ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN, PERSEDIAAN, DAN UTANG DAGANG PADA PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN, PERSEDIAAN, DAN UTANG DAGANG PADA PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION Meta Fitriani, Henny Hendarti, dan Indrajani Jurusan Sistem Informasi & Akuntansi, Fakultas Sistem Informasi & Ekonomi dan Komunikasi, Universitas Bina Nusantara Jalan KH. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 1140 [email protected]

ABSTRAK PT. Kimia Farma Trading & Distribution adalah perusahaan farmasi yang bergerak dalam bidang perdagangan dan distribusi. Masalah yang terkait dengan siklus pembelian, persediaan, dan utang dagang pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution adalah sering terjadi penumpukan barang pesediaan, sering tidak mendapatkan diskon pembayaran utang, terjadinya selisih persediaan pada pencatatan dengan bukti fisik, sering melewatkan kesempatan mendapatkan penawaran harga terbaik, dan pengendalian internal yang kurang baik. Metode yang digunakan dalam penelitian adalah metode pengumpulan data dengan melakukan studi literatur dan penelitian lapangan seperti observasi, wawancara, dokumentasi, dan prosedur analitis. Selain itu, metode yang digunakan dalam analisis dan perancangan sistem informasi akutansi dilakukan dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language. Adanya sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan, dan utang dagang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan segala aktivitas proses bisnis yang berhubungan dengan pembelian, persediaan, dan utang dagang serta dapat mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan. Selain itu juga dapat memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen sehingga dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang tepat. Kata Kunci : Analisis, perancangan, sistem informasi akutansi, pembelian, persediaan, utang dagang

ABSTRACT PT. Kimia Farma Trading & Distribution is a pharmaceutical company engaged in the trading and distribution. Problems associated with the cycle of purchasing, inventory, and accounts payable at PT. Kimia Farma Trading & Distribution are the accumulation of inventory stocks, hard to get a discount from the debt payment, the difference in inventory record with the physical evidence, missed the opportunity to get the best price quote, and poor internal controls. Methods used in this research are collecting data by conducting a literature study and field research such as observation, interviews, documentation, and analytical procedures. In addition, methods used in the analysis and design of accounting information systems done with object oriented analysis and design using the unified modeling language notation. The existence of an accounting information system of purchasing, inventory, and accounts payable are expected to help the company in carrying out all the activities of business processes related to it as well as to solve the problems faced by the company. In addition, it can also provide reports required by management so that they can produce the right decision. Keywords: Analysis, design, accounting information system, purchasing, inventory, account payable

PENDAHULUAN Sistem informasi telah berkembang menjadi sebuah alat bagi organisasi untuk mendukung bisnis dan menyediakan sumber daya yang kuat untuk keunggulan kompetitif perusahaan. Beberapa informasi yang berperan penting diantaranya adalah sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan, dan utang dagang. PT. Kimia Farma Trading & Distribution adalah perusahaan farmasi yang bergerak dalam bidang perdagangan dan distribusi. Meskipun sudah memiliki sistem, akan tetapi perusahaan masih menemui beberapa masalah. Pada persediaan, sering terjadi perbedaan jumlah fisik barang yang ada di gudang dengan jumlah persediaan yang ada didalam catatan administrasi serta penumpukan barang yang sudah melewati tanggal kadaluwarsa karena ketidak sesuaian pencatatan dan penempatan barang digudang dengan nomor batch dan tanggal kadaluwarsanya. Pada pembelian, perusahaan sering melewatkan kesempatan dalam mendapatkan penawaran harga terbaik karena perusahaan tidak memiliki prosedur dan dokumen formal dalam pemilihan supplier sehingga harga dan mutu yang didapatkan kurang maksimal dan berpotensi terjadinya kecurangan. Selain itu, perusahaan sering terlambat dalam membayarkan utangnya kepada supplier sehingga perusahaan jarang mendapatkan diskon untuk pembayaran utang. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian adalah merancang sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan dan utang dagang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat memberikan solusi yang tepat atas masalah yang dihadapi perusahaan.

METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan adalah studi kepustakaan yang dilaksanakan dengan cara mengumpulkan data-data dan informasi dari buku-buku, artikel-artikel di Internet ataupun media cetak lainnya serta teori-teori dari para ahli yang relevan dengan permasalahan yang ditemukan di lapangan. Selain itu, pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, menelusuri bukti-bukti dokumentasi, serta menganalisis prosedur yang dijalankan oleh perusahaan. Metode analisis dan perancangan dilakukan dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger, yaitu mengacu pada modeling and requirement discipline, dengan pembuatan activity diagram, event table, use case diagram, use case description, domain class diagram, dan system sequence diagram serta design discipline dengan pembuatan first-cut diagram, sequence data access, updated class diagram, package diagram, dan user interface.

HASIL DAN BAHASAN Pada pembahasan berikut ini akan dijelaskan beberapa metode analisis yang digunakan untuk memperoleh hasil yang diharapkan. Oleh karena itu maka akan dilakukan analisis terhadap sistem yang berjalan pada perusahaan, membuat prosedur baru yang diusulkan dan melakukan perancangan sistem. Penjelasan mengenai hal tersebut dapat dilihat pada sub-sub bab sebagai berikut ini.

Analisis Sistem Berjalan Sistem berjalan pada perusahaan akan digambarkan dalam rich picture berikut ini:

Gambar 1 Rich Picture Sistem Berjalan PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Setelah melakukan survey, wawancara dan evaluasi terhadap proses bisnis perusahaan, prosedurprosedur berjalan dan struktur organisasi, maka dapat disimpulkan ada beberapa permasalahan yang teridentifikasi pada sistem yang sedang berjalan. Temuan permasalahan tersebut yaitu: 1. Perusahaan sering melewatkan kesempatan untuk mendapatkan penawaran harga terbaik dari pemasok. 2. Tidak ada pemisahan tugas antara bagian pembelian dan penerimaan barang. 3. Adanya penumpukan barang persediaan di gudang sehingga menyebabkan biaya penyimpanan meningkat. 4. Adanya selisih antara jumlah barang di catatan dan jumlah fisik barang di gudang serta penumpukan barang kadaluwarsa. 5. Perusahaan jarang mendapatkan diskon pembayaran utang dan telat dalam melakukan pembayaran. 6. Pengendalian yang kurang baik pada proses pembayaran utang cabang ke pusat.

Struktur Organisasi yang Diusulkan Berdasarkan permasalahan yang ditemukan pada sistem yang sedang berjalan, maka akan dirancang suatu struktur organisasi baru dengan menambahkan bagian baru, yaitu operator pengadaan yang berada dibawah manajer logistik dalam tigkat kantor pusat dan berada dibawah supervisor logistik dalam tingkat kantor cabang:

Gambar 2 Struktur Organisasi yang Diusulkan Pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Tanggung Jawab dan Wewenang yang Diusulkan Berdasarkan struktur organisasi PT. Kimia Farma Trading & Distribution yang diusulkan terdapat bagian baru, yaitu operator penerimaan. Berikut adalah tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki oleh operator penerimaan: Tanggung jawab operator penerimaan adalah;

1.

Mengelola dan mengawasi kegiatan penerimaan barang, baik produk dari PT. Kimia Farma ataupun pemasok. 2. Memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan barang yang telah diesan sebelumnya. 3. Membuat Invoice Penerimaan dan Laporan Penerimaan Barang. 4. Memberikan informasi data penerimaan untuk keperluan bagi bagian lain. Wewenang operator penerimaan adalah menetapkan standarisasi sistem penerimaan barang.

Analisis dan Perancangan Sistem yang Diusulkan Rancangan sistem informasi Akuntansi pembelian, persediaan, dan utang dagang yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan yang terjadi pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution adalah sebagai berikut:

Gambar 3 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Persediaan, dan Utang Dagang yang Diusulkan Pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Tabel 1 Event Table Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Persediaan, dan Utang Dagang yang Diusulkan Pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution No. Event Trigger Source Use Case Response Destination 1.

Operator pengadaan membuat purchase requisition

Adanya permintaan pembelian dan persediaan telah mencapai titik ROP

Operator Pengadaan

Membuat Purchase Requisition

Purchase Requsition

Supervisor logistik

2.

Operator pengadaan membuat surat permintaan penawaran harga

Adanya daftar kebutuhan

Operator pengadaan

Membuat surat permintaan penawaran harga

Surat Permintaan Penawaran Harga

Kepala cabang

3.

Kepala cabang memvalidasi surat permintaan penawaran harga

Operator menyerahkan daftar kebutuhan dan print out surat permintaan penawaran harga

Kepala cabang

Memvalidas i surat permintaan penawaran harga

Surat permintaan harga yang telah divalidasi

Operator pengadaan dan pemasok

4.

Operator pengadaan melakukan pemesanan

Pemasok membalas surat permintaan penawaran harga

Operator pengadaan

Melakukan pemesanan

Purchase Order

Pemasok, kepala cabang, dan supervisor logistik

5.

Operator penerimaan menerima barang

Pemasok mengirimkan barang pesanan

Operator penerimaan

Menerima barang

Surat Terima Barang

Kepala gudang, Operator gudang, dan petugas gudang

6.

Operator gudang membuat laporan penerimaan barang

Adanya surat terima barang

Operator penerimaan

Membuat laporan penerimaan barang

Laporan penerimaan barang

Kepala gudang

7.

Kepala gudang memvalidasi laporan penerimaan barang

Laporan penerimaan barang telah selesai dibuat

Kepala gudang

Memvalidas i laporan penerimaan barang

Laporan penerimaan barang yang telah di validasi

Kepala tata usaha

8.

Supervisor logistik melakukan retur pembelian

Adanya barang yang ingin diretur

Supervisor logistik

Melakukan retur pembelian

Dokumen Retur Pembelian

Kepala cabang dan petugas logistik pusat

9.

Administrasi

Harian,

Administrasi

Mengadakan

Form Stock

Administrasi

gudang mengadakan stock opname

Triwulanan, Tahunan

gudang

stock opname

Opname Barang

gudang

10.

Administrasi gudang membuat laporan stock opname

Pelaksanaan stock opname telah selesai

Administrasi gudang

Membuat laporan stock opname

Laporan stock opname

Kepala gudang

11.

Supervisor tata usaha membuat invoice pembelian

Pemasok mengirimkan tagihan pembelian

Supervisor tata usaha

Membuat invoice pembelian

Invoice pembelian

Kepala cabang

12.

Kepala cabang memvalidasi invoice pembelian

Invoice pembelian telah dibuat

Kepala cabang

Memvalidas i invoice pembelian

Invoice pembelian yang telah divalidasi

Supervisor tata usaha

13.

Supervisor tata usaha membuat voucher bank keluar

Adanya invoice pembelian yang akan jatuh tempo

Supervisor tata usaha

Membuat voucher bank keluar

Voucher bank keluar

Kepala cabang

14.

Kepala cabang memvalidasi voucher bank keluar

Voucher bank keluar telah dibuat

Kepala cabang

Memvalidas i voucher bank keluar

Voucher bank keluar yang telah divalidasi

Kasir

15.

Kasir membayar utang ke pemasok

Voucher bank keluar telah divalidasi

Kasir

Membayar utang ke pemasok

Bukti transfer

Kepala cabang

16.

Kasir membuat bukti bank keluar

Kasir telah melakukan transfer pembayaran

Kasir

Membuat bukti bank keluar

Bukti Bank Keluar (BBK)

Kepala cabang

17.

Kasir membuat laporan utang

Bulanan

Kasir

Membuat laporan utang

Laporan utang

Kepala Tata Usaha

uc Use Case Mo... Sistem Informasi Pembelian, Persediaan, dan Utang Dagang PT. Kimia Farma Trading & Distribution

membuat Purchase Requisition

Operator Pengadaan

memv alidasi Purchase Requisition

membuat Surat Permintaan Penaw aran Harga

Superv isor Logistik memv alidasi Surat Permintaan Penaw aran Harga

melakukan pemesanan Kepala Cabang

menerima barang membuat Laporan Penerimaan Barang

Operator Penerimaan

Operator Gudang memv alidasi Laporan Penerimaan Barang melakukan retur pembelian Kepala Gudang mengadakan stock opname

Administrasi Gudang

Membuat Laporan Stock Opname

Superv isor Logistik

membuat Inv oice Pembelian

Superv isor Tata Usaha

memv alidasi Inv oice Pembelian membuat Voucher Bank Keluar Kepala Cabang memv alidasi Voucher Bank Keluar membayar utang ke pemasok

Kasir membuat Bukti Bank Keluar

membuat Laporan Utang

Gambar 4 Usecase Diagram Satzinger et al. (2005:175) menjelaskan bahwa, “Use case adalah aktivitas yang dilakukan oleh sistem dalam merespon event yang terjadi. Actor diperankan oleh user dan berada diluar boundary.”

class Domain Class Diagram

Cabang

Karyaw an Bagian -

kode_bagian nama_bagian

1..* -

1

NIK kode_cabang kode_bagian kode_kelurahan nama_karyawan password alamat_karyawan no_telp no_hp

1 -

1..*

kode_cabang kode_gudang kode_kelurahan nama_cabang alamat_cabang no_telp no_fax

1..* Detil_Cabang 1..* -

1

kode_cabang kode_gudang 1..*

1..*

Operator_Pengadaan

Operator_Penerimaan

Kasir

Superv isor_Tata_Usaha

1 1..*

1

1

1

Administrasi_Gudang

Kepala_Gudang

1

1

1

1

Superv isor_Logistik

Kepala_Cabang

1

1

1

1

1

1

1..* 1..* 1..*

Purchase_Requisition -

no_pr kode_barang tgl_pr tgl_diperlukan approval pembuatan_spph keterangan NIK 1

1..*

1

1..* Bukti_Bank_Keluar

Inv oice_Pembelian Surat_Terima_Barang 1..* -

kode_spph no_pr kode_suppl ier NIK tgl_spph ket_pph 1..*

1

-

1..*

1..* -

1

1..*

no_inv_beli no_po NIK tgl_inv_beli tgl_jatuh_tempo approval jml_i nv_beli

Voucher_Bank_Keluar 1 1 -

no_vbk no_inv_beli kode_rekening NIK tgl_vbk approval jml _bayar terbilang

1..* 1 -

1

1

1

no_po kode_spph NIK tgl_po tipe_order tipe_bayar

1 1..*

1

Detil_Purchase_Order

1

no_po kode_barang qty_order ekstra_diskon jml_pembel ian jml_seluruh grandtotal

1..*

-

1

-

1

1 1

1

kode_suppli er kode_barang

-

Supplier -

kode_supplier kode_grup_suppl ier kode_kelurahan nama_supplier alamat_supplier no_tel p no_fax npwp no_si up contact_person email status

1..*

1

kode_barang kode_grup_barang kode_satuan_barang kode_kemasan kode_lini_barang kode_diskon nama_barang kode_barcode harga_beli harga_jual jumlah_stok rop 1..*

1..* -

1..*

1

Detil_Stock_Opname_Barang -

no_retur_beli kode_barang qty_retur_beli alasan_retur

1..*

1..*

1

1

Grup_Barang

Rekening 1..*

1..*

1..*

-

-

kode_rekening kode_bank kode_suppl ier kode_pel anggan no_rekening tipe

kode_grup_barang nama_grup_barang

Propinsi -

Kelurahan

1

1..* Bank Grup_Supplier 1 -

1 -

kode_diskon jumlah_diskon

-

kode_satuan_barang nama_satuan_barang

1 1 Lini_Barang -

1..*

-

kode_kemasan nama_kemasan

kode_kecamatan kode_kota nama_kecamatan

1

kode_propinsi nama_propinsi 1

1

1..*

1 Kota -

Kecamatan -

kode_kelurahan kode_kecamatan nama_kelurahan kodepos 1..*

kode_li ni_barang nama_li ni_barang

1 Kemasan_Barang

Satuan_Barang

Diskon -

kode_bank kode_kelurahan nama_bank al amat_bank

1

1

1..*

-

kode_grup_supplier nama_grup_supplier

kode_opname kode_barang no_batch qty_stock

1

1

1..*

1

Detil_Retur_Pembelian

1 1

1..*

no_retur_beli no_stb NIK tgl_retur_beli

1..*

1

1..*

1

Retur_Pembelian -

1..*

Detil_Supplier

1..*

1

kode_gudang kode_kelurahan nama_gudang alamat_gudang

Barang

1..*

1..*

Gudang

no_stb kode_barang no_batch tgl_kadaluarsa qty_teri ma keterangan kondi si jml _terima

1..*

kode_spph kode_barang qty_order jml_pembelian

kode_opname kode_gudang NIK tgl_opname

1..*

Detil_Surat_Permintaan_Penawaran_Harga -

-

Detil_Surat_Terima_Barang -

1

1..* -

Stock_Opname_Barang

no_bbk no_vbk NIK tgl_bbk no_bukti _transfer tgl_transfer approval jml _transfer terbilang2

1..*

1..*

Purchase_Order

no_pr kode_barang qty

no_stb no_po kode_gudang NIK tgl _stb approval 1

1 1

1..* Detil_Purchase_Requisition -

1..*

1..*

1..*

Surat_Permintaan_Penaw aran_Harga -

1..*

1

kode_kota kode_propinsi nama_kota 1

1..*

Gambar 5 Domain Class Diagram Satzinger et al. (2005:185) menjelaskan bahwa, “class diagram adalah diagram yang digunakan untuk menentukan problem domain classes. Pada class diagram, kotak segi empat menggambarkan class dan garis yang menghubungkan antar class menunjukkan asosiasi antar class.”

class First-Cut Class Diagram

Karyawan Bagian -

Operator_Pengadaan

-

kode_bagi an: char nama_bagi an: varchar

Operator_Penerimaan

Cabang

NIK: char kode_cabang: char kode_bagian: char kode_kel urahan: char nama_karyawan: nvarchar password: char alamat_karyawan: nvarchar no_telp: varchar no_hp: varchar

Kasir

Superv isor_Tata_Usaha

-

kode_cabang: char kode_gudang: char kode_kel urahan: char nama_cabang: nvarchar alamat_cabang: nvarchar no_telp: varchar no_fax: varchar

Detil_Cabang -

Superv isor_Logistik

Kepala_Cabang

kode_cabang: char kode_gudang: char

Administrasi_Gudang

Kepala_Gudang

Bukti_Bank_Keluar Surat_Terima_Barang

Surat_Permintaan_Penaw aran_Harga -

-

kode_spph: char no_pr: char kode_suppl ier: char NIK: char tgl _spph: date

-

no_stb: char no_po: char kode_gudang: char NIK: char tgl_stb: date approval: bool ean

Inv oice_Pembelian

Voucher_Bank_Keluar

no_inv_beli: char no_po: char NIK: char tgl_inv_beli: date tgl_jatuh_tempo: date approval: bool ean jml_inv_beli : deci mal

-

-

no_vbk: char no_i nv_bel i: char kode_rekening: char NIK: char tgl_vbk: date approval: boolean jml_bayar: decimal terbi lang: varchar

Stock_Opname_Barang

no_bbk: char no_vbk: char NIK: char tgl_bbk: date no_bukti _transfer: nvarchar tgl_transfer: date approval: boolean jml_transfer: decimal terbilang2: varchar

-

kode_opname: char kode_gudang: char NIK: char tgl_opname: date

Purchase_Requisition -

no_pr: char tgl_pr: date tgl_di perlukan: date keterangan: varchar aprroval: boolean pembuatan_spph: bool ean NIK: char

Detil_Surat_Terima_Barang Purchase_Order -

no_po: char kode_spph: char NIK: char tgl_po: date tipe_order: bool ean tipe_bayar: boolean

-

Detil_Purchase_Requisition -

-

Detil_Purchase_Order no_po: char kode_barang: char qty_order: i nt ekstra_diskon: deci mal jml_pembelian: decimal jml _sel uruh: decimal grandtotal: decimal

-

Retur_Pembelian

kode_gudang: char kode_kel urahan: char nama_gudang: nvarchar alamat_gudang: nvarchar

-

no_retur_bel i: char no_stb: char NIK: char tgl _retur_bel i: date

Detil_Stock_Opname_Barang

no_pr: char kode_barang: char qty: int

Detil_Retur_Pembelian -

Barang Detil_Surat_Permintaan_Penawaran_Harga -

-

kode_spph: char kode_barang: char ket_pph: nvarchar qty_order: int j ml_pembelian: decimal

Detil_Supplier -

kode_supplier: char kode_barang: char

kode_barang: char kode_grup_barang: char kode_satuan_barang: char kode_kemasan: char kode_lini_barang: char kode_diskon: char nama_barang: nvarchar kode_barcode: char harga_beli: decimal harga_jual: decimal juml ah_stok: int rop: int

Supplier -

Gudang

no_stb: char kode_barang: char no_batch: nvarchar tgl _kadal uarsa: date qty_terima: int keterangan: nvarchar kondisi: boolean jml_teri ma: int

kode_suppli er: char kode_grup_suppli er: char kode_kelurahan: char nama_suppli er: nvarchar alamat_supplier: nvarchar no_telp: varchar no_fax: varchar npwp: i nt no_si up: i nt contact_person: nvarchar email : nvarchar status: bool ean

kode_rekening: char kode_bank: char kode_supplier: char kode_pel anggan: char no_rekening: varchar tipe: bool ean

-

kode_grup_supplier: char nama_grup_supplier: nvarchar

-

kode_bank: char kode_kel urahan: char nama_bank: varchar alamat_bank: nvarchar

Lini_Barang -

-

kode_opname: char kode_barang: char no_batch: nvarchar qty_stock: int

-

kode_propi nsi: char nama_propi nsi: varchar

Grup_Barang

Rekening -

Bank Grup_Supplier

no_retur_beli: char kode_barang: char qty_retur_beli: int alasan_retur: nvarhar

-

kode_grup_barang: char nama_grup_barang: nvarchar

Propinsi

Kelurahan -

kode_kelurahan: char kode_kecamatan: char nama_kelurahan: varchar kodepos: char

kode_li ni_barang: char nama_li ni_barang: nvarchar Kota

kode_diskon: char juml ah_diskon: deci mal

-

kode_satuan_barang: char nama_satuan_barang: varchar

Kecamatan

Kemasan_Barang

Satuan_Barang

Diskon -

-

kode_kemasan: char nama_kemasan: varchar

-

-

kode_kota: char kode_propinsi nama_kota: varchar

kode_kecamatan: char kode_kota: char nama_kecamatan: varchar

Gambar 6 First-cut Class Diagram Satzinger et al. (2005:309) menjelaskan bahwa, “ First-cut design class diagram dikembangkan dengan memperluas domain class diagram. First-cut class diagram membutuhkan dua langkah: 1. Menguraikan atribut dengan tipe dan informasi nilai awal. 2. Menambahkan tanda panah navigasi.

class Updated Class Diagram

Karyaw an

Bagian

Inv oice_Pembelian_Handler + + + + + + + + + +

start_new_invoice_pembelian() add_data() select_no_po() select_tgl_jatuh_tempo() select_approval() save() update_data() delete() cancel() print()

Operator_Pengadaan

-

kode_bagian: char nama_bagian: varchar

+ + + + + +

add_bagian() init_bagian() get_bagian() update_bagian() save() delete()

Operator_Penerimaan

Cabang

-

NIK: char kode_cabang: char kode_bagian: char kode_kelurahan: char nama_karyawan: nvarchar password: char alamat_karyawan: nvarchar no_telp: varchar no_hp: varchar

+ + + + + +

add_karyawan() init_karyawan() get_karyawan() update_karyawan() save() delete()

kode_cabang: char kode_gudang: char kode_kelurahan: char nama_cabang: nvarchar alamat_cabang: nvarchar no_telp: varchar no_fax: varchar

+ + + + + +

add_cabang() init_cabang() get_cabang() update_cabang() save() delete()

Detil_Cabang

Superv isor_Logistik

Kepala_Cabang

Administrasi_Gudang

Kepala_Gudang

STB_Handler + + + + + + + + + + + + + + + + + +

start_new_STB() add_data() select_nama_gudang() select_no_po() scan_kode_barcode() select_tgl_kadaluarsa() select_kondisi() add_no_batch() add_qty_terima() add_keterangan() remove() select_approval() save() update_data() update_detil() delete() cancel() print()

-

kode_spph: char no_pr: char kode_supplier: char NIK: char tgl_spph: date ket_pph: nvarchar

+ + + + + +

create_SPPH() init_SPPH() get_SPPH() update_SPPH() save() delete()

-

no_stb: char no_po: char kode_gudang: char NIK: char tgl_stb: date approval: boolean

+ + + + + +

create_STB() init_STB() get_STB() update_STB() save() delete()

PO_Handler

+ + + + + + + + + + + + +

start_new_SPPH() add_data() select_nama_supplier() add_ket_pph() select_nama_barang() add_qty_order() remove() save() update_data() update_detil() delete() cancel() print()

-

no_po: char kode_spph: char NIK: char tgl_po: date tipe_order: boolean tipe_bayar: boolean

+ + + + +

init_PO() get_PO() update_PO() save() delete()

no_pr: char tgl_diperlukan: date keterangan: varchar approval: boolean pembuatan_spph: boolean NIK: char

+ + + + +

init_PR() get_PR() update_PR() save() delete()

Detil_Purchase_Requisition -

no_pr: char kode_barang: char qty: int

+ + + + + + +

create_detil_PR() update_detil_PR() add_detil_PR() remove_detil_PR() save() delete() print()

no_inv_beli: char no_po: char NIK: char tgl_inv_beli: date tgl_jatuh_tempo: date approval: boolean jml_inv_beli: decimal

-

no_vbk: char no_inv_beli: char kode_rekening: char NIK: char tgl_vbk: date approval: boolean jml_bayar: decimal terbilang: varchar

+ + + + + + +

create_invoice_pembelian() init_invoice_pembelian() get_invoice_pembelian() update_invoice_pembelian() save() delete() print()

+ + + + + + +

create_VBK() init_VBK() get_VBK() update_VBK() save() delete() print()

-

no_po: char kode_barang: char qty_order: int ekstra_diskon: decimal jml_pembelian: decimal jml_seluruh: decimal grandtotal: decimal

-

kode_spph: char kode_barang: char qty_order: int jml_pembelian: decimal

+ + + + + + +

create_detil_SPPH() update_detil_SPPH() add_detil_SPPH() remove_detil_SPPH() save() delete() print()

+ + + + + + +

create_detil_PO() add_detil_PO() update_detil_PO() remove_detil_PO() save() delete() print()

+ + + + + +

-

no_bbk: char no_vbk: char NIK: char tgl_bbk: date no_bukti_transfer: nvarchar tgl_transfer: date approval: boolean jml_transfer: decimal terbilang2: varchar

+ + + + + +

create_BBK() init_BBK() update_BBK() save() delete() print()

+ + + + + +

create_detil_cabang() add_detil_cabang() update_detil_cabang() remove_detil_cabang() save() delete()

+ + + + + + + + + + + +

start_new_VBK() add_data() select_no_inv_beli() select_nama_supplier() add_jml_bayar() add_terbilang() select_approval() save() update_data() delete() cancel() print()

+ + + + + + + + + + + + +

start_new_BBK() add_data() select_no_BK() select_tgl_transfer() add_no_bukti_transfer() add_jml_transfer() add_terbilang2() select_approval() save() update_data() delete() cancel() print()

kode_supplier: char kode_grup_supplier: char kode_kelurahan: char nama_supplier: nvarchar alamat_supplier: nvarchar no_telp: varchar no_fax: varchar npwp: int no_siup: int contact_person: nvarchar email: nvarchar status: boolean add_supplier() init_supplier() get_supplier() update_supplier() save() delete()

+ + + + + +

kode_supplier: char kode_barang: char create_detil_supplier() add_detil_supplier() update_detil_supplier() remove_detil_supplier() save() delete()

-

kode_barang: char kode_grup_barang: char kode_satuan_barang: char kode_kemasan: char kode_lini_barang: char kode_diskon: char nama_barang: nvarchar kode_barcode: char harga_beli: decimal harga_jual: decimal jumlah_stok: int rop: int

kode_diskon: char jumlah_diskon: decimal

+ + + + + +

add_diskon() init_diskon() get_diskon() update_diskon() save() delete()

no_stb: char kode_barang: char no_batch: nvarchar tgl_kadaluarsa: date qty_terima: int keterangan: nvarchar kondisi: boolean jml_terima: int

+ + + + + + +

create_detil_STB() add_detil_STB() update_detil_STB() remove_detil_STB() save() delete() print()

+ + + + + +

add_barang() init_barang() get_barang() update_barang() save() delete()

-

kode_gudang: char kode_kelurahan: char nama_gudang: nvarchar alamat_gudang: nvarchar

+ + + + + +

add_gudang() init_gudang() get_gudang() update_gudang() save() delete()

-

kode_bank: char kode_kelurahan: char nama_bank: varchar alamat_bank: nvarchar

+ + + + + +

add_bank() init_bank() get_bank() update_bank() save() delete()

-

kode_rekening: char kode_bank: char kode_supplier: char kode_pelanggan: char no_rekening: varchar tipe: boolean

+ + + + + +

add_rekening() init_rekening() get_rekening() update_rekening() save() delete()

kode_grup_supplier: char nama_grup_supplier: nvarchar

+ + + + + +

add_grup_supplier() init_grup_supplier() get_grup_supplier() update_grup_supplier() save() delete()

kode_satuan_barang: char nama_satuan_barang: varchar

+ + + + + +

add_satuan_barang() init_satuan_barang() get_satuan_barang() update_satuan_barang() save() delete()

create_stock_opname() init_stock_opname() update_stock_opname() save() delete()

Stock_Opname_Handler -

no_retur_beli: char no_stb: char NIK: char tgl_retur_beli: date

+ + + + +

create_retur_pembelian() init_retur_pembelian() update_retur_pembelian() save() delete()

+ + + + + + + + + + + + +

-

no_retur_beli: char kode_barang: char qty_retur_beli: int alasan_retur: nvacrhar

+ + + + + + +

create_detil_retur_pembelian() add_detil_retur_pembelian() update_detil_retur_pembelian() remove_detil_retur_pembelian() save() delete() print()

start_new_stock_opname() add_data() select_nama_gudang() select_nama_barang() add_no_batch() add_qty_stock() remove() save() update_data() update_detil() delete() cancel() print() Retur_Pembelian_Handler

Detil_Stock_Opname_Barang + + + + + + +

+ + + + + + + create_detil_stock_opname() + add_detil_stock_opname() update_detil_stock_opname() + remove_detil_stock_opname() + + save() + delete() + print()

kode_opname: char kode_barang: char no_batch: nvarchar qty_stock: int

start_new_retur_pembelian() add_data() select_no_STB() scan_barcode() add_qty_retur_beli() add_alasan_retur() remove() save() update_data() update_detil() delete() cancel() print()

Propinsi

-

kode_lini_barang: char nama_lini_barang: nvarchar

+ + + + + +

add_lini_barang() init_lini_barang() get_lini_barang() update_lini_barang() save() delete()

-

kode_kemasan: char nama_kemasan: varchar

+ + + + + +

add_kemasan_barang() init_kemasan_barang() get_kemasan_barang() update_kemasan_barang() save() delete()

-

kode_grup_barang: char nama_grup_barang: nvarchar

+ + + + + +

add_grup_barang() init_grup_barang() get_grup_barang() update_grup_barang() save() delete()

-

kode_propinsi: char nama_propinsi: varchar

+ + + + + +

add_propinsi() init_propinsi() get_propinsi() update_propinsi() save() delete()

Kota -

kode_kota: char kode_propinsi nama_kota: varchar

+ + + + + +

add_kota() init_kota() get_kota() update_kota() save() delete()

Kelurahan -

kode_kelurahan: char kode_kecamatan: char nama_kelurahan: varchar kodepos: char

+ + + + + +

add_kelurahan() init_kelurahan() get_kelurahan() update_kelurahan() save() delete()

Kecamatan

Kemasan_Barang

Satuan_Barang -

+ + + + +

BBK_Handler

Grup_Barang

Lini_Barang

-

kode_opname: char kode_gudang: char NIK: char tgl_opname: date

Detil_Retur_Pembelian Rekening

Bank

Grup_Supplier Diskon -

-

Stock_Opname_Barang -

Retur_Pembelian

Gudang

Barang

Detil_Supplier -

Supplier -

Bukti_Bank_Keluar

Detil_Surat_Terima_Barang

Detil_Surat_Permintaan_Penaw aran_Harga

Purchase_Requisition -

Voucher_Bank_Keluar

Inv oice_Pembelian -

Detil_Purchase_Order Purchase_Order

start_new_PO() add_data() select_kode_SPPH() select_nama_barang() add_qty_order() remove() add_ekstra_diskon() select_tipe_order() select_tipe_bayar() save() update_data() update_detil() update_ekstra_diskon() update_tipe_order() update_tipe_bayar() delete() cancel() print()

kode_cabang: char kode_gudang: char

Surat_Terima_Barang

Surat_Permintaan_Penaw aran_Harga

SPPH_Handler

+ + + + + + + + + + + + + + + + + +

-

VBK_Handler

Kasir

Supervisor_Tata_Usaha

-

-

kode_kecamatan: char kode_kota: char nama_kecamatan: varchar

+ + + + + +

add_kecamatan() init_kecamatan() get_kecamatan() update_kecamatan() save() delete()

Gambar 7 Updated Class Diagram Satzinger et al. (2005:338) menjelaskan bahwa, “setelah beberapa sequence diagram dibuat, maka informasi method dapat ditambahkan ke dalam class. Tanda panah navigasi juga memungkinkan untuk diperbaharui sebagai hasil dari keputusan yang dibuat saat pengembangan sequence diagram.”

uc Package Diagram View Layer

Domain Layer

Form Main Menu

Form List Purchase Requisition

Form Purchase Requisition

Supplier

Cabang

Bagian

Kelurahan

Kecamatan

Kota

Satuan Barang

Lini Barang

Kemasan Barang

Rekening Form List SPPH

Form List PO

Form PO

Form List STB

Form List Retur Pembelian

Form Retur Pembelian

Form List Stock Opname

Form Inv oice Pembelian

Form List BBK

Form BBK

Form Laporan Pembelian

Form Laporan Utang

Laporan Persediaan

Laporan Ev aluasi Kinerj a Supplier

Form Stock Opname

Form List VBK

Form Laporan Penerimaan Barang

Form Reminder Inv oice Beli

BBKHandler

CabangDA

BagianDA

BankDA

KelurahanDA

KecamatanDA

KotaDA

PropinsiDA

PRDA

Retur PembelianDA

Lini_BarangDA

SPPHDA

Stock OpnameDA

Inv oice PembelianHandler

Laporan PembelianHandler

Laporan Penerimaan BarangHandler

LaporanEv aluasi Kinerj aSupplier Handler

Diskon

STBHandler

PO

Kemasan_Barang DA

Stock Opname

Laporan Pembelian

Inv oice Pembelian

Laporan Penerimaan Barang

VBKHandler

Laporan UtangHandler

ReminderInv oice BeliHandler

STB

Karyaw anDA

RekeningDA

Satuan_BarangDA

POHandler

SPPHHandler

Retur Stock PembelianHandler OpnameHandler

SPPH GudangDA

Propinsi

Form VBK

Data Access Layer

BarangDA

Bank

Form STB

Laporan PersediaanHandler

SupplierDA

Karyaw an

Form SPPH

PRHandler Form List Inv oice Pembelian

Gudang

Barang

VBK

Laporan Utang

PR

Retur Pembelian

BBK

Laporan Persediaan

DiskonDA

PODA

STBDA

Inv oice PembelianDA

VBKDA

Laporan Ev aluasi Kinerj a Supplier

Reminder Inv oice Beli

BBKDA

Gambar 8 Package Diagram Satzinger et al. (2005:339) menjelaskan bahwa, “package diagram adalah diagram tingkat tinggi yang memungkinkan perancang sistem untuk mengasosiasikan kelas-kelas dari grup-grup yang saling berhubungan. Notasi dari package diagram berbentuk kotak persegi panjang berlabel (tabbed rectangle). Nama dari package biasanya tertera pada label, sedangkan kelas-kelas yang dimiliki oleh package ditempatkan didalam kotak persegi panjang. Simbol lainnya yang digunakan dalam package diagram adalah titik-titik panah (dashed arrow), yang mewakili dependency relationship. Buntut panah terhubung dengan dependent package, sedangkan kepala panah terhubung dengan independent package. Dependency relationship sendiri menggambarkan suatu hubungan antar elemen dalam package diagram, dimana jika terjadi perubahan pada suatu elemen (elemen yang independent), maka elemen lainnya (elemen yang dependent) juga dapat berubah.”

SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan, dan utang dagang yang dilakukan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan: 1. Dalam mengatasi masalah perusahaan yang berkaitan dengan jarangnya perusahaan mendapatkan diskon pembelian dan tawaran harga terbaik dari pemasok dapat dilakukan dengan cara membuat sistem informasi pemilihan pemasok melalui pembuatan surat permintaan penawaran harga untuk pemasok sehingga pemilihan pemasok bisa dilakukan secara objektif dengan menilai mutu dan harga barang yang ditawarkan.

2.

Dari analisis masalah terkait tidak adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian dan penerimaan barang dapat diatasi dengan menambahkan sistem pengendalian pada sistem yang berjalan, yaitu dengan cara membuat suatu bagian atau divisi baru pada proses penerimaan barang. 3. Dari analisis masalah terkait kurangnya pengendalian pada proses pembayaran utang dapat diatasi dengan cara membuat sistem validasi untuk bagian yang bersangkutan dan kepala cabang pada pembuatan dokumen-dokumen pembayaran utang. 4. Masalah yang berkaitan dengan penumpukan barang persediaan di gudang karena kesalahan pemesanan diluar rutin, dapat diminimalisasi dengan pembuatan purchase requisition ini adalah untuk memberikan pengendalian pada pemesanan barang dan relokasi barang ke cabang lain dengan transaksi jual beli antar cabang. 5. Dengan memanfaatkan penggunaan barcode pada sistem penerimaan barang di gudang untuk setiap barang yang masuk ke gudang dan menyusun barang di rak berdasarkan nomor batch dan tanggal kadaluwarsanya maka perusahaan dapat mengurangi terjadinya selisih antara jumlah barang di catatan dan jumlah fisik barang di gudang serta penumpukan barang kadaluwarsa. 6. Dengan penambahan sistem pengingat (reminder) invoice pembelian yang akan jatuh tempo pada sistem berjalan maka terjadinya keterlambatan pembayaran utang dapat diatasi dan perusahaan memiliki kesempatan dalam mendapatkan diskon pembayaran utang. Adapun saran-saran yang diusulkan kepada PT. Kimia Farma Trading & Distribution adalah dengan melakukan pengembangan sistem informasi akuntasi yang ada secara meluruh dan bukan hanya pada sistem informasi pembelian, persediaan, dan utang dagang saja, menggunakan perangkat hardware seperti yang telah direkomendasikan sebelumnya dan menggunakan software yang orisinil dan legal, serta melakukan evaluasi dan pemeliharaan secara periodik agar perusahaan dapat mengembangkan sistem sesuai dengan kebutuhan dimasa yang akan datang dan perkembangan proses bisnis perusahaan.

REFERENSI Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi. (Edisi Revisi). Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Brigham dan Houston. (2006). Dasar-dasar Manajemen Keuangan. (Edisi Kesepuluh). Jakarta: Salemba Empat. Hall, James A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. (Edisi Keempat). Jakarta: Salemba Empat. Hall, James A. (2011). Introduction to Accounting Information System. (7th Edition). Canada: SouthWestern Cangage Learning. Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staff. (Edisi Pertama). Jakarta: Visimedia. Herjanto, Eddy. (2009). Sains Manajemen – Analisis Kuantitatif Untuk Pengambilan Keputusan. (Edisi Pertama). Jakarta: Grasindo. Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta: Elex Media Komputindo. Jones, Frederick L., Rama, Dasaratha V. (2008). Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. Jakarta: Salemba Empat. Jonsson, P., S.A Mattsson. (2008). Inventory Management Practices and Their Implications on Perceived Planning Performance. International Journal of Production Research. 46(7), 1787-1812. O’Brien, James A (2006). Introduction to Information System. (12th Edition). New York: McGraw-Hill. Romney, Marshall. B., Steinbert, Paul J. (2006). Accounting Information System. (10th Edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall. Satzinger, John. W., Robert B. Jackson, Stephen D. Burd. (2005). Object-Oriented Analysis & Design With The Unified Process. Boston: Course Technology. Sen, Ceyda Gungor, Selcuk Sen and Huseyin Basligil. 2010. Pre-selection of Suppliers Through an Integrated Fuzzy Analytic Hierarchy Process and Max-Min Methodology. International Journal of Production Research. 48(6), 1603-1625. Sundjaja, Ridwan S. dan Inge Barlian. (2002). Manajemen Keuangan. (Edisi Keempat). Jakarta: Prenhallindo. Weygandt, Jerry.J, Donald E. Kieso, Paul D. Kimmel. (2007). Pengantar Akuntansi Buku 1. (Edisi Ketujuh). Jakarta: Salemba Empat. Wilkinson, J.W., Cerullo, M.J., Raval, V., Wong-On-Wing, B. (2000). Accounting Information System: Essential concepts and applications. (4th Edition). New Jersey: John Wiley & Sons Inc.

RIWAYAT PENULIS Meta Fitriani lahir di kota Jakarta pada tanggal 8 Mei 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi dan Sistem Informasi pada tahun 2012.