BULETIN ORGANISASI DAN APARATUR Manajemen Infrastruktur Organisasi Dalam Meningkatkan Keunggulan Organisasi Oleh :
Dr. Elsanra Eka Putra, S.Pd, M.Si
Kasubid Perencanaan AKD dan Sertifikasi Badan Diklat Provinsi Sumatera Barat A. Pendahuluan Dalam
menghadapi
perkembangan
organisasi
kedepan,
maka
manajemen
sumberdaya manusia perlu merumuskan strategi-strategi. Perubahan lingkungan internal maupun eksternal organisasi harus menjadi perhatian utama bagi manajer SDM sehingga dapat menentukan formulasi-formulasi strategik bagi pengelolaan sumber daya manusia. Faktor yang sangat menentukan adalah ketersediaan sarana dan prasarana pendukung atau yang lebih kita kenal dengan istilah infrastruktur organisasi atau perusahaan. Faktor ini merupakan faktor klasik, tetapi dalam kenyataannya tidak boleh diabaikan, karena sangat
mempengaruhi
optimalisasi
pemanfaatan
SDM
yang
ada.
Tidak
siapnya
infrastruktur perusahaan akan berpengaruh terhadap kecenderungankecenderungan pegawai yang kurang disiplin, tidak mempunyai inisiatif untuk mengembangkan diri, tidak menguasai tugas dan fungsinya, kurang menguasai bidang kerjanya, tidak berorientasi hasil, dan bekerja apa adanya. Manajemen infrastruktur perusahaan, diarahkan agar para pekerja dalam menjalankan tugas dan fungsinya, selalu mendapat acuan atau pedoman kerja. Ada kecenderungan sumberdaya manusia yang ada tidak berinisiatif mempelajari aturan untuk mendukung bidang tugasnya. Sehingga sebagian pekerja lamban dalam menyelesaikan
tugas.
Selain
itu
terdapat
pula
pola
kerja
yang
tidak
dapat
menerjemahkan tujuan perusahaan, sehingga semua pekerjaan harus menunggu instruksi pimpinan, apabila tidak terdapat perintah maka mereka tidak dapat berbuat. Sumberdaya manusia berbeda dengan sumberdaya lainnya, karena sumberdaya manusia mempunyai kemampuan intelektual yang sering disebut sebagai intellectual capital. Karena posisi inilah maka sumberdaya manusia mempunyai peran penting sebagai sumber nilai perusahaan. Infrastruktur perusahaan merupakan suatu pondasi dari manajemen sumberdaya manusia secara klasik. Hal ini sejalan dengan pernyataan Ulrich
(1997) bahwa : "It
requires that HR professionals for staffing, training, appraising, rewarding, promoting and otherwise managing the flow of employees through the organization. The metaphor for work on a firm s infrastructure is the administrative expert. HR
professionals acting as administrative experts ferret out unnecessary cost, improve efficiency, and constantly find new ways to do things better'. Pendapat para pakar lainnya di bidang MSDM mengenai manajemen infrastruktur perusahaan adalah sebagai berikut : Mello (2002) menyatakan bahwa administrative expert memainkan peran merancang dan menghasilkan efisiensi dan efektifitas system sumberdaya manusia, proses dan praktek, yang meliputi seleksi, training, pengembangan, penilaian dan penghargaan terhadap karyawan. Noe et.al. (2000) berpendapat bahwa "administrative
expert playing the role of administrative expert requires and delivering efficient and effective HR system, processes and practice. These include system for selection, training, developing and rewarding employee". Alwi (2001) menyatakan bahwa fungsi manajemen sumberdaya manusia adalah melakukan pengelolaan terhadap infrastruktur perusahaan secara efisien. Bertitik tolak dari pendapat para pakar tersebut di atas, dapat ditarik pemahaman bahwa manajemen infrastruktur perusahaan merupakan proses staffing,
appraising, rewarding, promoting dan pengelolaan aliran tenaga kerja dalam perusahaan, yang berdampak positif bagi efisiensi perusahaan. Adapun pendapat para pakar mengenai efesiensi perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Becker, Huselid and Ulrich (2001) mengatakan bahwa " efficiency will often be
representated by a financial lagging indicator, such as reduce unit cost': 2. Noe et.al.(2000) menyatakan bahwa " if company wants to compete via low cost
strategy, it needs to maximized by breaking jobs down into small, simple components that are execute repetitively by long-wage, low skill workers': 3. Ulrich (1997) menyatakan bahwa " HR professional need to encourage risk and
innovation while maintaining efficiency”. 4. Fitz-ent (1984) menyatakan bahwa
“ Efficiency in Competent or adequate in
performance or operation, which similar to productive but implies something less potent”. B. Peranan Manajemen Infrastruktur Dalam Meningkatkan Keunggulan Bersaing Organisasi Dalam mengelola infrastruktur organisasi, sumberdaya manusia profesional mendesain dan menghasilkan sumberdaya manusia proses yang meliputi staffing, training, appraising, rewarding, promoting, dan mengelola aliran tenaga kerja dalam organisasi. Sumberdaya manusia yang ada harus mampu menjamin bahwa proses organisasi telah didisain secara efisien. Peran ini dimainkan untuk melakukan
perubahan/perpindahan dalam fokus strategi. Kesuksesan ini secara terus menerus akan menambah nilai bagi perusahaan. Sumberdaya manusia profesional membuat infrastruktur melalui pengujian dan pengembangan dengan sumberdaya manusia proses. Sebagai contoh Perusahaan Hotel Marriot yang memilih pekerja yang rajin melalui pengembangan, staffing, dan proses pengukuran. Ketika dilakukan pengadaan fasilitas baru, perusahaan secara temporer melakukan re-alokasi pekerja kedalam fasilitas baru tersebut dengan keterampilan yang dibutuhkan. Outcome atau dampak dari peran infrastruktur adalah efisiensi dalam administrasi. Sumberdaya profesional mencapai efisiensi administrasi dalam dua cara. Pertama mereka menjamin efisiensi sumberdaya manusia proses. Cara kedua, Sumberdaya pelaksana bisa mendorong secara keseluruhan efisiensi usaha dengan menyewa, melatih atau menggaji manajer yang dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi pemborosan. Dengan efisiensi administrasi, manajer harus dapat berperan sebagai ahli adminsitrasi, menguasai dan mengatur upaya rekayasa dalam proses bisnis. Dengan manajemen infrastruktur akan melahirkan ahli administrasi yang berdampak pada penekanan biaya, peningkatan efisiensi, dan secara terus menerus memperoleh cara baru yang lebih baik (proses inovatif). Menurut Ulrich (1997) manajemen infrastruktur perusahaan meliputi aspek: 1. Staffing, mencakup recruitmen, seleksi dan penempatan 2. Training 3. Appraising 4. Promoting, dan 5. Mengelola aliran tenaga kerja dalam organisasi Nilai penghantaran (deliverable) dari manajemen infrastruktur perusahaaan yang optimal dan inovatif adalah efisiensi administrasi. Sumberdaya profesional mencapai efisiensi administrasi dalam dua cara. Pertama mereka menjamin efisiensi sumberdaya manusia proses. Cara kedua, sumberdaya pelaksana bisa mendorong secara keseluruhan efisiensi usaha dengan menyewa, melatih atau menggaji manajer yang dapat meningkatkan produktivitas dan men.gurangi pemborosan. Dengan efisiensi administrasi, manajer harus dapat berperan sebagai ahli administrasi, menguasai dan mengatur upaya rekayasa dalam proses bisnis. Dengan manajemen infrastruktur akan melahirkan ahli administrasi yang berdampak pada penekanan biaya, peningkatan efisiensi, dan secara terus menerus memperoleh cara baru yang lebih baik (proses inovatif).
Efisiensi merupakan gambaran penggunaan input berupa sumberdaya yang ada guna pencapaian output yang optimum. Adanya efisiensi dalam perusahaan akan menekan biaya, tenaga dan waktu, sehingga sangat menentukan dalam pencapaian keuntungan perusahaan. Efisiensi juga dapat digunakan sebagai salah satu strategi keunggulan bersaing dalam kompetisi bisnis yang semakin tajam. Michael Porter (1996) menyatakan bahwa ada 2 strategi bersaing untuk mengungguli perusahaan lain dalam suatu industri tertentu, yaitu startegi biaya rendah dan strategi diferensiasi. Strategi biaya rendah adalah kemampuan perusahaan untuk merancang, membuat dan memasarkan sebuah produk dengan cara yang lebih efisien daripada pesaingnya. Terbentuknya efisiensi dalam suatu perusahaan sangat erat kaitannya dengan dukungan manajemen infrastruktur perusahaan yang optimal dan inovatif. Hal ini sejalan dengan pendapat para pakar mengenai efisiensi, yaitu sebagai berikut : Noe et.al.(2000) menyatakan bahwa " if company wants to compete via low cost
strategy, it needs to maximized by breaking jobs down into small, simple components that are execute repetitively by long-wage, low skill workers': Pendapat ini sejalan dengan pendapat Fitz-ent (1984) menyatakan bahwa " Efficiency in competent or
adequate in performance or operation, wich similar to productive but implies something less potent". Implementasi manajemen infrastruktur perusahaan (meliputi proses staffing, training, appraising, rewarding, promoting dan mengelola aliran tenaga kerja dalam organisasi) yang optimal dan inovatif akan sangat mempengaruhi tingkat efisiensi perusahaan, yang pada akhirnya akan menentukan tingkat keberhasilan /kesuksesan suatu perusahaan. Hat ini sebagaimana yang dinyatakan oleh Ulrich (1997) bahwa " It
requires that HR professionals for stahrng, training, appraising, rewarding, promoting and otherwise managing the flow of employees through the organization. The metaphor for work on a firms infrastructure is the administrative expert. HR professionals acting as administrative experts ferret out unnecessary cost, improve elfciency, and constantly find new ways to do things better. HR professional need to encourage risk and innovation while maintaining efficiency”. Dari uraian tersebut di atas, maka dapat ditarik suatu intisari pemahaman, yaitu implementasi manajemen infrastruktur perusahaan yang optimal dan inovatif akan memberikan dampak terhadap efisiensi perusahaan, dan dengan efisiensi tersebut perusahaan akan dapat unggul dan survive dalam kompetisi bisnis yang semakin tajam. Dengan kata lain bahwa manajemen infrastruktur perusahaan sangat berpengaruh meningkatan keunggulan bersaing.
C. Penerapan Manajemen Kontribusi Karyawan dalam Meningkatkan Keunggulan Bersaing Organisasi Fungsi dan peran SDM adalah sangat dominan dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu pengelolaan SDM di masa depan; interaksinya dengan organisasi; dan manajemen SDM agar dapat memberikan kontribusi bagi organisasi, akan terus menjadi pokok bahasan yang menarik dalam manajemen SDM modern. Kontribusi karyawan adalah manfaat yang diberikan oleh SDM pada implementasi strategi perusahaan. Peranan kontribusi karyawan bagi SDM professional melebihi keterlibatan mereka dalam pergulatan permasalahan, perhatian dan kebutuhan karyawan sehari-hari (Amin Tunggal Wijaya, 2003). Kontribusi karyawan mempunyai karakteristik yang cukup berbeda dengan kontribusi sumber daya lainnya. Hal ini antara lain disebabkan SDM itu mempunyai kemampuan intelektual. Oleh karenanya pengelolaannya pun harus dibedakan. Bentuk pengelolaan tersebut bisa dengan cara-cara memberikan perhatian terhadap keinginan dan kebutuhan karyawan sehingga pada gilirannya SDM tersebut dapat memberikan komitmen dan kompetensi mereka pada organisasi. Dalam hal ini, kompetensi diarahkan supaya para pekerja dapat bekerja dengan baik sesuai dengan uraian tugas dan prosedur kerja yang ada sedangkan komitmen diarahkan agar pekerja dapat lebin giat bekerja dan mempunyai rasa memiliki terhadap organisasi yang tinggi. Tujuan akhirnya dengan perubahan baik secara internal maupun eksternal, sehingga organisasi dimaksud mempunyai keunggulan dalam menghadapi persaingan. Dengan Manjemen Sumberdaya Manusia Strategis, organisasi akan mampu memadukan berbagai sumbedaya yang dimilikinya. Secara umum organisasi mempunyai strategi utama (grand strategic), sumberdaya manusia yang ada harus dapat memahami dan mengimplementasikan strategi tersebut. Karena strategi utama dimaksud untuk menciptakan keunggulan bagi organisasi secara keseluruhan. Untuk dapat mengembangkan sumberdaya manusia yang berdaya saing, maka dibutuhkan
adanya
infrastruktur
atau
wadah
untuk
proses
pengembangan
(Development). Proses-proses dimaksud terdiri dari staffing, training, approising, dan promotiing. Manajer profesional secara terus menerus melakukan pengkajian clan diagnosis dalam memadukan kebutuhan dan kualifikasi SDM. Untuk
menjamin
kelangsungan
hidup
organisasi,
maka
dalam
mengelola
sumberdaya manusia, manajer harus memperhatikan bahwa manusia adalah modal yang tidak nampak (intangible asset), sehingga organisasi harus dapat meningkatkan kompentensi dan komitmen mereka terhadap organisasi. Kompenetensi diarahkan agar pekerja dapat bekerja dengan baik sesuai dengan tugas-tugas dan prosedur yang kerja yang dimiliki, sedangkan komitmen diarahkan agar pekerja mempunyai rasa memiliki organisasi sehingga lebih giat dalam bekerja.
Secara
eksternal,
organisasi
tidak
hanya
berdiri
sendiri,
tetapi
selalu
diperhadapkan dengan berbagai perubahan seperti ; perubahan produk, teknologi, sistem, struktur, clan selera konsumen. Perubahan tidak hanya dianggap sebagai tantangan, tetapi organisasi harus berupaya mengubah tantangan menjadi peluang. Organisasi harus mempunyai kemampuan merespon, yaitu kemampuan beradaptasi. Disinilah pentingnya dilakukan Management Sumberdaya Manusia Transformasi. Artinya adanya kemampuan organisasi membuat rancangan dan mengimflementasikan kegiatan yang terkait dengan siklus perubahan dalam aktivitas organisasi. Dengan demikaian, maka secara simultan keempat aspek manajemen sumberdaya manusia
(MSDM
Strategik,
MSDM
Infrastruktur,
MSDM
Kontribusi,
dan
MSDM
Transpormasi) merupakan satu kesatuan yang utuh. Keterpaduan hal tersebut diatas, sejalan dengan keterpaduan antara sumberdaya manusia profesional, sumberdaya manusia praktis, dan sumberdaya manusia divisi (departement).
Sumberdaya
manusia
prosfesional
harus
dapat
mengembangkan
kapasitas usaha melalui penerapan konsepkonsep clan strategi organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya, melalui proses diagnosis. Strategis usaha selanjutnya dilaksanakan Sumberdaya praktis dengan tiga cara yaitu: 1. Usaha harus bisa mengadopsi perubahan dari sebuah konsep menjadi pelaksanaan dalam jagka waktu yang singkat 2. Perusahaan harus secepatnya mempertemukan konsumen melalui pelayanann yang strategis yang diturunkan kedalam kebijakan yang specifik dan praktis. 3. Perusahaan harus bisa mencapai performance keuangan yang baik melalui efektivitas pelaksanaan strategis Disini nampak bahwa sumberdaya profesional dan sumberdaya manusia praktis harus berkejasama dengan baik dengan memahami dan memadukan strategis perusahaan. Sumberdayar Manusia Divisi, terus berupaya mengimflemtasikan strategi pengembangan SDM melalui infrastruktur yang telah didesign. Apabila aspek-aspek tersebut diatas dapat berjalan secara sinergi maka organisasi akan mempunyai keunggulan dalam menghadapi persaingan. Hal ini memungkin terlaksana karena organisasi : a. Selalu feksibel atau mampu melakukan perubahan dan penyesuaian (transpormasi) terhadap berbagai perubahan lingkungan b. Selalu berprinsip untuk mendorong organisasi agar mempunyai insiatif mengantisipasi perubahan.
c. Infrastruktur mampu melahirkan sumberdaya manusia yang berkomitmen dan kompentensi. d. Pengembangan kreativitas e. Manajemen yang lebih proaktif f.
Re-positioning dalam menghadapi setiap perubahan.
D. KESIMPULAN 1. Menajamen Sumberdaya Manusia Strategis sangat berperan dalam meningkatkan Keunggulan Bersaing Organisasi, karena dengan adanya berbagai perubahan lingkungan di masa depan, organisasi akan mampu mengkombinasikan manajemen sumberdaya manusia dan strategi bisnis. Sumberdaya manusia lebih fleksibel, sehingga akan mudah mereposisi menghadapi perubahan. 2. Manajemen infrastruktur organisasi berperanan dalam meningkatan keunggulan bersaing organisasi, karena implementasi manajemen infrastruktur perusahaan (meliputi proses staffing, training, appraising, rewarding, promoting dan mengelola aliran tenaga kerja dalam organisasi) yang optimal dan inovatif akan sangat mempengaruhi tingkat efisiensi perusahaan, yang pada akhirnya akan menentukan keunggulan bersaing organisasi dalam kompetisi bisnis yang semakin tajam. 3. Upaya-upaya yang dapat dilakukan dalam meningkatkan kompetensi adalah buy,
build, borrow, bounce, dan bind. Sedangkan upaya meningkatkan komitmen pekerja dapat ditempuh dengan dua cara ; 1) mengurangi tuntutan pekerja yang dapat dilakukan melalui penentuan prioritas, menetapkan fokus, dan melakukan rekayasa; 2) meningkatkan kemampuan karyawan melalui ; kontrol, strategi atau visi, tantangan kerja, kolaborasi, kultur kerja, membagi keuntungan, komunikasi, memberi perhatian, penerapan teknologi. 4. Peranan manajemen transformasi dan perubahan dalam menciptakan pembaruan onganisasi merupakan implementasi SDM profesional dalam memberikan nilai tambah bagi organisasi melalui kehandalannya dalam mengelola transformasi dan perubahan. Peran yang dimainkan SDM professional dalam mengelola transfonmasi adalah sebagal penjaga dan agen budaya. Sementara perannya dalam mengelola perubahan
adalah
dengan
membantu
menindentifikasikan
dan
mengimplementasikan proses-proses untuk berubah. 5.. MSDM Strategik, MSDM Infrastruktur, MSDM Kontribusi, dan MSDM Transpormasi berperan dalam meningkatkan keunggulan bersaing bagi organisasi. Dengan keterpaduan keempat aspek tersebut, berarti akan sejalan akan mendorong keterpaduan antara sumberdaya manusia profesional, sumberdaya manusia praktis, dan sumberdaya manusia divisi (departement), dimana keterpaduan ini merupakan
hal mutlak bagi kelangsungan hidup perusahaan, hal ini memungkin terlaksana karena organisasi : 1) Selalu feksibel atau mampu melakukan perubahan dan penyesuaian (transpormasi) terhadap berbagai perubahan lingkungan, 2) Selalu berprinsip untuk mendorong organisasi agar mempunyai insiatif mengantisipasi perubahan, 3) Infrastruktur mampu melahirkan sumberdaya manusia yang berkomitmen dan kompentensi, 4) Pengembangan kreativitas, S) Manajemen yang lebih proaktif, 6) Repositioning dalam menghadapi setiap perubahan.
DAFTAR PUSTAKA Benge, Eugene, J, 1983, Pokok-Pokok Manajemen Modern, PN. PT. Djaya Pisura, Jakarta. Foley, Kevin J., 2004, From Quality Management To Organization Excellence: "Don't Throw The Baby Out With The Bath Water", Centre For Management Quality Research Royal Melbourne Institute of Technology Faculty of Business University of Technology, Sydney, www.standards.com.au. David, F.R., 1998, Manajemen Strategis, Edisi ke-2, Prenhalindo, Jakarta. Dalrymple, John Prof., 2004, Knowledge Creation and Advancement of Organizational Excellence, Royal Melbourne Institute of Technology Management Quality Research Centre, www.geocities.com/WaIIStreet/District/1798/maaoe-knowledge-reation.html D., Crown, 2001, Manajemen Stratejik Konsep, Kasus, clan Implementasi, Jakarta. Greenberg & Baron, 1995, Behavioral in Organization, Fifth Edition, Prentice Hall. Gerard, Glenna & Teurfs, Linda, 2003, Dialogue and Organizational Transformation, www.vision-nest.com/cbw/Dialogue.html Jauch, L.R. clan Gluech, W.F., 1999, Manajemen Strategis dan Kebijakan Perusahaan, Erlangga, Jakarta. MC, Kenna, Eugene and Beech, N, 1995, The Essece Of Human Resource Management, Prentied Hall International (UK - LTD) McNamara, Carter., 2003, Basic Contex www.mapnp.org/library/mgmnt/orgchnge.htm.
for
Organizational
Change,
Manajemen Sumberdaya Manusia Strategis ; Repositioning Peran, Perilaku Plus Kompetensi Serta Peran SDM Strategis, Jakarta Mancusi, Joseph L.Dr., 2004, Center For Organizational Excellence, www.goodwhale.com Milkovich, George, T, and Boudreau, Jhon W, 1997, Human Resource Management, Eigth Editon, Cornel University, Printed In The United State Of America. Porter, M. E. 1996. Keunggulan Bersaing : Menciptakan dan Mempertahankan Kinerja Unggul. Binarupa Aksara, Jakarta. Ruky, Achamd, S, 2003, Sumberdaya Manusia Berkualitas, Mengubah Visi Menjadi Realitas, PN. PT. Gramedia Pustaka Utama, jakarta. Sedarmayanti, 2001, Sumber Daya Manusia Dan Produktivitas Kerja, PN. CV. Mandor Maju, Bandung Siagian, Sondang, P, 1998, Manajemen Abad 21, PN. Sinar Grafika Off Set. Jakarta Ulrich, Dave, 1997, Human Resource Champions, Boston_: Harvard Business School Press. Tunggul, Widjaya, Amin, 2003, Memahami Human Resource Scorecard (HRSC), PN. Harvarindo, Jakarta. Ulrich, Dave, 1998, Delivering Result. A. New Mendate For Human Resource Profesionals, Boston : Harvard Business School Press. Usmara, A. Ed., 2003, Implementasi manajemen Stratejik, Kebijakan dan Proses, Amara Books, Yogyakarta. Wheelen, T.L., dan Hunger, J.D., 2001, Manajemen Strategis, PT. Andi, Yogyakarta. Wood, Traver, 2003, Managing Organisational change, www.organisationalchange.co.uk/ mbc article.htm#organisationalchange. Zhao, Fang Dr., 2004, Inter-organizational Excellence: A TQM Approach, The Centre for Management Quality Research, RMIT University, Australia, www.rmit.edu.au
