ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN Henny Hendarti1; Anton2; Didi3; Mochtar Cakra4 ABSTRACTS Article purpose was to make computerized system useable for running the company operational and the activity always needs information. The data collecting method were done by literature study, field study, and documentation study. Analysis and design method consisted of four phase, which were investigation system, analysis system, design system, and implementation system. The result from observation was the company needs transaction recording system that computerized so every selling or buying transaction of foreign currency can directly update the inventory. The conclusion is that the up-to-date selling and inventory information can help manager in making decision. Keywords: information system, accounting, selling, inventory

ABSTRAK Artikel bertujuan membuat sebuah sistem terkomputerisasi yang dapat digunakan perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional selalu membutuhkan informasi. Yang dalam dipenuhi dari studi pustaka. Analisis dan perancangan meliputi empat fase, yaitu sistem investigasi, sistem analisis, sistem desain, dan sistem implementasi. Dari hasil observasi diperoleh hasil bahwa perusahaan memerlukan suatu sistem pencatatan transaksi secara terkomputerisasi sehingga setiap transaksi penjualan atau pembelian valuta asing dapat secara langsung meng-update persediaan. Simpulan yang dapat diambil, yaitu bahwa informasi penjualan dan persediaan yang up-to-date dapat membantu pihak manajerial dalam pengambilan keputusan. Kata kunci: sistem informasi, akuntansi, penjualan, persediaan

1,2 3, 4

Jurusan Komputerisasi Akuntansi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara, Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480, [email protected]

88

Journal The WINNERS, Vol. 9 No. 1, Maret 2008: 88-98

PENDAHULUAN Keadaan ekonomi dalam negeri yang tidak stabil dan pengaruh gejolak ekonomi di luar negeri sering menimbulkan fluktuasi kurs mata uang asing sehingga mempengaruhi naik turunnya harga beberapa barang, misalnya barang elektronik naik 35% dan kebutuhan pokok lainnya naik 25%. Sebagai dampak fluktuasi kurs, perusahaan perlu memiliki sistem informasi penjualan, persediaan, dan perhitungan laba rugi yang berguna untuk meningkatkan kelancaran transaksi perusahaan. Perusahaan yang menjadi objek penelitian adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan mata uang asing, khususnya pelayanan pertukaran mata uang asing atau disebut money changer. Sistem informasi yang baik diperlukan oleh perusahaan untuk mempermudah pihak manajemen memperoleh informasi yang akurat dan up to date yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan danmenentukan tujuan perusahaan di masa yang akan datang. Adapun tujuan dilakukan analisis dan perancangan sistem ini adalah mengidentifikasikan masalah pada sistem penjualan dan persediaan yang berjalan; Menghasilkan sebuah aplikasi sistem informasi akuntansi yang dapat digunakan dalam mencatat penjualan dan persediaan; Merancang sebuah sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan yang baru yang dapat menghasilkan informasi yang tepat dan akurat. Manfaat penelitian yang dilakukan dalam menganalisis dan merancang sistem informasi penjualan dan persediaan adalah membantu perusahaan dalam mengatasi masalah yang timbul pada sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan; Meningkatkan pengendalian internal dengan pembagian tugas yang jelas pada bagian akuntansi dan bagian keuangan; Membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan dalam menentukan harga kurs secara cepat dan tepat.

PEMBAHASAN Sistem Informasi Akuntansi menurut Jones dan Rama (2003:5) adalah subsistem atau bagian dari MIS (Management Information System) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lain yang diperoleh dari proses transaksi akuntansi secara rutin. Menurut Jones dan Rama (2003:68), activity diagram terdiri dari overview activity diagram dan detailed activity diagram. Menurut Jones dan Rama (2003:69), overview activity diagram adalah diagram yang menggambarkan tampilan level tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event yang penting, urutannya, dan informasi yang menyertai event tersebut. Detailed activity diagram menurut Jones dan Rama (2003:69) adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan secara detail atau rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview diagram.

Analisis dan Perancangan... (Henny Hendarti; dkk)

89

Menurut Larman (1998:4), Unified Modeling Language (UML) adalah notasi untuk membuat model sistem menggunakan konsep object oriented. Menurut Jones dan Rama (2003:68), UML adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan mendokumentasikan sistem informasi. Database menurut Britton dan Doake (2000:266) adalah semua data yang dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi. Di dalamnya meliputi aktivitas mengumpulkan, mengorganisasi, dan merawat secara tersentralisasi. Formulir menurut Mulyadi (2003:3), adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir menurut Kroenke (2002:269) adalah tampilan layar yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit data. Navigation Diagram menurut Mathiassen (2000:344) adalah suatu statechart diagram yang khusus dan menekankan terhadap keseluruhan perubahan dari user interface. Dengan kata lain, navigation diagram adalah diagram yang menunjukkan keterlibatan dan transisi diantara windows atau interface. Penjualan merupakan aktivitas yang penting dalam suatu perusahaan karena dengan adanya penjualan dapat menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:204), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik kredit maupun tunai. Menurut Mulyadi (2001:474), penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang di terima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:553), persediaan dalam perusahaan dagang hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali. Menurut Hendriksen (1997:2), istilah persediaan (inventory) meliputi barang dagangan yang dimaksudkan untuk dijual dalam kondisi usaha normal dan bahan baku serta bahan pembantu yang dipergunakan dalam proses produksi untuk dijual. Perusahaan yang akan dianalisis adalah perusahaan yang bergerak di bidang mata uang asing. Perusahaan itu didirikan sejak tanggal 6 Maret 2000 dan tercatat pada akta pendirian perusahaan nomor 25 yang disahkan oleh Menteri Kehakiman nomor C-10254 HT.01.01.Th.2000. Perusahaan itu berlokasi di Jl. HI. Agus Salim, Tanjung Karang, Bandar Lampung. Perusahaan melakukan penjualan dan pembelian mata uang asing secara langsung kepada perorangan dan perusahaan money changer lainnya. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, Perusahaan didukung oleh 10 orang karyawan.

90


B. Menjual valas

Reuter / CNBC

Informasi kurs Valas

Direktur

Me ne kur ntuka s va n las

Menginformasikkan kepada teler untuk membuat nota penjualan

Menanyakan kurs pembelian dan memesan valas Memberikan informasi ketersediaan valas

Mengecek Persediaan

Pelanggan setuju untuk membeli Memberikan nota penjualan untuk ditandatangani Nota penjualan Menyerahkan nota yang sudah ditandatangani dan uang cash Memberikan valas dan nota penjualan

Pelanggan / Money changer

Teller Nota penjualan ttd

em es an va la s

ng n ua jula an en k h p ra ta y e no en an M hd s ca

Tersedia / tidak tersedia

Menyerahkan laporan penjualan, persediaan, dan selisih kurs

M

Memberikan valas dan nota penjualan

Lap. penjualan, persediaan, selisih kurs

Bukti setor bank Nota penjualan ttd

Mengecekpersediaan

Menyerahkanlaporan penjualan, persediaan dan selisih kurs serta bukti setor bank dan nota penjualan

Mencatat buku persediaan

Akuntansi / keuangan Buku persediaan Bukti setor bank Manajer

kti Bu

r to se

ny Me

nk ba

r eto

n ka

c ng ua

Kotak Persediaan

h as

Menentukan Kurs Bank

Keterangan : Valas = valuta asing

Gambar 1Rich Picture Sistem yang sedang Berjalan

Setelah melakukan survei ke perusahaan, dianalisis temuan hasil survei sebagai berikut: Prosedur penjualan dan pencatatan persediaan kurang akurat, up-to-date, dan tepat waktu; Lambatnya pembuatan laporan penjualan, persediaan, dan selisih kurs; Prosedur pada sistem berjalan yang kurang teratur dan lambat; Pengendalian intern yang masih lemah, antara lain adanya penggabungan fungsi keuangan/akuntansi, tidak adanya nomor urut tercetak pada nota penjualan, tidak memiliki kebijakan mengenai jumlah persediaan minimal, perusahaan kesulitan dalam perhitungan laba/rugi.


91

92


HeaderPenjualan

Customer -No_customer -Nama_customer -Telepon -HandPhone -No_ktp -Alamat -Tanggal_lahir +Membayar() +Menerima()

1

1..*

MataUang

-No_transaksi -No_customer -Tanggal -No_user -Selisih -Total_transaksi +Menginput() +Mengubah() +Menyimpan() +Menghapus() 1..*

-Kd_mata_uang -NamaMataUang -KursModalSekarang -Saldo -KursJualSekarang +Mengnput() +Mengubah() +Menyimpan() +Menghapus() +Mengecek()

1

1 DetailPenjualan

1 User -No_user -Nama_user -Telepon -Handphone -Alamat -TanggalLahir -Password

Direktur

Teller

1..*

-No_transaksi -Kd_mata_uang -Banyak -Kurs_jual -Kurs_modal -Selisih +Menginput() +Mengubah() +Menyimpan() +Mengahapus()

Manajer

Keuangan

+Mengecek() +Menyiapkan() +Menyerahkan()

+Menyiapkan() +Menyerahkan() +Menyetorkan()

0..*

Akuntansi +Menetapkan_Kurs() +Mengecek() +Mengarsip()

+Mengecek() +Menginput() +Transaksi()

+Menyiapkan()

Gambar 3 UML Class Diagram


93

Gambar 4 Use Case Diagram

94


Login

User name Password Password salah OK

Kasir tidak terdaftar atau password salah

OK Login salah

Login

PT. International Valas Data master Transaksi Laporan Bantuan

User name Password

Selesai

OK

PT. International Valas

PT International Valas Data master Transaksi Laporan

PT International Valas Data master Transaksi Laporan Bantuan

Bantuan

Mata uang Customer Karyawan


Mengatur kurs jual Mengatur kurs beli Pencarian mata uang Penjualan Pembelian



Stok mata uang sekarang Persedian > Penjualan > Selisih kurs >



Isi bantuan Tentang program ini

Persediaan per tanggal Persediaan per bulan


Laporan persediaan per tanggal Lihat laporan

dd/mm/yy

Laporan persediaan per Bulan Lihat laporan

Januari

Menu utama Data master Transaksi Laporan Bantuan

Mengatur kurs jual Mata uang

Daftar mata uang

Kode mata uang Nama mata uang Kurs beli

PT International Valas Penjualan per nota Penjualan per tanggal Penjualan per bulan

Kurs jual PT. International Valas

Saldo <<

<

Tambah No

Tentang program ini

Stok mata uang sekarang Persedian > Penjualan > Selisih kurs >

Nama mata uang

> Hapus

Mata uang

Laporan penjualan pernota

>>

Ok

Masukan nomor nota

Ubah

Kurs beli

Cancel

Saldo

Ubah harga Laporan penjualan per tanggal Lihat laporan

dd/mm/yy

Laporan penjualan per bulan Penjualan NO :

...

Customer No customer

PT INTERNATIONAL VALAS

Nama customer No telp

Mata uang

Telephone

Jumlah mata uang

Menu utama Data master Transaksi Laporan Bantuan Stok mata uang sekarang Persedian > Penjualan > Selisih kurs >

Kurs

No handphone No ktp

No

Lihat laporan

Januari

Tanggal

Customer

Mata uang

Jumlah mata uang

Kurs

Total

Alamat

Selisih kurs per nota Selisih kurs per tanggal Selisih kurs per bulan


Tanggal Lahir <<

<

Tambah No

> Hapus

Customer

Laporan selisih kurs pernota

>>

No telp

No hp

Ok

Masukan nomor nota

Ubah Simpan dan cetak

Baru

Total jumlah

Cancel

Pembelian NO :

Tanggal

Telephone

Laporan selisih kurs per tanggal dd/mm/yy

...

Customer PT INTERNATIONAL VALAS

Karyawan Mata uang

No Karyawan

Jumlah mata uang

Januari

Kurs

Lihat laporan

Laporan selisih kurs per bulan Lihat laporan

Nama No

Alamat

Mata uang

Jumlah mata uang

Kurs

Total

No Handphone Jabatan Password <<

<

Tambah No

Karyawan

> Hapus No telp

>>

Simpan dan cetak

Baru

Total jumlah

Ubah No hp

Gambar 5 Navigation Diagram


95

Tabel 1 Matriks Level Akses

Bagian

Bagian Teller

Bagian Keuangan

Bagian Akuntansi

Manajer

Direktur

Master/Windows Master mata uang

view

view

-

view

view, create, update

Master pelanggan Header penjualan Detail penjualan

view, create, update view view

view view

-

view view view

view view view

Master input kurs jual

-

-

-

view

view, create, update

Master karyawan Order penjualan Nota penjualan tunai Laporan – laporan

view view, create, update view, create, update -

view view -

view view,create

view, create view view, create

view view view view

PENUTUP Berdasarkan hasil yang didapat dari analisis, dapat disimpulkan bahwa, pertama, pada sistem berjalan prosedur penjualan dan pencatatan persediaan kurang akurat, up-todate, dan tepat waktu karena pencatatan penjualan dan persediaan dilakukan pada akhir hari berdasarkan nota penjualan. Dibutuhkan sebuah sistem yang terkomputerisasi untuk melakukan pencatatan penjualan dan persediaan sehingga persediaan akurat, up-to-date, dan tepat waktu. Kedua, pada sistem berjalan lambatnya pembuatan laporan penjualan, persediaan, dan total selisih karena pencatatan masih dilakukan secara langsung ke dalam buku berdasarkan dokumen transaksi sehingga ketika membuat laporan, bagian keuangan/akuntansi harus menulis ulang setiap data transaksi atau dokumen yang berkaitan dengan laporan tersebut. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem yang mampu mencetak laporan secara otomatis sehingga memudahkan pengambilan keputusan oleh direktur. Ketiga, prosedur pada sistem berjalan yang kurang teratur dan lambat karena teller merangkap tugas sebagai bagian penjualan dan penyerahan mata uang asing sehingga menimbulkan antrian yang lama. Dibutuhkan pelimpahan sebagian tugas teller kepada bagian keuangan, misalnya dalam hal penyerahan mata uang asing. Keempat, pada sistem berjalan, terdapat pengendalian internal yang masih lemah, yaitu adanya fungsi yang rangkap antara fungsi akuntansi dan keuangan serta tidak adanya nomor urut tercetak pada dokumen transaksi sehingga perusahaan kesulitan dalam mengontrol terjadinya kecurangan dan penyalahgunaan aset perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan pemisahan fungsi, tugas, dan wewenang dalam struktur organisasi dengan memisahkan bagian keuangan/akuntansi.

96


Kelima, pada sistem berjalan, perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai jumlah persediaan minimal karena tidak adanya sistem yang terintegrasi dalam pencatatan persediaan sehingga sering terjadi kehabisan persediaan mata uang asing tertentu. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sistem yang terintegrasi yang mampu memberikan informasi persediaan minimal dari setiap mata uang. Keenam, pada sistem berjalan, perusahaan kesulitan dalam perhitungan laba/rugi karena fluktuasi kurs mata uang asing setiap saat dan pencatatan penjualan dan persediaan secara manual. Perusahaan harus mengimplementasikan sistem yang terintegrasi antara database persediaan dan penjualan sehingga perhitungan laba/rugi dapat dilakukan secara otomatis dan cepat.

DAFTAR PUSTAKA Britton, Carol, and Jill Doake. 2000. Object-Oriented System Development: A Gentle Introduction. McGraw-Hill. Haag Stephen, Cummings Maeve, and McCubbrey Donald J. 2005. Management Information Systems for the Information Age. 5th Edition. International Edition. McGraw-Hill. Hendriksen Eldon S. 1997. Teori Akuntansi. Jakarta: Erlangga. Jones, Frederick L. and Dasaratha V. Rama. 2003. Accounting Information Systems : A Business Process Approach. Canada: South-Western, a division of Thomson Learning. Kroenke, M. David. 2002. Database Processing. Pearson Education International, Inc. Larman, Craig. 1997. Applying UML and Patterns: An Introduction to Object Oriented Analysis and Design. Prentice Hall. Loudon, C. Kennet dan Loudon P Jane. 2003. Essentials of Management Information Systems (Managing the Digital Firm). Fifth Edition. Prentice Hall. Mathiassen, Lars. 2000. Object Oriented Analysis and Design. 11th Edition. Denmark: Marko Publishing ApS, Aalborg. McLeod, Raymond Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1, Edisi ke-7. Jakarta: PT Prehallindo. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Jakarta: Salemba Empat.


97

Niswonger, Warren and Frees Reeve. 1999. Prinsip Prinsip Akuntansi. Jilid 1, Edisi ke19. Terjemahan Alfonsus Sirait, Helda Gunawan. Jakarta: Erlangga. O’Brien, James A. 2002. Management Information Systems: Managing Information Technology in the E-Business Enterprise. 5th Edition. McGraw-Hill Companies. Silberschatz, Abraham, Henry F. Korth, and S. Sudarshan. 2002. Database system Concepts. 4th Edition. McGraw-Hill. Weber, Ron. 1999. Information Systems Control and Audit. Prentice Hall. Whitten, Jeffrey L., Bentley Lonnie D., and Dittman Kevin C. 2004. Systems Analysis and Design Method. 6th Edition. McGraw-Hill.

98


ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN

Recommend Documents