ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA KOPERASI SERBA USAHA DHANAMAS Dewi Milana Jurusan Sistem Informasi Akuntansi, Fakultas School of IS, Binus University Jl. K.H. Syahdan Gg Keluarga No. 43B Jakarta, 11480 Email :
[email protected]
Yohana Jurusan Sistem Informasi Akuntansi, Fakultas School of IS, Binus University Jl. K.H. Syahdan Gg Sandang No. C3 Jakarta, 11480 Email :
[email protected]
Suryanto Jurusan Sistem Informasi Akuntansi, Fakultas School of IS, Binus University Jl. K.H. Syahdan No. 9. Jakarta 11480 Telp. (021) 5345830, Fax. (021) 530024
[email protected]
ABSTRAK Pada era globalisasi sekarang ini, perkembangan teknologi informasi dirasakan tidak dapat terbendung lagi. Tujuan penelitian ini ialah untuk merancang sebuah sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang, dan penerimaan kas pada Koperasi Serba Usaha Dhanamas yang dapat mendukung kinerja koperasi dalam memantau dan mengendalikan arus kas masuk, dengan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi sehingga menjadi lebih efektif dan efisien dan juga memudahkan dalam pengambilan keputusan. Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan laporan komputerisasi akuntansi ini adalah dengan menggunakan studi pustaka, pengumpulan data, metode analisis dan metode perancangan sistem berorientasi objek (OOAD). Hasil yang dicapai adalah adanya fakta bahwa sistem yang baru mampu mengatasi permasalahan – permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang lama, antara lain Koperasi Serba Usaha Dhanamas belum mempunyai sistem penjualan kredit, piutang, dan penerimaan kas yang terkomputerisasi dan semua aktivitas masih dilakukan secara manual sehingga diperlukan sistem terkomputerisasi yang dapat membantu pihak koperasi dalam menjalankan proses bisnisnya. Simpulan dari penelitian yaitu dengan sistem yang baru maka masalah – masalah yang ada dapat diselesaikan dan proses bisnis akan lebih efektif. (DM, Y) Kata kunci: Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Penerimaan Kas
PENDAHULUAN Persaingan yang terjadi dalam dunia bisnis membuat setiap bidang usaha harus dapat memanfaatkan sistem informasi yang dibutuhkan untuk menunjang produktivitas koperasi dalam menjalankan proses bisnis yang akan meningkatkan efisiensi dan akurasi pengolahan data dan informasi, termasuk informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi dapat menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja agar memudahkan dalam pengelolaan informasi keuangan koperasi. Menurut Gelinas dan Dull (2010 : 667), sistem informasi akuntansi adalah subsistem khusus dari sistem informasi yang mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi yang berhubungan dengan aspek keuangan dari kejadian bisnis. Menurut penelitian dari salehi, rostami, mogadam dalam Usefulness of Accounting Information System in Emerging Economy: Empirical Evidence of Iran, Vol 2, No 2 (2010) (p.187) :
“Some of the important functions that an accounting information system perform in a business are: collecting and recording data about the activities and transactions; planning; processing the data and turning it into information to be used in decision-making for planning, application and control activities; and carrying out the necessary controls in order to protect the business assets.” Yang artinyafungsi yang dilakukan sistem informasi akuntansi adalah: mengumpulkan dan meyimpan data mengenai aktivitas dan transaksi ; perencanaan; pemrosesan data dan mengubahnya menjadi informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk aktivitas perencanaan, aplikasi dan pengendalian; serta membawa pengendalian yang dibutuhkan dengan tujuan melindungi aset bisnis. Pada penelitian ini, dikemukakan bagaimana proses bisnis yang berjalan pada KSU Dhanamas, mengidentifikasi masalah yang dihadapi koperasi terkait proses bisnis penjualan dan penerimaan kas, mengidentifikasi kebutuhan informasi koperasi, serta perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada KSU Dhanamas. Penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang baik sehingga dapat mengatasi permasalahan yang ada di koperasi serta dapat mendukung proses bisnis dan menyediakan informasi yang berguna melalui laporan – laporan yang dihasilkan untuk mendukung pengambilan keputusan oleh pengurus koperasi.
METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan yaitu : 1. Studi pustaka dengan menggunakan teori – teori terkait dengan topik penelitian 2. Studi lapangan dengan menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara dengan sumber terkait serta observasi langsung yang dilakukan di lokasi objek penelitian 3. Metode analisis data yang dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : 1. Survey terhadap sistem yang ada. 2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi user. 3. Mengidentifikasi sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. 4. Penyusunan laporan analisis sistem. 4. Metode perancangan berdasarkan pendekatan Jones & Rama(2008) yaitu perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang dinotasikan dalam bentuk Unified Modeling Language (UML).
HASIL DAN BAHASAN Koperasi Serba Usaha “DHANAMAS” dididirikan oleh para pengusaha kecil dan menengah pada dekade 2011 yang memberi solusi dalam mengatasi kesulitan untuk mendapatkan bantuan permodalan, karena pada umumnya mereka mengelola usahanya secara tradisional. Untuk menanggulangi kesulitan tersebut pada tanggal 24 April 2011 di kediaman Bapak I Gusti Made Karmawan, S.Kom.,MM, seorang Dosen dan Pengusaha kecil, diadakan pertemuan yang dihadiri oleh tokoh masyarakat,dan krabat kerja. Mereka sepakat membentuk koperasi yang usahanya dalam bidang simpan pinjam dan perdagangan. Dan atas dasar kesepakatan, koperasi tersebut diberi nama "DHANAMAS" dengan harapan agar dapat memberikan jasa dan manfaat bagi anggota,gerakan koperasi, masyarakat, lingkungan dan pemerintah. Koperasi Serba Usaha Dhanamas berada di Kabupaten Tanggerang yang berlokasi di Serdang Asri I Blok B 4 No. 12 , RT/RW 31 / 05 Kelurahan Ciakar Kecamatan Panongan ,Kabupaten Tanggerang, Provinsi Banten. Koperasi Dhanamas memiliki Akta Pendirian Nomor : 06 pada tanggal 28 Oktober 2011 yang dibuat dihadapan Notaris INDRA ADITAMA, SH.M.Kn. Koperasi Serba Usaha Dhanamas memulai usaha dengan penjualan sembako, alat elektronik, alat – alat rumah tangga dan simpan pinjam kepada anggota. Prosedur penjualan dan penerimaan kas pada KSU Dhanamas yaitu sebagai berikut : Bagian Operasional akan menerima pesanan anggota dan membuat Nota Penjualan sebanyak dua rangkap, rangkap 1 untuk Anggota dan rangkap 2 untuk di arsip. Anggota yang memesan barang akan membayar dengan cara kredit dalam jangka waktu yang telah disepakati. Bagian Operasional lalu akan membuat Kartu Pembayaran yang berisi data kredit dan angsuran pembelian barang dan memberikannya beserta Nota Penjualan rangkap 1 ke Anggota. Lalu Bagian Operasional akan membuat Formulir Permintaan Barang. Berdasarkan Formulir Permintaan Barang, Bagian Operasional akan mengecek persediaan barang di
gudang apakah tersedia sesuai pesanan. Bila barang mencukupi, barang akan diberikan ke anggota. Bila barang di gudang tidak mencukupi pesanan anggota maka Bagian Operasional akan memesan barang ke supplier lalu supplier akan melakukan pengiriman barang ke anggota. Setelah mengirim barang, supplier akan menghubungi koperasi untuk mengkonfirmasi bahwa barang telah diterima anggota. Setiap tanggal jatuh tempo pembayaran kredit, anggota harus melakukan pembayaran sesuai jumlah kredit yang diambil ke koperasi. Anggota harus membawa Kartu Pembayaran dan memberikannya beserta uang pembayaran ke Bagian Accounting. Lalu Bagian Accounting akan menandatangani Kartu Pembayaran sebagai bukti pembayaran kredit anggota dan setelah itu dikembalikan lagi ke anggota untuk dibawa saat pembayaran kredit selanjutnya. Lalu uang penerimaan yang diterima Bagian Accounting akan diberikan kepada manajemen secara langsung di akhir setiap harinya. Setiap akhir bulan, Bagian Accounting akan membuat Laporan Keuangan dan Jurnal, dan Bagian Operasional akan membuat Laporan Penjualan. Dokumen yang dihasilkan pada sistem berjalan : 1. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh anggota. Dokumen ini dibuat oleh Bagian Operasional sebanyak 1 rangkap. 2. Formulir Permintaan Barang Formulir permintaan barang merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat data anggota yang memesan, barang apa saja yang dipesan, serta jumlah pesanan. Dokumen ini nanti yang akan digunakan untuk pengadaan barang pesanan. 3. Kartu Pembayaran Kartu pembayaran adalah sebuah tanda bukti yang dibuat untuk mencatat pembayaran kredit yang dibebankan kepada anggota. Kartu pembayaran diberikan kepada anggota dan hanya dibuat sebanyak 1 rangkap oleh Bagian Operasional Laporan yang dihasilkan pada sistem berjalan : 1. Bagian Operasional Bagian Operasional bertugas melayani pesanan anggota, membuat Nota Penjualan, melakukan pemesanan atas barang yang dibeli anggota ke supplier, membuat Formulir Permintaan Barang, membuat Kartu Pembayaran serta membuat Laporan Penjualan. 2. Bagian Accounting Bagian Accounting bertugas menerima pembayaran anggota, menandatangani Kartu Pembayaran anggota serta membuat Laporan Keuangan dan Jurnal. Dari hasil analisis terhadap sistem berjalan, ditemukan masalah – masalah sebagai berikut : 1. Sistem pencatatan dan pendokumentasian proses penjualan dan penerimaan yang digunakan saat ini pada koperasi serba usaha Dhanamas masih belum memadai, pengorganisasian data tidak teratur dan keamanan data kurang terjaga. 2. Piutang yang tak tertagih atas penjualan yang menyebabkan penerimaan kas terhambat. 3. Kurangnya laporan – laporan untuk mendukung proses bisnis, seperti laporan piutang dan penerimaan kas. 4. Tidak adanya tembusan dokumen pengiriman / Surat Jalan dari Supplier ke Koperasi pada saat pengiriman hasil penjualan barang ke Anggota. 5. Koperasi Dhanamas saat ini tidak memiliki database inventori dan pengelolaan gudang penyimpanan untuk mendukung penjualan. 6. Metode pembayaran yang diterima hanya menggunakan metode pembayaran tunai. 7. Tidak adanya tanda terima penerimaan kas berupa dokumen yang menjadi bukti terjadi penerimaan kas. 8. Penerimaan kas hasil penjualan tidak langsung disetorkan ke Bank pada periode tertentu. Dalam mengatasi masalah – masalah tersebut, identifikasi kebutuhan informasi koperasi antara lain : 1. Dokumen yang Dibutuhkan : a. Bon Tagihan
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Formulir ini berisi informasi mengenai total biaya penagihan yang diberikan kepada anggota koperasi , termasuk didalamnya jenis pesanan, jumlah pesanan, bunga kredit, serta total uang yang harus dibayar oleh anggota. Surat Kontrak Kredit Dokumen ini digunakan sebagai persetujuan perjanjian kredit yang dilakukan koperasi dengan Anggota atas pembelian barangnya di koperasi. Bukti Pembayaran Dokumen ini digunakan sebagai bukti yang akan diterimaoleh anggota bahwa ia telah melakukan pembayaran atas pesanannya ke koperasi. Formulir Setoran Bank Dokumen ini digunakan sebagai bukti ke manajemen koperasi atas setoran uang penerimaan pembayaran yang telah diterima oleh anggota. Laporan Penerimaan Kas Laporan ini menyampaikan rangkuman berapa banyak jumlah penerimaan kas dari penjualan dalam periode waktu tertentu. Laporan Piutang Laporan ini mencatat jumlah piutang usaha atas pembelian oleh anggota untuk periode waktu tertentu. Laporan Setoran Kas Laporan ini menghasilkan informasi mengenai setoran kas hasil penjualan berdasarkan Bukti Pembayaran. Pada laporan ini dapat diketahui Bukti Pembayaran mana saja yang telah disetorkan dan mana saja yang belum. Jurnal Jurnal yang mencatat transaksi bisnis penjualan dan penerimaan kas perusahaan. Jurnal yang akan digunakan pada proses penjualan dan penerimaan kas yaitu : jurnal umum, jurnal khusus penjualan dan jurnal khusus penerimaan kas.
Perancangan aplikasi sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas menggunakan software Visual Basic 2010 (VB.NET). Berikut ini merupakan contoh tampilan UI menu utama perancangan aplikasi :
Gambar 1 Tampilan Menu Utama
Perancangan laporan yang dihasilkan menggunakan Crystal Reports. Berikut ini merupakan contoh laporan yang dihasilkan :
Gambar 2 Tampilan print out Laporan Piutang Usulan penanganan kredit yang diajukan yaitu dengan penentuan limit kredit berdasarkan prinsip 5C yang dinilai melalui kriteria sebagai berikut : Tabel 1 Kriteria Penentuan Limit Kredit Teori 5 C Pertanyaan Dokumen Jawaban Bobot Sumber SIUP, KTP 1. Semua benar 5 Character 1. Sudah pernah menjalani usaha 2. 3 Jawaban benar 4 lain sebelumnya 2. Sudah menjalani usaha selama lebih 3. 2 jawaban benar 3 dari 5 tahun 4. 1 jawaban benar 2 3. Tidak ada catatan criminal di Kepolisian 5. Tidak ada jawaban 1 4. Selalu melunasi benar piutang pada bank atau lembaga keuangan lainnya tepat waktu
Capacity
Laba atau penghasilan bersih pelanggan cukup untuk melunasi piutang
Laporan 1. Laba : keuangan 6 >=Rp 6.000.000 bulan terakhir 2. Laba : Rp 4.500.000– Rp 5.999.000 3.
4.
5.
Capital
Kriteria Tabungan atau simpanan yang dimiliki pelanggan sebagai berikut.
Rekening koran
5
4
Laba : Rp 3.500.000 – Rp 4.499.000
3
Laba : Rp 2.500.000 – Rp 3.499.000
2
Laba : <=Rp 2.499.000
1.
Modal >Rp 10.000.000
2.
Modal Rp 7.000.000 – Rp 9.999.000
1 5
4 3.
4.
Collateral
Nilai dari aset pelanggan yang dapat dijadikan jaminan.
BPKB, Sertifikat rumah atau kepemilikan lainnya
5. 1.
Bagaimana kondisi ekonomi industri di perusahaan pelanggan
Laporan keuangan 6 bulan terakhir
3
Modal Rp 3.000.000 – Rp 4.999.000
2
1 5
5.
Modal < Rp 2.999.000 Nilai aset >= Rp 20.000.000 Nilai asset Rp 18.000.000 – 19.999.000 Nilai asset Rp 16.000.000 – 17.999.000 Nilai asset 14.000.000 – 15.999.000 Nilai asset < 13.999.000
1. 2. 3. 4. 5.
Sangat baik Baik Sedang Buruk Sangat buruk
5 4 3 2 1
2. 3. 4.
Condition
Modal Rp 5.000.000 – Rp 6.999.000
Dan jumlah limit kredit yang diberikan berdasarkan bobot yang diperoleh yaitu : Tabel 2 Jumlah Limit Kredit Sesuai Bobot Bobot Limit Kredit 25 Rp 20.000.000 15 – 24 Rp 15.000.000 10 – 14 Rp 10.000.000 <9 Rp 5.000.000
4 3 2 1
Apabila anggota lama ingin meminta penambahan limit kredit, berikut kriteria penilaiannya : Tabel 3 Kriteria Penentuan Penambahan Limit Kredit Besar Penjualan Nilai Persentase Kenaikan dari Limit Kredit Sebelumnya Rp 200.000.000 5 20 % Rp 150.000.000 – Rp 199.999.000 4 15 % Rp 100.000.000 – Rp 149.999.000 3 10% Rp 50.000.000 – Rp 99.999.000 2 5% 0- Rp 49.999.000 1 0%
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada Koperasi serba usaha Dhanamas mengenai perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas, dapat diambil kesimpulan : a. Sistem informasi ini bisa menjadi alat bantu bagi user dalam proses transaksi penjualan dan pengolahan data laporan berupa laporan penerimaan kas dan laporan penjualan. b. User juga terbantu dalam melakukan pengontrolan proses penjualan barang yang lebih efektif dan efisien. c. Pengembangan sistem akuntansi penjualan terkomputerisasi pada koperasi serba usaha Dhanamas dengan menggunakan metode pemodelan database dan pemodelan desain interface. Perancangan program aplikasi sistem akuntansi penjualan terkomputerisasi pada koperasi serba usaha Dhanamas terdiri dari menu login, menu transaksi, dan menu laporan mampu menjalankan transaksi penjualan secara cepat dan tepat sehingga menghasilkan informasi yang real time. Saran yang dapat diajukan demi pengembangan sistem informasi akuntansi koperasi di masa mendatang : a. Sistem informasi yang sudah dibangun untuk transaksi penjualan bersifat normal dan untuk selanjutnya bisa dikembangkan untuk penambahan fitur pengolahan data penjualan. b. Perancangan sistem akuntansi terkomputerisasi pada koperasi serba usaha Dhanamas dapat menambahkan beberapa sistem , seperti : sistem akuntansi pembelian atau sistem penggajian untuk kemampuan informasi yang cepat bagi perusahaan. c. Pengembangan sistem akuntansi penjualan hendaknya dikembangkan dengan menggunakan beberapa perangkat computer menggunakan kabel LAN atau jaringan untuk memanfaatkan aplikasi berjalan secara online pada koperasi serba usaha dan Dhanamas.
REFERENSI Darudiato, S., (2011). Penerapan Sistem Informasi Untuk Menentukan Kredit Limit Pelanggan Pada Perusahaan Dagang Skala Kecil Dan Menengah, diakses 6 Maret 2013 dari http://repository.upnyk.ac.id/661/1/E-15.pdf Gelinas U.J., Dull R.B., & Wheeler P. (2010). Accounting Information Systems. (9 States: South-Western College Pub.
edition). United
Jones F.L., & Rama D.V. (2008). Accounting Information Systems: A Business Process Approach. (3 edition). United States: South-Western College Pub. Salehi M., Rostami V., Mogadam A. (2010). Usefulness of Accounting Information System in Emerging Economy: Empirical Evidence of Iran. International Journal of Economics and Finance, Volume 2, No. 2 : 187 – 188, diakses 6 April 2013 dari http://www.ccsenet.org/journal/index.php/ijef/article/view/5906/4685
RIWAYAT PENULIS Dewi Milana lahir di kota Jakarta pada 13 Desember 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang komputer pada 2013.
Yohana lahir di kota Pontianak pada 23 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang komputer pada 2013. Suryanto
