UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Ilmu Komputer Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2005 / 2006
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PADA PT SAAG UTAMA Ratna Levina S 0500555021 Kelas / Kelompok : 07PBA / 11 Abstrak Tujuan penelitian adalah untuk membantu memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh PT. SAAG Utama, khususnya pada sistem akuntansi penjualan dan piutang dagang yang sedang berjalan dengan merancang sistem informasi terkomputerisasi. Dalam melakukan penelitian, penulis menggunakan metode analisis dan metode perancangan. Adapun metode analisis dilakukan dengan studi kepustakaan terutama mempelajari buku-buku literatur yang berkaitan dengan sistem informasi penjualan dan piutang dagang pada pada perpustakaan, survei pada sistem yang sedang berjalan, meliputi wawancara dengan manajemen puncak, dan staff PT. SAAG Utama dan observasi langsung pada objek penelitian untuk mengumpulkan hasil penelitian kemudian dilanjutkan dengan mempelajari dan menganalisis hasil penelitian terhadap sistem akuntansi penjualan dan piutang dagang yang lama untuk mencari solusi pengembangan sistem yang lebih baik. Pada perancangan sistem informasi yang baru digunakan metode perancangan terstruktur yang meliputi pembuatan DFD, kamus data, spesifikasi file, ERD, dan perancangan masukan dan keluaran. Dari hasil penelitian, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem pengendalian intern pada PT. SAAG Utama terdapat beberapa kelemahan, sistem pencatatan transaksi penjualan dan piutang dagang yang dijalankan secara manual masih kurang efisien, terjadinya kesalahan-kesalahan, dan lemahnya pengendalian manajemen terhadap piutang dagang. Penulis menyarankan PT. SAAG Utama menggunakan suatu sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang yang terkomputerisasi ini untuk membantu manajemen mengendalikan transaksi piutang usaha melalui perbaikan struktur informasi pada laporan, penerapan manajemen kredit yang disertai pengawasan teratur dan membantu karyawan PT. SAAG Utama melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif. Kata Kunci Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Sistem Pengendalian Intern, Piutang dagang.
vii
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah Bapa atas rahmatNya yang melindungi, memberkati, memberikan kekuatan, dan semangat dalam penyusunan skripsi ini sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PADA PT SAAG UTAMA “ semaksimal mungkin. Dalam kesempatan ini penulis juga ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan dukungan moril maupun materiil sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Ucapan terima kasih penulis berikan kepada : 1. Ibu Dr. Ir. Theresia Widia Soeryaningsih, MM (alm), selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Envermy Vem, M.Sc., selaku Pejabat Rektor Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Idris Gautama
S.E., S.Kom, MM, MBA, selaku Ketua Program Studi
Komputerisasi Akuntansi atas segala saran, bantuan, dan masukan yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyusun skripsi dengan kreatif dan lebih baik lagi. 4. Ibu Noerlina, S.Kom, MM, sebagai dosen pembimbing yang menyediakan waktu untuk memberikan masukan, bimbingan dan dukungan yang positif selama penyusunan skripsi. 5. Bapak Petrus Indratjuaja, pemilik dan Presiden Direktur PT. SAAG Utama yang telah mengijinkan penulis melakukan survei dan pengumpulan data untuk skripsi, Ibu. Rully Andalusia, Direktur PT. SAAG Utama dan Ibu Melati, Accounting
viii
Manager, serta karyawan PT. SAAG UTAMA lainnya yang tak dapat penulis sebutkan namanya satu-persatu turut membantu penulis untuk memperoleh data untuk analisis penelitian skripsi. 5. Teman-teman dekat penulis yang telah memberikan dukungan untuk menyelesaikan skripsi seperti Efa Defi, Jenny, Sioe, Mimi Lea, Vivi Liornadi, William, Diny, dan lainnya yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu persatu. 6. Bpk Rudy Hadi Salim dan Kel. Effendy Salim yang membangkitkan semangat penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini di bawah tekanan dan terima kasih banyak atas segala dukungan baik bersifat material dan immaterial yang diberikan kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. Ada pepatah yang mengatakan tak ada gading yang tidak retak, di akhir kata, penulis menyadari bahwa skripsi yang dibangun masih terdapat beberapa kekurangan baik yang disadari atau tidak. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, penulis berharap agar pembaca turut serta memberikan kritik dan masukan yang dapat memperbaiki kelemahan skripsi ini ke arah penyempurnaan yang lebih baik lagi. Sekian dan terima kasih atas perhatiannya.
Jakarta, 15 Maret 2006
Ratna Levina Sari.S
ix
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam
i
Halaman Persetujuan Hardcover
ii
Abstrak
iii
Prakata
iv
Daftar Isi
vi
Daftar Gambar
xi
Daftar Tabel
xiv 1
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
2
1.3 Tujuan dan Manfaat
3
1.3.1 Tujuan
3
1.3.2 Manfaat
4
1.4 Metodologi Penelitian
4
1.4.1 Metode Analisis
4
1.4.2 Metode Perancangan
5
1.5 Sistematika Penulisan
6
BAB 2 LANDASAN TEORI
7
2.1 Sistem dan Informasi
7
2.1.1 Pengertian Sistem
7
2.1.2 Pengertian Informasi
7
2.1.3 Kualitas Informasi
8
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi
9
2.1.5 Tujuan Sistem Informasi
9
2.1.6 Pengertian SIA
10
2.1.7 Komponen Utama Sistem Informasi
10
vi
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
11
2.2.1 Pengertian Analisis Sistem
11
2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
12
2.3 Tools yang Digunakan
12
2.3.1 Kamus Data
12
2.3.2 Isi Kamus Data
13
2.3.3 Entity Relationships Diagram
14
2.3.4 Bagan Terstruktur
15
2.4 Normalisasi
15
2.4.1 Pengertian Normalisasi
15
2.4.2 Langkah-langkah Normalisasi
16
2.5 Penjualan Kredit
16
2.5.1 Standar Pemberian Kredit
17
2.5.2 Fungsi yang terkait
18
2.5.3 Informasi yang diperlukan oleh Manajemen
19
2.5.4 Dokumen yang digunakan
19
2.5.5 Catatan Akuntansi yang digunakan
20
2.5.6 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem
21
2.5.7 Unsur Pengendalian Intern
22
2.6 Piutang Dagang
24
2.6.1 Pengertian Piutang Dagang
24
2.6.2 Pengendalian Internal atas Piutang Usaha
24
2.6.3 Dokumen untuk Pencatatan Piutang Dagang
24
2.6.4 Informasi yang diperlukan Manajemen
25
2.6.5 Catatan Akuntansi dalam Pencatatan Transaksi Piutang Usaha
25
2.7 Sistem Retur Penjualan
26
2.7.1 Fungsi terkait
26
2.7.2 Informasi yang diperlukan Manajemen
27
2.7.3 Dokumen yang digunakan
27
2.8 JIT ( Just in Time )
28
vii
2.8.1 Pengertian JIT
28
2.8.2 Dampak penerapan JIT
28
2.8.3 Manfaat JIT
29
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
34
3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
34
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
40
3.13 Uraian Tanggung Jawab
40
3.1.4 Prosedur Sistem yang berjalan
40
3.1.4.1 Prosedur Sistem Penjualan yang sedang berjalan
45
3.1.4.2 Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan
49
3.1.4.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan
50
3.1.4.4 Prosedur Sistem Penggantian Barang
53
3.2 Diagram Aliran Dokumen pada Sistem yang Berjalan
55
3.2.1 Prosedur Transaksi Penawaran Barang Melalui Tender
55
3.2.2 Prosedur Transaksi Penawaran Barang Melalui Inquiry
56
3.2.3 Prosedur Sistem Penjualan Kredit
57
3.2.4 Prosedur Sistem Penerimaan Pembayaran Pelanggan
60
3.2.5 Prosedur Sistem Retur Penjualan
62
3.2.6 Prosedur Sistem Penggantian Barang
65
3.3 Diagram Aliran Data
67
3.3.1 Diagram Hubungan Sistem yang Sedang Berjalan
67
3.4 Diagram Nol Sistem yang Sedang Berjalan
68
3.5 Analisa Permasalahan dan Identifikasi Kebutuhan Informasi
69
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN 4.1 Prosedur yang diusulkan pada Sistem yang Baru
80 80
4.1.1 Prosedur Penerimaan Order Penjualan yang diusulkan
80
4.1.2 Prosedur Evaluasi Kredit yang diusulkan
81
4.1.3 Prosedur Pengendalian Pengiriman Barang yang diusulkan
81
4.1.4 Prosedur Merekam Transaksi Penerimaan Barang yang diusulkan
82
4.1.5 Prosedur Penerimaan Kas
82
viii
4.1.6 Prosedur Retur Penjualan yang diusulkan
83
4.1.7 Usulan Prosedur Transaksi Penggantian Barang yang telah diretur
83
4.2 Diagram Aliran Data
85
4.2.1 Diagram Hubungan
85
4.2.2 Diagram Nol
86
4.2.3 Diagram Rinci Proses 1.0
87
4.2.4 Diagram Rinci Proses 2.0
88
4.2.5 Diagram Rinci Proses 3.0
89
4.2.6 Diagram Rinci Proses 4.0
90
4.2.7 Diagram Rinci Proses 5.0
91
4.2.8 Diagram Rinci Proses 6.0
92
4.2.9 Diagram Rinci Proses 7.0
93
4.2.10 Diagram Rinci Proses 8.0
94
4.2.10 Diagram Rinci Proses 8.0 ( Lanjutan )
95
4.3 Data Sistem
96
4.3.1 Kamus Data untuk Aliran Data
96
4.3.2 Kamus Data untuk Penyimpanan Data
100
4.3.3 Kamus Data untuk Laporan
101
4.3.4 Kamus Data untuk Jurnal
104
4.4 Normalisasi
105
4.5 Spesifikasi File
117
4.6 Entity Relationship Diagram
132
4.7 Bagan Terstruktur
133
4.8 Spesifikasi Proses
158
4.9 Rancangan Layar Masukan ( Input )
176
4.10 Rancangan Layar Keluaran ( Output )
190
4.11 Rencana Implementasi
194
4.11.1 Tata Laksana Sistem yang diusulkan
194
4.11.2 Struktur Organisasi yang diusulkan
195
4.11.3 Jadwal Rencana Pengembangan dan Implementasi Sistem
196
ix
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
197
5.2 Saran
199
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
40
Gambar 3.2 Transaksi Permintaan Penawaran Barang Melalui Tender
55
Gambar 3.3 Transaksi Permintaan Penawaran Barang Melalui Inquiry
56
Gambar 3.4 Sistem Prosedur Penjualan Kredit
57
Gambar 3.5 Sistem Prosedur Penjualan Kredit ( Lanjutan )
58
Gambar 3.6 Sistem Prosedur Penjualan Kredit ( Lanjutan )
59
Gambar 3.7 Sistem Prosedur Penerimaan Kas
60
Gambar 3.8 Sistem Prosedur Penerimaan Kas ( Lanjutan )
61
Gambar 3.9 Sistem Prosedur Retur Penjualan
62
Gambar 3.10 Sistem Prosedur Retur Penjualan ( Lanjutan )
63
Gambar 3.11 Sistem Prosedur Retur Penjualan ( Lanjutan )
64
Gambar 3.12 Sistem Prosedur Penggantian Barang
65
Gambar 3.13 Sistem Prosedur Penggantian Barang ( Lanjutan )
66
Gambar 3.14 Diagram Hubungan Sistem yang sedang berjalan
67
Gambar 3.15 Diagram Nol Sistem yang sedang berjalan
68
Gambar 4.1 Diagram Hubungan Sistem Informasi yang Diusulkan
85
Gambar 4.2 Diagram Nol Sistem Informasi yang Diusulkan
86
Gambar 4.3 Diagram Rinci Proses 1.0
87
Gambar 4.4 Diagram Rinci Proses 2.0
88
Gambar 4.5 Diagram Rinci Proses 3.0
89
Gambar 4.6 Diagram Rinci Proses 4.0
90
Gambar 4.7 Diagram Rinci Proses 5.0
91
Gambar 4.8 Diagram Rinci Proses 6.0
92
Gambar 4.9 Diagram Rinci Proses 7.0
93
Gambar 4.10 Diagram Rinci Proses 8.0
94
Gambar 4.11 Diagram Rinci Proses 8.0 ( Lanjutan )
95
Gambar 4.12 Diagram Hubungan Entitas
132
Gambar 4.13 Bagan Terstruktur untuk Modul Utama
133
Gambar 4.14 Bagan Terstruktur untuk Modul Master
133
Gambar 4.15 Bagan Terstruktur untuk Modul File
134 xi
Gambar 4.16 Bagan Terstruktur untuk Pendataan Pelanggan
134
Gambar 4.17 Bagan Terstruktur untuk Pendataan Principal
135
Gambar 4.18 Bagan Terstruktur untuk Pendataan Barang
135
Gambar 4.19 Bagan Terstruktur untuk Pembuatan S.O
136
Gambar 4.20 Bagan Terstruktur untuk Pembuatan S.O ( lanjutan )
137
Gambar 4.21 Bagan Terstruktur untuk Proses Evaluasi Kredit Pelanggan
138
Gambar 4.22 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan Surat Jalan
139
Gambar 4.23 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan Invoice
140
Gambar 4.24 Bagan Terstruktur untuk Proses merekam Penjualan
141
Gambar 4.25 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan BKM
142
Gambar 4.26 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan TTB
143
Gambar 4.27 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan Memo Kredit
144
Gambar 4.28 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan BPB
144
Gambar 4.29 Bagan Terstruktur untuk Laporan Status Order Penjualan
145
Gambar 4.30 Bagan Terstruktur untuk Laporan Status Pengiriman Barang
145
Gambar 4.31 Bagan Terstruktur untuk Laporan Penjualan
146
Gambar 4.32 Bagan Terstruktur untuk Laporan Piutang
146
Gambar 4.33 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Status Order Penjualan
147
Gambar 4.34 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Status Pengiriman barang
148
Gambar 4.35 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Penjualan Produk
149
Gambar 4.36 Bagan Terstruktur Cetak Laporan Penjualan daerah Pemasaran
150
Gambar 4.37 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Kredibilitas Pelanggan
151
Gambar 4.38 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Umur Piutang
152
Gambar 4.39 Bagan Terstruktur untuk Laporan Saldo Piutang
153
Gambar 4.40 Bagan Terstruktur untuk Laporan Pembayaran
154
Gambar 4.41 Bagan Terstruktur untuk Laporan Mutasi Kredit Pelanggan
155
Gambar 4.42 Bagan Terstruktur untuk Laporan Retur dan Penggantian barang
156
Gambar 4.43 Bagan Terstruktur untuk Jurnal Penjualan
156
Gambar 4.44 Bagan Terstruktur untuk Jurnal Penerimaan Kas
157
Gambar 4.45 Rancangan Layar Masukan Login
176
Gambar 4.46 Rancangan Layar Masukan Menu Master
176
Gambar 4.47 Rancangan Layar Masukan Menu Transaksi
176
Gambar 4.48 Rancangan Layar Masukan Master Pelanggam
177
xii
Gambar 4.49 Rancangan Layar Masukan Master Barang
178
Gambar 4.50 Rancangan Layar Masukan Master Principal
179
Gambar 4.51 Rancangan Layar Masukan Sales Order
180
Gambar 4.52 Rancangan Layar Masukan Surat Jalan
181
Gambar 4.53 Rancangan Layar Masukan Invoice
182
Gambar 4.54 Rancangan Layar View Status Invoice
183
Gambar 4.55 Rancangan Layar Masukan BKM
184
Gambar 4.56 Rancangan Layar Masukan TTB
185
Gambar 4.57 Rancangan Layar Masukan Memo Kredit
186
Gambar 4.58 Rancangan Layar Masukan BPB
187
Gambar 4.59 Rancangan Layar Penambahan / Pengurangan Limit Kredit
188
Gambar 4.60 Rancangan Layar View Transaksi Piutang Pelanggan
189
Gambar 4.61 Rancangan Layar Menu Laporan Penjualan
190
Gambar 4.62 Rancangan Layar Menu Laporan Piutang
190
Gambar 4.63 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Status Order Penjualan
191
Gambar 4.64 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Pengiriman Barang
191
Gambar 4.65 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Penjualan Kelompok Produk
191
Gambar 4.66 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Penjualan Daerah Pemasaran
192
Gambar 4.67 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Kredibilitas Pelanggan
192
Gambar 4.68 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Umur Piutang
192
Gambar 4.69 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Saldo Piutang
193
Gambar 4.70 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Pembayaran Pelanggan
193
Gambar 4.71 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Mutasi Kredit Pelanggan
193
Gambar 4.72 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Retur Penjualan & Penggantian Barang
194
Gambar 4.73 Rancangan Layar Menu Cetak Jurnal Penjualan
194
Gambar 4.74 Rancangan Layar Menu Cetak Jurnal Penerimaan Kas
194
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1
File Master Pelanggan
117
Tabel 4.2
File Master Barang
119
Tabel 4.4
File Master Principal
120
Tabel 4.5
File Sales Order
122
Tabel 4.6
File Sales Order Detail
122
Tabel 4.7
File Surat Jalan Header
122
Tabel 4.8
File Surat Jalan Detail
123
Tabel 4.9
File Invoice Header
124
Tabel 4.10 File Invoice Detail
124
Tabel 4.11 File Transaksi Piutang Pelanggan Header
125
Tabel 4.12 File Transaksi Piutang Pelanggan Detail
125
Tabel 4.13 File BKM
126
Tabel 4.14 File TTB Header
127
Tabel 4.15 File TTB Detail
128
Tabel 4.16 File Memo Kredit Header
129
Tabel 4.17 File Memo Kredit Detail
130
Tabel 4.18 File BPB Header
131
Tabel 4.19 File BPB Detail
131
Tabel 4.67 Jadwal Rencana Pengembangan Implementasi
196
ix
