BAB 3 ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan PT. Sumber Rejeki Pramesti adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi (kontraktor), dengan konstruksi gedung perkantoran dan prasarana umum sebagai kegiatan usaha pokok. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1985 oleh 4 (empat) orang yaitu Balo M arulloh, Kartono Hartawan, Hauw Lucky Susanto, dan Kwok Jimmy Kurniawan, yang berlokasi di Jalan Tasangkapura No.71A, Jayapura, Papua. Saat ini perusahaan memiliki kantor cabang yang berlokasi di Jalan Batu Ceper No. 50A, Jakarta Pusat. Berikut ini proyek-proyek yang pernah ditangani oleh PT Sumber Rejeki Pramesti yaitu Proyek Jalan/Jembatan
Fundwi
29
termasuk
laboratorium
tanahnya,
Proyek
Jalan/Jembatan Boroway – Genyem, Proyek Jalan/Jembatan M aribu-Demta, Proyek Jalan/Jembatan M onokwari – M armare, Proyek Jalan/Jembatan Linkar Sorong, Proyek Jalan/Jembatan Fak – Fak, Proyek Transmigrasi Jayapura, Proyek Transmigrasi Sorong, Proyek Transmigrasi M erauke, Proyek Pengairan Jayapura, Proyek Pengairan M anokwari, Proyek Air Bersih Jayapura, Proyek Air Bersih Wamena, Proyek Air Bersih Serui, Proyek Air Bersih Nabire, Proyek Air Bersih Sorong, Proyek Kantor Gubernur Provinsi Irian Jaya termasuk reklamasi didepannya, Proyek Gedung Irian Indah, Proyek Gedung LLD, Proyek Perumahan PT Tjigombong di Kota Raja, Proyek Pembangunan Gedung Kantor
45
46
Bappeda Provinsi Irian Barat di Jayapura, Proyek M anager Jalan M erauke – Bupul, Proyek BLPP Sentani Jayapura, Proyek WITEL XII Jayapura, Proyek Gedung Arsip Kangub Irian Jaya di Jayapura, Proyek Air Bersih M erauke, Proyek IJJDF Jayapura, Proyek Air Bersih Jayapura, Proyek Pembangunan Gedung Bank Papua di Jayapura, Proyek Pembangunan Gedung DPRD Tingkat I Irian Jaya di Jayapura, Proyek Pembangunan Tribun Lapangan Olah Raga M andala di Jayapura, Proyek Pembangunan Gedung Serbaguna Kantor Walikota Jayapura, Proyek Pembangunan Gedung Kantor Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Papua dan Proyek Pembangunan Tribun M andala di Kota Jayapura. PT Sumber Rejeki Pramesti merupakan perusahaan berbadan hukum perseroan terbatas dengan No SIUJK (Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi) 2603.2.12.01.06.32.M 1/B2,
No
SITU
(Surat
Ijin
Tempat
Usaha)
503/143/INDAG, No SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) 510/109/PB/INDAG, dan No TDP (Tanda Daftar Perusahaan) 260814400023 disertai pengesahan M enteri Kehakiman pada tanggal 24 April 1986 dengan Nomor : C2 – 3051.HT.01.01.TH.1986, dan Persetujuan
M enteri Kehakiman Atas Akta
Perubahan Anggaran Dasar pada tanggal 20 Agustus 2001 dengan Nomor : C08270.HT.01.04.TH.2001, serta Penerimaan Laporan Perubahan Anggaran pada tanggal 29 M ei 2006 dengan Nomor : C – 15455 HT.01.04.TH.2006. PT Sumber Rejeki Pramesti memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) dengan Nomor 01.127.581.5-952.000.
47
Berdasarkan Surat Keterangan No. 883/GAPENSI/35-78/06/06 pada tahun 2006 Badan Sertifikasi Asosiasi Gabungan Pelaksana Konstruksi Nasional Indonesia (GAPENSI) secara sah menetapkan PT. Sumber Rejeki Pramesti sebagai perusahaan yang tergabung dalam GAPENSI dan menetapkan akreditasi kepada perusahaan dengan kualifikasi Besar yaitu mampu mengerjakan proyek di atas Rp. 10 milyar s/d tak terbatas. Dalam melaksanakan kegiatannya, PT. Sumber Rejeki Pramesti didukung oleh para profesional yang handal di bidangnya masing-masing, baik itu engineers, estimators, constructors, finance, quality control, marketing dan lainlain yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan kliennya. M aksud dan tujuan PT. Sumber Rejeki Pramesti adalah untuk memberikan layanan dalam mewujudkan impian atau keinginan pelanggan di bidang jasa konstruksi, baik perencanaan dan pelaksanaannya yang meliputi: pemborongan bangunan-bangunan, pembangunan perusahaan – perusahaan perindustrian, jembatan – jembatan, perumahan, gedung, konstruksi baja, konstruksi jalan, pengembangan desain interior dan sebagainya. Perusahaan dalam melakukan kegiatan usahanya dilandasi dengan sebuah motto yaitu One Team One Vision yang berarti keberhasilan dari suatu usaha dicapai dengan satu tekad yang sama melalui kerja sama yang terbaik.
48
3.2 Visi dan Misi Visi PT. Sumber Rejeki Pramesti : •
M enjadi perusahaan jasa konstruksi pilihan utama yang handal dengan kinerja kelas dunia.
•
M enjadi perusahaan kontraktor terkemuka dengan menawarkan jasa yang komprehensif dengan jangkauan signifikan ke seluruh Indonesia.
•
M enjadi mitra pilihan utama dalam bidang usaha konstruksi, perekayasaan pembangunan dan investasi.
M isi PT. Sumber Rejeki Pramesti : •
Berperan aktif dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan sarana dan prasarana melalui jasa konstruksi.
•
M enumbuhkan citra yang baik di mata pelanggan dan mendapatkan kepercayaan dari pelanggan melalui profesionalisme.
•
M enciptakan nilai bagi para pemegang saham.
•
M emenuhi kebutuhan pelanggan dengan produk dan layanan konstruksi yang handal dan bermutu.
•
M enyediakan lingkungan kerja yang aman, serta mensejahterakan dan memberikan
kesempatan
untuk
berkembang secara profesional bagi
karyawan. •
M eningkatkan kemampuan dan daya saing SDM dengan mengutamakan pada pengembangan keahlian teknik dan manajemen proyek.
•
Serta turut berpartisipasi dalam pembangunan negara Republik Indonesia.
3.3 S truktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber : PT. Sumber Rejeki Pramesti 49
50
3.4 Tugas dan Wewenang Sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan, Dewan Komisaris dan Dewan Direksi diangkat dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) untuk masa jabatan tertentu dan dapat diangkat kembali. Dewan Direksi (Board of Director) dipimpin oleh seorang Direktur Utama bersama dengan Direktur Umum dan Direktur Operasi (Penanganan Proyek) yang dibantu oleh beberapa manajer yang membawahi beberapa staf dan supervisor.
a) Dewan Komisaris •
M elakukan pengawasan atas jalannya usaha PT dan memberikan nasihat kepada direktur.
•
M elakukan pengawasan atas kebijakan dan kinerja Direksi dalam menjalankan rencana bisnis Perusahaan.
•
M endorong penerapan tata kelola yang baik di lingkungan Perusahaan.
•
M elakukan pengawasan dan penilaian kerja direksi mengenai pengelolaan perusahaan serta mengawasi komisi yang berada di bawah Dewan Komisaris.
•
Kewenangan khusus dewan komisaris, bahwa dewan komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu.
51
b) Dewan Direksi (Board of Director) Tugas Dewan Direksi : •
M emimpin dan menjalankan perusahaan sesuai dengan tujuan serta visi dan misi, juga rencana dan strategi bisnis yang telah ditetapkan.
•
M emimpin dan mengendalikan semua kegiatan perusahaan.
•
M erencanakan dan menyusun Program Kerja Perusahaan untuk jangka panjang.
•
M embina pegawai khususnya para bawahannya yaitu para manajer.
•
M engurus dan mengelola kekayaan perusahaan.
•
M ewakili perusahaan baik di dalam dan di luar Pengadilan.
•
M enyampaikan Laporan berkala mengenai seluruh kegiatan termasuk Neraca dan perhitungan laba/rugi kepada badan pengawas / pemerintah melalui kantor pajak.
Wewenang Dewan Direksi : •
M engangkat dan memberhentikan pegawai.
•
M enandatangani pinjaman setelah mendapat persetujuan rapat direksi.
•
M enandatangani Neraca dan Perhitungan Laba/Rugi.
•
M enandatangani ikatan hukum dangan pihak lain.
52
c) Direktur Utama •
M emimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan Direktur Umum dan Direktur Penanganan Proyek
•
M elakukan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi instansi terkait.
•
Dalam melaksanakan tugasnya Direktur Utama bertanggung jawab kepada Dewan Direksi.
d) Direktur Umum •
M engkoordinasikan
dan
mengendalikan
kegiatan
di bidang
administrasi dan kepegawaian. •
M erencanakan dan mengembangkan sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
•
M engendalikan uang pendapatan dan hasil dari penagihan untuk pembayaran keperluan kantor dan proyek konstruksi.
•
M elaksanakan tugas yang diberikan Direktur Utama dan dalam melaksanakan tugas tersebut, Direktur Umum bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
e) Direktur Operasi (Penanganan Proyek) •
M engelola proyek sesuai cakupan tugasnya dan memimpin departemennya agar lancar dalam pelaksanaan proyek.
53
•
M engkoordinasikan dan memimpin para manajer di bawahnya agar efisien dalam pelaksanaan proyek hingga pengeluaran dapat ditekan.
•
M engkoordinasikan dan mengendalikan pemeliharaan instalasi dan sumber-sumbernya.
•
M engkoordinasikan kegiatan proyek termasuk pengujian peralatan teknik dan bahan.
•
Dalam menjalankan tugasnya, Direktur Operasi atau Penanganan Proyek bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
f) M anajer Keuangan (Finance Manager) •
M emimpin departemennya hingga arus kas (cash flow) lancar.
•
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pembukuan perusahaan dan pelaporan pajak.
•
M engendalikan semua kegiatan di bidang keuangan.
•
M emeriksa segala kegiatan pencatatan keuangan perusahaan baik untuk kegiatan rutin kantor ataupun kegiatan proyek.
•
M engendalikan program dan pendapatan pengeluaran keuangan.
•
M erencanakan dan mengendalikan sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
•
M elaksanakan
pemeriksaan
pembayaran perusahaan.
atau
vertifikasi
terhadap
buku
54
•
M elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dan dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Direktur Umum.
g) M anajer Kontrol (QA / QC Control) •
M engecek berbagai bahan dan material yang digunakan dalam menjalankan operasional di lapangan.
•
M elaksanakan
pengawasan
secara
rutin
dalam
perjalanan
pelaksanaan proyek. •
M emantau prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicpai, hal itu dilakukan dengan opname (laporan) harian, mingguan dan bulanan. Hasil evaluasi dapat dijadikan tindakan pengambilan keputusan terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan.
•
M emeriksa pekerjaan yang sudah selesai dikerjakan oleh pihak konstruksi.
•
M emeriksa kegiatan testing hingga pekerjaan layak disebut selesai dan diterima oleh klien.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggung jawab langsung kepada Direktur Operasi.
h) M anajer Pengadaan (Procurement Manager) •
M enentukan barang-barang yang layak dibeli oleh suatu proyek.
•
Bertanggung jawab dalam keperluan kantor dan pengadaan bahan bahan baku yang ada di lapangan.
55
•
M enangani masalah tentang pendanaan dalam pengadaan logistik suatu konstruksi. Dalam hal pembayaran pengadaan material, peminjaman atau pembelian.
•
M engatur distribusi material secara merata kepada bagian proyek yang membutuhkan dan menetapkan rencana angsuran di bagian pengadaan.
•
M emberikan alternatif kepada M anajer Proyek ataupun M anajer Teknik (Engineering Manager) barang-barang yang bisa dipakai.
•
M engkoordinir penawaran kepada vendor atas suatu barang dan pencarian barang dengan harga murah dengan kualitas yang memenuhi syarat.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggung jawab langsung kepada Direktur Operasi.
i) M anajer Proyek (Project Manager) •
M enentukan perihal barang apa saja yang akan dibeli oleh suatu proyek.
•
M enentukan kapan suatu pekerjaan dalam suatu proyek mulai dikerjakan.
•
M enentukan personil kunci dalam suatu proyek.
•
M erumuskan metode konstruksi, menghitung volume pekerjaan dan menyiapkan data untuk evaluasi pelaksanaan proyek, mutu dan biaya.
56
•
M enafsir dan menetapkan jumlah dan biaya, kualitas bahan dan upah yang dibutuhkan untuk mendirikan sebuah bangunan dan memberi nasihat biaya pada klien, mempersiapkan keterangan, kuantitas
dan
dokumen
kontrak serta menetapkan
gambar
konstruksi. •
Dalam melaksanakan tugasnya, bertangung jawab langsung kepada Direktur Operasi.
j) M anajer Teknik (Engineering Manager) •
M enangani, mengatur, mengkoordirnir pekerjaan dan hal teknis di suatu tempat konstruksi atau lapangan.
•
M emimpin departemennya dalam menangani suatu proyek, baik untuk perhitungan maupun dalam pemilihan peralatan teknis hingga layak untuk digunakan.
•
M emimpin departemennya dalam menangani suatu tender.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggung jawab langsung kepada Direktur Operasi.
k) M anajer Pemasaran (M arketing M anager) •
M encari order atau proyek yang akan ditenderkan.
•
M enyusun suatu proposal dalam tender.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggung jawab langsung kepada Direktur Operasi.
57
l) M anajer Personalia (HRD) •
M emimpin departemennya dalam menangani segala masalah pekerja.
•
M emimpin kegiatan sosial dan training bila diadakan oleh perusahaan.
•
M elaksanakan tata usaha kepegawaian yang meliputi seleksi penerimaan, pengangkatan, penggajian, dan pemberhentian pegawai dan memeriksa laporan kepegawaian perusahaan secara berkala.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggung jawab langsung kepada Direktur Umum.
m) M anajer Lapangan (Site Manager) •
M engkoordinir masalah logistik, masalah teknikal dan ketenagakerjaan di lapangan.
•
M engatur pekerjaan proyek konstruksi di lapangan dan membawahi para staff, tenaga ahli, supervisor ataupun superintendant baik dalam bidang teknik sipil, mekanikal dan elektrikal, piping, dan sebagainya yang meliputi instalasi, pengaturan, pengamanan dalam hal pemasangan, pengaturan instrumen, tata lingkungan, dan sebagainya.
58
•
Bertanggung jawab dalam semua pekerjaan di lapangan atau lokasi proyek seperti mengawasi pekerjaan yang ada di lapangan, melakukan pemeriksaan di lapangan secara berkala, mengatur mobilisasi dan pending item, serta menata tenaga kerja di lapangan.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, M anajer Lapangan bertanggung jawab langsung kepada M anajer Proyek.
Selain para personil manajer yang mewakili bagian-bagian inti dalam PT. Sumber Rejeki Pramesti, beberapa personil lain yaitu : ¾ Engineering Staff Drafter bertugas merancang konsep
atau
rancangan gambar untuk konstruksi. ¾ Superintendant atau Supervisor bertugas di tingkat pelaksanaan suatu proyek di bagian-bagian tertentu dan bertanggung jawab atas pekerjaan karyawan secara tepat dan efisien sesuai dengan tugas yang ditentukan oleh atasannya. Di bawah supervisor ini dapat berupa sub-kontraktor pekerjaan tertentu atau juga mandor. ¾ M andor (Foreman) bertugas mendatangkan sejumlah tenaga kerja sesuai dengan kualifikasi yang diperlukan seperti kelompok tukang kayu, besi batu dan memimpin serta mengawasi pekerjaan mereka. M andor tidak ada hubungan ikatan kerja dengan kontraktor dan tidak pada hubungan tanggungjawab yang kokoh, tetapi lebih pada ketergantungan yang bersifat sangat sederhana dari proyek ke proyek.
59
¾ Tenaga Kerja (Helper) melakukan suatu pekerjaan dari tingkat yang terendah yaitu kuli bangunan sampai pada level tertinggi seperti kontraktor. 3.5 Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan 3.5.1 Proses Tender
Gambar 3.2 Proses Tender
Proses bisnis yang sedang berjalan mengenai pengadaan jasa konstruksi pada PT Sumber Rejeki Pramesti dimulai dengan upaya Bagian Pemasaran PT. Sumber Rejeki Pramesti dalam mencari pengumuman
mengenai
tender
diumumkan oleh Owner.
(biasanya
melalui
koran)
yang
60
Setelah
informasi
tender
diperoleh,
Bagian
Pemasaran
akan
menginformasikan ke Bagian Proyek yang ditunjuk sebagai Estimator untuk melakukan perhitungan harga proyek dan hasil perhitungan tersebut
diserahkan
pertimbangan
untuk
kepada
Bagian
menyiapkan
Pemasaran
dokumen.
sebagai
Selanjutnya
bahan Bagian
Pemasaran akan menyiapkan dokumen – dokumen administrasi dan dokumen penawaran harga yang akan diserahkan kepada panitia lelang untuk dikoreksi dan biasanya jangka waktu untuk pra-kualifikasi yaitu 1 – 2 minggu dan jangka waktu pasca-kualifikasi biasanya 1 - 1,5 bulan. Apabila informasi mengenai pemenang tender jatuh pada PT. Sumber Rejeki Pramesti, maka panitia lelang akan mengirimkan Pemberitahuan
Pemenang
Tender
kepada
Bagian
Surat
Pemasaran.
Selanjutnya, PT. Sumber Rejeki Pramesti akan mengadakan perjanjian kontrak dengan Owner dimana dalam dokumen perjanjian kontrak tersebut pada umumnya berisi rincian detail kontrak yang terdiri dari lingkup pekerjaan, spesifikasi, metode pelaksanaan, jadwal waktu dan kualitas, prosedur pengukuran, ketentuan pembayaran, dan berbagai garansi. Hubungan kontrak antara pihak Owner dan Kontraktor ini dilandasi oleh Surat Perjanjian Kontrak Kerja. Surat Perjanjian Kontrak Kerja adalah surat yang berisi tentang kesepakatan bersama antara pihak Owner dan Kontraktor, yang bertujuan mengikat kedua belah pihak secara hukum. Kedua belah pihak yang terikat dalam kesepakatan ini
61
harus tunduk dan patuh dalam melaksanakan syarat-syarat yang tercantum. 3.5.2
Proses Pengadaan Material (Procurement)
$
Gambar 3.3 Proses Pengadaan M aterial (Procurement)
Proses pengadaan bahan dan material dimulai ketika ada permintaan pembelian dari bagian di perusahaan yang membutuhkan baik di kantor maupun di lapangan untuk keperluan pelaksanaan proyek. Formulir Permintaan Pembelian dibuat oleh bagian yang membutuhkan dan dikirimkan ke Bagian Pengadaan (Procurement) untuk diproses. Bagian Pengadaan setelah menerima Formulir Permintaan Pembelian akan melakukan pemilihan Supplier yang sesuai dengan kriteria perusahaan. Setelah Supplier ditetapkan, Bagian Pengadaan akan membuat Formulir Pesanan Pembelian dan dikirimkan ke Supplier.
62
Setelah barang beserta Faktur Pembelian diterima dari Supplier, Bagian Pengadaan akan mencocokkan barang dan Faktur Pembelian tersebut dengan Formulir Pesanan Pembelian. Jika sudah sesuai, Bagian Pengadaan akan membuat Bukti Barang M asuk, dan mengirimkan copy atas Faktur Pembelian ke Bagian Keuangan. Kemudian, Bagian Pengadaan akan mengarsip dokumen yang bersangkutan (Formulir Pesanan Pembelian, Bukti Barang M asuk) dan mendistribusikan material ke bagian yang membutuhkan. Bagian Keuangan akan membuat Bukti Kas Keluar dan melakukan pembayaran ke Supplier sesuai jatuh tempo pembayaran yang tertera di Faktur Pembelian. Pihak supplier kemudian akan mengirimkan kuitansi pembayaran yang disertai dengan cap lunas ke Bagian Keuangan.
63
3.5.3
Proses Pengadaan Tenaga Kerja (Helper)
Gambar 3.4 Proses Pengadaan Tenaga Kerja (Helper) Proses pengadaan tenaga kerja (outsourcing) untuk proyek dimulai ketika ada Surat Permintaan Pengadaan Jasa Pekerja dari Bagian Proyek yang diterima oleh Bagian Personalia (HRD). Lalu, Bagian HRD akan menyeleksi dan menghubungi pihak perusahaan penyedia jasa pekerja (outsourcing / labour supply) untuk mengadakan perjanjian hubungan kerja. Setelah ada konfirmasi dari pihak outsource, dari pihak outsource akan membuat Surat Perjanjian Penyediaan Jasa Pekerja yang berisi uraian mengenai hubungan kerja, jangka waktu kontrak, syaratsyarat kerja, tanggung jawab, dan sebagainya kepada Bagian HRD. Pembayaran untuk penyediaan jasa pekerja dilakukan ketika pihak HRD menerima surat tagihan dari pihak Outsource. Lalu, Bagian HRD akan mengkonfirmasi Bagian Keuangan untuk melakukan pembayaran dengan
64
menyertakan surat tagihan tersebut. Bagian Keuangan kemudian akan membuat Bukti Kas Keluar dan melakukan pembayaran kepada Pihak Outsource. Setelah menerima pembayaran, Pihak Outsource akan membuat kuitansi pembayaran yang dikirimkan ke Bagian Keuangan.
65
3.5.4
Proses Penyewaan Alat Berat
Gambar 3.5 Proses Penyewaan Alat Berat
66
Proses penyewaan alat berat dimulai pada saat Bagian Teknik (Engineering) membuat Surat Izin Penggunaan Alat Berat, dan dikirimkan ke Bagian Proyek untuk diperiksa kebutuhannya. Dari Bagian Proyek, Copy Surat Izin Penggunaan Alat Berat akan dikirimkan ke Bagian Pengadaan (Procurement) untuk memproses penyewaan alat berat. Bagian Pengadaan akan membuat Formulir Penyewaan Alat Berat yang dikirimkan kepada Penyedia Sewa Alat Berat. Setelah itu, Pihak Penyewa akan membuat Surat Perjanjian Sewa Alat Berat yang akan ditandatangani oleh M anajer Pengadaan. Kemudian, Pihak Penyewa akan mengirimkan alat berat beserta Bukti Pengiriman ke Bagian Proyek yang membutuhkan. Oleh Bagian Proyek, Bukti Pengiriman
tersebut akan dicocokkan dengan
Surat Izin
Penggunaan Alat Berat. Jika sesuai, Bukti Pengiriman tersebut akan diberikan kepada Bagian Pengadaan untuk diarsip. Pembayaran sewa alat berat dilakukan pada saat jatuh tempo pembayaran sewa sesuai yang tercantum pada Surat Perjanjian Sewa Alat Berat. Saat jatuh tempo tiba, Penyedia Jasa Alat Berat akan mengirimkan Surat Tagihan kepada Bagian Pengadaan dan oleh Bagian Pengadaan, Surat Tagihan tersebut akan diteruskan kepada Bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan membuat Bukti Kas Keluar dan melakukan pembayaran kepada Pihak Penyewa.
Setelah
menerima pembayaran,
Pihak
Penyewa akan
memberikan Kuitansi Pembayaran kepada Bagian Keuangan untuk diarsip.
67
3.5.5
Proses Pengerjaan Proyek
Gambar 3.6 Proses Pengerjaan Proyek
Berdasarkan kontrak kerja, Bagian Proyek akan membuat target pelaksanaan proyek secara harian, mingguan dan bulanan yang akan diserahkan ke Bagian Teknik sebagai instruksi dan panduan untuk target pengerjaan proyek. Selama pengerjaan proyek, Bagian Teknik membuat Laporan Pengerjaan Konstruksi secara harian, mingguan dan bulanan. Sementara itu, Bagian Kontrol (QA/QC) mengawasi jalannya pekerjaan proyek dan melaporkan hasil inspeksi tersebut yang dicatat ke dalam Laporan Inspeksi secara harian, mingguan dan bulanan. Laporan Pengerjaan Konstruksi oleh Bagian Teknik beserta Laporan Inspeksi oleh
68
Bagian Kontrol akan diserahkan ke Bagian Proyek untuk dievaluasi kesesuaiannya dengan target pelaksanaan proyek. Lalu, setiap bulannya Bagian Proyek akan membuat Laporan Bulanan Proyek sebagai review hasil pengerjaan proyek. Copy dari Laporan Bulanan Proyek tersebut akan dikirim ke Bagian Keuangan untuk disertakan dalam surat tagihan pembayaran angsuran proyek.
3.5.6
Proses Penerimaan Pembayaran Proyek
Gambar 3.7 Proses Penerimaan Pembayaran Proyek
Berdasarkan syarat pembayaran (terima-jadi) yang tertera di Surat Perjanjian Kontrak Kerja, Bagian Keuangan akan menerima pembayaran dari pihak Owner yang dilakukan dengan sistem angsuran. Pembayaran
69
angsuran akan diterima secara bertahap pada saat jatuh tempo pembayaran tiba. Pembayaran dimulai ketika Pihak Owner menerima Rekap Laporan Pekerjaan Proyek beserta surat tagihan yang berisi jumlah harga angsuran yang harus dibayar. Lalu, pihak Owner akan membayar sesuai jumlah yang diminta kepada Bagian Keuangan dengan menyertakan Bukti Transfer Pembayaran. Bagian Keuangan setelah menerima Bukti Transfer akan mengecek bilamana pembayaran sudah masuk ke kas perusahaan serta dicek kesesuaiannya dengan surat tagihan. Jika sudah sesuai, Bagian Keuangan akan membuat Bukti Kas M asuk dan Kuitansi Pembayaran. Pihak Owner akan menerima Kuitansi Pembayaran yang berisi keterangan bahwa pembayaran sudah diterima.
3.6 Analisis S WOT Tujuan dari analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman) adalah agar perusahaan dapat mengidentifikasi strategi-strategi yang sesuai, searah dan tepat dengan sumber daya dan kemampuan yang dibutuhkan oleh lingkungan di mana perusahaan beroperasi. Hasil dari analisa SWOT ini akan berguna dalam menentukan strategi bisnis perusahaan. Berikut adalah analisa SWOT pada PT. Sumber Rejeki Pramesti : a) Kekuatan -
Sumber daya manusia yang handal dan sudah memiliki pengalaman di bidang konstruksi.
70
-
M emiliki partner usaha yang cukup luas (supplier, sub-kontraktor) sehingga mempermudah jalur dalam mendapatkan sumber daya baik itu bahan baku, material atau tenaga kerja cadangan bila proyek sedang banyak.
-
Telah memiliki prosedur-prosedur konstruksi yang memadai dan sesuai dengan standar dalam pembuatan konstruksi (sertifikasi GAPENSI).
b) Kelemahan -
Fasilitas pendukung yang tidak memadai seperti : penggunaan komputer, database, program aplikasi dan kurangnya jaringan untuk komunikasi seperti fasilitas internet dan layanan web (email) yang menghambat fungsi pengolahan data dan komunikasi baik di kantor maupun di lapangan.
-
Sistem
yang
digunakan
perusahaan
masih
bersifat
tradisional/manual. -
Sistem informasi yang tidak terintegrasi memperlambat dalam perolehan informasi, pengolahan informasi, pembuatan laporan, dan pendistribusiannya.
-
Biaya bahan baku dan material yang relatif tinggi.
-
Peralatan konstruksi milik sendiri tidak lengkap sementara sulit untuk
melakukan
peminjaman
atau
pembelian
di samping
pengeluaran dana yang tidak sedikit untuk disesuaikan dengan anggaran perusahaan.
71
-
Kurangnya pekerja yang handal di bidang-bidang khusus, mengingat banyaknya pekerja yang merangkap untuk bagian-bagian lain. Contohnya : bagian HRD juga merangkap sebagai bagian administrasi kantor maupun lapangan, Bagian keuangan melakukan tugas akuntansi dan pembukuan, Teknisi mekanik terkadang merangkap di bagian instrumen dan elektrikal ketika banyaknya proyek di saat bersamaan, dan sebagainya.
-
Keperluan proyek yang terkadang tidak jelas dan berubah-ubah menyebabkan sulitnya memperhitungkan estimasi biaya dan anggaran secara nyata.
c) Peluang -
Klien cukup banyak sehingga tender yang bisa diikuti cukup banyak, sehingga memungkinkan untuk mendapatkan proyek secara berkesinambungan.
-
Proyek yang banyak meningkatkan jumlah pekerjaan sehingga menambah lowongan pekerjaan bagi karyawan dan pekerja menjadi tidak menganggur di samping dapat menambah pengalaman dan meningkatkan skill mereka.
-
Pekerjaan di bidang konstruksi sedang booming. Hal ini dapat diketahui dari banyaknya investasi dan permintaan perbaikan maupun pembangunan untuk gedung, perkantoran, pemukiman,
72
pusat perbelanjaan, jalanan, dan sebagainya baik itu investasi swasta lokal, domestik, asing maupun dari kalangan pemerintah.
d) Ancaman -
Semakin banyak kompetitor bermunculan di bidang konstruksi.
-
Banyaknya proyek di luar negeri yang menjanjikan kompensasi yang lebih baik membuat kesulitan dalam merekrut personil atau tenaga kerja yang handal.
-
Keharusan menggunakan merek tertentu dalam pemilihan peralatan maupun bahan apalagi klien yang cenderung mengabaikan saran dari pihak kontraktor, sementara stok di pasar mungkin terbatas dengan supplier yang terbatas dan harga yang tinggi.
-
Kemampuan dari kompetitor lain yang semakin tinggi dan kebutuhan dari klien menuntut perusahaan untuk melakukan inovasi dan mengikuti tren sistem dan teknologi yang baru.
3.7 S trategi Matriks S WOT Tabel 3.1 Strategi M atriks SWOT Strength – S
Weak – W
1. Sumber daya manusia yang
1. Fasilitas pendukung yang tidak
memiliki pengalaman di bidang
memadai.
konstruksi. 2. 2. Memiliki partner usaha yang
Sistem
perusahaan
yang masih
digunakan bersi fat
73 cukup luas agar mempermudah jalur
dalam
tradisional/manual.
mendapatkan 3. Sistem informasi yang tidak
berbagai sumber daya. terintegrasi. 3.
Telah
memiliki
prosedur4. Biaya bahan baku dan material
prosedur pengerj aan konstruksi yang relati f tinggi. yang
sesuai
dengan
standar
(GAPENSI).
5. Peralatan konstruksi milik sendiri tidak lengkap. 6. Kurangnya pekerja yang handal di bidang khusus. 7. Keperluan proyek yang sering berubah
menyulitkan
estimasi
biaya. Opportunities – O
SO Strategies
1. Klien cukup banyak s ehingga
1. Pertahankan aset SDM yang
1.
tender yang bisa diikuti cukup
berpengalaman.
pendukung seperti : hardware,
banyak.
WO Strategies Menambah
fasilitas
software / aplikasi, network, 2. Partner yang luas dan tepat database.
2. Pekerjaan di sektor konstruksi
harus dijaga hubungannya.
sedang booming hingga tender
2.
Penerapan
banyak.
efektif
untuk
sistem
yang
menunjang
operasional perusahaan. 3.
Proyek
yang
banyak
meningkatkan jumlah pekerj aan
3. Membuat perencanaan yang
dan lowongan pekerjaan.
baik
untuk
kesalahan,
menghindari
didukung dengan
SDM dan sistem aplikasi yang
74 memadai. 4.
Penggunaan
bahan
dan
material secara efisien. 5.
Melengkapi
peralatan
konstruksi untuk mengantisipasi pekerjaan
di
lapangan
yang
banyak. 6. Memperkerjakan pekerja yang handal di bidang-bidang tertentu. Threat – T 1.
Semakin
ST Strategies 1. Selalu menjaga mutu dan
1.
kualitas kerja untuk menghadapi
pelayanan terhadap klien dan
bidang konstruksi.
persaingan yang ketat.
meningkatkan kualitas kinerja.
2. Banyaknya proyek asing atau
2.
di luar negeri yang menjanjikan
pengerjaan
kompensasi
yang
dipertahankan
membuat
kesulitan
kompetitor
banyaknya
bermunculan
l ebih
di
baik dalam
Prosedur
3.
Keharus an
menggunakan
equipment dan materi al dengan merek tertentu. 4. Kemampuan dari kompetitor lain dan kebutuhan klien yang semakin
tinggi
-
prosedur
konstruksi dan
menuntut
harus
dijal ankan
sesuai standar Internasional.
merekrut personil yang handal.
WT Strategies
2.
Mempertah ankan
Mempertahankan
mutu
pas ar
dengan melakukan inovasi yang berkesinambungan mengikuti tren pasar.
dan
selalu
75 perusahaan melakukan inovasi.
PT. Sumber Rejeki Pramesti memiliki kombinasi strategi yang harus diambil, yang merupakan kombinasi dari kekuatan dan peluang, kekuatan dan ancaman, kelemahan dan peluang, serta kelemahan dan ancaman. Atau biasa disebut dengan strategi SO, Strategi WO, Strategi ST, Strategi WT. Berdasarkan hasil dari analisa tersebut, maka strategi WO lebih difokuskan karena terkait dengan masalah perusahaan yang berorientasi terhadap penggunaan IT. Strategi WO yang menjadi fokus antara lain : o Penambahan fasilitas pendukung seperti : hardware, software / aplikasi, network, database. o Penerapan sistem yang efektif untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. o Perencanaan yang baik untuk menghindari kesalahan, didukung dengan SDM dan sistem aplikasi yang memadai.
3.8 Analisis Masalah dan Kebutuhan Permasalahan yang dihadapi PT. Sumber Rejeki Pramesti terkait masalah operasional teknisnya adalah: •
Sumber informasi yang kurang dalam memperoleh informasi seperti informasi mengenai tender.
76
Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan fasilitas pendukung (fasilitas internet, layanan web) yang memadai sehingga menunjang kegiatan operasionalnya dalam hal komunikasi, sharing file dan perolehan informasi yang penting. •
Tidak adanya teknologi informasi yang memadai sehingga data dan informasi sulit di-maintain secara berkala. Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan teknologi informasi (hardware, software,
network) yang memadai sehingga memudahkan
dalam
pengolahan data. •
Penyimpanan dan pencarian untuk data yang jumlahnya banyak masih menggunakan cara yang manual sehingga menghambat proses dan memperlambat kinerja. Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan database untuk penyimpanan data sehingga memudahkan dalam pencarian dan pengelompokkan data.
•
Peluang hilangnya data sangat besar. Data yang masih manual tidak mempunyai back-up dan tidak adanya tempat penyimpanan seperti server (database) sehingga sewaktu-waktu data dapat hilang dan data yang penting harus dievaluasi dan dicatat ulang. Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan database management system (DBM S) yang baik, yang dapat melakukan back-up data secara otomatis.
•
Tidak adanya pengawasan dan pengendalian yang jelas terhadap pencatatan dokumen di tiap divisi yang dapat memicu adanya kesalahan (human error) dan kecurangan.
77
Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan sistem aplikasi yang dapat meningkatkan pengendalian dalam pemrosesan dokumen yaitu sistem aplikasi yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan, contohnya : aplikasi yang dapat menyediakan fitur untuk melakukan pembatalan Formulir Pesanan Pembelian yang telah dibuat. •
Informasi yang tidak tersedia secara real time menyebabkan keterlambatan dalam pembuatan laporan dan pengambilan keputusan. Kebutuhan : Informasi secara real-time dibutuhkan perusahaan untuk mendukung transparansi dan mempercepat perolehan informasi bagi divisi yang membutuhkan.
•
Sistem perusahaan yang masih manual menyebabkan keamanan data kurang terjamin. Kebutuhan : Dalam hal ini, diperlukan suatu sistem yang dapat menyediakan validasi username dan password untuk mengantisipasi pengaksesan data oleh pihak yang tidak memiliki hak atas otorisasi tersebut.
•
Sistem operasional yang masih berbentuk dokumen membutuhkan biaya operasional yang tinggi. Kebutuhan : Perusahaan memerlukan program aplikasi yang dapat melakukan pemrosesan data dan informasi secara otomatis.
•
Tidak terintegrasinya data dan informasi dari setiap divisi sehingga memperlambat dalam pengolahan dan pendistribusian informasi.
78
Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan sistem informasi yang dapat mengintegrasikan divisi-divisi yang ada di dalam perusahaan, sehingga pencatatan data hanya dilakukan sekali saja, dan divisi lainnya dapat mengakses data tersebut sesuai kebutuhan dan hak akses yang telah ditentukan. •
Tidak adanya prosedur penanganan proyek yang baik yang dapat memenuhi kebutuhan proyek sepenuhnya contohnya: manajemen proyek untuk perhitungan nilai proyek, serta jadwal pelaksanaan proyek. Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan aplikasi khusus di bidang konstruksi yang menyediakan fitur untuk membantu dalam merencanakan dan mengelola kegiatan yang berhubungan dengan proyek serta mendorong terjadinya effisiensi dan benefit pada setiap tahapannya.
•
Prosedur pengadaan dan pengelolaan material masih manual sehingga terkadang tidak sesuai dengan perencanaan proyek. Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan software khusus yang dapat mengelola kegiatan logistik sehingga mampu menyediakan barang dengan harga yang kompetitif, jumlah dan waktu yang tepat serta kualitas yang sesuai untuk setiap proyek. Dari masalah-masalah yang ada, perusahaan menyadari bahwa sistem yang berjalan saat ini tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan secara maksimal. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan sebuah sistem informasi terkomputerisasi yang terutama dapat menjadi solusi untuk masalah dan kebutuhan perusahaan serta mendukung penyediaan
79
informasi secara real-time dan terintegrasi dalam mendukung jalannya proses bisnis. Jika dikaji dari masalah yang ada, masalah perusahaan pada umumnya terletak pada penanganan data transaksi proyek, pembuatan laporan serta masalah perihal kebutuhan informasinya seperti masalah tidak terintegrasinya data, tidak tersedianya informasi secara real-time, dan sebagainya. Dalam menjawab masalah dan kebutuhan perusahaan terkait penggunaan IT tersebut, maka solusi IT yang dikaji dalam studi kelayakan nantinya, diharapkan mampu menangani semua proses dan menyelesaikan masalah-masalah yang ada serta aplikasi software yang dijadikan solusi tersebut harus sesuai dengan posisi, kondisi serta kriteria yang diinginkan perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan membutuhkan aplikasi software yang selain
dapat
menutupi
kebutuhan
teknisnya,
perusahaan
juga
menginginkan software yang sesuai untuk kategori perusahaan menengah ke atas di mana PT. Sumber Rejeki Pramesti adalah perusahaan dengan kategori menengah ke atas yang memiliki omset ±50 miliar setahun dan termasuk ke dalam kategori perusahaan konstruksi berkualifikasi ”Besar” yaitu mampu mengerjakan proyek di atas Rp. 10 milyar s/d tak terbatas. (sertifikasi dari Badan GAPENSI). Dengan demikian, salah satu aplikasi yang dapat dijadikan solusi tepat bagi perusahaan yaitu dengan menerapkan penggunaan software
80
ERP karena penggunaan ERP memang ditujukan untuk perusahaan yang menengah ke atas di samping kemampuan teknisnya yang bisa membawa manfaat
lebih
kepada perusahaan.
Untuk
keunggulan
teknisnya,
penggunaan ERP memberikan keuntungan bagi perusahaan yaitu berupa peningkatan profit dan pengurangan anggaran operasional secara maksimal, dengan demikian biaya proyek dapat ditekan dan pada gilirannya pangsa pasar dapat ditingkatkan secara signifikan. Dalam hal ini, perusahaan juga dapat memperoleh manfaat lain yaitu, menghemat waktu untuk pekerjaan administrasi, dan tidak perlu membuat laporan secara manual, selain itu perusahaan dapat selalu melakukan kontrol pada setiap proses bisnisnya, serta manfaat yang terpenting adalah adanya integrasi data yang bersifat menyeluruh antar-divisi dan real-time. Dalam hal ini, perusahaan tertarik untuk menerapkan sistem ERP dan dengan demikian, diusulkan beberapa alternatif software yang sesuai dengan hasil analisa di atas yaitu Software Siap Kontraktor dan Software Microsoft Dynamic SL. Adapun yang mendasari pertimbangan ini adalah dikarenakan kedua software ini menyediakan solusi yang paling dapat memberikan cakupan yang paling luas bagi perusahaan yang memiliki penghasilan menengah ke atas. Dengan memiliki sistem ini juga dapat membantu perkembangan bisnis perusahaan ke arah yang lebih baik. Namun, perusahaan dalam menerapkan ERP tidak sembarangan, perusahaan membutuhkan beberapa pertimbangan. Salah satunya adalah dengan cara melakukan studi kelayakan terhadap kedua software ERP
81
yang dijadikan alternatif. Oleh karena itu, dalam pembahasan berikutnya akan dilakukan analisa lebih lanjut mengenai kelayakan kedua software tersebut dalam menjawab masalah dan kebutuhan perusahaan dari segi kebutuhan dan finansial perusahaan.
