ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG DAGANG, DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION Agnes Daru Melysa, Indrajani S.Kom., MM., dan Yanti S.Kom., MM. Jurusan Sistem Informasi & Akuntansi, Fakultas Sistem Informasi & Ekonomi dan Komunikasi Jalan K.H. Syahdan no.9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat 11480 Telp. : (+6221) 5345830, 5350660 / Fax. : (+6221) 5300244
[email protected]
ABSTRAK PT. Kimia Farma Trading & Distribution adalah perusahaan farmasi yang menjual produk obat-obatan. Permasalahan yang dihadapi perusahaan terkait dengan siklus penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas adalah batasan maksimum pemberian diskon tidak termonitor, kantor cabang kesulitan dalam melakukan konfirmasi ke kantor pusat untuk permohonan ekstra diskon, nomor batch barang yang keluar dari gudang tidak sesuai dengan nomor batch yang tertera pada faktur, limit kredit pelanggan tidak termonitor, penagihan piutang tidak lancar, dan pengendalian internal yang kurang baik. Oleh karena itu, penulis merasa perlu untuk melakukan analisis sistem yang sedang berjalan dan melakukan perancangan sistem baru yang diusulkan. Diharapkan dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang baru dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan segala aktivitas proses bisnis yang berhubungan dengan siklus tersebut, serta dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi perusahaan. Selain itu, semoga dapat bermanfaat dalam memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan bagi pihak manajemen sehingga dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang tepat. Kata kunci: analisis, perancangan, sistem, informasi, akutansi
PENDAHULUAN Sistem informasi yang saling terintegrasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan, agar dapat menghasilkan informasi yang akurat untuk mendukung pengambilan keputusan, perencanaan, dan pengendalian perusahaan oleh pihak manajemen. Salah satu fungsi penting dalam perusahaan yaitu fungsi penjualan karena fungsi penjualan sangat menentukan roda bisnis dari suatu perusahaan, dan melalui penjualan, perusahaan memperoleh pendapatan yang akan digunakan untuk membiayai aktifitas perusahaan guna mengembangkan perusahaan. PT. Kimia Farma Trading & Distribution merupakan anak perusahaan dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., yang merupakan perusahaan farmasi tertua di Indonesia. Dalam menjalankan proses bisnisnya saat ini, PT. Kimia Farma Trading & Distribution telah didukung oleh sistem informasi. Namun sistem informasi yang telah berjalan tersebut masih memiliki beberapa kendala. Beberapa kekurangan dari sistem yang dimaksudkan yaitu, perusahaan sering mengalami kerugian yang terjadi karena batasan maksimum pemberian diskon tidak
termonitor, perusahaan seringkali mengalami kendala di dalam hal pengembalian barang oleh pelanggan karena masih memiliki kemungkinan terjadinya pengembalian barang yang seharusnya bukan menjadi beban perusahaan, dalam hal pengontrolan limit kredit piutang pelanggan yang telah melewati limit kredit masih dapat dilayani, perusahaan memiliki kendala di dalam hal memprioritaskan penagihan piutang yang sudah jatuh tempo dikarenakan sistem tidak memiliki reminder untuk umur piutang yang sudah jatuh tempo, dan untuk penerimaan pembayaran piutang pengendalian internal perusahaan pun masih tergolong lemah karena adanya kecurangan (lapping). Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasi kelemahan sistem yang sedang berjalan, dan memberikan usulan perbaikan serta merancang sebuah sistem informasi akuntansi berdasarkan usulan perbaikan sehingga dapat mendukung kegiatan operasi perusahaan khususnya penjualan, piutang, dan penerimaan kas serta sesuai dengan kebutuhan PT. Kimia Farma Trading & Distribution. Tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini adalah: menganalisis sistem penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang telah berjalan saat ini sehingga dapat mengetahui kendala di dalam sistem yang sedang dialami oleh perusahaan; mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dan masalah yang terdapat pada sistem penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas; memberikan usulan perbaikan, untuk memperbaiki kelemahan dan masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan; merancang sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang baru yang mampu untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan dan mengatasi kelemahan pada sistem yang lama. Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari penelitian ini adalah: menghasilkan sistem informasi akuntansi penjualan yang dapat membantu perusahaan untuk mengontrol pemberian diskon agar perusahaan terhindar dari kerugian; memudahkan perusahaan dalam hal konfirmasi permohonan penambahan diskon; mempercepat pemrosesan untuk surat pesanan bagi outlet yang mengajukan permohonan penambahan diskon; membantu perusahaan agar nomor batch barang yang tertera pada faktur dapat sesuai dengan fisik barang, sehingga membantu dalam mengidentifikasi pengembalian barang; menghindari beban pengembalian barang yang seharusnya bukan merupakan kewajiban perusahaan; menghasilkan sistem informasi akuntansi yang memberikan informasi mengenai limit kredit pelanggan sehingga dapat mengatasi masalah piutang tidak lancar; menghindari kecurangan pemesanan oleh outlet yang telah mencapai batas limit kredit; membantu menghasilkan informasi yang akurat dalam proses penagihan piutang agar proses penagihan dapat dilakukan tepat waktu sesuai dengan jatuh tempo piutang; menghasilkan sistem informasi akuntansi yang dapat mengatasi kecurangan pada prosedur penerimaan kas untuk pembayaran piutang.
METODE PENELITIAN Dalam penulisan skripsi, metode analisis dan perancangan yang digunakan adalah dengan menggunakan metode SDLC yang terdiri dari beberapa tahap, yaitu: Inisiasi, dalam fase ini melakukan pengumpulan data dan informasi melalui observasi dan wawancara untuk mendapatkan informasi mengenai prosedur bisnis dan sistem yang sedang berjalan serta kendala yang dialami; Analisis, untuk pembangunan sistem ini menggunakan analisis sistem dengan analisis model bisnis yang memberikan gambaran bisnis menggunakan Activity Diagram sehingga dapat ditemukan aktivitas bisnis yang perlu dalam pembangunan sistem yang akan dirancang serta aktivitas bisnis yang dirasa tidak diperlukan untuk pembangunan sistem tersebut, identifikasi masalah dengan menganalisis sistem yang sedang berjalan, dan identifikasi kebutuhan yang diperlukan untuk pembangunan sistem yang akan dirancang; Perancangan, merupakan rancangan sistem yang dijelaskan melalui diagramdiagram yang akan digunakan sebagai dasar pengembangan, yaitu Use Case Diagram, Use Case Description, Domain Class Diagram, First Cut Diagram, System Sequence Diagram, Data Access Sequence Diagram, Updated Class Diagram, User Interface, dan Package Diagram; Pengembangan, merupakan tahap perancangan pembangunan sistem yang akan dibangun dengan melakukan coding dimana tahap ini harus didasarkan pada konsep diagram-diagram yang telah dibuat pada tahap design; Implementasi, rencana implementasi yang akan dilakukan pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution antara lain dengan spesifikasi hardware dan software yang dibutuhkan serta training kepada pengguna sistem, dan rencana implementasi; Evaluasi, merencanakan evaluasi sistem dengan mendengarkan feedback berupa keluhan, saran dan kritik dari user. .
HASIL DAN BAHASAN Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) yang semula bernama Pedagang Besar Farmasi (PBF) didirikan pada tanggal 4 Januari 2003. Sebagai anak perusahaan dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., KFTD memiliki tugas untuk meningkatkan penjualan produk-produk perseroan. Dari segi penyedia jasa layanan distribusi, KFTD menyalurkan berbagai produk perseroan, produk dari prinsipal lainnya, serta produk-produk non prinsipal. KFTD mendistribusikan produk-produk tersebut melalui penjualan reguler ke berbagai apotek (Apotek Kimia Farma dan apotek non Kimia Farma), rumah sakit, toko obat, supermarket, restoran, dan kafe). PT. Kimia Farma Trading & Distribution bergerak dalam bidang perdagangan, khususnya pada penjualan reguler yang mencerminkan pada bisnis distribusi. PT. Kimia Farma Trading & Distribution mendistribusikan obat-obatan dan alat-alat kesehatan baik yang diproduksi sendiri maupun yang diproduksi oleh pihak ketiga, dan memiliki saluran pasar yang luas.
3.1
Analisis Sistem Berjalan
Proses bisnis yang sedang berjalan saat ini pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution seperti yang digambarkan pada rich picture sebagai berikut:
13. Menyerahkan nota retur
1. Memesan surat pesanan eksternal 2. Menyerahkan surat pesanan eksternal 11. Retur barang barang Outlet
Supervisor Penjualan
Salesman
Bagian Inkaso
12. Menyerahkan barang + tanda terima
14. Menyerahkan nota retur
3. Menyerahkan surat pesanan internal + faktur Supervisor Logistik
7. Menyerahkan nota inkaso
4. Barang
Gudang
5. Menyerahkan barang + faktur 6. Menyerahkan barang
+ faktur Pengantar Barang
8. Menagih pembayaran nota inkaso
9. Membayar
uang Penagih
10. Menyerahkan uang
10. Menyerahkan laporan hasil penagihan Supervisor TU
Kasir
Gambar 1 Rich Picture Sistem Berjalan pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution
Rich picture seperti pada gambar 1 menjelaskan proses atau alur bisnis dimulai dari proses pemesanan yang diterima oleh salesman, pembuatan faktur atau invoice, hingga proses penagihan dan pembayaran oleh customer serta proses retur barang apabila terjadi retur barang.
3.2
Permasalahan yang Dihadapi
Batasan maksimum pemberian diskon tidak termonitor. Kondisi ini terjadi disebabkan karena tidak ada perhitungan untuk batasan minimal margin keuntungan pada aplikasi surat pesanan, khususnya perhitungan untuk batasan maksimum pemberian diskon yang dapat diberikan perusahaan. Akibatnya, perusahaan tidak memperoleh keuntungan yang maksimal dari aktivitas penjualannya. Kantor cabang kesulitan dalam melakukan konfirmasi ke kantor pusat apabila pelanggan mengajukan permohonan pemberian ekstra diskon. Kondisi tersebut dapat terjadi disebabkan karena kantor cabang melakukan konfirmasi permintaan ekstra diskon kepada kantor pusat via telepon/fax. Hal ini mengakibatkan pemrosesan surat pesanan menjadi lambat. Nomor batch barang yang keluar dari gudang tidak sesuai dengan nomor batch barang yang tertera pada faktur. Akibatnya, perusahaan banyak menanggung beban pengembalian barang yang seharusnya bukan merupakan kewajiban perusahaan. Kondisi tersebut mengakibatkan saat perusahaan menerima pengembalian barang, perusahaan hanya dapat mencocokkan nama barang pada faktur dengan fisik barang tanpa melihat nomor batch barang tersebut. Pelanggan yang seharusnya tidak dapat melakukan pemesanan karena belum membayar piutang yang telah mencapai batas limit kredit, masih dapat melakukan pemesanan. Hal tersebut terjadi karena supervisor penjualan dalam melakukan pemrosesan pemesanan khususnya pada penilaian kelayakan limit kredit pelanggan mengalami kesulitan, sebab harus meninjau kembali limit kredit berdasarkan historis data transaksi pelanggan. Akibatnya, banyak piutang perusahaan yang menjadi tidak lancar. Penagihan piutang pada perusahaan tidak lancar. Kondisi tersebut terjadi karena pada proses penagihan, ketika membuat perencanaan penagihan sesuai dengan data transaksi piutang yang akan jatuh tempo di aplikasi yang berjalan, bagian inkaso harus melihat satu persatu tanggal jatuh tempo piutang dan membuat nota inkaso dari setiap piutang yang telah jatuh tempo. Akibatnya, beberapa piutang seringkali tidak dimasukkan ke dalam perencanaan penagihan piutang disaat jumlah data piutang yang jatuh tempo terlalu banyak. Tidak ada pengawasan diantara bagian inkaso yang bertugas mencetak nota inkaso untuk penagihan dan penagih yang bertugas menagih. Akibatnya, terjadi persekongkolan untuk melakukan kecurangan (lapping) pada prosedur penerimaan kas untuk pembayaran piutang kurang lancar.
3.3
Rancangan Sistem yang Diusulkan
Rancangan sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang diusulkan yaitu: memberikan kontrol range diskon yang dapat diberikan pada master barang sehingga perusahaan dapat terhindar dari kerugian; membuat aplikasi untuk permohonan pemberian ekstra diskon yang dapat mengintegrasikan antara kantor pusat dan kantor cabang sehingga dapat memudahkan untuk proses validasi permintaan ekstra diskon; membuat aplikasi pengeluaran barang dengan menggunakan sistem scanning barcode untuk pengeluaran barang sehingga nomor batch barang yang tertera pada faktur dapat sesuai dengan nomor batch barang yang dikeluarkan dari gudang; aplikasi untuk memberikan warning limit kredit pelanggan pada aplikasi surat pesanan, sehingga sistem dapat menolak untuk memproses surat pesanan bagi pelanggan yang melewati batasan limit kredit yang diberikan; membuat aplikasi yang memberikan warning tanggal jatuh tempo piutang sehingga bagian inkaso dapat melihat piutang yang akan jatuh tempo secara rinci dan dapat langsung menyiapkan nota inkaso dari data transaksi piutang yang telah ditampilkan sehingga tidak ada nota inkaso yang terlewatkan untuk ditagih; membuat perubahan kebijakan pada prosedur pembayaran piutang, dengan cara menerima pembayaran piutang melalui transfer bank sehingga penagih hanya menerima slip setoran sebagai bukti pembayaran. Selain itu, diperlukan sistem pengendalian untuk mengendalikan prosedur pencetakan nota inkaso dengan melibatkan supervisor tata usaha sehingga nota inkaso yang dicetak dapat disesuaikan dengan penerimaan kas. Selain itu akan diusulkan pula prosedur yang baru, yaitu dengan mengubah alur prosedur pada sistem yang berjalan, yang semula mencetak faktur terlebih dahulu kemudian menyiapkan barang sesuai faktur
menjadi mencetak surat keluar barang berdasarkan sales order terlebih dahulu, lalu akan dicetak faktur berdasarkan surat keluar barang dan sales order sehingga jika terjadi retur, no. batch fisik barang dapat disesuaikan dengan no. batch yang tertera pada faktur. Tabel 1
Event Table Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas yang diusulkan pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution
Event table yang ditampilan pada tabel 1 menggambarkan proses bisnis perusahaan dengan menjelaskan pihak yang terlibat beserta dokumen yang dihasilkan dari masing-masing proses serta pihak yang berhak untuk menerima hasil dokumen dari setiap proses bisnis tersebut.
Gambar 2 Use Case Diagram Use case diagram yang ditampilkan pada gambar 2 menjelaskan mengenai urutan proses bisnis pada PT.Kimia Farma Trading & Distribution beserta pihak-pihak yang terkait untuk setiap proses.
Gambar 3 Domain Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas PT. Kimia Farma Trading & Distribution Gambar 3 menampilkan class diagram untuk sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas pada PT.Kimia Farma Trading & Distribution yang menjelaskan mengenai relasi atau hubungan antar class beserta entitas pada setiap class.
Gambar 4 First Cut Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas PT. Kimia Farma Trading & Distribution Gambar 4 menggambarkan first cut diagram untuk sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas pada PT.Kimia Farma Trading & Distribution yang menjelaskan mengenai relasi atau hubungan antar class dan tipe data dari atribut masing-masing class.
Gambar 5 Updated Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas PT. Kimia Farma Trading & Distribution Updated cut diagram untuk sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas pada PT.Kimia Farma Trading & Distribution ditampilkan pada gambar 5 yang menjelaskan mengenai relasi atau hubungan antar class, tipe data dari atribut masing-masing class, dan event dari masing-masing class.
Gambar 6 Package Diagram Gambar 6 menggambarkan package diagram untuk sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas pada PT.Kimia Farma Trading & Distribution yang menjelaskan lebih rinci mengenai relasi atau hubungan antar database, handler, dan tampilan pada user. Package diagram dihasilkan dari analisis dan perancangan menggunakan sequence diagram.
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang telah dilakukan pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut: dengan adanya batasan maksimum pemberian diskon pada master barang, maka pemberian diskon pun menjadi terkontrol sehingga perusahaan dapat terhindar dari kerugian; dengan adanya sistem yang baru, maka konfirmasi untuk permohonan pemberian ekstra diskon menjadi lebih mudah, karena sistem ini mampu mengintegrasikan antara kantor pusat dan kantor cabang sehingga dapat memudahkan untuk proses validasi permintaan ekstra diskon; dengan adanya sistem scanning barcode untuk pengeluaran barang, dapat membantu dalam mengawasi retur barang, agar retur barang yang terjadi dapat sesuai dengan transaksi sebelumnya, dan perusahaan tidak menanggung beban pengembalian barang yang seharusnya bukan merupakan kewajiban perusahaan; dengan adanya sistem yang baru, dapat membantu mengawasi dalam proses penjualan sehingga pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan dapat sesuai dengan limit kredit yang telah ditetapkan; dengan adanya warning tanggal jatuh tempo piutang, memudahkan untuk menyiapkan data penagihan, penagihan piutang pun dapat dilakukan tepat waktu, dan tidak ada piutang yang terlewatkan untuk ditagih; dengan adanya sistem yang baru ini, pemisahan tugas dan wewenang masing-masing bagian dapat lebih terkendali. Diharapkan dengan pemisahan job desk tersebut, maka karyawan akan lebih fokus terhadap pekerjaannya agar pengendalian internal perusahaan akan terbentuk dengan baik. Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution, penulis mencoba memberikan saran sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan untuk melakukan pengembangan sistem di masa mendatang, yaitu: sistem yang dirancang dan dibangun ini hanya mencakup siklus penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas saja. Sehingga apabila suatu hari perusahaan ingin mengembangkannya, sistem ini dapat dikembangkan dengan modul-modul sistem informasi akuntansi lainnya; evaluasi sistem secara berkala penting untuk dilakukan guna mengetahui apakah sistem tersebut telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal tersebut dilakukan agar perusahaan dapat meminimalisasikan kesalahan yang mungkin terjadi di masa mendatang, seiring dengan perkembangan bisnis pada perusahaan; pemeliharaan terhadap sistem sangat perlu untuk dilakukan. Diharapkan
perusahaan dapat mencegah terjadinya kehilangan data perusahaan dengan cara melakukan back up secara berkala terhadap sistem. Hal tersebut pun dilakukan agar sistem yang dibangun terhindar dari pemenuhan data.
REFERENSI Boynton, W.C., Johnson, R.N., Kell, G.W. (2003). Modern Auditing. (edidi 7). Jakarta: Erlangga. Gelinas, U.J.Jr., Dull, R.B. (2008). Accounting Information System. (7th edition). Canada: Thomson Learning. Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Kalman, James. (2006). Creating a Standard Operating Procedures manual. Risk Management, 53(1), 42. Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, Terry D.. (2007). Intermediate Accounting. (12th edition). New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. Mardiasmo. (2009). Perpajakan edisi revisi 2009. Yogyakarta: ANDI. Meter, M. (2006). The integration level of Accounting Information Systems in the Croatian companies, 714724. O’Brien, James A. (2005). Introduction to Information Systems. (12th edition). New York: McGrawHill. Rama, Dasaratha V., Jones, Frederick L. (2006). Accounting Information System. Canada: Thomson SouthWestern. Romney, Marshall, Steinbart, Paul. (2006). Accounting Information System. (10th edition). New Jersey: Prentice Hall. Sarosa, S. (2009). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Grasindo. Satzinger, J.W., Jackson, & R.B., Burd, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston: Course Technology, Cengage Learning,. Warren, C.S., Reeve, J.M., Fess, P.E. (2005). Accounting. (21th edition). Canada: Thompson South Western. Weygandt, Jerry J., Donald E. Kieso, and Paul D. Kimmel. (2007). Pengantar Akuntansi. (edisi 7). Jakarta: Salemba Empat. Wilkinson, J.W., Cerullo, M.J., Raval, V., Wong-On-Wing, B. (2000). Accounting Information Systems : Essential Concepts and Applications. (4th edition). New York: John Wiley & Sons.
RIWAYAT PENULIS Agnes Daru Melysa lahir di kota Jakarta pada 22 mei 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada 2012.
