BAB 3 ANALISIS SISTEM PENJUALAN, PIUTANG DAGANG, DAN PENERIMAAN KAS YANG SEDANG BERJALAN PADA PD. BETIGA

70 BAB 3 ANALISIS SISTEM PENJUALAN, PIUTANG DAGANG, DAN PENERIMAAN KAS YANG SEDANG BERJALAN PADA PD. BETIGA

3.1

Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PD. Betiga adalah perusahaan perorangan yang bergerak dalam bidang distribusi produk air mineral dalam kemasan (AMDK) dan liquid petroleum gas (LPG) dengan

dengan

503/523.SIUP.K./15

Surat dan

Izin Tanda

Usaha

Perdagangan

Daftar

Perusahaan

(SIUP)

nomor

(TDP)

nomor

11.12.5.52.09181. Perusahaan merupakan subdistributor resmi untuk semua produk AMDK merk Aqua Danone yang diproduksi PT. Tirta Investama dan subagen untuk LPG dalam kemasan tabung yang diproduksi PT. Pertamina. Wilayah pemasaran perusahaan mencakup seluruh kabupaten Klaten (Jawa Tengah), termasuk daerah diluar kabupaten kota Klaten seperti Delanggu, Wedi, dan Boyolali. Perusahaan dahulu bernama PD. Artha Biru ketika didirikan pertama kali pada tahun 2000, dengan menempati sebuah rumah merangkap gudang di Klaten. Namun karena ada masalah dalam manajemen perusahaan, pada tanggal 2 Juni 2003 Bambang Triwoko sebagai pemilik perusahaan kemudian memutuskan untuk mendirikan perusahaan baru dalam bidang usaha yang sama, dengan nama ”Betiga”. Awalnya, perusahaan berkedudukan di sebuah garasi di Jalan Gondosuli Nomor 5, Klaten dengan dukungan 8 orang karyawan saja. Seiring berjalannya

waktu

dan

meningkatnya

volume

penjualan,

perusahaan

71 memutuskan untuk memindahkan aktivitas penjualan ke sebuah gudang di Jalan Prenjak Bareng Lor Klaten. Saat ini manajemen perusahaan didukung oleh 25 karyawan, termasuk salesman yang bertugas di lapangan. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada setiap pelanggan, perusahaan mengantarkan produk yang dipesan setiap pelanggan sampai ke lokasinya masing-masing di seluruh wilayah Kabupaten Klaten. Adanya tim kerja yang solid dan komitmen yang tinggi untuk melayani masyarakat, menyebabkan perusahaan berhasil menjadi salah satu pelaku bisnis ritel distribusi AMDK dan LPG terkemuka di Kabupaten Klaten dengan layanan penjualan yang unggul.

3.1.2

Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1 Visi Perusahaan PD. Betiga memiliki visi perusahaan sebagai berikut: a) Visi Utama Menjadi perusahaan distribusi unggul dalam hal kualitas barang dan pelayanan pelanggan di kabupaten Klaten, dengan tingkat pertumbuhan dan keuntungan yang tinggi; b) Visi Operasi Menjadi perusahaan distribusi unggul dengan melaksanakan aktivitas bisnis yang bertanggung jawab dan senantiasa menghargai karyawan sebagai individu sekaligus partner usaha;

72 c) Visi Ekonomi Menjadi perusahaan distribusi unggul dengan menjaga struktur neraca yang sehat, meningkatkan profitabilitas dan nilai perusahaan bagi pemegang saham, karyawan, pelanggan, dan pemasok (stakeholders);

3.1.2.2 Misi Perusahaan PD. Betiga memiliki misi perusahaan yang disebut catur dharma, terdiri atas: a) Mengutamakan pengabdian untuk kepuasan pelanggan, dengan senantiasa memahami kebutuhan pelanggan dan melayani mereka dengan tulus demi terciptanya hubungan baik dengan pelanggan. b) Menjunjung tinggi kerja sama tim, dengan memberikan dorongan dan semangat dalam kebersamaan untuk melayani pelanggan dan meningkatkan penjualan. c) Menghormati setiap individu, dengan menghargai usaha dan kontribusi yang dilakukan setiap individu untuk kemajuan dan kesejahteraan perusahaan. d) Menerapkan standar integritas tertinggi, dengan bertindak jujur untuk kepentingan perusahaan dan bertanggung jawab atas nama baik perusahaan.

3.1.3

Struktur Organisasi PD. Betiga merupakan perusahaan distribusi dengan stuktur organisasi sederhana yang dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut ini:

73

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

3.1.4

Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari struktur organisasi PD. Betiga yang diilustrasikan dalam gambar 3.1. 1. Direktur (Director): a) Merupakan pemilik perusahaan sekaligus pengambil keputusan utama (primary decision maker) atas masalah yang menyangkut kelangsungan hidup perusahaan b) Membuat dan mengoordinasikan pelaksanaan strategi dan kebijakan perusahaan umum yang disesuaikan dengan tujuan pendirian perusahaan c) Menetapkan prosedur-prosedur umum aktivitas bisnis perusahaan dan merancang prosedur-prosedur pengendalian atas aktivitas tersebut d) Membuat perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang yang dituangkan dalam anggaran (budget) dan program kerja

74 e) Menyelenggarakan rapat (meeting) secara berkala dengan seluruh karyawan untuk mengevaluasi aktivitas bisnis dan memberikan pembinaan (briefing) atas masalah operasional yang dihadapi karyawan f) Merekrut karyawan baru dan memberhentikan karyawan apabila dianggap merugikan perusahaan g) Menentukan kebijakan mengenai upah, gaji, dan tunjangan karyawan, serta persentase bonus karyawan atas laba perusahaan 2. Manajer Toko (Store Manager): a) Merupakan

pimpinan

pelaksana

operasional

perusahaan

yang

bertanggung jawab kepada direktur sekaligus pengambil keputusan atas masalah yang menyangkut kegiatan operasional sehari-hari b) Melakukan negosiasi dengan partner bisnis dan melaporkan situasi dan kondisi perusahaan kepada direktur c) Menetapkan prosedur-prosedur taktis operasional untuk menjamin kelancaran aktivitas bisnis perusahaan d) Menentukan kebutuhan persediaan barang sehari-hari dan melakukan pemesanan barang ke pemasok apabila persediaan menipis e) Mengoordinasikan pendistribusian produk harian dan melakukan review penjualan yang dilakukan setiap salesman f) Menawarkan barang kepada pelanggan (order getter) via telepon dan melakukan negosiasi untuk penjualan grosir dalam jumlah besar g) Menjaga hubungan baik dengan pemasok dan pelanggan

75 3. Keuangan/Akuntansi (Finance/Accounting), meliputi tugas sebagai penagih piutang pelanggan (collection) dan bendahara (treasury). Secara umum, bagian ini memiliki tugas, wewenang, dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Bertanggung jawab kepada manajer toko b) Mengurus masalah perpajakan perusahaan, seperti pelaporan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan Pajak Penghasilan (PPh) c) Membuat laporan keuangan sederhana setiap bulan d) Menerima uang hasil penjualan tunai dari salesman Sebagai penagih piutang pelanggan (collection), bagian ini bertugas untuk: a) Mengecek daftar piutang dan mem-follow up piutang yang belum dibayar oleh pelanggan b) Menerima pembayaran piutang dari pelanggan yang disetorkan oleh salesman Sebagai bendahara (treasury), bagian ini bertugas untuk: a) Memegang kas kecil perusahaan dan membuat laporan kas opname harian b) Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas harian c) Melakukan pembayaran kepada pemasok d) Mengatur masalah perbankan, seperti penyetoran uang kas perusahaan per harinya dan pencairan cek pelunasan piutang pelanggan e) Membuat laporan rekonsiliasi bank atas rekening-rekening giro perusahaan

76 4. Administrasi (Administration), meliputi tugas sebagai pencatat piutang dagang (account receivable) dan utang dagang (account payable). Secara umum, bagian ini memiliki tugas, wewenang, dan tanggung jawab sebagai berikut: a) Bertanggung jawab kepada manajer toko b) Melakukan rekapitulasi penjualan harian untuk setiap salesman c) Membuat rekapitulasi aktivitas penjualan/pembelian perusahaan dan mencocokkan jumlah penjualan/pembelian apakah sudah sesuai catatan persediaan barang yang dimiliki oleh bagian Gudang d) Menangani administrasi perihal absensi karyawan e) Membuat rekap pembayaran upah, gaji, dan tunjangan karyawan, serta bonus atas laba perusahaan per bulannya f) Menyimpan dokumen-dokumen transaksi (filing) Sebagai pencatat piutang (account receivable), bagian ini bertugas untuk: a) Mencatat piutang pelanggan yang timbul atas aktivitas penjualan b) Menyimpan bukti piutang pelanggan, seperti nota penjualan lembar putih yang diberikan oleh salesman atas penjualan kredit Sebagai pencatat utang (account payable), bagian ini bertugas untuk: a) Mencatat utang kepada pemasok yang timbul atas aktivitas pembelian b) Menyimpan bukti utang kepada pemasok, seperti surat jalan (delivery order) dan tagihan (invoice) dari pemasok

77 5. Penjualan (Sales): a) Bertanggung jawab kepada manajer toko b) Menawarkan produk langsung kepada pelanggan, baik penjualan grosir maupun eceran c) Mengantarkan produk yang dipesan pelanggan d) Menagih piutang pelanggan yang jatuh tempo e) Membuka daerah pemasaran baru untuk meningkatkan penjualan f) Melaporkan situasi dan kondisi penjualan di lapangan Bagian ini dibedakan menjadi retail sales dan direct sales. Secara umum, tugas kedua jenis salesman seperti yang sudah dipaparkan diatas; yang membedakan adalah jenis pelanggan yang dilayani. Retail sales melayani pelanggan yang membeli produk untuk dijual kembali, seperti toko dan warung. Sedangkan direct sales melayani pelanggan yang membeli produk untuk konsumsi sendiri atau dapat dikatakan kalangan rumah tangga. 6. Gudang (Warehouse): a) Bertanggung jawab kepada manajer toko b) Menerima dan menyimpan barang yang dikirimkan oleh pemasok c) Mengeluarkan barang yang hendak dikirimkan kepada pelanggan d) Mencatat jumlah persediaan barang e) Melakukan stock opname harian dan mencocokkannya dengan catatan pembelian dan penjualan dari bagian Administrasi f) Melaporkan kondisi stok barang yang minim kepada manajer toko untuk dilakukan pemesanan barang kepada pemasok

78 3.1.5

Produk yang Dijual Perusahaan PD. Betiga menjual produk yang dapat dibedakan menjadi dua kategori utama, yaitu produk air mineral dalam kemasan (AMDK) merk Aqua Danone yang diproduksi oleh PT. Tirta Investama dan produk liquid petroleum gas (LPG) dalam kemasan yang diproduksi oleh PT. Pertamina. Berikut ini adalah rincian dari kedua kategori produk tersebut: A. Produk AMDK merk Aqua Danone, terdiri dari: a. Kemasan 5 galon (19 liter) b. Kemasan dalam kardus: 1) Gelas 240 ml 2) Botol 330 ml 3) Botol 600 ml 4) Botol 1500 ml 5) Botol Mizone 500 ml (rasa Guava, Lychee Lemon, Orange Lime, dan Passion Fruit) B. Produk liquid petroleum gas (LPG) dalam kemasan, terdiri dari: a. Tabung 3 kg b. Tabung 12 kg

3.1.6

Penentuan Harga Jual Produk dan Limit Kredit

3.1.6.1 Penentuan Harga Jual Produk PD. Betiga merupakan subdistributor AMDK dan LPG yang mengikuti kebijakan principal dalam menjual barangnya. Dari kebijakan principal ini, manajer toko dapat menetapkan ambang batas atas dan bawah untuk penetapan

79 harga jual. Formulasi umum harga jual adalah harga beli dari pemasok, ditambah dengan biaya overhead (seperti biaya gaji karyawan, biaya bahan bakar armada, biaya sewa kendaraan dan biaya administrasi umum), ditambah dengan jumlah keuntungan (profit) yang diinginkan. Khusus untuk AMDK merk Aqua Danone, principal PT. Tirta Investama memiliki kebijakan berupa tingkatan harga konsumen dan menjadi acuan setiap distributor untuk menentukan harga jual yang sesuai, yakni: 1) Tingkat Wholesaler (WS) 2) Tingkat Retail Sales 3) Tingkat Direct Sales, dikenakan Harga Eceran Tertinggi (HET) Setiap tingkatan harga tersebut memiliki selisih antara seribu hingga tiga ribu rupiah antartingkat, oleh karena itu harga jual barang yang didistribusikan bervariasi. Variasi harga barang tersebut dikarenakan dua hal, yaitu: •

Lokasi pelanggan, atau jarak antara tempat pelanggan berada dengan perusahaan. Jarak menentukan bahan bakar armada yang dibutuhkan dalam mendistribusikan barang. Semakin jauh jaraknya, semakin banyak bahan bakar yang dibutuhkan, semakin tinggi harga jualnya. Oleh karena itu, untuk daerah-daerah distribusi diluar kota Klaten, rata-rata memperoleh harga jual barang yang tinggi dibandingkan daerah distribusi didalam kota Klaten.

•

Volume pengambilan barang dalam satu minggu atau satu bulan. Semakin banyak volume pengambilan barang, semakin rendah harga jual yang ditetapkan untuk pelanggan tersebut.

80 3.1.6.2 Penentuan Limit Kredit Selain melayani penjualan tunai, perusahaan juga melayani penjualan kredit untuk meningkatkan penjualan dan mencegah penumpukan barang berlebih di gudang, terutama pada saat promosi. Yang dapat mengajukan kredit hanyalah pelanggan ritel dan diwajibkan untuk melunasi utangnya dalam waktu 3 (tiga) hari dihitung mulai hari transaksi dilakukan. Perusahaan memiliki kebijakan bahwa pelanggan tidak boleh mengambil barang lagi secara kredit sampai utang yang sebelumnya dilunasi. Selain kredibilitas pelanggan harus baik, faktor utama yang menentukan dalam pemberian utang kepada pelanggan adalah berapa nominal transaksi yang dilakukan pelanggan tersebut dalam sebulan. Semakin banyak pelanggan tersebut melakukan transaksi dalam sebulan, maka semakin tinggilah limit kredit yang didapatkannya dari toko. Berikut ini adalah formula untuk penghitungan limit kredit per pelanggan: Limit kredit

=

Jumlah nominal transaksi dalam sebulan

X 2

8 Angka 8 (delapan) merupakan jumlah nota maksimal pengambilan transaksi kredit dalam sebulan. Sedangkan angka 2 (dua) merupakan jumlah nota maksimal untuk pengambilan transaksi kredit dalam seminggu, jika setiap nota diberikan tenggat waktu pelunasan 3 (tiga) hari dan hari Minggu merupakan hari libur perusahaan. Karyawan yang berwenang untuk menentukan pemberian kredit adalah Manajer Toko dan salesman. Manajer Toko mengotorisasi pemberian kredit dengan nominal lebih dari sama dengan Rp 1.000.000,-. Kondisi khusus lainnya

81 yang ditangani oleh Manajer Toko adalah adanya pelanggan yang meminta perpanjangan tenggat waktu pelunasan utang menjadi lebih dari tiga hari dan adanya pelanggan yang mengajukan pembelian kredit saat pasokan barang oleh pemasok sedang tersendat atau persediaan barang di gudang menipis. Sedangkan otorisasi pemberian kredit dengan nominal dibawah Rp 1.000.000,- dan diluar kondisi khusus yang disebutkan sebelumnya dilakukan oleh salesman yang melayani pelanggan di lapangan.

3.2

Gambaran Umum Sistem Berjalan Seperti usaha distribusi pada umumnya, perusahaan sangat tergantung dengan pihak pemasok dan pelanggan. Salah satu kunci kesuksesan usaha distribusi adalah adanya pelayanan yang bermutu baik kepada pelanggan saat dilakukan penjualan barang. PD. Betiga, didukung oleh principal PT. Tirta Investama dan PT. Pertamina, juga mengutamakan pelayanan yang baik terhadap pelanggannya sehingga dapat bertahan sampai saat ini. Proses bisnis perusahaan dimulai dengan pembelian barang kepada beberapa pemasok. Manajer toko akan membeli barang sesuai dengan keperluan untuk memenuhi persediaan sampai beberapa hari ke depan dan disesuaikan dengan daya tampung gudang di perusahaan. Barang yang disimpan di gudang tersebut adalah barang yang akan dijual kepada pelanggan. Perusahaan melayani penjualan ritel (retail) maupun eceran (direct) dengan harga jual yang kompetitif. Penjualan ritel dilakukan dalam kuantitas besar untuk kemudian dijual kembali sampai ke pelanggan tingkat akhir.

82 Sedangkan penjualan eceran dilakukan dalam kuantitas kecil dan merupakan konsumsi rumah tangga. Aktivitas penjualan tersebut, baik penjualan tunai maupun kredit, setiap harinya dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan pesanan pelanggan sampai penagihan piutang pelanggan. Hanya pengerjaan laporan penjualan periodik yang menggunakan bantuan komputer, yaitu memanfaatkan aplikasi spreadsheet untuk menghasilkan laporan-laporan sederhana oleh bagian Keuangan/Akuntansi seperti Laporan Penerimaan/Pengeluaran Kas Bulanan dan Laporan Penjualan Bulanan. Kedua laporan ini dihasilkan setelah semua data dari dokumen manual diketik ke dalam komputer. Sedangkan laporan keuangan esensial seperti Laporan Neraca per Akhir Bulan, Laporan Laba Rugi, dan Laporan Pembagian Laba Karyawan Bulanan dikerjakan oleh pemilik sekaligus direktur perusahaan, juga dengan memanfaatkan aplikasi spreadsheet dan dikerjakan

setelah

laporan

penjualan

periodik

dibuat

oleh

bagian

Keuangan/Akuntansi.

3.2.1

Rich Picture Sistem Berjalan Rich picture yang menggambarkan aktivitas penjualan tunai dan penjualan kredit pada PD. Betiga dapat dilihat pada gambar 3.2 dan gambar 3.3 berikut ini.

83

Gambar 3.2 Rich Picture Penjualan Tunai PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

84

Gambar 3.3 Rich Picture Penjualan Kredit PD. Betiga

85

Sumber: PD. Betiga (2009)

85 3.2.2 Evaluasi Sistem Berjalan Aktivitas operasional penjualan pada PD. Betiga dilakukan setiap hari Senin hingga Sabtu. Secara resmi penjualan berlangsung pada pukul 08.00-18.00. Namun pada prakteknya dapat berlangsung hingga pukul 20.00. Aktivitas berakhir setelah Rekapitulasi Penjualan Harian (RPH), Kartu Stok Opname Harian (KSOH), Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Harian (LPPKH), serta Laporan Kas Opname Harian (LKOH) selesai dibuat dan terdapat kesesuaian antardokumen. Kesesuaian tersebut antara lain: • Jumlah penjualan setiap varian barang pada RPH, LPPKH dan KSOH sama, dengan tingkat varians 0% • Saldo kas pada LPPKH dan LKOH sama atau hampir sama, dengan tingkat varians maksimal 0.5% Penjualan dilakukan oleh karyawan bagian Penjualan yang bertugas di lapangan (salesman), dibantu oleh karyawan bagian Administrasi, Gudang, dan Keuangan/Akuntansi. Karyawan-karyawan tersebut dikoordinir oleh seorang manajer toko yang bertanggung jawab langsung kepada direktur perusahaan. Penjualan pada perusahaan dilakukan melalui beberapa mekanisme. Pertama, pelanggan dapat membeli barang melalui salesman yang mendatangi toko mereka, tanpa harus menelpon ke kantor atau salesman terlebih dahulu. Kedua, pelanggan dapat melakukan order melalui telepon ke kantor atau salesman kemudian barang akan diantar oleh salesman. Ketiga, pelanggan dapat datang sendiri ke kantor kemudian mengambil barang yang hendak dibeli. Berikut ini adalah rincian untuk mekanisme order melalui telepon:

86 a) Pelanggan ritel (retail) Pelanggan ritel melakukan order dengan menelpon ke kantor atau menelpon langsung salesman yang biasa mengantarkan barang ke toko mereka. Apabila pelanggan menelpon ke kantor dan order diterima oleh staf kantor, order akan dicatat ke papan tulis (whiteboard) yang ada di kantor sehingga dapat dilihat oleh seluruh salesman. Order-order yang tertulis di papan tulis dianggap sebagai Pesanan Penjualan dan akan diantarkan salesman yang biasanya melewati daerah distribusi tertentu, tempat pelanggan yang melakukan order tersebut. Pesanan sering hilang akibat adanya tulisan order di whiteboard yang terhapus, kemudian beberapa kali terjadi pesanan ganda untuk satu pelanggan akibat kurangnya koordinasi antarsalesman yang mobile di daerah dimana terdapat pesanan pelanggan. Apabila order sudah mendesak, Manajer Toko akan menunjuk langsung siapa salesman yang bertugas mengantarkan barang untuk mempermudah koordinasi. Kondisi ini dapat terjadi jika salesman yang biasanya melewati daerah distribusi tempat pelanggan tersebut tinggal, sudah memiliki banyak order di daerah distribusi itu. Atau bisa terjadi salesman tersebut tidak melewati daerah distribusi itu pada hari tertentu ketika order diminta pelanggan untuk diantarkan. b) Pelanggan eceran (direct) Pelanggan eceran melakukan order dengan menelpon ke kantor. Order yang diterima staf kantor langsung dicatat pada Nota Penjualan dan diberikan kepada salesman yang bertugas mengantarkan barang kepada pelanggan eceran. Selain menelepon, pelanggan eceran juga dapat melakukan order

87 dengan datang langsung ke kantor dan mengambil sendiri barang yang mereka inginkan, sehingga tidak dikenakan biaya antar barang. Salesman yang bertugas di lapangan umumnya berpasang-pasangan dalam sebuah armada, satu bertugas mengemudikan armada (salesman-driver) dan yang lainnya (salesman-partner) bertugas mencatat penjualan, menyimpan bukti dan uang hasil penjualan untuk selanjutnya diserahkan kepada bagian Keuangan/Akuntansi setiap harinya. Satu armada dapat melakukan bongkarmuat barang dari gudang sampai 3 (tiga) kali dalam sehari atau 3 (tiga) putaran, untuk kemudian didistribusikan di daerah-daerah yang mereka lewati sepanjang satu hari itu. Banyaknya barang yang dimuat dalam armada tergantung dari kapasitas armada tersebut, atau disesuaikan dengan order pelanggan via telepon yang dicatat pada kertas daftar pesanan. Setiap selesai 1 (satu) putaran pada daerah distribusi tertentu, salesmanpartner dari setiap armada akan melaporkan hasil penjualannya kepada karyawan bagian Administrasi dengan menyerahkan Nota Penjualan rangkap 2 (lembar merah) dan uang tunai hasil penjualan. Bagian Administrasi akan membuat rincian penjualan dengan memisah-misahkan (break-down) data penjualan barang berdasarkan jenis barang, varian barang, dan satuan harganya. Kemudian akan mencocokkan dengan tulisan yang tertera pada Nota Penjualan lembar merah dengan uang yang diterima, apakah total penjualan yang tertulis sudah sesuai dengan uangnya. Lalu mengonfirmasi dengan bagian Gudang, apakah kuantitas barang yang keluar dari gudang dan dimuat di armada, sudah sesuai dengan Nota Penjualan yang diserahkan oleh salesman-partner. Jika jumlah uang sudah sesuai, uang tersebut akan diserahkan kepada bagian Keuangan/Akuntansi.

88 Semua aktivitas penjualan ini dilakukan secara manual, sehingga untuk membuat laporan-laporan harian dibutuhkan waktu tambahan sampai 2 jam dari jam operasional resmi perusahaan. Bagian Keuangan/Akuntansi kesulitan untuk menghitung dengan akurat data penerimaan kas hasil penjualan pada LPPKH, meskipun LPPKH mengacu pada RPH yang dibuat bagian Administrasi dan KSOH yang dibuat bagian Gudang. Kas yang diterima oleh bagian Keuangan/Akuntansi tidak sama jumlahnya dengan jumlah penjualan yang direkapitulasi oleh bagian Administrasi. Begitu pula stok opname harian yang dilakukan bagian Gudang untuk menghitung jumlah barang yang terjual seringkali tidak sama dengan jumlah penjualan yang dihitung oleh bagian Administrasi berdasarkan Nota Penjualan yang diterimanya dari salesman. Perusahaan mengutamakan penjualan tunai, namun untuk pelanggan ritel dapat dilakukan penjualan tunai maupun kredit. Penjualan tunai artinya barang dibayar seketika setelah barang diserahkan atau diantarkan kepada pelanggan. Sedangkan penjualan kredit artinya barang dibayar tidak langsung saat barang diantarkan kepada pelanggan. Penjualan kredit yang dilakukan perusahaan memiliki kebijakan waktu utang pelanggan maksimal 3 (tiga) hari, dan pelanggan boleh untuk mengajukan kredit lagi setelah mereka melunasi kredit yang sebelumnya atau jumlah piutang mereka sama dengan 0 (nol). Kebijakan ini bertujuan untuk memperkecil resiko perusahaan mengalami piutang tak tertagih dan menjaga kestabilan arus kas (cash flow) perusahaan agar dapat digunakan sebagai modal harian. Kebijakan kredit 3 (tiga) hari dihitung berdasarkan tenggat waktu utang perusahaan kepada supplier selama 7 (tujuh) hari, dimana pembayaran dilakukan dengan giro sehingga arus kas harus selalu lancar.

89 3.3

Prosedur Penjualan yang Berjalan Prosedur umum penjualan yang berjalan di perusahaan tidak berbeda dengan perusahaan distribusi ritel lainnya. Perusahaan menerapkan sistem antar sampai ke tempat pelanggan untuk menjamin terdistribusinya barang ke tangan konsumen akhir. Berikut adalah uraian prosedur penjualan yang berjalan di perusahaan. 1.

Prosedur Menerima Pesanan Penjualan Bagian yang terlibat adalah bagian Administrasi, Penjualan, dan Manajer Toko. Prosedur ini berlaku untuk penjualan tunai maupun kredit. Pelanggan dapat melakukan pesanan dengan menelepon ke telepon genggam salesman atau telepon kantor. Untuk pelanggan ritel, pesanan kemudian dicatat di papan tulis (whiteboard). Retail salesman akan menuliskan pesanan pada Nota Penjualan 2 rangkap yang akan diserahkan kepada pelanggan ketika mengantarkan barang. Sedangkan untuk pelanggan eceran, hanya pesanan tunai dan akan ditulis oleh bagian Administrasi di Nota Penjualan 2 rangkap.

2.

Prosedur Mengirimkan Barang Pesanan Pelanggan Bagian yang terlibat adalah bagian Penjualan dan Gudang. Prosedur ini berlaku untuk penjualan tunai maupun kredit. Bagian Gudang akan mengeluarkan barang dari gudang sesuai jenis dan kuantitas barang pesanan yang diberitahukan secara lisan oleh bagian Penjualan (salesman) dan memuatnya ke armada. Bagian Gudang mencatat detil barang yang dikeluarkan pada Buku Keluar Barang. Salesman kemudian mengantarkan barang pesanan sampai ke tempat pelanggan. Untuk

90 pelanggan ritel barang akan diantarkan oleh retail salesman, sedangkan untuk pelanggan eceran barang akan diantarkan oleh direct saleman. 3.

Prosedur Mencatat Piutang Pelanggan Bagian yang terlibat adalah bagian Penjualan dan Administrasi. Prosedur ini berlaku untuk penjualan kredit. Nota Penjualan rangkap 1 (warna putih) yang ditulis oleh bagian Administrasi atau salesman, ditandatangani oleh salesman yang memberikan kredit dan mengantarkan barang pesanan pelanggan tersebut. Kemudian Nota Penjualan rangkap 1 diserahkan kepada bagian Administrasi untuk mencatat piutang di Buku Piutang Pelanggan. Nota Penjualan rangkap 2 (warna merah) diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti transaksi dan akan diberikan kepada salesman pada saat pelunasan tagihan untuk ditukarkan dengan Nota Penjualan rangkap 1.

4.

Prosedur Menerima Pembayaran Penjualan Bagian yang terlibat adalah bagian Penjualan, Administrasi, dan Keuangan/Akuntansi. Prosedur ini berlaku untuk penjualan tunai maupun kredit. Untuk penjualan tunai, Nota Penjualan rangkap 1 (warna putih) yang ditulis oleh bagian Administrasi atau salesman diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran telah dilunasi. Uang hasil penjualan diserahkan kepada bagian Keuangan/Akuntansi untuk digabungkan dengan hasil penjualan salesman lain. Untuk penjualan kredit, bagian Administrasi akan mengecek piutang yang jatuh tempo pada Buku Piutang Pelanggan. Lalu bagian Administrasi

91 akan memberitahukan bagian Penjualan untuk menagih pelanggan yang utangnya jatuh tempo, dengan menyertakan Nota Penjualan rangkap 1 (warna putih) yang diarsipkan sementara oleh bagian Administrasi pada hari transaksi terjadi. Nota Penjualan rangkap 1 tersebut akan ditukar dengan Nota Penjualan rangkap 2 yang disimpan pelanggan, sebagai bukti piutang telah lunas. Kemudian bagian Penjualan akan menyerahkan uang hasil penagihan atau cek pelanggan kepada bagian Keuangan/Akuntansi dan bagian Administrasi akan mengupdate data piutang pada Buku Piutang Pelanggan menjadi “lunas”. Nota Penjualan rangkap 2 (warna merah) diserahkan kepada bagian Administrasi bersama dengan cek, bukti biaya, dan uang hasil penjualan/ penagihan. Kemudian Nota Penjualan rangkap 2 dari seluruh salesman untuk

transaksi

pada

hari

itu

diarsipkan

permanen

oleh

bagian

Keuangan/Akuntansi. Uang hasil penjualan/penagihan akan disetorkan ke bank oleh bagian Keuangan/Akuntansi dan Bukti Setor Bank akan diarsipkan. 5.

Prosedur Membuat Laporan Penjualan Harian dan Periodik Bagian

yang

terlibat

adalah

bagian

Administrasi,

Gudang,

dan

Keuangan/Akuntansi. Bagian Administrasi membuat Rekapitulasi Penjualan Harian per jenis produk per varian produk per harga jual; bagian Gudang mencatat jumlah stok barang terakhir setiap harinya pada Kartu Stok Opname Harian; sedangkan bagian Keuangan/Akuntansi membuat laporan harian seperti Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas dan Laporan Kas Opname

92 Harian. Laporan periodik yang dibuat seperti Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Bulanan serta Laporan Penjualan Bulanan.

3.4

Fungsi Terkait dalam Sistem Berjalan Fungsi-fungsi yang terlibat dalam sistem penjualan PD. Betiga, yaitu: a) Bagian Penjualan Bagian Penjualan terlibat dalam prosedur penjualan yang terdiri atas: 1.

Menerima Pesanan Penjualan: •

Menerima pesanan pelanggan yang diterima melalui telepon kantor atau telepon genggam salesman. Pesanan juga dapat diterima dari pelanggan yang datang sendiri ke kantor untuk memesan. Pesanan penjualan untuk pelanggan ritel kemudian ditulis di whiteboard.

•

Apabila pelanggan mengajukan kredit, salesman akan mengecek limit kredit dan status piutang sebelumnya kepada bagian Administrasi. Jika statusnya belum lunas, salesman akan menagih piutang tersebut. Jika sudah lunas, salesman akan menentukan persetujuan penjualan kredit.

•

Untuk nominal pembelian kredit lebih dari satu juta rupiah, salesman akan menanyakan permohonan kredit secara lisan kepada Manajer Toko. Untuk nominal dibawah satu juta rupiah, salesman akan memutuskan apakah permohonan kredit tersebut diterima atau ditolak.

•

Mencatat pesanan penjualan pada Nota Penjualan 2 rangkap.

93 2.

Mengirimkan Barang Pesanan Pelanggan: •

Memberitahukan jenis dan kuantitas barang pesanan secara lisan ke bagian Gudang untuk dimuat di armada salesman, atau menunjukkan Nota Penjualan yang sudah ditulis oleh salesman.

•

Menghitung barang yang dimuat di armada dan mengonfirmasi kuantitas barang yang dibawa kepada bagian Gudang

•

Mengantarkan barang sampai ke tempat pelanggan

•

Untuk penjualan kredit, salesman akan memberikan Nota Penjualan rangkap 2 kepada pelanggan untuk ditukarkan dengan Nota Penjualan rangkap 1 saat melakukan pembayaran piutang.

•

Untuk penjualan tunai, salesman akan memberikan Nota Penjualan rangkap 1 kepada pelanggan sebagai tanda pesanan lunas dibayar.

3.

Mencatat Piutang Pelanggan: •

Menandatangani Nota Penjualan rangkap 1

•

Memberikan Nota Penjualan rangkap 1 ke bagian Administrasi sebagai bukti penjualan kredit dan akan dibawa saat menagih piutang pelanggan.

4.

Menerima Pembayaran Penjualan: •

Untuk penjualan tunai, salesman menerima pembayaran penjualan dari pelanggan atas barang yang telah diantarkan.

•

Untuk penjualan kredit, salesman menagih piutang pelanggan yang jatuh tempo dengan menyertakan Nota Penjualan rangkap 1. Saat menerima pembaran piutang, salesman menukarkan Nota Penjualan rangkap 1 yang

94 dibawanya dengan Nota Penjualan rangkap 2 yang disimpan pelanggan sebagai tanda lunas. •

Menyerahkan

Nota

Penjualan

rangkap

2

kepada

bagian

Keuangan/Akuntansi beserta uang hasil penjualan/penagihan dan cek dari pelanggan. •

Memberikan Nota Penjualan rangkap 2, baik untuk penjualan tunai maupun kredit, ke bagian Administrasi untuk dicocokkan dengan uang hasil penjualan/penagihan.

•

Memberikan bukti biaya kepada bagian Administrasi.

b) Bagian Administrasi Bagian Administrasi terlibat dalam prosedur penjualan yang terdiri atas: 1.

Menerima Pesanan Penjualan: •

Menerima pesanan pelanggan yang diterima melalui telepon kantor. Pesanan juga dapat diterima dari pelanggan yang datang sendiri ke kantor. Pesanan penjualan untuk pelanggan ritel kemudian ditulis di whiteboard.

•

Apabila pelanggan mengajukan kredit, bagian Administrasi akan mengecek limit kredit dan status piutang pelanggan pada Buku Piutang Pelanggan. Jika statusnya belum lunas, bagian Administrasi akan meminta salesman untuk menagih piutang yang belum lunas. Jika sudah lunas, bagian Administrasi akan memberikan pesanan kepada salesman untuk ditindaklanjuti.

95 •

Mencatat pesanan penjualan pada Nota Penjualan 2 rangkap, lalu memberikannya kepada salesman yang menangani penjualan tersebut.

2.

Mencatat Piutang Pelanggan: •

Mencatat piutang pelanggan di Buku Piutang Pelanggan berdasarkan Nota Penjualan rangkap 1 yang sudah ditandatangani oleh salesman

•

Mengarsipkan sementara Nota Penjualan rangkap 1 berdasarkan tanggal terjadinya transaksi penjualan kredit.

3.

Menerima Pembayaran Penjualan: •

Mengecek piutang pelanggan yang jatuh tempo pada Buku Piutang Pelanggan

•

Menerima Nota Penjualan rangkap 2 (lembar merah), bukti biaya, cek, dan uang tunai hasil penjualan/penagihan dari salesman

•

Membuat rincian penjualan per armada per jenis, varian, dan harga jual barang per satu putaran

•

Mencocokkan nominal penjualan kumulatif dari Nota Penjualan rangkap 2 dengan uang hasil penjualan/penagihan dari salesman per satu putaran

•

Melihat Buku Keluar Barang dari bagian Gudang untuk mengonfirmasi apakah kuantitas barang yang keluar dari gudang dan dimuat di armada sudah sesuai dengan Nota Penjualan rangkap 2 yang diserahkan oleh salesman

•

Memperbaharui data piutang pelanggan pada Buku Piutang Pelanggan jika piutang pelanggan tersebut telah dilunasi

•

Menyerahkan uang hasil penjualan kepada bagian Keuangan/Akuntansi

96 4.

Membuat Laporan Penjualan Harian dan Periodik: Membuat Rekapitulasi Penjualan Harian per jenis produk, varian produk, dan harga jual produk untuk semua armada

c) Bagian Keuangan/Akuntansi Bagian Keuangan/Akuntansi terlibat dalam prosedur penjualan yang terdiri atas: 1.

Menerima Pembayaran Penjualan: •

Menerima uang hasil penjualan/penagihan dari bagian Administrasi

•

Menerima bukti biaya harian dan cek pelanggan dari bagian Administrasi

•

Mencairkan cek pelunasan tagihan dari pelanggan

2.

Membuat Laporan Penjualan Harian dan Periodik: •

Menerima Rekapitulasi Penjualan Harian dari bagian Administrasi, beserta Nota Penjualan rangkap 2 untuk semua armada

•

Membuat Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas berdasarkan Rekapitulasi Penjualan Harian

•

Membuat Laporan Kas Opname Harian

•

Mencocokkan saldo kas pada Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas, dengan Laporan Kas Opname Harian

•

Menyetorkan uang hasil penjualan/penagihan ke bank

•

Mengarsipkan Nota Penjualan rangkap 2 dan bukti-bukti biaya (seperti karcis parkir dan nota pembelian bensin) untuk semua armada berdasarkan tanggal

•

Mengarsipkan Bukti Setor Bank berdasarkan tanggal

97 •

Mengarsipkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas, Laporan Kas Opname Harian, dan Rekapitulasi Penjualan Harian berdasarkan tanggal

•

Membuat laporan periodik, yaitu Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Bulanan serta Laporan Penjualan Bulanan

d) Bagian Gudang Bagian Gudang terlibat dalam prosedur penjualan yang terdiri atas: 1.

Mengirimkan Barang Pesanan Pelanggan: •

Mengeluarkan barang sesuai jenis dan varian produk, serta kuantitas yang diminta salesman berdasarkan pesanan pelanggan

•

Memuat barang dari gudang ke armada salesman

•

Menghitung total barang yang dimuat di armada dan mencatatat pengeluaran barang per armada ke Buku Keluar Barang

2.

Membuat Laporan Penjualan Harian dan Periodik: •

Melakukan stok opname barang harian dengan mencocokkan jumlah stok barang awal dikurangi stok barang akhir, dengan jumlah barang terjual pada Rekapitulasi Penjualan Harian yang dibuat bagian Administrasi

•

Mencatat jumlah stok akhir barang pada Kartu Stok Opname Harian

98 3.5

Dokumen Terkait dalam Sistem Berjalan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan PD. Betiga yaitu: a) Nota Penjualan (NP) NP berisi jenis, varian, kuantitas, dan harga barang yang dijual. Secara keseluruhan, NP dijadikan sebagai bukti atas aktivitas salesman dalam menjual barang kepada pelanggan. NP terdiri dari 2 rangkap, rangkap 1 berwarna putih dan rangkap 2 berwarna merah. Dokumen ini dibuat oleh bagian Administrasi untuk penjualan eceran atau bagian Penjualan (retail salesman) untuk penjualan ritel. Keduanya dapat digunakan untuk penjualan tunai maupun kredit dan menggunakan NP yang sama bentuknya. Untuk penjualan tunai, NP rangkap 1 yang ditulis oleh bagian Administrasi atau salesman diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran telah dilunasi dan rangkap 2 diarsipkan sementara oleh salesman, diberikan kepada bagian Administrasi untuk dicocokkan dengan uang hasil penjualan, kemudian diarsipkan permanen oleh bagian Keuangan/Akuntansi. Sedangkan untuk penjualan kredit, NP rangkap 1 yang ditulis oleh bagian Administrasi atau salesman dan ditandatangani oleh salesman yang memberikan kredit, kemudian diserahkan kepada bagian Administrasi untuk pencatatan piutang di Buku Piutang Pelanggan. Rangkap 2 disimpan pelanggan sebagai bukti saat melakukan pelunasan tagihan nantinya. Ketika penagihan dilakukan, NP rangkap 2 ditukar oleh salesman dengan rangkap 1 dan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti lunas. NP dapat dilihat pada gambar 3.4 dibawah ini.

99 NOTA PENJUALAN

b e t i g a 

Klaten, _______________________

Jl. Prenjak ‐ Kampung Baru Klaten 57414 Telp. (0272) 32 90 90 Telp. (0272) 32 61 61 Telp. (0272) 3100222

Untuk Bapak/Ibu/Toko ________________ Jalan __________________________ Telepon _______________________

KETERANGAN

QTY

HARGA

Elpiji isi 12 Kg Tabung Elpiji 12 Kg Elpiji isi 3 Kg Tabung Elpiji 3 Kg Aqua 19 Lt/Galon Jaminan Galon Aqua Aqua 240 ml Aqua 330 ml Aqua 600 ml Aqua 1500 ml Aqua Mizone *Pengaduan/Pelayanan kami tidak memuaskan hubungi telp. # 0811293663

Gambar 3.4 Nota Penjualan (NP) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

b) Buku Keluar Barang (BKB) BKB berisi rincian pengeluaran barang dari gudang untuk setiap armada per harinya. BKB berfungsi sebagai bukti atas aktivitas penjualan barang harian per armada dan per item barang yang dijual. BKB dibuat oleh bagian Gudang, berdasarkan jenis dan kuantitas barang pesanan yang diberitahukan secara lisan oleh bagian Penjualan (direct/retail salesman) untuk selanjutnya dimuat di armada. BKB dapat dilihat pada gambar 3.5 dibawah ini. BUKU KELUAR BARANG (BKK) Tanggal

Nama Armada

Salesman LPG 12kg

contoh: 21/01/09 Box L300‐A

Amin & Dodo Hari & Anto

5 10

LPG 3kg

10

A 19lt

Item yang Dimuat A 240ml A 330ml

15 50

A 600ml A 1500ml A Mizone

20

Gambar 3.5 Buku Keluar Barang (BKB) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

5

5

100 c) Bukti Biaya (BB) BB berisi rincian biaya yang dikeluarkan per armada penjualan. BB berfungsi sebagai alat pengendalian untuk aktivitas pengeluaran kas salesman. BB ini dicatat oleh bagian Keuangan dalam LPPKH, sehingga saldo kas harian dapat dihitung dengan akurat. BB dibuat oleh bagian Penjualan setelah penjualan selesai setiap harinya. BB dapat dilihat pada gambar 3.6 dibawah ini. BUKTI BIAYA Tanggal Armada No

: : Pos Biaya

Rp. 

contoh: 1 Bensin 2 Parkir

100,000 3,000

Gambar 3.6 Bukti Biaya (BB) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

d) Kartu Stok Opname Harian (KSOH) KSOH berisi jumlah stok barang awal dan akhir harian per jenis produk per varian produk. KSOH berfungsi sebagai alat pengendalian untuk aktivitas pemasukan dan pengeluaran barang dari gudang, sehingga dapat menghindarkan perusahaan dari risiko kehilangan persediaan yang tidak terdeteksi. KSOH dibuat oleh bagian Gudang setiap harinya setelah penjualan hari itu selesai. KSOH dapat dilihat pada gambar 3.7 dibawah ini.

101 KARTU STOK OPNAME HARIAN Tanggal

contoh: 21/01/09

Varian Produk

LPG 12kg isi LPG 12kg kosong LPG 3kg isi LPG 3kg kosong A 19lt isi A 19lt isi kosong A 240ml A 330ml A 600ml A 1500ml A Mizone

Satuan

Stok Awal

tabung tabung tabung tabung botol botol dus dus dus dus dus

Stok Akhir

154 50 180 108 135 865 400 140 60 54 43

120 75 105 50 354 630 230 88 150 147 165

Gambar 3.7 Kartu Stok Opname Harian (KSOH) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

e) Buku Piutang Pelanggan (BPP) BPP berisi jenis, kuantitas dan harga barang, serta jumlah keseluruhan piutang per pelanggan. BPP berfungsi sebagai alat pengendalian untuk aktivitas penjualan kredit perusahaan, sehingga dapat menghindarkan perusahaan dari risiko piutang pelanggan yang tidak tertagih. BPP dibuat oleh bagian Administrasi, setelah menerima Nota Penjualan rangkap 1 yang sudah ditandatangani salesman pada hari ketika transaksi terjadi. Ketika jatuh tempo dan piutang sudah dilunasi, piutang pelanggan tersebut akan di-update statusnya menjadi “lunas”. BPP dapat dilihat pada gambar 3.8 dibawah ini. BUKU PIUTANG Tanggal

Nama Pelanggan

contoh: 6/12/2008 SRIYONO 9/12/2008 Pelunasan SRIYONO 22/12/2008 YONA 23/12/2008 Pelunasan YONA

Jumlah

484,500 (484,500) 141,500 (141,500)

Tabung Tabung Jaminan Isi  Isi  LPG 12 kg LPG 3 kg Botol LPG 12 kg LPG 3 kg 5/365000 1/74000

Aqua 19 lt 9/90000

Aqua Aqua Aqua Aqua Aqua Status 240 ml 300 ml 600 ml 1500 ml Mizone 1/29500

5/67500

Gambar 3.8 Buku Piutang Pelanggan (BPP) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

lunas

102 f) Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Harian (LPPKH) LPPKH berisi rincian penerimaan dan pengeluaran kas harian, dimana selisih antara penerimaan dan pengeluaran kas tersebut menjadi saldo kas harian. LPPKH berfungsi sebagai alat pengendalian untuk dicocokkan dengan saldo kas fisik yang tercatat pada Laporan Kas Opname Harian, sehingga dapat menghindarkan perusahaan dari risiko kehilangan akibat penggelapan kas. LPPKH dibuat oleh bagian Keuangan/Akuntansi setiap harinya, setelah penjualan hari itu selesai. LPPKH dapat dilihat pada gambar 3.9 dibawah ini.

103

LAPORAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PD. BETIGA Tanggal

……………………………….

(contoh) Saldo Tanggal 25 September 2008

          168,820

PENERIMAAN KAS Penjualan LPG 12kg (D = 15) Penjualan LPG 12kg (R = 30) Penjualan LPG 3kg (D = 0) Penjualan LPG 3kg (R = 239) Penjualan Aqua 19lt (D = 581) Penjualan Aqua 19lt (R = 213) Penjualan Tabung LPG 3kg Jaminan Botol Aqua 19lt (24) Penjualan Aqua 240ml (500) Penjualan Aqua 330ml (10) Penjualan Aqua 600ml (215) Penjualan Aqua 1500ml (175) Penjualan Aqua Mizone (189) Setoran Modal Titipan Koperasi Karyawan

       1,140,000        2,201,000                        ‐        3,240,000        5,822,000        2,016,500           510,000           797,000        7,910,000           219,000        5,966,250        4,918,250        5,068,000      20,720,000        1,761,500

(3)

PENGELUARAN KAS Pengembalian Modal Biaya BBM Motor Grand Biaya BBM L300 A & B Isi Botol Aqua 19lt Isi LPG 12kg PKP‐RI (100) Isi LPG 3kg PKP‐RI (200) Isi LPG 3kg Rama‐Sinta (213) SPS Aqua 240ml (251) Pelunasan Utang BSR Tip Sopir PT. Tirta Investama THR 2008 Sopir PT. Tirta Investama Uang Makan Karyawan Biaya Rumah Tangga Potongan Penjualan Biaya Parkir

     33,700,000              20,000           220,000        1,080,750        6,900,000        2,540,000        2,694,450        3,703,800      10,720,000              15,000           150,000              95,000              18,000              10,200                4,000

Saldo Tanggal 26 September 2008

          587,120      62,458,320      62,458,320

Gambar 3.9 Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Harian (LPPKH) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

104

g) Laporan Kas Opname Harian (LKOH) LKOH berisi rincian saldo kas fisik per tanggal tertentu, terdiri dari jumlah lembar uang kertas dan jumlah keping uang logam pada kas. Dokumen ini berfungsi sebagai alat pengendalian untuk dicocokkan dengan saldo kas harian yang tercatat pada Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Harian, sehingga dapat menghindarkan perusahaan dari risiko kehilangan kas akibat penggelapan. Dokumen ini dibuat oleh bagian Keuangan/Akuntansi setiap harinya, setelah penjualan hari itu selesai. LKOH dapat dilihat pada gambar 3.10 dibawah ini.

105

LAPORAN KAS OPNAME HARIAN PD. BETIGA per tanggal : ……………………………………… A. SALDO FISIK 1. UANG KERTAS 1.1 Pecahan 100.000 1.2 Pecahan 50.000 1.3 Pecahan 20.000 1.4 Pecahan 10.000 1.5 Pecahan 5.000 1.6 Pecahan 1.000

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

UANG LOGAM Pecahan 1.000 Pecahan 500 Pecahan 200 Pecahan 100 Pecahan 50

= = = = = =

= = = = =

…………….. …………….. …………….. …………….. …………….. ……………..

lembar lembar lembar lembar lembar lembar

= = = = = =

Rp Rp Rp Rp Rp Rp

Sub Jumlah Bagian (1)

=

Rp ………………………………

…………….. …………….. …………….. …………….. ……………..

= = = = =

Rp Rp Rp Rp Rp

=

Rp ………………………………

keping keping keping keping keping

Sub Jumlah Bagian (2) 3.  KAS BON Tanggal 3.1 3.2 3.3

Atas Nama

Keterangan

……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ………………………………

……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ………………………………

Jumlah

Sub Jumlah Bagian (3)

=

Rp ………………………………

Jumlah Bagian (1, 2, 3)

=

Rp ………………………………

=

Rp ………………………………

=

Rp ………………………………

B. SALDO BUKU KAS Saldo kas per tanggal : …………………………………

Selisih Catatan: Selisih tersebut karena ……………………………………

Bagian Keuangan/Akuntansi,

   (                               )

Klaten, …………………………….. Manajer,

(                                )

Gambar 3.10 Laporan Kas Opname Harian (LKOH) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

106 h) Rekapitulasi Penjualan Harian (RPH) RPH berisi rincian penjualan per jenis produk per varian produk per harga jual. Dokumen ini berfungsi sebagai summary atas penjualan hari itu, didapatkan dari Nota Penjualan rangkap 2. Dokumen ini dibuat oleh bagian Administrasi setiap harinya, setelah penjualan hari itu selesai. RPH dapat dilihat pada gambar 3.11 dibawah ini.

107

REKAP PENJUALAN     contoh: Varian Produk LPG 12kg :

LPG 3kg :

A 19lt :

A 240ml :

tanggal  22/01/09 ………………

Varian Harga

Jumlah

73,000 74,000 75,000 76,000

= = = =

24 + 5 + 8 10 + 10 7 + 9 + 30 14 + 10

= = = =

37 20 46 24

127

12,500 12,750 13,000 13,500

= = = =

35 + 25 + 9 + 75 26 + 8 11 + 6 + 5 4 + 5 + 5

= = = =

144 34 22 14

214

8,900 9,000 9,300 9,500 10,000 11,000

= = = = = =

0 150 + 77 + 89 117 + 64 + 58 + 13 125 + 48 + 99 + 25 8 + 8 + 5 + 4 5 + 12

= = = = = =

0 316 252 297 25 17

907

16,000 16,100 16,300 16,500 17,000

= = = = =

0 40 + 68 20 + 33 + 15 + 30 14 + 14 3 + 7

= = = = =

0 108 98 28 10

244

A 330ml :

22,500 = 0 24,000 = 4 + 12

= =

0 16

16

A 600ml :

28,600 28,500 28,850 29,000 30,000

= = = = =

25 + 28 + 5 17 + 9 + 30  45 + 50 11 + 9 0

= = = = =

58 56 95 20 0

229

28,000 28,250 28,500 29,000

= = = =

20 + 25 + 18 15 + 10 + 7 10 + 4 + 15  0

= = = =

63 32 29 0

124

26,500 26,650 27,000 28,000

= = = =

0 50 + 22 + 18 15 + 4 5 + 5

= = = =

0 90 19 10

119

A 1500ml : 

A Mizone:

Gambar 3.11 Rekapitulasi Penjualan Harian (RPH) PD. Betiga Sumber: PD. Betiga (2009)

107 3.6

Flowchart Diagram Sistem Berjalan

Gambar 3.12 Flowchart Prosedur Menerima Pesanan Penjualan

107

Gambar 3.13 Flowchart Prosedur Mengirimkan Barang Pesanan Pelanggan

107

Gambar 3.14 Flowchart Prosedur Mencatat Piutang Pelanggan

108 Bagian Penjualan (salesman)

Bagian Administrasi

9

6

Bagian Keuangan/Akuntansi

8 10

12

1 Nota Penjualan

2 Buku Piutang Pelanggan

Bersama uang hasil penjualan/penagihan dan cek

Menerima pembayaran piutang dari pelanggan

Menerima uang hasil penjualan/ penagihan dari bag Admin

Membuat rincian penjualan per armada per jenis, varian, dan harga jual barang

5

Mencairkan cek pelunasan tagihan

Menukar NP rangkap 1 dangan NP rangkap 2 yang disimpan pelanggan

Nota Penjualan

Nota Penjualan Bersama uang hasil penjualan/penagihan dan cek

Menagih piutang penjualan yang jatuh tempo

2

Bukti Biaya

Bukti Biaya Buku Keluar Barang

Mencocokkan nominal penjualan kumulatif dari NP rangkap 2 dengan uang hasil penjualan/penagihan satu putaran

Bersama NP(2) dari pelanggan dan cek

Mencatat penerimaan kas hasil pencairan cek

1

Menerima pembayaran penjualan dari pelanggan

2 Nota Penjualan

Ke Pelanggan Mencocokkan kuantitas penjualan kumulatif dari NP rangkap 2 dengan kuantitas barang pada BKB

Memberikan NP rangkap 2 ke bag Admin untuk dicocokkan dengan uang hasil penjualan/ penagihan

Bukti Biaya Catatan Penerimaan Kas

Mengupdate data piutang pelanggan lunas pada BPP

Memberikan bukti biaya ke bag Admin

14

Buku Piutang Pelanggan

Bukti Biaya

Menyerahkan uang hasil penjualan/ penagihan ke bag Keu/Akun

2 Nota Penjualan

Bersama uang hasil penjualan/penagihan dan cek Bukti Biaya 10

Buku Keluar Barang

Buku Piutang Pelanggan

2

12

Nota Penjualan

Bersama uang hasil penjualan/penagihan dan cek

11

13 D

Gambar 3.15 Flowchart Prosedur Menerima Pembayaran Penjualan

109

Gambar 3.16 Prosedur Membuat Laporan Penjualan Harian dan Periodik

113 3.7

Analisis Permasalahan pada Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas Berikut ini adalah masalah-masalah yang ditemukan dan usulan perbaikan untuk sistem penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas berjalan pada PD. Betiga: 1. Tidak tersedianya ringkasan (summary) informasi secara real-time dan tidak mudahnya akses data histori yang berkaitan dengan aktivitas penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas, sehingga memperlambat karyawan operasional dan manajemen dalam mengambil keputusan. Perusahaan menerapkan sistem nonkomputerisasi untuk pencatatan data dan informasi yang berkaitan dengan aktivitas penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas setiap harinya. Untuk mendapatkan informasi tertentu, seperti produk mana yang paling banyak terjual dalam satu minggu terakhir dan daerah distribusi mana yang penjualan LPG-nya paling banyak pada bulan ini, karyawan dan manajemen perusahaan harus membuka kembali dokumen-dokumen yang lalu seperti Nota Penjualan atau Rekapitulasi Penjualan Harian yang telah diarsipkan oleh bagian Keuangan/Akuntansi. Salah satu tujuan siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005, p5) adalah menambah nilai kompetitif perusahaan dimata pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders). Agar tercapai tujuan ini, manajemen harus mengawasi dan mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses siklus pendapatan. Hal ini membutuhkan akses yang mudah terhadap informasi yang berkaitan dengan siklus pendapatan. Selain itu, informasi yang disajikan harus aktual, andal, akurat, dan disesuaikan (customized) dengan kebutuhan pengguna.

114 Dari penjelasan diatas dapat dilihat bahwa terdapat kesulitan untuk mengakses informasi yang berkaitan dengan aktivitas siklus pendapatan ini secara real-time. Tidak sulit memang untuk bagian Keuangan/Akuntansi untuk melihat kembali dokumen-dokumen yang telah mereka arsipkan. Namun tidak sama halnya dengan manajemen dan karyawan bagian lain dimana mereka memerlukan informasi dengan cepat dan sifatnya berupa ringkasan (summary). Penyebabnya adalah tidak ditempatkannya informasi yang dibutuhkan tersebut dalam “satu wadah” yang mudah diakses. Lamanya waktu untuk memperoleh informasi ini dapat menyebabkan terlambatnya keputusan yang diambil, padahal kunci dari kesuksesan usaha distribusi adalah kecepatan pelayanan kepada pelanggan (Sopiah dan Syihabudhin, 2008, p9). Masalah ini dapat berakibat mengurangi kinerja operasional perusahaan dan perusahaan dapat kehilangan kepercayaan oleh pelanggan. Data penjualan yang tidak terkomputerisasi juga meningkatkan resiko kehilangan data akibat tidak dikembalikannya lagi dokumen ke tempat semula setelah dilihat dan tidak terawatnya kertas-kertas dokumen yang diarsipkan. Laporan penjualan dan laporan keuangan periodik juga terlambat dihasilkan karena data penjualan harian harus diinput satu per satu dahulu ke dalam komputer agar dapat diolah. Rekomendasi untuk masalah ini adalah perusahaan membuat sistem terkomputerisasi atas aktivitas penjualan yang dilakukan, sehingga kebutuhan akan akses yang mudah terhadap informasi penjualan dapat terpenuhi. Penerapan aplikasi penjualan terpadu diharapkan dapat memperlancar arus informasi yang berkaitan dengan penjualan. Selain itu dampak positif lainnya adalah mempercepat pelayanan kepada pelanggan dan meningkatkan pengendalian

115 internal perusahaan. Aktivitas penjualan akan dicatat pada komputer, sehingga pencarian informasi terkait penjualan tidak sesulit ketika seluruh penjualan dicatat secara manual. Pencarian ringkasan informasi akan lebih efisien dengan dukungan database komputer yang terpusat dan fitur customized report, misalnya penyajian laporan penjualan yang disortir berdasarkan pelanggan, varian barang, atau daerah distribusi. Sedangkan fitur jendela pencarian akan memudahkan karyawan operasional dalam mencari data histori aktivitas penjualan, sehingga data lebih cepat didapat.

2. Adanya pesanan penjualan ganda, pesanan penjualan yang hilang, dan pesanan penjualan yang salah. Untuk

mempercepat

pelayanan

terhadap

pelanggan,

perusahaan

menerapkan prosedur penjualan yang tidak membutuhkan dokumen Pesanan Pembelian dari pelanggan. Pelanggan cukup menelepon saja ke kantor atau langsung ke salesman untuk memesan barang yang mereka butuhkan. Pesanan ritel akan ditulis dulu di whiteboard untuk dapat dilihat retail salesman, sedangkan pesanan eceran akan langsung ditangani oleh direct salesman. Beberapa kali terjadi pesanan penjualan ganda akibat kurangnya koordinasi antar salesman. Data pesanan penjualan juga pernah hilang akibat data yang ditulis di whiteboard terhapus dan tidak ada back-up untuk data pesanan penjualan yang sudah atau belum diantarkan. Pesanan penjualan yang salah, seperti barang, jumlah, atau alamat pengiriman yang salah juga pernah terjadi akibat penerimaan pesanan secara lisan via telepon.

116 Di dalam siklus pendapatan, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan tercapainya beberapa tujuan. Tujuan-tujuan yang dimaksud antara lain semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar, semua transaksi yang dicatat valid, dan semua transaksi dicatat dengan akurat (Romney dan Steinbart, 2005, pp30-32). Tujuan ini dapat dicapai dengan adanya pemeriksaan terhadap validitas transaksi, termasuk pencatatan manual, sehingga menciptakan pengendalian internal yang memadai. Pesanan penjualan ganda, pesanan penjualan yang hilang, maupun pesanan penjualan yang salah dapat terjadi akibat pesanan secara lisan via telepon tidak dikonfirmasi lagi kepada pelanggan. Keterbatasan data mengenai alamat dan nomor telepon pelanggan juga menjadi salah satu penyebab mengapa tidak dilakukan konfirmasi ulang atas pesanan pelanggan. Penyebab lainnya adalah perusahaan berkomitmen tinggi terhadap kepuasan pelanggan dengan mengantarkan barang kepada pelanggan dalam waktu singkat. Namun apabila terjadi pesanan penjualan ganda, pesanan penjualan hilang, atau pesanan penjualan yang salah tentu akan merugikan perusahaan. Pesanan penjualan ganda akan mengakibatkan inefisiensi dalam biaya operasional perusahaan karena akan ada dua armada penjualan atau lebih yang mengantarkan pesanan yang sama. Sedangkan pesanan penjualan yang hilang atau salah akan menimbulkan persepsi negatif di mata pelanggan dan berpengaruh terhadap penjualan di masa yang akan datang. Rekomendasi atas masalah ini adalah perusahaan melakukan konfirmasi untuk pesanan penjualan yang dilakukan lisan via telepon. Perusahaan juga dapat

117 menerapkan SIA yang dilengkapi dengan fitur checklist pesanan penjualan untuk memperlancar koordinasi pengantaran barang oleh salesman, sehingga setiap pesanan penjualan dapat ditangani oleh satu armada salesman dan tidak ada lagi pesanan penjualan ganda. SIA dapat meminimalisir resiko kehilangan pesanan penjualan dengan adanya fitur histori pada pesanan penjualan, baik yang sudah atau belum diantarkan. SIA yang terpadu antarbagian perusahaan juga dapat mendeteksi atau memperbaiki kesalahan yang mungkin terjadi sebelum barang diantarkan, dengan mencocokkan antara pesanan penjualan dengan Buku Keluar Barang pada gudang, sehingga barang maupun jumlahnya tidak salah saat diantarkan kepada pelanggan.

3. Adanya

tumpang

tindih

fungsi

(double

job-description)

karyawan

operasional, sehingga memungkinkan terjadinya kecurangan (fraud). Dalam siklus pendapatan yang berjalan di perusahaan, terdapat karyawan bagian Keuangan yang merangkap sebagai bagian Akuntansi. Tugas bagian Keuangan/Akuntansi ini antara lain mengarsipkan Nota Penjualan rangkap 2, menerima uang hasil penjualan, membuat Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas, serta membuat Laporan Kas Opname Harian. Selain itu, sehari-harinya bagian ini menyetorkan uang hasil penjualan dan penagihan ke bank, serta mencairkan cek yang diterima dari pelanggan untuk melunasi tagihan. Selain bagian Keuangan yang merangkap sebagai bagian Akuntansi, di bagian Gudang juga terdapat perangkapan fungsi yang mengeluarkan barang dan fungsi yang mencatat pengeluaran barang.

118 Perusahaan memiliki karyawan dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing untuk membentuk independensi organisasi dan memperoleh pengendalian internal yang kuat atas aktivitas perusahaan (Wilkinson et al., 2000, p234). Pemisahan tugas dan tanggung jawab (segregation of duties) merupakan bagian dari pengendalian umum sebagai komponen aktivitas pengendalian. Dengan adanya pengendalian ini, perusahaan bertujuan untuk memastikan keandalan dan integritas sistem informasi yang memroses informasi finansial maupun nonfinansial. Adanya fungsi ganda pada bagian Keuangan/Akuntansi dan bagian Gudang dikarenakan perusahaan tidak mengalami kendala tertentu akibat perangkapan fungsi ini dan efisiensi perusahaan tetap terjaga. Dengan diterapkannya pemisahan fungsi, berarti perusahaan melakukan penambahan sumber daya manusia dan perombakan prosedur sistem akuntansinya, sehingga langkah perbaikan dirasakan tidak efektif untuk perusahaan distribusi yang dituntut serba cepat dalam melayani pelanggan. Namun perangkapan fungsi bukannya tidak menimbulkan resiko. Fungsi pencatatan dan penyimpanan yang dijadikan satu ini dapat memperbesar celah karyawan untuk melakukan penggelapan (lapping). Misalnya pada bagian Keuangan/Akuntansi, uang kas hasil penjualan harian digunakan untuk keperluan pribadi, bukannya disetorkan ke bank, sehingga jumlah yang dicatat pada Laporan Kas Opname Harian tidak sama dengan jumlah kas fisik yang sebenarnya. Sedangkan pada bagian Gudang, lapping dapat dilakukan dengan melakukan manipulasi jumlah stok barang yang terjual, bekerja sama dengan salesman atau bahkan pelanggan dalam menggelapkan persediaan barang.

119 Perusahaan direkomendasikan untuk melakukan pemisahan tanggung jawab karyawan yang lebih jelas. Aplikasi penjualan yang didalamnya dilengkapi dengan hak akses sangat disarankan, terutama untuk bagian Keuangan/Akuntansi. dan bagian Gudang. Dengan diberlakukannya hak akses, suatu bagian hanya dapat mengakses data dan informasi yang berkaitan dengan bagian itu saja, sehingga dapat memperkecil resiko manipulasi data yang berada diluar tanggung jawabnya. Bagian Keuangan/Akuntansi dapat dipisahkan, dengan merekrut karyawan baru atau memaksimalkan kemampuan karyawan yang sudah ada. Karyawan yang lama ditugaskan sebagai bagian Akuntansi saja, dan karyawan yang baru ditunjuk akan bekerja sebagai bagian Keuangan. Atau dapat berlaku sebaliknya. Jika perusahaan tidak ingin merekrut karyawan baru dengan alasan efisiensi, karyawan bagian Administrasi dapat dijadikan bagian Akuntansi karena selama ini pekerjaan yang dilakukannya memiliki keterkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan bagian Akuntansi pada umumnya, yaitu membuat laporan berdasarkan bukti transaksi. Bagian Gudang dapat diperluas menjadi bagian Penerimaan/Pengeluaran Barang dan bagian Pencatat Persediaan. Hal ini dapat dilakukan dengan merekrut karyawan baru karena dari segi kuantitas bagian Gudang yang ada saat ini dirasa belum memadai dalam mendukung

operasional

perusahaan.

Sehingga

karyawan

baru

dapat

memaksimalkan kinerja bagian Gudang, meningkatkan pengendalian internal atas persediaan barang, dan memperkecil resiko kecurangan karyawan.

120 4. Pencatatan penjualan kredit menggunakan Nota Penjualan yang digunakan juga untuk mencatat penjualan tunai, serta masalah otorisasi penjualan kredit yang terlalu mudah. Salesman menyimpan Nota Penjualan rangkap 2 (warna merah) untuk setiap transaksi penjualan tunai, sedangkan rangkap 1 (warna putih) diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan pembayaran. Sedangkan untuk transaksi penjualan kredit, Nota Penjualan rangkap 2 (warna merah) disimpan pelanggan sebagai bukti transaksi dan salesman menandatangani Nota Penjualan rangkap 1 (warna putih) yang diarsipkan sementara untuk menagih pelanggan saat jatuh tempo. Saat dilakukan rekapitulasi penjualan harian oleh bagian Administrasi, sering terjadi kesalahan dalam mengidentifikasi penjualan tunai maupun kredit akibat penggunaan lembaran Nota Penjualan yang berwarna sama. Penjualan kredit juga terlalu mudah diotorisasi oleh salesman. Salesman seringkali menyetujui permohonan penjualan kredit on the spot saat mendatangi toko pelanggan, tanpa mempertimbangkan kredibilitas pelanggan. Salesman yang menangani penjualan kredit cukup menandatangani Nota Penjualan lembar putih sebagai bukti sahnya penjualan kredit. Salah satu tahap dalam pencatatan pesanan penjualan adalah menyetujui kredit pelanggan. Menurut Romney dan Steinbart (2005, pp11-12), penjualan kredit harus disetujui oleh manajer penjualan sebelum diproses, dengan memperhatikan batas kredit (saldo kredit maksimum yang diizinkan) untuk setiap pelanggan berdasarkan histori catatan kredit pelanggan dan kemampuannya untuk melunasi utang tepat waktu. Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit

121 diperlukan bagi pelanggan baru, pelanggan yang pesanannya melebihi batas kredit, atau pelanggan yang belum membayar saldo lewat jatuh tempo. Penyebab atas timbulnya masalah ini dikarenakan tuntutan pelayanan pelanggan yang serba cepat dan tepat, menyebabkan salesman acapkali tertukar antara Nota Penjualan lembar merah dan putih saat melakukan penjualan kredit. Seharusnya yang diserahkan kepada pelanggan adalah yang berwarna merah. Tetapi kenyataannya banyak terjadi kasus di lapangan bahwa pelanggan melakukan penjualan tunai dan penjualan kredit sekaligus dalam satu hari transaksi, sehingga menyebabkan pencatatan penjualan dijadikan satu dan bukti piutang yang diserahkan salesman kepada bagian Administrasi menjadi tidak sah.

Selain

itu,

otorisasi

kredit

yang

dilakukan

sembarangan

dapat

mengakibatkan terjadinya piutang pada pelanggan yang kredibilitasnya buruk, sehingga menyulitkan dalam penagihan dan menyebabkan lambatnya perputaran uang kas perusahaan. Perusahaan direkomendasikan untuk memisahkan buku Nota Penjualan Tunai dengan Nota Penjualan Kredit, serta menerapkan prosedur otorisasi baru untuk pemberian piutang pelanggan. Hal ini untuk menghindari lagi kesalahan saat dilakukan rekapitulasi penjualan harian oleh bagian Administrasi, sebab kesalahan saat rekapitulasi mengakibatkan proses siklus pendapatan menjadi tidak efisien. Baik Nota Penjualan Tunai maupun Nota Penjualan Kredit yang dibuat tersebut harus bernomor urut tercetak (prenumbered) agar mudah saat diarsipkan. Untuk Nota Penjualan Kredit dapat dibuat 3 rangkap, yaitu lembar berwarna putih, merah, dan kuning; lembar putih untuk diarsipkan sementara di Buku Piutang, lembar merah untuk pembukuan penjualan, dan lembar kuning

122 untuk diberikan kepada pelanggan sebagai tanda terima yang akan dicocokkan pada

saat

penagihan.

Pembaharuan

prosedur

otorisasi

kredit

juga

direkomendasikan. Untuk permohonan kredit pelanggan tertentu, misalnya kredit diatas satu juta rupiah, kredit tidak dapat disetujui jika belum ada otorisasi dari Manajer Toko. Diusulkan bahwa pelanggan yang diberikan kredit adalah pelanggan ritel yang sudah melakukan transaksi tunai minimal 3 (tiga) kali dan tidak ada masalah dalam melunasi utangnya. Sehingga diharapkan pelanggan yang diberikan kredit adalah pelanggan terpilih yang memiliki kredibilitas baik dan mampu untuk membayar utangnya tepat waktu.

5. Masalah penagihan piutang pelanggan yang tidak tepat waktu oleh salesman dan kurangnya kontrol terhadap Buku Piutang Pelanggan. Pada transaksi penjualan kredit yang berjalan di perusahaan, Nota Penjualan lembar merah disimpan pelanggan sebagai bukti utang, sedangkan lembar putihnya ditandatangani dan diserahkan oleh salesman kepada bagian Administrasi untuk diarsipkan sementara pada Buku Piutang Pelanggan. Di lembar putih tidak dicantumkan tanggal jatuh tempo, sehingga bagian Administrasi harus mengecek Buku Piutang setiap harinya untuk mengingatkan salesman dalam menagih piutang. Namun seringkali bagian Administrasi lalai untuk mengecek padahal piutang sudah jatuh tempo. Salesman yang ada di lapangan dapat menagih pelanggan untuk melunasi utangnya, akan tetapi karena pada hari itu bagian Administrasi tidak meminta tagihan yang sudah jatuh tempo kepada salesman, sehingga uang hasil penagihan dapat digunakan salesman untuk kepentingan pribadi terlebih dahulu.

123 Menagih pelanggan merupakan bagian dari aktivitas penagihan dan piutang usaha pada siklus pendapatan (Romney dan Steinbart, 2005, pp19-27). Penagihan membutuhkan informasi dari bagian Penjualan mengenai harga dan syarat-syarat penjualan, serta informasi dari bagian Pengiriman mengenai jenis barang dan jumlah yang dikirimkan. Pengendalian yang kuat terhadap pengelolaan piutang usaha diperlukan untuk menghindari perusahaan dari kerugian aset perusahaan dan kesalahan data piutang pelanggan. Karena salesman tidak langsung menyerahkan uang hasil penagihan ke bagian Keuangan/Akuntansi, ada interval waktu melebihi tenggat pelunasan utang (batas maksimal 3 hari), padahal pelanggan sudah memenuhi kewajibannya tepat waktu. Hal ini menimbulkan persepsi manajer toko yang kurang baik bahwa pelanggan tersebut malas untuk melunasi kewajibannya, dan dapat berakibat pada resiko kehilangan pelanggan. Kurangnya kontrol terhadap Buku Piutang Pelanggan juga menyebabkan piutang tidak ditagih tepat waktu oleh salesman. Seringkali terjadi piutang pelanggan tidak ditagih dalam interval waktu sampai 7 hari karena piutang tersebut dilakukan oleh pelanggan lama yang diberi kelonggaran untuk menunda pembayaran. Selain itu, adanya giro mundur untuk dicairkan keesokan harinya menyebabkan uang tidak dapat segera diterima perusahaan dalam bentuk kas dan dicatat sebagai piutang hari itu. Perusahaan direkomendasikan untuk menyimpan dan memelihara data piutang penjualan pelanggan pada sistem terkomputerisasi. Apabila perusahaan mempertimbangkan

untuk

menerapkan

aplikasi

penjualan,

maka

perlu

ditambahkan fitur pengingat (reminder) jatuh tempo piutang pelanggan. Fitur ini berguna untuk mengetahui mana saja piutang pelanggan yang jatuh tempo pada

124 hari itu atau dalam jangka waktu beberapa hari ke depan. Dengan adanya fitur ini, salesman dapat berinisiatif untuk menagih piutang pelanggan tidak melebihi batas waktu maksimal pembayaran piutang. Manajer Toko juga dapat mengontrol penagihan dengan mengonfirmasi pada pelanggan apakah mereka sudah melakukan pelunasan utang, sehingga tidak ada lagi penggelapan (lapping) uang hasil penagihan pelanggan yang dilakukan oleh salesman di lapangan.

6. Masalah Nota Penjualan yang tidak bernomor urut tercetak dan tindak kecurangan (fraud) yang ditimbulkan. Pernah ditemukan kecurangan karyawan atas masalah Nota Penjualan yang selama ini tidak bernomor urut tercetak. Salesman menulis dua buah Nota Penjualan untuk dua toko; toko yang satu memakai dasar harga jual yang lebih rendah (wholesaler), sedangkan toko yang lainnya memakai harga jual yang lebih tinggi (retail). Yang diberikan ke bagian Administrasi hanya lembar merah untuk toko wholesaler, namun kuantitasnya ditambahkan dari kuantitas toko retail dan transaksi pada toko retail tersebut dianggap tidak ada. Selisih antara harga jual wholesaler dengan retail tersebut masuk ke kantong pribadi salesman. Wilkinson et al. (2000, p 282) mengemukakan bahwa formulir bernomor urut tercetak (prenumbered form) mutlak diperlukan dalam proses siklus pendapatan, agar setiap aktivitas yang terlibat di dalamnya dapat dilacak dengan mudah melalui tahapan audit umum. Formulir bernomor urut tercetak juga membantu dalam mendeteksi kehilangan data transaksi dan memastikan bahwa data yang diinput sudah lengkap. Sehingga data yang berhubungan dengan

125 transaksi penjualan dapat dipelihara dengan benar, mendukung aktivitas operasional dan pengambilan keputusan, serta meningkatkan pengendalian internal perusahaan. Kecurangan yang pernah terjadi di perusahaan tersebut disebabkan oleh adanya Nota Penjualan yang tidak bernomor urut tercetak, sehingga hal ini dapat memancing dilakukannya tindak kecurangan oleh salesman di lapangan. Kecurangan ini terjadi karena adanya kesempatan akibat minimnya pengendalian internal perusahaan. Faktor integritas pribadi salesman juga turut andil dalam kecurangan yang dilakukannya. Resikonya jika kecurangan tersebut terus dibiarkan adalah perusahaan dapat kehilangan pendapatan maksimal dari hasil penjualan barang. Penurunan pendapatan sama artinya dengan penurunan profit perusahaan. Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan direkomendasikan untuk melakukan pengecekan transaksi penjualan secara berkala. Pengecekan dapat dilakukan oleh Manajer Toko dengan mengirimkan laporan pembelian bulanan kepada pelanggan via pos dan menelpon pelanggan untuk menanyakan tingkat kepuasan terhadap pelayanan salesman. Pengiriman laporan pembelian bulanan memang membutuhkan biaya tetapi kecurangan salesman di lapangan dapat terdeteksi dan aktivitas penjualan berjalan lebih efektif. Selain berguna untuk mengetahui kebenaran transaksi dan mendeteksi kecurangan yang dilakukan karyawan seperti kasus yang pernah terjadi, pengecekan ini dapat meningkatkan hubungan baik yang sudah terjalin antara perusahaan dengan pelanggan. Rekomendasi lain tentu saja dibuatkannya Nota Penjualan bernomor urut tercetak (prenumbered form). Tujuannya adalah menghindari pembuatan

126 transaksi penjualan fiktif yang tidak dilaporkan ke perusahaan. Selain itu juga dapat memperbaiki dokumentasi bukti transaksi penjualan dan meningkatkan pengendalian internal perusahaan.

7. Perpanjangan waktu operasional harian perusahaan akibat lamanya waktu yang dibutuhkan karyawan untuk membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan aktivitas penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas. Aktivitas operasional penjualan pada PD. Betiga dilakukan setiap hari Senin hingga Sabtu. Secara resmi aktivitas penjualan berlangsung pada pukul 08.00-18.00. Namun pada prakteknya dapat berlangsung hingga pukul 20.00. Para salesman yang sudah masuk kembali ke kantor setelah mengantarkan pesanan pelanggan, harus menunggu bagian Administrasi, bagian Gudang dan bagian Keuangan/Akuntansi untuk melakukan rekapitulasi penjualan hari itu, sampai didapatkan kesesuaian antardokumen yang dihasilkan tiap bagian. Kesesuaian tersebut tercermin pada Rekapitulasi Penjualan Harian (RPH) yang dibuat bagian Administrasi, Kartu Stok Opname Harian (KSOH) yang dibuat bagian Gudang, Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Kas Harian (LPPKH) serta

Laporan

Kas

Opname

Harian

(LKOH)

yang

dibuat

bagian

Keuangan/Akuntansi. Semua proses bisnis yang dilakukan pada sebuah perusahaan harus dilakukan dalam durasi jam kerja operasional resmi. Pekerjaan yang dilakukan oleh setiap karyawan yang terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan harus diselesaikan tepat waktu setiap harinya. Hal ini menghindarkan perusahaan dari

127 kewajiban membayar kompensasi karyawan berupa biaya lembur dan proses bisnis diharapkan berjalan dengan efisien. Aktivitas operasional perusahaan yang berlangsung 2 (dua) jam lebih lama dari jam kerja operasional resmi perusahaan mencerminkan bahwa prosedur penjualan perusahaan belum berjalan efisien. Bagian Keuangan/Akuntansi kesulitan untuk menghitung dengan akurat penerimaan kas hasil penjualan pada LPPKH, meskipun LPPKH mengacu pada RPH yang dibuat bagian Administrasi dan KSOH yang dibuat bagian Gudang. Data-data terkait aktivitas penjualan belum terintegrasi, sehingga tidak sinkron satu sama lain. Akibat tidak terintegrasinya data-data tersebut, sering terjadi kesalahan antara angka dari bukti transaksi atau dokumen pendukung dengan laporan yang dihasilkan, sehingga laporan-laporan

harian

terlambat

dihasilkan

dan

perusahaan

harus

memperpanjang jam operasional. Kehilangan Nota Penjualan valid yang belum direkapitulasi namun kas sudah diterima ataupun sebaliknya, menyebabkan ketidaksesuaian laporan-laporan yang dihasilkan. Akibatnya dibutuhkan waktu yang lama untuk kembali melihat bukti transaksi atau dokumen pendukung, dalam hal ini misalnya Nota Penjualan yang jumlahnya ratusan, kemudian meneliti laporan yang telah dibuat masing-masing bagian. Resiko dari perpanjangan waktu operasional harian perusahaan ini adalah biaya lembur karyawan pada akhir bulan membengkak. Jika biaya lembur per harinya Rp 10.000,- dan jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan ini 25 orang, maka rata-rata perusahaan harus mengeluarkan tambahan Rp 6.250.000,saat pembayaran gaji setiap bulannya untuk masa kerja 25 hari. Selain itu, kesalahan dalam penulisan laporan-laporan harian dapat berdampak pada

128 ketidakakuratan informasi yang dihasilkan bagi pengambilan keputusan manajemen. Rekomendasi untuk mengatasi masalah ini adalah diimplementasikannya SIA terpadu mencakup bagian-bagian yang terlibat dalam aktivitas penjualan dan pembatasan hak akses bagian-bagian tersebut. Seluruh data aktivitas penjualan tercatat dan terintegrasi pada komputer, terutama untuk jumlah barang yang terjual, harga jual yang diterapkan, dan jumlah kas yang diterima, sehingga pada akhir hari operasional penjualan seluruh data penjualan sudah sesuai satu sama lain dan laporan secara otomatis dapat dicetak dari sistem. Dokumen-dokumen baru seperti Berita Acara Bongkar/Muat Barang dan Bukti Kas Masuk sangat tepat untuk diterapkan dalam SIA demi menjamin keakuratan data finansial. Diharapakan dengan adanya SIA ini operasional harian perusahaan dapat selesai tepat waktu dan perusahaan tidak lagi membayar biaya lembur yang besar. Laba yang diperoleh perusahaan pun meningkat seiring menurunnya biaya operasional.