aan:
kopie aan: aanwezig:
afwezig: betreft:
Leden van het CT-Fryslân Coördinatoren Verkoop Coördinatoren Specialistenteams Annette de Jong, Marieke Becking Wendy Zuidema-Haans, Himme Witteveen, Merle Jacobs, Ellen Demmenie, Marianne v.d. Wal, Tineke Zeilstra, Vic Visser, Marijke Kroes, Hannelore Strik, Annette de Jong, Marieke Becking, Folkert Tolsma (notulist). Ytsje Bakker, Hanneke Jörg, Lili Scheers, Chris Schaap (m.k.g.), Louise Beljon Notulen Provinciaal Overleg 17 april 2012
datum
21 april 2012 referentie
CT310/FT/S1-VC/170412 pagina
1 van 5
Notulen
1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. 2. Vaststellen agenda Wendy heeft voor het begin van de vergadering een leuke ‘inbreng’, namelijk: Op 28 maart 2012 kwam de heer Dorscheidt binnenlopen in de UNICEF winkel te Leeuwarden. Hij gaf aan dat hij op zoek was naar het boekje ‘Rechten van het kind’ (het blauwe boekje) van UNICEF, maar deze nergens kon verkrijgen. Vervolgens heeft de vrijwilliger in de winkel ervoor gezorgd dat de heer Dorscheidt deze kosteloos toe gestuurd kreeg. De heer Dorscheidt is de vrijwilliger hiervoor zeer erkentelijk. Hij wil het boekje gebruiken op de RUG te Groningen voor het Gronings Centrum voor Kinderrechten in de Gezondheidszorg. Daarnaast geeft hij aan dat als UNICEF een wederdienst zou willen, hij zich hiervoor graag aanbevolen houdt. Verder hebben alle aanwezigen zich voorgesteld aan Marieke Becking. Zij was bij ons te gast vanuit het hoofdkantoor te Voorburg in haar rol als teammanager Vrijwilligersorganisatie. Marieke verteld ons dat ze sinds 15 maart 2012 begonnen is in deze functie en dat ze als visie heeft om UNICEF landelijk en wereldwijd goed tot zijn recht te laten komen. Dit wil ze doen doormiddel van de vrijwilligers. Verder gaf ze aan dat de eerste mail die ze op 15 maart 2012 had ontvangen, een welkomstmail was van Himme, waarvoor ze hem zeer dankbaar is. Verder wordt de agenda behandeld zoals deze is opgesteld. 3. Mededelingen/terugkoppeling Vrijwilligersraad Vanuit de vrijwilligersraad geeft Himme aan dat er een nieuwe Ambassadeur bij komt voor UNICEF, waarvan hij de naam nog niet met ons kan delen. Tijdens de vorige Vrijwilligersraadvergadering heeft Ingrid van der Helm verteld dat de directie van UNICEF Nederland van plan is om naar de vrijwilligers toe te komen op locatie. Het lijkt hen goed om zo met de vrijwilligers in gesprek te gaan. Over het jaarplan van 2012 kan Himme nog niet veel meedelen, maar hij geeft aan hierop terug te komen. Marieke geeft aan dat er overleg plaats zal vinden tussen de Directie, de Raad van Toezicht en de Vrijwilligersraad over de productontwikkeling binnen UNICEF. Wendy geeft aan dat het voor Himme en/of Ytsje goed kan zijn om voor de komende Vrijwilligersraadvergaderingen wat input te vragen aan de verkoopcoördinatoren. Op die manier kunnen Himme en/of Ytsje een duidelijk beeld weergeven van de huidige situatie op het gebied van verkoop in Fryslân.
datum
21 april 2012 referentie
CT310/FT/S1-VC/170412 pagina
Notulen
2 van 5
4. Vaststellen notulen voorgaande vergadering We hebben de notulen besproken van het vorige Provinciaal Overleg, dat plaats heeft gevonden op 4 oktober 2011. De notulen zijn besproken en goed bevonden. 5. Bespreken actiepunten vorige notulen Folkert zou een lijst maken van de informatie die nodig is om nieuwe vrijwilligers aan te melden. Folkert geeft aan dat hij hier een aanmeldingsformulier voor hanteert en deze rond zal sturen aan alle coördinatoren. Toevoeging hierop: als mensen zich via de website van UNICEF Regionaal voor Fryslân aanmelden, dan komt deze rechtstreeks bij Folkert terecht. 6. Voorstellen nieuwe CT leden Helaas kon Ytsje Bakker er vandaag niet bij zijn om zich aan de coördinatoren voor te stellen. Wel heeft zij contact gehad met de coördinatoren van Jeugdvoorlichting en met de coördinatoren Verkoop Noord-Fryslân. Ytsje Bakker is de nieuwe Vice-Voorzitter van het CT-Fryslân sinds januari dit jaar. Al sinds 1 september 2011 is zij actief als medewerker voor UNICEF en zij heeft zich kandidaat gesteld als Provinciaal Afgevaardigde voor de Vrijwilligersraad voor Fryslân. Merle Jacobs is sinds februari dit jaar gestart als Mediavoorlichter en daarbij ook meteen lid van het CT. Als eerste taak heeft zij een persbericht naar alle lokale media geschreven voor donderdag 19 april 2012. Op die dag zal namelijk de cheque worden overhandigd aan de heer Jorritsma n.a.v. de week van de kinderopvang. Dit zal plaatsvinden om 16.00 uur bij Kinderdagverblijf Speelweide aan het Raaigras 28 te Leeuwarden. Tussen juni en september 2012 zal er een nieuwe penningmeester van start gaan. Haar naam is Anneke Haven en het is de bedoeling dat zij alle geldstromen zal gaan beheren tussen de vrijwilligers in Fryslân en Voorburg. Eerst zal Sonja Meijer de financiële geldstromen van de nu nog verschillende RCU’s gaan samenvoegen tot één RCU 310 (met één rekeningnummer) en daarna zal Anneke de rol van penningmeester op zich gaan nemen. 7. Voorstellen nieuwe coördinatoren Helaas gaat Vic Visser ons verlaten als coördinator Verkoop van Noord-Fryslân. Zij zal verhuizen buiten Friesland, maar niet stoppen als vrijwilliger voor UNICEF. Wendy geeft aan dat we nog definitief afscheid zullen gaan nemen van Vic. Vic had in haar rol als coördinator flink wat taken op zich genomen en deze zijn verdeeld over vier verkoopvrijwilligers in Noord-Fryslân. Marijke Kroes is één van deze vrijwilligers en zij zal tijdens de Provinciale Overleggen het Verkoopteam Noord-Fryslân gaan vertegenwoordigen. Tevens is ze depothouder van de winkel geworden. Marijke geeft aan dat er vooral onder de winkelvrijwilligers een groot enthousiasme is en dat zij met plezier in de winkel staan. Vic voegt hieraan toe dat het sinds januari wel wat rustiger is geworden met de verkoop in de winkel, maar dat er tot nu toe toch nog € 2.006,- is omgezet.
datum
21 april 2012 referentie
CT310/FT/S1-VC/170412 pagina
Notulen
3 van 5
Hannelore Strik is gestart als coördinator van het team Evenementen. Zij is begonnen in januari dit jaar en is meteen aan de slag gegaan. Haar eerste actie was de week van de Kinderopvang. Chris Schaap kon bij deze vergadering helaas niet aanwezig zijn. Hij is sinds vorig jaar actief als coördinator van het team Volwassenenvoorlichting. 8. Introductie nieuwe opgestarte teams Hannelore heeft een ‘notitie’ meegenomen over het team Evenementen en deze met ons gedeeld. In de ‘notitie’ komt sterk naar voren dat er vrijwilligers nodig zijn om het team te komen versterken. Ook vermeldt ze wat er zoal op de agenda staat voor de komende tijd. Het idee is om studenten te vragen voor het helpen opzetten en houden van evenementen, zodat zij hiervoor studiepunten kunnen krijgen. Merle geeft aan dat zij hierin een belangrijke rol kan spelen en een opzet zal maken van de informatie (tijdsbestek, verwachting) die de studenten voor een evenement nodig hebben om hierin mee te kunnen doen. De coördinatoren van de andere specialistenteams en verkoop wordt gevraagd of zij in hun team vrijwilligers bereid kunnen vinden om zich als medewerker Evenementen in te willen zetten, zowel volledig als tijdelijk. Op 12 juni zal het evenement ‘Heitje voor een Karweitje’ plaats gaan vinden. Hannelore vraagt of er eerder een soortgelijk evenement is geregeld en of zij hier informatie over kan krijgen. Daar dit niet het geval is, kan Hannelore op het vrijwilligersnetwerk kijken en contact opnemen met het team Jeugdvoorlichting voor tips. Marieke geeft aan dat ze in Voorburg bezig zijn met het ontwikkelen van een ‘Yokotool’, dit houdt in dat er binnen je kennissenkring een mail rond gaat met hierin een link van een website waarop je kennissen kunnen aangeven wat voor karweitje en wanneer zij dit karweitje hebben. Marianne, coördinator verkoopteam Zuidoost-Fryslân, geeft aan dat er in de week van 13 t/m 17 september de Consumentenbeurs Expansie 2012 zal worden gehouden in Jubbega. Op www.expansie2012.nl staan de openingstijden en meer informatie over dit evenement. Marianne wil voor elkaar krijgen dat UNICEF deze week op de beurs kan komen te staan, met zowel verkoop als voorlichting. Daarom lijkt het haar goed om dit te gaan realiseren in samenwerking met het team Evenementen, het verkoopteam Zevenwouden en het verkoopteam Zuidwest-Fryslân. Marieke geeft als voorstel dat Hannelore en Merle hierin ook contact kunnen zoeken met studenten voor de aankleding van een stand. Wel is het van belang dat er begin juni meer duidelijkheid komt over de invulling van dit evenement. Momenteel bestaat het team Evenementen uit twee vrijwilligers, namelijk: Hannelore Strik en Jelly Deinum. Op het gebied van Volwassenenvoorlichting is er nog weinig verandering t.o.v. het eerder toegestuurde Plan van Aanpak. Chris Schaap is momenteel de enige vrijwilliger van het team en tevens de coördinator. Chris heeft binnenkort een gesprek met een potentiële kandidaat. Er is een mogelijkheid om in de bibliotheek te Leeuwarden presentaties te gaan houden, maar eerst zal er stevigheid worden gegeven aan het team.
datum
21 april 2012 referentie
CT310/FT/S1-VC/170412 pagina
Notulen
4 van 5
9. Stemmen kandidaat vrijwilligersraad Daar Himme per 1 juni 2012 zal stoppen als Provinciaal Afgevaardigde namens Fryslân voor de Vrijwilligersraad, hebben wij een vrijwilligster bereid gevonden om zich kandidaat te stellen voor deze functie. Ytsje Bakker, tevens de Vice-Voorzitter van het CT, heeft zich aangemeld en is door alle aanwezigen benoemd voor het vervullen van haar taak als nieuwe vertegenwoordiger van de vrijwilligers van Fryslân. Himme en Ytsje hebben al bij elkaar gezeten om alle zaken te bespreken die je moet weten als Afgevaardigde en Himme heeft dit gesprek als zeer positief ervaren. Himme geeft aan samen met Ytsje aanwezig te zullen zijn bij de Vrijwilligersraadvergadering van 23 mei 2012. Himme blijft vrijwilliger voor UNICEF, echter voor het komende jaar heeft hij een pauze ingelast. 10. Jaarverslag 2011 en Jaarplan 2012 Over het jaarplan van 2012 krijgen we nog informatie vanuit de Vrijwilligersraad door Himme en/of Ytsje. Wat het jaarverslag 2011 betreft, zal Sonja Meijer ons een format toesturen om in te kunnen vullen. 11. In- en uitgaande post Er zijn geen stukken om te bespreken. 12. Rondvraag Marijke vraagt zich af of er al andere RCU’s in Nederland de pilot van Fryslân over willen nemen of dit nog gaan doen. Marieke geeft aan dat Veldhoven en Eindhoven zeker gaan fuseren en dat er in andere regio’s over gesproken wordt. Marianne wil graag weten of er kosten gemaakt mogen worden als je een vrijwilligersavond wilt organiseren voor je team. Er schijnt hiervoor een 5% regel te gelden. Sonja Meijer kan hierover meer duidelijkheid geven. Ellen wil weten of zij de nieuwsbrief online mag zetten op de nieuwe website voor Fryslân. De nieuwe versie mag zeker gepubliceerd worden. Voor de komende nieuwsbrief zal Wendy contact opnemen met Annelies om te bespreken of zij deze ook wil redigeren voor ze deze verstuurt aan de vrijwilligers. Eventueel is Hanneke bereid om deze rol op zich te nemen. Verder vraagt Ellen aan alle coördinatoren of zij nog even kritisch willen kijken naar de website of alle gegevens daarop correct zijn. 13. Vaststellen volgende vergadering De volgende CT-vergadering zal plaatsvinden op: Datum: Tijd: Locatie:
11 juni 2012 20.00 uur Fam. Demmenie, Middelweg 51 te Stavoren
datum
21 april 2012 referentie
CT310/FT/S1-VC/170412 pagina
Notulen
5 van 5
Het volgende Provinciaal Overleg zal plaatsvinden op: Datum: Tijd: Locatie:
9 oktober 2012 20.00 uur Provinciehuis te Leeuwarden
14. Sluiting De vergadering wordt gesloten om 22.00 uur. Actiepunten Actiepunt 1 Coördinatoren Verkoop benaderen voor input Vrijwilligersraad 2 Aanmeldingsformulieren aan alle coördinatoren versturen 3 Organigram bijwerken en versturen 4 Contact zoeken met Sonja Meijer over samenvoeging financiële geldstromen 5 Planning maken om studenten te betrekken bij Evenementen 6 Meer duidelijkheid verkrijgen over Expansie 2012 7 Vrijwilligers vragen voor Expansie 2012 8 Activiteitenkalender maken voor website 9 Kritiek over ‘vrijwilligersnetwerk’ versturen aan Voorburg 10 Informeren over volgende nieuwsbrief bij Annelies 11 Voor 23 mei dit verslag ondertekend versturen aan Voorburg
Vrijwilliger Himme/Ytsje Folkert Folkert Tineke Merle Marianne Tineke Hannelore Merle Wendy Folkert/Wendy
Hierbij bevestigen ondergetekenden dat: Mevrouw Y. (Ytsje) Bakker-Faber geboren op 23 maart 1963 en wonende aan de Idzerdastins 153 te Leeuwarden per de datum van 2 juni 2012 officieel is benoemd tot Provinciaal Afgevaardigde namens Fryslân voor de Vrijwilligersraad. Ir. W.M.A.A. (Wendy) Zuidema-Haans
F. (Folkert) Tolsma
………………………………………….
………………………………….
Voorzitter CT-Fryslân, Regionaal Afgevaardigde en Plaatsvervangend lid Vrijwilligersraad
Vrijwilligerscoördinator en Vice-Secretaris CT-Fryslân
Ytsje Bakker-Faber is te bereiken op telefoonnummer 058-2675115 of per email
[email protected].
