BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS PENJUALAN, PIUTANG USAHA DAN PENERIMAAN KAS PADA PT ERAFONE ARTHA RETAILINDO
IV.1. Survey Pendahuluan Pemeriksaan operasional dimulai dari tahap perencanaan awal atau yang biasanya disebut dengan survey pendahuluan, tahapan ini dimaksudkan untuk memperoleh pemahaman dan informasi mengenai objek pemeriksaan. Objek pemeriksaan disini adalah bagian penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. Prosedur survey pendahuluan ini dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Melakukan pembicaraan pendahuluan dengan pihak manajemen perusahaan yaitu direktur dan manajer bagian akuntansi serta menjelaskan tujuan dan cara pemeriksaan yang akan dilakukan.
2.
Mendapatkan informasi umum mengenai perusahaan. Selama bulan November 2005 penulis melakukan wawancara dengan pejabat perusahaan yaitu Bapak M. As’udi selaku manajer akuntansi dan memberikan kuesioner untuk menggali informasi yang ingin diketahui. Kegiatan survey pendahuluan yang dilakukan penulis bertujuan untuk: a.
Mengetahui situasi dan kondisi perusahaan yang akan diperiksa, cara kerja dari fungsi-fungsi yang berkaitan dengan pemeriksaan operasional.
b.
Meminta informasi mengenai prosedur dan kebijakan perusahaan atas penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas.
c.
Mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam kuesioner.
54
d. 3.
Mengenal lebih jauh tentang kegiatan perusahaan.
Mendapatkan data-data perusahaan diantaranya adalah struktur organisasi perusahaan dan uraian tugas setiap fungsi, akte pendirian perusahaan, peraturanperaturan
atau
kebijakan-kebijakan
perusahaan,
prosedur
kerja,
rencana
kerja/anggaran dan realisasinya. 4.
Melakukan pengamatan, kunjungan lapangan baik di kantor pusat maupun ke beberapa outlet PT EAR, serta wawancara dengan staf yang bertugas.
5.
Menelaah informasi umum yang telah diperoleh untuk membuat simpulan indikasi kelemahan atas temuan sementara objek pemeriksaan.
6.
Membuat ikhtisar dari temuan yang penting.
IV.2. Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen Penulis melakukan penelaahan dan pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen dengan tujuan untuk: a.
Mendapatkan gambaran tentang keandalan sistem pengendalian manajemen perusahaan.
b.
Mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian manajemen dan dampaknya.
c.
Memastikan temuan sementara pemeriksaan ini menjadi temuan pemeriksaan yang konkrit melalui pengujian terinci. Tahap ini dilakukan dengan cara memberikan kuesioner kepada masing-masing
bagian dan melakukan pengujian serta pengamatan atas prosedur penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. Hasil temuan sementara pada tahap ini akan dilanjutkan dengan pengujian terinci yang akan dibahas pada sub-bab berikutnya.
55
IV.3. Pengujian Terinci Dari hasil kuesioner dan pengamatan sebelumnya harus dilakukan pengujian terhadap beberapa prosedur perusahaan dengan tujuan untuk: a.
Memastikan indikasi kelemahan pada temuan sementara pemeriksaan menjadi temuan pemeriksaan.
b.
Memperoleh bukti yang kompeten, relevan, dan cukup untuk mendukung temuan. Pengujian ini dilakukan melalui pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan untuk
mengetahui apakah prosesnya sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Dalam hal ini auditor melakukan pemeriksaan terhadap kegiatan dari fungsi-fungsi yang terdapat di perusahaan berikut ini: 1)
Fungsi Penjualan. Tujuan pemeriksaan terhadap fungsi ini adalah: •
Mengetahui apakah bagian pemasaran dan penjualan telah berfungsi dengan efektif.
•
Mengetahui apakah semua penjualan telah diproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
•
Memastikan apakah semua barang yang dipesan telah dikirim dan diterima dengan baik kepada pelanggan.
•
Mengetahui apakah hasil iklan dan promosi sesuai dengan sasaran yang diharapkan.
Prosedur Pemeriksaan:
56
1.
Dapatkan informasi mengenai kebijakan dan prosedur penjualan baik secara tertulis maupun tidak tertulis.
2.
Dapatkan informasi mengenai anggaran penjualan dan promosi, metode penjualan dan informasi lainnya dalam meningkatkan penjualan.
3.
Bandingkan antara hasil penjualan sebelum iklan dan promosi dengan hasil penjualan setelah iklan dan promosi dilakukan.
4.
Lakukan pengamatan terhadap pelaksanaan prosedur penjualan.
5.
Periksa dan minta keterangan proses otorisasi persetujuan kredit dalam order pelanggan serta dapatkan buktinya.
6.
Periksa kelengkapan setiap pesanan yang diproses, antara lain: a.
Nama pelanggan, nomor dan tanggal pesanan
b.
Nama barang, jenis barang, harga dan jumlah yang dipesan
c.
Tanggal pengiriman yang diminta
d.
Potongan atau diskon (jika ada) dan jangka waktu kredit yang diberikan
e.
Periksa tanda tangan bagian penjualan yang mengajukan pesanan, bagian gudang yang menerima pesanan, dan petugas yang menerima barang untuk melakukan pengiriman.
f. 7.
Lampiran order pelanggan yang telah diotorisasi.
Lakukan pengamatan terhadap karyawan gudang dalam menerima order pembelian dan pengiriman barang.
8.
Periksa salinan faktur penjualan, order pelanggan dan dokumen permintaan pengeluaran barang dan dokumen pengiriman.
9.
Periksa transaksi penjualan dengan harga jual barang yang berlaku saat itu.
10.
Tentukan jumlah kerugian yang terjadi atas kesalahan yang terjadi. 57
11.
Buat saran-saran yang akan dikemukakan pada setiap kelemahan tersebut.
Dari pemeriksaan diatas ditemukan beberapa temuan antara lain: 1.
Perusahaan belum memiliki pedoman penjualan secara tertulis baik tunai maupun kredit yang merupakan unsur awal yang penting dalam melakukan penjualan tersebut. Prosedur dan kebijakan penjualan ditetapkan oleh direktur dan diteruskan kepada karyawan. Perusahaan belum membuat prosedur dan kebijakan secara tertulis karena merasa ketentuan tersebut masih dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan situasi dan kondisi yang berbeda. Hal ini dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan dan
penyimpangan dalam
pelaksanaan pada bagian penjualan, karena tidak adanya pedoman yang dapat diikuti oleh bagian penjualan atau bisa juga mereka lupa dan menghadapi keadaan tak terduga lainnya. Perusahaan seharusnya membuat prosedur atau kebijakan secara tertulis mengenai proses penjualan agar tidak terjadi penyimpangan dan kesalahan yang tidak diinginkan, di samping itu bagian penjualan dapat menjalankan fungsinya dengan lebih efektif. 2.
Tidak ada bagian kredit tersendiri untuk memproses persetujuan kredit pelanggan dan menilai kemampuan ekuitas pelanggan. Proses seleksi dan persetujuan kredit dilakukan sekaligus oleh manajer penjualan. Hal ini akan menghasilkan keputusan yang subyektif dan dapat menimbulkan penyimpangan, karena hanya satu orang saja yang melakukan penilaian. Perusahaan tidak membentuk bagian kredit tersendiri karena merasa belum perlu dan dapat dilakukan oleh manajer, hal ini tidak efektif untuk perkembangan bisnis perusahaan. Semua laporan mengenai keadaan 58
pelanggan hanya dievaluasi oleh manajer, sehingga manajer saja yang menentukan batas kreditnya. Seharusnya perusahaan membentuk bagian kredit tersendiri sehingga keputusan tidak subyektif dan dapat dikontrol oleh beberapa orang yang independen melalui jenjang otorisasi dan jabatan. 3.
Ada beberapa outlet yang tidak mendapatkan informasi perubahan harga setiap harinya. Kelemahan ini terjadi karena kurangnya pemberian informasi, sehingga dapat mengakibatkan terjadi kesalahan dalam pemberian harga jual barang dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Tidak adanya prosedur yang sistematis dalam bagian penjualan untuk mengatur pendistribusian informasi ke outlet-outlet yang cukup banyak ini. Manajer pemasaran seharusnya menentukan dan mendelegasikan orang-orang yang ditunjuk untuk menjalankan pengendalian secara keseluruhan yang berhubungan dengan penjualan, seperti misalkan untuk memberikan informasi perubahan harga secara tertulis dengan daftar harga, mempersiapkan program hadiah yang berlaku dan lain sebagainya.
4.
Kurang koordinasi dalam sosialisasi iklan dan promosi program penjualan. Perusahan membuat iklan dan promosi, namun terdapat kurang koordinasi antara bagian pemasaran (marketing communication) dengan bagian penjualan dalam hal sosialisasi iklan dan promosi program penjualan. Pramuniaga di outlet terlambat menerima informasi mengenai penjualan yang berlaku dan kurang dalam penguasaan produk baru, sehingga penjualan kadang kala tidak berjalan sesuai program yang berlaku.
59
Hal ini terjadi karena manajer hanya membicarakan perencanaan dan pelaksanaan promosi program penjualan dengan bagian pemasaran saja, bagian penjualan tidak diikutsertakan dan hanya menunggu keputusan program tersebut dijalankan. Seharusnya manajer mengadakan koordinasi yang baik antara bagian pemasaran dan bagian penjualan dalam menjalankan setiap program yang direncanakan. Contohnya seperti mengadakan rapat antara bagian pemasaran dan bagian penjualan untuk membicarakan pelaksanaan program penjualan secara bersamaan dari awal perencanaan sampai pelaksanaan supaya semuanya dapat berjalan dengan baik dan efektif. 5.
Desain ruangan outlet kurang menarik perhatian publik dan kurang disesuaikan dengan program atau promosi yang berlaku. Desain ruangan outlet kurang menarik dan kurang disesuaikan dengan program yang berlaku sehingga tidak menunjang pemasaran. Untuk membuat ruangan yang menarik memerlukan biaya yang cukup besar. Perusahaan sudah memiliki anggaran untuk promosi tetapi hal desain ruangan ini tidak terlalu diperhatikan, untuk itu hal ini perlu ditetapkan sebagai salah satu program penting yang harus dikerjakan, karena penampilan merupakan salah satu daya tarik yang efektif untuk meningkatkan penjualan secara tidak langsung, disamping itu PT EAR sebagai penjual telepon seluler merek Nokia menghadapi persaingan dengan merek lain dalam segi tersebut juga.
6.
Hasil penjualan tidak mencapai target yang ditetapkan. Hasil penjualan PT EAR selama tahun 2005 adalah 55.808 unit terjadi peningkatan sebesar 6.7% dari tahun 2004 (52.321 unit), sedangkan target penjualan tahun 2005 adalah sebesar 72.271 unit. Penjualan hanya mencapai 60
77.22% dari target penjualan. Pengadaan iklan dan promosi yang telah dilakukan setiap bulannya masih kurang efektif dalam mencapai target penjualan yang diharapkan. Untuk itu perusahaan perlu membuat perencanaan iklan dan promosi yang lebih baik lagi untuk menunjang penjualan supaya dapat mencapai target penjualan di masa yang akan datang. Misalnya seperti mengadakan pameran untuk produk-produk baru dan memberikan bonus selama masa promosi berlaku, meningkatkan kerja sama dengan pihak lain untuk meningkatkan penjualan atau mengadakan program promosi lainnya. 2)
Fungsi Gudang Tujuan pemeriksaan terhadap fungsi ini adalah: •
Mengetahui apakah barang yang di gudang benar-benar ada dan tidak terjadi penyimpangan.
•
Mengetahui apakah penerimaan barang dan pengeluaran barang telah dilakukan dengan benar.
Prosedur Pemeriksaan: 1.
Dapatkan informasi mengenai ketentuan atas penyimpanan dan pengelolaan barang.
2.
Amati pelaksanaan penerimaan dan pengeluaran barang di gudang.
3.
Lakukan pelaksanaan ulang mengenai prosedur pengeluaran barang atas pesanan pembelian dan pendistribusian barang ke outlet.
4.
Periksa kecocokkan antara surat order pembelian dengan dokumen pengeluaran barang, antara lain:
61
a.
Nama pelanggan, nomor dan tanggal pesanan
b.
Nama barang, jenis barang, harga dan jumlah yang dipesan
c.
Tanggal pengiriman yang diminta
d.
Periksa tanda tangan bagian penjualan, bagian gudang, dan petugas yang melakukan pengiriman barang.
e.
Otorisasi dari pejabat yang berwenang atas setiap dokumen pesanan.
5.
Periksa catatan pada kartu gudang dan lakukan pemeriksaan fisik.
6.
Identifikasi kelemahan-kelemahan yang ada.
Dari pemeriksaan diatas ditemukan beberapa temuan antara lain: 1.
Tidak ada kebijakan atau peraturan tertulis mengenai penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang. Tidak ada kebijakan atau peraturan tertulis dapat mengakibatkan penyimpangan dan kecurangan dalam fungsi gudang. Perusahaan perlu membuat peraturan secara tertulis untuk melakukan pengendalian atas barang yang akan disimpan dan dikeluarkan dari gudang, seperti misalnya mengenai pembatasan orang yang boleh berada dalam gudang hanya pegawai fungsi gudang tersebut tidak sembarang orang, setiap barang yang diterima sesuai dengan dokumen yang diterima, setiap perintah pengeluaran barang harus ada dokumen yang mendukung yang sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
2.
Tempat penyimpanan barang kurang memadai dan kurang aman. Perusahaan kurang memperhatikan keluar masuk barang dari dan ke gudang. Banyak orang yang dapat keluar masuk tanpa ada pengendalian dan penjagaan yang ketat. Hal ini dapat mengakibatkan terjadinya kehilangan 62
barang. Selain itu gudang sebagai tempat penyimpanan juga kurang ditunjang dengan sarana yang memadai seperti rak-rak khusus untuk produk elektronik yang rentan akan kerusakan. Hanya sebagian barang saja yang diletakkan pada rak-rak dan sisanya ditumpuk pada kardus-kardus yang tersusun. Padahal produk telepon seluler ini diperlukan perlakuan khusus yang hatihati dan terjaga. Untuk itu perusahaan perlu mengadakan sarana penyimpanan yang lebih memadai agar barang persediaan tidak rusak. Selain itu perusahaan perlu mengadakan loket khusus untuk pengambilan barang dari gudang. Setiap orang yang hendak mengambil barang dari gudang harus melalui loket tersebut dengan demikian hanya staf gudang saja yang berada dalam gudang. Hal ini bertujuan untuk menjaga keamanan gudang. 3)
Fungsi Penagihan Piutang. Tujuan pemeriksaan terhadap fungsi ini adalah: •
Mengetahui apakah penagihan piutang telah ditetapkan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan tidak terjadi penyimpangan.
•
Menilai apakah pelaksanaan penagihan piutang telah berjalan dengan efektif dan benar.
•
Melihat apakah terdapat masalah dalam pengelolaan piutang dan penagihannya.
Prosedur Pemeriksaan: 1.
Dapatkan informasi mengenai prosedur penagihan piutang yang telah ditetapkan.
63
2.
Dapatkan informasi mengenai pemberian batas kredit dan jangka waktu kredit yang ditetapkan kepada pelanggan.
3.
Lakukan pengamatan terhadap pelaksanaan proses penagihan piutang dan pencatatannya.
4.
Periksa apakah terdapat sejumlah kerugian yang terjadi atas kelemahan yang ada pada prosedur.
5.
Buat saran-saran yang akan dikemukakan
Dari pemeriksaan diatas ditemukan beberapa temuan antara lain: 1.
Tidak ada uraian tugas secara tertulis dan prosedur tertulis pada bagian penagihan piutang, sebagian penagihan dilakukan oleh bagian penjualan. Tidak ada uraian tugas yang jelas mengenai batas wewenang dan tanggung jawab bagian penagihan piutang. Bagian penagihan piutang hanya melakukan penagihan atas penjualan di outlet-outlet dengan kerja sama pihak bank dan mitra kerja saja, penagihan terhadap pelanggan korporasi dilakukan oleh bagian penjualan sendiri. Bagian keuangan tidak memiliki data-data yang lengkap mengenai pelanggan korporasi dan hanya bagian penjualan saja yang sering berhubungan dengan pelanggan tersebut. Jadi bagian penagihan ini menerima laporan pelunasan atas penagihan yang dilakukan oleh bagian penjualan kemudian membuat administrasi pencatatan dan pelaporannya kepada manajer keuangan. Selain itu penagihan piutang sering terlambat karena bagian penjualan mempunyai tugas dan tanggung jawab lainnya. Jika bagian penjualan terus melakukan fungsi penagihan, hal ini dapat menimbulkan terjadinya check kitting atau lapping.
64
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas. Untuk itu semua tugas penagihan seharusnya dilakukan oleh bagian penagihan piutang tidak terkecuali penjualan kepada pelanggan korporasi maupun penjualan di outlet-outlet, hal ini untuk menghindari terjadinya penyimpangan dari hasil penagihan yang dilakukan dan mengatasi keterlambatan proses penagihan piutang. Perusahaan perlu membuat kebijakan tertulis mengenai uraian tugas dan tanggung jawab pada bagian penagihan piutang dan bagian penjualan secara jelas supaya terdapat pengendalian atas tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian. Selain itu juga perlu dibuat prosedur penagihan piutang secara tertulis untuk melakukan pengendalian terhadap penagihan piutang dengan benar yang dijalankan oleh staf bagian penagihan dan yang dibantu oleh collector. 2.
Perusahaan tidak membuat surat pernyataan piutang yang dikirim kepada pelanggan. Bagian piutang hanya melakukan penagihan melalui telepon dan memberikan dokumen pendukung yaitu faktur penjualan, surat order pembelian dan bukti penerimaan barang pada saat penagihan dilakukan oleh collector. Tidak ada surat pernyataan piutang yang dibuat kepada pelanggan setiap periode tertentu untuk mengontrol keberadaan piutang. Hal ini dapat menyebabkan kemungkinan terjadi kesalahan atau kekurangan dalam penagihan piutang. Perusahaan seharusnya membuat surat pernyataan piutang yang selalu disesuaikan dengan pembayarannya sebagai patokan dalam penagihan piutang baik untuk perusahaan sendiri maupun pelanggan 65
supaya proses penagihan dapat dilakukan dengan benar dan untuk menghindari terjadinya kerugian ekonomis yang tidak diinginkan. 3.
Perusahaan tidak memberikan potongan atau diskon penjualan kepada konsumen yang melakukan pelunasan hutangnya sebelum tanggal jatuh tempo. PT EAR tidak membuat suatu kebijakan pemberian potongan atau diskon kepada pelanggan yang melakukan pelunasan hutangnya sebelum tanggal jatuh tempo. Umumnya setiap perusahaan memberikan potongan atau diskon jika pelanggannya melakukan pelunasan lebih awal. Meskipun bukan suatu keharusan, namun ada kebaikan dari hal ini. Pemberian potongan atau diskon merupakan salah satu wujud kompensasi perusahaan dalam menghargai usaha pelanggan yang telah berusaha melunasi kewajibannya tepat waktu. PT EAR memberikan diskon hanya pada awal perjanjian jual beli namun tidak semua konsumen mendapat diskon tersebut, hanya yang kriterianya baik di nilai oleh manajer penjualan. Selain itu perusahaan memberikan potongan harga tertentu jika dalam jumlah pesanan tertentu. Perusahaan seharusnya memberikan diskon dengan aturan yang jelas yang berlaku untuk konsumen mana saja tanpa terkecuali. Misalnya penjualan dengan diskon 2/30, yang berarti perusahaan akan memberikan diskon dua persen dari harga jual jika konsumen melunasi kewajibannya dalam jangka waktu tiga puluh hari dari tanggal transaksi. Konsumen yang memenuhi persyaratan diskon mendapat diskonnya, dengan demikian konsumen akan termotivasi untuk setia berlangganan dengan perusahaan dan mengejar target 66
pelunasan hutangnya demi mendapatkan diskon, dan penjualan perusahaan pun akan meningkat, pelanggan bertambah banyak, dan proses penerimaan uang lebih cepat sehingga perputaran operasi perusahaan menjadi semakin lancar dan maju. 4.
Perusahaan tidak melakukan penelitian secara khusus atau evaluasi terhadap konsumen baru. PT EAR tidak melakukan penelitian secara khusus atau evaluasi terhadap konsumen yang baru pertama kali melakukan transaksi kredit terhadap perusahaan untuk menilai kemampuan kredit konsumen tersebut. Hal ini juga disebabkan karena perusahaan tidak memiliki bagian kredit tersendiri. Jika perusahaan tidak melakukan penelitian atau evaluasi secara khusus terhadap konsumen baru maka sulit bagi perusahaan dalam memberikan keputusan persetujuan kredit dan kalaupun persetujuan kredit dapat dilaksanakan belum tentu dapat dipertanggungjawabkan sepenuhnya karena tidak berdasarkan data dan dasar yang memadai. Hal ini dapat menimbulkan kerugian yang berdampak besar terhadap operasional perusahaan. Perusahaan seharusnya membentuk bagian kredit tersendiri untuk melakukan penelitian atau evaluasi terhadap konsumen baru agar perusahaan dapat mengambil keputusan yang tepat dalam memberikan penjualan kredit terhadap konsumen yang tepat.
4)
Fungsi Pengiriman Tujuan pemeriksaan terhadap fungsi ini adalah:
67
•
Mengetahui apakah proses pengiriman telah dijalankan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
•
Mengetahui apakah semua pesanan telah dikirim sesuai dengan permintaan dan tepat waktu.
•
Mengetahui apakah ada indikasi kelemahan dalam proses pengiriman barang.
Prosedur Pemeriksaan: 1.
Dapatkan informasi mengenai prosedur pengiriman barang ke pelanggan dan ke setiap outlet.
2.
Periksa kelengkapan dan otorisasi pada dokumen-dokumen dari proses pengiriman barang tersebut, antara lain: a.
Nama pelanggan, nomor dan tanggal pesanan
b.
Nama barang, jenis barang, harga dan jumlah yang dipesan
c.
Tanggal pengiriman yang diminta
d.
Periksa tanda tangan bagian penjualan, bagian gudang, dan petugas yang melakukan pengiriman barang.
e. 3.
Otorisasi dari pejabat yang berwenang atas setiap dokumen.
Lakukan pengamatan terhadap situasi pada saat pengiriman dilakukan.
Dari pemeriksaan diatas ditemukan beberapa temuan antara lain: 1.
Tidak ada prosedur tertulis mengenai proses pengiriman barang kepada pelanggan dan ke setiap outlet. PT EAR tidak memiliki prosedur tertulis mengenai proses pengiriman barang ke pelanggan dan otlet-outletnya. Pendistribusian barang dijalankan atas instruksi dari manajer pemasaran kepada supervisor dan team leader
68
kepada masing-masing outlet berdasarkan skala penjualan dari hasil rapat setiap minggunya. Untuk pengiriman barang kepada konsumen didasarkan atas pesanan pembelian yang sudah diotorisasi. Tidak adanya prosedur tertulis mengenai pengiriman barang dapat mengakibatkan kesalahan dan penyimpangan dalam perusahaan. Bagian pengiriman dapat melakukan kesalahan atau kecurangan baik disengaja maupun tidak karena tidak adanya pengendalian, dalam
hal ini yaitu
peraturan tertulis yang dituangkan dalam bentuk prosedur pengiriman barang. Perusahaan seharusnya membuat prosedur pengiriman barang secara tertulis yang mengatur semua hal yang berkaitan dengan proses pengiriman barang, misalnya adalah ketetapan jumlah barang yang akan dikirim ke setiap outlet setiap harinya menurut jenis outlet, kelengkapan dokumen dan otorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum pengiriman barang dilakukan, dan mendapatkan tanda bukti penerimaan barang setiap kali dilakukan pengiriman barang. Hal ini untuk meningkatkan pengendalian yang memadai agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2.
Perusahaan tidak memiliki fungsi pengiriman barang tersendiri. Pengiriman barang dilakukan oleh bagian penjualan dan dibantu oleh kurir. Bagian penjualan melakukan pengiriman barang sekaligus dengan penagihan sekaligus. Hal ini tidak baik dibiarkan karena dapat menimbulkan penyimpangan. Fungsi penerimaan kas seharusnya terpisah dari fungsi pengiriman barang. Ada baiknya perusahaan perlu membentuk prosedur pengiriman barang dan fungsi pengiriman barang tersendiri untuk menjalankan fungsinya agar 69
proses pengiriman barang dapat dijalankan dengan benar. Sedangkan penagihan dilakukan oleh bagian keuangan yaitu fungsi penagihan piutang. 5)
Fungsi Penerimaan Kas. Tujuan pemeriksaan terhadap fungsi ini adalah: •
Mengetahui
bagaimana
kebijakan
atau
prosedur
tertulis
mengenai
penerimaan kas dari penjualan tunai maupun kredit. •
Mengetahui apakah semua penerimaan kas dari transaksi penjualan telah diterima dan diproses dengan baik dan benar.
•
Mengetahui apakah terdapat kemungkinan penyimpangan dan kelemahan dalam pelaksanaan pada prosesur atau sistem penerimaan kas yang berlaku.
Prosedur Pemeriksaan: 1.
Lakukan pengamatan terhadap transaksi penjualan retail dan korporasi sampai pada proses pembayaran barang oleh konsumen.
2.
Telusuri proses penerimaan kas yang diterima oleh kasir retail sampai ke bagian keuangan di kantor pusat.
3.
Periksa apakah semua tagihan piutang yang diterima disetorkan ke bank pada hari yang sama.
4.
Periksa apakah semua penerimaan kas telah diperiksa terlebih dahulu dan dicatat pada saat diterima dan akan disetor ke bank.
5.
Lakukan pengamatan terhadap kegiatan collector yang bertugas untuk melakukan pengihan piutang dan penyetoran ke bank.
6.
Buat saran-saran yang akan dikemukakan
Dari pemeriksaan diatas ditemukan beberapa temuan antara lain:
70
1.
Tidak ada prosedur penerimaan kas secara tertulis yang menjadi pedoman untuk melakukan transaksi keuangan. Perusahaan tidak memiliki prosedur penerimaan kas secara tertulis. Penjualan pada sebagian outlet disetor ke bank terdekat dan outlet yang tidak dapat menyetorkan ke bank menyerahkan hasil penjualannya beserta laporan penjualan setiap keesokan harinya ke bagian keuangan di kantor pusat. Sedangkan penjualan korporasi disetor ke bank oleh konsumen atau diterima oleh bagian penjualan yang kemudian diserahkan ke bagian keuangan. Kondisi ini memiliki kelemahan dalam pengendalian, karena kas hasil penjualan dapat diselewengkan atau dipakai terlebih dahulu oleh bagian penjualan maupun kasir. Perusahaan perlu membuat suatu prosedur penerimaan kas, misalnya yang mengatur bahwa semua hasil penjualan pada setiap outlet harus disetor ke bank setiap harinya dan dikontrol oleh supervisornya, setiap pembayaran dari konsumen dilakukan dengan transfer ke rekening perusahaan atau dengan cek/giro atas nama perusahaan, penerimaan kas atas kondisi tertentu yang tidak memungkinkan untuk disetorkan ke bank secara langsung harus melalui beberapa pengendalian atau pemeriksaan terlebih dahulu, kas atau cek/giro yang diterima harus segera disetorkan ke perusahaan sesuai jatuh temponya dan diotorisasi oleh petugas yang ditunjuk. Dengan demikian perusahaan dapat melakukan pengendalian atas penerimaan kas dan menghindari kesalahan atau kecurangan secara finansial.
2.
Pelaporan penjualan dari outlet seringkali terlambat, sehingga penerimaan kas dan pengendalian terhadap penerimaan uang masuk juga terlambat. 71
Perusahaan belum memiliki fasilitas data online berbasis komputerisasi untuk mengakses penjualan di setiap outlet, sehingga laporan penjualan dan bukti setor setiap outlet dikirim ke kantor pusat yang idealnya setiap hari melalui fax terlebih dahulu dan kemudian dokumen aslinya melalui kurir atau team leader yang bertugas ke bagian keuangan. Untuk mengadakan fasilitas tersebut dibutuhkan biaya yang cukup besar sehingga perusahaan belum merasa perlu menyediakannya, tetapi hal ini akan dipertimbangkan kemudian hari seiring dengan perkembangan dan kebutuhan perusahaan. Sementara itu perusahaan melakukan proses pencatatan dan pelaporannya secara manual terlebih dahulu. Tetapi masalah yang dihadapi perusahaan adalah sering terjadinya kelalaian oleh pramuniaga untuk mengirimkan laporannya setiap hari, laporan dikirimkan dan disetor sekaligus beberapa hari sehingga data penjualan tidak dapat diketahui setiap hari. Bagian keuangan tidak dapat mengkontrol dan mencocokkan antara uang masuk dengan laporan penjualan setiap hari. Juga terdapat kelemahan pengendalian yaitu uang dapat disalahgunakan oleh pramuniaga jika tidak disetorkan setiap hari. Selain itu juga disebabkan karena tidak adanya prosedur penerimaan kas secara tertulis yang mengatur pelaporan hasil penjualan dan penerimaan kas yang dapat dijadikan pedoman bagi setiap pegawai yang bertugas. Perusahaan juga perlu menetapkan sanksi-sanksi atas setiap pelanggaran atau kelalaian yang terjadi misalnya dengan memberikan surat peringatan pertama, kedua dan seterusnya sebagai peringatan dan bahkan memberlakukan pemutusan hubungan kerja jika pelanggaran tersebut terus terjadi. 72
3.
Tidak ada fasilitas pendeteksian uang palsu pada setiap outlet, hal ini dapat menyebabkan kerugian. Perusahaan tidak menyediakan alat untuk mendeteksi uang palsu, seperti misalnya lampu sinar ultra violet pada setiap kasir di outlet. Hal ini dapat mengakibatkan kerugian karena beberapa kali ditemukan adanya uang palsu dari konsumen yang tidak diketahui, sehingga pada saat disetorkan ke bank baru diketahui. Jika hal ini sering dibiarkan maka akan menimbulkan kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaan, mengingat banyaknya uang palsu yang sedang beredar sekarang ini. Untuk itu seharusnya perusahaan menyediakan alat untuk mendeteksi uang palsu kepada setiap outlet untuk menghindari kerugian tersebut. Di samping itu biaya penyediaan alat ini tidak sebanding dengan pengendalian yang dilakukan karena alat ini tidak terlalu mahal dan dapat digunakan dalam jangka waktu yang cukup lama.
6)
Fungsi Akuntansi Tujuan pemeriksaan terhadap fungsi ini adalah: •
Mengetahui apakah proses pencatatan dan pelaporan telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
•
Memastikan semua transaksi keuangan telah dicatat dan diposting ke setiap buku besar dengan benar.
•
Mengetahui apakah laporan dibuat tepat waktu dan dapat dipergunakan sebagai informasi pengambilan keputusan manajemen.
Prosedur Pemeriksaan:
73
1.
Dapatkan prosedur pencatatan dan pelaporan transaksi keuangan secara tertulis.
2.
Periksa beberapa transaksi dan telusuri proses pencatatannya.
3.
Dapatkan informasi mengenai proses pencatatan dari mulai memasukkan data sampai rekonsiliasi dan menjadi laporan keuangan.
Dari pemeriksaan diatas ditemukan beberapa temuan antara lain: 1.
Tidak adanya prosedur tertulis mengenai pencatatan dan pelaporan keuangan pada perusahaan. PT EAR tidak membuat prosedur tertulis untuk pencatatan dan pelaporan yang dilakukan di fungsi akuntansi ini. Semua data transaksi diterima dari bagian keuangan dan bagian penjualan yang kemudian dicatat, dibukukan dan dilaporkan menurut instruksi direktur dan manajer akuntansi yang mengacu pada Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK). Meskipun sudah dilakukan pengendalian dalam setiap bagian akuntansi masih ada faktor kemungkinan terjadi kesalahan dalam melakukan proses akuntansi ini, seperti misalnya faktor manusia yang tidak teliti, lupa dan sebagainya. Karena itu perusahaan perlu membuat prosedur mengenai pencatatan dan pelaporan untuk dijadikan pedoman dalam melakukan pembukuan agar tidak terjadi kesalahan yang material dalam laporan keuangan.
2.
Administrasi pencatatan persediaan di outlet-outlet tidak rapi dan tidak akurat karena belum ditunjang dengan format pelaporan yang memadai. Sistem pencatatan yang tidak menunjang dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan pencatatan yang menghasilkan pelaporan yang salah. 74
Perusahaan tidak membuat suatu peraturan tertulis mengenai administrasi pencatatan persediaan pada setiap outlet, semua administrasi dilakukan mengacu pada hasil keputusan rapat bagian penjualan atas keputusan manajer pemasaran yang melihat pada kebutuhan informasi. Sehingga tidak ada format yang dibuat secara baku atas pelaporan persediaan di outlet. Hal ini sering menimbulkan kesalahan dalam pencatatan persediaan barang tersebut, karena masih ada beberapa kelemahan dalam pencatatan yang dijalankan selama ini. Kelemahan tersebut diantaranya adalah pencatatan dilakukan secara manual setiap kali terjadi penjualan dan dilakukan oleh orang yang berbeda-beda, sehingga terdapat kemungkinan pencatatan berulang atau tidak tercatat. Hal ini akan menyebabkan hasil laporan tidak akurat. Selain itu faktor kelalaian dan kecerobohan juga dapat terjadi. Perusahaan seharusnya membuat suatu kebijakan tertulis untuk mengatur operasional setiap outlet yang mencakup antara lain; jumlah persediaan yang dialokasikan, format laporan persediaan, format laporan penjualan barang, dan sebagainya. Kebijakan tertulis ini dibuat untuk membuat suatu laporan persediaan yang akurat dan efektif sebagai informasi dalam mengambil keputusan. 3.
Laporan keuangan sering terlambat karena perusahaan belum memiliki fasilitas pencatatan dan pelaporan yang memadai. Laporan keuangan yang sering terlambat disebabkan karena perusahaan belum memiliki program komputerisasi online di setiap outlet yang terhubung dengan kantor pusat, sehingga data transaksi tidak dapat langsung dibukukan melainkan dilakukan secara manual. Proses manual ini dilakukan 75
dengan cara laporan penjualan harian diterima oleh bagian keuangan untuk diperiksa dan dicatat ke laporan penjualan bulanan dan kemudian dilaporkan ke bagian akuntansi setiap bulannya. Dalam proses ini setiap hari ada keterlambatan karena dokumen transaksi diantar pada hari berikutnya bahkan beberapa hari oleh kurir terlebih dahulu baru dapat dibuat voucher penerimaan bank oleh bagian keuangan yang akan diserahkan ke bagian akuntansi untuk dicatat ke dalam masing-masing akun. Jadi proses ini kurang memadai jika ingin menghasilkan laporan keuangan yang cepat. Alangkah baiknya jika perusahaan dapat membuat suatu sistem pencatatan yang online, sehingga pencatatan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Namun untuk mengadakan fasilitas seperti ini diperlukan biaya yang cukup besar. Manajemen sudah membicarakan hal ini dan akan mempertimbangkan sesuai dengan perkembangan bisnis perusahaan. 4.
Perusahaan tidak memiliki bagian yang melaksanakan pemeriksaan secara independen atas kegiatan operasional perusahaan. PT EAR tidak memiliki bagian yang melaksanakan pemeriksaan secara independen atau internal auditor untuk memeriksa transaksi keuangan perusahaan. Pemeriksaan hanya dilakukan oleh staf yang terlibat dalam proses kegiatan operasional sehari-hari. Hal ini kurang efektif karena tidak ada pengendalian yang memadai atas kegiatan operasional perusahaan tersebut dan adanya kemungkinan staf yang bersangkutan tidak memiliki keahlian yang memadai untuk melakukan pemeriksaan, sehingga tidak dapat mendeteksi kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan dengan sengaja.
76
Perusahaan perlu membentuk suatu bagian pemeriksaaan internal yang independen, mengingat besarnya kegiatan operasi perusahaan saat ini. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan atau penyimpangan yang terjadi dalam operasional perusahaan dan menjaga agar semua kegiatan perusahaan dapat berjalan secara efektif, efisien dan ekonomis.
IV.4. Laporan Pemeriksaan Dalam menyusun laporan pemeriksaan, penulis menyusun temuan-temuan pemeriksaan mengenai beberapa kelemahan dan penyimpangan yang terjadi terhadap kriteria yang berlaku yang menimbulkan inefisiensi, inefektifitas, dan ketidakhematan (pemborosan) dan kelemahan dalam sistem pengendalian manajemen yang terdapat di perusahaan. Penulis menguraikannya secara berurutan sebagai berikut: kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi. Laporan hasil pemeriksaan operasional atas fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas adalah sebagai berikut: 1.
Perusahaan belum memiliki pedoman penjualan secara tertulis baik tunai maupun kredit. Kondisi : Prosedur dan kebijakan penjualan diputuskan oleh direktur dan diteruskan kepada karyawan. Kriteria : Setiap perusahaan seharusnya memiliki prosedur atau kebijakan tertulis mengenai penjualan yang dapat dijadikan pedoman dalam kegiatan operasinya.
77
Sebab : Perusahaan belum membuat prosedur dan kebijakan secara tertulis karena merasa ketentuan tersebut masih dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan situasi dan kondisi yang berbeda. Akibat : Tidak adanya prosedur atau kebijakan tertulis mengenai penjualan dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan penetapan harga penjualan dan pelaksanaan operasional penjualan. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat prosedur atau kebijakan secara tertulis mengenai proses penjualan yang merupakan unsur awal yang penting dalam melakukan penjualan tersebut. agar tidak terjadi penyimpangan dan kesalahan yang tidak diinginkan, sehingga bagian penjualan dapat menjalankan fungsinya dengan lebih efektif. 2.
Tidak ada bagian kredit tersendiri untuk memproses persetujuan kredit pelanggan dan menilai kemampuan ekuitas pelanggan. Kondisi : Proses seleksi dan persetujuan kredit dilakukan oleh manajer penjualan. Semua laporan mengenai keadaan pelanggan hanya dievaluasi oleh manajer, sehingga manajer saja yang menentukan batas kreditnya. Kriteria : Perusahaan yang melakukan penjualan kredit umumnya harus memiliki bagian kredit tersendiri yang fungsinya hanya berkaitan dengan penjualan kredit. 78
Sebab : Perusahaan tidak membentuk bagian kredit tersendiri karena merasa belum perlu dan dapat dilakukan oleh manajer. Akibat : Penilaian oleh satu orang akan menghasilkan keputusan yang subjektif dan terdapat
resiko
terjadinya
salah
interpretasi
maupun
timbulnya
penyimpangan. Rekomendasi : Perusahaan perlu membentuk bagian kredit tersendiri sehingga keputusan tidak subjektif dan dapat dikontrol oleh beberapa orang yang independen melalui jenjang otorisasi dan jabatan. 3.
Kurang koordinasi dalam sosialisasi iklan dan promosi program penjualan. Kondisi : Perusahan membuat iklan dan promosi, namun terdapat kurang koordinasi antara bagian pemasaran (marketing communication) dengan bagian penjualan dalam hal sosialisasi iklan dan promosi program penjualan. Kriteria : Terdapat koordinasi yang baik dalam bagian pemasaran dan penjualan. Sebab : Manajer hanya membicarakan perencanaan dan pelaksanaan promosi program penjualan dengan bagian pemasaran saja, bagian penjualan hanya menunggu keputusan program tersebut dijalankan. Akibat :
79
Pramuniaga di outlet terlambat menerima informasi mengenai penjualan yang berlaku, sehingga penjualan kadang kala tidak berjalan sesuai program yang berlaku. Rekomendasi : Manajer perlu mengadakan koordinasi yang baik antara bagian pemasaran dan bagian penjualan untuk menjalankan setiap program yang direncanakan supaya semuanya dapat berjalan dengan baik dan efektif. 4.
Desain ruangan outlet kurang menarik perhatian publik dan kurang disesuaikan dengan program atau promosi yang berlaku. Kondisi : Desain ruangan outlet kurang menarik dan kurang sesuai dengan program yang berlaku sehingga tidak menarik. Kriteria : Secara umum suatu tempat
pemasaran harus memiliki daya tarik untuk
menarik pembeli, salah satunya adalah tata ruang yang didesain sedemikian rupa sesuai dengan promosi atau program yang dijalankan. Sebab : Perusahaan kurang memperhatikan desain atau tata ruang sebagai salah satu faktor penunjang pemasaran. Akibat : Outlet kurang menarik perhatian pembeli dan penjualan kurang maksimal. Rekomendasi : Perusahaan perlu memperhatikan desain ruang outlet yang merupakan sarana
80
penjualan karena penampilan merupakan salah satu daya tarik yang efektif untuk meningkatkan penjualan. 5.
Ada beberapa outlet yang tidak mendapatkan informasi perubahan harga setiap harinya. Kondisi : Beberapa outlet yang tidak mendapatkan informasi perubahan harga setiap harinya. Kriteria : Setiap outlet perlu mendapatkan harga produk yang berlaku setiap hari agar tidak terjadi kesalahan yang merugikan perusahaan. Sebab : Kurangnya pengendalian dan tidak ada prosedur yang sistematis dalam bagian penjualan untuk mengatur pendistribusian informasi ke outlet-outlet yang cukup banyak. Akibat : Dapat mengakibatkan terjadi kesalahan dalam pemberian harga jual barang dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Rekomendasi : Manajer pemasaran seharusnya menentukan dan mendelegasikan orangorang yang ditunjuk untuk menjalankan pengendalian secara keseluruhan yang berhubungan dengan penjualan, seperti misalkan dalam memberikan informasi harga produk dengan daftar harga, mempersiapkan program hadiah yang berlaku dan lain sebagainya.
6.
Hasil penjualan tidak mencapai target yang ditetapkan. 81
Kondisi : Hasil penjualan PT EAR selama tahun 2005 adalah 55.808 unit sedangkan target penjualan adalah sebesar 72.271 unit. Penjualan hanya mencapai 77.22% dari target penjualan. Kriteria : Untuk meningkatkan penjualan perusahaan mengadakan iklan dan promosi guna mencapai penjualan yang diharapkan. Sebab : Pengadaan iklan dan promosi yang telah dilakukan setiap bulannya masih kurang efektif. Akibat : Hasil penjualan belum mencapai target yang ditetapkan. Rekomendasi : Perusahaan perlu membuat perencanaan iklan dan promosi yang lebih baik lagi untuk mencapai target penjualan di masa yang akan datang. Misalnya seperti mengadakan pameran untuk produk-produk baru dan memberikan bonus selama masa promosi berlaku, meningkatkan kerja sama dengan pihak lain untuk meningkatkan penjualan atau mengadakan program promosi lainnya. 7.
Tidak ada kebijakan atau peraturan tertulis mengenai penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang. Kondisi : Tidak ada kebijakan atau peraturan tertulis mengenai penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang. 82
Kriteria : Sebuah fungsi gudang memerlukan kebijakan atau peraturan tertulis dalam setiap proses pelaksanaannya. Sebab : Perusahaan tidak membuat peraturan mengenai fungsi gudang secara tertulis. Akibat : Perusahaan dapat memiliki resiko terhadap penyimpangan dan kecurangan dalam fungsi gudang. Rekomendasi : Perusahaan perlu membuat peraturan secara tertulis untuk melakukan pengendalian atas barang yang akan disimpan dan dikeluarkan dari gudang. 8.
Tempat penyimpanan barang kurang memadai dan kurang aman. Kondisi : Tempat penyimpanan barang tidak memadai, hanya sebagian barang yang yang diletakkan pada rak-rak dan sisanya hanya ditumpuk. Keamanan gudang kurang diperhatikan banyak orang yang dapat keluar masuk tanpa ada pengendalian dan penjagaan yang ketat. Kriteria : Gudang sebagai tempat penyimpanan harus ditunjang dengan sarana yang memadai agar barang terhindar dari kerusakan dan kehilangan. Sebab : Sarana penyimpanan yang kurang memadai dan keamanan gudang kurang diperhatikan.
83
Akibat : Fasilitas yang tidak memadai dan keamanan barang tidak terjaga akan mengakibatkan kehilangan atau kerusakan barang persediaan. Rekomendasi : Perusahaan perlu mengadakan loket khusus untuk pengambilan barang dari gudang. Setiap orang yang hendak mengambil barang dari gudang harus melalui loket tersebut dengan demikian hanya staf gudang saja yang berada dalam gudang. Selain itu juga mengadakan sarana penyimpanan yang memadai untuk menjaga barang persediaan supaya tidak rusak dan aman dari kehilangan. 9.
Tidak ada uraian tugas secara tertulis dan prosedur tertulis pada bagian penagihan piutang, sebagian penagihan dilakukan oleh bagian penjualan. Kondisi : Bagian penagihan piutang hanya melakukan penagihan atas penjualan di outlet-outlet saja. Bagian penjualan juga melakukan penagihan tetapi hanya terhadap pelanggan korporasi. Kriteria : Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas. Untuk itu semua tugas penagihan seharusnya dilakukan oleh bagian penagihan piutang tidak terkecuali penjualan kepada pelanggan korporasi maupun penjualan di outletoutlet, hal ini untuk menghindari terjadinya penyimpangan dari hasil penagihan yang dilakukan dan mengatasi keterlambatan proses penagihan piutang.
84
Sebab : Tidak ada uraian tugas dan prosedur yang jelas dan tertulis pada bagian penagihan piutang, sebagian penagihan dilakukan oleh bagian penjualan. Akibat : Jika penagihan tidak dilakukan oleh bagian penagihan melainkan bagian penjualan yang terus melakukan fungsi penagihan, hal ini dapat menimbulkan terjadinya check kitting atau lapping. Selain itu penagihan piutang korporasi menjadi sering terlambat karena bagian penjualan memiliki tugas lainnya. Rekomendasi : Perusahaan perlu membuat kebijakan tertulis mengenai uraian tugas dan tanggung jawab pada bagian penagihan piutang dan bagian penjualan secara jelas supaya terdapat pengendalian atas tugas dan tanggung jawab masingmasing bagian, serta melakukan pengendalian terhadap penagihan piutang dengan benar yang dijalankan oleh staf bagian penagihan dan yang dibantu oleh collector. 10.
Perusahaan tidak membuat surat pernyataan piutang yang dikirim kepada pelanggan. Kondisi : Tidak ada surat pernyataan piutang yang dibuat kepada pelanggan setiap periode tertentu untuk mengontrol keberadaan piutang. Bagian piutang hanya melakukan penagihan melalui telepon dan memberikan dokumen pendukung yaitu faktur penjualan, surat order pembelian dan bukti penerimaan barang pada saat penagihan dilakukan oleh collector. 85
Kriteria : Untuk mendapatkan informasi mengenai keberadaan piutang pelanggan, perusahaan seharusnya membuat surat pernyataan piutang setiap periode tertentu. Sebab : Tidak ada surat pernyataan piutang yang dibuat kepada pelanggan. Akibat : Ada kemungkinan terjadi kesalahan atau kekurangan dalam penagihan piutang. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat surat pernyataan piutang yang selalu disesuaikan dengan pembayarannya sebagai patokan dalam penagihan piutang baik untuk perusahaan sendiri maupun pelanggan supaya proses penagihan dapat dilakukan dengan benar dan untuk menghindari terjadinya kerugian ekonomis yang tidak diinginkan. 11.
Perusahaan tidak memberikan potongan atau diskon penjualan kepada konsumen yang melakukan pelunasan hutangnya sebelum tanggal jatuh tempo. Kondisi : Perusahaan tidak memberlakukan kebijakan dalam pemberian potongan atau diskon kepada pelanggan yang melakukan pelunasan hutangnya sebelum tanggal jatuh tempo. Kriteria : Pada umumnya setiap perusahaan memberikan potongan atau diskon jika 86
pelanggannya melakukan pelunasan lebih awal. Meskipun bukan suatu keharusan, namun ada kebaikan dari hal ini. Pemberian potongan
atau
diskon merupakan salah satu wujud kompensasi perusahaan dalam menghargai usaha pelanggan yang telah berusaha melunasi kewajibannya tepat waktu. Sebab : Potongan harga atau diskon hanya diberikan pada awal perjanjian. Akibat : Pelanggan tidak termotivasi untuk membayar lebih cepat dan membeli lebih banyak bahkan kemungkinan mencari supplier yang lebih baik. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya memberikan diskon dengan aturan yang jelas yang berlaku untuk konsumen mana saja tanpa terkecuali. Konsumen yang memenuhi persyaratan diskon mendapat diskonnya, dengan demikian konsumen akan termotivasi untuk setia berlangganan dengan perusahaan dan mengejar target pelunasan hutangnya demi mendapatkan diskon, dan penjualan perusahaan pun akan meningkat, pelanggan bertambah banyak, dan proses penerimaan uang lebih cepat sehingga perputaran operasi perusahaan menjadi semakin lancar dan maju. 12.
Tidak ada penelitian secara khusus atau evaluasi terhadap konsumen baru. Kondisi : Perusahaan tidak melakukan penelitian atau evaluasi terhadap konsumen yang baru pertama kali melakukan transaksi kredit terhadap perusahaan untuk menilai kemampuan kredit konsumen tersebut. 87
Kriteria : Setiap pelanggan baru yang melakukan transaksi kredit harus dievaluasi dan dinilai kemampuannya untuk melunasi kreditnya dalam jangka panjang. Sebab : Perusahaan tidak memiliki bagian kredit tersendiri. Akibat : Jika perusahaan tidak melakukan penelitian atau evaluasi secara khusus terhadap konsumen baru maka sulit bagi perusahaan dalam memberikan keputusan persetujuan kredit dan kalaupun persetujuan kredit dapat dilaksanakan belum tentu dapat dipertanggungjawabkan sepenuhnya karena tidak berdasarkan data dan dasar yang memadai. Hal ini dapat menimbulkan kerugian yang berdampak besar terhadap operasional perusahaan. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membentuk bagian kredit tersendiri untuk melakukan penelitian atau evaluasi terhadap konsumen baru agar perusahaan dapat mengambil keputusan yang tepat dalam memberikan penjualan kredit terhadap konsumen yang tepat. 13.
Tidak ada prosedur tertulis mengenai proses pengiriman barang kepada pelanggan dan ke setiap outlet. Kondisi : PT EAR tidak memiliki prosedur tertulis mengenai proses pengiriman barang ke pelanggan dan otlet-outletnya. Pendistribusian barang dijalankan atas instruksi dari manajer pemasaran kepada supervisor dan team leader kepada masing-masing outlet berdasarkan skala penjualan dari hasil rapat setiap 88
minggunya. Sedangkan untuk pengiriman barang kepada konsumen didasarkan atas pesanan pembelian yang sudah diotorisasi. Kriteria : Perusahaan perlu memiliki prosedur tertulis untuk mengatur proses pengiriman barang dengan baik dan benar. Sebab : Pengiriman barang tidak berdasarkan prosedur tertulis melainkan instruksi dan hasil rapat manajemen. Akibat : Tidak
adanya prosedur
tertulis
mengenai
pengiriman
barang
mengakibatkan adanya resiko terjadi kesalahan dan penyimpangan dalam perusahaan. Bagian pengiriman dapat melakukan kesalahan atau kecurangan baik disengaja maupun tidak karena tidak adanya pengendalian, dalam
hal ini yaitu
peraturan tertulis yang dituangkan dalam bentuk prosedur pengiriman barang. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat prosedur pengiriman barang secara tertulis yang mengatur semua hal yang berkaitan dengan proses pengiriman barang untuk meningkatkan pengendalian yang memadai agar perasional perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 14.
Perusahaan tidak memiliki fungsi pengiriman barang tersendiri. Kondisi : Pengiriman barang dilakukan oleh bagian penjualan dan dibantu oleh kurir. Bagian penjualan melakukan pengiriman barang sekaligus dengan penagihan. 89
Kriteria : Fungsi penerimaan kas seharusnya terpisah dari fungsi pengiriman barang. Sebab : Tidak ada prosedur tertulis yang mengatur pemisahan fungsi baik mengenai pengiriman barang maupun penagihan. Akibat : Jika bagian penjualan melakukan pengiriman barang sekaligus dengan penagihan maka dapat menimbulkan penyimpangan. Rekomendasi : Ada baiknya perusahaan perlu membentuk prosedur pengiriman barang dan fungsi pengiriman barang tersendiri untuk menjalankan fungsinya agar proses pengiriman barang dapat dijalankan dengan benar. Sedangkan penagihan dilakukan oleh bagian keuangan yaitu fungsi penagihan piutang. 15.
Tidak ada prosedur penerimaan kas secara tertulis yang menjadi pedoman untuk melakukan transaksi keuangan. Kondisi : Hasil penjualan pada sebagian outlet disetor ke bank terdekat dan outlet yang tidak dapat menyetorkan ke bank menyerahkan hasil penjualannya beserta laporan penjualan setiap keesokan harinya ke bagian keuangan di kantor pusat. Sedangkan penjualan korporasi disetor ke bank oleh konsumen atau diterima oleh bagian penjualan yang kemudian diserahkan ke bagian keuangan. Kriteria : Setiap perusahaan sebaiknya memiliki prosedur atau kebijakan tertulis 90
mengenai penerimaan kas supaya tidak terjadi kesalahan dan penyimpangan, karena kas merupakan benda yang sangat mudah diselewengkan. Sebab : Perusahaan tidak memiliki prosedur penerimaan kas secara tertulis. Akibat : Kurangnya pengendalian, karena kas hasil penjualan dapat diselewengkan atau dipakai terlebih dahulu oleh bagian penjualan maupun kasir. Rekomendasi : Perusahaan perlu membuat suatu prosedur penerimaan kas yang dapat melakukan pengendalian atas penerimaan kas dan menghindari kesalahan atau kecurangan secara finansial. 16.
Pelaporan penjualan dari outlet seringkali terlambat, sehingga penerimaan kas dan pengendalian terhadap penerimaan uang masuk juga terlambat. Kondisi : Proses pencatatan dan pelaporannya dilakukan secara manual. Laporan penjualan dan bukti setor setiap outlet dikirim ke kantor pusat setiap hari melalui fax terlebih dahulu dan kemudian dokumen aslinya melalui kurir atau team leader yang bertugas ke bagian keuangan. Kriteria : Untuk mendapatkan data dan laporan yang cepat diperlukan fasilitas yang memadai atau setidaknya perencanaan yang baik, yang dituangkan melalui suatu prosedur, dalam hal ini adalah fasilitas online atau prosedur yang mengatur pelaporan dan penerimaan kas dari hasil penjualan.
91
Sebab : Perusahaan belum memiliki fasilitas data online berbasis komputerisasi untuk mengakses penjualan di setiap outlet
dan pengadaan fasilitas tersebut
dibutuhkan biaya yang cukup besar. Hal ini juga disebabkan karena tidak adanya prosedur penerimaan kas secara tertulis yang mengatur pelaporan hasil penjualan dan penerimaan kas yang dapat dijadikan pedoman bagi setiap pegawai yang bertugas. Akibat : Sering terjadinya kelalaian oleh pramuniaga untuk mengirimkan laporannya setiap hari, laporan dikirimkan dan disetor sekaligus beberapa hari sehingga data penjualan tidak dapat diketahui setiap hari. Bagian keuangan tidak dapat mengkontrol dan mencocokkan antara uang masuk dengan laporan penjualan setiap hari. Juga terdapat kelemahan pengendalian yaitu uang dapat disalahgunakan oleh pramuniaga jika tidak disetorkan setiap hari. Rekomendasi : Perusahaan perlu membuat prosedur penerimaan kas secara tertulis yang mengatur pelaporan hasil penjualan dan penerimaan kas, dan untuk mengatasi kelalaian karyawan perlu ditetapkan sanksi-sanksi atas setiap pelanggaran atau kelalaian yang sering terjadi. 17.
Tidak ada fasilitas pendeteksian uang palsu pada setiap outlet, hal ini dapat menyebabkan kerugian. Kondisi : Penerimaan uang tunai tidak diperiksa dengan baik, sehingga sering terdapat uang palsu. 92
Kriteria : Setiap kasir umumnya diperlengkapi dengan fasilitas yang memadai. Sebab : Perusahaan tidak menyediakan alat untuk mendeteksi uang palsu, seperti misalnya lampu sinar ultra violet pada setiap kasir di outlet. Akibat : Hal ini dapat mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaan, karena banyaknya uang palsu yang sedang beredar sekarang ini. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya menyediakan alat untuk mendeteksi uang palsu kepada setiap outlet untuk menghindari kerugian tersebut. Di samping itu biaya penyediaan alat ini tidak sebanding dengan pengendalian yang dilakukan karena alat ini tidak terlalu mahal dan dapat digunakan dalam jangka waktu yang cukup lama. 18.
Tidak adanya prosedur tertulis mengenai pencatatan dan pelaporan keuangan pada perusahaan. Kondisi : Semua data transaksi diterima dari bagian keuangan dan bagian penjualan kemudian dibukukan dan dilaporkan sesuai dengan petunjuk direktur dan manajer akuntansi yang mengacu pada Pedoman Standar Akuntansi Keuangan (PSAK). Kriteria : Perusahaan seharusnya membuat prosedur tertulis mengenai pencatatan dan
93
pelaporan untuk dijadikan pedoman dalam melakukan pembukuan agar tidak terjadi kesalahan yang material dalam laporan keuangan. Sebab : PT EAR tidak memiliki prosedur tertulis untuk pencatatan dan pelaporan dalam fungsi akuntansi. Akibat : Meskipun sudah dilakukan pengendalian dalam setiap bagian akuntansi masih ada faktor kemungkinan terjadi kesalahan dalam melakukan proses akuntansi ini, seperti misalnya faktor manusia yang tidak teliti, lupa dan sebagainya. Rekomendasi : Perusahaan perlu membuat prosedur mengenai pencatatan dan pelaporan untuk dijadikan pedoman dalam melakukan pembukuan agar tidak terjadi kesalahan yang material dalam laporan keuangan. 19.
Administrasi pencatatan persediaan di outlet-outlet tidak teratur karena belum ditunjang dengan format pelaporan yang memadai. Kondisi : Semua administrasi dilakukan mengacu pada hasil keputusan rapat bagian penjualan atas keputusan manajer pemasaran yang melihat pada kebutuhan informasi. Pencatatan dilakukan secara manual setiap kali terjadi penjualan dan
dilakukan
oleh
orang
yang
berbeda-beda,
sehingga
terdapat
kemungkinan pencatatan berulang atau tidak tercatat Kriteria : Perlu adanya ketentuan yang mengatur kriteria administrasi persediaan atau 94
pencatatan yang baik untuk menghasilkan laporan yang baik. Sebab : Perusahaan tidak membuat suatu peraturan tertulis mengenai administrasi pencatatan persediaan pada setiap outlet, sehingga tidak ada format yang dibuat secara baku atas pelaporan persediaan di outlet. Akibat : Tidak adanya sistem pencatatan yang menunjang dapat mengakibatkan terjadinya kelalaian dan kecerobohan yang mengakibatkan kesalahan pencatatan dan menghasilkan pelaporan yang salah. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat suatu kebijakan tertulis untuk mengatur operasional setiap outlet yang mencakup antara lain, jumlah persediaan yang dialokasikan, format laporan persediaan, format laporan penjualan barang, dan sebagainya. Kebijakan tertulis ini dibuat untuk membuat suatu laporan persediaan yang akurat dan efektif sebagai informasi dalam mengambil keputusan. 20.
Laporan keuangan sering terlambat karena perusahaan belum memiliki fasilitas pencatatan dan pelaporan yang memadai. Kondisi : Laporan penjualan harian diterima oleh bagian keuangan dari kurir kemudian dilaporkan ke bagian akuntansi setiap bulannya. Tetapi terjadi keterlambatan karena dokumen transaksi diantar pada hari berikutnya bahkan beberapa hari oleh kurir terlebih dahulu baru dapat dibuat voucher penerimaan bank oleh
95
bagian keuangan yang akan diserahkan ke bagian akuntansi untuk dicatat ke dalam masing-masing akun. Kriteria : Untuk menunjang pencatatan dan pelaporan yang efektif dan efisien diperlukan fasilitas yang memadai. Sebab : Laporan keuangan yang sering terlambat disebabkan karena perusahaan belum memiliki program komputerisasi online di setiap outlet yang terhubung dengan kantor pusat dan fasilitas ini memerlukan biaya yang besar. Akibat : Data transaksi tidak dapat langsung dibukukan melainkan dilakukan secara manual dan proses pelaporan tidak dapat berjalan dengan efisien. Rekomendasi : Perusahaan dapat membuat suatu sistem pencatatan yang online dengan mempertimbangkan biaya yang lebih murah, supaya pencatatan dan pelaporan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. 21.
Perusahaan tidak memiliki bagian yang melaksanakan pemeriksaan secara independen atas kegiatan operasional perusahaan. Kondisi : Pemeriksaan hanya dilakukan oleh staf yang terlibat dalam proses kegiatan operasional sehari-hari. Kriteria : Pengendalian dalam suatu perusahaan harus dilakukan oleh orang yang 96
independen dan kompeten di dalam bidangnya. Sebab : Tidak ada bagian yang melaksanakan pemeriksaan secara independen atau internal auditor untuk memeriksa transaksi keuangan perusahaan. Akibat : Hal ini kurang efektif karena tidak ada pengendalian yang memadai atas kegiatan operasional perusahaan tersebut dan adanya kemungkinan staf yang bersangkutan tidak memiliki keahlian yang memadai untuk melakukan pemeriksaan, sehingga tidak dapat mendeteksi kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan dengan sengaja. Rekomendasi : Perusahaan perlu membentuk suatu bagian pemeriksaaan internal yang independen, mengingat besarnya kegiatan operasi perusahaan saat ini. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan atau penyimpangan yang terjadi dalam operasional perusahaan dan menjaga agar semua kegiatan perusahaan dapat berjalan secara efektif, efisien dan ekonomis.
97
