BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA PT. STORA ADHISWARA

BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA PT. STORA ADHISWARA

3.1

Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha PT.Stora Adhiswara yang Berjalan

3.1.1

Sejarah Singkat Perusahaan PT. Stora Adhiswara merupakan perusahaan perseroaan terbatas yang bergerak di bidang perekaman dan penggandaaan jenis audio rohani yang dikhususkan untuk pemeluk agama Katolik dan Kristen. Kesemua itu dipasarkan dengan nama produk "MARANATHA". Perusahaan ini didirikan pada tanggal 28 November 1988 dengan akte pendirian No.62 dihadapan wakil notaris sementara Ferdinand Karindahang Makahanap, SH, yang berkedudukan di Jakarta. Kemudian diperbaiki dengan akte No. 1 pada tanggal 1 Juni 1992 dihadapan notaris pengganti Lily Sulyanti, SH, yang berkedudukan di Jakarta dan disahkan dengan keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia No. 025434 HT.01.01.th.93 dengan modal dasar perseroan sebesar Rp.50.000.000,- dan modal disetor Rp.20.000.000,Lokasi kantor PT. Stora Adhiswara ini mula – mula terletak di komplek Delta Building blok A No. 26 – 27 Jl. Suryapranoto I - 9 Jakarta 10160. Sekarang perusahaan ini pindah ke Sentra Niaga blok T2 No.10 Jl. Puri Agung, Puri Indah, Kembangan Jakarta Barat 11610.

Di tahun 1995, setelah 7 tahun berdiri, perusahaan mulai merasakan kesukaran dalam mempromosikan kaset/cd - nya yang didistribusikan melalui toko-toko musik sekuler. Hal ini sebabkan karena toko – toko tersebut tidak siap untuk memajang kaset / CD rohani secara lengkap. Akhirnya di tahun 1997, perusahaan melebarkan jaringan dengan membuka toko musik rohani sendiri sebagai jalur distribusinya yang bernama "Pondok Pujian". Sampai dengan tahun 2001, telah berdiri 20 toko "Pondok Pujian" di Jakarta, Bandung, Surabaya, Yogyakarta, Semarang, Pontianak, Ujung Pandang dan akan lebih banyak lagi di kota-kota lain. Sampai dengan tahun 2006, PT. Stora Adhiswara telah mendistribusikan produknya sebanyak 25 juta kopi kaset / CD / VCD / DVD di seluruh kota di Indonesia dan di beberapa pasar internasional.

3.1.2

Visi dan Misi Visi Melayani Tuhan Yesus dalam puji – pujian rohani, supaya menjadi berkat rohani bagi siapapun, dan nama Tuhan Yesus dipermuliakan. Misi 1. Membuka jaringan yang seluas-luasnya untuk penyediaan puji – pujian rohani, sehingga mudah didapat oleh siapapun. 2. Menjadikan berkat rohani bagi banyak orang 3. Menyenangkan hati Tuhan Yesus

62

3.1.3

Struktur Organisasi Board Of Directors ( BOD )

President Director

Internal Audit

Operational Manager

Production Director

Production Manager

Prod. Staff

Prod. QC

Corporate Secretary

Finance Manager

Collector

Accounting Manager

Cashier

Acc. Staff

Marketing & sales Manager

Salesman

Admin Sales

HRD Manager

Logistic Manager

Warehouse Chief HRD Staff

Packing

Finishing

Expedition

Prepare Stock

Gambar 3.1. Struktur Oraganisasi Sumber : PT.Stora Adhiswara

56

3.1.4

Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang. 1. Board of Directors 1) Memilih dan mengangkat serta memberhentikan president director dan director. 2) Merumuskan tujuan dan kebijakan perusahaan secara keseluruhan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. 3) Mengubah anggaran dasar perseroan, termasuk memperbesar atau memperkecil modal perseroan serta membubarkan dan melikuidasi perseroan jika tidak terpaksa.

2. President director 1) Kerja-sama dengan pihak-pihak luar antara lain : KWI, Yamuger, Sinode AMPKI, gereja - gereja, studio, artis-artis tertentu. 2) Menangani urusan periklanan. 3) Mengatur desain produk - produk yang akan beredar ke pasar. 4) Mengesahkan biaya - biaya operasional dan pembayaran kepada pihak ketiga. 5) Memutuskan untuk pembelian master-master lagu. 6) Menentukan atas pembayaran untuk penyanyi, pemusik, dan pengarang lagu. 7) Meng-handle cash flow perusahaan. 8) Mengatur kebijakan perusahaan lainnya.

64

3. Internal Audit Manager 1) Menilai prosedur dan menilai hal-hal yang berhubungan dengan hal - hal berikut: •

Memberi pendapat kelayakan prosedur

•

Mengembangan dan memperbaiki prosedur

•

Ide-ide seperti pembuatan standar/pembuatan metode yang baik

2) Analisa data yang dihasilkan oleh sistem akuntansi, yang membuktikan bahwa laporan-laporan yang dihasilkan adalah benar 3) Mengadakan

perlindungan

untuk

menghindari

dan

menemukan

penggelapan, ketidakjujuran atau kecurangan 4) Memeriksa kekayaan perusahaan 5) Meneliti transaksi dengan pihak luar 6) Melatih dan memberi bantuan kepada karyawan perusahaan terutama bidang akuntansi

4. Corporate Secretary 1) Membuat surat-surat perjanjian dan surat lainnya 2) Mengatur jadwal pertemuan jajaran direksi 3) Menyiapkan dan mengatur keperluan jajaran direksi

65

5. Production Director 1) Sebagai Negotiator antara pihak Maranatha dengan pihak Supplier antara lain: •

HDX

•

Suara Megah Kharisma.

•

Dynamitra Tara

•

Suara Sebening Surya.

2) Mengadakan negosiasi dan pendekatan dengan artis-artis tertentu 3) Menyeleksi penyanyi dan lagu-lagu

6. Production Manager 1) Mengurus produksi dan keartisan 2) Mengatur jadwal dan memonitor proses rekaman di studio Production Manager membawahi : a. Production Staff, bertugas untuk mengatur pelaksanaan rekaman. b. Production Quality Control, bertanggung jawab untuk memonitor quality control dari sample yang telah di buat.

7. Operational Manager 1) Menyusun, merumuskan dan mengembangkan rencana dan program kerja untuk meningkatkan kinerja dari setiap bagian yang dikepalainya. 2) Mengadakan rapat rutin dengan kepala setiap bagaian untuk mengambil keputusan dalam rangka pengembangan dan perbaikan.

66

3) Bertanggung jawab untuk membuat laporan pertanggung jawaban atas setiap tindakan dan tugas dari semua bagian yang berada di bawah pengawasannya 4) Memeriksa, melaporkan serta membayarkan perhitungan Royalti “Hosana Integrity”, “Integrity Asia”, “People of Destiny International” dan Hill Song. 5) Mengurus perpajakan : “SSP + SPT Masa PPn”, “SSP + SPT Masa PPh 21,23 dan 26”,”SSP+SPT Masa Badan (PPH 25)”, “Pengajuan Stiker PPN”.

8. Financial Manager (Manager Keuangan) 1) Mengirim tagihan Customer ke luar kota dan dalam kota. 2) Mengecek mutasi Rekening Koran di bank per harian. 3) Menghubungi customer yang masih menunggak atau sudah lewat jatuh tempo. 4) Membuat setoran untuk giro, kas dan KU ke Bank dari penjualan tunai Financial Manager membawahi : a. Collector : 1) Sebagai Kolektor yang menagih ke Agen dalam kota. 2) Menyetor giro dan cek ke bank. 3) Menukar dan mengambil uang ke bank.

67

b. Cashier 1) Membuat Voucher penerimaan dan pengeluaran atas pembayaran dari artis yang ada perhitungan kompensasi atas hutang – piutang 2) Menyiapkan dan mengetik Cek atau Giro 3) Mencatat pengeluaran biaya produksi master 4) Memegang Kas kecil untuk operasional harian 5) Menyiapkan dan membayar uang makan dan transport 6) Menerima uang kas dari penjualan tunai

9. Logistic Director 1) Order kaset, CD, VCD, DVD dan Lebel (baru/repeat) atas informasi dan perkiraan dari direktur pemasaran. 2) Memeriksa pembayaran/transfer dari agen di luar kota dan dalam kota untuk penjualan tunai sebelum pengiriman barang. 3) Memeriksa dan mencatat penerimaan kaset, CD, VCD dan DVD serta label. 4) Mengatur pengiriman barang ke Agen-agen dan Gereja. 5) Stock opname setiap 3 bulan.

10. Warehouse Manager (Manajer Gudang) 1) Membuat laporan order terhadap barang yang diperlukan, kemudian diserahkan ke Logistic Manager untuk diterbitkan Purchase Order (PO). 2) Melakukan penggandaan kaset / CD / VCD / DVD. 3) Bertanggung jawab atas kondisi dan keutuhan barang di gudang. 68

4) Cek stock Label / finished good untuk kaset/CD/VCD/DVD yang laku agar tidak kehabisan. 5) Mencatat pembukuan label. Warehouse Manager membawahi : a. Prepare Stock, bertugas untuk Menyiapkan barang-barang sesuai delivery order. b. Finishing 1) Menempel PPn untuk kaset, CD dan VCD 2) Wrapping ulang kaset-kaset yang cacat 3) Wrapping untuk sisa pesanan (baru/repeat) yang belum di finishing.

4) Menyegel dan membungkus kaset c. Packing, bertugas untuk Mengepak barang yang akan dikirim ke pelanggan. d. Expedisi, bertugas untuk Mengirim barang ke pelanggan dalam kota dan luar kota.

11. Marketing and Sales Manager 1) Negosiasi dengan agen-agen dalam dan luar kota. 2) Menentukan jumlah order produksi rekaman seri baru atas persetujuan Manager Operasional. 3) Memberikan persetujuan pemberian kredit. 4) Menginterview calon pelanggan yang akan diberikan kredit. 5) Menerima laporan atas penjualan setiap hari dari admin sales.

69

Marketing and sales Manager membawahi : a. Administration Sales (admin sales) : 1) Menerima pesanan pelanggan 2) Membuat delivery order, faktur penjualan dan surat retur barang 3) Membuat laporan penjualan tiap hari untuk report 4) Mengecek retur penjualan dan merapikannya b. Salesman, bertugas untuk menawarkan barang ke pelanggan dan menerima pesanan dari pelanggan.

12. HRD Manager 1) Merekrut dan memberikan pelatihan dasar kepada karyawan baru 2) Mengadakan seminar untuk meningkatkan motivasi dari karyawan 3) Menyiapkan Gaji Karyawan

13. Accounting Manager 1) Memeriksa buku bank (rekonsiliasi). 2) Memeriksa hasil posting dan jurnal buku besar. 3) Membuat Neraca dan Laba-Rugi per triwulan. 4) Memeriksa Petty Cash. 5) Menyusun HPP Laba-Rugi dan Neraca Tahunan. 6) Mengatur pengolahan dana.

70

Accounting Manager membawahi : Staff Accounting 1) Input data harga perolehan pada transaksi pembelian. 2) Input pengeluaran/biaya (Journal). 3) Input pembayaran Hutang Dagang (A.P). 4) Menghitung dan membayar Royalti penjualan (untuk produk tertentu). 5) Membuat daftar pemotongan atas pph Pasal 21 (honorarium) dan pph pasal 23/26 (Royalti dan Sewa). 6) Mengetik Bukti Pemotongan untuk pph 21/23/26. 7) Input penerimaan pembayaran pelanggan. 8) Menghitung komisi salesman.

3.1.5

Produk Perusahaan PT. Stora Adhiswara memproduksi dan menjual lagu rohani dalam bahasa Inggris dan Indonesia yang berbentuk : 1. Kaset rohani, 2. CD rohani, 3. VCD rohani, dan 4. DVD rohani.

71

3.1.6

Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang

Usaha

Berjalan. 3.1.6.1 Dokumen - dokumen yang digunakan pada sistem penjualan PT. Stora Adhiswara Dokumen - dokumen yang digunakan pada sistem penjualan PT. Stora Adhiswara adalah: 1. Delivery order 2. Faktur Penjualan 3. Surat Retur Barang 4. Bukti Kas masuk

3.1.6.2 Unit fungsi yang terkait dengan sistem penjualan PT. Stora Adhiswara Unit fungsi yang terkait dengan sistem penjualan PT. Stora Adhiswara adalah : 1. Bagian Penjualan 2. Bagian Keuangan 3. Bagian Gudang 4. Bagian Akuntansi

72

3.1.6.3 Prosedur Berjalan a. Prosedur Penjualan PT. Stora Adhiswara melakukan transaksi penjualan secara tunai dan kredit. Setiap pelanggan yang baru pertama kalinya melakukan pembelian harus mengisi form pelanggan dan menyerahkanya ke admin sales. Admin salae akan mendata pelanggan tersebut. Penjualan dimulai ketika pelanggan memesan barang via telepon, via faks, salesman untuk memesan ke bagian admin sales. Kemudian bagian admin sales akan menginformasikan pesanan pelanggan tersebut ke bagian gudang untuk melakukan pengecekan barang. Setelah melakukan mengecek barang, bagian gudang akan memberitahukan ke bagian admin sales mengenai hasil pengecekan barang. Kemudian bagian admin sales akan menanyakan kepada pelanggan mengenai kepastian pembelian. Perusahaan akan memberikan diskon untuk setiap pembelian tergantung pada jenis penjualan dan siapa pelanggannya. Penjualan tunai diberikan diskon sebesar 20%, penjualan kredit dan bukan Pondok Pujian sebesar 25% dan penjualan secara kredit dan Pondok Pujian sebesar 35%. Untuk penjualan tunai, pelanggan dapat langsung datang ke perusahaan dan akan dilayani oleh karyawan admin sales. Jika barang yang diinginkan pelanggan tersedia, maka bagian admin sales akan membuat delivery order dan faktur penjualan bernomor tercetak dalam lima rangkap. Kasir akan memberikan cap lunas pada delivery order dan faktur penjualan jika pelanggan telah melunasi pembayaran. Maka hari itu juga akan dilakukan pengiriman barang. Pada saat pengiriman, karyawan pengiriman akan meminta tanda tangan pelanggan pada faktur penjualan dan delivery order ke pelanggan sebagai tanda bahwa barang 73

telah diterima. Dan memberikan lembaran warna putih dan hijau ke pelanggan. Karyawan pengiriman akan menyimpan delivery order berwarna merah sebagai arsip dan memberikan sisa dari lembaran delivery order dan faktur penjualan ke bagian admin sales. Bagian admin sales menyimpan delivery order warna biru disimpan sebagai arsip dan berwarna kuning ke bagian gudang. Sedangkan faktur penjualan berwarna biru akan disimpan sebagai arsip bagian admin sales, berwarna merah akan

diberikan ke bagian akuntansi, dan berwarna kuning

diberikan ke bagian keuangan. Untuk pembelian secara kredit. Pelanggan yang baru pertama kali melakukan pembelian secara kredit harus mengisi form pengajuan kredit terlebih dahulu baru. Bagian admin sales akan menyerahkan form tersebut ke manager pemasaran dan penjualan untuk mendapat persetujuan. Data pelanggan tersebut selanjutnya akan diteliti oleh manejer pemasaran dan penjualan melalui interview langsung dengan calon pelanggan atau melalui informasi yang didapat dari sumber lainnya untuk mengetahui informasi tentang bonifitas pelanggan tersebut.apakah telah memenuhi 5K yaitu Karakter (Character), Kapasitas (Capacity), Kondisi (Condition), Kapital (Capital), dan Kolateral (Colateral). Setelah mendapat persetujuan, pelanggan dapat melakukan pembelian secara kredit. Jika barang yang diingikan pelanggan tersedia, bagian admin sales akan membuat faktur penjualan bernomor urut tercetak dalam lima rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : warna putih dan hijau diberikan ke pelanggan (jika belum lunas, setelah di tanda tangani oleh pelanggan, faktur penjualan berwarna putih akan diberikan ke bagian keuangan), warna merah diberikan ke bagian akuntansi, warna kuning diberikan ke bagian keuangan dan warna biru 74

diberikan ke bagian admin sales, sedangkan delivery order dibuat dengan nomor urut tercetak juga dibuat dalam lima rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : warna putih dan hijau diberikan ke pelanggan, warna merah diberikan ke bagian pengiriman, warna kuning diberikan ke bagian gudang, dan warna biru diberikan ke bagian admin sales. Setelah barang siap dan bagian gudang telah menerima delivery order dan faktur penjualan dari bagian admin sales. Kemudian bagian gudang akan memberikan barang, delivery order dan faktur penjualan ke bagian pengiriman untuk dikirimkan ke pelanggan. Setelah barang beserta delivery order dan faktur penjualan diterima oleh pelanggan, maka pelanggan akan menandatangani faktur penjualan dan delivery order. Dokumen tersebut akan dikembalikan ke bagian admin sales dan didistribusikan, faktur penjualan ke bagian keuangan, bagian akuntansi, dan bagian admin sales sedangkan delivery order akan diberikan ke bagian admin sales dan bagian gudang. Kemudian bagian keuangan akan mencatat transaksi pelanggan ke dalam buku pencatatan piutang, untuk mengetahui piutang dari pelanggan. Setiap harinya bagian admin sales akan membuat laporan yang diserahkan ke manager pemasaran dan penjualan. b. Prosedur Retur Barang yang telah dibeli dapat diretur oleh pelanggan. Bagian administarasi penjualan akan menerima barang dan memo retur dari pelanggan. Jika barang layak untuk diretur, maka bagian administrasi akan membuat surat retur barang bernomor urut tercetak sebanyak lima rangkap dan didistribusikan sebagai berikut: warna putih diberikan ke pelanggan, warna kuning diberikan ke bagian gudang, warna merah diberikan ke bagian keuangan, warna biru diberikan 75

ke bagian akuntansi dan warna hijau sebagai arsip bagian admin sales. Kemudian adminstrasi pemasaran dan penjualan akan memberikan surat retur barang warna kuning beserta barang yang diretur ke gudang untuk disimpan di gudang. c. Prosedur Penagihan Pada saat jatuh tempo, collector akan menagih ke pelanggan dengan membawa faktur penjualan ke pelanggan. Setelah pembayaran dilakukan, faktur penjualan yang dibawa oleh karyawan collector akan diserahankan kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan piutang. Khususnya untuk pelanggan yang langsung transfer ke rekening perusahaan, pelanggan harus mengirimkan bukti transfernya melalui fax ke perusahan dan untuk pelanggan yang membayar dengan cek / giro tersebut harus dapat mencairkan pada saat jatuh tempo atau paling lambat satu hari setelah tanggal jatuh tempo. Collector langsung menyetorkan hasil tagihannya ke bank dengan menggunakan deposit slip. Setelah melakukan penyetoran ke bank kemudian menyerahkan deposit slip tersebut ke bagian keuangan yang diteruskan ke bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan pelunasan piutang. Setelah selesai melakukan pencatatan, deposit slip tersebut dikembalikan lagi ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan membuat bukti kas masuk bernomor urut tercetak dalam dua rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : warna biru diberikan ke bagian akuntansi, dan warna kuning diberikan ke bagian keuangan. Admin sales setiap hari akan memberikan laporan penjualan harian kepada manager penjualan. Bagian akuntansi setiap akhir bulan akan membuat laporan keuangan yang akan diserahkan kepada manager operasional. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Rich picture sistem yang berjalan saat ini. 76

$

$ $

P ay to

$

$

BKM

Deposit slip Collector

Bank Pa y to

$

Laporan keuangan Accounting

BKM

Manager Operasional

Keuangan

FP telah diotorisasi

Manager pemasaran dan penjualan FP telah diotorisasi

Form pelanggan

$ $

BKM


$

Deposit slip

$

Deposit slip

Pembayaran

VISIO CORPORATION

Pa y to

Pelanggan baru

SRB


Laporan penjuala n harian

SRB SRB

Barang Retur

SRB DO Memo Barang Retur retur FP warna putih diberikan jika telah lunas

DO

Telephone Pelanggan

FP

FP DO + FP telah diotorisasi

Fax

Mengecek barang

SRB Adm Sales

menginformasikan hasil cek barang

Sales Mengkonfirmasikan pesanan dan pembayaran konfirmasi OK

DO telah diotorisasi

FP telah diotorisasi DO telah diotorisasi

DO FP SRB BKM

: Delivery Oreder : Faktur Penjualan : Surat Retur Barang : Bukti

Barang

Gudang

Inventory


pengiriman DO

FP

Gambar 3.2 Prosedur penjualan dan piutang usaha (retur dan penagihan)

56

3.1.6.4 Permasalahan yang dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjulaan dan Piutang Usaha. 1. Kesulitan untuk memperoleh informasi pesanan penjualan yang pernah dilakukan oleh perusahaan. Penyebabnya karena informasi pesanan pelanggan yang datang setiap harinya begitu banyak melalui salesmen, fax dan telepon sedangkan pencatatannya belum dilakukan dengan baik, sehingga bagian admin sales sulit untuk mengetahui informasi pesanan penjualan yang pernah dilakukan atau masih dalam proses. 2. Kemungkinan kerugian akibat penggelapan barang dan terjadinya kesalahan dalam mengirimkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Penyebabnya karena Delivery order dibuat oleh admin sales. Bagian gudang hanya bertugas menyiapkan barang berdasar informasi pesanan barang diterimanya dari Admin sales berupa Sales order dan Delivery order. Hal ini menyebabkan bagian gudang tidak mempunyai tanggung jawab atas barang yang dikeluarkannya. Setelah menyiapkan barang bagian gudang langsung memberikan ke bagian pengiriman tanpa ada cross check terlebih dahulu sehingga memungkinkan terjadinya salah kirim barang. 3. Kemungkinan perusahaan mengalami kerugian akibat piutang tak tertagih. Penyebabnya karena pihak perusahaan tidak menentukan limit piutang dari setiap pelanggannya sehingga pelanggan membeli secara kredit diluat kemampuannya untuk membayar. Hal ini dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan karena piutang tak tertagih.

78

4. Penerimaan pembayaran hasil tagihan dari pelanggan tidak dapat diandalkan. Penyebabnya karena adanya perangkapan tugas oleh collector yang bertugas sebagai collector maupun sebagai penyetor hasil tagihan ke bank, dan tidak adanya dokumen yang dapat dijadikan alat untuk mengecek penagihan sehingga penagihan piutang menjadi tidak terkontrol sehingga memungkinkan terjadinya pencurian kas. 5. Kemungkinan terjadi salah tagih piutang usaha setelah pelanggan melakukan retur. Penyebabnya karena bagian keuangan tidak dapat mengetahui secara langsung informasi mengenai total retur yang telah dilakukan oleh pelanggan sehingga seringkali terjadi kesalahan dalam pencatatan jumlah piutang yang seharusnya ditagih. 6. Kesulitan dalam pengambilan keputusan yang cepat dan akurat. Penyebabnya karena kurangnya

informasi yang diperoleh dari

laporan yang ada selama ini. Sehingga manager tidak dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat untuk kemajuan perusahaan.

3.1.6.5 Usulan Untuk Mengatasi Permasalahan 1. Perusahaan sebaiknya mengadakan dokumen sales order dan merancang ulang sistem informasi akuntansi yang diharapkan dapat membantu informasi yang penjualan dengan lebih baik sehingga bagian admin sales dengan cepat mengetahui informasi dari seluruh penjualan, pergerakan barang.

79

2. Sebaik delivery order dibuat oleh bagian gudang agar ada pertanggungjawaban bagian gudang atas barang yang dikeluarkannya dan menyerahkan ke admin sales untuk mengadakan cross check agar tidak terjadi salah kirim. Dan setiap keluar masuknya barang dicatat dalam kartu gudang agar mempermudah stock opname 3. Perusahaan sebaiknya menentukan limit kredit dari setiap pelanggan sehingga dapat memperkecil resiko piutang tak tertagih. 4. Perusahaan

sebaiknya

mempertimbangkan

kembali

kebijakan

untuk

menyatukan tugas bagian collector dalam penagihan piutang dan sekaligus penyetor hasil tagihannya, untuk menghindari terjadinya kecurangan maupun pencurian kas oleh bagian collector tersebut dan dengan bantuan sistem dapat mencetak daftar tagihan. Dan setiap jam 17.00 collector harus melaporkan hasil tagihannya dan meyerahkan uang hasil tagihan pada hari tersebut atau selambat – lambatnya pagi hari keesokkannya. 5. Perusahaan sebaiknya membuat note kredit untuk menggurangi piutang usaha setelah terjadinya retur oleh pelanggan. 6. Perusahaan membutuhkan informasi

yang cepat dan up to date dalam

pengambilan keputusan sehingga diperlukannya laporan – laporan sebagai berikut: 1. Laporan Penjualan Per-Tanggal Laporan penjualan Per-Tanggal digunakan untuk menghasilkan informasi – informasi mengenai keseluruhan penjualan yang terjadi pada tanggal yang minta. Memuat informasi nomor faktur, yang digunakan untuk mengetahui dimana transaksi penjualan dicatat. Tanggal faktur 80

yang digunakan untuk mengetahui kapan faktur tersebut diterbitkan, kode dan nama pelanggan

untuk mengetahui pelanggan yang melakukan

pembelian dengan perusahaan. Serta jumlah penjualan yang digunakan untuk mengetahui besarnya penjualan setiap faktur yang ada, jumlah item untuk setiap faktur dan total penjualan yang digunakan untuk mengetahui besarnya keseluruhan penjualan yang terjadi di perusahaan dalam periode tertentu. 2. Laporan Penjualan Per-Pelanggan Laporan penjualan per-pelanggan digunakan untuk menghasilkan informasi mengenai penjualan yang terjadi dari tiap – tiap pelanggan. Informasi tersebut antara lain: kode dan nama pelanggan

untuk

mengetahui pelanggan yang melakukan pembelian dengan perusahaan, nomor faktur, yang digunakan untuk mengetahui di mana transaksi penjualan dicatat, tanggal faktur yang digunakan untuk mengetahui kapan faktur tersebut diterbitkan, serta jumlah penjualan yang digunakan untuk mengetahui besarnya penjualan setiap faktur yang ada, jumlah item untuk setiap faktur dan total penjualan yang digunakan untuk mengetahui besarnya keseluruhan penjualan yang terjadi di perusahaan dalam periode tertentu. 3. Laporan Penjualan Per-Barang Laporan penjualan per-barang digunakan untuk menghasilkan informasi mengenai penjualan barang yang terjadi dari tiap – tiap barang kepada para pelanggan. Informasi tersebut antara lain mengenai kode dan nama barang untuk mengetahui barang apa saja yang telah terjual ke 81

pelanggan, nomor faktur, yang digunakan untuk mengetahui kapan dan di mana transaksi penjualan dicatat, tanggal faktur yang digunakan untuk mengetahui kapan faktur tersebut diterbitkan, kuantitas untuk mengetahui jumlah barang yang terjual pertiap barang, dan total penjualan yang digunakan untuk mengetahui jumlah keseluruhan barang yang terjual pada perusahaan dalam periode tertentu. 4. Laporan Piutang Laporan

piutang

berisi

informasi

-

informasi

mengenai

keseluruhan piutang yang terjadi di perusahaan. Informasi yang diberikan antara lain; nomor faktur, yang digunakan untuk mengetahui di mana transaksi penjualan dicatat, tanggal faktur yang digunakan untuk mengetahui kapan faktur tersebut diterbitkan, kode dan nama pelanggan untuk mengetahui pelanggan mana yang melakukan pembelian dengan perusahaan, grand total untuk mengetahui jumlah penjualan

yang

terdapat pada faktur itu, serta nomor note kredit jika terjadi retur oleh pelanggan, untuk mengetahui dimana retur dicatat dan jumlah total retur untuk mengurangi jumlah piutang, total piutang untuk mengetahui jumlah total piutang setiap pelanggan dari periode tertentu. 5. Laporan Retur Laporan retur penjualan berisi informasi – informasi mengenai barang – barang yang dikembalikan oleh pelanggan ke perusahaan. Informasi – informasi tersebut terdiri dari tanggal dan nomor retur penjualan yang digunakan untuk mengetahui kapan dan di mana retur dicatat, nomor faktur yang digunakan untuk mengetahui terdapat difaktur 82

manakah barang – barang yang diretur tersebut, kode dan nama pelanggan yang digunakan untuk mengetahui pelanggan mana yang melakukan retur, kuantitas retur yang digunakan untuk mengetahui jumlah barang yang diretur, jumlah untuk mengetahui besarnya barang yang diretur, dan total untuk mengetahui jumlah keseluruhan dari besarnya retur yang terjadi pada periode tertentu. 6. Daftar Tagih Dalam daftar tagih terdapat informasi – informasi mengenai piutang dari pelanggan yang telah jatuh tempo dan hendak ditagih. Informasi tersebut antara lain tanggal jatuh tempo untuk mengetahui batas pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan, nomor faktur untuk mengetahui di mana transaksi penjualan dicatat kode dan nama pelanggan untuk mengetahui pelanggan yang melakukan piutang perusahaan dan jumlah penjualan, no.note kredit untuk mengetahui dimana retur dicatat dan jumlah retur untuk mengurangi piutang, jumlah piutang untuk mengetahui besarnya keseluruhan piutang dari tiap faktur yang ada setelah dikurangi total note kredit jika terjadi retur. 7. Analisis Umur Piutang Laporan umur piutang berisi informasi – informasi mengenai piutang pelanggan dari masing – masing fakturnya untuk mengetahui ada-tidaknya piutang tak tertagih. Informasi tersebut antara lain kode dan nama pelanggan untuk mengetahui pelanggan yang mempunyai piutang yang telah lewat jatuh tempo,

jumlah piutang, untuk mengetahui

besarnya keseluruhan piutang dari tiap faktur yang ada, jumlah piutang 83

yang lewat jatuh tempo. Apabila piutang tak tertagih tersebut telah lewat dari 90 hari maka piutang tersebut digolongkan menjadi piutang ragu ragu dan jika lewat dari 180 hari maka piutang tersebut akan dihapuskan.

3.2

Analysis Document

3.2.1

The Task

3.2.1.1 Purpose Pengembangan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha pada perusahaan ini dilakukan untuk mendukung pencatatan dan pengendalian internal atas transaksi harian penjualan dan piutangnya, mulai dari kegiatan penerimaan pesanan dari pelanggan, pengiriman barang, penerimaan retur, penagihan, sampai pencatatan pembayaran.

3.2.1.2 System Definition Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang yang digunakan PT. Stora Adhiswara sebagai alat bantu untuk menangani pencatatan aktivitas harian perusahaan yang berhubungan dengan penjualan dan piutang. Sistem ini menggunakan arsitektur client server. Setiap client dan server menggunakan PC biasa berbasis windows dan client akan terhubung pada server

dengan

menggunakan LAN. Pengembangan dilakukan berdasarkan usulan perbaikan dari permasalahan yang ditemui dalam aktivitas berjalan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, system definition dari sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang PT. Stora Adhiswara dapat dilihat pada tabel berikut ini.

84

Functionality

Mendukung pencatatan dan pengendalian kegiatan penjualan dan piutang usaha

sehingga dapat

menghasilkan informasi penjualan dan piutang usaha yang reliable dan up to date. Application

Karyawan

pemasaran

dan

penjualan,

karyawan

Domain

gudang, karyawan akuntansi, karyawan akuntansi

Condition

Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha ini dikembangkan berdasarkan usulan untuk mengatasi permasalahan yang di temukan dalam aktivitas penjualan dan piutang perusahaan.

Technology

Menggunakan beberapa Personal Computer (PC) dengan penambahan beberapadevice umum lainnya seperti printer, fax, dll. PC akan terhubung pada server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN) Karyawan , pelanggan, barang, sales order, delivery

Objects

order, surat retur barang, dan bukti kas masuk Responsibility

Alat administrasi yang efisien dan dapat di andalkan dalam pencatatan

dan

penyediaan

informasi

–

informasi hasil dari transaksi harian penjualan dan piutang usaha. Tabel 3.1 System Definition dengan kriteria FACTOR

85

3.2.1.1 Context Problem Domain a. Prosedur Penjualan Prosedur yang diusulkan penulis terhadap sistem penjualan dan piutang di PT. Stora Adhiswara adalah sebagai berikut: PT. Stora Adhiswara melakukan transaksi penjualan secara tunai dan kredit. Setiap pelanggan yang baru pertama kalinya melakukan pembelian harus mengisi form pelanggan dan menyerahkannya ke bagian admin sales. Penjualan dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan oleh salesmen atau bagian admin sales. Pelanggan dapat mengirimkan Purchase ordernya ke bagian admin sales berupa surat atau fax. Pesanan juga dapat dilakukan via telpon. Pesanan yang diterima oleh salesman harus dilaporkan ke bagian admin sales. Perusahaan akan memberikan diskon untuk setiap pembelian tergantung pada jenis penjualan dan siapa pelanggannya. Penjualan tunai diberikan diskon sebesar 20%, penjualan kredit dan bukan Pondok Pujian sebesar 25% dan penjualan secara kredit dan Pondok Pujian sebesar 35%. Untuk penjualan tunai, pelanggan dapat langsung datang ke perusahaan dan akan dilayani oleh karyawan bagian admin sales. Bagian admin sales akan mengentri pesanan pelanggan ke sistem. Berdasarkan pesanan tersebut dilakukan pencetakkan Sales order bernomor urut tercetak dalam dua rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : warna merah diberikan ke bagian gudang dan warna putih disimpan admin sales sebagai arsip.

86

Bagian gudang akan menyiapkan barang berdasarkan sales order berwarna merah dan membuat delivery order sebanyak tiga rangkap. Kemudian menyerahkannya ke bagian admin sales bersama dengan barang pesanan. Bagian admin sales akan mengecek barang yang akan dikirim apakah sudah cocok dengan sales order. Jika telah cocok bagian admin sales akan membuat dan faktur penjualan rangkap lima. Pelanggan melakukan pembayaran di bagian keuangan (kasir) dengan membawa faktur yang diberikan oleh admin sales. Kasir akan memberikan cap tanda lunas pada faktur penjualan dan menuliskan barang belum dikirim. Faktur penjualan warna putih dan hijau diberikan ke pelanggan, sisanya akan dibawa bersamaan dengan barang dan delivery order oleh bagian pengiriman pada waktu mengirim barang. Setelah faktur dan delivery order diotorisasi oleh pelanggan sebagai tanda barang telah dicek dan diterima. Bagian pengiriman akan memberikan delivery order warna putih ke pelanggan dan sisa delivery order dan faktur penjualan dikembalikan ke admin sales untuk didistribusikan. Delivery order warna merah disimpan oleh gudang sebagai arsip dan warna biru akan disimpan admin sales. Faktur penjualan warna merah disimpan bagian keuangan sebagai arsip, warna biru sebagai arsip admin sales dan warna kuning diberikan ke bagian akuntansi untuk mencatat adanya penjualan. Bagian keuangan juga membuat bukti kas masuk bernomor urut tercetak dalam dua rangkap yang berwarna putih diberikan ke bagian akuntansi dan warna merah disimpan sebagai arsip bagian keuangan. Untuk penjualan secara kredit. dapat dilakukan oleh pelanggan selama jumlah piutangnya belum melampaui limit kredit yang diberikan perusahaan. Jika pelanggan merupakan pelanggan yang baru pertama kali melakukan 87

pembelian secara kredit, maka pelanggan harus mengajukan permohonan kredit. Bagian admin sales

akan memeriksa form tersebut yang sudah diisi untuk

mendapat persetujuan dari manager pemasaran dan penjualan. Data tersebut akan diteliti oleh manejer pemasaran dan penjualan. Kemudian akan melakukan interview langsung dengan calon pelanggan atau memelalui informasi yang didapat dari sumber lainnya untuk mengetahui informasi tentang bonifitas calon pelanggan. Setelah mendapat persetujuan, pelanggan baru dapat melakukan pemesanan. Pelanggan dapat memesan melalui salesmen ataupun telpon dan fax ke bagian administasi pemasaran dan penjualan. Pesanan tersebut akan dientry ke dalam sistem oleh bagian admin sales.

Kemudian sistem secara otomatis

mengecek jumlah limit kredit dan saldo kreditnya. Jika jumlah nomimal pembelian belum melewati batas kredit dan saldo kreditnya masih ada, maka pesanan tersebut dapat diterima. Pesanan tersebut akan dicatat kedalam sales order dan akan didistribusikan sebagai berikut : warna merah ke bagian gudang, warna putih akan disimpan bagian admin sales sebagai arsip. Berdasarkan sales order yang diterimanya bagian gudang akan menyiapkan barang dan membuat Delivery order sebanyak tiga rangkap. Warna putih diberikan ke pelanggan pada waktu pengiriman, warna biru diberikan ke bagian administrasi dan warna merah disimpan untuk arsip gudang. Delivery order beserta barang kemudian diteruskan ke bagian admin sales. Bagian admin sales akan mengecek barang tersebut, jika udah cocok dengan sales order maka akan membuat faktur bernomor urut tercetak dalam lima rangkap.

88

Bagian pengiriman mengirimkan barang dengan membawa faktur penjualan dan delivery order. Setelah pelanggan menerima dan memeriksa barang yang dikirimkan, pelanggan kemudian menandatangani delivery order dan faktur penjualan. Karyawan pengiriman akan memberikan delivery order warna putih dan faktur penjualan warna hijau ke pelanggan , sedangkan yang lainnya dikembalikan ke bagian admin sales. Kemudian delivery order berwarna merah diberikan ke bagian gudang dan warna biru akan disimpan bagian admin sales sebagai arsip. Sedangkan faktur penjualan berwarna putih diberikan oleh bagian keuangan kepada pelanggan sebagai dasar penagihan, warna merah diberikan ke bagian keuangan sebagai arsip, warna kuning untuk akuntansi untuk mencatat terjadinya penjualan, warna biru untuk arsip admin sales dan warna hijau akan diberikan ke pelanggan sewaktu pengiriman barang. b. Prosedur Retur Barang yang telah dibeli dapat diretur oleh pelanggan dengan batas waktu pengembalian barang tiga puluh hari setelah barang diterima atau sebelum jatuh tempo. Pelanggan dapat mengirimkan barang yang hendak diretur beserta memo retur ke bagian admin sales. Jika barang tersebut layak untuk diretur, maka bagian admin sales akan membuat surat retur barang bernomor urut tercetak sebanyak empat rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : warna putih diberikan ke pelanggan, warna kuning diberikan ke bagian gudang, warna merah diberikan ke bagian keuangan, dan warna biru sebagai arsip bagian admin sales. Bagian adminstrasi penjualan akan memberikan surat retur barang warna kuning beserta barang yang diretur ke gudang untuk disimpan di gudang. Berdasarkan surat retur barang warna merah bagian keuangan akan membuat 89

note kredit sebanyak tiga rangkap. Warna putih untuk dibawah collector pada waktu penagihan untuk mengurangi jumlah penagihan, warna merah sebagai arsip bagian keuangan dan warna kuning bagian akuntansi akan melakukan pencatatan retur dan mengurangi piutang pelanggan. c. Prosedur Penagihan Pada saat jatuh tempo, bagian keuangan akan membuat daftar penagihan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. Collector melakukan penagihan ke pelanggan dengan membawa faktur penjualan warna putih, note kredit warna putih serta daftar tagih. Setelah pembayaran dilakukan, faktur yang di bawa oleh collector akan diserahkan ke pelanggan sebagai bukti pelunasan piutang. Khusus untuk pelanggan yang langsung trasfer ke rekening perusahaan, pelanggan harus mengirimkan bukti transfernya (melalui fax) ke perusahaan dan untuk pelanggan yang membayar dengan menggunakan cek / giro. Cek / giro tersebut harus dapat dicairkan pada saat tanggal jatuh tempo atau paling lambat satu hari setelah tanggal jatuh tempo. Collector kemudian mencatat no.cek / no.giro dan jumlah uang yang diterimanya pada daftar penagihan kemudian menyerahkan daftar tersebut dan uang tunai /cek /giro pada bagian keuangan. Bagian keuangan akan melakukan penyetoran ke bank pada hari itu juga atau selambat - lambatnya pagi hari berikutnya dengan menggunakan bukti setor (deposit slip). Setelah melakukan penyetoran ke bank. setelah deposit slip, bagian keuangan akan membuat bukti kas masuk bernomor urut tercetak dalam dua rangkap yang berwarna putih diberikan ke bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan pelunasan piutang dan warna merah disimpan sebagai arsip bagian keuangan. 90

Pada setiap akhir bulan setiap bagian membuat laporan sesuai dengan tanggung jawabnya. Untuk lebih jelasnya, berikut gambar Rich picture sistem informasi penjualan dan piutang usaha yang diusulkan.

91

$

$ $

Bank

Pembayaran Pay to

BKM

NK

$

$

Deposit Slip $

NK

$

Keuangan BKM

Collector

VISIO CORPORATI ON

FP

$

Laporan Keuangan

NK

$

Manager opresional

$

daftar tagih Pembayaran

SRB FP

Accounting

Pelanggan baru

Form Pelangga n

SRB

Barang

FP

Memo Retur

SO

FP SRB

FP DO

Telephone Fax

Gudang DO telah diotorisasi

customer

FP warna putih diberikan jika telah lunas

DO : Delivery Order SO :Sales Order BPB : Bukti Pengeluaran Barang FP : Faktur Penjualan SRB : Surat Retur Barang NK :Note Kredit BKM : Bukti Kas Masuk

Adm sales

DO Barang

SO

Sales

SRB DO telah diotorisasi

Barang

Laporan penjualan harian

FP

Barang

DO


FP

Manager pemasaran dan penjualan

Pengiriman

Gambar 3.3 Prosedur penjualan dan piutang usaha yang diusulkan

56

Application Domain Adalah sistem yang ditujukan agar dapat mendukung tugas dan tanggung jawab yang ditangani oleh bagian admin sales, gudang, keuangan dan akuntansi. Berikut adalah tugas - tugas utama dalam applikasi domain sistem: penerimaan pesanan, pengeluaran barang, pengiriman barang, penagihan, pencatatan bukti kas masuk, pencatatan surat retur barang, pencetakkan laporan penjualan, pencetakan laporan retur, pencetakan laporan piutang, pencetakan daftar penagihan dan pecetakan laporan piutang lewat jatuh tempo.

3.2.2

Problem Domain

3.2.2.1Clusters Model sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang pada PT. Stora Adhiswara secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster yaitu pelanggan, karyawan, pemesanan, retur, dan penagihan. Untuk lebih jelasnya berikut adalah gambaran model sistem informasi akuntansi dan penjualan.

Karyawan

Retur

Pelanggan

Pemesanan

Pengiriman

Penagihan

Gambar 3.4 Model sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Stora Adhiswara

93

3.2.2.2Structure Pada gambar 3.5 digambarkan struktur “Karyawan” yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang PT.Stora Adhiswara adalah “Karyawan_Admin_ Sales”, “Salesman”, ”Karyawan_Gudang”, “Karyawan_Keuangan”, “Karyawan_Akuntansi”.

Karyawan

Admin_sales

Gudang

Keuangan

Gambar 3.5 Struktur “Karyawan”

Pada gambar 3.6 digambarkan struktur “Pelanggan” yang hanya terdiri dari “Pelanggan”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi

Pelanggan

Gambar 3.6 Struktur “Pelanggan”

94

Pada gambar 3.7 digambarkan struktur “Pemesanan” yang terdiri dari “Sales_Order” dan “Barang”. Order penjualan untuk mencatat semua order penjualan dari pelanggan. Yang mana setiap satu order penjualan dapat terdiri dari satu hingga banyak barang.

Sales_Order

Barang 1

1..*

Gambar 3.7 Struktur “Pemesanan”

Pada gambar 3.8 digambarkan struktur “Pengiriman” hanya terdiri dari satu class “Delivery_Order” . Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi. Delivery_Order

Gambar 3.8 Struktur “Pengiriman”

Pada gambar 3.9 digambarkan struktur “Retur” hanya terdiri dari satu class “Surat_Retur_Barang”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi. Surat_Retur_Barang

Gambar 3.9 Struktur “Retur”

95

Pada gambar 3.10 digambarkan struktur “Penagihan” yang terdiri dari “Faktur_Penjualan”, ”Note kredit” dan “Bukti_Kas_Masuk”. Yang mana setiap satu faktur penjualan mempunyai satu hingga banyak bukti kas masuk dan setiap satu Note Kredit mempunyai satu hingga banyak bukti kas masuk.

Faktur_Penjualan

Bukti_Kas_Masuk 1

Note Kredit 1..*

1..*

1

Gambar 3.10 Struktur “Penagihan”

Pada Gambar 3.11 menunjukkan Class diagram

Sistem Informasi

Akuntansi penjualan dan piutang PT. Stora Adhiswara. Hubungan antara class “Sales_Order” dengan ”Admin_sales” dan “Sales_Order” dengan “Barang” dan “Sales_Order” dengan “Pelanggan” terjadi ketika bagian admin sales membuat Sales

order

berdasarkan

”Delivery_Order”

pesanan

dengan

dengan“Sales_Order”

pelanggan.

”Gudang”

Hubungan dan

antara

class

”Delivery_Order”

terjadi ketika bagian gudang membuat Delivery order

berdasarkan Sales order yang diterimanya. ”Faktur_Penjualan” dengan ”Admin_Sales”

Hubungan antara class

dan ”Faktur_Penjualan” dengan

”Delivery_Order” terjadi ketika prusahaan mengirimkan faktur ke pelanggan. Hubungan antara class ”Admin_Sales” dengan ”Surat_Retur_Barang” dan ”Surat_Retur_Barang” dengan ”Faktur_Penjualan” terjadi ketika pelanggan melakukan

retur

barang.

Hubungan

antar

class

”Keuangan”

dengan

”Note_Kredit” terjadi ketika bagian keuangan membuat Note kredit untuk

96

mengurangi piutang. Hubungan antara class ”Bukti_Kas_Masuk”

dengan

”Faktur_Penjualan” dan ”Note_Kredit” terjadi ketika dilakukan penagihan atas piutang kepada pelanggan. . Hubungan antara class ”Bukti_Kas_Masuk” dengan ”Keuangan” terjadi ketika bagian keuangan menerima pembayaran dari hasil tagihan piutang. Karyawan

Gudang

1

Keuangan

Admin_sales

1

1 1..* 1

1

1 Faktur_Penjualan 1..*

1

1

1

1..*

1

Delivery_Order Sales_Order 1

1 1 1..*

1..*

1..* 1..*

1..*

1..* Bukti_Kas_Masuk

Surat_Retur_Barang Pelanggan 1

1

1..* 1..*

1

Barang

1

Note_Kredit

1..*

1..*

Gambar 3.11 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

97

3.2.2.3 Classes Karyawan Class “Karyawan” merupakan kumpulan objek – objek dari orang yang berkerja pada PT. Stora Adhiswara yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang.

Karyawan -Kode_karyawan : String -Nama_karyawan : char -Alamat_karyawan : char -Jabatan : char -Tempat_lahir : char -Tgl_Lahir : Date -Telepon : int

Gambar 3.12 Class “Karyawan” Admin Sales Class ”Admin_Sales” merupakan kumpulan objek – objek dari karyawan yang mengurus penjualan mulai dari menerima pesanan pelanggan hingga retur penjualan di PT.Stora Adhiswara. Gambar 3.13 menggambarkan class “Admin_Sales” dan Gambar 3.14 menggambarkan pola behavioral dari class “Admin_Sales”.

Admin_Sales

Gambar 3.13 Class “Admin_Sales”

98

/ Registrasi / Membuat SO

/ Login

/ Logout Aktif

/ Membuat FP/ Membuat SRB

Gambar 3.14 Behavioral pattern dari class “Admin_Sales”

Operations

Attributes

Login

Kode_Karyawan, Password

Registrasi

Kode_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat_Pelanggan, Kota, Kode_Pos, Telepon, Fax, Contact_Person, Limit_Kredit

Membuat SO

No_So, Tgl_SO, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan, Kode_Barang, Kuantitas_Pesanan, Harga_Satuan, Diskon, Jenis_Penjualan, Grand_Total.

Membuat FP

No_FP, Tgl_FP, No_DO, Kode_Karyawan,Grand_Total

Membuat SRB

No_SRB, Tgl_SRB, No_DO, Kuantitas_Retur, Ket_Retur, Kode_Karyawan

Logout

Kode_Karyawan, Password Tabel 3.2 Keterangan Behavioral pattern dari class “Admin_Sales”

99

Gudang Class ”Gudang” merupakan kumpulan objek – objek dari karyawan yang menyiapkan barang pesanan pelanggan sesuai dengan Sales order dan membuat Delivery order di PT.Stora Adhiswara. Gambar 3.15 menggambarkan class “Gudang” dan Gambar 3.16 menggambarkan

pola behavioral dari class

“Gudang”. Gudang

Gambar 3.15 Class “Gudang” / Update Persediaan

/ Login

/ Logout Aktif

/ Membuat DO

Gambar 3.16 Behavioral pattern dari class “Gudang”

Operations

Attributes

Login


Membuat DO

Kode_DO, Tgl_DO, No_SO, Kode_Karyawan.

Update Persediaan

Kode_Barang, Nama_Barang, Stock

Logout


Tabel 3.3 Keterangan Behavioral pattern dari class “Gudang”

100

Keuangan Class ”Keuangan” merupakan kumpulan objek – objek dari karyawan yang bertugas menerima pembayaran dari pelanggan serta menyetorkannya ke bank selain itu juga membuat Faktur Penjualan , Note Kredit dan Bukti Kas Masuk di PT.Stora Adhiswara . Gambar 3.17 menggambarkan class “Keuangan” dan Gambar 3.18 menggambarkan pola behavioral dari class “Keuangan”.

Keuangan

Gambar 3.17 Class “Keuangan”

/ Membuat NK

/ Login

/ Logout Aktif

/ Membuat BKM

Gambar 3.18 Behavioral pattern dari class “Keuangan”

101

Operations

Attributes

Login


Membuat FP

No_FP, Tgl_FP, No_SO, No_DO, Kode_Karyawan

Membuat NK

No_NK, Tgl_NK, No.SRB, Kode_Karyawan

Membuat BKM

No_BKM,Tgl_BKM, No_FP, No_NK, Kode_Karyawan, Jenis_Pembayaran, No_Cek/Giro, Nama_Bank, Jumlah_Pembayaran

Logout


Tabel 3.4 Keterangan Behavioral pattern dari class “Keuangan”

Pelanggan Class ”Pelanggan” merupakan kumpulan objek – objek dari orang atau perusahaan yang melakukan pembelian di PT.Stora Adhiswara. Gambar 3.19 menggambarkan class “Pelanggan” dan Gambar 3.20 menggambarkan

pola

behavioral dari class “Pelanggan”.

Pelanggan -Kode_Pelanggan : String -Nama_Pelanggan : char -Alamat_Pelanggan : char -Kota : char -Kode_Pos : Integer -Telepon : Integer -Fax : Integer -Contact_Person : char -Limit_Kredit : long -Piutang : long

Gambar 3.19 class “Pelanggan”

102

/ Meretur

/ Over_Limit_Kredit / Registrasi Aktif

/ Under_Limit_Kredit

Suspend

/ Memesan / Membayar

Gambar 3.20 Behavioral pattern dari class “Pelanggan”

Operations

Attributes

Register

Kode_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat_Pelanggan, Kota, Kode_Pos, Telepon, Fax, Contact_Person, Limit_Kredit

Memesan

Kode_Pelanggan, Kode_Barang, Kuantitas_Pesanan, Harga_satuan, Diskon, Jenis_Penjualan, Grand_ Total

Meretur

Kode_Pelanggan, No_SRB, Tgl_SRB, No_DO, Kuantitas_Retur, Ket_Retur, Kode_Karyawan

Membayar

Kode_Pelanggan, No_BKM,Tgl_BKM, No_FP, No_NK, Kode_Karyawan, Jenis_Pembayaran, No_Cek/Giro, Nama_Bank, Jumlah_Pembayaran

Over_Limit_Kredit

Kode_Pelanggan, Limit_Kredit, Piutang

Under_Limit_Kredit Kode_Pelanggan, Limit_Kredit, Piutang Tabel 3.5 Keterangan Behavioral pattern dari class “Pelanggan”

103

Barang Class ”Barang” merupakan kumpulan objek – objek dari Barang yang diproduksi dan dijual oleh PT.Stora Adhiswara. Gambar 3.21 menggambarkan class “Barang” dan Gambar 3.22 menggambarkan pola behavioral dari class “Barang”.

Barang -Kode_brg : String -Nama_album : char -Nama_artis : char -Bahasa : char -Jenis : char -Kategory : char -Tgl_Release : Date -Stock : int -Harga_satuan : long

Gambar 3.21 class “Barang” / Dikirim

[Didata] Available

/ Dipesan

[Stock habis]

/ Diretur

Gambar 3.22 Behavioral pattern dari class “Barang”

Operations

Attributes

Dipesan

Kode_ Barang, Nama_ Barang, Stock, Harga_Satuan

Dikirim

No_DO, Tgl_DO, No_BPB, Kode_Karyawan

Diretur

Kode_Pelanggan, No_SRB, Tgl_SRB, No_FP, Kuantitas_Retur, Ket_Retur, Kode_Karyawan

Tabel 3.6 Keterangan Behavioral pattern dari class “Pelanggan” 104

Sales order Class ”Sales_Order” merupakan kumpulan dokumen – dokumen sales order di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.23 menggambarkan class “Sales_Order” dan Gambar 3.24 menggambarkan pola behavioral dari class “Sales_Order”.

Sales_Order -No_SO : String -Tgl_SO : Date -Kode_Pelanggan : String -Kode_Karyawan : String -Kode_Barang : String -Kuantitas_pesanan : Integer -Harga_Satuan : long -Jenis_Penjualan : char -Diskon : long -Sub_Total : long -Saldo_Kredit : long

Gambar 3.23 Class “Sales_Order” / Update Persediaan

/ Dibuat

[Dicetak] Aktif

Gambar 3.24 Behavioral pattern dari class “Sales_Order” Operations

Attributes

Dibuat

No_So, Tgl_SO, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan, Kode_Barang, Kuantitas_Pesanan, Harga_Satuan, Diskon, Sub_Total, Jenis_Penjualan.

Update Persediaan

Kode_Barang, Stock

Tabel 3.7 Keterangan Behavioral pattern dari class “Sales_Order”

105

Delivery order Class ”Delivery_Order” merupakan kumpulan dokumen – dokumen surat jalan atau delivery order di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.25 menggambarkan class “Delivery_Order” dan Gambar 3.26 menggambarkan pola behavioral dari class “Delivery_Order”. Delivery_Order -No_DO : String -Tgl_DO : Date -No_BPB : String -No_SO : String -Kode_Karyawan : String

Gambar 3.25 class “Delivery_Order” / Update Persediaan

[Dikirim] / Dibuat

Aktif

Gambar 3.26 Behavioral pattern dari class “Delivery_Order”

Operations

Attributes

Dibuat

No_DO, Tgl_DO, No_BPB, No_SO, Kode_Karyawan Tabel 3.8 Keterangan Behavioral pattern dari class “ Delivery_Order”

106

Faktur Penjualan Class ”Faktur_Penjualan” merupakan kumpulan dokumen – dokumen faktur penjualan di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.27 menggambarkan class “Faktur_Penjualan” dan Gambar 3.28 menggambarkan pola behavioral dari class “Faktur_Penjualan”. Faktur_Penjualan -No_FP : String -Tgl_FP : Date -No_DO : String -Kode_karyawan : String -Grand_Total : long

Gambar 3.27 Class “Faktur_Penjualan”

/ Update Piutang

/ Dibuat

[Dibayar] Aktif

Gambar 3.28 Behavioral pattern dari class “Faktur_Penjualan” Operations

Attributes

Dibuat

No_FP, Tgl_FP, No_DO, Grand_Total, Kode_Karyawan

Update Piutang

Kode_Pelanggan, Piutang.

Tabel 3.9 Keterangan Behavioral pattern dari class “ Faktur_Penjualan”

107

Surat Retur Barang Class ”Surat_Retur_Barang” merupakan kumpulan dokumen – dokumen surat retur barang di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.29 menggambarkan class “Surat_Retur_Barang” dan Gambar 3.30 menggambarkan pola behavioral dari class “Surat_Retur_Barang”.

Surat_Retur_Barang -No_SRB : String -Tgl_SRB : Date -No_FP : String -Kode_Barang : String -Kuantitas_Retur : Integer -Ket_Retur : char -Kode_Karyawan : String

Gambar 3.29 Class “Surat_Retur_Barang” / Update Persedian

[Dicetak]

/ Membuat Aktif

Gambar 3.30 Behavioral pattern dari class “Surat_Retur_Barang”

Operations

Attributes

Dibuat

No_SRB, Tgl_SRB, NO_FP, Kode_Barang, Kuantitas_Retur, Ket_Retur, Kode_Karyawan

Update Presedian

Kode_Barang, Stock

Tabel 3.10 Keterangan Behavioral pattern dari class “Surat_Retur_Barang”

108

Note Kredit Class ”Note_Kredit” merupakan kumpulan dokumen – dokumen Note kredit di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.31 menggambarkan class “Note_Kredit” dan Gambar 3.32 menggambarkan pola behavioral dari class “Note_Kredit”. Note_Kredit -No_NK : String -Tgl_NK : Date -NO_SRB : String -Grand_Total : long -Kode_Karyawan : String

Gambar 3.31 class “Note_Kredit”

/ Update Piutang

/ Dibuat

[Dicetak] Aktif

Gambar 3.32 Behavioral pattern dari class “Note_Kredit”

Operations

Attributes

Dibuat

No_NK, Tgl_NK, No_SRB, Kode_Karyawan, Grand_Total

Update Piutang

Kode_Pelanggan, Piutang

Tabel 3.11 Keterangan Behavioral pattern dari class “ Note_Kredit”

109

Bukti Kas Masuk Class ”Bukti_Kas_Masuk” merupakan kumpulan objek – objek dari pelanggan yang melakukan pembelian di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.33 menggambarkan class “Bukti_Kas_Masuk” dan Gambar 3.34 menggambarkan pola behavioral dari class “ Bukti_Kas_Masuk”.

Bukti_Kas_Masuk -No_BKM : String -Tgl_BKM : Date -No_FP : String -No_NK : String -Kode_Karyawan : String -Jenis_Pembayaran : char -No_Cek/Giro : String -Nama_Bank : char -Jumlah_pembayaran : Long

Gambar 3.33 Class “Bukti_Kas_Masuk” / Update Piutang

/ Dibuat

[Dicatat] Aktif

Gambar 3.34 Behavioral pattern dari class “Bukti_Kas_Masuk” Operations

Attributes

Dibuat

No_BKM, Tgl_BKM, No_FP, No_NK, Jenis_Pembayaran, No_Cek/Giro, Nama_Bank, Jumlah_Pembayaran, Kode_Karyawan

Update_Piutang

Kode_Pelanggan, Piutang

Tabel 3.12Keterangan Behavioral pattern dari class “Bukti_Kas_Masuk”

110

Pelanggan

*

*

*

*

SO

*

+

* *

*

* *

+

SRB

*

+

NK

*

+

FP

+

*

+

DO

Logout +

*

Barang

Update Piutang

*

*

+

Update Persediaan

Membuat BKM

Membayar

+

Membuat NK

Keuangan

*

Membuat SRB

+

Meretur

Gudang

*

Mengirim

*

Membuat FP

+

Membuat DO

Register

Admin Sales

Class

Membuat SO

Login

Event

Memesan

3.2.2.4Events

*

+ +

BKM

*

+

Keterangan : + Event terjadi satu kali

* Event terjadi lebih dari satu kali

Tabel 3.13 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha

111

3.2.3

Application domain

3.2.3.1 Usages 3.2.3.1.1 Overview Terdapat empat aktor dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang PT. Stora adhiswara yaitu Karyawan Admin Sales, Karyawan gudang, Karyawan Keuangan dan Karyawan Akuntansi.

3.2.3.1.2 Actor Actor yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi dan piutang ini dapat di spesifisikan sebagai berikut : Karyawan Administrasi Sales Tujuan

Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani setiap pesanan dan retur dari pelanggan. Dan juga bertanggung jawab dalam membuat sales order, delivery order, faktur penjualan dan surat retur barang.

Karakteristik

Karyawan

administrasi harus memiliki kemampuan

untuk berkomunikasi dengan pelanggan pada saat mengregistrasi pelanggan, menerima pesanan dan menerima retur barang dari pelanggan. Admin sales harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam mengecek setiap barang yang dipesan dan diretur baik bentuk fisik maupun kuantitasnya. Tabel 3.14 Tabel Spesifikasi aktor “ Karyawan Admin Sales”

112

Karyawan Gudang Tujuan

Karyawan gudang bertanggung jawab dalam menangani pengeluaran barang yang dipesan dan akan dikirim ke pelanggan. Selain itu juga betanggung jawab membuat delivery order.

Karakteristik

Karyawan ini harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam mengecek setiap barang yang dikeluarkan baik jenis maupun

kuantitasnya

dan

sesuai

dengan

pesanan

pelanggan. Tabel 3.15 Tabel Spesifikasi aktor “ Karyawan Gudang”

Karyawan Keuangan Tujuan

Karyawan Keuangan yang bertanggung jawab dalam penyiapan penagihan dan penerimaan pembayaran. Dan bertangung jawab membuat Note Kredit dan Bukti Kas Masuk.

Karakteristik

Karyawan Keuangan harus memiliki ketelitian dalam menghitung piutang yang harus ditagih kepada pelanggan. Selain itu juga harus teliti dalam menerima pembayaran yang diterima dari pelanggan dan dapat menggunakan sistem dengan baik.

Tabel 3.16 Tabel Spesifikasi aktor “ Karyawan Keuangan”

113

Karyawan Akuntansi Tujuan

Karyawan Akuntansi dapat memakai sistem dan bertanggung jawab mencatat semua transaksi penjualan dan piutang yang terjadi di perusahaan .

Karakteristik

Karyawan Akutansi harus memiliki ketelitian dalam mencatat penjualan dan piutang. Selain itu karyawan harus mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem untuk memperoleh informasi yang diperlukannya.

Tabel 3.17 Tabel Spesifikasi aktor “ Karyawan Akuntansi”

Manager Tujuan

Manager dapat memaki sistem dan bertanggung jawab memonitor semua kegiatan penjualan dan piutang.

Karakteristik

Manager harus mempunyai keahlian menggunakan sistem dengan baik agar dapat memperoleh informasi penjualan dan piutang yang terjadi di perusahaan.

Tabel 3.18 Tabel Spesifikasi aktor “Manager”

114

3.2.3.1.3Use cases Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang PT. Stora Adhiswara Mengganti Password

Registrasi pelangg an baru

Membuat Sales Order

Membuat Delivery Order Admin sales

Karyawan Gudang Membuat Faktur Penjualan

Membuat Surat Retur Barang

Membuat Note Kredit

Manager

Membuat Bukti Kas Masuk

Mencetak Laporan Penjualan

Mencetak Laporan Retur

Karyawan keuangan

Mencetak Laporan Piutang Karyawan Akuntansi Daftar Tagih

Mencetak Analisis Umur Piutang

Gambar 3.35 Usecase Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang PT. Stora Adhswara

115

Berikut ini adalah Usecase specification dari usecase yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang PT. Stora Adhiswara.

Registrasi Pelanggan Usecase

Usecase menjelaskan proses registrasi pelanggan baru. Dimulai ketika ada pelanggan baru yang hendak melakukan pembelian untuk pertama kalinya di PT. Stora Adhiswara, admin akan memasukkan data pelanggan dan mengecek data pelanggan tersebut, apakah pelanggan sudah terdaftar atau belum di dalam sistem, jika belum maka data tersebut akan disave ke dalam database.

Object

Pelanggan

Funtion

Add, edit, Cancel, Save Pelanggan

Tabel 3. 19 Usecase Specification “Registrasi Pelanggan”

116

Membuat Sales order Usecase

Usecase ini menjelaskan proses membuat sales order dimulai ketika ada pesanan dari pelanggan dan admin sales mengentry

pesanan tersebut

ke dalam sistem.

Kode pelanggan

divalidasi untuk mengetahui jumlah

sisa saldo kredit pelanggan. Pelanggan yang mempunyai piutang yang telah lewat jatuh tempo tidak dapat melakukan pembelian sebulum melunasi piutang tersebut. Pelanggan dapat melakukan pembelian sebanyak sisa saldo kreditnya. Admin akan mengvalidasi setiap kode barang yang dipesan dan mengvalidasi jumlah barang yang dipesan oleh pelanggan. Jika jumlah pesan melebihi saldo kredit maka sistem akan mengeluarkan message box bahwa saldo kredit tidak mencukupi. Sales order disave dan di print. Sales order dapat diedit dengan ketentuan delivery order belum dibuat atau dikeluarkan Object

Pelanggan, Sales order, Barang

Function

Add, Cancel, Save, Print Sales order

Tabel 3. 20 Usecase Specification “Membuat Sales Order”

117

Membuat Delivery order Usecase

Menjelaskan proses pembuatan delivery order , diawali ketika karyawan gudang

menerima Sales order dan

menyiapkan barang sesuai dengan pesanan pelanggan yang ada di sales order. Mengvalidasi nomor bukti Sales order. Dengan otomatis keluar detail pesan yang ada di Sales order, disave dan di cetak Jika delivery order telah dibuat dengan nomor sales

order yang dimasukkan,

maka sistem akan memberikan informasi bahwa delivery order telah dibuat. Object

Delivery order, Sales order, Barang, Pelanggan

Function

Add, Cancel, Save, Print Delivery order

Tabel 3. 21Usecase Specification “Membuat Delivery Order”

118

Membuat Faktur Penjualan Usecase

Menjelaskan proses pembuatan faktur penjualan. Diawali ketika admin sales menerima delivery order dan barang kemudian barang apakah barang telah cocok dengan pesanan. Kemudian admin mengvalidasi nomor delivery order. Dengan otomatis detail yang berhubungan dengan faktur akan keluar. Kemudian disave dan dicetak. Jika faktur telah dibuat dengan nomor delivery order yang dimasukkan, maka sistem akan memberikan informasi bahwa faktur telah dibuat.

Object

Faktur Penjualan, Delivery order, Barang, Pelanggan

Function

Add, Cancel, Save, Print Faktur Penjualan

Tabel 3. 22 Usecase Specification “Membuat Faktur Penjualan”

Membuat Surat Retur Barang Usecase

Menjelaskan proses pembuatan Surat Retur Barang. Diawali ketika Admin Sales menerima retur dari pelanggan. Mengvalidasi nomor faktur untuk mengetahui detail penjualan tersebut. Kemudian menginput detail barang yang diretur, di-save dan dicetak

Object

Faktur Penjualan, Surat Retur Barang, Barang

Function

Add, Cancel, Save, Print Surat Retur Barang

Tabel 3.23 Usecase Specification “ Membuat Surat Retur Barang”

119

Membuat Note Kredit Usecase

Menjelaskan proses pembuatan Note kredit. Diawali ketika karyawan keuangan menerima Surat Retur Barang. Mengvalidasi

nomor

Surat

Retur

Barang

untuk

mengetahui detail retur tersebut. Kemudian di-save dan di cetak. Jika Note kredit telah dibuat dengan nomor surat retur barang yang dimasukkan, maka sistem akan memberikan informasi bahwa Note kredit telah dibuat. Object

Note Kredit, Surat Retur Barang, Barang, Pelanggan

Function

Add, Cancel, Save, Print Note Kredit

Tabel 3.24 Usecase Specification “Membuat Note Kredit” Membuat Bukti Kas Masuk Usecase

Menjelaskan proses pembuatan Bukti Kas Masuk. Diawali ketika karyawan menerima pemabayaran dari pelanggan.

Kemudian

mengvalidasi

nomor

faktur

penjualan dan nomer note kredit secara otomatis sistem akan memberikan detail piutang pelanggan. Karyawan keuangan memasukkan data – data dibutuhkan, kemudian meng-save dan mencetaknya Object

Bukti Kas Masuk, Faktur Penjualan , Note Kredit, pelanggan

Function

Add, Cancel, Save, Print Bukti Kas Masuk

Tabel 3.25Usecase Specification “Membuat Bukti Kas Masuk”

120

Mencetak Laporan Penjualan Usecase

Menjelaskan proses dari mencetak Laporan Penjualan. Karyawan Admin Sales memasukan periode dan memilih jenis laporannya berdasarkan tanggal, pelanggan atau barang. Kemudian

mencetak laporan. Sistem akan

mengecek faktur yang

tanggal penjualannya berada

diantara tanggal yang dimasukkan dan menampilkannya. Kemudian karyawan admin sales mencetak laporan Object

Faktur Penjualan

Function

Print laporan penjualan

Tabel 3.26 Usecase Specification “Mencetak Laporan Penjualan”

Mencetak Laporan Retur Usecase

Menjelaskan proses dari mencetak Laporan Retur. Karyawan Admin Sales memasukan periode. Kemudian mencetak laporan. Sistem akan mengecek surat retur barang yang tanggal returnya berada diantara tanggal yang dimasukkan dan menampilkannya. Kemudian karyawan admin sales mencetak laporan

Object

Surat retur barang dan Note kredit

Function

Print laporan Retur

Tabel 3. 27Usecase Specification “Mencetak Laporan Retur “

121

Mencetak Laporan Piutang Usecase

Menjelaskan proses dari mencetak Laporan Piutang. Karyawan keuangan memasukkan periode. Sistem akan menampilkan pelanggan mana yang mempunyai piutang untuk periode yang dimasukkan. Kemudian karyawan keuangan mencetak laporan.

Object

Faktur Penjualan, Note Kredit

Function

Print Laporan Piutang

Tabel 3. 28Usecase Specification “Mencetak Laporan Piutang”

Mencetak Daftar Tagih Usecase

Menjelaskan proses dari mencetak Daftar Tagih. Karyawan keuangan memasukkan periode, kemudian karyawan keuangan mencetak laporan .

Object

Faktur Penjualan, Note kredit

Function

Print Daftar Piutang

Tabel 3.29 Usecase Specification “Mencetak Daftar Tagih”

122

Mencetak Analisis Umur Piutang Menjelaskan proses dari mencetak Analisis Umur

Usecase

Piutang. Karyawan keuangan memasukkan periode. Kemudian mencetak laporan. Object

Faktur Penjualan, Note kredit, Bukti Kas masuk

Function

Print Analisis Umur Piutang

Tabel 3.30 Usecase Specification “Mencetak Analisis Umur Piutang”

Berikut ini adalah Sequence dari masing – masing Usecase yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Stora Adhiswara :

Ganti Password UI

User

Karyawan

Ganti_Password()

Cek() Update() Close()

Gambar 3. 36 Sequence untuk Usecase “Ganti Password”

123

Pelanggan UI

Pelanggan

Administrasi sales Registrasi_Pelanggan() save()

Update()

Return() Close()

Gambar 3. 37 Sequence untuk Usecase “Registrasi Pelanggan”

124

Sales_Order UI

Admin Sales

Sales Order

Pelanggan

Barang

membuat_SO()

Generate tgl SO() Generate_No_SO() Generate_Kode_dan_Nama_Karyawan() Entry_Detail_SO()

Get_Pelanggan() Return() Get Barang() Return() Save_SO() Update_Persediaan()

Printed_Form SO

Print() Close()

Gambar 3.38 Sequence untuk Usecase “Membuat Sales Order”

125

DO UI

Gudang

DO

SO

Barang

Pelanggan

Membuat DO()

Generate tgl DO() Generate_No_Do() Generate_Kode_dan_nama_Karyawan() Get_SO()

Entry_Detail_DO()

Get_Barang() Return() Get_Pelanggan() Return() Printed Form :DO

Return() Save() Print() Close()

Gambar 3.39 Sequence untuk Usecase “Membuat Delivery Order”

126

FP UI

FP

DO

SO

Barang

Pelanggan

admin sales Membuat Faktur Penjualan() Generate Tgl FP() Generate_No_FP() Generate Kode dan Nama karyawan() Entry_Detail_FP()

Get_DO() Get_SO()

Get_Barang() Return() Get_Pelanggan() Return()

Return() Printed Form FP


Gambar 3.40 Sequence untuk Usecase “Membuat Faktur Penjualan”

127

SRB UI

SRB

FP

DO

SO

Pelanggan

Barang

Admin Sales Membuat SRB() Generate_Tgl_SRB() Generate_No_SRB() Generate_Kode_ dan_ nama_karyawan() Entry_Detail_SRB()

Get_FP() Get_DO() Get_SO()

Get_Pelanggan() Return() Get_Barang()

Return()

Return() Entry_Qty() Return() Update() Printed Form SRB

Save() Print() Close()

Gambar 3.41 Sequence untuk Usecase “Membuat Surat Retur Barang”

128

NK UI

NK

SRB

Barang

FP

DO

SO

Pelanggan

Keuangan Membuat NK() Generate_tgl_NK() Generate_No_NK() Generate_Kode_ dan_ nama_karyawan() Entry_Detail_NK()

Get_SRB() Get_FP() Get_DO() Get_SO()

Get_Barang()

Return()

Return()

Get_Pelanggan() Return()

Return() Return()

Printed Form NK


Gambar 3.42 Sequence untuk Usecase “Membuat Note Kredit”

129

BKM UI

BKM

FP

NK

Keuangan Membuat BKM()

Generate_Tgl_BKM() Generate_No_BKM() Generate_Kode_ dan_nama_Karyawan() Entry_Detail_BKM()

Get_FP() Return() Get_FP() Return() Printed Form BKM

Save()

Print() Close()

Gambar 3.43 Sequence untuk Usecase “Membuat Bukti Kas Masuk”

130

L._Penjualan UI

Prited Form L.Penjualan

FP

DO

SO

Pelanggan

Barang

Adim Sales

Mencetak_L_Penjualan()

Get_Faktur()

Get_detail_DO() Get_Detail_SO()Get_Pelanggan() Return() Get_Barang() Return()

Return()

Return() Return() Print()

Gambar 3.44 Sequence untuk Usecase “Mencetak Laporan Penjualan”

131

L._Retur UI

Prited Form L.Retur

FP

SRB

DO

SO

Pelanggan

Barang

Admin Sales

Mencetak_L_Retur()

Get FP()

Get_SRB()

Get_detail_DO() Get_Detail_SO()Get_Pelanggan() Return() Get_Barang() Return()

Return()

Return() Return()

Return()

Print()

Gambar 3.45 Sequence untuk Usecase “Mencetak Laporan Retur”

132

L._PiutangUI

NK

Prited Form L.Piutang

FP

DO

SO

Pelanggan

Keuangan Get_Faktur()

Mencetak_L_Piutang()

Get_detail_DO() Get_Detail_SO()Get_Pelanggan() Return() Return() Return() Return() Get NK()

Return() Print()

Gambar 3.46 Sequence untuk Usecase “Mencetak Laporan Piutang”

133

Daftar_TagihUI

NK

Prited Form Daftar Tagih

FP

DO

SO

Pelanggan

Keuangan Get_Faktur()

Mencetak_Daftar_Tagih()


Return() Print()

Gambar 3.47 Sequence untuk Usecase “Mencetak Daftar Tagih”

134

AUPUI

NK

Prited Form_AUP

FP

DO

SO

Pelanggan

Akuntan Get_Faktur()

Mencetak_Analisis_Umur_Piutang()


Return() Print()

Gambar 3.48 Sequence untuk Usecase “Mencetak Analisis Umur Piutang”

135

3.2.3.2 Function List Function

Complexity Type

Add, Edit, Save Pelanggan

Simple

Read, Update

Add, Save Sales order

Complex

Read, Update, Compute

Add, Save Delivery order

Medium

Read ,Update

Add, Save Faktur Penjualan

Medium

Read ,Update

Add, Save Surat Retur Barang

Complex

Read ,Update, Compute

Add, Save Note Kredit

Medium

Read ,Update

Add, Save Bukti Kas Masuk

Complex

Read,Update, Compute

Print Sales order

Medium

Read

Print Delivery order

Medium

Read

Print Faktur Penjualan

Medium

Read

Print Surat Retur Barang

Medium

Read

Print Note Kredit

Medium

Read

Print Bukti Kas Masuk

Medium

Read

Print Laporan Penjualan

Complex

Read

Print Laporan Retur

Complex

Read

Print Laporan Piutang

Complex

Read, Compute

Print Daftar Tagih

Complex

Read, Compute

Print Analisis Umur Piutang

Complex

Read, Compute

Tabel 3.31 Function List Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha

136

3.2.3.3 User Interface Bahasa Indonesia

adalah

bahasa resmi

Sistem Informasi Akuntansi

penjualan dan piutang PT. Stora Adhiswara, namun istilah – istilah bahasa Inggris juga banyak digunakan dalam rancangan antar muka Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha PT. Stora Adhiswara. Berikut gambaran desaign user interface Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha.

3.2.3.3.1 Dialogue Style Untuk setiap user interface memiliki windows yang mewakili class – class yang penting dan masing – masing windows tersebut membantu dalam pencatat transaksi penjualan dan piutang yang terjadi pada PT. Stora Adhiswara. Selain itu sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan yang dapat membantu pihak – pihak yang terkait dalam menjalankan tugasnya dan juga memberikan informasi yang berguna bagi pihak – pihak yang berwenang. Di bawah ini merupakan daftar windows interface dan hasil pencetakannnya.

Windows

Print Out

Login Menu Utama File Ganti Password Master Karyawan

137

Pelanggan Barang Transaksi Sales order

Sales order

Delivery order

Delivery order

Faktur Penjualan

Faktur Penjualan

Surat Retur Barang

Surat Retur Barang

Note Kredit

Note Kredit

Bukti Kas Masuk

Bukti Kas Masuk

Laporan Laporan Penjualan

Laporan Penjualan Pertanggal Laporan Penjualan Perpelanggan Laporan Penjualan Perbarang

Laporan Retur

Laporan Retur

Laporan Piutang

Laporan Piutang

Daftar Tagih

Daftar Tagih

Analisis Umur Piutang

Analisis Umur Piutang

Tabel 3.32 Daftar window user interface dan print out

3.2.3.3.2 Overview Gambar di bawah ini merupakan Navigation diagram yang menyediakan window – window user interface beserta hubungannya.

138

139

3.2.3.3.3 Examples

Gambar 3.50 Window ”Login”

140

141

Gambar 3.51 Windows ”Form Utama”

142

Gambar 3.52 Window ”Master Karyawan”

143

Gambar 3.53 Window ”Master Pelanggan”

144

Gambar 3.54 Window ”Master Barang”

145

Gambar 3.55 Window ”Sales order”

146

Gambar 3.56 Window ”Delivery order”

Gambar 3.57 Window ”Search Delivery order”

147

Gambar 3.58 Window ”Faktur Penjualan”

Gambar 3.59 Window ”Search Faktur Penjualan”

148

Gambar 3.60 Window ”Surat Retur Barang”

Gambar 3.61 Window ”Search Surat Retur Barang”

149

Gambar 3.62 Window ”Note Kredit”

Gambar 3.63 Window ”Search Note Kredit”

150

Gambar 3.64 Window ”Bukti Kas Masuk”

Gambar 3.65 Window ”Search Bukti Kas Masuk”

151

Gambar 3.66 Window ”Laporan Penjualan”

Gambar 3.67 Window ”Laporan Piutang”

152

Gambar 3.68 Window ”Laporan Retur”

Gambar 3.69 Window ”Daftar Tagih”

Gambar 3.70 Window ”Analisis Umur Piutang”

153

3.2.3.3.4 Formulir

PT.STORA ADHISWARA Puri Sentra Niaga Blok T2 NO.10 Jln. Puri Agung, Puri Indah, Kembangan Jakarta- Barat 11610 Indonesia

SALES ORDER No. SO Tanggal SO Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos Kode Barang X999

: : : : : : :

XX-999999 dd/mm/yyyy XXX-9999 XXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXX 99999

Nama Barang XXXXX

Kode Karyawan Nama Karyawan

Kuantitas 99

: X999 : XXXXXX

Harga Satuan 999999

Jumlah 999999

Sub Total Discont Grand Total Total Item

999.999 9.99 999.999 99

Mengetahui,

(NamaKaryawan) Admin Sales

Gambar 3.71 Formulir ”Sales order”

154


DELIVERY ORDER No. DO Tanggal DO NO.SO Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos

Kode Barang X999 X999

: : : : : : : :

XX-999999 dd/mm/yyyy XX-99999 XXX-9999 XXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXX 99999

Nama Barang XXXXX XXXXX

Total Item

Kode Karyawan : X999 Nama Karyawan : XXXXXX

Kuantitas 99 99

99

Tanda Terima

(Nama Penerima & cap perusahaan )

Mengetahui,

(NamaKaryawan) Gudang

Gambar 3.72 Formulir ”Delivery order”

155


FAKTUR PENJUALAN No. FP Tanggal FP NO.DO Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos Kode Barang X999

: : : : : : : :


Nama Barang XXXXX

Jatuh tempo : dd/mm/yyyy


Kuantitas 99

Harga Satuan 999999

Jumlah 999999


999999 9.99 999.999 99

Tanda Terima

Mengetahui,

(Nama Penerima) Pembayaran ditrasfer atau ditulis atas nama rekening PT.Stora Adhiswara BCA no.rek 754.030.7126 KCP Sentra Puri Indah Bukti pembayaran harus di fax ke 5804111(a/n bagian Keuangan)


Gambar 3.73 Formulir ”Faktur Penjualan”

156


SURAT RETUR BARANG No. SRB Tanggal SRB No.FP Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos

Kode Barang X999 X999

: : : : : : : :


Nama Barang XXXXX XXXXX


Keterangan

Kuantitas

XXXX XXXX

99 99

Total Item

99

Menerima,


Gambar 3.74 Formulir ”Surat Retur Barang”

157


NOTE KREDIT No. NK Tanggal NK NO. SRB Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos Kode Barang X999

: : : : : : : :


Nama Barang XXXXX


Kuantitas 99

Harga Satuan 999999


Total 999999

999999 9.99 999.999 99

Mengetahui,

(NamaKaryawan) Keuangan

Gambar 3.75 Formulir ”Note Kredit”

158


BUKTI KAS MASUK No. BKM Tanggal BKM No.FP No.NK Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos

: : : : : : : : :

XX-999999 dd/mm/yyyy XX-999999 XX-999999 XXX-9999 XXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXX 99999

Jumlah Tagihan

:

999.9999

Jumlah Pembayaran

:

999.999

Sisa

:

999.999

Jenis Pembayaran

:

XXXXX

Nama Bank

:

XXXX

No.Cek/Giro

:

999.99.99


Mengetahui,

(NamaKaryawan) Keuangan

Gambar 3.76 Formulir ”Bukti Kas Masuk”

159


LAPORAN PENJUALAN PERTANGGAL 01 – 11 – 2006 dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy

Nama Pelanggan

Jenis penjualan XXXX

Tanggal Print : dd/mm/yyyy Tanggal Faktur dd/mm/yyyy

No.Faktur

Kode Pelanggan XX-99999 X99999

XXXXX

Status

Kuantitas

XXX

99.99

Total 999.999

Total

Mengetahui,

(Nama Karyawan)

Gambar 3.77 Formulir ” Laporan Penjualan Pertanggal ”

160


LAPORAN PENJUALAN PERBARANG Tanggal Print : dd/mm/yyyy Kode Barang : X999 Nama Barang : XXXXX No.Faktur Tanggal Faktur XX-99999 dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy - dd/mm/yyyy

Nama Pelanggan XXXXXX

Total Kode Barang : X999 Nama Barang : XXXXX No.Faktur Tanggal Faktur XX-99999 dd/mm/yyyy


Total

Kuantitas

Harga_Satuan

Diskon

Total

999

999.999

9.99

999.999

Grand Total

999.999

99

Kuantitas

Harga_Satuan

Diskon

Total

999

999.999

9.99

999.999

Grand Total

999.999

99

Mengetahui,

(Nama Karyawan) Gambar 3.78 Formulir ”Laporan Penjualan Perbarang”

161


LAPORAN PENJUALAN PERPELANGGAN Tanggal Print : dd/mm/yyyy Kode Pelanggan : X999 Nama Pelanggan : XXXXX No.Faktur Tanggal Faktur XX-99999 dd/mm/yyyy

dd/mm/yyyy - dd/mm/yyyy

Nama Barang XXXXXX

Total Kode Barang : X999 Nama Barang : XXXXX No.Faktur Tanggal Faktur XX-99999 dd/mm/yyyy

Nama Barang XXXXXX

Total

Kuantitas

Harga_Satuan

Diskon

Total

999

999.999

9.99

999.999

Grand Total

999.999

99

Kuantitas

Harga_Satuan

Diskon

Total

999

999.999

9.99

999.999

99

Grand Total

999.999 Mengetahui, (Nama Karyawan)

Gambar 3.79 Formulir ”Laporan Penjualan Perpelanggan”

162


LAPORAN RETUR dd/mm/yyyy - dd/mm/yyyy Tanggal Print : dd/mm/yyyy Tanggal NK dd/mm/yyyy

No.NK

Kode Pelanggan XX-99999 X99999

Nama Pelanggan XXXXX

Kode Barang XXXX

Keterangan XXX

Kuantitas 99.99

Total

Harga Satuan 999.999

Diskon 9.99

Total 999.999

Grand total

Mengetahui,

(Nama Karyawan)

Gambar 3.80 Formulir ” Laporan Retur ”

163


LAPORAN PIUTANG dd/mm/yyyy - dd/mm/yyyy

Tanggal Print : dd/mm/yyyy Kode Pelanggan : X999 Nama Pelanggan : XXXXX No.Faktur Tanggal Faktur XX-99999 dd/mm/yyyy

Total FP

No. NK

Total NK

Total

999.999

999

999.999

999.999

99

Grand Total

999.999

Total Kode Pelanggan : X999 Nama Pelanggan : XXXXX No.Faktur Tanggal Faktur XX-99999 dd/mm/yyyy

Total FP

No. NK

Total NK

Total

999.999

999

999.999

999.999

99

Grand Total

999.999

Total

Mengetahui, (Nama Karyawan) Gambar 3.81 Formulir ”Laporan Piutang”

164


DAFTAR TAGIH dd/mm/yyyy - dd/mm/yyyy Tanggal Print : dd/mm/yyyy Tanggal Jatuh Tempo

No.Faktur

Nama Pelanggan

Alamat

Jumlah Tagihan

Jumlah pembayaran

Jenis pembayaran

Nama Bank

No.Cek/Giro

Yang membuat,

(Nama Karyawan) Gambar 3.82 Formulir ”Daftar Tagih”

165


ANALISIS UMUR PIUTANG dd/mm/yyyy - dd/mm/yyyy No.FP X999

Kode Pelanggan X9999


Tgl jatuh tempo dd/mm/yy

Total FP

No.NK

Total NK

999.999

999.999

999.999

Total Piutang 999.999

Lewat jatuh tempo 1-30 hari 31-60 hari >90 hari 999.999

999.999

999.999

Mengetahui,

(Nama Karyawan)

Gambar 3.83 Formulir ”Analisis Umur Piutang”

166

3.2.3.4 Technical Platform Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT.Stora Adhiswara

dikembangkan dengan menggunakan PC dan menggunakan

bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan menggunakan Microsoft Access sebagai database enginer-nya. User interface yang digunakan sesuai dengan standard windows. Sistem dioperasikan dengan menggunakan mouse dan keyboard.

3.2.4

Recommendation

3.2.4.1 The system’s userfulness and feasibillity Sistem yang akan dibuat dapat membantu dan mempermudah User dalam pencatatan transaksi penjualan dan piutang usaha serta dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manager seperti laporan penjualan, laporan retur, laporan piutang, daftar tagih, serta analisis umur piutang.

3.2.4.2 Strategy Sistem informasi yang dikembangkan ini akan diimplementasikan terlebih dahulu pada karyawan yang ada pada karyawan junior baru kemudian diimplementasikan pada tingkat yang lebih tinggi untuk mengetahui apakah sistem yang dirancang dapat digunakan dan sudah sesuai dengan kebutuhan user.

167

3.2.4.3 Develop Economy Sistem yang dirancang ini memerlukan pengembangan usaha dari sepuluh sistem analisis dan dua orang programmer setiap bulannya sebelum sistem ini layak dioperasikan oleh user.

168

BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA PT. STORA ADHISWARA

Recommend Documents