ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI, KONSINYASI, SERTA PENERIMAAN KAS PADA PT. ICHTIAR BARU VAN HOEVE Eko Putra Pomada; Veronika; Raden Ajeng Cika Hanum Janitra; Dafris Arifin, Drs., MM., M.Comm. Bina Nusantara University, Jl. K. H. Syahdan No. 9, Kemanggisan/Palmerah, Jakarta Barat 11480, telp.+62.21 534 5830 - +62.21 535 0660, fax +62.21 530 0244
ABSTRAK TUJUAN PENELITIAN, ialah melakukan analisis terhadap prosedur penjualan tunai, konsinyasi, serta penerimaan kas yang berjalan pada perusahaan lalu mengidentifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan kemudian melakukan perancangan aplikasi sistem informasi akuntansi dan memberikan rekomendasi atas masalah-masalah yang ditemukan. METODE PENELITIAN yang digunakan ialah metode pengumpulan data, metode analisis, dan metode perancangan sistem berbasis Object Oriented Analysis and Design. HASIL YANG DICAPAI ialah menghasilkan rancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai, konsinyasi serta penerimaan kas yang dapat memberikan solusi atas permasalahan yang dihadapi pada sistem berjalan. SIMPULAN yang diperoleh ialah sistem informasi akuntansi penjualan tunai, konsinyasi serta penerimaan kas yang dihasilkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi dan mendukung pihak manajemen perusahaan untuk mengambil keputusan dengan menghasilkan laporan yang lebih cepat dan akurat. Kata kunci: Analisis, perancangan, sistem informasi akuntansi, penjualan tunai, konsinyasi, penerimaan kas. ABSTRAK The objective of this study is to analyze of the cash sales, consignment, and cash receipts procedures runs within the company then identifying the needs of information required and then designing the application of accounting information system and provide the recommendations for the problems found. The method used in this study is data collection method, analytical method, and design method based on object oriented analysis and design. The results obtained in this study is to develop the design of accounting information systems cash sales, consignment, and cash receipts with an automated computerized system that can provide solutions to the problems encountered within the existing systems. The conclusions obtained is the accounting information system cash sales, consignment, and cash receipt generated can solve the problem and support the company’s management to make decision producing the reports quickly and more accurate. Keywords: Analysis, design, accounting information system, cash sales, consignment, cash receipt.
PENDAHULUAN Perkembangan sistem informasi di zaman teknologi terjadi begitu pesat dan memiliki dampak yang sangat luas di berbagai bidang bisnis. |Menurut penelitian dari Louis Raymond, Anne-Marie Croteau, dan Francis Bergeron dalam The Strategic Role of IT as an Antecedent to the IT Sophistication and IT Performance of Manufacturing SMEs, Volume 4, No.3 & 4, 2011 (p.203): “Now, IT can play an important role in a company‘s performance and its ability to respond effectively to the changing needs of the market.”| Saat ini, teknologi informasi memiliki peran yang penting bagi kinerja dan kemampuan perusahaan agar dapat menanggapi perubahan kebutuhan pasar secara efektif. Organisasi membutuhkan dukungan teknologi informasi dalam mengelola aktivitas bisnis untuk meningkatkan sistem pengolahan data agar didapatkan informasi yang lengkap, cepat dan akurat. |Menurut penelitian dari Siamak Nejadhosseini Soudani dalam The Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational Performance, Volume 4, No.5, 2012 (p.137): “information is a valuable data processing that provides a basis for making decisions and taking action.”| Informasi merupakan data hasil pemrosesan yang bernilai dan mampu menyediakan dasar bagi pembuatan keputusan dan mengambil tindakan. |Menurut penelitian dari Elena, U.G., Raquel, P.E., Clara, M.C. dalam The Impact of Accounting Information Systems (AIS) on performance measures: empirical evidence in Spanish SMEs, Volume 11, No.1, 2011 (p.26): “Accounting information system are systems used to record the financial transactions of a business or organization that combines the methodologies, controls and accounting techniques with the technology of the IT industry: user interface, computers and sophisticated software.”| Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan bisnis atau organisasi yang mengkombinasikan metodologi, pengendalian, dan teknik akuntansi dengan teknologi dari industri IT: user interface, komputer, dan sophisticated software. Dengan sistem informasi akuntansi data dari transaksi rutin perusahaan akan dikumpulkan kemudian diolah menjadi informasi yang bernilai dan dilaporkan untuk mendukung manajemen perusahaan dalam pertimbangan pembuatan keputusan agar dapat menghasilkan manfaat kompetitif bagi keberlangsungan dan daya saing perusahaan di masa yang akan datang. PT. Ichtiar Baru Van Hoeve adalah perusahaan yang bergerak di bidang penerbitan dan penjualan buku-buku seperti ensiklopedia, notariat, dan kamus kecil. Penjualan merupakan suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis dengan memenuhi kebutuhan pembeli dalam rangka memperoleh laba. Perusahaan melakukan penjualan dalam dua bentuk yaitu penjualan tunai dan penjualan konsinyasi. Penjualan tunai umumnya terjadi secara kontan, sedangkan penjualan konsinyasi dilakukan secara titipan kepada pembeli yang bertindak juga sebagai penjual. Kedua bentuk penjualan ini, memiliki perbedaan waktu dalam penerimaan kasnya. Penerimaan kas pada penjualan tunai di perusahaan ini terjadi sebelum barang dikirimkan kepada pelanggan, sedangkan pada penjualan konsinyasi, kas di terima setiap akhir bulan sebesar total buku konsinyasi yang berhasil dijual oleh konsinyi. Sistem penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas pada PT. Ichtiar Baru Van Hoeve saat ini masih melakukan proses pengolahan data transaksi secara semi manual di mana pencatatan yang ada belum dilakukan dengan suatu otomasi sistem yang terkomputerisasi sehingga sering terjadi kesalahan pencatatan. Dokumen dan laporan yang dihasilkan dalam sistem yang sedang berjalan belum lengkap sehingga memungkinkan terjadinya kealpaan dalam pencatatan dan penyajian informasi yang penting berkaitan dengan penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas. Adanya fungsi di Bagian Akuntansi dan Keuangan yang melakukan perangkapan tugas dalam hal penerimaan dan pencatatan kas mengakibatkan longgarnya pengendalian internal dalam proses bisnis perusahaan terkait dengan penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas. Berdasarkan uraian dari masalah di atas maka penulis menyimpulkan bahwa PT. Ichtiar Baru Van Hoeve memerlukan sebuah sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas. Karena semakin pesatnya kemajuan teknologi saat ini dan besarnya kebutuhan PT. Ichtiar Baru Van Hoeve akan sistem penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas untuk menunjang aktivitas bisnis agar berjalan secara efektif dan efisien, maka judul skripsi yang diambil oleh penulis adalah “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI DAN KONSINYASI SERTA PENERIMAAN KAS PADA PT. ICHTIAR BARU VAN HOEVE.”
RUANG LINGKUP Penulis membatasi ruang lingkup penelitian pada PT. Ichtiar Baru Van Hoeve menjadi beberapa pokok penelitian yang meliputi: a. Analisis prosedur penjualan tunai hingga penerimaan kas yang meliputi penerimaan pesanan dari pelanggan, menyiapkan buku pesanan, menerima pembayaran, membuat bukti penerimaan pembayaran, dan mengirim buku pesanan. b. Analisis prosedur penjualan konsinyasi hingga penerimaan kas yang meliputi penerimaan pesanan dari pelanggan, menyiapkan buku pesanan, mengirim buku pesanan, menerima rekapitulasi penjualan buku, menagih buku yang terjual, menerima pembayaran buku yang terjual, membuat bukti penerimaan pembayaran. c. Perancangan sistem informasi akuntansi yang menyediakan pelaporan, meliputi jurnal umum, laporan penjualan, laporan penjualan per pelanggan, laporan penjualan per barang, laporan konsinyasi, dan laporan penerimaan kas.
TUJUAN DAN MANFAAT Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penyusunan skripsi ini adalah: 1. Melakukan analisis terhadap prosedur penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas yang berjalan pada perusahaan. 2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan dalam sistem penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas perusahaan. 3. Melakukan perancangan aplikasi sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas dengan suatu otomasi sistem yang terkomputerisasi agar proses bisnis dapat berjalan secara efektif dan efisien. 4. Memberikan rekomendasi atas masalah-masalah yang ditemukan pada proses bisnis penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas yang berjalan pada perusahaan. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penyusunan skripsi ini adalah: 1. Proses bisnis penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas dapat berjalan secara cepat dan tepat karena sistem mampu mempersingkat proses transaksi. 2. Menghasilkan laporan yang akurat dan terbaru sesuai dengan kebutuhan manajemen mengenai penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas pada periode tertentu. 3. Memberikan solusi untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada. 4. Menciptakan sistem yang akurat sehingga mampu mengurangi angka kesalahan dalam perhitungan dan pengolahan informasi yang disebabkan oleh human error.
METODE PENELITIAN Penulisan skripsi ini memiliki tiga metode yang digunakan dalam proses penelitian di PT. Ichtiar Baru Van Hoeve yaitu metode pengumpulan data, metode analisa, dan metode perancangan. Dalam metode pengumpulan data dilakukan studi kepustakaan dengan mengumpulkan, meninjau, dan mempelajari teori-teori buku, literatur, jurnal, internet ataupun media informasi lainnya yang berhubungan dengan topik penelitian. Kemudian dilakukan studi lapangan dengan cara melakukan penelitian secara langsung ke lapangan yaitu perusahaan yang menjadi objek penelitian, melalui wawancara yang melibatkan proses tanya jawab secara langsung yang dilakukan dengan pihak-pihak yang terkait dan review dokumen yang dilakukan dengan menelusuri dokumen-dokumen transaksi yang terkait dengan proses penjualan. Dalam metode analisis dilakukan analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan untuk mengidentifikasi kekurangan pada sistem manual dan merancang sistem yang baru, meliputi survei atas sistem yang berjalan dengan melakukan wawancara terhadap pihak perusahaan yang berkaitan, analisis terhadap temuan survei dengan melakukan analisis terhadap data dan informasi yang diperoleh pada survei, dan identifikasi kebutuhan informasi dengan melakukan identifikasi terhadap adanya kekurangan informasi pada sistem yang sedang berjalan mulai dari dokumen input, proses, hingga output. Adapun metode perancangan yang digunakan adalah metode Object Orieted Analysis and
Design (OOAD) dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML), yang terdiri dari membuat Rich Picture, Event Table, Overview Activity Diagram, Workflow Table, Detailed Activity Diagram, Class Diagram, Statechart Diagram, Use case Diagram, Sequence Diagram, Navigation Diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, rancangan laporan.
HASIL DAN BAHASAN Dari hasil analisis terhadap proses bisnis yang berjalan saat ini pada PT. Ichtiar Baru Van Hoeve ditemukan beberapa masalah dan kemungkinan akibat yang dapat terjadi sebagai berikut. Temuan Masalah 1 Kriteria
Sebab
Akibat
Rekomendasi
Temuan Masalah 2
Kriteria
Sebab
Akibat
Sistem operasional penjualan tunai, konsinyasi dan penerimaan kas yang masih dilakukan secara semi manual. Menurut Reeve, Warren, dan Duchac (2012: 220), “Computerized accounting system have the following three main advantages over manual system, computerized system simplify the record keeping process by recording transaction in electronic forms and, at the same time, computerized systems are generally more accurate than manual systems, computerized systems provide management with current information to support decision making.” Pencatatan transaksi rutin penjualan tunai, konsinyasi, serta penerimaan kas hanya disimpan dalam file berbentuk Microsoft Excel tanpa disimpan dalam suatu database dan masih melakukan pengecekan persediaan buku secara manual melalui telepon ke gudang. Perusahaan tidak dapat menangani kebutuhan pelanggan secara tepat, misalnya tidak terpenuhinya pesanan buku yang diminta oleh pelanggan, karena Bagian Penjualan tidak dapat mengecek persediaan buku secara real time, kesalahan pencatatan transaksi pemesanan pelanggan sehingga perusahaan menyediakan buku yang tidak tepat bagi pelanggan baik dari segi jumlahnya maupun jenis bukunya, serta mengakibatkan perusahaan membutuhkan waktu yang lama dalam menangani transaksi rutin, misalnya dalam mencatat transaksi pemesanan Bagian Penjualan harus menunggu informasi dari Bagian Gudang untuk mendapatkan informasi mengenai ketersediaan buku pesanan pelanggan. Untuk mengatasi sistem penjualan tunai, konsinyasi, dan penerimaan kas yang masih semi manual, perusahaan sebaiknya menerapkan sistem informasi akuntansi penjualan tunai, konsinyasi dan penerimaan kas yang terkomputerisasi sehingga memampukan karyawan untuk melakukan pengecekan persediaan barang pesanan secara langsung dari sistem, membuat formulir bukti transaksi penjualan tunai, konsinyasi, dan penerimaan kas secara terkomputerisasi, memudahkan pembuatan laporan tiap periode tertentu dengan menyimpan data transaksi ke dalam database komputer, dan memampukan karyawan di semua bagian perusahaan yang terkait dengan sistem penjualan dan penerimaan kas untuk mendapatkan data terbaru yang di-update oleh bagian lain. Masih ada dokumen yang belum bernomor urut dan kalkulasi dari total harga Faktur yang harus dibayar pelanggan belum dihasilkan secara otomatis oleh komputer. Menurut Jones dan Rama yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo, akurasi dan efisiensi juga ditingkatkan dengan nilai-nilai yang dihasilkan oleh komputer. Komputer dapat menghasilkan nomor transaksi untuk dokumen penjualan. Dengan secara otomatis menentukan nomor urut pada kejadian, kita dapat menghindari kesalahan seperti memasukkan nomor dokumen transaksi dua kali. Dokumen Memo Pesanan yang digunakan dalam sistem berjalan belum memiliki nomor urut dan kalkulasi total Faktur yang harus dibayar pelanggan belum dilakukan oleh sistem secara otomatis tetapi dihitung oleh karyawan yang bersangkutan. Kesulitan menelusuri transaksi pesanan yang menjadi dasar pembuatan Surat Jalan karena perusahaan harus mencocokkan sendiri data pelanggan, judul buku,
Rekomendasi
Temuan Masalah 3
Kriteria
Sebab
Akibat
Rekomendasi
Temuan Masalah 4 Kriteria
Sebab
Akibat
Rekomendasi
dan jumlah buku yang dipesan pelanggan ketika menelusuri transaksi pesanan yang telah diproses pengirimannya dalam Surat Jalan dan terjadinya kelebihan atau kekurangan dalam menghitung nilai total Faktur yang harus dibayar pelanggan. Membuat sistem informasi akuntansi penjualan tunai, konsinyasi, dan penerimaan kas yang mampu melakukan otomasi prosedur secara terkomputerisasi untuk menghasilkan nomor urut formulir yang computer generated value secara otomatis setiap kali formulir dibuat dan membuat fungsi yang dapat mengotomasi kalkulasi nilai total Faktur yang harus dibayar pelanggan.
Kurangnya dokumen untuk mencatat informasi terkait dengan transaksi penjualan konsinyasi dan penerimaan kas seperti jumlah buku yang dikonsinyasikan dan jumlah penagihan konsinyasi atas buku yang berhasil dijual konsinyi. Menurut Hall (2011: 44), “Economic events result in some documents being created at the beginning (the source) of the transaction. These are called source document. Source document are used to capture and formalize transaction data that the transaction cycle needs for processing.” Pihak perusahaan belum memperhatikan pentingnya mencatat buku yang dikonsinyasikan kepada konsinyi dan mencatat jumlah buku konsinyasi terjual yang berasal Rekap Penjualan yang dikirimkan konsinyi, untuk digunakan sebagai informasi dalam melakukan penagihan atas penjualan konsinyi. Perusahaan akan kesulitan dalam mengendalikan jumlah buku yang dikonsinyasikan dan apabila Rekap Penjualan dari konsinyi hilang atau rusak, maka perusahaan akan kesulitan dalam menagih hasil penjualan buku oleh konsinyi, terutama apabila konsinyasi belum selesai Membuat sistem informasi akuntansi penjualan konsinyasi, dan penerimaan kas yang menyediakan formulir Konsinyasi yang dapat digunakan untuk mencatat informasi mengenai jumlah buku yang dikonsinyasikan dan Surat Penagihan Konsinyasi yang dapat digunakan untuk mencatat informasi mengenai nilai komersial yang ditagih perusahaan atas buku yang berhasil dijual oleh konsinyi.
Tidak ada pemisahan fungsi kerja antara Bagian Akuntansi dan Keuangan. Menurut Hall (2011: 168), “The responsibility for record keeping for an asset should be separate from the physical custody of that asset. The cash receipts department takes custody of the cash asset, while updating AR record is an accounts receivable (accounting function) responsibility. Fungsi penerimaan atas pembayaran kas oleh pelanggan dan fungsi pencatatan atas pembayaran kas oleh pelanggan dilakukan secara menyeluruh oleh karyawan yang sama sehingga terjadi perangkapan tugas di Bagian Akuntansi dan Keuangan. Terbukanya peluang bagi karyawan yang ada di Bagian Akuntansi dan Keuangan untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi penerimaan kas sehingga jumlah kas yang dicatat dan dilaporkan tidak sama dengan jumlah kas yang diterima dari pelanggan sehingga pengendalian internal terhadap proses bisnis perusahaan menjadi longgar dan berkurangnya pengawasan terhadap proses tersebut. Perusahaan harus memisahkan fungsi penerimaan atas pembayaran kas oleh pelanggan dan fungsi pencatatan atas pembayaran kas oleh pelanggan dengan membagi Bagian Akuntansi dan Keuangan sehingga menjadi bagian yang saling independen dengan tanggungjawabnya masing-masing untuk menjaga asset perusahaan dan menjamin ketelitian dan kehandalan informasi akuntansi.
Temuan Masalah 5 Kriteria
Sebab
Akibat
Rekomendasi
Temuan Masalah 6 Kriteria Sebab Akibat
Rekomendasi
Laporan yang dihasilkan perusahaan masih kurang lengkap untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusan. Menurut Hall (2011: 618), “Information output should be presented as concisely as possible within the report or document. Reports should be visually pleasing and logically organized.” Perusahaan hanya menghasilkan Laporan Penjualan Buku yang berisi informasi tentang jumlah penjualan buku yang berhasil dilakukan kepada pelanggan yang bersangkutan selama satu bulan dan Laporan Account Received yang berisi jumlah penerimaan kas dari penjualan kepada pelanggan yang bersangkutan, laporan tersebut belum diorganisasikan dengan baik sehingga kurang memberikan sudut pandang yang bermanfaat bagi pembuat keputusan dalam pertimbangan pembuatan keputusan. Pembuat keputusan kurang mampu mengambil keputusan dengan tepat karena kurangnya informasi terkait penjualan tunai, konsinyasi, serta penerimaan kas pada sistem yang sedang berjalan untuk meningkatkan kinerja pada masa yang akan datang. Membuat sistem informasi akuntansi penjualan tunai, konsinyasi, dan penerimaan kas yang menghasilkan Laporan Penjualan, Laporan Penjualan per Buku, Laporan Penjualan per Pelanggan, Laporan Konsinyasi, dan Laporan Penerimaan Kas yang dapat menyajikan ringkasan informasi yang lengkap dan terorganisasi bagi kepentingan pembuatan keputusan.
Kurangnya informasi mengenai harga total buku pesanan terkait dengan pencatatan proses pemesanan buku oleh pelanggan pada Memo Pesanan. Menurut Hall (2011: 618), “Information output should be presented as concisely as possible within the report or document.” Memo Pesanan yang dibuat pada sistem berjalan hanya mencatat informasi mengenai judul buku dan harga buku yang dipesan oleh pelanggan. Pelanggan hanya memperoleh informasi total harga pesanan buku hanya secara lisan dan Bagian Penjualan kesulitan dalam melacak informasi mengenai total harga Memo Pesanan karena tidak dicatat dalam dokumen. Melengkapi pencatatan informasi pada proses pemesanan buku dengan menambahkan informasi mengenai total harga pesanan pelanggan pada Memo pesanan.
Dalam proses penjualan yang dilakukan perusahaan membutuhkan berbagai informasi sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan. Identifikasi kebutuhkan informasi tersebut, antara lain: 1. Memo Pesanan dengan tipe pelanggan konsinyi dan non konsinyi. Merupakan dokumen yang digunakan sebagai catatan pesanan pelanggan yang bertipe konsinyi atau non konsinyi yang dijadikan sebagai dasar untuk pengambilan buku di gudang. 2. Faktur dengan tipe pelanggan konsinyi dan non konsinyi. Merupakan dokumen yang digunakan sebagai catatan atas transaksi penjualan kepada pelanggan baik yang bertipe konsinyi maupun non konsinyi yang dikirimkan bersama-sama dengan Surat Jalan. 3. Kwitansi dengan tipe pelanggan konsinyi dan non konsinyi. Merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti atas pembayaran pelanggan yang bertipe konsinyi atau non konsinyi yang telah diterima oleh perusahaan. 4. Form Konsinyasi Dokumen ini digunakan untuk mencatat jumlah buku yang dititipkan pada konsinyi berdasarkan jumlah buku yang dikirim kepada konsinyi. 5. Surat penagihan konsinyasi Dokumen ini digunakan sebagai dokumen penagihan atas penjualan barang konsinyasi pada konsinyi sesuai dengan jumlah buku yang terjual setiap bulan.
Beberapa kebutuhan laporan, yaitu : 1. Laporan Penjualan Laporan Penjualan dibuat berdasarkan Faktur atau Surat Penagihan Konsinyasi, untuk menyampaikan informasi mengenai transaksi-transaksi penjualan buku baik secara tunai maupun konsinyasi pada periode tertentu. 2. Laporan Penjualan per Pelanggan Laporan Penjualan per Pelanggan dibuat berdasarkan Faktur atau Surat Penagihan Konsinyasi, untuk menyampaikan informasi mengenai transaksi-transaksi penjualan buku per pelanggan baik secara tunai maupun konsinyasi pada periode tertentu. 3. Laporan Penjualan per Buku Laporan Penjualan per Buku dibuat berdasarkan Faktur atau Surat Penagihan Konsinyasi, untuk menyampaikan informasi mengenai transaksi-transaksi penjualan per buku baik secara tunai maupun konsinyasi pada periode tertentu. 4. Laporan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas dibuat berdasarkan Kwitansi Tunai dan Kwitansi Konsinyasi, untuk menyampaikan informasi mengenai transaksi-transaksi penerimaan kas pada periode tertentu. 5. Laporan Konsinyasi Laporan Konsinyasi dibuat berdasarkan Form Konsinyasi dan Surat Penagihan Konsinyasi, untuk menyampaikan informasi mengenai jumlah buku yang dikonsinyasikan dan jumlah buku yang belum terjual, dan nilai komersial dari penjualan kosninyasi yang belum selesai pada konsinyi dalam periode tertentu. 6. Jurnal Umum Jurnal Umum digunakan untuk mencatat informasi mengenai transaksi penjualan tunai dan konsinyasi buku perusahaan serta penerimaan kas secara kronologis.
Rich Picture Prosedur Penjualan Tunai dan Penerimaan Kas yang Diusulkan
Gambar 1 Rich Picture Penjualan Tunai dan Penerimaan Kas yang Diusulkan
Rich Picture Prosedur Penjualan Konsinyasi dan Penerimaan Kas
Gambar 2 Rich Picture Penjualan Konsinyasi dan Penerimaan Kas yang Diusulkan
Class Diagram
Gambar 3 UML Class Diagram Penjualan Tunai, Konsinyasi, serta Penerimaan Kas
Usecase Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai, Konsinyasi, dan Penerimaan Kas pada PT. Ichtiar Baru Van Hoeve
Membuat Memo Pesanan
Bagian Penjualan Melayani pendaftaran pelanggan
Membuat Surat Jalan
Bagian Gudang Membuat Faktur
Membuat Form Konsinyasi
Membuat Surat Penagihan Konsinyasi
Bagian Akuntansi
Membuat Faktur Pajak
Bagian Keuangan
Membuat Kwitansi Konsinyasi
Membuat Kwitansi Tunai
Membuat Jurnal
Membuat Laporan Penjualan
Membuat Laporan Konsinyasi
Membuat Laporan Penerimaan Kas
Gambar 4 Use Case Diagram
Rancangan Layar
Gambar 5 Rancangan Layar Memo Pesanan dengan Tipe Pelanggan Konsinyi dan Non Konsinyi
Gambar 6 Rancangan Layar Faktur dengan Tipe Pelanggan Konsinyi dan Non Konsinyi
Gambar 7 Rancangan Layar Kwitansi dengan Tipe Pelanggan Konsinyi
Gambar 8 Rancangan Layar Kwitansi dengan Tipe Pelanggan Non Konsinyi
Gambar 9 Rancangan Layar Form Konsinyasi
Gambar 10 Rancangan Layar Surat Penagihan Konsinyasi
Output Laporan
Gambar 11 Laporan Penjualan
Gambar 12 Laporan Penjualan per Pelanggan
Gambar 13 Laporan Penjualan per Buku
Gambar 14 Laporan Penerimaan Kas
Gambar 15 Laporan Konsinyasi
Gambar 16 Jurnal Umum
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan atas sistem informasi akuntansi penjualan tunai, konsinyasi, serta penerimaan kas pada PT. Ichtiar Baru Van Hoeve maka diperoleh simpulan sebagai berikut. 1. Masalah utama pada PT.Ichtiar Baru Van Hoeve yang terjadi dalam kegiatan operasional perusahaan adalah sistem operasional penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas yang berjalan masih semi manual, yakni pencatatan transaksi rutin disimpan dalam file berbentuk Microsoft Excel tanpa disimpan dalam suatu database dan masih melakukan pengecekan persediaan buku secara manual melalui telepon ke gudang sehingga terjadi kekurangan dalam penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kasyang dapat menghambat kegiatan operasional perusahaan. 2. Masalah lain pada PT.Ichtiar Baru Van Hoeve yang terkait dalam kegiatan operasional antara lain masih ada dokumen yang belum bernomor urut dan kalkulasi dari total harga Faktur yang harus dibayar pelanggan yang dihasilkan secara otomatis oleh komputer; kurangnya dokumen untuk mencatat informasi terkait dengan transaksi penjualan konsinyasi dan penerimaan kas; tidak ada pemisahan fungsi kerja antara Bagian Akuntansi dan Finance; laporan yang dihasilkan perusahaan masih kurang lengkap; kurangnya informasi mengenai harga total buku pesanan pada Memo Pesanan. 3. Usulan pemecahan masalah yang direkomendasikan atas masalah tersebut antara lain adanya sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas yang terkomputerisasi; menghasilkan nomor urut pada formulir Memo Pesanan dan membuat fungsi yang dapat mengotomasi kalkulasi nilai total Faktur; mencatat informasi mengenai jumlah buku yang dikonsinyasikan pada Form Konsinyasi dan informasi mengenai nilai komersial yang ditagih atas hasil penjualan buku konsinyasi oleh konsinyi pada Surat Penagihan Konsinyasi; memisahkan fungsi penerimaan atas pembayaran kas dan fungsi pencatatan atas pembayaran kas; membuat Laporan Penjualan, Laporan Penjualan per Buku, Laporan Penjualan per Pelanggan, Laporan Konsinyasi, dan Laporan Penerimaan Kas yang dapat menyajikan ringkasan informasi yang lengkap dan terorganisasi bagi kepentingan pembuatan keputusan; menambahkan informasi mengenai total harga pesanan pelanggan pada Memo pesanan. 4. Usulan yang direkomendasikan menjadi dasar dalam melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas pada PT. Ichtiar Baru Van Hoeve berupa aplikasi program yang dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam proses transaksi, meningkatkan kinerja perusahaan dan mengatasi masalah yang dihadapi, mengurangi angka kesalahan yang disebabkan oleh human error, dan menghasilkan infromasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. 5. Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas yang diusulkan dapat mendukung perusahaan dalam menjawab kebutuhan pencatatan dan pengumpulan data dari dokumen transaksi penjualan dan penerimaan kas yang efektif dan efisien untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan akurat serta laporan-laporan yang dapat membantu pihak perusahaan dalam proses pengambilan keputusan. Berikut ini terdapat beberapa saran yang diusulkan dalam hubungan dengan hasil rancangan untuk saat ini dan masa yang akan datang. 1. Melakukan pengembangan sistem lain seperti persediaan, pembelian, anggaran yang dapat diintegrasikan dengan sistem yang diusulkan. 2. Melakukan back-up data pada sistem untuk menghindari terjadinya kehilangan atau kerusakan data akibat kesalahan pemakai maupun kerusakan pada alat dan sistem. 3. Perusahaan sebaiknya melakukan review dan evaluasi secara berkala agar dapat menyesuaikan kebutuhan para pengguna sistem dengan perkembangan teknologi terbaru, jadi selain sistem dapat menyesuaikan dengan fungsi teknologi terkini fungsionalitas sistem juga dapat mendukung kebutuhan terkini dari pengguna sistem. 4. Perusahaan sebaiknya melakukan maintenance dan evaluasi secara berkala guna mengetahui apakah sistem yang dijalankan berfungsi dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan tetap terjaga konsistensinya. 5. Pihak manajemen perusahaan perlu mencipkan lingkungan yang mendukung jalannya sistem baru yang diusulkan di seluruh elemen perusahaan agar dapat berjalan dengan optimal.
REFERENSI Connolly, Thomas M. & Begg, Carolyn E. (2005). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 5th Edition. Boston: Pearson Education, Inc. Drebin, A.R. Alih bahasa oleh Saragih, F., Sinaga, M.,& Saat, S. (2006). Akuntansi Keuangan lanjutan (edisi ke-5). Jakarta: Penerbit Erlangga. Gelinas, U.J. & Richard B. Dull. (2012). Accounting Information System. (9th edition). Canada: Cengage Learning South-Western. Hall, James A. (2011). Introduction to Accounting Information System. (7th edition). Canada : Cengage Learning South-Western. Himayati. (2008). Eksplorasi Zahir Accounting. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Mathiassen, L; Munk-Madsen, A; Nielsen, P.A; & J.Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Denmark: Marko Publishing ApS, Aalborg. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Jakarta: Salemba Empat. Puspitawati, Lilis., Anggadini, Sri Dewi. (2011). Sistem Informasi Akuntansi Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.. Rama, D.V; & Jones, F.L. diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (Buku-1). Bandung : Salemba Empat. Rama, Dasaratha V. & Jones, Frederick L. (2006). Accounting Information System : A Business Process Approach. Canada : Southwestern College Publishing. Reeve, James M., Warren, Carl S., Duchac, Jonathan E. (2012). Principles of Accounting. 24th Edition. Canada: Cangage Learning. Reynolds, George W., & Stair, Ralph M. (2010). Principles of Information System. (9th edition). Canada: Cancage Learning South-Western Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2006). Accounting Information Systems, (10th edition). New Jersey: Prentice Hall. Romney, Marshall B., & Steinbart, Paul J. (2009). Accounting Information System. (11th edition). New Jersey : Pearson Prentice Hall. Satzinger, John W. , Jackson, Robert B.& Burd, Stephen D.(2009). System Analysis and Design in Changing Word , Edisi ke-3. Massachusetts: Thomson Learning. Satzinger, John W., Jackson, Robert B., & Stephen, D. Burd. (2012). System Analysis & Design In A Changing World.(6th edition). United States of America : Cource Technology, Cengage Learning. Stice, Earl K., Stice, James D., Skousen, K. Fred.. (2010).Intermediate Accounting. (17th edition). Canada/USA: Cengage Learning South-Western Whitten; & Bentley J.L. (2009). System Analysis & Design Methods for the Global Enterprise. (7th edition). McGraw Hill. Widaningsih, Rizal, Samsul. (2012). Modul Melaksanakan Proses Administrasi Transaksi. Jakarta: Erlangga. Yunarto, Holy Icun. (2006). Business Concepts Implementation Series in Sales and Distribution Management. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Yunus, Hadori, Harnanto. (1992). Akuntansi Keuangan Lanjutan. Yogyakarta: BPFE. Jurnal: Ashish, S., Himanshu, A., Ashim, R.S. (2012). Unified Modeling Language for Describing Business Value Chain Activities . International Journal of Computer Apllications. 1(1): 17-22. Elena, U.G., Raquel, P.E., Clara, M.C. (2011). The Impact of Accounting Information Systems (AIS) on performance measures: empirical evidence in Spanish SMEs .The International Journal of Digital Accounting Research . 11(1577-8517): 25-43. Hendarti, Henny, Anton, Didi, Cakra, Mochtar. (2008). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Persediaan. Journal The Winners. 9(1): 90. Jaswinder, Singh, Ashu, Gupta, Jaiteg, Singh. (2012). Service Oriented Business Process Re-engineering International Journal of Advanced Research in Computer Science and Software Engineering. 2(7): 241-243. Raymond, Louis, Croteau, Anne-Marie, Bergeron, Francois. (2011). The Strategic Role of IT as an Antecedent to the IT Sophistication and IT Performance of Manufacturing SMEs. International Journal of Advance in Systems and Measurements. 4(3&4): 203.
Sajady, H., Dastgir, M., Nejad, Hashem H. (2009). Evaluation of the Effectiveness of Accounting Information System. International Journal of Information Science and Technology. 6(2): 49-59. Soudani, Siamak Nejadhosseini. (2012). The Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational Performance. International Journal of Economics and Finance. 4(5): 136145.
RIWAYAT PENULIS Eko Putra Pomada lahir di kota pada . Penulis sedang menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013. Veronika lahir di kota Tanjungpandan, Bangka Belitung pada 23 Februari. Penulis sedang menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013. Raden Ajeng Cika Hanum Janitra lahir di kota pada 1 Desember. Penulis sedang menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013.
