BAB IV PEMBAHASAN AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN KREDIT, PIUTANG USAHA DAN PENERIMAAN KAS PADA PT GEMA GRAHA SARANA Tbk.
Audit operasional adalah audit yang dilaksanakan untuk menilai efisiensi, efektivitas dan ekonomis dari setiap kegiatan operasi perusahaan dan untuk menilai kinerja suatu fungsi dalam suatu perusahaan. Audit operasional terhadap PT. Gema Graha Sarana Tbk adalah pemeriksaan terhadap fungsi penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas, dan tujuan dilakukannya pemeriksaan adalah untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomis serta menilai kinerja.
IV.1. Perencanaan dan Tujuan Audit Operasional atas fungsi Penjualan Kredit, Piutang Usaha, dan Penerimaan Kas PT Gema Graha Sarana Tbk. Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit operasional pada PT Gema Graha Sarana Tbk. yang akan dibahas di sini hanya mencakup tentang kegiatan penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas. Perencanaan audit operasional atas fungsi penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas berupa : 1. Rencana Waktu :
73
Jadwal audit sendiri dimulai dari
Diterimanya proposal persetujuan untuk mengajukan Perusahaan Gema Graha Saran Tbk sebagai Judul Skripsi dengan persetujuan dari bagian HRD Perusahaan.
Tahap survei pendahuluan dimulai dengan bagian HRD yang diwakili Ibu Ketty. untuk memperoleh dan mendapatkan informasi umum tentang perusahaan. Dari
hasil pertemuan berupa perolehan data mengenai
Struktur Organisasi perusahaan dan Flow chart mengenai siklus penerimaan kas.
Kemudian pada pertemuan kedua melakukan wawancara dengan bagian Accounting yang diwakili oleh Ibu Yenny A. den Bagian Project Sales yang diwakili oleh Bapak Wahyu Sriwibowo.
Pada pertemuan ketiga melakukan wawancara dan diskusi dengan bagian audit internal yang diwakili oleh Ibu Marisa W.
2. Program Kerja Audit: a. Survey Pendahuluan, yaitu dengan tujuan untuk mendapatkan informasi umum tentang auditan, mengenai operasi auditan khususnya penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas. b. Pengujian SPM (sistem pengendalian manajemen), yaitu dengan tujuan arti pentingnya SPM, mengidentifikasi kelemahan SPM dan dampaknya,
74
serta memanfaatkan TAO (Tentative Audit Objective) menjadi FAO (Finding Audit Objective). c. Pengembangan Hasil Temuan atau Audit Rinci, yaitu memantapkan FAO menjadi temuan (finding) dan menetapkan unsur-unsur temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi. Tujuan audit operasional atas fungsi penjualan kredit, piutang usaha dan penerimaan kas yaitu : 1. Menilai apakah kegiatan penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas yang berjalan saat ini sudah efektif, efisien dan ekonomis. 2. Menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 3. Menilai apakah Komunikasi internal dapat dibangun dan dipastikan berjalan dengan efektif, efisiensi, dan ekonomis. 4. Mendeteksi adanya unsur kelemahan di dalam kegiatan penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas serta mencari upaya pemecahannya atau penanggulanginya. 5. Mengembangkan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ditemukan dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan prestasi penjualan.
75
IV.2.
Tahap-Tahap Audit Operasional
IV.2.1 Survei Pendahuluan (Preliminary Survey) Agar suatu audit dapat dilaksanakan dengan baik dan benar, maka auditor harus memahami
lingkungan pemeriksaanya.
Jadi tujuan dari survei
pendahuluan adalah untuk menjamin auditor mendapatkan atau mengumpulkan informasi umum mengenai latar belakang perusahaan dalam waktu yang relatif singkat mengenai bisnis perusahaan, kegiatan operasional perusahaan, program atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa, sehingga diperoleh pengetahuan atau gambaran yang jelas secara umum mengenai kegiatan perusahaan yang diaudit. Untuk itu perlu dilakukan survei pendahuluan terhadap fungsi penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas pada PT. Gema Graha Sarana Tbk. Survei pendahuluan yang dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai fungsi penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas, yang dapat dikumpulkan dengan cara sebagai berikut ini : a. Memperoleh pemahaman tentang bisnis dan industri serta menentukan : o Signifikasi pendapatan dan piutang usaha serta penerimaan kas bagi perusahaan. o Sebagai pemicu ekonomi utama yang mempengaruhi penjualan, marjin, dan penagihan perusahaan. o Persyaratan perdagangan standar dalam industri, termasuk penanggalan musiman, periode penagihan, dan seterusnya. o Perluasan konsentrasi aktivitas dengan pelanggan.
76
b. Mengumpulkan informasi dan data mengenai struktur organisasi perusahaan, uraian tugas
(job description) dan tanggung jawab dari masing-masing
bagian yang terkait khususnya fungsi penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas, prosedur penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas yang berjalan dalam perusahaan. c. Melakukan pembicaraan pendahuluan dengan manajer keuangan dan akuntansi serta manajer project sales sebagai wakil perusahaan dan pihakpihak lainnya yang terkait dalam proses penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas, serta menjelaskan tujuan umum dari pemeriksaan dan cara pemeriksaan yang dilakukan. d. Mempelajari prosedur atau langkah-langkah proses penjualan kredit, piutang usaha, dan penerimaan kas. e. Melakukan pengamatan (observasi) terhadap cara kerja karyawan yang terkait dalam proses penjualan kredit, piutang dagang, dan penerimaan kas serta menerangkannya dalam questioner.
77
Internal Control Questioners Divisi/Deprt
Finance and Accounting
Auditee
Yenny A. Persyaratan
Ya
1. Apakah fungsi penjualan terpisah dari
√
Tidak
Keterangan (contohnya)
fungsi kredit? 2. Apakah ada suatu sistem penilaian kredit
√
pelanggan? 3. Apakah hal ini berlaku bagi seluruh
√
pelanggan? 4. Apakah
penilaian
kredit
terhadap
√
pelanggan baru dilakukan termasuk hal dibawah ini : •
Penilaian berdasarkan referensi
•
Mereview laporan keuangan.
5. Apakah terdapat kontrol yang ketat
√
Sesuai
dengan
P01
untuk memastikan pesanan pelanggan Tinjauan Manajemen disetujui sesuai dengan ketentuan kredit? 6. Apakah
perusahaan
mengevaluasi
berusaha
peraturan
untuk
√
perusahaan
dimana tidak diperlukan persetujuan kredit, misalnya dengan cara pelanggan membayar dengan cara security deposits,
76
pembayaran dimuka, bank quarantees atau dengan letter of credits? 7. Apakah daftar pelanggan yang disetujui
√
didistribusikan pada staff penjualan? 8. Apakah Limit Kredit dan Jangka waktu
√
piutang direview secara teratur? √
9. Apakah kontrak yang batal telah dicap
Tidak
ada
contoh
dokumen yang diarsip
untuk dilakukan pemeriksaan di masa mendatang? 10. Apakah ada kontrol untuk mencegah √ penerimaan kontak dari pelanggan yang mempunyai potensi kredit macet? 11. Apakah penagihan piutang berdasarkan jatuh tempo dilakukan setiap bulan?
√
12. Apakah dilakukan penagihan piutang pada pelanggan yang tidak membayar
√
tepat waktu? 13. Apakah pelaksanaan dilakukan dengan
√
cara pengiriman surat atau telepon 14. Apakah kegiatan penjualan dilakukan
√
dengan cara presentasi dan ada laporan prospek?
77
15. Apakah dokumen, Prosedur dan IKA
√
P05
tentang
Pengendalian Dokumen
yang digunakan adalah yang up date?
dan Data 16. Apakah dapat dipastikan tidak ada
√
pemakaian dokumen yang kadaluarsa? 17. Apakah dokumen yang ada dapat dibaca,
√
mudah dikenali dan dicari? √
18. Apakah ada dokumen yang relevan jika ada
permintaan
pelanggan
Tidak
yang
dokumen yang terkait
berubah? 19. Apakah
ditemukan
formulir
atau
dokumen √
bernomor urut tercetak? √
20. Apakah ada persyaratan pelanggan baru
No. Prosedur P03 tidak disebutkan.
diidentifikasi dengan jelas? 21. Apakah ada mekanisme komunikasi dengan
pelanggan
membahas
√
persyaratan produk, dan kontrak? 22. Apakah ada Daftar Perolehan Proyek
√
Hanya
ada
daftar
proyek terselesai
dan Daftar Proyek Gagal? 23. Apakah perubahan dalam penyelesaian pekerjaan selalu dicatat oleh Bagian
√
Finance? 24. Apakah
ada
catatan
pemusnahan
√
78
dokumen? Proyek
25. Apakah ada laporan Kajian Ulang Kontrak
mengenai
√
pembahasan
Summerecon
No.
P0
spesifikasi,
cara
pembayaran,
4042/Inv/1/12/05/ tidak
kemampuan,
waktu
penyelesaian,
ada
kebijakan
mutu
sudah
ulang
kontrak disebutkan.
ketersediaan material atau sumber daya?
26. Apakah
kajian
√
Tidak sesuai dengan
dikomunikasikan dan di mengerti oleh
perbandingan (temuan)
setiap personel dalam perusahaan?
(sebagai temuan)
27. Apakah Sasaran Mutu sudah ditetapkan?
√
28. Apakah ada Action Plan untuk Sasaran
√
Mutu tersebut? 29. Apakah
komunikasi
internal
dapat
√
Sering
adanya
dibangun dan dipastikan berjalan dengan
dokumen yang tidak di
efektif?
revisi (tidak sesuai) jadi temuan
30. Apakah pengaturan, pembagian tugas, tanggung
jawab
dan
√
wewenang
ditetapkan dengan jelas? 31. Apakah ada prosedur cut off yang layak
√
untuk memastikan tagihan telah dicatat
79
pada periode yang benar? 32. Apakah ada kontrol yang memadai
√
untuk memastikan laporan progress (berita acara) yang diterbitkan berasal dari proyek (penjualan) actual? 33. Apakah ada kontrol yang memadai
√
untuk memastikan laporan progress telah diterbitkan dengan benar? Apakah ada selisih waktu antara laporan progress dan penyelesaian pekerjaan? 34. Apakah penawaran harga proyek di dokumentasi
dan
disetujui
√
dengan
benar? 35. Apakah ada kontrol yang memuaskan
√
untuk memastikan harga yang telah disetujui diterapkan secara konsisten? 36. Apakah kebijakan harga cukup fleksibel
√
untuk mengincar kesempatan dalam pasar? 37. Apakah proposal penawaran proyek
√
pada pelanggan diteliti dan disetujui secara
mandiri,
sebelum
laporan
progress diterbitkan?
80
38. Apakah perusahaan mengirimkan surat pernyataan
piutang
pada
√
pelanggan
setelah laporan progress diterbitkan? 39. Apakah
akses
fisik
untuk
progress
dan
nota
kredit
laporan
√
hanya
diperolehkan pada orang tertentu? 40. Apakah dilakukan penghapusan piutang
√
dagang bila pelanggan sudah tidak mampu untuk membayar? 41. Apakah Penerbitan Nota kredit atau
√
penghapusan piutang dagang dilakukan oleh
yang
diberi
wewenang
dan
transaksi yang tidak diotorisasi dapat dideteksi? 42. Apakah dilakukan rekonsiliasi buku
√
besar setiap bulan dibandingkan dengan saldo piutang usaha? 43. Apakah
ada
pemisahan
fungsi
√
rekonsiliasi, piutang dagang dan bagian penagihan? 44. Apakah perbedaan dalam rekonsiliasi
√
diselesaikan dengan benar? 45. Apakah ada kontrol yang memadai
81
untuk memastikan posting pada buku
√
besar telah dilakukan dengan benar? √
46. Apakah ada sanksi atas keterlambatan
Tidak ada
kebijakan
sanksi
pembayaran piutang setelah penerbitan laporan Progress dan faktur penjualan.
Pemantauan
dan
pengukuran
kepuasan
Pelanggan: 1. Apakah ada Quesioner atau survey Hal
kepuasan pelanggan dilaksanakan untuk mengetahui persepsi pelanggan terhadap
√
dibuktikan adanya
perusahaan, sbb:
ini
dengan
No Prosedur
P02
*Kurang Puas?
dapat
mengenai
Pemantauan Kepuasan
*Puas?
Pelanggan.
*Sangat Puas? 2. Apakah questioner dilaksanakan pada saat serah terima proyek?
√
3. Apakah ada analisa dengan devisi lain yang terkait untuk dilakukan review dan
√
perbaikan berkesinambungan? 4. Apak ada rekap per 1 bulan?
√
82
83
Berdasarkan hasil internal control questioners maka ditemukan sebagai berikut ini : 1. Kebijakan Mutu yang dikomunikasikan tidak dimengerti oleh sebagian besar dari bagian Project Sales, Support, dan Interior Production. 2. Tidak dibuatkan dokumen baru
yang relevan jika ada permintaan
pelanggan yang berubah. 3. Persyaratan Pelanggan baru tidak diidentifikasikan dengan jelas. 4. Perusahaan tidak melakukan kajian Ulang Kontrak yang membahas secara spesifik 5. Perusahaan tidak melakukan pengarsipan atas Daftar Proyek Gagal. 6. Komunikasi Internal tidak dibangun dan tidak berjalan dengan efektif. 7. Pelanggan tidak dikenakan sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang setelah penerbitan laporan Progres dan Faktur Penjualan.
IV.2.2. Program Audit Pengujian SPM atas Fungsi Penjualan Kredit, Piutang Usaha, dan Penerimaan Kas. IV.2.2.1 Pengujian Pengendalian Terhadap Prosedur Penerimaan Order dan Tinjauan Kontrak Pelanggan. 1. Tujuan Pemeriksaan
85
Untuk menilai apakah penerimaan order dan tinjauan kontrak klien telah dipenuhi sesuai dengan pesanan pelanggannya. 2. Prosedur Audit Periksa apakah kebijakan penerimaan order dan kontrak klien yang telah dibuat sesuai dengan pesanan pelanggan.
Pelajari kebijakan tersebut apakah penerimaan order dan kontrak klien tersebut telah berjalan secara efisien, efektif dan ekonomis.
Periksa apakah ada dokumen yang relevan (misalnya surat perintah kerja revisi atau additional) jika ada permintaan pelanggan yang berubah.
Periksa apakah ada komunikasi antara pelanggan dengan Project Sales.
Periksa apakah ada interior desain yang belum terpenuhi, baik sebagian barang atau seluruh barang.
Bila ada pastikan siapa pihak yang bertanggung jawab atas permasalah yang terjadi. Dan pastikan juga pelanggan puas akan interior yang telah diselesaikan.
Periksa mengenai kelengkapan isi dari kontrak tersebut, apakah tertulis jelas jenis barang, kode barang, kuantitas barang dan harga barang.
Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan tersebut.
86
3. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur penerimaan order dan kontrak klien. Adanya temuan dimana sering adanya keluhan dari pelanggan yang interiornya tidak sesuai dengan interior yang diinginkan. Hal ini terjadi dikarenakan adanya kurang komunikasi antara pelanggan dengan interior production dan project sales, mengenai pembahasan persyaratan produk, kontrak, dan pertanyaan
lainnya. Sehingga interior production kurang
memahami akan kemauan atau keinginan pelanggan. Untuk meminimalkan kesalahan seperti tersebut diatas, sebaiknya staff masing-masing bagian, dan terutama manajer project sales dapat memeriksa lebih teliti terhadap kontrak yang dibuat telah sesuai dengan kehendak klien. Mulai dari penerimaan order sampai kontrak klien. Untuk bagian interior juga
harus
sering-sering
bertanya
akan
keinginan
interior
yang
dikehendakinya sehingga dikemudian hari tidak terjadi kesalahan. Yang mengakibatkan perlu adanya tinjauan kontrak untuk diperbaharui yang dapat mendatangkan kerugian bagi perusahaan dalam beberapa segi. Pertama dari segi financial, biaya yang harus dikeluarkan menjadi dua kali lipat. Karena harus diulang kembali interior desainnya. Kedua dari segi waktu, dengan adanya kesalahan tersebut, perlu disediakan waktu untuk melakukan perbaikan interior yang cukup lama. Ketiga dari segi kepuasan pelanggan, dengan melakukan kesalahan maka pelanggan bisa menjadi kecewa dan akhirnya memilih untuk pindah kepada kontraktor interior lain. Ditambah
87
lagi
dengan
adanya
kesalahan
tersebut,
menunjukkan
kurangnya
profesionalisme kerja dari staff project sales dan interior production.
IV.2.2.2 Pengujian Pengendalian Terhadap Prosedur Persetujuan Kredit dan Identifikasi Persyaratan pelanggan 1. Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah semua transaksi penjualan kredit yang terjadi mendapatkan persetujuan kredit oleh pihak yang berwenang dan persyaratan apa yang harus dapat dipenuhi oleh pelanggan..
2. Prosedur Audit
Dapatkan dan pelajari pedoman prosedur penanganan persetujuan kredit yang telah ditetapkan.
Selidiki apakah penanganan atas persetujuan kredit diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
Periksa apakah surat kontrak mendapatkan persetujuan dari bagian piutang dagang sebelum penjualan kredit dilaksanakan.
Periksa apakah persyaratan pelanggan diidentifikasikan dengan jelas.
Periksa
apakah
pelanggan
dapat
memberikan
konfirmasi
atas
kesanggupannya untuk melakukan pembayaran.
88
Selidiki apakah pelanggan tersebut memiliki kewajiban yang besar pada perusahaan lain.
Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan tersebut.
3. Hasil Pemeriksaan Dalam hal pedoman prosedur persetujuan kredit dibuat secara kontrak maka harus ada batas kredit yang ditentukan dan juga disesuaikan dengan kemampuan klien. Sehingga memudahkan bagian piutang dagang untuk memutuskan pemberian persetujuan kredit tersebut dan tentu saja harus mendapatkan otorisasi dari pihak manajemen perusahaan. Tapi dalam hal ini perusahaan tidak mempunyai batas kredit karena perusahaan ini dibidang jasa kontraktor sehingga yang terjadi hanyalah adanya surat penawaran. Yang berakibat menyulitkan bagian piutang dagang untuk memutuskan pemberian persetujuan surat penawaran. Dan apabila terdapat surat penawaran disetujui maka kontrak tersebut dapat direalisasikan. Walaupun demikian terdapat identifikasi yang tidak wajar diantaranya yaitu tidak ada persyaratan pelanggan yang diidentifikasikan dengan jelas. Dengan demikian hal ini bisa berakibat pada pelunasan piutang yang belum diselesaikan setelah laporan progress diterbikan dan dikirimkan oleh bagian piutang.
IV.2.2.3 Pengujian Pengendalian Terhadap Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang. 1. Tujuan Pemeriksaan
89
Untuk mengetahui apakah pencatatan penjualan dan penagihan piutang dagang perusahaan telah berjalan secara efektif dan efisien. Serta untuk memastikan bahwa piutang dagang dibayarkan tepat waktu oleh pelanggan.
2. Prosedur Audit
Dapatkan dan pelajari dengan teliti mengenai kebijakan dan prosedur pencatatan penjualan perusahaan.
Periksa apakah bagian piutang membuat daftar piutang dagang dan bagian piutang mengirimkan tagihan ke pelanggan secara rutin.
Periksa apakah perusahaan mengirimkan surat pernyataan piutang pada pelanggan setelah laporan progress diterbitkan.
Periksa apakah bagian piutang dan penagihan mengirimkan progress dan surat jalan sesuai dengan tanggal jatuh tempo pembayarannya.
Periksa apakah bagian penagihan membuat aging schedule secara berkala dan selalu melakukan pemeriksa setiap periodenya.
Periksa apakah pelanggan dikenakan sanksi atas keterlambatan pembayaran piutangnya.
Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang ada di perusahaan tersebut.
90
3. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan hasil pemeriksaan yang dilakukan, ditemukan bahwa perusahaan tidak mempunyai kebijakan pemberian sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang oleh pelanggan. Seharusnya dalam perusahaan ditetapkan kebijakan pembayaran piutang. Lalu ditemukan bahwa tidak adanya daftar proyek gagal. Perusahaan beranggapan bahwa proyek yang gagal tidak perlu diarsipkan karena hal tersebut dianggap tidak terlalu penting. Tapi yang baik daftar proyek gagal itu perlu diarsipkan, untuk sebagai perhitungan kita di masa mendatang apabila pelanggan tersebut benar-benar mau melakukan bisnis dengan kita dan sebagai penelusuran terhadap bukti tinjauan kontrak bahwa terdapat proyek yang gagal sehingga tidak adanya penyalahgunaan terhadap proyek gagal. Sebab setelah persetujuan surat penawaran selesai bagian financial memberikan dana ke bagian project support untuk membeli bahan-bahan material yang diperlukan.
IV.2.2.4 Pengujian Pengendalian Terhadap Prosedur Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas 1. Tujuan Pemeriksaan Untuk menilai apakah pemrosesan penerimaan kas dari hasil penagihan piutang telah dicatat sesuai dengan ketentuan akuntansi dan dapat berjalan dengan efektif.
91
2. Prosedur Audit •
Periksa apakah kebijakan pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut telah berjalan secara efisien, efektif dan ekonomis.
•
Periksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan kredit telah dicatat atau dipostingkan ke akun yang benar.
•
Periksa apakah bukti penerimaan kas telah sesuai dengan kontrak yang telah ditetapkan sebelumnya.
•
Periksa apakah fungsi penerimaan kas dan fungsi penagihan dipisahkan.
•
Periksa apakah ada review dokumentasi seperti ikhtisar kas harian, duplikasi slip setoran , serta laporan bank (rekonsiliasi).
•
Selidiki apakah ada penerimaan melalui pos hilang atau digelapkan setelah diterima.
•
Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang ada di perusahaan tersebut.
3. Hasil Pemeriksaan Setelah dilakukan pemeriksaan dengan membandingkan antara informasi yang diberikan oleh manajemen (berupa wawancara dan questioner) dengan hasil pengamatan kerja mereka diperoleh yaitu pertama semua hasil penerimaan kas yang berasal dari penagihan telah dicatat sesuai dengan bukti penerimaan kas dan faktur penjualan serta kontrak. Kedua telah ada pemisahan fungsi antara bagian penerimaan kas dengan bagian account 92
receivable. Dan ketiga segala kesalahan pencatatan (adanya kesalahan dalam dokumen) yang terjadi telah disesuaikan dengan standar akuntansi yang berlaku.
IV.2.3. Temuan Audit Hasil dari Audit Operasional atas Fungsi Penjualan Kredit, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas. Dari hasil pemeriksaan yang dilakukan sesuai dengan program pemeriksaan terhadap penjualan kredit, piutang dagang, dan penerimaan kas serta internal control questionneire ditemukan beberapa kelemahan dalam pelaksaanaan prosedur dan kebijakan manajemen yang akan dilaporkan management
audit
memuat
temuan-temuan
yang
didapat
selama
pemeriksaan, dan rekomendasi yang dapat digunakan oleh manajemen sebagai pelaporan perbaikan dalam pelaksanaan operasional perusahaan. Dalam pelaporan temuan audit selama pemeriksaan, laporan temuan harus berdasarkan fakta, data dan bukti-bukti yang kuat. Penyajian fakta dan rekomendasi harus disusun secara tepat dan jelas dan kesimpulan yang dibuat mendukung hasil temuan. Sebagai hasil akhir dari pemeriksaan terhadap penjualan dan piutang usahan pada unit usaha perusahaan, penulis mengemukakan hasil pemeriksaan secara terinci atas temuan yang sesuai dengan kondisi, serta kriteria yang seharusnya, lalu sebab dan akibat dari temuan tersebut serta rekomendasi atas temuan.
93
Laporan hasil temuan audit berdasarkan pemeriksaan operasional atas fungsi penjualan kredit, piutang dagang dan penerimaan kas pada PT Gema Graha Sarana Tbk. adalah sebagai berikut : 1. Kebijakan Mutu yang dikomunikasikan tidak dimengerti oleh sebagian besar dari bagian Project Sales, Support, dan Interior Production. Kondisi : Bagian Project Support dan Interior Production tidak mengerti atas kebijakan Mutu dengan membuat interior desain yang sering kali keliru sehingga membuat pelanggan merasa tidak puas akan hasil kerjanya. Kriteria :Sebaiknya Project Support dan InteriorProduction sudah mempelajari dan menyimpulkan bahwa kebijakan mutu sangat penting sesuai dengan visi perusahaan “Peduli artinya Pelanggan mitra yang selalu kami bantu” dengan visi itu, sudah menjelaskan banyak hal maksud dari kebijakan mutu. Jadi dengan adanya kebijakan mutu maka perusahaan dapat meningkatkan penjualan, memperoleh pelanggan baru, dan memperluas usaha. Sebab
: Project Support kurang memahami atau tidak mengerti akan kebijakan mutu tersebut dan mereka tidak pernah menanyakan langsung ke bagian audit internal.
Akibat : Terdapat keluhan dari pelanggan atas hasil kerja interior, bahwa desain interiornya tidak sesuai dengan keinginan mereka. Di
94
karena kurang kompak atau berkerja sama dalam tim dengan demikian hasil yang diperoleh tidak sesuai dengan kebijakan mutu yang sudah ditetapkan oleh perusahaan dan pasar, misalkan ada di beberapa ruang yang terdapat kerusakan kecil diantaranya wallpaper tembok tidak terlalu melekat atau kurang kuat, terdapat juga lubang-lubang kecil di wallpaper tersebut dan juga dari segi pencahayaan kurang bagus. Rekomendasi : Dengan demikian sebaiknya bagian Project Support dan Interior Production harus lebih memahami kebijakan mutu dengan jelas terhadap produk interior yang dihasilkan. Salah satu contohnya dengan mencoba bertanya kembali ke bagian audit internal apa maksud dari kebijakan mutu itu atau bagian audit internal sebaiknya setiap 6 bulan sekali atau setahun sekali perlu dikomunikasikan dan penyuluhan atas kebijakan mutu tersebut. Karena hal ini sangat mendukung atas kenaikan penjualan, pendapatan perusahaan, akan lebih mendorong masuknya pelanggan baru dan dapat memperluas pasar. Sebab dilihat dari hasil pekerjaan perusahaan ini bagus. Walaupun juga hal ini harus diterapkan di semua bagian agar tujuan serta visi perusahaan dapat tercapai.
2. Tidak dibuatkan dokumen baru
yang relevan jika ada permintaan
pelanggan yang berubah.
95
Kondisi : Bagian Project Sales tidak melakukan pembuatan dokumen jika permintaan pelanggan berubah. Kriteria
: Seharusnya bagian Project Sales melakukan pembuatan dokumen baru untuk dilaporkan ke bagian Project Support dan bagian financial atas perubahan permintaan pelanggan.
Sebab
: Project Sales menganggap bahwa dokumen baru tidak perlu dibuat karena dalam hal ini dianggap tidak ada penambahan biaya dan sebagainya. Dengan dibuktikan tidak ada tanda terima SPK (surat perintah kerja) baru pada saat diberikan ke Project Support.
Sesuai dengan No prosedur P03-MKT
(Manajemen Tinjauan Kontrak). Akibat : Terjadi kesalahan dalam beberapa proses pelaksanaan kerja pada interior karena tidak ada pelaporan yang lebih lanjut kepada bagian Project Support yang membeli bahan material atau sumber daya atas perubahan permintaan dan Interior Production. Sehingga terjadi kesalahan pada pembelian material dan perlu adanya penambahan biaya untuk pembelian material yang baru . Dan hal ini menjadi tanggung jawab project sales karena tidak ada pembaharuan dokumen. Rekomendasi : Bagian Project Sales sebaiknya melakukan pembuatan dokumen baru. Agar perubahan atas permintaan pelanggan dapat direalisasikan produknya oleh bagian Project Support dan Interior Production. Selain itu hal tersebut juga harus ada 96
dilaporkan kepada bagian Financial untuk menyampaikan bahwa telah terjadi perubahan dokumen baru (kontrak) dan telah dibuatkan dokumen yang menyangkut perubahan tersebut.
Dengan
demikian
pelanggan
akan
terpenuhi
keinginan dan permintaannya. Dan juga tidak ada keluhan atau kesalahan atau kejadian yang tidak diinginkan apabila pelanggan menuntut atas ketidakpuasan interior sehingga dokumen tersebut dapat dijadikan bukti di pengadilan.
3. Persyaratan Pelanggan baru tidak diidentifikasikan dengan jelas. Kondisi : Persyaratan pelanggan baru tidak dapat diidentifikasikan dengan jelas oleh Project Sales dan bagian piutang. Kriteria : Perusahaan harus dapat mengidentifikasikan persyaratan apa yang harus dipenuhi oleh pelanggan baru agar tidak ada kejadian atau kendala di lain hari. Sebab
: Project Sales dan bagian piutang menganggap bahwa hal tersebut akan menyulitkan perusahaan dalam mencari pelanggan baru. Apalagi pada saat perekonomian Indonesia yang sekarang ini. Dengan mengidentifikasi pelanggan membuat pelanggan merasa terlalu bertele-tele dan berbelit oleh sebab itu membuat pelanggan tidak jadi melakukan kerja sama. Hal ini dapat dibuktikan berdasarkan No. prosedur P03
97
tidak ada pernyataan tertulis yang menjawab persyaratan pelanggan. Akibat
: Perusahaan akan mengalami kesulitan atas hal penagihan piutang kepada pelanggan setelah laporan progress (Berita Acara) diterbitkan. Sehingga perusahaan akan mengalami kerugian atas pendanaan yang telah dikeluarkan perusahaan untuk menyelesaikan pekerjaan atau proyek tersebut. Dan perusahaan harus melakukan pencatatan pada piutang tak tertagih. Hal tersebut juga akan mempengaruhi arus kas perusahaan untuk membiayai operasional perusahaan lainnya.
Rekomendasi : Perusahaan khususnya bagian Project Sales dan bagian piutang harus dapat membuat kebijakan yang menyangkut pengidentifikasian terhadap persyaratan pelanggan baru yang harus dipenuhi. Walaupun menjadi kendala dalam mencari pelanggan tetapi akan dapat memenuhi kewajibannya. Karena pemahaman tentang bisnis dan industri perusahaan merupakan langkah pertama yang penting dalam mengembangkan peningkatan pelunasan piutang atau melakukan konfirmasi kepada pihak lain mengenai asal usul atau jenis usaha apa yang dijalani pelanggan kita.
4. Perusahaan tidak melakukan kajian Ulang Kontrak yang membahas secara spesifik.
98
Kondisi : Bagian Project Support dan bagian Financial tidak melakukan kajian Ulang Kontrak yang membahas secara spesifik mengenai cara pembayaran, kesenjangan, waktu penyelesaian dan ketersediaan material. Kriteria : Semestinya perusahaan harus melakukan kajian Ulang Kontrak agar segala sesuatu menjadi jelas dan mengerti oleh kedua belah pihak, apabila terdapat perubahan atas permintaan pelanggan. Sebab hal ini tidak lain menyangkut dana yang harus dikeluarkan perusahaan sebelum pelanggan melunasi piutang dan untuk membeli material. Dengan kajian Ulang Kontrak pelanggan akan mengerti pada tahap berapa persen proses pengerjaan yang telah terjadi, sehingga pelanggan harus membayar tagihannya yang kedua. Setelah selesai proyek yang berarti menerbitkan laporan progress, barulah pelanggan membayar sisanya. Misalnya Pada tahapan 60 % pelanggan membayar sekian % dari yang ditetapkan lalu sisanya setelah laporan progress diterbitkan oleh Project Support dan diserahkan ke bagian Accounting. kemudian bagian Accounting melalui bagian piutang untuk menagih pelunasan tersebut kepada pelanggan. Sebab
: Berdasarkan Bukti No. prosedur P01 mengenai Tinjauan Manajemen dan No. prosedur P03 mengenai Penerimaan Order dan Tinjauan Kontrak. Menyebutkan bahwa tidak
99
terdapat Kajian Ulang Kontrak secara spesifik
yang
seharusnya dilakukan, akan tetapi hal ini tidak dilakukan oleh Project Sales dan Bagian Financial. Akibat
: Terjadi kesalahpahaman diantara keduanya yang mana apabila terjadi perselisihan menyangkut kontrak khususnya cara pembayaran
dan
waktu
penyelesaian.
Misalnya
cara
pembayaran disurat kontrak Rp 50.000.000, lalu ada revisi sebesar Rp 63.000.000 dan finalnya menjadi Rp 80.000.000. Tapi yang pelanggan tahu adalah sebesar Rp 50.000.000. Dari Contoh
tersebut
akan
menjadi
perdebatan
sehingga
penyelesaiannya harus dilakukan di pengadilan. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya memperbaharui P01 mengenai Tinjauan Manajemen dan P03 mengenai Penerimaan Order dan Tinjuan Kontrak. Agar Kajian Ulang Kontrak terdapat pembahasan yang secara spesifik mengenai bagaimana cara pembayaran,
kesenjangan,
waktu
penyelesaian
dan
ketersediaan material. Dengan demikian pelanggan akan mengetahui akan hal-hal apa saja yang diperbaharui dan hal itu juga harus dapat persetujuan dari bagian Financial serta pelanggan yang bersangkutan. Pelanggan juga tidak merasa keberatan atas perubahan atau revisi yang terjadi. Sebaiknya pelanggan dalam revisi diikutsertakan dalam pembahasan
100
revisi tersebut dan ini menyimpulkan bahwa tidak ada hal yang ditutupi oleh perusahaan.
5. Perusahaan tidak melakukan pengarsipan atas Daftar Proyek Gagal. Kondisi : Daftar Proyek Gagal tidak disimpan sebagai bukti pembatalan Proyek. Kriteria : Daftar Proyek Gagal seharusnya diarsip dan dicap “Batal” dan diarsip secara historical terhadap terjadinya pembatalan proyek. Sebab
: Perusahaan tidak menggangap bahwa Daftar Proyek Gagal perlu diarsip karena Proyek Gagal langsung dimusnahkan dan dikoreksi dengan Proyek yang baru. Hal tersebut dapat dibuktikan dengan adanya Dokumen yang terkait yaitu IKAMRP-014 mengenai IKA (intruksi kerja) pemusnahan dokumen.
Akibat
: Tanggung jawab atas terjadinya penyelewengan atau kesalahan penagihan akan susah ditelusuri karena kurangnya bukti atas kejadian sebelumnya, misalnya saja di dalam arsip perusahaan yang terdaftar adalah transaksi yang terbaru tetapi dalam arsip pelanggan masih menggunakan kontrak proyek yang telah gagal atau dibatalkan oleh perusahaan. Hal ini tentu akan menimbulkan kerancuan dan kesulitan pelacakan mengapa terjadi perbedaan arsip perusahaan dan pelanggan. Dan
101
Proyek Gagal tersebut dapat disalahgunakan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Rekomendasi : Seharusnya perusahaan mengarsip Daftar Proyek Gagal yang terjadi lalu diberkan cap “Batal” dan diarsip oleh perusahaan dan diarsip bersamaan dengan proyek baru. Selain itu sebagai penelusuran terhadap bukti tinjauan kontrak bahwa terdapat
proyek
yang
gagal
sehingga
tidak
adanya
penyalahgunaan terhadap proyek gagal. Hal ini untuk menghindari kesulitan pelacakan dan hal-hal yang tidak diinginkan oleh perusahaan. melakukan pengawasan terhadap proyek gagal, apabila terdapat kesalahan dalam pembuatan kontrak, serta pembatalan atas proyek gagal tersebut dimintakan pertanggungjawabannya.
6. Komunikasi Internal tidak dibangun dan tidak berjalan dengan efektif. Kondisi : Sering terjadinya kesalahpahaman diantara mereka sehingga komuniksi internal tidak dapat dibangun dan tidak berjalan dengan efektif. Kriteria
: Komunikasi internal harus dapat dibangun dan dipastikan berjalan dengan efektif untuk mencapai tujuan dan visi perusahaan.
Sebab
: Karena terjadinya ketidakkompakkan antara tim. Misalnya pada Tim Divisi Sales, Marketing, dan Project dengan divisi
102
Account Receivable. Di mana seharusnya tim ini saling mendukung antara yang satu dengan yang lainnya. Sehingga diperlukan kerja sama untuk mendukung proyek ini. Akibat
: Ada beberapa dokumen yang harusnya ada revisi tapi tidak dilakukan revisi karena tidak ada laporan atau konfirmasi dari bagian lain. Sehingga dapat disimpulkan bahwa kurangnya komunikasi di antara mereka. Oleh karena itu akan menyebabkan
proyek
menjadi
terhambat
dan
waktu
penyelesaiannya tidak sesuai denga jadwal yang telah ditetapkan dalam kontrak. Rekomendasi : Perusahaan harus bertindak dengan keras bahwa komunikasi antar bagian sangat penting untuk profesionalisme kerja khususnya bagian Project Sales dengan bagian Financial.
Maka
perusahaan
harus
membuat
suatu
perkumpulan atau dalam 1 tahun sekali membuat suatu jamuan makan bersama. Sehingga
ini menjadi tanggung
jawab bagian HRD untuk membangun komunikasi internal dan dapat berjalan dengan efektif. Dengan demikian profesionalisme pendapatan
dalam
berusaha
berkerja dan
dapat
meningkatkan
meningkatkan kesejahteraan
perusahaan. Dan dimata perusahaan lain kita akan dianggap lebih maju dari mereka.
103
7. Pelanggan tidak dikenakan sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang setelah penerbitan laporan Progres dan Faktur Penjualan Kondisi
: Perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai pemberian sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang setelah penerbitan laporan Progress
(Berita Acara) dan faktur
penjualan. Kriteria
: Seharusnya perusahaan menetapkan kebijakan sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang setelah Berita Acara dan faktur penjualan.
Sebab
: Perusahaan beranggapan bahwa tanpa adanya kebijakan tersebut, meskipun pembayaran seringkali dilakukan 2 atau 3 hari setelah laporan Progress atau Berita Acara selesai barulah pembayaran
dilakukan.
Tapi
selama
pelanggan
tetap
melakukan pelunasan atas hutangnya, hal tersebut masih dapat diterima dan wajar. Akibat
: banyak pembayaran dari pelanggan yang melebihi dari umur piutang
tagihan
sehingga
hal
ini
benar-benar
sangat
berdampak pada cash flow perusahaan dan dalam membiayai operasional perusahaan. Jadi perusahaan tidah harus membuat ini berlarut-larut (dibiarkan) atau sering terjadi . Rekomendasi : Seharusnya perusahaan menetapkan kebijakan untuk pemberian sanksi atas keterlambatan. Dengan melalui
104
penetapan kebijkana baru ini diharapkan tidak ada lagi keterlambatan pembayaran dari pelanggan dimana semua pelanggan membayar hutangnya tepat waktu sesuai dengan laporan Progress (Berita Acara) selesai dan faktur penjualan. Atau paling tidak setelah dilakukan kebijakan ini dapat meminimalkan
adanya
keterlambatan
pembayaran
oleh
pelanggan.
105
