ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA PADA PT. HURIP UTAMA Raisah Azizah Jl. Kota Bambu Selatan 6 No. 19 RT 007 RW 005 Palmerah, Jakarta Barat 021-5608050
[email protected] Dosen Pembimbing: Aries Wicaksono, S.Kom., M.Ak
ABSTRAK TUJUAN PENELITIAN, ialah untuk menganalisis kelemahan yang terdapat pada proses penjualan dan piutang usaha dan memberikan solusi terbaik untuk mengatasi kelemahan tersebut. Untuk itu, diperlukan adanya sistem informasi penjualan (database) yang tepat untuk PT. Hurip Utama agar data dan informasi dapat dihasilkan dengan cepat dan akurat dengan merancang sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access versi 2007 serta merancang User Interface untuk form atas dokumen yang terkait dengan penjualan dan piutang usaha.. METODA DAN OBJEK PENELITIAN ANALISIS yang digunakan yaitu dengan mengidentifikasi dan menganalisa sistem penjualan yang berjalan dengan cara melakukan survey dan observasi langsung ke perusahaan serta mewawancarai pihak – pihak yang bersangkutan. HASIL YANG DICAPAI dari penelitian ini berupa suatu rancangan database sistem informasi penjualan dan piutang usaha yang baru untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi perusahaan. SIMPULAN dari penelitian ini bahwa dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha yang baru dapat melengkapi informasi yang dibutuhkan pengguna dan dapat mengatasi kelemahan yang ada pada sistem lama. Kata kunci : Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan
PENDAHULUAN Sistem merupakan komponen yang sangat penting bagi keberhasilan suatu organisasi. Semakin berkembangnya teknologi dan sistem informasi, menyebabkan semakin tingginya persaingan antar organisasi. Sistem informasi berfungsi untuk mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas yang dilaksanakan organisasi, mengubah data tersebut menjadi informasi yang berguna untuk semua pihak yang membutuhkannya. Satzinger, Jackson, dan Burd (2009:6) mengatakan bahwa sistem informasi merupakan sekumpulan komponen yang terkait, yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan hasil informasi yang dibutuhkan oleh pengguna untuk menyelesaikan masalah bisnis. Salah satu sistem informasi yang sangat penting bagi suatu organisasi adalah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi merupakan sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Kemudian informasi tersebut digunakan untuk membantu pelaksanaan aktivitas operasional perusahaan sehari-hari. Gelinas dan Dull (2008:14) mengatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah spesifikasi subsistem dari sistem informasi yang bertujuan untuk mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan aspek keuangan dari suatu kejadian bisnis, yang terintegrasi dengan sistem informasi dan tidak dapat dibedakan sebagai pemisah subsistem. Bagi perusahaan yang bergerak dibidang usaha perdagangan barang mau pun jasa, penjualan merupakan kegiatan yang paling penting, karena perusahaan bisa hidup dari hasil kegiatan penjualan. Hasil dari kegiatan penjualan tersebut dikenal dengan istilah laba. Penjualan yang dilakukan seringkali bersifat kredit dan memerlukan pengelolaan piutang yang baik. Menurut Mulyadi (2008:210) penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Kemudian pengelolaan piutang yang tidak sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi dapat berakibat macetnya penerimaan kas atas penjualan secara kredit yang kemudian dapat mengakibatkan perusahaan tidak mempunyai kas yang cukup dalam melaksanakan aktivitasnya. Penelitian ini juga pernah di angkat sebagai topik penelitian oleh beberapa peneliti sebelumnya. Oleh Karena itu peneliti juga bermaksud untuk mempelajari penelitian-penelitian terdahulu agar dapat dijadikan sebagai acuan bagi peneliti dalam melakukan penelitian ini. Pada tahun 2012, Sterky Hobiana melakukan penelitian mengenai perancangan system akuntansi penjualan terkomputerisasi pada perusahaan menengah dalam penelitiannya yang berjudul “ Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Terkomputerisasi pada UD Karinda Timur Raya Yogyakarta ”. Permasalahan yang dihadapi, UD Karina Timur Raya Yogyakarta ini belum menerapkan sistem akuntansi penjualan terkomputerisasi. Metode perancangan dilakukan yakni dengan pemodelan database, pemodelan proses, dan desain antar muka. Penelitian ini menghasilkan program aplikasi sistem akuntansi penjualan terkomputerisasi pada UD karinda Timur Raya yang terdiri dari menu akun, menu transaksi, menu olah data, menu laporan dan menu bantuan mampu menjalankan transaksi penjualan secara cepat sehingga dapat menghasilkan informasi yang real time bagi pemilik perusahaan. Kemudian pada tahun 2007, Hastoni dan David H. M. Hasibuan melakukan penelitian mengenai analisis dan perancangan sistem penjualan dan piutang pada perusahaan distributor keramik dalam penelitiannya yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Penjualan dan Piutang dalam rangka meningkatkan Efisiensi dan Efektifitas pada PT Multi Kingindo Sarana”. Permasalahan yang dihadapi PT Multi Kingindo Sarana yaitu proses penjualan dan piutang yang berjalan belum terintegrasi dengan baik perusahaan membutuhkan sistem informasi yang mampu mengendalikan transaksi penjualan dan piutang yang baik. Metode yang digunakan adalah studi kasus yaitu dengan menguraikan secara terperinci suatu masalah dan melakukan riset dengan mengembangkan teori maupun melakukan analisis terhadap data-data penelitian yang telah diperoleh dari perusahaan untuk mendapatkan suatu jawaban atas masalah yang diteliti. Penelitian ini menghasilkan sistem informasi penjualan dan piutang dagang yang dapat mengasilkan formulir sales order dan adanya otorisasi dan prosedur yang jelas. Kemudian penelitian ini sendiri mempunyai nilai lebih dan terkini dibanding penelitian sebelumnya dengan perumusan masalah yaitu bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha yang berjalan pada perusahaan? dan faktor apa saja yang dapat menghambat perusahaan dalam melakukan penerapan sistem akuntansi pada penjualan dan piutang usaha di perusahaan? kemudian tujuan penelitian dibuat berdasarkan perumusan masalah, yang pertama menganalisis kelemahan-kelemahan yang terdapat pada proses penjualan dan piutang usaha yang berjalan pada perusahaan, yang kedua memberikan masukan-masukan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada proses penjualan dan piutang usaha yang berjalan, yang
ketiga merancang sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access versi 2007 dan terakhir merancang user Interface untuk form atas dokumen yang terkait dengan penjualan dan piutang usaha. Sistem yang diusulkan dapat menghasilkan dokumen sales order, Surat Jalan dan Faktur Pajak kemudian dapat pula menghasilkan laporan penjualan, laporan invoice, laporan Faktur PPN, laporan penerimaan kas dan laporan piutang pelanggan. Pencatatan ayat jurnal akuntansi penjualan akan secara otomatis muncul setelah pembuatan invoice dan sama halnya untuk pencatatan ayat jurnal untuk penerimaan kas.
METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang akan digunakan dalam skripsi ini mencakup:
2.1 Studi Pustaka Yaitu proses pencarian teori dari buku dan jurnal yang dapat dijadikan bahan referensi atau landasan teori.
2.2
Metode Lapangan
Dalam penelitian lapangan, kegiatan yang dilakukan adalah dengan mengumpulkan data seperti melakukan: 1. Wawancara (interview), yaitu melakukan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait. 2. Studi Dokumentasi Studi Dokumentasi yang dilakukan dengan mengamati dan meninjau dokumendokumen yang terkait dalam proses bisnis. 3. Pengamatan (observasi) Data dikumpulkan dengan melakukan pengamatan dan penilaian terhadap aktivitas utama perusahaan.
2.3
Metode Analisis a.
b.
c.
2.4
Dalam metode analisis ada beberapa hal yang akan dilakukan, yaitu: Analisis terhadap sistem yang berjalan Setelah memperoleh data dan informasi yang diperlukan, maka diadakan analisis terhadap data dan informasi. Setelah diperoleh data dan informasi yang diperlukan, maka diadakan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dari mulai struktur organisasi, tugas dan wewenang personil organisasi hingga menggambarkan proses bisnis yang berjalan dengan menggunakan flow chart guna mengidentifikasi masalah dari sistem yang sedang berjalan. Mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna. Mengidentifikasi kebutuhan yang masih kurang pada sistem perusahaan dari data input kemudian proses hingga output yang dihasilkan, serta menentukan informasi yang dibutuhkan pada sistem baru yang akan diusulkan. Penyusunan laporan analisis sistem.
Metode Perancangan a. b. c.
Metode perancangan yang akan digunakan yaitu sebagai berikut: Merancang Flow Chart Merancang Database System akuntansi menggunakan aplikasi Microsoft Access versi 2007 Merancang Laporan terkait dengan penjualan yang dibutuhkan perusahaan dalam kurun waktu yang dibutuhkan.
HASIL DAN BAHASAN Hasil Analisis Permasalahan dan Rekomendasi 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Data mengenai barang masih dicatat di white board, belum dicatat dan disimpan dalam komputer. Hal ini dikarenakan memang belum adanya dokumen khusus untuk mencatat dan menyimpan data mengenai barang. Jika terus seperti ini maka perusahaan tidak memiliki data history barang yang pernah dijual. Rekomendasinya, dalam aplikasi database yang akan diusulkan terdapat Master Barang tersendiri yang digunakan untuk mencatat dan menyimpan data mengenai barang yang akan dan yang telah terjual. Sama halnya dengan data mengenai pelanggan, belum ada dokumen khusus untuk menyimpan data lengkap mengenai pelanggan. Selama ini jika ingin melihat data pelanggan dilihat dari dokumen purchase order yang dikirim pelanggan. Hal ini dapat menghambat pemrosesan transaksi penjualan ke pelanggan. Rekomendasinya, dalam aplikasi database yang akan diusulkan terdapat Master Pelanggan tersendiri yang digunakan untuk mencatat dan menyimpan data mengenai pelanggan. Pada saat pesanan pelanggan disetujui, terlebih dahulu memasukan data pelanggan dan memberikan kode yang berbeda pada setiap pelanggan. Belum adanya dokumen Sales order yang digunakan untuk mencatat pesanan pelanggan. Selama ini bagian penjualan hanya menyimpan informasi dari Purchase Order yang dikirimkan pelanggan dalam bentuk hard copy. Hal ini menyebabkan lamanya pembuatan laporan penjualan. Rekomendasinya, dalam aplikasi database yang diusulkan ada form Sales Order yang digunakan untuk mencatat pesanan pelanggan. Kemudian dapat mempercepat pembuatan laporan penjualan dari data penjualan yang sebelumnya telah disimpan dalam form Sales Order. Kemudian ditemukan adanya piutang tak tertagih. Hal ini disebabkan belum adanya batas kredit untuk setiap pelanggan atau tidak adanya batasan pemesanan penjualan karena perusahaan ingin mendapatkan keuntungan yang besar. Namun apabila terjadi piutang tak tertagih bukan keuntungan yang didapat tetapi perusahaan akan mengalami kerugian. Rekomendasinya, menyarankan agar perusahaan menentukan batas kredit untuk setiap pelanggan dan membatasi pesanan pelanggan untuk meminimalisir piutang tak tertagih tersebut. Jika ternyata pelanggan masih memiliki utang atau belum melunasi pembayaran atas pembelian yang dilakukan sebelumnya, pelanggan tidak boleh melakukan pemesanan barang. Ada satu judul formulir yang belum sesuai dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan. Judul formulir tersebut adalah Surat Pengantar lini III distributor, harusnya jika sesuai dengan kegiatan yang dilakukan, formulir tersebut diberi judul Surat jalan Urea Non Subsidi. Rekomendasinya, judul formulir tersebut sebaiknya diganti agar lebih mudah dipahami oleh pelanggan. Dalam database yang akan diusulkan terdapat form Surat jalan Urea Non Subsidi. Belum adanya pengecekan status piutang pelanggan setiap harinya, apakah pelanggan telah melunasi piutang mereka atau belum, kapan tepatnya piutang tersebut jatuh tempo, karena belum adanya pencatatan piutang secara resmi, hanya dilihat berdasarkan invoice. Hal ini juga dapat menghambat proses penagihan ke pelanggan. Rekomendasinya, dalam aplikasi database yang akan diusulkan User dapat melihat data piutang pelanggan berdasarkan invoice per pelanggan pada Laporan Piutang. Laporan Piutang ini dapat menampilkan data piutang pelanggan yang telah lunas atau yang belum lunas, yang akan jatuh tempo dan piutang yang telah jatuh tempo namun belum dilunasi.
Hasil Pembahasan User Interface yang diusulkan 1.
Tampilan User Interface Master Barang User Interface Master Barang digunakan sebagai wadah untuk mencatat dan menyimpan data mengenai barang. Jadi data mengenai barang tidak lagi dicatat pada white board. Master Barang ini terdiri dari kode dan tanggal barang, jenis barang, di produksi atau merek barang, dan stok alokasi barang. Dalam proses pembuatan data barang baru, user harus menekan tombol Tambah untuk menambah data barang. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data barang yang telah dimasukan. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data barang yang telah dibuat. Tombol Print digunakan untuk mencetak form barang. Sedangkan tombol Mencari digunakan untuk mencari data barang biasanya dicari berdasarkan kode barang tersebut. Berikut adalah tampilan gambar User Interface master barang :
Gambar 1 User Interface Master Barang
2.
Tampilan User Interface Master Pelanggan User Interface Master Pelanggan juga digunakan sebagai wadah untuk mencatat dan menyimpan data mengenai pelanggan. Master Pelanggan ini terdiri dari kode dan nama pelanggan, alamat lengkap pelanggan, telepon, fax dan no. NPWP pelanggan serta dicantumkannya batas kredit pelanggan yang ditentukan berbeda-beda pada setiap pelanggan berdasarkan kebijakan perusahaan. Batas kredit ini menjadi rekomendasi pencegahan atas permasalahan piutang yang tak tertagih. Dalam proses pembuatan data pelanggan baru, user harus menekan tombol Tambah untuk menambah data pelanggan. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data pelanggan yang telah dimasukan. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data pelanggan yang telah dibuat. Tombol Print digunakan untuk mencetak form pelanggan. Sedangkan tombol Mencari digunakan untuk mencari data pelanggan biasanya dicari berdasarkan kode pelanggan tersebut. Berikut adalah tampilan gambar User Interface Master Pelanggan:
Gambar 2 User Interface Master Pelanggan
3. Tampilan User Interface Sales Order User Interface Sales Order digunakan untuk mencatat pesanan pelanggan setelah purchase order yang dikirim pelanggan dan laba rugi yang dihitung terlebih dahulu, disetujui oleh Direktur Utama serta Manajer Perdagangan dan Angkutan. Sales Order ini terdiri dari nomor sales order, tanggal sales order, data lengkap pelanggan, nomor dan tanggal purchase order pelanggan, tanggal pengiriman, tanggal jatuh tempo pembayaran apabila penjulan dilakukan secara kredit, kemudian ada kode user, kode barang, jenis barang, produksi, banyaknya barang yang jual, harga satuan dalam USD dan total harga USD untuk penjualan non urea, kemudian dikalikan dengan harga rupiah dapatlah total harga dalam rupiah. Dalam proses pembuatan data barang yang akan dijual ke pelanggan, user harus menekan tombol Tambah untuk menambah data penjualan baru. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data penjualan yang telah dimasukan. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data penjualan yang telah dibuat. Tombol Print digunakan untuk mencetak form sales order. Sedangkan tombol Mencari digunakan untuk mencari data penjualan biasanya dicari berdasarkan nomor sales order dan tanggal sales order. Berikut adalah tampilan gambar User Interface Sales Order:
Gambar 3 User Interface Sales order
4.
Tampilan User Interface Surat Jalan Urea Non Subsidi Sebelum armada truk mengirimkan barang ke pelanggan, Staf Bagian Penjualan akan membuat surat jalan terlebih dahulu. Apabila surat jalan telah disetujui oleh Manajer Perdagangan dan Angkutan artinya armada truk telah diizinkan untuk berangkat mengirimkan barang dan serta membawa surat jalan yang telah disetujui ke pelanggan. Surat jalan terdiri dari nomor dan tanggal surat jalan, nomor sales order, tanggal sales order, data lengkap pelanggan, nomor dan tanggal purchase order pelanggan, tanggal pengiriman, tanggal jatuh tempo pembayaran apabila penjulan dilakukan secara kredit, kemudian ada kode barang, jenis barang, produksi, banyaknya, keterangan tambahan jika diperlukan, kemudian ada nomor polisi truk serta nama pengemudi dan form surat jalan harus disetujui oleh Manajer Perdagangan dan Angkutan. Dalam proses pembuatan data surat jalan, user harus menekan tombol Tambah untuk menambah data surat jalan. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data yang telah dimasukan. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data surat jalan yang telah dibuat. Tombol Print digunakan untuk mencetak form surat jalan. Sedangkan tombol Mencari digunakan untuk mencari data surat jalan biasanya dicari berdasarkan nomor surat jalan dan tanggal surat jalan. Berikut adalah tampilan gambar User Interface surat jalan:
Gambar 4 User Interface Invoice
5.
Tampilan User Interface Faktur Pajak Faktur pajak dibuat bersamaan dengan invoice, faktur pajak juga dikirimkan bersama dengan invoice ke pelanggan. Faktur pajak dibuat oleh Staf Bagian Pajak dan disetujui oleh Direktur Komersil. Faktur pajak terdiri dari nomor dan tanggal faktur pajak, data pengusaha kena pajak yaitu PT. Hurip Utama itu sendiri beserta nomor NPWP dan data pembeli barang kena pajak yaitu data pelanggan beserta nomor NPWP, kemudian ada kode user, kode barang, jenis barang, produksi, banyaknya barang yang jual, total harga jual, dasar pengenaan pajak dan hasil PPN yaitu 10% dikalikan dengan dasar pengenaan pajak. Menurut Waluyo (2012:315) faktur pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak atas penyerahan Barang atau Jasa Kena Pajak atau bukti pungutan pajak karean barang impor digunakan oleh Direktorat Jendral Bea dan Cukai. Dalam proses pembuatan data faktur pajak, user harus menekan tombol Tambah untuk menambah data faktur pajak. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data yang telah dimasukan. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data faktur pajak yang telah dibuat. Tombol Print digunakan untuk mencetak form faktur pajak. Sedangkan tombol Mencari digunakan untuk mencari data surat jalan biasanya dicari berdasarkan nomor faktur pajak dan tanggal faktur pajak. Berikut adalah tampilan gambar User Interface faktur pajak:
Gambar 5 User Interface Faktur Pajak
6.
Tampilan User Interface Bukti Penerimaan kas Bukti kas masuk atau penerimaan kas ini akan dimasukan oleh Staf Bagian Keuangan setelah memastikan adanya setoran atau transfer sejumlah uang dari pelanggan berdasarkan invoice yang pernah dikirim ke pelanggan. Bukti penerimaan kas ini kemudian akan diperiksa oleh Verifikator Akuntansi setelah itu disetujui oleh Manajer Akuntansi dan Keuangan dan Superintendent Keuangan dan terakhir dibukukan oleh Staf Bagian Akuntansi. User Interface bukti penerimaan kas terdiri dari nomor dan tanggal bukti kas masuk, nomor dan tanggal invoice, kode user, kode dan nama pelanggan, jumlah uang yang disetorkan, jumlah uang terbilang dan keterangan kas masuk atas transaksi penjualan apa. Kemudian dalam User Interface bukti penerimaan kas terdapat jurnal yang tercatat secara otomatis saat data penerimaan kas dimasukan. Dalam proses pembuatan data penerimaan kas, user harus menekan tombol Tambah untuk menambah data penerimaan kas. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data yang telah dimasukan. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data penerimaan kas yang telah dibuat. Tombol Print digunakan untuk mencetak form penerimaan kas. Sedangkan tombol Mencari digunakan untuk mencari data penerimaan kas biasanya dicari berdasarkan nomor bukti kas masuk dan tanggal bukti kas masuk. Berikut adalah tampilan gambar bukti penerimaan kas:
Gambar 6 User Interface Penerimaan Kas
Gambar 7 Laporan Piutang
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem formasi akuntansi dan piutang usaha yang telah dilakukan pada PT. Hurip Utama, maka diperoleh beberapa simpulan sebagai berikut: 1. Dari proses analisis, prosedur penjualan, penagihan dan penerimaan kas atas piutang usaha yang dijalankan perusahaan sudah betul dan tidak ada perangkapan tugas artinya setiap prosedur yang dijalankan oleh orang atau Staf yang berbeda. 2. Terkait dengan permasalahan data mengenai barang yang masih dicatat di white board, belum dicatat dan disimpan dalam komputer, dapat diatasi dengan aplikasi yang diusulkan, karena aplikasi tersebut menyediakan Master Barang tersendiri yang dapat digunakan untuk mencatat dan menyimpan data mengenai barang yang akan dan yang telah terjual. 3. Terkait dengan permasalahan belum adanya dokumen khusus untuk mencatat dan menyimpan data mengenai pelanggan, dapat diatasi dengan aplikasi database yang diusulkan karena aplikasi tersebut menyediakan Master Pelanggan tersendiri untuk mencatat dan menyimpan data mengenai pelanggan. Kemudian dalam Master Pelanggan tercantum juga data batas kredit yang berberda pada setiap pelanggan, batas kredit digunakan untuk meminimalisir piutang tak tertagih atas pembelian yang dilakukan pelanggan. Batas kredit tersebut ditentukan langsung berdasarkan kebijakan perushaan. 4. Terkait dengan permasalahan belum adanya dokumen sales order yang digunakan untuk mencatat dan menyimpan pesanan dari pelanggan, dapat diatasi dengan aplikasi database yang diusulkan karena didalam aplikasi terdapat Sales Order yang dapat digunakan untuk mencatat dan menyimpan pesanan pelanggan, dengan adanya Sales Order sangat membantu Staf Bagian Penjualan dalam pembuatan laporan penjualan. 5. Dengan adanya Laporan piutang per pelanggan dalam aplikasi database, perusahaan dapat mengecek setiap hari daftar piutang pelanggan guna mengetahui piutang pelanggan mana yang telah lunas disertai data tanggal pelunasan yang harus diisi sesuai dengan tanggal bukti penerimaan kas. Begitu pula piutang yang belum lunas dengan keterangan kenapa pelanggan belum dapat melunasi piutang tersebut. 6. Terkait dengan permasalahan judul formulir yang belum sesuai dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan, dapat diatasi dengan mengganti judul formulir Surat Pengantar lini III distributor dengan formulir Surat Jalan Urea Non Subsidi. Judul formulir diganti agar lebih mudah dipahami oleh pelanggan. Dalam aplikasi database yang akan diusulkan tersedia form Surat Jalan Urea Non Subsidi yang nantinya dipakai untuk membuat surat jalan tersebut. 7. Aplikasi database yang diusulkan juga dapat menghasilkan beberapa laporan yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti laporan penjualan, laporan invoice, laporan faktur pajak PPN laporan piutang usaha dan laporan penerimaan kas. Laporan-laporan tersebut dapat digunakan manajemen untuk pengambilan keputusan baik saat ini atau pun untuk masa yang akan datang.
Saran Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem formasi akuntansi dan piutang usaha yang telah dilakukan pada PT. Hurip Utama, maka diperlukan penyesuaian pada sistem agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Berikut ini merupakan saran-saran sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan untuk melakukan pengembangan sistem dimasa yang akan datang : 1. Pada saat memasukan data atau informasi ke dalam aplikasi database, harus diperhatikan kelengkapan dan kebenaran data tersebut. Hal ini dimaksud untuk mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian pada perusahaan. 2. Terkait dengan adanya piutang tak tertagih, perusahaan disarankan untuk menentukan batas kredit untuk setiap pelanggan, jika ternyata pelanggan masih berutang atau belum melunasi pembayaran atas pembelian yang dilakukan sebelumnya maka pelanggan tidak boleh melakukan pemesanan barang. 3. Perusahaan perlu melakukan evaluasi secara periodik terhadap keseluruhan aplikasi database prosedur penjualan dan piutang usaha sehingga dapat mengetahui apakah aplikasi yang telah dirancang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan seiring perkembangan bisnis perusahaan. 4. Perusahaan perlu melakukan sosialisasi dan mengadakan pelatihan (training) kepada karyawan mengenai aplikasi database yang diusulkan. Tujuannya adalah agar karyawan dapat
5. 6.
7.
beradaptasi dengan perubahan dan memahami prosedur dalam aplikasi yang baru sehingga dapat meminimalkan masalah yang mungkin terjadi ketika aplikasi telah diterapkan. Disarankan perusahaan menggunakan hardware yang dapat mendukung berjalannya aplikasi database dan dapat menyimpan data dalam jumlah besar. Disarankan agar perusahaan selalu memperbaharui antivirus pada setiap computer agar terlindungi dari segala virus komputer yang dapat merusak data atau bahkan sampai merusak sistem operasional computer. Melakukan back up data secara rutin agar data-data dalam perusahaan dapat selalu tersimpan dengan baik, dan tidak terjadi kehilangan data.
REFERENSI Gelinas, U. J., Dull, R. B. (2008). Accounting Information Systems. (7th edition). Canada: Thomson South Western. Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. (Edisi 4). Jakarta: Salemba Empat. Satzinger, John W., Jackson, Robert B., dan Burd, Stephen D. (2009). Systems Anaysis & Design in a Changing World. (5th edition). Boston: Course Technology. Waluyo. (2012). Akuntansi Pajak. (Edisi 4). Jakarta: Salemba Empat.
RIWAYAT PENULIS Raisah Azizah lahir di kota Jakarta pada 15 Juni 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Akuntansi pada 2014.
