BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP)

BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP)

3.1 Sejarah perusahaan PT. Asia Putra Perkasa (APP) mulai beroperasi di Indonesia sejak 25 April 1997 dengan akte notaris No.268 tanggal 25 April 1997 yang dibuat di hadapan notaris Rachmat Santoso, S.H dengan tujuan untuk memproduksi dan memasarkan sepeda motor di Indonesia dengan merek APP KTM. PT. Asia Putra Perkasa (APP) memiliki pabrik dengan luas 6 ha yang berlokasi di jalan Raya Tegal Gede, Desa Wangun Harja, Cikarang Utara, Bekasi 17520 dan di masa yang akan datang akan terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pertumbuhan penjualan. Di dalam hal memenuhi kebutuhan komponen untuk kegiatan produksi, PT. Asia Putra Perkasa (APP) melakukan kerjasama dengan berbagai pihak seperti industri komponen lokal, komponen dari Jepang, Korea, Taiwan maupun China. Sejak tahun 2002, fasilitas pabrik telah dikembangkan sedemikian rupa sehingga kapasitas produksi dapat mencapai 360.000 unit sepeda motor setiap tahun. PT. Asia Putra Perkasa (APP) yang berlokasi di jalan K.H. Samanhudi No.10 Jakarta Pusat 10710 merupakan pusat sekaligus perusahaan importir atau distributor tunggal dan memiliki Main Dealer sebanyak kurang lebih 25 di wilayah daerah propinsi Indonesia.

51 Saat ini jaringan penjualan, bengkel, suku cadang, dan lembaga pembiayaan telah tersebar ke seluruh pelosok di Indonesia dan akan terus berkembang sesuai dengan misi dan visi yang telah ditetapkan. Adapun penjualan dari produsen sampai ke konsumen dimulai dari PT. Asia Putra Perkasa (APP) yang sebagai produsen atau distributor tunggal, menjual produk kepada Main Dealer yang terletak di setiap propinsi. Kemudian Main Dealer menyalurkan produk-produk tersebut kepada kepada dealer- dealer yang ada di propinsi setempat. Setelah itu, dari dealer-dealer tersebut, produk dijual kepada konsumen sebagai pengguna akhir. Pembelian oleh konsumen secara kredit dibantu oleh lembaga pembiayaan kredit. Untuk lebih jelasnya, Gambar 3.1 menunjukkan skema penjualan produk dari produsen sampai ke konsumen. PT.ASIA PUTRA PERKASA Produsen/Distributor Tunggal

Lembaga Pembiayaan Kredit Financing Credit Companies

Main Dealer Pemberian Fasilitas Kredit Credit Facilitator

Dealer

Konsumen

Gambar 3.1 Skema Penjualan dari Produsen sampai ke Konsumen

52 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Asia Putra Perkasa (APP) bertekad menjadi salah satu ‘market leader’ dengan reputasi yang terbaik di bidang manufakturing sepeda motor di Indonesia, baik ditinjau dari segi kualitas produk, harga dan pelayanan purna jual sehingga dapat memberikan kepuasan bagi para pelanggannya. Misi Memproduksi sepeda motor beserta suku cadangnya dengan kualitas yang terjamin dan harga yang terjangkau oleh masyarakat di Indonesia serta memberikan jasa pelayanan terhadap konsumen dengan sebaik-baiknya di seluruh pelosok wilayah Republik Indonesia.

3.3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi PT. Asia Putra Perkasa (APP) disusun berdasarkan visi dan misi perusahan yang bermuara pada kepuasan pelanggan.

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Asia Putra Perkasa (APP) (Sumber : Kabag. Finance PT. Asia Putra Perkasa (APP) - Tahun 2006)

53

3.4 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam PT. Asia Putra Perkasa (APP) : 1. Presiden Direktur 1) Memimpin perusahaan, membuat tujuan jangka pendek dan jangka panjang, memformulasikan kebijakan dan strategi bisnis dalam kerangka manajemen perusahaan. 2) Menyatukan kebijakan dan sumber daya perusahaan guna mencapai tujuan , juga menjamin implementasi kebijakan dan rencana bisnis dewan direksi berjalan dengan baik. 3) Mengarahkan dan melakukan pengawasan administratif terhadap pelaksanaan aktivitas-aktivitas bagian pemasaran, operasional, keuangan & administrasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan 4) Mengusahakan peningkatan produktivitas, efisiensi dan efektivitas untuk setiap bagian-bagian serta langkah-langkah perbaikan untuk memajukan perusahaan jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan. 5) Mengadakan rapat dengan dewan direksi dalam hal pengambilan keputusan.

2. Direktur Marketing 1) Menyusun rencana dan anggaran yang diperlukan serta menentukan target penjualan dalam memasarkan produk di pasaran.

54 2) Melakukan pengamatan terhadap perkembangan pasar dan mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan perkembangan kebutuhan pasar yang ada di berbagai wilayah pemasaran. 3) Mengetahui bagaimana kondisi, prospek, rute perjalanan, karakteristik tertentu dari suatu daerah target penjualannya. Jika semua informasi tersebut sudah diketahui, maka akan diolah menjadi sebuah strategi marketing yang hebat. 4) Memeriksa laporan keuangan serta melakukan analisis dan evaluasi program pemasaran dan penjualan. Direktur Marketing membawahi : a. Kepala bagian Promosi, yang bertanggung jawab dalam membuat usulan rencana promosi dan mempromosikan produk perusahaan melalui mediamedia tertentu di berbagai wilayah Indonesia, seperti tv komersial, radio komersial, periklanan, dan sponsor. b. Kepala bagian Sales Administration, yang bertanggung jawab melayani pemesanan penjualan dari Main Dealer yang tersebar di setiap propinsi Indonesia serta memroses serangkaian penjualan dan memastikan produk yang dipesan telah sampai ke pihak Main Dealer.

3. Direktur Operasi 1) Menyusun rencana dan anggaran yang berkaitan dengan divisi yang dibawahinya. 2) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan operasi sehari-hari perusahaan yang meliputi pelayanan purna jual, pembelian atau pemesanan produk dari supplier dan melakukan produksi.

55 3) Mengawasi kegiatan operasi pelayanan purna jual, pembelian produk dan pemeliharaan mutu produk yang dijual perusahaan. Direktur Operasi membawahi : a. Manajer After Sales, yang bertanggung jawab menjaga hubungan baik dengan pembeli dengan menyediakan serangkaian layanan purna jual yang meliputi servis perbaikan maupun servis sparepart. b.

Manajer

Purchasing/procurement,

melakukan

pembelian

komponen-

komponen dari industri komponen lokal maupun industri komponen Asia seperti Jepang, Korea, Taiwan dan Cina. c. Manajer Plant, terdiri dari : 1. Kepala bagian Gudang, melakukan penyimpanan, pengeluaran, dan menghitung jumlah stock komponen-komponen dan motor yang telah diproduksi dan diotorisasi. 2. Kepala bagian PPIC, menyusun rencana produksi, menilai kapasitas mesin, melakukan trial atas produk yang dihasilkan dan mencatat perubahan yang tidak sesuai prosedur standar. 3. Kepala bagian Produksi, melakukan produksi motor dan membuat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian purchasing. 4. Kepala bagian Research&Development, melakukan penelitian atas kemungkinan produk baru, menjaga kualitas, serta mengembangkan produk.

56 4. Direktur Finance & Administration 1) Mencari sumber dan mengelola dana yang ada secara efisien dan efektif termasuk penerimaan dan pengeluaran dana melalui analisis biaya. 2) Mengkoordinasi

kegiatan

Finance,

Akuntansi,

Pajak,

dan

Database

Administrator (DBA) dalam perusahaan. 3) Mengawasi dan mengamankan seluruh harta perusahaan 4) Menetapkan kebijakan pemberian kredit, kas kecil, dan kas besar. 5) Mengawasi pembukuan perusahaan, memeriksa laporan keuangan dan laporan hasil operasi perusahaan. Direktur Finance & Administration membawahi: a. Kepala bagian Finance 1. Bertanggung jawab terhadap penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor. 2. Menangani masalah yang berhubungan dengan billing dan penerimaan kas. 3. Menangani masalah cash flow yang ada dalam perusahaan. 4. Bertanggung jawab terhadap kegiatan pembelian dan pembayaran kepada supplier. b. Kepala bagian Accounting terdiri dari : 1. Supervisor Faktur, menyiapkan faktur yang berkaitan dengan transaksi perusahaan. 2. Supervisor Tax, melakukan perhitungan pajak perusahaan dan bertanggung jawab terhadap orang perpajakan. 3. Supervisor Laporan Keuangan, memeriksa kebenaran bukti transaksi keuangan, mencatat ke dalam jurnal setiap kali terjadi transaksi, membuat

57 laporan keuangan bagi pihak manajer dan pihak eksternal, mengarsipkan dokumen dan bukti pembukuan. 4. Supervisor DBA, bertindak sebagai pendukung dalam hal teknologi informasi dan database perusahaan, memelihara aplikasi dan melakukan update. c. Kepala bagian HRD, menetapkan strategi sumber daya manusia yang kompeten serta melaksanakan proses rekrutmen, penempatan pegawai, program perkembangan dan pelatihan pegawai, mengawasi kegiatan pegawai, melakukan pembayaran gaji dan tunjangan, dan menciptakan sistem yang dapat mendukung tericptanya sumber daya manusia yang diharapkan.

3.5 Produk Perusahaan Produk perusahaan yang dijual oleh PT. Asia Putra Perkasa (APP) adalah sepeda motor merk KTM dengan model-model sebagai berikut : 1. Power-Z 2. Power Hit 3. Power-R 4. P-Axima 5. Power-K 6. Power-X 7. Power-Star 8. Power-Trex 150 9. P-Prima

58 Masing-masing model tersebut di atas memiliki spesifikasi tersendiri sesuai kebutuhan pemakaian. Pembelian motor biasanya disertai dengan perlengkapan standar seperti Helmet, Tool Set, Buku Service dan jaminan mesin selama tiga tahun serta oli resmi yang digunakan oleh motor merk KTM adalah oli merk Top One.

3.6

Gambaran Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berjalan Gambar 3.3 menunjukkan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha yang sedang berjalan pada PT. Asia Putra Perkasa (APP).

$

Transfer Payment

P a y to

$

Bukti Transfer

Bank Laporan belum selesai, Saya butuh waktu..

P a y to

Laporannya mana ? Bagaimana bisa ambil keputusan sekarang ?

BKM $

Bukti Transfer

Pelanggan terlambat membayar

DO

Lap.Penerimaan Kas

Banyak yang komplain

Authorization

Authorization

SO

SO PO

konfirmasi

Order

PO

Sales Adm

Marketing Director

Fax

BKM

DO

SO

SO SA

PO

Main Dealer

PO SO

Authorized

Finance & Adm Director

Finance

Lap. Piutang& Analisis Umur Piutang

DO

Piutangnya menumpuk

PO FPS

Lap.Penjualan

Accounting

F

SA DO DO

F SA

DO

pemberitahuan

Ditandatangani Main Dealer

Periksa

+barang

SA DO+SA+F+FPS Pemeriksa

Keterangan : SO : Sales Order PO : Purchase Order DO : Delivery Order SA : Surat Angkut F : Faktur FPS : Faktur Pajak Standar BKM : Bukti Kas Masuk

SA

SA+F+FPS Ditandatangani Main Dealer

SA

Warehouse(W/H)

FPS

SA

Dari transporter

Mengapa bisa salah barang ?

DO

SA

Transporter SA+F+FPS Ditandatangani Main Dealer

Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berjalan

60 Kegiatan penjualan PT. Asia Putra Perkasa (APP) dimulai dengan pemesanan dari Main Dealer yang berada di wilayah daerah dengan mengirimkan Purchase Order (PO) kepada bagian Sales Administration melalui media fax, atau pos. Berdasarkan PO, bagian Sales Administration mencatat pemesanan ke dalam Sales Order (SO) dua rangkap. Setelah itu, SO dan PO diberikan kepada bagian Finance untuk diotorisasi. Berdasarkan Sales Order (SO), bagian Finance mengisi Delivery Order (DO) lima rangkap. Pada DO, tidak tercantum harga barang dan biasanya digunakan sebagai dokumen sumber pengeluaran barang oleh bagian Gudang. PO dan SO rangkap satu diberikan ke bagian Accounting. Sedangkan SO rangkap dua dikembalikan kepada bagian Sales Administration untuk diarsipkan. Bagian Gudang menandatangani DO dan membuat Surat Angkut (SA) yang berisi spesifikasi barang yang dipesan sebanyak empat rangkap. SA dan DO diarsipkan sampai waktu pengiriman. Pada waktu mendekati tanggal pengiriman, SA dan DO rangkap dua dikirimkan ke bagian Accounting. DO rangkap satu dikirimkan ke bagian Finance sebagai melalui bagian Accounting, DO rangkap tiga, empat, lima dipegang bagian Gudang. Bagian Accounting mencocokkan PO dan SO rangkap satu dengan DO rangkap dua dan SA, kemudian membuat Faktur tiga rangkap, dan Faktur Pajak Standar tiga rangkap. Faktur, Faktur Pajak Standar, dan SA akan diberikan kepada transporter dari bagian Ekspedisi. DO rangkap dua dan SO rangkap satu diarsipkan bagian Accounting, sedangkan PO dikembalikan ke Sales Administration. Setelah semua dokumen dipersiapkan dan PO telah diterima kembali, bagian Sales Administration akan mengkonfirmasi ke Main Dealer via telepon. Main

61 Dealer akan mengurus pengiriman melalui perusahaan Ekspedisi. Bagian Ekspedisi akan menunjuk seorang transporter untuk melakukan pengangkutan pesanan di PT. Asia Putra Perkasa (APP). Setelah menerima semua dokumen yang diperlukan dari bagian Accounting, transporter menandatangani dan menunjukkan SA ke bagian Gudang. Bagian Gudang mengeluarkan barang yang akan dikirim dan memuatnya ke dalam truk. Setelah diperiksa dan ditandatangani oleh pemeriksa, SA dikembalikan kepada transporter beserta DO rangkap empat dan lima. DO rangkap tiga diarsipkan oleh bagian Gudang. Pada saat barang telah sampai kepada Main Dealer, transporter mengeluarkan SA, Faktur, dan Faktur Pajak Standar untuk ditandatangani oleh Main Dealer. Kemudian SA rangkap empat, DO rangkap lima, Faktur rangkap dua, Faktur Pajak Standar rangkap satu diberikan kepada Main Dealer. DO rangkap empat dan SA rangkap tiga diarsipkan transporter. SA rangkap satu, Faktur rangkap satu dan tiga, Faktur Pajak Standar rangkap dua dan tiga dikembalikan ke bagian Accounting untuk diarsipkan. Kemudian SA rangkap dua diberikan kepada bagian Gudang sebagai arsip melalui bagian Accounting. Pelunasan kredit biasanya dilakukan oleh Main Dealer dengan mentransfer sejumlah uang ke rekening perusahaan, kemudian mengirimkan bukti transfer (melalui fax) kepada bagian Finance. Bagian Finance mencatat pemasukan kas yang diterima hari itu juga ke dalam Bukti Kas Masuk, kemudian memberikannya kepada bagian Accounting untuk mengurangi piutang. Setelah itu, Bukti Kas Masuk dikembalikan kepada Finance dan diarsipkan bagian Finance bersama bukti transfer.

62 3.7

Permasalahan yang dihadapi serta Usulan untuk Mengatasi Permasalahan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Setelah dilakukan identifikasi terhadap proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan, maka ditemukan adanya masalah yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha. Sistem tersebut masih belum mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan secara maksimal, yaitu : 1. PT. Asia Putra Perkasa (APP) tidak memiliki sistem arus kas operasi yang bagus sebagai akibat dari penumpukkan piutang. Pada PT. Asia Putra Perkasa (APP), kemampuan membayar dari Main Dealer selama ini hanya diandalkan pada syarat pembayaran yang ditetapkan PT. Asia Putra Perkasa (APP) untuk setiap Main Dealer. Hal ini menyebabkan Main Dealer bisa memesan kapan saja tanpa dibatasi, meskipun ada beberapa piutang yang belum dilunasi oleh Main Dealer. Selain itu, tanggal pelunasan piutang pelanggan biasanya melebihi syarat pembayaran yang telah ditetapkan karena dari PT. Asia Putra Perkasa (APP) sendiri sebelumnya tidak melakukan followup terhadap piutang pelanggan sehingga pada saat piutang jatuh tempo, pelanggan tidak menyediakan alokasi dana yang cukup untuk melunasi piutang. 2. Terdapat keluhan dari pelanggan selama melakukan penjualan. Dalam melakukan pemrosesan jumlah pesanan yang banyak, karyawan Sales Administration sering keliru atau salah dalam memberikan informasi jenis maupun kuantitas barang-barang yang akan dikeluarkan dari gudang sementara pemrosesan alokasi barang dibutuhkan setidaknya 4 atau 5 hari. Jika barang tidak diperiksa dengan teliti, maka bagian gudang harus melakukan alokasi ulang

63 terhadap pesanan hingga akhirnya barang terlambat dikeluarkan dari gudang dan penerimaan barang di tempat pelanggan melebihi tanggal penerimaan yang diharapkan. 3. Terjadi penurunan penjualan Dalam hal penyajian laporan, kepala bagian PT. Asia Putra Perkasa (APP) membutuhkan setidaknya 2 atau 3 hari keterlambatan untuk menyampaikan laporan yang berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang usaha kepada Direktur. Hal ini membuat kepala bagian dan Direktur menghadapi dua pilihan. Jika kepala bagian dituntut untuk menyelesaikannya tepat waktu, maka laporan yang akan diterima oleh Direktur tidak relevan, namun jika Direktur ingin menerima laporan yang relevan, maka penyajian laporan tidak dapat dilakukan dengan tepat waktu. Akibatnya, Direktur kewalahan dalam menganalisis dan membuat keputusan strategi penjualan karena dengan keterlambatan tersebut, banyak kemungkinan di luar perusahaan berkaitan dengan penjualan yang telah terjadi sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian akibat persaingan.

Usulan untuk mengatasi permasalahan 1. Untuk menghindari arus kas operasi yang tidak bagus akibat penumpukkan piutang, maka PT. Asia Putra Perkasa (APP) akan dibuatkan rancangan sistem informasi akuntansi yang bisa menyediakan analisis umur piutang pelanggan, pengecekan limit kredit dan saldo kredit untuk membatasi pemesanan sampai pelanggan melunasi piutang, serta penyajian laporan piutang jatuh tempo yang dapat dilihat sewaktu-waktu sehingga mempermudah karyawan dalam

64 melakukan follow-up kepada pelanggan. Di samping itu, PT. Asia Putra Perkasa (APP) juga sebaiknya mengadakan surat perjanjian kerjasama yang menyatakan kesanggupan pelanggan dalam tempo pembayaran yang diberikan serta limit kredit yang ditetapkan. Jika pesanan pelanggan telah melebihi saldo kredit, maka pelanggan tidak diizinkan untuk melakukan pesanan. 2. Untuk mengurangi keluhan yang timbul dari pelanggan akibat kesalahan informasi dari karyawan, maka PT. Asia Putra Perkasa (APP) akan dibuatkan sistem entri data yang lebih sedikit melibatkan human entry , misalnya : pada saat membuat Faktur, maka karyawan tinggal memasukkan nomor Sales Order dan semua data pesanan yang ada di Sales Order, seperti : nama dan alamat pelanggan, jenis, kuantitas, serta harga barang akan muncul dengan sendirinya di Faktur. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisir adanya kesalahan pada jenis

maupun

kuantitas

pesanan

sehingga

dapat

mempercepat

dan

mempermudah proses pemesanan itu sendiri. Dengan demikian, diharapkan barang-barang pesanan tidak akan terlambat tiba di gudang pembeli. Selain itu, PT. Asia Putra Perkasa (APP) dapat menambahkan pada surat perjanjian kerjasama yang dimaksudkan pada usulan nomor satu mengenai kesanggupan pemenuhan order dalam tempo hari yang disepakati bersama. 3. Untuk membantu Direktur mempercepat pengambilan keputusan sehingga dapat menghindari penurunan penjualan, maka PT. Asia Putra Perkasa (APP) akan dibuatkan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha yang dapat menghasilkan (generate) laporan secara ringkas dan cepat sesuai keperluan dan mempermudah user sehingga dapat mengurangi keterlambatan

65 yang terjadi sekaligus menyajikan laporan yang relevan. Dengan sistem ini diharapkan akan terjadi peningkatan penjualan yang berarti.

66 3.8 Analisis Dokumen 3.8.1 The Task 3.8.1.1 Purpose PT. Asia Putra Perkasa (APP) merupakan perusahaan manufaktur dan distributor tunggal yang memproduksi dan menjual sepeda motor kepada Main Dealer yang terletak di setiap propinsi di Indonesia. Mengingat dalam proses bisnisnya PT. Asia Putra Perkasa (APP) masih

menggunakan

pengembangan

sistem

sistem

tradisional

informasi

(non-computerized),

akuntansi

pada

maka

perusahaan

ini

dimaksudkan untuk mendukung pencatatan dan pengendalian internal kegiatan harian penjualan kredit dan piutang usaha perusahaan mulai dari kegiatan penerimaan pesanan, pengeluaran barang untuk dikirim, pembuatan

faktur

dan

penerimaan

pembayaran

sehingga

dapat

menghasilkan informasi akuntansi yang akurat, mutakhir, dan dapat diandalkan. 3.8.1.2 System Definition Sistem informasi akuntansi yang digunakan PT. Asia Putra Perkasa (APP) dapat membantu menangani pencatatan aktivitas harian perusahaan yang berhubungan dengan penjualan kredit dan piutang usaha. Sistem ini menggunakan PC biasa berbasis Windows dan dengan arsitektur client yang akan terhubung pada server dengan menggunakan LAN. Pengembangan dilakukan berdasarkan usulan perbaikan dari permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas berjalan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, system definition

67 dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) dapat dilihat pada Tabel 3.1. Functionality

Mendukung kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha sehingga dapat menghasilkan informasi penjualan kredit dan piutang usaha yang handal dan mutakhir.

Application Domain

Pemesanan pelanggan, pengeluaran barang, pembuatan faktur, dan penerimaan kas.

Condition

Sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha ini dikembangkan pada kondisi di mana sistem ini berfungsi sebagai sarana yang mendukung kinerja dari sumber daya manusia yang telah memahami konsep penjualan kredit dan piutang usaha.

Technology

Personal Computer (PC) yang terhubung ke LAN serta dilengkapi beberapa perangkat umum lainnya seperti printer, scanner dan fax.

Objects

Karyawan, pelanggan, pemesanan, pengeluaran barang, piutang.

Responsibility

Alat administrasi handal yang efektif dan efisien dalam pencatatan dan penyediaan informasi penjualan kredit dan piutang usaha serta sebagai media komunikasi yang baik antar bagian-bagian terkait.

Tabel 3.1 System Definition dengan Kriteria FACTOR 3.8.1.3

Context Problem Domain

$ P a y to

Transfer Payment

$ P a y to

Bukti Transfer

Bank

PO Piutang akan jatuh tempo PO

SO SO

Surat tolak kredit

`

SO

Order

PO

n tio za ori

DO DO

Authorized

SA

BKM

Lap. Piutang & Analisis Umur Piutang

Update Piutang

Sales Adm PO

Fax

Lap. Penerimaan Kas

Finance

SO

Authorization SO

PO

Main Dealer

BKM

`

PO

Add Pelanggan Credit Approval Entri Pesanan

konfirmasi

th Au

DO

$

Bukti Transfer

Finance & Adm Director

`

Lap.Penjualan

Accounting

F FPS

SA

Marketing Director DO SA+F+FPS Ditandatangani Main Dealer

DO

`

F SA+F+FPS ditandatangani Main Dealer

SA

+barang Periksa

Keterangan : SO : Sales Order PO : Purchase Order DO : Delivery Order SA : Surat Angkut F : Faktur FPS : Faktur Pajak Standar BKM : Bukti Kas Masuk

FPS

SA

pemberitahuan

DO+SA+F+FPS

SA

Ditandatangani Main Dealer

Add barang

DO

Warehouse(W/H)

SA

SA Dari transporter

SA DO

Pemeriksa

Transporter

Gambar 3.4 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Yang Diusulkan

69

Penjualan sepeda motor PT. Asia Putra Perkasa (APP) dilakukan secara kredit. Sepeda motor dijual dengan sistem putus dalam partai besar kepada Main Dealer. Setiap propinsi hanya boleh memiliki satu Main Dealer. Prosedur penjualan dimulai dari Main Dealer yang ada di propinsi melakukan pemesanan kepada PT. Asia Putra Perkasa (APP). Pemesanan boleh dilakukan melalui fax, maupun pengiriman Purchase Order (PO) ke PT. Asia Putra Perkasa (APP). Bagian Sales Administration mengentri pesanan ke dalam Sales Order (SO) yang bernomor urut cetak, kemudian sistem akan mengurangi jumlah persediaan pada saat kuantitas dimasukkan. Jika kuantitas melebihi yang tersedia, maka sistem akan menampilkan kotak dialog. Jika perhitungan total melebihi limit kredit , maka sistem akan memberikan kotak dialog dan pesanan akan dibatalkan serta PO akan dikembalikan kepada Main Dealer beserta surat keterangan. Jika tidak melebihi limit kredit, karyawan akan mencetak SO dua rangkap. Setelah itu, SO dan PO diberikan kepada bagian Finance untuk diotorisasi. Berdasarkan Sales Order (SO), bagian Finance mengisi Delivery Order (DO) dan mencetaknya lima rangkap. Pada DO, tidak tercantum harga barang dan biasanya digunakan sebagai dokumen sumber pengeluaran barang oleh bagian Gudang. PO dan SO rangkap satu diberikan ke bagian Accounting. Sedangkan SO rangkap dua dikembalikan kepada bagian Sales Administration untuk diarsipkan. Bagian Gudang menandatangani DO dan membuat Surat Angkut (SA) yang berisi spesifikasi barang yang dipesan dan mencetaknya empat rangkap. SA dan DO diarsipkan sampai waktu pengiriman. Pada waktu mendekati tanggal pengiriman, SA

70

dan DO rangkap dua dikirimkan ke bagian Accounting. DO rangkap satu dikirimkan ke bagian Finance sebagai arsip melalui bagian Accounting, DO rangkap tiga, empat, lima dipegang bagian Gudang. Bagian Accounting mencocokkan PO dan SO rangkap satu dengan DO rangkap dua dan SA, kemudian membuat Faktur, Faktur Pajak Standar dan mencetak Faktur tiga rangkap, Faktur Pajak Standar tiga rangkap sekaligus mengupdate piutang. Faktur, Faktur Pajak Standar, dan SA akan diberikan kepada transporter dari bagian Ekspedisi. DO rangkap dua dan SO rangkap satu diarsipkan bagian Accounting, sedangkan PO dikembalikan ke Sales Administration. Setelah semua dokumen dipersiapkan dan PO telah diterima kembali, bagian Sales Administration akan mengkonfirmasi ke Main Dealer via telepon. Main Dealer akan mengurus pengiriman melalui perusahaan Ekspedisi. Bagian Ekspedisi akan menunjuk seorang transporter untuk melakukan pengangkutan pesanan di PT. Asia Putra Perkasa (APP). Setelah menerima semua dokumen yang diperlukan dari bagian Accounting, transporter menandatangani dan menunjukkan SA ke bagian Gudang. Bagian Gudang mengeluarkan barang yang akan dikirim dan memuatnya ke dalam truk. Setelah diperiksa dan ditandatangani oleh pemeriksa, SA dikembalikan kepada transporter beserta DO rangkap empat dan lima. DO rangkap tiga diarsipkan oleh bagian Gudang. Pada saat barang telah sampai kepada Main Dealer, transporter mengeluarkan SA, Faktur, dan Faktur Pajak Standar untuk ditandatangani oleh Main

71

Dealer. Kemudian SA rangkap empat, DO rangkap lima, Faktur rangkap dua, Faktur Pajak Standar rangkap satu diberikan kepada Main Dealer. DO rangkap empat dan SA rangkap tiga diarsipkan transporter. SA rangkap satu, Faktur rangkap satu dan tiga, Faktur Pajak Standar rangkap dua dan tiga dikembalikan ke bagian Accounting untuk diarsipkan. Kemudian SA rangkap dua diberikan kepada bagian Gudang sebagai arsip melalui bagian Accounting. Pada saat mendekati tanggal jatuh tempo, bagian Finance melakukan pemberitahuan atas piutang yang akan jatuh tempo kepada Main Dealer. Pelunasan kredit dilakukan oleh Main Dealer dengan mentransfer sejumlah uang ke rekening perusahaan, kemudian mengirimkan bukti transfer (melalui fax) kepada bagian Finance. Treasurer dari bagian Finance mencatat pemasukan kas yang diterima hari itu juga ke dalam Bukti Kas Masuk dan mencetaknya satu rangkap dan memberikannya kepada bagian Accounting untuk update piutang. Setelah itu, Bukti Kas Masuk dikembalikan kepada Finance dan diarsipkan Finance bersama bukti transfer.

Application Domain Sistem yang dimaksudkan harus dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab yang ditangani oleh bagian Sales Administration, Finance, Gudang, Accounting . Berikut adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem: penerimaan pesanan, pengeluaran barang, pembuatan faktur, pencatatan bukti kas masuk, pencetakan laporan penjualan, pencetakan laporan piutang, pencetakan analisis umur piutang, pencetakan laporan penerimaan kas. 3.8.2 The Problem Domain

72

3.8.2 The Problem Domain 3.8.2.1 Clusters Model sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT. Asia Putra Perkasa (APP) secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster yaitu karyawan, pelanggan, pemesanan, pengeluaran barang dan piutang. Gambar 3.5 menunjukkan model sistem informasi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP).

Gambar 3.5 Model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha

3.8.2.2

Structure Gambar 3.6 menunjukkan karyawan yang akan menggunakan

sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) adalah karyawan sales administration, karyawan finance, karyawan gudang, karyawan accounting.

Gambar 3.6 Struktur dari “Karyawan”

73

Gambar 3.7 Struktur “Pelanggan” Gambar 3.8 Struktur “Pemesanan” terdiri dari satu sales order yang memiliki struktur agregasi solid dengan satu atau banyak sales order detail, dan satu sales order detail mempunya asosiasi dengan satu barang.

Gambar 3.8 Struktur “Pemesanan” Gambar 3.9 Struktur “Pengeluaran Barang” terdiri dari satu delivery order yang memiliki struktur asosiasi dengan satu surat angkut.

Gambar 3.9 Struktur “Pengeluaran Barang” Gambar 3.10 Struktur “Piutang” terdiri dari satu faktur memiliki struktur agregasi solid dengan satu faktur pajak standar dan satu faktur memiliki struktur asosiasi dengan satu bukti kas masuk.

Gambar 3.10 Struktur “Piutang” Gambar 3.11 menunjukkan class diagram lengkap dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP). Hubungan antara class “KaryawanSalesAdministration”

74

dengan “SalesOrder”, “SalesOrder” dengan “Pelanggan”, dan “SO_Detail” dengan “Barang” terjadi ketika Pelanggan melakukan pemesanan kepada PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP). Hubungan antara class “KaryawanFinance” dengan “DeliveryOrder”, kemudian “ DeliveryOrder” dengan “SalesOrder” terjadi pada saat karyawan finance meminta bagian gudang untuk mengeluarkan barang dari gudang. Hubungan antara class “KaryawanGudang” dengan “SuratAngkut”, kemudian ”SuratAngkut” dengan ”DeliveryOrder”, terjadi ketika barang akan dimuat ke dalam truk ekspedisi sebelum dikirimkan ke pelanggan. Selanjutnya

hubungan

”KaryawanAkuntansi”

dengan

”Faktur”

dan

“FakturPajakStandar”, ”Faktur” dengan ”SuratAngkut” terjadi pada saat menerbitkan faktur untuk menandakan adanya piutang yang terjadi. Hubungan antara class “KaryawanFinance” dengan “BuktiKasMasuk”, kemudian “BuktiKasMasuk” dengan “Faktur” terjadi pada saat pelanggan melakukan pelunasan piutang kepada perusahaan.

76

Gambar 3.12 Behavioral Pattern dari Class “Karyawan” Operations Mulai_Kerja

Attributes NamaKaryawan, JamMulai

MengubahAlamat AlamatJalan, KodePos Selesai_Kerja

NamaKaryawan, JamSelesai

Tabel 3.2 Keterangan Behavioral Pattern Class “Karyawan”

KaryawanSalesAdministration Class

“KaryawanSalesAdministration”

menggambarkan

model

keterlibatan karyawan Sales Administration dalam event memesan sampai mengirim dokumen sales order. Gambar 3.13 menunjukkan class dan beharvioral pattern dari “KaryawanSalesAdministration”.

Gambar 3.13 Behavioral Pattern dari Class “KaryawanSalesAdministration”

77

Operations Memesan

Attributes NoSO, TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim, NamaBarang,Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka, LamaPiutang, PengirimanVia, NamaKaryawan

Mengirim

NoSO

Tabel 3.3 Keterangan Behavioral Pattern Class “KaryawanSalesAdministration”

KaryawanFinance Class

“KaryawanFinance”

menggambarkan

model

keterlibatan

karyawan Finance dalam event mengeluarkan dengan mengotorisasi delivery order, mengirim delivery order, event menagih piutang, dan melunasi piutang. Gambar 3.14 menunjukkan class dan behavioral pattern dari karyawan Finance.

Gambar 3.14 Behavioral Pattern dari Class “KaryawanFinance” Operations Mengetahui

Attributes NoDO, NoSO, NamaPelanggan, AlamatKirim, NamaBarang, Kuantitas, TglTerima, Ekspedisi, TglKeluarBrg, JamKeluarBrg, NoTruk, NamaKaryawan

Mengirim

NoDO

Menagih

NoFaktur

Melunasi

NoBKM,

TglBKM,

NoFaktur,

NamaPelanggan,

JmlPiutang,

78

NoRekening, NoBuktiBank, NamaBank, JmlBayar, NamaKaryawan

Tabel 3.4 Keterangan Behavioral Pattern Class “KaryawanFinance”

KaryawanGudang Class

“KaryawanGudang”

menggambarkan

model

keterlibatan

Karyawan Gudang dalam event mengeluarkan hingga mengirim barang dengan menyertakan surat angkut. Gambar 3.15 menunjukkan class dan behavioral pattern dari karyawan Gudang.

Gambar 3.15 Behavioral Pattern dari Class “KaryawanGudang” Operations Memuat

Attributes NoSA, NoDO, NoPO, KodeBarang, Tipe, Warna, Frame, Engine, TglKedatanganTruk, JamKedatanganTruk, TglKeberangkatanTruk, JamKeberangkatanTruk, NamaKaryawan

Mengirim

NoSA

Tabel 3.5 Keterangan Behavioral Pattern Class “KaryawanGudang”

KaryawanAccounting Class “KaryawanAccounting” menggambarkan model keterlibatan Karyawan Accounting dalam event menyiapkan faktur dan faktur pajak standar hingga dikirimkan ke pelanggan. Gambar 3.16 menunjukkan class dan behavioral pattern dari karyawan Accounting.

79

Gambar 3.16 Behavioral Pattern dari Class “KaryawanAccounting” Operations Menyiapkan

Attributes NoFaktur, NoSO, NoPO, NamaPelanggan, NamaBarang, Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka

Menyiapkan

KodeFakturPjk, NoSeriFakturPjk, NamaPKP, AlamatPKP, NPWP_PKP, TglPengukuhanPKP, NamaPembeli, AlamatPembeli, NPWP_Pembeli, NamaBarang, Kuantitas, HargaJual, TarifPPN, NamaKaryawan, Jabatan, KotaTerbit, TglTerbit

Mengirim

NoFaktur, KodeDanNoSeriFakturPjk

Tabel 3.6 Keterangan Behavioral Pattern Class “KaryawanAccounting”

Barang Class ”Barang” menggambarkan keterlibatan barang dalam event memesan, mengeluarkan, mengirim, updateStokAlokasi, dan updateStokJual. Gambar 3.17 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Barang.

Gambar 3.17 Behavioral Pattern dari Class “Barang” Operations Memesan

Attributes NoSO, TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim, NamaBarang,Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka, LamaPiutang, PengirimanVia, NamaKaryawan

80

updateStokAlokasi NamaBarang, Tersedia, Dialokasikan updateStokJual

NamaBarang, Dialokasikan, Terjual

Mengeluarkan

NoDO, NoSO, NamaPelanggan, AlamatKirim, NamaBarang, Kuantitas, TglTerima, Ekspedisi, TglKeluarBrg, JamKeluarBrg, NoTruk, NamaKaryawan

Mengirim

NamaBarang

Tabel 3.7 Keterangan Behavioral Pattern Class “Barang”

Pelanggan Class “Pelanggan” menggambarkan keterlibatan pelanggan dalam event memesan, mengubahAlamat, membatalkan, menagih, melunasi, updateJmlPiutang. Gambar 3.18 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Pelanggan.

Gambar 3.18 Behavioral Pattern dari Class “Pelanggan”

Operations Memesan

Attributes NoSO, TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim, NamaBarang,Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka, LamaPiutang, PengirimanVia, NamaKaryawan

81

Membatalkan

NoSO, NoPO

Menagih

NoFaktur

Melunasi

NoBKM, TglBKM, NoFaktur, NamaPelanggan, NoBuktiBank, NamaBank, JmlBayar, NamaKaryawan

updateJmlPiutang

JmlPiutang

NoRek,

MengubahAlamat AlamatPelanggan, Kota, KodePos, Propinsi, Telepon

Tabel 3.8 Keterangan Behavioral Pattern Class “Pelanggan”

SalesOrder Class “SalesOrder” menggambarkan keterlibatan dalam event memesan, membatalkan atau mengirim. Gambar 3.19 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Sales Order.

Gambar 3.19 Behavioral Pattern dari Class “SalesOrder” Operations Memesan

Attributes TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim, NamaBarang,Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka, LamaPiutang, PengirimanVia

Membatalkan

NoSO

Mengirim

NoSO

Tabel 3.9 Keterangan Behavioral Pattern Class “SalesOrder” SO_Detail

82

Class “SO_Detail” merupakan agregasi solid dari class “SalesOrder” yang menggambarkan keterlibatan dalam event menambah setiap item barang, update stok alokasi atau menghapus item barang. Gambar 3.20 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Sales Order Detail.

Gambar 3.20 Behavioral Pattern dari Class “SO_Detail” Operations Menambah

Attributes NamaBarang, Kuantitas, HargaSatuan

Menghapus

NamaBarang

updateStokAlokasi

NamaBarang, Tersedia, Dialokasikan

Tabel 3.10 Keterangan Behavioral Pattern Class “SO_Detail”

DeliveryOrder Class “DeliveryOrder” menggambarkan keterlibatan dalam event meminta pengeluaran barang dan mengirim. Gambar 3.21 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Delivery Order.

Gambar 3.21 Behavioral Pattern dari Class “DeliveryOrder” Operations Meminta

Attributes NoSO, NamaPelanggan, AlamatKirim, NamaBarang, Kuantitas,

83

TglTerima, Ekspedisi, TglKeluarBrg, JamKeluarBrg, NoTruk Mengirim

NoDO

Tabel 3.11 Keterangan Behavioral Pattern Class “DeliveryOrder”

Surat Angkut Class “SuratAngkut” menggambarkan event di mana surat angkut dibuat berdasarkan delivery order untuk perintah pengeluaran dan pengiriman barang. Gambar 3.22 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Surat Angkut.

Gambar 3.22 Behavioral Pattern dari Class “SuratAngkut” Operations Mengeluarkan

Attributes NoDO, NoPO, KodeBarang, Tipe, Warna, Frame, Engine, TglKedatanganTruk, JamKedatanganTruk, TglKeberangkatanTruk, JamKeberangkatanTruk

Mengirim

NoSA

Tabel 3.12 Keterangan Behavioral Pattern Class “SuratAngkut”

Faktur Class “Faktur” menggambarkan keterlibatan dalam event menyiapkan, dan mengirim. Kemudian juga pada saat dilakukan update jumlah piutang. Gambar 3.23 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Faktur.

84

Gambar 3.23 Behavioral Pattern dari Class “Faktur” Operations Menyiapkan

Attributes NoFaktur, TglFaktur, NoSO, NoPO, NamaPelanggan, NPWP, NamaBarang, Kuantitas, HargaSatuan, Diskon, PPN, NamaKaryawan

updateJmlPiutang JmlPiutang Mengirim

NoFaktur

Tabel 3.13 Keterangan Behavioral Pattern Class “Faktur”

FakturPajakStandar Class “FakturPajakStandar” menggambarkan keterlibatan dalam event menyiapkan dan mengirim. Gambar 3.24 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Faktur Pajak Standar.

Gambar 3.24 Behavioral Pattern dari Class “FakturPajakStandar” Operations Menyiapkan

Attributes NamaPKP, AlamatPKP, NPWP_PKP, TglPengukuhanPKP, NamaPembeli, AlamatPembeli, NPWP_Pembeli, NamaBarang, Kuantitas, HargaJual, TarifPPN, KotaTerbit, TglTerbit

Mengirim

NoSeriKodeFakturPajak

Tabel 3.14 Keterangan Behavioral Pattern Class “FakturPajakStandar”

BuktiKasMasuk

85

Class “BuktiKasMasuk” menggambarkan keterlibatan dalam event melunasi, update jumlah piutang dan menyimpan bukti kas masuk. Gambar 3.25 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Bukti Kas Masuk.

Gambar 3.25 Behavioral Pattern dari Class “BuktiKasMasuk” Operations Melunasi

TglBKM, NoFaktur, NamaBank, JmlBayar

updateJmlPiutang

JmlPiutang

Menyimpan

NoBKM

Attributes NamaPelanggan,

NoRek,

NoBuktiBank,

Tabel 3.15 Keterangan Behavioral Pattern Class “BuktiKasMasuk”

3.8.2.4

Events Berikut adalah event table dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit

dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP).

Mulai_Kerja Selesai_Kerja MengubahAlamat Memesan Menambah

+ + * *

+ + *

+ + *

+ + *

+

* *

+

*

+

*

Mengeluarkan Menyiapkan Mengirim

* *

Menagih Melunasi Menyimpan updateStokAlokasi updateStokJual updateJmlPiutang

BuktiKasMasuk

FakturPajakStandar

Faktur

SuratAngkut

+

*

Membatalkan

DeliveryOrder

+ +

Menghapus Mengetahui

SO_Detail

SalesOrder

Pelanggan

Barang

KaryawanAccounting

KaryawanGudang

KaryawanFinance

Event

KaryawanSalesAdm

Class

*

+

*

+

+ +

+

+

+ +

* * * *

*

Tabel 3.16 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha

+ + + +

3.8.3

The Application Domain 3.8.3.1

Usage 3.8.3.1.1

Overview Terdapat tujuh aktor dalam sistem informasi akuntansi

penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa yaitu Karyawan Sales Administration, Finance, Gudang, Accounting, Kepala bagian Sales Administration, Kepala bagian Finance dan Kepala bagian Accounting. Tabel 3.17 menunjukkan hubungan aktor dengan use case dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa.

Actors Karyawan Sales Adm

Use Cases Menerima Pesanan Menambah Pelanggan baru Membuat Delivery Order

Karyawan Finance

Karyawan Gudang

Karyawan Accounting

Kabag. Sales Adm

Kabag. Finance

Kabag. Accounting

√ √ √ √

Mengeluarkan barang

√ √

Membuat Faktur Membuat Faktur Pajak Standar Membuat Bukti Kas Masuk

√ √

Mencetak Lap. Penjualan

√

Mencetak Lap. Penerimaan Kas

√

Mencetak Lap. Piutang Mencetak Analisis Umur Piutang

√ √

Tabel. 3.17 Actor Table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha

89 3.8.3.1.2

Actor Berikut adalah actor description dari sistem informasi

akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP). Karyawan Sales Administration Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani setiap pesanan yang diterima dari pelanggan berupa Main Dealer yang ada di setiap propinsi. Karyawan Sales Administration juga bertanggung jawab membuat sales order. Karakteristik Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dalam melayani pesanan pelanggan. Pada saat karyawan Sales Administration menggunakan sistem untuk menerima pesanan dan mengubah pesanan, sistem akan mencatat nama pelanggan pada sales order. Contoh Karyawan Sales Administration A menangani pesanan yang datang dari pelanggan dengan membuat sales order, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Sales Administration yang menangani sales order tersebut. Tabel 3.18 Spesifikasi Aktor “Karyawan Sales Administration” Karyawan Finance Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam membuat delivery order untuk meminta bagian gudang mengeluarkan barang dari gudang, serta menerima pembayaran dari pelanggan melalui laporan piutang yang ada. Karakteristik Pada saat karyawan Finance menggunakan sistem untuk membuat delivery order dan bukti kas masuk, maka sistem akan mencatat nama karyawan Finance yang menangani transaksi tersebut. Karyawan Finance harus teliti dalam menghitung jumlah piutang pelanggan dan menerima jumlah pembayaran. Contoh Karyawan A dari Bagian Finance membuat delivery order untuk perintah pengeluaran barang dari gudang, maka sistem akan mencatat nama karyawan A yang menangani delivery order tersebut. Bendahara A dari Bagian Finance melakukan entri bukti kas masuk maka sistem akan mencatat nama bendahara A yang menangani transaksi bukti kas masuk tersebut. Tabel 3.19 Spesifikasi Aktor “Karyawan Finance”

90

Tujuan

Karateristik

Contoh

Tujuan Karateristik

Contoh

Karyawan Gudang Karyawan yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan barang dari gudang berdasarkan delivery order, kemudian membuat surat angkut, memuat barang ke dalam truk perusahaan ekspedisi untuk perintah pengiriman barang kepada pelanggan. Pada saat karyawan Gudang menggunakan sistem untuk membuat surat angkut, maka sistem akan mencatat nama karyawan Gudang tersebut pada surat angkut. Karyawan Gudang harus teliti dalam memeriksa setiap barang yang dikeluarkan baik jenis maupun kuantitasnya sesuai pesanan pelanggan. Karyawan Gudang B menangani pengeluaran barang dan memuatnya dalam truk dengan membuat surat angkut, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Gudang B pada surat angkut tersebut. Tabel 3.20 Specifikasi Aktor “Karyawan Gudang” Karyawan Accounting Karyawan yang bertanggung jawab dalam membuat faktur dan faktur pajak standar serta berbagai laporan yang dibutuhkan berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang usaha. Pada saat karyawan Accounting menggunakan sistem untuk membuat faktur dan faktur pajak standar, maka sistem akan mencatat nama karyawan Accounting tersebut pada faktur dan faktur pajak standar. Karyawan Accounting harus teliti dalam memeriksa jenis pesanan, jumlah pesanan beserta harga satuan dengan benar sebelum dimasukkan ke dalam faktur agar tidak terjadi kesalahan sewaktu faktur dijadikan dasar penagihan. Karyawan Accounting C membuat faktur dan faktur pajak standar, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Accounting C pada faktur dan faktur pajak standar tersebut. Tabel 3.21 Specifikasi Aktor “Karyawan Accounting”

Kabag. Sales Administration Karyawan yang bertanggung jawab dalam memonitor transaksi penjualan kredit selama periode tertentu. Karakteristik Kepala bagian Sales Administration harus mampu menggunakan sistem dengan baik untuk melakukan pencetakan laporan penjualan. Contoh Kabag. Sales Administration membuat laporan penjualan untuk mengetahui jumlah penjualan dari produk setiap minggu. Tabel 3.22 Spesifikasi Aktor “Kabag. Sales Administration” Tujuan

91 Kabag. Finance Karyawan yang bertanggung jawab dalam memonitor transaksi penerimaan kas selama periode tertentu. Karakteristik Kepala bagian Finance menggunakan sistem dengan melakukan pencetakan laporan penerimaan kas dalam suatu periode tertentu. Contoh: Kabag. Finance setiap bulan melakukan pencetakan laporan penerimaan kas untuk memonitor transaksi penerimaan pembayaran dari penjualan kredit. Tabel 3.23 Spesifikasi Aktor “Kabag. Finance” Tujuan

Kabag. Accounting Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam memonitor transaksi piutang selama periode tertentu. Karakteristik Kepala bagian Accounting menggunakan sistem dengan melakukan pencetakan laporan piutang, analisis umur piutang dalam suatu periode tertentu. Contoh: Kabag. Accounting setiap bulan melakukan pencetakan analisis umur piutang dan laporan piutang sewaktu-waktu untuk memonitor transaksi piutang yang terjadi serta jumlah piutang yang timbul dari penjualan. Tabel 3.24 Spesifikasi Aktor “Kabag. Accounting”

92 3.8.3.1.3 Use case

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan kredit dan Piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa «extends» Karyawan Sales Adm

menambah Pelanggan baru

menerima pesanan

<< inc lud es >>

membuat Delivery Order Karyawan Finance mengeluarkan barang

update Saldo Kredit update Piutang

in cl ud es >> <<

membuat Faktur Pajak Standar

in cl ud es >>

membuat Faktur

<<

Karyawan Gudang

> s> de u l inc <<

Karyawan Accounting membuat Bukti Kas Masuk

Kabag. Sales Adm

mencetak Lap. Penjualan

mencetak Lap. Penerimaan Kas

Karyawan Finance

mencetak Lap. Piutang

Kabag. Finance

mencetak Analisis Umur Piutang Kabag. Accounting

Gambar 3.26 Use Case Diagram untuk Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP)

93 Berikut adalah usecase specification dari usecase yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP). Use case Name Actor Description Normal Course

: : :

Menambah Pelanggan Baru Karyawan Sales Administration Menggambarkan penambahan pelanggan baru. 1.. Use case dimulai pada saat karyawan Sales Administration menerima pesanan, kemudian melakukan login dan memilih pelanggan dari menu master. 2. Sistem menampilkan form master pelanggan dari menu dan melakukan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan memilih tombol new. 4. Karyawan memasukkan data-data pelanggan. 5. Karyawan memilih tombol save 6. Sistem akan mengupdate record pelanggan ke database pelanggan. Object : Pelanggan Function : createNewPelanggan, savePelanggan Alternate course : Pre-condition : Data Pelanggan belum ada Post-condition : Pelanggan telah ditambahkan, sales order disiapkan. Tabel 3.25 Use Case Specification untuk “Menambah Pelanggan Baru”

94 Use case Name Actor Description Normal Course

: : :

Menerima Pesanan Karyawan Sales Administration Menggambarkan proses persiapan dokumen sales order. 1.. Use case dimulai pada saat karyawan Sales Administration menerima pesanan, kemudian melakukan login dan memilih sales order dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form transaksi sales order dari menu dan melakukan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan memilih tombol new dan sistem melakukan tanggal sales order. 4. Jika pelanggan belum terdaftar, karyawan Sales Administration memilih tombol pelanggan dan mengisikan data pelanggan baru. Jika pelanggan telah terdaftar, maka karyawan memilih nama pelanggan yang ditampilkan dalam combo box dan sistem menampilkan kode pelanggan, alamat pelanggan, lama piutang dan saldo kredit. 5. Karyawan mencatat no. purchase order, alamat pengiriman , tanggal pengiriman serta jalur pengiriman. 6. Karyawan memilih nama barang, dan sistem menampilkan kode barang dan harga satuan yang dipesan pelanggan, kemudian catat kuantitas, dan sistem update stok alokasi barang. 7. Validasi hitung kuantitas dikali harga satuan, masukkan diskon, hitung subtotal, masukkan uang muka, validasi hitung PPN dan total, dan validasi saldo kredit. 8. Karyawan memilih tombol save, sistem memberikan no. Sales order. 9. Sistem akan mengupdate record sales order ke database sales order Object : Sales Order, Sales Order Detail, Pelanggan, Barang Function : listNamaPelanggan, getPelanggan, updateSaldoKredit, listNamaBarang, getBarang, updateStokAlokasi, save SO, save SO_Detail, print. Alternate course : 6. Jika kuantitas yang dipesan lebih besar dari kuantitas yang tersedia, layar menampilkan message box ”Kuantitas tidak mencukupi.” 7. Jika subtotal melebihi saldo kredit yang tersisa, maka transaksi akan dibatalkan dan muncul message box “Transaksi sudah melebihi limit kredit pelanggan” Pre-condition : Ada pesanan dari pelanggan Post-condition : Pesanan telah tercatat dan permintaan barang akan diproses. Tabel 3.26 Use Case Specification untuk “Menerima Pesanan”

95 Use case Name Actor Description Normal course

: : : :

Membuat Delivery Order Karyawan Finance Menggambarkan proses pembuatan delivery order 1. Use case dimulai pada saat Karyawan Finance menerima sales order, kemudian melakukan login dan memilih Delivery Order dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form Delivery Order dari menu dan melakukan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan memilih tombol new 4. Entri no. sales order, validasi kode pelanggan, nama pelanggan, alamat kirim, kode barang, nama barang, kuantitas. 6. Entri nama ekspedisi , tanggal penerimaan yang diharapkan , tanggal dan jam pengeluaran barang serta no. truk. 7. Karyawan memilih tombol save, sistem menampilkan no. Delivery order. 8. Sistem akan mengupdate record delivery order dalam database delivery order. Object : Delivery Order, Sales order, SO_Detail, Barang, Pelanggan. Function : get SO_Content, getPelanggan, get SO_Detail, get Barang, save DO, print. Alternate course : Pre-condition : Sales order sudah dibuat karyawan Sales Administration Post-condition : Delivery Order telah dicatat dan barang siap dikeluarkan dari gudang. Tabel 3.27 Use Case Specification untuk “Membuat Delivery Order”

96 Use case Name Actor Description Normal course

: : : :

Mengeluarkan Barang Karyawan Gudang Menggambarkan proses pengeluaran barang dari gudang 1. Use case dimulai pada saat Karyawan Gudang menerima delivery order dari Finance, kemudian karyawan Gudang login dan memilih Surat Angkut dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form Surat Angkut, kemudian validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan Gudang memilih tombol new. 4. Entri no. delivery order dan sistem validasi no. purchase order, tanggal penerimaan yang diharapkan, nama ekspedisi, kode pelanggan, alamat pengiriman, kode barang, tipe, warna, frame dan engine barang, tanggal dan jam pengeluaran barang serta no. truk. 5. Entri tanggal dan jam kedatangan truk serta tanggal dan jam keberangkatan truk. 6. Karyawan Gudang memilih tombol save, sistem menampilkan no. Surat angkut 7. Sistem akan mengupdate record surat angkut ke dalam database surat angkut Object : surat angkut, delivery order, sales order, SO_Detail, pelanggan, barang. Function : get DO_Content, get SO_Content, get Pelanggan, get SO_Detail, getBarang, save SA, print. Alternate course : Pre-condition : delivery order telah mendapat otorisasi dari karyawan Finance Post-condition : Surat angkut telah dicatat dan barang siap dikeluarkan dari gudang dengan membuat faktur terlebih dahulu. Tabel 3.28 Use Case Specification untuk “Mengeluarkan Barang”

97 Use case Name Actor Description Normal Course

: : : :

Membuat Faktur Karyawan Accounting Menggambarkan proses pembuatan faktur 1. Use case dimulai pada saat karyawan Accounting menerima surat angkut dan sales order, kemudian login dan memilih Faktur dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form Faktur dan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan Accounting memilih tombol new. 4. Validasi tgl. faktur. 5. Karyawan entri no. sales order dan sistem melakukan validasi tgl. sales order, no. purchase order, nama, alamat pelanggan, NPWP , syarat pembayaran, kodebarang, nama barang, harga satuan, kuantitas, diskon dan uang muka. 8. Validasi harga satuan dikali kuantitas, validasi subtotal dikurangi diskon, dikurangi uang muka, dan ditambah PPN. 9. Karyawan Accounting memilih tombol save, sistem menampilkan no. faktur 10. Sistem mengupdate record faktur ke database faktur. Object : faktur, surat angkut, delivery order, sales order, sales order detail, barang, pelanggan Function : get SO_Content, get Pelanggan, update JmlPiutang, get SO_Detail, get Barang, update StokJual, save Faktur, print. Alternate Course : Pre-condition : Surat angkut dan Sales order telah disetujui Post-condition : Faktur telah dicatat dan selanjutnya membuat faktur pajak standar Tabel 3.29 Use Case Specification untuk “Membuat Faktur”

98 Use case Name Actor Description Normal Course

: : : :

Membuat Faktur Pajak Standar Karyawan Accounting Menggambarkan proses penerbitan faktur pajak standar. 1. Use case dimulai pada saat faktur telah dibuat, kemudian login, karyawan memilih faktur pajak standar dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form faktur pajak standar dan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan memilih tombol new. 4. Entri kode dan nomor seri faktur pajak, nama, alamat, NPWP perusahaan, tgl pengukuhan PKP, tempat dan tanggal pembuatan faktur pajak standar, serta nama dan jabatan dari karyawan yang bertanggung jawab. 5. Entri no. faktur, validasi nama, alamat, dan NPWP pembeli, nama barang, kuantitas, dan harga satuan. 6. Validasi harga satuan dikali kuantitas. Validasi dasar pengenaan pajak setelah dikurangi potongan harga, dan uang muka yang diterima. Validasi PPN yaitu mengalikan tarif PPN (10%) dengan dasar pengenaan pajak. 7. Karyawan Accounting memilih tombol save. 8. Sistem mengupdate record faktur pajak standar. Object : faktur pajak standar, faktur, surat angkut, delivery order, sales order, SO_Detail, barang, pelanggan. Function : get FakturContent, get SO_Content, get Pelanggan, get get SO_Detail, getBarang, save faktur pajak standar, print. Alternate course : Pre-condition : Faktur telah dibuat dan diotorisasi serta pesanan telah siap dikeluarkan dari gudang. Post-condition : Menyerahkan faktur dan faktur pajak standar ke transporter Tabel 3.30 Use Case Specification untuk “Membuat Faktur Pajak Standar”

99 Use case Name Actor Description Normal Course

: : : :

Membuat Bukti Kas Masuk Karyawan Finance Menggambarkan proses pembuatan bukti kas masuk 1. Use case dimulai pada saat pelanggan melakukan pelunasan piutang. Karyawan Finance login dan memilih Bukti Kas Masuk dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form Bukti Kas Masuk dan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan Finance memilih tombol new. 4. Validasi tgl.bukti kas masuk. 5. Entri no.faktur dari pelanggan yang telah dilunasi, dan validasi kode pelanggan dan jumlah piutang. 6. Entri rekening pelanggan, no. bukti bank, nama bank, dan jumlah pembayaran. 6. Karyawan Finance memilih tombol save, sistem menampilkan no. Bukti kas masuk 7. Sistem mengupdate record bukti kas masuk ke database bukti kas masuk Object : Bukti Kas Masuk, Faktur, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan Function : getFakturContent, getSO_Content, getPelanggan, update JmlPiutang, update SaldoKredit, saveBKM, print. Alternate Course : Pre-condition : Setelah menerima konfirmasi pembayaran dari pelanggan Post-condition : Tabel 3.31 Use Case Specification untuk “Membuat Bukti Kas Masuk”

Use case Name Actor Description Normal Course

: : : :

Mencetak Laporan Penjualan Kabag. Sales Administration Menggambarkan proses pembuatan laporan penjualan 1. Use case dimulai pada saat Kaba. Sales Administration memilih Penjualan dari menu laporan. 2. Sistem menampilkan form laporan Penjualan. 3. Kabag. Sales Administration memilih periode yang diinginkan, sistem validasi tanggal. 4. Kabag. Sales Administration memilih laporan dicetak berdasarkan barang, kemudian memilih kode barang.. Object : Faktur, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, SO_Detail, Pelanggan, Barang. Function : getFaktur, getDate, getSO_Content, getPelanggan, getSO_Detail, getBarang Alternate Course : 4. Kabag. Sales Administration memilih laporan dicetak berdasarkan pelanggan, kemudian memilih kode pelanggan. Tabel 3.32 Use Case Specification untuk “Mencetak Laporan Penjualan”

100 Use case Name Actor Description Normal Course

: : : :

Mencetak Laporan Penerimaan Kas Kabag. Finance Menggambarkan proses pembuatan laporan penerimaan kas 1. Use case dimulai pada saat Kabag. Finance memilih Penerimaan Kas dari menu laporan. 2. Sistem menampilkan form laporan Penerimaan Kas. 3. Kabag. Finance memilih periode yang diinginkan, sistem validasi tanggal. 4. Kabag. Finance memilih tombol print. Object : Bukti Kas Masuk, Faktur, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan. Function : getBKM, getDate, getFaktur, getPelanggan. Tabel 3.33 Use Case Specification untuk “Mencetak Laporan Penerimaan Kas”

Use case Name Actor Description Normal Course

: : : :

Mencetak Laporan Piutang Kabag. Accounting Menggambarkan proses pembuatan laporan Piutang 1. Use case dimulai pada saat Kabag. Accounting memilih Piutang dari menu. 2. Sistem menampilkan form laporan Piutang. 3. Kabag. Accounting memilih laporan dicetak berdasarkan pelanggan, kemudian memilih kode pelanggan. 4. Kabag. Accounting memilih tombol print. Object : Faktur, Bukti Kas Masuk, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan. Function : getDate, Faktur, checkBKM, getPelanggan Alternate Course : 3. Kabag. Accounting memilih laporan dicetak berdasarkan ringkasan pelanggan, kemudian memilih tanggal. 4. Kabag. Accounting memilih tombol print. Tabel 3.34 Use Case Specification untuk “Mencetak Laporan Piutang”

101 Use case Name Actor Description Normal Course

: : : :

Mencetak Analisis Umur Piutang Kabag. Accounting Menggambarkan proses pembuatan analisis umur piutang 1. Use case dimulai pada saat Kabag. Accounting memilih Analisis Umur Piutang dari menu laporan. 2. Sistem menampilkan form Analisis Umur Piutang. 3. Kabag. Accounting memilih periode yang diinginkan, sistem validasi tanggal. Umur piutang yang sudah melebihi 90 hari akan dinggap sebagai cadangan piutang tak tertagih. 4. Kabag. Accounting memilih tombol print. Object : Faktur, Bukti Kas Masuk, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan. Function : getFaktur, getDate, checkBKM, getPelanggan. Tabel 3.35 Use Case Specification untuk “Mencetak Analisis Umur Piutang”

Berikut adalah sequence diagram dari masing-masing use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa.

102

Pelanggan

Karyawan Sales Adm create()

PelangganUI

selectPelangganSubmenu() showLastRecord() showLastRecord() clickNewButton() fillTextBox() clickCancelButton() showLastRecord() showLastRecord() clickSaveButton()

validateKodePelanggan()

savePelanggan() close()

Gambar 3.27 Sequence untuk Use Case “Menambah Pelanggan baru”

103

Karyawan Sales Adm SalesOrder create()

SO_Detail

Pelanggan

Barang

SalesOrderUI

selectSalesOrderSubmenu() showLastRecord() showLastRecord() clickNewButton() ListPelanggan

create() showDate() selectNamaPelanggan()

getPelanggan() return() listNamaPelanggan() disablePelangganContent() fillTextBox() ListBarang

create() selectNamaBarang()

getBarang() return() listNamaBarang() disableBarangContent()

fillKuantitas()

calculate()

updateStokAlokasi()

updateStokAlokasi()

updateSaldoKredit() clickSaveButton()

validateNoSO() updateSaldoKredit()

saveSO() saveSO_Detail() create() clickPrintButton() print() close() close()

Gambar 3.28 Sequence untuk Use Case “Menerima Pesanan”

PrintedFormSO

104

Gambar 3.29 Sequence untuk Use Case “Membuat Delivery Order”

105

SuratAngkut

Karyawan Gudang

create()

DeliveryOrder

SalesOrder

SO_Detail

Pelanggan

Barang

SuratAngkutUI

selectSuratAngkutSubmenu() showLastRecord() showLastRecord() clickNewButton()

fillNoDO() getDO_Content() getSO_Content() getPelanggan() return() getSO_Detail() getBarang() return() return() return() disableDO_Content() fillTextBox() clickSaveButton()

validateNoSA()

saveSA() create() clickPrintButton() print() close() close()

Gambar 3.30 Sequence untuk Use Case “Mengeluarkan Barang”

PrintedFormSA

106

Gambar 3.31 Sequence untuk Use Case “Membuat Faktur”

107

Gambar 3.32 Sequence untuk Use Case “Membuat Faktur Pajak Standar”

108

BuktiKasMasuk

Karyawan Finance create()

Faktur

SuratAngkut

DeliveryOrder

SalesOrder

Pelanggan

BuktiKasMasukUI

selectBKM_Submenu() showLastRecord() showLastRecord() clickNewButton()

showDate()

fillNoFaktur() getFakturContent() getSO_Content() getSO_Content() getSO_Content() getPelanggan()

return() return() return() return() disableFakturContent() fillJumlahBayar() updateJmlPiutang()

updateJmlPiutang()

updateSaldoKredit() clickSaveButton()

validateNoBKM() updateSaldoKredit() saveBKM() create()

PrintedFormBKM

clickPrintButton() print() close() close()

Gambar 3.33 Sequence untuk Use Case “Membuat Bukti Kas Masuk”

109

Kabag.SalesAdm create()

PenjualanUI

selectPenjualan() createLapPenjualan()

LapPenjualan

Faktur

SuratAngkut

DeliveryOrder

SalesOrder

SO_Detail

Pelanggan

selectDate() dateSelected() getFaktur() selectPelanggan()

getDate() pelangganSelected() getPelanggan() getPelanggan() getPelanggan() getPelanggan() getPelanggan() return() return() return() return() calculate()

return()

laporanTersedia() selectBarang() barangSelected() getBarang() getPelanggan() getSO_Content() getSO_Content() getBarang() getSO_Detail() getBarang() return() return() getPelanggan() getPelanggan() return() return() return() return() calculate()

return()

laporanTersedia() clickPrintButton() print() close() close()

Gambar 3.34 Sequence untuk Use Case “Mencetak Lap. Penjualan”

Barang

110

Kabag.Accounting create()

PiutangUI

selectPiutang() createLapPiutang()

LapPiutang

Faktur

BuktiKasMasuk

SuratAngkut

DeliveryOrder

SalesOrder

Pelanggan

selectRingkasanPlg() selectDate() dateSelected() getDate() checkBKM() notfound() getPelanggan() getPelanggan() getPelanggan() getPelanggan() return() return() return() return() calculate()

return()

laporanTersedia() selectPelanggan() pelangganSelected() getFaktur() checkBKM() notfound() getPelanggan() getPelanggan() getPelanggan() getPelanggan() return() return() return() return() calculate()

return()

laporanTersedia()

clickPrintButton() print() close() close()

Gambar 3.35 Sequence untuk Use Case “Mencetak Lap. Piutang”

111

Gambar 3.36 Sequence untuk Use Case “Mencetak Analisis Umur Piutang”

112

Gambar 3.37 Sequence untuk Use Case “Mencetak Lap. Penerimaan Kas”

113 3.8.3.2 Function List Berikut adalah function list dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) : Function

Complexity

Type

Menambah Pelanggan baru

Simple

Read, Update

- New, Edit, Delete Pelanggan

Simple

Update

- Open Pelanggan

Simple

Read

Menerima Pesanan

Medium

Read, Update, Compute

- New, Edit, Delete Sales Order

Simple

Update, Compute

- Open Sales Order

Simple

Read

- Print Sales Order

Medium

Read, Compute

Membuat Delivery Order

Medium

Read, Update

- New, Edit, Delete Delivery Order

Simple

Update

- Open Delivery Order

Simple

Read

- Print Delivery Order

Medium

Read

Mengeluarkan Barang

Medium

Read, Update

- New, Edit, Delete Surat Angkut

Simple

Update

- Open Surat Angkut

Simple

Read

- Print Surat Angkut

Medium

Read

Membuat Faktur

Medium

Read, Update, Compute

- New, Edit, Delete Faktur

Simple

Update, Compute

- Open Faktur

Simple

Read

- Print Faktur

Medium

Read, Compute

Membuat Faktur Pajak Standar

Medium

Read, Update, Compute

- New, Edit, Delete Faktur Pajak Standar

Simple

Update, Compute

- Open Faktur Pajak Standar

Simple

Read

- Print Faktur Pajak Standar

Medium

Read, Compute

Membuat Bukti Kas Masuk

Medium

Read, Update

- New, Edit, Delete Bukti Kas Masuk

Simple

Update

- Open Bukti Kas Masuk

Simple

Read

- Print Bukti Kas Masuk

Medium

Read

Mencetak laporan penjualan

Medium

Read, Compute

- Calculate grand total

Simple

Compute

- Print laporan penjualan

Simple

Read

Mencetak laporan penerimaan kas

Medium

Read, Compute

- Calculate grand total

Simple

Compute

114 - Print laporan penjualan

Simple

Read

Mencetak laporan piutang

Complex

Read, Compute

- Find faktur

Simple

Read

- Find bukti kas masuk

Simple

Read

- Filter tanggal jatuh tempo

Simple

Read

- Calculate piutang jatuh tempo

Medium

Compute

- Print laporan piutang

Simple

Read

Mencetak analisis umur piutang

Complex

Read, Compute

- Filter tanggal periode

Simple

Read

- Find faktur

Simple

Read

- Find bukti kas masuk

Simple

Read

- Calculate umur piutang jatuh tempo

Medium

Compute

- Print analisis umur piutang

Simple

Read

Tabel 3.36 Function List Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha 3.8.3.3

User Interface Untuk memudahkan interaksi antara user atau aktor yang akan

menggunakan sistem informasi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP), maka dibuat rancangan antarmuka yang ramah pemakai atau user-friendly yang menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris secara parsial. Berikut adalah gambaran desain user interface sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP).

3.8.3.3.1

Dialogue Style Gaya navigasi yang digunakan adalah menu selection, dan

form untuk entri data. Setiap user interface memiliki window untuk setiap class pusat dalam sistem, dan setiap window mendukung pencatatan transaksi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa(APP). Sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan,

115 yang dapat digunakan untuk memberitahukan perkembangan transaksi penjualan kredit dan piutang usaha kepada semua pihak yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Tabel 3.37 menunjukkan overview dari user-interface windows dan hasil cetakannya. Windows Login Menu Utama Master Pelanggan Barang Karyawan Transaksi Sales Order Delivery Order Surat Angkut Faktur Faktur Pajak Standar Bukti Kas Masuk Laporan Penjualan Preview Laporan Penjualan Per Barang Preview Laporan Penjualan Semua Barang Preview Laporan Penjualan Per Pelanggan Preview Laporan Penjualan Semua Pelanggan Piutang Preview Laporan Piutang Per Pelanggan Preview Laporan Piutang Ringkasan Pelanggan Analisis Umur Piutang Preview Analisis Umur Piutang Penerimaan Kas Preview Laporan Penerimaan Kas Account Change Password Logout

Printouts

Sales Order Delivery Order Surat Angkut Faktur Faktur Pajak Standar Bukt Kas Masuk

Laporan Penjualan Per Barang Laporan Penjualan Semua Barang Laporan Penjualan Per Pelanggan Laporan Penjualan Semua Pelanggan Laporan Piutang Per Pelanggan Laporan Piutang Ringkasan Pelanggan Analisis Umur Piutang Laporan Penerimaan Kas

Tabel 3.37 User-Interface Windows dan Printouts

116 3.8.3.3.2

Overview Gambar 3.38 menunjukkan navigation diagram yang

menyediakan overview dari user- interface windows beserta hubungannya. Window didesain serupa dengan bentuk window yang ada pada navigation diagram.

117

Gambar 3.38 Navigation Diagram

118

Gambar 3.39 Window “Login”

Gambar 3.40 Window “Main Menu”

Gambar 3.41 Window “Change Password”

119 Pelanggan Masukkan nama pelanggan baru Masukkan NPWP pelanggan jika ada

Nama Pelanggan

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

N.P.W.P

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Cantumkan alamat pelanggan

Alamat Pelanggan

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX

Kota

XXXXXXX

Kode Pelanggan

XX9999

New

Muncul setelah di save

Open Edit

Pilih Kota Cantumkan kode pos alamat Pilih Propinsi Masukkan keterangan

Masukkan No. Telepon Masukkan no. Fax

Masukkan no rekening bank

Kode Pos Propinsi

Save

99999

Cancel

XXXXXXX

Close

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX

Keterangan

Telepon

+62

999

-

9999999

Fax

+62

999

-

9999999

No. Rekening

Masukkan limit kredit

Limit Kredit Rp

Masukkan syarat piutang

Lama Piutang

|<<

Delete

Contact Person

999999999999

E-mail

99.999.999 99

<<

hari >>

XXXXXXXXXXXXXXXXXX

[email protected]

Piutang Rp

99.999.999

Saldo Kredit Rp

99.999.999

>>|

Gambar 3.42 Window “Pelanggan”

Masukkan nama contact person

Masukkan email pelanggan

Terhitung otomatis sesuai transaksi yang dilakukan

120 Karyawan Akan muncul setelah di save

Kode Karyawan

Masukkan nama karyawan Masukkan alamat Masukkan kota Masukkan propinsi Masukkan kode pos Masukkan no. telepon Masukkan tempat/ tgl. Lahir, maka umur akan muncul Pilih jenis kelamin

XX9999

New

Nama Karyawan

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Open

Alamat Karyawan

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Kota

xxxxxxxxxxx

Propinsi Kode Pos

xxxxxxxxxxx

Edit Save Delete

99999

Telepon

999

Tempat / Tgl. Lahir

XXXXXXXXXXXXXX

Umur

99

- 9999999

Cancel / dd/mm/yyyy

Close

tahun

Jenis Kelamin

Pria

Wanita

Pilih status

Status

Menikah

Belum Menikah

Pilih agama

Agama

XXXXXXXX

No. KTP

09.9090.990999.0009

Bagian

Marketing

Extension

99

Jabatan

Staff

Tgl. Masuk

dd/mm/yyyy

Masukkan no. KTP

Pilih bagian Pilih jabatan

|<<

<<

>>

Ext muncul setelah pilih bagian Masukkan tanggal masuk

>>|

Gambar 3.43 Window “Karyawan”

Barang Muncul ketika di save Masukkan nama barang Pilih tipe

New

Kode Barang

XXX999

Tersedia

9.999

unit

Nama Barang

XXX111

Dialokasikan

9.999

unit

Tipe

xxxxxxxxxx

Terjual

9.999

unit

Pilih warna

Warna

XXXXXXXX

Pilih frame

Frame

XXXXXXXX

Pilih engine

Engine

XXXXXXXX

Masukkan harga

Harga Satuan Rp

Catatan :

99.999.999

Open Edit

<<

>>

>>|

Gambar 3.44 Window “Barang”

Perhitungan dilakukan oleh sistem

Save Delete Cancel Close

|<<

Masukkan jumlah tersedia

Masukkan catatan jika perlu

121 Sales Order Muncul nama karyawan yang login

Pilih nama pelanggan, maka kode, alamat pelanggan,lama piutang, serta saldo kredit muncul otomatis

Good Day, Kr001 Ahmad ! No. Sales Order

SO999/MM/YY

Tgl. Sales Order

DD/MM/YYYY

Kode Pelanggan

MD999

No. Purchase Order

Xx999/99/99

Nama Pelanggan

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Tgl. Pengiriman

dd/mm/yyyy

Alamat Pelanggan

xxxxxxxxxxxxxxx

Dikirim ke

Kota

XXXXXX

Kuantitas 99

Kode Barang XX999

Masukkan no. PO pelanggan Pilih tgl. kirim

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxx

Kota

Kode Pos 99999

Kode Pos

Masukkan alamat kirim

99999

Propinsi xxxxx

Propinsi XXXXXX

Masukkan kuantitas

Tambah pelanggan baru

Pelanggan

Nama Barang

Harga Satuan (Rp)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Jumlah Harga (Rp)

9.999.999

99.999.999

Hasil perhitungan kuantitas dan harga satuan

99.999.999

Hasil perhitungan total jumlah harga

Pilih nama barang, maka kode barang, harga satuan akan muncul otomatis

Masukkan jalur pengiriman

Jika pilih new,maka tgl pesan akan muncul sendirinya

Harga Jual Rp

hari

Lama Piutang

99

Pengiriman via

XXXXXXXXXXXXXXX

Saldo Kredit Rp

99.999.999

New

|<<

<<

Open

>>

Edit

Save

Cancel

Delete

Diskon (%)

99

Subtotal Rp

99.999.999

Uang Muka Rp

9.999.999

Masukkan uang muka

Sisa Pembayaran Rp

9.999.999

Hasil perhitungan subtotal, dan uang muka

PPN (10%) Rp

9.999.999

Total Rp

99.999.999

Masukkan diskon

Hasil perhitungan setelah ditambah PPN

Print

>>|

Untuk mencari dokumen SO yang diinginkan, pilih tombol Untuk mengubah isi open, maka akan muncul dokumen window yang meminta user memasukkan no.SO yang ingin dicari

Untuk menyimpan dokumen setelah terisi, no. SO akan muncul otomatis

Untuk membatalkan pengisian

Untuk menghapus dokumen

Window muncul ketika memilih tombol open

Open Sales Order Entry No. Sales Order

Open

SO99/99/99

Masukkan no. SO

Cancel

Gambar 3.45 Window “Menerima Pesanan”

122 Delivery Order Good Day, Kr013 Noni ! Muncul ketika pilih tombol save Masukkan no. SO, maka Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Alamat Kirim, Kode Barang, Nama Barang, Kuantitas akan muncul otomatis

No. Delivery Order

DO999/MM/YY

Tgl. Penerimaan yg diharapkan

No. Sales Order

SO999/MM/YY

Ekspedisi

Kode Pelanggan

MD015

Nama Pelanggan

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Kode Barang XXX99

Dikirim ke

Nama Barang XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

dd/mm/yyyy

Pilih tgl. terima Masukkan nama ekspedisi

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Kota

XXXXXX

Propinsi

XXXXXX

Kode Pos 99999

Kuantitas

New 999

Open Edit Save Cancel Delete

Pilih tgl. Pengeluaran barang

Barang dikeluarkan tgl dd/mm/yyyy

Masukkan no. truk

Jam HH:MM

|<<

<<

>>

Print Preview

>>|

Pilh jam pengeluaran barang

Truk No. XX999XX

Gambar 3.46 Window “Membuat Delivery Order” Surat Angkut Muncul ketika pilih tombol save Masukkan no. DO, maka No. PO, tgl terima, ekspedisi, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Alamat Kirim, Kode Barang, Tipe, Warna, Frame, Engine, Tgl dan Jam Keluar Barang, serta No. Truk akan muncul otomatis

Good Day, Kr015 Merry ! No Surat Angkut

No. Purchase Order

SA999/MM/YY

No. Delivery Order

Tgl. Penerimaan yg diharapkan

DO999/MM/YY

Ekspedisi Dikirim ke

Kode Pelanggan

MD999

Nama Pelanggan

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXX99/99/99 DD/MM/YYYY XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Kota

XXXXXX

Propinsi

XXXXXX

Kode Pos 99999

Kepada pembawa surat ini diizinkan untuk membawa / mengangkut keluar dari kompleks perusahaan Kode XXX99

Type xxxxxxx

Warna xxxxx

Frame

Engine

xxxxxxxxxx

Perhatian : Setelah distempel dan ditandatangani, harap ekspedisi mengirim SA ini melalui Fax ke PT. Asia Putra Perkasa Log. Dept (021-

Perlengkapan Standar :

Barang dikeluarkan tgl & jam DD/MM/YYYY

Edit

dd/mm/yyyy

HH:MM

Di lokasi tujuan, keberangkatan truk, tgl & jam dd/mm/yyyy

HH:MM

Di lokasi tujuan, kedatangan truk, tgl & jam

HH:MM

Truk No. XX999XX

Open

) dalam waktu 1 x 24 jam

Barang-barang tersebut di atas telah kami terima dan telah kami periksa bersama-sama dengan pihak yang menyerahkan

Helmet Tool set Buku Service

New

Remarks

xxxxxxx

Delete

Save

Cancel

Print

|<<

<<

>>

Pilih tgl dan jam kedatangan truk Pilih tgl dan jam keberangkatan truk

>>|

Gambar 3.47 Window “Mengeluarkan Barang”

123

Gambar 3.48 Window “Membuat Faktur”

124 Faktur Pajak Standar Good Day, Kr011 Tito ! Kode dan Nomor Seri Faktur Pajak

|<<

XXXX999999999999999999

<<

>>

>>|

New

Pengusaha Kena Pajak Nama

XXXXXXXXXXXXXXX

Alamat

XXXXXXXXXXXXXXX Kota xxxxxxxxxx

N.P.W.P

999999999999999999

Tgl. Pengukuhan PKP

dd/mm/yyyy

Open Edit Kode Pos 99999

Cancel

Pembeli Barang Kena Pajak / Penerima Jasa Kena Pajak XXXXXXXXXXXXXXXX

Alamat

XXXXXXXXXXXXXXXX Kota XXXXXX

No. Urut 9

Kode Pos 99999

Propinsi

XXXXXX

999999999999999999

N.P.W.P

Cantumkan no urut

Print

Inv101/10/06

Faktur

Masukkan nama PKP Masukkan alamat PKP

Save

Propinsi xxxxxxxxxx

Delete

Nama

Masukkan no seri faktur pajak

Masukkan NPWP PKP Masukkan tgl. Pengukuhan PKP Masukkan no. faktur penjualan, maka Nama pelanggan, Alamat dan NPWP Pelanggan, Nama Barang, Harga Jual, Potongan Harga, Uang muka akan muncul otomatis

Nama Barang Kena Pajak / Jasa Kena Pajak Harga Jual / Penggantian / Uang Muka / Termijn (Rp) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

99.999.999

Harga Jual/Penggantian/Uang Muka/Termijn *)

99.999.999

Dikurangi potongan harga

99.999.999

Dikurangi uang muka yang telah diterima

99.999.999

Dasar Pengenaan Pajak

99.999.999

PPN = 10% x Dasar Pengenaan Pajak

99.999.999

Pajak Penjualan Atas Barang Mewah TARIF

XXXXXXXXXXXXX

DPP

PPn Bm Nama Jabatan

Hasil perhitungan harga jual

Hasil perhitungan sistem Hasil perhitungan sistem

, Tgl. DD/MM/YYYY Masukkan tempat penerbitan faktur pajak Masukkan nama, maka jabatan akan muncul

xxxxxxxxxx XXXXXXXXXXXXXXXXx

Jumlah

Gambar 3.49 Window “Membuat Faktur Pajak Standar” Masukkan no. bukti bank

Masukkan nama bank

Bukti Kas Masuk

Muncul otomatis ketika pilih tombol save Muncul otomatis ketika pilih tombol new

Good Day, Kr020 Rina ! No. Bukti Kas Masuk

BKM999/MM/YY

Tgl. Penerimaan kas

DD/MM/YYYY

No. Faktur

Inv999/MM/YY

New Open

Pilih no. Faktur, maka nama pelanggan, jumlah piutang, dan no. rekening faktur akan muncul

Jumlah Piutang Rp

No. Bukti Bank

99.999.999

Nama Bank

Nama Pelanggan

XXXXXXXXXXXX

Jumlah Pembayaran Rp

No. Rekening

999-999-99999

|<<

<<

>>

99999 XXXXXXXXXXXXXXX 99.999.999

Edit Save Cancel Delete

>>|

Print

Masukkan jumlah yang dibayar

Gambar 3.50 Window “Membuat Bukti Kas Masuk”

125

Gambar 3.51 Window “Mencetak Laporan Penjualan”

Gambar 3.52 Window “Mencetak Laporan Penerimaan Kas”

Gambar 3.53 Window “Mencetak Laporan Piutang”

126

Gambar 3.54 Window “Mencetak Analisis Umur Piutang”

XX999 XXXXXXXX Inv99/mm/yy

99.999.999

99.999.999

99.999.999

99.999.999 99.999.999

99.999.999

99.999.999

99.999.999

99.999.999 99.999.999

99.999.999

99.999.999 99.999.999

XX999 XXXXXXXX Inv99/mm/yy

Gambar 3.55 Form “Laporan Penjualan Berdasarkan Pelanggan”

127

Gambar 3.56 Form “Laporan Penjualan Berdasarkan Barang”

128

Gambar 3.57 Form “Laporan Penerimaan Kas”

Gambar 3.58 Form “Laporan Piutang Ringkasan Pelanggan”

129

Gambar 3.59 Form “Laporan Piutang Per Pelanggan”

Gambar 3.60 Form “Analisis Umur Piutang”

130 3.8.3.4

The Technical Platform Sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) dikembangkan untuk PC dan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan menggunakan database Microsoft SQL Server 2000 serta Crystal Report 9.2 Professional Edition untuk mendukung penyajian laporan . User interface yang digunakan sesuai dengan standar windows. Sistem akan dioperasikan dengan menggunakan mouse dan keyboard.

3.8.4

Recommendations 3.8.4.1

The System’s Usefulness and Feasibility Fungsionalitas sistem yang dibuat dimaksudkan untuk membantu pengguna dalam kemudahan pencatatan transaksi penjualan kredit dan piutang usaha secara sistematis. Sistem dapat memonitor transaksi dengan menghasilkan laporan-laporan mengenai transaksi harian penjualan kredit dan piutang usaha yang telah dilakukan selama periode tertentu. Di samping itu, sistem meningkatkan efisiensi perusahaan dalam hal penggunaan kertas. Hasil pencatatan transaksi akan disimpan ke dalam hard disk komputer, sementara untuk back-up data akan digunakan media penyimpanan seperti compact disc.

3.8.4.2

Strategy Sistem yang dibuat sebaiknya dilakukan pengujian dengan terlebih dahulu diimplementasikan pada karyawan tingkat junior,

131 setelah itu diimplementasikan kepada karyawan tingkat senior. Jika karyawan-karyawan tersebut mampu menggunakan dengan baik sistem yang dibuat, maka sistem dianggap telah sesuai dengan kebutuhan user.

3.8.4.3 Development Economy Pengembangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) memerlukan waktu sekitar satu tahun dengan menggunakan sumber daya sebagai berikut : dua orang system analyst, dua orang programmer, dan satu orang database specialist dengan perhitungan biaya : Sumber Daya

Jumlah

(1)

(2)

Biaya per bulan (3)

Lama Pekerjaan (4)

Total Biaya (2) x (3) x (4)

System Analyst

2 orang

Rp 3.000.000,-

3 bulan

Rp 18.000.000,-

Programmer

2 orang

Rp 2.500.000,-

3 bulan

Rp 15.000.000,-

Database Specialist

1 orang

Rp 2.500.000,-

3 bulan

Rp 7.500.000,-

TOTAL

Tabel 3.38 Spesifikasi Biaya Pengembangan

Rp 40.500.000,-