BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG, DAN PENERIMAAN KAS PT. SURYA WARFA KHARISMA
4.1 Analysis Document 4.1.1
The Task
4.1.1.1 Purpose Sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dan penerimaan kas yang dikembangkan secara keseluruhan guna membantu dan memudahkan PT. Surya Warfa Kharisma dalam mengintegrasikan data-data dan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan proses operasi penjualannya yang dimulai dengan penawaran harga, penerimaan pesanan, pengiriman barang, pencatatan penjualan, penerimaan retur, penagihan, dan penerimaan pembayaran serta data-data yang diperlukan bagi proses penjualan termasuk di dalamnya penilaian terhadap kredibilitas pelanggan. Sistem ini juga memudahkan PT. Surya Warfa Kharisma dalam penyusunan dan pembuatan laporan dengan lebih mudah atas data dan informasi terintegrasi tersebut secara akurat.
4.1.1.2 System Definition Sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas ini dirancang untuk membantu pemrosesan transaksi bisnis PT. Surya Warfa Kharisma yang berhubungan dengan kegiatan operasional penjualan, piutang, dan penerimaan kas sehari-hari. Selain itu, perancangan sistem ini digunakan untuk mendukung proses
101 pembuatan laporan yang terkait dengan aktivitas penjualan, piutang dan penerimaan kas secara tepat dan akurat. Sistem ini dibangun menggunakan platform PC (Personal Computer) yang didukung oleh jaringan LAN (Local Area Network) untuk mempermudah proses aliran data. Pengembangan sistem ini dilakukan berdasarkan usulan perbaikan untuk mengatasi permasalahan yang ditemui pada sistem berjalan. System definition dari sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dan penerimaan kas ini dapat dijelaskan dan diringkas pada tabel 4.1 kriteria FACTOR berikut: Tabel 4.1 System Definiton dengan kriteria FACTOR Mendukung kegiatan penjualan dan pemrosesan transaksi mulai Functionality dari penawaran harga, penerimaan pesanan, pengiriman barang, penerimaan retur, penagihan, dan penerimaan pembayaran, serta proses pencatatan, pengendalian internal dan pembuatan laporan yang reliable terkait dengan aktivitas penjualan, piutang dan penerimaan kas. Karyawan Bagian Administrasi (Penjualan), Bagian Gudang, Application Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi, Manajer Administrasi Domain (Penjualan), dan Manajer Keuangan. Sistem ini dikembangkan berdasarkan usulan untuk mengatasi Conditions permasalahan yang ditemui guna menangani kebutuhan sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada PT. Surya Warfa Kharisma dimana aplikasinya dijalankan oleh user yang terkait dan berwenang. Menggunakan beberapa PC (Personal Computer) yang Technology terhubung dengan jaringan LAN (Local Area Network) ditambah device umum lainnya seperti printer dan fax. Bagian Administrasi, Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi, Objects Manajer Keuangan, Pelanggan, Barang, Surat Penawaran Harga, Sales Contract, Delivery Order, Invoice, Kuitansi, Surat Retur. Menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat agar dapat Responsibility membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat serta mengatasi permasalahan yang ada.
102 4.1.1.3
Context
4.1.1.3.1
Problem Domain Prosedur yang diusulkan terhadap sistem informasi akuntansi penjualan,
piutang dan penerimaan kas pada PT. Surya Warfa Kharisma adalah sebagai berikut: Prosedur Penjualan diusulkan: Kegiatan penjualan berawal ketika bagian administrasi menerima permintaan penawaran harga dari klien atau calon pelanggan, baik yang datang langsung, melalui telepon atau fax. Bagian administrasi melakukan pengecekan terhadap status pelanggan, apabila pelanggan baru maka bagian administrasi perlu mendata pelanggan dan mencatatnya ke dalam database pelanggan untuk disimpan sebagai arsip. Jika barang dan jumlah yang diinginkan pelanggan tersedia, maka bagian administrasi membuat Surat Penawaran Harga yang didasarkan atas daftar harga barang standar yang ada di database barang. Setelah diotorisasi direktur, bagian administrasi mendistribusikan Surat Penawaran Harga (SPH) sebagai berikut: SPH rangkap 1 dikirimkan kepada pelanggan SPH rangkap 2 untuk arsip bagian administrasi Dalam melakukan kesepakatan harga, biasanya calon pembeli akan melakukan penawaran harga. Pelanggan menghubungi perusahaan, untuk melakukan negosiasi harga yang telah diberikan perusahaan. Setelah terjadi kesepakatan harga, pelanggan akan mengirimkan Surat Pemesanan Barang atau Purchase Order kepada perusahaan yang menyatakan bahwa pelanggan setuju untuk membeli sejumlah barang tertentu dengan harga yang telah disepakati. Berdasarkan Purchase Order yang diterima, bagian administrasi membuat Sales Contract antara dua pihak yang melampirkan kesepakatan
103 harga, serta mencantumkan cara pembayaran, jangka waktu pembayaran dan jangka waktu penyerahan barang. Pada saat pembuatan Sales Contract, sistem melakukan pengecekan limit kredit pelanggan yang tersedia. Apabila kredit tersedia tidak memenuhi untuk dilakukan transaksi, sistem akan menolak untuk memproses Sales Contract dan memerlukan otorisasi direktur dalam melanjutkan transaksi. Direktur juga dapat mengubah limit kredit pelanggan agar transaksi dapat dilanjutkan. Setelah meminta otorisasi direktur, Sales Contract dikirimkan kepada pelanggan. Distribusi dokumen yang dibuat sebanyak 3 rangkap ini adalah sebagai berikut: Sales Contract rangkap 1 untuk pelanggan Sales Contract rangkap 2 untuk bagian keuangan Sales Contract rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi Selanjutnya bagian administrasi membuat Delivery Order (DO) sebanyak 4 rangkap yang kemudian diserahkan ke bagian keuangan. Berdasarkan Sales Contract dan Delivery Order yang diterima, bagian keuangan mencatat pesanan pelanggan tersebut ke dalam invoice sebanyak 4 rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut: invoice rangkap 1 untuk pelanggan (setelah melakukan pembayaran) invoice rangkap 2 diserahkan kepada pelanggan bersamaan dengan pengiriman barang invoice rangkap 3 untuk arsip bagian keuangan invoice rangkap 4 untuk bagian akuntansi Jika transaksi dilakukan secara kredit, invoice rangkap 1 akan diarsip ke dalam arsip sementara oleh bagian keuangan. Sedangkan untuk transaksi penjualan tunai, invoice rangkap 1 diserahkan bersamaan dengan invoice rangkap 2 dan barang pada saat pengiriman barang.
104 Bagian keuangan meneruskan DO sebanyak 4 rangkap dan invoice rangkap 2 (beserta invoice rangkap 1 jika transaksi penjualan secara tunai) kepada bagian perbekalan. Surat Delivery Order ini merupakan pernyataan yang digunakan sebagai perintah pengeluran barang dari gudang. Berdarkan DO, bagian perbekalan mencatat pengeluaran barang pada database persediaan. Dengan demikian, barang pun telah siap untuk dikirimkan kepada pelanggan. Pada saat penyerahan barang, bagian perbekalan melampirkan invoice rangkap 2 (beserta invoice rangkap 1 jika transaksi penjualan secara tunai) dan DO 4 rangkap untuk ditanda-tangani pelanggan. Invoice rangkap 2 (beserta invoice rangkap 1 jika transaksi penjualan secara tunai) dan DO rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pelanggan. DO rangkap 1 untuk pelanggan DO rangkap 2 untuk bagian keuangan DO rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi DO rangkap 4 untuk bagian perbekalan Setelah pengiriman barang selesai, bagian pengiriman mendistribusikan DO rangkap 2 yang telah ditanda-tangani pelanggan kepada bagian keuangan sebagai laporan pengiriman barang. Sedangkan DO rangkap 3 dikembalikan pada bagian administrasi dan mengarsip DO rangkap 4 sebagai bukti tertulis pengeluaran barang. Bagian keuangan mencocokkan DO rangkap 2 yang telah ditanda-tangani pelanggan dengan invoice rangkap 3 yang ada di arsip sementara. Berdasarkan invoice rangkap 4 yang diterima, bagian akuntansi mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan dan sistem menambahkan piutang pelanggan apabila penjualan dilakukan secara kredit. Kemudian dokumen-dokumen tersebut diarsipkan berdasarkan tanggal.
105 Prosedur Retur Penjualan Pelanggan dapat melakukan claim terhadap barang yang rusak atau kondisi lain yang tidak sesuai dengan pesanan. Jangka waktu pengembalian berbeda-beda tergantung kesepakatan yang tertera dalam perjanjian dengan masing-masing pelanggan. Dalam hal ini, pelanggan harus melampirkan barang yang di-retur dengan invoice serta DO rangkap 1 yang diterima ketika pengiriman barang. Bagian administrasi menangani keluhan pelanggan, dan menghubungi bagian perbekalan untuk memeriksa kondisi barang. Apabila keluhan yang ada sesuai dengan kebijakan retur perusahaan, maka bagian administrasi akan mencatatnya ke dalam Surat Retur (SR) sebanyak 4 rangkap sebagai berikut: SR rangkap 1 untuk pelanggan SR rangkap 2 untuk bagian akuntansi SR rangkap 3 untuk bagian perbekalan SR rangkap 4 untuk arsip bagian administrasi Berdasarkan retur yang terjadi, bagian perbekalan menerima barang retur. Sedangkan SR rangkap 2 yang diterima bagian akuntansi dicocokkan dengan invoice rangkap 4 yang ada diarsip. Surat Retur ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan dan pengurangan piutang pelanggan. Barang yang diretur dapat dikembalikan tanpa penukaran atau dengan penukaran barang sejenis. Apabila atas permintaan pelanggan yang menginginkan bahwa barang yang diretur agar ditukarkan dengan barang pengganti dengan jenis dan tipe barang yang sama, bagian administrasi membuat Delivery Order–Retur (DO-Retur) sebanyak 4 rangkap. Surat DO-Retur diserahkan kepada bagian perbekalan untuk selanjutnya akan dilakukan pengiriman barang seperti prosedur pengiriman standar. Berdasarkan DO-
106 Retur ini, bagian perbekalan menyiapkan sejumlah barang yang dibutuhkan kemudian kembali melakukan pengiriman barang kepada pelanggan dan melampirkan DO-Retur untuk ditanda-tangani pelanggan. Setelah pengiriman barang retur selesai, bagian perbekalan mendistribusikan DO-Retur yang telah ditanda-tangani pelanggan sebagai berikut: DO-Retur rangkap 1 untuk pelanggan DO-Retur rangkap 2 untuk bagian keuangan DO-Retur rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi DO-Retur rangkap 4 untuk bagian perbekalan
Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan Secara berkala, bagian keuangan akan memeriksa Daftar Piutang untuk mengetahui invoice yang segera jatuh tempo. Bila terdapat piutang telah jatuh tempo telah dibayarkan pelanggan, bagian keuangan menghubungi pelanggan dan melakukan penagihan. Dengan adanya konfirmasi pembayaran dari pelanggan, bagian keuangan membuat Faktur Pajak Standard (FPS) sebanyak 3 rangkap dan Kuitansi sebanyak 3 rangkap kemudian meminta otorisasi direktur. Pelanggan yang melakukan pembayaran dengan cara transfer, harus menyerahkan bukti transfer kepada perusahaan. Sedangkan pembayaran yang dilakukan dengan cek atau giro, maka bagian keuangan harus memastikan kepada pelanggan dan bank yang bersangkutan bahwa cek atau giro tersebut dapat dicairkan pada tanggal jatuh tempo. Ketika melakukan pembayaran, pelanggan menandatangani FPS dan Kuitansi yang masing-masing berangkap 3. Bagian keuangan juga melampirkan invoice rangkap
107 1 kepada pelanggan, kemudian menyerahkannya beserta FPS rangkap 1 dan Kuitansi rangkap 1 yang telah ditanda-tangani kepada pelanggan. Dokumen-dokumen yang diterima pelanggan ini merupakan bukti pembayaran yang lengkap dan sudah lunas. FPS rangkap 1 untuk pelanggan FPS rangkap 2 untuk diarsip bagian keuangan FPS rangkap 3 untuk bagian akuntansi Kuitansi rangkap 1 untuk pelanggan Kuitansi rangkap 2 untuk arsip bagian keuangan Kuitansi rangkap 3 untuk bagian akuntansi Sedangkan untuk transaksi penjualan yang dilakukan secara tunai, FPS sebanyak 2 rangkap dan Kuitansi 2 rangkap yang dibuat bagian keuangan akan didistribusikan kepada bagian perbekalan untuk dilampirkan pada saat pengiriman barang beserta invoice, dan DO. Bagian perbekalan menerima pembayaran dari pelanggan, kemudian memberikan FPS rangkap 1 dan Kuitansi rangkap 1 yang sudah dicap lunas kepada pelanggan. Untuk FPS rangkap 2 dan Kuitansi rangkap 2 yang telah ditanda-tangani pelanggan, dikembalikan ke bagian keuangan untuk diarsip. Berdasarkan FPS rangkap 3 dan Kuitansi rangkap 3 yang diterima, bagian akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas dan mengurangi piutang pelanggan. Kemudian rangkap FPS dan rangkap Kuitansi akan diarsip permanen berdasarkan tanggal. Secara berkala, manajer keuangan akan melakukan penilaian pelanggan agar sistem dapat meng-update nilai kredibilitas pelanggan. Bagi pelanggan baru, penilaian ini tidak berlaku karena belum ada data historis pembelian yang dilakukan pelanggan.
108 Untuk menghindari pemberian kredit yang tidak potensial, pelanggan baru diwajibkan melakukan transaksi secara tunai saja. Penilaian pelanggan ini dapat dilakukan ketika sudah terdapat data historis transaksi penjualan (lima transaksi pertama atau 6 bulan sejak pelanggan didaftarkan). Penetapan kriteria yang dipakai ditentukan berdasarkan kebijakan manajemen perusahaan dan kriteria 5 C (Character, Capacity, Capital, Collateral, dan Condition), dimana pengukurannya menggunakan data historis penjualan per bulan, pembayaran pelanggan, jumlah retur penjualan pelanggan, dan lama langganan. Berikut tabel yang menunjukkan pengukuran kriteria dimaksud, dapat dilihat pada tabel 4.2:
Kriteria
Tabel 4.2 Kriteria penetapan limit kredit pelanggan Grade A Grade B Grade C Grade D Grade E
Nilai transaksi per bulan
> 80 juta
Ketepatan membayar Jumlah retur per bulan Lama langganan
1-30 hari 0% >8 tahun
60-80 juta 31-60 hari 1-5 % 6-8 tahun
40-60 juta 61-90 hari 6-10 % 4-6 tahun
20-40 juta 91-120 hari 10-14% 2-4 tahun
0-20 juta > 120 hari > 14% 0-2 tahun
Bobot 40 30 15 15
Pertama-tama pelanggan dikategorikan ke beberapa grade, yaitu Grade A yang memiliki 5 poin, Grade B dengan 4 poin, Grade C dengan 3 poin, Grade D dengan 2 poin, dan Grade E dengan 1 poin. Kemudian poin atas grade dikalikan dengan bobot masing-masing kriteria yang menghasilkan range nilai dengan jumlah limit kredit disarankan sebagai berikut: Kredit poin: 100 – 200 poin = limit kredit disarankan Rp. 20.000.000 201 – 300 poin = limit kredit disarankan Rp. 50.000.000 301 – 400 poin = limit kredit disarankan Rp. 70.000.000 401 – 500 poin = limit kredit disarankan Rp. 100.000.000
109 Berikut adalah flowchart yang menggambarkan sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada PT. Surya Warfa Kharisma yang diusulkan, dapat dilihat pada gambar 4.1 sampai gambar 4.5 dan rich picture diusulkan pada gambar 4.6:
Gambar 4.1 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pesanan
110
Gambar 4.2 Flowchart Sistem Prosedur Pengiriman Barang
111 Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Penjualan Kredit Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
2
3 1
3
1
invoice
3 Kuitansi (signed)
3 2 Membuat FPS dan Kuitansi
Memerik sa Invoice jatuh tempo
3
1 FPS (signed)
Kuitansi (signed) 32 2 21 1 1 FPS (signed)
3 33
131 1
Mengecek Daftar Piutang
Membuat laporan jurnal
1
Masukan data pembayaran
invoice
Pelanggan
3
Meringkas data piutang
Memasukkan tanggal
Menringkas data pembayaran
Invoice
pelanggan Barang Melakukan penagih an
Meringkas data penerimaan kas
Kuitansi
Kuitansi
T
Cetak FPS dan Kuitansi
Menerima Bukti Trasfer / Cek
Jurnal
Bukti Transfer / Cek
3 Kuitansi (signed)
3
Bukti Transfer / Cek
1
3 Disetor ke bank
Invoice 23
FPS (signed) Laporan Jurnal Penerimaan Kas
12 1 2 2
Kuitansi
Memban dingkan dengan invoice
311 1 2 1 FPS T
1
3 Bukti Transfer / Cek
Invoice
Meminta otorisasi direktur
selesai
2 1
Keterangan: FPS = Faktur Pajak Standar
Gambar 4.3 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Penjualan Kredit
112
Gambar 4.4 Flowchart Sistem Prosedur Retur Penjualan (tanpa penukaran)
113
Gambar 4.5 Flowchart Sistem Prosedur Retur Penjualan (dengan penukaran)
114
SPH = Surat Penawaran Harga PO = Purchase Order SC = Sales Contract DO = Delivery Order Invoice = Faktur Penjualan SR = Surat Retur FPS = Faktur Pajak Standard
Form Pelanggan
1a
Membuat Kuitansi FPS
Pelanggan Baru
+ Kuitansi
Bagian Akuntansi
4
Membuat SPH, SC, DO
Cek DO (signed)
1b
Bagian Keuangan atau
13b 4 Pelanggan 5 Tetap 8
SPH
Bagian Perbekalan
Bagian Administrasi
(signed)
PO
7
6
Bukti Transfer
11
9
MICROSOFT CORPORATION
Tagih piutang
12 13a
+
+
FPS
13c
2
3
invoice
+
SC (signed)
+
(signed)
Kuitansi
MICROSOFT CORPORATION
DO (signed)
invoice
invoice
DO (signed) 3
DO (signed)
DO
SC
2 1
MICROSOFT CORPORATION
SC
+
DO +
DO
1 Pelanggan
SC (signed)
SPH 10
MICROSOFT CORPORATION
+
+ SPH
invoice
DO
Membuat Invoice
14
MICROSOFT CORPORATION
(signed)
Membuat SR
Bagian Akuntansi invoice 2a
Bagian Keuangan
2b
+
Bagian Administrasi 2c
Laporan Bulanan
SR
SR
SR
Board of Directors Laporan Jurnal
Bagian Perbekalan
Gambar 4.6 Rich Picture sistem yang diusulkan
Bagian Akuntansi
Bagian Keuangan
115 4.1.1.3.2
Application Domain Sistem yang diusulkan ditujukan untuk mendukung tugas dan tanggung
jawab karyawan-karyawan Bagian Administrasi (Penjualan), Bagian Gudang, Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi, Manajer Administrasi (Penjualan), dan Manajer Keuangan. Tugas-tugas utama dalam application domain yaitu melakukan penawaran harga, penerimaan pesanan, pengiriman barang, penerimaan retur, penagihan, penerimaan pembayaran, serta pencetakan laporan penjualan, pencetakan laporan piutang, pencetakan laporan penerimaan kas, pencetakan laporan analisis umur piutang, pencetakan laporan retur, pencetakan laporan jurnal penjualan, pencetakan laporan jurnal penerimaan kas, dan pencetakan laporan jurnal retur.
4.1.2
Problem Domain
4.1.2.1 Cluster Model sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada PT. Surya Warfa Kharisma secara keseluruhan terdiri dari delapan cluster yaitu: Barang, Pelanggan, Pemesanan, User, Pengiriman, Penjualan, Pembayaran, dan Retur. Berikut adalah gambaran model sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma, dapat dilihat pada gambar 4.7.
116 pkg Cluster User Pelanggan
Barang
Pemesanan
+ Bag. Admin
+ Barang
+ Pelanggan
+ Bag. Akuntansi
+ Merek
+ Piutang
+ Bag. Keuangan
+ detil SPH
+ Karyawan
+ Sales Contract
+ Manajer Keuangan
+ SPH
+ Tipe
+ detail SC
+ Password
+ Invoice
+ Delivery Order
Retur
Pembayaran
Penj ualan
Pengiriman
+ detil DO
+ detil Kuitansi
+ detil DO-Retur
+ Kuitansi
+ detil Surat Retur + DO-Retur + Surat Retur
Gambar 4.7 Model sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma
4.1.2.2 Structure Gambar berikut menunjukkan struktur Barang yang merupakan aggregation share bertingkat dari Merek dan Tipe. Tipe mempunyai hubungan aggregation share satu sampai banyak kepada Merek, dan Merek mempunyai hubungan aggregation share satu sampai banyak kepada Barang. pkg Barang
Barang
Merek 1..*
1
Tipe 1..*
1
Gambar 4.8 Struktur Barang
Gambar berikut menunjukkan struktur Pelanggan yang memiliki hubungan aggregation share dengan Piutang, dimana Pelanggan dapat memiliki satu sampai banyak Piutang.
117 pkg Pelanggan
Pelanggan
Piutang 1
1..*
Gambar 4.9 Struktur Pelanggan
Gambar berikut menunjukkan struktur User yang memiliki hubungan generalization dengan Bagian Admin, Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi, dan Manajer Keuangan. pkg User
Karyaw an
Passw ord
Bag. Admin
Bag. Keuangan
Bag. Akuntansi
Manaj er Keuangan
Gambar 4.10 Struktur User
Gambar berikut menunjukkan struktur Pemesanan, dimana SPH mempunyai hubungan aggregation composite dengan detil SPH, dan SPH dapat memiliki satu sampai banyak detil SPH. Dalam gambar berikut juga menunjukkan hubungan association antara Sales Contract Sales Contract dengan SPH, dimana SPH dapat memiliki nol sampai satu Sales Contract. Selain itu, Sales Contract mempunyai hubungan aggregation composite dengan detil Sales Contract, dan Sales Contract dapat memiliki satu sampai banyak detil Sales Contract.
118
pkg Pemesanan
SPH
detil SPH 1..*
1
Sales Contract 1
0..1
detail SC 1
1..*
Gambar 4.11 Struktur Pemesanan
Gambar berikut menunjukkan struktur Pengiriman, dimana Delivery Order mempunyai hubungan aggregation composite dengan detil Delivery Order, dimana Delivery Order dapat memiliki satu sampai banyak detil Delivery Order. pkg Pengiriman
Deliv ery Order
detil DO 1
1..*
Gambar 4.12 Struktur Pengiriman
Gambar berikut menunjukkan struktur Penjualan, yang merupakan struktur tunggal dan hanya terdiri dari Invoice tanpa pola hubungan. pkg Penj ualan
Inv oice
Gambar 4.13 Struktur Penjualan
Gambar berikut menunjukkan struktur Pembayaran, dimana Kuitansi mempunyai hubungan aggregation composite dengan detil Kuitansi, dimana Kuitansi dapat memiliki satu sampai banyak detil Kuitansi.
119 pkg Pembayaran
Kuitansi
detil Kuitansi 1
1..*
Gambar 4.14 Struktur Pembayaran
Gambar berikut menunjukkan struktur Retur yang terdiri dari Surat Retur, detil Surat Retur, DO-Retur, dan detil DO-Retur. Surat Retur mempunyai hubungan aggregation composite dengan detil Surat Retur, dimana Surat Retur dapat memiliki satu sampai banyak detil Surat Retur. Surat Retur juga mempunyai hubungan association dengan DO-Retur dimana Surat Retur dapat memiliki satu sampai banyak DO-Retur, dan DO-Retur mempunyai hubungan aggregation composite dengan detil DO-Retur, dimana DO-Retur dapat memiliki satu sampai banyak detil DO-Retur. pkg Retur
detil Surat Retur
Surat Retur 1..*
1
detil DO-Retur
DO-Retur 1
1..*
Gambar 4.15 Struktur Retur
1
1..*
120 class System Keterangan: SPH = Surat Penawaran Harga DO = Delivery Order Tipe
Karyaw an
Passw ord 1
Merek 1
1
1..*
1
1..* Bag. Akun
Manaj er Keuangan
Bag. Keuangan
1
1
Kuitansi
1..*
1..*
1
1
1..*
1..*
1..*
SPH 1
1
1
1..* Surat Retur 1..*
1
1..*
DO 0..1
detail SPH
1
1..*
detail Surat Retur
Barang
1
Inv oice
detail Kuitansi 1
Bag. Administrasi
1
0..1
1..*
1..*
1
Sales Contract 1..*
1 Pelanggan
1
1 1
1..* detail Deliv ery Order - Retur
Deliv ery Order Retur 1..*
1..* detail DO
1
1..* detail Sales Contract
1 1..*
1..* Piutang
1
Gambar 4.16 Class Diagram sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma
121 4.1.2.3 Classes Karyawan Class Karyawan merupakan kumpulan dari objek-objek karyawan dan merupakan actor dan sebagai user dalam sistem yang memiliki hak akses otorisasi yang berbeda. Class karyawan menggambarkan event dimana karyawan pertama kali didaftarkan, dan berstatus Active hingga karyawan tidak lagi bekerja di perusahaan. class Karyaw an
Karyaw an -
kd_karyawan: char nama_karyawan: varchar divisi: char jabatan: char user_name: char
Gambar 4.17 class Karyawan Password Class Password merupakan kumpulan dari objek-objek passsword dari user yang digunakan untuk membatasi hak akses user yang berbeda-beda terhadap sistem. Class password menggambarkan event dimana password pertama kali didaftarkan, kemudian melakukan login dan berstatus Active, mengubah password yang dapat dilakukan berulang-ulang hingga user logout dari sistem. class Passw ord
Passw ord -
user_name: char user_password: char
Gambar 4.18 class Password
122 stm Passw ord /mengubah
/mendaftar
Activ e
/login
Registered
/logout
Gambar 4.19 behavioral pattern dari class Password Tabel 4.3 Keterangan Behavioral Pattern Class Password Behaviors Attributes mendaftar user_name, password login user_name, password logout user_name, password mengubah user_name, password Bagian Administrasi Class Bagian Administrasi merupakan kumpulan objek-objek dari user Bagian Administrasi. Class Bagian Administrasi menggambarkan event dimana Bagian Administrasi menawarkan harga kepada pelanggan dan berstatus Active, kemudian melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan fungsinya secara berulang-ulang, dengan menawarkan, mengontrak, mengirim barang, dan meretur. class Bag. Administ...
Bag. Administrasi
Gambar 4.20 class Bag. Administrasi stm Bag. Administrasi /menawarkan
/menawarkan
/megontrak
Activ e
/mengirim
/meretur
Gambar 4.21 behavioral pattern dari class Bag. Administrasi
123 Tabel 4.4 Keterangan Behavioral Pattern Class Bag. Administrasi Behaviors Attributes no. SPH, tgl akhir berlaku, nama pelanggan, kode barang, menawarkan kode tipe, kode merek, nama barang, jumlah barang, harga no. Sales Contract, tgl SC, no. SPH, durasi pembayaran, mengontrak kode barang, jumlah, harga, kode pelanggan, status no. DO, tgl pengiriman, no. SC, tujuan pengiriman, alamat mengirim pengiriman, kode pelanggan, kode barang, jumlah, no. DO-R no. SR, no. Invoice, kode pelanggan, kode barang, jumlah meretur retur, tipe retur, keterangan
Bagian Keuangan Class Bagian Keuangan merupakan kumpulan objek-objek dari user Bagian Keuangan. Class Bagian Keuangan menggambarkan event dimana Bagian Keuangan melakukan penjualan dan berstatus Active, kemudian melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan fungsinya secara berulang-ulang, dengan menjual, dan menerima pembayaran. stm Bag. Keuangan
class Bag. Keuangan
/menjual
/membayar
Bag. Keuangan /menjual
Gambar 4.22 class Bag. Keu
Activ e
Gambar 4.23 behavioral pattern dari class Bag. Keu
Tabel 4.5 Keterangan Behavioral Pattern Class Bag. Keuangan Behaviors menjual membayar
Attributes no. Invoice, jenis pembayaran, tgl jatuh tempo, no. DO, kode pelanggan no. Kuitansi, tgl bayar, no. Invoice, kode pelanggan, no. SR, cara pembayaran, no. cek/giro, bank, jumlah pembayaran
124 Bagian Akuntansi Class Bagian Akuntansi merupakan kumpulan objek-objek dari user Bagian Akuntansi. Class Bagian Akuntansi menggambarkan event dimana Bagian Akuntansi menjurnal dan berstatus Active, kemudian melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan fungsinya secara berulang-ulang, yaitu menjurnal. stm Bag. Akuntansi
class Bag. Akuntansi
/menjurnal Bag. Akuntansi
/menjurnal
Gambar 4.24 class Bag.Akuntansi
Activ e
Gambar 4.25 behavioral pattern dari class Bag.Akun
Tabel 4.6 Keterangan Behavioral Pattern Class Bag. Akuntansi Behaviors menjurnal
Attributes kd_pelanggan, no. tnvoice, tgl_invoice, total_invoice, no. kuitansi, tgl_kuitansi, total_kuitansi, tgl_retur, no. Surat Retur, total_retur, saldo_piutang.
Manajer Keuangan Class Manajer Keuangan merupakan kumpulan objek-objek dari user Manajer Keuangan. Class Manajer Keuangan menggambarkan event dimana Manajer Keuangan melakukan penilaian terhadap pelanggan dan berstatus Active, kemudian melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan fungsinya secara berulang-ulang, yaitu menilai dan mengotorisasi transaksi pending. class Manaj er Keu...
stm Manaj er Keuangan /menilai /menyetujui
Manaj er Keuangan /menilai
Activ e
Gambar 4.26 class Manajer Keu. Gambar 4.27 behavioral pattern dari class Manajer Keu.
125 Tabel 4.7 Keterangan Behavioral Pattern Class Manajer Keuangan Behaviors Attributes menilai nama pelanggan, limit kredit no. SC, total harga, kode pelanggan, limit kredit tersedia, menyetujui status Pelanggan Class Pelanggan merupakan kumpulan objek-objek dari pelanggan yang sudah terdaftar di perusahaan. Class Pelanggan menggambarkan event dimana pelanggan didaftarkan pertama kali sebagai pelanggan baru untuk kemudian berstatus Registered. Pelanggan berstatus Active, dapat dimulai dengan event menawarkan harga, kemudian mengontrak, menjual, membayar, meretur, dan menilai. class Pelanggan
Pelanggan -
kode_pelanggan: char nama_pelanggan: varchar no.NPWP: char alamat: varchar kota: char no_telp: char fax: char tgl_saldo_awal: date saldo_piutang_awal: long saldo_piutang: long limit_kredit: long contact_person: varchar email: varchar mobille_no: char tgl_daftar: date lama_langganan: int
Gambar 4.28 class Pelanggan stm Pelanggan /mengontrak /menawarkan
/mendaftar
Registered
/menawarkan_harga
/membayar
/menjual Activ e /menilai
/meretur
Gambar 4.29 behavioral pattern dari class Pelanggan
126 Tabel 4.8 Keterangan Behavioral Pattern Class Pelanggan Behaviors Attributes kode pelanggan, nama pelanggan, no. NPWP, alamat, kota, no. Telp, fax, tgl saldo awal, saldo piutang awal, saldo mendaftar piutang, limit kredit, kredit tersedia, contact person, email, mobile no., tgl daftar, lama langganan no. SPH, tgl akhir berlaku, kode pelanggan, kode barang, menawarkan kode tipe, kode merek, nama barang, jumlah barang, harga no. Sales contract, tgl SC, durasi pembayaran, kode barang, mengontrak jumlah, total harga no. Invoice, jenis pembayaran, tgl jatuh tempo, no, DO, kode menjual pelanggan, total invoice no. Kuitansi, tgl pembayaran, no. Invoice, kode pelanggan, membayar cara pembayaran, no. Cek/ giro, bank, jumlah pembayaran no. Surat retur, tgl retur, no, invoice, kode pelanggan, tipe meretur barang, merek barang, nama barang, jumlah retur, total retur, tipe retur, keterangan menilai nama pelanggan, limit kredit
Barang Class Barang merupakan kumpulan dari objek-objek barang yang dijual di perusahaan. Class Barang menggambarkan event dimana barang diterima dan berstatus Available dan ketika berstatus Active, barang dapat dilakukan event menawarkan, mengontrak, mengirim barang, dan meretur. class Barang
Barang -
kode_barang: char kd_tipe: char kd_merek: char nama_barang: varchar satuan: char harga: long tgl_saldo_awal: date saldo awal: long jumlah_tersedia: int
Gambar 4.30 class Barang
127 stm Barang /menawarkan /mengontrak Av ailable
/menerima
Activ e
/menawarkan
/mengirim
[barang_baru]
[barang_habis]
/meretur
/mendaftar
Pending
Gambar 4.31 behavioral pattern dari class Barang Tabel 4.9 Keterangan Behavioral Pattern Class Barang Behaviors Attributes kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, satuan, mendaftar harga barang, tgl saldo awal, saldo awal, jumlah tersedia kode barang, kode tipe, merek barang, nama barang, jumlah menerima tersedia no. SPH, kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, menawarkan harga barang, jumlah tersedia no. SC, kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, mengontrak harga barang, jumlah tersedia no. DO, kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, mengirim harga barang, jumlah tersedia, no. DO-R no. SR, kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, meretur harga barang, jumlah tersedia Tipe Class Tipe merupakan kumpulan dari objek-objek tipe barang yang dijual di perusahaan. Class Tipe menggambarkan event dimana tipe pertama kali didaftarkan dan berstatus Active. class Tipe
Tipe -
kd_tipe: char nama_tipe: char
Gambar 4.32 class Tipe
stm Tipe /mendaftar
Activ e
Gambar 4.33 behavioral pattern dari class Tipe
128 Tabel 4.10 Keterangan Behavioral Pattern Class Tipe Behaviors Attributes mendaftar kode tipe, nama tipe
Merek Class Merek merupakan kumpulan dari objek-objek merek barang yang dijual di perusahaan. Class Merek menggambarkan event dimana merek pertama kali didaftarkan dan berstatus Active. class Merek stm Merek
Merek -
kd_merek: char nama_merek: char kd_tipe: char
Gambar 4.34 class Tipe
/mendaftar
Activ e
Gambar 4.35 behavioral pattern dari class Tipe
Tabel 4.11 Keterangan Behavioral Pattern Class Tipe Behaviors Attributes mendaftar kode merek, nama merek, kode tipe
SPH (Surat Penawaran Harga) Class SPH merupakan kumpulan dari objek-objek dokumen penawaran harga yang telah dibuat oleh perusahaan untuk pelanggan. Class SPH menggambarkan event dimana SPH pertama kali yaitu menawarkan harga dan berstatus Waiting hingga barang tersedia, kemudian SPH akan berstatus Active ketika event menerima kontrak, dan status Active akan selesai apabila SPH ditolak pelanggan atau masa berlaku SPH lewat tanggal akhir berlaku.
129 class SPH
SPH -
no.SPH: char tgl_akhir_berlaku: date nama_pelanggan: varchar subtotal: long PPN: long total_harga: long
Gambar 4.36 class SPH stm SPH Proceed
[barang_tidak_tersedia]
/menawarkan
[barang_tersedia]
/mengontrak
Waiting
Activ e
[lewat_tgl_akhir_berlaku]
[menolak]
Gambar 4.37 behavioral pattern dari class SPH Tabel 4.12 Keterangan Behavioral Pattern Class SPH Behaviors Attributes no. SPH, tgl akhir berlaku, nama pelanggan, subtotal, menawarkan PPN, total harga mengontrak no. SPH, nama pelanggan, subtotal, PPN, total harga
Detail SPH Gambar berikut menunjukkan class detail SPH dan behavioral pattern-nya. class detail SPH
detail SPH -
no.SPH: char kode_barang: char tipe_barang: char merek: char nama_barang: varchar jumlah_tersedia: int jumlah_pesan: int harga_barang: long
Gambar 4.38 class detail SPH
130 stm detil SPH Proceed
[barang_tidak_tersedia]
[barang_tersedia]
Waiting
/menawarkan
[menolak]
Gambar 4.39 behavioral pattern dari class detail SPH Tabel 4.13 Keterangan Behavioral Pattern Class detail SPH Behaviors Attributes no. SPH, kode barang, tipe barang, merek, nama barang, jumlah menawarkan tersedia, jumlah pesan, harga barang
Sales Contract Class Sales Contract merupakan kumpulan objek-objek dari dokumen kontrak penjualan yang telah dibuat oleh perusahaan. Class Sales Contract ini menggambarkan event mengontrak yang pertama kali dengan status Waiting hingga kredit pelanggan memenuhi/ mencukupi untuk melakukan transaksi kontrak. Kemudian status Sales Contract menjadi Active ketika dilakukan hingga event mengirim barang. class System
Sales Contract -
no.SC: char no.SPH: char durasi_pembayaran: int kode_pelanggan: char limit_kredit_tersedia: long status: boolean subtotal: long PPN: long total_harga: long
Gambar 4.40 class Sales Contract
131 stm Sales Contract Waiting
/mengontrak
[kredit_tidak_memenuhi]
/mengirim
[kredit_memenuhi]
Pending
Gambar 4.41 behavioral pattern dari class Sales Contract Tabel 4.14 Keterangan Behavioral Pattern Class Sales Contract Behaviors Attributes no. SC, no. SPH, durasi pembayaran, kode pelanggan, limit mengontrak kredit tersedia, status, subtotal, PPN, total harga mengirim no. SC, durasi pembayaran, kode pelanggan
Detail Sales Contract Gambar berikut menunjukkan class detail Sales Contract dan behavioral pattern-nya. class detail Sales Contract
detail Sales Contract -
no.SalesContract: char kode_barang: char jumlah_barang: int harga_satuan: long
Gambar 4.42 class detail Sales Contract stm detil SC
/mengontrak
Waiting
/mengirim
Gambar 4.43 behavioral pattern dari class detail Sales Contract
132 Tabel 4.15 Keterangan Behavioral Pattern Class detail Sales Contract Behaviors Attributes mengontrak No. SC, kode barang, jumlah barang, harga satuan mengirim No. SC, kode barang, jumlah barang, harga satuan
Delivery Order Class Delivery Order merupakan kumpulan dari objek-objek dokumen Delivery Order yang telah dibuat oleh perusahaan. Class Delivery Order ini menggambarkan event mengirim barang dan berstatus Active hingga dilakukan penagihan penjualan atau dalam hal ini membuat invoice. class DO
DO -
no.DO: char tgl_pengiriman: date no.SC: char tujuan_pengiriman: varchar alamat_pengiriman: varchar kode_pelanggan: char
Gambar 4.44 class Delivery Order stm DO /mengirim
Activ e
/menagih
/meretur [tercatat]
Returned
Gambar 4.45 behavioral pattern dari class Delivery Order Tabel 4.16 Keterangan Behavioral Pattern Class Delivery Order Behaviors Attributes mengirim no. DO, kode barang, jumlah dikirim menagih no. DO, kode barang, jumlah dikirim meretur no. DO, kode barang, jumlah retur
133 Detail DO Gambar berikut menunjukkan class detail Delivery Order dan behavioral pattern-nya. class detail DO
detail DO -
no.DO: char kode_barang: char jumlah_dikirim: int
Gambar 4.46 class detail Delivery Order stm detil DO /mengirim_barang
Activ e
/meretur
Returned
[tercatat]
Gambar 4.47 behavioral pattern dari class detail Delivery Order Tabel 4.17 Keterangan Behavioral Pattern Class detail Delivery Order Behaviors Attributes mengirim no. DO, kode barang, jumlah dikirim meretur no. DO, kode barang, jumlah retur Invoice Class Invoice merupakan kumpulan dari objek-objek dokumen Invoice yang telah dibuat oleh perusahaan. Class Invoice ini menggambarkan event yang dimulai dari menagih dan berstatus Active, kemudian setelah event membayar yang juga dapat dilakukan berkali-kali, Invoice akan berstatus Paid hingga dilakukan pembayaran lunas oleh pelanggan.
134 class Inv oice
Inv oice -
no.Invoice: char jenis_pembayaran: boolean tgl_jatuh_tempo: date no.DO: char kode_pelanggan: char subtotal: long PPN: long total_harga: long
Gambar 4.48 class Invoice stm Inv oice /membayar
/menagih
Activ e
/membayar
Paid
/menjurnal
Gambar 4.49 behavioral pattern dari class Invoice Tabel 4.18 Keterangan Behavioral Pattern Class Invoice Behaviors menagih membayar menjurnal
Attributes no. Invoice, jenis pembayaran, tgl jatuh tempo, no. DO, kode pelanggan, subtotal, PPN, total harga no. Invoice, jenis pembayaran, tgl jatuh tempo, kode pelanggan, total harga no. Invoice, kode pelanggan, tgl invoice, total invoice
Kuitansi Class Kuitansi merupakan kumpulan dari objek-objek dokumen kuitansi yang telah dibuat oleh perusahaan sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan pelanggan. Class Kuitansi ini menggambarkan event menerima pembayaran dan berstatus Active, dimana event menrima pembayaran dapat dilakukan berkali-kali dan selesai ketika transaksi pembayaran dicatat di jurnal.
135 class Kuitansi
Kuitansi -
no.Kuitansi: char tgl_bayar: date no.Invoice: char kdoe_pelanggan: char no.SR: char cara_pembayaran: char no.cek/giro: char bank: char jumlah_pembayaran: long
Gambar 4.50 class Kuitansi stm Kuitansi /membayar
Activ e
/membayar
/menjurnal
Gambar 4.51 behavioral pattern dari class Kuitansi Tabel 4.19 Keterangan Behavioral Pattern Class Kuitansi Behaviors Attributes menerima no. Kuitansi, tgl bayar, no. Invoice, kode pelanggan, no. SR, cara pembayaran pembayaran, no. cek/giro, bank, jumlah pembayaran menjurnal no. Kuitansi kode pelanggan, tgl bayar total bayar
Detail Kuitansi Gambar berikut menunjukkan class detail Kuitansi dan behavioral pattern-nya. class detail Kuitansi
detail Kuitansi -
no.Kuitansi: char no.Invoice: char total_invoice: long no.SR: char total_retur: long total_tagihan: long total_bayar: long sisa: long
Gambar 4.52 class detail Kuitansi
136 stm detail Kuitansi /membayar
/membayar
Activ e
Gambar 4.53 behavioral pattern dari class detail Kuitansi Tabel 4.20 Keterangan Behavioral Pattern Class detail Kuitansi Behaviors Attributes no. Kuitansi, no. Invoice, total invoice, no. SR, total retur, membayar total tagihan, total bayar, sisa
Surat Retur Class Surat Retur merupakan kumpulan dari objek-objek dokumen Surat Retur yang telah dibuat oleh perusahaan. Class Surat Retur ini menggambarkan event yang pertama kali yaitu menerima retur dengan status Active, dan berakhir ketika tipe retur mengurangi puitang dicatat di jurnal. Apabila pelanggan menginginkan untuk tukar barang, dilakukan event mengirim barang retur dan status menjadi Proceed hingga barang terkirim. class Surat Retur
Surat Retur -
no.SR: char no.Invoice: char kode_pelanggan: char jumlah_retur: int tipe_retur: char keterangan: varchar
Gambar 4.54 class Surat Retur
137 stm Surat Retur /meretur
Activ e
/mengirim
Proceed
/menjurnal
Gambar 4.55 behavioral pattern dari class Surat Retur Tabel 4.21 Keterangan Behavioral Pattern Class Surat Retur Behaviors Attributes no. SR, no. Invoice, kode pelanggan, jumlah retur, tipe retur, meretur keterangan mengirim no. SR, kode pelanggan, jumlah retur, tipe retur menjurnal no. SR, kode pelanggan, tgl retur, total retur
Detail Surat Retur Gambar berikut menunjukkan class detail Surat Retur dan behavioral pattern. class detail Surat Retur
detail Surat Retur -
no.SR: char kode_barang: char jumlah_retur: int harga_satuan: long total_harga: long tipe_retur: char keterangan: varchar
stm detil Surat Retur /meretur
Activ e
Gambar 4.56 class detail Surat Retur Gambar 4.57 behavioral pattern dari class detail SR Tabel 4.22 Keterangan Behavioral Pattern Class detail Surat Retur Behaviors Attributes no. SR, kode barang, jumlah retur, harga satuan, total harga, meretur tipe retur, keterangan
138 DO-Retur Class DO-Retur merupakan kumpulan objek-objek dari dokumen Delivery Order-Retur yang telah dibuat oleh perusahaan. Class DO-Retur ini menggambarkan event mengirim barang retur dan berstatus Active hingga barang yang dikirim telah sampai ke pelanggan. class Deliv ery Order - Retur
Deliv ery Order - Retur -
no.DO-R: char tgl_pengiriman: date no.SR: char tujuan_pengiriman: varchar alamat_pengiriman: varchar kode_pelanggan: char
Gambar 4.58 class DO-Retur stm Deliv ery Order - Retur /mengirim
Activ e
[terkirim]
Send
Gambar 4.59 behavioral pattern dari class DO-Retur Tabel 4.23 Keterangan Behavioral Pattern Class DO-Retur Behaviors Attributes no. DO-R, tgl pengiriman, no. SR, tujuan pengiriman, alamat mengirim pengiriman, kode pelanggan
Detail DO-Retur Gambar berikut menunjukkan class detail DO-Retur dan behavioral pattern-nya. class detail Deliv ery Ord...
detail Deliv ery Order Retur -
no.DO: char kode_barang: char jumlah_dikirim: int
Gambar 4.60 class detail DO-Retur
139
stm detail DO-R /mengirim
Activ e
Gambar 4.61 behavioral pattern dari class detail DO-Retur Tabel 4.24 Keterangan Behavioral Pattern Class detail DO-Retur Behaviors Attributes mengirim no. DO, kode barang, jumlah dikirim
Piutang Class Piutang merupakan kumpulan dari objek-objek Piutang masing-masing pelanggan yang ada dimiliki perusahaan. Class Piutang ini menggambarkan event melakukan penjualan yang pertama kali membuat status piutang menjadi Active dan dapat berubah menjadi Reduced apabila terdapat event menerima retur. Setelah event menerima pembayaran, dimana pembayaran ini dapat dilakukan berkali-kali, maka status berubah menjadi Settled, dan dapat berakhir apabila pelanggan telah melunasi saldo piutangnya. class Piutang
Piutang -
no.Invoice: char tgl_invoice: date no.Kuitansi: char tgl_kuitansi: date no.SR: char tgl_retur: int kode_pelanggan: char saldo_piutang: long
Gambar 4.62 class Piutang
140 stm Piutang /menagih
Activ e
/meretur
Reduced
/membayar
/membayar
Settled
[lunas]
Gambar 4.63 behavioral pattern dari class Piutang Tabel 4.25 Keterangan Behavioral Pattern Class Piutang Behaviors Attributes no. Invoice, total invoice, tgl invoice, kode pelanggan, saldo menagih piutang no. Kuitansi, total pembayaran, tgl bayar, kode pelanggan, membayar saldo piutang meretur no. SR, total retur, tgl retur kode pelanggan, saldo piutang menjurnal kode pelanggan, tgl jurnal, saldo piutang
4.1.2.4 Events Berikut merupakan event table dari sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma:
141
* * *
* * * *
* * *
*
+ + * * *
+ +
piutang
DO-R detail
SR detail
Kuitansi detail
DO detail
SC detail
SPH detail
Delivery Order-Retur
Surat Retur
Kuitansi
Invoice
* + *
*
* * *
Delivery Order
+
Sales Contract
+
SPH
merek
+
barang
pelanggan
Manajer Keuangan
bagian Akuntansi
* * * +
tipe
Event login logout mengubah mendaftar menerima menawarkan mengontrak mengirim menjual membayar meretur menjurnal menilai menyetujui
Bagian Keuangan
Password
Class
Bagian Administrasi
Tabel 4.26 Event Table sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma
* +
* + +
+ + * + +
+ +
+
*
* *
+ +
*
+ + + +
142 4.1.3
Application Domain
4.1.3.1 Usage 4.1.3.1.1
Actor Table Terdapat 4 actor dalam sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan
penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma, yaitu: Bagian Administrasi, Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi, dan Manajer Keuangan. Tabel 4.27 Actor Table sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma Actor Bagian Bagian Bagian Manajer Administrasi Keuangan Akuntansi Keuangan Use Case mendata pelanggan √ mendata barang √ mendata tipe √ mendata merek √ membuat SPH √ membuat Sales Contract √ membuat Delivery Order √ membuat Invoice √ membuat Kuitansi √ membuat Faktur Pajak Standar √ membuar Surat Retur √ membuat DO-Retur √ membuat laporan penjualan √ membuat laporan penerimaan kas √ membuat laporan piutang √ membuat laporan analisis umur piutang √ membuat laporan retur √ membuat laporan jurnal penjualan √ membuat laporan jurnal penerimaan kas √ membuat laporan jurnal retur √ mengupdate piutang √ melakukan penilaian pelanggan √ mengotorisasi transaksi pending √
143 4.1.3.1.2
Actors Berikut ini adalah actor specification dari sistem informasi akuntansi penjualan,
piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma:
Tujuan
Karakteristik
Contoh
Tabel 4.28 Actor Specification dari karyawan Bagian Administrasi Bagian Administrasi Karyawan ini bertanggung jawab dalam kegiatan penawaran harga kepada pelanggan, menangani kontrak penjualan, membuat surat Delivery Order sebagai perintah pengiriman barang kepada bagian perbekalan (gudang), menerima retur, dan membuat surat Delivery Order-Retur yang digunakan sebagai dasar pengiriman barang retur. Karyawan bagian ini juga bertanggung jawab mendata pelanggan baru, barang, tipe, dan merek barang yang dijual oleh perusahaan. Karyawan ini harus memiliki kemampuan berkomunikasi pada pelanggan dengan baik, terutama dalam menawarkan harga dan menerima kontrak penjualan, memiliki pengetahuan mengenai barang dengan baik, dan memiliki pengalaman administratif lainnya yang mendukung proses penjualan. Bagian administrasi membuat SPH berdasarkan permintaan pelanggan, membuat Sales Contract, membuat DO, membuat Surat Retur, membuat DO-Retur dan mendistribusikannya ke bagian terkait. Tabel 4.29 Actor Specification dari karyawan Bagian Keuangan Bagian Keuangan
Tujuan
Karakteristik
Contoh
Karyawan ini bertanggung jawab dalam kegiatan pencatatan penjualan, penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan dalam pembuatan laporan terkait. Selain itu bagian keuangan bertanggung jawab untuk memantau piutang pelanggan yang akan jatuh tempo dan terlambat. Karyawan ini harus memiliki ketelitian yang baik dalam mengatur arus kas, beritikad baik dan jujur, serta memiliki pengalaman administratif keuangan yang bagus. Bagian keuangan membuat invoice, mencatat pembayaran pelanggan dalam Kuitansi, membuat laporan bulanan, melakukan penagihan dan mengingatkan pelanggan atas piutangnya yang terlambat bayar.
144
Tujuan
Karakteristik
Contoh
Tabel 4.30 Actor Specification dari karyawan Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi Karyawan ini bertanggung jawab dalam pencatatan akuntansi dan membuat laporan jurnal penjualan, laporan jurnal penerimaan kas, dan laporan jurnal retur. Karyawan ini harus memiliki latar belakang pendidikan di bidang akuntansi dan teliti dalam menjalankan tugasnya, serta berpengalaman di bidangnya. Bagian Akuntansi membuat laporan jurnal penjualan, laporan jurnal penerimaan kas, laporan jurnal retur penjualan yang dilakukan setiap bulannya. Tabel 4.31 Actor Specification dari Manajer Keuangan Manajer Keuangan
Tujuan
Karakteristik Contoh
4.1.3.1.3
Karyawan ini bertanggung jawab dalam melakukan penilaian terhadap pelanggan, menentukan limit kredit pelanggan, dan membuat keputusan otorisasi transaksi pelanggan yang melebihi limit. Karyawan ini harus memiliki kemampuan analisis kredibilitas, bersifat objektif, dan dapat mengambil keputusan yang tepat bagi kesehatan keuangan perusahaan. Manajer Keuangan menentukan jumlah limit kredit yang dimiliki pelanggan, dan melakukan otorisasi limit kreditnya.
Use Cases Berikut ini digambarkan use case diagram dari sistem informasi akuntansi
penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada PT. Surya Warfa Kharisma:
145 uc Use Cases Model
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas PT. Surya Warfa Kharisma
Mendata Pelanggan
Membuat Inv oice «extend» Mendata Tipe Membuat FPS
«extend» Membuat Kuitansi Mendata Barang
«extend»
Mendata Merek Membuat Laporan Penj ualan Bagian Keuangan Membuat SPH
Membuat Laporan Penerimaan Kas
Bagian Administrasi Membuat Sales Contract
Membuat Laporan Piutang
Membuat Deliv ery Order
Membuat Laporan Analisis Umur Piutang
Membuat Surat Retur
Membuat Laporan Retur
Membuat DO-Retur
Mengupdate Piutang
Mengotorisasi transaksi pending
Membuat Laporan Jurnal Penj ualan Bagian Akuntansi
Manaj er Keuangan
Melakukan penilaian pelanggan
Keterangan: SPH = Surat Penawaran Harga FPS = Faktur Pajak Standar DO-R= Delivery Order Retur
Membuat Laporan Jurnal Penerimaan Kas
Membuat Laporan Jurnal Retur Penj ualan
Gambar 4.64 Use Case Diagram dari Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT. Surya Warfa Kharisma
146 Berikut adalah Use Case Specification dari sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma: Tabel 4.32 Use Case Specification “Mendata pelanggan”
Use Case
Objects
Functions
Use Case Objects Functions
Use Case
Objects Functions
Mendata pelanggan Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi ketika dalam proses penjualan, pelanggan yang bersangkutan adalah pelanggan baru yang belum pernah didata oleh perusahaan. Bagian administrasi akan menginput data-data mengenai pelanggan ke dalam master pelanggan kemudian menyimpannya. Pelanggan get_data_pelanggan, get_last_record, get_piutang, calculate_kredit_tersedia, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_to_last_code, generate_no.pelanggan, calculate_saldo_piutang, get_limit_kredit, calculate_lama_langganan, remove, save Tabel 4.33 Use Case Specification “Mendata barang” Mendata barang Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi ketika terdapat barang baru sebagai barang yang dijual perusahaan. Bagian administrasi akan menginput data-data mengenai deskripsi barang secara lengkap kemudian menyimpan data barang baru tersebut ke dalam master barang. Barang, Tipe, Merek get_data_barang, get_last_record, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_tipe_barang, get_merek_barang, calculate_jumlah_tersedia, remove, save Tabel 4.34 Use Case Specification “Mendata tipe” Mendata tipe Kegiatan ini dilakukan oleh bagian adminstrasi ketika dalam pendataan barang, perusahaan memutuskan penambahan tipe barang baru yang akan dijual di perusahaan. Bagian administrasi menginput data tipe barang baru ke dalam master tipe kemudian menyimpannya dan mengupdate tipe barang dalan master barang. Barang, Tipe get_data_tipe, get_last_record, get_last_code, generate_kode_tipe, remove, save
147
Use Case
Objects Functions
Use Case
Objects
Functions
Use Case
Objects Functions
Tabel 4.35 Use Case Specification “Mendata merek” Mendata merek Kegiatan ini dilakukan oleh bagian adminstrasi ketika dalam pendataan barang, perusahaan memutuskan penambahan merek barang baru yang akan dijual di perusahaan. Bagian administrasi menginput data merek barang baru ke dalam master tipe kemudian menyimpannya dan mengupdate merek barang dalan master barang. Barang, Merek, Tipe get_data_merek, get_kode_tipe, get_last_record, get_last_code, generate_kode_merek, remove, save Tabel 4.36 Use Case Specification “Membuat SPH” Membuat SPH Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi dalam rangka memberikan penawaran harga kepada pelanggan. Bagian administrasi mengecek ketersediaan barang atas pesanan pelanggan, apabila tersedia maka bagian administrasi mendata barang-barang yang akan ditawarkan kepada pelanggan. Sistem mengecek ketersediaan barang dan apabila jumlah yang dipesan melebihi ketersediaan barang, sistem akan memberikan informasi bahwa ketersediaan barang tidak mencukupi dan SPH tidak dapat diproses. SPH, detil SPH, pelanggan, barang, tipe, merek get_last_record, get_last_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_data_pelanggan, get_last_code, generate_no.SPH, get_tipe_barang, get_merek_barang, get_nama_barang, get_kode_barang, calculate_total_harga, calculate_subtotal, calculate_PPN, calculate_grand_total, remove, save, print Tabel 4.37Use Case Specification “Membuat Sales Contract” Membuat Sales Contract Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi yang dimulai ketika perusahaan menerima kontrak penjualan. Bagian administrasi menginput data term penjualan yang akan dilakukan dan memasukkan data SPH yang terkait. Sistem akan mengecek limit kredit pelanggan, dan apabila total kontrak melebihi dari kredit tersedia maka sistem akan mengenerate status Sales Contract menjadi pending. Untuk itu, diperlukan otorisasi oleh Manajer Keuangan untuk memproses transaksi pending. Bila limit kredit memenuhi maka kontrak dapat dilanjutkan. Sales Contract, detail Sales Contract, SPH, detail SPH, pelanggan, barang, tipe, merek get_last_record, get_last_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_last_code, generate_no.SC, get_data_SPH, get_limit_kredit_tersedia,
148 get_detail_SPH, get_kode_barang, calculate_total_harga, calculate_subtotal, calculate_PPN, calculate_grand_total, generate_status, remove, save, print
Use Case
Objects Functions
Use Case
Objects
Functions
Tabel 4.38 Use Case Specification “Membuat Delivery Order” Membuat Delivery Order Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi yang diproses setelah Sales Contract disetujui. Pembuatan DO ini dapat dilakukan berkali-kali sesuai kesepakatan dengan pelanggan terhadap pengiriman barang. Bagian administrasi memasukkan data Sales Contract terkait, dan menyesuaikan jumlah barang yang akan dikirim dengan kesepakatan/ permintaan pelanggan. DO, detil DO, SC, SPH, pelanggan, detil SPH, barang, tipe, merek get_last_record, get_last_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_data_pelanggan, get_last_code, generate_no.DO, get_data_SC， get_detail_SC, remove, save, print Tabel 4.39 Use Case Specification “Membuat Invoice” Membuat Invoice Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan setelah menerima DO dari bagian administrasi. Bagian keuangan memilih jenis pembayaran yang akan dilakukan pelanggan, yaitu secara tunai atau kredit. Kemudian bagian keuangan memasukkan data invoice dengan memilih DO yang bersangkutan. Sistem secara otomatis akan menghitung subtotal, PPN, dan total harga. Invoice, DO, detil DO, SC, SPH, pelanggan, detil SPH, barang, tipe, merek get_last_record, get_invoice_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_data_pelanggan, get_last_code, generate_no.Invoice, get_data_DO, get_data_SC, calculate_subtotal, calculate_PPN, calculate_grand_total, remove, save, print Tabel 4.40 Use Case Specification “Membuat Faktur Pajak Standar”
Use Case
Objects
Membuat Faktur Pajak Standar Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pembuatan invoice. Setelah data-data invoice terisi, bagian keuangan dapat memilih cetak invoice atau dan cetak Faktur Pajak Standar. Invoice, DO, detil DO, SC, SPH, pelanggan, detil SPH, barang, tipe, merek
149 Functions
Use Case
Objects
Functions
get_data_invoice, get_invoice_record_detail, get_data_pelanggan Tabel 4.41 Use Case Specification “Membuat Kuitansi” Membuat Kuitansi Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan ketika menerima pembayaran dari pelanggan. Bagian keuangan menginput data-data pembayaran, meliputi tanggal bayar, cara pembayaran, no. Cek/giro, nama bank, dan jumlah pembayaran. Kemudian bagian keuangan memilih invoice yang akan dibayar, dan sistem akan melakukan perhitungan besarnya sisa tagihan atas invoice dikurangi retur penjualan (bila ada). Kuitansi, detail Kuitansi, Invoice, Surat Retur, DO, SC, SPH, pelanggan get_last_record, get_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_data_pelanggan, get_last_code, generate_no.Kuitansi, get_jumlah_pembayaran, get_no.Invoice, get_data_invoice, get_no.Surat_Retur, get_data_retur, calculate_tagihan, calculate_total_pembayaran, calculate_sisa, remove, save, print Tabel 4.42 Use Case Specification “Membuar Surat Retur”
Use Case
Objects
Functions
Membuar Surat Retur Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi yang dimulai ketika menerima retur dari pelanggan. Bagian administrasi memasukkan data invoice terkait, dan memilih barang yang di-retur, menginput jumlah retur, tipe retur, dan alasan retur barang. Pelanggan dapat memilih untuk melakukan retur dengan tukar barang atau tidak, yang berarti bagi bagian administrasi untuk mendata tipe retur dengan kurangi piutang. Surat Retur, detail Surat Retur, DO, detail DO, SC, SPH, pelanggan, detil SPH, barang, tipe, merek get_last_record, get_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_data_pelanggan, get_last_code, generate_no.Surat_Retur, calculate_total_harga, remove, save, print Tabel 4.43Use Case Specification “Membuat DO-Retur”
150 Tabel 4.44 Use Case Specification “Membuat laporan penjualan” Membuat laporan penjualan Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan secara berkala atau sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian keuangan Use Case memilih jenis sorting laporan penjualan, berdasarkan tanggal, berdasarkan pelanggan, atau berdasarkan barang. Selanjutnya pilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak. Objects Invoice Functions get_data_invoice, get_invoice_record_detail, calculate_total, print Tabel 4.45 Use Case Specification “Membuat laporan penerimaan kas” Membuat laporan penerimaan kas Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan secara berkala atau Use Case sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian keuangan memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak. Objects Kuitansi Functions get_data_kuitansi, calculate_total, print
Use Case Objects Functions
Tabel 4.46 Use Case Specification “Membuat laporan piutang” Membuat laporan piutang Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan secara berkala atau sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian keuangan memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak. Invoice, Surat Retur, Kuitansi get_data_pelanggan, get_data_piutang, calculate_total, print
Tabel 4.47 Use Case Specification “Membuat laporan analisis umur piutang” Membuat laporan analisis umur piutang Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan secara berkala atau Use Case sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian keuangan memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak. Objects Invoice, Kuitansi, Pelanggan
Use Case
Objects
Functions
Membuat DO-Retur Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi ketika penerimaan retur disertai dengan tukar barang. Bagian administrasi memasukkan data barang dan mencocokkan jumlah barang yang akan dikirim dengan memilih Surat Retur terkait, kemudian menginput tujuan dan alamat pengiriman. DO-Retur, detail DO-Retur, Surat Retur, detail Surat Retur, DO, SC, SPH, detil SPH, barang, tipe, merek get_last_record, get_last_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_nama_pelanggan, get_last_code, generate_no.DO-R, get_data_Surat_Retur, get_detail_Surat_Retur, remove, save, print
151 get_data_piutang, get_data_pembayaran, calculate_umur_piutang, calculate_total, print
Functions
Tabel 4.48 Use Case Specification “Membuat laporan retur” Membuat laporan retur Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan secara berkala atau sewaktuwaktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian keuangan memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak. Surat Retur get_data_surat_retur, get_data_detail_surat_retur, calculate_total, print
Use Case Objects Functions
Tabel 4.49 Use Case Specification “Membuat laporan jurnal penjualan” Membuat laporan jurnal penjualan Kegiatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi secara berkala atau Use Case sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian akuntansi memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak. Objects Surat Retur Functions
get_data_invoive，calculate_total，print
Tabel 4.50 Use Case Specification “Membuat laporan jurnal penerimaan kas” Membuat laporan jurnal penerimaan kas Kegiatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi secara berkala atau Use Case sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian akuntansi memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak. Objects Kuitansi Functions
get_data_kuitansi, calculate_total, print
Tabel 4.51 Use Case Specification “Membuat laporan jurnal retur” Membuat laporan jurnal retur Kegiatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi secara berkala atau Use Case sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian akuntansi memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak. Objects Surat Retur Functions
get_data_surat_retur, calculate_total，print
Tabel 4.52 Use Case Specification “Mengotorisasi transaksi pending” Mengotorisasi transaksi pending
152
Objects
Kegiatan ini dilakukan oleh manajer keuangan, yang memeriksa limit kredit pelanggan dan kredit tersedia berserta total harga kontrak. Setelah meng-update limit kredit pelanggan, manajer keuangan dapat mengubah status Sales Contract yang pending menjadi proceed. Sales Contract, Pelanggan
Functions
get_data_sales_contract，get_limit_kredit，get_status，save
Use Case
Use Case
Objects Functions
Tabel 4.53 Use Case Specification “Mengupdate Piutang” Mengupdate Piutang Kegiatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi untuk mengupdate saldo piutang pelanggan setiap terjadinya transaksi yang mempengaruhi saldo piutang, transaksi yang dimaksud yaitu ketika terjadi penjualan kredit, penerimaan pembayaran atas penjualan kredit. dan penerimaan retur dengan tipe tanpa penukaran barang sehingga perlu mengurangi saldo piutang pelanggan Piutang, Invoice, Kuitansi, Surat Retur get_data_piutang, get_data_penjualan, get_data_pembayaran, get_data_retur
Tabel 4.54 Use Case Specification “Melakukan penilaian pelanggan” Melakukan penilaian pelanggan Kegiatan ini dilakukan oleh manajer keuangan secara berkala, dimana kredibilitas pelanggan dinilai berdasarkan data historis transaksi mereka. Sistem akan menghitung jumlah limit kredit disarankan berdasarkan Use Case masing-masing kriteria penilaian yaitu nilai transaksi per bulan, ketepatan membayar, jumlah retur per bulan, dan lama langganan. Manajer dapat menyetujui limit kredit seperti disarankan sistem atau input sendiri. Objects Pelanggan Functions
get_data_pelanggan，get_saldo_piutang，calculate_kredit_poin， calculate_nilai_kredit，calculate_limit_disarankan，save
4.1.3.2 Functions Berikut ini merupakan Function List dari sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma: Tabel 4.55 Function List sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma
153 Function Mendata pelanggan get_data_pelanggan get_last_record get_piutang calculate_kredit_tersedia go_to_first_record go_to_previous_record go_to_next_record go_to_last_record get_to_last_code generate_no.pelanggan calculate_saldo_piutang get_limit_kredit calculate_lama_langganan remove save Mendata barang get_data_barang get_last_record go_to_first_record go_to_previous_record go_to_next_record go_to_last_record get_tipe_barang get_merek_barang calculate_jumlah_tersedia remove save Mendata tipe get_data_tipe get_last_record get_last_code generate_no.urut remove
Type read, compute, update read read read compute read read read read read compute compute read compute update update read, compute, update read read read read read read read read compute update update read, compute, update read read read compute update
Complexity medium simple simple simple simple simple simple simple simple simple simple simple simple simple simple simple medium simple simple simple simple simple simple simple simple simple simple simple medium simple simple simple simple simple
154 save Mendata merek get_data_merek get_last_record get_last_code generate_no.urut remove save Membuat SPH get_last_record get_last_record_detail go_to_first_record go_to_previous_record go_to_next_record go_to_last_record get_last_code generate_no.SPH get_tipe_barang get_merek_barang get_nama_barang get_kode_barang calculate_total_harga calculate_subtotal calculate_PPN calculate_grand_total remove save print Membuat Sales Contract get_last_record get_last_record_detail go_to_first_record go_to_previous_record go_to_next_record
update read, compute, update read read read compute update update read, compute, update read read read read read read read compute read read read read compute compute compute compute update update read read, compute, update read read read read read
simple medium simple simple simple simple simple simple complex simple simple simple simple simple simple simple simple simple medium medium medium simple simple simple simple simple medium simple complex simple simple simple simple simple
155 go_to_last_record get_last_code generate_no.SC get_data_SPH get_limit_kredit_tersedia get_detail_SPH get_kode_barang calculate_total_harga calculate_subtotal calculate_PPN calculate_grand_total generate_status remove save print Membuat Delivery Order get_last_record get_last_record_detail go_to_first_record go_to_previous_record go_to_next_record go_to_last_record get_last_code generate_no.DO get_data_SC get_detail_SC remove save print Membuat Invoice get_last_record get_record_detail go_to_first_record go_to_previous_record go_to_next_record go_to_last_record
read read compute read read read read compute compute compute compute read update update read read, compute, update read read read read read read read compute read read update update read read, compute, update read read read read read read
simple simple simple medium medium medium medium simple simple simple simple medium simple medium simple complex simple simple simple simple simple simple simple simple medium medium simple medium simple complex simple simple simple simple simple simple
156 get_last_code generate_no.Invoice get_data_DO get_data_SC calculate_subtotal calculate_PPN calculate_grand_total remove save print Membuat Kuitansi get_last_record get_record_detail go_to_first_record go_to_previous_record go_to_next_record go_to_last_record get_last_code generate_no.Kuitansi get_jumlah_pembayaran get_no.Invoice get_data_invoice get_no.Surat_Retur get_data_retur calculate_tagihan calculate_total_pembayaran calculate_sisa remove save print Membuat Surat Retur get_last_record get_record_detail go_to_first_record go_to_previous_record go_to_next_record
read compute read read compute compute compute update update read read, compute, update read read read read read read read compute read read read read read compute compute compute update update read read, compute, update read read read read read
simple simple medium medium simple simple simple simple medium simple complex simple simple simple simple simple simple simple simple medium medium medium medium medium simple simple simple simple medium simple complex simple simple simple simple simple
157 go_to_last_record get_last_code generate_no.Surat_Retur get_data_DO calculate_total_harga remove save print
read read compute read compute update update read
simple simple simple medium simple simple medium simple
get_last_record get_last_record_detail go_to_first_record go_to_previous_record go_to_next_record go_to_last_record get_last_code generate_no.DO-R get_data_Surat_Retur get_detail_Surat_Retur remove save print
read, compute, update read read read read read read read compute read read update update read
Membuat laporan penjualan get_data_invoice calculate_total print
read, compute read compute read
complex medium medium simple
Membuat laporan penerimaan kas get_data_kuitansi get_data_detail_kuitansi calculate_total print
read, compute read read compute read
complex simple simple medium simple
Membuat laporan piutang get_data_piutang calculate_total print
read, compute read compute read
complex medium medium simple
Membuat DO-Retur
complex simple simple simple simple simple simple simple simple medium medium simple medium simple
158
Membuat laporan analisis umur piutang get_data_piutang get_data_pembayaran calculate_umur_piutang calculate_total print
read, compute
complex
read read compute compute read
medium medium medium medium simple
Membuat laporan retur get_data_surat_retur get_data_detail_surat_retur calculate_total print
read, compute read read compute read
complex simple simple medium simple
Membuat laporan jurnal penjualan get_data_invoive calculate_total print
read, compute read compute read
complex medium medium simple
read, compute
complex
read compute read
medium medium simple
read, compute read compute read
complex medium medium simple
read, update read read read update
complex medium medium medium medium
Membuat laporan jurnal penerimaan kas get_data_kuitansi calculate_total print Membuat laporan jurnal retur get_data_surat_retur calculate_total print Mengotorisasi transaksi pending get_data_sales_contract get_limit_kredit get_status save Melakukan penilaian pelanggan get_data_pelanggan
read, compute, update read
very complex medium
159 get_saldo_piutang calculate_kredit_poin calculate_nilai_kredit calculate_limit_disarankan save Mengupdate piutang get_data_piutang get_data_pembayaran get_data_penjualan get_data_retur
read compute compute compute update
medium medium complex simple medium
read, update update read read read
complex medium medium medium medium
4.1.3.3 User Interface Sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma dirancang dengan user friendly dan menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris yang umum digunakan. Berikut adalah gambaran desain user interface sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma.
4.1.3.3.1
Dialogue Style Setiap user interface memiliki sejumlah windows yang dapat digunakan untuk
mendukung pencatatan transaksi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma. Selain itu, sistem ini juga menyediakan fasilitas pencetakan informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dalam perusahaan. Untuk lebih jelasnya, daftar windows interface dan hasil pencetakaannya dapat dilihat pada tabel 4.56 berikut.
160 Tabel 4.56 Dialogue Style User Interface Windows Login Menu Utama File Change Password Log out Exit Master Pelanggan Barang Tipe Merek Transaction Surat Penawaran Harga Sales Contract Delivery Order Invoice Kuitansi Surat Retur Delivery Order-Retur Transaksi Kontrak Pending Daftar Piutang Penilaian Pelanggan Report Penjualan Penerimaan Kas Piutang Analisis Umur Piutang Retur Journal Jurnal Penjualan Jurnal Penerimaan Kas Jurnal Retur
4.1.3.3.2
Navigation Diagram
Printouts
Surat Penawaran Harga Sales Contract Delivery Order Invoice Kuitansi Surat Retur Delivery Order-Retur
Laporan Penjualan Laporan Penerimaan Kas Laporan Piutang Laporan Analisis Umur Piutang Laporan Retur Laporan Jurnal Penjualan Laporan Jurnal Penerimaan Kas Laporan Jurnal Retur
161 Gambar berikut adalah Navigation Diagram yang menyediakan overview windows user interface dan hubungan antar windows beserta penjelasan dari sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma, dapat dilihat pada gambar 4.65.
162
Gambar 4.65 Navigation Diagram
163 4.1.3.3.3
User Interface
Gambar 4.66 Window Login Pertama-tama setiap user harus melakukan login terlebih dahulu dengan mengentri user name dan password yang sesuai. User menekan tombol “OK”, kemudian sistem mengecek hak akses user berdasarkan posisinya. Bila ingin membatalkan proses login, user dapat menekan tombol “Cancel”.
Gambar 4.67 Window Change Password Tiap
user
juga
dapat
melakan
pengubahan
password
nya
yang
direkomendasikan oleh sistem untuk diganti setiap beberapa bulan sekali untuk alasan keamanan. User menginput password sekarang, kemudian menginput password baru sebanyak dua kali untuk konfirmasi. Setelah menekan tombol “OK”, sistem akan mengupdate data password baru ke dalam database.
164
Gambar 4.68 Window Main Menu Setelah melakukan login, tampilan user adalah Main Menu dimana submenu yang dapat diakses user berbeda-beda tergantung dari posisi jabatan user. Dalam hal ini terdapat lima Main Menu antara lain “File”, “Master”, “Transaction”, “Report”, dan “Journal”. Di main menu ini, pada menu File, tiap user dapat melakukan Log Out dan Change Password. Bagian administrasi dapat mengakses ke menu Master: Pelanggan, Barang, Tipe, dan Merek. Selain itu bagian administrasi juga memiliki akses pada menu Transaksi: Surat Penawaran Harga, Sales Contract, Delivery Order, Surat Retur, dan Delivery Order-Retur.
165 Bagian keuangan memiliki hak akses pada menu Transaksi: Invoice, Kuitansi, dan Daftar Piutang untuk mengecek piutang pelanggan yang jatuh tempo setiap harinya. Tugas dan tanggung jawab bagian keuangan yang mencakup pembuatan laporan memberikan akses bagian keuangan pada semua menu Report, antara lain: Laporan Penjualan, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Piutang, Laporan Analisis Umur Piutang, dan Laporan Retur. Bagian akuntansi hanya memiliki akses ke menu Journal, yang antara lain: Laporan Jurnal Penjualan, Laporan Jurnal Penerimaan Kas, dan Laporan Jurnal Retur. Sedangkan manajer keuangan mempunyai akses menu Transaksi yang meliputi: Transaksi Kontrak Pending dan Penilaian Pelanggan.
Gambar 4.69 Window Master Pelanggan
166
Window ini diakses oleh bagian administrasi untuk menambahkan data pelanggan baru ke dalam database pelanggan, sehingga pada saat mulai proses penjualan, data pelanggan dapat tampil secara generate oleh sistem. Pendataan pelanggan meliputi deskripsi nama, no. NPWP, alamat, kota, telp, fax, data piutang, contact person, dan registrasi pelanggan. Selain mendaftarkan pelanggan baru, bagian administrasi dapat meng-update data pelanggan yang sudah ada. Dalam hal ini pemakaian fasilitas tombol navigasi First, Previous, Next, Last, dan Search dimanfaatkan untuk mencari data pelanggan yang diinginkan. Pencarian pelanggan yang dimaksud antara lain berdasarkan kode pelanggan, nama pelanggan, atau kota. Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data pelanggan, penyimpanan data pelanggan baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data pelanggan perlu dihapus, dapat menekan tombol Delete.
167
Gambar 4.70 Window Master Barang Window ini diakses oleh bagian administrasi untuk menambahkan data barang baru yang dijual oleh perushaan. Pendataan barang ini meliputi input kode barang dengan ketentuan tiga karakter pertama mendeskripsikan tipe barang, tiga karakter kedua mendeskripsikan merek barang, tiga karakter selanjutnya mendeskripsikan rincian barang dengan tipe bersangkutan, dan empat karakter angka terakhir mendesksipsikan urutan rincian barang. User memilih tipe barang yang akan didata, apabila tipe barang dimaksud belum ada, perlu dilakukan penambahan tipe barang dengan menekan tombol “Add Tipe”, yang menunjuk pada Window Master Tipe. Hal yang sama berlaku untuk pendataan merek barang yang belum ada, dimana tombol “Add Merek” menunjuk pada Window Master Merek.
168 Selanjutnya user menginput nama barang, pilih satuan (kilogram, meter, atau buah), dan harga barang. Tanggal saldo awal dan saldo awal hanya dilakukan sekali ketika proses konversi sistem lama ke sistem baru untuk mendata jumlah stok barang terakhir sebelum sistem baru diimplementasi. Sedangkan perhitungan jumlah barang tersedia dilakukan oleh sistem. Selain pendataan barang baru, edit atau update data barang dilakukan dengan menekan tombol Edit. Data barang yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih berdasarkan kode barang, tipe, atau merek barang. User mengentri keyword pencarian dan menekan tombol Find. Pencarian data barang dapat juga dilakukan menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data barang, penyimpanan data barang baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data barang perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.71 Window Master Tipe
169 Window ini diakses oleh bagian administrasi yang dapat dilakukan bersamaan ketika pendataan barang baru hasil penunjukkan tombol Add Tipe di Master Barang atau dari Main Menu: Master Tipe. Penambahan tipe baru dilakukan dengan menekan tombol Add, dimana nomor tipe di-generate oleh sistem, kemudian user menginput nama tipe. Untuk update data tipe, dilakukan dengan menekan tombol Edit. Setelah menambah atau mengubah data tipe, penyimpanan atau perubahannya diproses dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data tipe perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.72 Window Master Merek
Window ini diakses oleh bagian administrasi yang dapat dilakukan bersamaan ketika pendataan barang baru hasil penunjukkan tombol Add Merek di Master Barang atau dari Main Menu: Master Merek. Penambahan merek baru dilakukan dengan menekan tombol Add, dimana nomor merek di-generate oleh system setelah user memilih tipe yang diingnkan, kemudian user menginput nama merek.
170 Untuk update data merek, dilakukan dengan menekan tombol Edit. Setelah menambah atau mengubah data merek, penyimpanan atau perubahannya diproses dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data merek perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.73 Window Transaksi Surat Penawaran Harga
Window ini diakses oleh bagian administrasi ketika memulai proses penawaran harga kepada pelanggan. Untuk membuat Surat Penawaran Harga baru, user menekan tombol Add New dan memilih nama pelanggan yang akan ditawarkan. Apabila nama pelanggan belum terdaftar, pendataan pelanggan baru dilakukan dengan menekan tombol New yang menunjuk pada Master Pelanggan.
171 Selanjutnya, user memilih tangal akhir berlaku, dan mendata barang yang ditawarkan. Pertama-tama, user memilih tipe barang, kemudian merek yang tampil yaitu merek yang sesuai dengan tipe. Kemudian user memilih merek, dan nama barang yang tampil sesuai tipe dan merek. Pemilihan barang dilanjutkan dengan memilih nama barang, yang menghasilkan kode barang, jumlah barang tersedia, dan harga barang standar ter-generate oleh sistem. User mengentri jumlah pesanan dan sistem menghitung total harga, subtotal, PPN, dan total harga. Setelah mendata penawaran, user menekan tombol Save dan menyimpan data surat penawaran baru. Sistem juga mengecek ketersediaan barang, apabila jumlah tidak mencukupi, status SPH yaitu pending. Selain pendataan baru, edit atau update data SPH dilakukan dengan menekan tombol Edit. Data SPH yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data SPH, penyimpanan data SPH baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data SPH perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
172
Gambar 4.74 Window Transaksi Sales Contract Window ini diakses oleh bagian administrasi ketika mendata kontrak berdasarkan pesanan pelanggan. Untuk membuat Sales Contract baru, user dapat menekan tombol Add New dan mulai memasukkan data kontrak. Pertama, user memilih No. SPH yang diinginkan kemudian sistem men-generate data pelanggan beserta data penawaran bersangkutan. User dapat mengentri durasi pembayaran, jumlah barang yang dipesan, dan mengubah harga satuan. Kemudian sistem menghitung total harga, subtotal, PPN, dan total harga. User harus mengecek limit kredit pelanggan terlebih dahulu dengan menekan tombol “Cek Limit”, apabila total harga kontrak melebihi limit kredit tersedia, status Sales Contract yaitu pending.
173 Selain pendataan baru, edit atau update data Sales Contract dilakukan dengan menekan tombol Edit. Data Sales Contract yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data Sales Contract, penyimpanan data Sales Contract baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data Sales Contract perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.75 Window Transaksi Delivery Order
174 Window ini diakses oleh bagian administrasi ketika pengiriman barang akan dilakukan. Untuk membuat Delivery Order baru, user dapat menekan tombol Add New kemudian memasukkan data pengiriman. User memilih No. Sales Contract yang diinginkan kemudian sistem men-generate data pelanggan beserta deskripsi barang yang ada di data kontrak bersangkutan. Selanjutnya user mengentri pihak pengiriman yang dituju dan alamatnya. Selain itu, user dapat mengentri jumlah barang yang dikirim. Setelah mendata pengiriman, user menekan tombol Save untuk menyimpan data pengiriman tersebut. Selain pendataan baru, edit atau update data Delivery Order dilakukan dengan menekan tombol Edit. Data Delivery Order yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data Delivery Order, penyimpanan data Delivery Order baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data Delivery Order perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
175
Gambar 4.76 Window Transaksi Invoice
Window ini diakses oleh bagian keuangan untuk membuat Invoice. Ketika membuat Invoice baru, user menekan tombol Add New kemudian memasukkan data penjualan berdasarkan pengiriman yang dilakukan. User memilih jenis pembayaran, apakah secara tunai atau kredit, kemudian memilih tanggal jatuh tempo pembayaran. Selanjutnya user memilih No. Delivery Order yang diinginkan dan sistem mengenerate data pelanggan beserta deskripsi barang sesuai detail pengiriman yang ada. Selain data Delivery Order, sistem membaca data Sales Contract terkait dan sistem menghitung total harga, subtotal, PPN, dan total harga.
176 Selain pendataan baru, edit atau update data Invoice dilakukan dengan menekan tombol Edit. Data Invoice yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data Invoice, penyimpanan data Invoice baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data Invoice perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.77 Window Form Print Window ini tampil ketika user menekan tombol Print pada Winndow Invoice. Berdasarkan data Invoice dan Faktur Pajak Standar yang sama, user dapat memilih pencetakan surat sesuai kebutuhan.
177
Gambar 4.78 Window Transaksi Kuitansi Window ini diakses oleh bagian keuangan ketika menerima pembayaran dari pelanggan. Untuk membuat Kuitansi baru, user menekan tombol Add New kemudian memasukkan data pembayaran berdasarkan penjualan yang terjadi. User memilih No. invoice, kemudian sistem membaca tanggal jatuh tempo, serta menghitung total invoice, total retur dan total tagihan yang terkait. Selanjutnya user mengentri jumlah pembayaran dan sistem menghitung sisa tagihan. User juga memilih cara pembayaran, mengentri No. Cek/giro bila ada, dan nama bank bersangkutan.
178 Selain pendataan baru, edit atau update data Kuitansi dilakukan dengan menekan tombol Edit. Data Kuitansi yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data Kuitansi, penyimpanan data Kuitansi baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data Kuitansi perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.79 Window Transaksi Surat Retur Window ini diakses oleh bagian administrasi ketika menerima retur dari pelanggan. Untuk membuat Surat Retur baru, user menekan tombol Add New kemudian memasukkan data retur yang terjadi. User memilih No. Invoice yang bersangkutan dan sistem men-generate data pelanggan serta penjualan terkait. Selanjutnya user memilih
179 barang yang diretur, dan mengentri jumlahnya. User juga mengentri tipe retur yang terjadi dan memberi catatan mengenai alasan retur di kolom keterangan. Selain pendataan baru, edit atau update data Surat Retur dilakukan dengan menekan tombol Edit. Data Surat Retur yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data Surat Retur, penyimpanan data Surat Retur baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data Surat Retur perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.80 Window Transaksi Delivery Order-Retur
180 Window ini diakses oleh bagian administrasi ketika pengiriman barang retur akan dilakukan. Untuk membuat Delivery Order-Retur baru, user dapat menekan tombol Add New kemudian memasukkan data pengiriman. User memilih No. Surat Retur yang diinginkan kemudian sistem men-generate data pelanggan beserta deskripsi barang yang ada di data retur bersangkutan. Selanjutnya user mengentri pihak pengiriman yang dituju dan alamatnya. Selain itu, user dapat mengentri jumlah barang yang dikirim. Setelah mendata pengiriman, user menekan tombol Save untuk menyimpan data pengiriman tersebut. Selain pendataan baru, edit atau update data Delivery Order-Retur dilakukan dengan menekan tombol Edit. Data Delivery Order-Retur yang akan di-edit atau diupdate dapat dipilih menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data Delivery Order-Retur, penyimpanan data Delivery Order-Retur baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data Delivery Order-Retur perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
181
Gambar 4.81 Window Daftar Piutang Jatuh Tempo Window ini diakses oleh bagian keuangan setiap harinya, sebagai alat bantu user dalam memerikasa Invoice yang jatuh tempo guna melakukan penagihan. Form ini dapat diakses dari menu utama setelah user melakukan login. User disajikan informasi mengenai perhitungan kapan jatuh tempo oleh sistem. Dalam window ini user tidak melakukan pendataan apapun, sehingga perintah yang dapat dilakukan user hanya mengakses window atau keluar dengan menekan Close.
182
Gambar 4.82 Window Transaksi Pending
Window ini diakses oleh Manajer Keuangan untuk melakukan otorisasi pada transaksi kontrak dengan status pending. Form ini dapat diakses dari menu utama di bagian Transaksi. User dapat melihat No. Sales Contract, tanggal, nama pelanggan bersangkutan, limit kredit dan kredit tersedia. User dapat melakukan penilaian pelanggan untuk melakukan pengubahan limit kredit. Setelah itu, user memilih mengotorisasi transaksi pending, baik dengan status “Reject” atau “Proceed”. Dengan status Sales Contract yang Proceed akan memungkinkan dilakukannya pengiriman barang dan penjualan. Kemudian user menekan tombol Save untuk menyimpan record dan meng-update status Sales Contract. Untuk membatalkan dapat menekan tombol Cancel.
183
Gambar 4.83 Window Penilaian Pelanggan
Window ini diakses oleh Manajer Keuangan untuk dalam melakukan penilaian terhadap kredibilitas pelanggan. User memilih nama pelanggan yang akan dinilai, kemudian sistem membaca kode pelanggan, limit kredit, saldo piutang, dan kredit tersedia. Kemudian user mengentri nilai kriteria penilaian limit kredit pelanggan, antara lain nilai transaksi per bulannya, ketepatan membayar, jumlah retur, dan lama langganan. Dengan menekan tombol “Hitung Limit”, sistem melakukan kalkulasi hingga jumlah limit kredit disarankan. Nilai jumlah limit kredit disarankan adalah default nilai limit kredit pelanggan yang dapat diubah oleh user berwenang, dalam hal ini manajer keuangan.
184 Setelah penilaian selesai, user menekan tombol Save untuk menyimpan record, dan menekan tombol Cancel untuk membatalkan.
Gambar 4.84 Window Laporan Penjualan
Window ini diakes oleh bagian keuangan yang secara berkala atau sesuai kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Penjualan. User memilih penyusunan laporan berdasarkan tanggal, pelanggan, atau barang. Kemudian user memilih periode awal dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak untuk mencetak Laporan.
185
Gambar 4.85 Window Laporan Penerimaan Kas
Window ini diakes oleh bagian keuangan yang secara berkala atau sesuai kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Penerimaan Kas. User memilih periode awal dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak untuk mencetak Laporan.
Gambar 4.86 Window Laporan Piutang
Window ini diakes oleh bagian keuangan yang secara berkala atau sesuai kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Piutang. User memilih periode awal dan
186 periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak untuk mencetak Laporan.
Gambar 4.87 Window Laporan Analisis Umur Piutang
Window ini diakes oleh bagian keuangan yang secara berkala atau sesuai kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Analisis Umur Piutang. User memilih periode awal dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak untuk mencetak Laporan.
Gambar 4.88 Window Laporan Retur Penjualan
187 Window ini diakes oleh bagian keuangan yang secara berkala atau sesuai kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Retur Penjualan. User memilih periode awal dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak untuk mencetak Laporan.
Gambar 4.89 Window Laporan Jurnal Penjualan Window ini diakes oleh bagian akuntansi yang secara berkala atau sesuai kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Jurnal Penjualan. User memilih periode awal dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak untuk mencetak Laporan.
Gambar 4.90 Window Laporan Jurnal Penerimaan Kas
188
Window ini diakes oleh bagian akuntansi yang secara berkala atau sesuai kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Jurnal Penerimaan Kas. User memilih periode awal dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak untuk mencetak Laporan.
Gambar 4.91 Window Laporan Jurnal Retur Window ini diakes oleh bagian akuntansi yang secara berkala atau sesuai kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Jurnal Retur. User memilih periode awal dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak untuk mencetak Laporan.
189
SURAT PENAWARAN HARGA Kepada Yth: Alamat Kota No. Telp Kode Barang
xxx/xxx/xxx9999
xxx‐50‐xxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx 9999999
No. SPH Tanggal Dicetak Tanggal Akhir Berlaku
Tipe Barang xxxxxxxxxxx
Merek xxxxxxxxxx
Nama Barang xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Jumlah Pesanan
Harga Satuan
99
999.999.999
Subtotal PPN 10% Total Harga
Dibuat oleh,
Disetujui oleh,
Bagian Administrasi
Direktur
Gambar 4.92 Rancangan Formulir Surat Penawaran Harga
SPH/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy Total Harga
999.999.999 999.999.999 99.999.999 999.999.999
190
SALES CONTRACT Kepada Yth: Alamat Kota No. Telp Kode Barang
xxx‐50‐xxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx 9999999 Tipe Barang
xxx/xxx/xxx9999 xxxxxxxxx
Merek
Nama Barang
xxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxx
No. Sales Contract Tanggal Dicetak No. SPH Durasi Pembayaran Jumlah Harga Satuan Barang 99
Dibuat oleh,
SC/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy SPH/yyyy/mm/9999 99 hari Total Harga
999.999.999 Subtotal PPN 10% Total Harga
Disetujui oleh,
Bagian Administrasi
Direktur
Gambar 4.93 Rancangan Formulir Sales Contract
999.999.999 999.999.999 99.999.999 999.999.999
191
DELIVERY ORDER Kepada Yth: Alamat Kota No. Telp Alamat Pengiriman
xxx‐50‐xxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx 99999999 xxxxxxxxxxxxxxx
Kode Barang xxx/xxx/xxx9999
No. Delivery Order Tanggal Dicetak Tanggal Pengiriman No. Sales Contract
Tipe Barang xxxxxxxxxx
Merek xxxxxxxxxx
Jumlah Dikirim
Nama Barang xxxxxxxxxxxxxxx
Diterima oleh,
Pelanggan
DO/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy SC/yyyy/mm/9999
Gambar 4.94 Rancangan Formulir Delivery Order
99 Dibuat oleh,
Bagian Administrasi
192
INVOICE
Nama Pelanggan Alamat Kota No. Telp
xxx‐50‐xxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx 99999999
No. Invoice Tanggal Dicetak Tanggal Jatuh Tempo No. Delivery Order
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy DO/yyyy/mm/9999
Kode Barang
Tipe Barang
xxx/xxx/xxx9999
xxxxxxxxx
Merek xxxxxxxx
Jumlah Barang
Nama Barang xxxxxxxxxxxxxxxxx
99
Harga Satuan 999.999.999 Subtotal PPN 10% Total Harga
Diterima oleh,
Dibuat oleh,
Pelanggan
999.999.999
Total Harga
Bagian Keuangan
Gambar 4.95 Rancangan Formulir Invoice
999.999.999 99.999.999 999.999.999
193
KUITANSI
No. Kuitansi Tanggal Dicetak
KUI/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy
Telah diterima pembayaran dari :
(Nama Pelanggan)
, dengan rincian sebagai berikut:
No. Invoice
Total Invoice
Total Retur
Total Tagihan
Total Bayar
Sisa
INV/yyyy/mm/9999 999.999.999 999.999.999 999.999.999 999.999.999 999.999.999 Total 999.999.999 Bank Cara Pembayaran: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx No. Cek/ Giro: xxxxxxxxxxxx Jumlah Pembayaran: 999.999.999 Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Keuangan Direktur
Gambar 4.96 Rancangan Formulir Kuitansi
194
SURAT RETUR
Nama Pelanggan Alamat Kota No. Telp Kode Barang
xxx/xxx/xxx9999
xxx‐50‐xxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx 99999999 Tipe Barang xxxxxxxxx
No. Surat Retur Tanggal Dicetak No. Invoice
SR/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy INV/yyyy/mm/9999
Jumlah Retur
Total Harga
Merek
Nama Barang
xxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxx
Harga Satuan
99 999.999.999 Total
Keterangan
999.999.999 xxxxxxxxxxxxxxxxx 999.999.999
Dibuat oleh,
Bagian Administrasi
Gambar 4.97 Rancangan Formulir Surat Retur
195
DELIVERY ORDER ‐ Retur Kepada Yth: Alamat Kota No. Telp
xxx‐50‐xxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx 99999999
Alamat Pengiriman
xxxxxxxxxxxxxxx
Kode Barang
Tipe Barang
No. Delivery Order Tanggal Dicetak Tanggal Pengiriman No. Surat Retur
Merek
DO/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy SR/yyyy/mm/9999
Jumlah Dikirim
Nama Barang
Diterima oleh,
Dibuat oleh,
Pelanggan
Bagian Administrasi
xxx/xxx/xxx9999
xxxxxxxxxxx
xxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
99
Gambar 4.98 Rancangan Formulir Delivery Order - Retur
196
LAPORAN PENJUALAN (berdasarkan tanggal) PT SURYA WARFA KHARISMA Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal:
dd/mm/yyyy
Tanggal Invoice
No. Invoice
Nama Pelanggan
Total Harga
dd/mm/yyyy
INV/yyyy/mm/9999
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
999.999.999
Total
999.999.999
Dibuat oleh,
Disetujui oleh,
Bagian Keuangan
Direktur
Gambar 4.99 Rancangan Laporan Penjualan (berdasarkan tanggal)
197
Dicetak tanggal:
dd/mm/yyyy
Kode Barang Nama Barang
xxx/xxx/xxx9999 xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Tipe Merek
Tanggal Invoice
Nama Pelanggan
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy
Kode Barang Nama Barang No. Invoice
LAPORAN PENJUALAN (berdasarkan barang) PT SURYA WARFA KHARISMA Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy
No. Invoice
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxx/xxx/xxx9999 xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Tipe Merek
Tanggal Invoice
Nama Pelanggan
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx Jumlah Harga Barang Satuan
Total Harga
99 999.999.999 999.999.999 Total 999.999.999 xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx Jumlah Harga Total Harga Barang Satuan
99 999.999.999 Total
Dibuat oleh,
Disetujui oleh,
Bagian Keuangan
Direktur
Gambar 4.100 Rancangan Laporan Penjualan (berdasarkan barang)
999.999.999 999.999.999
198
Dicetak tanggal:
dd/mm/yyyy
Kode Pelanggan Nama Pelanggan
xxx9999 xxx‐50‐xxx
dd/mm/yyyy
Kode Pelanggan Nama Pelanggan
xxx9999 xxx‐50‐xxx Tanggal Invoice
INV/yyyy/mm/9999
dd/mm/yyyy
Kode Pelanggan Nama Pelanggan
xxx9999 xxx‐50‐xxx
No. Invoice
Tanggal Invoice
INV/yyyy/mm/9999
No. Invoice
LAPORAN PENJUALAN (berdasarkan pelanggan) PT SURYA WARFA KHARISMA Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy
No. Invoice
INV/yyyy/mm/9999
Tanggal Invoice dd/mm/yyyy
Tanggal Jatuh Tempo dd/mm/yyyy Total
Tanggal Jatuh Tempo dd/mm/yyyy Total
Tanggal Jatuh Tempo dd/mm/yyyy Total
Subtotal Harga 999.999.999 999.999.999
Subtotal Harga 999.999.999 999.999.999
999.999.999 999.999.999
Disetujui oleh,
Bagian Keuangan
Direktur
Subtotal Harga
Dibuat oleh,
Gambar 4.101 Rancangan Laporan Penjualan (berdasarkan pelanggan)
199
Cara Pembayaran
No. Dokumen
xxxxxxxxx
xxxxxxxx
LAPORAN PENERIMAAN KAS PT SURYA WARFA KHARISMA Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal:
No. Kuitansi
dd/mm/yyyy Tanggal Kuitansi
Kode Pelanggan
KUI/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy xxx9999
Nama Pelanggan xxx‐50‐xxx
Bank
Jumlah Pembayaran
xxxxxxx Total
999.999.999 999.999.999
Dibuat oleh,
Disetujui oleh,
Bagian Keuangan
Direktur
Gambar 4.102 Rancangan Laporan Penerimaan Kas
200
LAPORAN PIUTANG PT SURYA WARFA KHARISMA Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal:
dd/mm/yyyy
No. Invoice
Kode Pelanggan
INV/yyyy/mm/9999 xxx9999
Total Invoice
Nama Pelanggan xxx‐50‐xxx
Total Retur
Sisa Piutang
999.999.999 999.999.999 999.999.999 999.999.999 Total 999.999.999
Dibuat oleh,
Bagian Keuangan
Total Pembayaran
Disetujui oleh,
Gambar 4.103 Rancangan Laporan Piutang
Direktur
201
LAPORAN RETUR PT SURYA WARFA KHARISMA Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: No. SR
dd/mm/yyyy Tgl SR
Nama Pelanggan
SR/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy xxx‐50‐xxx
Tipe Keterangan Retur INV/yyyy/mm/9999 999.999.999 xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx No. Invoice
Total Retur
Dibuat oleh,
Disetujui oleh,
Bagian Keuangan
Direktur
Gambar 4.104 Rancangan Laporan Retur
202
Dicetak tanggal:
dd/mm/yyyy
Kode Pelanggan Nama Pelanggan
xxx9999 xxx‐50‐xxx Tgl Jatuh Tempo
Tgl Invoice
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy Total Kode Pelanggan Nama Pelanggan No. Invoice
Sisa Piutang
Piutang lewat jatuh tempo 1‐30 hari 31‐60 hari 61‐90 hari > 90 hari
LAPORAN ANALISIS UMUR PIUTANG PT SURYA WARFA KHARISMA Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy
No. Invoice
Total Invoice
999.999.999 999.999.999 = = =
=
=
=
xxx9999 xxx‐50‐xxx Tgl Jatuh Tempo
Tgl Invoice
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy Total Grand Total
Piutang lewat jatuh tempo 1‐30 hari 31‐60 hari 61‐90 hari 999.999.999 999.999.999 = = = = = = = = = = Total Invoice
Sisa Piutang
Dibuat oleh,
Disetujui oleh,
Bagian Keuangan
Direktur
> 90 hari = =
Gambar 4.105 Rancangan Laporan Analisis Umur Piutang
203
LAPORAN JURNAL PENJUALAN PT SURYA WARFA KHARISMA Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal:
Tanggal (Invoice)
dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy
dd/mm/yyyy Keterangan
No. Invoice INV/yyyy/mm/9999 INV/yyyy/mm/9999
Dr xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
Cr xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Total =
Dibuat oleh,
Bagian Akuntansi
Saldo Debit
Saldo Kredit
999.999.999 999.999.999 999.999.999 999.999.999 999.999.999 999.999.999
Disetujui oleh,
Direktur
Gambar 4.106 Rancangan Laporan Jurnal Penjualan
204
Saldo Debit
Saldo Kredit
999.999.999 999.999.999 999.999.999
999.999.999 999.999.999 999.999.999
LAPORAN JURNAL RETUR PENJUALAN PT SURYA WARFA KHARISMA Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal:
Tanggal (Retur)
dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy
dd/mm/yyyy Keterangan
No. Surat Retur SR/yyyy/mm/9999 SR/yyyy/mm/9999
Dr xxxxxxxxx xxxxxxxxx
Cr xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Total =
Dibuat oleh,
Disetujui oleh,
Bagian Akuntansi
Direktur
Gambar 4.107 Rancangan Laporan Jurnal Retur Penjualan
205
Saldo Debit
Saldo Kredit
999.999.999 999.999.999 999.999.999
999.999.999 999.999.999 999.999.999
LAPORAN JURNAL PENERIMAAN KAS PT SURYA WARFA KHARISMA Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: Tanggal (Pembayaran)
dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy
dd/mm/yyyy Keterangan
No. Kuitansi KUI/yyyy/mm/9999 KUI/yyyy/mm/9999
Dr xxxxxxxxx xxxxxxxxx
Cr xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Total =
Dibuat oleh,
Disetujui oleh,
Bagian Akuntansi
Direktur
Gambar 4.108 Rancangan Laporan Jurnal Penerimaan Kas
206 4.1.3.3.4
Sequence Diagram Berikut adalah sequence diagram dari masing-masing use case sistem
informai akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma. sd Login to MainMenu Password User
Window Login create()
entry_user_name entry_password alt
klik_ok get_validasi_user()
[ok]
validasi_user alt create()
[true]
alt
Window Main Menu
pilih_menu _change_password
[File] ref
Change Passw ord
[Master]
pilih menu_master
ref
pilih menu Master
[Transaksi]
pilih_menu_transaksi
ref
pilih menu Transaksi
[Report]
pilih_menu_report
ref
pilih menu Report
[Journal]
pilih_menu_journal
ref
pilih menu Journal
clear_screen()
[false]
[cancel]
klik_cancel clear_screen()
klik_close
Gambar 4.109 Sequence Login to Main Menu
207 sd Change Passw ord Karyawan User
create()
Window Change Password
entry_user_id entry_current_password entry_new_password entry_confirm_new_password alt
klik_ok get_data_user()
[ok]
data_user save()
alt
[cancel]
[true]
close()
[false]
clear_screen()
klik_cancel clear_screen()
Gambar 4.110 Sequence Change Password
208 sd pilih menu Master Window Main Menu User alt
pilih_menu_pelanggan create()
ref
Window Master Pelanggan
Mendata pelanggan
pilih_menu_barang create()
ref
Window Master Barang
Mendata barang
pilih_menu_tipe create()
ref
Window Tipe
Menambah tipe
pilih_menu_merek create()
Window Merek
ref Menambah merek
Gambar 4.111 Sequence Referensi pilih menu Master
209 sd pilih menu Transaksi Window Main Menu User alt
pilih_menu_SPH Window SPH create()
ref
Membuat SPH
pilih_menu_Sales Contract Window Sales Contract
create()
ref
Membuat Sales Contract
pilih_menu_DO create()
ref
Window Delivery Order
Membuat DO
pilih_menu_invoice Window Invoice
create()
ref
Membuat Inv oice
pilih_menu_Kuitansi Window Kuitansi
create()
ref Membuat Kuitansi
pilih_menu_Surat_Retur Window Surat Retur
create()
ref Membuat Surat Retur
pilih_DO-Retur create()
Window DO-Retur
ref Membuat DO-Retur
pilih_tr_kontrak_pending Window Tr Pending
create()
pilih_daftar_piutang
Window Daftar Piutang
create()
pilih_penilaian_pelanggan create()
Window Penilaian Pelanggan
ref Menilai Pelanggan
Gambar 4.112 Sequence Referensi pilih menu Transaksi
