UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Semester Ganjil 2007/2008
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG PADA PT. JASA DUTA MANDIRI MUNANDAR HANAFIAH / 0800755811 SURYA WINATA / 0800756676 LIEVIANA SANJAYA / 0800771260
ABSTRAK Tujuan penulisan skripsi ini adalah mengidentifikasi masalah – masalah dan kelemahan - kelemahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, merancang aplikasi sebagai solusi untuk mengatasi masalah – masalah dan kelemahan – kelemahan yang berhubungan dengan sistem penjualan kredit pada PT. Jasa Duta Mandiri dalam melakukan transaksi penjualan kredit secara terkomputerisasi, membantu dalam pengadaan laporan penjualan, laporan piutang, laporan penerimaan kas, dan laporan persediaan barang dagang juga jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas yang akurat dan yang akan digunakan sebagai dokumen dan pembanding setiap bulannya. Metode yang digunakan adalah teknik observasi, wawancara, dan studi pustaka. Hasil yang ingin dicapai adalah dapat membuat suatu sistem penjualan terkomputerisasi untuk memecahkan masalah yang terjadi di perusahaan. Simpulan, sistem penjualan terkomputerisasi dapat memecahkan masalah – masalah yang terjadi pada sistem dan prosedur yang lama.
Kata Kunci : Analisis, Analisis dan Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Penjualan
iv
PRAKATA
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan karunia-Nya kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang pada PT. Jasa Duta Mandiri” tepat pada waktunya. Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer pada jenjang pendidikan Strata-1 jurusan Sistem Informasi dengan program studi Komputerisasi Akuntansi pada Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Pada kesempatan ini, kami juga ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah banyak membantu baik berupa petunjuk, saran, nasehat, dukungan, serta dorongan demi keberhasilan penulisan skripsi ini, terutama pada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.APP., Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 3. Ibu Yanti, S.Kom, MM. selaku Ketua Program Studi Komputersiasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 4. Ibu Noerlina, S.Kom., MM. selaku Sekretaris Program Studi Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 5. Bapak Drs. Sanyoto G., SE., Ak., M.Comm.(IS), M.Kom., MM (SI), PIA selaku Dosen Pembimbing yang telah membantu dan memberikan dukungan,
v
bimbingan, pengarahan dan pemeriksaan terhadap penulisan skripsi kami sejak awal hingga selesai. 6. Seluruh dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal ilmu dan pendidikan kepada kami selama kuliah di Bina Nusantara. 7. Bapak Martin selaku Wakil Manajemen dan seluruh staff PT. Jasa Duta Mandiri yang telah banyak membantu dan memberikan data-data serta informasi yang sangat berguna dalam penyusunan skripsi ini. 8. Orang tua, saudara-saudari, dan seluruh teman-teman yang telah banyak memberikan masukan, dukungan baik moril maupun spiritual dalam penulisan skripsi ini. 9. Terima kasih kepada Nelly sebagai Ketua Himpunan Mahasiswa Komputerisasi Akuntansi (HIMKA), Sonny Tanliady, Dedi, Bong Yulia, Shuvenna, Padma, Victor, Putri, Rifa, yang telah membantu kami untuk memberikan fasilitas latihan secara langsung maupun tidak langsung. 10. Semua pihak yang telah membantu penulisan dalam penulisan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu. Kami selaku penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih banyak terdapat kekurangan, oleh sebab itu kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca. Dan kami berharap skripsi ini dapat berguna bagi para pembaca. Akhir kata kami ucapkan terima kasih. Jakarta, Januari 2008
Penulis vi
DAFTAR ISI
Halaman Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam ........................................................................................ ii Halaman Persetujuan Hardcover ........................................................................ iii Abstrak ................................................................................................................ iv Prakata ................................................................................................................ v Daftar Isi ............................................................................................................. vii Daftar Tabel ........................................................................................................ xii Daftar Gambar ................................................................................................... xiii Daftar Lampiran ................................................................................................. xvi
BAB 1
BAB 2
PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang ...................................................................... 1
1.2
Ruang Lingkup ..................................................................... 2
1.3
Tujuan dan Manfaat .............................................................. 3
1.4
Metodologi ........................................................................... 4
1.5
Sistematika Penulisan ........................................................... 5
LANDASAN TEORI 2.1
SIA (Sistem Informasi Akuntansi) ........................................ 8 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ..................... 8 2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ........................... 9 vii
2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi ..................... 11 2.1.4
Siklus Sistem Informasi Akuntansi ............................ 12
2.1.5 Revenue Cycle .......................................................... 13 2.1.5.1 Unit dan fungsi yang terkait ........................ 14 2.1.5.2 Prosedur Revenue cycle ............................... 15 2.1.5.3 Dokumen yang digunakan ........................... 17 2.2
Pengendalian Internal ............................................................ 17 2.2.1 Pengendalian Internal dalam revenue cycle................. 18 2.2.1.1. Elemen-elemen pengendalian Intern................. 19
2.3
Analisa dan perancangan sistem Informasi Berorientasi orientasi pada objek.............................................................................. 22 2.3.1 Pengertian UML (Unified Modelling Language)......... 22 2.3.1.1 Pengertian Problem Domain .......................... 23 2.3.1.2 Pengertian Application Domain ..................... 23 2.3.1.3 Pengertian Class Diagram .............................. 24 2.3.1.4 Event .............................................................. 24 2.3.1.5 Workflow Table ............................................. 25 2.3.1.6 Pengertian Activity Diagram ......................... 26 2.3.1.6.1 Overview Activity Diagram ............ 26 2.3.1.6.2 Detailed Activity Diagram .............. 27 2.3.1.6.3 Navigation Diagram ...................... 28 2.3.1.6.4 Use Case ........................................ 28
2.3.1.7 Pengertian Rancangan Database .................. 29 viii
2.3.1.8 Pengertian Rancangan Formulir ................... 29 2.3.1.9 Pengertian Rancangan Layar ........................ 30 2.3.1.10 Pengertian Rancangan Laporan .................... 31 2.4. Jaringan Komputer................................................................... 32
BAB 3
GAMBARAN SISTEM YANG BERJALAN 3.1
Gambaran Umum Perusahaan ............................................... 35
3.2
Struktur Organisasi dan uraian tugas .........................................36 3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan ................................ 36 3.2.2 Uraian Tugas, Tanggung jawab dan Wewenang ........ 37
3.3
Sistem yang Berjalan ............................................................ 44 3.3.1 Formulir dan Laporan yang digunakan ...................... 44 3.3.2 Prosedur Penjualan kredit barang dagang ................... 49 3.3.3 Event Table Prosedur Penjualan Kredit ...................... 53 3.3.4 Workflow Table Prosedur Penjualan Kredit ............... 57 3.3.5 Overview Diagram Penjualan Kredit ......................... 62
3.4 Analisis Temuan Hasil Survey .............................................. 63 3.5 Identifikasi kebutuhan informasi............................................... 65
BAB 4
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1
Prosedur yang diusulkan ...................................................... 70
4.2
Activity Diagram .................................................................. 73 4.2.1 Event Table ................................................................. 73
ix
4.2.2 Overview Activity Diagram ......................................... 79 4.2.3 Workflow Table ........................................................... 81 4.2.4 Detailed Activity Diagram ............................................ 87 4.2.4.1 Menerima Pesanan ............................................ 87 4.2.4.2 Membuat Form Pesanan .................................... 88 4.2.4.3 Mengecek Kualitas Barang ............................... 89 4.2.4.4 Membuat Surat Jalan ......................................... 90 4.2.4.5 Mengirimkan Barang ........................................ 91 4.2.4.6 Membuat Invoice ............................................. 92 4.2.4.7 Melakukan Penagihan ....................................... 93 4.2.4.8 Menyetorkan uang ............................................ 94 4.2.4.9 Mencatat Pembayaran ...................................... 95 4.2.4.10 Membuat Laporan ........................................... 96 4.3
UML Class Diagram ...... ....................................................... 97
4.4. Use Case .............................................................................. 98 4.5. Rancangan Database ............................................................. 99 4.6
Rancangan Form ................................................................... 104
4.7
Rancangan Layar .................................................................. 106
4.8
Rancangan Laporan .............................................................. 135 4.8.1 Rancangan Laporan Barang Paling Laku ...................... 135 4.8.2 Rancangan Laporan Penjualan per Pelanggan ............... 136 4.8.3 Rancangan Laporan Penjualan per Periode .................... 137 4.8.4 Rancangan Laporan Piutang per Pelanggan ................... 138
x
4.8.5 Rancangan Laporan Piutang per Periode........................ 39 4.8.6 Rancangan Laporan Penerimaan Kas per Pelanggan...... 140 4.8.7 Rancangan Laporan Penerimaan Kas per Periode .......... 141 4.8.8 Rancangan Laporan Umur Piutang ................................ 142 4.8.9 Rancangan Jurnal ......................................................... 143 4.9 Navigation Diagram.................................................................. 144 4.10 Matriks Rencana Penerapan Sistem ....................................... 146 4.10.1 Matriks Rencana Pengolahan Data ............................. 148 4.10.2 Matriks Distribusi Laboran......................................... 149 4.10.3 Matriks Level Akses................................................... 150 4.10.4 Jadwal Implementasi .................................................. 151
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN 5.1
Simpulan................................................................................ 152
5.2
Saran...................................................................................... 153
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................... 154 DAFTAR RIWAYAT HIDUP.................................................................................155 LAMPIRAN-LAMPIRAN SURAT KETERANGAN SURVEY
xi
Daftar Tabel Tabel 3.1 Event Table prosedur berjalan ........................................................................ 53 Tabel 3.2 Workflow sistem berjalan ............................................................................... 57 Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Informasi ........................................................................... 69 Tabel 4.1 Event Table ...................................................................................................... 73 Tabel 4.2 Wokflow Diagram ........................................................................................... 81 Tabel 4.3 Tabel Master barang ........................................................................................ 99 Tabel 4.4 Tabel Master Pelanggan .................................................................................. 99 Tabel 4.5 Tabel Master Karyawan .................................................................................. 100 Tabel 4.6 Tabel Transaksi Invoice .................................................................................. 100 Tabel 4.7 Tabel Transaksi Invoice Detail ........................................................................101 Tabel 4.8 Tabel Transaksi Pesanan Header .....................................................................101 Tabel 4.9 Tabel Transaksi Pesanan Detail ...................................................................... 101 Tabel 4.10 Tabel Transaksi Surat Jalan Header ..............................................................102 Tabel 4.11 Tabel Transaksi Surat Jalan Detail ................................................................102 Tabel 4.12 Tabel Transaksi Surat Penawaran Harga ..................................................... 102 Tabel 4.13 Tabel Transaksi Surat Penawaran Harga Detail .......................................... 103 Tabel 4.14 Tabel Bukti Pembayaran ............................................................................. 103 Tabel 4.15 Tabel Matrix Rencana Penerapan Sistem .................................................. 146 Tabel 4.16 Tabel Matrix Jadwal Pengolahan Data ........................................................ 148 Tabel 4.17 Tabel Matrix Distribusi Laporan ................................................................. 149 Tabel 4.18 Tabel Matrix Level Akses ........................................................................... 150 Tabel 4.19 Jadwal Implementasi Sistem ....................................................................... 151
xii
Daftar Gambar Gambar 3.1 Struktur Organisasi.................................................................................... 37 Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan ............................................ 62 Gambar 4.1 Overview Activity Diagram ...................................................................... 79 Gambar 4.2 Detailed activity Diagram Menerima pesanan .......................................... 87 Gambar 4.3 Detailed activity Diagram membuat form pesanan ................................... 88 Gambar 4.4 Detailed activity Diagram Mengecek kualitas barang ............................. 89 Gambar 4.5 Detailed activity Diagram Membuat Surat Jalan ..................................... 90 Gambar 4.6 Detailed activity Diagram Mengirimkan Barang ..................................... 91 Gambar 4.7 Detailed activity Diagram Membuat Invoice............................................ 92 Gambar 4.8 Detailed activity Diagram Melakukan penagihan .................................... 93 Gambar 4.9 Detailed activity Diagram Menyetorkan uang ........................................ 94 Gambar 4.10 Detailed activity Diagram mencatat pembayaran ................................... 95 Gambar 4.11 Detailed activity Diagram Membuat laporan penjualan ......................... 96 Gambar 4.12 Class Diagram …………………………................................................. 97 Gambar 4.13 Use Case Diagram .................................................................................. 98 Gambar 4.14 Surat Penawaran Harga........................................................................... 104 Gambar 4.15 Form Pesanan.......................................................................................... 104 Gambar 4.16 Surat Jalan............................................................................................... 105 Gambar 4.17 Invoice..................................................................................................... 105 Gambar 4.18 Bukti Pembayaran .................................................................................. 106 Gambar 4.19 Layar Log In .......................................................................................... 106 Gambar 4.20 Layar daftar Piutang Pelanggan.............................................................. 107
xiii
Gambar 4.21 Layar Menu File .................................................................................... 108 Gambar 4.22 Layar Menu Administrator .................................................................... 109 Gambar 4.23 Layar Menu Master File ....................................................................... 110 Gambar 4.24 Layar Menu Project .............................................................................. 111 Gambar 4.25 Layar Menu Report Cetak ................................................................... 112 Gambar 4.26 Layar Menu Report Laporan ............................................................... 112 Gambar 4.27 Layar Menu Report Jurnal .................................................................. 113 Gambar 4.28 Layar Change Password ....................................................................... 114 Gambar 4.29 Layar Log Viewer......... ....................................................................... 114 Gambar 4.30 Layar Copy Log File …………………………………………………. 115 Gambar 4.31 Layar Master Barang ............................................................................ 116 Gambar 4.32 Layar Master Karyawan ......................................................................... 117 Gambar 4.33 Layar Master Pelanggan ....................................................................... 118 Gambar 4.34 View Transaction.................................................................................... 119 Gambar 4.35 Layar Surat Penawaran Harga ................................................................120 Gambar 4.36 Layar Form Pesanan ............................................................................. 121 Gambar 4.37 Layar Form Pesanan in edit Mode......................................................... 122 Gambar 4.38 Layar Form Pesanan ketika pelanggan memiliki invoice yang belum dilunasi.......................................................................................................................... 122 Gambar 4.39 Layar Form Pesanan ketika pembelian mencapai limit kredit................ 123 Gambar 4.40 Layar Surat Jalan………………………………………………………. 126 Gambar 4.41 Layar Invoice ........................................................................................ 126 Gambar 4.42 Layar Bukti Pembayaran untuk bagian Finance ................................... 127 Gambar 4.43 Layar Bukti Pembayaran untuk bagian Akuntansi ................................ 128 xiv
Gambar 4.44 Layar Cetak Form Surat Penawaran Harga ........................................... 129 Gambar 4.45 Layar Cetak Form Pesanan ................................................................... 129 Gambar 4.46 Layar Cetak Surat Jalan ......................................................................... 130 Gambar 4.47 Layar Cetak Invoice .............................................................................. 130 Gambar 4.48 Layar Cetak Bukti Pembayaran ............................................................. 130 Gambar 4.49 Layar Cetak Laporan per Pelanggan ...................................................... 131 Gambar 4.50 Layar Cetak Laporan Piutang per Pelanggan ........................................ 132 Gambar 4.51 Layar Cetak laporan Penerimaan Kas per Pelanggan ............................ 132 Gambar 4.52 Layar Cetak Laporan Penjualan per Periode ......................................... 133 Gambar 4.53 Layar Cetak Laporan Piutang per Periode ............................................. 133 Gambar 4.54 Layar Cetak Laporan Penerimaan Kas per Periode ............................... 133 Gambar 4.55 Layar cari Pelanggan .............................................................................. 134 Gambar 4.56 Laporan Barang Paling Laku ..................................................................135 Gambar 4.57 Laporan Penjualan per Pelanggan ......................................................... 136 Gambar 4.58 Laporan Penjualan per Periode .............................................................. 137 Gambar 4.59 Laporan Piutang per Pelanggan ............................................................. 138 Gambar 4.60 Laporan Piutang per Periode .................................................................. 139 Gambar 4.61 Laporan Penerimaan Kas Per Pelanggan ............................................... 140 Gambar 4.62 Laporan Penerimaan Kas ....................................................................... 141 Gambar 4.63 Laporan Umur Piutang............................................................................ 142 Gambar 4.64 Jurnal Umum pada saat penjualan.......................................................... 143 Gambar 4.65 Jurnal Umum pada saat pelunasan.......................................................... 143 Gambar 4.66 Navigasi diagram.................................................................................... 144
xv
DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Penawaran Harga ............................................................................. L1 2. Berita Acara ............................................................................................... L2 3. Daftar Permintaan Kemasan Kayu.............................................................. L3 4. Surat Jalan.................................................................................................. L4 5. Kartu Stok ................................................................................................. L5 6. Invoice ...................................................................................................... L6 7. Tanda Terima Formulir .............................................................................. L7 8. Laporan Penjualan Per-Pelanggan .............................................................. L8 9. Laporan Penjualan Per- Periode.................................................................. L9 10. Surat Penawaran Harga yang diusulkan...................................................... L10 11. Formulir Pesanan ....................................................................................... L11 12. Surat Jalan.................................................................................................. L12 13. Invoice ....................................................................................................... L13 14. Bukti Pembayaran ...................................................................................... L14 15. Laporan Barang Paling laku ....................................................................... L15 16. Laporan Penjualan Per-Pelanggan .............................................................. L16 17. Laporan Penjualan Per-Periode .................................................................. L18 18. Laporan Piutang Per-Pelanggan.................................................................. L19 19. Laporan Piutang Per-Periode...................................................................... L20 20. Laporan Penerimaan Kas Per-Pelanggan .................................................... L21 21. Laporan Penerimaan Kas Per-Periode......................................................... L22 22. Laporan Umur Piutang ............................................................................... L23
xvi
