BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN DAN HUTANG USAHA PADA PT MITRA MAKMURJAYA MANDIRI
IV.1. Survey Pendahuluan Survey pendahuluan yang dilakukan adalah atas aktivitas yang berkaitan dengan prosedur pembelian dan pencatatan utang di PT Mitra Makmurjaya Mandiri. Proses pemeriksaan pendahuluan dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Wawancara dengan kepala Keuangan dan karyawan PT Mitra Makmurjaya Mandiri. 2. Mendapatkan gambaran umum mengenai pengendalian intern dalam proses pembelian dan pencatatan utang 3. Melakukan pengamatan atas kegiatan pembelian dan pencatatan utang. 4. Mempelajari tahap-tahap prosedur pembelian dan pencatatan utang. 5. Memberikan kuesioner untuk mengetahui informasi lain yang berhubungan dengan proses pembelian dan pencatatan utang. 6. Membuat ikhtisar atas temuan yang penting. 7. Meminta penjelasan atas kelemahan yang ditemui. Maksud dari pemeriksaan pendahuluan terhadap kegiatan pembelian dan pencatatan utang ini, pada dasarnya adalah untuk mengukur ketaatan pada kebijaksanaan dan prosedur yang telah digariskan, serta mengukur efisiensi dan efektifitasnya.
50
Adapun tujuan pemeriksaan secara terinci adalah sebagai berikut: 1. Menilai ketaatan kegiatan pembelian dan pencatatan utang terhadap prosedur dan kebijakan perusahaan yang berlaku. 2. Menilai efektifitas kegiatan pembelian dan pencatatan utang. Pembelian dapat dikatakan efektif, jika barang dagang yang dibutuhkan tersedia pada waktu yang tepat, dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai permintaan dan diterima di tempat yang tepat. Sedangkan pencatatan utang yang efektif adalah jika pencatatan dilakukan tepat pada saat terjadinya utang dan pada saat pembayaran dilakukan serta catatan yang dihasilkan berkualitas yaitu menunjukkan saldo yang tepat pada kondisi saat itu. 3. Menilai efisiensi kegiatan pembelian dan pencatatan utang. Pembelian dikatakan efisien jika biaya yang dikeluarkan dalam pembelian tersebut dapat diminimalisir sedemikian rupa. Perolehan barang dengan harga wajar dan dari supplier yang tepat tanpa harus mengorbankan kualitas. Pencatatan utang dapat dikatakan efisien jika dikerjakan oleh satu bagian tertentu dengan karyawan atau sumber daya yang bermutu dan menguasai bidang tersebut. 4. Memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan. Dalam hal ini tujuan pemeriksaan pada dasarnya adalah mengevaluasi dan memberikan saran-saran/rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang mungkin terdapat dalam fungsi pembelian dan pencatatan utang.
51
Data-data yang berkaitan dengan pengendalian intern atas fungsi pembelian dan pencatatn utang tidak hanya diperoleh melalui wawancara, tapi juga dilakukan pengamatan atas kegiatan operasi pembelian dan pencatatan utang. Selain itu dibuat sebuah kuesioner untuk membantu mempermudah dan memperjelas pemahaman atas data-data terkait. Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang bersifat objektif dan disertai dengan jawaban singkat atas masing-masing pertanyaan. Bila pelaksanaan pegendalian intern atas pembelian dan pencatatan utang telah cukup memadai dan sesuai kriteria pengendalian intern dalam standar pemerikasaan akuntansi, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern tersebut kuat. Namun apabila yang terjadi adalah sebaliknya, maka dapat dikatakan pengendalian intern tersebut lemah. Kuat dan lemahnya suatu sistem pengendalian intern akan dijadikan tolok ukur bagi pemeriksa dalam menentukan luasnya pemeriksaan yang dilakukan. Kuesioner dapat dijawab “Ya”, “Tidak”, dan “Tidak Tentu”. Jawaban “Ya” menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian atas pembelian dan pencatatan utang yang dilakukan perusahaan. Jawaban “Tidak” menunjukkan kelemahan dalam pengendalian atas pembelian dan pencatatan utang perusahaan. Sedangkan jawaban “Tidak Tentu” menunjukkan bahwa kegiatan pembelian dan pencatatan utang tidak dilakukan secara teratur. Jawaban yang diperoleh dari kuesioner tersebut akan menggambarkan adanya indikasi kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas pembelian dan pencatatan utang yang selama ini ditetapkan perusahaan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran-saran perbaikan. Hasil kuesioner akan tampak pada halaman berikut:
52
PT MITRA MAKMURJAYA MANDIRI Internal Control Questionnaire Fungsi Pembelian dan Pencatatan Utang PEMBELIAN No.
Pertanyaan
Ya
Ti
Tidak
dak Tentu 1.
Apakah fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan?
2.
Apakah sistem pembelian perusahaan terpusat pada satu
9
9
divisi atau unit tunggal organisasi? 3.
Apakah Bagian Pembelian memiliki petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur secara tertulis?
4.
9
Apakah pelaksanaan kegiatan pembelian selalu mengikuti 9
pedoman kebijakan tersebut? 5.
Apakah Bagian Pembelian memiliki anggaran pembelian?
6.
Apakah setiap pembelian didasarkan pada permintaan
9
9
pembelian dari bagian yang membutuhkan? 7.
Apakah dalam proses pembelian ini terdapat dokumen pendukung seperti:
8.
a.
Surat Permintaan Barang
9
b.
Surat Penawaran Harga
9
c.
Surat Pesanan Pembelian
9
Apakah dokumentasi pembelian disimpan oleh Bagian Pembelian?
9
53
9.
Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat yang berwenang dalam setiap dokumen: a. Surat Permintaan Barang
9
b. Surat Pesanan Pembelian
9
10.
Apakah permintaan pembelian dilakukan tepat waktu?
11.
Berapa lama jangka waktu yang diperlukan untuk
9
memproses permintaan pembelian? Jawab: 1 hari 12.
Apakah untuk setiap pembelian selalu dipergunakan 9
pesanan pembelian? 13.
Apakah setiap pesanan pembelian sebelum dikirim ke 9
supplier harus diotorisasi terlebih dahulu? 14.
Apakah perusahaan pernah mengalami kelebihan atau 9
kekurangan persediaan? 15.
Apakah
tingkat
pembelian
ditetapkan
dengan 9
memperhitungkan jumlah pesanan yang ekonomis? 16.
Apakah bagian lain tidak diperbolehkan melakukan 9
transaksi pembelian? 17.
Apakah pembelian melibatkan banyak supplier?
18.
Berapa banyak supplier yang terlibat?
9
Jawab: 1 supplier. 19.
Apakah
dalam
pembelian
ditetapkan
rupiah/harganya dengan supplier terkait?
jumlah 9
54
20.
Apakah
dalam
transaksi
pembelian
ini
selalu
dipertimbangkan adanya syarat penawaran dengan supplier seperti pengangkutan dan potongan harga? 21.
Apakah dilakukan negosiasi harga dengan supplier?
22.
Apakah barang yang dipesan dari supplier selalu diterima
9 9
9
tepat waktu sesuai kebutuhan perusahaan? 23.
Jika tidak, apakah ada prosedur tindak lanjut atas barangbarang yang diterima tidak tepat waktunya?
24.
Apakah diadakan penghitungan dan pengecekan fisik barang terhadap surat jalan supplier?
25.
9
9
Apakah Bagian Pembelian selalu bekerja sama dengan Bagian Gudang untuk pemantauan pengelolaan persedian 9
yang efektif? 26.
Apakah Bagian Pembelian mempunyai hubungan yang baik dengan departemen lainnya?
9
27.
Apakah selalu dibuat laporan pembelian setiap bulannya?
9
28.
Apakah ada seorang pejabat berwenang yang selalu mengevaluasi laporan pembelian itu dengan seksama?
29.
9
Apakah Bagian Pembelian sebelum melakukan pesanan pembelian selalu memeriksa persediaan yang ada di kartu stock?
30.
9
Apakah tembusan dokumen pembelian selalu diberikan kepada bagian akuntansi?
9
55
UTANG DAGANG No.
Pertanyaan
Ya
Ti
Tidak
dak Tentu 1.
Apakah Bagian Pencatatan Utang terpisah dari Bagian 9
Pembelian? 2.
Apakah staf yang menangani kartu utang berbeda dengan 9
staf yang menangani pembelian? 3.
Apakah perusahaan memiliki sistem pencatatan utang yang 9
terpusat pada satu divisi atau unit organisasi? 4.
Apakah
Bagian
Pencatatan
Utang
memiliki
petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur secara tertulis? 5.
9
Apakah dalam proses pencatatan utang terdapat dokumen: a. Faktur dari pemasok
9
b. Kuitansi tanda terima uang dari pemasok
9
c. Bukti kas keluar
9
Apakah dilakukan catatan akuntansi dalam prosedur 6.
7.
pencatatan utang perusahaan: a. Register Cek (Check Register)
9
b. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register)
9
c. Kartu Utang
9
d. Jurnal Pengeluaran Kas
9
Apakah ada pemeriksaan oleh pejabat berwenang atas setiap dokumen utang yang dibuat?
9
56
8.
Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat berwenang atas dokumen:
9.
a. Bukti kas keluar
9
b. Giro
9
Apakah bagian lain dalam perusahaan tidak dapat melakukan 9
pencatatan yang berhubungan dengan utang? 10. Apakah dokumen pencatatan utang disimpan oleh Bagian
9
Pencatatan Utang? 11. Apakah
Bagian
Pencatatan
Utang
selalu
melakukan 9
pembayaran utang tepat waktu jatuh tempo utang? 12. Kapan prosedur pencatatan yang berhubungan dengan pembayaran utang dilakukan? Jawab: 1 minggu sebelum tanggal jatuh tempo utang, dilakukan prosedur pembayaran, tapi tanggal giro sesuai tanggal jatuh tempo utang. 13. Apakah
semua
pembayaran
yang
berkaitan
dengan
pembelian persediaan dilakukan dengan cek/giro?
9
14. Apakah bukti yang bersangkutan dilampirkan pada cek yang diajukan untuk ditanda tangani?
9
15. Apakah setelah pembayaran dokumen pendukung dicap 9
lunas? 16. Apakah ada pejabat khusus yang memegang buku bank?
9
17. Apakah copy bukti pembayaran dikirim ke bagian akuntansi?
9
57
18. Apakah saldo utang dagang diperiksa dan dianalisa oleh petugas yang berwenang secara berkala?
9
19. Apakah diadakan pemisahan dokumen utang yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar?
9
Tabel IV.1. Kuesioner atas Pembelian dan Pencatatan Utang Setelah dilakukan pemeriksaan pendahuluan terhadap pengendalian intern atas pembelian dan pencatatan utang perusahaan, serta berdasarkan jawaban-jawaban yang diperoleh dari kuesioner yang telah diberikan sebelumnya, maka didapat beberapa hal yang positif yaitu: 1. Perusahaan memiliki petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur pembelian dan pencatatan utang secara tertulis. 2. Dalam pelaksanaan transaksi pembelian dan pencatatan utang hanya dilakukan oleh satu bagian, bagian lain perusahaan tidak diperbolehkan melakukan transaksi ini. 3. Selalu dilakukan pengecekkan fisik barang yang diterima dengan surat jalan dari supplier. 4. Bagian Pembelian selalu menjaga hubungan baik dengan bagian lain dalam perusahaan. 5. Adanya laporan pembelian bulanan yang dilakukan oleh staf pembelian dan dievaluasi oleh pejabat berwenang yang bersangkutan. 6. Pembayaran utang selalu dilakukan tepat pada tanggal jatuh tempo.
58
7. Bukti dokumen pendukung dilampirkan pada saat meminta otorisasi tanda tangan atas giro. 8. Secara berkala dilakukan pemeriksaan dan analisa saldo utang dagang oleh pejabat yang berwenang. 9. Pemanfaatan kemungkinan adanya potongan harga selalu dilakukan. 10. Adanya otorisasi dan tandatangan oleh pejabat yang berwenang atas setiap dokumen pengeluaran giro untuk pembayaran. 11. Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara pihak yang menanda tangani giro dengan yang melakukan pencatatan giro.
IV.2. Evaluasi atas Pengendalian Intern Fungsi Pembelian dan Pencatatan Utang Fungsi Pembelian memegang peranan yang cukup penting dalam perusahaan dagang, karena bagian ini mempunyai pengaruh yang cukup besar terhadap kelancaran penyediaan barang dagang perusahaan. Proses penjulan dn pemasaran dapat mengalami hambatan apabila Bagian Pembelian tidak dapat menjalankan fungsinya untuk menyediakan barang dagang dengan baik. Oleh karena itu diperlukan adanya suatu kebijakan yang dapat mengatur fungsi pembelian di suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik. Kebijakan ini harus memperhatikan segala aspek yang terbaik bagi perusahaan, sehingga fungsi pembelian dan fungsi lain yang terkait dapat saling bekerja sama demi perkembangan perusahaan. Pembelian yang dilakukan secara kredit akan menimbulkan utang dagang bagi perusahaan. Setiap utang dagang yang terjadi harus dicatat dan dilaporkan dengan baik.
59
Sebuah kebijakan atau prosedur pencatatan utang yang andal dan baik diperlukan oleh perusahaan. Tujuannya agar setiap utang dagang yang terjadi dan setiap pembayaran utang yang dilakukan dalam tiap periode, dapat disajikan dengan baik, sehingga saldo utang dagang dapat diketahui setiap saat. Beberapa temuan dari hasil evaluasi atas fungsi pembelian dan pencatatan utang PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan tidak memiliki job description secara tertulis Perusahaan tidak memiliki uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis, termasuk di dalamnya Bagian Pembelian dan Pencatatan utang. Uraian tugas hanya diberikan secara lisan oleh direktur langsung kepada karyawannya selama proses bekerja. Hal ini terus berlangsung dan dilakukan selama bekerja, sehingga terkadang seorang karyawan dalam satu bagian dapat melakukan tugas bagian lain. Ketetapan pembagian tugas, anggung jawab dan wewenang yang jelas bagi setiap fungsi atau bagian dalam struktur organisasi diperlukan untuk meningkatkan pengendalian intern perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi dan pembagian tugas yang jelas secara tertulis akan menjamin setiap bagian dalam organisasi berfungsi dengan baik. Termasuk di dalamnya fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi pencatatan utang. Sampai saat ini perusahaan menganggap bahwa karyawan dalam bagian pembelian maupun karyawan dalam bagian-bagian lain telah mengetahui tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Direktur langsung memberikan
60
tugas dan perintahnya secara lisan kepada para karyawan yang bekerja untuknya. Dan para karyawan hanya mengikuti perintah dari atasannya. Dengan tidak adanya uraian tugas secara tertulis mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing bagian, maka karyawan tidak memiliki pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Dengan demikian batasan tugas tiap bagian menjadi tidak jelas. Seperti halnya satu bagian dapat menjalankan tugas bagian lainnya. Hal ini akan mempengaruhi kinerja karyawan yang bersangkutan akibat beban kerja yang tidak seimbang karena ketidak jelasan tugas masing-masing karyawan. Perlu adanya suatu pembagian dan uraian tugas yang didokumentasikan secara tertulis. Termasuk di dalamnya bagian pembelian dan pencatatan utang sebaiknya dilakukan oleh orang yang berbeda dan ditentukan tugasnya masing-masing. Berikan dokumentasi uraian tugas tersebut kepada masing-masing bagian dalam perusahaan. Dengan demikian para karyawan dapat dengan mudah mengetahui dan mengingat dengan jelas tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Sehingga dengan sendirinya mereka akan sadar mengenai tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dan kepada siapa mereka harus bertanggung jawab. 2. Permintaan pembelian dilakukan oleh Bagian Pemasaran Saat Bagian Pemasaran membutuhkan barang yang diinginkan konsumen, Bagian Pemasaran akan langsung melakukan permintaan pembelian ke Bagian Pembelian. Hal ini dilakukan tanpa menanyakan adanya ketersediaan barang di Bagian Gudang.
61
Seharusnya Bagian Pemasaran menanyakan ketersediaan barang kepada Bagian Gudang. Bila ternyata barang yang dibutuhkan tidak tersedia, Bagian Gudang yang harus melakukan permintaan pembelian kepada Bagian Pembelian.permintaan pembelian sebaiknya tidak hanya menunggu adanya permintaan dari bagian yang membutuhkan, tapi dilakukan pada saat stock barang sudah mencapai titik minimum. Kondisi ini terjadi karena kebiasaan Bagian Pemasaran yang langsung melakukan permintaan pembelian kepada Bagian Pembelian. Alasan yang diungkapkan karena akan lebih mudah dan praktis. Atasan pun menganggap bahwa Bagian Pemasaran lebih mengetahui kebutuhan konsumen sehingga mengizinkannya langsung melakukan permintaan pembelian kepada Bagian Pembelian tanpa melalui Bagian Gudang. Akibat dari kebiasaan Bagian Pemasaran yang menganggap hal ini akan lebih mudah dan praktis tanpa mempertimbangkan kemungkinan adanya persedian barang di gudang, akan cenderung menimbulkan terjadi penumpukan persedian barang di gudang. Penumpukan barang akan merugikan perusahaan, karena menyebabkan bertambah besarnya biaya penyimpanan dan kemungkinan keusangan barang. Harus dilakukan koordinasi antara Bagian Pemasaran dengan Bagian Gudang. Pembuatan permintaan pembelian sebaiknya melalui Bagian Gudang. Petugas gudang dapat memeriksa dan meneliti kembali persediaan sepeda motor yang masih ada dan memberitahukan kepada Bagian Pemasaran agar dapat segera dilakukan penawaran atas persedian sepeda motor yang masih ada tersebut kepada konsumen, serta menentukan apakah permintaan Bagian Pemasaran dapat dipenuhi dengan
62
persediaan yang ada atau menentukan apakah perlu dilakukan permintaan pembelian kepada Bagian Pembelian. 3. Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian dilakukan secara lisan Bagian Pemasaran melakukan permintaan pembelian langsung kepada Bagian Pembelian secara lisan. Tidak dibuat sebuah surat atau dokumen resmi yang menyatakan adanya permintaan barang yang dibutuhkan. Begitu pun dengan Bagian Pembelian, saat permintaan pembelian diterima, Bagian Pembelian akan melakukan pesanan pembelian kepada pemasok melalui telepon. Setelah itu tidak dibuat sebuah dokumen resmi yang menyatakan telah dilakukannya pesanan pembelian. Dalam melakukan prosedur permintaan pembelian harus dibuat dokumen resmi; Surat Permintaan Pembelian, tujuannya agar perusahaan dalam hal ini Bagian Pembelian mempunyai bukti tertulis mengenai adanya suatu permintaan pembelian dari bagian yang bersangkutan. Pesanan pembelian juga harus dibuat dokumen resmi; Surat Pesanan Pembelian (Purchase Order), agar dapat diketahui data-data mengenai pesanan pembelian yang telah dilakukan pada tanggal-tanggal tertentu. Ketika penulis menanyakan hal ini pihak perusahaan beranggapan bahwa mengenai Surat Permintaan Pembelian tidak perlu dilakukan, karena dianggap lebih ringkas dan praktis dengan penyampaian secara lisan, daripada harus membuat suatu surat permintaan terlebih dahulu. Mengenai Purchase Order, perusahaan percaya pada pihak pemasok dan beranggapan bahwa pada saat memesan melalui telepon, pihak pemasok sudah mencatat semua data mengenai pesanannya dan akan menganggap Sales Order yang dikirim pemasok sebagai Purchase Order-nya juga.
63
Bila perusahaan tidak memiliki dokumen bukti secara tertulis pada proses permintaan pembelian dan pesanan pembelian akan cenderung menimbulkan masalah di kemudian hari. Misalnya pada suatu saat perusahaan tidak mendapatkan produk pesanan yang diinginkannya, untuk tindak lanjutnya perusahaan akan mengalami kesulitan karena tidak adanya dokumen bukti yang telah diotorisasi dengan bagian atau pihak pemasok yang bersangkutan. Sebaiknya dibuat kebijakan yang mengharuskan bagian yang melakukan permintaan pembelian dan bagian pembelian yang melakukan pesanan pembelian membuat sebuah dokumen Surat Permintaan Pembelian dan Purchase Order. Atau minimal sebuah memo yang menyatakan telah dilakukannya permintaan pembelian dan pesanan pembelian atas sejumlah unit barang tertentu, dan diotorisasi atau ditanda tangani oleh pihak terkait, pada tanggal yang bersangkutan. 4. Fungsi Penerimaan Barang dilakukan oleh Bagian Pembelian Barang yang dikirim oleh pemasok, diterima oleh Bagian Pembelian. Bagian Pembelian memeriksa fisik barang berdasarkan surat jalan yang ada. Setelah setuju dengan fisik barang, barang akan diserahkan kepada bagian Gudang untuk disimpan dan dibuatkan laporan penerimaan barang dan kartu stock. Namun terkadang penerimaan barang juga dilakukan oleh staf bagian lain seperti bagian gudang. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang. Bagian Pembelian hanya bertugas melakukan transaksi pembelian. Untuk transaksi penerimaan barang harus dipisah dari tugas Bagian Pembelian. Bagian yang harus menerima barang adalah Bagian Penerimaan atau Bagian Gudang.
64
Direktur sudah membuat skema pembelian dan sekaligus penerimaan barang dibebankan pada Bagian Pembelian. Sampai saat ini Bagian Pembelian ditugaskan menerima barang yang dikirim, dengan anggapan bahwa Bagian Pembelian yang melakukan pesanan barang akan lebih tahu kualifikasi barang yang dikirim pemasok. Akibat dari kegiatan penerimaan barang yang dilakukan Bagian Pembelian ini adalah adanya ketidakefisienan dalam proses bekerja. Hal ini terbukti bahwa Bagian Pembelian sering mengalami hambatan kekurangan waktu kerja, akibat tugas penerimaan yang seharusnya tidak perlu dibebankan kepadanya. Sebaiknya tugas penerimaan barang diserahkan kepada Bagian Penerimaan Barang atau langsung kepada Bagian Gudang.bagian Pembelian cukup menyerahkan Purchase Order kepda Bagian Gudang untuk memeriksa kualifikasi pesanan barang yang telah dilakukan. Seelah menerima dan memeriksa fisik barang berdasarkan Surat Jalan dan Purchase Order, Bagian Gudang harus membuat Laporan penerimaan Barangdan mencatatnya kedalam Kartu Stock. Copy LPB dikirim ke Bagian Pmebelian, sehiangga proses kegiatan operasi pembelian dan peneriamaan barang berlangsung secara efisien dan efektif, tanpa terjadi tumpang tindih tugas penerimaan barang. 5. Tidak dibuatnya Check Register dan Voucher Register Dalam melakukan prosedur pembayaran utang perusahaan akan membuat Payment Voucher yang berfungsi sebagai dokumen bukti kas keluar. Setelah dibuat Payment Voucher kemudian dibuka sebuah cek/giro. Giro akan langsung dimintakan tandatangan Direktur dengan melampirkan Surat Jalan dan Sales Order yang
65
bersangkutan. Payment Voucher akan disimpan dan giro dikirim ke pemasok. Pencatatan giro dilakukan setiap akhir bulan dengan melihat bonggol giro. Bukti kas keluar harus dicatat ke dalam Voucher Register yang berfungsi sebagai daftar yang menunjukkan bukti kas keluar yang telah dilakukan. Setelah itu giro ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Bagian Utang harus mencatat informasi dalam giro tersebut ke dalam catatan akuntansi yang bernama Check Register, yang berfungsi sebagai daftar yang menunjukkan giro-giro yang telah dibuka dan dikeluarkan oleh perusahaan. Hal ini harus dilakukan setiap kali giro dikeluarkan. Dengan demikian perusahaan akan dapat mengetahui informasi mengenai giro dan bukti kas keluar yang telah dikeluarkan oleh perusahaan. Ketika ditanyakan mengenai hal ini pihak perusahaan beranggapan bahwa bila ingin mengetahui giro yang pernah dikeluarkan, cukup melihat bonggol cek yang tersimpan di Bagian pembelian dan Utang. Sedangkan untuk Payment Voucher yang pernah dibuat, pihak perusahaan beranggapan hanya sebagai bukti kas keluar semata untuk membuka giro, dan bila ingin memeriksanya kembali cukup dengan mencari dokumen Payment Voucher yang bersangkutan. Perusahaan akan mengalami kesulitan saat ingin memeriksa kembali mengenai giro dan Payment Voucher yang pernah dikeluarkan. Bila hanya mengandalkan bonggol cek, cenderung akan mengalami kesulitan untuk memeriksa cek yang mana saja yang dibuat untuk pembayaran utang yang bersangkutan. Bonggol cek tidak menyebutkan untuk apa cek tersebut dikeluarkan, sedangkan dengan Check Register nomor cek yang bersangkutan disebutkan tujuan pembayarannya. Untuk Payment Voucher yang tidak dibuatkan Voucher Register, akan memakan waktu lama pada
66
saat mencarinya kembali dan mungkin saja Payment Voucher yang bersangkutan hilang atau rusak. Payment voucher sebaiknya dicatat ke dalam Voucher Register yang berisi tanggal, tujuan Payment Voucher, nomor Payment Voucher, nomor cek, tanggal cek, jumlah nominal dan periode bulan yang bersangkutan. Dan untuk giro yang pernah dikeluarkan perusahaan, buatlah sebuah catatan akuntansi; Check Register yang menyebutkan tanggal, nomor giro, bank, jumlah nominal, tujuan pembayaran, dibayarkan kepada, dan periode bulan yang bersangkutan. 6. Bukti Kas Keluar tidak dicap “Lunas” Bukti Kas Keluar (payment voucher) dibuat berdasarkan dokumen-dokumen pendukung yang ada, yaitu surat jalan dan sales order. Setelah giro dibuka berdasarkan payment voucher dan kemudian dikirim ke pihak pemasok; payment voucher, sales order, copy giro dan surat jalan langsung diarsip tanpa diberi cap “Lunas” atau pembubuhan tanda tangan pada dokumen sumber tersebut. Kriterianya pada saat bukti kas keluar dibuat dan pembayaran utang sudah terealisasi, bukti kas keluar tersebut harus diberi cap atau tanda “Lunas” agar memudahkan pemisahan antara bukti kas keluar yang belum terealisasi dengan yang sudah benar-benar terealisasi atau sudah dibayar. Saat ditanyakan mengenai hal ini pihak perusahaan beranggapan bahwa mereka dapat membedakan antara payment voucher yang sudah lunas dengan yang belum lunas. Caranya hanya melihat apakah payment voucher yang bersangkutan sudah dibukakan giro atau belum.
67
Akibat dari kondisi ini staf yang berangkutan terkadang membuat kembali payment voucher yang sebelumnya telah dibuat, walaupun pada akhirnya hal ini dapat dideteksi segera mungkin. Selain itu staf yang bersangkutan terkadang sulit memisahkan antara dokumen yang sudah lunas dengan yang belum lunas. Kedua hal itu berarti menyebabkan terbuangnya waktu kerja staf yang bersangkutan. Sebaiknya pada saat payment voucher dibuat dan kemudian giro telah ditanda tangani oleh Direktur serta telah dikirimkan kepada pemasok yang bersangkutan, payment voucher yang bersangkutan diberi cap atau tanda “Lunas”. Tanda yang dimaksud tidak harus berupa stempel “Lunas” tapi juga bisa dilakukan tanda lain dengan tulisan “Lunas”. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi penggandaan pembuatan payment voucher dan mencegah kesulitan pada saat akan memisahkan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas. 7. Tidak adanya pemisahan dokumen yang telah lunas dengan yang belum lunas Pada saat proses pembayaran telah selesai dilakukan, dokumen yang bersangkutan tidak langsung dipisahkan dari dokumen yang belum dibuat proses pembayaran. Dokumen yang lunas ditumpuk begitu saja dengan dokumen yang belum lunas. Bukti pembayaran utang yang sudah lunas beserta lampiran dokumen pendukungnya harus dipisahkan dari dokumen-dokumen yang belum lunas. Dokumen yang sudah lunas sebaiknya disimpan ditempat yang terpisah dari tempat penyimpanan dokumen yang belum lunas. Tujuanya agar tidak terjadi penggandaan pembayaran atas dokumen yang sudah lunas.
68
Perusahaan berpendapat bahwa staf yang melakukan pembayaran utang sudah tahu dokumen mana yang belum lunas dan yang sudah lunas. Yang membedakan antara keduanya adalah ada atau tidaknya Payment Voucher dan copy giro. Jadi pada saat ingin melakukan pembayaran utang, mereka akan mencari dokumen yang tidak terdapat Payment Voucher dan sudah jatuh tempo. Pemisahan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas dilakukan pada saat sudah terjadi penumpukan dokumen yang cukup banyak di meja staf pembayaran utang. Dari kondisi demikian pihak perusahaan akan mengalami ketidakefektifan dalam proses pembayaran utang. Staf yang bersangkutan akan mengalami hambatan waktu; yaitu pada saat mencari dokumen yang ingin dibuatkan proses pembayaran dan pada saat terjadi penumpukkan di meja, pemisahan dokumen yang belum lunas dengan yang sudah lunas akan membuang waktu banyak. Selain itu kemungkinan terjadi pembayaran ganda atas dokumen yang sudah lunas cukup besar. Sebaiknya dokumen yang lunas dengan yang belum lunas dipisahkan. Dalam hal ini dapat dibuat sebuah filling cabinet yang memisahkan dan membedakan antara dokumen yang lunas dengan yang belum lunas. Dengan demikian kemungkinan terjadinya pembayaran ganda dapat diminimalisir dan proses bekerja staf yang bersangkutan lebih efektif.
IV.3. Prosedur Audit atas Fungsi Pembelian dan Pencatatan Utang Prosedur audit merupakan langkah–langkah yang harus dilakukan dalam pemeriksaan akuntansi. Prosedur audir audit harus direncanakan dan dilaksanakan dengan baik guna mendapatkan bukti-bukti audit yang diperlukan auditor dalam
69
pemeriksaannya. Berdasarkan hasil evaluasi pengendalian intern diatas, dapat disusun prosedur audit atad fungsi pembelian dan pencatatan utang yang dapat digunakan dalam pelaksanaan audit terinci sebagai berikut: 1. Pemeriksaan atas Transaksi Pembelian Tujuan Pemeriksaan: Menilai efektifitas, efisiensi, dan keekonomisan pelaksanaan transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan serta menjaga kelancaran kegiatan operasi penjualan dengan menjamin tersedianya persedian barang dagangdalam julah yang optimal. Prosedur Audit: a) Analisis apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai safety stock dan persedian minimal perusahaan. b) Telusuri apakah Bagian Pembelian menentukan jumlah pesanan ekonomis setiap kali melakukan pembelian. c) Telusuri apakah perusahaan pernah mengalami keterlambatan penerimaan barang yang dipesan dari pemasok, dan dapatkan penyebabnya. d) Analisis bagaimana dampak keterlambatan tersebut terhadap kegiatan operasi penjualan perusahaan. e) Analisis bagaimana pelaksanaan kegiatan permintaan pembelian dilakukan. f) Analisis apakah bagian Pembelian melaksanakan kegiatan pesanan sesuai dengan spesifikasi permintaan dari bagian terkait.
70
g) Telusuri apakah ada surat atau memo yang dapat membuktikan telah dilakukannya kegiatan permintaan pembelian dan pesanan pembelian dan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. h) Telusuri apakah ada otorisasi atas permintaan pembelian dan pesanan pembelian oleh pejabat yang berwenang, untuk mengecek keabsahannya. i) Lakukan perhitungan fisik atas barang yang diterima dengan cara menghitung dan memeriksa kualitas atau dengan cara sampling, apakah sesuai dengan pesanan. j) Buat simpulan audit. 2. Pemeriksaan atas Penerimaan Barang Tujuan Pemeriksaan: Menilai keefektifan prosedur penerimaan barang yang dilakukan perusahaan dalam upaya meningkatkan pengendalian intern perusahaan. Prosedur Audit: a) Dapatkan Sales Order perusahaan yang berfungsi sebagai pesanan pembelian, dan Laporan Penerimaan Barang yang berfungsi sebagai surat bukti penerimaan barang, secara sampling. b) Lakukan crosscheck antara Sales Order dengan Laporan Penerimaan Barang dan Surat Jalan, untuk mengetahui kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian spesifikasi dan kuantitas barang yang dipesan dengan barang yang diterima.
71
c) Telusuri apakah Laporan Penerimaan Barang dibuat dengan tanggal yang sesuai dengan tanggal Surat Jalan. d) Lakukan observasi proses penerimaan barang untuk mengetahui bagaimana cara Bagian Gudang menerima barang dari Bagian Pembelian dan melakukan penghitungan atas barang yang diterima. e) Periksa apakah dalam Laporan Penerimaan Barang yang dipilih secara sampling tersebut terdapat otorisasi dari pihak yang terkait, khususnya Bagian Gudang. f) Periksa apakah Laporan Penerimaan Barang, Sales Order dan Surat Jalan, didistribusikan ke bagian terkait. g) Analisis dampak ketidakefisienan aktivitas penerimaan barang perusahaan, apabila tidak terdapat prosedur penerimaan barang yang efektif. h) Lakukan analisis atas kemungkinan terjadinya inefisiensi dan inefektifitas akibat dari aktivitas penerimaan barang dan pendistribusian dokumen yang tidak beraturan. i) Buat simpulan audit. 3. Pencatatan atas Pencatatan Utang Tujuan Pemeriksaan: Menilai efektivitas dan efisiensi kegiatan pencatatan utang yang dilakukan perusahaan dalam upaya meningkatkan pengendalian intern perusahaan.
72
Prosedur Audit: a) Analisis apakah pencatatan pertambahan utang dagang dicatat berdasarkan faktur dari pemasok. b) Analisis apakah terdapat kartu utang yag menunjukkan saldo utang secara reliable dan up to date. c) Lakukan crosscheck antara faktur dengan catatan dalam kartu utang. d) Periksa apakah bukti kas keluar dibuat berdasarkan nilai Sales Order yang telah jatuh tempo. e) Periksa apakah cek/giro untuk pembayaran utang dibuat sesuai dengan bukti kas keluar yang sudah dibuat. f) Dapatkan dokumen bukti kas keluar dan copy giro secara sampling. g) Lakukan crosscheck antara bukti kas keluar dengan copy giro, untuk mengetahui kemungkinan terjadi ketidaksesuaian spesifikasi data diantara keduanya. h) Periksa apakah dalam bukti kas keluar dan copy giro yang telah dipilih secara sampling tersebut terdapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. i) Analisis dampak ketidakefektifan aktivitas pencatatan utang apabila tidak terdapat prosedur pencatatan dan pembagian tugas secara tertulis. j) Lakukan analisis atas kemungkinan terjadinya inefisiensi dan inefektifitas akibat dari aktivitas pencatatan utang dan pendistribusian dokumen serta pembagian tugas yang tidak beraturan. k) Buat simpulan audit.
73
