1
ANALISIS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFOR MAS I PENJUALAN TUNAI DAN PENJ UALAN KREDIT PT. K EN TANIX S UPRA INTERNA TIONAL
SKRIP SI
Oleh :
An drian Hery Affandi Hanes Kwan Ming Tjun Kelas /Kelom pok :
(0500553804) (0500553722) (0500553741) 08PAA / 08
Univer sitas Bina Nusantara Jakarta 2005
2
ANALISIS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFOR MAS I PENJUALAN TUNAI DAN PENJ UALAN KREDIT PT. K EN TANIX S UPRA INTERNA TIONAL
SKRIP SI Diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar k esarjan aan pada Jur usan Sistem Inform asi Program Studi Komp uterisasi Ak untasi Jenjang Pen didik an Strata-1 Oleh : An drian Hery Affandi Hanes Kwan Ming Tjun Kelas /Kelom pok :
(0500553804) (0500553722) (0500553741) 08PAA / 08
Univer sitas Bina Nusantara Jakarta 2005
3 Universitas Bina Nusantara Jur usan Sistem Inform asi Program Studi Komp uterisasi Ak untansi Skripsi Sarjana Komputer Semester VIII tahun 2004 /2005
ANALISIS DAN PERANCANGAN S IS TEM INFOR MAS I PENJUALAN TUNAI DAN PENJ UALAN KREDIT PT. KEN TANIX S UPRA INTERNA TIONAL An drian Hery Affandi Hanes Kwan Ming Tjun Kelas /Kelom pok :
(0500553804) (0500553722) (0500553741) 08PAA / 08
Abstrak Tujuan Pem buatan skrip si untuk m en ganalisa sistem inform asi penjualan tunai dan penjualan kredit PT. Kentanix supra International untuk m en getahui kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem tersebut, kem udian merancang sistem informasi p enjualan tunai dan penjualan kredit unt uk m en gatasi kelemahankelemahan pada sistem tersebut. Metode yan g digun akan adalah Metode penelitian lapan gan, m etode pustaka, dan metode peran can gan. Setelah melakukan wawancara dan mem peroleh data, maka dilak ukan analisis terhadap data tersebut yang ber guna untuk perancan gan sistem yang baru. Dalam m erancan g sistem yang dilak ukan pem buatan diagr am aliran data, kamus data, diagram entitas, bagan terstr uktur, sp esifikasi m odul serta rancan gan masukan dan k eluar an. Hasil y an g dipero leh adalah Pengisisan data masih mengunakan tulisan tangan atau m an ual, dok um en yan g tidak pr enumber ed, tidak adanya inform asi mengenai piutang yan g jatuh tempo dan tidak adanya laporan- laporan y an g lebih rinci dan k uran gnya informasi yang dilaporkan kepada m anajemen, dan juga tidak adanya bagian pen agihan. Kesimpulannya adalah Pen gisisan secar a m an ual mempunyai tingkat kesalahan yan g cukup tinggi, terjadinya duplikasi nomor yang sam a pada sur at yang ber beda sehin gga manajemen sulit m encari dok umen yang diin ginkan, tidak adanya informasi men gen ai piutang jatuh tem po sehingga serin g terjadi keterlambatan penagihan, laporan y ang dihasilkan k uran g menduk ung pengambilan kep utusan manajemen. Kata Kunci Analisis, Perancan gan, Sistem Inform asi, Penjualan Tunai dan Penjualan Kredit
4 BAB 1 PENDAH ULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan dun ia usah a saat ini berkem ban g san gat pesat, hal ini menyebabk an sem akin besarnya p ersain gan para pen gusaha bisnis dalam merebut pasar dan pelan ggan, salah satu kebut uhan terpentin g m anusia adalah tem pat tinggal atau r umah, dan salah satu keberhasilan suatu per usahaan yang ber gerak di bidan g properti yait u terletak pada keberhasilan per usahaan dalam melakuk an transak si p enjualan dan pen gen dalian piutan g untuk mendapatkan keuntun gan. Penjualan mer upakan hal yan g sangat penting dalam bagi kelangsun gan hidup perusahaan. Pada beberapa per usah aan untuk menin gkatkan penjualan dilak uk an baik den gan tunai maupun kredit, den gan adany a kegiatan penjualan secara kredit maka akan menim bulk an piutang dagan g dan apabila penjualan dilak ukan secara tun ai maka tidak akan m enim bulkan piutan g dagan g. Proses Penjualan dan Piutang Dagan g mer upakan salah satu k egiatan sehari-hari dunia usaha yan g menghasilkan informasi, untuk men gatasi hal tersebut m aka diperluk an suatu SI berbasis com puter yang baik, sehin gga dapat memberikan inform asi yan g cepat dan ak urat. PT. Kentanix Supr a Internasional adalah p er usahaan yan g bergerak dalam bidang pen jualan property r umah. Dim ana pengo lahan data dan administrasi penjualan dan piutang dilakukan secara m an ual. Dengan adanya kelem ahan-k elem ahan ataupun m asalah-masalah yang terdapat pada PT.Kentanix Supr a Internasional p en ulis ber usaha m erancan g suatu sistem informasi penjualan dan piutang yan g terkomputerisasi dengan harapan dap at m em berikan manfaat bagi pihak m anajem en per usahaan dalam mengam bil keputusan. 1.2 Ruang Lingkup Ruan g Lingk up penelitian pada skrip si ini adalah per ancan gan Sistem Inform asi penjualan t unai dan penjualan kr edit pada PT. Kentanix Supra Internasional dengan r uan g lin gk up : Analisis sistem penjualan pada transak si penjualan secara kredit dan penjualan tunai yang dim ulai dar i pener imaan pesanan,pem buatan faktur sam pai den gan pembuatan laporan-laporan penjualan kepada m anajem en. Laporan-
5 laporan penjualan m elip uti lapor an pen jualan per sales, laporan penjualan perpelan ggan, lapor an penjualaan KP R, dan laporan penjualan Tun ai Analisis Sistem Informasi
dim ulai dari
terjadinya transaksi penjualan kredit,
sam pai den gan pelunasan kredit pem ilikan r um ah beserta penyusunan laporanlaporan mengenai piutang dagan g kepada m anajem en. Laporan piutan g m elip uti laporan piutan g pelan ggan, laporan p iutang jatuh tem po, laporan p iutang KPR. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan pen elititan adalah : •
Mem bantu mencari so lusi dan kelemahan-kelemahan p ada sistem penjualan dan piutan g yang sedang berjalan.
•
Merancan g sistem informasi pen jualan dan piutang yang lebih baik pada PT. Kentanix Supr a Internasional
Manfaat Penelitian adalah : •
Menyediakan inform asi yan g baik, cepat, dan ak urat pada PT.Kentanix Supra Internasional sesuai dengan kebutuh an perusahaan.
•
Mem udahkan m anajem en dalam pen gam bilan k ep utusan kh ususnya dalam hal pen jualan dan piutan g per usahaan.
1.4 Metodologi Penelitian Dalam m etodologi penelitian, untuk mendapatkan data dan teori-teori penduk ung, pen ulis m elak ukannya dengan 3 metode yaitu: 1. Metode Penelitian Lap an gan Penelitian lapan gan ditem puh den gan melalui dua cara yait u : 1.
Teknik wawancara Penulis m en gadakan wawancara lan gsung den gan pihak per usah aan m engenai kon disi per usahaan dan sistem yang berjalan.
2.
Teknik Observasi Penulis Men gadakan penelitian terhadap prosedur-pro sedur yang berh ubun gan den gan penjualan dan piutang dagan g.
2. Metode Pustaka Penelitian ini dilakukan den gan membaca buk u- buku atau sumber-sum ber lainnya yan g dapat melen gkap i yang sudah ada untuk m emecahkan masalah. 3.
Metode Perancan gan
6 Dalam skrispsi ini metode yan g digun akan adalah p erancan gan
terstruktur
den gan tahap-tahap sebagai berik ut: •
Pem buatan DFD (Data Flo wDiag ram )
•
Pem buatan kam us data
•
Pem buatan data base
•
Pem buatan pseudo code
•
Pem buatan ERD ( entity relationship diag ram )
•
Pem buatan bagan terstr uktur
1.5 Sistem atika Penulisan Sistematika pen ulisan skripsi in i terdiri dari 5 bab. Isi bab tersebut secara gar is besar adalah sebagai ber ikut: Bab 1. Pendahuluan Pada Bab ini diur aikan m en genai latar belakan g, r uan g lin gk up, tujuan dan manfaat, m etodologi p enelitian dan sisitematika pen ulisan. Bab 2. Landasan Teori Dalam Bab in i, diuraikan tentang teori-teori dasar atau umum atas def inisi dar i teori-teori penduk un g unt uk pen dekatan pemecahan m asalah, serta landasan teori yang berkaitan dengan sistem inform asi penjualan dan piutang. Bab 3. Sistem yang sedang berjalan Dalam Bab in i, ber isi uraian singk at mengenai sejarah ber diriny a perusah aan, gam baran umum sistem yang sedang berjalan, struktur organisasi perusahaan dan uraian tugas, tata laksana sistem, diagram alir an data dan masalah yang ditimbulkan serta usulan pemecahannya. Bab 4. Rancangan Sistem Yang Diusulkan Dalam Bab ini, berisikan tata laksana sistem dan diagram aliran data sistem informasi p enjualan dan piutang yan g diusulkan, k amus data, bagan terstr uktur, spesifik asi proses, spesif ikasi database, rancan gan masukan dan keluaran, diagram hubun gan entitas dan rancan gan implem entasi. Bab 5. Kesimpulan dan Saran Pada Bab ini, berisikan kesimpulan dar i pembahasan yan g telah dilakukan dalam bab- bab sebelumnnya, dan saran- sar an yan g berguna bagi PT.Kentanix Supra Internasional.
7 BAB 2 LANDASAN TEO RI 2.1
Teori-teori umum
2.1.1 Pengertian sistem Menur ut Mulyadi (2001,p3): “sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubun gan satu dengan y ang lainnya, y ang berf un gsi bersam a-sama untuk m encapai t ujuan tertentu.” 2.1.2
Pengertian inform asi Menur ut McLeod yang diterjem ahkan oleh Teguh, H.(2001,p15): “inform asi adalah data yan g telah diproses atau data yan g m em iliki arti.”
2.1.3
Pengertian sistem inform asi Menur ut W ilkinson yang diterjem hakan oleh Agus maulan a(1993,p4): “sistem inform asi adalah suat u keran gk a kerja den gan sum ber daya m an usia dan komputer yan g dikoordinasikan ut uk m engubah m asukan data m enjadi keluaran inform asi gun a m encapai sasaran perusahaan.” .
2.1.4
Kualitas informasi Menur ut Jogiyanto(2000,p30): “kualitas
dar i sistem inform asi
tergantung dari tiga h al, y aitu inform asi har us akurat( accura te), tepat pada waktuny a( tim ely basis) dan relavan( relevan ce).” 2.1.5
Komponen utama sistem inform asi Menur ut Mulyadi(2001,p11-14) : “ komponen utam a dari sistem informasi adalah sebagai berik ut: o Blok m asukan (input block) Masukan adalah data yan g dim asukkan kedalam sistem inform asi berserta metode dan media yan g digunak an untuk m enangkap dan m emasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukan ter diri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, p erintah dan pesan o Blok m odel (m odel block) Blo ck model ter diri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang di simpan den gan ber bagai m acam cara untuk mem produk si hasil yan g dikehendaki atau keluaran. o Blok k eluar an (output block)
8 Keluaran suat u sistem merupakan faktor utama yang menentukan blokblok lain sistem inform asi. Keluaran dap at berupa inform asi yan g berm utu dan dok um en unt uk suatu tingkat m anajem en dan sem ua pemakai informasi, baik pem akai intern maupun pemakai luar or ganisasi. o Blok teknologi (technology b lock) Teknologi m enangkap masuk an, dan menjalankan m odel, m enyimpan dan mengak ses
data, m enghasilkan dan
m enyam paik an
keluaran,
serta
mengen dalikan seluruh sistem. o Blok basis data (database block) Basis data merupakan tempat untuk m enyimpan data yang digunakan untuk m elayani kebutuhan pem akai inform asi o Blok p engendalian (control block) Blok pengendalian m erupakan blok unt uk menjam in perlin dun gan, integritas, dan kelancaran jalanny a sistem inform asi.
2.1.6
Pengertian sistem inform asi akuntansi Menur ut W idjajanto(2001,p4): “ sistem inform asi ak untansi adalah susunan berbagai form ulir catatan, peralatan, term asuk kom puter dan perlengkap annya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya, dan laporan yang terkoordinasikan secara er at yan g didisain untuk m entrasform asikan data keuan gan menjadi inform asi yan g dibut uhkan m anajem en.”
2.1.7
Alur sistem informasi akuntansi Menur ut Widjajanto(2001,p16): “ alur sistem inform asi ak untansi terpengal m enjadi 2 bagian, y aitu: A. Daur oper asional, yan g m erupakan daur dari m ulai terjadinya transaksi atau kejadian-kejadian ekonom is sam pai terekamnya transak si tersebut kedalam bent uk dok umen. Daur opr asioan ini pada um umnya terbagi kedalam 4 daur atau subsistem , yaitu: 1. Daur atau subsistem pendapatan ( revenue cycle) yan g m encak up k egiatan penjualan, barang atau jasa y an g m erupakan f aktor output atau pro duk perusah aan.
9 2. Daur atau subsistem pengeluaran ( expend iture scyle) yang mencak up kegiatan pengadaan bah an bak u, baran g dagangan, bah an pem bantu, ber ikut biaya faktor inp ut lainnya. 3. Daur atau subsistem produk (p roduct cyle) yan g m encakup k egiatan manufaktur yan g m engubah bahan baku menjadi pro duk. 4. Daur atau subsistem keuangan (finance cyle) yan g m encakup k egiatan penerim aan dan pengeluar an uan g sebagai akibat dari daur pendapatan, pengeluar an, dan produksi. B. Daur peny usunan laporan yait u daur yan g m engubah dokumen-dokum en hasil rek am an transaksi yan g berasal dari daur oprasion al m enjadi laporan, baik dalam bentuk laporan keuangan untuk p ihak eksternal, m aup un laporan manajemen yang dit ugaskan untuk pihak internal p er usahaan (manajemen). 2.1.8
Pengertian analisis sistem Menur ut McLeod yan g diterjemahkan oleh Teguh, H.(2001,p190): “ analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada den gan tujuan untuk m erancan g sistem baru atau dip er baik i.”
2.1.9
Pengertian perancangan sistem Menur ut Mulyadi(2001,p151): “ perancan gan sisem adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi k edalam alternatif rancan gan sistem informasi yang diajukan k epada p emakai untuk dipertim ban gkan.”
2.1.10 Pengertian sistem pengendalian intern Menur ut Mulyadi(2001,p171): “ pengendalian intern adalah suatu proses yang di jalank an oleh dewan kom isaris, manajem en, dan per sonal lain yang di disain untuk mem berikan keyak inan m emadai tentan g pencapaian 3 golongan berik ut ini : 1.
Kehan dalan laporan keuangan
2.
Kepat uhan terhadap huk um dan per aturan y an g berlak u
3.
Efektivitas dan efesiensi op erasi
2.1.11 Langkah-langkah untuk merancang sistem Menur ut Jo giy anto(1995,p211): “perancangan sistem terbagi m enjadi beberapa tahap : 1. Tahap perancan gan m odel sistem inform asi secara um um 2. Tahap perancan gan keluaran secara umum
10 3. Tahap perancan gan m asukkan secara um um Terdapat 3 tahap, yait u: A. Perancangan data cap ture B. Penyiapan data C. Data entry 4. Tahap perancan gan data base secara umum 5. Tahap perancan gan teknologi per angkat keras 6. Tahap perancan gan teknologi per angkat lunak 7. Tahap perancan gan net work 8. Tahap perancan gan kontrol
2.2
Teo ri-teori khusus
2.2.1
Pengertian penjualan Menur ut Ar ifin(2000,p163): “sale (p enjualan) adalah transf er hak atas bar ang untuk mendapatkan sumber dan lainnya, seperti k as atau janji untuk membayar kas.”
2.2.2
Jenis-jenis penjualan Menur ut Niswon ger, Warren, Reeve, dan f ess yang diterjem ahkan oleh Alfon sis Sirait, M. Bus (1999,p240-241): “ pendapatan dar i penjualan bar ang dagang biasanya di identifik asi pada buku besar sebagai penjualan. Perusahaan bisa m enjual baran g dagan g secara t unai maup un per usah aan mugkin melak ukan penjualan secara kredit.”
2.2.3
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit Menur ut Mulyadi(2001,p211-213) : “ fun gsi yan g terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: A. Fun gsi penjualan B. Fun gsi kredit C. Fun gsi gudang D. Fun gsi pen gir iman E. Fun gsi penagihan F. Fun gsi akuntansi. “
2.2.4
Dokumen yang di gunakan dalam sistem penjualan kredit Menur ut Mulyadi(2001,214): “dokumen-dokum en yan g di gunakan dalam prosedur penjualan kredit adalah:
11 A. Surat order pen gir iman dan tembusan B. Faktur dan tem busannya C. Rek apitalasi h arga pokok pen jualan D. Bukti m em orial.” 2.2.5
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit Menur ut Muly adi(2001,p218): “ catatan ak untansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: A. Jurnal p enjualan B. Kartu p iutang C. Kartu p ersediaan D. Kartu gudang E. Jurnal um um.”
2.2.6
Contoh jurnal atas transaksi penjualan A. Pejualan t unai Kas
xxx
Penjualan
xxx
B. Penjualan Kredit Piutan g dagan g
xxx
Penjualan 2.2.7
xxx
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit Menur ut
Mulyadi(2001,p219-220):
“
jaringan
prosedur
yang
membentuk sistem penjualan kredit adalah: A. Prosedur or der pen jualan B. Prosedur penjualan kr edit C. Prosedur pengir im an D. Prosedur penagihan E. Prosedur pencatatan piutan g F. Prosedur distribusi penjualan G. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan. ” 2.2.8
Unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit Menur ut Mulyadi(2001,p220-221): “untuk m erancan g unsur-un sur pengen dalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, un sur pokok pengen dalian intern ter diri dari: A. Or ganisasi
12 B. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan C. Praktek yang sehat 2.2.9
Pengertian piutang Menur ut Niswon ger, Warren, Reeve dan Fess yang diterjem ahkan oleh Alfon sis Sirait, M. Bus (1999,p34): “ p iutang adalah penjualan barang atau jasa secar a kredit.”
2.2.10 Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang Menur ut Muly adi(2001,p258): “ dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar p encatatan kedalam kartu piutang adalah: A. Faktur p enjualan B. Bukti kas m asuk C. Memo kredit D. Bukti m em orial.” 2.2.11 Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat piutang Menur ut Mulyadi(2001,p260) : “ catatan ak un y an g digunakan untuk mencatat transaksi yan g m enyangkut piutan g adalah: A. Jurnal p enjualan B. Jurnal r etur pen jualan C. Jurnal um um D. Jurnal p enerim aan kas E. Kartu p iutang. “ 2.2.12 Contoh jurnal atas pembayaran piutang Jurnal atas pem bayar an piutan g adalah Kas
xxx Piutan g dagan g
xxx
2.2.13 Metode pencatatan piutang Menur ut Mulyadi(2001,p261): “ pencatatan piutan g dapat dilakukan den gan salah satu dari metode berikut ini: A. Metode konven sional B. Metode postin g lan gsung k edalam kartu piutang atau pernyataan p iutang C. Metode pencatatan tanpa buk u pem bantu D. Metode pencatatan den gan menggun akan komputer.” 2.2.14 Pengertian piutang tak tertagih
13 Menur ut Horn gren, Sun dem , dan Elliott(1998,265): “ piutang tak tertagih adalah piutang dari pelanggan kredit baik karena tidak dapat atau tidak m au mem bayar. ” 2.2.15 Metode untuk mencatat piutang tak tertagih Menur ut Niswon ger, Warren, Reeve, dan f ess yang diterjem ahkan oleh Alfon sis Sirait, M. Bus(1999,p327): “ ter dapat dua metode ak untansi untuk m encatat piutan g yang di p erkirak an tidak akan tertagih yaitu : 1. Metode Penyisihan (a llowance m ethod) 2. Metode pen ghapusan langsun g (direct write-off method) 2.2.16
Standar kredit Menur ut Niswon ger, Warren, Reeve, dan f ess yang diterjem ahkan oleh Alfon sis Sirait, M. Bus(1999,p326): “ standar kredit digunak an oleh bany ak perusahaan unt uk memutusk an pelanggan mana yan g pantas mendapatkan kredit dan seberap a besar kredit yan g dapat m ereka terima. Penentuan
standar
kredit
m enghar uskan
per usahaan
untuk
menilai
“kredibilitas” atau “kualitas kredit” pelanggan. Secara tradisional, penilaian kredibilitas pelanggan melibatkan pertim ban gan atas 5K, m asin g-m asing dari K tersebut akan dijelaska sebagai ber ikut: A. Karakter. B. Kapasitas C. Kapital D. Kolateral E. Kon disi
14 BAB 3
ANA LISIS S ISITEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. Kentanix Supra Internasion al (PT Kentanix) didirikan pada tanggal 27 October 1980 ber dasarkan akta notaris Samsul Hadi, SH di Jakarta. Akta perusahaan di per bah ar ui oleh notaris y ang sam a pada tan ggal 09 October 1981. Akta perusahaan dilegalisir o leh Menteri Kehak iman den gan surat kep utusan No. Ya. 5/239/1 tertanggal 20 Maret 1982. Pada tan ggal 24 Decem ber 1997, saham kapital resm i bernilai Rp. 40 miliar meliputi 400.000 saham yang bernilai Rp. 100.000 per unit saham . Saham kapital y ang telah dim iliki dan diterbitkan terdir i dari Rp. 30 miliar didasarkan oleh Akta notaris nomor.105 yan g dibuat oleh Irawan Soerodjo, SH. Pem egang Saham dan Str uktur Manajem en PT GLASSAN TO
PT BAD RA ARTA
4.37%
PT PANCA MUA RA JA YA
51.83%
PT K EN TA NIX INTERNA TIONA L
31.25%
SUPRA
Struktur Man ajemen Jajaran Komisaris Komisar is
: KRISHNAN RABINDRA SJARIF YUDI WIJAYA
Jajaran Dikert ur Direkt ur
: SENTOT SUDARYONO MARTANEGARA SHALIM
PT B ATU
12.55%
15 PT KENTANIX SUPRA INTERNASIONAL
KABUP ATEN BEKASI
KABUPATEN TANGERANG
KABUP ATEN BOGOR
TERMASUK CILEGON DAN LEBAK
DAN SEKITARNYA
Vila Nusa Indah 1
P arahu
Villa Nusa Indah 2
Sukam anah
Villa Bogor Indah 1 Villa Bogor Indah 2
Villa Nusa Indah 3
Bumi Maja W iratam a
Bumi Mutiara 1
Taman Krakatau
Bumi Mutiara 2
Griya Permaya Asri
3.2 Struktur O rganisasi Perusahaan
Man A ku
St Ac
16
Komisaris
Direktur
Gm Teknik GM.Marketing
GM.Akunting & K euangan
Manager Marketing
A ss Manager P romosi
A ss Manager Sales
Staf Sale
Manager Pertanahan
SP V D ata Marketing
Supervisor Legal
P IMP RO
Site Manager
Manager Umum& P .R
Site Manager
Staf D ata Marketing Staf P ertanahan
Staf Teknik P royek
StafTeknik P royek
Manager K euangan
Supervisor K euangan
Staf U mum Staf Legal
Manager Personalia
Staf Personalia
Staf Teknik Pusat
Gam bar 3.1. Str uk ur Or ganisasi PT.Kentanix Supra International
Staf K euanga
Manager Akunting
Supervisor Akunting
Staf A cc
Staf EDP
18
Berikut ini akan diuraikan tugas, wewenang dan tanggung jawab bagian-bagian diatas: Job Description.
Direkt ur Bertanggung jawab atas keseluruhan operasional perusahaan dalam skala
o
strategis dalam rangka mencapai tujuan strategis jangka pendek dan jangka panjang bagi perusahaan. o
Memberi pertanggung-jawaban kepada Komisaris.
o
Memberi pertanggung-jawaban kepada Dewan Pemegang Saham dalam RUP S.
General Manager (Marketing, Tehnik, Akunting & Keuangan) o
Menentukan tujuan manajerial bagi masing-masing Departemen baik jangka pendek maupun jangka panjang.
o
Mengkoordinasi serta memonitor para Manager dalam melaksanakan tugas-t ugas yang diberikan
o
Bertanggung jawab kepada Direktur Manager (Pertanahan, Pimpro, Umum, Personalia, Keuangan, Akunting)
o Melaksanakan aplikasi tujuan manajerial masing-masing Departemen baik jangka pendek maupun jangka panjang. o Mengkoordinasikan serta memonitor para Assisten Manager dan Supervisor dalam melaksanakan t ugas-tugas yang diberikan o Bertanggung jawab kepada General Manager.
Asisten Manager & Supervisor (Promosi, Sales, Data, Legal, Site Manager, , Keuangan, Akunting) o Membantu Manager dalam melaksanakan tugas-t ugas o Mengkoordinasi serta memonitor para Staf dalam melaksanakan tugas-t ugas yang diberikan o Bertanggung jawab kepada Manager.
Staf (Sales, Data Marketing, Pertanahan, Legal, Teknik Proyek, Tekhnik Pusat, Umum, Personalia, Keuangan, Akunting, EDP)
19 o Melaksanakan t ugas-tugas operasional sehari-hari o Bertanguung jawab kepada Asisten Manager/Supervisor 3.3 Tata Laksana Sistem Yang Sedang Berjalan PT Kentanix Supra Internasional melakukan penjualan dengan 4 cara, yaitu: penjualan tunai langsung, penjualan t unai bertahap, penjualan kredit Bank DP bertahap dan penjualan kredit Bank DP langsung yang dikelola oleh pihak Bank. Dasar-dasar prosedur penjualannya adalah sebagai berikut : Penjualan T unai Langsung, Penjualan Tunai Bertahap, KP R DP Langsung, dan KP R DP Bertahap. 3.5 Permasalahan yang di hadapi 1. Pengisian data pembeli ke dalam Surat Persetujuan Pembelian asli masih menggunakan t ulisan tangan. Setelah penjualan diset ujui dan pelanggan membayar kepada sales.Maka bagian Administrasi Marketing akan mengisikan data-data pem beli ke dalam Surat Persetujuan Pembelian yang asli. Pengisian Surat Perset ujuan Pem belian yang asli seharusnya tidak di t ulis dengan tulisan tangan.karena manusia mempunyai tingkat kesalahan yang cukup tinggi. Hal ini terjadi karena perusahaan belum mempunyai suat u otomasi dalam pengisian
Surat
Persetujuan
Pembelian.Kesalahan
karena pengisian
faktur
seharusnya dapat diminimalkan dengan otomasi. 2. Dokumen yang tidak prenumbered Formulir
yang
digunakan
tercetak.Dokumen-dokumen
perusahaan tersebut
tidak
mempunyai
seperti
:surat
nomor
urut
persetujuan
pembelian,voucher,tanda terima sementara. Seharusnya
dokumen-dokumen
tersebut
mempunyai
nomor
urut
yang
tercetak.Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan melalui pengawasan penggunaan formulir yang merupakan media bagi otorisasi transaksi yang terjadi. 3. Sistem yang berjalan tidak menghasilkan informasi mengenai piutang yang akan jatuh tempo, sehingga sering terjadi keterlam batan penagihan piutang.
20 4. Laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem saat ini kurang membantu manajemen dalam membuat keputusan sehingga dalam pengambilan keput usan yang dilakukan pihak manajemen kurang akurat. 5. Tidak adanya Bagian penagihan sehingga pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan sering tidak tepat waktu. 3.6 Pemecahan Masalah Melihat permasalahan yang di hadapi diatas, maka kami mengusulkan beberapa alternative pemecahan masalah, sebagai berikut: 1. Sebaiknya terdapat suatu otomasi dalam pengisian data pembeli ke dalam dokumendokumen.Dengan adanya otomasi maka kesalahan dapat diminimalkan. 2. Sebaiknya formulir yang digunakan menggunakan nomor urut tercetak.Dengan adanya hal ini maka pertanggungjawaban dari bagian yang terkait dapat diminta. 3.
Membuat batas wakt u pem bayaran yang jelas agar pelanggan dapat melakukan pembayaran pada saat jatuh tempo.Dalam hal ini,sistem dapat menampilkan pelanggan yang piutangnya telah jatuh tempo dan membuat surat penagihan unt uk dit ujukan kepada pelanggan.
4.
Dibuatnya laporan-laporan tambahan yang menyajikan informasi yang berguna untuk manajemen dalam pengambilan keputusan. Adapun laporan-laporan yang diusulkan adalah: •
Laporan Piutang jat uh tempo
•
Laporan Penjualan Kredit Company
•
Laporan Pelanggan
•
Laporan Piutang Pelanggan
•
Laporan Stat us booking dan Uang M uka
•
Laporan Stat us Pem bayaran (Tunai Langsung, T unai Bertahap, Kredit DP langsung,dan Kredit DP Bertahap)
5. Dibuatnya bagian penagihan yang berfungsi unt uk memberikan surat penagihan ke pelanggan . Dan juga Bagian credit control bertugas unt uk menganalisa pelanggan yang akan melakukan pembelian secara kredit company.
21 BAB 4 RANC ANGAN SIS TEM YANG DIUS ULKAN Setelah memahami dan menganalisis sistem yang berjalan seperti yang telah di uraikan dalam bab 3, maka pada bab 4 ini akan dirancang suatu sistem baru yang diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapai oleh sistem yang lama. 4.1
Rancangan Struktur O rganisasi Perusahan Perubahan utama dalama rancangan ini adalah penambahan bagian penagihan dan credit control yang bertanggung jawab kepada GM. Akunting dan Keuangan.. Dihalaman berikut ditampilkan struktur organisasi yang baru.
4.2
Bagan Aliran Dokumen Mengam barkan aliran dokumen pada sistem yang ada. Sekaligus fungsifungsi yang terkait dalam penggunaan dalam dokumen tersebut. Perubahan terjadi pada : 1. Penjualan Tunai langsung, bertahap, kredit DP langsung dan juga Kredit DP bertahap pada saat penyerahan uang ke perusahaan yait u ditambahkannya sat u surat yang bernama Kwitansi pada saat dilakukan pembayaran oleh konsumen kepada Perusahaan, Hal ini berguna unt uk sebagai tanda bukti atas pem bayaran kepada pihak perusahaan. 2. Pada Penjualan Tunai bertahap dan juga Kredit dengan DP Bertahap ditambahkan bagian Penagihan yang berfungsi untuk memberitahukan ke pada pelanggan waktu jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan tersebut. 3. Kami juga mengusulkan Penjualan kredit company. Pada halaman berikut akan ditampilkan bagan aliran dokumen yang diusulkan.
23
Komisaris
Direktur
Gm Teknik
GM.Marketing
Manager Marketing
Ass Manager P romosi
Ass Manager Sales
Staf Sale
Manager P ertanahan
SP V Data Marketing
Supervisor Legal
P IMP RO
Site Manager
Manager Umum& P .R
Staf Teknik P royek
Staf Teknik P royek
Manager Keuangan
Supervisor Keuangan
Staf Umum Staf Legal
Manager P ersonalia
Site Manager
Staf Data Marketing Staf P ertanahan
GM.Akunting & Keuangan
Staf P ersonalia
Staf Keuanga
Staf Teknik P usat
Gambar 4.1. S trukur Organisasi PT.Kentanix Supra Internasional Yang Diusulkan
Manager credit control
Manager Akunting
Supervisor Akunting
Staf EDP
Staf Acc
Staf penagihan
Credit analyst
24 4.3
Rancangan keluaran yang dihasilkan oleh sistem ini adalah 1. Dokumen yang terdiri dari: -
Tanda Terima Sementara (TTS)
-
Surat Perset ujuan Pem belian(SPP)
-
Payment Voucher (P V)
-
Receipt Voucher (RV)
-
Surat Kontrak Kredit (SKK)
-
Surat Tolakan Kredit (STK)
-
Surat Kontrak KP R (SKKP R)
-
Surat Tolakan KP R (ST KKP R)
-
Kwitansi
-
Form Pembiayaan (FP)
-
Surat Penagihan Down Payment (SP DP)
-
Surat Tagihan Cicilan Kredit (STCK)
2. Laporan yang terdiri dari: -
Laporan Stock Rumah
-
Laporan Stat us Pem bayaran
-
Laporan Penjualan PerPelanggan
-
Laporan Penjualan Persales
-
Laporan Penjualan T unai
-
Laporan Penjualan Kredit
-
Laporan Penjualan KP R
-
Laporan Piutang KP R
-
Laporan Piutang Pelanggan
-
Laporan Piutang Jatuh Tempo
-
Laporan Analisis Piutang Tak Tertagih
25
Rancangan Menu Transaksi Surat Perset ujuan Pem belian
26
Rancangan Menu Transaksi Piutang Bank
Rancangan Menu Transaksi Piutang Pelanggan
27 BAB 5 KES IMPULAN DAN S ARAN 5.1 Kesimpulan Dari Pembahasan yang dilakukan pada Bab sebelumnya, dapat di simpulkan sebagai berikut : 1. Pengisian data Pembeli ke dalam Surat Persetujuan Pembelian asli masih secara manual, karena pengisian secara manual mempunyai tingkat kesalahan yang cukup tinggi. 2. Dokumen yang dibuat dalam pembuatan penomoran di lakukan secara manual, sehingga banyak Dokumen yang mempunyai nomor yang sama, yang membuat Manajemen susah mencari dokumen yang diinginkan. 3.
Sistem yang berjalan tidak menghasilkan informasi mengenai piutang yang akan jatuh tempo, sehingga terjadi keterlamabatan penagihan piutang.
4. Laporan-Laporan yang di hasilkan oleh sistem
saaat ini kurang membant u
manajemen dalam membuat keputusan sehingga dalam pengam bilan keput usan yang dilakukan pihak manajemen kurang akurat. 5. Tidak adanya Bagian Penagihan sehingga pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan sering tidak tepat waktu. 5.2 Saran. Untuk menghasilkan sistem informasi penjualan tunai dan penjualan kredit yang lebih baik,maka terdapat beberapa alternatif yang disarankan antara lain: 1. Sistem yang dirancang ini dapat diterapkan dan dikembangkan sesuai dengan perkembangan usaha perusahaan yang berkaitan dengan penanganan penjualan tunai dan penjualan kredit agar sistem ini dapat berfungsi sebagaimana mestinya 2. Pihak manajemen perlu memantau aktivitas perusahaan dengan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan agar dapat melakukan penilaian terhadap hasil yang telah di capai perusahaan selama periode tersebut. 3. Dengan sistem yang diusulkan diharapkan perusahaan dapat mengatur pengendalian intern terhadap transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan. 4. Pelatihan karyawan dalam memakai aplikasi program perusahaan.
28 5. Menambah performa aplikasi sistem perusahaan sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini.
29
Daftar Pustaka Ariffin, J. (2000). Trik Akuntansi Dengan Doc Easy Accounting dan MYOB Accounting. Jakarta: Penerbit PT Flex Media Komputindo. Bodnar, G. H. & Hopwood, W. S. (2000). Sistem Akuntansi dan Inform asi, edisi-Ketiga Terjemahan Jusuf, A. A. & Tambunan, R. M. Salemba Empat, Jakarta. Horngren, C. T, Harrison, W. T, Robinson, M. A, & Secokusumo (1997). Akuntansi di Indonesia, buku-1. Terjemahan Kosasih, R. Salemba Empat, Jakarta Jugiyanto, H. M. (2000). SI Berbasis Kom puter (edisi-2), Yogyakarta: Penerbit BPFE. McLeod, R. Jr. (2001). Sistem Inform asi Manajem en, Jilid-1. Terjemahan Teguh, H. Penerbit PT. Prehallindo, Jakarta. Mulyadi (2001). Sistem Akuntansi. Edisi-5. Universitas Gajah Mada, STIE. Niswonger, C. R, Warren, C. S, Reeve, J. M. dan Fess, P. E (1999). Prinsip-Prinsip Akuntansi, edisi ke-19, Jiid-1. Penerbit Erllanga, Jakarta. Senn, James A (1999). Analysis and Design of Inform ation System . McGraw Hil, Singapura. Supriyono, R. A (2001) Akuntansi Manajem en 2 ; Struktur Pengendalian Manajem en, Edisi Pertama. Penerbit BPFE,Yogyakarta. Widjajanto, N (2001). Sistem Inform asi Akuntansi. Penerbit Erllanga, Jakarta Wikinson, J. W. (1993). Sistem Akuntansi dan Inform asi, edisi-ketiga Terjemahan Maulana, A. Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta.
30
Riwayat Hidup Nama
: Andrian Hery Affandi
Tempat, Tanggal Lahir
: Jakarta, 24 September 1983
Jenis Kelamin
: Pria
Alamat
: Jl. DI Panjaitan No.2 , GG Remaja III Cip. Besar Utara Jakarta 13320
Telepon
: (021) 8198007
Pendidikan Formal 1989-1995
SD Kristen Berkat, Jakarta
1995-1998
SMP Kristen Berkat, Jakarta
1998-2001
SM A Cahaya Sakti, Jakarta
2001-2005
Universitas Bina Nusantara, Jakarta
31
Riwayat Hidup Nama
: Kwan Ming Tjun
Tempat, Tanggal Lahir
: Jakarta, 28 September 1982
Jenis Kelamin
: Pria
Alamat
: Jl. Bukit Duri Tanjakan No.49 Bukit Duri Jakarta 12840
Telepon
: (021) 8290290
Pendidikan Formal 1988-1994
SD P AX, Matraman, Jakarta
1994-1997
SMP Marsudirini, Matraman, Jakarta
1997-2000
SM A Budhaya 1 Santo Agustinus, Jakarta
2001-2005
Universitas Bina Nusantara, Jakarta
32
Riwayat Hidup Nama
: Hanes
Tempat, Tanggal Lahir
: Medan, 14 Januari 1984
Jenis Kelamin
: Pria
Alamat
: Jl. KavPolri Blok F7, No 1571B Jelambar Jakarta 11460
Telepon
: (021) 5601644
Pendidikan Formal 1989-1995
SD Bhinneka T unggal Ika , Jakarta
1995-1998
SMP Bhinneka Tunggal Ika, Jakarta
1998-2001
SM A Dharma Jaya, Jakarta
2001-2005
Universitas Bina Nusantara, Jakarta
