42 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERJALAN PT. BINTANG TOEDJOE (Studi Kasus: Penjualan dan Penerimaan Kas)
3.1
Sejarah Singkat Perusahaan PT Bintang Toedjoe didirikan di Garut, Jawa Barat, pada tanggal 29 April 1946 oleh Tan Jun She (seorang sinshe), Tjia Pu Tjien, dan Hioe On Tjan. Dipilihnya nama Bintang Toedjoe adalah sesuai dengan jumlah anak perempuan yang dimiliki oleh Tan Jun She yaitu 7 orang. Pada waktu itu, dengan alat-alat yang sederhana dan mempekerjakan beberapa orang karyawan, PT Bintang Toedjoe berhasil memproduksi obat-obatan yang dijual bebas guna memenuhi kebutuhan masyarakat akan obat. Salah satu obat yang diproduksi sejak berdirinya adalah Puyer No. 16 (Obat Sakit Kepala No. 16) yang sampai saat ini masih banyak dikonsumsi oleh masyarakat Indonesia dan diekspor ke beberapa negara. Empat tahun sejak didirikan, PT Bintang Toedjoe pindah dari Garut ke kawasan Krekot, Jakarta, dan pada tahun 1974 PT Bintang Toedjoe kembali pindah ke kawasan Cempaka Putih, Jakarta. Pada tahun 1970-an ini PT Bintang Toedjoe mulai memproduksi obat resep dokter. Pada tahun 1985, PT Bintang Toedjoe dibeli oleh Kalbe Group dan berkembang dengan pesat. Tahun 1990 produk-produk PT Bintang Toedjoe mulai diekspor ke mancanegara. Sejalan dengan peningkatan produksinya, lokasi di kawasan Cempaka Putih sudah tidak memadai lagi, sehingga pada tahun 1993 PT Bintang Toedjoe
43 pindah ke Kawasan Industri Pulogadung, menempati area seluas 12.000 meter persegi. Lalu September 2002, Head Office pindah ke Pulomas, pabrik tetap di Pulogadung. Di area yang ditempati sampai sekarang ini, selain pabrik juga terletak kantor pusat PT Bintang Toedjoe. Saat ini, dengan memperkerjakan lebih dari 1000 orang karyawan, PT Bintang Toedjoe merupakan salah satu perusahaan farmasi terbesar di Indonesia yang tidak hanya memproduksi obat-obatan, melainkan juga memproduksi suplemen makanan dan fitofarmaka.
3.2
Visi, Misi, dan Core Values Perusahaan Berikut adalah pernyataan visi, misi, core values PT. Bintang Toedjoe: Visi : Menjadi produsen produk-produk kesehatan terkemuka yang mendominasi pasar di Indonesia dan Asia Misi : Menyediakan produk-produk kesehatan yang terpercaya kepada setiap orang, untuk kehidupan yang lebih baik Core Values : 1. Kami peduli terhadap pelanggan 2. Kami sukses atas dasar semangat kerja sama 3. Kami senantiasa berinovasi dan berjuang untuk mencapai yg terbaik 4. Kami peka dan selalu menyesuaikan diri terhadap perubahan 5. Kami bekerja dengan penuh semangat dalam lingkungan yang menyenangkan dan harmonis
44 3.3
Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 1. Presiden Direktur 1) Mengadakan perencanaan untuk perusahaan secara umum. 2) Menyusun program kerja perusahaan. 3) Menentukan haluan kebijaksanaan yang sesuai dengan kebijaksanaan umum. 2. Business Development Department Departemen ini bertanggung jawab terhadap ide pengembangan produk baru dan Quality System (HACCP, ISO9001, SMK3, dll) PT Bintang Toedjoe. Departemen ini membawahi 3 bagian :
Scientific Affair Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Mendukung bagian Marketing dan Regulatory Affair untuk hal-hal berkaitan dengan Scientific Issue 2. Membantu pengembangan bisnis PT Bintang Toedjoe dengan mencari produk baru yang dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah. Ide dilakukan melalui primary research dan secondary research. Data sekunder yang biasa digunakan :
IPA (Index Pharmaceutical Audit)
IHPA (Index Hospital Pharmaceutical Audit)
IDA (Index Drugstore Audit)
ITMA Indonesia (Data real perusahaan-perusahaan farmasi)
3. Memberi pertimbangan terhadap claim / statement suatu produk 4. Memberi pertimbangan scientific, berkaitan dengan komposisi produk
45 5. Memberikan training product knowledge, terhadap suatu produk baru 6. Memeriksa kebenaran isi artwork kemasan PT Bintang Toedjoe 7. Mengkoordinir pelaksanaan uji praklinis dan uji klinis produk PT Bintang Toedjoe 8. Menyiapkan data-data farmakologi untuk registrasi
Regulatory Affair Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Melaksanakan proses untuk mendapatkan izin penayangan iklan 2. Melaksanakan proses pendaftaran / registrasi produk baru 3. Memeriksa kebenaran isi artwork kemasan sesuai perundangan yang berlaku 4. Koordinator planning produk baru
Quality System Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Agar semua sistem manajemen dapat diterapkan secara konsekuen di PT Bintang Toedjoe 2. Menjamin terimplementasinya Continuous Improvement (CI) 3. Mengawasi,
memonitoring,
mengevaluasi
dan
mereview
implementasi ISO 9001, HACCP dan sistem manajemen lainnya 3. Marketing & Sales Department Departemen Marketing bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan produk-produk PT Bintang Toedjoe. Yang dilakukan Departemen Marketing secara keseluruhan :
46 1.
Menentukan target-target penjualan untuk tiap produk berdasarkan kondisi perusahaan dan kondisi pasar
2.
Menentukan strategi pemasaran untuk mencapai target penjualan, yaitu peningkatan kualitas produk, distribusi, strategi penetapan harga serta strategi promosi atau dengan kata lain menerapkan sistem 4 P : Product, Place, Price, and Promotion dan sistem STP : Segmentation, Targeting, and Positioning
3.
Menjaga dan terus meningkatkan kepuasan konsumen (Customer Satisfaction) terhadap produk-produk PT Bintang Toedjoe dengan cara menyediakan produk-produk dengan kualitas yang baik dan dengan harga yang terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat
4.
Membina hubungan baik dengan distibutor, advertising agency dan end user (konsumen)
5.
Sebagai Public Relation (PR) bagi PT. Bintang Toedjoe dengan cara melakukan kegiatan pemasaran yang menimbulkan image yang positif dimata masyarakat sekaligus mengimplementasikan CRM (Customer Relation Management)
Departemen Marketing terbagi dalam 4 bagian, yaitu :
SBA I, SBA II, dan SBA III Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : Menentukan strategi promosi dan strategi pemasaran untuk tiap produk seperti : 1. Merencanakan kemungkinan suatu produk baru, mencakup ide, kelayakan launching dan promosi
47 2. Mempertahankan brand awareness produk yang ada dengan melakukan :
Promosi (seperti : iklan, Off Air, dll)
Rolling Forecast
3. Melakukan survey pasar mengenai :
Availability (ketersediaan), yakni melakukan survey terhadap outlet yang menjual produk PT. Bintang Toedjoe
Demand, yakni melakukan survey perbandingan penjualan produk sejenis PT. Bintang Toedjoe dengan kompetitor
Harga, yakni survey harga produk PT Bintang Toedjoe dan harga produk kompetitor
SBA IV (International Business) Fungsi tugasnya adalah melakukan perluasan pemasaran produk-produk PT. Bintang Toedjoe di Asia (Philipina, Vietnam)
Sales Management Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Mengatur distribusi produk PT Bintang Toedjoe sehingga sampai ke konsumen 2. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Marketing di pusat maupun cabang 3. Memonitor dan mengevaluasi aktivitas distributor dan kantor cabang PT Bintang Toedjoe di setiap daerah
48 4. Menciptakan dan mengembangkan sistem distribusi yang efisien dan efektif dengan penekanan pada area coverage dan product avaibility seluas-luasnya 5. Memperluas area penjualan produk PT Bintang Toedjoe, termasuk membuka cabang-cabang baru 6. Menentukan target penjualan yang sudah ditetapkan 7. Membantu Product Management dalam melaksanakan promosi above the line di tiap cabang (radio) dan below the line (poster, sticker, dan sebagainya) 8. Memberikan masukan dan mendukung terlaksananya program marketing
Internal Compliance Fungsi tugasnya adalah mengawasi dan memonitor kegiatan setiap departemen dan cabang-cabang PT Bintang Toedjoe serta memeriksa kebenaran laporan keuangan pusat dan cabang-cabang PT Bintang Toedjoe
Marketing Service & Data Support Fungsi umum Marketing Service & Customer Data (MCD) adalah mendukung dan menjaga fungsi kerja dan aktivitas marketing
4. Manufacturing Department Departemen ini bertanggung jawab atas proses produksi produk-produk PT. Bintang Toedjoe serta pengembangannya. Departemen ini terbagi dalam 4 line produksi, yaitu :
49 1. Line Powder – Lokasi Pulogadung Produk yang dihasilkan
Puyer 16
Proses Produksi- Packaging 1. Proses pengayakan : Semua bahan baku diayak secara terpisah ataupun sekaligus 2. Proses Mixing : Setelah proses pengayakan kemudian dimasukkan ke dalam drum mixer 3. Proses Filling : Proses memasukan Puyer (bahan jadi) yang sudah di mixer ke dalam sachet art paper 4. Proses Packaging : Dimana setiap sachet art paper Puyer dimasukkan ke dalam Box kecil kemudian dimasukkan ke dalam karton Tabel 3.1 Tabel Line Powder
2. Line Liquid - Lokasi Pulogadung Produk yang dihasilkan
Komix
(OBH,
Produk Produksi - Packaging
Jeruk
1. Proses Pelarutan : Semua bahan baku di larutan
Nipis, Peppermint, Jahe)
dipelarutnya / air dilanjutkan dengan proses mixing
IREX
sexara partial
Waisan
2. Proses Final Mixing : Setelah proses mixing partial kemudian masuk ke dalam proses final mixing dimana
semua
bahan
dijadikan
pencampuran terakhir / Final Mixing
satu
untuk
50 3. Proses Filling : Proses memasukan cairan (bahan jadi) yang sudah di mixer kedalam sachet aluminium foil 4. Proses
Packaging
:
Dimana
setiap
sachet
dimasukkan ke dalam Box kecil dimana kemudian box kecil tersebut dimasukkan ke dalam karton yang dapat menampung beberapa box kecil Tabel 3.2 Tabel Line Liquid
3. Line Efferverscent – Lokasi Pulogadung & Pulomas Produk yang dihasilkan
Proses Produksi - Packaging
Extra Joss
Joss Kid
bahan baku dikeringkan di FBD (Fluid Bed Dryer).
Caxon Enace
Setiap campuran bahan baku dikeringkan dan
Caxon Ion C ( Guava,
menghasilkan fasa
Ocean)
1. Proses Pengeringan : Proses dimana campuran
2. Proses Pengayakan : Setelah proses pengeringan kemudian masuk ke dalam proses pengayakan dimana
setiap
fasa
diayak
secara
terpisah,
dilanjutkan dengan proses pengayakan antara fasa asam dan basa serta rasa flavour dan aspartasme. Kemudian dilanjutkan pengayakan keseluruhan bahan sampai menjadi bulk extra joss 3. Proses Filling : Setelah proses pengayakan
51 dilanjutkan dengan proses filling / memasukan bulk extra joss kedalam sachet aluminium foil 4. Proses Packaging : Proses dimana setiap sachet dimasukkan ke dalam Pack kemudian setiap pack dimasukkan ke dalam box kecil dan setiap box kecil dimasukkan ke dalam karton yang dapat menampung beberapa box kecil Tabel 3.3 Tabel Line Efferverscent
5. Finance, Accounting, Taxation & IT (FAIT) Department Departemen ini bertanggung jawab atas semua aktivitas finance and accounting di PT Bintang Toedjoe serta hal-hal yang berhubungan dengan hukum dan IT support. Departemen ini terbagi dalam dua bagian yaitu :
Finance & Accounting (FA) Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Mengatur dan mencatat cash inflow dan outflow perusahaan secara keseluruhan (pendanaan) serta memberikan analisa rasio keuangan untuk pengambilan keputusan manajemen 2. Mengatur dan memonitor cashflow perusahaan termasuk cabang secara bulanan 3. Menyiapkan income statement, balance sheet, statement of owner’s equity, cash flow statement, dan general ledger. 4. Berhubungan dengan orang pajak (Akuntansi dan pelaporan pajak)
52 5. Menyiapkan segala masalah pajak dan pemeriksaannya 6. Menyajikan segala masalah pajak dan pemeriksaannya 7. Menyajikan laporan keuangan dan analisisnya 8. Stock Opname dan membuat laporan (Control Inventory)
Information Technology (IT) Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Bertindak sebagai support Departemen, dalam hal information technology dan bertanggung jawab dalam pengadaan / upgrade perangkat komputer, hardware, software dan network yang dibutuhkan oleh karyawan sesuai dengan fungsinya 2. Mengembangkan program baru yang terintegrasi sesuai dengan kebutuhan tiap Departemen 3. Bertanggung jawab dalam menciptakan sistem IT terintegrasi seperti Customer Relation Management (CRM), Supply Chain Management & Warehouse Management
6. Legal Department 1.
Bertanggung jawab atas seluruh aspek hukum yang berhubungan dengan perusahaan
2.
Memeriksa setiap isi dokumen resmi ( seperti surat perjanjian kontrak ) dari pihak supplier sebelum ditandatangani oleh pejabat berwenang perusahaan
3.
Membuat dan / atau melakukan review terhadap semua perjanjian yang melibatkan perusahaan dengan pihak lain
53 4.
Memberikan saran, nasehat hukum kepada setiap departemen sehubungan dengan permasalahan hukum perusahaan yang mungkin terjadi
5.
Melakukan legal audit secara rutin
6.
Membuat pernyataan keputusan rapat baik dalam RUPS tahunan dan luar biasa
7.
Menyimpan dengan baik seluruh dokumentasi hukum perusahaan
7. HRD & GA Department HRD Department Departemen
ini
bertanggung
jawab
dalam
menetapkan
strategi
pengembangan sumber daya manusia yang kompeten dengan didukung dengan budaya perusahaan yang harmonis serta melaksanakan proses penempatan
pegawai,
Individual
menciptakan sistem yang
dapat
Development
mendukung
rekrutmen,
Program
terciptanya
(IDP) sumber
dan daya
manusia yang diharapkan. HRD Department terbagi menjadi 6 bagian yaitu :
Training & Development Manufacturing Bertanggung
jawab
atas
pengembangan
kompetensi
karyawan
Manufacturing melalui IDP dan training. Melakukan pengembangan materi training serta mengkoordinasikan eksternal training maupun internal training dan melaksanakan internal training
Training & Development Non Manufacturing Bertanggung jawab atas pengembangan kompetensi karyawan Non Manufacturing meliputi karyawan Head Office (FAITL, HRD, Mkt /
54 Sales Pusat, Sales Cabang) melalui IDP, Internal training maupun eksternal
training
dan
mengembangkan
materi
training
serta
menkoordinasikan training dan melaksanakan internal training
Recruitment & Selection Manufacturing Bertanggung jawab atas ketersediaannya tenaga kerja yang handal serta sesuai dengan kebutuhan di lingkungan manufacturing melalui sistem rekrutmen yang baik. Dan melakukan penempatan karyawan sesuai dengan posisi yang telah ditetapkan
Recruitment & Selection Non Manufacturing Bertanggung jawab atas ketersediaannya tenaga kerja yang kompeten serta sesuai dengan kebutuhan di lingkungan non manufacturing melalui sistem rekrutmen yang baik. Dan melakukan penempatan karyawan pada posisi yang sesuai, baik itu di Head Office maupun cabang-cabang PT Bintang Toedjoe
Compensation & Benefit Bertanggung jawab atas pembayaran gaji karyawan dan tunjangantunjangan yang di klaim oleh karyawan serta menetapkan sistem kompensasi yang kompetitif
HR Officer Memastikan sistem HR berjalan dengan lancar, baik dalam lingkup internal HR maupun lingkup perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan, melakukan, mengkoordinasikan dan memastikan bahwa project perbaikan sistem HR & prosedur ISO di HR berjalan dengan baik
55 Personalia & GA Department Departemen ini bertanggung jawab atas tersedianya lingkungan kerja yang nyaman dan aman serta bertanggung jawab dalam menjaga assets perusahaan dan melaksanakan administrasi kepersonaliaan. Departemen ini terbagi menjadi 2 bagian yaitu :
Personalia (Pulomas & Pulogadung) Bertanggung
jawab
untuk
memastikan
peraturan-peraturan
yang
berkaitan dengan ketenagakerjaan berjalan dengan baik dan melakukan komunikasi dengan Serikat Pekerja agar tercipta iklim kerja yang harmonis serta koordinasi kegiatan-kegiatan yang sifatnya kebersamaan dan melaksanakan administrasi kepersonaliaan
General Affair (Pulomas & Pulogadung) Bertanggung jawab atas tersedianya lingkungan kerja yang nyaman dan aman serta memastikan terpeliharanya asset perusahaan, fasilitas umum dan fasilitas lain yang diberikan kepada karyawan untuk menunjang kelancaran kerja organisasi perusahaan
56 3.4
Struktur Organisasi Gambar
di
bawah
ini
menunjukkan
struktur
organisasi
dari
PT.Bintang Toedjoe. PresidenDirektur
Bussiness Dev elopment
Scientif ic Af f air Manager
Regulator Af f air Manager
Quality Sy stem Assisten MAnager
Manuf acturing Department
Marketing & Sales
SBU 1 Department
Purchasing Department
FAIT Department
Legal Department
Finance Department
HRD & GA Department
HRD Department
Personalia & GADepartment
SBU 2 Department Quality Control Department
Accounting Department
Internal Compliance Departement
Marketing Serv ice & Data Support Department
Production Department
Product Dev elopment Department
PPIC Department
IT Department
Tax Department
Training & Dev elopment Manuf acturing
Training & Dev elopment Non Manuf acturing
recruitment & Selection Manuf actruing
recruitment & Selection Non Manuf actruing
Compensation & Benef it
HR Of f icer
Sumber: Manager Finance & Accounting PT. Bintang Toedjoe (2006)
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Bintang Toedjoe
Personalia
GA
57 3.5 Produk Perusahaan Produk yang dikembangkan PT Bintang Toedjoe terbagi menjadi 4 Strategic Business Area (SBA), yaitu : SBU
SBA
Fokus
SBU I
SBA I
Daily
Keterangan
Jenis Produk
Instant Produk
Body Booster
yang
Extra Joss
adalah
Extra Joss Tab
minuman
yang
Extra Joss LG
khasiatnya
dapat
Caxon Enace
dikembangkan
dirasakan segera setelah diminum
Caxon
Ion
C
Ion
C
Guava Caxon Ocean
SBU II
SBA II
Health Enhancer
Produk
yang
dikembangkan produk
adalah yang
IREX IREX Max Joss Kid
meningkatkan kesehatan serta pencegahan SBA III
OTC
Produk
yang
dikembangkan obat-obatan
adalah untuk
kesembuhan yang dapat diperoleh dokter
tanpa
resep
Komix
(OBH,
Jeruk
Nipis,
Peppermint, Jahe) Komix Kid Nephrolit
58 Waisan Puyer 16 Hemorid SBU I
SBA IV
Export
(Int’l Ekspansi pasar ke Negara
Business)
Export : Extra Joss
Asia
Trading : Komix Zaiki After 5 Laila Colza Pilorid SBU : Strategic Business Unit SBA : Strategic Business Area Tabel 3.4 Tabel Strategic Business Area
3.6
Gambaran Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas Berjalan Sistem penjualan PT Bintang Toedjoe dimulai dengan melakukan transaksi penjualan
barang
kepada
customer,
yaitu
distributor-distributor,
dan
dimayoritaskan kepada PT Enseval Putra Megatrading. Proses transaksi penjualan finished good pada saat ini dapat dirinci sebagai berikut : 1. Customer mengeluarkan purchase order (PO) kepada bagian Marketing dimana bagian Marketing kemudian akan membuat sales order (SO) berdasarkan PO tersebut. SO di PT. Bintang Toedjoe terbagi dua yaitu :
59 •
SO Lokal Sales Order Lokal ditujukan untuk transaksi penjualan dimana barang yang dipesan dikirim hanya di dalam wilayah Indonesia
•
SO Ekspor Sales Order Ekspor ditujukan untuk transaksi penjualan dimana barang yang dipesan akan dikirim ke luar negeri selain wilayah Indonesia.
2. Jika SO mendapat persetujuan dari kepala bagian Marketing dan kepala bagian Product Planning Inventory Control (PPIC) maka bagian PPIC akan mempersiapkan barang yang akan didistribusikan dan membuat delivery order (DO) yang akan diberikan kepada kepala bagian PPIC untuk mendapat persetujuan. 3. Apabila DO telah disetujui oleh kepala bagian PPIC maka barang akan didistribusikan ke customer dan transaksi akan tercatat di General Ledger. 4. DO, SO serta PO akan diberikan ke bagian Finance dan bagian Finance akan mencetak invoice untuk distributor atas transaksi tersebut. 5. Bagian Finance akan melakukan konfirmasi atas pembayaran terhadap transaksi tersebut, Jika invoice atas transaksi tersebut telah dibayar, maka bagian Finance akan memberikan kuitansi berdasarkan invoice atas transaksi tersebut 6. Jika bukti pembayaran telah diterima dan disetujui, maka akan dicatat di General Ledger dan Account Receivable dari customer tersebut berkurang
60 Sistem retur PT Bintang Toedjoe, apabila ada barang yang rusak, maka customer akan mengembalikan barang, diterima oleh bagian PPIC, dan akan dilakukan pengecekan dan apabila barang memang rusak, maka akan diganti dengan barang baru dan bagian PPIC akan membuat surat keterangan retur, kemudian dikirim ke bagian finance, untuk dicatat pada laporan retur.
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Berjalan
61
Gambar 3.3 Rich Picture Proses Retur yang Berjalan
3.7
Permasalahan Yang Dihadapi Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 1. Sistem yang ada sekarang ini belum dapat menangani proses retur barang dengan baik, jadi bila ada barang yang dikembalikan customer, tidak dapat ditelusuri barang tersebut dari invoice yang mana. 2. Tidak ada menu khusus untuk menyimpan data harga, baik price list maupun diskon, hal ini disebabkan harga satu produk dapat berbeda antara distributor maka harga hanya disimpan di dalam master data customer. 3. Variasi diskon yang dapat dilakukan hanya dalam bentuk persentase belum dapat mencover berbagai variasi lainnya, misalnya untuk promosi, buy 1 get 1 free. Kurangnya variasi diskon ini karena proses bisnis PT Bintang Toedjoe lebih berhubungan dengan distributor yang jumlahnya tidak banyak dan tidak berhubungan langsung dengan end customer. 4. Proses validasi customer pada saat entry sales order baru berdasarkan credit limit belum mencakup Account Receivable Overdue, sehingga pada saat customer memesan barang, hanya diketahui batas kredit maksimal, tetapi
62 tidak diketahui apakah hutang customer yang sudah jatuh tempo sudah dibayar atau belum
3.8 System definition Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang digunakan PT Bintang Toedjoe sebagai alat bantu untuk menangani pencatatan aktivitas harian perusahaan yang berhubungan dengan penjualan dan penerimaan kas. Pengembangan dilakukan berdasarkan usulan perbaikan dari permasalahan yang ditemui dalam aktivitas berjalan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, system definition dari sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Functionality
Mendukung pencatatan dan pengendalian kegiatan penjualan dan penerimaan kas sehingga dapat menghasilkan informasi penjualan dan penerimaan kas yang reliable dan up to date.
Application
Karyawan Marketing, karyawan Product Planning Inventory
Domain
Control, , karyawan Finance, Kepala Bagian Marketing, dan Kepala Bagian Finance yang akan berinteraksi dengan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas.
Condition
Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas ini di kembangkan berdasarkan usulan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas penjualan dan penerimaan kas
63
perusahaan.
Menggunakan beberapa Personal Computer (PC) dengan penam
Technology
bahan beberapa device umum lainnya seperti printer, fax, dll. PC akan terhubung pada server dengan menggunakan jaringan kom puter lokal (LAN).
Karyawan, Pelanggan, Pemesanan, Penjualan, Penerimaan Pem
Objects
bayaran, Pengiriman Barang.
Responsibility
Alat administrasi yang efisien dan dapat diandalkan dalam pen catatan dan penyediaan informasi-informasi hasil dari transaksi harian penjualan dan penerimaan kas.
Tabel 3.5 System Definition dengan kriteria FACTOR
64
3.9 The problem domain 3.9.1 Class Class
√
√
√
√
√
√
√
mengupdate √
Karyawan Finance
Karyawan PPIC
√ √
√
√
√
√
√
√ √
Karyawan Marketing
√
Barang
Pelanggan
Retur Penjualan
Piutang
√ √ √
menyiapkan
meretur
Bukti Kas Masuk
√
mengirim
mencatat
Invoice
√
Karyawan
memesan
Delivery Order
Sales Order
Event
√
Tabel 3.6 Event Table
√ √
√ √
√
65
Gambar 3.4 Class Diagram Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas
3.9.2
Behavior Karyawan Kelas ”Karyawan” mengeneralisasikan properti dan behaviournya kepada
”KaryawanMarketing,” ”KaryawanPPIC,” dan ”KaryawanFinance”. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas Karyawan.
66
Gambar 3.5 Statechart kelas “Karyawan” KaryawanMarketing Kelas
“KaryawanMarketing”
menggambarkan
model
keterlibatan
Karyawan Marketing dalam event menerima pesanan yang datang dari pelanggan. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas karyawan Marketing.
Gambar 3.6 Statechart kelas “KaryawanMarketing” KaryawanFinance Kelas “KaryawanFinance” menggambarkan model keterlibatan Karyawan Bagian Finance dalam event menyiapkan invoice, mencatat bukti kas masuk, dan mengupdate piutang. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas karyawan Finance.
Gambar 3.7 Statechart kelas “KaryawanFinance”
67
KaryawanPPIC Kelas “KaryawanPPIC” menggambarkan model keterlibatan Karyawan PPIC dalam event mengirimkan barang, mengupdate stok barang, dan menerima retur. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas karyawan PPIC. / mengirim / meretur
/ mengirim Active
/ mengupdate
Gambar 3.8 Statechart kelas “KaryawanPPIC” Barang Kelas ”Barang” menggambarkan event dimana barang ditambahkan ke dalam ”SalesOrder” pada saat event karyawan Marketing menerima pesanan dari pelanggan berlangsung Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas Barang.
Gambar 3.9 Statechart kelas “Barang”
68 Pelanggan Kelas “Pelanggan” menggambarkan event dimana Karyawan Marketing melakukan pendataan untuk pelanggan yang pertama kali melakukan pesanan ke perusahaan, event dimana pelanggan dapat memesan barang secara terus menerus setelah pendataan pelanggan dilakukan dan event dimana perubahan kredit pelanggan pada saat persiapan penagihan, dan pengentrian data saat pembayaran invoice. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas Pelanggan.
Gambar 3.10 Statechart kelas “Pelanggan” SalesOrder Kelas “SalesOrder” menggambarkan event dimana pesanan diterima dari pelanggan, event dimana pada saat penerimaan pesanan tersebut persediaan barang jadi ditambahkan ke dalam sales order sampai seluruh barang yang dipesan oleh pelanggan telah tercatat. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas SalesOrder
69
Gambar 3.11 Statechart kelas “SalesOrder” Delivery Order Kelas “DeliveryOrder” menggambarkan event dimana barang yang akan dikirimkan ditambahkan ke dalam delivery order, event barang dikirimkan ke pelanggan Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas DeliveryOrder.
Gambar 3.12 Statechart kelas “DeliveryOrder” Invoice Kelas “Invoice” menggambarkan event dimana tagihan dipersiapkan oleh Karyawan Finance untuk melakukan penagihan ke pelanggan dan event dimana
70 pengentrian data atas pembayaran invoice tersebut sudah dilakukan. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas Invoice.
Gambar 3.13 Statechart kelas “Invoice” BuktiKasMasuk Kelas “BuktiKasMasuk” menggambarkan event dimana pengentrian data atas pembayaran invoice. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas ”BuktiKasMasuk.”
Gambar 3.14 Statechart kelas “BuktiKasMasuk” ReturPenjualan Kelas “ReturPenjualan” menggambarkan event pencatatan retur atas barang rusak yang dikembalikan oleh pelanggan. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas ”Retur Penjualan.”
71
Gambar 3.15 Statechart kelas “ReturPenjualan” Piutang Kelas “Piutang” menggambarkan event pencatatan piutang berdasarkan invoice. Gambar dibawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas ”Piutang.”
/ mengupdate
/ mencatat Active
/ mencatat
Gambar 3.16 Statechart kelas “Piutang”
72 3.10 The Application Domain 3.10.1 Usage Overview Terdapat enam aktor dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe yaitu Karyawan Marketing, PPIC, Finance, Kepala Bagian Marketing, dan Kepala Bagian Finance, dan use cases seperti yang terlihat pada tabel berikut ini. Actor Table Actors Marketing
PPIC
Finance
Use Case
Kepala Bagian Marketing
Menerima Pesanan
Kepala Bagian Finance
X
Membuat Laporan Penjualan
X
Megirim Barang
X
Melakukan Penagihan
X
Menerima Pembayaran
X
Membuat Credit Memo
X
Menganalisa Umur Piutang
X
Membuat Laporan Penerimaan Kas
X
Membuat Laporan Retur
X
Tabel 3.7 Actor Table
73 Use cases Berikut adalah usecase diagram dari sistem informasi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe.
Gambar 3.17 Use case diagram untuk sistem penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe
74 Berikut adalah sequence dari masing-masing use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe.
Gambar 3.18 Sequence untuk use case “Menerima Pesanan”
Gambar 3.19 Sequence untuk use case “Membuat Laporan Penjualan”
75
Gambar 3.20 Sequence untuk use case “Mengirim Barang”
Gambar 3.21 Sequence untuk use case “Melakukan Penagihan”
76
Gambar 3.22 Sequence untuk use case “Menerima Pembayaran”
Gambar 3.23 Sequence untuk use case “Membuat Credit Memo”
77
AnalisaUmurPiutangUI
KepalaBagianFinance AnalisaUmurPiutangUI CreateAnalisaUmurPiutang()
AnalisaUmurPiutang
Pelanggan
Invoice
DeliveryOrder
SalesOrder
CekPelanggan() GetInvoiceDetail()
return() CekNoDO() GetSODetail()
return() Close()
Gambar 3.24 Sequence untuk use case “Menganalisa Umur Piutang”
Gambar 3.25 Sequence untuk use case “Membuat Laporan Penerimaan Kas”
78
Gambar 3.26 Sequence untuk use case “Membuat Laporan Retur”
3.10.2 Function List Berikut adalah function list dari sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe:
79 Function
Complexity
Type
Analisis umur piutang
Complex
Compute
Add, update pelanggan
Single
Update
Add, update sales order
Medium
Update
Add, update delivery order
Medium
Update
Add, update invoice
Medium
Update
Add, update bukti kas masuk
Medium
Update
Cetak sales order
Medium
Read
Cetak delivey order
Medium
Read
Cetak invoice
Medium
Read
Cetak bukti kas masuk
Medium
Read
Cetak credit memo
Medium
Read
Cetak laporan pemesanan
Medium
Read
Cetak laporan pengiriman
Medium
Read
Cetak laporan retur
Medium
Read
Cetak laporan piutang
Medium
Read
Cetak daftar penagihan
Medium
Read
Cetak laporan penjualan
Medium
Read
Cetak laporan penerimaan kas
Medium
Read
Tabel 3.8 Function list lengkap sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas
80 3.10.3 User Interface Bahasa Indonesia adalah bahasa resmi sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe, namun istilah-istilah bahasa inggris juga banyak di gunakan dalam rancangan antar muka sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe. Berikut adalah gambaran desain user interface sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe. Dialogue style Setiap user interface memiliki windows untuk setiap class-class penting dalam sistem, dan setiap window mendukung pencatatan transaski penjualan dan penerimaan kas PT Bintang Toedjoe. Sistem juga menyediakan fasilitas
pencetakan,
yang
dapat
digunakan
untuk
memberitahukan
perkembangan transaksi penjualan dan penerimaan kas perusahaan kepada seluruh pihak yang terlibat dalam kegiatan tersebut (misal: pelanggan, karyawan, dan lain-lain). Untuk lebih jelasnya, daftar windows interface dan hasil pencetakannya dapat dilihat pada gambar dibawah. Windows File Login Logout Master Karyawan Pelanggan Barang
Print Out
81 Mata Uang Transaksi Transaksi Penjualan
Sales Order
Delivery Order
Delivery Order
Credit Memo
Credit Memo
Piutang dan Pembayaran Pelanggan
Kartu Piutang Customer
Invoice
Laporan Laporan Master
Laporan List Customer
Laporan Transaksi Penjualan
Laporan Transaksi Penjualan
Laporan Penjualan Per Customer
Laporan Penjualan Per Customer
Laporan Penjualan Per Marketing
Laporan Penjualan Per Marketing
Laporan Penjualan Per Barang
Laporan Penjualan Per Barang
Laporan Penjualan Per Cara Bayar
Laporan Penjualan Per Cara Bayar
Laporan Retur Per Faktur
Laporan Retur Penjualan
Laporan Umur Piutang Customer
Laporan Umur Piutang
Laporan Penerimaan Kas
Laporan Pembayaran Invoice
Laporan List Barang
Tabel 3.9 Daftar Window User Interface dan Print Out
Overview Gambar berikut adalah navigation diagram yang menyediakan window-window user interface dan hubungan antar window-window user interface tersebut. Window di desain serupa dengan bentuk window yang terdapat dalam navigation diagram, dan semua function penting dapat di aktivasi secara langsung oleh masing-masing windows.
82
Gambar 3.27 Gambar Navigation Diagram
