BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA DAN PENERIMAAN KAS YANG SEDANG BERJALAN
3.1. Latar Belakang Perusahaan PT. Niagatama Cemerlang adalah sebuah perusahaan yang berdiri sejak tanggal 21 September 1993, yang bergerak di bidang importir dan penjualan bahan – bahan kimia. Pada mulanya, perusahaan ini berlokasi di Komplek Taman Ratu Indah Blok BBII No. 28, sebagai perusahaan yang kecil yang didukung sedikit karyawan. Pada tahun 2000, perusahaan ini resmi terdaftar sebagai Perseroan Terbatas (PT) menurut Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia No. C-3819HT01.01.01.TH.99 dengan Notaris Haji Asmawel Amin, S.H pada Akte Pendirian No. 55 Tanggal 4 Agustus Tahun 2000. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, pelanggan bertambah banyak, produk semakin bervariasi, sehingga jumlah karyawan terus bertambah, maka lokasi perusahaan dipindahkan ke komplek perkantoran yang beralamat di Rukan Graha Arteri Mas II, Jalan Panjang No. 68, Kav. 58, Kebon Jeruk, Jakarta Barat. PT. Niagatama Cemerlang kini bergerak sebagai importir bahan – bahan kimia dalam skala besar dari pemasok Korea, China, Jepang, Singapore dan Malaysia dan menjadi pemasok berbagai perusahaan besar di Indonesia, yang bergerak di bidang food and beverages, kosmetik, parfume and fragnance, perusahaan pengecer yang lebih kecil dan sebagainya. Contoh produk – produk perusahaan ini antara lain :
68 • Prophylene Glycol • Methylene Chloride • Glycerine • Dipophylene Glycol • Mono Ethylene Glycol • Dsb.
3.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Niagatama Semerlang Menjadi perusahaan importir terbesar sekaligus pemasok utama bahan – bahan kimia di Indonesia. Misi PT. Niagatama Cemerlang Menjadi perusahaan pemasok bahan – bahan kimia yang memiliki pangsa pasar yang terbesar di Indonesia.
69
3.3. Struktur Organisasi Struktur organisasi PT Niagatama Cemerlang ditunjukkan melalui Gambar 3.1 di bawah ini :
Komisaris
Direktur
Manajer Penjualan
Staf Penjualan
Manajer Keuangan dan Akuntansi
Kepala Gudang
Manajer Import dan Pembelian
Staff Administrasi
Staff Impor dan Pembelian Kurir Penagihan
Buruh
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Niagatama Cemerlang Sumber : PT. Niagatama Cemerlang
70
3.4. Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang dari masing – masing bagian dalam struktur organisasi dijelaskan sebagai berikut : a. Komisaris. Tugas Komisaris adalah sebagai berikut : •
Memastikan kelangsungan hidup perusahaan secara keseluruhan
•
Memikirkan arah perusahaan di masa depan dan menetapkan rencana pengembangan jangka panjang.
Wewenang komisaris adalah sebagai berikut : •
Mempekerjakan dan memberhentikan direktur
b. Direktur Tugas Direktur adalah sebagai berikut : •
Melakukan
pengawasan
dan
pengendalian
terhadap
kegiatan
operasional sehari – hari. •
Menjalin hubungan dengan berbagai pihak yang menjalani kerjasama dengan perusahaan, terutama dari pihak pemasok.
Wewenang direktur adalah sebagai berikut : •
Mengambil keputusan mengenai penetapan harga jual kepada pelanggan.
•
Mengambil keputusan dalam hal yang berhubungan dengan pembelian dan import dari dalam maupun luar negeri.
•
Mengotorisasi segala dokumen yang ada dalam perusahaan.
•
Mengotorisasi seluruh lalu lintas pembayaran dalam perusahaan.
•
Mempekerjakan dan memberhentikan para manajer dan Bagianf.
71
c. Manajer Impor dan Pembelian Tugas dan wewenang manajer impor dan pembelian antara lain : •
Melakukan proses pembelian barang, mulai dari kontrak pembelian, hingga negoisasi harga.
•
Memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pemasok hingga sampai di gudang.
•
Menyelesaikan segala urusan yang berhubungan dengan pajak impor dan bea cukai, serta notul.
•
Memberikan laporan mengenai pembelian kepada direktur.
Wewenang manajer impor dan pembelian antara lain : •
Mengotorisasi segala dokumen yang berhubungan dengan impor dan pembelian.
•
Mengambil keputusan untuk melakukan pembelian barang dari pemasok
d. Manajer Keuangan dan Akuntansi Tugas Manajer Keuangan dan Akuntansi adalah sebagai berikut : •
Memantau dan mengendalikan aliran kas masuk dan aliran kas dari dan keluar perusahaan.
•
Memastikan kelancaran lalu lintas pembayaran utang dalam perusahaan.
•
Memastikan kelancaran proses penagihan dan pelunasan dari pelanggan.
•
Memastikan kelancaran pelaporan dan pembayaran pajak.
Wewenang Manajer Keuangan dan Akuntansi adalah sebagai berikut: •
Mengambil keputusan mengenai keuangan perusahaan sehari – hari.
•
Mengotorisasi laporan dari Bagian keuangan, seperti laporan kas kecil, laporan rekening koran, laporan penjualan dan laporan rekap PPN.
72
e. Manajer Penjualan Tugas manajer Penjualan antara lain : •
Memastikan kelancaran proses penjualan, mulai dari penawaran harga, pemesanan, pengiriman ke pelanggan hingga penagihan dan penerimaan pelunasan dari pelanggan.
•
Melihat peluang pasar untuk memperluas jangkauan penjualan.
•
Mengambil keputusan untuk memaksimalkan laba.
Wewenang manajer pemasaran adalah : •
Mengotorisasi dokumen yang berhubungan dengan penjualan.
f. Kepala Gudang Tugas kepala gudang antara lain : •
Memastikan kelancaran proses penerimaan barang dan pengeluaran barang dari gudang,
•
Memastikan kelancaran pengiriman sampai ke tempat pelanggan dengan tepat waktu.
•
Bertanggung jawab menjaga keutuhan dan kualitas barang di gudang.
•
Mengatur jadwal pengiriman barang
Wewenang kepala gudang antara lain : •
Mempekerjakan dan memberhentikan buruh
g. Bagian Administrasi Tugas Bagian Administrasi meliputi : •
Melakukan pencatatan atas penjualan yang dilakukan sehari – hari ke dalam Rekap Faktur
73 •
Menyiapkan laporan Rekap PPN Masukan dan PPN Keluaran.
•
Mengumpulkan dan mengarsipkan dokumen – dokumen penagihan, pengeluaran kas dan penerimaan kas.
•
Mencatat dan membukukan penerimaan kas melalui transfer bank dari pelanggan.
Wewenang Bagian Administrasi meliputi : •
Mengotorisasi dokumen – dokumen penerimaan kas yang berasal dari transfer bank.
h. Bagian Impor dan Pembelian Tugas Bagian Impor dan Pembelian, meliputi : •
Bertanggung jawab atas semua prosedur administratif dalam prosedur impor dan pembelian.
•
Mencatat transaksi pembelian dengan teratur.
•
Mempersiapkan dokumen – dokumen yang berhubungan dengan impor dan pembelian.
i. Bagian Penjualan Tugas Bagian Penjualan antara lain : •
Bertanggung jawab atas segala proses penjualan dan pemasaran, mulai dari membuat surat penawaran harga, menerima pesanan, membuat surat jalan dan faktur.
•
Melakukan penagihan kepada pelanggan.
•
Menerima pelunasan dari pelanggan dalam bentuk tunai, cek maupun giro dan menyetorkannya ke bank.
74 •
Melakukan pencatatan pada kartu persediaan.
•
Menangani proses retur penjualan.
Wewenang : •
Melakukan negoisasi mengenai harga jual, jatuh tempo dan cara pembayaran dengan pelanggan.
•
Mengotorisasi Surat Penawaran Harga
•
Mengambil keputusan untuk mengadakan prosedur retur penjualan dari pelanggan.
j. Kurir Penagihan Tugas dan tanggung jawab kurir penagihan adalah mengambil uang tunai atau cek / giro dari Pelanggan sebagai pelunasan piuatng, kemudian menyiapkan bukti peneriman kas.
75
3.5. Gambaran Sistem Informasi Akuntansi yang sedang berjalan. 3.5.1. Prosedur Penjualan Tunai 3.5.1.1. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan •
Pelanggan yang ingin memesan barang dapat menghubungi Bagian Penjualan melalui telepon untuk menanyakan ketersediaan barang yang diinginkan sekaligus membuat kesepakatan mengenai harga dan cara pembayaran. Biasanya Bagian Penjualan akan membuat catatan kecil atas kesepakatan ini.
•
Setelah itu, Bagian Penjualan akan menyiapkan Surat Penawaran Harga dengan izin oleh Manajer Penjualan (tanpa otorisasi tertulis). Surat Penawaran Harga dikirimkan kepada pelanggan melalui fax, kemudian diarsip.
•
Apabila pelanggan setuju dengan penawaran yang diajukan, maka pelanggan akan mengirimkan Purchase Order melalui fax. Untuk pelanggan tetap yang rutin memesan barang, biasanya pelanggan akan langung mengirimkan Purchase Order melalui fax.
•
Bagian Penjualan akan menghubungi gudang untuk memastikan ketersediaan barang berdasarkan Purchase Order yang diterima dari Pelanggan.
•
Apabila jumlah persediaan tidak mencukupi, maka Bagian Penjualan akan menghubungi pelanggan tersebut untuk membuat kesepakatan pengiriman barang secara bertahap. Purchase Order akan ditaruh ke dalam arsip sampai barang tersedia.
•
Apabila barang tersedia, Bagian Penjualan akan mencatat data dari Purchase Order ke dalam Buku Penjualan,
76 •
Apabila Pelanggan berjanji untuk membayar dengan cara transfer, maka : o
Bagian Penjualan akan membuat Surat Jalan (4 rangkap), Faktur Penjualan (4 rangkap) dan Faktur Pajak Standar (4 rangkap). Surat Jalan diotorisasi oleh Manajer Penjualan, sedangkan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Standar akan diotorisasi oleh Direktur. Distribusi surat – surat tersebut adalah sebagai berikut : Surat Jalan rangkap 1, 2, 3 dan 4, Faktur Penjualan rangkap 1, Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2 diarsip sementara sampai ada konfirmasi pembayaran dari Pelanggan.
Faktur Penjualan rangkap 2 dimasukan ke dalam arsip permanen.
Faktur Penjualan rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian Administrasi pada di Bagian Keuangan untuk diarsip sementara dan dicatat pada Rekap Faktur
Faktur Pajak Standar rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian Administrasi pada Bagian Keuangan untuk diarsip sementara. Berdasarkan dokumen ini, data dicatat pada Rekap Faktur.
Purchase Order disimpan dalam arsip permanen.
o Apabila sudah ada konfirmasi pembayaran dari Pelanggan, maka dokumen – dokumen akan diambil dari arsip sementara kemudian diberikan ke Bagian Gudang.
•
Apabila Pelanggan berjanji untuk membayar dengan tunai, Bagian Penjualan akan membuat Surat Jalan (4 rangkap), Faktur Penjualan (4 rangkap) dan Faktur Pajak Standar (4 rangkap). Surat Jalan diotorisasi oleh Manajer Penjualan, sedangkan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak
77
Standar akan diotorisasi oleh Direktur. Distribusi surat – surat tersebut adalah sebagai berikut : o Surat Jalan rangkap 1, 2, 3 dan 4 diberikan kepada Bagian Gudang, o Faktur Penjualan rangkap 1 diberikan ke Bagian Gudang o Faktur Penjualan rangkap 2 dimasukan ke dalam arsip permanen. o Faktur Penjualan rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian Administrasi pada di Bagian Keuangan untuk diarsip sementara dan dicatat pada Rekap Faktur o Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2 diberikan ke Bagian Gudang. o Faktur Pajak Standar rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian Administrasi pada Bagian Keuangan untuk diarsip sementara. Berdasarkan dokumen ini, data dicatat pada Rekap Faktur. o Purchase Order disimpan dalam arsip permanen.
3.5.1.2.Prosedur Pengiriman Barang dan Pelunasan dari Pelangan •
Setelah menerima dokumen dari Bagian Penjualan, Bagian Gudang akan menyiapkan barang sesuai dengan data yang ada di Surat Jalan.
•
Bagian Gudang mencatat jenis dan jumlah barang yang akan dikirimkan ke dalam Kartu Gudang, kemudian mengirimkan barang ke Pelanggan dengan membawa : o Surat Jalan Rangkap 1,2,3 dan 4 o Faktur Penjualan rangkap 1 o Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2
78 •
Setelah pelanggan menerima barang, pelanggan akan menandatangani 4 rangkap Surat Jalan dan memberikan pembayaran berupa uang tunai atau Bukti Transfer. Distribusi dokumen adalah sebagai berikut: o Surat Jalan Rangkap 1,3 dan 4 diberikan kepada Pelanggan. o Faktur Penjualan rangkap 1 diberikan ke Pelanggan o Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2 diberikan ke Pelanggan o Surat Jalan rangkap 2 beserta uang tunai atau cek/giro diberikan ke Bagian Gudang ke Bagian Penjualan.
•
Setelah Bagian Penjualan menerima uang tunai atau Bukti Transfer maka ia akan membuat Bukti Penerimaan Kas.
•
Uang tunai, yang biasanya diterima dalam bentuk US Dollar, akan disetorkan ketika jumlah yang terkumpul sudah banyak. Untuk sementara disimpan dalam brankas. Untuk itu, Bagian Penjualan akan membuat Slip Setoran.
•
Bukti Penerimaan Kas dan Copy Slip Setoran, serta Bukti Transfer akan diberikan kepada Bagian Administrasi (Keuangan) untuk diarsip sementara. Berdasarkan Bukti Penerimaan Kas itu, Bagian Administrasi akan meng-update data di Rekap Faktur.
•
Setiap akhir bulan, Bagian Administrasi akan mencatat semua Faktur Penjualan , Faktur Pajak Standar dan Bukti Penerimaan Kas pada Kartu Piutang. Kemudian, membuat Laporan Penjualan, Laporan Rekening Koran dan Laporan Rekap PPN, serta Jurnal. Manajer Keuangan dan Akuntansi akan mengotorisasi laporan-laporan tersebut. Kemudian Laporan Penjualan, Laporan Rekening Koran, Copy Slip Setoran dan
79
Bukti Penerimaan Kas, serta Faktur Penjualan rangkap 3 dan Faktur Pejualan rangkap 3 diarsip permanen.
3.5.2. Prosedur Penjualan Kredit 3.5.2.1.Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan •
Pelanggan yang ingin memesan barang dapat menghubungi Bagian Penjualan melalui telepon untuk menanyakan ketersediaan barang yang diinginkan sekaligus membuat kesepakatan mengenai harga dan cara pembayaran. Biasanya Bagian Penjualan akan membuat catatan kecil atas kesepakatan ini.
•
Setelah itu, Bagian Penjualan akan menyiapkan Surat Penawaran Harga dengan izin oleh Manajer Penjualan (tanpa otorisasi tertulis). Surat Penawaran Harga dikirimkan kepada pelanggan melalui fax dan kemudian diarsip.
•
Apabila pelanggan setuju dengan penawaran yang diajukan, maka pelanggan akan mengirimkan Purchase Order melalui fax. Untuk pelanggan tetap yang rutin memesan barang, biasanya pelanggan akan langung mengirimkan Purchase Order melalui fax.
•
Bagian Penjualan akan menghubungi gudang untuk memastikan ketersediaan barang berdasarkan Purchase Order yang diterima dari Pelanggan.
•
Apabila jumlah persediaan tidak mencukupi, maka Bagian Penjualan akan menghubungi pelanggan tersebut untuk membuat kesepakatan pengiriman barang secara bertahap. Purchase Order akan ditaruh ke dalam arsip sampai barang tersedia.
80 •
Apabila barang tersedia, Bagian Penjualan akan mencatat sata dari Purchase Order ke dalam Buku Penjualan, kemudian Bagian Penjualan akan membuat Surat Jalan (4 rangkap), Faktur Penjualan (4 rangkap) dan Faktur Pajak Standar rangkap (UU PPN No. 18 Tahun 2000 pasal 13 ayat (1)) sebanyak 4 , serta mencatat transaksi dalam Buku Penjualan. Surat Jalan diotorisasi oleh Manajer Penjualan, sedangkan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Standar diotorisasi oleh Manajer Penjualan. Distribusi surat – surat tersebut adalah sebagai berikut : o Surat Jalan rangkap 1, 2, 3 dan 4 diberikan kepada Bagian Gudang. o Faktur Penjualan Rangkap 1 diarsip sementara oleh Bagian Penjualan. o Faktur Penjualan Rangkap 2 diarsip permanen oleh Bagian Peamsaran dan Penjualan. o Faktur Penjualan rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian Administrasi di Bagian Keuangan. o Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2 diarsip sementara oleh Bagian Penjualan. o Faktur Pajak Standar rangkap 3 dan 4 diberikan kepada Bagian Administrasi di Bagian Keuangan. o Faktur Penjualan rangkap 3 dan 4, serta Faktur Pajak Standar rangkap 3 dan 4 dicatat ke dalam Buku Piutang, kemudian dimasukan ke dalam Asrip Sementara oleh Bagian Administrasi.
81
3.5.2.2.Prosedur Pengiriman Barang. •
Setelah menerima dokumen dari Bagian Penjualan, Bagian Gudang akan menyiapkan barang sesuai dengan data yang ada di Surat Jalan.
•
Bagian Gudang mencatat jenis dan jumlah barang yang akan dikirimkan ke dalam Kartu Gudang, kemudian mengirimkan barang ke Pelanggan dengan membawa Surat Jalan rangka 1,2,3 dan 4.
•
Setelah Pelanggan menerima barang, ia akan menandatangani Surat Jalan sebanyak 4 rangkap. Kemudian mengembalikan Surat Jalan rangkap 1 dan 2 kepada Pengirim barang (Bagian Gudang).
•
Bagian Gudang akan memberikan Surat Jalan rangkap 1 dan 2 kepada Bagian Penjualan.
•
Surat Jalan rangkap 1 dan 2 akan diarsip oleh Bagian Penjualan
3.5.2.3.Prosedur Tukar Faktur •
Pada waktu yang telah disepakati atau kurang lebih satu minggu setelah pengiriman, Bagian Penjualan akan mengeluarkan : o Surat Jalan rangkap 1 o Faktur Penjualan rangkap 1 o Faktur Pajak Standar rangkap 1 dan 2 Kemudian memberikannya kepada Kurir Penagihan.
•
Kurir Penagihan akan memberikan dokumen – dokumen tersebut kepada Pelanggan.
•
Pelanggan membuat Tanda Terima, kemudian memberikannya kepada Kurir Penagihan.
•
Tanda Terima akan diarsip sementara oleh Bagian Penjualan.
82
3.5.2.4.Prosedur Penagihan dan Pelunasan dari Pelanggan. •
Pada saat Pelanggan melunasi pembayaran, biasanya Pelanggan akan melakukan konfirmasi melalui telepon.
•
Apabila pelunasan dilakukan melalui transfer, maka : o Tanda Terima akan diberikan kepada Bagian Administrasi. o Bagian Administrasi akan memeriksa saldo di Bank, kemudian membandingkannya dengan Bukti Transfer yang di-fax oleh Pelanggan. o Setelah mencocokan, Bagian Administrasi akan membuat Bukti Penerimaan Kas, kemudian meng-update Rekap Faktur. Bukti Penerimaan Kas, Tanda Terima dan Bukti Transfer akan diarsip sementara.
•
Apabila pelunasan dilakukan melalui Cek/Giro/Tunai, maka : o Bagian Penjualan akan mengambil Tanda Terima dari Arsip Sementara, kemudian memberikannya kepada Kurir Penagihan. o Kurir Penagihan akan membawa Tanda Terima kepada Pelanggan o Kurir Penagihan akan membandingkan jumlah tagihan diTanda Terima dengan Cek / Giro / Tunai yang diberikan Pelanggan. Apabila cocok, Tanda Terima akan dikembalikan kepada Pelanggan. o Kurir Penagihan membuat Bukti Penerimaan Kas berdasarkan Tunai / Cek / Giro yang diterima. o Bukti Penerimaan Kas bersama Cek/ Giro / Tunai diberikan kepada Bagian Penjualan. o Uang tunai, yang biasanya diterima dalam bentuk US Dollar, akan disetorkan ketika jumlah yang terkumpul sudah banyak. Untuk
83
sementara disimpan dalam brankas. Cek / giro akan disetorkan ke Bank. Untuk itu, Bagian Penjualan akan membuat Slip Setoran. o Bukti Penerimaan Kas dan Copy Slip Setoran akan diberikan kepada Bagian
Administrasi
(Keuangan)
untuk
diarsip
sementara.
Berdasarkan Bukti Penerimaan Kas itu, Bagian Administrasi akan meng-update data di Rekap Faktur. •
Setiap akhir bulan, Bagian Administrasi akan mencatat semua Faktur Penjualan , Faktur Pajak Standar dan Bukti Penerimaan Kas pada Kartu Piutang. Kemudian, membuat Laporan Penjualan, Laporan Rekening Koran dan Laporan Rekap PPN, serta Jurnal. Manajer Keuangan dan Akuntansi akan mengotorisasi laporan-laporan tersebut. Kemudian Laporan Penjualan, Laporan Rekening Koran, Copy Slip Setoran dan Bukti Penerimaan Kas, serta Faktur Penjualan rangkap 3 dan Faktur Pejualan rangkap 3 diarsip permanen.
3.5.3. Prosedur Retur Penjualan Pelanggan biasanya mengajukan komplain kepada Bagian Penjualan atas barang yang dianggap tidak dapat digunakan karena kesalahan pengiriman atau kondisi barang yang dinilai kurang baik. Kesalahan Pengiriman ini biasanya terjadi karena kesalahan Bagian Penjualan dalam membuat Surat Jalan atau kesalahan komunikasi dengan bagian Gudang. Apabila hal seperti ini terjadi, maka Bagian Penjualan akan melakukan negoisasi dengan Pelanggan, untuk melakukan penukaran barang. Kejadian ini tidak disertai dengan dokumen.
84
3.6. Rich Picture Prosedur Penjualan Tunai
Gambar 3.2 Rich Picture Prosedur Penjualan Tunai yang berjalan
85 3.7. Rich Picture Prosedur Penjualan Kredit
Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Penjualan Kredit yang berjalan
86
3.8. Flowchart Prosedur Penjualan Tunai Prosedur Penjualan Tunai dijalankan oleh 3 (tiga) fungsi, yaitu Bagian Penjualan, Bagian Gudang dan Bagian Administrasi (Keuangan). Gambar 3.4, Gambar 3.5 dan Gambar 3.6 menunjukan prosedur yang dilakukan oleh Bagian Penjualan. Gambar 3.7 merupakan prosedur yang dijalankan oleh Bagian Gudang. Sedangkan prosedur yang dijalankan oleh Bagian Administrasi (Bagian Keuangan) dijelaskan pada Gambar 3.8
87
Bagian Penjualan Mulai Melalui Telepon dari Pelanggan Menerima Pesanan dari Pelanggan
Catatan Pesanan
Membuat Surat Penawaran Harga
Surat Penawaran Harga
Melalui Fax Pelanggan
N
Purchase Order
Memeriksa ketersediaan barang di Gudang
Purchase Order
Tersedia ?
Purchase Order
Tidak
Ya
Diarsip sementara sampai barang tersedia
Purchase Order
A
Menghubungi pelanggan untuk negoisasi cara pembayaran
Pelanggan membayar Transfer ?
Penjualan
Purchase Order
Ya
Tidak Membuat Surat Jalan, Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Standar
1
Purchase Order 4 3 2 Faktur Pajak Standar 1 4 3 2 Faktur Penjualan 1 4 3 2 Surat Jalan 1
2 N 3
Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai pada Bagian Penjualan
88
Bagian Penjualan 1
Purchase Order
Membuat Surat Jalan, Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Standar
Purchase Order 4 3 2 Faktur Pajak Standar 1 4 3 2 Faktur Penjualan 1 4 3 2 Surat Jalan 1
2 N N Ketika Pelanggan telah melunasi pembayaran via transfer
2 Faktur Pajak Standar 1 2 Faktur Penjualan 1 4 3 2 Surat Jalan 1
3
Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai pada Bagian Penjualan (Lanjutan)
89
Bagian Penjualan
Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai pada Bagian Penjualan (Lanjutan)
90
Bagian Gudang
Gambar 3.7 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai pada Bagian Gudang
91
Bagian Administrasi (Keuangan) 2
5
4
Bukti Transfer
Faktur Pajak Standar 3
Copy Slip Setoran
4
Bukti Penerimaan Kas
Faktur Penjualan 3
Rekap Faktur Rekap Faktur
N
Tiap Akhir periode
N
4 Faktur Pajak Standar 3
Tiap Akhir periode
4 Faktur Penjualan 3
Copy Slip Setoran Bukti Penerimaan Kas
Membuat Laporan Rekening Koran, Laporan Rekap PPN dan Laporan Penjualan
Kartu Piutang
Kartu Piutang
4 Faktur Pajak Standar 3 4 Faktur Penjualan 3 Bukti Penerimaan Kas Laporan Rekening Koran Laporan Rekap Laporan Penjualan PPN Copy Slip Setoran
Bukti Transfer
Jurnal N Selesai
Gambar 3.8 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai pada Bagian Administrasi (Keuangan)
92
3.9. Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Prosedur Penjualan Kredit dijalankan oleh 4 (empat) fungsi, yaitu Bagian Penjualan, Bagian Gudang, Kurir Penagihan dan Bagian Administrasi (Keuangan). Gambar 3.9, Gambar 3.10 dan Gambar 3.11 menunjukan prosedur yang dilakukan oleh Bagian Penjualan. Gambar 3.12 merupakan prosedur yang dijalankan oleh Bagian Gudang. Sedangkan prosedur yang dijalankan oleh Kurir Penagihan dan Bagian Administrasi (Bagian Keuangan) berturut – turut dijelaskan pada Gambar 3.13 dan Gambar 3.14.
93
Bagian Penjualan
Gambar 3.9 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Bagian Penjualan
94
Bagian Penjualan
4 3
2 Surat Jalan1 2 Faktur Pajak Standar 1 2 Faktur Penjualan 1
N N
N
Saat Tukar Faktur
2 Faktur Pajak Standar 1 Faktur Penjualan 1 Surat Jalan1
5
Gambar 3.10 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Bagian Penjualan (Lanjutan)
95
Bagian Penjualan
6
9
Bersama uang tunai Tanda Terima
Cek / Giro Bukti Penerimaan Kas
A
Pada saat pelanggan memberikan konfirmasi pembayaran
Membuat SlipSetoran
Tanda Terima Bukti Penerimaan Copy Slip Setoran Kas Slip Setoran
Pelanggan Membayar Transfer ?
Tidak
Tanda Terima
Cek / Giro
Bersama uang tunai
Ya Bank 8 Tanda Terima Copy Slip Setoran
7
10
Gambar 3.11 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Bagian Penjualan (Lanjutan)
96
Bagian Gudang 1
4 3 2 Surat Jalan1
Menyiapkan Barang
4 3 2 Surat Jalan1
Bersama Barang
Ke Pelanggan Kartu Gudang 2 Surat Jalan1
4
Gambar 3.12 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Bagian Gudang.
97
Kurir Penagihan Pelanggan
8
Bersama uang tunai 5 Tanda Terima
Cek / Giro
2 Faktur Pajak Standar 1 Faktur Penjualan 1 Surat Jalan1
Mencocokan
Tanda Terima Ke Pelanggan Cek / Giro / Tunai Tanda Terima
6
Membuat Bukti Penerimaan Kas
Pelanggan
Bersama uang tunai Cek / Giro Bukti Penerimaan Kas
9
Gambar 3.13 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Kurir Penagihan
98
Bagian Administrasi (Keuangan) Dari Pelanggan
7
Tanda Terima
Bukti Transfer
Memeriksa Saldo Bank
Tanda Terima 10
Bukti Penerimaan Kas Membandingkan
Copy Slip Setoran
2
Bukti Transfer
Tanda Terima 4 Faktur Pajak Standar 3
Rekap Faktur
4 Faktur Penjualan 3 Membuat Bukti Penerimaan Kas
Rekap Faktur Bukti Transfer Tanda Terima
N
Bukti Penerimaan Kas
Tiap Akhir periode 4
N
Faktur Pajak Standar 3
Rekap Faktur
4 Faktur Penjualan 3
Tiap Akhir periode Tanda Terima Bukti Penerimaan Kas
Copy Slip Setoran Bukti Transfer
Kartu Piutang
A
Membuat Laporan Rekening Koran, Laporan Rekap PPN dan Laporan Penjualan
Kartu Piutang
4 Faktur Pajak Standar 3 4 Faktur Penjualan 3 Bukti Penerimaan Kas Laporan Rekening Laporan Rekap Koran Laporan Penjualan PPN Copy Slip Setoran Bukti Transfer
Jurnal
N Selesai
Gambar 3.14 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit pada Bagian Administrasi (Keuangan)
99
3.10.Identifikasi Masalah Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas. Berdasarkan proses bisnis diatas, masalah – masalah yang dapat diidentifikasi antara lain : a. Belum adanya syarat dan prosedur standar dalam penetapan limit kredit dan penilaian pelanggan. Salah satu prosedur yang disarankan dalam sistem informasi akuntansi penjualan adalah pemeriksaan terhadap limit kredit pelanggan dengan memperhitungkan saldo piutang yang belum tertagih ditambah dengan total pesanan yang diajukan kemudian memastikan bahwa total keseluruhannya tidak melebihi limit kredit yang diberikan. Pada saat ini, perusahaan belum memiliki prosedur standar dalam penetapan limit kredit bagi pelanggan. Apabila pelanggan mengajukan kredit, maka
Bagian
Penjualan
hanya
mengandalkan
ingatannya
saja
untuk
memperkirakan jumlah piutang yang belum tertagih dari pelanggan tersebut. o Sebab : perusahaan masih bergantung kepada kepercayaan kepada pelanggan dan kepada Bagian Penjualan. o Akibat : Banyak terjadi kasus sulitnya penagihan piutang, sehingga terjadi penghambatan pada aliran kas masuk. Pada akhirnya, perusahaan mengalami kesulitan dana dalam melunasi tagihan dari pemasok atau Pajak Impor yang biasanya harus segera dilunasi. o Rekomendasi yang diusulkan adalah merancang ketentuan dan prosedur baku dalam menentukan limit kredit bagi tiap pelanggan. Penentuan limit kredit akan dilakukan oleh Bagian Kredit dengan melakukan penilaian kepada pelanggan secara berkala. Penilaian Pelanggan awal diberlakukan
100
bagi pelanggan baru yang telah melakukan pembelian tunai. Penilaian awal didasarkan atas criteria 5C, sedangkan Penilaian pelanggan lama didasarkan pada tingkat penjualan, tingkat piutang dan tingkat keterlambatan, yang dilakukan secara periodik. Limit kredit yang dihasilkan harus diotorisasi oleh Direktur. Sebelum memproses sebuah transaksi penjualan, Bagian Penjualan harus mengecek limit kredit pelanggan yang bersangkutan. Apabila bisa diterima, barulah transaksi diproses ke tahap selanjutnya. Untuk itu, Bagian Penjualan akan dibantu oleh sistem yang secara terotomatisasi membandingkan saldo piutang pelanggan
ditambah
dengan
pesanan
yang
diajukan,
kemudian
dibandingkan dengan limit kredit yang telah ditentukan.
b. Tidak ada pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas pada prosedur penjualan dan penerimaan kas. Pada saat ini, Bagian Penjualan bertugas mengadakan penjualan kemudian membuat Faktur Penjualan, Faktur Pajak Standar dan Surat Jalan, serta melakukan pencatatan pada Buku Penjualan. Bahkan Bagian ini juga melakukan penerimaan kas secara tunai, cek atau giro, membuat Bukti Penerimaan Kas serta melakukan penyetoran ke Bank. Hal ini berarti, seorang Bagian Penjualan dapat melakukan prosedur penerimaan pesanan, memerintahkan pengiriman, dan penerimaan kas, yang merupakan satu siklus penjualan secara lengkap. Salah satu nilai tambah yang diharapkan dari sebuah sistem informasi akuntansi adalah meningkatkan struktur pengendalian internal supaya terhindar dari kesalahan atau kecurangan. Oleh karena itu, setiap aktivitas dalam sistem
101
informasi akuntansi, dipisahkan tugas dan tanggung jawabnya sedemikian rupa supaya mencapai pengendalian yang cukup. Bagian Penjualan seharusnya memiliki tugas melakukan penjualan dan menangani pemesanan dari pelanggan. Aktivitas ini dibakukan dengan dokumen Pesanan Penjualan. Kemudian, Bagian Gudang melakukan pengiriman dengan keyakinan bahwa ada pemesanan dari pelanggan. Kegiatan ini didokumentasikan oleh Surat Jalan Sedangkan Bagian Keuangan yang menerima pelunasan dari pelanggan serta menyetor ke Bank, sekaligus membuat Bukti Penerimaan Kas o Sebab : Manajemen, yang dalam hal ini adalah Direktur, terbiasa membebankan tugas – tugas yang dianggap penting kepada staf tertentu saja. o Akibat : Hal ini mungkin saja terjadi kecurangan. Misalnya, bagian penjualan melakukan penjualan tanpa sepengetahuan Direktur. Atau, pembayaran dari pelanggan tidak masuk ke rekening perusahaan (Lapping). Bagian Penjualan bisa saja membuat Surat Jalan dan memberikannya kepada Bagian gudang untuk mengirim barang ke pelanggan tertentu, tapi pembayaran tidak diberikan kepada perusahaan. Kemudian, dengan alasan retur, bagian penjualan mengirimkan barang yang berbeda ke Gudang. o Rekomendasi untuk masalah ini adalah dengan memberikan wewenang dan tugas yang terpisah untuk menangani Prosedur Penjualan dengan Prosedur Penerimaan Kas. Dengan wewenang masing – masing, diharapkan dapat mencegah terjadinya kecurangan. Selain itu, diusulkan untuk memindahkan kurir ke dalam Bagian Keuangan.
102
c. Belum ada ketentuan dan prosedur baku dalam penyetoran uang tunai ke Bank. Tak jarang pelanggan lebih suka membayar dalam bentuk tunai, khususnya untuk mata uang USD dengan nominal di bawah USD 5.000, untuk menghemat biaya transfer. Kurir Penagihan atau Bagian Gudang biasanya mengambil uang ini dari pelanggan kemudian memberikannya kepada Bagian Penjualan. Bukti Penerimaan Kas terkadang dibuat oleh Kurir Penagihan atau Bagian Penjualan, kemudian diberikan ke Bagian Administrasi. Uang tunai yang diterima dimasukan ke dalam brankas, dan tidak disetorkan ke Bank secara rutin. Penerimaan Kas, terutama dalam bentuk uang tunai, seharusnya dilakukan oleh Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi. Bagian Keuangan yang menerima fisik, sedangkan Bagian Akuntansi bertugas mencatat penerimaan tersebut. Sebelum uang tunai disetorkan ke Bank, seharusnya dilakukan rekonsiliasi terlebih dahulu antara jumlah fisik di Brankas dengan catatan Bagian Akuntansi. o Sebab : Perusahaan masih mengandalkan kepercayaan kepada Bagian tertentu. o Akibat : Permasalahan timbul karena tidak adanya pencatatan khusus arus masuknya uang tunai ini, sehingga Manajer Keuangan dan Akuntansi dan Direktur mudah rancu dengan jumlah uang tunai yang tersimpan. Bahkan, tidak ada bukti bahwa jumlah yang disetor ke Bank adalah benar total dari penerimaan tunai. o Rekomendasi yang diusulkan adalah membuat sistem yang dapat mencatat terjadinya pelunasan dalam bentuk tunai, yang dapat direkap menjadi suatu laporan yang menunjukan berapa banyak uang tunai yang diterima dalam US Dollar. Hasil dari sistem inilah yang dapat dijadikan
103
dasar pengendalian untuk meyakinkan bahwa jumlah tunai yang disetor adalah benar. Penyetoran uang tunai ke Bank juga harus dilakukan secara berkala.
d. Belum ada prosedur standar dalam proses penagihan piutang usaha pada saat jatuh tempo. Pada saat ini, perusahaan tidak memiliki prosedur khusus dalam penagihan. Penagihan hanya dilakukan via telepon, hanya pada waktu Bagian kebetulan mengingatnya. Pemeriksaan terhadap Kartu Piutang jarang dilakukan karena banyaknya jumlah pelanggan, juga karena terkadang informasi dalam Kartu Piutang itu kadang tidak diperbaharui. Sistem Informasi Akuntansi dibuat bertujuan untuk memperlancar aktivitas operasional perusahaan sehari – hari, termasuk proses penagihan. o Sebab :
Transaksi yang banyak dari macam – macam pelanggan
membutuhkan penanganan yang memakan waktu. Tugas penagihan juga dibebankan kepada Bagian Penjualan, sehingga penagihan jarang dilakukan. o Akibat : penagihan hanya akan dilakukan apabila perusahaan kebetulan diharuskan untuk melunasi suatu pembayaran. Masalah terjadi ketika pelanggan meminta waktu tambahan untuk melunasi pembayaran atau pembayaran terhambat waktu proses kliring yang memakan waktu 2 sampai 3 hari. Aliran kas masuk menjadi macet dan akhirnya perusahaan terpaksa harus meminjam kepada pihak lain. o Rekomendasi untuk masalah ini adalah membuat sistem yang terotomatisasi untuk mengingatkan Bagian melakukan penagihan pada
104
piutang yang jatuh tempo, sekaligus mencetak surat penagihan untuk mengingatkan pelanggan akan piutang yang sudah jatuh tempo.
e. Belum ada prosedur standar dan ketentuan baku dalam proses retur penjualan. Pada saat ini, apabila pelanggan ingin melakukan retur, pelanggan hanya perlu menghubungi Bagian Penjualan untuk melakukan negoisasi penukaran barang. Tidak ada catatan khusus mengenai kejadian ini. Prosedur retur penjualan seharusnya paling tidak dibuktikan dengan dokumen pendukung. Selain itu, ketentuan retur barang itu sendiri seharusnya dipastikan dengan tenggat waktu. o Sebab : Bagian Penjualan lebih suka mengganti faktur secara langsung daripada harus membuat dokumen retur penjualan, serta masih mengandalkan ingatan atas barang – barang apa yang diretur. o Akibat : manajemen tidak mengetahui dengan jelas jenis dan jumlah barang yang dikembalikan atau ditukar dan apa sebab retur. o Rekomendasi yang diusulkan adalah membuat suatu prosedur khusus untuk retur penjualan dengan didukung oleh dokumen yang dibutuhkan. Dimulai dengan pembuatan Surat Retur Penjualan oleh Bagian Penjualan, kemudian Bagian Gudang harus memeriksa kualitas dari barang yang diretur. Setelah itu, Bagian Penjualan akan membuat Surat Jalan Retur dan memberikannya ke Bagian Gudang untuk mengantar barang pengganti ke Pelanggan.
105
f. Ketidaklengkapan
informasi
untuk
manajemen
perusahaan
sehingga
menghambat pengambilan keputusan yang tepat. Laporan yang tersedia pada perusahaan sekarang ini adalah : •
Laporan Penjualan, yang berisi mengenai ringkasan penjualan selama satu bulan. Informasi yang tersedia antara lain : Nama Pelanggan, Jenis Barang, Jumlah Tagihan dengan format daftar memanjang ke bawah.
•
Laporan Rekap PPN, yang berisi daftar PPN Keluaran selama satu bulan.
•
Laporan Rekening Koran, yaitu suatu daftar keluar masuknya kas selama satu bulan.
Kesulitan dalam pengumpulan dokumen, terkadang menjadi hambatan dalam penyusunan laporan – laporan ini, sehingga seringkali terjadi keterlambatan informasi bagi manajemen. Selain itu, manajemen kurang menyadari betapa pentingnya informasi – informasi lain, selain penjualan dan rekening koran, dalam rangka pengambilan keputusan. Akibatnya, manajemen salah mengambil keputusan dalam hal penting. Salah satu contohnya adalah ketika manajemen berencana untuk mengimpor produk baru, manajemen kekurangan informasi mengenai aliran kas masuk. Akibantya pada saat jatuh tempo pembayaran, perusahaan tidak sanggup melunasi utangnya dan terpaksa harus melakukan pinjaman. Hal ini tidak akan terjadi seandainya perusahaam memiliki informasi yang lebih memadai. Rekomendasi untuk masalah ini adalah dengan membuat sistem untuk menghasilkan laporan yang dapat melengkapi informasi untuk pengambilan keputusan. Laporan yang diusulkan antara lain : •
Laporan Penjualan berdasarkan Pelanggan dan Barang setiap bulan
•
Laporan Pengiriman berdasarkan Pelanggan dan Barang setiap bulan
106 •
Laporan Penerimaan Kas, berdasarkan cara pembayaran tiap bulannya.
•
Laporan Analisa Umur Piutang.
•
Laporan Piutang secara keseluruhan, yang belum jatuh tempo dan yang sudah jatuh tempo
•
Laporan Retur Penjualan
•
Laporan Selisih Kurs
107 Tabel 3.1. Analisis Kebutuhan Informasi
Analisis Kebutuhan Informasi Sasaran Kelancaran arus kas perusahaan yang akan digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan.
Masalah Tidak ada limit kredit untuk tiap pelanggan, sehingga banyak terjadi piutang yang sulit tertagih.
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan, terutama memperlancar proses penagihan piutang yang sudah jatuh tempo
Kesulitan informasi yang berkaitan dnegan piutang yang sudah jatuh tempo
Meningkatkan pengendalian internal yang lebih baik untuk menjaga kekayaan perusahaan.
1. Sulitnya mengetahui informasi yang akurat mengenai jumlah uang tunai yang diterima. 2. Tidak ada pembagian tugas yang jelas antara fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas.
Solusi Menyediakan sistem aplikasi yang menyediakan fasilitas penilaian pelanggan untuk penentuan limit kredit, serta secara otomatis membandingkan saldo piutang dengan batas limit kredit yang ditentukan Menyediakan sistem aplikasi yang menampilkan daftar piutang yang sudah jatuh tempo
Kebutuhan Informasi 1. Pesanan Penjualan 2. Kartu Piutang 3. Faktur Penjualan 4. Laporan Piutang 5. Laporan Analisa Umur Piutang
Pihak yang Terkait 1. Bagian Penjualan 2. Bagian Kredit
1. 2. 3. 4.
Faktur Penjualan Surat Penagihan Laporan Piutang Laporan Analisa Umur Piutang
Bagian Keuangan
Menyediakan sistem aplikasi yang dapat menghasilkan laporan yang berkaitan dengan penerimaan kas tunai
Laporan Penerimaan Kas Tunai
Bagian Keuangan
Melakukan pembagian tugas antara fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas, dengan membatasi hak akses dalam pembuatan dokumen
Pesanan Penjualan Surat Jalan Faktur Penjualan Bukti Penerimaan Kas
1. Bagian Penjualan 2. Bagian Gudang 3. Bagian Keuangan
108 penjualan, pengiriman dan penerimaan kas.
3. Tidak ada dokumentasi yang jelas pada prosedur retur penjualan. Menyajikan berbagai informasi untuk membantu manajemen memahami kondisi perusahaan yang berkaitan dengan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas, serta mendukung pengambilan keputusan untuk perkembangan perusahaan ke depannya.
Kesulitan dalam pengumpulan dokumen, terkadang menjadi hambatan dalam penyusunan laporan – laporan ini, sehingga seringkali terjadi keterlambatan informasi bagi manajemen.
Menyediakan sistem aplikasi yang membantu pembuatan dokumen retur penjualan, dengan batas penukaran barang < 5 hari. Menyediakan sistem aplikasi yang dapat menghasilkan laporan - laporan yang berkaitan dengan penjualan, piutang dan penerimaan kas
Surat Retur Penjualan Surat Jalan Retur Laporan Retur
Bagian Penjualan
1. Laporan Penjualan per Barang 2. Laporan Penjualan per Pelanggan 3. Laporan Pengiriman 4. Laporan Penerimaan Kas 5. Laporan Analisa Umur Piutang 6. Laporan Piutang 7. Laporan Retur Penjualan 8. Laporan Selisih Kurs 9. Laporan Rekap PPN
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Bagian Penjualan Bagian Gudang Bagian Kredit Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Manajemen
