BAB 3 ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN

BAB 3 ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai hal–hal yang mencakup profil perusahaan yang menjadi objek penelitian dan proses bisnis yang terkait di dalamnya, serta current condition (kondisi saat ini) yang berkaitan dengan modul-modul Andal Kharisma 2007 (sebagai sistem yang digunakan sekarang) pada Divisi Human Resource (HR) PT. Bank Sinarmas. Selain itu, pada bab ini juga akan memaparkan hasil penelitian terhadap pemberian nilai (bobot) perusahaan terhadap pengukuran kinerja sistem informasi dan teknologi informasi yang saat ini sudah dijalankan dalam membantu kegiatan operasional Divisi Human Resource (HR) perusahaan dengan menggunakan metode Information Economics.

3.1. Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah perusahaan Pada tahun 2005, Kelompok Usaha Sinarmas melalui anak perusahaannya PT. S inar Mas Multiartha, Tbk yang membawahi Divisi Financial Services mengambil alih PT. Bank Shinta Indonesia yang didirikan pada tahun 1989 dan memulai operasionalnya sejak M aret 1990. PT. Bank Shinta Indonesia berganti nama menjadi PT. Bank S inarmas setelah pengajuan perubahan nama tersebut disetujui oleh M enteri Hukum dan Hak Azasi M anusia Republik Indonesia pada tanggal 20 Desember 2006.

132

136 Sebagai bank swasta nasional, PT. Bank Sinarmas secara konsisten mengembangkan pangsa pasarnya ditengah tantangan pasar yang sedang berkembang di Indonesia. Usaha dan inisiatif diperlukan untuk memenuhi kebutuhan para nasabah dan masyarakat, sehingga mendorong kegiatan usaha bank yang pada awalnya melakukan pembiayaan usaha kecil, menengah dan mikro berkembang menjadi pembiayaan konsumer dan komersial. Setelah 3 (tiga) tahun Bank Sinarmas mendapatkan dukungan nasabah sehingga dapat bertumbuh secara signifikan, hal ini dapat dilihat dari pencapaian total aset, jaringan kantor, ATM , produk yang bervariasi dan tidak kalah penting adalah dibangunnya teknologi informasi untuk mendukung kegiatan bisnis bank. Sejak diakuisisi tahun 2005 total aset Bank Sinarmas per Desember 2005 yang semula sebesar Rp. 739 miliar, meningkat tajam menjadi Rp. 6,1 triliun pada posisi Desember 2008 yang berarti bertumbuh sebesar 725%. Perluasan jaringan kantor dan penambahan modal juga berperan dalam pertumbuhan pesat total aset tersebut. Dalam upaya mendekatkan diri kepada para nasabah dan memberikan pelayanan yang prima, perluasan jaringan kantor menjadi salah satu wujud komitmen PT. Bank Sinarmas dalam meningkatkan pelayan pada nasabah. Jumlah jaringan kantor 2005 sebanyak 15 kantor bertambah menjadi 78 kantor per Desember 2008 yang tersebar hampir di seluruh propinsi di Indonesia dan telah terhubung secara real time on-line. Sebagai bank yang sedang berkembang maka tuntutan fasilitas

137 teknologi informasi yang serba canggih di masa kini dan masa depan menjadi tantangan tersendiri untuk menyediakan layanan terbaik kepada masyarakat. Oleh karena itu sejak tahun 2007 PT. Bank Sinarmas memfasilitasi teknologi perbankan terintegrasi yang tidak dibatasi ruang dan waktu yakni Phone Banking, Internet Banking dan Automatic Teller Machine (ATM ). Bank Sinarmas melangkah maju mengembangkan diri secara berkesinambungan dengan semangat dan komitmen yang tinggi dari pemegang saham, pengurus dan karyawan bank untuk meningkatkan mutu pelayanan dengan standar yang paling tinggi kepada para nasabah dan disertai dengan struktur keuangan yang kuat maka akan menjadikan PT. Bank Sinarmas sebagai bank yang terpercaya. Didirikan pada tahun 1989 berdasarkan akta No.52 tanggal 18 Agustus 1989 yang dibuat dihadapan Buniarti Tjandra, SH., notaris di Jakarta, dan telah diubah dengan akta no 44 tanggal 27 A gustus 1998 yang dibuat dihadapan Djedjem Widjaja, SH., M H., notaris di Jakarta dan telah mendapat pengesahan dari M enteri Kehakiman RI sesuai surat keputusan no.C2-27970.HT.01.04.Th. 98 tanggal 14 Desember 1998 dan telah diumumkan dalam berita Negara Republik Indonesia tertanggal 21 Juni 2005 nomor 49 tambahan no 6449/2005. Tabel 3.1 Keterangan S tatus dan Modal Bank Status Bank Modal (*)

Bank Devisa Modal Dasar Modal ditempatkan dan disetor penuh

: Rp.500 Milyar : Rp.425 Milyar

138 (*) Mulai Januari 2009 Anggaran Dasar mengalami perubahan sehingga Modal Dasar menjadi sebesar Rp. 2 Triliun dan Modal Ditempatkan dan disetor penuh menjadi Rp. 525 miliar

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan •

Visi : o M enjadi Bank terkemuka dalam pembiayaan usaha kecil, menengah dan mitra terpercaya dalam pegembangan usaha.

•

Misi : o M elakukan kerjasama dengan lembaga keuangan dalam rangka memperluas basis nasabah kecil dan menengah; o M emperluas jaringan cabang dengan fokus pada sentra-sentra Usaha M ikro, Kecil dan M enengah (UM KM ); o M emperkuat kemampuan Teknologi Informasi dan Sumber Daya M anusia dalam rangka memberikan layanan terbaik; o M embudayakan Sistem M anajemen Risiko sesuai dengan prinsip kehati-hatian dan Good Corporate Governance.

3.1.3. Layanan Produk dan Jasa Respon positif terhadap tumbuhnya kepercayaan masyarakat terhadap PT. Bank Sinarmas diapresiasikan dalam wujud peningkatan layanan jasa dan produk-produk yang berkualitas demi pemenuhan kebutuhan masyarakat. Berikut daftar layanan produk dan jasa PT. Bank Sinarmas :

139

1. Penghimpunan Dana a. Tabungan Sinarmas b. Simas Gold c. Simas Valas d. Sinarmas Saving Plan e. Deposito Berjangka g. Deposito on Call h. Giro 2. Fasilitas Pembayaran - Tunai a. Kredit Pemilikan M obil (KPM ) b. Kredit M odal Kerja c. Kredit Investasi d. Kredit Usaha Kecil e. Kredit Konsumsi 3. Jasa Pengelolaan Dana a. Pasar Uang b. Penukaran M ata Uang Asing c. Transaksi Spot 4. E-Banking dan Layanan 24 Jam a. Internet Banking b.

Mobile Banking & SMS Banking

c. ATM d. Phone Banking e. Customer Care 5. Agen Penjual a. Produk Bancassurance 1) Simas Prima 2) Simas Stabil Link b. Produk Reksadana 1) Reksadana Danamas Rupiah Plus

140 2) Reksadana Danamas Stabil 3) Reksadana Danamas Dolar 4) Reksadana Danamas Saham 5) Reksadana Simas Satu 6) Reksadana Danamas Instumen Negara 6. Produk & Layanan Lainnya a. Safety Deposit Box (SDB)* b. Travellers Cheque c. Bill Payment d. Penagihan (Collection) e. Pick Up Services* f. Bank Garansi g. Letter of Credit (L/C) h. Sinarmas Export Import i. Cash Letter Services* j. Cash To Cash* k. Inkaso l.

Pengiriman Uang

m. Loket Pembayaran (Pajak & Bea, Listrik, Telepon) * Tersedia di kota-kota tertentu

3.1.4. S asaran , S trategi, Dan Kebijakan Manajemen Beberapa hal yang menjadi sasaran pencapaian manajemen PT. Bank Sinarmas adalah menjadikan PT. Bank Sinarmas bagian dari industri perbankan yang mampu bersaing dalam skala besar dan sehat, meliputi faktor kecukupan modal, kualitas aktiva produktif yang sehat, pelaksanaan manajemen yang baik, rentabilitas yang optimal dari faktor likuiditas yang cukup.

141 Pertumbuhan aset PT. Bank Sinarmas menjadi titik tolak terjadinya perubahan – perubahan fundamental pada bank yang sejak tahun 2005 diambil alih kepemilikannya oleh kelompok usaha financial services melalui anak perusahaannya yaitu PT. Sinar M as M ulti Artha Tbk. Bank Sinarmas bertekad untuk memperkuat struktur permodalan dengan melakukan tambahan setoran modal sebesar Rp. 150 miliar pada tahun 2008. Sasaran lain yang ingin dicapai oleh PT. Bank Sinarmas berkaitan dengan

peningkatan

kualitas

pelayanan

kepada

nasabah

dengan

memperluas jaringan dan jangkauan pelayanan. Beberapa strategi telah disusun dan dijalankan untuk mencapai sasaran dilakukan dengan cara: 1. Penyetoran modal dilakukan tiap-tiap tahun sesuai kebutuhan. 2. Perluasan jaringan Kantor Cabang di kota-kota besar dalam 3 (tiga) tahun ke depan diharapkan mampu mendorong pertumbuhan dana pihak ketiga dan mendekatkan diri kepada nasabah. 3. Pengembangan

Sumber Daya M anusia dilakukan dengan

cara

rekrutmen internal maupun eksternal, serta mencetak kader-kader baru yang berkualitas demi upaya pemenuhan kebutuhan cabang. 4. M emacu pertumbuhan kredit Usaha Kecil dan M enengah, strategi ini dilakukan dalam upaya penyebaran risiko, namun hal tersebut tidak menghalangi penyaluran kredit hanya pada satu atau beberapa sektor ekonomi saja tapi meliputi seluruh jenis sektor ekonomi sepanjang layak dan aman untuk dibiayai.

142 3.1.5. S truktur Organisasi Lengkap Bank Sinarmas Struktur organisasi merupakan suatu bentuk hubungan formal, dimana

dalam struktur organisasi akan ditunjukkan dengan jelas

bagaimana informasi mengalir dari satuan organisasi ke satuan organisasi yang lain, adanya tingkatan tanggung jawab, dimana informasi berasal, dan kemana tujuan informasi tersebut. Suatu perusahaan yang tidak memiliki struktur organisasi akan berada dalam kondisi dimana beberapa pekerja tidak mengetahui dengan pasti apa yang harus mereka kerjakan atau untuk siapa mereka bekerja, dan juga akan terjadi situasi yang membingungkan dimana para pekerja merasa melakukan pekerjaan yang bukan seharusnya menjadi tanggung jawab pekerjaan mereka. Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Bank Sinarmas adalah model organisasi terstruktur yang dipimpin oleh Dewan Komisaris yang terdiri dari 3 (tiga) orang yaitu 1 (satu) orang President Commissioner dan 2 (dua) orang Independent Commissioner. Agar pelaksanaan tugas-tugas dan pengambilan keputusan penting dan strategis yang terkait dengan perusahaan dapat terlaksana dengan baik, maka Dewan Komisaris telah membentuk beberapa komite antar lain Komite Audit, Komite Pemantau Resiko dan Komite Remunerasi & Nominasi. Selain itu, PT. Bank Sinarmas juga menetapkan 1 (satu) orang Direktur Utama dan 4 (empat) orang Direktur lainnya. Dari Direktur Utama, pembagian ruang lingkup

pekerjaan

diserahkan kepada Director of Credit & Marketing, Director of UUS & General Affair, Director of Compliance, dan Director of Operational.

143 M ereka sebagai Direktur yang bertanggung jawab terhadap Satuan Kerja yang terkait dalam hal pemantauan dan fungsi pengendalian intern. Direktur Utama sendiri akan mengepalai langsung M anajemen Senior, Corporate Secretary & Corporate Legal, Financial Planning & Budgeting Internal Audit, Human Resource Development.

M asing-

masing dari keempat manajemen tersebut akan membawahi bagiannya masing-masing. Director of Compliance akan mengepalai M anajemen Senior Risk Management , Director of UUS & General Affair juga akan mengepalai M anajemen General Affair dan Compliance. Sedangkan Director of Credit & Marketing juga akan mengepalai M anajemen Senior Credit & Marketing, Business Development. Dan Director of Operational akan mengepalai M anajemen Senior Information Technology, dan Treasury & Financial Institution. M asing-masing dari beberapa M anajer Senior tersebut akan membawahi bagiannya masing-masing. Struktur organisasi pada PT. Bank Sinarmas, dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

144 Lampiran Surat Keputusan No. SK.025/2009/PRESDIR-CorpSec Tanggal 14 September 2009

Gambar 3.1 S truktur Organisasi Lengkap Bank Sinarmas (Global)

145 3.1.6. Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Dewan Komisaris dan Direksi PT. Bank Sinarmas telah memberlakukan suatu prosedur dasar mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab dari tiap karyawan yang bekerja pada perusahaan. Dengan adanya pembagian ini diharapkan dapat memberikan penjelasan dan sebagai acuan untuk menentukan wewenang dari tiap bagian serta pedoman dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. Dimana tugas, wewenang dan tanggung jawab tersebut diuraikan secara garis besar dan jelas.

Board of Commissioners Berdasarkan ketentuan Anggaran Dasar Perusahaan dan Peraturan Perundangan, maka tugas dan tanggung jawab Komisaris adalah sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris wajib melakukan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan yang dilakukan oleh Direksi serta memberi arahan kepada Direksi. 2. Dewan

Komisaris

bertanggung jawab

mengawasi kinerja dan

kepatuhan Direksi terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berlaku sesuai prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) 3. Dewan Komisaris juga wajib melakukan evaluasi dan audit terhadap pelaksanaan kebijaksanaan strategis Bank. 4. Komisaris PT. Bank Sinarmas memiliki tata tertib yang mengikat dan wajib ditaati oleh Dewan Komisaris.

146 Board of Directors Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab Direksi adalah sebagai berikut : 1. Direksi wajib melaksanakan tata kelola Bank sesuai Anggaran Dasar Perusahaan, Peraturan Perundangan Lain dan prinsip-prinsip GCG. 2. Direksi bertanggung jawab terhadap pengawasan internal, pemantauan dan

pengelolaan

risiko-risiko

perbankan,

mengelola

dan

mengembangkan kemampuan Sumber Daya M anusia. 3. Direksi wajib melaporkan kinerja Bank secara keseluruhan dalam Rapat Umum Pemegang Saham.

3.2. Gambaran Umum Divisi Human Resource Development Bank S inarmas 3.2.1. Sumber Daya Manusia pada Bank S inarmas Sumber Daya M anusia kini menjadi elemen kunci di dalam menciptakan dan menambah nilai dalam bisnis suatu perusahaan. Untuk itu pengelolaannya menjadi unsur yang sangat penting dari fungsi manajemen. Pengelolaan Sumber Daya M anusia dewasa ini juga telah mengalami perubahan, dari pengelolaan Sumber Daya M anusia yang sifatnya hanya administratif berubah menjadi pengelolaan sebagai partner yang strategis. Perlu diketahui bahwa jasa perbankan merupakan usaha jasa keuangan yang sangat kompleks dan harus didukung selain oleh sistem terpadu juga tenaga terampil dan berintegritas tinggi, maka pengelolaan Sumber Daya M anusia menjadi bagian yang tidak bisa diabaikan dan diperlukan komitmen untuk pengelolaannya.

147 SDM adalah faktor utama dan penting dalam suatu organisasi yang mengelola jasa keuangan & Perbankan. Apapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan pelayanan yang baik kepada pelanggan dan dalam pelaksanaan misinya dikelola dan ditangani oleh manusia. Jadi, manusia merupakan faktor strategis dalam semua kegiatan institusi / organisasi. Selanjutnya, M SDM (M anajemen SDM ) berarti mengatur, mengurus SDM berdasarkan visi perusahaan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara optimum. Karenanya, M SDM juga menjadi bagian dari Ilmu M anajemen (Management Science) yang mengacu kepada fungsi manajemen dalam pelaksanaan proses-proses perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin dan mengendalikan yang menghasilkan insan berbudaya, berintegritas, berkompetensi serta memiliki output selaras dengan visi dan misi organisasi dalam memberikan pelayanan jasa perbankan.

3.2.2. Peran S trategis Sumber Daya Manusia Bank Sinarmas Peran strategis SDM dalam organisasi bisnis dapat dielaborasi dari segi teori sumber daya, di mana fungsi perusahaan adalah mengerahkan seluruh sumber daya atau kemampuan internal untuk menghadapi kepentingan pasar sebagai faktor eksternal utama. Sumber daya sebagaimana disebutkan di atas, adalah SDM strategis yang memberikan nilai tambah (added value) sebagai tolak ukur keberhasilan bisnis. Kemampuan SDM

ini merupakan competitive

advantage dari perusahaan. Dengan demikian, dari segi sumber daya,

148 strategi bisnis adalah mendapatkan added value yang maksimum yang dapat mengoptimumkan competitive advantage. Adanya SDM ekspertis: manajer strategis (strategic managers) dan SDM yang handal yang menyumbang dalam menghasilkan added value tersebut merupakan value added perusahaan. M enyadari

hal

tersebut,

manajemen

PT.

Bank

Sinarmas

berkomitmen secara berkesinambungan mengaplikasikan pengelolaan sumber daya manusia yang terampil, berbudaya jujur, senang melayani dan prudent, dengan berbasiskan pada pengelolaan talenta yang terintegrasi dengan sistem pengelolaan yang terstruktur.

3.2.3. S truktur Organisasi Divisi Human Resource Bank Sinarmas Struktur organisasi pada bagian HRD adalah sama dengan struktur organisasi perusahaan yaitu berupa struktur organisasi yang terstruktur. Divisi ini dipimpin oleh seorang Presiden Direktur langsung, dan selanjutnya pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang diserahkan kepada Human Resource Management Group Head kemudian dilanjutkan kepada Personnel & Recruitment Div Head dan Training Centre & Support Div Head. Struktur organisasi pada Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas, dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

149 Lampiran 04.01

Lampiran SE.003/2009/PRESDIR-CorpSec Tanggal 1 November 2009

Gambar 3.2 S truktur Organisasi Divisi Human Resource Bank S inarmas

150 3.2.4. Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Human Resource Development (HRD) Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing posisi pada bagian Human Resource Development (HRD) adalah sebagai berikut: Human Resource Management G roup Head •

M erencanakan,

mengarahkan

dan

mengkoordinasikan

kegiatan

pengelolaan Sumber Daya M anusia melalui Divisi Personalia & Kekaryawanan

serta

Divisi

Pendidikan

dan

Pelatihan,

untuk

memastikan semua kegiatan divisi dan fungsi tersebut berjalan sesuai dengan target yang telah ditentukan; •

M erencanakan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan penyusunan, perubahan dan/atau penyempurnaan strategi dan kebijakan Sumber Daya M anusia, untuk memastikan strategi dan kebijakan tersebut selaras dengan visi dan misi perusahaan serta mendukung terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan Sumber Daya M anusia;

•

M engawasi hasil penerapan

kebijakan-kebijakan

dan

peraturan

perusahaan yang telah disetujui pihak M anajemen, untuk memastikan penerapan kebijakan-kebijakan dan peraturan perusahaan tersebut telah berjalan sesuai dengan rencana; •

M engarahkan dan mengawasi kegiatan pendidikan dan pelatihan serta pelaksanaannya seluruh karyawan perusahaan, untuk memastikan semua karyawan mendapatkan pelatihan sesuai dengan hasil Training

151 Needs Identification (TNI) serta Training Needs Analysis (TNA), sehingga

meningkatkan

kemampuan

karyawan

sesuai

dengan

perencanaan yang telah ditentukan; •

M erencanakan,

mengkoordinasikan

dan

mengawasi

kegiatan

administrasi data-data, remunerasi, fasilitas kerja serta mutasi atau rotasi seluruh karyawan, untuk memastikan kegiatan-kegiatan tersebut telah dilakukan secara tepat, benar dan akurat sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku serta kebutuhan dan permintaan yang ada; •

M engkoordinasikan,

mengendalikan

dan

mengawasi

kegiatan

administrasi dan pengolahan pinjaman karyawan dari pemberian sampai dengan penanganan penyelesaiannya, untuk memastikan kelancaran kegiatan pinjaman karyawan tersebut; •

M erencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan pengembangan sistem Sumber Daya M anusia meliputi rekrutmen, kompensasi dan benefit, penilaian kinerja, pengembangan karir, Standard Opening Procedure dan terminasi karyawan, untuk memastikan sistem-sistem pengembangan Sumber Daya M anusia tersedia serta memenuhi kebutuhan dan target yang telah ditentukan;

•

M erencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan pengembangan kompetensi individu meliputi pemetaan karyawan, program kaderisasi, program pengembangan individual, pengembangan kemampuan Man-Management, untuk memastikan

152 kegiatan

pengembangan

kekaryawanan

berjalan

sesuai dengan

kebutuhan bisnis perusahaan. Human Resource Management Group Head akan bertanggung jawab keapada President Director.

Personnel & Recruitment Div. Head •

M erencanakan,

mengarahkan

dan

mengkoordinasikan

kegiatan

pengelolaan Sumber Daya M anusia melalui Divisi Personalia & Kekaryawanan

serta

Divisi

Pendidikan

dan

Pelatihan,

untuk

memastikan semua kegiatan departemennya tersebut berjalan sesuai dengan target yang telah ditentukan; •

M erencanakan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan penyusunan, perubahan dan/atau penyempurnaan strategi dan kebijakan Sumber Daya M anusia, untuk memastikan strategi dan kebijakan tersebut selaras dengan visi dan misi perusahaan serta mendukung terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan Sumber Daya M anusia;

•

M engawasi hasil penerapan

kebijakan-kebijakan

dan

peraturan

perusahaan yang telah disetujui pihak M anajemen, untuk memastikan penerapan kebijakan-kebijakan dan peraturan perusahaan tersebut telah berjalan sesuai dengan rencana; •

M erencanakan,

mengkoordinasikan

dan

mengawasi

kegiatan

administrasi data-data, remunerasi, fasilitas kerja serta mutasi atau rotasi seluruh karyawan, untuk memastikan kegiatan-kegiatan tersebut

153 telah dilakukan secara tepat, benar dan akurat sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku serta kebutuhan dan permintaan yang ada; •

M engkoordinasikan,

mengendalikan

dan

mengawasi

kegiatan

administrasi dan pengolahan pinjaman karyawan dari pemberian sampai dengan penanganan penyelesaiannya, untuk memastikan kelancaran kegiatan pinjaman karyawan tersebut; •

M erencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan pengembangan sistem Sumber Daya M anusia meliputi rekrutmen, kompensasi dan benefit, penilaian kinerja, pengembangan karir, Standard Opening Procedure dan terminasi karyawan, untuk memastikan sistem-sistem pengembangan Sumber Daya M anusia tersedia serta memenuhi kebutuhan dan target yang telah ditentukan;

•

M erencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan pengembangan kompetensi individu meliputi pemetaan karyawan, program kaderisasi, program pengembangan individual, pengembangan kemampuan Man-Management, untuk memastikan kegiatan

pengembangan

kekaryawanan

berjalan

sesuai dengan

kebutuhan bisnis perusahaan. Personnel & Recruitment Div. Head akan bertanggung jawab kepada Human Resource Management Group Head

154 Personnel & Payroll Dept. Head •

Pembayaran gaji, PPh 21, Jamsostek, termasuk SOS

•

M embuat Surat Keputusan, Surat Edaran, (Kebijakan HRD)

•

M embuat jurnal gaji

•

M emeriksa klaim asuransi, invoice SOS

•

M emeriksa SK, Surat-surat lain

•

M enghitung & membayar pesangon, uang pisah Personnel & Payroll Dept. Head akan bertanggung jawab kepada Personnel & Recruitment Div. Head.

Personnel & Payroll Staff •

M enyiapkan dan membuat SK (mulai dari pembuatan sampai dengan ditandatangani oleh Direksi).

•

M embuat kontrak kerja OL, Surat Referensi, maupun berita-berita lainnya

•

M engurus dan bertanggung jawab terhadap segala hal yang berkaitan dengan Asuransi seluruh karyawan PT. Bank Sinarmas (mulai dari pengiriman klaim Asuransi, Pendaftaran, Pemilihan Plan, M embuat Rekapanaksptasi dari Asuransi Sinar M as yang telah dibayarkan ke Bank Sinarmas, sampai dengan complain karyawan).

•

M embuat laporan akhir bulan (M IS), data untuk FI, data untuk FA, data untuk tiap-tiap cabang, dan lain-lain.

155 •

M eng-input data-data untuk persiapan penggajian dan untuk sistem payroll. Personnel & Payroll Staff akan bertanggung jawab kepada Personnel & Payroll Dept. Head.

Industrial Relation Staff •

Jamsostek (input semua gaji karyawan yang hasilnya adalah sama dengan iuran yang harus disetorkan ke jamsostek apabila ada karyawan baru, karyawan yang keluar dan karyawan penyesuaian (apabila ada kenaikan gaji).

•

SOS (Shield on Service) / outsource (mendaftarkan karyawan baru keluar, ataupun di mutasi atau rotasi dari kantor pusat ataupun ke kantor cabang). Apabila ada kesalahan hitung tanggal efektif akan fatal dengan jumlah gaji yang akan diterima oleh karyawan.

•

Smart

Telecom

(mulai

dari

pemesanan

HP

sampai

dengan

pendistribusian HP pada karyawan yang kemudian dibayarkan melalui Account PT. Smart Telecom; apabila ada kesalahan dengan merk atau jenis HP, maka akan berpengaruh pada angsuran karyawan disetiap bulannya). Industrial Relation Staff akan bertanggung jawab kepada Personnel & Payroll Dept. Head.

156 Recruitment Staff (Assesors) •

Pemasangan iklan (via media massa, website, kampus dan lain-lain)

•

M enyeleksi lamaran via post maupun e-mail (administrative selection)

•

M elaksanakan job fair baik didalam kota maupun diluar kota dan segala sesuatu yang berkaitan dengan hal tersebut (pendaftaran peserta, pemasangan iklan, dan lain-lain)

•

M emonitor dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan psikotes dari tiap-tiap kantor cabang di Jakarta maupun diluar jakarta (diperlukan kerjasama dari Pincab / Wapincab dari kebutuhan tersebut) serta dari divisi/ departemen lainnya.

•

M embuat laporan hasil pelaksanaan psikotes (baik yang bersifat sementara maupun final) yang dilakukan.

•

M engajukan / mendapatkan persetujuan dari hasil assesment & selection pada kandidat kepada Direktur HR dan Direktur yang terkait, untuk selanjutnya di follow up kepada divisi / departemen terkait lainnya maupun kantor cabang sesuai dengan kebutuhan. Recruitment Staff (Assesors) akan bertanggung jawab kepada Personnel & Recruitment Division Head.

Recruitment Staff (Administrative) •

M elakukan pengaturan jadwal interview para kandidat berikut merekap hasil akhir dari pelaksanaan interview tersebut.

•

M elakukan pemanggilan atas penerimaan para kandidat.

157 •

M elakukan pembuatan Offering letter (OL) bagi para calon peserta training hasil perekrutan dari luar jakarta sampai dengan pengiriman OL tersebut (via post maupun fax sementara melalui kantor cabang)

•

Bertanggung jawab terhadap filling berkas para kandidat untuk selanjutnya disampaikan ke Deparment Personnel & Payroll sesuai dengan kebutuhan untuk arsip karyawan.

•

M elakukan

pembuatan

memorandum,

surat-surat

lainnya yang

berkaitan dengan kegiatan rekruitmen sampai dengan pengajuan/ persetujuan dari HRM Group Head maupun President Director •

M embantu jadwal pemberangkatan para tim rekruitmen lainnya yang akan bertugas ke luar kota beserta kesiapan akomodasi dari perjalanan dinas tersebut.

•

M endukung serta membantu kelancaran pelaksanaan tugas dari tim rekruitmen lainnya. Recruitment Staff (Administrative) akan bertanggung jawab kepada Personnel & Recruitment Division Head.

Training Div. Head •

M engusulkan kepada atasannya mengenai penambahan/ pengurangan di Department tersebut disertai dengan alasan-alasan.

•

M engusulkan agenda rapat dan membuat notulen rapat Training serta memastikan seluruh hasil keputusan rapat telah dijalankan dengan baik.

158 •

M emastikan setiap pelaporan yang berhubungan dengan Bank Indonesia maupun Internal PT. Bank Sinarmas telah dilakukan dengan benar dan tepat waktu.

•

M enandatangani memo dan surat-surat yang berhubungan dengan Training bersama atasan. Training Div. Head akan bertanggung jawab kepada Human Resource Management Group Head

Training & Support Dept. Head •

M engusulkan agenda rapat dan membuat notulen rapat Training serta memastikan seluruh hasil keputusan rapat telah dijalankan dengan baik.

•

M emastikan perhitungan uang saku trainee telah dilakukan dengan benar dan tidak terlambat.

•

M emastikan setiap pelaporan yang berhubungan dengan Bank Indonesia maupun Internal PT. Bank Sinarmas telah dilakukan dengan benar dan tepat waktu.

•

M elakukan follow up berkelanjutan untuk mengetahui kebutuhan users atau cabang.

•

M elakukan review atas sistem dan cara kerja yang telah dilakukan dalam Training dan memberikan saran untuk perubahan yang bisa dilakukan kepada atasan.

159 •

M elakukan tugas-tugas lain yang sewaktu-waktu diberikan oleh atasannya. Training & Support Dept. Head akan bertanggung jawab kepada Training Div. Head

Trainers •

M enyusun modul pelatihan, serta pengajar dan pengajar pengganti

•

Senantiasa meng-udpate materi maupun sistem yang berlaku saat ini

•

M elakukan evaluasi dan rekomendasi terhadap trainee selama training

•

M elakukan perapihan atas lay-out, penulisan dan kelengkapan modul yang ada disesuaikan dengan standard pembuatan materi Training.

•

M emberikan laporan atas tugas-tugas yang terkait maupun tugas-tugas lainnya yang diberikan.

•

M elakukan tugas-tugas lain yang sewaktu-waktu diberikan oleh atasannya. Trainers akan bertanggung jawab kepada Training & Support Dept. Head

Administration Staff •

M elakukan pembayaran atas biaya-biaya Training yang telah terjadi.

•

Bertanggung jawab melakukan filling atas administrasi yang telah terjadi.

160 •

M embuat laporan Training beserta biayanya secara berkala baik sebagai laporan ke BI maupun internal.

•

M elakukan pengecekan terhadap kebutuhan makanan dan minuman setiap hari.

•

Bertanggung jawab atas distribusi makanan dan snack yang diperlukan di setiap unit kelas di apartment.

•

M encari catering untuk makan siang dan snack.

•

M enghubungi catering untuk konfirmasi kebutuhan makanan dan snack trainee setiap hari.

•

M enginformasikan kepada catering apabila terdapat perubahan jumlah konsumsi yang dibutuhkan, termasuk jika trainee harus masuk hari sabtu / minggu / libur.

•

Bertanggung jawab atas pengecekan atas biaya konsumsi yang telah terjadi per minggu dan melakukan pembayaran untuk biaya konsumsi tersebut.

•

M elakukan rekapitulasi absensi trainee pada tanggal 20 setaip bulannya.

•

M engumpulkan data nomor rekening trainee untuk pembayaran uang saku.

•

Bertanggung jawab atas pembayaran uang saku trainee pada tanggal 26 setiap bulannya.

161 •

M emberikan pelaporan pertanggung jawaban kebutuhan petty cash Training yang terjadi. Laporan disampaikan secara berkala, per- dua mingguan.

•

Bertanggung jawab atas penyimpanan, pengeluaran dan pemakaian petty cash Training.

•

M elakukan pembayaran atas biaya Training yang sifatnnya nonrutinitas melalui Petty Cash.

•

M elakukan perekapan nilai-nilai ujian trainee yang telah terjadi.

•

M elakukan pengawasan saat trainee sedang melakukan ujian.

•

M enginformasikan kepada admin apabila trainee yang dinyatakan gugur atau mengundurkan diri.

•

M emberikan laporan atas tugas-tugas yang terkait maupun tugas-tugas lainnya yang diberikan.

•

M elakukan tugas-tugas lain sewaktu-waktu diberikan oleh atasannya. Administration Staff akan bertanggung jawab kepada Training & Support Dept. Head.

Mini Banking Staff •

M enyusun jadwal, dan modul pelatihan, serta pengajar dan pengajar pengganti.

•

M empersiapkan materi untuk pelatihan yang sedang dan akan berjalan.

•

Senantiasa meng-update aturan maupun sistem yang berlaku saat ini.

162 •

Bertanggung jawab atas unit apartment yang akan digunakan sebagai mini banking.

•

M elakukan evaluasi dan rekomendasi terhadap trainee selama Training.

•

M empersiapkan kebutuhan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam mini banking serta bertanggung jawab atas peralatan dan perlengkapan tersebut.

•

M emberikan laporan atas tugas – tugas yang terkait maupun tugas – tugas lainnya yang diberikan.

•

M elakukan tugas-tugas lain yang sewaktu-waktu diberikan oleh atasannya. Mini Banking Staff akan bertanggung jawab kepada Training & Support Dept. Head.

Hospitality Staff •

M enyusun jadwal, dan modul pelatihan, serta pengajar dan pengajar pengganti.

•

M empersiapkan materi untuk pelatihan yang sedang dan akan berjalan.

•

Senantiasa meng-update aturan maupun sistem yang berlaku saat ini.

•

Bertanggung jawab atas unit apartment. Hospitality Staff akan bertanggung jawab kepada Training & Support Dept. Head.

163 Training General Affairs Staff •

M elakukan pengecekan terhadap biaya transportasi trainee yang telah terjadi.

•

M elakukan pendataan rutin terhadap seluruh asset Training dan memberikan laporan berkala kepada atasan.

•

M embuat daftar belanja bulanan yang rutin maupun non-rutin.

•

M elakukan belanja bulanan yang sifatnya rutin dapat dibeli langsung memakai petty cash, sedangkan untuk non-rutin seperti kerusakan mesin cuci, televisi, dan lain-lain harus mendapatkan persetujuan dari HRM Group Head.

•

M elakukan inventaris barang-barang Training yang ada di unit apartment.

•

M elakukan rekapitulasi evaluasi Training yang telah berjalan dan menginformasikan hasil evaluasi tersebut kepada atasan untuk dilakukan perbaikan atas Training yang telah dilakukan.

•

M embuat sertifikat kelulusan untuk Management Trainee.

•

Bertanggung jawab atas peralatan Training.

•

M emberikan laporan atas tugas yang terkait maupun tugas lainnya yang diberikan.

•

M elakukan tugas-tugas lain yang sewaktu-waktu diberikan oleh atasannya. Training General Affairs Staff akan bertanggung jawab kepada Training & Support Dept. Head.

164 3.2.5. Proses Bisnis Divisi Human Resource Development (HRD) PT. Bank Sinarmas

(8) Laporan_ Hasil_Interview()

(6b) Laporan_ Hasi l_Psikotes()

(2) Surat_Lamaran _Kerj a() (1) Pengumuman _Lowongan()

(5) Panggil an_ Psi kotes() Kepala HRM

(7) Panggi lan_ Interview() Medi a Massa

Calon Karyawan

(10) Offering_ Letter (OL)

(3) Mengecek_Surat _Lamaran_Kerj a()

(9) Laporan _ Hasil _I nterview()

(29) Laporan_M IS () Divi si Rekrutmen (11) Lap oran_ karyawan _Diterima()

(4) Konfirmasi _OK() (6a) Laporan_ Hasil_Psikotes()

Divisi Budgeting

(12) Laporan_Data _Karyawan (24b) Laporan_ _Baru() Jurnal_Gaji() (24a) Laporan_ Jurnal_Gaji ()

Kantor Pajak

(28a) Daftar _Karyawan()

Di rektur Utama

(27) Laporan_ Jamsostek() (26b) Laporan _Pajak()

(28d) Daftar _Karyawan() Di visi P ersonel & Admi n Sup port

(24c) Lapo ran_ Jurnal _Gaj i (26) Laporan (Seluruh_Cabang) _Pajak() (28b) Daftar _Karyawan()

(21) Laporan _Update _Karyawan() (28c) Daftar _Karyawan() Divisi Payroll (22) Transfer _Gaji () (17a) S urat_ Pengajuan _Cuti (Pusat) (15b) SPKL (Pusat)

(16b) I nput_ Status_Lembur (P usat) (19) Download _Sistem_ Absensi () (13b) I nput_NIK, Nama, Posi si , Penempatan_Cabang _Karyawan_Baru()

Divisi Traini ng

DB

(30) Traini ng _Karyawan() *

Jamsostek

(28e) Daftar_ Karyawan()

Sistem Absensi

(13a) I nput_ (23) Tarik_ Data_Karyawan Jurnal_Gaj i() _Baru() (20) Update_Data_ Karyawan_Baru, Promosi, Perubahan_ gaj i, Resign, Absensi + Bonus, T HR, Kenaikan_Gaj i_ Berkala (Per Tahuni )

(24d) Lap oran_ Jurnal _Gaji (Seti ap _Cabang)

Divi si Accounti ng

(18) Laporan_Cuti _P ercabang() DB

Si stem Andal

(14) Absensi () (16a) Input_S tatus _Lembur(Cabang) Karyawan

(25) CrossCheck _Laporan_ Jurnal_Gaj i()

(15a) SPKL(Cabang)

(17b) S urat_ Pengajuan _Cuti(Cabang) Supervisor (Setiap_Cabang)

Gambar 3.3 Rich Picture sistem yang sedang berjalan

165 Gambar 3.3 diatas menggambarkan alur kerja proses bisnis yang sedang berjalan pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas, mengenai penanganan proses day-to-day yang dilakukan oleh Divisi Human Resource (HR) dan juga pihak-pihak yang terkait, mulai dari adanya pengumuman lowongan pekerjaan, perekrutan karyawan baru, dimana pada PT. Bank Sinarmas, proses perekrutan terbagi menjadi 4(empat) cara, yaitu perekrutan rekomendasi, perekrutan outsourcing, perekrutan M T , dan perekrutan lowongan (eksternal), dan sampai pada proses pencatatan data karyawan, remunerasi / Payroll, dan pelaporanpelaporan yang terkait. Proses - proses tersebut diuraikan secara umum adalah sebagai berikut : (1) Adanya pengumuman lowongan pekerjaan dilakukan guna mencari karyawan baru yang memenuhi standar perusahaan, dimana nantinya karyawan tersebut akan menempati posisi yang sedang dibutuhkan perusahaan saat ini. Pengumuman lowongan pekerjaan ini dapat dilakukan melalui media, misalnya pemasangan iklan melalui media internet atau website perusahaan, koran, majalah, atau bahkan melalui job fair. Para pelamar yang tertarik menempati posisi yang dibutuhkan tersebut dapat menyerahkan Curriculum Vitae (CV) beserta surat lamaran dan berkas-berkas pribadi lainnya yang diperlukan kepada Divisi Recruitment (2), seperti sertifikat, ijazah, foto, dan lain-lain. Sebagai tahap seleksi awal, Divisi Recruitment akan memeriksa kembali surat lamaran (3) yang telah terkumpul. Surat lamaran yang sesuai dengan persyaratan pada seleksi awal akan diserahkan kepada Divisi

166 Personnel and Admin Support. Tahap selanjutnya, seleksi akan dilakukan oleh Divisi Personnel and Admin Support, yaitu dengan melakukan Profile match up. M elalui Profile match up, kita dapat memutuskan apakah pelamar yang bersangkutan sudah memenuhi persyaratan yang ditetapkan perusahaan. Apabila seleksi sudah selesai dilaksanakan, maka Divisi Personnel and Admin Support akan mengkonfirmasikan kepada Divisi Recruitment mengenai para pelamar yang dinyatakan telah memenuhi persyaratan tersebut (4). Setelah itu Divisi Recruitment akan melakukan panggilan psikotes (5) kepada para pelamar tersebut untuk diikutsertakan pada penyeleksian tahap selanjutnya yaitu melakukan tes psikotes yang didampingi oleh Divisi Recruitment. Setelah tes psikotes selesai dilaksanakan, Divisi Recruitment akan memberikan laporan hasil psikotes kepada Divisi Personnel and Admin Support (6a), lalu Divisi Personnel and Admin Support akan memberikan laporan hasil psikotes tersebut kepada Kepala HRM (6b) untuk diperiksa dan diseleksi siapa saja para pelamar yang dinyatakan lulus tes psikotes dan akan disiapkan untuk melakukan interview sebagai tahap akhir dari proses perekrutan. Divisi Recruitment akan melakukan panggilan interview (7) kepada para pelamar yang sudah dinyatakan lulus. Interview akan dilakukan oleh Divisi Personnel and Admin Support. Pada saat pelaksanaan interview, para pelamar akan diberikan filing berkas kandidat yang berisi kesepakatan tanggal efektif kerja, standar gaji, job desk, kesepakatan terhadap aturan-

167 aturan yang ada, dan lain-lain. Pada saat interview dan pengisian filing berkas kandidat tersebut, pelamar berhak untuk menerima ataupun menolak kebijakan yang telah diberikan oleh perusahaan yang tercantum dalam filing berkas tersebut. Apabila pelamar menerima kebijakan tersebut, maka Divisi Personnel and Admin Support akan menyetujui hasil kesepakatan interview tersebut dan memberikan filing berkas kandidat serta curriculum vitae kepada Divisi Recuitment untuk dilengkapi dengan surat atau laporan lainnya seperti lembar hasil psikotes. Setelah semua laporan atau surat tersebut lengkap (dinamakan laporan hasil interview), maka Divisi Recruitment akan menyerahkan laporan hasil interview tersebut kepada kepala HRM (8) untuk disetujui atau ditanda-tangani. Setelah laporan hasil interview tersebut disetujui atau ditandatangani oleh kepala HRM , maka Kepala HRM akan menyerahkan laporan hasil interview tersebut kepada Direktur Utama (9) untuk meminta persetujuannya.

Apabila

Direktur

utama

menolak

dan

tidak

menandatangani atau tidak menyetujui, maka para pelamar akan diterminasi atau ditolak dan proses perekrutan telah selesai. Akan tetapi, jika Direktur Utama menyetujui dan menandatangani kesepakatan karyawan diterima, maka Divisi Recruitment akan membuat dan mencetak Offering Letter (OL). Divisi Recruitment akan menyerahkan Offering Letter tersebut kepada pelamar (10). M aksud dari Offering Letter disini adalah surat penawaran sekaligus tanda bukti atau surat kontrak yang menyatakan

168 bahwa pelamar tersebut telah menjadi salah satu karyawan baru PT. Bank Sinarmas. Setelah itu, Divisi Recruitment akan membuat laporan karyawan diterima dan akan diserahkan kepada Direktur Utama (11) sebagai pelaporan rutin pada saat proses perekrutan selesai dilakukan. Setelah itu Divisi Recruitment akan membuat laporan data karyawan baru dan diberikan kepada Divisi Payroll (12) untuk pencatatan data karyawan baru ke dalam sistem. Setelah

perekrutan

selesai dilakukan,

Divisi Payroll akan

melakukan pencatatan data karyawan baru ke dalam sistem Andal (13a), dan akan melakukan pencatatan nama, NIK, posisi, penempatan cabang karyawan baru, dan lain-lain ke dalam sistem Absensi (13b). Setelah pencatatan selesai dilakukan, karyawan akan melakukan absen secara rutin ke dalam sistem absensi (14) khususnya untuk golongan A (Staf Operasional, Office Boy, Security, dll) yang berhak mendapatkan tambahan upah / gaji lembur. Untuk pencatatan lembur di kantor cabang, jika terdapat karyawan yang lembur, maka karyawan tersebut harus membuat SPKL (Surat Perintah Kerja Lembur) dan diserahkan kepada Supervisor di cabangnya masing-masing (15a). Tetapi untuk pencatatan lembur di kantor pusat, jika terdapat karyawan yang lembur, maka karyawan secara langsung manyerahkan SPKL (Surat Perintah Kerja Lembur) tersebut kepada Divisi Payroll (15b).

169 Untuk pencatatan lembur di kantor cabang, setelah SPKL karyawan diterima oleh Supervisor, maka Supervisor akan mencatat status lembur karyawan tersebut ke dalam sistem Absensi (16a). Tetapi untuk pencatatan lembur di kantor pusat, apabila Divisi Payroll sudah menerima SPKL karyawan, maka Divisi Payroll akan mencatat status lembur karyawan tersebut ke dalam sistem Absensi secara langsung (16b). Untuk pencatatan cuti karyawan di kantor pusat, jika terdapat karyawan yang cuti, maka karyawan tersebut akan membuat surat pengajuan cuti dan diserahkan kepada Divisi Payroll secara langsung (17a). Tetapi untuk pencatatan cuti karyawan di kantor cabang, jika terdapat karyawan yang cuti, maka karyawan tersebut akan membuat surat pengajuan cuti dan diserahkan kepada Supervisor dicabangnya masingmasing (17b), setelah itu Supervisor akan membuat laporan cuti per-cabang dan mengkonfirmasikan laporan tersebut ke Divisi Payroll (di kantor pusat) melalui e-mail (18). Pada saat Divisi Payroll akan memulai perhitungan gaji para karyawan, pertama-tama Divisi Payroll akan menarik / mengunduh data absensi beserta data lembur di dalam sistem Absensi (19). Setelah itu, Divisi Payroll akan meng-update / memperbaharui data karyawan baru, seperti promosi, perubahan gaji, resign, absensi dan bonus, THR, kenaikan gaji berkala (per tahun) ke dalam sistem Andal (20). Dan setelah itu, Divisi Payroll akan membuat laporan update karyawan yang akan diserahkan kepada Divisi Personel and Admin Support (21).

170 Setelah pelaporan update karyawan dilakukan oleh Divisi Payroll, maka Divisi Payroll memulai perhitungan gaji para karyawan dan mentransfer atau mengirim gaji para karyawan tersebut ke rekening mereka masing-masing (22). Setelah proses penggajian selesai dilakukan, Divisi Payroll akan menarik / mengunduh jurnal gaji yang ada di dalam sistem Andal (23), dan membuat laporan jurnal gaji seluruh cabang. Setelah itu Divisi Payroll akan menyerahkan laporan jurnal gaji seluruh cabang tersebut kepada Divisi Personnel and Admin Support (24a) dan Direktur Utama (24b) untuk ditanda-tangani. Setelah Divisi Personnel and Admin Support dan Direktur Utama menandatangani laporan jurnal gaji seluruh cabang tersebut, Divisi Payroll akan menyerahkan laporan jurnal gaji seluruh cabang tersebut kepada Divisi Accounting (24c) dan juga akan menyerahkan laporan jurnal gaji per cabang ke supervisor di setiap cabang (24d). Supervisor akan melakukan cross-check atau pemeriksaan ulang terhadap laporan jurnal gaji per cabang yang diberikan oleh Divisi Payroll, dimana jika terdapat kesalahan dalam perhitungan gaji ataupun tidak, supervisor tetap akan mengkonfirmasikan lagi laporan jurnal gaji per cabangnya masing-masing ke Divisi Accounting (25). Setelah membuat laporan jurnal gaji seluruh cabang, Divisi Payroll akan membuat laporan pajak untuk diserahkan kepada Divisi Accounting (26) dan ke kantor pajak (26b) untuk pelaporan pajak dan laporan jamsostek untuk diserahkan kepada PT. Jamsostek (27).

171 Setelah membuat laporan pajak dan jamsostek, Divisi Payroll akan membuat

daftar

karyawan

(seperti daftar

(jumlah,

nama,

posisi

sebelumnya, dan lain-lain) karyawan masuk, keluar, mutasi, promosi, yang mengikuti pelatihan atau training dan lain-lain), dan akan diserahkan kepada Divisi Budgeting (28a), Divisi Accounting (28b), Divisi Training (28c), Divisi Personnel and Admin Support (28d), dan Kepala HRM (28e). Setelah Divisi Budgeting menerima daftar karyawan dari Divisi Payroll, Divisi Budgeting akan membuat laporan M IS untuk diserahkan atau dilaporkan kepada Direktur Utama (29). Apabila Divisi Training menerima daftar nama karyawan baru atau karyawan lama yang diikutsertakan sebagai peserta training (dari daftar karyawan yang diberikan oleh Divisi Payroll tersebut), maka Divisi Training akan mempersiapkan bahan training dan melakukan training kepada para peserta training tersebut (30).

3.2.6. Flow Chart 3.2.6.1. Alur Sub Sistem Recruitment (Lowongan) Sistem Recruitment pada PT. Bank Sinarmas, dapat diterapkan melalui 4(empat) jalur perekrutan seperti yang telah dijelaskan pada penjelasan proses bisnis di atas. Salah satunya adalah jalur perekrutan melalui jalur adanya lowongan yang disediakan oleh perusahaan terkait. Lowongan tersebut ada berdasarkan kebutuhan perusahaan pada saat itu, salah satu faktornya adalah adanya pembukaan

172 cabang-cabang baru setiap bulannya. Hubungan kerja terjadi karena adanya perjanjian kerja antara Perusahaan dan Pegawai. Sebelum hubungan kerja dengan Perusahaan dimulai, kepada calon pegawai dipersilahkan untuk membaca Peraturan Perusahaan, sehingga isinya diketahui oleh yang bersangkutan. Perjanjian kerja dibuat secara tertulis. Setiap calon Pegawai diwajibkan untuk menandatangani Perjanjian Kerja yang memuat syarat-syarat kerja yang berlaku baginya, sebelum hubungan kerja dengan Perusahaan disahkan. Perjanjian kerja yang dipersyaratkan secara tertulis dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Bagi Pegawai yang pada saat berlakunya Peraturan ini sudah berkerja pada Perusahaan, dianggap

telah memenuhi

persyaratan dimaksud dalam pasal ini.Ada 2 (dua) jenis perjanjian kerja yaitu : a. Perjanjian kerja untuk waktu tertentu b. Perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu

173

Rekrutmen (Lowongan) Calon Karyawan

Divisi Rekrutmen

Mulai Ketika ada lowongan pekerjaan Mencetak_ Curriculum_Vitae (CV)

Divisi Personnel & Admin Support

1

2

Curriculum V itae (CV)

Curriculum Vitae (CV)

Mencocokkan _Requirement

Menyeleksi_CV _Berdasarkan _Requirement _Yang_ada

Sesuai kualifikasi karyawan

Curriculum Vitae (CV) Curriculum V itae (CV) 1

8

Konfirmasi

Curriculum Vitae (CV) L embar Hasil Psikotes

Menandatangani_ L embar_Hasil_ Psikotes [Tid ak]

4

[Ya]

2


5

Lembar Jawaban Psikotes

Curriculum V itae Lem bar(CV) Hasil Psikotes dan Valid

3 3

Curriculum V itae (CV)

Lem bar Psikotes

Mengisi_ Lembar_ Psikotes

HRM

A

Melakukan_ Panggilan_ Psikotes

Mencetak_ Lembar_Psikotes Lem bar Psikotes

6

10

7

Curr iculum Vitae Lembar J awaban (CV) Psikotes

Memeriksa_ Lembar_ Jawaban_ Psikotes

5

6 L embar Jawaban Psikotes

Menyerahkan_CV & Lembar_Jawaban_ Psikotes

Curriculum V itae (CV) L embar Jawaban Psikotes

7

Konfirm asi

[Ti dak]

9

[Y a]

Curriculum Vitae Lem bar (CV) Hasil Psikotes

8

Direktur Utama

Divisi Payroll

174 Rekrutmen (Lowongan) Calon Karyawan

Divisi Person nel & Admin Support

Divisi Rekrutmen

10

11

Lembar i ni di gunakan sebagai b ahan i nterview Melak ukan_ _Interview Di interview oleh d iv. perso nnel admin su pport

K onfirmasi

13

15

Divisi Payroll

20

16

Lembar Hasil Psikot es dan Vali d N otes

Cu rricu lum Vita e (CV) Fil ing Berkas Kandid at dan Val id

Lembar Hasil Psi kotes danVal id Notes

Curricul um Vita e A Men yetujui _ Hasil_ Kesepakat an_ Interview

Melakuk an _Panggilan _Int ervi ew

Berupa no tes

Mencetak_ Fili ng_Berk as _Kandi dat

Filin g Berk as Kandi dat d an Valid Sudah di setu jui Menandatan gani _Hasil_ Kesep ak at an_In terview

Fil ing Berkas Kan didat dan Vali d CV k aryawan diterima Ko nfirmasi

[Tid ak] 18

Notes Fili ng Berkas Kand idat d an Valid

Lembar Hasi l Psikotes d an Valid Notes

Menandatan gani _Kesepakatan _ [Ya] Karyawan_ dit erima

Curri cu lum Vit ae 11

14

14

Berupa hasil pembicaraan

Curriculum Vi tae Notes Fil ing Berkas Kan didat dan Vali d

Curriculu m Vitae (CV)as Filin g Berk Kandi dat d an Va lid

Lemb ar Hasil Psi kotes dan Val id Notes

Fili ng Berkas Kan didat dan Vali d

16

Sudah di TTD

Curri culum Vi tae Fil ing Berkas K andidat dan Vali d Karyaw an d iterima

Memb erikan _ Filin g Berkas _ Karyawan

17

12 Lemb ar Hasil Psik otes dan Val id Not es 19

Curri culum Vi tae Fil ing Berkas K andidat dan Val id

Offerin g Lett er (OL)

15 17 4

9

13 T

Lembar Hasi l Psikotes dan Valid Notes

18 Selesai

Cu rricu lum Vita e Fili ng Berkas Kand idat d an Valid

A

Mencetak_ Offering _Let ter (OL) & Lap oran_ Karyawan_Baru

Offerin g Lett er Laporan Karyawan Baru

20

Laporan Karyawan Baru

Cu ri culum Vi tae

Curri culum Vi tae Curricul um Vitae Fili ng Berkas Kand idat

[Tidak ]

[Ya]

Direktur Utama

12

Curri culum Vi tae Lembar (CV) Hasi l Psikotes dan Va lid

Curriculu m Vitae (CV) Fi ling Berkas Kandi dat

HR M

19

Gambar 3.4 Flow Chart Alur S ub Sistem Recruitment (Lowongan)

A

175 Pada Flowchart Recruitment (Lowongan) diatas, dapat dilihat proses / aktivitas-aktivitas dan juga aliran-aliran dari dokumen secara rinci yang dijelaskan seperti di bawah ini : 1. Proses ini diawali dengan adanya kebutuhan perusahaan akan karyawan baru. Pelamar (untuk posisi non-staff) akan mencetak Curriculum Vitae (CV), dan akan menyerahkannya beserta surat lamaran dan berkasberkas pribadi lainnya kepada Divisi Recruitment. 2. Sebagai tahap seleksi awal, Divisi Recruitment akan mencocokkan kualifikasi para pelamar dengan requirements atau kebutuhankebutuhan perusahaan. Tahap selanjutnya, Divisi Recruitment akan menyerahkan beberapa Curriculum Vitae (CV) yang telah dicocokkan dengan requirements perusahaan tersebut kepada Divisi Personnel and Admin Support untuk diseleksi lebih lanjut. 3. Divisi Personnel and Admin Support akan melakukan Profile match up. M elalui Profile match up, kita dapat memutuskan apakah pelamar yang bersangkutan sudah memenuhi persyaratan yang ada sesuai dengan posisi yang sedang lowong di divisi-divisi tertentu pada perusahaan dan sesuai dengan persyaratan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Apabila Curriculum Vitae (CV) para pelamar tersebut tidak ada yang memenuhi requirements yang ada, maka Divisi Personnel and Admin Support akan mengkonfirmasikan penolakan terhadap para pelamar tersebut kepada Divisi Recruitment dan proses perekrutan ini dianggap selesai. Akan tetapi, apabila ditemukan Curriculum Vitae (CV) para pelamar tersebut yang sesuai dengan requirements yang ada, maka

176 Divisi Personnel and Admin Support akan mengkonfirmasikannya kepada Divisi Recruitment untuk melakukan panggilan psikotes. 4. Setelah menerima konfirmasi dari Divisi Personnel and Admin Support, Divisi Recruitment akan melakukan panggilan psikotes, dan akan mencetak lembar psikotes untuk pelaksanaan tes psikotes pada jadwal yang sudah ditentukan. Selain itu, Curriculum Vitae (CV) akan diarsip sementara oleh Divisi Recruitment. 5. Pada saat pelaksanaan tes psikotes, para pelamar yang lulus seleksi awal akan dibagikan lembar psikotes oleh Divisi Recruitment, dan para pelamar akan mengisi lembar psikotes tersebut. Setelah para pelamar selesai mengisi lembar psikotes yang telah dibagikan oleh Divisi Recruitment tersebut, lembar jawaban psikotes tersebut dikumpulkan dan diserahkan kembali kepada Divisi Recruitment. 6. Setelah Divisi Recruitment mengumpulkan semua lembar jawaban psikotes tersebut, Divisi Recruitment menyerahkan lembar jawaban psikotes tersebut bersamaan dengan Curriculum Vitae (CV) para pelamar

kepada Divisi Personnel and

Admin

Support untuk

pelaksanaan proses penyeleksian berikutnya. 7. Setelah menerima lembar jawaban psikotes beserta Curriculum Vitae (CV) para pelamar yang mengikuti tes psikotes tersebut, Divisi Personnel and Admin Support akan memeriksa lembar jawaban psikotes tersebut sebagai proses penyeleksian berikutnya. Apabila dari hasil pemeriksaan lembar jawaban psikotes tersebut tidak ditemukan para pelamar yang sesuai dengan requirement yang

177 ditetapkan untuk diikutsertakan dengan pelaksanaan proses selanjutnya, maka Divisi Personnel and Admin Support akan mengkonfirmasikan penolakannya kepada Divisi Recruitment dan proses perekrutan akan dianggap selesai. Akan tetapi, apabila ditemukan para pelamar yang sesuai dengan requirement yang ditetapkan, maka Divisi Personnel and Admin Support akan menyerahkan lembar hasil psikotes dan Curriculum Vitae (CV) para pelamar yang telah lulus tes psikotes tersebut kepada Kepala HRM untuk dimintai persetujuannya agar dapat lanjut ke proses berikutnya yaitu pelaksanaan interview. 8. Setelah Kepala HRM menerima lembar hasil psikotes dan Curriculum Vitae (CV) tersebut, maka Kepala HRM akan menandatangani lembar hasil psikotes tersebut sebagai tanda persetujuannya agar Divisi Recruitment dapat melakukan panggilan interview dan dilanjutkan oleh Divisi Personnel and Admin Support dalam melakukan interview tersebut. 9. Divisi Recruitment akan melakukan panggilan interview kepada para pelamar yang lulus tes psikotes dan mendapat persetujuan dari Kepala HRM . Divisi Recruitment akan mencetak filing berkas kandidat dan menyerahkan filing berkas kandidat tersebut beserta Curriculum Vitae (CV) kepada Divisi Personnel and Admin Support, dimana lembar filing berkas kandidat ini digunakan sebagai bahan interview. Selain itu, Divisi Recruitment akan mengarsip lembar hasil psikotes secara sementara.

178 10. Divisi Personnel and Admin Support akan melakukan interview pada waktu yang sudah ditetapkan sebelumnya. Dimana pada proses ini, Divisi Personnel and Admin Support akan mengajukan beberapa pertanyaan mengenai tanggal efektif kerja, standar gaji, job desk, peraturan-peraturan yang ada, dan beberapa pertanyaan lainnya. Pada saat interview, pelamar berhak untuk memilih apakah setuju dan bersedia bekerja sesuai dengan kesepakatan yang sudah dibicarakan oleh Divisi Personnel and Admin Support, atau menolak karena tidak sesuai dengan harapan si pelamar tersebut. Apabila pelamar tersebut menolak, maka proses perekrutan terhadap karyawan tersebut telah selesai. 11. Divisi Personnel and

Admin

Support akan

menyetujui hasil

kesepakatan interview tersebut dan memberikan filing berkas kandidat, beserta Curriculum Vitae (CV) kepada Divisi Recruitment untuk dilengkapi dengan surat atau laporan lainnya seperti lembar hasil psikotes. 12. Setelah semua laporan atau surat tersebut lengkap, maka Divisi Recruitment juga akan menyerahkan semua laporan atau surat tersebut kepada kepala HRM untuk disetujui atau ditanda-tangani sebagai hasil kesepakatan. 13. Setelah Kepala HRM menerima semua laporan atau surat tersebut, maka Kepala HRM akan menandatangani semua laporan atau surat tersebut sebagai hasil kesepakatan interview.

179 14. Selanjutnya, Kepala HRM akan menyerahkan semua laporan atau surat tersebut kepada Direktur utama untuk meminta persetujuannya. Apabila Direktur utama menolak dan tidak menandatangani atau tidak menyetujui, maka para pelamar akan diterminasi atau ditolak dan proses perekrutan telah selesai. Akan tetapi, jika Direktur Utama menyetujui dan menandatangani kesepakatan karyawan diterima, maka Divisi Recruitment akan membuat dan mencetak Offering Letter (OL). 15. Setelah mencetak Offering Letter (OL), Divisi Recruitment akan menyerahkan Offering Letter tersebut kepada pelamar, dan pelamar tersebut akan mengarsip Offering Letter (OL) tersebut sebagai data pribadinya, dimana Offering Letter disini dimaksudkan sebagai surat penawaran sekaligus tanda bukti atau surat kontrak yang menyatakan bahwa pelamar tersebut sudah menjadi salah satu karyawan baru PT. Bank Sinarmas. Selain itu, semua laporan atau surat yang sudah ditandatangani oleh Kepala HRM dan Direktur Utama tersebut akan diarsip secara permanen oleh Divisi Recruitment berdasarkan urutan abjad. 16. Selanjutnya, Divisi Recruitment akan membuat laporan data karyawan baru yang akan diberikan kepada Divisi Payroll untuk pencatatan data karyawan baru ke dalam Sistem Andal dan Sistem Absensi perusahaan. Dimana laporan karyawan baru tersebut akan diarsip sementara oleh Divisi Payroll.

180 3.2.6.2. Alur Sub Sistem Recruitment (Rekomendasi) Rekrutmen (Rekomendasi) Calon Karyawan

Mulai

Mencetak_Curriculu m_Vitae (CV)

Karyawan

2

3

Curricul um Vitae (CV)


Cu rricul um Vita e (CV)

Konfirmasi _ Ket ersediaan_ Lowo ngan

Konfirmasi

Orang i ntern al maup un rekan/ teman karyawan yang b ersangkut an Merekomendasi k an_CV_Calon _Karyawan


6 Curricul um Vitae (CV)

3

Lembar Psiko tes 2

4

Mengisi_ Lembar_ Psiko tes

Cu rricul um Vitae (CV)

Lembar Jawaban Psiko tes

Melakukan _ Pang gilan_ Psikotes

7


1

Curricu lum Vit ae (CV)

1

Divisi Rekrutmen

A

Mencetak_ Lemb ar_Psi kotes Lembar Psikotes

6

7 Lembar Jawab an Psik otes

Menyerahkan_CV & Lembar_Jawaban _ Psik otes

Curricu lum Vita e (CV) Lemb ar Jawaban Psi kotes

8

HRM

9

Curriculum Vi tae Lembar (CV) Hasi l Psikot es

[Ti dak]

Menand atangani_ Lembar_Hasil_ Psikot es

Curricu lum Vit ae (CV)

[Ya]

Cu rricul um Vita e (CV)

A

4

5

Curriculu m Vi tae Lembar (CV) Hasil Psik otes dan Vali d

11 8

Curriculu m Vi tae (CV) Lembar Jawaban Psikot es

Memeriksa_ Lembar_ Jawaban_ Psikot es

Konfi rmasi

[Ti dak] 10

[Ya]

Curri culum Vit ae Lembar (CV) Hasi l Psikotes

9

Direktur Utama

Divisi Payroll

181

Rekrutmen (Rekomendasi) Calon Karyawan

Karyawan


Divisi Rekrutmen

L embar i ni digunakan sebagai bahan interview Melakukan_ _Interview Diinterview oleh div. personnel admin support

Konfir masi

[ Tidak]

Lembar hasil psi kotes dan valid Notes

Menyet uj ui_ Hasil_ Kesepakatan_ I nterview

Melakukan_ Panggilan _Intervi ew

Menandatangani _Hasil_Kesepak atan_Interview

Notes Filing berkas kandidat dan valid

Curriculum Vitae Fi ling ber kas kandidat

Curricul um V itae 15

12

15

Curiculum Vitae Not es Fi ling ber kas kandidat dan valid

Curriculum Vitae Fili ngberkas (CV) kandi dat dan valid

[Tidak]

Menandatangani _Kesepakatan_ Karyawan_ di ter ima

Filing berkas kandidat dan val id

17

[Ya] Sudah di tanda tangan

Lembar hasil psikotes dan valid Notes Curriculum Vitae Fi ling ber kas kandidat dan valid

Memberikan_ filing ber kas _karyawan

13

CV karyawan diter ima Konfirmasi

Lembar hasil psikotes dan valid Notes

Karyawan diterima 18

Lembar hasil psikotes dan valid Notes

20

Curriculum Vitae Offering Let ter ( OL )

Fili ng ber kas kandi dat dan valid

16 5

10

14

18

T

Sel esai

19

Lembar hasil psikotes dan valid Notes Curriculum Vitae (CV) Fili ngberkas kandi dat dan valid

A

Mencetak_Offering _L etter (OL) & Laporan_ Kar yawan_Baru

Laporan Karyawan Bar u

F iling berkas kandidat dan valid

19 Curri culum Vi tae

Ber upa hasil pembicar aan

Curriculum Vitae

Sudah disetujui

Berupa notes

Mencetak_ F iling_berkas _kandidat

21

Lembar hasil psi kot es danvalid Notes

Curriculum Vitae F iling berkas kandidat dan valid

A

14

[Ya]

Curriculum Vit ae F iling berkas kandidat

Divisi Payroll

17

13

Curriculum Vitae (CV) L embar Hasil Psikotes dan V alid

Curriculum Vitae Fil ing ber(CV) kas kandidat

Direktur Utama

16

11

12

HRM

Offering Let ter Laporan Karyawan Bar u 20 21

Gambar 3.5 Flow Chart Alur S ub Sistem Recruitment (Rekomendasi)

A

182 Pada Flowchart Recruitment (Rekomendasi) diatas, dapat dilihat proses / aktivitas-aktivitas dan juga aliran-aliran dari dokumennya yang kurang lebih sama dengan Flowchart Rekrutmen (Lowongan) seperti pada Gambar 3.4. Dimana letak perbedaannya hanya di siapa pelamar yang melamar pada proses perekrutan rekomendasi ini, biasanya yang melamar adalah karyawan internal perusahaan yang di rekomendasikan oleh sesama rekan kerjanya di perusahaan tersebut, ini biasanya dikarenakan oleh berbagai faktor, salah satunya adalah kelebihan karyawan tersebut yang dianggap sudah pantas untuk menduduki posisi lowong yang lebih bagus dari posisi sebelumnya. Selain itu, karyawan internal perusahaan juga diperbolehkan untuk merekomendasikan temannya di luar perusahaan untuk melamar di perusahaan ini. Oleh karena itu proses perekrutan rekomendasi ini secara rinci akan dijelaskan seperti di bawah ini : 1. Proses ini diawali dengan adanya kebutuhan perusahaan akan karyawan baru, dimana pelamar (internal) tersebut telah direkomendasikan terlebih dahulu oleh sesama rekannya atau pelamar (eksternal) yang direkomendasikan oleh temannya terlebih dahulu di dalam perusahaan tersebut, mencetak Curriculum Vitae (CV) dan menyerahkannya beserta surat lamaran dan berkas-berkas pribadi lainnya kepada rekan kerjanya

atau

temannya

dalam

perusahaan

tersebut

yang

merekomendasikannya (disebutkan sebagai karyawan). 2. Setelah itu, karyawan akan merekomendasikan Curriculum Vitae (CV) temannya tersebut kepada Divisi Recruitment. Divisi Recruitment akan mengkonfirmasikan

ketersediaan

lowongan

pekerjaan

dan

183 menyerahkan Curriculum Vitae (CV) tersebut kepada Divisi Personnel and Admin Support. 3. Divisi Personnel and Admin Support akan melakukan Profile match up. M elalui Profile match up, kita dapat memutuskan apakah pelamar yang bersangkutan sudah memenuhi persyaratan yang ada sesuai dengan posisi yang sedang lowong di divisi-divisi tertentu pada perusahaan dan sesuai dengan persyaratan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Apabila Curriculum Vitae (CV) para pelamar tersebut tidak ada yang memenuhi requirements yang ada, maka Divisi Personnel and Admin Support akan mengkonfirmasikan penolakan terhadap para pelamar tersebut kepada Divisi Recruitment dan proses perekrutan ini dianggap selesai. Akan tetapi, apabila ditemukan Curriculum Vitae (CV) para pelamar tersebut yang sesuai dengan requirements yang ada, maka Divisi Personnel and Admin Support akan mengkonfirmasikannya kepada Divisi Recruitment untuk melakukan panggilan psikotes. 4. Setelah menerima konfirmasi dari Divisi Personnel and Admin Support, Divisi Recruitment akan melakukan panggilan psikotes, dan akan mencetak lembar psikotes untuk pelaksanaan tes psikotes pada jadwal yang sudah ditentukan. Selain itu, Curriculum Vitae (CV) akan diarsip sementara oleh Divisi Recruitment. 5. Pada saat pelaksanaan tes psikotes, para pelamar yang lulus seleksi awal akan dibagikan lembar psikotes oleh Divisi Recruitment, dan para pelamar akan mengisi lembar psikotes tersebut. Setelah para pelamar selesai mengisi lembar psikotes yang telah dibagikan oleh Divisi

184 Recruitment tersebut, lembar jawaban psikotes tersebut dikumpulkan dan diserahkan kembali kepada Divisi Recruitment. 6. Setelah Divisi Recruitment mengumpulkan semua lembar jawaban psikotes tersebut, Divisi Recruitment menyerahkan lembar jawaban psikotes tersebut bersamaan dengan Curriculum Vitae (CV) para pelamar


Admin

Support untuk

pelaksanaan proses penyeleksian berikutnya. 7. Setelah menerima lembar jawaban psikotes beserta Curriculum Vitae (CV) para pelamar yang mengikuti tes psikotes tersebut, Divisi Personnel and Admin Support akan memeriksa lembar jawaban psikotes tersebut sebagai proses penyeleksian berikutnya. Apabila dari hasil pemeriksaan lembar jawaban psikotes tersebut tidak ditemukan para pelamar yang sesuai dengan requirement yang ditetapkan untuk diikutsertakan dengan pelaksanaan proses selanjutnya, maka Divisi Personnel and Admin Support akan mengkonfirmasikan penolakannya kepada Divisi Recruitment dan proses perekrutan akan dianggap selesai. Akan tetapi, apabila ditemukan para pelamar yang sesuai dengan requirement yang ditetapkan, maka Divisi Personnel and Admin Support akan

menyerahkan lembar hasil psikotes dan

Curriculum Vitae (CV) para pelamar yang telah lulus tes psikotes tersebut kepada Kepala HRM untuk dimintai persetujuannya agar dapat lanjut ke proses berikutnya yaitu pelaksanaan interview. 8. Setelah Kepala HRM menerima lembar hasil psikotes dan Curriculum Vitae (CV) tersebut, maka Kepala HRM akan menandatangani lembar

185 hasil psikotes tersebut sebagai tanda persetujuannya agar Divisi Recruitment dapat melakukan panggilan interview dan dilanjutkan oleh Divisi Personnel and Admin Support dalam melakukan interview tersebut. 9. Divisi Recruitment akan melakukan panggilan interview kepada para pelamar yang lulus tes psikotes dan mendapat persetujuan dari Kepala HRM . Divisi Recruitment akan mencetak filing berkas kandidat dan menyerahkan filing berkas kandidat tersebut beserta Curriculum Vitae (CV) kepada Divisi Personnel and Admin Support, dimana lembar filing berkas kandidat ini digunakan sebagai bahan interview. Selain itu, Divisi Recruitment akan mengarsip lembar hasil psikotes secara sementara. 10. Divisi Personnel and Admin Support akan melakukan interview pada waktu yang sudah ditetapkan sebelumnya. Dimana pada proses ini, Divisi Personnel and Admin Support akan mengajukan beberapa pertanyaan mengenai tanggal efektif kerja, standar gaji, job desk, peraturan-peraturan yang ada, dan beberapa pertanyaan lainnya. Pada saat interview, pelamar berhak untuk memilih apakah setuju dan bersedia bekerja sesuai dengan kesepakatan yang sudah dibicarakan oleh Divisi Personnel and Admin Support, atau menolak karena tidak sesuai dengan harapan si pelamar tersebut. Apabila pelamar tersebut menolak, maka proses perekrutan terhadap karyawan tersebut telah selesai.

186 11. Divisi Personnel and

Admin

Support akan

menyetujui hasil

kesepakatan interview tersebut dan memberikan filing berkas kandidat, beserta Curriculum Vitae (CV) kepada Divisi Recruitment untuk dilengkapi dengan surat atau laporan lainnya seperti lembar hasil psikotes. 12. Setelah semua laporan atau surat tersebut lengkap, maka Divisi Recruitment juga akan menyerahkan semua laporan atau surat tersebut kepada kepala HRM untuk disetujui atau ditandatangani sebagai hasil kesepakatan. 13. Setelah Kepala HRM menerima semua laporan atau surat tersebut, maka Kepala HRM akan menandatangani semua laporan atau surat tersebut sebagai hasil kesepakatan interview, sebelum diserahkan kepada Direktur Utama. 14. Selanjutnya, Kepala HRM akan menyerahkan semua laporan atau surat tersebut kepada Direktur utama untuk meminta persetujuannya. Apabila Direktur utama menolak dan tidak menandatangani atau tidak menyetujui, maka para pelamar akan diterminate atau ditolak dan proses perekrutan telah selesai. Akan tetapi, jika Direktur Utama menyetujui dan menandatangani kesepakatan karyawan diterima, maka Divisi Recruitment akan membuat dan mencetak Offering Letter (OL). 15. Setelah mencetak Offering Letter (OL), Divisi Recruitment akan menyerahkan Offering Letter tersebut kepada pelamar, dan pelamar tersebut akan mengarsip Offering Letter (OL) tersebut sebagai data pribadinya, dimana Offering Letter disini dimaksudkan sebagai surat

187 penawaran sekaligus tanda bukti atau surat kontrak yang menyatakan bahwa pelamar tersebut sudah menjadi salah satu karyawan baru PT. Bank Sinarmas. Selain itu, semua laporan atau surat yang sudah ditandatangani oleh Kepala HRM dan Direktur Utama tersebut akan diarsip secara permanen oleh Divisi Recruitment berdasarkan urutan abjad. 16. Selanjutnya Divisi Recruitment akan membuat laporan data karyawan baru yang akan diberikan kepada Divisi Payroll untuk pencatatan data karyawan baru ke dalam Sistem Andal dan Sistem Absensi perusahaan. Dimana laporan karyawan baru tersebut akan diarsip sementara oleh Divisi Payroll.

188 3.2.6.3. Alur Sub Sistem Recruitment (Outsourcing) Rekrutmen (Outsourcing) Divisi Rekrutmen

Karyawan Mulai

Melakukan_ Panggilan_ Interview

Curriculum_Vitae (CV)

Konfir masi

2

Lembar ini digunakan sebagai bahan interview

A

Curiculum Vitae (CV) Filing Berkas Kandidat dan Valid

4

Curriculum_Vitae Filing Berkas (CV) Kandidat

[Tidak]

[Ya]

Curriculum V itae (CV) Filing Berkas Kandidat

2

Lapor an Karyawan Baru

6

Mencetak_ Filing_Berkas _Kandidat

1

5

Curiculum Vitae (CV) Filing Ber kas Kandidat dan Valid

Curriculum Vitae ( CV)

Mencetak_ Curriculum_Vitae (CV)

Divisi Payroll

4

1 Ketika ada lowongan pekerjaan

6 Selesai

A

3

Melakukan _Interview

Konfirmasi

PT. SOS

Curriculum Vitae (CV) Filing Ber kas Kandidat dan Valid [Tidak]

[Ya]

4

Mencetak_Laporan_ Kar yawan_Bar u

Berupa Hasil Pembicaraan

Menyerahkan_ CV & Filing_ Ber kas_Kandidat dan Valid

Curriculum Vitae (CV) Filing Berkas Kandidat dan Valid

Lapor an Kar yawan Bar u Curriculum Vitae ( CV) Filing Berkas Kandidat dan Valid

3

5

4 A

Gambar 3.6 Flow Chart Alur S ub Sistem Recruitment (Outsourcing)

189 Pada flowchart rekrutmen outsourcing diatas, proses perekrutan outsourcing dikhususkan untuk posisi non-staff seperti driver, security, OB. Proses perekrutan ini tidak perlu melakukan tes psikotes seperti pada proses perekrutan lainnya yaitu lowongan dan rekomendasi. Dapat dilihat proses / aktivitas-aktivitas dan juga aliran-aliran dari dokumen secara rinci yang dijelaskan seperti di bawah ini : 1. Proses ini diawali dengan adanya kebutuhan perusahaan akan karyawan baru yang bersifat non-staff. Pelamar (untuk posisi non-staff) akan mencetak Curriculum Vitae (CV), dan akan menyerahkannya beserta surat lamaran dan berkas-berkas pribadi lainnya kepada Divisi Recruitment. 2. Setelah Curriculum Vitae (CV) para pelamar diterima oleh Divisi Recruitment, Divisi Recruitment akan melakukan panggilan interview kepada para pelamar yang telah diseleksi dan terpilih. Kemudian, Divisi Recruitment akan mencetak filing berkas kandidat yang akan digunakan sebagai bahan interview. 3. Divisi Recruitment akan melakukan interview pada waktu yang sudah ditetapkan sebelumnya. Dimana pada proses ini, Divisi Recruitment akan mengajukan beberapa pertanyaan mengenai tanggal efektif kerja, standar gaji, job desk, peraturan-peraturan yang ada, dan beberapa pertanyaan lainnya. Pada saat interview, pelamar berhak untuk memilih apakah setuju dan bersedia bekerja sesuai dengan kesepakatan yang sudah dibicarakan

190 oleh Divisi Recruitment, atau menolak karena tidak sesuai dengan harapan si pelamar tersebut. Apabila pelamar tersebut menolak, maka proses perekrutan terhadap karyawan tersebut telah selesai. Divisi Recruitment akan mencetak laporan karyawan baru dan menyerahkan laporan tersebut kepada Divisi Payroll untuk dicatat ke dalam Sistem Andal dan Sistem Absensi. Selain diserahkan kepada Divisi Payroll, Divisi Recruitment juga akan menyerahkan filing berkas kandidat kepada PT. SOS untuk disetujui oleh pihak dari PT. SOS tersebut. Divisi Recruitment juga akan mengarsip filing berkas kandidat yang sudah valid beserta Curriculum Vitae (CV) pelamar tersebut secara sementara sesuai dengan urutan abjad. 4. PT. SOS akan memeriksa kembali Curriculum Vitae (CV) dan filing berkas

kandidat

tersebut

sebagai

bahan

pertimbangan

dalam

pengambilan keputusan. Apabila PT. SOS menyetujui perekrutan terhadap pelamar tersebut, maka PT. SOS akan mengkonfirmasikan kembali ke Divisi Recruitment mengenai keputusannya tersebut. Tetapi apabila PT. SOS menolak, maka pelamar tersebut akan diterminasi (dibatalkan /ditolak) dan proses perekrutan dianggap telah selesai. 5. Jika PT. SOS menyetujui perekrutan tersebut, maka Divisi Payroll akan melakukan pencatatan data karyawan baru ke dalam Sistem Andal dan Sistem Absensi pada perusahaan, setelah menerima laporan data karyawan baru dari Divisi Recruitment.

191 3.2.6.4. Alur Sub Sistem Recruitment (Jenjang Pendidikan MT) Rekrutmen (MT) Calon Karyawan (MT / MT Internal)


Divisi Rekrutmen

1

Mulai

Ket ika ada low ongan MT

Mencetak_Curric ulum _Vitae (C V)


HRM

2

C urriculu m Vitae (C V)

8

Curric ulum Vitae (CV) Le mba r Jawaban Psikote s

Curric ulum Vitae (CV) Notes "MT"

Mencantumkan_ Not es_Keterang an_MT

Konf irmas i

Curriculum Vitae (CV) Notes "MT"

[Tidak]

[Ya]

1

4

Curric ulum Vitae (CV) Lemba r Jawaban Psikotes da n Valid

Curric ulum Vitae (CV) Notes "MT "

2

Menandatangani_ Lembar_H asil_ Psikot es

5 3 3

10

Lembar Ps ikotes

Curric ulum V itae (CV) Notes "MT " Mengisi_Lembar_ Ps ikotes

Lembar Jawaban Ps ikotes

6

7

A Melakukan_ Panggilan_ Psikot es

Curriculum Vitae Lembar Ja(CV) wa ba n Psikotes

Menc etak _Lembar_ Psikot es

Lembar Psikot es

Memerik sa_ Lembar_ Jawaban_ Psikot es

Khus us MT 5

6

Lembar Jawaban Psikot es

Menyerahkan_CV & Lembar_Jawaban_ Psikot es

Curric ulum Vitae (CV) Le mbar Jawaban Psikote s

7

[Tidak] Konf irmasi

[Ya] 9

Curric ulum Vitae (CV) Le mbar Jawaban Psikote s

8

Direktur Utama

Divisi Payroll

192 Rekrutmen (MT) Calon Karyawan (MT / MT Internal)

Divisi Rekrutmen


11

10

12

Cur riculum Vi tae

C urr iculum Vitae (CV) Lembar Jawaban Psikotes dan Valid

(C V) Filing B erkas Kandidat

Notes "MT " C ur irculum V itae ( CV) Filing Berkas Kandidat dan Valid A

Lembar ini digunakan s ebagai bahan interview M elakukan _I nteview

Melakukan_ Panggilan_ Inteview

Mencetak_ F iling_B er kas _Kandidat

Notes " MT" Curr iculum Vitae (C V) Filing Berkas Kandidat dan V al id

Di rektur Utama

14 Lembar Hasil Ps ikotes dan Valid Notes "MT "

Divi si Trai ni ng

17

22

16

L aporan Daftar Karyawan M T

Lembar Has il Psikotes dan V al id Notes " MT"

Cur riculum Vitae F iling B erkas Kandidat dan Valid

Divi si Pay roll

A

C urr iculum Vitae Konfirmas i [T idak] 20

Lapor an Karyawan Baru

Filing B erkas Kandidat dan Valid

[Ya] M enandatangani _Has il_I nter view

Notes "MT "

M enandatangani_ Daftar_Karyawan _MT

Mengadakan _Training

Cur riculum Vi tae Filing Berkas Kandidat dan Valid

Cur riculum Vi tae ( CV) Filing Berkas Kandidat

Lembar Hasil Ps ikot es dan Valid Notes "M T"

L aporan Daftar Karyawan M T Diter ima

[Ya]

Cur riculum Vit ae 13

Filing Berkas Kandidat dan Valid

Status

19

[Tidak] 18

M encetak_Daftar _Kar yawan_MT

11

12

13 21

C urr iculum Vitae Notes " MT" F iling B er kas Kandidat dan Valid

Offeri ng Letter (OL)

9

18

Selesai

15

Lapor an Daf tar Kar yawan MT

17

Member ikan_ Filing B er kas _Karyawan

T 4

M enyetujui _C al on_ Karyawan_ MT

HRM

20

Lembar Has il Psikotes dan V ali d Notes " MT" C urr iculum Vitae Filing Berkas Kandidat dan Valid

14 15

Lembar Hasil Psikotes dan Valid Notes "M T" C ur riculum V itae Filing Berkas Kandidat dan Valid

Menyerahkan _Berkasber kas

Lembar Hasil Ps ikot es dan Valid Notes "M T" Cur riculum Vitae Filing Berkas Kandidat dan Valid A 16 19

Laporan Daftar Karyawan MT Diterima Mencetak_OL & Kar yawan_Baru

Offer ing Letter L aporan Karyawan Baru

22

A 21

Gambar 3.7 Flow Chart Alur S ub Sistem Recruitment (Jenjang Pendidikan MT)

193 Pada Flowchart Rekrutmen (Jenjang Pendidikan “MT”) diatas, dapat dilihat bahwa proses / aktivitas-aktivitas dan aliran-aliran dari dokumennya yang kurang lebih sama dengan Flowchart Rekrutmen (Lowongan) pada Gambar 3.4 dan Flowchart Rekrutmen (Rekomendasi) pada Gambar 3.5. Dimana letak perbedaannya hanya terdapat di lowongan yang disediakan perusahaan atau lowongan yang tersedia adalah untuk jenjang pendidikan “MT” (Management Trainee). Pelamar dari luar perusahaan (pelamar baru atau eksternal) atau karyawan internal yang didaftarkan berhak untuk mengikuti program “MT” ini. Proses perekrutan untuk jenjang pendidikan “MT” ini secara rinci akan dijelaskan seperti di bawah ini : 1. Proses ini diawali dengan adanya kebutuhan perusahaan akan karyawan baru untuk jenjang pendidikan “M T”, maka para pelamar akan mencetak Curriculum Vitae (CV), dan akan menyerahkannya beserta surat lamaran dan berkas-berkas pribadi lainnya kepada Divisi Recruitment. 2. Setelah menerima Curriculum Vitae (CV) para pelamar, maka Divisi Recruitment akan M encantumkan notes keterangan “M T” (“Ini calon MT, akan diikutsertakan dalam pendidikan atau program M T”) dan menyerahkannya kepada Divisi Personnel and Admin Support. 3. Setelah Divisi Personnel and Admin Support menerima Curriculum Vitae (CV) beserta notes keterangan “MT” tersebut, Divisi Personnel and Admin Support akan melakukan Profile match up. M elalui Profile match up, kita dapat memutuskan apakah pelamar yang bersangkutan

194 sudah memenuhi persyaratan yang ada sesuai dengan posisi yang sedang lowong di divisi-divisi tertentu pada perusahaan dan sesuai dengan persyaratan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Apabila Curiculum Vitae (CV) para pelamar tersebut tidak ada yang memenuhi requirements yang ada untuk Program “M T”, maka Divisi Personnel and Admin Support akan mengkonfirmasikan penolakan terhadap para pelamar tersebut kepada Divisi Recruitment dan proses perekrutan ini dianggap selesai. Akan tetapi, apabila ditemukan Curriculum Vitae (CV) para pelamar tersebut yang sesuai dengan requirements yang ada untuk Program “MT”, maka Divisi Personnel and Admin Support akan mengkonfirmasikannya kepada Divisi Recruitment untuk melakukan panggilan psikotes. 4. Setelah menerima konfirmasi dari Divisi Personnel and Admin Support, Divisi Recruitment akan melakukan panggilan psikotes, dan akan mencetak lembar psikotes untuk pelaksanaan tes psikotes pada jadwal yang sudah ditentukan, dimana isi dari lembar psikotes untuk program “MT” berbeda dengan lembar psikotes secara umum. Selain itu, Curriculum Vitae (CV) akan diarsip sementara oleh Divisi Recruitment. 5. Pada saat pelaksanaan tes psikotes, para pelamar yang lulus seleksi awal akan dibagikan lembar psikotes oleh Divisi Recruitment, dan para pelamar akan mengisi lembar psikotes tersebut. Setelah para pelamar selesai mengisi lembar psikotes yang telah dibagikan oleh Divisi Recruitment tersebut, lembar jawaban psikotes tersebut dikumpulkan dan diserahkan kembali kepada Divisi Recruitment.

195 6. Setelah Divisi Recruitment mengumpulkan semua lembar jawaban psikotes tersebut, Divisi Recruitment menyerahkan lembar jawaban psikotes tersebut bersamaan dengan Curriculum Vitae (CV) para pelamar


Admin

Support untuk

pelaksanaan proses penyeleksian berikutnya. 7. Setelah menerima lembar jawaban psikotes beserta Curriculum Vitae (CV) para pelamar yang mengikuti tes psikotes tersebut, Divisi Personnel and Admin Support akan memeriksa lembar jawaban psikotes tersebut sebagai proses penyeleksian berikutnya. Apabila dari hasil pemeriksaan lembar jawaban psikotes tersebut tidak ditemukan para pelamar yang sesuai dengan requirement yang ditetapkan untuk diikutsertakan dengan pelaksanaan proses perekrutan selanjutnya, maka Divisi Personnel and Admin Support akan mengkonfirmasikan penolakannya kepada Divisi Recruitment dan proses perekrutan akan dianggap selesai. Akan tetapi, apabila ditemukan para pelamar yang sesuai dengan requirement yang ditetapkan, maka Divisi Personnel and Admin Support akan menyerahkan lembar hasil psikotes dan Curriculum Vitae (CV) para pelamar yang telah lulus tes psikotes tersebut kepada Kepala HRM untuk dimintai persetujuannya agar dapat lanjut ke proses berikutnya yaitu pelaksanaan interview. 8. Setelah Kepala HRM menerima lembar hasil psikotes dan Curriculum Vitae (CV) tersebut, maka Kepala HRM akan menandatangani lembar hasil psikotes tersebut sebagai tanda persetujuannya agar Divisi

196 Recruitment dapat melakukan panggilan interview dan dilanjutkan oleh Divisi Personnel and Admin Support dalam melakukan interview tersebut. 9. Divisi Recruitment akan melakukan panggilan interview kepada para pelamar yang lulus tes psikotes dan mendapat persetujuan dari Kepala HRM . Divisi Recruitment akan mencetak filing berkas kandidat dan menyerahkan filing berkas kandidat tersebut beserta Curriculum Vitae (CV) kepada Divisi Personnel and Admin Support, dimana lembar filing berkas kandidat ini digunakan sebagai bahan interview. Selain itu, lembar hasil psikotes akan diarsip sementara oleh Divisi Recruitment. 10. Divisi Personnel and Admin Support akan melakukan interview pada waktu yang sudah ditetapkan sebelumnya. Dimana pada proses ini, Divisi Personnel and Admin Support akan mengajukan beberapa pertanyaan mengenai tanggal efektif kerja, standar gaji, job desk, peraturan-peraturan yang ada, dan beberapa pertanyaan lainnya. Pada saat interview, pelamar berhak untuk memilih apakah setuju dan bersedia bekerja sesuai dengan kesepakatan yang sudah dibicarakan oleh Divisi Personnel and Admin Support, atau menolak karena tidak sesuai dengan harapan si pelamar tersebut. 11.Divisi Personnel and Admin Support akan menyetujui hasil kesepakatan interview tersebut dan memberikan filing berkas kandidat, beserta Curriculum Vitae (CV) kepada Divisi Recruitment untuk dilengkapi dengan surat atau laporan lainnya seperti lembar hasil psikotes.

197 12. Setelah semua laporan atau surat tersebut lengkap, maka Divis i Recruitment juga akan menyerahkan semua laporan atau surat tersebut kepada kepala HRM untuk disetujui atau ditandatangani sebagai hasil kesepakatan. 13. Setelah Kepala HRM menerima semua laporan atau surat tersebut, maka Kepala HRM akan menandatangani semua laporan atau surat tersebut sebagai hasil kesepakatan interview, dimana selanjutnya akan diserahkan kepada Divisi Training melalui Divisi Recruitment. 14. Setelah Divisi Recruitment menerima semua laporan atau surat tersebut yang sudah ditandatangani oleh Kepala HRM , maka Divisi Recruitment akan menyerahkan semua laporan atau surat tersebut ke Divisi Training, sehingga Divisi Training dapat memulai program pelatihan, dan para pelamar tersebut dapat disebut sebagai karyawan MT. 15. Divisi Training akan mengadakan pelatihan sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan, dan proses pelatihan ini berlangsung sesuai aturan dari perusahaan. Setelah program pelatihan ini selesai, Divisi Training akan melakukan penilaian dan membuat keputusan, dimana hasilnya adalah berupa status bahwa karyawan MT tersebut telah lulus dan layak untuk menjadi karyawan tetap di perusahaan. Apabila terdapat beberapa karyawan M T yang tidak lulus program “M T” ini, maka Divisi Training akan mengkonfirmasikannya kepada Divisi Recruitment, dan karyawan MT tersebut akan diterminate atau ditolak oleh Divisi Recruitment melalui konfirmasi ke masing-masing karyawan MT yang tidak lulus tersebut.

198 16. Divisi Training akan mencetak daftar karyawan M T yang telah lulus dan menyerahkan laporan daftar karyawan MT tersebut kepada Direktur Utama untuk meminta persetujuannya. Apabila Direktur utama menolak atau tidak setuju, maka proses ini dianggap selesai dan para karyawan MT yang lulus tersebut juga akan diterminasi atau ditolak melalui konfirmasi oleh Divisi Recruitment. Akan tetapi, apabila Direktur Utama setuju dan menandatangani daftar karyawan M T tersebut, maka secara resmi para karyawan MT yang telah lulus dalam program “MT” tersebut akan menjadi karyawan tetap di perusahaan. 17. Selanjutnya Divisi Recruitment akan membuat dan mencetak Offering Letter (OL) dan akan menyerahkannya kepada para karyawan MT yang lulus tersebut, dan mereka akan mengarsip Offering Letter (OL) tersebut sebagai data pribadinya masing-masing, dimana Offering Letter disini dimaksudkan sebagai surat penawaran sekaligus tanda bukti atau surat kontrak yang menyatakan bahwa mereka sudah menjadi salah satu karyawan baru PT Bank Sinarmas. Selain itu, semua laporan atau surat yang sudah ditandatangani oleh Kepala HRM dan Direktur Utama tersebut akan diarsip secara permanen / tetap oleh Divisi Recruitment berdasarkan urutan abjad. 18.Selanjutnya, Divisi Recruitment akan membuat laporan data karyawan baru yang akan diberikan kepada Divisi Payroll untuk pencatatan data karyawan baru ke dalam Sistem Andal dan Sistem Absensi perusahaan. Dimana laporan karyawan baru tersebut akan diarsip sementara oleh Divisi Payroll.

199 3.2.6.5. Alur Sub Sistem Absensi (Permohonan Lembur) Hari dan jam kerja diatur dengan berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku dan dapat berubah sesuai kebutuhan Perusahaan, diantaranya sebagai berikut : 1. Hari kerja ditetapkan berdasarkan pola 5 (lima) hari kerja dalam satu minggu dan (40 (empat puluh) jam dalam satu minggu (8 jam dalam satu hari), sedangkan waktu istirahat tidak diperhitungkan yang pelaksanaannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2. Jam kerja yang berlaku di kantor pusat ditentukan sebagai berikut : a. Hari Senin – Jum’at : Pukul 08.00 – 17.00 b. Istirahat Senin – Kamis : Pukul 12.00 – 13.00 c. Istirahat Jum’at : Pukul 11.30 – 13.00 3. Jam kerja yang berlaku bagi kantor-kantor cabang, ditentukan oleh Pemimpin kantor masing-masing cabang menurut situasi dan kondisi setempat. 4. Pemimpin Unit Kerja, khususnya di bagian Front Office, wajib mengatur waktu istirahat secara bergiliran agar tidak terjadi kekosongan,

dengan

lebih

memperhatikan

kelancaran

operasional perusahaan. Namun ada juga ketentuan untuk perihal lembur pada PT. Bank Sinarmas:

200 1. Bila Perusahaan menganggap perlu atau ada pekerjaan yang mendesak dan harus diselesaikan dengan segera, maka setiap Pegawai

dapat

diminta

untuk bekerja

lembur

dengan

berpedoman pada peraturan perundang-undang yang berlaku. 2. Pegawai dengan

golongan

pangkat

tertentu

berdasarkan

ketentuan Perusahaan tidak berhak menerima upah lembur, meskipun yang bersangkutan bekerja lembur. Kelebihan waktu kerja yang dilakukan adalah mencerminkan tanggung jawab dan dedikasinya kepada Perusahaan. 3. Setiap Pegawai yang akan melaksanakan kerja lembur, wajib mendapatkan Surat Perintah Kerja Lembur (SPKL) yang disetujui oleh atasan langsungnya, karena perhitungan jam kerja lembur akan didasarkan pada SPKL. Pegawai yang kerja lembur tanpa SPKL atau terlambat menyerahkannya, tidak akan diperhitungkan uang lemburnya. 4. Pembayaran Upah lembur hanya diberikan kepada Pegawai Golongan A1, A2 dan A3. (Non staf) 5. Besarnya Upah lembur sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku sebagaimana terinci dibawah ini : a. Pada Hari Kerja Biasa : Untuk jam kerja lembur pertama, dibayarkan Upah Lembur sebesar 1 ½ (satu setengah) kali Upah sejam. Untuk setiap jam kerja selebihnya, dibayarkan Upah lembur sebesar 2 (dua) kali Upah sejam.

201 b. Apabila kerja lembur dilakukan pada hari istirahat mingguan dan/atau hari libur resmi untuk waktu kerja 5 (lima) hari kerja dan

40

(empat puluh)

jam seminggu,

maka

perhitungan upah kerja lembur untuk 8 (delapan) jam pertama dibayar 2 (dua) kali upah sejam, jam kesembilan dibayar 3 (tiga) kali upah sejam dan jam kesepuluh dan kesebelas 4 (empat) kali upah sejam. Absensi (Permohonan_Lembur) Karyawan

Mulai

Supervisor (S etiap cabang)

Divisi Payroll

1

1 Ber laku di Cabang

Login_Web ( Memasukkan_NIK_ da n_Password)

Mem asukkan_NIK _dan_Password

Berlaku di Pusat

SPKL (Sur at Per intah Kerja Lem bur )

SPKL (Sur at Pe rintah Ker ja Lem bur)

Memasukkan_Status _Lembur ( flag)

Mem asukkan_Status _Lembur ( flag) A

A

Memasukka n_ Alasan_Lembur

Data Lem bur

Data Lem bur

SPKL ( Surat Perintah Kerja Lembur)

2

2

2 1 Mengunduh_Data _Lembur

Data_Lem bur

Selesai

Gambar 3.8 Flow Chart Alur S ub Sistem Absensi (Permohonan Lembur)

202 Pada flowchart absensi (permohonan lembur) diatas, dapat dilihat proses / aktivitas-aktivitas dan juga aliran-aliran dari dokumen secara rinci yang dijelaskan seperti di bawah ini : 1. Setiap karyawan dapat melakukan absen masuk, absen istirahat, absen keluar, dan lain-lain. Akan tetapi khusus untuk golongan A (misal : staf operasional, security, dan lain-lain), para karyawan dapat melakukan absensi untuk perhitungan lembur. Setiap karyawan yang akan absen, pertama kali harus login terlebih dahulu dengan memasukkan NIK dan password masing-masing karyawan. 2. Setelah login, setiap karyawan akan memasukkan sekali lagi NIK dan passwordnya masing-masing untuk pencatatan jam atau waktu absen. Jika lembur, karyawan harus memasukkan alasan mengapa karyawan tersebut harus lembur, dan mencetak SPKL (Surat Perintah Kerja Lembur) untuk diserahkan kepada Supervisor (di setiap cabang masingmasing karyawan) atau kepada Divisi Payroll (di Kantor Pusat) secara langsung. 3. Setelah Divisi Payroll menerima SPKL, maka Divisi Payroll akan memasukkan status lembur ke dalam Sistem Absensi perusahaan dengan memberikan tanda flag pada Sistem Absensi tersebut untuk masing-masing karyawan yang lembur secara langsung tanpa melalui Supervisor. Kemudian, SPKL tersebut akan diarsip sementara oleh Divisi Payroll berdasarkan urutan abjad.

203 4. Setelah itu, Divisi Payroll akan mengunduh seluruh data lembur yang ada di dalam Sistem Absensi baik itu cabang maupun pusat, untuk melakukan proses perhitungan gaji setiap karyawan mulai dari gaji pokok, tambahan upah jam lembur, dan lain-lain.

3.2.6.6. Alur Sub Sistem Cuti Karyawan Yang dimaksud dengan cuti ialah istirahat kerja yang diberikan kepada pegawai setelah masa kerja tertentu dengan mendapat gaji penuh. Dimana pegawai berhak cuti selama 12 (dua belas) hari kerja setelah bekerja minimum 12 (dua belas) bulan berturut-turut dengan mendapat gaji penuh, dan Hak cuti tahunan pegawai diberikan dalam batas waktu 1 (satu) tahun setelah hari jatuhnya cuti. Hak cuti yang tidak diambil setelah 1 (satu) tahun dari hari jatuhnya cuti dianggap gugur, dan Hak atas cuti tahunan gugur apabila dalam waktu 6 (enam) bulan setelah lahirnya hak cuti tersebut

ternyata

Pegawai

yang

bersangkutan

tidak

mempergunakannya bukan karena alasan-alasan istimewa atau atas persetujuan Perusahaan.

204

Cuti Karyawan Karyawan

Division Head

Payroll

1

Mulai

4

Form Pengajuan Cuti

Mengisi Form Pengajuan Cuti

For m Pengajuan Cuti Valid

Mem eriksa For m Pengajuan Cuti Karyawan

For m Pengajuan Cuti

1

[Tidak]

Memeriksa Sisa Jatah Cuti Karyawan

Konfirmasi [Ya]

2 3 For m Pengajuan Cuti Valid

Menyer ahkan For m Pengajuan Cuti Valid

Konfirmasi

Mengembalikan For m Pengajuan Cuti Karyawan


2

[Ya]

Mengirim Konfirmasi Penolakan

Menandatangani For m Pengajuan Cuti Vlaid

Form Pengajuan Cuti Tidak Valid


5

A


4

5

For m Pengajuan Cuti Tidak Valid

Selesai

Gambar 3.9 Flow Chart Alur S ub Sistem Cuti Karyawan

205 Pada Flowchart Cuti Karyawan diatas, dapat dilihat proses / aktivitas-aktivitas dan juga aliran-aliran dari dokumen secara rinci yang dijelaskan seperti di bawah ini : 1. Proses ini dimulai ketika terdapat karyawan yang akan mengajukan permohonan cuti. Karyawan yang akan mengajukan permohonan cuti tersebut pertama kali harus mengisi form pengajuan cuti beserta alasan mengapa mengajukan cuti. Setelah form tersebut selesai diisi, maka karyawan akan menyerahkan form tersebut kepada Kepala Divisi-nya masing-masing. 2. Apabila form tersebut sudah diterima oleh Kepala Divisi, maka Kepala Divisi akan memeriksa form pengajuan cuti karyawan tersebut. Jika form pengajuan cuti tersebut ditolak, maka karyawan tesebut tidak diperbolehkan untuk cuti / memakai jatah cuti-nya. Tetapi jika form pengajuan

cuti tersebut

disetujui,

maka Kepala

Divisi akan

menandatangani dan mengembalikan form pengajuan cuti kepada karyawan tersebut. 3. Setelah karyawan tersebut menerima form pengajuan cuti yang valid atau sudah ditanda-tangani oleh Kepala Divisinya masing-masing, maka selanjutnya karyawan tesebut akan menyerahkan form pengajuan cuti valid kepada Divisi Payroll untuk diperiksa sisa jatah cuti-nya. 4. Divisi Payroll akan memeriksa sisa jatah cuti karyawan tersebut, batas cuti karyawan adalah maksimal 12 kali per 1 tahun. Jadi apabila sisa jatah cuti-nya sudah tidak ada atau sudah habis, maka Divisi Payroll akan mengkonfirmasikan penolakan pengajuan cuti kepada karyawan

206 tersebut, dan form pengajuan cuti tersebut dikatakan tidak valid atau ditolak, selanjutnya form pengajuan cuti tersebut akan dikembalikan kepada karyawan yang bersangkutan. Akan tetapi, apabila karyawan tersebut masih memiliki jatah cuti, maka Divisi Payroll akan menandatangani form pengajuan

cuti valid tersebut dan akan

menyerahkan form tersebut kepada karyawan yang bersangkutan atau yang mengajukan cuti. 5. Setelah itu Divisi Payroll akan memasukkan data cuti (seperti tanggal mulai cuti) tersebut pada sistem Absensi. Dan form pengajuan cuti valid tersebut akan diarsip secara permanen menurut abjad.

3.2.6.7. Alur Sub Sistem Pajak Upah dicantumkan dalam bentuk netto, pajak penghasilan atas Upah yang besarnya sesuai dengan Peraturan Pemerintah, ditanggung oleh Perusahaan.

207

Pajak Payroll

Divisi Accounting

Mulai

Menghitung Pajak Karyawan T Mencetak Form Laporan Pajak

Kantor Pajak

1

2

Laporan Pajak

Laporan Pajak

2

Selesai

T

Laporan Pajak

T

1

Gambar 3.10 Flow Chart Alur S ub Sistem Pajak Pada Flowchart Pajak diatas, dapat dilihat proses / aktivitasaktivitas dan juga aliran-aliran dari dokumen secara rinci yang dijelaskan seperti di bawah ini : 1. Pertama-tama, proses ini akan dimulai setiap akhir bulan, dimana Divisi Payroll sudah menutup jurnal gaji seluruh cabang dan sudah membuat laporan jurnal gaji seluruh cabang untuk ditanda-tangani oleh Divisi Personnel and Admin Support dan Direktur Utama. Selanjutnya laporan jurnal gaji seluruh cabang tersebut akan diserahkan ke Divisi Accounting dan laporan jurnal gaji per cabang akan diserahkan ke masing-masing cabang. 2. Setelah pelaporan jurnal gaji selesai, maka Divisi Payroll akan mulai menghitung pajak karyawan dan akan mencetak form laporan pajak

208 (berisi daftar seluruh karyawan dan No. NPWP masing-masing karyawan) tersebut untuk diserahkan ke Divisi Accounting. 3. Apabila Divisi Accounting sudah menerima laporan pajak tersebut, maka Divisi Accounting akan mengarsip laporan pajak tersebut secara permanen berdasarkan tanggal atau periode dan akan menyerahkan laporan pajak tersebut ke Kantor Pajak. 4. Setelah Kantor Pajak menerima pelaporan pajak dari Divisi Accounting, maka Kantor Pajak akan mengarsip laporan pajak tersebut secara permanen berdasarkan tanggal atau periode.

3.2.6.8. Alur Sub Sistem Jamsostek Divisi Payroll akan membuat Laporan Jamsostek tiap bulannya, berikut peraturan mengenai ketentuan Jamsostek yang berjalan, berdasarkan hasil wawancara kami: 1. Sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku perusahaan

mengikutsertakan

Pegawai

dalam

Program

Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga Kerja). 2.

Program Jamsostek yang diikuti oleh Perusahaan adalah : a. Jaminan Hari Tua dalam hubungan kerja (JHT); b. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK); dan c. Jaminan Kematian. d. Jaminan pemeliharaan kesehatan (JPK) dilaksanakan sendiri dengan manfaat yang lebih baik dari program JAM SOSTEK.

209 3.

Pegawai diasuransikan melalui Program Jamsostek dimana besarnya jumlah premi didasarkan pada peraturan yang berlaku: ● Program Perusahaan Pegawai ● Jaminan Hari Tua (JHT) ± 3,70%2% ● Jaminan Kecelakaan Kerja ±0,24%● Jaminan Kematian ±0,30% -

4.

Kontribusi premi yang dibayarkan oleh Pegawai untuk premi Program Jaminan Hari Tua (JHT) sebesar 2% (dua per seratus) akan dipotong langsung dari gaji bulannya

210

Jamsostek Payroll

Mulai

Men gu nduh Jurnal Gaji Seluruh Karyawan

Menghitung Iuran Jamsostek

Direktur Utama

1

3

Form Iuran Perhitungan Jamsostek

For m Iuran Perhitungan Jamsostek Valid

Menandatangani Form Iuran Perhitungan Jamsostek

Men an datangani For m Iuran Perhitungan Jamsostek

Membuat Aplik asi Transaksi Pembayaran

Mencetak Hasil Perhitungan Iu ran Jamsostek

Form Iuran Jamsostek

1

2

Form Iuran Perh itungan Jamsostek Valid

Men yerahkan Form Iuran Perh itungan Jamsostek Valid

Form Iuran Perh itungan Jamsostek Valid

3

Divisi Accounting

Men yetujui Proses Transfer

Menyetujui Proses Pembayaran Iu ran Form Iuran Perhitungan Jamsostek Va lid

For m Iuran Perhitungan Jamsostek Valid

2

4

PT. Jamsostek

211

Jamsostek Payroll

Direktur Utama

Divisi Accounting

PT. Jamsostek

4

5

Form Iuran Perhitungan Jamsostek Valid

Laporan Jamsostek

Transfer Pembayaran Iuran via e-banking ke PT Jamsostek

Mencetak Kartu Jamsostek

Kartu Jamsostek Membuat Laporan Jamsostek Laporan Jamsostek

T

5

6

Kartu Jamsostek

Membagikan Kartu Jamsostek ke Cabang

Kartu Jamsostek

Selesai

Gambar 3.11 Flow Chart Alur S ub Sistem Jamsostek

6

212 Pada Flowchart Jamsostek diatas, dapat dilihat proses / aktivitasaktivitas dan juga aliran-aliran dari dokumen secara rinci yang dijelaskan seperti di bawah ini : 1. Proses ini akan dimulai setelah Divisi Payroll selesai membuat laporan pajak. Pertama-tama, Divisi Payroll akan menarik atau mengunduh jurnal gaji, menghitung iuran jamsostek dan apabila sudah mengetahui jumlah iuran yang harus dibayar, maka Divisi Payroll akan membuat suatu aplikasi transaksi untuk pembayaran dan akan mencetak hasil perhitungan iuran jamsostek tersebut untuk diserahkan kepada Direktur Utama. 2. Setelah Direktur Utama menerima form iuran perhitungan jamsostek, maka Direktur Utama akan menandatangani form tersebut sebagai persetujuan agar Divisi Payroll dapat memulai proses pembayaran iuran jamsostek. 3. Setelah ditanda-tangani oleh Direktur Utama, maka Divisi Payroll juga akan menyerahkan form iuran perhitungan jamsostek valid tersebut ke Divisi Accounting. 4. Setelah Divisi Accounting menerima form tersebut, maka Divisi Accounting akan menandatangani form iuran perhitungan jamsostek valid tersebut sebagai persetujuan agar Divisi Payroll dapat melakukan proses transfer.

213 5. Sesudah mendapatkan persetujuan dari Direktur Utama dan Divisi Accounting,

Divisi Payroll akan

menjalankan

proses

transfer

pembayaran iuran via e-banking ke PT. Jamsostek melalui Bank cabang terdekat. 6. Pada saat proses transfer sudah selesai, Divisi Payroll akan langsung membuat laporan jamsostek untuk diserahkan kepada PT. Jamsostek melalui e-mail, dimana laporan jamsostek tersebut berisi pendaftaran karyawan baru, laporan daftar karyawan keluar, laporan daftar perubahan gaji karyawan, dan laporan lainnya yang mempengaruhi perhitungan jamsostek. Divisi Payroll juga akan mengarsip laporan jamsostek tersebut secara permanen berdasarkan tanggal atau periode untuk data perusahaan. 7. Apabila PT. Jamsostek sudah menerima laporan jamsostek tersebut, PT. Jamsostek akan memproses laporan tersebut selama ± 1 minggu, dan setelah itu PT. Jamsostek akan mencetak Kartu Jamsostek. 8. Setelah kartu jamsostek dicetak oleh PT. Jamsostek, Divisi Payroll akan mengambil Kartu Jamsostek tersebut ke Kantor Jamsostek. Selanjutnya, Divisi Payroll akan memilah-milah kartu jamsostek tersebut untuk dikirimkan atau diserahkan ke setiap cabang. 9. Proses pembayaran iuran jamsostek ini kurang lebih dilakukan seperti penjelasan diatas, dan dilakukan setiap 1 bulan sekali.

214 3.2.6.9. Alur Sub Sistem Resign / Pengunduran Diri Surat Permohonan Pengunduran Diri dibuat jika karyawan ingin melakukan pengunduran diri dengan alasan tertentu, kecuali Pegawai Percobaan, Pegawai yang bermaksud mengundurkan diri secara baik-baik harus memenuhi syarat sebagai berikut : a. M engajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis sekurang-kurangnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran dirinya; b. Tidak terikat dalam ikatan dinas. Dimana sebelum tanggal pengunduran diri, Pegawai wajib menyelesaikan

segala hal berkaitan

dengan

pekerjaan

dan

melakukan serah terima pekerjaan kepada penggantinya dengan sepengetahuan atasannya dan Unit Kerja terkait lainnya. Pegawai tidak diperkenankan mengambil sisa cutinya sebelum serah terima tuntas, dan wajib menyelesaikan segala hal yang berkaitan dengan hutang piutang kepada Perusahaan serta kewajiban-kewajiban lain dari Pegawai, termasuk tetapi tidak terbatas untuk menyerahkan kembali Kartu Tanda Pengenal Pegawai, barang investaris perusahaan,

serta

perlengkapan-perlengkapan

lain

milik

Perusahaan. Pegawai yang mengundurkan diri secara baik-baik berhak mendapatkan Uang Penggantian Hak dan Uang Pisah yang besarnya ditentukan oleh Perusahaan.

215 Res ign / Pengunduran Diri (Opti onal) Karyawan

Group Head

Payroll

Mulai

1

3

Membuat Surat Permohonan Pengunduran Diri

Surat Pengunduran Diri

Surat Pengunduran Diri Vali d

Yang Disertai Alasan Pengunduran Diri Menyerahkan Surat Permohonan Pengunduran Diri

Menandatangani Surat Pengunduran Diri

Surat Pengunduran Diri Vali d

Memasukkan data resign / pengunduran diri ke Ss tem Andal

Sel esai

Surat Pengunduran Diri 2 1

2

Surat Pengunduran Di ri Vali d

Menyerahkan Surat Permohonan Pengunduran Di ri

Surat Pengunduran Di ri Valid

3

Gambar 3.12 Flow Chart Alur S ub Sistem Resign / Pengunduran Diri

216 Pada Flowchart Resign atau Pengunduran diri diatas, dapat dilihat proses / aktivitas-aktivitas dan juga aliran-aliran dari dokumen secara rinci yang dijelaskan seperti di bawah ini : 1. Proses ini akan dimulai apabila terdapat karyawan yang mengundurkan diri atau resign. Karyawan yang akan mengundurkan diri atau resign harus membuat surat permohonan pengunduran diri atau resign terlebih dahulu dan disertai alasan pengunduran diri. 2. Selanjutnya karyawan tersebut akan menyerahkan surat pengunduran dirinya kepada atasannya (apabila karyawan yang mengundurkan diri tersebut adalah karyawan cabang, maka surat pengunduran diri diserahkan ke pimpinan cabang, dan

apabila karyawan yang

mengundurkan diri tersebut adalah karyawan pusat, maka surat pengunduran diri diserahkan ke kepala tertinggi di unit atau divisi tersebut). Setelah atasannya menerima surat pengunduran dirinya tersebut, atasannya akan menandatangani surat pengunduran diri tersebut. 3. Setelah menerima surat pengunduran diri yang sudah ditanda-tangani oleh atasannya, karyawan yang bersangkutan akan menyerahkan surat permohonan pengunduran dirinya tersebut kepada Divisi Payroll. 4. Selanjutnya Divisi Payroll akan

menginput data resign

atau

pengunduran diri tersebut ke dalam sistem Andal. Pada proses mutasi / promosi / perubahan gaji karyawan pada PT. Bank Sinarmas yang dilakukan oleh Divisi Payroll memiliki alur flowchart / alur aktivitas dan juga aliran dokumen yang sama seperti pada flowchart

217 proses resign / pengunduran diri diatas, letak perbedaannya hanya pada saat penyerahan surat mutasi / promosi / perubahan gaji ke atasannya masingmasing harus ada proses persetujuan dari atasannya tersebut terlebih dulu.

3.2.6.10. Alur Sub Sistem Transfer Gaji Komponen Upah Pegawai terdiri atas : a. Gaji Pokok, ditetapkan oleh Perusahaan menurut Golongan, Pangkat dan Jabatan Pegawai/ti yang bersangkutan b. Tunjangan Jabatan, diatur sebagai berikut : 1)

Tunjangan

Jabatan

adalah

tunjangan

tetap yang

diberikan Kepada Pegawai, tanpa dipengaruhi oleh jumlah kehadiran kerja untuk setiap bulannya, sesuai dengan tanggung jawab yang diemban serta jabatan yang dipercayakan kepadanya; 2)

Tunjangan Jabatan diberikan kepada Pegawai yang menduduki

posisi

jabatan

struktural,

berdasarkan

struktur organisasi yang berlaku; 3)

Tunjangan Jabatan akan dihapuskan apabila Pegawai sudah tidak menjabat lagi dalam jabatan struktural.

c.

Tunjangan lainnya seperti : 1)

Tunjangan Luar Home Base

2)

Tunjangan Khusus

3)

Tunjangan Pernikahan

4)

Tunjangan Kematian & Uang Duka

218 5)

Tunjangan Hari Keagamaan

6)

Jaminan Pemeliharaan Kesehatan

7)

Tunjangan Kelahiran

Trans fer Gaji Payr oll

Data Cen ter IT

Mul ai

1

Mem asukkan Data Kar yawan Bar u D i Master HR

T ext File "Data Excel Kar yawan "

Memasuk kan D ata Gaj i Pok ok, H ak Lembu r, Tunjan gan D i Master Payro ll

Mengi zi nkan Pr oses Core Ba nking

Unt uk P emb arayan Ga ji

Mengun duh Data Absensi Di Si st em Absen si Tran sf er G aji Mem asukkan Data K aryawan Resi gn, M utasi, P rom osi, P eru bahan Gaji, Bonus d an THR

Memb eri Kon fir masi Pr ogr am Telah Selesai Di jalan kan

Menjalan kan "P roses Tran sak si "

Pel aporan Hasil P roses Tran sf er

Melaku kan P ro ses "Sa lary Cal cula tion "

Melaku kan P ro ses e- ban king

2

Mengu nduh Data S alary Ca lcula tio n Excel "Karya wan"

Ub ah Dat a Excel Men jadi Text Fil e

Up load Text Fi le ke "Pr ogr am Bant u"

T ext Fil e "Dat a Excel Kar yawan "

1

NIK, Nama, No.Rek, Nom inal Gaji Yang Akan D itr ansfer

Divisi Person nel and Admin Support

Direktur Utama

Divisi Accou nting

Caban g

219

Transfer Gaji Payroll

Dat a Center IT

Divisi Person nel and Admin Support

2

Direktur Ut ama

3

Pelap oran H asil Pro ses Tra nsfer

5

Cai bang Ju rn alPerGaj Seluruh Cab ang

Ju rn al Gaji Jurnal Ga ji g V ali d Per Caban Sel uruh Caban g Va li d

M enan datan gani Jurn al Gaji Se u l ruh Caban g

Men andat angan i Jur nal Ga ij Selur uh Cab ang

Jurnal Ga ji

Divisi Accounting

7

Ca bang

8 By Mail

Ju rn al Gaji Se luruh Cab ang Val id

Ju rn al Gaji Per Cab ang Va li d

Memeriksa St atu s Transfer

[gaga l]

[suk ses]

Stat us

Tra nsfer U lang

Ju rn al Gaj i Per Caba Jurna l G ajing Vali d Sel uruh Caban g Va li d

Men gun du h Dat a Karyaw an

T

Jurnal Ga ji JuPer rn alCaban Gaji g Va lid Se luruh Cab ang Val id

Me mb uat Jurnal Gaj i 4

6

Jurnal Gaj i Per Cab ang Ju rn al G aji Sel uruh Cab ang

3

4

Jurna l G aji Jurnal Pe r CGaj abani g V alid Selu ru h Ca bang Val id

M enyer ahkan Jur nal Gaji Seluru h Caban g

Jurnal Gaj i Jurn G ajiang Val id PeralCab Sel uruh Caba ng Vali d

5

6

Jurn al G aji Jurnal Pe r CGaj abani g V alid Selu ru h Ca bang Va lid

M enyer ahkan Jur nal Gaji Seluru h Caban g dan Per Caban g

Jurnal Gaj i Per Cab ang Val id Jurn al G aji Sel uruh Caba ng Vali d

8

7

T

Gambar 3.13 Flow Chart Alur S ub Sistem Transfer Gaji

T Sele sa i

220 Pada Flowchart Transfer Gaji diatas, dapat dilihat proses / aktivitasaktivitas dan juga aliran-aliran dari dokumen secara rinci yang dijelaskan seperti di bawah ini : 1. Pertama kali Divisi Payroll akan memasukkan data karyawan baru di Master HR dan kemudian memasukkan data gaji pokok, hak lembur, dan tunjangan di Master Payroll apabila terdapat karyawan baru di perusahaan. 2. Pada saat Divisi Payroll memulai proses penggajiannya, maka Divisi Payroll akan menarik atau mengunduh data absensi di Sistem Absensi dan memasukkan data absensi tersebut ke dalam Sistem Andal, dan Sistem Andal akan menghitung jam lembur masing-masing karyawan secara otomatis. 3. Selanjutnya, Divisi Payroll akan memasukkan data karyawan resign, mutasi, promosi, perubahan gaji (contoh: kenaikan gaji karyawan), bonus, THR dan perubahan-perubahan lainnya ke dalam Sistem Andal. 4. Setelah semua data karyawan, data absensi dan data perubahanperubahan yang terjadi pada masing-masing karyawan selesai dimasukkan ke dalam Sistem Andal, maka Divisi Payroll akan menjalankan satu proses di dalam Sistem Andal yaitu “Proses Transaksi” untuk mengubah database pada Sistem Andal tersebut. 5. Setelah “Proses Transaksi” selesai dijalankan, maka Divisi Payroll akan melakukan satu proses yaitu “Salary Calculation” untuk menghitung gaji per karyawan.

221 6. Setelah Proses “Salary Calculation”, maka Divisi Payroll akan menarik atau mengunduh data “Salary Calculation” dan proses e-banking di Sistem Andal untuk proses penggajian (transfer gaji). Dan proses ini akan menghasilkan data karyawan (nama, NIK, No Rekening, Nominal gaji yang akan ditransfer) dalam bentuk excel. 7. Setelah itu, Divisi Payroll harus mengubah data excel tersebut menjadi text file, dan selanjutnya mengupload data dalam bentuk text file tersebut ke dalam 1 alat bantu yang disebut “Progam Bantu” dan menyerahkan data text file tersebut ke Data Center IT. 8. Dan setelah itu, Data Center IT akan mengizinkan proses Core Banking untuk pembayaran gaji para karyawan dan akan menjalankan “Program Bantu” tersebut untuk proses transfer gaji secara langsung ke rekening masing-masing karyawan. 9. Setelah proses transfer gaji selesai, maka Data Center IT akan memberi konfirmasi bahwa program tersebut telah selesai dijalankan. Dan menyerahkan pelaporan hasil proses transfer ke Divisi Payroll. 10.Selanjutnya, Divisi Payroll akan memeriksa status transfer ke sistem gerak yaitu “Termenos”. Apabila terdapat transaksi yang gagal atau failed maupun pending maka Divisi Payroll akan memproses dan mentransfer ulang transaksi yang gagal atau failed ataupun pending tersebut. Apabila semua transaksi berhasil atau sukses, maka Divisi Payroll akan menarik atau mengunduh data karyawan dan mulai membuat jurnal gaji.

222 11.Setelah jurnal gaji seluruh cabang selesai dibuat, maka Divisi Payroll akan menyerahkan jurnal gaji tersebut ke Divisi Personnel and Admin Support dan selanjutnya ke Direktur Utama untuk ditanda-tangani sebagai tanda bahwa jurnal gaji tersebut sudah benar dan dapat dikirimkan ke setiap cabang dan juga Divisi Accounting sebagai pelaporan rutin. 12. Setelah jurnal gaji tersebut ditanda-tangani oleh Divisi Personnel and Admin Support dan kemudian Direktur Utama, maka Divisi Payroll akan mengirimkan atau menyerahkan jurnal gaji seluruh cabang valid ke Divisi Accounting, dan kemudian Divisi Accounting akan mengarsip jurnal gaji tersebut secara permanen berdasarkan tanggal atau periode. 13. Selanjutnya Divisi Payroll juga akan mengirimkan atau menyerahkan jurnal gaji per cabang valid ke masing-masing cabang melalui e-mail dan kemudian masing-masing cabang akan mengarsip jurnal gaji tersebut secara permanen berdasarkan tanggal atau periode.

3.2.7. Permasalahan Yang Dihadapi Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan Personnel & Payroll Departmen Head dan analisis proses bisnis yang sedang berjalan, Permasalahan yang dihadapi oleh Divisi Human Resource (HR) pada PT. Bank Sinarmas yaitu: 1. PT. Bank Sinarmas mengalami permasalahan dalam proses kegiatan sehari-harinya, salah satunya, mereka mengalami permasalahan yang cukup mendesak dalam Divisi Human Resource-nya (HR). Divisi

223 Human Resource (HR) mengalami permasalahan, diantaranya yaitu keberadaan Divisi Human Resource (HR)

yang hanya terdapat di

kantor pusat sehingga karyawan yang berada di kantor cabang akan kemungkinan

mengalami

kendala

dalam

mengatur

urusan

personalianya, Sedangkan hingga saat ini PT. Bank Sinarmas sudah memiliki cabang sekitar

+/- 93 cabang. Selain itu karyawan Divisi

Human Resource (HR) di Kantor Pusat Non-Operasional (KPNO) Jakarta hanya berjumlah 11 orang yang terdiri 4 (empat) staf Payroll , 5 (lima) staf Training di Kantor Diklat Jakarta, 2 (dua) staf Recruitment, sehingga sulitnya memberikan berita-berita perusahaan, informasi, formulir-formulir, dan data-data kegiatan personalia yang up-to-date kepada karyawan pada kantor cabang dan karyawan yang berada di Kantor Cabang. Atas permasalahan tersebut, PT. Bank Sinarmas membutuhkan suatu sistem baru yang terintegrasi serta real time dalam Divisi Human Resource (HR) yang dapat mengatur kegiatan sumber daya manusia di perusahaan tersebut. 2. Top M anajemen sulit dalam mengambil keputusan yang tepat, hal ini disebabkan adanya kesulitan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan seperti informasi mengenai data proses perekrutan, (misal: berapa banyak jumlah pelamar saat ini, seberapa cepat proses perekrutan yang ada, apakah ada pengelompokkan golongan pendidikan calon karyawan, dan sebagainya) kinerja , dan pelaporan mengenai turnover karyawan secara cepat dan mudah.

224 3. Keberadaan Divisi Human Resource (HR) yang hanya terdapat di Jakarta, menyebabkan lamanya proses bagi para karyawan, khususnya bagi para karyawan yang berkantor di kantor cabang luar Jakarta untuk melakukan kegiatan personalia, seperti mengambil cuti, adanya proses promosi, mutasi dan perubahan gaji karyawan serta permintaan slip gaji (by request). Karyawan harus mengisi dahulu berkas / formulir yang telah disiapkan oleh Divisi Human Resource (HR), baru kemudian memberikannya kembali secara langsung atau melalui email (scan terlebih dahulu) kepada Divisi Human Resource (HR) di Pusat, hal tersebut banyak memakan waktu, tenaga, dan produktivitasnya karena karyawan harus bolak – balik untuk mengurus kegiatan personalianya. 4. Karyawan juga harus mendatangi Direct Supervisor-nya / Head Division-nya

masing-mas ing

untuk

mendapatkan

persetujuan

mengambil cuti, adanya promosi, mutasi dan perubahan gaji karyawan, hal tersebut juga akan memakan banyak waktu, karena Direct Supervisor-nya / Head Division-nya seringkali tidak berada di tempat, sehingga karyawan tidak dapat langsung mendapatkan persetujuan dari atasannya juga dapat diperkirakan akan mengurangi produktivitas karyawan. 5. Divisi Human Resource (HR) mengalami cukup kesulitan untuk mengecek database pelamar yang pernah melamar di PT. Bank Sinarmas, karena belum adanya sistem yang menangani proses Recruitment, sehingga proses tersebut masih manual, seperti pada proses penyeleksian applicant / mencocokan requirement dengan

225 qualification para pelamar hal tersebut disebabkan tidak adanya database pelamar, oleh karena itu staf harus mengumpulkan data-data karyawan yang berupa kertas-kertas, shingga memakan banyak waktu untuk pengerjaannya. 6. Terpisahnya sistem absensi dengan sistem penggajian sehingga proses peng-input-an data karyawan harus dilakukan dua kali di sistem absensi dan di sistem penggajian, hal tersebut dapat akan memakan waktu. Selain itu tidak optimalnya sistem absensi yang berjalan saat ini, disebabkan tidak adanya proteksi User ID dan Password yang masih bersifat umum, sehingga kemungkinan

karyawan untuk melakukan

kecurangan dalam mengabsenkan rekannya dapat terjadi, namun hal tersebut

bukan

hal yang fatal,

karena sistem absensi tidak

mempengaruhi gaji, absensi hanya merupakan bukti kehadiran dan untuk memperhitungkan biaya lembur. 7. Perusahaan masih melakukan penilaian kinerja karyawan secara manual. Sehingga belum tersedianya sistem yang dapat menampilkan hasil penilaian kinerja karyawan secara efektif, dan dapat menampilkan perbandingan kinerja karyawan per tahun. 8. Tidak adanya hak otorisasi yang signifikan, dimana sistemnya masih 1 layer, semua user masih dapat membuka file yang sama dan masih dapat melakukan perubahan antara satu user dengan user lainnya. 9. Sulitnya penelusuran informasi mengenai data penggajian karyawan setiap

akhir bulan, sehingga banyak dari pihak cabang yang

mengajukan complain mengenai gaji, meminta slip gaji, pertanyaan

226 seputar pembayaran gaji yang dilayani oleh bagian payroll, sehingga banyak menyita waktu kerja. 10. Untuk melakukan proses penggajian, diperlukan data absensi (lembur) karyawan, oleh karena sistem absensi yang masih terpisah maka dibutuhkan waktu dalam proses penarikan data lembur setiap bulannya. Hal tersebut sangat tidak efisien dan cukup memakan waktu. 11. Karyawan yang mempunyai hak lembur, jika lembur harus mengis i Surat Perintah Kerja Lembur secara manual, sehingga banyak kemungkinan terjadi karyawan yang lupa untuk mengisi form tersebut, sehingga apabila lewat dari cut of time peng-input-an data lembur , maka karyawan dianggap tidak mendapat jatah lembur.

3.2.8. Analisis Kebutuhan Pengguna Perkembangan Penggunaan Teknologi Informasi oleh Perbankan merupakan indikasi bahwa ketergantungan bank terhadap sistem komputer dan telekomunikasi semakin berkembang pesat, sehingga persaingan Bank pada saat ini, sarana Teknologi menjadi kunci keberhasilan usaha Bank. Dengan perkembangan tenaga kerja yang semakin besar, dan mengingat bahwa program Human Resource (HR) dapat membantu efisiensi dari pengaturan karyawan, serta fungsinya yang non-core dari business, maka kami mengusulkan untuk Penggantian Sistem Human Resource (HR) yang sedang digunakan, untuk kemajuan Bank. Oleh karena itu berdasarkan permasalahan-permasalahan sistem, sebagai berikut :

227 1. Tidak adanya sistem Recruitment sehingga proses perekrutan baik di pusat dan di kantor cabang masih dilakukan dengan manual, sehingga sulit untuk mencari applicant yang cocok / memenuhi requirement ( banyak berkas yang menumpuk), belum tersedianya sistem yang menampilkan informasi mengenai perbandingan antara target dan aktual pada perekrutan (profile match-up), tidak adanya laporan perbandingan berapa banyak dan siapa saja applicant dalam bulan ini yang berhasil diterima dan tidak diterima. Sehingga manajemen tidak mengetahui seberapa baik proses perekrutan yang terjadi dan sulit melakukan analisis untuk membuat suatu perkiraan dalam perekrutan karyawan untuk masa mendatang. 2. Tidak adanya sistem Training, sehingga proses Training untuk karyawan perusahaan masih dilakukan dengan proses manual, dan masih membutuhkan support data dari payroll untuk kebutuhan elearning (Klasifikasi User). 3. Tidak terintegrasinya sistem Payroll (remunerasi) dan sistem absensi mengingat saat ini di PT. Bank Sinarmas terdapat 2 program tepisah untuk payroll dan absensi, yaitu: •

Program Payroll , untuk menghitung pembayaran gaji melalui komponen yang dimasukkan melalui “Proses Transaksi” dimana staf harus memasukkan semua data update karyawan (data lembur, perhitungan bonus, potongan, tunjangan, kenaikan gaji, mutasi, promosi, dan sebagainya) dan selanjutnya untuk menghitung gaji

228 karyawan melalui proses “Salary Calculation” (Sistem tersebut hanya ada di Kantor Pusat) •

Sistem Absensi, khusus untuk menghitung jam lembur karyawan berdasarkan data SPKL (Surat Perintah Kerja Lembur). Sistem yang saling terpisah dan tidak terintegrasi akan

menyebabkan: •

Tidak efisien dan efektif dari segi waktu kerja, mengingat harus menginput data yang sama di 2 (dua) sistem yang berbeda.

•

Human Error yang mungkin terjadi cukup besar, karena untuk memindahkan data perhitungan bonus dan THR yang masih melalui MS-Excel ke program payroll dilakukan secara manual, sehingga kemungkinan terjadi data dengan perhitungan yang berbeda – beda mengingat hasil perhitungan dihasilkan dari 2 aplikasi program yang berbeda antara di MS-Excel dengan program payroll.

•

Keterlambatan informasi dari cabang perihal transaksi karyawan sehingga belum diproses pada saat proses penggajian.

3.3. Gambaran Umum Teknologi Informasi Perusahaan 3.3.1. S pesifikasi Hardware dan Software Berikut adalah gambaran spesifikasi hardware yang ada di Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas:

229 Tabel 3.2 Tabel S pesifikasi Hardware Jenis S pesifikasi Hardware Processors: • Server : The HP ProLiant DL380 • Quad-Core and Dual-Core Intel® Xeon® processors • Intel® 5000P chipset Memory: • 8 GB PC2-5300 Fully Buffered DIMM s (DDR2-667) Storage Controller: • Entry Models: HP Smart Array E200/64M B Controller (RAID 1) Internal Drive Support: • 2 small form factor (SFF) hot-plug drive bays to support Serial-attached SCSI (SAS) and Serial ATA (SATA) drives Slimline media bay supporting Optical or Floppy drive Network Controller: • Two embedded NC373i Multifunction Gigabit Network Adapters with TCP/IP Offload Engine, including support for Accelerated iSCSI through an optional Licensing Kit Expansion Slots: • Four available PCI-Express slots, optional mixed PCI-X / PCI-Express configurations available (see "Standard Features -Expansion Slots" section below for more details) USB Ports: • USB 2.0 support Redundancy: • Fully redundant hot plug fans (N+1) • Hot plug power supply with optional redundancy (Included in Performance models)

230 • Infrastructure Management: • Convenient slide-out Systems Insight Display for quick and easy front view server diagnostics, along with status LEDs, Automatic Server Recovery (ASR), ROM Based Setup Utility (RBSU) • HP ProLiant Onboard Administrator (powered by the Integrated Light-Out 2 management processor) for simplified server setup, health monitoring and recovery, power and thermal control, and lights-out remote administration • HP Insight Control (ICE) suites, as product options, deliver essential infrastructure management that can help save time and money by making it easy to deploy, monitor, control and optimize your IT infrastructure through a single, simple management console. ICE suites support both Windows and Linux-based servers and management consoles. • HP Insight Dynamics - VSE suite for ProLiant servers, a product option, is an integrated command center that enables you to continuously analyze and optimize your adaptive infrastructure. This advanced infrastructure management software lets you reduce the cost of common data center tasks by as much as 40 percent while keeping pace with your changing business Form Factor: • Rack (2U), (3.5-inch); Depth 26 inches (66 cm) • Operating Systems and Virtualization Software Support for ProLiant Servers: Windows Server Deployment/Serviceability: • System Insight Display on the front bezel for quick and easy server diagnostics

231 • Quick Deploy Rail System includes sliding universal rails, an ambidextrous cable management arm and quick release levers for fast and easy serviceability • Tool-less access to all system components for easy in rack serviceability • Customer Self Repair (CSR): HP pro • Intel® Pentium® 4 and Celeron® processors • Intel Extreme Graphics 2 • Integrated Intel PRO/100 Network Connection • SM ART III Ultra ATA Hard Drives • Choice of optical drives : CDRom • DDR SDRAM system memory 256M b • Integrated audio, including an internal PC speaker • Monitor 15” • Mouse dan keyboard • Printer laserjet P2015dn

Client HP DX2000

Berikut adalah gambaran spesifikasi software yang ada di Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas : Tabel 3.3 Tabel S pesifikasi Software Aplikasi Operating System (Server ) Operating System (Client)

Nama Software Microsoft Window Server 2003 Microsoft Windows XP

Software : o

Operating System : -

Microsoft Windows Server 2003

-

Microsoft Windows XP

Fungsi Sistem operasi untuk server Sistem operasi untuk client

232 -

Crystal Report (on Server) – fungsi untuk meng-generate reporting.

o

o

Utility Software (installed on client): -

Anti virus : AVG

-

Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint)

-

Adobe Acrobat Reader

-

Browser: Internet Explorer

Data Base (on Server) : -

Database System : Microsoft SQL Server 2000

Perihal : Pengadaan Software : Paket Program Attendance, Payroll¸Human Resource Management System dan PPh 21 Software : •

Paket Program Attedance

•

Payroll

•

Human Resource Management System

•

PPh 21

Dimana harga Proyek adalah sebesar Rp. 650.000.000,- dibagi dalam 2 Phase: •

Phase I, harga Proyek sebesar Rp. 350.000.000,- (dengan PPN 10% menjadi Rp 385.000.000,-) sudah termasuk: o 3 (Tiga) Device License Aplikasi Andal Kharisma

233 o 5 (Lima) CAL Database SQL Server Standard o 20 (Dua Puluh) Mandays Implementasi •

Phase II, harga Proyek sebesar Rp. 300.000.000,- (dengan PPN 10% menjadi Rp 330.000.000,-) sudah termasuk: o License Kharisma Dashboard Standard (Server Base)

Ketentuan & Kondisi : •

Phase I •

Termin Pembayaran : o Pembayaran Pertama sebesar 50% dari harga Proyek Phase I o Pembayaran Kedua sebesar 30% dari harga Proyek Phase I, setelah instalasi software Andal Kharisma dilakukan o Pembayaran Ketiga sebesar 20% dari harga Proyek Phase I, dilakukan 1 (satu) minggu setelah serah terima sistem

•

Kontrak Maintenance : Perjanjian Jasa Pemeliharaan (Kontrak maintenance) dapat diikuti setelah dilakukan UAT yang ditandai dengan Surat Berita Acara Serah Terima. o Kontrak Maintenance sebesar 15% per tahun dari nilai total proyek Phase 1 o Kontrak Maintenance sudah termasuk update program apabila terjadi perubahan perpajakan dari Pemerintah

234 o Apabila pelanggan tidak mengikuti kontrak maintenance maka dikenakan biaya sebesar Rp. 2.000.000,- per kunjungan dan tidak mendapat update program secara cuma-cuma apabila terjadi perubahan peraturan perpajakan dari Pemerintah. o Support menggunakan telepon / email selama jam kerja. o Akomodasi dan transport di luar Jakarta ditanggung oleh Pelanggan.

Proteksi Sistem : Semua program yang dipasarkan sudah diproteksi untuk 1 (satu) kali intsall. Apabila proteksi untuk install tersebut hilang dikarenakan kesalahan pemakai maka, dikenakan biaya untuk penggantian proteksi sebesar Rp. 1.000.000,- per lisensi dan hanya berlaku untuk satu kali setiap perusahaan.

•

Phase II •

Termin Pembayaran : o Pembayaran Pertama sebesar 50% dari harga Proyek Phase II o Pembayaran Kedua sebesar 30% dari harga Proyek Phase II, setelah instalasi software Andal Kharisma dilakukan o Pembayaran Ketiga sebesar 20% dari harga Proyek Phase II, dilakukan 1 (satu) minggu setelah serah terima sistem

•

Kontrak Maintenance : Perjanjian Jasa Pemeliharaan (Kontrak maintenance) dapat diikuti

235 setelah dilakukan UAT yang ditandai dengan Surat Berita Acara Serah Terima. o Kontrak Maintenance sebesar 15% per tahun dari nilai total proyek Phase II o Kontrak Maintenance sudah termasuk update program apabila terjadi perubahan perpajakan dari Pemerintah o Apabila pelanggan tidak mengikuti kontrak maintenance maka dikenakan biaya sebesar Rp. 2.000.000,- per kunjungan dan tidak mendapat update program secara Cuma-Cuma apabila terjadi perubahan peraturan perpajakan dari Pemerintah. o Support menggunakan telepon / email selama jam kerja. o Akomodasi dan transport di luar Jakarta ditanggung oleh Pelanggan.

Proteksi Sistem : Semua program yang dipasarkan sudah diproteksi untuk 1 (satu) kali intsall. Apabila proteksi untuk install tersebut hilang dikarenakan kesalahan pemakai maka, dikenakan biaya untuk penggantian proteksi sebesar Rp. 1.000.000,- per lisensi dan hanya berlaku untuk satu kali setiap perusahaan. Note: Phase Kedua hanya akan dijalankan setelah Phase I selesai

236 3.3.2. Andal Kharisma 2007 Andal Kharisma adalah paket program Attedance, Payroll, Human Resource Management System dan PPh 21. Paket program Andal Kharisma dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dengan database MS-SQL. Konsep kerja aplikasi Andal Kharisma adalah Client Server. Andal Kharisma dapat memenuhi sebagian besar kebutuhan perusahaan karena mempunyai fitur-fitur yang dapat didefinisikan pada setup awal setiap perusahaan, seperti tunjangan dan potongan dimana user dapat menentukan bentuk dan sifat tersendiri. Disamping itu Andal Kharisma juga dapat menggunakan fasilitas Excel untuk beberapa modul seperti tunjangan dan potongan insidental, perhitungan bonus dan THR, dan dapat menghitung tunjangan PPh 21 secara tepat. Perhitungan pajak dapat dilakukan untuk pembayaran oleh karyawan atau karyawan diberi tunjangan pajak. Cara perhitungannya juga berjalan sampai akhir tahun, sehingga pada akhir tahun tidak perlu lagi ada penyesuaian pajak. Hasil perhitungan pajak pada akhir tahun dapat dicetak pada formulir SPT 1721 A1. Selain Payroll dan Pajak, Andal Kharisma juga mempunyai fasilitas untuk mengelola Sumber Daya M anusia seperti cuti, mutasi karyawan, kenaikan gaji, data karyawan yang cukup lengkap, riwayat karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut, bentuk peringatan dan penghargaan bagi karyawan, juga untuk keperluan recruitment. Andal Kharisma juga dilengkapi oleh sistem Pengamanan yaitu suatu sistem untuk menentukan user yang berhak menggunakan program Andal Kharisma, berikut level dan menu yang dapat diaksesnya. Level ini

237 menentukan data karyawan yang dapat diakses yaitu karyawan yang mempunyai level yang sama atau lebih rendah dari user saat login.

3.3.3. Digital Dashboard Andal Kharisma adalah paket program Attedance, Payroll, Human Resource Management System dan PPh 21. Paket program Andal Kharisma dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dengan database MS-SQL. Konsep kerja aplikasi Andal Kharisma adalah Client Server. Digital

Dashboard

merupakan

tampilan

digital

dengan

memanfaatkan feature Microsoft Outlook 2000 dimana didalam satu tampilan digital user dapat mengetahui informasi berkenaan dengan Andal Kharisma. Informasi yang terdapat pada Digital Dashboard paket standar terdiri dari : •

Company Profile dan Company Rule

•

Struktur organisasi

•

Sisa Cuti karyawan per departemen

•

Budgeting karyawan

•

Sisa Claim (Medical, Glasses, Maternity, HospitalI) per departemen.

•

Cost Center (Pembebanan gaji per departemen)

•

Gaji karyawan per Departemen.

•

Form permohonan Cuti & Lembur (e-mail Form)

•

Form penilaian Karyawan (e-mail Form)

238 •

Form Permohonan Perjalanan Dinas (e-mail Form)

•

Form Biaya Perjalanan Dinas (e-mail Form)

•

Form Laporan Biaya Perjalanan Dinas (e-mail Form) Tujuan akhir dari Digital Dashboard adalah meningkatkan kinerja

karyawan sehingga dengan melihat satu tampilan user dapat melihat informasi terkini dan dengan memanfaatkan e-mail form akan mencapai tujuan perusahaan yakni Paperless Office. Form e-mail seperti permohonan Cuti dapat diintegrasikan dengan Work Flow sehingga pada saat Elektronik mail tersebut dikirimkan user dapat mengetahui sampai dimana progress form tersebut dan siapa yang terakhir melakukan Approve serta apakah sudah diterima atau tidak permohonan cuti tersebut.

3.3.4. Scope of System 3.3.4.1. Modul ATTENDANCE

Jam kerja dapat didefinisikan sendiri

Shift kerja didefinisikan setiap hari

3.3.4.2. Modul PAYROLL

Perhitungan gaji untuk karyawan harian dan bulanan.

Perhitungan Lembur yang perkaitannya dapat didefinisikan oleh user.

Gaji Pokok dapat didefinisikan berdasarkan golongan dan kelas.

Tunjangan yang dapat didefinisikan berdasarkan kode kehadiran

239 atau tetap setiap bulan, dan setiap karyawan dapat memiliki tunjangan yang berbeda.

Potongan yang dapat didefinisikan berdasarkan kode kehadiran atau tetap setiap bulan dan setiap potongan untuk setiap karyawan dapat dibedakan.

Tarif pajak, jamsostek, pensiun dan pesangon menggunakan tabel yang dapat diisi sendiri oleh user.

Komponen Tunjangan dan Potongan dapat ditentukan PKP atau tidak dan dicetak di slip gaji atau tidak.

Perhitungan Tunjangan Pajak yang dapat dibedakan antara karyawan satu dengan lainnya.

Tunjangan M asa Kerja berdasarkan lama bekerja dan golongan.

Potongan dan Tunjangan Insidentil untuk karyawan.

Pinjaman karyawan dapat dikenakan bunga dan menampilkan riwayat pembayaran.

Pemberian Bonus yang dapat dilakukan perumusan melalui MsExcel sehingga pemakai tidak perlu menghitung secara manual rumus yang sudah ada.

Pemberian THR yang dapat ditentukan berdasarkan agama dan dapat menggunakan Ms-Excel.

Blok gaji untuk karyawan bermasalah.

Fasilitas Transfer gaji melalui BCA sehingga user tidak perlu melakukan entry ulang untuk transfer gaji.

240 3.3.4.3. Modul HRD

Pendataan karyawan seperti Keluarga, Pendidikan, Bahasa, Assets yang diterima karyawan, Status kerja, dll.

Riwayat kerja karyawan mengenai Training, Claim Medical, Hospital,

Maternity,

dan

Glasess,

M utasi

karyawan,

Penghargaan dan Peringatan serta Pengalaman kerja.

Pencarian karyawan berdasarkan beberapa kriteria seperti umur, pendidikan, keahlian, bahasa, jenis kelamin dan lain-lain yang dapat digunakan bagian recruitment (Function “Search”)

Pemberian

pesangon

bila karyawan

mengundurkan

diri

berdasarkan kelipatan gaji.

Fasilitas untuk link ke mesin absensi barcode / magnetik RTA700 atau Finger Scan untuk melakukan pendataan absensi.

Gudang data pelamar karyawan baru dan permintaan tenaga kerja oleh departemen tertentu, sehingga memudahkan bagian recruitment di dalam pencarian tenaga kerja baru.

3.3.4.4. Modul PPh 21

Perhitungan pajak dilakukan setiap bulan yang diasumsikan dengan penghasilan 1 tahun sehingga pada akhir tahun tidak terjadi selisih pajak.

Rekap maupun Detail perhitungan PPh 21 selama 1 tahun berdasarkan penghasilan yang diterima karyawan perbulan.

Dapat mencetak Form 1721, 1721 A dan 1721 A1 pada akhir

241 tahun.

Perhitungan pajak yang dapat bersifat gross dan net.

Perhitungan pajak untuk karyawan Expatriate.

3.3.5. System Requirement Tabel 3.4 Tabel System Requirement Network Platform

Windows 2000, 2003

Operating System

Windows 98, XP, 2000, 2003

Other System

Ms-Office 2000 / XP, 2003, Ms-SQL Server 7.0/2000. Client / Workstation Server Pentium IV Pentium IV 256 MB 512 MB 20 GB 40 GB 10 / 100 Base T 10 / 100 Base T SVGA SVGA Continuous Form / Laser Print / Desk Jet Network Hub

Processor RAM HDD Network Card Monitor Printer Others

3.3.6. Implementation Implementasi merupakan proses persiapan sistem program sampai dengan sistem tersebut dapat berjalan dan digunakan sepenuhmya oleh user (pemakai). Adapun bagian dari implementasi adalah sebagai berikut: 1. Data Migration (Pemasukan data) 2. Intallasi (Pemasangan program di komputer pelanggan, tidak termasuk pemasangan SQL Server) 3. Training (Pelatihan kepada pemakai terbatas pada penggunaan program) 4. User Acceptance Test ( Serah terima program setelah sistem program dapat digunakan sepenuhnya)

242 3.3.7. Price Harga Proyek sebesar Rp. 650,000,000,000,- (enam ratus lima puluh juta rupiah), sudah termasuk : -

3 (tiga) Device License aplikasi Andal Kharisma

-

License Kharisma Dashboard Standard (server base)

-

5 (lima) CAL Database SQL Server Standard

-

20 (dua puluh) maydays implementasi Harga tersebut sudah termasuk biaya implementasi modul Digital

Dashboard sebesar Rp. 300,000,000,- (tiga ratus juta rupiah) Apabila

modul Digital Dashboard tidak diikutkan dalam

implementasi pada phase 1, maka harga proyek sebesar Rp. 350,000,000,(tiga ratus lima puluh juta rupiah)

3.3.8. Tujuan dan Manfaat Perubahan Sistem Tujuan dan manfaat dari perubahan Sistem ini adalah sebagai berikut 1. Sistem ini mendukung tujuan dari Perusahaan untuk berkembang dari sisi Support Human Personnel 2. Sistem ini harus sudah minimal memenuhi kebutuhan dari Bank 3. Tidak melanggar ketentuan dari Perbankan 4. Employee Self Service Concept 5. Sistem sudah Online di semua cabang 6. Sistem yang dirancang dapat dikembangkan untuk jangka panjang 7. Aplikasi tersebut user friendly 8. M udah untuk pengembangan produk baru

243 9. Sistem Security yang bertingkat atau berjenjang, dengan fasilitas seperti audit trail, access authority structure dan level.

3.3.9. S trategi yang dilakukan Strategi yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. M engundang beberapa vendor yang bergerak di bidang aplikasi HR 2. M enganalisa hasil dari presentasi 3. M engajukan usulan dari M anajemen untuk menentukan vendor 4. Tersedia dukungan purna jual yang memadai dari vendor 5. Kemampuan keuangan dari Vendor 6. Referensi dan pengguna lainnya 7. Penelaahan kontrak 8. Pertimbangan Audit dan Pengamanan 9. Umur Perangkat Lunak 10. Dokumentasi dan manual yang disertakan dalam paket aplikasi 11. Penggujian dari semua hasil aplikasi 12. Bantuan saat konversi data 13. Dukungan pemeliharaan atau maintenance 14. Installasi

3.3.10. Jadwal Rencana Tim Pelaksanaan Proyek Jadwal dan pelaksanaan implementasi proyek HR ini diperkirakan pertengahan tahun 2007 dimana akan dipersiapkan data-data, laporanlaporan, user requirement dan SOP untuk mendukung implementasi proyek

244 Pembentukan Tim ini melibatkan TSI dan semua divisi yang terkait dan memberikan report ke M anajemen atau steering comitee TSI.

3.4. Tabel Perbandingan antara Andal Kharisma 2007 dengan S AP Human Capital Management (HCM) Tabel perbandingan ini menggambarkan sekaligus menunjukkan fitur – fitur (modul – modul) apa saja yang dimiliki oleh SAP M odul Human Capital Management yang tidak dimiliki oleh sistem Andal Kharisma 2007 ataupun sebaliknya.

Perbandingan

ini

diperoleh

berdasarkan

dari

hasil

analisa

permasalahan yang ada, analisis kebutuhan pengguna serta dari analisis spesifikasi software perusahaan yang berjalan (Andal Kharisma 2007). Hasil perbandingan ini sangat bermanfaat sebagai dasar / acuan serta membantu divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas dalam mengambil keputusan dan melakukan perencanaan pengembangan sistem Human Resource ke depannya. Tabel 3.5 Tabel Perbandingan antara Andal Kharisma 2007 dengan S AP Human Capital Management (HCM) Modul-Modul Modul “Personnel Administration “ 1.Overvi ew : Personnel Administration - Informasi personil, seperti nama depan, nama belakang, dan tanggal lahir, status pernikahan, pendidikan, pengalaman kerj a, dll didefinisikan dalam data fields. Data fields telah dikelompokkan ke dal am data groups atau unit-unit informasi. Dalam Human Resource, unitunit informasi ini disebut juga tipe-tipe informasi atau singkatnya yaitu infotype. - Pemeliharaan infotype berarti memproses / mengolah data yang sudah ada dalam sistem, dan memasukkan dan menyimpan data baru. Dapat juga mengubah catatancatatan yang ada dan menambahkan cat atan-catatan baru untuk karyawan.

SAP ERP HCM

ANDAL KHARISMA 2007

9

9

9

9

245 2.Individual Infotype Maintenance - Membuat, menyalin, membatasi, dan menghapus infotype individu karyawan

9

2

- Memanggil infotype-infotype individu untuk memelihara data pada suatu subjek atau situasi tertentu dan memelihara satu infotype pada satu waktu untuk sebuah nomor personil. 3.Fast Entry - Memungkinkan untuk memelihara dan mempertahankan infotype lebih dari satu nomor personil dalam satu layer secara bersamaan. Hal ini membuat pengolahan data lebih cepat dan lebih efisien.

9

2

9

2

- Memungkinkan perusahaan dalam memasukkan data untuk beberapa infotype karyawan. Tampilan daftar memungkinkan perus ahaan untuk memasukkan semua data secara m andiri. Ini adalah cara yang sangat fl eksibel untuk memasukkan data

9

2

- Daftar nomor personil dapat s ecara manual dibuat at au menggunakan laporan sesuai dengan kriteria s eleksi yang ditentukan.

9

2

9

2

- Melengkapi suatu proses perekrutan dalam sistem melalui Personnel Actions, yaitu dengan membuat data relevansi untuk karyawan baru tersebut, dengan memasukkan data karyawan ke dalam sistem saat merekrut seorang karyawan.

9

9

- Mengatur jumlah referensi personil , jika orang-orang yang direkrut memiliki lebih dari satu jenis hubungan kerja dengan perusahaan (beberapa nomor personil)

9

2

- Menentukan orang yang akan dipekerjakan untuk posisi infotype ini. Jika memiliki gabungan dengan Personnel Planning and Development, informasi yang tersimpan dalam posisi atau unit organisasi, sistem menunjukkan nilai-nilai default untuk daerah personil (dari posisi atau unit organisasi), kelompok karyawan, dan subkelompok karyawan (dari posisi). Jika tidak, mem asukkan nilainilai ini harus dilakukan secara manual

9

2

9

2

4.Personnel Actions - Sistem menampilkan semua infotype-infotype yang relevan untuk dipelihara satu demi satu

5.Utilitas dalam pemeliharaan data utama / master data - Menghapus nomor personil. Hal ini memungkinkan untuk menghapus sejumlah personil sistem penggajian yang belum - Mengubah status penggajian. Hal ini memungkinkan untuk mengubah status infotype penggajian secara manual. Secara umum, sistem ini selalu secara otomatis menjaga infotype

9

9

246

- Mengubah tanggal awal / masuk dan tanggal akhir / keluar. Hal ini memungkinkan, misalnya, untuk memindahkan tanggal awal dan tanggal akhi r dari semua infotype dalam tindakan perekrut an secara bers amaan

9

2

- Memanggil karyawan. Hal ini memungkinkan untuk membuat daftar semua jenis komunikasi bagi karyawan, misalnya, nomor telepon

9

2

Modul “Time Management” 6.Basics of Time Management - Mencatat, menyimpan, s erta m engubah jam kerja, abs ensi, kehadiran, lembur, cuti, peristiwa lain, jadwal pengganti , perjalanan bisnis, dll.

9

9

7.Recording Time Data - Memelihara Time Data m enggunakan Time Manager’s Workplace (TMW)

9

2

9

2

9

9

- Menjalankan evaluasi waktu (Time Evaluation)

9

9

9.Optional : Cross-Application Time Sheet (CATS) - Mencatat Time Data di dalam Time Sheet

9

2

9

2

9

9

- Mengelompokkan ke dalam 1 payroll area karyawankaryawan mana saja yang pros es penggajiannya dimulai di waktu yang sama dan untuk periode penggajian yang sama (Pay for Period and Pay Date)

9

2

- Gaji pokok dapat ditentukan berdas arkan golongan at au kelas

9

9

- Blok gaji untuk karyawan yang bermasal ah

9

9

- Menampilkan Time Data yang telah dicatat ke dalam Time Manager’s Workplace (TMW) di dalam infotype individu 8.Evaluating Time Data - Mengubah status Time Management para karyawan

pekerja /

- Release Time Data untuk persetujuan Modul “ Payroll “ 10.Payroll Processing - Menjalankan penggajian untuk karyawan (harian dan bulanan) secara bersamaan

- Menjalankan pernyataan remunerasi / Remuneration Statement (ex: gaji standar, absen (sakit at au cuti), potongan, bonus kerja shi ft, lembur, tunjangan, THR, dan bonus-bonus lainnya) untuk karyawan

9 (semua perumusan sudah bisa dilaku kan di Sistem SAP langsung)

9 (perumusan untuk Bonus dan THR dilaku kan melalui MSExcel)

247

- Tarif pajak, jamsostek, pensiun, pesangon menggunakan tabel yang dapat diisi sendiri oleh pengguna dan perhitungan tunjangan paj ak dapat dibedakan ant ara karyawan satu dengan yang lainnya

9

9

- Pinjaman karyawan bis a dikenakan bunga dan menampilkan riwayat pembayaran - Komponen tunjangan dan potongan dapat ditentukan PKP atau tidak dan dicetak dislip gaji atau tidak

9

9

9

9

- Melakukan t rans fer pembayaran ke bagian-bagian lainnya, seperti bagian pajak, kontribusi keamanan sosial, dll

9

9

9

9

9

9

9

2

9

9

- Menghitung pembayaran untuk pekerjaan yang tel ah dilakukan oleh masing-masing karyawan dari hasil penggabungan ant ara gaji pokok, dengan pernyataan remunerasi (daft ar-daftar s emua pembayaran dan pengurangan) - Mengirim atau ment rans fer gaji ke bank sehingga pengguna tidak perlu melakukan pencatatan / entry ulang - Mengevaluasi laporan penggajian untuk pelaporan - Memudahkan karyawan untuk melihat pernyataan remunerasi (apakah terdapat kes alahan-kesal ahan di data-nya at au tidak)

Keterangan : Pada Sistem SAP Modul Payroll, pertama kali diimplementasinya Modul Payroll ini masih dalam keadaan blank / kosong, jadi harus ada abapper khusus untuk pengkodingan Modul Payroll, pengkodingan yang dilakukan akan disesuaikan dengan cara dan metode penggajian yang diinginkan perusahaan, serta perhitungan pajak sesuai dengan yang diterapkan oleh masing-masing negara. Modul “Recruitment“ 11.Recruitment Processing - Membuat sebuah iklan untuk posisi yang kosong / lowongan

9

2

- Membuat kebutuhan-kebutuhan untuk suatu posisi atau profil kualifikasi untuk para pelamar

9

2

- Melakukan pencocokan profil (profile match up) dan membandingkan pelamar-pelam ar dengan lowongan yang ada

9

2

- Melakukan pencat atan dat a, memasukkan basic data / dat a awal untuk masing-masing pelamar. (ex: nam a, alamat, izin dari perusahaan)

9

2

- Mencatat data tambahan (ex: kuali fikasi-kuali fikasi karyawan, pendidikan, pekerjaan sebelumnya dan juga inform asi / waktu bekerja dan gaji)

9

2

248 - Menyalin data pel amar s ebagai data karyawan secara langsung dari database pelamar ke database karyawan pekerja. Ini artinya, data yang dibuat untuk pelamar dapat digunakan kembali ketika pelamar t ersebut sudah direkrut menjadi karyawan dan data ters ebut dapat juga diubah.

9

2

- Mengirim teks standar ke dalam bentuk Microsoft Word dan juga dalam SAPScript untuk kesesuaian pelamar.

9

2

- Menutup proses perekrut an untuk karyawan tersebut dan membuat pelaporan

9

2

- Mencetak surat-surat untuk satu atau lebih pel amar, ataupun mencetak surat-surat sesering yang diinginkan

9

2

9

2

9

2

9

2

9

2

9

2

9

2

12. Applying Via Internet - Pelamar dapat melihat lowongan-lowongan pekerjaan untuk bagian-bagian tertentu saja, atau semua lowongan yang ada. Dan pada masing-masing lowongan ters ebut terdapat gambaran / penjelas an mengenai posisi beserta kebutuhannya. - Pelamar dapat mendaftar untuk posisi-posisi kosong / lowongan dalam perus ahaan t ersebut via internet, pelamar memasukkan informasi seperti data pribadi, pengalaman, pendidikan dan pel atihan, serta kualifikasi-kuali fikasi. Dan setel ah itu sitem akan mentrans fer data tersebut ke dalam sistem SAP secara otomatis. - Pelamar dapat menggunakan komponen aplikasi internet masing-masing untuk membuat dan mengirim dokumen-dokumen aplikasi tersebut sebagai lampiran elektronik (electronic attachment) ke Departemen HCM secara bers amaan 13.Optional : Solution E-Recruiting - Self-services / pelayanan sendi ri untuk para pelamar (ex: aplikasi-aplikasi, status pertanyaan-pertanyaan, dll) - Interaksi lewat e-mail (ex: kuesioner) ant ara perekrut dengan pelamar - Otorisasi pengontrolan tampilan informasi - Pembetulan surat-surat s ecara individu untuk masingmasing aplikasi - Identi fikasi otomatis para karyawan sebagai pelamarpelamar internal - Transfer data secara otomatis ketika calon-calon direkrut dan penugasan pelam ar secara otomatis Modul “Personnel Development“ 14.Qualifications and Requirements

9 9 9

2 2 2

249 - Membuat catatan-catat an baru di dal am katalog kuali fikasi (Qualifications Catalog)

9

2

- Menyusun sebuah profil kuali fikasi (Qualifications Profile) untuk karyawan, yang digunakan untuk menyimpan data setiap karyawan

9

2

- Memetakan keterampilan dan kem ampuan karyawan / pelamar menurut tipe dan tingkatan keahliannya

9

2

- Memperbaharui profil untuk sebuah posisi dan dapat melakukan penambahan dat a kuali fikasi yang ada dalam sistem (ex: menambahkan 1 / lebih kualifikasi alternative ke sebuah kuali fikasi)

9

2

- Menjalankan Profile Matchup (penyesuaian profil) dengan membandingkan kuali fikasi dari setiap karyawan dengan keperluan yang ada untuk mendefinisikan sebuah posisi

9

2

- Mendaftarkan karyawan untuk mengikuti rangkai an pelajaran untuk mengganti kekurangan kuali fikasi yang telah ditemukan pada saat Profile Matchup

9

2

- Sistem secara otomatis menghapus kuali fikasi-kuali fikasi dengan mas a berlaku yang terbatas dari subprofil kualifikasi ketika periode mas a berlaku-nya telah berakhir

9

2

9

2

- Memperbarui gaji das ar dan pembayaran tambahan dari administrasi personalia, dan infotype-infotype l ebih lanjut. Pengguna juga memungkinkan untuk memperbaharui infotype-infotype spesi fik pelanggan.

9

2

- Menghasilkan rencana anggaran biaya personil dan dapat memperoleh dat a dari pedoman perencanaan biaya personil

9

2

9

2

- Menentukan nilai internal dan posisi dalam perusahaan untuk memastikan bahwa perusahaan tetap kompetitif.

9

2

- Menghubungkan evaluasi data pekerjaan dengan suatu pekerjaan

9

2

- Subtipe dapat menyimpan data dari metode evaluasi kerj a

9

2

Modul “Enterprise Compensation Management” 15.Enterprise Compensation Management - Membaca data tentang pembayaran gaji karyawan dari komponen administrasi personil

16.Job Pricing - Menyimpan hasil evaluasi eksternal sistem kerja dan gaji survei. Dengan menggunakan hasil ini, dapat menghasilkan struktur gaji yang dapat menetapkan tugas dan posisi perusahaan.

250 yang berbeda (misalnya, skema evaluasi pekerjaan eksternal atau peraturan internal) serta menyimpan hasil dari beberapa survei, seperti evaluasi pekerjaan dari berbagai survei gaji atau penyedi a evaluasi pekerjaan di tingkat nasional maupun tingkat internasional 2 - Menentukan nilai relati f pekerj aan / posisi menggunakan poin evaluasi

9

- Mmembuat satu atau l ebih struktur gaji yang diusulkan untuk menyesuaikan diri

9

- Menggunakan s alah s atu dari tiga jenis kompensasi yang direncanakan, yaitu : Pay Grade – Salary, Pay Scale, dan Direct

9

2 2

2

17.Compensation Budget Functions : Budget Creation - Menetapkan anggaran untuk unit organisasi

9

- Membuat anggaran terpusat dan terdesentralisasi

9

- Membolehkan satu unit anggaran untuk membiayai satu atau lebih unit-unit organisasi

9

- Menyalin struktur anggaran, yaitu sistem menciptakan struktur baru untuk periode masa berlaku yang sama

9

- Memperbarui struktur anggaran yang telah dirilis, yaitu, memperpanjang masa berlaku struktur sistem

9

- Mendefinisikan total anggaran sumber daya keuangan yang digunakan untuk membiayai unit-unit organisasi - Merencanakan dan mengontrol kompensasi penyesuaian.

pengeluaran

untuk

18.Compensation Administration : Optional : Compensation Awards - Menjelaskan program-program kompensasi, seperti kenaikan gaji tahunan - Mengelola bonus dan penghargaan mutu / keunggulan, dan menentukan kenaikan gaji, bonus, pembayaran, atau pilihan saham karyawan untuk diterima - Mendistribusikan kenaikan gaji, saham, dan sebagainya untuk karyawan sesuai dengan kebijakan remunerasi perusahaan

2 2 2 2 2

9 2 9

9 9

9

2 2

2

2

- Menetapkan anggaran untuk setiap jenis penyesuaian. Dapat juga menentukan bagaimana sistem bereaksi jika melebihi anggaran yang tersedia untuk administrasi kompensasi

9

- Menetapkan pedoman dan aturan-aturan kel ayakan pada

9

2

251 tingkat penyesuaian jenis 19.Compensation Administration : Enterprise Compensation Management : Reporting - Menampilkan tinjauan total kompensasi bagi karyawan

9

2 2

- Menampilkan pernyataan total kompensasi / Display total compensation statement

9

- Mencetak pernyataan total kompensasi / Print total compensation statement

9

- Menampilkan pernyataan total kompensasi personil di internet

9

20.Long Term Incentives - Mengontrol insentif-insenti f jangka panj ang (penghargaan) yaitu dengan memilih insentif jangka panjang dan kemudian memutuskan bagaimana perusahaan ingin memilih karyawan. - Pada titik ini, perusahaan dapat m emutuskan untuk membatalkan insentif jangka panjang. Modul “Personnel Cost Planning” 21.Personnel Cost Planning - Menghasilkan informasi pembayaran yang digunakan untuk membuat rencana-rencana biaya personil dari sumber yang berbeda.

2 2

2 9

2 9

9

2

- Mendefinisikan 1 / l ebih keadaan perencanaan untuk menggambarkan keterkaitan bisnis dari suatu rencana biaya personil.

9

2

- Menetapkan data pembayaran yang diinginkan untuk mempertimbangkan perencanaan biaya personil

9

2

- Menambahkan metode-metode standar pengumpulan data untuk menyesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan yang spesi fik

9

2

- Mengumpulkan dan mengubah data biaya personil (personnel cost planning) untuk karyawan dan objekobjek organisasi

9

2

- Membuat rencana biaya personil dengan si fat yang sesuai

9

2

9

2

9

2

- Memastikan bahwa biaya perencanaan terus m emenuhi persyaratan perusahaan saat ini, dan dapat mengubah pengaturan skenario spesi fik setiap saat berdas arkan pengaturan saat ini - Melakukan perencanaan rinci - Setelah menyelesaikan rencana biaya personil untuk

252 diproses lebih lanjut, dengan demikian menyediakan data untuk aplikasi lain

dapat

2 9 2

- Melakukan Penggabungan dan pelaporan

9

Modul “End-User Service Delivery” 22.Employee Self-Service (ESS) - Karyawan dapat melihat dan mengubah profil keterampilan / kualifikasi mereka sendiri. - Karyawan dapat memilih kualifikasi mereka sendiri melalui “ skill catalog” dan menyimpannya ke dal am profil kualifikasi mereka sendiri

9

2

9

2

- Sistem dapat menampilkan kualifikasi dengan keahlian masing-masing dan validitas data. Karyawan dapat mengenal area-area dimana kuali fikasi ters ebut mengalami pengurangan dan dibutuhkan pelatihan

9

2

- Karyawan dapat m enggunakan layanan ini untuk memasukkan profil kuali fikasi yang ada di dal am organisasi dan menyimpan profil ini up to date

9

2

9

2

- Manajer dapat melihat daftar para calon-calon / pelamar yang memenuhi syarat dan kuesioner-kuesioner yang lengkap

9

2

- Dapat melihat profil-profil dan aplikasi material dari caloncalon / pelamar

9

- Dapat merespon kuesioner-kuesioner (ex: Departem en HCM) tentang para calon-calon / pelam ar. Dan dapat mengundang maupun menolak calon-calon / pelamar untuk wawancara

9

23.Manager Self Service - Manajer dapat menggabungkan permintaan-permintaan menggunakan template speci al

- Manajer lini dapat melakukan tugas-tugas yang terkait dengan kenaikan pembayaran gaji atau bonus. - Dapat M enampilkan dan memelihara data untuk karyawan yang ditugaskan pada bidang yang merupakan tanggung jawab manajer lini - Manajer lini dapat memberikan penghargaan kepada karyawan dengan kompensasi penyesuaian s ecara desentralisasi - Dapat menampilkan sistem semua karyawan dan siapa manajer yang melakukan perencanaan kompensasi. Serta berbagai informasi mengenai kompensasi yang relevan - Dapat

memonitor

apakah

anggaran

t ersebut

tel ah

2 2

9

2

9

2

9

9

9

2

2

2

253 kadaluars a atau untuk menentukan berapa banyak anggaran tetap untuk didistribusikan. - Hanya dengan memilih nama karyawan, manajer dapat melihat data yang komprehensi f yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. - Manajer dapat membandingkan kompensasi penyesuai an bagi karyawan yang dipilih. Manajer dapat membuat perbandingan ini untuk semua kompensasi penyesuaian (ex: bonus). Dengan cara ini, fungsi ini mendukung manajer dalam mengambil keputusan tentang strat egi remunerasi

9

2

9

2

- Manajer dapat memilih informasi yang harus diberikan, misalnya, informasi gaji dari perusahaan-perus ahaan dengan ukuran tert entu, dari jumlah tertentu, atau karyawan dengan masa jabat an tertentu

9

2

- Dapat disesuaikan dengan kebutuhan manaj er dan memungkinkan manajer untuk memberikan ins entif jangka panjang dan dapat menyesuaikan informasi dan fungsi yang t ersedia bagi manajer. Infotype-infotype antarmuka untuk para peserta terdiri dari data, penyediaan, dan esercising, yang dapat dikelola oleh manajer.

9

2

Modul “Learning” 24.Training and Event Management - Membuat tanggal peristiwa bisnis (business event date) - Book pekerja / karyawan untuk satu peristiwa bisnis (business event)

9

2

9

2

- Prebook karyawan untuk satu tipe peristiwa bisnis (business event)

9

2

- Rebook karyawan untuk peristiwa bisnis (business event) yang berbeda

9

2

9

2

9

2

9

2

9

2

9

2

9

2

- Membatalkan pemesanan (booking) karyawan - Meminta laporan untuk sejarah pelatihan dari karyawan 25.Planning in Personnel Development - Membuat rencana pengembangan karyawan

individu

untuk

- Meminta laporan mengenai karyawan-karyawan mana saj a yang berpartisipasi dalam memberikan rencana pengembangan 26.Performance Management - Memelihara infotype komunikasi Infotype)

(Communication

- Menggunakan pengaturan spesi fik pengguna (user -spesific setting) untuk mengirim nilai-nilai default (default

254 values) - Mengadakan penilaian karyawan - Mengevaluasi penilaian-penilaian

2 9 9

2

- Perhitungan pajak dilakukan setiap bulan yang diasumsikan dengan penghasilan 1 tahun sehingga pada akhir tahun tidak terjadi selisih pajak

9

9

- Rekap maupun detil perhitungan PPh 21 selam a 1 t ahun berdas arkan penghasilan yang diterima karyawan perbulan

9

9

- Dapat mencetak Form 1721,1721 A dam 1721 A1 pada akhir tahun

9

9

- Perhitungan pajak yang dapat bersi fat gross dan net

9

9

- Perhitungan pajak untuk karyawan Expatriate

9

9

Modul “PPh 21”

255 3.5. Analisis Strength-Weakness-Opportunity-Threat ( S WOT ) Analisis SWOT adalah analisis yang melihat tentang dua lingkungan yang sangat berpengaruh bagi perusahaan dalam hal ini khususnya HRD perusahaan, Lingkungan tersebut adalah lingkungan internal dan eksternal perusahaan. Lingkungan internal perusahaan meliputi aspek-aspek kekuatan dan kelemahan digunakan

perusahaan

khususnya pada HRD perusahaannya.

Sedangkan

lingkungan eksternal akan meliputi aspek-aspek peluang dan ancaman bagi perusahaan yang datangnya dari perusahaan dalam hal ini HRD perusahaan. Adapun data yang diperoleh berasal dari hasil analisis lingkungan dan hasil wawancara dengan Head Payroll dan Head IT dari perusahaan tentang pandangan mereka terhadap lingkungan internal perusahaan dan lingkungan eksternal khususnya pada HRD perusahaan. Analisis ini dibutuhkan agar perusahaan dapat melihat dengan jelas faktorfaktor lingkungan apa saja yang sangat berpengaruh sehingga perusahaan dapat menentukan strategi yang tepat dan berdampak maksimal bagi perusahaan. Selain itu, melalui analisis ini, perusahaan dalam hal ini HRD-nya akan terbantu untuk dapat lebih meningkatkan kekuatannya (strength), meminimalkan kelemahan (weakness), melihat adanya peluang-peluang (opportunities) dan dampaknya, serta diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengantisipasi ancaman-ancaman (threats) bagi perusahaan yang dapat membawa dampak yang buruk.

3.5.1. Analisis Lingkungan Internal Perusahaan Analisis lingkungan internal perusahaan menjabarkan apa saja yang menjadi kekuatan yang dimiliki perusahaan dan apa saja yang menjadi

256 kelemahan dari perusahaan, untuk itu berikut ini terdapat table yang berisikan daftar kekuatan maupun kelemahan dari perusahaan khususnya pada divisi HR pada PT. Bank Sinarmas.

Strenghts Tabel 3.6 Kekuatan Divisi HR PT. Bank Sinarmas

S1 S2 S3 S4 S5

Strengths Adanya jenjang program pendidikan Management Trainee (MT) M erupakan anak perusahaan dari salah satu Grup SIM AS (Sinarmas) Adanya Sistem Rekrutmen yang terkoordinasi, terintegrasi dan terstruktur. M empunyai Penetapan Sumber Daya M anusia yang tepat. Adanya Struktur, Keanggotaan, Keahlian, Dan Independensi Anggota Komite Remunerasi dan Nominasi.

Adapun kekuatan – kekuatan yang dimiliki oleh HRD Bank Sinarmas adalah: (S 1) Adanya jenjang program pendidikan Management Trainee (MT) Divisi Pendidikan

dan

Pelatihan

PT.

Bank

Sinarmas

telah

menyiapkan berbagai program training untuk meningkatkan kualitas SDM -nya, Adapun pelatihan untuk staf operasional terdiri dari pelatihan untuk Customer Service, Teller, dan Bank Office yang terampil dan siap pakai demi pemenuhan kebutuhan cabang-cabang baru. Sedangkan untuk memenuhi kebutuhan atas Supervisor dan Officer telah disiapkan jenjang pendidikan Management Trainee dengan durasi +/- 4 bulan, yang didalamnya mencakup Basic Operational, Peraturan dan Etika Perbankan, Akunting Perbankan

257 Pengoperasian System Temenos (Mini Banking) dan Product Banking Knowledge serta dilanjutkan dengan program penjurusan atau spesialisasi dengan acuan sesuai talent dan minat yakni: BMM P (Bank Audit Management Program) dengan kelulusan sebagai Audit Officer serta BOMP (Bank Audit Management Program) dengan kelulusan sebagai Supervisor Operasional. Program penjurusan ini didominasi dengan program pelatihan praktek (On The Job Training) langsung sesuai bidangnya dengan durasi +/- 5 bulan. Dengan adanya Training dan Program pendidikan M T tersebut tentu akan membawa dampak positif bagi

perusahaan terhadap SDM -nya di dalam

mengembangkan dan menambah nilai bagi organisasinya serta terhadap peningkatan kinerja karyawan. (S 2) Merupakan anak perusahaan dari salah satu Grup S IMAS (Sinarmas) Seperti yang kita ketahui bahwa Grup Sinarmas mempunyai brand image / citra perusahaan yang baik di kalangan masyarakat serta terkemuka di Indonesia, oleh karena itu hal tersebut merupakan salah satu nilai tambah (added value) bagi perusahaan yaitu adanya tingkat kepercayaan client maupun user yang tinggi. (S 3) Adanya Sistem Rekrutmen yang terkoordinasi, terintegrasi dan terstruktur. Di dalam memenuhi kebutuhan Sumber Daya manusia seiring dengan ekspansi bisnis dan pembukaan cabang–cabang baru, maka PT. Bank Sinarmas telah melakukan Sistem Rekrutmen yang terkoordinasi,

258 terintegrasi, dan terstruktur, sehingga dapat menyerap talenta-talenta (talent pooling) baru untuk dipersiapkan menduduki posisi-posisi strategis, dengan demikian hal tersebut dapat membawa dampak positif bagi perusahaan dalam meningkatkan usaha memperoleh karyawan yang berkualitas. (S 4) Mempunyai Penetapan S umber Daya Manusia yang tepat Adanya penetapan SDM yang tepat merupakan kunci keberhasilan. Salah satu cara yang dilakukan PT. Bank Sinarmas adalah melalui promosi dan mutasi karyawan sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan serta menerapkan penilaian (Assesment) yang terfokus dan independent,

sehingga

berbasiskan

pada

pengembangan

kompetensi

karir

karyawan.

karyawan Dengan

lebih

program

pengembangan karir tersebut perusahaan akan diuntungkan karena hal itu akan memotivasi karyawan-karyawan untuk lebih giat dalam bekerja dan

juga meningkatkan loyalitas karyawan terhadap

perusahaan. (S 5) Adanya S truktur, Keanggotaan, Keahlian, Dan Independensi Anggota Komite Remunerasi dan Nominasi. Berdasarkan pedomannya, Komite Remunerasi dan Nominasi bertanggung jawab membuat formulasi kriteria pemilihan dan prosedur untuk Komisaris dan Direktur. Komite juga memastikan bahwa paket remunerasi para Komisaris dan Direktur telah sesuai dengan Anggaran Dasar dan RUPS PT. Bank Sinarmas, dan terlebih penting lagi, paket tesebut sesuai dengan kinerja keuangan Bank,

259 setara dengan industrinya dan sepenuhnya mengacu pada tujuan jangka panjang dan strategi usaha Bank. Dengan adanya Komite Remunerasi dan Nominasi ini tentu akan memberi dampak bagi peningkatan kinerja dan produktivitas perusahaan melalui program kerja Komite Remunerasi dan Nominasi dan realisasinya.

Weakness Tabel 3.7 Kelemahan Divisi HR PT. Bank Sinarmas

W1 W2 W3 W4 W5

Weakness Turn Over karyawan tinggi . Belum tersedianya penyajian sistem informasi yang efektif. Pengadaan Teknologi Informasi yang masih belum terintegrasi. Efektivitas Kinerja Karyawan yang rendah. Pemanfaatan sistem absensi yang belum maksimal.

Adapun kelemahan - kelemahan yang dimiliki oleh HRD PT. Bank Sinarmas adalah: (W1) Tu rn Over karyawan tinggi Adanya Turn Over (pergantian / keluar masuk) karyawan yang tinggi, yang sebagian besar disebabkan karena banyaknya Fresh Graduate yang masuk untuk memenuhi permintaan tenaga ahli, namun dapat diperhatikan tidak semua fresh graduate mempunyai latar belakang pendidikan, pengalaman yang sama, contoh : tidak semua fresh

graduate memiliki latar

belakang pendidikan

perbankan, sehingga kecenderungan terjadinya pergantian karyawan pun meningkat cukup pesat. Namun tidak semua pergantian tersebut

260 disebabkan oleh fresh graduate, dapat dilihat bahwa ada pula karyawan yang cenderung merasa berpengalaman dan mempunyai kualitas yang tinggi sehingga memutuskan untuk keluar / pindah ke perusahaan lain. (W2) Belum tersedianya penyajian sistem informasi yang efektif Ketidakefektifan penyampaian sistem informasi yang disajikan dalam sebuah proses alur dokumen / data tentu merupakan suatu dampak negatif dalam suatu perusahaan, dimana kemungkinan penyampaian informasi yang tidak akurat / tidak real time dapat saja terjadi. Dengan belum tersedianya sistem yang menyajikan informasi sumber daya manusia kepada para eksekutif secara ringkas tentu akan menyebabkan pemanfaatan waktu dan tenaga yang tidak optimal, di dalam HRD PT. Bank Sinarmas terdapat suatu kelemahan dimana para karyawan perlu mengolah kembali data yang telah ditarik dari sistem, sehingga tidak dapat langsung disajikan, seperti dalam hal mengambil data absensi mengenai data lembur karyawan , dimana supervisor perlu mencocokkan kembali antara Surat Perintah Kerja Lembur (SPKL) dengan sistem absensi mengenai ketepatan waktu yang digunakan karyawan untuk hak lembur karyawan masing-masing. (W3) Pengadaan Teknologi Informasi yang masih belum terintegrasi. M odul – modul di Andal Kharisma 2007 yaitu sebagai investasi teknologi informasi yang digunakan di Divisi HR PT. Bank Sinarmas saat ini, belum mencakup semua proses bisnis Human

261 Resource yang pada umumnya digunakan, salah satunya adalah tidak adanya modul Recruitment, dimana belum adanya database pelamar yang terintegrasi sehingga karyawan harus mencari hardcopy surat lamaran / CV masing-masing pelamar secara manual. Sehingga memungkinkan terjadinya human erorr atau pemrosesan yang kurang optimal. Contoh : Ada calon karyawan dengan latar belakang ”Accounting”, namun divisi accounting belum membutuhkan karyawan baru, tentu saja proses itu pasti berhenti disana dan surat lamaran calon karyawan tersebut pun sudah tidak diperhatikan, namun mungkin saja tidak menutupi kemungkinan kualifikasi accounting tersebut dapat dipakai untuk keperluan cabang, karena setiap cabang juga memiliki staf dengan divisi-divisi yang hampir sama dengan kantor pusat. (W4) Efektivitas Kinerja Karyawan yang rendah Dikatakan efektivitas kinerja karyawan masih tergolong rendah, hal tersebut disebabkan karena tingkat lembur karyawan yang masih tinggi,

karyawan disini adalah karyawan / staf yang memang

mendapatkan hak untuk lembur, mayoritas adalah karyawan tingkat rendah seperti sekuriti, sopir, non-operational staff, dan lain lain. Lembur karyawan kebanyakan disebabkan adanya pekerjaan yang belum selesai, deadline pekerjaan yang semakin dekat, jumlah pekerjaan yang banyak serta kinerja karyawan yang lambat .

262 (W5) Pemanfaatan sistem absensi yang belum maksimal. Tersedianya fasilitas dan teknologi informasi sistem absensi berupa aplikasi berbasis web yang terpisah dengan sistem Andal pada Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas saat ini masih dirasakan kurang maksimal pemanfaatannya, karena sistem absensi yang disediakan tersebut tidak bersifat personal (password bersifat umum) dan tidak mempengaruhi gaji, namun sistem absensi disini lebih mempengaruhi terhadap perhitungan lembur karyawan sehingga hanya karyawan yang memiliki hak lembur dan ingin menggunakan hak lemburnya tersebut baru menggunakan aplikasi sistem absensi tersebut sebagai bukti bahwa karyawan tersebut benar melakukan lembur. Dengan sistem absensi yang belum maksimal demikian kemungkinan dapat menyebabkan dampak ketidakdisiplinan bagi karyawan lain (yang tidak mempunyai / menggunakan hak lemburnya)

yang dikarenakan tidak adanya

sistem absensi yang ketat.

3.5.2.

Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan Analisis lingkungan eksternal perusahaan menjabarkan apa saja yang menjadi peluang yang ada diluar perusahaan dan apa saja yang menjadi ancaman bagi perusahaan, untuk itu berikut ini terdapat tabel yang berisikan daftar peluang maupun ancaman bagi perusahaan khususnya pada divisi HRD pada PT. Bank Sinarmas.

263

Opportunities Tabel 3.8 Peluang Divisi HRD PT. Bank Sinarmas

O1 O2 O3 O4

Opportunities Semakin meningkatnya permintaan perusahaan akan kebutuhan SDM . M emperoleh kandidat yang qualified / siap pakai melalui pemberdayaan Fresh Graduate. M emasuki pasar nasional yang lebih luas dengan banyaknya pembukaan Kantor Cabang baru. Semakin meningkatnya kemajuan teknologi yang berkembang saat ini.

Adapun peluang-peluang yang dimiliki oleh HRD PT. Bank Sinarmas adalah: (O1) S emakin meningkatnya permintaan perusahaan akan kebutuhan SDM. Sumber Daya M anusia adalah faktor utama dan penting dalam suatu organisasi yang mengelola jasa keuangan & Perbankan, manusia merupakan faktor strategis dalam semua kegiatan institusi / organisasi. Oleh sebab itu seiring dengan semakin meningkatnya permintaan perusahaan akan kebutuhan SDM , maka perusahaan berpeluang untuk dapat memperoleh kandidat yang berkualitas di Indonesia, dengan cara menyortir calon – calon yang telah tersedia sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan kemampuan calon tersebut, sehingga akan diperoleh sumber daya manusia yang baik. (O2) Memperoleh kandidat yang qualified / siap pakai melalui pemberdayaan Fresh Graduate. Banyaknya Sumber Daya M anusia yang telah lulus namun belum

264 mempunyai pekerjaan tetap atau dikenal dengan sebutan Fresh Graduate, tenaga kerja Fresh Graduate ini akan terlihat potensi yang sangat besar. Potensi besar ini didasarkan bahwa tenaga kerja ini memiliki skill pendidikan yang tinggi serta jumlahnya semakin banyak. Untuk menyalurkan potensi yang besar ini diperlukan suatu kerjasama yang berintegrasi antara dunia institusi perguruan tinggi, industri perbankan

dan

pemerintah.

Namun tidak

menutup

kemungkinan perusahaan berpeluang untuk dapat memperoleh kandidat yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan perusahaan melalui pemberdayaan fresh graduate tersebut. (O3) Memasuki pasar nasional yang lebih luas dengan banyaknya pembukaan Kantor Cabang baru. Sesuai dengan strategi perusahaan yaitu dengan adanya perluasan jaringan kantor cabang di kota – kota besar setiap tahun ke depannya dapat diharapkan mampu mendorong pertumbuhan dana pihak ketiga dan mendekatkan diri kepada nasabah. Dengan perluasan jaringan kantor cabang tersebut akan memberikan kontribusi yang positif bagi perusahaan yaitu dengan meningkatnya kebutuhan akan SDM untuk memenuhi kebutuhan setiap cabang baru tersebut. (O4) Semakin meningkatnya kemajuan teknologi yang berkembang saat ini. Perkembangan kemajuan teknologi informasi atau sistem informasi yang semakin cepat dapat mendukung kinerja perusahaan, yaitu akan memudahkan perusahaan dalam bersaing dengan perusahaan lain.

265 Dengan adanya kemajuan teknologi yang berkembang saat ini tersebut, maka perusahaan berpeluang untuk dapat terus membangun dan melakukan investasi teknologi informasi dan infrastruktur lainnya guna mendukung pelayanan yang prima.

Threat Tabel 3.9 Ancaman Divisi HR PT. Bank S inarmas

T1 T2 T3

T4

Threat Banyaknya usaha pembajakan karyawan berkualitas dan berpengalaman oleh perusahaan lain. Sulitnya mencari calon karyawan yang berkualitas dan berpengalaman. Penawaran remunerasi / penetapan standar gaji yang lebih besar dan berbeda – beda, serta fasilitas yang disediakan lengkap oleh perusahaan lain. Penawaran kemudahan dalam memanfaatkan Teknologi Informasi (TI) yang terkait.

Adapun ancaman-ancaman yang dimiliki oleh HRD PT. Bank Sinarmas adalah: (T1) Banyaknya usaha pembajakan karyawan berkualitas dan berpengalaman oleh perusahaan lain. Banyaknya cara / strategi dari perusahaan lain yang berusaha untuk membajak karyawan yang berkualitas dan berpengalaman. Hal tersebut tentu merupakan ancamana serta akan merugikan perusahaan karena perusahaan akan kehilangan sumber daya yang dimilikinya jika keadaan tersebut tidak dicermati dengan baik.

266 (T2) Sulitnya mencari calon karyawan yang berkualitas dan berpengalaman. Banyaknya lulusan yang secara akademik boleh dibilang merupakan lulusan yang bernilai tinggi, tetapi kenyataannya lulusan baik tersebut kurang mahir dalam hal pratical. Kemampuan yang mereka miliki hanya sebatas kemampuan teoritis saja. Hal itu akan membawa kerugian bagi perusahaan jika perusahaan tidak pandai memilih tenaga kerja yang terampil dalam hal pratical dan juga menguasai teorinya, karena apabila tenaga kerja yang tersedia kurang / tidak berkualitas serta kurang / tidak berpengalaman akan menyebabkan perusahaan

mengeluarkan

biaya

yang

lebih

besar

untuk

memberdayakan tenaga kerjanya. (T3) Penawaran remunerasi / penetapan standar gaji yang lebih besar dan berbeda – beda, serta fasilitas yang disediakan lengkap oleh perusahaan lain. Adanya penawaran remunerasi / penetapan standar nominal gaji yang lebih besar dan dengan fasilitas-fasilitas yang lebih menggiurkan beserta kondisi kerja di tempat lain yang lebih nyaman tidak menutup kemungkinan akan menyebabkan karyawan PT. Bank Sinarmas untuk beralih ke pekerjaan di perusahaan lain. Hal itu tentu akan merugikan pihak perusahaan, karena perusahaan akan kehilangan sumber dayanya jika hal tersebut tidak dapat diantisipasi dengan baik oleh perusahaan.

267 (T4) Penawaran

kemudahan

dalam

memanfaatkan

Teknologi

Informasi (TI) yang terkait. Adanya perusahaan yang menawarkan kemudahan dan keefisien-an dalam memanfaatkan kemajuan teknologi informasinya, dalam kasus ini terkait dengan seluruh modul HR. Karena melihat keadaan yang ada di HRD PT. Bank Sinarmas, bahwa sistem yang berjalan sekarang tidak semua memenuhi sesuai dengan proses bisnis yang terjadi di dalam divisi HR tersebut. Hal itu dapat menyebabkan karyawan PT. Bank Sinarmas tertarik untuk beralih kerja di perusahaan lain yang lebih menawarkan banyak kemudahan (apabila didukung kuat pula dengan T3). Hal tersebut juga merupakan ancaman bagi perusahaan yaitu kehilangan sumber daya yang dimiliki jika keadaan tersebut tidak dicermati dengan baik.

3.5.3. Matriks IFE (Internal Factor Evaluation) dan Matriks EFE (External Factor Evaluation ) Pada M atriks IFE dan EFE ini, akan dilakukan perhitungan dengan memberikan bobot, serta penentuan rating dari dampak yang akan dihasilkan dari potensi yang dimiliki oleh perusahaan. Perusahaan akan memiliki posisi Internal yang kuat dan respon yang baik terhadap peluang dan ancaman apabila memiliki nilai berada di atas rata-rata yakni 2,5. Total Bobot: Lingkungan Internal (IFE) = 100% Lingkungan Eksternal (EFE) = 100%

268 Penentuan Rating : • Untuk M atriks IFE: 1 = Kelemahan besar 2 = Kelemahan kecil 3 = Kekuatan kecil 4 = Kekuatan besar (kelemahan di bawah rata-rata) • Untuk M atriks EFE: 1 = Respon tidak bagus / jelek (ancaman besar) 2 = Respon rata-rata 3 = Respon di atas rata-rata 4 = Respon luar biasa

3.5.4. Grafik Kuadran S WOT Tabel 3.10 Grafik Kuadran S WOT S WOT Strength (S )

Bobot

Rating

Nilai

1.

Adanya jenjang pendidikan Management Trainee (MT)

0.15

3

0.45

2.

Merupakan anak perusahaan dari sal ah satu Grup SIMAS (Sinarmas).

0.20

4

0.80

3.

Sistem rekrutmen yang terkoordinasi, terintegrasi dan terstruktur.

0.05

2

0.10

4.

Mempunyai penet apan Sumber Daya Manusia yang tepat.

0.05

2

0.10

5.

Adanya Struktur, Keanggot aan, Keahlian, Dan Independensi Anggot a Komite Remunerasi dan Nominasi. Total

0.15

3

0.45

Weakness (W)

0.60

1.90

1.

Turn Over karyawan tinggi

0.10

2

0.20

2.

Belum tersedianya penyajian sistem

0.06

3

0.18

Komentar

269 inform asi yang efekti f 3.

Pengadaan Teknologi Inform asi yang masih belum terintegrasi.

0.06

3

0.18

4.

Efektivitas Kinerja Karyawan yang rendah

0.10

2

0.20

5.

Pemanfaat an sistem belum maksimal.

0.08

2

0.16

absensi

yang

Total

0.92

0.40

TOTAL PEMBOBOTAN : Opportunities (O)

1.00

1.

Semakin meningkatnya permintaan perusahaan akan kebutuhan SDM.

0.10

2

0.20

2.

Memperoleh kandidat yang qualified / siap pakai mel alui pemberdayaan Fresh Graduate.

0.10

2

0.20

3.

Memasuki pasar nasional yang lebih luas dengan banyaknya pembukaan Kantor Cabang baru.

0.15

3

0.45

4.

Semakin meningkatnya kemajuan teknologi yang berkembang saat ini

0.15

3

0.45

Total

1.30

0.50

Threat (T) 1.

Banyaknya us aha pembajakan karyawan berkualitas dan berpengalaman oleh perusahaan lain.

0.10

2

0.20

2.

Sulitnya mencari calon karyawan yang berkualitas dan berpengalaman

0.05

3

0.15

3.

Penawaran remunerasi / penetapan standar gaji yang lebih besar dan berbeda – beda, serta fasilitas yang disediakan lengkap oleh perus ahaan lain.

0.25

1

0.25

4.

Penawaran kemudahan dalam memanfaatkan Teknologi Informasi (TI) yang terkait. Total

0.10

3

0.30

TOTAL PEMBOBOTAN :

0.50

1.00

0.90

270 Dari hasil M atriks IFE (Internal Factor Evaluation) diketahui bahwa total nilai IFE yang diperoleh dari divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas adalah sebesar 2,82 dan M atriks EFE (External Factor Evaluation) diketahui total nilai EFE yang diperoleh dari divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas sebesar 2,20. Dari nilai IFE sebesar 2,82 dapat disimpulkan bahwa divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas memiliki posisi internal yang sangat kuat karena berada di atas nilai ratarata 2,5. Sedangkan dari nilai EFE sebesar 2,20 mengindikasikan bahwa divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas memberikan respon yang kurang / masih di bawah rata-rata terhadap peluang-peluang dan ancaman yang ada dalam divisi Human Resource atau dengan kata lain, strategi divisi HR perusahaan berbanding seimbang / sama besar dalam memanfaatkan peluang yang ada dan meminimalkan pengaruh negatif dari ancaman eksternal. Skor pembobotan ini akan digambarkan dalam diagram SWOT yang terdiri dari empat kuadran, dimana letak divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas didapat berdasarkan koordinat perpotongan antara faktor internal dengan eksternal perusahaan / dengan mencari selisih pada IFAS (Strenghts dan Weakness) dan EFAS (Opportunities dan Threats) : -

Perhitungan IFAS (Strenghts dan Weakness) : Strenghts (Kekuatan)

: 1.90

Weakness (Kelemahan) : 0.92

271 Titik X (Internal)

= Strenghts (S) – Weakness (W) = 1.90 – 0.92 = 0.98

-

Perhitungan EFAS (Opportunities dan Threats) : Opportunities (Peluang) : 1.30 Threats (Ancaman) Titik Y (Ekternal)

: 0.90 = Opportunities (O) – Threats (T) = 1.30 – 0.90 = 0.40

Didapat koordinat Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas di (0,98 ; 0,40). Berdasarkan pemetaan diagram SWOT, Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas berada di kuadran I. Hal ini berarti, fokus pengembangan strategi divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas adalah strategi SO (Strength – Opportunities). Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Dimana Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth oriented strategy). (Rangkuti.1997.p20).

3.5.5. Kuadran S WOT Dengan perhitungan ini, maka kami menyimpulkan kondisi perusahaan pada titik koordinat perhitungan SWOT seperti pada gambar di bawah ini:

272

Gambar 3.14 Kuadran S WOT

3.5.6. Analisis S WOT 1. S trategi SO : Perusahaan menyediakan tempat yang sangat terbatas bagi lulusan perguruan tinggi untuk bekerja dan mengembangkan karir sebagai karyawan. Belum lagi keinginan-keinginan khusus yang ada pada setiap perusahaan membuat mereka mencari calon karyawan yang memenuhi kriteria khusus tersebut. Sementara fresh graduate cenderung belum mengenali perusahaan atau posisi yang dilamarnya sehingga ia tidak mampu menawarkan diri pada perusahaan tersebut. Ini berpengaruh pada caranya menawarkan diri sehingga perusahaan tidak mengetahui

273 kemampuan, kompetensi, kualitas, serta kreativitas dan inovasi yang mungkin dapat ia kontribusikan kepada perusahaan. - M elakukan

perekrutan

tenaga

kerja

yang

berkualitas

dan

berpengalaman sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan oleh perusahaan serta mengalokasikan sumber daya yang berkualitas dengan benar serta dalam pelaksanaan proyek TI untuk mendukung kinerja perusahaan. (S1,S2-O2,O4) - Sumber Daya M anusia perlu terus tumbuh, untuk mengembangkan dan menambah nilai bagi organisasinya. Oleh karena itu sumber daya manusia

perlu

untuk

secara

konstan

meninjau

ulang

dan

mengembangkan pengetahuan, keahlian dan sikap. M enyusun suatu perencanaan mengenai ketenagakerjaan yang baik sehingga dapat mendukung perkembangan divisi HR perusahaan. (S3,S5-O3) - Adanya Program Pengembangan Karir yang pada dasarnya ditujukan untuk memperbaiki dan meningkatkan efektifitas pelaksanaan pekerjaan para karyawan agar semakin mampu memberikan kontribusi terbaik dalam mewujudkan tujuan organisasi. (S4-01)

2. S trategi ST : - Penggajian atau Remunerasi yang telah melalui analisa sistem remunerasi yang berbasiskan pada filosofi pengupahan atas dasar 3P (Pay for People, Pay for Position, and Pay for Perfomance) dimana kebijakan perusahaan telah dilaksanakan sesuai norma yang diatur oleh Undang-Undang yang berlaku dan memperhatikan hal-hal yang

274 terkait dengan kompetensi, posisi dan hasil kinerjanya. Khusus untuk posisi-posisi struktural dan posisi-posisi yang terkait dengan penjualan, perusahaan memberikan tunjangan serta insentif / reward yang menarik untuk memacu prestasi kerja baik individu maupun tim. (S2,S5-T3) - M emberikan keuntungan pelatihan karyawan untuk meningkatkan kemampuan dan menawarkan skema bonus bagi karyawan, untuk mengurangi kemungkinan pembajakan karyawan yang berkualitas oleh pesaing serta perusahaan meningkatkan kesejahteraan kepada karyawan dengan memberikan fasilitas serta tunjangan untuk memotivasi

dan

meningkatkan

loyalitas

karyawan

kepada

perusahaan. (S1,S4-T1) - Pengembangan Sumber Daya M anusia dilakukan dengan cara rekrutmen internal maupun eksternal, serta mencetak kader-kader baru yang berkualitas demi upaya pemenuhan kebutuhan cabang. (S1,S3-T2) - M emberikan pelatihan pengembangan yang bersifat aplikatif untuk mengimbangi kemampuan karyawan dalam teori dan prakteknya (S1T4)

3. S trategi WO : - M enerima mahasiswa kerja praktek (magang) di perusahaan dari perguruan tinggi yang bermutu agar nantinya menjadi karyawan yang berkualitas, untuk memenuhi permintaan tenaga ahli, membangun

275 loyalitas karyawan dan budaya perusahaan yang kekeluargaan untuk mengatisipasi turn over serta melakukan pelatihan dan pengembangan secara berkala untuk meningkatkan kualitas SDM di perusahaan. (O1,O2-W1,W4) - M embangun serta mengembangkan sistem dan teknologi informasi terintegrasi yang dapat menghasilkan informasi yang bersifat real time

agar dapat membantu dalam proses penyampaian data /

informasi ke user serta membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. (O4-W2,W3,W5)

4. S trategi WT : - M enyusun strategi untuk mengurangi Turn Over karyawan yang tinggi salah satunya dengan mengadakan kerjasama dengan partner untuk mengadakan outsource, sehingga jumlah sumberdaya yang diperlukan dapat dipenuhi dan melakukan perekrutan yang lebih selektif agar mendapatkan karyawan yang memiliki kemampuan sesuai

dengan

kebutuhan

perusahaan

untuk

membantu

mengembangkan usaha perusahaan. (W1-T2) - M enyusun rencana untuk memiliki sistem informasi M anajemen Candidate Polling / Bank Data Karyawan walaupun masih dalam proses dengan vendor ”Andal” dalam bentuk ESS (Employee Self Service) dan dashboard. (W2,W3,W5-T4) - M eningkatkan kinerja karyawan agar mampu bersaing dengan perusahaan sejenis dan pendatang baru, dan membuat langkah

276 antisipasi akan sumber daya manusia yang ditarik oleh perusahaan lain, seperti penerapan prinsip GCG (Good Corporate Governance), Dewan Komisaris meminta kepada Direksi untuk memberikan prioritas kepada program internal control, penerapan sistem rewards dan penalty yang tepat atas karyawan. (W4-T1,T3)

3.5.7. Matriks Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats (S WOT) untuk Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas Setelah diketahui faktor-faktor internal dan eksternal perusahaan, langkah selanjutnya yang dilakukan adalah melakukan pemetaan strategi dengan cara mencocokan antara faktor eksternal kunci dan faktor internal kunci. Tabel 3.11 Matriks Analisis S WOT Strength (S)

Weakness (W) W1Æ Turn Over karyawan tinggi W2Æ Belum tersedianya penyajian sistem inform asi yang efekti f W3Æ Pengadaan Teknologi Informasi yang masih belum terintegrasi. W4Æ Efektivitas Kinerja Karyawan yang rendah W5Æ Pemanfaatan sistem absensi yang belum maksimal.

Opportunities (O)

S1Æ Adanya jenjang pendidikan Management Trainee (MT) S2Æ Merupakan anak perusahaan dari salah satu Grup SIMAS (Sinarmas). S3ÆSistem rekrutmen yang terkoordinasi, terintegrasi dan terstruktur. S4Æ Mempunyai penetapan Sumber Daya Manusia yang tepat. S5Æ Adanya Struktur, Keanggotaan, Keahlian, Dan Independensi Anggota Komite Remunerasi dan Nominasi. Strategi SO

O1Æ Semakin meningkatnya permintaan perus ahaan akan kebutuhan SDM. O2Æ Memperoleh kandidat yang qualified / siap pakai

•Melakukan perekrutan tenaga kerja yang berkualitas dan berpengalaman sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan oleh perusahaan serta mengalokasikan

• Menerima mahasiswa kerja

Strategi WO

praktek (magang) di perusahaan dari perguruan tinggi yang bermutu agar

277 melalui pemberdayaan Fresh Graduate. O3Æ Memasuki pasar nasional yang lebih luas dengan banyaknya pembukaan Kantor Cabang baru O3Æ Semakin meningkatnya kemajuan teknologi yang berkembang saat ini

sumberdaya yang berkualitas dengan benar serta dalam pelaksanaan proyek TI untuk mendukung kinerja perusahaan. (S1,S2-O2,O4) •Sumber Daya Manusia perlu terus tumbuh, untuk mengembangkan dan menambah nilai bagi organisasinya. Oleh karena itu sumber daya manusia perlu untuk secara konstan meninjau ulang dan mengembangkan pengetahuan, kehalian da sikap. Menyusun suatu perencanaan mengenai ketenagakerjaan yang baik sehingga dapat mendukung perkembangan divisi HR perusahaan. (S3,S5-O3) •Adanya Program Pengembangan Karir yang pada das arnya ditujukan untuk memperbaiki dan meningkatkan efekti fitas pelaksanaan pekerjaan para karyawan agar semakin mampu memberikan kontribusi terbaik dalam mewujudkan tujuan organisasi. (S4-01)

nantinya menjadi karyawan yang berkualitas, untuk memenuhi permintaan tenaga ahli, membangun loyalitas karyawan dan budaya perusahaan yang kekeluargaan untuk mengatisipasi turn over serta melakukan pelatihan dan pengembangan secara berkala untuk meningkatkan kualitas SDM di perusahaan. (O1,O2W1,W4) • Membangun serta mengembangkan sistem dan teknologi informasi terintegrasi yang dapat menghasilkan inform asi yang bersi fat real time agar dapat membantu dalam proses penyampaian data / informasi ke user serta membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. (O4-W2,W3,W5)

Threat (T)

Strategi ST

Strategi WT

T1Æ Banyaknya usaha pembajakan karyawan berkualitas dan berpengalaman oleh perusahaan lain T2Æ Sulitnya mencari calon karyawan yang berkualitas dan berpengalaman T3Æ Penawaran remunerasi / penetapan standar gaji yang lebih besar dan berbeda – beda, serta fasilitas yang disediakan lengkap oleh perusahaan lain T4Æ Penawaran kemudahan dalam memanfaatkan Teknologi Informasi (TI) yang terkait.

•Penggajian atau Remunerasi yang telah melalui analisa sistem remunerasi yang berbasiskan pada filosofi pengupahan atas dasar 3P (Pay for People, Pay for Position, and Pay for Perfomance), Khusus untuk posisi-posisi struktural dan posisi-posisi yang terkait dengan penjualan, perusahaan memberikan tunjangan serta insentif / reward yang menarik untuk memacu prestasi kerja baik individu maupun tim. (S2,S5-T3) •Memberikan keuntungan pelatihan karyawan untuk meningkatkan kemampuan dan menawarkan skema bonus bagi karyawan, untuk mengurangi kemungkinan pembajakan karyawan yang berkualitas oleh pesaing serta perus ahaan meningkatkan kesejahteraan kepada karyawan dengan memberikan fasilitas serta tunjangan untuk memotivasi dan

• Menyusun strategi untuk mengurangi Turn Over karyawan yang tinggi salah satunya dengan mengadakan kerjasam a dengan partner untuk mengadakan outsource, sehingga jumlah sumberdaya yang diperlukan dapat dipenuhi dan melakukan perekrutan yang lebih selektif agar mendapatkan karyawan yang memiliki kemampuan sesuai dengan kebutuhan perus ahaan untuk membantu mengembangkan usaha perusahaan. (W1-T2) • Menyusun rencana untuk memiliki sistem informasi Manajemen Candidate Polling / Bank Data Karyawan walaupun masih dalam proses dengan vendor ”Andal” dalam bentuk ESS (Employee Self Service) dan dashboard. (W2,W3,W5-T4)

278 meningkatkan loyalitas karyawan kepada perusahaan. (S1,S4-T1) •Pengembangan Sumber Daya Manusia dilakukan dengan cara rekrutmen internal maupun eksternal, serta mencetak kaderkader baru yang berkualitas demi upaya pemenhuhan kebutuhan cabang. (S1,S3-T2) •Memberikan pelatihan pengembangan yang bersi fat aplikatif untuk mengimbangi kemampuan karyawan dalam teori dan prakteknya (S1-T4)

• Meningkatkan kinerja karyawan agar mampu bersaing dengan perusahaan sejenis dan pendatang baru, dan membuat langkah antisipasi akan sumber daya manusia yang ditarik oleh perusahaan lain, seperti penerapan prinsip GCG (Good Corporate Governance), Dewan Komisaris meminta kepada Direksi untuk memberikan prioritas kepada program internal control, penerapan sistem rewards dan penalty yang tepat atas karyawan. (W4-T1,T3)

Analisa ini didasarkan pada usaha untuk memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman secara bersamaan. Berdasarkan dari data faktor internal dan eksternal untuk mendapatkan skor pembobotan. Penghitungan skor pembobotan ini dilakukan untuk mengetahui fokus strategi dari Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas melalui penempatan perusahaan pada kuadran SWOT. Dari M atriks SWOT di atas diperoleh perumusan strategi perusahaan. Dan hasilnya, strategi perusahaan yang dominan adalah strategi SO (StrengthsOpportunities).

3.6. Corporate value Dalam corporate value dilakukan pembobotan terhadap nilai dan resiko dari investasi teknologi informasi yang diterapkan oleh perusahaan tersebut. Pada suatu perusahaan terdapat nilai dan resiko yang dapat dilihat dari dua domain, dari domain bisnis dapat dihitung manfaat-manfaat tangible dan dari domain teknologi

279 yang tidak dapat dikuantifikasi secara financial karena nilai-nilai dan resikonya bersifat intangible. Terdapat 2 sumber dalam penentuan corporate value, yaitu : •

M enentukan nilainya berdasarkan corporate culture, yaitu dengan mencari sumber data dari budaya perusahaan itu sendiri. Aspek-aspek dari corporate culture meliputi : - Organization, yaitu hubungan pelaporan secara tradisional atau matrix. Pelaporan yang ada atau dibuat pada divisi human resource (HR) PT. Bank Sinarmas masih dilakukan secara tradisional. M asih terdapat beberapa laporan yang dibuat secara tradisional yaitu dengan sikap dan cara berpikir serta bertindak yang selalu berpegang teguh pada norma dan adat istiadat yang ada secara turun temurun, menurut tradisi. Dimana semua pelaporan yang dibuat berdasarkan dengan Undang–Undang Kepegawaian. Tanggung jawab fungsional yang ada di divisi HR pada PT. Bank Sinarmas juga dibutuhkan untuk melaksanakan strategi sentralisasi dimana penyatuan segala sesuatu ke sesuatu tempat (daerah) yang dianggap sebagai pusat.

-

Systems, yaitu proses planning dan budgeting berjalan secara formal atau informal. Proses perencanaan dan penganggaran pada divisi HR PT. Bank Sinarmas yang berjalan diperkirakan berjalan secara formal yaitu sesuai dengan peraturan yang sah, menurut adat kebiasaan yang berlaku (dimana proses – proses yang terjadi berdasarkan atas keputusan yang telah didiskusikan oleh pihak manajemen serta atas keputusan yang telah disepakati bersama).

280 Kinerja pengawasan yang ada juga bersifat partisipatif yaitu semua manajemen turut berperan serta dalam setiap kegiatan.

- Resources, yaitu sumber daya kunci yang dibutuhkan untuk melakukan suatu kegiatan dapat secara langsung diperoleh atau harus melalui proses persetujuan birokrasi. Berdasarkan hasil analisa pada divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas, sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas / melakukan suatu kegiatan dibutuhkan proses persetujuan yang dapat diperoleh berdasarkan proses persetujuan birokrasi (tidak bersifat kontrak) dimana Sistem pemerintahan yang dijalankan oleh pegawai pemerintah karena telah berpegang pada hierarki dan jenjang jabatan. Filosofi yang ada juga bersifat cukup stabil.

- Culture, yaitu cara pengambilan keputusan dilakukan secara konservatif atau dengan mengambil resiko dan cara perusahaan menentukan target yang akan dicapai untuk menyukseskan perusahaannya baik secara jangka panjang atau jangka pendek. Berdasarkan hasil analisa pada proses bisnis yang terjadi pada divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas cara pengambilan keputusan yang benar dan cara perusahaan menentukan target yang akan dicapai untuk menyukseskan perusahaannya baik secara jangka panjang atau jangka pendek dibuat berdasarkan filosofi riskan atau dengan mengambil resiko namun tetap memperhatikan keadaan dan peraturan yang berlaku saat itu.

281 •

M enentukan nilai berdasarkan fungsi dari misi perusahaan Terdapat 2 sudut pandang untuk menentukan kuadran, antara lain: -

Dari lini bisnis dengan melihat lini bisnis tersebut menguntungkan dan dalam keadaan baik atau tidak. Dua dari misi PT. Bank Sinarmas, yang terkait erat dengan strategi HR adalah : • M emperkuat kemampuan Teknologi Informasi dan Sumber Daya M anusia dalam rangka memberikan layanan terbaik; • M emperluas jaringan cabang dengan fokus pada sentra-sentra UKM Seiring dengan kebijakan sentralisasi HR untuk seluruh jaringan PT. Bank Sinarmas, maka implementasi Teknologi Informasi mencapai sebagian tujuan divisi HR, dimana peningkatan jumlah SDM (seiring dengan perluasan jaringan cabang) dan kebutuhan-nya, dapat dilayani dengan implementasi perangkat lunak tersebut.

-

Dari dukungan komputer yang digunakan dalam lini bisnis dengan melihat keefektifan dukungan komputer tersebut. Lini bisnis saat ini menghasilkan pelayanan yang cukup memuaskan bagi para user-nya dan dianggap berada pada kondisi yang cukup prima, namun belum prima secara utuh. Layanan komputer yang digunakan pada lini bisnis belum berjalan secara efektif dimana belum semua bagian dalam divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas menggunakan sistem komputer (hanya 3 user bagian payroll ) sehingga masih termasuk dalam kategori semi-manual.

282 Setelah melakukan pembobotan atas beberapa faktor yang telah dievaluasi di atas, maka terlebih dahulu perlu mengidentifikasikan Keterkaitan antara tingkat kesehatan organisasi dengan dukungan sistem informasi yang dimiliki. Divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas memiliki organisasi yang kuat, kompetitif dan tidak mudah terpengaruh oleh adanya krisis ekonomi, gejolak perilaku user, maupun adanya deregulasi dari pemerintah. Sedangkan dukungan sistem informasi dalam menunjang bahkan menentukan arah kegiatan organisasi masih tergolong lemah dikarenakan hanya 1 (satu) bagian dari 3 (tiga) divisi penting dalam Divisi HR perusahaan yang menggunakan sistem komputer, dan sisanya masih menggunakan sistem manual. Dengan melihat kondisi perusahaan ini, maka dapat disimpulkan bahwa Divisi Human Resource (HR) PT. Bank Sinarmas berada pada kuadran A, yaitu Investasi yang mendeskripsikan sebuah organisasi yang kuat dengan tingkat dukungan sistem informasi yang lemah untuk mendukung jalannya usaha, karena lini bisnis seperti recruitment, training, payroll, administrasi dan lain sebagainya sudah berjalan dengan baik namun masih belum terjadwal dengan sempurna serta masih belum adanya integrasi antara sistem pusat dengan sistem yang ada di cabang. Teknologi informasi yang digunakan belum sepenuhnya mendukung kelancaran proses bisnis Divisi HR perusahaan. Dimana sistem utama dan sistem pendukungnya (infrastruktur) belum sejalan dengan utuh.

283

Kuat Garis Bisnis T ingkat / derajat dimana dukungan bisnis menguntungkan, kompetitif, sehat dan kuat

Lemah

Kuadran A INVESTASI

Kuadran B STRATEGIS

Kuadran C INFRASRUKTUR

Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT

Lemah

Kuat Dukungan Kompute r

T ingkat dimana dukungan komputer saat ini kuat dan efektif

Gambar 3.15 Nilai Korporat Organisasi

3.7. Pembobotan Nilai dan Resiko Korporasi pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisa cost and benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilai – nilai perusahaan yang tangible (nyata) maupun intagible (tidak nyata). Pembobotan nilai

(value)

kemudian disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya investasi, kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan tersebut, dan lain-lain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan pembobotan nilai perusahaan. Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan juga perlu didapatkan sebagai faktor pengurang kesuksesan proyek sehingga menentukan hasil akhir sebuah investasi implementasi sistem. Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan yang telah berbasiskan TI, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi yang

284 menjadi acuan untuk mengembangkan bisnisnya, Dua sisi yang dimaksud disini adalah sisi (domain) bisnis dan sisi (domain) teknologi. Terdapat nilai dan resiko pada divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas dilihat dari domain bisnis dan teknologi yang tidak memungkinkan untuk dikuantifikasi secara finansial karena nilai – nilai dan resiko-resiko tersebut umumnya bersifat intangible. Dalam kerangaka kerja menggunakan metode Information Economics, perlu dilakukan pembobotan atas nilai dan resiko maka dibutuhkan alat bantu berupa teknik wawancara sebagai acuan dasar penilaian. Teknik wawancara dilakukan pada bagian organisasi terkait, yaitu pada divisi Human Resource dan diisi oleh orang-orang yang terlibat langsung dengan proyek TI.

3.7.1. Penilaian Faktor Domain Bisnis 3.7.1.1. Financial Values 3.7.1.1.1. Return On Investment (ROI) Return On Investment (ROI) adalah nilai finansial yang berdasar pada perbandingan antara pendapatan yang diterima per tahun dengan investasi yang dikeluarkan merupakan pengukuran terhadap presentase tingkat pengembalian secara finansial suatu investasi kepada perusahaan (bisnis dan teknologi). M anajemen organisasi menyadari bahwa investasi teknologi informasi tidak selalu memiliki pengembalian yang langsung dapat diukur, namun divisi HR PT. Bank Sinarmas menganggap bahwa implementasi TI pada divisi HR, tidak banyak mempengaruhi ROI, karena HR

285 sebagai support divisi, bukan sebagai penyelenggara service yang dapat meningkatkan income. Faktor ini cukup penting untuk mengetahui kelayakan dan kesuksesan suatu investasi teknologi informasi dari sudut pandang financial yang diinventasikan, sehingga dari sudut pandang manajemen faktor ROI ini mendapatkan bobot menengah yaitu + 2.

3.7.1.2. Strategic Values 3.7.1.2.1. Strategic Match Bagi Divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas, proyek teknologi informasi mempunyai peranan penting dalam membantu divisi HR perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan strategis yang telah ditetapkan oleh manajemen, Divisi HR pada PT. Bank Sinarmas sesuai dengan rencana perusahaan untuk masih terus berkembang secara organic (yang tentunya perlu didukung oleh SDM ), maka diperlukan otomatisasi sistem, untuk mempermudah pekerjaan divisi HR. Selain itu dengan mengimplementasikan TI / sistem tersebut diharapkan dapat mendukung atau menyelaraskan diri dengan bidang bisnis (line of business) divisi HR perusahaan yang dinyatakan dalam tujuan strategis melalui visi dan misi yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya membuat rencana-rencana ke depan berdasarkan laporan yang dihasilkan dalam jangka waktu yang lebih tepat. Untuk itu, TI sangat mendukung dalam

286 pencapaian strategi perusahaan, sehingga nilai ini mendapat bobot +4

3.7.1.2.2. Competitive Advantage Penerapan teknologi informasi yang terencana dengan baik dapat meningkatkan dan mempertahankan keunggulan bersaing organisasi. Divisi HR pada PT. Bank Sinarmas memandang bahwa implementasi proyek TI dapat meningkatkan efisiensi kerja Divisi HR,

sehingga dapat

meningkatkan

kompetitif perusahaan. Selain itu sesuai nilai korporat dengan posisi divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas berada pada kuadran A Investment,

maka

divisi

HR

perusahaan

masih

harus

meningkatkan keuntungan kompetitif yang dimilikinya, terutama dalam segi dukungan TI/SI walaupun tidak secara langsung mendukung tujuan strategis perusahaan, namun mempunyai peran yang cukup besar dalam kinerja perusahaan dan meningkatkan kemampuan bersaing bagi pangsa pasar perusahaan. Oleh sebab itu, faktor Competitive Advantage memperoleh bobot +3.

3.7.1.2.3. Competitive Response Faktor

ini menilai kerugian

yang akan

diterima

perusahaan akibat ditundanya implementasi proyek teknologi informasi.

Penundaan

implementasi

TI

akan

sangat

287 mempengaruhi kinerja Divisi HR perusahaan secara keseluruhan, dimana akan semakin banyak pekejaan manual, yang sangat menyita waktu. Sebelum divisi human resource perusahaan menerapkan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan bisnisnya, divisi human resource pada PT. Bank Sinarmas masih menggunakan sistem manual dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Penggunaan sistem manual ini menyebabkan kegiatan operasionalnya tidak dapat berjalan dengan baik dan tidak maksimal sehingga banyak menyita waktu yang ada. Divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas menyatakan bahwa dengan adanya proyek TI maka dapat meningkatkan produktivitas dan efektivitas karyawan untuk melakukan aktivitas / kegiatan-kegiatan yang ada (sedang berjalan). Bagi Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas penundaan

penerapan

proyek

teknologi

informasi

adalah

berpengaruh besar dalam mengakibatkan kegagalan kompetitif. Untuk itu diberi bobot + 5.

3.7.1.2.4. Management Information for Critical Success Factors Dengan penggunaan teknologi informasi diharapkan manajemen dapat memperoleh informasi dengan lebih cepat dan akurat sehingga akan digunakan untuk membantu manajemen dalam ketepatan proses pengambilan keputusan yang strategis

288 untuk menunjang kesuksesan organisasi. Terkait dengan data yang sudah dapat disimpan di sistem, Dibandingkan tanpa sistem, tentunya penyediaan informasi yang berkaitan dengan sistem dan karyawan akan lebih mudah dibentuk report-nya dibandingkan manual. Hal ini tidak terlepas pada kompleksitas / banyak - nya tipe data yang dapat disimpan oleh sistem. Divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas mempunyai tingkat kepentingan yang tinggi dengan nilai teknologi informasi ini agar dapat mengambil keputusan yang tepat, serta merancang rencana-rencana strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek maupun rencana jangka panjang. M aka dalam hal ini, diberi bobot + 4.

3.7.1.3. Stakholder Values 3.7.1.3.1. Service and Quality Penggunaan teknologi informasi pada divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas membuat perusahaan mampu memberikan pelayanan (service) yang baik terhadap para user-nya sehingga kepuasan user dapat dipertahankan. Penggunaan TI juga diharapkan mampu menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas sehingga mampu menunjang kegiatan operasional divisi human resource perusahaan. Secara manual, kualitas layanan di divisi HR meningkat, dibandingkan harus mengerjakan payroll secara manual. Karena

289 divisi HR tersentralisasi di pusat, sehingga semua yang terkait dengan karyawan, payroll / absensi, dan sebagainya di manage oleh pusat, sehingga diperlukan efektivitas pelayanan yang baik, apalagi seiring dengan meningkatnya jumlah cabang. Dengan adanya teknologi informasi maka akan meningkatkan pelayanan kunci atau kualitas pada divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas. Untuk faktor ini diberi bobot + 4.

3.7.1.3.2. Environmental Quality Faktor ini telah lama menjadi dambaan setiap stakeholder perusahaan. Stakeholder perusahaan (pihak-pihak yang memiliki kepentingan) pada proses di HRD, seperti karyawan, direksi, kommisaris, termasuk badan otoritas seperti Jamsostek, Dirjen Pajak, perusahaan asuransi, dan sebagainya, sangat tergantung pada penyediaan informasi dari sistem yang diimplementasikan TI. Selain layanan “service” payroll dan jamsostek serta asuransi, tipe-tipe data yang dapat disampaikan report-nya mungkin belum dapat disesuaikan untuk masing-masing stakeholder. Oleh karena itu Penerapan teknologi informasi pada divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas memberi dampak yang cukup besar terhadap peningkatan kualitas lingkungan divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas.

290 Faktor Environmental Quality akan

menjadi tema

strategis yang terus berlangsung, sehingga dalam hal ini mendapat bobot +3

3.7.1.3.3. Agility, Learning and Empowerment Perubahan merupakan sesuatu yang konstan terjadi di Bank,

sehingga

kemampuan

adaptasi

karyawan

terhadap

perubahan harus fleksibel. Dengan adanya implementasi proyek teknologi informasi dapat membuat karyawan menjadi lebih fleksibel, cerdas dan cepat beradaptasi terhadap perubahanperubahan yang terjadi dalam lingkungan internal dan eksternal industri, sehingga menyebabkan perusahaan mampu menghadapi perubahan dalam lingkungan kompetitif. Teknologi informasi yang diterapkan perusahaan untuk menunjang kegiatan operasional menurut user untuk cepat beradaptasi dengan baik. Hal ini menyebabkan diperlukan adanya training bagi user yang akan mengoperasikan proyek TI tersebut supaya user dapat memanfaatkan proyek TI secara maksimal, efektif, dan efisien. Divisi HR perusahaan memberikan perhatian pada faktor

ini,

sehingga faktor Agility,

Empowerment memperoleh bobot + 4

Learning

and

291 3.7.1.3.4. Cycle Time Faktor Cycle Time ini digunakan untuk mengukur tingkat efektivitas proses operasi perusahaan setelah implementasi proyek teknologi informasi. Divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas memiliki strategi untuk tumbuh organik, sehingga banyaknya pembukaan cabang harus didukung oleh sumber daya manusia yang memadai. Support terhadap kebutuhan sumber daya manusia di-provide oleh proyek TI, meski tidak berdampak langsung pada proses bisnis. Penerapan teknologi informasi diharapkan membawa dampak yang positif terhadap semua elemen dan komponen yang melibatkan kenaikan tingkat efektifitas

untuk

menanggapi

sesuatu

yang

tidak

bisa

dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya sehubungan dengan peningkatan posisi kompetitif divisi HR perusahaan. Divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas berusaha untuk terus meningkatkan waktu proses bisnis yang ada melalui berbagai cara dan pembaruan pada investasi teknologi informasi sehingga nilai ini mendapat bobot + 3.

3.7.1.3.5. Mass Customization Faktor ini memerlukan kemampuan untuk menghasilkan berbagai macam variasi produk yang lebih cepat melalui penyesuaian. Sebagaimana itu, prinsip-prinsip dan strategi-strategi dari faktor mass customization merupakan bagian penting dari

292 strategi yang terfokus secara internal dan eksternal bagi proyek TI yang melibatkan pemberdayaan informasi serta pelayanan kepada stakeholder. Terkait dengan implementasi proyek TI, perubahan yang terjadi pada modul, bukan self-applied, tetapi harus berupa request ke Penyedia Jasa, sehingga setiap customization akan berdampak pada time-frame waktu pelaksanaan. Oleh sebab itu penerapan teknologi informasi diharapkan dapat menyediakan sebuah tingkat customization terhadap organisasi yang tidak bisa dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya sehubungan dengan peningkatan posisi kompetitif Divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas. Untuk itu faktor ini mendapat bobot + 3.

3.7.1.4. Competitive Strategiy Risk 3.7.1.4.1. Business Strategy Risk Dalam menerapkan teknologi informasi pasti selalu ada resiko yang timbul (mengandung resiko), misalnya risiko kegagalan dalam strategi bersaing, menunjukkan hubungan antara tingkat resiko yang mungkin muncul pada saat implementasi dengan strategi bisnis perusahaan jangka panjang. Faktor ini muncul dari luar perusahaan (eksternal) seperti situasi politik, stabilitas ekonomi, dan lain sebagainya. Bagi Divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas, memiliki

resiko

yang

kuat

terkait

dengan

peraturan

293 ketenagakerjaan dan Badan-badan lain, seperti dirjen pajak dan jamsostek. Manual paper work tidak dimungkinkan, karena setiap bulannya harus memproses ribuan karyawan. Keterlambatan proses pelaporan pada badan otoritas akan menimbulkan resiko bisnis. Sehingga ketersediaan (availability) dari

proyek TI

memiliki resiko yang kuat terhadap kelancaran bisnis proses. Pengimplementasian teknologi informasi dapat membantu pihak manajemen agar dapat lebih cepat menyusun rencana-rencana ke depan, baik rencana dalam menyusun strategi bisnis maupun strategi lainnya. Oleh sebab itu, sehingga Divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas menganggap semakin besar biaya proyek TI maka semakin besar resiko yang dihadapi perusahaan, resiko ini diberi bobot – 5.

3.7.1.5. Organizational Strategy Risks and Uncertainties 3.7.1.5.1. Business Organization Risk Kesiapan dalam pengembangan sebuah proyek baru merupakan faktor penting bagi divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas, termasuk didalamnya adalah adaptasi dan keahlian bagi pengguna sistem baru tersebut, serta memiliki manajemen yang memadai jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas

perencanaan

bisnis.

Business

Organization

Risk

dititikberatkan pada tingkat/ derajat dimana sebuah perusahaan mampu membawa perubaan yang dibutuhkan oleh proyek SI,

294 divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas dalam menerapkan proyek TI memiliki perencanaan dan analisa yang cukup mendalam sehingga apa yang telah diinvestasi dapat bermanfaat dalam mencapai startegi perusahaan. Sehingga dapat mengurangi kesenjangan antara kemampuan organisasi dengan persyaratan yang dibutuhkan. Integrasi sistem TI, berkaitan erat dengan perubahanperubahan yang terjadi, khususnya dengan badan otoritas. Sistem TI harus mampu beradaptasi dengan requirement changes tersebut, didukung oleh maintenance yang dilakukan tahunan, secara kontrak antara Bank dan vendor. M eskipun demikian, ada tenggang waktu antara perubahan dan implementasi. Untuk itu faktor resiko ini diberi bobot -3

3.7.2. Penilaian Faktor Domain Teknologi 3.7.2.1. Strategic Values 3.7.2.1.1. Strategic IT Architectu re Faktor ini mengindikasikan bahwa setiap

investasi

teknologi informasi yang baru harus selaras dan beraliansi dengan perencanaan strategis sistem informasi organisasi. Oleh sebab itu penerapan teknologi informasi pada divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas harus mampu menunjang strategi sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan rencana teknologi informasi yang ingin dicapai oleh divisi HR perusahaan.

295 M enurut divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas TI memiliki sistem yang centralize, implementasi proyek TI sudah sejalan dengan konsep sentralisasi dari IT Resources, dimana tidak ada distributed server yang harus di-maintain di masingmasing cabang, untuk menjalankan support system di Divisi HR. Dalam pandangan organisasi, faktor ini sangat penting demi pencapaian tujuan-tujuan strategis organisasi, sehingga faktor ini mendapatkan bobot yang sangat tinggi, yaitu + 5.

3.7.2.2. Competitive Strategic Risk Competitive

strategy

risk

merupakan

resiko

dan

ketidakpastian yang dapat mempengaruhi derajat keberhasilan perusahaan. 3.7.2.2.1. IT Strategy Risk Faktor ini menunjukkan resiko potensial pengaruh proyek terhadap

strategi

TI

jangka

panjang.

Faktor

ini

perlu

dipertimbangkan karena investasi yang ditanamkan perusahaan cukup besar. Pada saat memilih arsitektur dan platform yang fleksibel dan sesuai dengan strategi TI jangka panjang akan meminimalkan resiko strategi yang akan dihadapi perusahaan dari implementasi suatu proyek TI. Bagi divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas, perubahan strategi teknologi informasi jangka panjang yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan diperkirakan dapat

296 mendatangkan nilai negative / resiko dimasa yang akan datang (maksudnya jika sewaktu-waktu terjadi perubahan terhadap struktur perusahaan atau proses bisnis, proyek IT harus bisa bersifat fleksibel dan cepat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi). Tetapi karena divisi Human Resource perusahaan menganggap kegagalan proyek TI dalam memenuhi availability dari sistem TI yang ada cukup kecil, sebab memiliki redundant sistem dan mekanisme backup data yang memadai. Oleh karena itu, divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas dalam memilih arsitektur dan platform sangat memperhatikan strategi jangka panjang, sehingga resiko ini diberi bobot -3.

3.7.2.3. Organization Strategic Risk and Uncertainty Pada domain teknologi ketidakpastian yang muncul akibat diterapkan suatu TI difokuskan pada IT Definitional Uncertainty, IT Technical and implementation Risk, IT Service Delivery Risk. 3.7.2.3.1. IT Definitional Uncertainty Bagi divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas, risiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan, serta kurangnya pemahaman mengenai masalah bisnis dan kebutuhan bisnis yang selalu berubah pasti dapat membuat para personil TI menjadi kesulitan menyediakan jawaban dan solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini dapat mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Tetapi karena requirement

297 sudah di-define dengan cukup baik / kebutuhan dari user sudah dapat diidentifikasi dengan cukup baik , saat implementasi sistem pertama kali, sehingga uncertainty tersebut dapat diminimalisasi, sehingga resiko ini diberikan bobot -2.

3.7.2.3.2. IT Technical and Implementation Risk Faktor ini menunjukkan resiko proyek yang merupakan kombinasi dari keahlian baru, perangkat keras, dan piranti lunak. Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk pengimplementasian teknologi informasi secara teknis, begitu juga dengan divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas. divisi

Human

Resource

di

PT.

Bank

Sinarmas

mengimplementasikan teknologi informasi untuk membantu pihak manajemen dalam menjalankan proses bisnis. Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis dan pengimplementasiannya dengan baik. Requirement terhadap implementasi dikaji dalam pemenuhan sistem pertama kali, sehingga dampaknya terhadap TI arsitektur, maintenance sistem, performance sudah

dapat

diprediksi dari awal. Secara teknis, 3 tier konsep dan clientserver, serta konsep sentralisasi networking yang digunakan sudah banyak digunakan di banyak sistem, dan reliable. Hanya saja pada saat implementasi awal mungkin akan sedikit menyulitkan user, karena user belum terbiasa dan belum bisa beradaptasi dengan baik terhadap pengimplementasian

298 proyek TI yang baru. Atas kondisi ini, maka faktor IT Technical and Implementation Risk memperoleh bobot -2.

3.7.2.3.3. IT Service Delivery Risk Pada saat proyek TI baru diimplementasikan di Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas, dalam penyampaian layanan komputer ke pengguna yaitu seberapa besar investasi pengembangan staf, piranti lunak, perangkat keras, dan perlunya pihak manajemen

menyediakan

akomodasi bagi teknologi

informasi sehingga dapat mengurangi resiko yang mungkin terjadi. Faktor ini menunjukkan tingkat resiko dari penyampaian sistem yang baru terhadap pengguna, yang pasti akan memberikan resiko jangka pendek sehingga terjadi adaptasi terhadap sistem tersebut. Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas memandang hal ini sebagai sesuatu yang cukup penting dalam implementasi sistem yang baru. Dapat dilihat dengan semakin cepat manual paper work dapat dibantu dengan sistem, semakin kecil resikonya. Karena sistem sudah dikaji dari awal (baik requirement bisnis, perangkat keras dan infrastruktur-nya), memudahkan proyek TI untuk delivery system to be ready to live. Risiko ini dinilai tidak terlalu berpengaruh bagi PT. Bank Sinarmas sehingga diberi bobot – 2.

299 3.7.3. Hasil Nilai Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat pada Divisi Human Resource di PT. Bank S inarmas Dari analisa penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan ringkasan table bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan resiko baik pada domain bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel di bawah. Tabel 3.12 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum skor untuk sistem DOMAIN BIS NIS A. Financial Values Return On Investment (ROI) B. Strategic Values Strategic Match Competitive Advantage Competitive Response Management IS for CSFs C. Stakeholders Values Service and Quality Environmental Quality Agility, Learning and Enpowerment Cycle Time Mass Customization D. Competitive Strategy Risk Business Strategy Risk Organization Strategy Risk and E. Uncertainty Business Organization Risk DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategic Values Strategy IT Architecture B. Competitive Strategy Risk IT Strategic Risk Organization Strategy Risks and C. Uncertainties IT Definitional Uncertainty IT Technical and Implementation Risk IT Service Delivery Risk TOTAL VALUES TOTAL RISK AND UNCERTAINTY

Bobot

Maksimum Skor

2

10

4 3 5 4

20 15 25 20

4 3 4 3 3

20 15 20 15 15

-5

-15

-3 Bobot

-15 Maksimum Skor

5

25

-3

-15

-2

-10

-2

-10

-2 +40 -17

-10 200 -85

300 Dari tabel bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai korporat yang didapat adalah 40 dan resiko 17 . Dengan melakukan metode perhitungan ranking per factor antara 0-5, mengartikan bahwa skor maksimum yang bisa didapat adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor nilai berjumlah 200 dan resiko berjumlah -85.

3.7.4. Menentukan Hasil Pembobotan Nilai Korporat Kedalam Kuadran Hasil analisa nilai-nilai korporat terhadap divisi Human Resource (HR) pada PT. Bank Sinarmas membuktikan sisi bisnis perusahaan yang kuat namun didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang lemah. Infrastruktur sistem dan lalu lintas komunikasi data memegang peranan penting dalam kelancaran penggunaan aplikasi-aplikasi komputerisasi. M aka isu penting yang berlaku dalam perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas adalah memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah Competitive Response dan Strategic IT Architecture. Namun tetapi resiko-resiko korporat juga patut dicermati karena jika memang terbukti ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian proyek.

301 Tabel 3.13 Nilai Bobot skor untuk sistem DOMAIN BISNIS 1. Return On Investment (ROI) 2. Strategic Match 3. Competitive Advantage 4. Competitive Response 5. Management IS for CSFs 6. Service and Quality 7. Environmental Quality 8. Agility, Learning and Enpowerment 9. Cycle Time 10. Mass Customization 11. Business Strategy Risk 12. Business Organization Risk DOMAIN TEKNOLOGI 1. 2. 3. 4. 5.

Strategy IT Architecture IT Strategic Risk IT Definitional Uncertainty IT Technical and Implementation Risk IT Service Deliver y Risk

TOTAL VALUES TOTAL RISK AND UNCERTAINTY

Porsi Penilaian Low High Medium Highest High High Medium High Medium Medium Low Medium Porsi Penilaian

Bobot 2 4 3 5 4 4 3 4 3 3 -5 -3 Bobot

Highest Medium High High High

5 -3 -2 -2 -2 40 --17

3.7.5. Mapping Nilai Korporat Kedalam Kuadran Berdasarkan rangkuman analisa dan tabel penentuan diatas, ditetapkan Divisi Human Resource (HR) pada PT. Bank Sinarmas berada pada kuadran A, yaitu berada dalam kuadran In vestasi. Ini menjelaskan mengapa korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang berbanding tidak lurus, dimana sisi bisnis dan sisi teknologi belum saling mendukung secara utuh dan cukup memegang peranan penting didalam strategis perusahaan dimana sistem pada divisi HR perusahaan merupakan support application untuk pencapaian tujuan strategis perusahaan secara keseluruhan. Ini mengukuhkan Divisi Human Resource pada PT. Bank Sinarmas sebagai divisi HR perusahaan yang belum terkomputerisasi secara utuh,

302 dimana kegiatan utama bisnis HR perusahaan sudah cukup mendukung dan menggunakan Teknologi Informasi walaupun belum dilaksanakan secara utuh dan terintegrasi. Kuat Garis Bisnis T ingkat / derajat dimana dukungan bisnis menguntungkan, kompetitif, sehat dan kuat

Lemah

Kuadran A INVESTASI

Kuadran B STRATEGIS

Kuadran C INFRASRUKTUR

Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT

Lemah

Kuat Dukungan Kompute r

T ingkat dimana dukungan komputer saat ini kuat dan efektif

Gambar 3.16 Penetapan posisi kuadran nilai korporasi Divisi Human Resource PT. Bank S inarmas

BAB 3 ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN

Recommend Documents