AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN DAN FUNGSI PENERIMAAN KAS PADA PT TATALOGAM LESTARI Winda Oktaviany 1501149106 Dosen Pembimbing : Aries Wicaksono, S.Kom., M.Ak. Universitas Bina Nusantara, Kemanggisan,
[email protected] ABSTRAK Penjualan dan penerimaan kas merupakan fungsi yang utama dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, sehingga perusahaan diharapkan dapat menjalankan fungsi tersebut secara efektif dan efisien. Untuk dapat menjalankan secara efektif dan efisien dibutuhkan suatu evaluasi berupa audit operasional. Penelitian yang dilakukan merupakan penelitian kualitatif yang dilakukan pada PT. Tatalogam Lestari sebagai distributor genteng metal. Metode penelitian yang digunakan adalah wawancara, observasi, penelusuran dokumen terkait dengan fungsi penjualan dan penerimaan kas, membuat kuesioner, dan studi kepustakaan. Berdasarkan hasil penelitian, secara umum kegiatan yang telah dilakukan cukup baik, tetapi masih terdapat beberapa kelemahan diantaranya ; Penerimaan kas tidak langsung disetor, tidak mengenakan denda atas keterlambatan pembayaran piutang, tidak memiliki kebijakan tertulis atas kenaikan credit limit, penyisihan piutang dan piutang tak tertagih, struktur organisasi tidak sesuai. Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang ada dalam perusahaan dapat disarankan perusahan harus membuat kebijakan penerimaan kas, membuat kebijakan tertulis atas denda/sanksi terkait keterlambatan pembayaran piutang, kebijakan mengenai credit limit, penyisihan piutang dan piutang tak tertagih, perusahaan membuat struktur organisasi sesuai dengan bagian yang ada. (WO) Kata Kunci : Audit Operasional, Penjualan, Penerimaan Kas, Sistem Pengendalian Internal
ABSTRACT Sales and cash receipts are the main function in running company operations, so the company is expected to perform these functions effectively and efficiently. To be able doing effectively and efficiently, evaluation form of operational audit is needed. Research carried out a qualitative study conducted in PT. Tatalogam Lestari as a distributor of metal roof. The research methods used are interview, observation, document tracking related to the functions of sales and cash receipts, making the questionnaire, and the study of literature. Based on the research results, in general, activities have done quite well, but there are still some weaknesses such as; Cash receipts are not directly deposited, not imposing penalties for late payment of accounts receivable, does not have a written policy on the increase in credit limit, accounts receivable and allowance for doubtful accounts, the organizational structure is not appropriate. Based on the weaknesses that exist in the company, can be suggested that company should make the policy for cash receipts, create a written policy on fines or penalties related to late payment of accounts receivable, policies regarding credit limit, accounts receivable and allowance for doubtful accounts, and the company should create an organizational structure in accordance with the existing sections, (WO) Keywords : Audit Operational, Sales, Cash Receipts, Internal Control Systems
PENDAHULUAN Fungsi penjualan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas berapa besar atau kecilnya pemasukan yang diterima oleh perusahaan dari hasil kegiatan penjualan barang dan jasa yang dilakukan perusahaan. Bagian penjualan memerlukan pengawasan khusus , karena jika tidak diawasi atau dikendalikan dapat menimbulkan kecurangan sehingga mempengaruhi pemasukan dan kegiatan operasional perusahaan. Fungsi penerimaan kas merupakan fungsi yang menjelaskan penerimaan/ pemasukan kas perusahaan atas penjualan yang dilakukan baik secara tunai maupun kredit. Saat penjualan dilakukan otomatis membuat pencatatan tanggal pada penjualan dan penerimaan kas berbeda. Hal ini harus diperhatikan untuk mengendalikan kegiatan dari fungsi penjualan dan penerimaan kas agar berjalan secara efektif dan efisien sehingga dapat menghindari terjadinya kecurangan dalam kegiatan operasional perusahaan pada fungsi penjualan dan penerimaan kas. Terkait dengan penelitian ini, terlebih dahulu Stefanus Ariyanto dan Juli Yanti tahun 2012 telah melakukan penelitian dengan judul “ Audit Operasional Atas Siklus Pendapatan Pada PT New Inti Furnindo Cabang Bandung 2012 “. Penelitian tersebut dilakukan dengan analisa deskriptif dengan membandingkan kondisi yang sedang terjadi dengan kriteria atau standar yang seharusnya dilaksanakan. Data yang digunakan adalah data yang berkaitan dengan siklus pendapatan lalu melakukan pengamatan secara langsung atas pelaksanaan prosedur penjualan. Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara langsung dan tidak langsung berupa wawancara dan kuisioner agar dapat dikembangkan suatu temuan dan mendapatkan sebab dan akibat dari setiap masalah yang timbul. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kriteria yang ditetapkan perusahaan terlalu tinggi atas target penjualan dan penyebab target penjualan perusahaan tidak pernah tercapai disebabkan pemasaran yang sepi karena tidak ada event tertentu bagi konsumen untuk membeli furniture baru, harga produk lebih murah daripada perusahaan furniture lainnya, salesman kurang termotivasi dalam melakukan penjualan yang dikarena komisi sangat kecil yaitu hanya 4% dari harga jual, gaji salesman kecil, dan tidak mendapatkan bonus jika target penjualan tercapai dan salesman juga tidak mendapatkan sanksi apapun jika penjualannya tidak tercapai. Selain itu biaya operasional tidak sesuai dengan anggaran. Kondisi bahwa biaya yang dikeluarkan selalu melebihi anggaran yag ditetapkan. Disebabkan karena kurangnya pengawasan. Penelitian yang dilakukan Nena Seoulinda & Aries Wicaksono (2013) yang berjudul “ Evaluasi Pengendalian Internal Dan Sistem Akuntansi atas Penerimaan Kas dan Piutang Premi Aduransi Pada PT H ”. Peneliti tersebut dilakukan menggunakan metode yang didasari oleh Committee of Sponsoring Organization atau biasa dikenal dengan COSO. Data diperoleh dari literatur yang antara lain, buku teks, dan sumber referensi lain berupa teori-teori dan pendapat ilmiah lainnya yang berhubungan dengan topik pembahasan. Selain berdasarkan teori-teori, peneliti melakukan wawancara, menyebar kuesioner, dan observasi ke perusahaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Pada PT H pengendalian internal dan sistem akuntansi yang disusun oleh manajemen sudah baik dan sesuai dengan standar dan kebijakan yang dibuat oleh perusahaan. Selain itu telah ditemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen, terutama pada dokumentasi dan penyampaian informasi. Berdasarkan penelitan penulis yang berjudul Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan dan Fungsi Penerimaan Kas pada PT Tatalogam Lestari dengan tujuan Untuk mengevalusi efisien dan efektivitas aktivitas penjualan dan penerimaan kas secara tunai pada PT Tatalogam Lestari, Menganalisi setiap kelemahan yang ada dalam kegiatan operasional atas penjualan dan penerimaan kas secara tunai PT Tatalogam Lestari yang dapat menyebabkan ketidakefektifan dan ketidakefisienan pada perusahaan, Mengetahui dan merekomendasi cara perusahaan dalam mengatasi kelemahan yang dapat terjadi pada kegiatan operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas secara tunai PT Tatalogam Lestari.
RUANG LINGKUP Skripsi ini membatasi ruang lingkup penelitian, yaitu: pada aktivitas penjualan dan aktivitas penerimaan kas, struktur organisasi beserta tugas, tanggung jawab, wewenang serta divisi pelaksanaan pada bagian penjualan dan penerimaan kas, yang bermula dari survei pendahuluan, evaluasi kebijakan sistem pengendalian internal, hingga prosedur audit rinci, dan menjabarkan hasil temuan audit dan rekomendasi.
TUJUAN PENELITIAN Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dilakukannya penelitian terhadap audit operasional penjualan pada PT Tatalogam Lestari adalah:
1.
2.
3.
Melakukan penilaian terhadap aktivitas penjualan dan penerimaan kas apakah telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan, serta menilai aktivitas penjualan dan penerimaan kas PT. Tatalogam Lestari apakah telah berjalan secara efektif dan efisien. Menganalisi setap kelemahan yang ada dalam setiap kegiatan operasional atas aktivitas penjualan dan penerimaan kas PT. Tatalogam Lestari yaang dapat menyebabkan ketidakefektifan dan ketidakefisienan pada perusahaan. Memberikan rekomendasi bagaimana cara perusahaan dalam mengatasi kelemahan yang dapat terjadi pada kegitan operasional atas fungsi penjualan PT. Tatalogam Lestari.
METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif dan teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh informasi yang relevan adalah sebagai berikut : 1. Penelitian Literatur (Library Research) Dalam penelitian ini penulis melakukan pengumpulan data dengan cara membaca, mencari dan mempelajari data-data serta informasi dari berbagai media seperti artikel, buku, materi kuliah dan media elektronik seperti internet. Penelitian ini dilakukan dengan mencari bahan-bahan dan data mengenai pembahasan yang terkait dengan audit operasional yang berkaitan dengan aktivitas penjualan dan penerimaan kas. 2. Metode Penelitian Lapangan (Field Research) Dalam penelitian lapangan, penulis datang langsung ke PT. Tatalogam Lestari untuk mengumpulkan informasi dan data yang dibutuhkan untuk mendukung penelitian ini agar lebih meyakinkan dan lebih akurat. Hal yang dilakukan dalam penelitian lapangan dilakukan dengan cara seperti berikut : a. Wawancara (Interview) Kegiatan wawancara dilakukan dengan karyawan yang terlibat dan bertanggung jawab atas kegiatan operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas. Dalam kegiatan wawancara dilakukan dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan yang terkait atas aktivitas penjualan dan penerimaan kas yang ada di dalam perusahaan. b. Daftar Pertanyaan (Questionaire) Daftar pertanyaan disusun untuk memberikan sejumlah pertanyaan mengenai masalah yang akan diteliti oleh penulis kepada kepala pimpinan serta staff yang terkait langsung pada aktivitas penjualan dan penerimaan kas. Daftar pertanyaan diajukan untuk memperoleh informasi dan keterangan yang lebih terinci. c. Pengamatan (Observation) Pengamatan yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan perusahaan khususnya pada aktivitas penjualan dan aktivitas penerimaan kas. Kegiatan pengamatan digunakan untuk mengetahui bagaimana internal kontrol yang terdapat dalam aktivitas penjualan dan aktivitas penerimaan kas. d. Dokumentasi (Documentation) Dokumentasi dilakukan untuk menelusuri dan mempelajari dokumen-dokumen perusahaan yang terkait dengan kegiatan penjualan dan penerimaan kas.
HASIL DAN BAHASAN Rencana Kerja dan Pelaksanaan Audit Operasional 1.
Survei Pendahuluan (Preliminary survey) Audit pendahuluan / survey pendahuluan merupakan tahap awal dalam pelaksanaan audit operasional. Tahap ini bertujuan untuk mengumpulkan data-data dan informasi mengenai latar belakang perusahaan, gambaran perusahaan, kegiatan operasional perusahaan, dan prosedur serta sistem penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan dalam perusahaan. Kegiatan prosedur pemeriksaan yang telah dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Mengumpulkan data dan informasi mengenai latar belakang berdirinya perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab setiap bagian dalam penjualan dan penerimaan kas. 2. Mengumpulkan data mengenai prosedur penjualan dan penerimaan kas perusahaan. 3. Melakukan wawancara tidak terstruktur terhadap bagian yang terkait serta memberikan pertanyaan tentang kegiatan penjualan dan penerimaan kas.
4. 5. 6.
Memberikan kuesioner pertanyaan tentang kegiatan penjualan dan penerimaan kas pada perusahaan. Melakukan pengamatan atas pelaksanaan fungsi penjualan dan penerimaan kas yang ada di perusahaan. Mengumpulkan fotocopy dan scan dari dokumen yang terkait atas fungsi penjualan dan penerimaan kas serta menganalisis kelengkapan dari dokumen yang digunakan.
2. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT Tatalogam Lestari. Cara yang dilakukan untuk melakukan evaluasi ini yaitu dengan menyusun kuesioner yang diberikan kepada pihak-pihak terkait. Kuesioner berisi beberapa pertanyaan untuk memastikan mengenai keberadaan pengendalian intern yang ada pada perusahaan. Kuesioner yang berisikan daftar pertanyaan seputar kegiatan operasional dari penjualan dan penerimaan kas disebarkan ke 3 fungsi yang terkait dengan aktivitas penjualan di PT Tatalogam Lestari, yaitu bagian penjualan, keuangan, dan penagihan. Pertanyaan dalam kuesioner dapat dijawab dengan : 1. “Ya”, yang berarti sistem dan prosedur telah diterapkan serta dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya dan menunjukkan adanya kekuatan dari pengendalian intern diperusahaan. 2. “Tidak”, yang berarti sistem dan prosedur belum diterapkan serta dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya dan menunjukkan adanya kelemahan dalam perusahaan. Kelebihan : 1. Perusahaan memiliki job desk secara tertulis untuk setiap bagian yang ada. 2. Perusahaan kebijakan dan prosedur secara tertulis dalam menjalankan tugas dari masing-masing fungsi. 3. Perusahaan selalu membuat surat order penjualan jika ada pesanan dari pelanggan dan surat jalan jika ada pengiriaman barang. 4. Perusahaan memiliki daftar harga jual yang dibuat oleh direktur perusahaan. Daftar harga untuk setiap daerah berbeda-beda sesuai dengan kondisi pasar masing-masing daerah. 5. Terdapat pemisahan tugas diantara fungsi penjualan, penagihan piutang, penerimaan kas serta akuntansi. 6. Perusahaan melakukan pengecekan pada database credit limit pelanggan, sebelum menyetujui pesanan pelanggan. 7. Perusahaan selalu melakukan pengecekan pada database persediaan barang, sebelum menyetujui pesanan pelanggan. 8. Setiap periode selalu dilakukan evaluasi target yang ditetapkan, melihat apakah penjualan mencapai target. 9. Perusahaan selalu membuat laporan keuangan setiap bulan dan laporan tersebut diserahkan kepada direktur untuk diotorisasi. 10. Dokumen yang dimiliki perusahaan sudah bernomor urut secara komputerisasi. Dokumen tersebut antara lain: sales order, faktur penjualan dan surat jalan. 11. Perusahaan memiliki kebijakan terhadap pelunasan piutang, pelunasan piutang 45 hari setelah invoice dikeluarkan. 12. Rangkap dari setiap dokumen sudah diberikan pada bagian yang sesuai. 13. Perusahaan selalu memeriksa kecermatan mengenai kuantintas barang yang akan diberikan oleh pelanggan yang disesuaikan dengan permintaan barang. 14. Pengiriman barang selalu disertai surat jalan yang diotorisasi oleh kepala gudang. Untuk pengiriman barang di luar Jabodetabek di sertakan form Cargo Insurance yang diotorisasi oleh Manajer Finance. 15. Saat dilakukan penagihan piutang kepada pelanggan selalu disertai dengan faktur dan surat tanda terima. 16. Pada saat penerimaan kas dalam bentuk giro, cek dan kas secara tunai langsung disetorkan ke bank jika pelanggan membayar dengan transfer dan diserahkan paling lambat keesokan hari untuk penagihan daerah Jakarta.
17. File bagian penjualan sudah terintegrasi sistem, akan tetapi sebelum dimasukkan ke sistem, dilakukan pencatatan secara manual pada Microsoft excel terlebih dahulu. 18. Untuk pelanggan baru tidak diberikan kredit, karena untuk mendapatkan kredit, pelanggan baru harus mengajukan bank garansi terlebih dahulu sebagai penjamin. 19. Sampai sekarang tidak pernah terjadi penyimpangan pada saat pemberian uang tunai dari collector kepada divisi cash & bank, kerena collector selalu menyerahkan hasil sesuai dengan invoice & tanda terima dari pelanggan. Kelemahan : 1. Struktur organisasi dan uraian tugas pada bagian penjualan tidak sesuai dengan yang sebenarnya dan sering terjadi pergantian karyawan yang menyebabkan pekerjaan menjadi kurang efektif. 2. Perusahaan memiliki prosedur penjualan dan penerimaan kas secara tertulis. 3. Perusahaan tidak memiliki kebijakan tertulis terkait credit limit pelanggan. 4. Tidak terdapat kebijakan manajemen atas penyisihan piutang tak tertagih 5. Customer tidak dikenakan sanksi / denda atas keterlambatan pembayaran piutang yang melewati tanggal jatuh tempo.
3. Audit Rinci Atas Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT Tatalogam Lestari a.
b.
c.
Audit atas Penerimaan Pesanan Pelanggan Prosedur audit atas penerimaan pesanan pelanggan : 1. Memeriksa apakah prosedur dan kebijakan atas aktivitas pesanan pelanggan dibuat secara tertulis atau tidak. 2. Memeriksa kelengkapan isi purchase order dari pelanggan apakah sudah lengkap dan jelas seperti Tanggal, Nama barang, kuantitas, dan alamat. 3. Memeriksa apakah sudah dilakukan pengecekan barang terlebih dahulu ke bagian gudang sebelum dilakukan penjualan. 4. Memeriksa apakah harga yang tertera di pesanan pelanggan merupakan harga yang sudah dibuat oleh direktur dan sesuai dengan sales price list. Hasil audit yang didapat yaitu perusahaan sudah memiliki prosedur dan kebijakan penjualan secara tertulis, pelaksanaan atas pesanan pelanggan telah dijalankan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ada. Audit atas Fungsi Penjualan Prosedur audit atas aktivitas penjualan : 1. Memeriksa apakah pembuatan faktur penjualan telah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Memeriksa apakah faktur penjualan telah dibuat sesuai dengan pesanan penjualan yang telah dibuat sebelumnya. 3. Memeriksa kelengkapan informasi yang terdapat dalam faktur penjualan, seperti tanggal, identitas pelanggan, nama barang, jumlah barang, dan harga barang. 4. Memeriksa apakah faktur penjualan telah diotorisasi oleh sales manager sebelum dilakukan pengiriman ke pelanggan. 5. Memeriksa apakah perusahaan memiliki bagian khusus untuk mencatatkan penjualan. 6. Memeriksa apakah bagian penjualan telah menyetorkan hasil penjualan dengan jumlah yang sesuai dengan faktur penjualan. Hasil audit yang didapatkan, yaitu perusahaan sudah memiliki prosedur dan kebijakan tertulis atas aktivitas fungsi penjualan, tetapi menurut observasi pekerjaan bagian penjualan tidak berjalan efektif karena ada karyawan bagian demand planer yang resign dan pekerjaannya digantikan dengan sales admin officer. Audit atas Persetujuan Kredit Prosedur audit atas persetujuan kredit : 1. Mempelajari prosedur persetujuan kredit yang ditetapkan oleh perusahaan. 2. Memeriksa apakah penanganan atas persetujuan kredit telah diotorisasi oleh direktur. 3. Memeriksa apakah perusahaan mengecek credit limit pelanggan sebelum dilakukan transaksi penjualan.
4.
Memeriksa apakah sebelum dilakukan transaksi penjualan, bagian piutang telah memeriksa status piutang pelanggan. 5. Memeriksa apakah kebijakan persetujuan kredit dan syarat pembayaran pelanggan dibuat secara tertulis. Dari hasil audit ditemukan bahwa tidak ada prosedur dan kebijakan tertulis atas persetujuan kredit. Perusahaan memiliki limit untuk masing-masing pelanggan, tetapi tidak ada prosedur terkait dengan kredit limit, untuk kenaikan kredit limit dilihat dari historical customer d. Audit atas fungsi akuntansi Prosedur audit fungsi akuntansi atas aktivitas pencatatan transaksi penjualan dan penerimaan kas : 1. Memeriksa kebijakan dan prosedur mengenai pencatatan dan pelaporan keuangan atas fungsi penjualan dan penerimaan kas. 2. Memeriksa apakah bagian akuntansi melakukan pengecekan ulang terhadap seluruh dokumen yang terkait dengan transaksi penjualan. 3. Mengamati apakah laporan keuangan selalu diberikan kepada dewan dirksi secara berkala dan tepat waktu. Hasil audit yang didapatkan, yaitu perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan tertulis yang ditetapkan untuk bagian akuntansi dalam mencatat penjualan dan penerimaan kas. Pencatatan atas penjualan dan penerimaan kas dicatat secara berkala dan dibuat laporan setiap akhir periode. e. Audit atas fungsi pengiriman barang pesanan Prosedur audit atas aktivitas pengiriman barang : 1. Memeriksa kebijakan dan prosedur pengiriman barang pesanan pelanggan 2. Memeriksa apakah sebelum barang di kirim ke pelanggan dilakukan inspeski dahulu kondisi barang tersebut. 3. Memeriksa apakah pengiriman barang atas pesanan pelanggan sudah sesuai dengan purchase order dan telah diotorisasi oleh kepala gudang. 4. Memeriksa apakah terjadi keterlambatan dalam mengirim barang pesanan ke pelanggan. Dari hasil audit diketahui bahwa perusahaan telah memiliki kebijakan dan prosedur tertulis dalam proses pengiriman barang kepada pelanggan. Bagian gudang selalu melakukan pengecekan sebelum barang dikirimkan sehingga barang sampai dengan kondisi baik dan sesuai dengan pesanan pelanggan. f. Audit atas Penagihan Piutang Prosedur audit atas aktivitas penagihan piutang : 1. Memeriksa apakah perusahaan mempunyai bagian khusus yang melakukan penagihan piutang. 2. Memeriksa apakah bagian piutang setiap hari menyetorkan seluruh pembayaran pelanggan dengan jumlah yang sesuai dengan catatan penagihan dan diberikan kepada bagian keuangan. 3. Memeriksa apakah terdapat pembagian tugas antara penagih piutang dan yang menerima kas dari hasil penagihan. 4. Memeriksa apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai piutang tak tertagih. 5. Memeriksa apakah bagian piutang membuat daftar piutang serta secara berkala mengirimkan statement of account outstanding receivable kepada pelanggan. Dari hasil audit ditemukan bahwa perusahaan sudah memiliki prosedur dan kebijakan tertulis mengenai penagihan piutang. Piutang ditagih oleh collector dari divisi collecting payment khusus daerah Jakarta dan yang diluar Jakarta dikirimkan melalui TIKI/POS invoice penegihannya. g. Audit atas fungsi penerimaan kas Prosedur audit atas aktivitas fungsi penerimaan kas : 1. Memeriksa apakah perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur tertulis mengenai penerimaan kas dan dicatat sesuai akuntansi yang berlaku. 2. Memeriksa apakah pencatatan laporan penerimaan kas di uji kesesuaian dan kebenarannya. 3. Memeriksa apakah laporan keuangan hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki kepentingan. 4. Memeriksa apakah terdapat penyimpangan dalam pencatatan penerimaan kas. 5. Memeriksa apakah perusahaan melakukan cash opname.
h.
Perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan tertulis dalam melakukan pencatatan dan pelaporan penerimaan kas perusahaan. Perusahaan juga memiliki bagian khusus penerimaan kas yang disebut collecting payment.. Audit atas Retur Barang Prosedur audit atas retur barang yang dilakukan oleh peneliti yaitu: 1. Memeriksa apakah perusahaan telah menetapkan kebijakan dan prosedur tertulis mengenai retur barang. 2. Memeriksa apakah setiap barang yang diretur sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 3. Memeriksa apakah terdapat dokumen yang lengkap terkait retur penjualan. 4. Memeriksa apakah pencatatan atas retur telah dilakukan sesuai dengan standard yang berlaku. Hasil audit yang didapatkan, yaitu Perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur atas barang yang akan di retur. Tatapi sangat jarang terjadi retur karena selalu dilakukan pengecekan kondisi barang dan kesesuaian barang pesanan sebelum dilakukannya pengiriman.
4. Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas PT Tatalogam Lestari 1. Penerimaan kas yang diterima dari hasil penagihan di jakarta tidak langsung disetor ke divisi cash & bank. Kondisi: Bagian Collecting tidak langsung menyetorkan hasil penerimaan kas berupa pendapatan langsung dari hasil penagihan khususnya daerah jakarta yang berbentuk uang tunai, cek tunai, dan giro bilyet yang diperoleh. Kriteria: Semestinya hasil penerimaan kas yang diterima harus segera disetorkan dengan segera, penyetoran penerimaan kas tersebut dilakukan agar perusahaan dapat dengan segera untuk melakukan pencatatan atas hasil penerimaan kas ke laporan penerimaan kas dan diamankan oleh divisi cash & bank. Sebab: Keterlambatan perusahaan dalam menyetorkan hasil penerimaan kas yang berbentuk uang tunai, cek tunai, dan giro bilyet dikarenakan kebijakan perusahaan yang dalam melakukan penagihan yang dilakukan oleh collector. Karena collector pulang penagihan pada sore hari, sedangkan bagian bank closing jam 3 untuk masuknya transaksi , maka penyerahan hasil peenerimaan kas diserahkan keesokan harinya. Akibat: Hal ini dapat menyebabkan perusahaan dapat mengalami kerugian karena manipulasi penerimaan kas dan tidak dapat dengan segera melakukan pencatatan penerimaan kas dan rekonsiliasi bank, sehingga perusahaan tidak dapat menganalisis apakah terjadi kesalahan dan ketidakwajaran dalam penerimaan kas. Rekomendasi: disarankan perusahaan bisa membuat kebijakan bahwa setiap pembayaran piutang dilakukan dengan via transfer, selain menghemat tenaga kerja untuk menagih, penggunaan transfer dalam pembayaran piutang lebih efektif dan meminimalisir kecurangan. 2. Perusahaan tidak memiliki kebijakan tertulis terkait credit limit Kondisi Perusahaan memiliki credit limit untuk masing-masing pelanggan, akan tetapi perusahaan tidak memiliki kebijakan dan prosedur tertulis atas kenaikan credit limit, contohnya apabila pelanggan sudah melewati credit limit dan ingin melakukan pembelian lagi. Kriteria Perusahaan melengkapi prosedur & kebijakan credit limit dengan menambahkan prosedur & kebijakan tertulis terkait dengan kenaikan credit limit pelanggan, termasuk apabila pelanggan sudah melewati credit limit dan ingin melakukan pembelian. Sebab
Perusahaan beranggapan bahwa setiap customer mampu untuk membayar semua hutangnya dan perusahaan dalam memberikan kredit melihat dari sejarah pembayaran customer periode sebelumnya. Akibat Kepercayaan perusahaan terhadap kemampuan pembayaran customer membuat perusahaan lengah atas semua piutang-piutang customer yang semakin menunggak yang akhirnya customer tersebut tidak mampu membayar. Rekomendasi Perusahaan dianjurkan untuk membuat prosedur & kebijakan tertulis atas kenaikan credit limit, agar pemberian kenaikan limit jelas dalam pemberian penjualan kredit yang melebihi credit limit sesuai dengan prosedur, bukan melihat dari historical customer. 3. Perusahaan tidak mengenakan denda / sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang dari customer. Kondisi Perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai denda / sanksi bagi customer atas keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo. Kriteria Perusahaan harus membuat dan menerapkan kebijakan denda / sanksi tertulis yang ada dalam perusahaan mengenai keterlambatan pembayaran piutang agar customer dapat membayar piutangnya tepat waktu. Sebab Perusahaan beranggapan bahwa customer yang telat dalam melakukan pembayaran adalah customer yang sedang mengalami kesulitan ekonomi, maka perusahaan tidak menetapkan denda / sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang customer. Akibat Karena tidak ada kebijakan denda/sanksi, maka customer banyak yang tidak tepat waktu dan membayar piutang yang menyebabkan penerimaan kas perusahaan tidak mencapai target yang ditetapkan. Jika Ketepatan pembayaran piutang customer menurun maka arus kas perusahaan menjadi terganggu sehingga keuangan perusahaan tidak berjalan dengan efektif dan efisien Rekomendasi Perusahaan seharusnya membuat kebijakan tertulis untuk pemberian denda / sanksi kepada customer atas keterlambatan pembayaran piutangnya. Dengan adanya penerapan kebijakan yang lebih ketat di perusahaan diharapkan keterlambatan pembayaran oleh customer berkurang sehingga dapat meningkatkan target penerimaan kas yang ditetapkan. 4. Perusahaan tidak memiliki kebijakan manajemen atas penyisihan piutang dan piutang tak tertagih. Kondisi Perusahaan tidak memiliki kebijakan atas penyisihan piutang dan piutang tak tertagih. Perusahaan akan terus mencatat piutang dari pelanggan hingga pelanggan membayar setiap piutangnya. Piutang yang akan dihapus jika pelanggan benar-benar dalam keadaan bangkrut dan tidak memungkinkan untuk ditagih. Kriteria Perusahaan harus mempunyai prosedur dan kebijakan tertulis atas penyisihan piutang dan piutang tak tertagih karena piutang menyangkut risiko yang mungkin timbul pada masa akan datang maka perusahaan dapat mengantisipasi kerugian dalam jumlah besar serta supaya diketahui jumlah piutang sebenarnya yang disajikan dalam laporan keuangan. Sebab Perusahaan tidak memiliki kebijakan tertulis terhadap penyisihan atas piutang tak tertagih dan penghapusan piutang karena perusahaan merasa tidak perlu membuat penyisihan atas piutang tak tertagih karena jika ada piutang tak tertagih, pelanggan tersebut akan membayar dengan cicilan sampai hutang tersebut lunas. Perusahaan akan menghapus piutang jika pelanggan sudah bangkrut dan merasa piutang tersebut sudah tidak mungkin untuk dibayar. Akibat Perusahaan tidak mencatat cadangan kerugian piutang akan membuat akun piutang dalam laporan keuangan menjadi tidak wajar, karena jumlah piutang tahun sebelumnya masih dicatat. Jika pelanggan bangkrut maka piutang pada periode sebelumnya langsung dihapus, maka akan membuat
penurunan yang signifikan terhadap laporan keuangan yang dapat menyebabkan anggapan berkurangnya kinerja perusahaan. Rekomendasi Perusahaan dianjurkan untuk membuat kebijakan atas piutang tak tertagih supaya nilai dari piutang yang disajikan dalam laporan keuangan merupakan nilai yang wajar dan tidak terjadi penurunan yang drastis. 5. Struktur organisasi dan uraian tugas pada bagian penjualan tidak sesuai dengan yang sebenarnya dan sering terjadi pergantian karyawan. Kondisi Perusahaan memiliki struktur organisasi serta pembagian tugas yang tidak sama dengan bagian yang sebenarnya dan seringnya terjadi pergantian karyawan. Kriteria Perusahaan seharusnya menyesuaikan struktur organisasi yang sesungguhnya ada di perusahaan serta dapat memperbaharui setiap perubahan dari uraian tugas karyawan yang sedang terjadi saat ini. Sebab Perusahaan merasa strukur organisasi secara tertulis tidak begitu berpengaruh terhadap kegiatan operasional perusahaan karena setiap uraian tugas dari perusahaan kepada karyawan juga dapat diberitahukan langsung kepada setiap karyawan. Akibat Dapat terjadi ketidakjelasan dalam pembagian tugas serta ketidaktahuan tanggung jawab yang seharusnya dijalankan oleh setiap karyawan. Kegiatan operasional juga bisa menjadi tidak efisien karena karyawan tidak memahami uraian tugas yang seharusnya mereka jalankan, yang menyebakan pekerjaan berantakan dan tidak teratur. Rekomendasi Perusahaan seharusnya membuat struktur organisasi sesuai dengan bagian yang terdapat di dalam perusahaan. Uraian tugas untuk masing-masing bagian juga harus diperbaharui jika terjadi perubahan, misalnya jika ada karyawan yang keluar dan ada karyawan baru, struktur organisasinya harus di update. Tujuannya agar setiap karyawan mengetahui dan memahami tanggung jawabnya masing-masing. Untuk karyawan baru, sebaiknya diberikan pelatihan secukupnya sehingga tidak menimbulkan masalah dalam menjalankan tugas kedepannya.
SIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Aktivitas fungsi penjualan dan penerimaan kas PT Tatalogam Lestari sudah berjalan secara efektif dan efisien, hal ini ditunjukkan karena : a. Perusahaan memiliki daftar harga jual (Price List) b. Perusahaan selalu melakukan pengecekan pada database persediaan barang sebelum menyetujui pesanan pelanggan. c. Dokumen yang dimiliki perusahaan sudah bernomor urut. d. Rangkap dokumen sudah diberikan kepada divisi yang memiliki kepentingan. e. Perusahaan selalu memeriksa mengenai barang dan kuantitas barang yang akan diberikan pada pelanggan. f. Pengiriman selalu disertai dengan surat jalan yang diotorisasi oleh kepala gudang. g. Saat dilakukan penagihan piutang kepada pelanggan selalu disertai dengan surat penagihan dan dokumen tanda terima. h. Dokumen-dokumen perusahaan selalu diarsip Tetapi ada beberapa hal yang menyebabkan aktivitas belum berjalan secara efektif dan efisien, antara lain : a. Penerimaan kas yang diterima dari hasil penagihan di jakarta tidak langsung disetor ke divisi cash & bank.
b.
c.
d.
e.
Bagian Collecting tidak langsung menyetorkan hasil penerimaan kas berupa pendapatan langsung dari hasil penagihan khususnya daerah jakarta yang berbentuk uang tunai, cek tunai, dan giro bilyet yang diperoleh. Perusahaan tidak memiliki kebijakan tertulis terkait credit limit. Perusahaan memiliki credit limit untuk masing-masing pelanggan, akan tetapi perusahaan tidak memiliki kebijakan dan prosedur tertulis atas kenaikan credit limit Perusahaan tidak mengenakan denda / sanksi atas keterlambatan pembayaran piutang dari customer. Perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai denda / sanksi bagi customer atas keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo, yang mengakibatkan penerimaan kas tidak mencapai target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Perusahaan tidak memiliki kebijakan manajemen atas penyisihan piutang dan piutang tak tertagih. Perusahaan tidak memiliki kebijakan atas penyisihan piutang dan piutang tak tertagih. Perusahaan akan terus mengakui piutang dari pelanggan hingga pelanggan membayar setiap piutangnya. Piutang yang akan dihapus jika pelanggan benar-benar dalam keadaan bangkrut dan tidak memungkinkan untuk ditagih.. Struktur organisasi dan uraian tugas pada bagian penjualan tidak sesuai dengan yang sebenarnya dan sering terjadi pergantian karyawan. Perusahaan memiliki struktur organisasi serta pembagian tugas yang tidak sama dengan bagian yang sebenarnya.
Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dijelaskan di atas mengenai temuan masalah atau kelemahan, penulis memberikan beberapa saran perbaikan atas fungsi penjualan dan penerimaan pada PT Tatalogam Lestari, sehubungan dengan tujuan audit operasional agar dapat meningkatkan efektivitas, efisiensi atas kinerja operasional perusahaan yaitu : 1. disarankan perusahaan bisa membuat kebijakan bahwa setiap pembayaran piutang dilakukan dengan via transfer, selain menghemat tenaga kerja untuk menagih, penggunaan transfer dalam pembayaran piutang lebih efektif dan meminimalisir kecurangan 2. Perusahaan dianjurkan untuk membuat prosedur & kebijakan tertulis atas kenaikan credit limit, agar pemberian kenaikan limit jelas dalam pemberian penjualan kredit yang melebihi credit limit sesuai dengan prosedur, bukan melihat dari historical customer. 3. Perusahaan seharusnya membuat kebijakan tertulis untuk pemberian denda / sanksi kepada customer atas keterlambatan pembayaran piutangnya. Dengan adanya penerapan kebijakan yang lebih ketat di perusahaan diharapkan keterlambatan pembayaran oleh customer berkurang sehingga dapat meningkatkan target penerimaan kas yang ditetapkan sehinngga tidak mengganggu perputaran modal perusahaan dan aktivitas arus kas perusahaan 4. Perusahaan dianjurkan untuk membuat kebijakan atas piutang tak tertagih supaya nilai dari piutang yang disajikan dalam laporan keuangan merupakan nilai yang wajar dan tidak terjadi penurunan yang drastis. 5. Perusahaan seharusnya membuat struktur organisasi sesuai dengan bagian yang terdapat di dalam perusahaan. Uraian tugas untuk masing-masing bagian juga harus diperbaharui jika terjadi perubahan, supaya karyawan mengetahui tugasnya masing-masing.
REFERENSI Agoes, Sukrisno dan Hoesada, Jan. 2012. Bunga Rampai Auditing. Edisi kedua. Jakarta: Salemba Empat. Arens, Alvin A., Elder, R.J., & Beasley, M.S. (2012). Auditing and Assurance Service an Integrated Approach (14th Ed). New Jersey : Pearson PrenticeHall. Bayangkara IBK (2011), Audit Manajemen : Prosedur dan Implementasi, Salemba Empat, Jakarta. Boynton, W.C., R.N. Johnson, dan W.G Kell. 2011. Modern Auditing. Jakarta : Salemba Empat Bellina Wuwungan, Linus Ampang Pasasa & Bobby Wiryawan Saputra(2014). Pengaruh Audit Operasional dan Implementasi Strategi Terhadap Efektivitas Penjualan pada PT X. Finance & Accounting Journal, Vol. 3, No. 1, March 2014, ISSN # 2252-6242.
Elnaz Vafaei & Joe Christopher (2014). Operational auditing: Recognition of the flaws of this internal audit process and overcoming them through a new conceptual framework. Critical Perspectives on Accounting Conference, Toronto, Canada, 7th to 9th July 2014. Ghodratollah Haidarinejad, Sohrab Shekarbegi, Ali Akbar Kazemi & Sadegh Jamali (2012). Supreme Audit Court of Auditors Insights on Operational Audit. Management Science Letters 2, 4 January 2012. Horngren, C.T, Harrison, W. T, C. William T, & Themin S. Ahli bahasa oleh Gina Gania. (2011) Akuntansi Keuangan. Jakarta: Erlangga. Ikatan Akuntan Publik Indonesia. (2011). Standar Profesional Akuntan Publik,salemba empat: Jakarta. Ikatan Akuntan Publik Indonesia. (2012). Standar Akuntansi Keuangan Per 1 Juni 2012. Jakarta : Ikatan Akuntansi Indonesia. Islahuzzaman (2012). Istilah-Istilah Akuntansi & Auditing. Jakarta : Bumi Aksara. Kieso, et al. 2011. Intermediate Accounting (IFRS edition). United States: John Wiley & Sons. Krismiaji (2010). Sistem Informasi Akuntansi Yogyakarta. Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. Mayangsari, Sekar., Puspa, Wandanarum. (2013). Auditing: Pendekatan Sektor Publik dan Privat. Jakarta: Media Bangsa. Milica ÐorDevic & Bojana Novicevic Cecevic (2014). Synergistic Effects of Internal Audit and Lean-Six Sigma Concept on Business Process Improvement.. Faculty of Economics, University of Nis, Trg kralja Aleksandra 11, 18000 Niš, Serbia, December 17, 2014. Mulyadi (2010). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Nurhayanto, AK.. (2009). Dasar-dasar Auditing. Pusat pendidikan dan pelatihan pengawasan badan pengawasan keuangan dan pembangunan. (Veny Valentina, 2012, Audit operasional atas pengeloloaan Persediaan barang dagang untuk menunjangefektivitas dan efisiensi operasional perusahaan pada PT. ENGGAL PERDANA, Universitas Bina Nusantara). Puspitawati, Lilis., Sri Dewi Anggadini. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu Rahayu, Siti. Kurnia.,&Suhayanti, E. (2010). Auditing: Konsep Dasar dan Pedoman Pemeriksaan Akuntansi Publik (Edisi Pertamaed.) Yogyakarta: GrahaIlmu. Seoulinda, Nena. Dan Wicaksono, Aries. (2013). Evaluasi Pengendalian Internal Dan Sistem Akuntasi Atas Penerimaan Kas Dan Piutang Premi Asuransi Pada PT H. Jurnal Binus Business Review Vol. 04 No. 02 November 2013. Stefanus Ariyanto & Juli Yanti. Audit Operasional atas Siklus Pendapatan pada PT New Furnindo Cabang Bandung. Jurnal Binus Business Review, Volume 03 / Nomor 01 / May 2012. ISSN 2087-1228. Tuannakotta, Theoderus M. 2010. Akuntansi Forensik dan Audit Investigatif. LP-FEUI. Jakarta. Tunggal, A.W. (2012). Pokok-Pokok Operasional & Financial Auditing. Jakarta: Penerbit Harvindo. Tunggal, A.W. (2012). Pedoman Pokok Audit Operasional: Suatu Pengantar. Jakarta: Harvindo. Widjaja Tunggal, Amin.Drs, (2013) Pokok-pokok COSO-BASED AUDITING Jakarta:Harvaindo.
RIWAYAT PENULIS Winda Oktaviany , lahir di Tanjungpandan pada 20 Oktober 1993. Penulis menamatkan Sarjana Strata-1 (S1) jurusan Akuntansi di Universitas Bina Nusantara pada tahun 2015. Saat ini bekerja sebagai finance insurance di PT Tatalogam Lestari.
