BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Audit operasional atas fungsi pembelian dan hutang usaha pada PT Prima Auto Mandiri dibatasi pada hal-hal berikut ini: a. Mengidentifikasikan kelemahan sistem pengendalian manajemen dalam menjamin (ensure) bahwa pembelian dapat dijalankan dengan efisien dan efektif. b. Merumuskan rekomendasi atas fungsi pembelian dan hutang usaha. c. Menyusun prosedur audit untuk tahap pengembangan temuan pada pengujian rinci (detail examination) IV.1
Survey Pendahuluan Pelaksanaan audit operasional dimulai dari tahap survey pendahuluan yang
dilaksanakan untuk memperoleh informasi dan data perusahaan yang menjadi obyek penelitian dalam waktu yang relatif singkat mengenai latar belakang, aspek kegiatan organisasi, program atau prosedur yang dipertimbangkan. Hal tersebut diperiksa untuk memperoleh gambaran yang memadai mengenai obyek penelitian dalam hal ini adalah fungsi pembelian dan hutang usaha PT Prima Auto Mandiri.
54
Tujuan dari kegiatan survey pendahuluan yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1.
Menilai ketaatan kegiatan pembelian dan pencatatan hutang terhadap prosedur dan kebijakan perusahaan yang berlaku.
2.
Menilai efektivitas kegiatan pembelian dan pencatatan hutang Pembelian dapat dikatakan efektif, jika barang dagang yang dibutuhkan tersedia pada waktu yang tepat dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai permintaan dan diterima di tempat yang tepat .
3.
Sedangkan pencatatan hutang yang efektif adalah jika pencatatan hutang dilakukan tepat pada saat terbentuknya pengakuan hutang atau penerimaan invoice dari supplier dan pada saat pelunasan dilakukan serta pelaporan yang dihasilkan menunjukkan saldo hutang yang tepat pada saat itu atau up to date.
4.
Menilai efisiensi kegiatan pembelian dan pencatatan hutang.
5.
Pembelian dikatakan efisien jika biaya yang dikeluarkan dalam pembelian tersebut dapat diminimalisir sedemikian rupa. Perolehan barang dengan harga wajar dan dari supplier yang tepat tanpa harus mengurangi kualitas.
6.
Memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan Tujuan pemeriksaan pada dasarnya adalah mengevaluasi dan memberikan saransaran rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang mungkin terdapat dalam fungsi pembelian dan pencatatan hutang.
55
Dengan adanya indikasi mengenai permasalahan yang dihadapi perusahaan maka perlu dilakukan survey pendahuluan untuk memperoleh informasi mengenai apa yang terjadi dalam fungsi pembelian dan hutang usaha PT Prima Auto Mandiri. Proses Survey Pendahuluan dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Pembicaraan awal dengan Manager Accounting PT Prima Auto Mandiri sebagai wakil perusahaan yang dapat memberikan informasi yang diperlukan serta pada pertemuan ini dijelaskan pula mengenai tujuan dan sasaran pemeriksaan ini. 2. Mengumpulkan data informasi mengenai : ¾ Sejarah perusahaan. ¾ Produk yang diperdagangkan. ¾ Struktur organisasi dan uraian tugas. ¾ Kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan fungsi pembelian dan hutang usaha. 3. Melakukan wawancara dengan Manager Accounting dan karyawan biro keuangan lainnya dari PT Prima Auto Mandiri untuk mendapat data pendukung. 4. Melakukan pengamatan atas kegiatan pembelian dan pencatatan hutang. 5. Mempelajari tahap-tahap prosedur pembelian dan pencatatan hutang. 6. Memberikan kuesioner untuk mengetahui informasi lain yang berhubungan dengan proses pembelian dan pencatatan hutang.
56
7. Membuat ikhtisar atas temuan penting. 8. Meminta penjelasan atas kelemahan yang ditemui. Maksud dari pemeriksaan pendahuluan terhadap kegiatan pembelian dan pencatatan hutang adalah untuk mengukur ketaatan pada kebijaksanaan dan prosedur yang telah digariskan serta mengukur efisiensi dan efektivitasnya. Dimana data-data yang berkaitan dengan pengendalian internal atas fungsi pembelian dan pencatatan hutang tidak hanya diperoleh melalui wawancara, tapi juga dilakukan pengamatan atas kegiatan operasi pembelian dan pencatatan hutang, dilengkapi dengan kuesioner untuk memperjelas data-data terkait dimana pertanyaan bersifat umum dan objektif serta jawaban singkat atas setiap pertanyaan. Usaha dikatakan efektif dan efisien bila pelaksanaan pengendalian internal atas pembelian dan pencatatan hutang telah cukup memadai dan sesuai kriteria pengendalian intern. Seperti yang terdapat dalam COSO menyebutkan bahwa sistem pengendalian internal ini dapat dipercaya dan akurat , menjaga harta kekayaan serta meningkatkan efisien dan efektivitas perusahaan. Kuesioner dijawab “Ya” atau “Tidak”. Jawaban “ Ya” menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian atas pembelian dan pencatatan hutang yang dilakukan perusahaan. Jawaban “ Tidak” menunjukkan pengendalian dalam kelemahan dalam pengendalian atas pembelian dan pencatatan hutang perusahaan. Jawaban yang diperoleh dari kuesioner tersebut akan menggambarkan adanya indikasi kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas pembelian dan pencatatan hutang yang selama ini
57
ditetapkan perusahaan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saransaran perbaikan. Hasil kuesioner dilampirkan sebagai berikut:
58
INTERNAL CONTROL QUESTIONER FUNGSI PEMBELIAN DAN PENCATATAN UTANG PT PRIMA AUTO MANDIRI
No
Daftar Pertanyaan
Ya
PEMBELIAN 1
2
3
Apakah terdapat kebijakan dan prosedur pembelian yang tertulis? Apakah fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan?
Apakah sistem pembelian perusahaan terpusat pada satu divisi atau unit tunggal organisasi? Apakah
4
Bagian
Pembelian
memiliki
petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur secara tertulis?
5
6
7
8
Apakah pelaksanaan kegiatan pembelian selalu mengikuti pedoman kebijakan tersebut?
Apakah
bagian
pembelian
memiliki
anggaran
pembelian?
Apakah bagian pembelian memiliki daftar harga yang berlaku dari pemasok?
Apakah pembelian melibatkan banyak supplier?
59
Tidak
Apakah 9
permintaan
setiap
pembelian
pembelian
dari
didasarkan bagian
pada yang
membutuhkan?
10
Apakah dalam proses pembelian ini terdapat dokumen pendukung seperti: a. Surat Permintaan Barang b. Surat Penawaran Harga c. Surat Pesanan Pembelian
11
12
Apakah dokumentasi pembelian disimpan oleh Bagian pembelian? Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat yang berwenang dalam setiap dokumen: a. Surat Permintaan barang b. Surat Pesanan Pembelian
13
14
15
16
Apakah permintaan pembelian dilakukan tepat waktu? Apakah untuk setiap pembelian selalu dipergunakan pesanan pembelian?
Apakah setiap pesanan pembelian sebelum dikirim ke supplier harus diotorisasi terlebih dahulu? Apakah perusahaan pernah mengalami kelebihan atau kekurangan persediaan?
60
17
18
19
20
Apakah
tingkat
pembelian
ditetapkan
dengan
memperhitungkan jumlah pesanan yang ekonomis?
Apakah bagian lain tidak diperbolehkan melakukan transaksi pembelian?
Apakah pembelian melibatkan banyak supplier?
Apakah
dalam
pembelian
ditetapkan
jumlah
rupiah/harganya dengan supplier terkait?
Apakah dalam transaksi pembelian ini selalu 21
dipertimbangkan adanya syarat penawaran dengan supplier seperti pengangkutan dan potongan harga?
22
23
24
25
Apakah dilakukan negosiasi harga dengan supplier?
Apakah barang yang dipesan dari supplier selalu diterima tepat waktu sesuai kebutuhan perusahaan?
Jika tidak, apakah ada prosedur tindak lanjut atas barang-barang yang diterima tidak tepat waktunya?
Apakah diadakan penghitungan dan pengecekan fisik barang terhadap surat jalan supplier?
61
Apakah bagian pembelian selalu bekerja sama 26
dengan
bagian
gudang
untuk
pemantauan
pengelolaan persediaan yang efektif?
27
28
Apakah bagian pembelian mempunyai hubungan yang baik dengan departemen lainnya? Apakah selalu dibuat laporan pembelian setiap bulannya? Apakah ada seorang pejabat berwenang yang selalu
29
mengevaluasi
laporan
pembelian
itu
dengan
seksama? Apakah bagian pembelian sebelum melakukan 30
pesanan pembelian selalu memeriksa persediaan yang ada di kartu stock?
31
Apakah
tembusan dokumen pembelian selalu
diberikan kepada bagian akuntansi? HUTANG
32
33
Apakah bagian Pencatatan hutang terpisah dari bagian pembelian?
Apakah staf yang menangani kartu hutang berbeda dengan staf yang menangani pembelian? Apakah perusahaan memiliki sistem pencatatan
34
hutang yang terpusat pada satu divisi atau unit organisasi?
62
Apakah 35
bagian
petunjuk/pedoman
pencatatan kebijakan
hutang prosedur
memiliki secara
tertulis?
36
Apakah dalam proses pencatatan hutang terdapat dokumen: a. Faktur dari pemasok b. Kuitansi tanda terima uang dari pemasok c. Bukti kas keluar
37
Apakah dilakukan catatan akuntansi dalam prosedur pencatatan hutang perusahaan : a. Register cek b. Register bukti kas keluar kartu utang c. Jurnal pengeluaran kas
38
39
Apakah ada pemeriksaan oleh pejabat berwenang atas setiap dokumen hutang yang dibuat?
Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat berwenang atas dokumen: a. Bukti kas keluar b. Giro Apakah bagian lain dalam perusahaan tidak dapat
40
melakukan pencatatan yang berhubungan dengan hutang?
63
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
Apakah dokumen pencatatan hutang disimpan oleh bagian pencatatan hutang?
Apakah bagian pencatatan utang selalu melakukan pembayaran utang tepat waktu jatuh tempo hutang?
Apakah semua pembayaran yang berkaitan dengan pembelian persediaan dilakukan dengan cek/giro?
Apakah bukti yang bersangkutan dilampirkan pada cek yang diajukan untuk ditanda tangani? Apakah setelah pembayaran dokumen pendukung dicap lunas?
Apakah ada pejabat khusus yang memegang bank?
Apakah copy bukti pembayaran dikirim ke bagian akuntansi? Apakah saldo utang dagang diperiksa dan dianalisa oleh petugas yang berwenang secara berkala? Apakah diadakan pemisahan dokumen hutang yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar?
Apakah ada SOP yang mengatur tentang retur barang setelah pembayaran hutang? Tabel IV.1. Kuesioner Atas Proses Pembelian dan Hutang Usaha
64
IV.2
Evaluasi atas Pengendalian Intern Fungsi Pembelian dan Pencatatan
Hutang Fungsi Pembelian memegang peranan yang cukup penting dalam perusahaan dagang karena bagian ini berpengaruh besar terhadap kelancaran penyediaan barang dagang perusahaan. Proses penjualan dan pemasaran dapat mengalami hambatan apabila bagian pembelian tidak dapat menjalankan fungsinya untuk menyediakan barang dagang dengan baik. Diperlukan adanya suatu kebijakan yang dapat mengatur fungsi pembelian di suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik dengan memperhatikan segala aspek yang terbaik bagi perusahaan sehingga fungsi pembelian dan fungsi lain yang terkait dapat saling bekerja sama demi perkembangan perusahaan. Pembelian yang dilakukan secara kredit akan menimbulkan hutang dagang bagi perusahaan. Setiap hutang dagang yang terjadi harus dicatat dan dilaporkan dengan baik. Tujuannya agar setiap hutang dagang yang terjadi dan setiap pembayaran hutang yang dilakukan dapat disajikan dengan baik, sehingga saldo hutang dagang dapat diketahui setiap saat. Berdasarkan dari hasil kuesioner dapat disimpulkan, bahwa pada dasarnya sudah memiliki sistem dan prosedur yang cukup memadai. Hal ini dilihat dari jawaban yang diperoleh untuk mengindikasi adanya kebaikan-kebaikan dan kelemahan-kelemahan dalam fungsi pembelian dan hutang usaha. Dari hasil wawancara dan pengamatan yang telah dilakukan ditarik kesimpulan bahwa sebenarnya perusahaan sudah memiliki sistem pengendalian yang cukup baik.
65
Dengan memiliki sistem pengendalian yang baik bukan berarti tidak terdapat kelemahan-kelemahan dalam pengendalian fungsi pembelian dan hutang usaha yang selama ini diterapkan perusahaan. Kelemahan-kelemahan yang ditemukan ini akan diberikan saran-saran perbaikan. Adapun kebaikan yang ditemukan dalam fungsi pembelian dan hutang usaha di PT Prima Auto Mandiri sebagai berikut: 1. Perusahaan memiliki petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur pembelian dan pencatatan hutang secara tertulis. 2. Bagian pembelian selalu menjaga hubungan baik dengan bagian lain dalam perusahaan tanpa mengurangi kredibilitas perusahaan. 3. Selalu dilakukan pengecekan fisik barang yang diterima dengan surat jalan dari supplier yang dibandingkan dengan purchase order. 4.
Purchase Order dibuat oleh bagian pembelian sebagai bukti yang mendukung transaksi pembelian.
5.
Adanya laporan pembelian yang dilakukan oleh staf pembelian dan dievaluasi oleh pejabat berwenang yang bersangkutan.
6.
Pembayaran hutang selalu dilakukan tepat tanggal jatuh tempo.
7.
Pemanfaatan kemungkinan adanya potongan harga selalu dilakukan.
8.
Secara berkala dilakukan pemeriksaan dan analisa saldo hutang dagang oleh pejabat yang berwenang.
66
9.
Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara pihak yang menandatangani giro dengan yang melakukan pencatatan giro.
10. Adanya otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat yang berwenang atas setiap dokumen pengeluaran giro untuk pembayaran. Akan tetapi, juga memiliki kelemahan dalam pembelian dan hutang usaha. Berikut ini adalah beberapa temuan kelemahan dari hasil evaluasi atas fungsi pembelian pencatatan utang PT Prima Auto Mandiri adalah : 1. Permintaan
Pembelian
dilakukan
oleh
bagian
Pemasaran
sehingga
dapat
menyebabkan terjadinya penumpukan barang di gudang yang dapat merugikan perusahaan. 2. Barang yang diterima dari supplier tidak selalu tepat waktu sehingga dapat menghambat proses penjualan barang. 3. Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian dilakukan secara lisan sehingga perusahaan akan mengalami kesulitan karena tidak adanya dokumen bukti yang telah diotorisasi dengan bagian atau pihak pemasok yang bersangkutan. 4. Fungsi Penerimaan barang dilakukan oleh Bagian pembelian sehingga dapat menimbulkan ketidakefisienan dalam proses bekerja. 5. Perusahaan tidak membuat voucher register dan check register sehingga dapat membuat perusahaan mengalami kesulitan saat ingin memeriksa kembali mengenai giro dan payment voucher yang pernah dikeluarkan. 6. Adanya beberapa retur barang pada supplier yang dilakukan setelah pembayaran hutang.
67
IV. 3 Prosedur Audit Rinci atas Fungsi Pembelian dan Pencatatan Hutang. 1. Pemeriksaan atas Prosedur Pembelian Tujuan pemeriksaan : Untuk memastikan prosedur pembelian barang dilakukan dengan benar sehingga proses pembelian dapat berjalan dengan efektif dan efisien Prosedur Audit : a. Melakukan wawancara untuk mengetahui prosedur dan kebijakan pembelian yang berjalan saat ini. b. Memeriksa dan memastikan bahwa hanya bagian pembelian yang hanya bisa melakukan transaksi pembelian. c. Memeriksa dan memastikan bahwa bagian yang melakukan permintaan pembelian terpisah dari fungsi pembelian, fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang. d. Memeriksa dan memastikan kegiatan pembelian dilakukan berdasarkan permintaan bagian yang membutuhkan. e. Menganalisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur pembelian barang. f. Membuat kesimpulan audit.
68
Hasil Pemeriksaan : Berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan penulis dalam prosedur ini ditemukan bahwa perusahaan sudah dapat menjalankan prosedurnya secara efektif dan efisien dimana hanya bagian pembelian yang dapat melakukan transaksi pembelian. Namun penulis menemukan adanya kelemahan dalam prosedur ini yaitu permintaan pembelian langsung dilakukan oleh bagian pemasaran kepada bagian pembelian sehingga dapat terjadi penumpukan barang digudang yang dapat juga menyebabkan bertambah besarnya biaya penyimpanan dan adanya keusangan barang. 2.
Pemeriksaan atas Prosedur Permintaan Penawaran Harga Tujuan pemeriksaan: Untuk menilai apakah Bagian Pembelian melakukan prosedur penawaran harga dengan baik sehingga dapat mencapai harga pembelian yang ekonomis bagi perusahaan. Prosedur audit: 1. Memeriksa dan Memastikan apakah Bagian Pembelian melakukan penawaran harga kepada supplier saat melakukan transaksi pembelian. 2. Memeriksa dan Memastikan apakah dalam melakukan penawaran harga, Bagian Pembelian menggunakan formulir penawaran harga. 3. Menganalisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur permintaan penawaran harga. 4. Membuat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan.
69
Hasil Pemeriksaan: Berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan penulis dalam prosedur ini, perusahaan sudah tidak lagi melakukan penawaran harga kepada supplier karena telah ada ketentuan harga untuk periode tertentu dimana perusahaan hanya mempunyai satu supplier. Hal ini bisa memudahkan perusahaan sehingga dapat membuat fungsi ini dijalankan secara efektif dan efisien. 3. Pemeriksaan atas Transaksi Pembelian Tujuan pemeriksaan: Menilai efektivitas dan efisiensi pelaksanaan transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan serta menjaga kelancaran kegiatan operasi penjualan dengan menjamin tersedianya persediaan barang dagang dalam jumlah yang optimal. Prosedur Audit: a. Menganalisis apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai safety stock dan persediaan minimal perusahaan b. Menelusuri apakah bagian pembelian menentukan jumlah pesanan ekonomis setiap kali melakukan pembelian c. Menelusuri apakah perusahaan pernah mengalami keterlambatan penerimaan barang yang dipesan dari pemasok dan bagaimana dampaknya terhadap kegiatan operasi penjulan perusahaan. d. Menganalisis apakah bagian pembelian melaksanakan kegiatan pesanan sesuai dengan spesifikasi permintaan dari bagian terkait
70
e. Menelusuri apakah ada surat atau memo yang dapat membuktikan telah dilakukannya kegiatan permintaan pembelian dan pesanan pembelian dan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. f. Melakukan perhitungan fisik atas barang yang diterima dengan cara menghitung dan memeriksa kualitas atau dengan cara sampling, apakah sesuai dengan pesanan. Hasil Pemeriksaaan : Berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan penulis dalam prosedur ini, ditemukan bahwa perusahaan sudah dapat menjalankan prosedur secara efektif dan efisien dimana perusahaan sudah mempunyai kebijakan mengenai safety stock serta dapat menentukan jumlah pesanan ekonomis saat melakukan pembelian. Namun, penulis menemukan adanya kelemahan yang ada yaitu permintaan pembelian dan pemesanan pembelian dilakukan secara lisan karena perusahaan menganggap hali ini lebih praktis sehingga tidak terdapat dokumen yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Setelah melakukan transaksi, perusahaan baru membuat dokumen atas perintah manajerial. 4. Pemeriksaan atas penerimaan Barang Tujuan pemeriksaan: Menilai keefektifan prosedur penerimaan barang yang dilakukan perusahaan dalam upaya meningkatkan pengendalian internal perusahaan. Prosedur audit :
71
a. Melakukan crosscheck antara sales order dengan laporan Penerimaan Barang dan Surat Jalan untuk mengetahui kemungkinan terjadinya kesesuaian spesifikasi dan kuantitas barang yang dipesan dengan barang yang diterima. b. Menelusuri apakah penerimaan barang dibuat dengan tanggal yang sesuai dengan tanggal surat jalan. c. Memeriksa apakah dalam Laporan Penerimaan barang yang dipilih secara sampling tersebut terdapat otorisasi dari pihak yang terkait, khususnya bagian Gudang. d. Memeriksa apakah Laporan Penerimaan barang, sales Order dan surat jalan, didistribusikan ke bagian terkait. e. Membuat kesimpulan audit. Hasil pemeriksaan : Berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan penulis dalam prosedur ini, perusahaan sudah melakukan crosscheck antara sales order dengan laporan Penerimaan Barang dan Surat Jalan dan penerimaan barang telah dibuat dengan tanggal yang sesuai dengan surat jalan. Laporan Penerimaan barang yang dipilih secara sampling sudah mendapat otorisasi dari pihak yang terkait. Namun, penulis menemukan adanya kelemahan dalam fungsi ini yaitu fungsi penerimaan dilakukan oleh bagian pembelian sehingga dapat membuat bagian pembelian tidak bekerja secara efisien karena melakukan tugas yang seharusnya dilakukan oleh bagian penerimaan barang/bagian gudang.
72
5. Pemeriksaan atas Pencatatan Hutang Tujuan pemeriksaan: Menilai efektivitas dan efisiensi kegiatan pencatatan hutang yang dilakukan perusahaan dalam upaya meningkatkan pengendalian internal perusahaan. Prosedur Audit: a. Menganalisis apakah pencatatan pertambahan hutang dagang dicatat berdasarkan faktur dari pemasok b. Menganalisis apakah terdapat kartu hutang yang menunjukkan saldo hutang secara reliable dan up to date c. Melakukan crosscheck antara faktur dengan catatan dalam kartu hutang d. Memeriksa apakah bukti kas keluar dibuat berdasarkan nilai Sales Order yang telah jatuh tempo e. Memeriksa apakah dalam bukti kas keluar dan copy giro yang telah dipilih secara sampling tersebut terdapat otorisasi dari pejabat yang berwenang f. Membuat kesimpulan audit. Hasil Pemeriksaan : Berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan penulis dalam prosedur ini, perusahaan sudah mempunyai kartu hutang yang menunjukkan saldo hutang secara reliable dan up to date dan bukti kas keluar telah dibuat berdasarkan nilai Sales Order yang telah jatuh tempo. Tetapi penulis menemukan kelemahan yaitu
73
perusahaan tidak membuat check register dan voucher register karena menganggap cukup dengan membuat payment voucher yang akan dibuat cek/ giro sehingga akan terjadi kesulitan saat memeriksa kembali giro dan Payment Voucher yang pernah dikeluarkan. Selain itu, terjadi adanya retur barang setelah pembayaran hutang dimana perusahaan belum menerima kembali pergantian barang yang diretur sehingga dapat membingungkan perusahaan untuk bisa memastikan nilai hutang yang sesungguhnya. IV.4
Laporan Atas Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan
Terdapat beberapa permasalahan dalam proses pengendalian pembelian dan hutang usaha dari hasil evaluasi dan analisa terhadap wawancara, pengamatan dan kuesioner PT Prima Auto Mandiri:
1. Permintaan Pembelian dilakukan langsung oleh Bagian Marketing Kondisi:
Bagian Marketing langsung melakukan permintaan pembelian ke
bagian Pembelian tanpa menanyakan ketersediaan barang yang ada di gudang. Kriteria:
Sebelum melakukan pemesanan pembelian seharusnya bagian
marketing menanyakan ketersediaan barang yang ada di gudang. Setelah itu, bagian gudang yang harus melakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian. Sebaiknya permintaan pembelian tidak hanya menunggu adanya permintaan dari bagian yang membutuhkan tetapi sudah melakukan permintaan saat stock barang sudah mencapai titik minimum.
74
Sebab:
Hal ini terjadi karena adanya faktor kebiasaan dimana bagian
marketing akan langsung melakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian saat terjadi adanya permintaan konsumen dikarenakan dianggap lebih mudah dan praktis. Alasan lain adalah bagian manajerial menganggap bagian pemasaran lebih mengetahui kebutuhan konsumen sehingga mengizinkan bagian pemasaran melakukan permintaan pembelian secara langsung tanpa melalui Bagian Gudang. Akibat:
Akibat yang ditimbulkan adalah Bagian Marketing menganggap
hal ini akan lebih mudah dan praktis tanpa mempertimbangkan adanya persediaan barang di gudang sehingga dapat menimbulkan penumpukan barang yang dapat merugikan perusahaan. Hal ini akan menyebabkan bertambah besarnya biaya penyimpanan dan adanya keusangan barang. Rekomendasi:
Seharusnya permintaan pembelian dilakukan oleh bagian gudang
sehingga bagian gudang dapat memeriksa terlebih dahulu dan meneliti kembali persediaan mobil yang ada dan memberitahukan kepada Bagian Pemasaran agar dapat dilakukan penawaran harga kepada konsumen dan menentukan apakah permintaan Bagian Pemasaran dapat dipenuhi dengan melihat persediaan yang ada di gudang. 2. Permintaan pembelian dan pemesanan pembelian dilakukan secara lisan Kondisi:
Permintaan kebutuhan dilakukan langsung oleh bagian marketing
sesuai dengan permintaan konsumen jika barang tidak tersedia di gudang dimana Bagian marketing melakukan permintaan pembelian secara langsung kepada bagian pembelian (lisan). Dalam permintaan pembeliannya, bagian
75
Marketing akan
menyebutkan type yang diinginkan. Tidak terdapat sebuah surat atau dokumen resmi yang menyatakan adanya permintaan barang yang dibutuhkan. Setelah Bagian Pembelian menerima pesanan permintaan pembelian dari Bagian Marketing, Bagian pembelian akan melakukan pemesanan melalui telepon tanpa menyertakan surat atau dokumen tertentu sebagai bukti pemesanan pembelian. Kriteria:
Dalam melakukan permintaan prosedur pembelian harus dibuat
dokumen resmi Surat Permintaan Pembelian. Tujuannya agar Bagian Pembelian mempunyai bukti tertulis mengenai adanya suatu permintaan pembelian dari bagian yang bersangkutan. Pesanan pembelian juga harus dibuat dokumen resmi (purchase order) sehingga dapat diketahui data-data pesanan pembelian yang telah dilakukan pada tanggal-tanggal tertentu. Sebab:
Surat Permintaan Pembelian tidak perlu dilakukan, karena
dianggap lebih ringkas dan praktis melalui penyampaian secara lisan. Untuk Purchase Order, perusahaan sangat percaya pada pihak pemasok dan menganggap bahwa pada saat memesan melalui telepon, pihak pemasok telah mencatat semua data mengenai pesanannya dan akan menganggap Sales Order yang dikirim sebagai Purchase Order. Akibat:
Perusahaan akan mengalami kesulitan karena tidak adanya
dokumen bukti yang telah diotorisasi dengan bagian atau pihak pemasok yang bersangkutan yang akan cenderung akan menimbulkan masalah di kemudian hari. Misalnya pada suatu saat perusahaan tidak mendapatkan produk pesanan yang
76
diinginkan dikarenakan tidak memiliki dokumen bukti secara tertulis pada saat melakukan permintaan pembelian dan pesanan pembelian. Rekomendasi:
Membuat memo tentang permintaan pembelian dan pesanan
pembelian atas sejumlah unit barang tertentu yang diotorisasi tangani oleh pihak terkait pada tanggal yang bersangkutan. Untuk hasil yang lebih maksimal, sebaiknya dilakukan permintaan pembelian dan bagian pembelian yang melakukan pesanan pembelian membuat dokumen, baik berupa Surat Permintaan Pembelian dan Purchase Order. 3.
Fungsi penerimaan barang dilakukan oleh bagian pembelian Kondisi:
Barang yang dikirim oleh pemasok, diterima oleh Bagian
Pembelian. Bagian Pembelian memeriksa fisik barang berdasarkan surat jalan yang ada. Setelah setuju dengan fisik barang, barang akan diserahkan kepada Bagian Gudang untuk disimpan dan dibuatkan laporan penerimaan Barang dan kartu stock. Namun terkadang penerimaan barang juga dilakukan oleh staf Bagian lain seperti Bagian Gudang. Kriteria:
Adanya pemisahan tugas antara fungsi Pembelian dan fungsi
penerimaan barang dimana Bagian pembelian hanya bertugas melakukan transaksi pembelian dan bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima barang. Bagian yang harus menerima barang adalah Bagian Penerimaan atau Bagian Gudang. Sebab:
Direktur beranggapan bahwa Bagian Pembelian yang
melakukan pesanan barang akan lebih mengerti kualifikasi barang yang dikirim
77
pemasok sehingga sampai sekarang bagian pembelian ditugaskan menerima barang yang dikirim. Akibat:
Bagian Pembelian tidak bekerja secara efisien karena kegiatan
penerimaan barang yang dilakukan. Kekurangan waktu kerja yang terjadi akibat tugas penerimaan barang oleh bagian pembelian sering terjadi sehingga pekerjaan ini tidak perlu dibebankan kepada bagian tersebut. Rekomendasi:
Memberikan tugas tersebut kepada Bagian Penerimaan Barang
atau langsung kepada Bagian Gudang dimana pemeriksaan kualifikasi penerimaan barang berdasarkan PO yang diberikan bagian Pembelian. Setelah penerimaan fisik barang berdasarkan Surat Jalan dan Purchase Order, Bagian Gudang harus membuat Laporan penerimaan Barang dan membuat kartu stock. Copy LPB dikirim ke Bagian Pembelian sehingga proses kegitan operasi pembelian dan penerimaan barang berlangsung secara efisien dan efektif. 4.
Tidak dibuatnya check register dan voucher register Kondisi:
Dalam melakukan prosedur hutang perusahaan akan membuat
Payment Voucher yang berfungsi sebagai dokumen bukti kas keluar. Setelah dibuat Payment Voucher kemudian dibuka sebuah cek/giro. Giro akan langsung dimintakan tanda tangan Direktur dengan melampirkan Surat Jalan dan Sales Order yang bersangkutan. Payment Voucher akan disimpan dan giro dikirim ke pemasok. Pencatatan giro dilakukan setiap akhir bulan dengan melihat bonggol giro. Kriteria:
Perusahaan akan dapat mengetahui informasi mengenai giro dan
bukti kas keluar yang telah dikeluarkan oleh perusahaan melalui voucher register.
78
Voucher Register berfungsi sebagai daftar yang menunjukkan bukti kas keluar yang telah dilakukan harus dicatat. Setelah itu giro ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Bagian Hutang harus mencatat informasi dalam giro tersebut ke dalam catatan akuntansi yang bernama Check Register, yang berfungsi sebagai daftar yang menunjukkan giro-giro yang telah dibuka dan dikeluarkan oleh perusahaan. Hal ini harus dilakukan setiap kali giro dikeluarkan.. Sebab:
Pihak perusahaan beranggapan bahwa bila ingin mengetahui giro
yang pernah dikeluarkan, cukup melihat bonggol cek yang tersimpan di Bagian Pembelian dan Hutang. Pihak perusahaan membuat payment voucher dengan beranggapan bahwa hanya sebagai bukti kas keluar semata untuk membuka giro, dan bila ingin memeriksanya kembali cukup dengan mencari dokumen Payment Voucher yang bersangkutan. Akibat:
Terjadinya kesulitan saat memeriksa kembali giro dan Payment
Voucher yang pernah dikeluarkan. Cenderung akan mengalami kesulitan untuk pembayaran hutang yang bersangkutan dimana Bonggol cek tidak menyebutkan untuk apa cek tersebut dikeluarkan sedangkan dengan Check Register nomor cek yang bersangkutan disebutkan tujuan pembayarannya. Untuk payment voucher yang tidak dibuatkan Voucher Register, akan memakan waktu lama pada saat pencarian ulang dan mungkin saja hilang atau rusak. Rekomendasi: Sebaiknya Payment Voucher dicatat ke dalam Voucher Register yang berisi tanggal, tujuan Payment Voucher, nomor Payment Voucher, nomor cek, tanggal cek, jumlah nominal dan periode bulan yang bersangkutan. Giro yang
79
pernah dikeluarkan perusahaan dibuatkan Check Register yang menyebutkan tanggal, nomor giro, bank, jumlah nominal, tujuan pembayaran, dibayarkan kepada, dan periode bulan yang bersangkutan. Dianjurkan untuk membuat copy yang berguna memudahkan untuk pencarian kembali untuk mengindari resiko kehilangan atau rusak. 5.
Adanya retur barang pada supplier yang dilakukan setelah pembayaran hutang. Kondisi:
Perusahaan melakukan retur barang pada supplier setelah
melakukan pembayaran hutang. Kriteria:
Adanya SOP yang jelas untuk setiap retur barang setelah
pembayaran hutang agar tidak mempengaruhi hutang tetapi barang yang diretur diganti dengan nilai/barang yang sama. Sebab:
Penyebabnya adalah perusahaan tidak memiliki SOP yang jelas
untuk pengembalian barang pada supplier serta batasan-batasan pengakuan hutang atas barang yang diretur dalam jumlah kecil maupun jumlah besar. Akibat:
Adanya pencatatan hutang yang sudah jatuh tempo tetapi tidak
harus dibayar karena barangnya diretur dan belum diterima kembali pergantian barang yang diretur sehingga membingungkan untuk dapat memastikan nilai hutang yang sesungguhnya. Rekomendasi: Perusahaan
sebaiknya
membuat
SOP
yang
jelas
untuk
pengembalian barang pada supplier serta menentukan batasan-batasan pengakuan hutang atas barang yang diretur dalam jumlah besar ataupun kecil.
80
