pe an te ns i

HRD

n

pa

m m

ku

do en Kirim ke Kepala gudang/ manager utk Di jalankan

Do k

um e

nh as il p ke enila ka ian nto r p komp us at eten s

M

el ak ki uk ne a rja n p de en ng ilai an an ka ko ry mp aw e an ten s

i

Kepala gudang/Manager

id

ik

irim

Kantor Pusat

Karyawan

Gambar 3.2 Rich Picture Uraian Prosedur Prosedur yang sedang berjalan 1. Kepala gudang mewawancara staff gudang dan staff administrasi secara bergantian untuk penilaian kerja, yang diwawancarai mengenai pengenalan barang, penguasaan kinerja dan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan. 2. Kepala gudang mencatat hasil wawancara dalam sebuah form dan memberikan penilaian. 3. Kepala gudang memberikan form hasil penilaian tersebut kepada Direktur untuk selanjutnya disetujui. 4. Direktur melihat dan menilai form tersebut sesuai atau tidak tentang penilaian yang diberikan oleh manager gudang. 5. Direktur memberikan perhitungan kenaikan gajih apabila telah menyetujui form penilaian yang diberikan oleh manager gudang ke managemen HRD.

6. HRD mengupdate jumlah gajih dan data masing-masing karyawan yang akan dinaikan gajihnya.

30


3.2.2.

Use Case Diagram Sistem Berjalan

Mewawancarai karyawan

Menilai Karyawan Manager

Mengajukan Form Penilaian Karyawan

Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan

HRD

Direktur

Gambar 3.3 Use Case Diagram Berjalan

3.2.3.

Use Case Sistem BerjalanDeskripsi

Setiap Use Case dideskripsikan dalam dokumen untuk mendefinisikan bagaimana alur yang harus dilakukan sistem ketika aktor mengaktifkan use case. Fungsi dari sistem yang telah digambarkan menggunakan use case diagram pada gambar 3.2 akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian tabel use case spesifikasi sebagai berikut:

3.2.3.1

Use Case Mewawancarai Karyawan Tabel 3.1 Tabel Use Case Mewawancarai Karyawan Use Case Name :

ID : UCSB-01

Priority : High

Mewawancarai Karyawan Actor :Manager Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana Manager mewawancarai karyawan. Hasil dari wawancara ini akan digunakan manager sebagai acuan penilaian karyawan tersebut Trigger :Pergantian tahun

31


Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : 1. Manager sebagai aktor yang melakukan input mempunyai form wawancara karyawan. Normal Conditions : 2. Manager memanggil karyawan satu persatu untuk diwawancarai 3. Manager mewawancarai karyawan 4. Manager menginputkan data pada form yang tersedia sesuai dengan jawaban dari karyawan 5. Manager menyimpan form wawancara yang telah diisi

3.2.3.2

Use Case Menilai Karyawan

Tabel 3.2 Tabel Use Case Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan Use Case Name :

ID : UCSB-02

Priority : High

Menilai Karyawan Actor :Manager Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana Manager melakukan penilaian karyawan sesuai dengan hasil wawancara pada karyawan Trigger :Terdapat form hasil wawancara karyawan Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : 1. Terdapat form hasil wawancara karyawan 2. Terdapat form penilaian karyawan Normal Conditions : 3. Melakukan input pada form penilaian karyawan berdasarkan form hasil wawancara pada karyawan 4. Menyimpan form penilaian yang telah diisi.

3.2.3.3

Use Case Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan

Tabel 3.3 Tabel Use Case Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan

32


Use Case Name :

ID : UCSB-03

Priority : High

Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan Actor :HRD, Direktur Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana HRD atau Direktur memproses pengajuan penilaian karyawan Trigger :Terdapat form pengajuan penilaian karyawan Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : 1. Terdapat form pengajuan penilaian karyawan. Normal Conditions :

User Level HRD 2. HRD mengecek form pengajuan penilaian karyawan 3. Apabila karyawan bersangkutan tidak ada masalah selama bekerja dan dari pihak HRD menyetujui form penilaian yang diajukan, maka HRD akan

menandatangani

dokumen.

Dan

dokumen

yang

telah

ditandatangani diberikan kepada Direktur 4. Apabila karyawan bersangkutan pernah terlibat masalah selama bekerja dan pihak HRD tidak menyetujui form penilaian yang diajukan, maka HRD akan mengembalikan form penilaian karyawan kepada manager. Yang berarti form pengajuan ditolak

33


3.2.4. Analisa Masukan Berisi gambaran tentang masukan yang dibutuhkan oleh Perancangan Sistem Monitoring Uji Kompetensi Karyawan dan Keahlian Penguasaan Kerja. Masukan yang dibutuhkan pada sistem berjalan adalah : a. Nama Masukan

: Proses Penilaian Kompetensi Karyawan dan Keahlian Penguasaan Kerja Karyawan

Sumber

: Karyawan

Fungsi

: Input data pemrosesan penilaian karyawan

Media

: file excel

Distribusi

: Karyawan, Manager, HRD, Direktur

Frekuensi

: Setiap pergantian tahun

Volume

: tidak tentu

Keterangan

: Dibuat oleh manageryang sudah disetujui oleh HRD dan Direktur masing-masing dandilakukan pencatatan secara manual pada file excel.

Hasil analisa

: Kurang terdokumentasi dengan baik pada manager apabila anggota ingin melakukanpemrosesan penilaian karyawan.Manager, HRD maupun Direktur harus membuka file riwayat kerja karyawan sebelumnya apabila ingin mencari informasi terkait penilaiankaryawan

3.2.5. Analisa Keluaran Berisi gambaran tentang keluaran yang dihasilkan oleh Perancangan Sistem Monitoring Uji Kompetensi Karyawan dan Keahlian Penguasaan Kerja.. Keluaran yang dihasilkan pada sistem berjalan adalah sebagai berikut : a. Nama Masukan Sumber Fungsi

: ProsesPembuatan Laporan Penilaian Karyawan : Manager : Pembuatan Laporan Penilaian Karyawan

Media

: file word

Distribusi

: HRD, Direktur

Frekuensi

: Setiap akhir tahun

Volume

: tidak tentu

Keterangan

: Dibuat oleh Managersecara manual

Hasil analisa

: Kurang terdokumentasi dengan baik pada bagian Manager.

34


3.2.6. Analisa Masalah Hasil analisa masalah pada sistem berjalan yang sudah diidentifikasi oleh penulis adalah sebagai berikut : a.

Lambatnya pencarian data Pegawai dan pemrosesan pengajuan serta penilaian kompetensi karyawan yang disebabkanoleh sistem yang diterapkan masih bersifat manual.

b.

Lambatnya pembuatan Laporan Penilaian Karyawan yang dilakukan oleh manager karena sistem yang masih bersifat manual

c.

Kesulitan memonitor proses pemrosesan pengajuan serta penilaian kompetensi karyawan yang dialami oleh manager dikarenakan sistem yang masih bersifat manual

3.3.

Analisa Sistem Usulan

3.3.1. Identifikasi Kebutuhan Perbaikan Identifikasi kebutuhan merupakan rangkuman dari hasil analisa pada sistem berjalan, dimana dalam analisa masalah sistem berjalan kita dapat menemukan beberapa potensi kekurangan dan kebutuhan sistem sehingga harus dipenuhi pada sistem usulan. Pemenuhan ini dimaksudkan untuk saran perbaikan dan kelengkapan sistem agar sesuai dengan proses bisnis yang berjalan. Kebutuhan – kebutuhan yang harus terpenuhi oleh sistem yang akan dirancang berdasarkan hasil analisa pada sistem berjalan adalah sebagai berikut : 1.

Kebutuhan : Data Pegawai Masalah

: Data Pegawai tidak terkelola dengan baik. Semua data yang berhubungan dengan Pegawai tidak efektif dikarenakan sistem yang masih manual.

Usulan 2.

: Dibuatkan data masukan berupa form dataPegawai

Kebutuhan : Data Pengajuan Penilaian Karyawan Masalah

: Data Pengajuan Penilaian Karyawan tidak terkelola dengan baik. Semua data yang berhubungan denganPengajuan Penilaian Karyawan tidak efektif dikarenakan sistem yang masih manual.

Usulan

: Dibuatkan data masukan berupa formData Pengajuan Penilaian Karyawan

35


b. Kebutuhan : DataPembuatan Laporan Penilaian Karyawan Masalah

: Data Pembuatan Laporan Penilaian Karyawan tidak terkelola dengan baik. Semua data yang berhubungan dengan Pembuatan Laporan Penilaian Karyawan tidak efektif dikarenakan sistem yang masih manual.

Usulan

: Dibuatkan data masukan berupa template pembuatan Laporan Penilaian Karyawan

3.3.2. Use Case Diagram Usulan Usecase Diagram

Mengajukan Form Penilaian Karyawan

Karyawan

Membuat Laporan

Manager

Melihat history penilaian

Direktur

HRD

Login

Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan Mengelola Data Karyawan

Gambar 3.4 Use Case Diagram Usulan

3.3.3. Use Case Usulan Deskripsi Setiap Use Case dideskripsikan dalam dokumen untuk mendefinisikan bagaimana alur yang harus dilakukan sistem ketika aktor mengaktifkan use case. Fungsi dari sistem yang telah digambarkan menggunakan use case diagram pada gambar 3.4 akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian tabel use case spesifikasi sebagai berikut:

36


3.3.3.1. Use Case Mengajukan Penilaian Karyawan Tabel 3.4 Tabel Use Case Mengajukan Penilaian Karyawan Use Case Name :

ID : UCSB-01

Priority : High

Mengajukan Penilaian Karyawan Actor :Manager Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana Manager mengajukan penilaian karyawan pada sistem usulan. Trigger :Pergantian tahun Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : 1. Managersebagai aktor yang melakukan input yang melakukan input data harus ter-autentikasi terlebih dahulu didalam sistem melalui portal login Normal Conditions : 2. Managermelakukan akses ke web portal sistem 3. Managerharus melakukan validasi user dan password-nya pada LoginPage 4. Sistem akan melakukan validasi terhadap user dan password yang dimasukkan oleh Manager 5. Jika data username dan password yang dimasukkan tidak valid, maka akan muncul warning berupa username dan password yang dimasukkan salah 6. Jika data username dan password valid, maka portal web akan menampilkan Beranda 7. Manager memilih menu Form Penilaian 8. Sistem akan menampilkan Form Penilaian 9. Anggota melakukan pengisian form 10. Anggotamemencet tombol “Submit” 11. Sistem akan memvalidasi pengisian form. 12. Apabila form tidak valid, maka akan ditampilkan pesan kesalahan penginputan. 13. Apabila form valid maka data akan diteruskan ke user level HRD untuk diproses

37


Post-Conditions : 1. Data tersimpan didatabase

3.3.3.2. Use Case Memproses Pengajuan Penilaian Karyawan Tabel 3.5 Tabel Use Case Memproses Penilaian Karyawan Use Case Name :

ID : UCSB-02

Priority : High

Memproses Penilaian Karyawan Actor :HRD, Manager Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana HRD, Managermemproses pengajuan Penilaian Karyawan. Trigger : Terdapat data pengajuan Penilaian Karyawan Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : 1. Aktor yang melakukan input yang melakukan input data harus terautentikasi terlebih dahulu didalam sistem melalui portal login 2. Terdapat data pengajuan Penilaian Karyawan yang telah di-submit oleh Manager sebelumnya Normal Conditions : 1. Aktor melakukan akses ke web portal sistem 2. Aktor harus melakukan validasi user dan password-nya pada LoginPage 3. Sistem akan melakukan validasi terhadap user dan password yang dimasukkan oleh Aktor 4. Jika data username dan password yang dimasukkan tidak valid, maka akan muncul warning berupa username dan password yang dimasukkan salah 5. Jika data username dan password valid, maka portal web akan menampilkan Beranda User Level : HRD 3. HRD memilih menu list usulan 4. Sistem menampilkan list usulan Penilaian Karyawan 5. HRD memilih data usulan Penilaian Karyawanyang akan disetujui

38


6. Sistem menampilkan detail data usulan Penilaian Karyawandengan 2 opsi “Setuju” dan “Tidak Setuju” 7. Apabila HRD pilih opsi “Tidak Setuju”, maka Sistem akan menampilkan pesan “Usulan Penilaian Karyawan berhasil ditolak” dan sistem akan menampilkan data pada user level Manager menerangkan bahwa penilaian karyawan telah ditolak. 8.

Apabila HRDMenyetujui, pilih opsi “Setuju”, Sistem menampilkan pesan “Usulan Penilaian Karyawan berhasil disetujui” dan Data akan diteruskan ke user level Direktur untuk diproses

9. Sistem akan menampilkan pesan pada user level Manager menerangkan bahwa Usulan Penilaian Karyawan telah disetujui oleh Staff Sektor User Level : Direktur 10. Direktur memilih menu list usulan 11. Direktur list usulan Penilaian Karyawan 12. Direktur memilih data usulan Penilaian Karyawanyang akan disetujui 13. Sistem Kepegawaiandetail data usulan Penilaian Karyawan anggota dengan 2 opsi “Setuju” dan “Tidak Setuju” 14. Apabila Direktur pilih opsi “Tidak Setuju”, maka Sistem akan menampilkan pesan “Usulan Penilaian Karyawan berhasil ditolak” dan sistem akan menampilkan data pada user level anggota menerangkan bahwa penilaian karyawan telah ditolak. 15. Apabila Direktur Menyetujui, pilih opsi “Setuju”, Sistem menampilkan pesan “Usulan Penilaian Karyawan berhasil disetujui”. 16. Sistem akan menampilkan pesan pada user level anggota menerangkan bahwa Usulan Penilaian Karyawan telah disetujui oleh Direktur Post-Conditions : 17. Data tersimpan didatabase 18. Data yang telah diproses terhapus dari daftar pengajuan penilaian karyawan anggota pada menu “Daftar Pengajuan”.

39


3.3.3.3. Use Case Membuat Laporan Tabel 3.6 Tabel Use CaseMembuat Laporan Use Case Name :

ID : UCSB-03

Priority : High

Membuat Laporan Actor :Manager Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana Manager membuat laporan berdasarkan pengajuan penilaian karyawan yang telah diproses. Trigger : Terdapat data pengajuan penilaian karyawan yang telah diproses Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : 1. Anggota sebagai aktor yang melakukan input yang melakukan input data harus ter-autentikasi terlebih dahulu didalam sistem melalui portal login 2. Terdapat data pengajuan penilaian karyawan yang telah diproses. Normal Conditions : 3. Aktor melakukan akses ke web portal sistem 4. Aktor harus melakukan validasi user dan password-nya pada LoginPage 5. Sistem akan melakukan validasi terhadap user dan password yang dimasukkan oleh Aktor 6. Jika data username dan password yang dimasukkan tidak valid, maka akan muncul warning berupa username dan password yang dimasukkan salah 7. Jika data username dan password valid, maka portal web akan menampilkan Beranda 8. Manager memilih menu Buat Laporan 9. Sistem akan menampilan format surat Laporan yang siap dicetak 10. Manager memilih tombol cetak PostConditions : 11. Terdapat hardcopyLaporan

40


3.3.3.4. Use Case Mengelola Data Pegawai Tabel 3.7 Tabel Use Case Mengelola Data Pegawai Use Case Name :

ID : UC-04

Priority : High

Mengajukan Mengelola Data Pegawai Actor :HRD Description : Use Case ini menjelaskan bagaimana Direktur menambahkan, menghapus, mengubah data Pegawai. Trigger : Terdapat penambahan, penghapusan, pengubahan data Pegawai Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : 1. Direktur sebagai aktor yang melakukan input data harus ter-autentikasi terlebih dahulu didalam sistem melalui portal login 2. Direktur ingin / menerima permintaan untuk melakukan proses penambahan, penghapusan, perubahan pada Data Pegawai Normal Conditions : Skenario 1 : Penambahan Data Pegawai 1. HRD melakukan akses ke web portal sistem 2. HRD harus melakukan validasi user dan password-nya pada LoginPage 3. Sistem akan melakukan validasi terhadap user dan password yang dimasukkan oleh Pegawai 4. Jika data username dan password yang dimasukkan tidak valid, maka akan muncul warning berupa username dan password yang dimasukkan salah 5. Jika data username dan password valid, maka portal web akan menampilkan HomePage 6. HRD melakukan pemilihan menu Data Pegawai 7. Sistem akan menampilkan daftar Pegawai-Pegawai perusahaan 8. HRD harus melengkapi seluruh field yang tersedia dalam form Penambahan Pegawai 9. Sistem akan melakukan validasi pada data inputan 10. Apabila terdapat isian pada form yang belum terisi maka sistem akan memberikan warning kepada untuk melengkapi isian form

41


11. Apabila seluruh inputan data sudah ter-validasi dan berhasil di-inputkan, sistem akan menampilkan pesan “Pegawai Berhasil Ditambahkan” Alternative-Conditions : Skenario 2 : Perubahan Data Pegawai (mencabang setelah langkah ke 7) 1. HRD memilih data Pegawai yang akan diubah 2. Sistem menampilkan detail data Pegawai yang telah terpilih 3. HRD memilih tombol Ubah Data Pegawai 4. HRD

harus

melengkapi

seluruh

field

yang

tersedia

dalam

formPenambahan Pegawai 5. Sistem akan melakukan validasi pada data inputan 6. Apabila terdapat isian pada form yang belum terisi maka sistem akan memberikanwarning kepada untuk melengkapi isian form 7. Apabila seluruh inputan data sudah ter-validasi dan berhasil di-inputkan, sistem akan menampilkan pesan “Data Pegawai Berhasil Diubah” Skenario 3 : Penghapusan Data Pegawai (mencabang setelah langkah ke 7) 1. HRD memilih data Pegawai yang akan dihapus 2. Sistem menampilkan detail data Pegawai yang telah terpilih 3. HRD memilih tombol Hapus Data Pegawai 4. Sistem menampilkan pesan “Anda Yakin ?” Dengan 2 opsi yakni “ya” dan “tidak” 5. Apabila HRD memilih iya, maka Sistem akan menghapus data Pegawai tersebut 6. Apabila HRD memilih tidak, kembali ke langkah 1

42


3.3.4.

Activity Diagram Sistem Usulan

Diagram activity dibuat untuk menggambarkan aliran kerja atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis yang dilakukan aktor. Berikut ini adalah diagram activity pada sistem aplikasi yang dibangun:

3.3.4.1. Activity Diagram Login User

Sistem

Buka Aplikasi

Menampilkan form Login

Input Username & Password

Validasi Username & Password

Not valid

Valid

Menampilkan Home

Gambar 3. 5 Activity Diagram Login

43


3.3.4.2. Activity Diagram Mengajukan Penilaian karyawan Anggota

Sistem

Pilih Menu Mengajukan Penilaian Karyawan

Menampilkan form pengajuan Penilaian Karyawan Bagian I

Mengisi form Penilaian Karyawan Bagian I

Validasi form Bagian I

Not valid

Valid

Menampilkan form pengajuan Penilaian Karyawan Bagian II

Mengisi form Penilaian Karyawan Bagian I

Validasi form Bagian I

Not valid

Valid

Menampilkan form pengajuan Penilaian Karyawan Bagian III

Pilih Tombol "Ajukan"

Simpan Ke Database

Gambar 3.6 Activity Diagram Mengajukan Penilaian karyawan

44


3.3.4.3. Activity Diagram Memproses Penilaian karyawan 3.3.4.3.1 Activity Diagram Memproses Penilaian oleh HRD Direktur

Sistem

Pilih Menu Daftar Pengajuan

Menampilkan Daftar Pengajuan

Memilih data yang ingin diproses

Menampilkan Detail Data Pegajuan Lengkap dengan opsi "Setuju & Tidak Setuju"

Memilih Opsi "Setuju"

Mengirimkan & Menampilkan Detail Data Pengajuan Lengkap dengan opsi "Setuju & Tidak Setuju" ke user level Direktur

ya

Mengupdate Status Pengajuan menjadi "Disetujui Oleh HRD"

tidak

Mengirimkan & Menampilkan Detail Data Pegajuan Penilaian Karyawan dengan keterangan " Penilaian Karyawan Ditolak oleh HRD" ke user level "Manager"

Gambar 3.7 Activity Diagram Memproses Penilaian karyawan Oleh HRD

45


3.3.4.3.2 Activity Diagram Memproses Penilaian oleh Direktur Direktur

Sistem

Pilih Menu Daftar Pengajuan

Menampilkan Daftar Pengajuan

Memilih data yang ingin diproses

Menampilkan Detail Data Pegajuan Lengkap dengan opsi "Setuju & Tidak Setuju"

Memilih Opsi "Setuju"

ya

Mengupdate Status Pengajuan menjadi "Disetujui Oleh Direktur"

tidak

Mengirimkan & Menampilkan Detail Data Pegajuan Penilaian Karyawan dengan keterangan " Penilaian Karyawan Ditolak oleh Direktur" ke user level "Manager"

Gambar 3.8 Activity Diagram Memproses Penilaian karyawan Staff Kepegawaian

46


3.3.4.4. Activity Diagram Mengelola Pegawai Admin

Sistem

Pilih menu Karyawan

Menampilkan daftar karyawan

Tambah Data Karyawan Menampilkan form Tambah Karyawan

ya

Validasi Form

Mengisi Form

tidak

Tidak Valid

valid

HRD

Sistem

Simpan Data & Menampilkan pesan sukses

Edit Data Karyawan valid

Menampilkan Daftar karyawan

Pilih Menu Karyawan ya

tidak

Pilih Tombol "Edit" pada daftar karyawan

Menambah Karyawan

Edit Data

Validasi data yang sudah diedit

Tidak Valid

Hapus Data Karyawan

Pilih Tombol "Hapus" pada daftar karyawan

Tampilkan pesan "Apakah anda yakin ?" Dengan opsi "Ya, Tidak"

Pilih Opsi

tidak

Delete Data

ya

Gambar 3.9 Activity diagram mengelola Pegawai 47


3.3.4.5. Activity Diagram Mencetak Laporan Kasubag TU

Sistem

Pilih Menu Buat Laporan

Menampilkan Format Laporan

Memilih Button Dropdown Tahun

Menampilkan list Tahun

Memilih Tahun

Menampilkan Laporan sesuai dengan Tahun

Memilih Cetak Laporan

Cetak Laporan

Gambar 3.10 Activity Diagram Mencetak Surat Laporan

48


3.3.5.

Sequence Diagram Sistem Usulan

Sequence Diagram menggambarkan tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh setiap aktor atau objek pada sistem aplikasi. Sequence Diagram memperjelas bagaimana sebuah sistem berjalan hingga proses basisdata. Pada penelitian ini terdapat beberapa Sequence Diagram yang dirancang, berikut ini adalah Sequence DiagramSequence iagram Mengajukan Penilaian karyawan

Tampilan

Manager Pilih menu Form Penilaian (1)

Database

Sistem

Request page menu Form Penilaian Bagian I(1.1)

Menampilkan data Form Penilaian Bagian I(1.2)

Isi Form "Form Penilaian Bagian I" (2) Tekan tombol "Next" (2.1) Request Action Tombol "Next"(2.2)

Validasi Form Penilaian Bagian I(2.3)

alt [validasi=false] Menampilkan pesan kesalahan penginputan data(2.4)

[validasi=true]

Hitung Nilai *namafield* = Bobot x Nilai & Total Nilai Bagian I = Jumlah Nilai x 70% (2.5)

Menampilkan data Form Penilaian Bagian II(2.6)

Isi Form "Form Penilaian Bagian II" (3) Tekan tombol "Next" (3.1) Request Action Tombol "Next"(3.2)

Validasi Form Penilaian Bagian II(3.3) alt [validasi=false] Menampilkan pesan kesalahan penginputan data(3.4)

[validasi=true]

Hitung Rata Nilai= JumlahNilai/JumlahKompetensi & Total Nilai Bagian II = Rata Nilai x 30% (3.5)

Menampilkan data Form Penilaian Bagian III : Field Pencapaian Target Kerja = Total Nilai Bagian I, Field Pengamatan Kompetensi = Total Nilai Bagian II, Total Nilai = Pencapaian Target Kerja + Pengamatan Kompetensi(3.6)

Tekan tombol "Ajukan" (4.1) Request Action Tombol "Ajukan"(4.2) Simpan data Penilaian(4.3)

Gambar 3.11 Sequence Diagram Mengajukan Penilaian karyawan

49


3.3.5.1. Sequence Diagram Memproses Penilaian karyawan Oleh HRD

Tampilan

HRD

Sistem

Database

Pilih menu Daftar Pengajuan (1)

Menampilkan summary data pengajuan (1.2)

Pilih Data yang akan diproses(2) Request detail data(2.1)

Menampilkan detail data penilaian karyawan(2.2)

Pilih opsi "Setuju/Tidak Setuju"(3) alt [opsi= tidak setuju]

Request Action "Tidak Setuju"(3.1)

Update Status Menjadi "Ditolak Oleh HRD" (3.2)

Simpan opsi user HRD(3.3)

[opsi=setuju]

Request Action "Setuju"(3.1)

Update Status Menjadi "Disetujui Oleh HRD" (3.2) Simpan opsi user HRD(3.3)

Gambar 3.12 Sequence Diagram MemprosesPenilaian karyawan Oleh HRD

50


3.3.5.2. Sequence Diagram Memproses Penilaian karyawan Oleh Direktur

Tampilan

Direktur

Sistem

Database

Pilih menu Daftar Pengajuan (1)

Menampilkan summary data pengajuan (1.2)

Pilih Data yang akan diproses(2) Request detail data(2.1)

Menampilkan detail data penilaian karyawan(2.2)

Pilih opsi "Setuju/Tidak Setuju"(3) alt [opsi= tidak setuju]

Request Action "Tidak Setuju"(3.1)

Update Status Menjadi "Ditolak Oleh Drektur" (3.2)

Simpan opsi user Direktur(3.3)

[opsi=setuju]

Request Action "Setuju"(3.1)

Update Status Menjadi "Disetujui Oleh Direktur" (3.2) Simpan opsi userDirektur(3.3)

Gambar 3.13 Sequence Diagram Memproses Penilaian karyawanoleh Direktur

51


3.3.5.3. Sequence Diagram Mencetak Laporan Oleh Manager

Manager

Tampilan

Sistem

Printer

Pilih menu Buat Laporan (1) Request page menu Buat Laporan(1.1)

Menampilkan Format Laporan(1.2) Pilih Tahun Dropdown (2) Request list Tahun(2.1)

Menampilkan List Tahun(2.2)

Pilih Tahun (3) Request Laporan sesuai Tahun(3.1)

Menampilkan Format Laporan sesuai nomor tahun(3.2)

Pilih tombol "cetak" (4) Request Action Cetak(4.2) Kirim Format Cetak(4.3) Hardcopy SK Rekomendasi(3.2)

Gambar 3.14 Sequence Diagram Mencetak Surat Rekomendasi SK

52


3.3.5.4. Sequence Diagram Mencetak Laporan

Kasubag TU

Tampilan

Sistem

Printer

Pilih menu Laporan (1) Request page menu Laporan(1.1)

Menampilkan List Laporan Keseluruhan(1.2)

Pilih tanggal (2) Filter hasil berdasarkan tanggal(2.1)

Menampilkan List Laporan Berdasarkan Tanggal(2.2)

Pilih tombol "cetak" (3) Request Action Cetak(3.2) Kirim Format Cetak(3.3) Hardcopy SK Rekomendasi(3.4)

Gambar 3.15 Sequence Diagram Mencetak Laporan

53


3.3.5.1. Sequence Diagram Mengelola Pegawai a. Menambah Pegawai

Tampilan

HRD

Sistem

Database

Pilih menu Pegawai (1) Request List Pegawai (1.1)

Menampilkan List Pegawai(1.2)

Pilih Tambah Pegawai(2) Request Form Pegawai(2.1)

Menampilkan Form Pegawai(2.2)

Isi Form, tekan submit (3) Request Action submit(3.1)

Validasi Field(3.2) alt validated = true Simpan opsi user staff Kepegawaian(3.3)

[validated = false] Menampilkan Warning Kesalahan Penginputan Data(3.4)

Gambar 3.16 Sequence Diagram Menambah Pegawai

54


b. Edit Pegawai

Tampilan

HRD

Sistem

Database



Pilih Data yang akan diproses(2) Request detail data Pegawai(2.1)

Menampilkan detail data Pegawai(2.2)

Edit Field yang diinginkan, tekan edit(3) Request Action edit(3.1)

Validasi Field(3.2) alt validated = true Simpan opsi user staff Kepegawaian(3.3)

[validated = false] Menampilkan Warning Kesalahan Penginputan Data(3.4)

Gambar 3.17 Sequence Diagram Edit Pegawai

55


C. Hapus Pegawai

Tampilan

HRD

Sistem

Database



Pilih Data yang akan diproses(2) Request detail data Pegawai(2.1)

Menampilkan detail data Pegawai(2.2)

Pilih Hapus Request Action Hapus(3.1) Hapus Data(3.2)

Simpan opsi user staff Kepegawaian(3.3)

Gambar 3.18 Sequence Diagram Hapus Pegawai

56


3.3.6. Class Diagram Pencapaian Kerja - id_pencapaian_kerja - id_pegawai - nama_kegiatan - target - pencapaian_target - bobot - status + tambah_pencapaian_kerja() + rubah_pencapaian_kerja() + hapus_pencapaian_kerja() + cari_pencapaian_kerja() Pegawai Kategori - id_pegawai_kategori - nama_pegawai_kategori + tambah_pegawai_kategori() + hapus_pegawai_kategori() + rubah_pegawai_kategori()

Pencapaian Pegawai - id_pencapaian_pegawai - id_pegawai - id_pencapaian_kerja - nilai - tanggal_penilaian - status + tambah_pencapaian_pegawai() + rubah_pencapaian_pegawai() + hapus_pencapaian_pegawai()

Kompetensi Pegawai

Pegawai - id_pegawai - id_pegawai_kategori - id_divisi - nama_pegawai - username - password - nik - email - nomor hp - alamat - pegawai_image + tambah_pegawai() + hapus_pegawai() + rubah_pegawai() + cari_pegawai()

Divisi - id_divisi - nama_divisi - keterangan + tambah_ divisi() + hapus_ divisi() + rubah_ divisi()

- id_kompetensi_pegawai - id_pegawai - id_kompetensi_rate - tanggal_penilaian - status + tambah_kompetensi_pegawai() + rubah_kompetensi_pegawai() + hapus_kompetensi_pegawai() Kompetensi - id_kompetensi - id_pegawai - nama_kompetensi - status + tambah_kompetensi() + hapus_kompetensi() + rubah_kompetensi()

Gambar 3.19 Class DiagramAplikasi Pengajuan Penilaian karyawan

3.3.7. Spesifikasi Basis Data 3.3.8.1.

Tabel Divisi

1. Nama File

: divisi

2. Media

: Hard disk

3. Fungsi

: Menyimpan data divisi

4. Tipe File

: File Master

5. Organisasi File : Index Sequential 6. Primary Key

: id_divisi

7. Jumlah Record : -

Tabel 3.8 Tabel divisi

3.3.8.2.

Tabel pegawai

1. Nama File

: _pegawai

57


Kompetensi Rate - id_kompetensi_rate - id_kompetensi - rating - keterangan - status + tambah_kompetensi_rate() + hapus_kompetensi_rate() + rubah_kompetensi_rate()

2. Media

: Hard disk

3. Fungsi

: Menyimpan data pegawai

4. Tipe File

: File Master


: id_pegawai

7. Jumlah Record : Tabel 3.9 Tabel tb_pegawai

3.3.8.3.

Tabel kompetensi

1. Nama File

: kompetensi

2. Media

: Hard disk

3. Fungsi

: Menyimpan data kompetensi

4. Tipe File

: File Master


: id_kompetensi

7. Jumlah Record : Tabel 3.10 Tabel kompetensi

3.3.8.4.

Tabel kompetensi_pegawai

1. Nama File

: kompetensi_pegawai

2. Media

: Hard disk 58


3. Fungsi

: Menyimpan kompetensi_pegawai

4. Tipe File

: File Master


: id_kompetensi_pegawai


Tabel 3.11 Tabel kompetensi_pegawai

3.3.8.5.

Tabel kompetensi_rate

1. Nama File

: kompetensi_rate

2. Media

: Hard disk

3. Fungsi

: Menyimpan data kompetensi_rate

4. Tipe File

: File Master


: id_kompetensi_rate

7. Jumlah Record : Tabel 3.12 Tabel kompetensi_rate

3.3.8.6.

Tabel pegawai_kategori

8. Nama File

: pegawai_kategori

9. Media

: Hard disk

10. Fungsi

: Menyimpan data pegawai_kategori

11. Tipe File

: File Master


: id_pegawai_kategori


59


Tabel 3.13 Tabel pegawai_kategori

3.3.8.7.

Tabel pencapaian_pegawai

8. Nama File

: pencapaian_pegawai

9. Media

: Hard disk

10. Fungsi

: Menyimpan data pencapaian_pegawai

11. Tipe File

: File Master


: id_pencapaian_pegawai

14. Jumlah Record : Tabel 3.14 Tabel pencapaian_pegawai

60


3.3.9. Struktur Tampilan Berikut ini adalah struktur tampilan pada Aplikasi Monitoring Uji Kompetensi Karyawan dan Keahlian Penguasaan Kerja:

Aplikasi Monitoring Uji Kompetensi Karyawan dan Keahlian Penguasaan Kerja Karyawan Riwayat Penilaian

HRD

Manager

Direktur

Formulir Penilaian

Daftar Pengajuan

Daftar Pengajuan

Riwayat Penilaian

Riwayat Pengajuan

Riwayat Pengajuan

Buat Laporan

Data Karyawan

Gambar 3.20 Struktur Tampilan Rancangan Layar

61


BAB III ANALISA SISTEM

Recommend Documents