ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI PADA ERAMOTOR DEALER YAMAHA NAMA NPM JURUSAN DOSEN PEMBIMBING
: RIZKI INDRA PRATAMA : 21208439 : AKUNTANSI : Prof. Dr. Dharma Tintri. E, SE., AK., MBA
PENDAHULUAN LATAR BELAKANG MASALAH Setiap perusahaan yang berorientasi untuk mendapatkan laba, dan penjualan merupakan kegiatan utama untuk mencapai tujuan utama. Maka diperlukan pengelolaan usaha yang baik dan berusaha mengembangkan aktivitasnya agar perusahaan dapat berkembang dan bertahan pada kondisi persaingan pasar usaha yang sangat ketat. Usaha untuk mewujudkan tujuan perusahaan maka diperlukan kerjasama dan komunikasi yang harmonis pada setiap elemen manajemen perusahaan didalamnya sehingga menghasilkan sebuah informasi akuntansi. Informasi digunakan untuk pengambilan keputusan penjualan, yang diharapkan akan membawa perusahaan ke arah laba optimal serta merupakan alat bantu bagi manajer untuk merumuskan kebijakan yang akan ditempuh, khususnya di bidang penjualan. Menurut Hall (2009 : 6), sistem adalah sekelompok, dua, lebih komponen yang saling berkaitan yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. Menurut Romney (2005 : 11), Informasi adalah data yang telah di proses dan diatur kedalam bentuk output yang memiliki arti bagi orang yang menerima. Menurut Joseph W. Wilkinson (1992 : 15), akuntansi adalah sebuah sistem informasi yang menerapkan dari teori umum informasi untuk masalah-masalah operasi ekonomi yang efisien serta juga merupakan bagian besar dari sistem informasi umum yang dinyatakan dalam bentuk kualitatif. Jadi, Sistem informasi akuntansi dapat diartikan yaitu sesuatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan laporan dalam bentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang membutuhkannya.
ERAMOTOR Dealer YAMAHA merupakan dealer kendaraan bermotor roda dua, yang keberhasilannya sangat tergantung pada output yang terjual. Salah satu upaya yang harus dilakukan adalah dengan melaksanakan pemasaran yang baik dan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumen, mempertahankan dan mengembangkan produk serta menciptakan suatu inovasi baru berupa produk baru untuk mendapatkan laba yang optimal yang diharapkan perusahaan. Kenyataan tersebut menjadikan suatu pelaksanaan informasi akuntansi menjadi penting untuk dilaksanakan dalam usaha untuk memberikan dukungan atas aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Salah satu bentuk informasi akuntansi yang dapat digunakan dalam mencapai tujuan tersebut yang telah ditetapkan, maka perusahaan melaksanakan sistem informasi siklus pendapatan khususnya pada sistem penjualan secara tepat. Oleh karena itu, maksud dan tujuan dalam penelitian ini adalah untuk melihat serta menelaah sistem informasi akuntansi khususnya pada penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan tersebut. Dari telaah tersebut, dapat di identifikasi apakah sistem informasi akuntansi akuntansi khususnya penjualan telah dilaksanakan secara tepat atau belum tepat. Adapun pembatasan dilakukan bahwa sistem informasi akuntansi yang dimaksud hanya difokuskan pada sistem penjualan tunai yang dilaksanakan oleh ERAMOTOR Dealer YAMAHA.
RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH Rumusan Masalah : Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi penjualan pada ERAMOTOR Dealer YAMAHA ?
Batasan Masalah : Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis menyesuaikan topik yang relevan, yaitu penulis membatasi masalah mengenai penerapan sistem informasi akuntansi penjualan khususnya penjualan tunai pada ERAMOTOR Dealer YAMAHA
TUJUAN PENELITIAN Dilakukannya penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi penjualan pada ERAMOTOR Dealer YAMAHA.
MANFAAT PENELITIAN 1. Manfaat akademis Dalam penulisan ilmiah ini diharapkan dapat menjadi suatu bahan pustaka, referensi, serta dapat membantu pembaca khususnya mahasiswa / mahasiswi yang mempunyai minat untuk mengetahui gambaran umum mengenai penerapan sistem informasi akuntansi penjualan pada suatu perusahaan. Selain itu, juga dapat digunakan sebagai pembanding antara teori yang diberikan dalam kuliah dengan fakta yang ada di lapangan serta dapat digunakan sebagai bahan informasi dan bahan pengembangan untuk penelitian selanjutnya. 2. Manfaat praktis Penulis juga mengharapkan bahwa penulisan ilmiah ini dapat bermanfaat bagi perusahaan.Penulis berharap agar penelitian ini dapat membantu dan memberikan informasi akurat, relevan, dan tepat waktu sebagai suatu pertimbangan yang lebih dalam pengambilan keputusan yang diharapkan mampu membawa perusahaan ke arah laba optimal, serta merupakan alat bantu bagi manajer untuk merumuskan kebijakan yang akan ditempuh, khususnya di bidang penjualan. Selain itu, dapat membantu pihak perusahaan untuk melakukan evaluasi atas sistem dan prosedur pengendalian secara berkala dengan harapan pihak perusahaan dapat segera menetapkan kebijakan agar tidak terjadi adanya penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan dalam penerapan sistem informasi akuntansi penjualan.
•
Bagian Sales Counter Pada bagian Sales Counter diawali dengan menerima pelanggan kemudian menawarkan beberapa jenis produk / motor kepada pelanggan. Setelah itu, bagian Sales Counter Membuat Surat Pesanan Kendaraan (SPK) sebanyak 3 lembar dan Surat Jalan (SJ) sebanyak 4 lembar. Pada SPK lembar 1 (Putih) dilakukan arsip tetap untuk sales counter sendiri. Kemudian SPK lembar 2 (biru) dan SJ lembar 2 (Putih) diserahkan ke bagian Stock melalui pelanggan. Lalu bagian Stock menyerahkan SJ lembar 1 (Merah) dan SPK lembar 3 (Merah) ke bagian Delivery unit beserta contoh motor yang diinginkan pelanggan. Kemudian menyerahkan SJ lembar 3 (Kuning) ke pelanggan. Lalu menyerahkan SJ lembar 4 (Biru) ke bagian Keuangan / Finance.
•
Bagian STOCK Pada bagian Stock, menerima SPK lembar 2 (Biru) dan SJ lembar 2 (Putih) dari bagian Sales Counter melalui pelanggan. Kemudian menerima pembayaran dari pelanggan atas barang (motor) yang diinginkan. Setelah itu, Bagian Stock membuat Kwitansi sebanyak 3 lembar. Selanjutnya, menyerahkan Kwitansi lembar 1 (Putih) dan mencap “LUNAS” pada SPK lembar 2 (Biru) kepada pelanggan. Lalu menyerahkan Kwitansi lembar 2 (Kuning) dan SPK lembar 2 (Biru) ke bagian Delivery unit. Dan kemudian menyerahkan Kwitansi lembar 3 (Merah) beserta uang dari pelanggan ke bagian Keuangan / Finance.
•
Bagian Branch Manager Bagian Branch Manager Menerima Kwitansi Kemudian Branch Manager menerima Bukti mencocokkan Kwitansi lembar 3 (Merah) dan melakukan pencatatan atas transaksi penjualan (Merah) dan Bukti Setor (BS).
lembar 3 (Merah) dari Bagian Keuangan / Finance. Setor dari Bagian Keuangan / Finance. Selanjutnya Bukti Setor (BS). Kemudian Bagian Branch Manager tunai yang terjadi. Lalu mengarsip Kwitansi lembar 3
Bagan alir Sistem Penjualan Tunai Dalam penelitian ini, pembahasan rancangan sistem informasi penjualan tunai ini terfokus dengan menggunakan perancangan Flowchart dan dengan menggunakan model Resource Event Agent (REA). Perancangan diawali dengan penggambaran Flowchart. Flowchart yaitu merupakan suatu teknik sistem analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Flowchart menggunakan serangkaian simbol standar untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan oleh perusahaan dan arus data yang melalui sistem. Berdasarkan uraian serangkaian kegiatan-kegiatan yang dihubungkan kepada bagian yang terkait dalam sistem penjualan tunai yang diterapkan oleh ERAMOTOR dealer YAMAHA. Maka dilakukan pembuatan Flowchart yang bertujuan untuk menggambarkan prosedur yang dilakukan bagian-bagian yang terkait dalam sistem penjualan tunai yang diterapkan melalui sebuah sistem.
Berdasarkan hasil penelitian dan hasil analisis dalam perusahaan, berikut adalah hasil diagram REA untuk kegiatan penjualan tunai motor ERAMOTOR dealer YAMAHA yaitu : N
SALES COUNTER
1
TERIMA
N
STOCK
PERMINTAAN MOTOR
1
GIVE ……………………………………………………………………................................
1
CARI
DUALITY
1
DAPAT
………………………………………............................................
PELANGGAN
TAKE
1
KAS
1
PEROLEH
N
LAKUKAN
N
PEMBAYARAN
1
REKAP
N
FINANCE
Pengendalian internal penjualan tunai pada Eramotor dealer Yamaha tidak terlepas dari peranan sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang digunakan manajemen dalam mengelola penjualan tunai perusahaan untuk dapat bekerja secara efektif dan efisien, serta tidak terlepas dari prosedur yang dijalankan perusahaan. Eramotor dealer Yamaha telah menerapkan pengendalian internal penjualan tunai yang unsur-unsurnya adalah sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengendalian Unsur pengendalian internal yang meliputi tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh pimpinan dan pemilik perusahaan mengenal pentingnya pengendalian internal bagi perusahaan. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian, yaitu : • Integritas dan nilai-nilai etika Eramotor dealer Yamaha telah memiliki kode etik yang telah disosialisasikan ke seluruh pegawai. Kode etik tersebut mengatur mengenai pertentangan kepentingan dan larangan /hukuman atas hal-hal menyimpang ataupun ilegal dan semua pegawai telah menandatangani pernyataan yang menyatakan komitmen untuk menerapkan kode etik perusahaan. Perusahaan menekankan pentingnya nilai integritas dan etika melalui komunikasi seperti dalam rapat dan keteladanan dalam tindakan sehari-hari. Hal ini terjadi dari adanya suatu hubungan yang terjalin dengan baik antar karyawan, kerja sama yang terintegrasi dan tidak terjadinya penyelewengan yang dilakukan individu-individu dalam perusahaan khususnya pada bagian penjualan.
3. Aktivitas Pengendalian Merupakan unsur pengendalian internal yang berhubungan dengan kebijakan dan prosedur manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Kebijakan dan prosedur tersebut yang diterapkan oleh perusahaan, antara lain sebagai berikut : • Penggunaan anggaran penjualan Digunakannya anggaran penjualan yang berfungsi sebagai alat pengendalian untuk bagian penjualan sehingga bagian penjualan mempunyai target penjualan yang sebenarnya dan dapat diketahui penyimpangan yang terjadi. • Pengelolaan informasi penjualan Telah digunakan formulir yang memiliki nomor urut dalam aktivitas penjualan, telah adanya otorisasi yang dilakukan bagian yang berwenang atas transaksi yang terjadi, dan telah dilakukannya pengendalian dengan menggunakan pada komputer khusus pada bagian-bagian yang mengoperasikan computer. • Pemisahan tugas Telah dilakukannya pemisahan tugas antara fungsi-fungsi yang terkait dalam kegiatan penjualan yang terdiri dari, yaitu sebagai berikut : Fungsi penjualan oleh bagian sales counter Fungsi gudang oleh bagian stock Fungsi pengiriman oleh bagian Delivery unit Fungsi penerimaan pembayaran atau keuangan oleh bagian finance Fungsi kontrol oleh branch manager
Pengendalian intern yang diterapkan oleh ERAMOTOR dealer YAMAHA sudah memadai. Perusahaan sudah menerapkan sistem pengendalian intern yang baik, karena sudah menggunakan unsur-unsur yang terdapat dalam sistem pengendalian intern yang dipakai oleh sebagian banyak perusahaan. Unsur-unsur tersebut meliputi Lingkungan pengendalian, Aktivitas pengendalian, Penilaian resiko, Informasi dan komunikasi, serta Pemantauan. Berdasarkan hasil dari analisis, dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan telah optimal dan memadai untuk diterapkan didalam lingkungan. Hal tersebut dikarenakan perusahaan sudah melakukan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas, praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi, mengatasi resiko yang ada, serta melakukan pemantauan atas kegiatan perusahaan.
SARAN Dengan adanya sistem informasi maka akan dapat membantu perusahaan dalam membuat keputusan karena tepatnya informasi yang (akurat), relevan, dan tepat waktu. Diharapkan Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan penjualan akan membawa perusahaan ke arah laba yang optimal, serta merupakan alat bantu bagi manajer untuk merumuskan kebijakan yang akan ditempuh, khususnya di bidang penjualan. Sebaiknya melakukan seleksi karyawan sesuai dengan persyaratan dan melakukan pengembangan pendidikan karyawan sehingga menciptakan karyawan yang memiliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab nya diperusahaan Pihak perusahaan diharapkan mampu untuk melakukan evaluasi atas sistem dan prosedur pengendalian secara berkala, dengan harapan pihak perusahaan dengan segera menetapkan kebijakan agar tidak terjadi adanya penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan.
