BAB IV PEMBAHASAN
Bab ini membahas peranan pengendalian intern atas penjualan, piutang, dan penerimaan kas. Supaya tujuan tercapai dilakukan audit operasional pada PT Geotechnical Systemindo yang dibatasi pada fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas. Karena penjualan kredit dapat menimbulkan risiko piutang tak tertagih dan penjualan perusahaan yang diobservasi didominasi oleh penjualan kredit yaitu 81,5% dari total penjualan pada tahun 2007, maka fungsi penjualan yang dibahas Penulis adalah penjualan kredit. Pelaksanaan audit operasional memerlukan persiapan dan perencanaan yang baik dan harus dilakukan melalui beberapa tahapan, sehingga pembahasan dimulai dengan memaparkan tahapan-tahapan yang dilakukan Penulis dalam melakukan audit operasional dengan menyusun audit program yang akan dijalankan untuk mencapai tujuan audit. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan hasil audit operasional.
IV.1
Program Kerja Audit Program kerja pemeriksaan atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas
adalah sebagai berikut: 1. Survey pendahuluan, tujuannya untuk mendapatkan informasi umum tentang auditan yaitu mengenai bisnis dan operasi auditan khususnya penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas.
52
2. Penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen, tujuannya untuk mengevaluasi dan menguji efektifitas dari pengendalian manajemen yang terdapat di perusahaan. 3. Pengujian terinci (pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan), tujuannya untuk mengetahui apakah prosesnya sudah sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen perusahaan. 4. Pengembangan hasil temuan dan menetapkan unsur-unsur temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi. IV.1.1 Survey Pendahuluan Survey pendahuluan dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran mengenai bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab dengan manajemen dan staff perusahaan. Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit operasional pada PT Geotechnical Systemindo yang hanya mencakup kegiatan penjualan kredit sampai dengan penagihannya, maka tujuan dari survey pendahuluan pada perusahaan ini adalah untuk mengumpulkan informasi yang bersifat umum mengenai perusahaan dan operasi perusahaan sehingga diperoleh suatu pemahaman yang menyeluruh mengenai perusahaan dan semua aspek penting dari perusahaan yang berkaitan dengan lingkup audit operasional yang akan dilakukan. Untuk mendapatkan pemahaman yang efektif, maka penulis melakukan prosedur-prosedur sebagai berikut: a.
Bertemu dan melakukan pembicaraan awal dengan Finance & Accounting Manager. Pada pertemuan awal ini penulis menjelaskan kepada manajemen perusahaan mengenai tujuan dari pemeriksaan operasional atas penjualan kredit,
53
piutang dan penerimaan kas. Tujuan dari pemeriksaan operasional atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas antara lain: -
Menilai apakah terdapat pengendalian intern yang baik atas kegiatan penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang berjalan saat ini.
-
Menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
-
Mendeteksi adanya unsur kelemahan dalam kegiatan penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas serta mencari upaya pemecahannya.
-
Mengembangkan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ditemukan.
Adapun informasi-informasi
yang diperoleh pada tahap ini, yaitu: sejarah
perusahaan, struktur organisasi dan job description, bidang usaha perusahaan, prosedur-prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas. b.
Melakukan observasi non-partisipan, yaitu penulis tidak terlibat dalam aktivitasaktivitas yang diamati dan hanya sebagai pengamat independent. Kegiatan ini dilakukan daam 2 tahap. Pada tahap pertama, penulis mengamati fasilitas perusahaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai lokasi, kondisi dan tata letak. Tahap selanjutnya, penulis melakukan penelusuran. Selama penelusuran, penulis menelaah aktivitas bagian penjualan dari awal sampai akhir untuk memperoleh informasi praktis mengenai bagaimana aktivitas sebenarnya dilakukan; ditaati atau tidaknya kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan serta ada atau tidaknya control dari manajemen terhadap aktivitas bagian penjualan. 54
c.
Wawancara, penulis melakukan wawancara tidak terstruktur dimana pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan. Wawancara dilakukan dengan manajemen perusahaan antara lain dengan Finance & Accounting Manager, Accounting Supervisor dan Bagian penjualan. Informasi yang diperoleh berguna bagi penulis untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada dalam perusahaan.
d.
Menelaah informasi umum yang diperoleh.
IV.1.2 Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen Salah satu metode yang digunakan oleh penulis untuk memahami dan menilai pengendalian intern atas penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT Geotechnical Systemindo adalah metode kuesioner. Kuesioner ini berisikan satu rangkaian pertanyaan mengenai pengendalian dalam tiap bidang yang diaudit untuk mengindikasikan aspekaspek pengendalian intern yang mungkin tidak memadai. Kuesioner ini akan membahas secara jelas mengenai sistem dan prosedur yang berkaitan dengan penjualan sampai dengan penerimaan kas, seperti: pembuatan dokumen, pengiriman produk, pencatatan penjualan dan piutang serta penerimaan kas yang diterapkan di PT Geotechnical Systemindo. Kuesioner dirancang sedemikian rupa agar mendapatkan jawaban yang relevan dan kompeten sebagai bahan pertimbangan dalam mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan pengendalian intern atas penjualan, piutang dan penerimaan kas. Sehubungan dengan lingkup penelitian yang tidak terlalu luas maka penulis mengantarkan dan menyerahkan sendiri kuesioner secara langsung kepada responden untuk dijawabnya.
55
IV.1.3 Pengujian Terinci Pengujian terinci merupakan pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan untuk mengetahui apakah prosesnya sudah sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen perusahaan. Dalam hal ini penulis melakukan observasi terhadap kegiatan dari fungsi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang terdapat di perusahaan. Pada tahap ini penulis merancang program audit atas proses transaksi penjualan kredit sampai dengan pencatatan penerimaan kas untuk mencapai tujuan audit yang telah ditetapkan. IV.1.3.1 Pemeriksaan terhadap Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan A.
Tujuan Pemeriksaan: untuk menilai apakah pesanan pelanggan diproses sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
B.
Prosedur Audit 1.
Memeriksa apakah terdapat prosedur pemrosesan pesanan pelanggan secara tertulis atau tidak.
2.
Memeriksa apakah pesanan pelanggan yang diproses telah lengkap dan jelas mengenai:
3.
-
Nama, alamat dan tujuan pengiriman.
-
Jenis produk dan jumlah produk yang dipesan.
-
Harga satuan dan total harga.
-
Syarat pembayaran
-
Otorisasi dari pihak yang berwenang.
Memeriksa apakah pesanan pelanggan yang diproses dilengkapi dengan SC yang diparaf oleh pelanggan.
56
4.
Memeriksa apakah terdapat pesanan yang terlambat diproses.
5.
Memeriksa apakah semua pesanan hanya akan diproses apabila sudah mendapat persetujuan kredit.
6.
Membuat rekomendasi.
IV.1.3.2 Pemeriksaan terhadap Prosedur Persetujuan Kredit A. Tujuan Pemeriksaan: untuk mengetahui apakah semua transaksi penjualan kredit yang terjadi mendapatkan persetujuan kredit dari pihak yang berwenang dan persyaratan apa yang harus dapat dipenuhi oleh pelanggan. B. Prosedur Audit 1. Mendapatkan dan mempelajari prosedur persetujuan kredit yang telah ditetapkan. 2. Memeriksa apakah persetujuan kredit diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 3. Memeriksa apakah persyaratan pelanggan diidentifikasi dengan jelas. 4. Memeriksa apakah perusahaan memiliki bagian kredit tersendiri. 5. Membuat rekomendasi. IV.1.3.3 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pembuatan Faktur dan Surat Jalan A. Tujuan Pemeriksaan: -
Untuk memastikan bahwa pembuatan faktur dan surat jalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
-
Untuk mengetahui apakah pembuatan faktur dan surat jalan sudah sesuai dengan purchase order yang ada.
57
B. Prosedur Audit 1. Mendapatkan prosedur dan kebijakan perusahaan dalam proses pembuatan faktur dan surat jalan (D/O). 2. Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung pembuatan faktur. 3. Mambandingkan apakah faktur penjualan yang dibuat telah sesuai dengan dokumen pendukungnya mengenai:
4.
-
Nama dan alamat pelanggan
-
Harga satuan produk, jumlah produk dan total harga
-
Tanggal faktur dan nomor faktur
Memeriksa apakah harga jual dan syarat pembayaran yang tercantum dalam faktur penjualan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
5.
Memeriksa perhitungan matematis dari faktur penjualan dan dokumen pendukung.
6.
Memeriksa penomoran faktur.
7.
Memeriksa apakah faktur penjualan sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
8.
Memeriksa apakah Delivery Order bernomor urut tercetak.
9.
Memeriksa apakah Delivery Order tersebut sudah diotorisasi pihak yang berwenang dan telah ditandatangani oleh pelanggan.
10. Membuat rekomendasi.
58
IV.1.3.4 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pengiriman A. Tujuan Pemeriksaan: - Untuk memastikan bahwa mekanisme penunjukkan perusahaan jasa yang akan digunakan setiap harinya berjalan dengan baik. - Untuk memastikan bahwa perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman yang digunakan telah memenuhi persyartan hukum dan perusahaan. - Untuk memastikan bahwa pencatatan ongkos angkut sudah dilakukan dengan akurat dan sesuai dengan surat pengiriman. B. Prosedur Audit 1. Memeriksa apakah ada prosedur pemilihan perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman. 2. Memeriksa apakah terdapat kontrak panjang dengan perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman. 3. Memeriksa apakah selalu terdapat surat penawaran dari perusahaan jasa. 4. Memeriksa apakah perusahaan melakukan evaluasi terhadap perusahaan jasa dan memiliki daftar prestasi mereka. 5. Memeriksa apakah produk yang dipesan dikirim tepat waktu. 6. Memeriksa apakah dokumen pengiriman diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 7. Memeriksa apakah pengiriman yang dilakukan telah sesuai dengan surat jalan dan faktur. 8. Membuat rekomendasi.
59
IV.1.3.5 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pencatatan dan Penagihan Piutang A. Tujuan Pemeriksaan: - Untuk menilai apakah pencatatan piutang telah dicatat sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. - Untuk menilai apakah pemrosesan dan pencatatan piutang tersebut sudah berjalan dengan efektif. - Untuk mengetahui apakah piutang telah dibayar dengan tepat waktu dan sebagaimana mestinya. B. Prosedur Audit 1. Mendapatkan dan mempelajari dengan teliti mengenai kebijakan dan prosedur pencatatan piutang perusahaan. 2. Memeriksa apakah jumlah piutang yang dicatat telah sama dengan jumlah yang tercantum pada Purchase Order dari pelanggan. 3. Memeriksa apakah pencatatan piutang didukung oleh dokumen-dokumen yang mendukung timbulnya piutang. 4. Memeriksa apakah pelanggan dikenakan sanksi atas keterlambatan pembayaran utangnya. 5. Memeriksa apakah perusahaan membuat dan mengirimkan surat pernyataan piutang kepada pelanggannya. 6. Membuat rekomendasi.
60
IV.1.3.6 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas A. Tujuan Pemeriksaan: -
Untuk menilai apakah penerimaan kas dari hasil penagihan piutang telah dicatat sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
-
Untuk menilai apakah pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut sudah berjalan dengan efektif.
B. Prosedur Audit 1. Mendapatkan dan mempelajari dengan teliti mengenai kebijakan dan prosedur pencatatan piutang perusahaan. 2. Memeriksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan kredit telah dipostingkan ke akun yang benar. 3. Memeriksa apakah pencatatan penerimaan kas berdasarkan bukti penerimaan kas dan telah sesuai dengan faktur. 4. Membuat rekomendasi. IV.1.4 Pengembangan Hasil Temuan Berdasarkan survey pendahuluan, penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen dan pengujian terinci (pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan). Penulis mengembangkan hasil temuan dan menetapkan unsur-unsur temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat serta membuat rekomendasi.
61
IV.2
Pembahasan Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan kredit, piutang dan
penerimaan kas diperoleh dari Internal Control Quetionaire (ICQ), wawancara dan program audit atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas. ICQ dikelompokkan menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu penjualan, piutang dan penerimaan kas, dengan kriteria evaluasi berdasarkan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas, praktik yang sehat dan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. IV.2.1 Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan Kredit Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan kredit berdasarkan ICQ menggunakan kriteria sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas, praktik yang sehat dan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Pengendalian intern atas penjualan di PT Geotechnical Systemindo sebagaimana diilustrasikan oleh Tabel 4.1
62
Tabel 4.1 No.
Tabulasi Kuesioner Berkenaan dengan Penjualan Pertanyaan
Ya
Tidak
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan (0-27)* 1
Apakah penyimpangan dari daftar harga disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang?
3
0
2
Apakah order pembelian dari customer harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengenai harga, syarat kredit dan syarat lainnya?
3
0
3
Apakah D/O hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi?
3
0
4
Apakah transaksi yang tidak diotorisasi dapat dideteksi?
3
0
5
Apakah ada bagian kredit tersendiri?
0
3
6
Apakah pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap?
3
0
7
Apakah dilakukan oleh karyawan yang berwenang?
3
0
8
Apakah ada pejabat berwenang yang selalu mengevaluasi laporan penjualan itu?
3
0
9
Apakah credit limit ditentukan oleh pejabat yang berwenang?
3
0
Kisaran Nyata
24
3
Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas (0-3)* 1 Apakah fungsi penjualan dipisahkan dari fungsi kredit, akuntansi dan penyimpanan? Kisaran Nyata
3
0
3
0
63
No.
Pertanyaan
Ya
Tidak
Praktik yang sehat (0-60)* 1
Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price list)?
3
0
2
Apakah ada control yang memadai untuk memastikan harga yang telah disetujui diterapkan secara konsisten?
2
1
3
Apakah terdapat control yang ketat untuk memastikan pesanan customer disetujui sesuai dengan ketentuan kredit?
3
0
4
Apakah ada persyaratan customer baru diidentifikasi dengan jelas?
1
2
5
Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada Delivery Order (DO)?
3
0
6
Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian potongan yang tertulis?
0
3
7
Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan (Purchase Order) dari pembeli?
3
0
8
Apakah DO: - terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak? - barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan DO?
3
0
9
Apakah faktur penjualan terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak?
3
0
10
Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaan?
0
3
11
Apakah pengiriman yang dilakukan selalu tepat waktu?
2
1
12
Apakah produk yang dikirim selalu sesuai dengan pesanan customer?
3
0
64
No.
Pertanyaan
Ya
Tidak
13
Apakah perusahaan menggunakan jasa pengangkutan dan pengiriman untuk mengirim barang pesanan customer?
3
0
14
Apakah terdapat Surat Kontrak Kerja dengan perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman?
0
3
15
Apakah dibuat daftar prestasi perusahaan jasa tersebut?
0
3
16
Apakah ada control yang memadai untuk memastikan faktur penjualan yang diterbitkan berasal dari penjualan aktual?
3
0
17
Apakah selisih waktu antara penerbitan faktur dan pengiriman barang telah dimonitor?
2
1
18
Apakah selalu dibuat laporan penjualan setiap periode?
3
0
19
Apakah dilaksanakan Budgeting System?
2
1
20
Apakah diberlakukan credit limit bagi customer?
3
0
42
18
3
0
3
0
Kisaran Nyata Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya (0-3)* 1 Apakah bagian penjualan cukup mengenal produk sehingga dapat mengerjakan tugasnya dengan efektif? Kisaran Nyata Sumber:Data diolah dari kuesioner Keterangan: (*) Kisaran Teoritis
65
Dari Tabel 4.1, hasil wawancara dan program audit atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas dapat diketahui kebaikan-kebaikan dalam pengendalian intern atas penjualan baik tunai maupun kredit yang sudah dijalankan perusahaan antara lain: a.
Perusahaan telah melakukan pembagian tanggung jawab dan wewenang sehingga tidak ada satu orang yang mengendalikan semua tahap transaksi. Fungsi penjualan terpisah dari fungsi kredit, akuntansi dan penyimpanan.
b.
Tanggung jawab karyawan pada fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas sudah didefinisikan dengan jelas sehingga karyawan mengetahui akan bertanggung jawab atas hal apa.
c.
Memperlihatkan hubungan pelaporan yang jelas. Bagian penjualan membuat laporan penjualan dan melaporkannya kepada Sales Manager untuk dievaluasi.
d.
Perusahaan sudah memiliki kebijakan yang menjadi pedoman untuk melaksanakan transaksi
penjualan
kredit
sampai
dengan
penerimaan
kas
dan
sudah
dikomunikasikan kepada karyawan yang berwenang atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas. Kebijakan-kebijakan itu antara lain: - Penggunaan dokumen yang cukup memadai dalam melaksanakan transaksi penjualan, misalnya: nama dokumen sudah tercantum dengan jelas sehingga mudah diidentifikasi; tersedia kolom tandatangan bagi pejabat yang memiliki otorisasi; bernomor urut tercetak sehingga penggunaannya dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan; memiliki tembusan dengan warna yang berbeda sehingga mempermudah pendistribusiannya antar bagian yang terlibat transaksi penjualan kredit dalam perusahaan.
66
- Dokumen-dokumen yang dikeluarkan telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang sehingga setiap transaksi penjualan dan pencatatan piutang dan penerimaan
kas
dapat
dibukukan
secara
lengkap
dan
dapat
dipertanggungjawabkan. e.
Terdapat prosedur yang jelas mulai dari penerimaan pesanan sampai dengan pengiriman barang pesanan.
f.
Perusahaan telah melaksanakan Budgeting System.
g.
Transaksi penjualan baik tunai maupun kredit selalu dilakukan berdasarkan Purchase Order dari pelanggan.
h.
Setiap pengiriman didasarkan pada Delivery Order sehingga menjamin tidak ada pengeluaran barang yang tidak diotorisasi pejabat yang berwenang.
i.
Penunjukan perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman selalu diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Selain dari kuesioner, dilakukan juga analisis atas penjualan dengan
menggunakan perbandingan data penjualan selama tahun 2007, yaitu kwartal I sampai kwartal IV sebagaimana yang ditunjukkan dalam Tabel 4.2. Tabel 4.2
Penjualan PT Geotechnical Systemindo Kwartal I-IV Tahun 2007
Penjualan 2007 Kwartal I Kwartal II
Jumlah
Naik/Turun (%)
1,064,839,546 1,894,468,458.76
77.91%
11,829,335,986.35
524.41%
5,759,485,726.11 Sumber: PT Geotechnical Systemindo
- 51.31%
Kwartal III Kwartal IV
67
Penjualan tertinggi terjadi di kwartal ke-3 dengan kenaikan 524.41% dari penjualan kwartal ke-2. Berdasarkan hasil wawancara dengan Senior Sales Manager diketahui bahwa
penjualan tahun 2007 ini telah mencapai target yang ditentukan.
Pencapaian pada kwartal ke-3 murni adalah hasil usaha marketing perusahaan karena tidak ada promosi secara besar-besaran. IV.2.2 Temuan Audit Operasional atas Fungsi Piutang Evaluasi
pengendalian
intern
atas
fungsi
piutang
berdasarkan
ICQ
menggunakan kriteria sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas dan praktik yang sehat. Pengendalian intern atas piutang di PT Geotechnical Systemindo sebagaimana diilustrasikan oleh Tabel 4.3.
Tabel 4.3 Tabulasi Kuesioner Berkenaan dengan Piutang No.
Pertanyaan
Ya
Tidak
3
0
3
0
0
3
6
3
3
0
3
0
*
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan (0-9) 1 Apakah hanya orang tertentu yang memegang kartu piutang? 2 Apakah penghapusan piutang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? 3 Apakah perusahaan membentuk penyisihan piutang tak tertagih? Kisaran Nyata Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas (0-3)* 1 Apakah pencatatan di kartu piutang terpisah dari yang mengerjakan buku besar? Kisaran Nyata
68
No.
Pertanyaan
Ya
Tidak
3
0
*
Praktik yang sehat (0-24) 1 Apakah dibuat kartu piutang? 2
Apakah kartu piutang dicocokkan dengan buku besar piutang?
2
1
3
Apakah secara periodik dibuat analisis umur piutang?
3
0
4
Apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai syarat pembayaran?
3
0
5
Apakah penagihan piutang dilakukan berdasarkan tanggal jatuh tempo?
3
0
6
Apakah dilakukan follow up terhadap customer yang tidak membayar tepat waktu?
3
0
7
Apakah pelaksanaan dilakukan dengan cara pengiriman surat atau telepon?
3
0
8
Apakah perusahaan menerapkan system punishment kepada customer yang terlambat membayar hutangnya?
0
3
20
4
Kisaran Nyata Sumber: Data diolah dari kuesioner Keterangan: (*) Kisaran Teoritis
Dari Tabel 4.3, hasil wawancara dan program audit atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas dapat diketahui kebaikan-kebaikan dalam pengendalian intern atas piutang yang sudah dijalankan perusahaan antara lain: a.
Perusahaan telah memiliki kebijakan mengenai syarat pembayaran piutang dan pencatatan piutang.
b.
Perusahaan membuat aging schedule piutang setiap minggu.
69
c.
Perusahaan memiliki prosedur yang jelas dalam pencatatan piutang dan penagihannya.
d.
Pencatatan di kartu piutang terpisah dari yang mengerjakan buku besar.
e.
Adanya pencocokan kartu piutang dengan buku besar piutang. Selain dari kuesioner, dilakukan juga analisis atas perputaran piutang PT
Geotechnical Systemindo selama tahun 2007 sebagai berikut: Penjualan kredit
Rp 16.746.725.719,53
Piutang, awal
Rp
Piutang, akhir
Rp 6.045.570.795,55
Piutang rata-rata
Rp 3.276.302.778
Perputaran piutang
= Penjualan kredit bersih Piutang rata-rata
507.034.761
= 16.746.725.719,53 3.276.302.778
= 5 kali Periode rata-rata pengumpulan piutang (hari)
=
360 x piutang rata-rata Penjualan kredit bersih
= 360 x 3.276.302.778 16.746.725.719,53 = 71 hari Berdasarkan hasil analisis atas piutang PT Geotechnical Systemindo tahun 2007 diketahui bahwa rata-rata hari pengumpulan piutang perusahaan adalah 71 hari, sedangkan batas waktu pelunasan yang diberikan adalah 60 hari. Hal ini menunjukkan rata-rata pelunasan piutang lebih lama 11 hari dari persyaratan kredit. Namun, seharusnya rata-rata hari pengumpulan piutang adalah 60 hari, yaitu sama dengan batas
70
waktu yang telah ditentukan atau akan lebih baik apabila rata-rata hari pengumpulan piutang kurang dari 60 hari. Kondisi ini disebabkan oleh kebijakan penagihan piutang yang lentur sehingga piutang tidak segera dilunasi, sehingga mengakibatkan cash inflow perusahaan ikut terganggu yang disebabkan oleh jangka waktu untuk mengkonversikan piutang menjadi uang tunai lebih lambat. Jika tidak segera ditanggapi maka kondisi ini akan menyebabkan risiko piutang tak tertagih menjadi lebih besar. Terhadap masalah tersebut penulis merekomendasikan agar perusahaan mempertimbangkan untuk mendorong pengumpulan piutang lebih cepat dengan diskon tunai, mengimplementasikan kebijakan pembebanan bunga atas piutang yang telah jatuh tempo atau merevisi kebijakan kredit untuk mempercepat penagihan kas. IV.2.3 Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penerimaan Kas Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penerimaan kas berdasarkan ICQ menggunakan kriteria sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas dan praktik yang sehat. Pengendalian intern atas penerimaan kas di PT Geotechnical Systemindo sebagaimana diilustrasikan oleh Tabel 4.4.
71
Tabel 4.4 Tabulasi Kuesioner Berkenaan dengan Penerimaan Kas No.
Pertanyaan
Ya
Tidak
3
0
3
0
3
0
3
0
3
0
3
0
6
0
*
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan (0-3) 1 Apakah penerimaan kas dicatat dengan segera? Kisaran Nyata Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas (0-3)* 1
Apakah yang melakukan rekonsiliasi Bank adalah orang selain yang menyiapkan cek?
Kisaran Nyata Praktik yang sehat (0-6)* 1 Apakah bukti setoran dicocokkan dengan faktur? 2
Apakah perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti setor yang disahkan oleh Bank? Kisaran Nyata
Sumber: Data diolah dari kuesioner Keterangan: (*) Kisaran Teoritis
Dari Tabel 4.4, hasil wawancara dan program audit atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas dapat diketahui kebaikan-kebaikan dalam pengendalian intern atas penerimaan kas yang sudah dijalankan perusahaan antara lain: a.
Rekonsiliasi Bank dilakukan oleh karyawan selain yang menyiapkan cek.
b.
Transaksi penerimaan kas dicatat dengan segera.
c.
Adanya pencocokkan bukti setoran/transfer dengan faktur.
d.
Perusahaan menyimpan bukti setoran/transfer yang disahkan oleh Bank.
72
Namun, berdasarkan hasil kuesioner, wawancara dan program audit atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas di atas dapat diperoleh pula kelemahankelemahan pengendalian intern yang
masih perlu mendapat perhatian dan
penyempurnaan dari pihak manajemen perusahaan. Kelemahan-kelemahan yang masih terdapat pada PT Geotechnical Systemindo antara lain: A.
Penjualan 1. Seringkali Sales Confirmation (SC) tidak diparaf oleh pelanggan dan dealing dilakukan hanya melalui telepon. Ketika melakukan observasi, penulis menemukan bagian penjualan melakukan dealing dengan pelanggan melalui telepon dan sales confirmation tidak difax kepada pelanggan untuk diparaf. Penulis kemudian melakukan wawancara dengan bagian administrasi penjualan untuk memastikan kondisi ini. Ternyata, hal ini sudah sering dilakukan dalam menerima pesanan dari pelanggan. Menurut prosedur penerimaan pesanan yang telah ditetapkan perusahaan, SC harus disetujui oleh pelanggan dengan cara membubuhkan paraf pada kolom yang sudah tersedia dan difax kembali ke perusahaan. SC yang sudah diparaf digunakan sebagai bukti kesepakatan tertulis antara perusahaan dengan pelanggan. Kondisi seperti ini dapat terjadi karena karyawan di bagian penjualan merasa prosedur terlalu rumit dan bertele-tele. Mereka tidak memahami apa yang ingin dicapai control. Bagi mereka dealing melalui telepon jauh lebih efektif dibandingkan menunggu fax Sales Confirmation yang sudah diparaf oleh pelanggan. Akhirnya, sistem control yang baik gagal dijalankan karena aspek perilaku karyawan di bagian penjualan. 73
Hal ini dapat menyebabkan salah penanganan pesanan atau pesanan pelanggan bersangkutan
tidak
diproses.
Dampak
negatif
lainnya
adalah
dapat
menimbulkan kerugian bagi perusahaan seperti piutang tak tertagih karena kemungkinan adanya penyimpangan yang dilakukan oleh bagian penjualan. Penyimpangan dapat berupa penggunaan pelanggan fiktif atau harga jual yang tidak sesuai. Sebaiknya setiap dealing melalui telepon juga harus disertai dengan dokumen tertulis. Sales Confirmation harus difax ke pelanggan untuk diparaf dan difax kembali oleh pelanggan ke bagian penjualan. Ini merupakan salah satu bentuk control yang dijalankan perusahaan. Oleh sebab itu, perusahaan melalui manajemennya harus mengkomunikasikan kepada karyawan mengenai pelaksanaan control dan tujuannya. 2. Perusahaan tidak membentuk bagian kredit tersendiri untuk memproses persetujuan kredit pelanggan sehingga proses seleksi dan persetujuan kredit diotorisasi oleh General Manager dan Director. Dalam transaksi penjualan kredit, sebelum pesanan dari pelanggan dipenuhi harus lebih dahulu diperoleh otorisasi persetujuan kredit. Bagian kreditlah yang bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan kemudian memberikan otorisasi persetujuan kredit atau penolakan pemberian kredit. Tidak dibentuknya bagian kredit tersendiri disebabkan karena perusahaan berpendapat bahwa tanggung jawab atas fungsi kredit ini masih dapat dilakukan oleh General Manager dan Director walaupun pemberian kredit hanya berdasarkan status customer lama atau baru.
74
Hal ini akan menghasilkan keputusan yang subjektif dalam pemberian kredit karena proses seleksi terhadap pelanggan tidak dilakukan sebagaimana mestinya seperti proses seleksi yang dilakukan oleh bagian kredit yang dibentuk khusus untuk menangani persoalan kredit. Perusahaan perlu membentuk bagian kredit tersendiri yang fungsinya untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi persetujuan kredit. Dengan terbentuknya bagian kredit ini diharapkan dapat menjalani fungsinya dengan baik sehingga dapat membantu perusahaan dalam mengurangi persoalan kredit macet dari pelanggan. 3. Perusahaan menerima pesanan tidak hanya dari pelanggan lama tetapi juga banyak pesanan yang berasal dari pelanggan baru. Akan tetapi, dalam pemberian kredit perusahaan tidak melakukan pengidentifikasian atau analisa terhadap pelanggan yang baru pertama kali bertransaksi dengan perusahaan. Seharusnya setiap pelanggan baru yang melakukan transaksi penjualan kredit dengan perusahaan harus melalui proses seleksi yang ketat untuk menilai kemampuannya
dalam
memenuhi
kewajibannya
sebelum
perusahaan
memutuskan untuk menerima dan memproses pesanan pelanggan baru. Perusahaan menganggap bahwa kebijakan yang mengharuskan pelanggan baru membayar cash apabila nilai transaksi kecil atau 50% dari nilai transaksi sebagai down payment apabila nilai transaksi cukup besar sudah baik. Selain itu, proses seleksi yang ketat dalam pemberian kredit di nilai perusahaan dapat menyulitkan dalam mencari pelanggan baru. Kondisi ini menyebabkan perusahaan mengalami kesulitan sewaktu melakukan penagihan piutang kepada pelanggan dan semakin bertambahnya pembayaran 75
piutang tidak tepat waktu sehingga meningkatkan risiko piutang tak tertagih. Dengan demikian perusahaan berpotensi menderita kerugian material di masa datang. Penulis menyarankan agar perusahaan melakukan pengidentifikasian atau analisa terhadap customer baru dalam pemberian kredit mengingat nilai transaksi dilakukan dalam jumlah yang cukup besar. Perusahaan melalui bagian kredit dapat melakukan pengidentifikasian pelanggan baru melalui analisa Laporan Keuangan pelanggan. Dengan demikian, jumlah pelanggan yang sering terlambat melunasi hutangnya dapat dikurangi. 4. Perusahaan tidak membuat Surat Kontrak Kerja dengan perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman untuk mengirim barang pesanan pelanggan. Seharusnya perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman yang digunakan berdasarkan Surat Kontrak Kerja yang sudah disetujui pejabat yang berwenang. Hal ini terjadi karena dalam perusahaan memang tidak terdapat kebijakan pembuatan Surat Kontrak Kerja dengan perusahaan jasa tersebut. Kondisi demikian tidak menguntungkan pihak perusahaan. Perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman tidak dapat dituntut apabila tidak dibuatkan Surat kontrak Kerja. Dengan demikian perusahaan lemah secara hukum apabila terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan selama pengiriman barang. Penulis menyarankan sebaiknya perusahaan melalui bagian pengiriman mengumpulkan semua data dan dokumen mengenai perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman yang digunakan secara lengkap seperti fotocopy SIUP, Akta Pendirian, KTP, jumlah kendaraan pengangkut/truk yang tersedia, daftar truk yang digunakan dan STNK. Seluruh dokumen ini disimpan dengan 76
baik dan lengkap. Disarankan juga kepada perusahaan agar membuat SKK pengiriman barang yang didalamnya memuat tanggung jawab terhadap barang selama dalam pengiriman. 5. Ada beberapa perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang yang digunakan oleh perusahaan untuk mengirim barang pesanan pelanggan. Akan tetapi, perusahaan tidak memiliki daftar prestasi masing-masing perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman yang pernah digunakan. Seharusnya perusahaan melakukan evaluasi terhadap perusahaan jasa yang digunakan dan mendokumentasikan hasil evaluasi tersebut sehingga dapat dilakukan perbandingan. Tidak dilakukannya evaluasi terhadap perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman yang digunakan dapat disebabkan karena fungsi pengiriman ditangani oleh bagian pembelian. Adanya perangkapan tugas menyebabkan bagian ini tidak dapat menjalankan fungsi pengiriman dengan baik. Dengan tidak memiliki daftar prestasi perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman akan menimbulkan kesulitan bagi perusahaan untuk mengetahui kekuatan armada dan kemampuan finansial perusahaan jasa tersebut. Tidak mengetahui kekuatan armada perusahaan jasa juga menjadi rentan terhadap kehilangan barang dan keterlambatan pengiriman. Jika sudah terjadi demikian, maka dapat menurunkan kepercayaan pelanggan dan akhirnya menimbulkan kerugian bagi perusahaan sendiri. Sebaiknya
perusahaan
melakukan
evaluasi
terhadap
perusahaan
jasa
pengangkutan dan pengiriman yang digunakan. Evaluasi yang dilakukan dapat berupa ketepatan waktu pengiriman, keamanan barang kiriman dan tarif atau 77
ongkos angkut. Hasil evaluasi ini kemudian dapat digunakan sebagai perbandingan antar perusahaan jasa tersebut. Dengan demikian perusahaan dapat melihat keunggulan atau prestasi dari masing-masing perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman sehingga tidak salah dalam penunjukkan perusahaan jasa yang akan digunakan. B.
Piutang 1. Dalam melakukan transaksi penjualan kredit, perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai sanksi terhadap pelanggan yang terlambat membayar hutangnya yang telah jatuh tempo. Bagi perusahaan yang melakukan transaksi penjualan kredit, umumnya memiliki kebijakan mengenai syarat pembayaran yang mencakup sistem punishment di dalamnya. Syarat pembayaran dengan sistem punishment ini diberlakukan dengan tujuan supaya pelanggan dapat segera melunasi hutangnya pada saat jatuh tempo. Saat ini perusahaan hanya menetapkan kebijakan mengenai syarat pembayaran piutang, yaitu antara 14 hari, 30 hari sampai 60 hari. Perusahaan menyatakan bahwa keterlambatan dalam pembayaran piutang merupakan hal yang masih dapat diterima selama pelanggan menunjukkan itikad baik untuk tetap memenuhi kewajibannya. Pemberlakuan punihment dianggap dapat menyulitkan perusahaan dalam mempertahankan pelanggan. Hal ini menunjukkan lenturnya kebijakan penagihan piutang perusahaan dalam menyikapi penundaan pembayaran piutang oleh pelanggan. Sikap perusahaan yang lentur dalam menyikapi keterlambatan pembayaran dari pelanggan dapat menyebabkan semakin tingginya risiko piutang tak tertagih 78
yang membawa dampak kerugian material bagi perusahaan. Pembayaran dari pelanggan yang melebihi tanggal jatuh tempo pada akhirnya juga dapat mempengaruhi cash flow perusahaan. Perusahaan
dapat
mempertimbangkan
untuk
mengimplementasikan
pembebanan bunga atas piutang yang telah jatuh tempo. Untuk menyiasati banyaknya keterlambatan pembayaran piutang ini, perusahaan bisa menetapkan kebijakan baru mengenai syarat pembayaran yang dapat memancing customer untuk segera melunasi hutangnya. Misalnya syarat pembayaran 2/10, n/30; artinya pembayaran dalam waktu 10 hari atau kurang maka pelanggan akan mendapat potongan harga sebesar 2%, pembayaran dilakukan dalam 30 hari. 2. Berdasarkan hasil wawancara dan hasil kuesioner diketahui bahwa perusahaan tidak membuat akun penyisihan piutang tak tertagih. Piutang harus disajikan dalam laporan keuangan dengan nilai yang dapat direalisasi, yaitu sebesar jumlah tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat ditagih atau diterima. Begitu pun dengan prinsip akuntansi konservatifme yang merupakan prinsip berjaga-jaga juga mengharuskan perusahaan untuk mengakui segera kerugian yang akan terjadi dan tidak mengakui keuntungan yang akan diproleh. Perusahaan tidak membentuk akun penyisihan piutang tak tertagih disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa pelanggan mampu membayar hutangnya meskipun risiko piutang tak tertagih cukup tinggi. Dengan tidak dibuatnya penyisihan atas piutang tak tertagih akan mengakibatkan piutang perusahaan yang disajikan dalam laporan keuangan menjadi overstated
karena belum tentu piutang tersebut dapat terealisasi 79
sepenuhnya. Piutang yang besar pada Neraca perusahaan dapat membuktikan bahwa perusahaan tidak memiliki kebijakan yang baik dalam hal pemberian kredit dan penagihan piutang. Penulis menyarankan agar perusahaan membuat akun penyisihan piutang tak tertagih untuk mengantisipasi lonjakan biaya yang cukup besar pada periode tertentu apabila terjadi piutang tak tertagih dalam jumlah yang cukup besar. Estimasi jumlah piutang tak tertagih bisa didasarkan pada pengalaman perusahaan. 3. Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa perusahaan tidak mengirimkan surat pernyataan piutang secara periodik kepada debiturnya. Untuk menciptakan praktik yang sehat dalam penyelenggaraan catatan akuntansi khususnya pencatatan piutang, perusahaan dapat membuat dan mengirimkan surat pernyataan piutang kepada debiturnya untuk mencocokkan kebenaran catatan akuntansi perusahaan dengan debiturnya. Kondisi ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa data yang dimiliki telah mencerminkan saldo piutang yang sebenarnya tanpa harus melakukan pencocokkan catatan akuntansi dengan perusahaan debiturnya. Hal ini tentunya mengakibatkan catatan piutang perusahaan belum tentu mencerminkan saldo piutang yang sebenarnya karena kesalahan dapat saja terjadi baik karena human error maupun kesengajaan. Terhadap masalah ini penulis menyarankan agar perusahaan membuat dan mengirimkan surat pernyataan piutang beserta rincian faktur kepada debiturnya minimal 2 bulan sekali. Selain untuk meyakinkan bahwa catatan piutang
80
memiliki tingkat keandalan yang tinggi, praktik yang sehat ini juga dapat memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan.
81
