BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI DAN PENERIMAAN KAS PADA PD. SUN BERI
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PD. Sun Beri berdiri pada bulan Maret tahun 2011 berlokasi di Pasar Tanah Abang blok A lt.LG los G no. 36 Kampung Bali - Tanah Abang Jakarta Pusat yang didirikan oleh Bapak Nico Prasetya dengan NPWP : 97.339.917.3-072.001 dan memiliki cabang penjualan di Pusat Grosir Metro Tanah Abang blok C lt.3A no. 77. PD. Sun Beri awalnya merupakan usaha keluarga yang berawal dari sebuah pabrik konveksi yang terletak di Jalan Setia Jaya X/V no. 41 rt.001 rw.008 Jelambar Baru - Grogol, Petamburan, Jakarta Barat (Sekarang di Jln. Jelambar Barat no.32) dengan NPWP : 97.339.917.3-036.000 atas nama Bapak Nico Prasetya. Konveksi ini pada awalnya hanya melayani pemesanan baju dan celana dari banyak pemilik usaha, sampai suatu ketika pemilik PD. Sun Beri memiliki ide untuk membuat toko atau bagian penjualan sendiri sehingga dibentuklah PD. Sun Beri yang sekarang. Sebagaimana usaha - usaha yang berada di wilayah Tanah Abang, PD. Sun Beri tidak menjual pakaian satuan melainkan grosiran. Para pelanggan dapat membeli pakaian - pakaian yang sudah jadi secara grosiran maupun memesan jenis pakaian yang lain atau mendesain model sendiri pakaian yang akan dipesan.
51
52
PD. Sun Beri memiliki beberapa bagian diantaranya Toko, Gudang, dan Pabrik Konveksi. Toko yang terletak di Pasar Tanah Abang dan Pusat Grosir Metro Tanah Abang, bertugas untuk melayani penjualan dan pemesanan barang. Gudang yang berlokasi di Jln. Seni Budaya 2 no. 54A bertugas untuk memeriksa dan menyimpan bahan baku yang akan digunakan pada proses produksi di pabrik konveksi maupun barang jadi yang siap untuk dipasarkan. Pabrik Konveksi yang terletak di Jln. Jelambar Barat no.32, memiliki tugas untuk memproduksi barang sesuai dengan pemesanan dan keinginan pemilik. Untuk produksi pakaian, pemilik harus menganalisa terlebih dahulu jenis pakaian apa yang sedang banyak dicari oleh pelanggan dan mengikuti trend atau fashion pada saat ini kemudian meminta bagian pabrik untuk memproduksi jenis pakaian tersebut. PD. Sun Beri kini memiliki banyak pelanggan dari daerah Jabodetabek hingga luar pulau jawa seperti Medan, Makasar, Bukit Tinggi, Bogor, Bandung, Samarinda, dll. PD. Sun Beri menjual produknya ke end-user maupun ke distributor atau dealer.
53
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Dalam suatu perusahaan atau organisasi diperlukan adanya struktur organisasi yang memiliki peranan penting bagi perkembangan aktivitas organisasi atau perusahaan itu sendiri. Struktur organisasi tersebut menggambarkan dan menjelaskan wewenang, tanggung jawab, serta kedudukan setiap bagian dalam organisasi atau perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda - beda disesuaikan dengan jenis usaha, besar atau kecilnya perusahaan serta penyebaran wilayah operasi organisasi atau perusahaan itu sendiri. Maka struktur organisasi pada PD. Sun Beri dapat digambarkan dengan diagram di bawah ini :
Gambar 3.1 Struktur organisasi PD. Sun Beri Sumber PD. Sun Beri tahun 2011
54
3.1.3 Tugas Wewenang dan Tanggung Jawab Setiap bagian-bagian yang terdapat pada PD. Sun Beri memiliki tugas dan wewenang masing-masing. Setiap tugas dan wewenang setiap bagian memiliki peran penting dalam proses bisnis. Berikut adalah tugas dan wewenang dari tiap - tiap bagian : 1. Pemilik a. Bertanggung jawab penuh dalam memimpin perusahaan untuk mencapai maksud dan tujuan perusahaan. b. Mengambil keputusan penting dalam perusahaan. c. Menentukan kegiatan - kegiatan usaha. d. Menyusun dan menetapkan target perusahaan. e. Menetukan dan menetapkan berbagai kebijakan perusahaan. f. Mengawasi perkembangan perusahaan. g. Melakukan pemesanan bahan baku produksi. h. Menganalisa perkembangan mode pakaian. i. Menganalisa laporan penjualan dan penerimaan kas. 2. Kasir a. Melayani pembayaran pelanggan. b. Melayani pemesanan pelanggan. c. Melayani retur pelanggan. d. Membuat laporan penjualan dan penerimaan kas. e. Memastikan semua pelanggan menyelesaikan pelunasan pembayaran. 3. Bagian Gudang a. Menerima bahan baku supplier. b. Menerima barang hasil produksi.
55
c. Mengawasi kegiatan keluar masuk barang. d. Menghitung jumlah persediaan barang di gudang. e. Mengirim bahan baku ke bagian produksi. f. Membuat surat jalan. 4. Bagian Produksi a. Memproduksi barang sesuai pesanan atau permintaan pemilik. b. Menerima bahan baku dari bagian gudang. c. Mengawasi kegiatan proses produksi barang dari awal hingga akhir. d. Mengirim barang hasil produksi ke bagian gudang. 5. Bagian Pengiriman a. Mengirim barang beserta surat jalan ke pelanggan / jasa ekspedisi. b. Meminta tanda tangan pelanggan / jasa ekspedisi atas surat jalan sebagai bukti pengiriman barang. c. Mengecek barang sesuai dengan yang dicantumkan di surat jalan. d. Memberikan bukti surat jalan ke bagian gudang sebagai bukti barang sudah dikirim. 6. Staff Penjualan a. Melayani pembelian dan pemesanan pelanggan. b. Menyiapkan barang pembelian pelanggan. c. Menyerahkan barang pembelian pelanggan. d. Mengecek barang retur pelanggan.
56
3.2
Analisa Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1 Dokumen yang Digunakan PD. Sun Beri merupakan perusahaan dagang yang bergerak dalam penjualan piyama wanita. Sistem penjualan perusahaan ini masih belum terkomputerisasi. Adapun dokumen - dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan dan pemesanan PD. Sun Beri antara lain : 1.
Nota Penjualan Merupakan dokumen yang digunakan oleh Kasir dan digunakan sebagai bukti pembelian atau pemesanan pelanggan, dan digunakan sebagai penagihan sisa pembayaran pelanggan. Formulir ini dapat dilihat di Lampiran L1 dan Lampiran L2.
2.
Surat Jalan Merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Gudang untuk kemudian diserahkan ke Bagian Pengiriman beserta barang - barang yang dikirim untuk diantarkan ke pelanggan atau jasa ekpedisi, dan juga sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim dan diterima oleh pelanggan atau jasa ekspedisi. Formulir ini dapat dilihat di Lampiran L3.
3.2.2 Fungsi yang Terkait pada Sistem Berjalan Berikut ini fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan tunai adalah: 1.
Staff Penjualan
2.
Kasir
3.
Bagian Produksi
4.
Bagian Gudang
5.
Bagian Pengiriman
57
3.2.3 Prosedur Sistem Berjalan Adapun Proses bisnis yang sedang berjalan dalam sistem penjualan dan pemesanan PD. Sun Beri adalah sebagai berikut : 3.2.3.1 Prosedur Penjualan Langsung Proses penjualan langsung dimulai ketika pelanggan ingin membeli barang yang diinginkan yang dilayani oleh Staff Penjualan. Staff Penjualan akan mengecek ketersediaan barang, jika barang yang dipesan pelanggan tersedia, maka pelanggan dapat melakukan pembayaran ke Kasir, kemudian Kasir membuat Nota Penjualan sebanyak 2 rangkap yang berisikan kode barang, jenis barang, jumlah barang, dan harga. Nota Penjualan rangkap 1 diberikan ke pelanggan dan rangkap 2 diarsip. Setelah itu Staff Penjualan akan menyiapkan barang pesanan pelanggan dan menyerahkannya kepada pelanggan. Pada akhir periode Kasir akan membuat laporan penjualan dan penerimaan kas untuk diserahkan ke pemilik.
3.2.3.2 Prosedur Pemesanan Proses pemesanan dimulai ketika pelanggan ingin memesan barang yang dilayani oleh Staff Penjualan. Pelanggan dapat memesan barang yang terdapat di tempat atau dengan desain sendiri. Jika pelanggan ingin memesan barang yang terdapat di tempat, Staff Penjualan akan mengecek persediaan barang, jika tidak mencukupi pemesanan pelanggan, Staff Penjualan menghubungi Bagian Gudang untuk menanyakan ketersediaan barang, jika persediaan barang di
58
gudang tidak mencukupi pemesanan pelanggan, maka pelanggan dapat melakukan pemesanan. Dan jika pelanggan melakukan pemesanan
dengan
desain
sendiri,
maka
pelanggan
akan
memberikan sampel atau gambar barang ke Staff Penjualan, Staff Penjualan akan mengkonfirmasi ke Kasir mengenai pemesanan pelanggan beserta sampel atau gambar barang. Kasir akan mengkonfirmasi pelanggan mengenai lama pengerjaan, harga dan nominal yang harus dibayar. Jika pelanggan menyetujui syarat tersebut, pelanggan dapat melakukan pembayaran DP minimal sebesar 25% dari nominal yang harus dibayar. Kemudian kasir membuat Nota Penjualan sebanyak 3 rangkap yang berisikan jenis barang, jumlah, harga dan data - data pelanggan (nama, alamat dan nomor telepon) dan Kasir akan menandatangani Nota Penjualan tersebut untuk kemudian Nota penjualan rangkap 1 beserta sampel atau gambar barang dibawa ke bagian produksi, rangkap 2 diserahkan ke pelanggan, dan rangkap 3 diarsip. Kasir akan menyerahkan Nota Penjualan rangkap 1 beserta sampel atau gambar barang yang akan diproduksi ke Bagian Produksi, untuk kemudian barang diproduksi sesuai pesanan. Jika barang pesanan pelanggan selesai diproduksi, Bagian Produksi akan mengkonfirmasi ke Kasir mengenai barang pesanan pelanggan yang telah selesai diproduksi serta mengembalikan Nota Penjualan rangkap 1, barang hasil produksi akan dibawa ke gudang untuk disimpan.
59
Kasir
akan
menghubungi
pelanggan
untuk
melakukan
pelunasan pembayaran, jika pelanggan telah melunasi pembayaran, Nota Penjualan rangkap 1 diserahkan ke pelanggan, dan Kasir akan menghubungi Bagian Gudang untuk melakukan pengiriman barang. Bagian Gudang membuat surat jalan sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 dan 2 akan dibawa Bagian Pengiriman dan rangkap 3 diarsip. Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang beserta surat jalan, jika cakupan pengiriman dalam wilayah pengiriman, barang dapat
langsung
diantar
ke
pelanggan,
pelanggan
akan
menandatangani Surat Jalan rangkap 1 dan 2, dan Bagian Pengiriman menyerahkan barang beserta surat jalan rangkap 2 ke pelanggan. Jika alamat pelanggan berada di luar cakupan wilayah pengiriman, Bagian Pengiriman membawa barang ke jasa ekspedisi, untuk kemudian barang diberikan ke jasa ekspedisi untuk dilakukan pengiriman, jasa ekspedisi akan menandatangani Surat Jalan rangkap 1 dan 2, rangkap 1 diambil Bagian Pengiriman, dan rangkap 2 diserahkan ke penyedia jasa ekspedisi. Pada akhir periode Kasir akan membuat laporan penjualan dan penerimaan kas untuk diserahkan ke pemilik.
3.2.3.3 Prosedur Retur Penjualan Proses retur penjualan dimulai ketika pelanggan melakukan pengembalian barang karena barang cacat atau tidak sesuai pesanan dengan menyertakan Nota Penjualan rangkap 1 yang dilayani oleh Staff Penjualan, Staff Penjualan akan mengecek barang retur dari
60
pelanggan, apabila barang yang diretur pelanggan memenuhi kriteria barang cacat, maka Staff Penjualan mengkonfirmasi ke Kasir mengenai retur pelanggan. Barang retur pelanggan kemudian akan ditukar atau diperbaiki untuk kemudian diserahkan kembali ke pelanggan.
3.2.4 Rich Picture Sistem Berjalan 3.2.4.1 Rich Picture Penjualan Langsung
Gambar 3.2 Rich Picture Penjualan Langsung PD. Sun Beri
61
3.2.4.2 Rich Picture Pemesanan
Gambar 3.3 Rich Picture Pemesanan PD. Sun Beri
62
3.2.4.3 Rich Picture Retur Penjualan
Gambar 3.4 Rich Picture Retur Penjualan PD. Sun Beri
63
3.2.5 Event Table Sistem Berjalan 3.2.5.1 Event Table Penjualan Langsung Event Melayani Pembelian
Internal Agent Staff Penjualan
Start When Pelanggan memesan barang
Activities Menanyakan kebutuhan pelanggan, Mengecek ketersediaan barang
Menerima Pembayaran
Kasir
Barang tersedia
Menerima nominal pembayaran, Membuat Nota Penjualan 2 rangkap, Menyerahkan Nota Penjualan rangkap 1 ke pelanggan, Mengarsipkan Nota Penjualan rangkap 2
Menyiapkan Barang
Staff Penjualan
Setelah melakukan pembayaran
Menyiapkan pesanan, Menyerahkan pelanggan
Membuat Penjualan
barang barang
Laporan
Kasir
Akhir periode
Mengumpulkan Nota Penjualan yang telah diarsip, Melakukan perhitungan, Membuat laporan penjualan, Menyerahkan laporan kepada pemilik
Membuat Laporan Penerimaan Kas
Kasir
Akhir periode
Mengumpulkan Nota Penjualan yang telah diarsip, Melakukan perhitungan, Membuat laporan penerimaan kas, Menyerahkan laporan kepada pemilik
Tabel 3.1 Event Table Penjualan Langsung PD. Sun Beri
64
3.2.5.2 Event Table Pemesanan Event Melayani Pemesanan
Internal Agent Staff Penjualan
Start When Pelanggan melakukan pemesanan
Activities Menanyakan kebutuhan pelanggan, Mengecek ketersediaan barang, Menghubungi Bag. Gudang, Menanyakan ketersediaan barang, Menerima sampel atau gambar barang beserta keterangan dari pelanggan, Menyerahkan gambar atau sampel pelanggan ke Kasir
Mengecek Ketersediaan Barang
Bag. Gudang
Menerima informasi Penjualan
Mengecek persediaan barang di gudang, Mengkonfirmasi sisa persediaan barang ke Staff Penjualan
Melayani Pembayaran DP
Kasir
Pelanggan menyetujui syarat pemesanan
Menerima nominal DP minimal 25%, Membuat nota penjualan, Mencatat data customer (nama, alamat, no telp), Membuat Nota Penjualan 3 rangkap, Menandatangani Nota Penjualan, Menyerahkan Nota Penjualan rangkap 1 ke Bag. Produksi, Menyerahkan Nota Penjualan rangkap 2 ke Pelanggan, Mengarsipkan Nota Penjualan rangkap 3
Memproduksi Barang
Bag. Produksi
Menerima Nota Penjualan rangkap 1 beserta sampel atau gambar barang
Menerima sampel atau gambar barang, Merancang desain, Memproduksi barang, Memberitahu Kasir jika barang sudah selesai diproduksi, Menyerahkan Nota Penjualan Rangkap 1 ke Kasir, Mengirimkan barang ke Bagian Gudang
Menerima Produksi
Bag. Gudang
Produksi selesai
Menerima barang dari Bag. Produksi, Menyimpan barang produksi
Barang
Staff
telah
65 Event Menerima Pembayaran
Internal Agent Kasir
Start When Menerima Konfirmasi dan Nota Penjualan Rangkap 1 dari Bag.Produksi
Activities Menerima Nota Penjualan rangkap 1, Mengkonfirmasi barang dan sisa pembayaran ke pelanggan, Menerima nominal sisa pembayaran, Menyerahkan Nota Penjualan rangkap 1 ke pelanggan, Mengkonfirmasi pelunasan pembayaran ke Bagian Gudang
Menyiapkan Barang
Bag. Gudang
Menerima konfirmasi pelunasan pelanggan
Menyiapkan barang, Mencantumkan data pelanggan, Membuat Surat Jalan 3 rangkap, Menyerahkan Barang beserta Surat Jalan rangkap 1 dan 2 ke Bag. Pengiriman, Mengarsipkan Surat Jalan rangkap 3
Mengirim Barang
Bag. Pengiriman
Menerima barang beserta Surat Jalan dari Bag. Gudang
Menerima Surat Jalan 2 rangkap, Mengirim Barang, Menerima tanda tangan pelanggan / penyedia jasa ekspedisi atas Surat Jalan, Menyerahkan Surat Jalan rangkap 1 ke Bag. Gudang Menyerahkan Surat Jalan rangkap 2 ke pelanggan / jasa ekspedisi
Membuat Laporan Penerimaan Kas
Kasir
Akhir periode
Mengumpulkan nota penjualan yang telah diarsip, Melakukan perhitungan, Membuat laporan penjualan, Menyerahkan laporan kepada pemilik
Membuat Laporan Pelunasan Pembayaran
Kasir
Akhir periode
Mengumpulkan nota penjualan yang telah diarsip, Melakukan perhitungan, Membuat laporan penerimaan kas, Menyerahkan laporan kepada pemilik
Sisa
Tabel 3.2 Event Table Pemesanan PD. Sun Beri
66
3.2.5.3 Event Table Retur Penjualan Event Melayani Penjualan
Internal Agent Staff Penjualan
Start When Pelanggan meretur barang `
Activities Menerima barang retur beserta Nota Penjualan rangkap 1, Mengecek barang retur, Mengkonfirmasi ke Kasir
Melayani Penggantian Barang
Kasir
Menerima konfirmasi Penjualan
Menerima Nota Penjualan rangkap 1, Menukar barang
Menyimpan Retur
Bag. Gudang
Retur
Barang
Menerima retur
Staff
barang
Meyimpan barang retur
Tabel 3.3 Event Table Retur Penjualan PD. Sun Beri
67
3.2.6 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan 3.2.6.1 Overview Activity Diagram Penjualan Langsung
Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Penjualan Langsung PD. Sun Beri
68
3.2.6.2 Overview Activity Diagram Pemesanan
Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Pemesanan PD. Sun Beri
69
3.2.6.3 Overview Activity Diagram Retur Penjualan
Gambar 3.7 Overview Activity Diagram Retur Penjualan PD. Sun Beri
70
3.2.7 Workflow Table Sistem Berjalan 3.2.7.1 Workflow Table Penjualan Langsung Aktor
Aktivitas Melayani Pembelian
Staff Penjualan
1. Menanyakan kebutuhan pelanggan 2. Mengecek ketersediaan barang Menerima Pembayaran
Kasir
3. Menerima nominal pembayaran 4. Membuat Nota Penjualan 2 rangkap 5. Menyerahkan Nota Penjualan rangkap 1 ke pelanggan 6. Mengarsipkan Nota Penjualan rangkap 2 Menyiapkan Barang
Staff Penjualan
7. Menyiapkan barang pesanan 8. Menyerahkan barang ke pelanggan Membuat Laporan Penjualan
Kasir
9. Mengumpulkan Nota Penjualan 10. Melakukan perhitungan 11. Membuat laporan penjualan 12. Menyerahkan laporan kepada pemilik Membuat Laporan Penerimaan Kas
Kasir
13. Mengumpulkan Nota Penjualan 14. Melakukan perhitungan 15. Membuat laporan penerimaan kas 16. Menyerahkan laporan kepada owner
Tabel 3.4 Workflow Table Penjualan Langsung PD. Sun Beri
71
3.2.7.2 Workflow Table Pemesanan Aktor
Aktivitas Melayani Pemesanan
Staff Penjualan
1. Menanyakan kebutuhan pelanggan 2. Mengecek ketersediaan pelanggan, jika tidak tersedia akan menghubungi Bag. Gudang 3. Menghubungi Bag. Gudang dan menanyakan ketersediaan barang dan jika persediaan tidak mencukupi pemesanan pelanggan, pelanggan dapat melakukan pemesanan 4. Menerima sampel atau gambar barang beserta keterangan 5. Menyerahkan sampel atau gambar pelanggan ke Kasir Mengecek Ketersediaan Barang
Bag. Gudang
6. Menerima informasi Staff Penjualan 7. Mengecek ketersediaan barang 8. Mengkonfirmasi sisa persediaan barang Menerima Pembayaran DP
Kasir
9. Mengkonfirmasi syarat pemesanan ke pelanggan 10. Menerima nominal DP minimal 25% 11. Membuat Nota Penjualan 3 rangkap 12. Mencatat data pelanggan 13. Menandatangani Nota Penjualan 14. Menyerahkan Nota Penjualan rangkap 1 ke Bag. Produksi 15. Menyerahkan Nota Penjualan rangkap 2 ke Pelanggan 16. Mengarsipkan Nota Penjualan rangkap 3 Memproduksi Barang
Bag. Produksi
17. Menerima Nota Penjualan rangkap 1 beserta sampel atau gambar Barang 18. Merancang desain pesanan 19. Memproduksi barang 20. Memberitahu barang selesai produksi ke Kasir 21. Menyerahkan Nota Penjualan rangkap 1 ke Kasir 22. Mengirim barang produksi ke Bagian Gudang
72 Aktor
Aktivitas
Menerima Barang Produksi Bag. Gudang
23. Menerima barang produksi dari Bag. Produksi 24. Menyimpan barang hasil produksi Menerima Sisa Pembayaran
Kasir
25. Menerima Nota Penjualan rangkap 1 dari Bagian Produksi 26. Mengkonfirmasi barang dan sisa pembayaran ke pelanggan 27. Menerima nominal sisa pembayaran pelanggan 28. Menyerahkan Nota Penjualan rangkap 1 ke pelanggan 29. Mengkonfirmasi pelunasan pembayaran ke Bagian Gudang Menyiapkan Barang
Bag. Gudang
30. Menyiapkan barang 31. Mencantumkan data pelanggan 32. Membuat Surat Jalan 3 rangkap 33. Menyerahkan barang beserta Surat Jalan rangkap 1 dan 2 ke Bag. Pengiriman 34. Mengarsipkan Surat Jalan rangkap 3 Mengirim Barang
Bag. Pengiriman
35. Menerima Surat Jalan 2 rangkap 36. Mengirim barang ke alamat pelanggan 37. Menerima tanda tangan pelanggan / penyedia jasa ekspedisi atas Surat Jalan 38. Menyerahkan Surat Jalan rangkap 1 ke Bag. Gudang 39. Menyerahkan Surat Jalan rangkap 2 ke pelanggan / jasa ekspedisi Membuat Laporan Penerimaan Kas
Kasir
40. Mengumpulkan Nota Penjualan 41. Melakukan perhitungan 42. Membuat laporan penerimaan kas 43. Menyerahkan laporan kepada pemilik
73 Aktor
Aktivitas
Membuat Laporan Pelunasan Pembayaran Kasir
44. Mengumpulkan Nota Penjualan 45. Melakukan perhitungan 46. Membuat laporan penerimaan kas 47. Menyerahkan laporan kepada pemilik
Tabel 3.5 Workflow Table Pemesanan PD. Sun Beri
3.2.7.3 Workflow Table Retur Penjualan Aktor
Aktivitas Melayani Retur Penjualan
Staff Pemesanan
1. Menerima barang retur beserta Nota Penjualan rangkap 1 2. Mengecek barang retur 3. Mengkonfirmasi ke Kasir Melayani Penggantian Barang
Kasir
4. Menerima Nota Penjualan rangkap 1 5. Menukar barang Menyimpan Barang Retur
Bag. Gudang
6. Menerima barang retur 7. Menyimpan barang retur
Tabel 3.6 Workflow Table Retur Penjualan PD. Sun Beri
74
3.3
Analisis Temuan Hasil Survei
Temuan 1
Sistem Penjualan yang tidak menyediakan data yang cukup atas barang yang akan dijual seperti jenis barang, corak barang, jumlah barang dan harga barang
Kriteria
Sebuah subsistem atau bagian dari manajemen informasi sistem harus menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lain yang diperoleh dari proses transaksi akuntansi secara rutin
Sebab
Perusahaan merasa bagian penjualan cukup dijalankan secara manual dalam proses pembelian dan pemesanan pelanggan
Akibat
Sulitnya untuk mengumpulkan data yang tepat dan akurat dalam jangka waktu singkat dan juga mencari tahu informasi persediaan barang atau informasi datadata barang yang dijual
Rekomendasi
Membuat aplikasi yang dapat menyajikan data - data barang yang dijual Tabel 3.7 Analisis Temuan Hasil Survei - Temuan 1
Temuan 2
Laporan Penjualan, Laporan Pelunasan dan Laporan Penerimaan Kas dalam bisnis dirasa masih kurang, dan dalam pembuatannya masih kurang efektif dan efisien
Kriteria
Laporan harus dapat mempresentasikan data yang telah tersusun dan terorganisasi dengan baik.
75
Sebab
Perusahaan dalam menyusun laporan per periode masih dilakukan dengan cara mengumpulkan dokumendokumen yang digunakan
Akibat
Kasir memerlukan waktu lebih dalam membuat laporan kepada pemilik yang juga pemilik akan sulit dan lama dalam pengambilan keputusan karena kurangnya informasi-informasi yang dibutuhkan
Rekomendasi
Merancang aplikasi yang dapat menyajikan laporanlaporan yang dibutuhkan perusahaan Tabel 3.8 Analisis Temuan Hasil Survei - Temuan 2
Temuan 3
Dokumen Nota Penjualan dan Surat Jalan yang digunakan dalam proses bisnis yang berjalan masih kurang mendukung dalam proses bisnis
Kriteria
Di dalam perusahaan diperlukan dokumen-dokumen yang digunakan dalam mendukung proses-proses di dalam perusahaan
Sebab
Perusahaan kurang memiliki dokumen pendukung di dalam proses bisnis
Akibat
Di dalam proses bisnis dapat terjadi kecurangan dan manipulasi dan kegiatan dalam proses bisnis perusahaan tidak tercatat seluruhnya
Rekomendasi
Menambah dokumen pendukung seperti nota pemesanan, nota pelunasan pembayaran dan nota retur yang terorganisir dan dapat dipertanggungjawabkan Tabel 3.9 Analisis Temuan Hasil Survei - Temuan 3
76
Temuan 4
Belum ada sistem penyimpanan data Pelanggan yang cukup memadai
Kriteria
Pelanggan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam proses penjualan perusahaan.
Sebab
Sistem penyimpanan data pelanggan yang seadanya
Akibat
Memungkinkan terjadinya kesalahan berupa duplikasi dalam pencatatan data pelanggan, data pelanggan tidak terdata dan kehilangan data pelanggan
Rekomendasi
Membuat database untuk menyimpan data - data pelanggan yang terorganisir dan tertata dengan baik Tabel 3.10 Analisis Temuan Hasil Survei - Temuan 4
Temuan 5
Masih belum tersedia laporan penerimaan kas yang memadai
Kriteria
Data - data penerimaan kas perusahaan harus disimpan untuk keperluan perusahaan dalam mengetahui penerimaan kas periode tertentu dan membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan
Sebab
Data - data penerimaan kas masih dicatat dan disimpan seadanya
Akibat
Perusahaan dalam mendapatkan data - data penerimaan kas akan sulit dan memerlukan waktu yang cukup lama
Rekomendasi
Merancang aplikasi yang dapat menghasilkan laporan penerimaan kas secara cepat, tepat dan akurat Tabel 3.11 Analisis Temuan Hasil Survei - Temuan 5
77
3.4
Identifikasi Kebutuhan Informasi Dalam proses penjualan yang dilakukan oleh perusahaan harus ditunjang berbagai informasi yang dibutuhkan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan yang tepat. Identifikasi kebutuhan informasi tersebut, antara lain: 1. Kasir a.
Data Pelanggan Menyimpan data – data pelanggan yang melakukan pemesanan.
b.
Data Barang Menyimpan data – data mengenai barang – barang yang dijual PD. Sun Beri.
c.
Nota Pemesanan Memudahkan dalam membedakan penjualan langsung dengan pemesanan.
d.
Nota Pelunasan Pembayaran Sebagai bukti pelunasan pembayaran atas Nota Pemesanan.
e.
Nota Retur Penjualan Sebagai bukti barang yang diretur pelanggan.
2. Bagian Gudang a.
Surat Jalan Sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan telah diterima pelanggan.
b.
Data Barang Masuk Mengupdate persediaan barang yang masuk gudang.
c.
Data Barang Keluar Mengupdate persediaan barang yang telah keluar gudang.
78
3. Laporan untuk Pemilik a.
Laporan Penjualan Mengetahui detail transaksi penjualan yang dilakukan PD. Sun Beri.
b.
Laporan Pemesanan Mengertahui pemesanan pelanggan yang dilakukan PD. Sun Beri.
c.
Laporan Pelunasan Pembayaran Mengetahui informasi pelunasan pembayaran pelanggan atas pemesanan.
d.
Laporan Penerimaan Kas Mengetahui rangkuman
informasi penerimaan kas dari penjualan,
pemesanaan dan pelunasan pembayaran. e.
Laporan Barang Keluar Mengetahui barang yang telah terjual.
d.
Laporan Retur Penjualan Mengetahui informasi mengenai retur pelanggan.
