BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Sistem Penerimaan Kas pada PT Hasta Bayu Kegiatan yang dilakukan PT Hasta Bayu pasti akan melewati tahap penerimaan kas, karena dengan adanya kas maka hal ini mencerminkan bahwa kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. PT Hasta Bayu menerima kas dari beberapa sumber penerimaan yaitu: 1. Kas dari Penjualan tunai produk 2. Kas dari Penjualan konsinyasi 3. Kas dari Agen/Distributor 4. Kas dari Pendapatan proyek, dan pendapatan lain-lain.
Penerimaan kas tersebut harus merupakan transaksi yang telah sesuai dengan prosedur-prosedur yang harus dijalankan, catatan-catatan yang digunakan, dan pihak-pihak yang terkait dalam menangani transaksi penerimaan kas.
1. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penerimaan Kas
Sistem penerimaan kas yang dijalankan PT Hasta Bayu salah satunya adalah kegiatan klerikal yang membentuk sistem penerimaan kas antara lain:
38
a. Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai
1) Berdasarkan nota penjualan tunai sebanyak tiga rangkap yang dibuat oleh bagian penjualan dan setelah menerima uang pembayaran, nota penjualan tunai tersebut diserahkan kepada pembeli dan kepada bagian akuntansi bersamaan uang pembayaran ke bagian keuangan. 2) Staf keuangan membuat bukti kas masuk, rekap penjualan tunai setiap hari, dan menyetorkan bersama dengan uang dan bukti-bukti pendukung kepada supervisor keuangan setiap hari. 3) Supervisor keuangan mencatat transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam buku kas harian dan menyimpan uang tersebut ke dalam brankas uang. Keesokan harinya menyetorkan uang hasil penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. 4) Supervisor keuangan membuat rekap penjualan tunai per minggu untuk diserahkan kepada manajer umum pada hari jum’at setiap minggu disertai dengan bukti-bukti pendukung yang lengkap. 5) Manajer umum akan melakukan proses akuntansi untuk transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai dengan sistem batch file per minggu.
39
b. Prosedur penerimaan kas dari penjualan konsinyasi
1) Bagian penjualan menerima laporan penjualan dari agen/ distributor yang bekerjasama dengan perusahaan untuk menjual Oli/pelumas dengan sistem penjualan konsinyasi untuk diserahkan ke staf akuntansi. 2) Staf akuntansi melakukan crosschek dan mencatat transaksi penjualan pada kartu stok barang konsinyasi agen/distributor bersangkutan, bila diperlukan staf akuntansi dapat melakukan stock opname langsung di agen/distributor bersangkutan. 3) Bila laporan penjualan dianggap sesuai, staf keuangan menyiapkan dokumen penagihan, membuat faktur penjualan dan melakukan penagihan kepada agen/distributor yang bersangkutan. 4) Supervisor keuangan selalu melakukan crosschek terhadap kesesuaian dokumen penagihan dengan penerimaan pembayaran dari masing-masing agen/distributor. 5) Supervisor keuangan membuat rekap penerimaan kas dari penjualan konsinyasi per minggu untuk diserahkan kepada manajer umum pada hari jum’at setiap minggu disertai bukti-bukti pendukung yang lengkap. 6) Manajer umum akan melakukan proses akuntansi untuk transaksi penerimaan kas dari penjualan konsinyasi dengan sistem batch file per minggu.
40
c. Prosedur penerimaan kas dari piutang agen/distributor 1) Staf akuntansi selalu melakukan crosscheck terhadap kartu piutang masing-masing distributor/agen untuk menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran piutang. 2) Selambat-lambatnya dua hari sebelum tanggal jatuh tempo, staf keuangan menyiapkan dokumen penagihan, membuat faktur penjualan, dan melakukan penagihan kepada distributor/agen yang bersangkutan. 3) Supervisor keuangan selalu melakukan crosschek terhadap kesesuaian dokumen penagihan dengan penerimaan pembayaran dari masing-masing distributor/agen. 4) Supervisor keuangan membuat rekap penerimaan kas dari penerimaan piutang per minggu untuk diserahkan kepada manajer umum pada hari jum’at setiap minggu disertai dengan bukti-bukti pendukung yang lengkap. 5) Manajer umum akan melakukan proses akuntansi untuk transaksi penerimaan kas dari penerimaan piutang dengan sistem batch file per minggu.
41
d. Prosedur penerimaan kas dari pendapatan proyek
1) Staf akuntansi selalu melakukan crosschek terhadap dokumendokumen perjanjian proyek untuk menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran proyek. 2) Berdasarkan kesepakatan dalam dokumen perjanjian dan/atau dokumen berita acara serah terima pekerjaan, staf keuangan melakukan penagihan kepada klien bersangkutan. 3) Supervisor keuangan selalu melakukan crosschek terhadap kesesuaian dokumen penagihan dengan penerimaan pembayaran dari klien. 4) Supervisor keuangan membuat rekap penerimaan kas dari pendapatan proyek per minggu untuk diserahkan kepada manajer umum pada hari jumat setiap minggu disertai dengan bukti-bukti pendukung yang lengkap. 5) Manajer umum akan melakukan proses akuntansi untuk transaksi penerimaan kas dari pendapatan proyek dengan sistem batch file per minggu.
2. Bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Penerimaan Kas pada PT. Hasta Bayu
Sistem penerimaan kas pada PT. Hasta Bayu melibatkan beberapa orang dalam beberapa departemen atau bagian dalam perusahaan dan menjamin penanganan seragam dalam transaksi-
42
transaksi perusahaan. Adapun unit organisasi yang terkait dalam sistem penerimaan kas pada PT. Hasta Bayu adalah: a. Tim Umum Tim umum merupakan staf pelaksana yang dipimpin oleh supervisor keuangan yang bertanggung jawab kepada manajer umum. Manajer umum bertugas melakukan proses akuntansi, menandatangani dokumen yang terkait, dan memberi informasi tambahan. Supervisor keuangan bertugas untuk mengcrosschek terhadap kesesuaian dokumen penagihan dengan penerimaan pembayaran
baik
tunai
maupun
transfer
melalui
bank,
menandatangani dokumen terkait, memberi informasi tambahan dan meneruskan beberapa dokumen terkait kepada tim umum. Tim umum ini terdiri dari : 1) Staf Keuangan Staf keuangan bertugas menyiapkan dokumen penagihan dan melakukan penagihan, membuat faktur penjualan, menerima pembayaran tunai, dan mengarsip dokumen-dokumen yang dibutuhkan. 2) Staf Akuntansi Staf akuntansi bertugas mengcroschek kartu piutang, croschek dokumen-dokumen perjanjian proyek, dan mencatat transaksi penjualan pada kartu stok barang
43
b. Tim Sales dan Marketing Tim sales dan marketing merupakan staf pelaksana yang dipimpin oleh supervisor sales dan marketing yang bertanggung jawab kepada manajer sales dan marketing. Manajer sales dan marketing bertugas untuk menyetujui perjanjian penjualan konsinyasi dan menyetujui
pemberian
penjualan kredit
kepada agen dan
distributor. Supervisor sales dan marketing bertugas untuk menerima surat pesanan persetujuan penjualan konsinyasi dan pemberian kredit dari manager, memberi informasi tentang perjanjian konsinyasi dan penjualan kredit kepada tim sales dan marketing. Tim sales dan marketing ini terdiri dari: 1) Staf Sales dan Marketing Staf sales dan marketing bertugas membuat nota penjualan tunai, menerima pembayaran tunai dari pembeli, dan menerima laporan penjualan konsinyasi dari distributor atau agen. c. Tim Operasional Tim Operasional merupakan staf pelaksana yang langsung bertanggung
jawab
kepada
Manajer
Operasional.
Manajer
Operasional bertugas untuk menyetujui perjanjian proyek baru. Tim ini bertugas untuk membuat surat perjanjian proyek.
44
3. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas pada PT. Hasta Bayu
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas pada PT. Hasta Bayu adalah : a. Nota Penjualan Tunai Nota penjualan tunai dibuat oleh bagian penjualan sesuai dengan penjualan tunai dari pembeli. Nota penjualan tunai ini menuliskan jenis barang, banyak barang, jumlah harga dalam satuan rupiah, dan diskon. b. Bukti Kas Masuk Bukti kas masuk dibuat oleh bagian staf keuangan untuk penyetoran uang tunai dari bagian penjualan sebagai bukti pembayaran penjualan tunai. c. Faktur Penjualan Faktur penjualan dibuat oleh staf keuangan rangkap empat untuk penagihan penjualan kredit dan konsinyasi. Faktur penjualan ini mencantumkan jenis barang, banyak barang, jumlah harga dalam satuan rupiah, diskon, dan alamat pembayaran transfer. d. Laporan Penjualan dari Distributor/Agen Laporan penjualan ini diterima dari distributor atau agen.
45
e. Surat Perjanjian Penjualan Kredit Perjanjian penjualan kredit ini dibuat oleh bagian penjualan berdasarkan kesepakatan antara perusahaan dan pembeli (agen atau distributor) untuk menghindari tidak tertagihnya piutang. f. Surat Perjanjian Proyek Perjanjian pembuatan proyek baru dibuat oleh bagian Operasional berdasarkan kesepakatan antara perusahaan dan pemesan proyek yang didalamnya mencantumkan penyelesaian proyek dan penerimaan pembayaran pemesanan proyek. g. Kartu Stok Barang Konsinyasi Kartu stok barang konsinyasi ini dibuat oleh staf akuntansi untuk menghindari terjadinya selisih barang. h. Kuitansi Kuitansi merupakan lampiran dari faktur penjualan untuk penagihan pembayaran yang berisi jumlah uang yang diterima dari penjualan kredit, konsinyasi, dan pembuatan proyek.
4. Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk sistem penerimaan kas pada PT. Hasta Bayu adalah rekap penerimaan kas dan jurnal penerimaan kas. Pencatatan ini digunakan untuk menyesuaikan antara penjualan barang, penagihan ke distibutor atau agen dengan penerimaan kas yang diperoleh.
46
5. Informasi yang Dihasilkan
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari penerimaan kas adalah : a. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan konsinyasi c. Jumlah kas yang diterima dari piutang distributor atau agen d. Jumlah kas yang diterima dari pendapatan proyek dan pendapatan lain-lain
6. Proses Penerimaan Kas pada PT. Hasta Bayu
a. Proses penerimaan kas dimulai dari bagian penjualan melakukan transaksi penjualan tunai, konsinyasi, dan kredit. Penerimaan kas juga berasal dari bagian Operasional melakukan transaksi pembuatan proyek. b. Transaksi penjualan tunai dilakukan oleh bagian penjualan dengan membuat nota penjualan tunai tiga rangkap setelah adanya pembayaran tunai. Lembar asli diberikan ke pembeli, lembar kedua diarsip, lembar ketiga ke staf akuntansi untuk dicatat, dan uang pembayaran
diserahkan
ke
staf
keuangan.
Setelah
uang
pembayaran diterima oleh staf keuangan langsung staf keuangan membuat bukti kas masuk. c. Dalam transaksi penjualan konsinyasi bagian penjualan menerima laporan penjualan konsinyasi dari distributor/agen, yang asli
47
diserahkan ke staf akuntansi dan yang foto copynya diarsip. Setelah laporan tersebut dicrosscek dengan laporan stok barang oleh staf akuntansi tidak ada selisih, setelah itu laporan tersebut diteruskan ke staf keuangan untuk dilakukan pembuatan faktur penjualan, membuat dokumen penagihan dan menagih. d. Dalam transaksi penjualan kredit staf akuntansi mengcroschek dari kartu piutang untuk tanggal jatuh tempo pembayaran piutang, dan dalam perjanjian proyek bagian akuntansi mengcroschek dari surat perjanjian proyek untuk penyerahan kerja proyek kepada si pemesan. Setelah diketahui tanggal jatuh tempo pembayaran dan penyerahan kerja proyek staf akuntansi
meneruskan informasi
tersebut ke staf keuangan untuk membuat dokumen penagihan, faktur penjualan, dan menagih. e. Setelah dilakukan pembuatan bukti kas masuk rangkap tiga dari penjualan tunai oleh staf keuangan, maka yang asli diserahkan ke staf penjualan, rangkap kedua ke staf akuntansi untuk dicatat, rangkap ketiga untuk diarsip. f. Setelah dilakukan pembuatan faktur penjualan rangkap empat oleh staf keuangan, maka yang asli diserahkan ke bagian distributor atau agen bersamaan dengan dokumen penagihan yang lain, rangkap kedua diserahkan ke staf akuntansi untuk dicatat, rangkap ketiga ke bagian penjualan, dan rangkap keempat sebagai arsip pemrosesan penagihan.
48
g. Staf akuntansi membuat laporan penerimaan kas dari bukti kas masuk dan laporan penjualan dari faktur penjualan untuk dilaporkan ke supervisor keuangan, dan staf keuangan membuat laporan penagihan dan penerimaan uang tunai dari penjualan tunai berdasarkan bukti kas masuk beserta uang tunai untuk dilaporkan ke supervisor keuangan. h. Supervisor keuangan akan mengcroscek laporan dan jumlah uang yang diterima dari staf akuntansi dan staf keuangan, dan juga supervisor keuangan akan mengcroscek penerimaan transferan dari bank dengan dokumen tagihan. Setelah itu supervisor keuangan akan merekap penerimaan kas dari pembayaran tunai maupun transferan bank untuk laporan ke manajer umum dan menyetorkan uang tunai tersebut ke bank kesokan harinya.
B. Sistem Pengeluaran Kas Pada PT. Hasta Bayu Dalam melaksanakan transaksi pengeluaran kas, PT. Hasta Bayu menetapkan beberapa ketentuan yaitu: 1. Penanggung jawab pengelolaan kas perusahaan secara keseluruhan berada ditangan supervisor keuangan. 2. Setiap transaksi pengeluaran kas harus selalu berdasarkan pada budgeting yang telah disetujui dan disahkan oleh direktur.
49
3. Setiap transaksi pengeluaran kas harus dilakukan atas dasar persetujuan dan sepengetahuan manajer umum. 4. Setiap transaksi pengeluaran kas harus disertai dengan bukti-bukti pendukung yang sah, baik yang berupa kuitansi atau bukti pengeluaran kas maupun berupa bukti transfer bank/ atm. Selain ketentuan tersebut PT. Hasta Bayu juga menetapkan jadwal transaksi pengeluaran kas selain pembayaran remunerasi adalah sebagai berikut : 1. Transaksi pengeluaran kas dilakukan oleh staf akuntansi dan keuangan satu kali dalam seminggu, yaitu setiap hari jum’at dari pukul 09.00 WIB sampai dengan 16.30 WIB. 2. Pembagian waktu pembayaran sebagai berikut : a. Pembayaran secara tunai dilakukan mulai pukul 09.00 WIB sampai dengan pukul 12.00 WIB. b. Pembayaran melalui transfer bank, baik melalui bank BCA dan bank Mandiri maupun bank lain selain bank BCA dan bank Mandiri dilakukan mulai pukul 12.15 wib sampai dengan pukul 14.30 WIB. c. Pembayaran melalui transfer ATM bank BCA dan bank Mandiri dilakukan mulai pukul 15.00 WIB sampai dengan 16.30 WIB.
50
1. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas Pada PT. Hasta Bayu
Pengeluaran kas dilakukan dengan prosedur : a. Staf
akuntansi
dan
keuangan
akan
melakukan
transaksi
pengeluaran kas sesuai form-form permohonan yang telah mengikuti seluruh prosedur permintaan dana yang dibutuhkan dan telah mendapat persetujuan dari manajer umum. b. Staf akuntansi hanya akan melakukan transaksi pengeluaran kas sesuai dengan jadwal transaksi pengeluaran kas yang telah ditetapkan oleh manajer umum. c. Permintaan pencairan dana di luar jadwal harus dilakukan atas dasar persetujuan atasan langsung dan supervisor keuangan serta diketahui manajer umum. d. Untuk transaksi pengeluaran kas secara tunai, staf akuntansi dan keuangan akan mengeluarkan kuitansi atau bukti pengeluaran kas yang harus ditandatangani oleh penerima. e. Untuk transaksi pengeluaran kas melalui transfer bank atau ATM, bukti transfer atau slip ATM dianggap sebagai bukti pengeluaran kas yang sah tanpa perlu disertai kuitansi atau bukti pengeluaran kas dari staf keuangan atau akuntansi. f. Untuk transaksi pengeluaran kas dalam rangka pembayaran remunerasi melalui sistem payroll, daftar pembayaran remunerasi yang telah disetujui oleh manajer umum dan telah ditandatangani
51
oleh pihak bank Mandiri dianggap sebagai bukti pengeluaran kas yang sah.
2. Bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Pengeluaran Kas pada PT Hasta Bayu
a. Tim Umum Tim umum merupakan staf pelaksana yang dipimpin oleh supervisor keuangan yang bertanggung jawab kepada manajer umum. Manajer umum bertugas menyusun anggaran dan menyetujui transaksi pengeluaran kas. Supervisor keuangan bertugas untuk bertanggung jawab dalam pengelolaan kas, mengcrosschek
terhadap
kesesuaian
dokumen
permintaan
pengeluaran kas dengan persetujuan anggaran yang telah ditetapkan, menandatangani dokumen terkait, memberi informasi tambahan dan meneruskan beberapa dokumen terkait kepada tim umum. Tim umum ini terdiri dari: 1) Staf Keuangan Staf
keuangan
bertugas
memeriksa
kelengkapan
form
permohonan pengeluaran kas, melakukan pembayaran tagihantagihan dari supplier dan mengarsip dokumen-dokumen yang dibutuhkan. 2) Staf Akuntansi
52
Staf akuntansi bertugas mencatat transaksi pengeluaran kas berdasarkan form permohonan pengeluaran kas. b. Tim Sales dan Marketing Tim sales dan marketing merupakan staf pelaksana yang dipimpin oleh supervisor sales dan marketing yang bertanggung jawab kepada manajer sales dan marketing. Manajer sales dan marketing bertugas untuk menyusun anggaran dan menyetujui atau menolak permintaan kas dari bawahannya. Supervisor sales dan marketing bertugas untuk mengelola anggaran yang telah ditetapkan oleh manajer sales dan marketing, memberi informasi tentang anggaran yang disetujui atau tidak kepada tim sales dan marketing. Tim sales dan marketing ini terdiri dari : 1) Staf Sales dan Marketing Staf sales dan marketing bertugas mengisi form pengeluaran kas sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan persetujuan dan sepengetahuan supervisor dan manajer sales dan marketing. 2) Staf Produksi dan Gudang Staf produksi
dan
gudang bertugas
untuk
melakukan
pemesanan bahan baku produksi kepada supplier dengan persetujuan dan sepengetahuan supervisor dan manajer sales dan marketing.
53
c. Tim Operasional Tim Operasional merupakan staf pelaksana yang langsung bertanggung
jawab
kepada
manajer
Operasional.
Manajer
Operasional bertugas untuk menyusun anggaran. Tim Operasional bertugas untuk mengisi form pengeluaran kas sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan persetujuan dan sepengetahuan manajer Operasional.
3. Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas pada PT Hasta Bayu
Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas pada PT Hasta Bayu adalah: a. Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar dibuat oleh bagian staf akuntansi untuk diserahkan ke bagian keuangan untuk pengeluaran kas. b. Form Anggaran Form anggaran diisi oleh manajer bagian masing-masing untuk diserahkan kepada manajer umum untuk periode semesteran dan pertahun. c. Form Pencairan Dana Diisi oleh supervisor masing-masing bagian dengang persetujuan dari manajer bagian masing-masing untuk meminta persetujuan dari manajer bagian umum
54
d. Form Reimburse Transport Dalam Kota Diisi oleh karyawan dengan sepengetahuan dari manajer masingmasing bagian untuk meminta persetujuan dari manajer umum.
4.Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk sistem pengeluaran kas pada PT Hasta Bayu adalah rekap pengeluaran kas dan jurnal pengeluaran kas. Pencatatan ini digunakan untuk menyesuaikan antara permohonan pengeluaran kas dengan kas yang keluar.
5.Informasi yang Dihasilkan
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari pengeluaran kas adalah: a. Jumlah kas yang dikeluarkan dari pencairan dana sesuai dengan budgeting b. Jumlah
kas
yang
dikeluarkan
dari
biaya
kegiatan
yang
sesungguhnya
6.Proses Pengeluaran Kas Pada PT Hasta Bayu a.Proses pengeluaran kas sesuai dengan anggaran 1) Proses pengeluaran kas dimulai dari manajer setiap bagian mengajukan permohonan anggaran dengan mengisi form
55
anggaran yang diserahkan ke manajer umum untuk disetujui oleh direktur. 2) Selambat-lambatnya dua hari sebelum tanggal pencairan atas dana yang diperlukan, supervisor bagian mengisi form permohonan pencairan dana rangkap tiga dengan persetujuan dari manajer bagian tersebut dan menyerahkan kepada manajer umum dengan selalu memperhatikan jadwal pembayaran yang telah ditetapkan oleh bagian umum. 3) Setelah form pencairan dana tersebut disetujui oleh manajer umum, langsung diserahkan ke staf akuntansi untuk mengisi bukti kas keluar rangkap tiga dengan sepengetahuan supervisor keuangan dan langsung menyerahkan ke staf keuangan untuk diproses, sedangkan lembar kedua form pencairan dana disimpan oleh bagian akuntansi sebagai dokumen dalam proses. Lembar ke tiga form pencairan dana, lembar ketiga bukti kas keluar setelah ditandatangani penerima, dan bersamaan dengan uang diserahkan kepada si pemohon dari staf keuangan. Lembar kedua bukti kas keluar diserahkan ke bagian akuntansi untuk diarsip dan dicatat. Sedangkan form pencairan dana lembar pertama dan bukti kas keluar lembar pertama diarsip oleh bagian keuangan.
56
b. Proses
pengeluaran
kas
transportasi
dalam
kota
dan
perjalanan dinas 1) Permohonan reimburse transportasi dalam kota diajukan oleh karyawan dengan mengisi form reimbuse transportasi dalam kota rangkap tiga yang disetujui oleh manajer masing-masing untuk ditujukan ke manajer umum. Sedangkan untuk pembayaran reimburse biaya perjalanan dinas, selambatlambatnya dua hari sebelum jadwal pengeluaran kas, klaim reimburse biaya perjalanan dinas sudah diajukan dengan menyerahkan form surat perintah perjalanan dinas dan rincian biaya yang telah dikeluarkan disertai bukti-bukti pendukung yang sah untuk diajukan ke manajer umum. 2) Setelah ada persetujuan dari manajer umum, form reimburse transportasi dalam kota dan form surat perintah perjalanan dinas langsung diserahkan ke staf akuntansi untuk dicatat dan lembar kedua form reimburse transportasi dalam kota untuk disimpan sebagai dokumen dalam proses, dan mengisi bukti kas keluar untuk klaim perjalanan dinas. Lembar pertama dan ketiga form reimburse transportasi dalam kota dan bukti kas keluar langsung diserahkan ke bagian keuangan untuk pengeluaran uang. Lembar ketiga form reimburse transportasi dalam kota diserahkan ke karyawan yang mengajukan permohonan bersama dengan uang tunai dan bukti kas keluar
57
lembar ketiga setelah ditandatangai pemohon, dan lembar pertama form reimburse transportasi dalam kota dan bukti kas keluar diarsip oleh bagian keuangan. Sedangkan lembar ke dua bukti kas keluar diserahkan ke staf akuntansi untuk dicatat dan diarsip.
c. Proses pengeluaran kas dari tagihan
1) Untuk pembayaran tagihan-tagihan dari supplier dan tagihan ongkos kirim barang, selambat-lambatnya dua hari kerja sebelum jadwal pengeluaran kas, dokumen tagihan atau faktur dari supplier dan bukti penerimaan barang yang telah ditandatangani oleh bagian produksi dan gudang dengan sepengetahuan supervisor sales dan marketing, dan persetujuan dari manajer sales dan marketing sudah diterima oleh staf akuntansi. 2) Setelah staf akuntansi menerima dokumen tersebut langsung diserahkan ke manajer umum untuk disetujui dengan sepengetahuan supervisor keuangan. 3) Setelah disetujui staf akuntansi mengisi bukti kas keluar rangkap tiga dengan sepengetahuan supervisor keuangan dan langsung menyerahkan ke staf keuangan untuk diproses. Staf keuangan akan membayar tagihan tersebut ke supplier dengan menyerahkan
lembar
ketiga
bukti
kas
keluar
setelah
58
ditandatangani supplier dan menerima kuitansi dari supplier, dan bersamaan dengan uang diserahkan kepada supplier. Lembar kedua bukti kas diserahkan ke staf akuntansi untuk pencatatan. Sedangkan lembar pertama dan kuitansi dari supplier atau bukti transfer dari bank diarsip oleh staf keuangan.
C. Hubungan Antara Sistem Informasi Akuntansi Dengan Pengelolaan Kas Pada PT. Hasta Bayu
Sistem informasi akuntansi dalam suatu organisasi memainkan peranan penting dalam membantu organisasi dalam pengelolaan kas perusahaan. Dengan sistem informasi akuntansi yang telah diterapkan PT. Hasta Bayu dalam pengelolaan kas sangat mempengaruhi manajer umum dalam mengambil keputusan untuk mempersiapkan pemberian angkaangka dalam penyusunan anggaran setiap departemen atau bagian yang ada di PT. Hasta Bayu, maka setiap manajer dalam departemen tersebut dapat meninjau kembali angka-angka yang dianggarkan tersebut untuk membuat strategi alternatif yang dapat lebih efisien meraih tujuan tiap departemen. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan PT. Hasta Bayu juga mempengaruhi pengendalian terhadap penyelewangan atas pengelolaan kas, sehingga dengan dokumen dan fungsi kerja yang berbeda dalam pengelolaan kas dapat meminimalkan penyelewengan pengelolaan kas.
59
D. Pengendalian Intern Aktifitas pengendalian untuk transaksi penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Hasta Bayu mencakup otorisasi terhadap transaksi penerimaan kas, pengamanan terhadap kas, pemisahan tugas, dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai. Pengendalian intern ini dapat dilakukan melalui beberapa cara sebagai berikut: 1. Bagian pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas terpisah dengan bagian pemegang kas. 2. Bukti kas masuk dan bukti kas keluar diarsip dan dibuat oleh dua bagian yang berbeda 3. Pengajuan pengeluaran kas disetujui dan sepengetahuan manajer umum. 4. Pengajuan pengeluaran kas setiap bagian harus mendapat persetujuan dari manajer masing-masing bagian. 5. Adanya ketentuan dan penjadwalan yang dikeluarkan perusahaan untuk transaksi pengeluaran kas.
60
