ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PT. MARIBAYA UTAMA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PT. MARIBAYA UTAMA Dita Chantika Bukit Indah B5 No. 14A Ciputat Tangerang 15414 Indonesia, 081294436877, [email protected]

Davita Syahira Taman Parahyangan VII (LIPPO VILLAGE) 003 Tangerang 1581 Indonesia, 082122233151, [email protected]

Achmad Ryandi Jl. Kostrat Raya A. 10 Petukangan Selatan Jakarta Selatan 12260 Indonesia, 081398883084, [email protected]

ABSTRAK

TUJUAN PENELITIAN, ialah untuk meningkatkan proses pengolahan data penjualan sehingga lebih efesien dan efektif, mencari tahu tingkat kelemahan dan kekurangan sistem yang ada dan menganalisis dan merancang sistem yang diusulkan untuk PT. Maribaya Utama. METODE PENELITIAN adalah

metode wawancara (interview),

metode kepustakaan, metode analisis, metode pengumpulan data dan metode perancangan. HASIL YANG DICAPAI berupa terbentuknya aplikasi sistem yang dapat memenuhi tujuan penelitian serta hasil evaluasi pengujian aplikasi dalam hal kecepatan dan ketepatan kinerja sistem. SIMPULAN yaitu penelitian ini dapat mengembangkan sistem informasi penjualan yang sedang berjalan di perusahaan.

Kata Kunci: Analisis, Sistem Informasi, Penjualan

1

ABSTRACK The PURPOSE of the RESEARCH is to increase the sales data processing resulting in

more efficient and effective, to find out the weaknesses and shortcomings of existing systems and analyzing and designing the proposed system for PT Maribaya Utama. The RESEARCH METHOD is the method of interview (interview), the method of librarianship, methods of analysis, methods of data collection and methods of design. RESULTS ACHIEVED include the formation of an application system that can meet the objectives of the research and the results of the evaluation of the test application in terms of speed and accuracy of system performance. SUMMARY: this research may develop information systems sales that are running in the company.

Key Words: Analysis, Information Systems, Sales

PENDAHULUAN SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar untuk Umum) merupakan prasarana umum yang disediakan oleh PT. Pertamina untuk masyarakat luas guna memenuhi kebutuhan bahan bakar. Pada umumnya SPBU menjual bahan bakar sejenis premium, solar, pertamax dan pertamax plus. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi yang setiap hari makin meningkat, secara tidak langsung menuntut setiap perusahaan untuk mampu melakukan pembenahan dan peningkatan efektivitas dalam kinerja dengan memanfaatkan sumber daya manusia yang handal dan teknologi sistem informasi yang tepat dan efektif. Saat ini pada kenyataannya setiap pekerjaan apapun yang berhubungan langsung dengan sistem pengolahan data dilakukan dengan menggunakan bantuan komputer dengan tujuan untuk menghindari dan meminimalkan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi serta mempertinggi tingkat keakuratan dalam proses pengolahan data sehingga dapat memberikan suatu sistem informasi yang dibutuhkan secara tepat, lengkap, akurat dan cepat. Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang

2

mengumpulkannya, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi, Herawati (2009; CommIT Journal), maka dari itu untuk menunjang dan mempermudah suatu kinerja yang efektif dan efisien perusahaan sangat membutuhkan suatu perangkat keras (Hardware) dan juga perangkat lunak (Software) yang dapat menangani langsung dalam proses pengolahan data tersebut sehingga pekerjaan yang sesulit apapun akan terasa lebih efektif dan efisisen. SPBU PT. Maribaya Utama yang berada di jalan Raya Fatmawati no.14 mempunyai sistem informasi penjualan yang sangat sederhana. Data penjualan, pembelian, dan stok BBM masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel dan Word. Sebagai sebuah SPBU dengan lisensi dari PT.PERTAMINA sebaiknya sudah mempunyai sistem yang terkomputerisasi. Oleh sebab itu perusahaan membutuhkan suatu instrumen yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan penerapan perangkat lunak akuntansi. Salah satu cara untuk mengavaluasi perangkat lunak akuntansi ini adalah melalui persepsi penggunaannya. Istianingsih dan Wijanto (2008; Jurnal Akuntansi dan Keuangan Indonesia) menyatakan bahwa evaluasi kepuasan pengguna akhir informasi dapat dijadikan sebagai tolak ukur keberhasilan sistem. Berdasarkan penelitian yang penulis tinjau langsung ke lapangan dapat melihat bahwa kondisi sistem penjualan dan pencatatan yang sedang berjalan di SPBU ini baik dalam proses pencatatan transaksi penjualan maupun pembuatan laporan masih menggunakan berkas-berkas kerja dengan media kertas juga Microsoft Word dan Excel, hal ini mengakibatkan kemungkinan data yang telah disimpan rusak ataupun hilang, juga kurang efektif dan efisien di saat harus membuat laporan penjualan harian. Berdasarkan latar belakang diatas, maka kami selaku mahasiswa Universitas Bina Nusantara tertarik untuk membuat sistem yang baru untuk perusahaan ini. Maka dari itu penulis melakukan penelitian dengan mengambil judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENJUALAN PT. MARIBAYA

UTAMA”

Ruang Lingkup Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, untuk memfokuskan pembahasan maka penulis memberikan batasan-batasan masalah mengingat luasnya ruang lingkup

3

kegiatan penjualan di PT. MARIBAYA UTAMA. Penulis membatasi masalah ini dengan melakukan penelitian, antara lain: 1. Pengembangan sistem dalam lingkup penjualan yang merupaka penjualan tunai. 2. Proses bisnis penjualan dimulai dari customer melakukan pembelian sampai dengan pembuatan report penjualan bulanan. 3. Pembuatan laporan penjualan harian, periode, dan bulanan.

Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan proses pengolahan data penjualan sehingga lebih efesien dan efektif. 2. Untuk mencari tahu tingkat kelemahan dan kekurangan sistem yang ada. 3. Menganalisis dan merancang sistem yang diusulkan untuk PT. Maribaya Utama

Manfaat dari pembuatan tugas akhir, yaitu : 1. Menghasilkan suatu laporan yang dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan 2. Memberikan solusi untuk perbaikan atas kelemahan yang ada berupa informasi yang dibutuhkan perusahaan. 3. Menghasilkan proses pengolahan data penjualan yang lebih akurat dan cepat.

LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Informasi Menurut Whitten (2004:12) “An arragment of people, data, processes, and information tecnology that interact to collect, process, store, and provide as output the information needed to support an organization. “ Dari kutipan di atas, dapat diartikan bahwa, sistem informasi adalah suatu kumpulan orang-orang, data, proses-proses, dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan memperoleh sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi.

4

Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem menurut pendapat McLeod dan Schell (2007:154) adalah penelitian terhadap sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau sistem yang diperbahurui. Sedangkan

menurut

Laudon

(2010:515),

analisis

sistem

terdiri

dari

mendefinisikan masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus memenuhi dengan solusi sistem. System analysis it consists of : 1. Defining the problem 2. Identifying its causes 3. Specifying the solution 4. Identifying the information requirement that must be met by a system solution Artinya analisis sistem terdiri dari : 1. Menentukan masalah. 2. Mengidentifikasi penyebab dari masalah tersebut. 3. Menentukan pemecahan masalahnya. 4. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah. “System analysis is a problem – solving technique that decomposes a system into its component pieces for the purpose of studying how well those component parts work and interact to accomplish their purpose.” Dikutip dari Bently dan Whitten (2007:160), Analisis sistem adalah suatu tehnik pemecahan masalah yang mengubah suatu sistem ke dalam potong-potongan komponen dengan tujuan seberapa baik komponen-komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuannya. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah suatu kegiatan penguraian kembali sebuah sistem informasi menjadi elemen-elemennya dengan tujuan untuk mempelajari kembali kekuatan, kelemahan, serta solusi yang mungkin diusulkan untuk meningkatkan kinerja sistem. Pengertian Perancangan Sistem “System design is a complementary problem-solving technique (to system analysis) that resembles a system’s component pieces back into a complete systemhopefully, and improved system. This may involve adding, ddeletin, and changing pieces

5

realitive to the original system.” Dikutip dari Whitten (2004:186), perancangan sistem adalah teknik komplementer pemecahan masalah (yang bekerjasama dengan system analysis) yang menyusun kembali komponen-komponen sebuah sistem kembali ke sistem yang utuh dengan harapan menghasilkan sistem yang lebih baik. Teknik ini dapat melibatkan penjumlahan penghapusan dan perubahan komponen-komponen terhadap sistem yang sebelumnya. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah sebuah kegiatan yang bertujuan untuk menentukan elemen-elemen dasar di dalam sebuat sistem sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Definisi Penjualan Menurut Warren et al (2006:300) yang diterjemahkan oleh Aria Farahmita, penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang dagang yang dijual, baik secara tunai maupun kredit.

METODE PENELITIAN Dalam mencari dan mengumpulkan data maupun informasi yang dibutuhkan mengenai sistem informasi penjualan di PT. Maribaya Utama, penulis akan menggunakan metode yang lazim digunakan pada sebuah penelitian, yaitu : 1. Metode Kepustakaan Penulis melengkapai data dengan mencari, membaca dan mempelajari buku, artikel, brosur maupun media internet.

2. Metode Pengumpulan Data -

Wawancara (Interview) Suatu metode pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab dengan

bagian-bagian yang terkait dalam penelitian. -

Analisis

a. Survei pada sistem yang sedang berjalan. b. Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. c. Identifikasi terhadap kebutuhan informasi. -

Observasi

6

Pengamatan (observasi), mengamati secara langsung kegiatan di tiap bagian yang berhubungan dengan sistem yang sedang diteliti.

3. Metode Perancangan Metode perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang dinotasikan dalam bentuk Unifield Modeling Language (UML) : -

Event table

-

Workflow table

-

Overview Actiity Diagram (OAD) dan Detailde Activity Diagram (DAD)

-

Use Case Diagram

-

Class Diagram

-

Rancangan database

-

Rancangan layar

HASIL DARI BAHASAN Analisis Temuan Hasil Survey Temuan 1

Pencatatan hasil penjualan kurang tepat karena hasil penjualan masih dicatat dalam kertas form.

Kriteria

Seharusnya perusahaan menyediakan fasilitas pencatatan secara otomatis yang cepat, tepat dan akurat dalam pencatatan transaksi.

Sebab

Segala sesuatu yang berkaitan dengan transaksi penjualan hanya berdasarkan pada kertas form serta belum tersedianya aplikasi sistem yang dapat menginput hasil penjualan secara terkomputerisasi ke dalam sistem.

Akibat

Seringnya terjadi kehilangan dokumen maka akan terjadi proses pencarian dokumen yang hilang tersebut dan akan memakan waktu yang cukup lama.

7

Rekomendasi

Membuat sebuah sistem komputerisasi sederhana yang otomatis dapat menghasilkan informasi yang tepat, cepat dan akurat tentang penjualan dalam perusahaan.

Temuan 2

Lambatnya pembuatan laporan penjualan.

Kriteria

Seharusnya perusahaan mampu menhasilkan laporan-laporan yang dihasilkan secara cepat dan tepat mengenai penjualan yang daapt mendukung penggambilan keputusan bagi direktur sehingga berguna bagi kemajuan perusahaan.

Sebab

Pencatatan masih dilakukan secara manual (belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi) ke dalam computer berdasarkan dokumendokumen terkait.

Akibat

Ketika membuat laporan, manajer keuangan harus menulis & mencatat ulang setiap data transaksi yang berkaitan dengan laporan tersebut.

Rekomendasi Perusahaan seharusnya merancang sebuah sistem database yang dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan baik laporan harian, laporan bulanan, maupun laporan per periode secara terkomputerisasi.

Temuan 3

Tidak efisiennya format laporan penjualan sistem yang sedang berjalan diperusahaan.

Kriteria

Sebaiknya perusahaan memiliki bentuk laporan yang lebih mudah dimengerti dan singkat tetapi tetap akurat.

Sebab

Perusahaan belum menyadari pentingnya memiliki laporan yang akurat untuk pendataan di masa yang akan datang.

Akibat

Dapat membuat perusahaan mengalami kerugian yang berakibat fatal akibat ketidakjelasan bentuk laporan yang rumit.

Rekomendasi Perusahaan seharusnya memiliki sebuah bentuk laporan yang ringkas tapi dapat digunakan sesuai kebutuhan perusahaan.

8

Overview Activity Diagram Yang Diusulkan

9

UML Class Diagram

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Setelah dilakukan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada PT. Maribaya Utama, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Masalah yang dihadapi perusahaan dengan sistem berjalan saat ini terletak pada

sistem

pencatatan hasil penjualan

dimana

perusahaan

ini

tidak

memiliki sebuah aplikasi sistem informasi khusus sehingga seluruh kegiatan dan transaksi yang dilakukan di dalam perusahaan ini masih terlaksana serta tersimpan secara manual. 2. Pada sistem yang berjalan perusahaan tidak dapat menghasilkan laporanlaporan setiap waktu sehingga perusahaan membentuk Sistem Informasi Penjualan Tunai yang dapat menghasilkan laporan-laporan untuk membantu manajemen dalam mengambil suatu keputusan kapanpun periode laporan tersebut diinginkan. 3. Sistem yang dirancang berusaha untuk mengkomputerisasi sistem yang lama sehingga menjadi sistem yang terintegrasi dan dapat menyediakan data secara

10

akurat. 4. Di dalam sistem yang sedang berjalan pada perusahaan, tidak adanya keamaanan pengaksesan data penjualan yang dilakukan operator maupun manejer keuangan & penjualan, maka dibutuhkan cukup banyak cetakan kertas untuk laporan pada setiap harinya proses bisnis berjalan.

Saran Adanya kesadaran bahwa sistem yang ada masih mempunyai banyak kelemahan sehingga dibutuhkan saran-saran dan masukan sebagai berikut : 1. Data dan informasi yang dimasukkan kedalam sistem, harus diperhatikan kelengkapan dan kebenarannya. Hali ini untuk mencegah kesalahan-kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. 2. Menekankan pentingnya kerahasiaan suatu data dan informasi dengan menggunakan kerahasiaan password masing-masing bagian untuk mencegah terjadinya tindakan-tindakan manipulasi terhadap sistem oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. 3. Pengevaluasian sistem minimal 6 bulan sekali untuk menjamin keandalan dan kesiapan sistem dalam menghadapi perkembangan zaman. Dalam periode waktu tertentu hendaknya perusahaan melakukan evaluasi terhadap sistem yang diterapkan saat ini untuk mengetahui apakah sistem yang diterapkan berfungsi dengan baik sesuai dengan kebutuhan, dan apakah pada sistem tersebut terdapat kelemahan. 4. Setiap personil yang akan menggunakan sistem baru tersebut sebaiknya telah menjalani proses pelatihan agar dapat menggunakan sistem baru yang tersedia secara benar. 5. Perusahaan sebaiknya menerapkan Sistem Informasi atau aplikasi software khusus dalam perusahaan. Karena akan memberikan banyak manfaat dalam peningkatan kinerja perusahaan untuk menghadapi jumlah transaksi per hari yang semakin banyak seiring dengan perkembangan perusahaan, dimana dengan sistem yang sudah terkomputerisasi tersebut data-data yang dicatat secara manual akan diinput dan disimpan ke dalam database sistem agar berbagai kesalahan atau human error yang sering terjadi dapat dicegah atau

11

diatasi dengan sistem. Selain itu sistem dapat memberikan atau menyajikan informasi yang dibutuhkan pihak manajemen untuk keperluan pengambilan keputusan maupun penyusunan strategi bagi perusahaan. Serta tentu saja akan memberikan kemudahan dan kecepatan (hemat waktu) serta memberikan kelancaran untuk melaksanakan setiap proses dalam siklus transaksi penjualan.

Saran ini diharapkan dapat berguna dan bermanfaat bagi perusahaan untuk mengembangkan perusahaan serta dalam memasarkan produknya.

DAFTAR PUSTAKA Bodnar, George.H., Hopwood, William. S. (2004). Accounting Information Systems. 8th edition. New Jersey: Prentice Hall. Carl S. Warren, James M. Reeve, Philip E. Fess. (2006). Pengantar Accounting. Edisi Kedua Puluh Satu. Jakarta: Salemba Empat. Connolly, Thomas dan Begg, Carolyn. (2004) Database Systems: A Practical Approach to Design Implementation. Edisi Ketujuh. Connolly, Thomas dan Begg, Carolyn. (2005). Database System : A Pratical Approach To Design Implementation, and Management. Third Edition. USA: Addison Wesley Publishing Company, Inc. Date, C.J. (2004). An Introduction to Database Systems.Seventh Edition. Addison Wesley, Denmark. Design. New Jersey: Prentice-Hall. Handayani, Tri Putri., Halim, Jessica Celia. (2012). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Prosedur Penjualan Tunai Pada PT. Laras Tenaga Makmur. Disertasi tidak diterbitkan. Jakarta: Program Pascasarjana Universitas Bina Nusantara. Herawati, Evy (2009). Audit Sistem Informasi Aplikasi Penjualan Pada PT. AJ. CommIT Journal. 3 (2): 86-88. Istianingsih dan Wijanto, Setyo Hari. (2008). Analisis Keberhasilan Penggunaan Perangkat Lunak Akuntansi Ditinjau Dari Persepsi Pemakai (Studi Implementasi

12

Model Keberhasilan Sistem Informasi). Jurnal Akuntansi dan Keuangan Indonesia. 5 (1): 50-76. Laudon, Kenneth C., dan Laudon, Jane p. (2004). Management Information Systems. United States of America: Prentice Hall. Marakas, George M. (2006). System Analysis & Design: an Active Approach. Edisi ke2. New York: McGraw-Hill. Mcleod, Raymond Jr; Schell, George; AlihBahasa, Hendra Teguh. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Prenhalindo Mcleod,

Raymond

Jr;

Schell,

George.

(2007).

Management

Information

Systems.Virginia: Prentice-Hall. Nessa Hanfrelia, Helwah, Irene Tiffany Takapente. (2009). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada PT. Boga Plus. Disertasi tidak diterbitkan. Jakarta: Program Pascasarjana Universitas Bina Nusantara. O’Brien, James A. (2008). Management Information System. Eight Edition. New York: McGraw-Hill. Rama, Dasaratha V. dan Jones, Frederick L. (2006) Accounting Information System. States of America: Thomson, South-Western. Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J. (2006). Accounting Information System. 10th edition. New Jersey: Prentice Hall. Valacich, J.L., George, J.S. & Hoffer, J.A. (2004). Essential Systems Analysis and Design. Second Edition. Pearson Prentice Hall. Whitten, J.L., Bently. L.D., &Dittman, K.C. (2007). System Analysis And Design Methods. New York: Mcgraw-Hill. Wiguna, Amanda., Ayu, Tri. (2012). Analisa dan perancangan Sistem Informasi Penyewaan Heavy Equipment pada CV. Cepat. Disertasi tidak diterbitkan. Jakarta: Program Diploma Universitas Bina Nusantara. Winarno, Wing Wahyu. (2007). Sistem Informasi Akuntansi. (Edisi Kedua). Yogyakarta: UPP STIM YPKN.

13

Satzinger, John W., Jackson, Robert B. & Burd, Stephen D. (2004). System Analysis and Design in Changing World. edisi ke-3. Massachusetts: Thomson Learning.

RIWAYAT PENULIS Dita Chantika lahir di Jakarta pada 18 Mei 1992 . Penulis menamatkan pendidikan D3 di Universitas Bina Nusantara Jakarta Jurusan Komputerisasi Akuntansi Tahun 2013. Davita Syahira lahir di Jakarta pada 5 Januari 1993 . Penulis menamatkan pendidikan D3 di Universitas Bina Nusantara Jakarta Jurusan Komputerisasi Akuntansi Tahun 2013. Nanda Kusuma lahir di Jakarta pada 10 Juli 1991 . Penulis menamatkan pendidikan D3 di Universitas Bina Nusantara Jakarta Jurusan Komputerisasi Akuntansi Tahun 2013.

14