De voorzitter opent de vergadering en wenst iedereen een voorspoedig nieuwjaar

Directiecomité Verslag

7 januari 2014 Aanwezig: Rob Van de Velde, voorzitter; Frank Geudens, secretaris; Peter Wouters, ondervoorzitter, Katleen den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Ariane Van Dooren, bestuurders; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur. Véronique Maurissen, afdelingshoofd crematorium Antwerpen (verslag). Verontschuldigd: Katrien Van de Poel, ondervoorzitter

De voorzitter opent de vergadering en wenst iedereen een voorspoedig nieuwjaar. 1.

Directiecomité: verslag 3 december 2013 - goedkeuring

Aanleiding Voorwerp van het besluit Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Verslag 3 december 2013

Besluit Enig artikel Het verslag van het directiecomité van 3 december 2013 wordt goedgekeurd.

2.

Overheidsopdrachten: aanstellen van een boekhoudkantoor voor het financieel beheer (lastenboek, raming en gunningswijze) – verwijzing

De algemeen directeur geeft toelichting bij het lastenboek. Er wordt gevraagd door een directielid of het lastenboek opgemaakt is op maat van bepaalde kantoren. De directeur antwoordt dat het een open lastenboek is, maar dat anderzijds niet meteen de grote auditkantoren, noch de

eenmanszaken beoogd worden. Alle suggesties in verband met potentiële kandidaten mogen steeds doorgegeven worden. Een ander directielid vindt dat het een goede zaak is dat dit uitbesteed wordt want zo is er een scheiding van taken. Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur zal worden voorgesteld om een lastenboek voor de aanstelling van een extern boekhoudkantoor voor het financieel beheer van PONTES goed te keuren. Voorgeschiedenis Sedert de oprichting van de rechtsvoorganger van PONTES (de I.V.C.A.) in 1978 werd het financieel beheer van de organisatie steeds in eigen beheer uitgevoerd. De huidige stafmedewerker financiën trad in dienst op 15 juni 1984 en zal binnenkort op pensioen gaan. Alvorens tot de vervanging van de stafmedewerker over te gaan werd de huidige werking geëvalueerd en verschillende alternatieven tegen elkaar afgewogen. In de eerste plaats werd de vervanging van de huidige stafmedewerker overwogen door de aanwerving van een nieuwe boekhouder. Daarnaast werd overwogen om samen te werken met andere intergemeentelijke verenigingen. Deze piste die zou kunnen leiden tot een gemeenschappelijke financiële dienst voor verschillende crematoria blijft interessant, doch vergt meer voorbereiding en kon niet op korte termijn gerealiseerd worden. Tot slot werd onderzocht of het financieel beheer kon toevertrouwd worden aan een derde partij. In een gespecialiseerd boekhoudkantoor zijn verschillende deskundigheden aanwezig hetgeen tot een versterking van het financieel beleid van de organisatie kan leiden. Deze laatste piste bleek bovendien de goedkoopste werkwijze. Bijgevolg wordt een lastenboek voorgesteld voor het aantrekken van een boekhoudkantoor dat het financieel beheer van PONTES ondersteunt voor een periode van vier jaar. Juridische gronden Artikel 26, §1, 1°, a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten De overheidsopdrachten kunnen worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking indien een bepaalde drempelwaarde (i.c. € 85.000) niet wordt overschreden. Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22 van de statuten De raad van bestuur bepaalt de voorwaarden en de wijze van toewijzing van de opdrachten voor werken, leveringen of diensten. Bijlage(n) Lastenboek aanstelling boekhoudkantoor

Motivering PONTES gaat op zoek naar een gespecialiseerd boekhoudkantoor, dat tijdens de vier volgende boekjaren het financieel beheer van de organisatie opvolgt, ondersteunt en begeleidt.

Van het boekhoudkantoor wordt verwacht dat zij alle opdrachten, die de loutere financiële administratie (d.i. het registreren van inkomende en uitgaande facturen) overstijgt, voor zijn rekening neemt. Concreet gaat het over het voeren van de boekhouding, het opmaken van de balansen en rekeningen, de financiële rapportering, de fiscale aangiften, het verzorgen van de wettelijk verplichte publicaties en de afstemming met de bedrijfsrevisor. De opdrachten worden nader omschreven in het lastenboek.

Financiële weerslag Voor een periode van 4 jaar wordt de opdracht geraamd op € 75.000,- (incl. BTW) zodat er voor gekozen wordt om deze opdracht te gunnen volgens de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De opdracht zal gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, rekening houdende met de gunningscriteria en na onderhandeling.

Besluit Enig artikel Het lastenboek, de raming en de gunningswijze voor de aanstelling van een boekhoudkantoor voor het financieel beheer van PONTES gedurende een periode van 4 jaar wordt ter goedkeuring verwezen naar de raad van bestuur.

3.

Overheidsopdrachten: externe projectbegeleiding ontwikkeling crematorium Lommel (vaststelling shortlist) – goedkeuring

De directeur geeft toelichting bij het voorstel en legt uit dat de voorgestelde selectie gebaseerd is op een matrix van enerzijds formele vereisten en anderzijds een eerste beoordeling van de gunningscriteria. Qua ervaring zijn er slechts twee inschrijvers die in het verleden reeds actief betrokken zijn bij een crematorium, terwijl de anderen wel zinvolle referenties kunnen voorleggen van grootschalige en publieke gebouwen. De ondervoorzitter vraagt of de referenties onafhankelijk worden beoordeeld waarop de algemeen directeur voorstelt om in de eindfase de referenties te verifiëren van de kandidaten die voor de effectieve gunning worden weerhouden. Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur werd voorgesteld om een lastenboek voor de aanstelling van een externe projectbegeleider voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel goed te keuren. Verschillende kandidaten hebben een offerte ingediend, waaruit een selectie wordt gemaakt om verder mee te onderhandelen over een definitief en beste aanbod. Voorgeschiedenis

In 2012 sloot PONTES een samenwerkingsovereenkomst met de stad Lommel, waarbij PONTES de stad zou adviseren en begeleiden bij de ontwikkeling van een nieuw te bouwen crematorium. Ondertussen heeft de stad Lommel er voor geopteerd om de ontwikkeling van het crematorium toe te vertrouwen aan PONTES en zijn in totaal zeven gemeenten uit Noord-Limburg toegetreden tot de vereniging. Het nieuwe crematorium zal gevestigd worden op een terrein van ongeveer 30.000 m2 gelegen naast de begraafplaats ‘Centrum’ aan de Norbert Neeckxlaan te Lommel. In 2014 zal PONTES de aanbestedingsdossiers voorbereiden, de vergunningsdossiers voorbereiden, evenals het subsidiedossier. De werken zouden moeten kunnen aanvatten begin 2015 met de bedoeling om in 2016 het crematorium in gebruik te nemen op voorwaarde dat tijdig de noodzakelijk subsidies kunnen bekomen worden. Om deze werken optimaal te laten verlopen en een goede coördinatie tussen alle partijen te verzekeren stemde de raad van bestuur in met een overheidsopdracht voor externe projectbegeleiding. Dit werd voorzien in het financieel plan voor de bouw van het crematorium. De opdracht werd gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad en er hebben tien kandidaten een offerte ingediend. Deze inschrijvingen werden geëvalueerd en beoordeeld op het vlak van regelmatigheid en kwaliteit. Het is thans aangewezen om over de meest kwalitatieve en voordeligste inschrijvingen verder te onderhandelen om de reikwijdte van het aanbod, de geboden dienstverlening en de prijzen goed te begrijpen. Dit zal leiden tot een definitief en beste aanbod van de inschrijvers waaruit dan een uiteindelijke keuze zal worden gemaakt. Juridische gronden Artikel 26, §2, 1°, d) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten De overheidsopdrachten kunnen worden gegund volgens de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Artikelen 58 en 59 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren De aanbestedende overheid kan in het kader van een onderhandelingsprocedure een lijst van geselecteerde inschrijvers opstellen met dewelke verdere onderhandelingen zullen worden gevoerd. Artikelen 67 t/m 79 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren Deze artikelen bepalen de voorschriften met betrekking tot de kwalitatieve selectie van inschrijvers. Artikel 2 van het besluit van de raad van bestuur van 15 maart 2012 Het directiecomité is belast met het voeren van de overheidsopdrachten en gunningsprocedures. Besluit van de raad van bestuur van 18 september 2013 De raad van bestuur keurde het lastenboek, de gunningswijze en de raming goed voor de opdracht voor externe projectbegeleiding voor de ontwikkeling van het crematorium van Lommel. Bijlage(n) Lastenboek aanstelling externe projectbegeleider Proces-verbaal van opening van de offertes van 3 december 2013 Evaluatieverslag van 3 januari 2014

Motivering PONTES gaat op zoek naar een technisch studiebureau dat instaat voor de projectbegeleiding van het volledige project, dat moet leiden tot de ontwikkeling en bouw van het nieuwe crematorium. De projectbegeleider zal ondermeer instaan voor:  het beheer, de planning en de coördinatie tijdens de voorbereidingsfase (opmaak programma van eisen);  het beheer, de planning en de coördinatie tijdens de ontwerpfase (keuze van architectonisch concept);  de begeleiding tijdens de aanbestedingsfase;  het beheer, de planning en de coördinatie tijdens de uitvoeringsfase (opvolging werf);  de financiële controle;  de kwaliteitscontrole;  de begeleiding en opvolging van de verschillende opleveringsprocedures;  de veiligheidscoördinatie. De opdracht werd verzonden naar het Bulletin der Aanbestedingen op 6 november 2013 en geïnteresseerde kandidaten konden tot uiterlijk 3 december 2013 om 11 uur een offerte indienen. Op laatstgenoemde datum werden tien offertes ingediend: 1. PI KWADRAAT BVBA Ternaaiseweg 9, Beringen 2. BOPRO NV Oude Houtlei 140, Gent 3. MULTI N.V. Orlaylaan 10, Temse 4. TECHNUM/TRACTEBEL ENGINEERING N.V. Arianelaan 7, Brussel 5. GRONTMIJ BELGIUM NV Stationsstraat 51, Mechelen 6. URBAN QUANTUM NV Hoevensebaan 50, Kapellen 7. ARIES NV Vijfwindgatenstraat 21E, Gent 8. ANTEA BELGIUM NV Roderveldlaan 1, Antwerpen-Berchem 9. PROBAM NV Ninovesteenweg 190, Ermebodegem 10. A.J. PHILIPPE BVBA Maleizenstraat 23, Herent Alle ontvangen offertes werden door de aanbestedende overheid onderzocht om na te gaan of de inschrijvers cumulatief voldoen aan de bepalingen inzake het toegangsrecht en aan de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid. De resultaten van het voormelde onderzoek van de offertes zijn samengevat in het evaluatieverslag van 3 januari 2014. Bijgevolg wordt voorgesteld om verdere onderhandelingen te voeren met de volgende geselecteerde inschrijvers: 1. BOPRO NV Oude Houtlei 140, Gent 2. MULTI N.V. Orlaylaan 10, Temse 3. GRONTMIJ BELGIUM NV Stationsstraat 51, Mechelen 4. ARIES NV Vijfwindgatenstraat 21E, Gent 5. A.J. PHILIPPE BVBA Maleizenstraat 23, Herent Zowel de geselecteerde als de niet-weerhouden inschrijvers worden in kennis gesteld van deze beslissing.

Besluit Enig artikel Met het oog op het voeren van onderhandelingen en het bekomen van een best and final offer voor de opdracht “projectbegeleiding en veiligheidscoördinatie voor de bouw van een nieuw crematorium te Lommel” worden de volgende inschrijvers geselecteerd en opgenomen in een shortlist: 1. BOPRO NV Oude Houtlei 140, Gent 2. MULTI N.V. Orlaylaan 10, Temse 3. GRONTMIJ BELGIUM NV Stationsstraat 51, Mechelen 4. ARIES NV Vijfwindgatenstraat 21E, Gent 5. A.J. PHILIPPE BVBA Maleizenstraat 23, Herent

4.

Raad van bestuur: agenda bijeenkomst 15 januari 2014 - goedkeuring

Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt voorgesteld de hierna omschreven onderwerpen te agenderen voor de vergadering van de raad van bestuur van 15 januari 2014. Juridische gronden Artikel 54 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 25, §1 van de statuten Het directiecomité is belast met de voorbereidingen van de raad van bestuur. Bijlage(n) Statistieken van de maand december 2014 Verslagen raad van bestuur 18 en 23 december 2013 Lastenboek aanstelling boekhoudkantoor

Besluit Artikel 1 De volgende vergadering van de raad van bestuur vindt plaats op woensdag 15 januari 2014 om 17.30 uur in het Crematorium Antwerpen aan de Jules Moretuslei 2 te 2610 Antwerpen-Wilrijk. Artikel 2 De agenda van de raad van bestuur wordt vastgesteld als volgt: 1. Raad van bestuur: verslag vergaderingen 18 en 23 december 2013 2. Directiecomité: uitbreiding samenstelling – aanstelling 3. Overheidsopdrachten: aanstelling boekhoudkantoor voor het financieel beheer (lastenboek, raming en gunningswijze) – goedkeuring 4. Beleid: huishoudelijk reglement - wijziging 4. Mededelingen: a) kennisname statistieken december 2013 b) online reservatiesysteem voor uitvaartondernemers

5.

Varia en rondvraag

5.

Mededelingen: statistieken december 2013 – kennisgeving

Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan het directiecomité wordt gerapporteerd over de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand december 2013. Juridische gronden Artikel 25, §2 van de statuten Het dagelijks bestuur van de vereniging is toevertrouwd aan het directiecomité. Bijlage(n) Statistieken december 2013 ( ter zitting )

Besluit Enig artikel Er wordt kennis genomen van de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maand december 2013