15th World Scout Moot
Medewerkersvoorwaarden
1. Inleiding In de zomer van 2017 organiseren WOSM en Scouting IJsland de 15th World Scout Moot in IJsland. De 15th World Scout Moot (verder: Moot) is een vierjaarlijks terugkerende internationale bijeenkomst voor scouts van 18 tot en met 25 jaar. De Moot 2017 wordt van 25 juli tot en met 2 augustus 2017 gehouden in IJsland. Het thema van de Moot is: Change! Deze voorwaarden zijn van toepassing op de medewerkers van het Nederlands Contingent, waaronder IST’ers. Daar waar regels specifiek op IST’ers van toepassing zijn, wordt dit aangegeven. Je kunt jezelf opgeven als lid van het International Service Team (IST) als je aan het begin van de Moot 2017 ten minste de leeftijd van 26 jaar hebt. Dit betekent dat je moet zijn geboren op of voor 1 augustus 1991. Bij deelname aan de Moot 2017 wordt ook deelgenomen aan de voorbereidende activiteiten en de reünie. Deze activiteiten maken onderdeel uit van de gehele Moot 2017 en zijn dan ook verplicht. Bij het opstellen van deze IST-voorwaarden is niet bekend hoeveel IST’ers toegelaten worden door de IJslandse organisatie. Dit betekent dat, als er meer sollicitaties zijn dan dat er IST’ers kunnen deelnemen, er gekeken wordt naar de individuele motivatie van de kandidaat IST’er. De contingentsleiding beslist, samen met de verantwoordelijk HRM’er welke kandidaten benoemd worden als IST’er. Na benoeming volgt de inschrijving. De aanmelding als IST’er sluit 15 december 2016. Plaatsing vindt plaats op grond van de motivatie van de kandidaat. Motiveer bij je sollicitatie als IST’er waarom jij als IST’er een bijdrage wilt leveren aan de Moot 2017 (wat neem je mee voor de roverscouts en de gehele organisatie) en wat hoop jij te leren en te ervaren tijdens het evenement? De contingentsleiding streeft er naar om alle kandidaten uiterlijk 1 januari 2017 uitsluitsel te geven van mogelijke deelname. 2. Inschrijving en betaling Definitieve inschrijving vindt plaats op individuele basis. De link om je in te schrijven ontvang je bij jouw benoeming als IST’er. Om te kunnen inschrijven moet je lid zijn van Scouting Nederland. Inschrijven betekent dat je akkoord gaat met IST-voorwaarden voor deelname en (kamp)regels die de IJslandse organisatie hanteert voor deelname aan de Moot 2017. Direct na inschrijving ontvang je een bevestiging van je inschrijving. Betaling van het inschrijfgeld en de gestelde termijnen vindt plaats via iDEAL. Je ontvangt hierover informatie op het door jou in Scouts Online geregistreerde emailadres. De volgende termijnen worden gehanteerd. Omschrijving Inschrijving/eerste termijn Tweede termijn
Bedrag € 350,€ 1.000,-
Medewerkersvoorwaarden – 15th World Scout Moot
Datum Direct bij inschrijving Uiterlijk 15 februari 2017
1
IST’ers zorgen dat bij beide termijnen voldoende saldo op de opgegeven bankrekening staat, waardoor de iDEAL-betaling vlot verloopt. Als een betaling niet voldaan is, volgt tot twee keer toe een betalingsherinnering. Als betaling per iDEAL weer niet lukt, volgt uitsluiting van deelname als IST’er aan de Moot 2017. Annuleer je op eigen verzoek of op verzoek van onze organisatie later in het traject je deelname aan de Moot 2017, dan krijg je het inschrijfgeld en het reeds betaalde bedrag niet terug. 3. +/- 10%-regeling De deelnemersbijdrage voor de IST’ers die meegaan naar IJsland bedraagt 1000,00 USD per persoon. Deze bijdrage kan met maximaal 10% naar boven of naar beneden bijgesteld worden. Er zal pas een bijstelling worden gedaan als het voor- of nadeel minimaal € 50,- is. Dit kan het geval zijn als de koers USD/EUR dusdanig in ons nadeel is veranderd. Deze eventuele afrekening zal na de Moot 2017 volgen. 4. Uitgangspunten voor deelname als medewerker: De deelnemende roverscouts staan centraal: de medewerker is als medewerker gericht op succesvolle deelname van de roverscouts. Deelname als medewerker mag nooit een beperking opleveren voor de deelname van een roverscout of andere medewerkers/IST’ers (persoonlijk belang gaat nooit voor groepsbelang). Iedere medewerker is draagt zijn/haar eigen verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van zijn/haar taak. De medewerker heeft een flexibele houding ten opzichte van veranderingen en andere teams/medewerkers. Iedere medewerker is bereid om samen te werken, is breed inzetbaar en kan zelfstandig zijn/haar taak uitvoeren. De medewerker is het ‘visitekaartje’ van het Nederlands contingent en Scouting Nederland. De medewerker kan zich verstaanbaar maken in de Engelse of Franse taal. Als medewerker vervul je een actieve rol tijdens de voorbereidingsperiode. Voor iedere medewerker geldt dat afspraak, afspraak is. Richtlijnen en regels voor de Moot 2017 worden vastgesteld door de contingentstaf en staan niet ter discussie in andere overlegvormen. Uitsluiting kan plaatsvinden indien gedurende het voorbereidingstraject aantoonbaar blijkt dat men niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoet. 5. IST’er binnen het Nederlands contingent Een IST’er werkt voor de IJslandse Moot 2017 organisatie en maakt deel uit van het Nederlands contingent. Het Nederlands contingent coördineert de inschrijvingen en betalingen naar de IJslandse organisatie. De IST’er neemt actief deel aan de voorbereidingsbijeenkomsten van het Nederlands contingent. De reis en het transport van en naar IJsland wordt door de IST’er zelfstandig geregeld. 6. Wat krijg je als IST’er voor je bijdrage? De totale IST-bijdrage bedraagt € 1.350,- per persoon (inclusief € 350,- inschrijfgeld). Voor deze ISTbijdrage krijg je: De voorbereiding op de Moot, te weten twee voorbereidende weekenden, inclusief accommodatie, programma en verzorging. Deelname als IST’er aan de Moot van 25 juli augustus 2017 tot en met 2 augustus 2017, inclusief accommodatie, programma en verzorging. De IJslandse organisatie wil dat alle IST’ers twee dagen voor de opening aanwezig zijn, tot en met een dag na de sluiting (23 juli tot en met 3 augustus 2017). Een das, badge en trui. Informatie gedurende het gehele traject. Een afrondende bijeenkomst in het najaar van 2017. Een bijzondere ervaring die je nooit meer vergeet!
Medewerkersvoorwaarden – 15th World Scout Moot
2
7. Verzorging/gezondheid We gaan voor de voeding uit van een normaal voedingspakket en eventueel eenvoudige dieetaanpassingen. Moeten we extra kosten maken voor medicijnen of een bijzonder dieet, die niet in IJsland te krijgen zijn of niet door de IJslandse organisatie worden verstrekt, dan komen deze kosten, na overleg, voor rekening van de medewerker. Zijn je gezondheid (lichamelijk of geestelijk), het gebruik van medicijnen of een speciaal dieet zo ingewikkeld dat wij vraagtekens stellen bij jouw deelname aan de Moot 2017, dan leggen wij de beoordeling of je mee kunt voor aan een onafhankelijke arts. Dit oordeel is bindend. Iedere medewerker is verplicht de vragen op het inschrijfformulier m.b.t. gezondheid naar waarheid in te vullen. Wijzigingen in de gezondheidstoestand die van belang kunnen zijn, moeten gedurende het hele traject direct worden doorgegeven aan de contingentsstaf en indien mogelijk aangepast worden op het inschrijfformulier. Deze gegevens zullen gedurende de voorbereidende weekenden, en aangevuld tijdens de Moot, gebruikt worden. 8. Verzekeringen In de deelnemersbijdrage zit geen reis- en bagageverzekering voor de periode van het verblijf op IJsland. Wij adviseren iedereen zelf een verzekering hiervoor af te sluiten. Dit kan onder andere via Scouting Nederland. Kijk daarvoor op de website van Scouting Nederland. Als lid van Scouting Nederland val je al onder de WA- en ongevallenverzekering van Scouting Nederland. Deze verzekering is secundair, dat betekent: aanvullend op je eigen WA- en ongevallenverzekering. Je eigen verzekering dient een verzekering te zijn met een Europadekking. dat altijd eerst je eigen verzekering aangesproken wordt en je in tweede instantie eventueel een beroep kunt doen op de verzekering van Scouting Nederland. Wij gaan ervan uit dat iedere Nederlandse deelnemer verzekerd is tegen ziektekosten binnen Europa (dus ook IJsland). Hiervoor is geen verzekering door het contingent afgesloten. Er zit geen annuleringsverzekering in de medewerkersbijdrage. Wil je dit, dan moet je die zelf afsluiten. Het is niet mogelijk om deze via het contingent af te sluiten. Als je zelf een annuleringsverzekering afsluit, check dan of deelname aan een internationale Scoutingactiviteit ook onder de verzekering valt. Dit is voor een verzekeraar vaak iets anders dan een vakantie. Via een annuleringsverzekering kun je je deelnemersbijdrage terugkrijgen als je om medische redenen of bepaalde familieomstandigheden uiteindelijk toch niet mee zou kunnen gaan. Scouting Nederland, noch het Nederlands contingent Moot 2017 kan aansprakelijk worden gehouden voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van deelnemers tijdens de Moot 2017, de voorbereidende activiteiten (ook die op IJsland), de afsluitende activiteit, en de heen- en terugreis. 9. Sponsoring Het Nederlands contingent zal mogelijk gebruik gaan maken van een aantal sponsors. Het is noodzakelijk dat conflicten tussen Nederlands contingent en sponsoren worden voorkomen door alle sponsoractiviteiten te coördineren via de contingentsstaf. Zowel regels voor sponsoring als regels voor gebruik van logo's en huisstijl zijn bindend voor alle leden van het Nederlands contingent. Misbruik kan uitsluiting van deelname aan de Moot 2017 tot gevolg hebben. 10. Annulering Annuleer je je deelname aan de Moot 2017, dan krijg je van je deelnamegeld niets terug, tenzij er voor jou een vervanger wordt gevonden. De reden hiervoor is dat wij het totale deelnamegeld ruim voordat
Medewerkersvoorwaarden – 15th World Scout Moot
3
de Moot 2017 gaat starten moeten voldoen aan de IJslandse organisatie en niets terug kunnen vorderen. Bij annulering van deelname dient een e-mail gestuurd te worden aan de contingentstaf van de Moot 2017 (
[email protected]) onder opgave van reden. De annulering is definitief als de Moot-organisatie een bevestigingsmail heeft gestuurd, waaruit blijkt dat de annulering is verwerkt. 11. Roken, alcohol, drugs Gedurende alle activiteiten van het Nederlands contingent zijn gebruik en bezit van drugs niet toegestaan. Gebruik en het in bezit hebben van alcohol is tijdens het gehele evenement enkel toegestaan op de door de organisatie aangegeven momenten. Roken mag alleen wanneer daarvoor toestemming is gegeven door de organisatie, op de daarvoor aangegeven plaatsen. 12. Beeldmateriaal De contingentstaf van het Nederlands contingent Moot 2017 heeft het recht om beeldmateriaal dat tijdens de Moot 2017, de heen- en terugreis of de voorbereidende periode is gemaakt, te gebruiken voor publicitaire doeleinden zonder aparte toestemming van de deelnemer. 13. Kleding Elke medewerker die meegaat naar IJsland is verplicht de door het Nederlands contingent vastgestelde kleding te dragen tijdens de officiële gelegenheden. De exacte richtlijnen voor kleding en badges volgen voor aanvang van de Moot 2017. Deze richtlijnen zijn bindend. 14. Gedrag/normen en waarden De contingentstaf behoudt zich het recht voor om medewerkers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan contingentsactiviteiten en de Moot 2017. Bij annulering door het contingent wordt slechts het niet genoten deel van de deelnemersbijdrage teruggestort,waarbij rekening moet worden gehouden met hetgeen verwoord bij het artikel 10: Annulering. Iedere medewerker is bij inschrijving akkoord gegaan met de IST-voorwaarden en de (kamp)regels van de IJslandse organisatie. Mocht uitsluiting door de contingentstaf of door de organisatie van de Moot 2017 plaatsvinden op IJsland, dan zijn de extra kosten die daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een eerdere retourreis, voor rekening van de medewerker. 15. Ontwerp- en eigendomsrecht In verband met ontwerp- en eigendomsrechten mogen alle producten, activiteiten en programma's die ten diensten van het Nederlands contingent worden ontwikkeld niet zonder voorafgaande toestemming van de contingentstaf worden gebruikt. 16. Communicatie Het officiële communicatiekanaal van het Nederlands contingent is de website (wsm.scouting.nl) Hiernaast worden er ter ondersteuning diverse digitale communicatiekanalen ingezet. Informatie via deze ondersteunende kanalen vervangt nooit de informatie op de contingentswebsite. Via rechtstreekse e-mail worden nieuwsberichten, brieven en uitnodigingen verstuurd. Elke medewerker is daarom verantwoordelijk voor het opnemen van zijn of haar e-mailadres in het administratiesysteem Scouts Online (sol.scouting.nl). Het missen van informatie door het onjuist opgeven of het wijzigen van e-mailadres is de verantwoordelijkheid van de medewerker zelf. 17. Verklaring Omtrent het Gedrag
Medewerkersvoorwaarden – 15th World Scout Moot
4
De medewerker moet een Verklaring Omtrent het Gedrag bij aanstelling kunnen overleggen conform het huishoudelijk reglement Scouting Nederland (te vinden op www.www.scouting.nl). De link om een VOG aan te vragen ontvang je van de organisatie. 18. Declareren gemaakte onkosten Declareren van gemaakte onkosten is alleen mogelijk waar de begroting dit toelaat. Hierover worden aparte afspraken gemaakt voor de Moot. Kosten kunnen alleen worden gedeclareerd na voorafgaande toestemming van de contingentsleiding. In sommige gevallen kunnen niet gedeclareerde onkosten als gift worden opgevoerd bij de aangifte inkomstenbelasting. Tot slot Het handelen in strijd met deze voorwaarden kan tot uitsluiting van deelname aan de Moot 2017 leiden. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de contingentsleiding.
Vastgesteld maart 2016 Contingentstaf Nederlands contingent 15th World Scout Moot 2017
Medewerkersvoorwaarden – 15th World Scout Moot
5
