BAB III ANALISA SISTEM
3.1
Analisis Prosedur Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk
mengetahui proses kerja yang sedang dilakukan atau berjalan. Pokok-pokok yang dianalisis meliputi analisis dokumen, analisis prosedur atau aliran data, diagram konteks dan data flow diagram. 1. Prosedur Kliring Penyerahan yang Sedang Berjalan Dibawah ini adalah prosedur kliring penyerahan yang sedang berjalan sebagai berikut : 1. Nasabah menyerahkan warkat kepada Teller. Teller mengecek warkat tersebut. Jika tidak lengkap, warkat di kembalikan kepada nasabah, jika lengkap maka warkat di serahkan ke Back Office. 2. Bagian Back Office mengecek warkat. Jika tidak lengkap, warkat di kembalikan kepada Teller, jika lengkap maka melakukan pencatatan ke buku kliring dan membuat tanda terima penyerahan sebanyak 3 (tiga) rangkap. Kemudian Bank Peserta Kliring menandatangi tanda terima penerimaan. Tanda terima penyerahan rangkap pertama dan warkat di serahkan kepada Bank Peserta Kliring dan diarsip, rangkap kedua dikembalikan ke Back Office, rangkap ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri.
28
29
3. Di Bank Mandiri, tanda terima penyerahan yang dikumpul di gunakan untuk proses penggabungan warkat, dari proses tersebut menghasilkan laporan kliring penyerahan sebanyak 2 (dua) rangkap. 4. Bank Peserta Kliring untuk mengecek apakah warkat tersebut di tolak atau tidak. Jika ditolak maka di buat tanda terima tolakan sebanyak 3 (tiga) rangkap. Tanda terima tolakan diserahkan ke Back Office untuk tanda tangan. Tanda terima tolakan rangkap pertama diserahkan Back Office, kemudian dicatat ke buku tolakan dan warkat dikembalikan ke Back Office kemudian di serahkan ke Teller untuk kembalikan ke nasabah, rangkap kedua diserahkan dan diarsip Bank Peserta Kliring, rangkap ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri. Jika tidak ada tolakan maka membuat laporan nihil. Dari tanda terima tolakan dan laporan nihil dilakukan proses gabungan sehingga menghasilkan laporan akhir kliring penyerahan sebanyak 2 (dua) rangkap. 5. Dari laporan akhir kliring penyerahan, Back Office membuat voucher kredit dan neraca kliring dan di serahkan kepada Supervisor untuk melalukan pengecekan. Jika salah maka voucher kredit dan neraca kliring di kembalikan ke Back Office. Jika benar neraca kliring di kembalikan ke Back Office untuk diarsip dan voucher kredit di serahkan ke Teller untuk melakukan proses pengkreditan pada rekening nasabah.
30
Flowmap Berjalan – Kliring Penyerahan Nasabah
Teller
Warkat
Warkat
Back Office
Supervisor
3 2 TT Penyerahan 1 Warkat
Cek Warkat TT Penyerahan 3
T T
Lengkap
Lengkap
Y Warkat
Bank Peserta Kliring
Warkat
Cek Warkat
Warkat
Bank Mandiri
Ttd TT Penyerahan
Proses Penggabungan Warkat
Y
3 2
Catat Buku Kliring
TT Penyerahan 1
Buat Tanda Terima Penyerahan
Lap kliring Penyerahan 1
Warkat
2
Cek Warkat 3 2 TT Penyerahan 1 Warkat
Tolak T
Y TT Penyerahan 2 Buat Tanda Terima Tolakan
Lap kliring Penyerahan 1
Buat Lap Nihil
3 2 TT Tolakan 1 Warkat
3
Lap Nihil
2 TT Tolakan 1 Warkat
Ttd TT Tolakan 3 2 Warkat
Warkat
TT Tolakan 2
TT Tolakan 1 Warkat
TT Tolakan 3
Lap Nihil
Catat Buku Tolakan Proses Penggabungan
Buku Tolakan Kliring Lap Akhir kliring Penyerahan 1
Lap Akhir kliring Penyerahan 1 Voucher Kredit Neraca Kliring
Buat Voucher Kredit & Neraca Kliring Penyerahan Voucher Kredit Neraca Kliring
2
T
Cek Voucher & Neraca Kliring
Voucher Kredit
Benar
Proses Pengkreditan
Ttd Voucher & Neraca Kliring
Y
Kredit Rekening
Kredit Rekening Neraca Kliring
Voucher Kredit Neraca Kliring
Gambar 3.1 Flowmap Kliring Penyerahan yang sedang berjalan Keterangan : TT Penyerahan : Tanda Terima Penyerahan TT Tolakan : Tanda Terima Tolakan
31
2. Prosedur Kliring Penerimaan yang Sedang Berjalan Dibawah ini adalah prosedur kliring penerimaan yang sedang berjalan sebagai berikut : 1. Bank Peserta Kliring menyerahkan 3 (tiga) rangkap tanda terima penyerahan beserta warkat di serahkan kepada Back Office, kemudian Back Office menandatangi tanda terima penerimaan dan tanda terima penyerahan rangkap pertama di kembalikan Bank Peserta Kliring dan diarsip, rangkap kedua diarsip Back Office, rangkap ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri. 2. Tanda terima penyerahan yang dikumpul di gunakan untuk proses penggabungan warkat, dari proses tersebut menghasilkan laporan kliring penerimaan sebanyak 2 (dua) rangkap. 3. Back Office mengecek apakah warkat tersebut di tolak atau tidak. Jika ditolak maka di buat tanda terima tolakan sebanyak 3 (tiga) rangkap. Tanda terima tolakan diserahkan ke Bank Peserta Kliring untuk tanda tangan. Tanda terima tolakan rangkap pertama dan warkat dikembalikan ke Bank Peserta Kliring, rangkap kedua diserahkan ke Back Office, kemudian dicatat ke buku tolakan. Rangkap ketiga diserahkan kepada Bank Mandiri. Jika tidak ada tolakan maka membuat laporan nihil. Dari tanda terima tolakan dan laporan nihil dilakukan proses gabungan sehingga menghasilkan laporan akhir kliring penerimaan sebanyak 2 (dua) rangkap. 4. Dari laporan akhir kliring penerimaan, Back Office membuat voucher debit dan neraca kliring dan di serahkan kepada Supervisor untuk melalukan pengecekan.
32
Jika salah maka voucher debit dan neraca kliring di kembalikan ke Back Office. Jika benar neraca kliring di kembalikan ke Back Office untuk diarsip dan voucher debit di serahkan ke Teller untuk melakukan proses pengdebitan pada rekening nasabah.
33
Flowmap Berjalan – Kliring Penerimaan Bank Peserta Kliring
Bank Mandiri
Back Office
3
Supervisor
Teller
Nasabah
3
2
2
TT Penyerahan 1 Warkat
TT Penyerahan 1 Warkat
Ttd TT Penerimaan
TT Penyerahan 1
3 2 TT Penyerahan 1 Lap kliring Penerimaan 1
TT Penyerahan 3
Proses Penggabungan Warkat
Warkat
Cek Warkat
Tolak 2
Y
T
Lap kliring Penerimaan 1
Buat Lap Nihil
3 2
Buat Tanda Terima Tolakan
Lap Nihil
TT Tolakan 1 Warkat
3 Voucher Debit Neraca Kliring
2 TT Tolakan 1 Warkat
Ttd TT Tolakan TT Tolakan 2
2 TT Tolakan 1 Warkat
Cek Voucher & Neraca Kliring
Catat Buku Tolakan
3
TT Tolakan 3
Lap Nihil Lap Akhir kliring Penerimaan 1
Benar T
Proses Penggabungan
Lap Akhir kliring Penerimaan 1
Buku Tolakan Kliring
Y
Buat Voucher Debit & Neraca Kliring
Ttd Voucher & Neraca Kliring
2 Voucher Debit Neraca Kliring Neraca Kliring
Voucher Debit Neraca Kliring
Voucher Debit
Proses Pengdebitan
Debit Rekening
Gambar 3.2 Flowmap Kliring Penerimaan yang sedang berjalan Keterangan : TT Penyerahan : Tanda Terima Penyerahan TT Tolakan : Tanda Terima Tolakan
Debit Rekening
34
3.2
Analisis Dokumen
1. Dokumen Masukan (Input) a. Warkat (Bilyet Giro / Cek) Fungsi
: Sebagai dokumen yang di gunakan untuk kliring
Sumber
: Nasabah
Rangkap
: 1 (Satu).
Ditujukan
: Teller, Back Office, Bank Peserta Kliring
Item
l: No Warkat, Tempat dan Tanggal Warkat, Tanggal Efektif,
Ditujukan
Kepada,
Nominal,
Terbilang,
Tandatangan dan Cap perusahaan pemilik warkat. b. Tanda Terima Penyerahan dan Penerimaan Fungsi
: Sebagai bukti tanda terima serah warkat
Sumber
: Back Office
Rangkap
: 3 (Tiga).
Ditujukan
: Bank Mandiri, Bank Peserta Kliring
Item
: Tanggal, No Warkat, No Rekening Warkat, Nominal, Nama Bank Penyerahan / Penerimaan
c. Tanda Terima Tolakan Fungsi
: Sebagai bukti tanda serah terima warkat yang ditolak
Sumber
: Back Office
Rangkap
: 3 (Tiga).
35
Ditujukan
: Bank Mandiri, Bank Peserta Kliring
Item
l: Tanggal, No Warkat, No Rekening Warkat, Nominal, Nama Bank Penyerahan
d. Laporan Nihil Fungsi
: Sebagai laporan nihil jika tidak ada tolakan warkat
Sumber
: Back Office, Bank Peserta Kliring
Rangkap
: 1 (Satu).
Ditujukan
: Bank Mandiri
Item
: Tanggal, Nama Bank Penyerahan
e. Voucher Kredit Fungsi
: Sebagai bukti dokumen untuk mengkredit rekening nasabah
Sumber
: Back Office
Rangkap
: 1 (Satu).
Ditujukan
: Supervisor, Teller
Item
:llTanggal,
Nomor
Rekening,
Nama
Rekening,
Keterangan, Nomimal, Terbilang, Nama Pembuat Voucher f. Voucher Debit Fungsi
: Sebagai bukti dokumen untuk mengdebit rekening nasabah
Sumber
: Back Office
36
Rangkap
: 1 (Satu).
Ditujukan
: Supervisor, Teller
Item
:llTanggal,
Nomor
Rekening,
Nama
Rekening,
Keterangan, Nomimal, Terbilang, Nama Pembuat Voucher 2. Dokumen Keluaran (Output) a. Laporan Kliring Penyerahan Fungsi
: Sebagai laporan penyerahan sementara hasil kliring di putaran pertama
Sumber
: Bank Mandiri
Rangkap
: 2 (Dua).
Ditujukan
: Back Office
Item
: Tanggal, No Warkat, Sandi Bank, Nominal, Nama Bank Penyerahan
b. Laporan Kliring Penerimaan Fungsi
: Sebagai laporan penerimaan sementara hasil kliring di putaran pertama
Sumber
: Bank Mandiri
Rangkap
: 2 (Dua).
Ditujukan
: Back Office
37
Item
: Tanggal, No Warkat, Sandi Bank, Nominal, Nama Bank Penerima
c. Laporan Akhir Kliring Penyerahan Fungsi
: Sebagai laporan penyerahan hasil kliring akhir
Sumber
: Bank Mandiri
Rangkap
: 2 (Dua).
Ditujukan
: Back Office
Item
: Tanggal, No Warkat, Sandi Bank, Nominal, Nama Bank Penyerahan
d. Laporan Akhir Kliring Penerimaan Fungsi
: Sebagai laporan penerimaan hasil kliring akhir
Sumber
: Bank Mandiri
Rangkap
: 2 (Dua).
Ditujukan
: Back Office
Item
: Tanggal, No Warkat, Sandi Bank, Nominal, Nama Bank Penerimaan
e. Neraca Saldo Kliring Fungsi
: Untuk mengetahui kalah atau menang suatu kliring
Sumber
: Back Office
Rangkap
: 1 (Satu).
Ditujukan
: Supervisor
Item
:llTanggal, No Warkat, Sandi Bank, Nominal, Total
38
3.3
Analisa Kelemahan Sistem Pada tahap ini harus mengenal permasalahan yang dihadapi terlebih dahulu,
terutama pada PT. Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan. Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Berikut pengertian dari masing – masing komponen PIECES: 1. Analisis Kinerja Sistem (Performance) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). 2. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. 3. Analisis Ekonomi (Economy) Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat.
39
4. Analisis Pengendalian (Control) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. 5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. 6. Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen, user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.
Tabel 3.1 analisis PIECES pada PT. Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan Analisis
Sistem Lama
Pengolahan data transaksi kliring Performance lebih lambat Information Economy
Control
Efficiency
Sering terjadi kesalahan dalam perhitungan neraca saldo kliring Pencacatan manual di buku
Sistem Baru
Pengolahan data transaksi kliring menjadi lebih cepat Meminimalisasi kesalahan
Paperless system (meminimalkan penggunaan kertas) Susahnya mencari kembali data Data tersimpan dalam kliring yang telah terjadi database sehingga lebih dikarenakan catatan masih bersifat mudah jika ingin mencari manual kembali Proses kliring sering terjadi Proses kliring menjadi lebih hambatan lancar
40
Analisis
Service
3.4
Sistem Lama
Sistem Baru
Lambatnya pelayanan yang diberikan Pelayanan kepada nasabah kepada nasabah sehingga pelayanan menjadi cepat menjadi tidak maksimal dikarenkan masih bersifat manual
Analisa Kebutuhan Sistem Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada
kebutuhan informasi, kebutuhan pengguna, kebutuhan perangkat keras dan lunak, kebutuhan fungsional. 1. Kebutuhan Informasi User membutuhkan sebuah sistem yang biasa menangani segala macam persoalan kliring khususnya tentang segala bentuk informasi secara lengkap dan jelas. Dalam kliring, dikatakan kalah kliring apabila nilai debit bank peserta kliring lebih besar dari nilai kreditnya begitu juga sebaliknya dikatakan menang kliring apabila nilai kredit bank peserta kliring lebih besar dari nilai debitnya. Posisi neraca dalam kliring penyerahan ada di sebelah kanan (kredit) dan kliring penerimaan ada di sebelah kiri (debit). Sebagai contoh dalam kasus ini : pada suatu hari Bank UOB Indonesia dalam kliring penyerahan menyerahkan warkat kepada Bank Peserta Kliring sebesar Rp 9.909.000,- dan dalam kliring penerimaan Bank UOB Indonesia menerima warkat sebesar Rp 15.600.000,-. Dalam kasus ini ternyata nominal kriling penyerahan (kredit) lebih kecil dari nominal kliring penerimaan (debit), maka pada hari itu, Bank UOB Indonesia dikatakan kalah kliring sebesar Rp 5.691.000,-.
41
Gambar 3.3 Contoh Warkat Kliring Penyerahan
Gambar 3.4 Contoh Warkat Kliring Penerimaan
2. Kebutuhan Pengguna Sistem Pelaporan Neraca Kliring yang dirancang ini khusus digunakan untuk mencatat setiap transaksi kliring penyerahan dan kliring penerimaan yang ada di PT. Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan. Sistem ini di gunakan oleh bagian
42
Back Office untuk menginput transaksi kliring penyerahan, kliring penerimaan dan mencetak Laporan Neraca Kliring. 3. Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak a. Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan adalah komputer, printer dan perangkat pendukung lainnya. b. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan pada pembuatan Sistem Pelaporan Neraca Kliring Dengan Metode Skontro PT. Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan adalah dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2008 sebagai tools pemrogramannya, Microsof SQL Server 2005 sebagai database dan Windows 7 sebagai Sistem Operasi. 4. Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan fungsi utama dari sistem. Adapun sistem yang dibangun harus mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan: 1. Admin Admin adalah penanggung jawab dari aplikasi dan memiliki hak akses tertinggi. Dalam sistem admin dapat melakukan pengolahan data - data yang ada dalam aplikasi.
43
2. Back Office Back Office adalah pegawai perusahaan yang melakukan proses penginputan data kliring dalam aplikasi.
