BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG PADA PT. BUANA PENTA PRIMA
4.1
Application Domain 4.1.1
Usage 4.1.1.1 Overview Dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima yang diusulkan, terdapat empat actor yang terlibat langsung dengan sistem, yaitu karyawan penjualan, karyawan gudang karyawan akuntansi, dan karyawan keuangan. Tabel 4.1 menunjukkan hubungan antara actor dengan use case dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima. Setiap Karyawan yang akan menggunakan sistem harus melakukan login terlebih dahulu. Karyawan penjualan menggunakan sistem untuk mencatat penerimaan pesanan ke dalam Sales Order untuk dibuatkan dokumen Sales Order dan Delivery Order. Karyawan gudang menggunakan sistem untuk mencatat penerimaan barang retur. Karyawan Akuntansi menggunakan sistem untuk membuat Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Sederhana berdasarkan Sales Order dari karyawan penjualan. Selain itu, karyawan akuntansi juga membuat dan mencetak laporan-laporan yang dibutuhkan direktur perusahaan. Karyawan Keuangan menggunakan sistem untuk mencatat dan mencetak adanya
83 penerimaan kas ke dalam Bukti Kas Masuk dan mencetak laporan penerimaan kas untuk dilaporkan ke direktur perusahaan
Tabel 4.1 Actor Table Actors
. Use Case Log in Menambah Pelanggan Baru
Karyawan
Karyawan
Karyawan
Karyawan
Penjualan
Gudang
Akuntansi
Keuangan
√
√
√
√
√
√
√
Menambah Data
√
Barang Menambah Data Karyawan Menerima Pesanan Membuat Delivery Order
√
√
√ √
Membuat Faktur
√
Penjualan Membuat Faktur
√
Pajak Standar Membuat Tanda Terima Retur
√
Penjualan Membuat Bukti Kas Masuk
√
Mencetak Laporan Penerimaan Kas
√
84 Mencetak Laporan Analisis
√
Umur Piutang Mencetak Laporan
√
Penjualan Mencetak
√
Laporan Piutang Mencetak Laporan Retur
√
Penjualan
4.1.1.2 Actor Berikut ini adalah deskripsi Actor dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang pada PT. Buana Penta Prima yang dijelaskan dengan Actor Specification : 1) Karyawan Penjualan •
Tujuan : Karyawan penjualan sebagai actor yang menggunakan sistem untuk mengentri pesanan pelanggan, mengubah pesanan, menambah pelanggan baru, mengubah data karyawan dan membuat delivery order. Karyawan penjualan harus login dulu dan sistem akan mencatat nama pelanggan dan nama karyawan yang menerima pesanan pada form Sales Order dan Delivery Order.
•
Karakteristik : bertanggung jawab dalam menangani setiap pesanan yang diterima dari pelanggan termasuk menambah atau mengedit
85 data pelanggan baru, mengentri dan mencetak Sales Order dan Delivery Order. 2) Karyawan Gudang •
Tujuan : Karyawan Gudang sebagai actor dalam sistem untuk membuat tanda terima retur penjualan sebagai bukti retur dan. Mengubah data pribadi karyawan itu sendiri. Karyawan gudang yang ingin menggunakan sistem harus melakukan login dulu dan sistem akan mencatat nama karyawan yang bertugas.
•
Karakteristik : bertanggung jawab untuk menerima dan mengecek barang retur dan mencatat kedalam form Tanda Terima Retur Penjualan.
3) Karyawan Akuntansi •
Tujuan : bertanggung jawab untuk membuat Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Standar, serta mencetak berbagai laporan yang dibutuhkan perusahaan berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang perusahaan, seperti laporan penjualan, Laporan piutang, Laporan analisa umur piutang, dan laporan retur penjualan. Karyawan juga dapat mengubah data pribadinya pada menu master karyawan. Karyawan keuangan yang ingin menggunakan sistem harus melakukan login dulu dan sistem akan mencatat nama karyawan yang bertugas.
•
Karakteristik : Karyawan akuntansi harus teliti dalam memeriksa jumlah dan harga pesanan dengan benar sebelum dimasukkan ke
86 dalam Faktur Penjualan agar tidak terjadi kesalahan ketika Faktur Penjualan dijadikan sebagai dasar penagihan. 4) Karyawan Keuangan •
Tujuan : bertanggung jawab membuat dan mencetak penerimasn pembayaran dan mencatatnya ke dalam form Penerimaan kas dan mencetak Bukti kas Masuk dan mencetak laporan penerimaan kas untuk keperluan perusahaan. Karyawan juga dapat mengubah data pribadinya pada menu master karyawan. Karyawan keuangan yang ingin menggunakan sistem harus melakukan login dulu dan sistem akan mencatat nama karyawan yang bertugas.
•
Karakteristik : Karyawan keuangan harus teliti dalam menangani penagihan sampai penerimaan pembayaran dari pelanggan.
4.1.1.3 Use Case 4.1.1.3.1 Use Case Diagram Gambar 4.1 berikut ini menggambarkan Use case diagram dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima.
87
Gambar 4.1 Use Case Diagram
88 4.1.1.3.2 Use Case Specification Berikut ini adalah use case specification yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima :
Tabel 4.2 Use Case Specification Log in Use case name
Log In
Actor
Karyawan Penjualan, Karyawan Gudang, Karyawan Akuntansi, Karyawan Keuangan
Pattern
•
Use case dimulai pada saat karyawan masuk ke form Log in dan memasukkan username dan password.
•
Karyawan memilih tombol Log in untuk masuk ke menu utama.
•
Jika salah memasukkan username atau password, maka sistem akan memunculkan kotak dialog kesalahan.
•
Untuk mengubah password, maka karyawan akan memilih menu Change Password yang terdapat pada menu utama.
•
Karyawan memasukkan password lama dan password baru, kemudian sistem akan mengecek kebenaran password lama, jika benar sistem akan mengubah password dalam database karyawan.
Object
Karyawan
Function
Log in(), mengubah ID()
89 Tabel 4.3 Use Case Specification Menambah Pelanggan Baru Use case name
Menambah Pelanggan Baru
Actor
Karyawan Penjualan •
Pattern
Use case dimulai pada saat karyawan penjualan menerima pesanan dan memilih submenu pelanggan dari menu Master.
•
Karyawan memilih tombol Add dan memasukkan data-data pelanggan baru.
•
Setelah selesai karyawan memilih tombol Save dan sistem akan secara otomatis menambah atau meng-update record Pelanggan ke database Pelanggan.
Object
Pelanggan
Function
didaftar(), diretur(), update piutang(), update kredit(). Tabel 4.4 Use Case Specification Menambah Data Karyawan
Use case name
Menambah Data Karyawan
Actor
Karyawan Penjualan, Karyawan Gudang, Karyawan Akuntansi, Karyawan Keuangan
Pattern
•
Use case dimulai pada ketika karyawan ingin menambah data karyawan.
•
Karyawan memilih tombol Add dan memasukkan data-data karyawan
•
Setelah selesai karyawan memilih tombol Save dan sistem akan secara otomatis menambah atau meng-update record Karyawan ke database Karyawan.
Object
Karyawan
Function
Mengubah ID()
90 Tabel 4.5 Use Case Specification Menambah Data Barang Use case name
Menambah Data Barang
Actor
Karyawan Gudang
Pattern
•
Use case dimulai pada ketika karyawan gudang ingin menambah data barang.
•
Karyawan memilih tombol Add dan memasukkan data-data barang
•
Setelah selesai karyawan memilih tombol Save dan sistem akan secara otomatis menambah atau meng-update record barang ke database Barang.
Object
Barang
Function
Menambah ()
Tabel 4.6 Use Case Specification Menerima Pesanan Use case name
Menerima Pesanan
Actor
Karyawan Penjualan
Pattern
•
Use case dimulai ketika karyawan penjualan menerima pesanan dari pelanggan, kemudian melakukan login dan memilih Sales Order dari menu transaksi.
•
Sistem menampilkan form Sales Order dan melakukan validasi nama karyawan yang login, nomor Sales order berurut dan tanggal transaksi tersebut.
•
Untuk mengisi sales order yang baru, karyawan memilih tombol Add.
•
Karyawan memasukkan kode pelanggan, kemudian sistem secara otomatis menampilkan nama dan alamat lengkap pelanggan dan saldo kredit pelanggan.
•
Karyawan mengentri kuantitas barang dan kode barang, kemudian sistem secara otomatis menampilkan nama barang, jenis dan merk barang, harga satuan, dan jumlah harga
91 barang. •
Sistem akan menghitung jumlah subtotal, PPN, dan Total penjualan. Apabila total penjualan tidak melebihi saldo kredit pelanggan, maka pesanan akan diproses, tapi jika total pesanan melebihi, maka sistem akan menampilkan Message box penolakan pesanan.
•
Setelah Sales Order terisi lengkap, karyawan akan memilih tombol Save, dan sistem meng-update record Sales Order ke database Sales Order.
Object
Sales Order, Pelanggan, Barang
Function
dibuat(), diedit(), dicetak(), dipesan(), dicek(), dikirim().
Tabel 4.7 Use Case Specification Membuat Delivery Order Use case name
Membuat Delivery Order
Actor
Karyawan Penjualan
Pattern
•
Use case dimulai setelah Sales Order dibuat, dan ingin membuat surat pengeluaran dan pengiriman barang Delivery Order.
•
Karyawan penjualan memilih submenu Delivery Order dari menu transaksi.
•
Sistem menampilkan from Delivery Order dan melakukan validasi nama karyawan yang login.
•
Karyawan memilih tombol Add dan mengentri no Sales Order.
•
Sistem secara otomatis akan validasi kode pelanggan, nama pelanggan, alamat lengkap pelanggan, kode barang, nama barang, dan kuantitas barang.
•
Karyawan memasukkan tanggal pengiriman barang dan nomor kendaraan yang akan mengangkut barang.
•
Karyawan akan memilih tombol save dan sistem akan meng-
92 update record Delivery Order dalam database Delivery Order. Object
Delivery Order,Sales Order, Barang, Pelanggan
Function
dibuat(), diedit(), dicetak(), dikirim(), diretur(), dicek().
Tabel 4.8 Use Case Specification Membuat Faktur Penjualan Use case name
Membuat Faktur Penjualan
Actor
Karyawan Akuntansi
Pattern
•
Use case dimulai ketika karyawan akuntansi menerima dokumen Sales Order rangkap dua dari karyawan penjualan.
•
Karyawan akuntansi melakukan login dan memilih submenu Faktur Penjualan dari menu transaksi.
•
Sistem menampilkan form Faktur Penjualan dan validasi nama karyawan yang login dan tanggal faktur.
•
Karyawan akuntansi mengentri no Sales Order dan sistem akan melakukan validasi tanggal SO, Kode pelanggan, nama pelanggan, alamat lengkap, NPWP, kuantitas barang, kode dan nama barang, harga dan jumlah total penjualan.
•
Karyawan akuntansi akan memilih tombol Save dan mengupdate record Faktur Penjualan ke dalam database Faktur Penjualan.
Object
Faktur Penjualan, Sales Order, Pelanggan, Barang
Function
dibuat(), diedit(), dicetak(), dibayar(), diretur(), dikirim(), dicek().
93 Tabel 4.9 Use Case Specification Membuat Faktur Pajak Standar Use case name
Membuat Faktur Pajak Standar
Actor
Karyawan Akuntansi
Pattern
•
Use case dimulai ketika Faktur Penjualan telah dibuat.
•
Karyawan memilih submenu Faktur Pajak Standar dari menu transaksi.
•
Sistem akan menampilkan form Faktur Pajak Standar dan validasi nama karyawan akuntansi yang login dan no seri faktur pajak.
•
Karyawan akan memilih tombol Add dan sistem akan memunculkan nama, alamat, NPWP perusahaan, tanggal pengukuhan PKP, tempat dan tanggal pembuatan faktur pajak standar, serta nama dan jabatan dari karyawan yang bertanggung jawab.
•
Karyawan mengentri nomor Faktur penjualan, kemudian sistem akan validasi nama, alamat, dan NPWP pembeli kena pajak, nama barang, kuantitas dan harga satuan.
•
Karyawan memilih tombol Save dan sistem akan mengupdate record Faktur Pajak Standar.
Object
Faktur Pajak Standar, Faktur Penjualan, Sales Order, Pelanggan dan Barang.
Function
dibuat(), diedit(), dicetak(), dibayar(), dikirim(), dicek().
94 Tabel 4.10 Use Case Specification Membuat Tanda Terima Retur Penjualan Use case name
Membuat Tanda Terima Retur Penjualan
Actor
Karyawan Gudang
Pattern
•
Use case dimulai ketika karyawan penjualan menerima barang retur dan bukti Faktur Penjualan dari pelanggan dan menyerahkannya ke karyawan gudang.
•
Karyawan gudang memilih submenu Tanda Terima Retur Penjualan
•
Sistem akan menampilkan form Tanda Terima Retur Penjualan dan validasi nama karyawan penjualan yang menangani transaksi, no retur dan tanggal retur.
•
Karyawan memilih tombol Add dan mengentri no faktur penjualan yang terkait dengan barang retur, kemudian sistem akan otomatis menampilkan kode pelanggan, nama dan alamat lengkap pelanggan yang sesuai dengan yang tercetak di Faktur penjualan.
•
Kemudian karyawan memasukkan kode dan jumlah barang yang di retur, maka sistem akan secara otomatis menghitung dan menampilkan jumlah dan total retur penjualan.
•
Sistem akan secara otomatis mengurangi jumlah piutang pelanggan dan meng-update record database terima retur penjualan.
Object
Tanda Terima Retur Penjualan, Faktur Penjualan, Pelanggan dan Barang.
Function
diterima(), dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek().
95 Tabel 4.11 Use Case Specification Membuat Bukti Kas Masuk Use case name
Membuat Bukti Kas Masuk
Actor
Karyawan Keuangan
Pattern
•
Use case dimulai setelah pelanggan melunasi piutang
•
Karyawan keuangan melakukan login dan memilih submenu Bukti Kas Masuk dari menu transaksi
•
Sistem akan menampilkan form Bukti Kas Masuk dan sistem akan validasi nama karyawan yang login.
•
Karyawan akuntansi memilih tombol Add , sistem validasi no dan tanggal bukti kas masuk.
•
Karyawan mengentri nomor faktur penjualan yang telah dilunasi, dan sistem akan melakukan validasi kode pelanggan dan menampilkan kode dan nama pelanggan, dan jumlah faktur.
•
Karyawan mengentri nomor retur penjualan dan sistem akan menampilkan jumlah retur dan secara otomatis menghitung jumlah tagihan dan menampilkannya.
•
Kemudian
karyawan
memilih
jenis
pembayaran
dan
mencantumkan nama, no bukti bank, dan tanggal cek/giro bila pembayaran dilakukan menggunakan cek atau giro dan memasukkan jumlah pembayaran. •
Karyawan memilih tombol Save dan sistem meng-update rercord Bukti Kas Masuk ke dalam database Bukti Kas Masuk dan mengurangi saldo piutang pelanggan.
Object
Bukti Kas Masuk, Faktur Penjualan, Tanda Terima Retur Penjualan, Pelanggan.
Function
dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek(), dibayar().
96 Tabel 4.12 Use Case Specification Mencetak Laporan Penerimaan Kas Use case name
Mencetak Laporan Penerimaan Kas
Actor
Karyawan keuangan
Pattern
•
Use case dimulai ketika karyawan keuangan memilih submenu Laporan Penerimaan Kas dari menu Laporan
•
Sistem menampilkan form penerimaan kas
•
Karyawan memilih periode yang diinginkan, kemudian sistem validasi tanggal
•
Karyawan memilih tombol Preview untuk mencetak laporan
Object
Bukti Kas Masuk, Faktur Penjualan, Pelanggan
Function
dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek().
Tabel 4.13 Use Case Specification Mencetak Laporan Analisis Umur Piutang Use case name
Mencetak Laporan Analisis Umur Piutang
Actor
Karyawan Akuntansi
Pattern
•
Use case dimulai ketika karyawan Akuntasni memilih submenu Laporan Analisis Umur Piutang dari menu Laporan.
•
Sistem menampilkan form Analisis Umur Piutang
•
Sistem akan validasi umur piutang yang sudah lewat jatuh tempo
•
Karyawan memilih tombol Preview untuk mencetak laporan
Object
Bukti Kas Masuk, Faktur Penjualan, Pelanggan
Function
dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek().
97 Tabel 4.14 Use Case Specification Mencetak Laporan Piutang Use case name
Mencetak Laporan Piutang
Actor
Karyawan Akuntansi
Pattern
•
Use case dimulai ketika karyawan akuntansi memilih submenu piutang pada menu Laporan.
•
Sistem menampilkan form laporan piutang.
•
Karyawan memilih periode yang ingin di cetak.
•
Karyawan memilih tombol Preview untuk mencetak laporan
Object
Faktur Penjualan, Pelanggan
Function
dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek().
Tabel 4.15 Use Case Specification Mencetak Laporan Retur Penjualan Use case name
Mencetak Laporan Retur Penjualan
Actor
Karyawan Akuntansi
Pattern
•
Use case dimulai ketika karyawan Akuntasni memilih submenu Laporan Retur Penjualan dari menu Laporan.
•
Sistem menampilkan form Retur Penjualan
•
Karyawan akan memilih laporan yang diinginkan dicetak berdasarkan barang atau pelanggan. Bila berdasarkan barang, karyawan akan memilih kode barang. Jika berdasarkan pelanggan, karyawan memilih kode pelanggan.
•
Karyawan akan memilih periode yang diinginkan, dan sistem akan validasi tanggal..
•
Karyawan memilih tombol preview dan mencetak laporan.
Object
Tanda Terima Retur Penjualan, Faktur Penjualan, Pelanggan
Function
dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek()
98 Tabel 4.16 Use Case Specification Mencetak Laporan Penjualan Use case name
Mencetak Laporan Penjualan
Actor
Karyawan Akuntansi •
Pattern
Use case dibuat pada saat karyawan akuntansi memilih submenu penjualan dari Menu Laporan.
•
Sistem menampilakan form laporan penjualan.
•
Karyawan akan memilih laporan yang diinginkan dicetak berdasarkan barang atau pelanggan. Bila berdasarkan barang, karyawan akan memilih kode barang. Jika berdasarkan pelanggan, karyawan memilih kode pelanggan.
•
Karyawan akan memilih periode yang diinginkan, dan sistem akan validasi tanggal.
•
Karyawan memilih tombol Print untuk preview dan mencetak laporan
Object
Faktur Penjualan, Pelanggan
Function
dibuat(), diedit(), dicetak(), dicek()
4.1.2
Function Tabel 4.17 berikut ini adalah function list dari sistem informasi akuntansi
penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima :
99 Tabel 4.17 Function List Function
Types
Complexity
Update
Simple
Read
Simple
1. Add new pelanggan
Update
Simple
2. Entry data pelanggan
Update
Simple
3. Save
Update
Simple
4. Edit
Update
Simple
5. Delete
Update
Simple
1. Add new karyawan
Update
Simple
2. Entry data karyawan
Update
Simple
3. Save
Update
Simple
4. Edit
Update
Simple
5. Delete
Update
Simple
4. Add new barang
Update
Simple
5. Entry data barang
Update
Simple
6. Save
Update
Simple
4. Edit
Update
Simple
5. Delete
Update
Simple
1. Add new Sales Order
Update
Simple
2. Entry kode pelanggan
Update
Simple
Log in 1. Entry User name dan Password 2. Mengecek username dan Password
Menambah Pelanggan Baru
Menambah Data Karyawan
Menambah Data Barang
Menerima Pesanaan
100 3. Entry Kode barang
Update
Simple
Read
Simple
5. Entry kuantitas
Update
Simple
6. Save Barang
Update
Simple
7. Menghitung jumlah sales
Compute
Medium
8. Entry diskon,uang muka
Update
Simple
9. Entry Save uang muka
Update
Simple
Compute
Medium
Read,Compute
Complex
Read
Simple
1. Add new Delivery Order
Update
Simple
2. Entry no Sales Order
Update
Simple
3. Mengambil data barang
Read
Simple
4. Entry nomor kendaraan
Update
Simple
5. Save
Update
Simple
Read
Simple
1. Add new Faktur Penjualan
Update
Simple
2. Entry no Sales Order
Update
Simple
3. Mengambil data barang
Read
Simple
4. Mengambil data pelanggan
Read
Simple
Compute
Medium
Update
Simple
Read
Simple
Update
Simple
4. Mengambil data barang
10. Menghitung Grand Total 11. Mengecek saldo kredit 12.Preview, Print
Membuat Delivery Order
6. Preview, Print
Membuat Faktur Penjualan
5. Mengupdate saldo piutang pelanggan 6. Save 7. Preview, print
Membuat Faktur Pajak Standar 1. Add new Faktur Pajak Standar
101 2. Entry no Faktur Penjualan
Update
Simple
3. Mengambil data pelanggan
Read
Simple
4. Mengambil data barang
Read
Simple
Compute
Medium
6. Save
Update
Simple
7. Print
Read
Simple
1. Add new Tanda Terima Retur Penjualan
Update
Simple
2. Entry no Faktur Penjualan
Update
Simple
3. Mengambil data pelanggan
Read
Simple
4. Mengambil data barang
Read
Simple
5. Menghitung total retur
Compute
Medium
6. Save
Update
Simple
7. Print
Read
Simple
1. Add new Bukti Kas Masuk
Update
Simple
2. Entry no Faktur Penjualan, no retur
Update
Simple
3. Menghitung jumlah tagihan
Compute
Medium
4. Mengambil data pelanggan
Read
Simple
5. Entry jenis pembayaran dan No cek/giro
Update
Simple
6. Save
Update
Simple
7. Print
Read
Simple
Update
Simple
2. Mengecek Bukti Kas Masuk
Read
Simple
3. Mengecek Faktur Penjualan
Read
Simple
4. Print
Read
Simple
5. Menghitung harga, potongan, dan PPN
Membuat Tanda Terima Retur Penjualan
Membuat Bukti Kas Masuk
Mencetak Laporan Penerimaan Kas 1. Entry periode laporan
102 Mencetak Laporan Analisis Umur Piutang 1. Entry periode laporan
Update
Simple
Read, Compute
Complex
Read
Simple
Update
Simple
2. Mengecek data piutang pelanggan
Read
Simple
3. Print
Read
Simple
Update
Simple
2. Mengecek data tanda terima retur penjualan
Read
Simple
3. Print
Read
Simple
Update
Simple
2. Mengecek Faktur Penjualan
Read
Simple
3. Print
Read
Simple
2. Menganalisa umur piutang pelanggan 3. Print
Mencetak Laporan Piutang 1. Entry periode laporan
Mencetak Laporan Retur Penjualan 1. Entry periode laporan
Mencetak Laporan Penjualan 1. Entry periode laporan
4.1.3
Sequence Diagram Berikut ini merupakan sequence diagram dari sistem informasi akuntansi
penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima :
103
Gambar 4.2 Sequence Diagram untuk Use Log in
104
Gambar 4.3 Sequence Diagram untuk Use Case Menambah Pelanggan Baru
Gambar 4.4 Sequence Diagram untuk Use Case Menambah Data Barang
105
Gambar 4.5 Sequence Diagram untuk Use Case Menambah Data Karyawan
106
Gambar 4.6 Sequence Diagram untuk Use Case Menerima Pesanan
Gambar 4.7 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Delivery Order 107
Gambar 4.8 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Faktur Penjualan
108
Gambar 4.9 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Faktur Pajak Standar
109
Gambar 4.10 Sequence Diagram untuk Use Case Menerima Retur Penjualan 110
Gambar 4.11 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Bukti Kas Masuk
111
Gambar 4.12 Sequence Diagram untuk Use Case Mencetak Laporan Penerimaan Kas
112
Gambar 4.13 Sequence Diagram untuk Use Case Mencetak Laporan Analisis Umur Piutang
113
Gambar 4.14 Sequence Diagram untuk Use Case Mencetak Laporan Penjualan
114
Gambar 4.15 Sequence Diagram untuk Use Case Mencetak Laporan Piutang
115
Gambar 4.16 Sequence Diagram untuk Use Case Mencetak Laporan Retur Penjualan
116
117 Rancangan antarmuka yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima dibuat seramah mungkin (user friendly) untuk memudahkan interaksi antara pemakai atau user. Berikut ini merupakan gambaran desain user interface sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.
4.1.4.1 Dialogue Style Setiap window interface dalam sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima untuk mendukung pencatatan akuntansi yang
terkomputerisasi.
Dalam
sistem
juga
menyediakan
fasilitas
pencetakan yang dapat memberikan informasi mengenai perkembangan transaksi penjualan kredit dan piutang kepada pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan tersebut dan kepada manajemen. Tabel 4.18 berikut ini menunjukkan overview dari user interface window dan hasil cetakkannya. Tabel 4.18 Overview User Interface Windows dan Printouts Windows Login Menu Utama Master • Barang • Pelanggan • Karyawan Transaksi • Sales Order • Delivery Order • Faktur Penjualan • Faktur Pajak Standar • Bukti Kas Masuk • Tanda Terima Retur Penjualan Laporan • Penjualan
Printouts
Sales Order Delivery Order Faktur Penjualan Faktur Pajak Standar Bukti Kas Masuk Tanda Terima Retur Penjualan
118 Penjualan berdasarkan barang Penjualan berdasarkan pelanggan • Piutang
Laporan Penjualan Berdasarkan barang Laporan Penjualan Berdasarkan Pelanggan
Laporan Piutang Berdasarkan Semua Pelanggan Laporan Piutang Berdasarkan Pelanggan Piutang berdasarkan pelanggan tertentu Tertentu • Retur Penjualan Retur penjualan berdasarkan barang Laporan Retur Penjualan Berdasarkan barang Laporan Retur Penjualan Berdasarkan Retur penjualan berdasarkan pelanggan Pelanggan Laporan Analisis Umur Piutang • Analisis Umur Piutang Laporan Penerimaan Kas • Penerimaan Kas Account • Change Password • Log Out Piutang berdasarkan semua pelanggan
4.1.4.2 Overview 4.1.4.2.1 Navigation Diagram Gambar 4.17 berikut ini menunjukkan gambar navigation diagram yang menyediakan overview dari user interface windows beserta hubungan antar windows tersebut.
Gambar 4.17 Navigation Diagram
120 Gambar-gambar berikut ini menunjukkan overview dari user interface windows yang terdapat pada sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.
Gambar 4.18 Window Log in
Gambar 4.19 Window Main Menu
121
Gambar 4.20 Window Change Password
Gambar 4.21 Window Master Barang
122
Gambar 4.22 Window Master Pelanggan
123
Gambar 4.23 Window Master Karyawan
124
Gambar 4.24 Window Sales Order
125
Gambar 4.25 Window Delivery Order
126
Gambar 4.26 Window Faktur Penjualan
127
Gambar 4.27 Window Faktur Pajak Standar
128
Gambar 4.28 Window Bukti Kas Masuk
129
Gambar 4.29 Gambar Window Tanda Terima Retur Penjualan
Gambar 4.30 Window Laporan Penjualan
130
Gambar 4.31 Window Laporan Piutang
Gambar 4.32 Window Laporan Analisa Umur Piutang
131
Gambar 4.33 Window Laporan Retur Penjualan
Gambar 4.34 Window Laporan Penerimaan Kas
132 4.2
The Task 4.2.1
Purpose Tujuan dari pembuatan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan
piutang ini adalah untuk membantu meringankan pekerjaan administratif penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima, seperti pencatatan transaksi dan pembuatan dokumen yang berkaitan dengan penerimaan pesanan dari pelanggan, pengeluaran dan pengiriman barang, pembuatan faktur penjualan, penerimaan retur penjualan, dan penerimaan pembayaran. Dengan demikian proses pengolahan data menjadi informasi berupa laporan menjadi lebih cepat dan akurat.
4.2.2
Correction to The Analysis Dalam tahap perancangan ini dilakukan beberapa perbaikan terhadap
analisis dokumen yang telah dibuat sebelumnya. Perbaikan-perbaikan tersebut dilakukan dengan merevisi class diagram yang sudah ada menjadi class diagram yang baru dengan penyesuaian beberapa model asosiasi dan perincian beberapa atribut. Perubahan class diagram ini berupa penambahan class piutang, Detail SO, Detail TTR, dan user.
4.2.3
Quality Goal Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT.
Buana Penta Prima mengutamakan kriteria usable dan correct. Kriteria usable berarti sistem telah sesuai dengan konteks organisasi, kaitan kerja, dan teknikal. Kriteria corerct artinya sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
133 Sistem juga harus memiliki kriteria yang cukup penting, yaitu efficient, flexible, dan comprehensible. Kriteria efficient berarti sistem diharuskan bekerja dengan cepat dalam melakukan pemrosesan transaksi sehari-hari dalam jumlah yang banyak dan dengan sumber daya yang terbatas. Kriteria flexible menunjukkan sejauh mana sistem dapat mengikuti perubahan yang terjadi pada perusahaan. Kriteria comprehensible berarti sistem dapat dipahami dengan mudah oleh user. Kriteria secure, reliable, maintainable, testable, dan reusable mendapat prioritas kurang penting. Sementara kriteria interoperable merupakan criteria yang tidak memiliki relevansi atau hubungan dengan sistem informasi penjualan kredit dan piutang yang diusulkan, dan kriteria portable merupakan criteria yang mudah dipenuhi. Tabel 4.19 berikut ini merupakan tabel criteria dari SIA Penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima Tabel 4.19 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang PT. Buana Penta Prima Criterion Usable
Very important
Important
important
fulfilled
√ √
Reliable
√
Maintainable
√
Testable
√
Flexible
√
Comprehensible
√ √ √
Portable Interoperable
Easily
√
Efficient
Reuseable
Iirrelevant
√
Secure
Correct
Less
√
134 4.3
Technical Platform 4.3.1
Equipment Sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta
Prima dibuat dan disesain untuk digunakan dengan PC (Personal Computer). Tabel 4.20 menunjukkan spesifikasi hardware yang akan digunakan untuk PC – PC tersebut : Tabel 4.20 Spesifikasi Peralatan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang PT. Buana Penta Prima Specification
Client
Server
Processor
Intel Pentium 4 2,8 GHz
Intel Core 2 Duo 2,6 GHz
Memory
256 MB
1 GB
Hard Disk Drive
40 GB
160 GB
Microsoft Windows
Microsoft Windows 2000
2000/NT/XP
Advanced Server
Epson LX 8000
-
Operating System Printer
Arsitektur jaringan komputer yang akan dibangun pada PT. Buana Penta Prima menggunakan empat buah komputer client dan satu buah komputer server. Komputer client akan digunakan oleh bagian Penjualan, bagian Gudang, bagian Akuntansi, dan bagian Keuangan. Masing-masing komputer client terhubung dengan sebuah printer. Sedangkan komputer sever akan ditempatkan pada satu ruangan khusus dalam perusahaan. Aliran data dari komputer server ke komputer client akan dihubungkan dengan menggunakan switch 8 ports10/100 Mbps.
135 4.3.2
System Software Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT.
Buana Penta Prima ini berbasis pada implementasi sistem dalam Microsoft Visual Basic 6.0. Sedangkan database yang akan digunakan adalah Microsoft Office Access 2003, dan aplikasi laporan yang digunakan adalah Crystal Report 8.5 Developer Edition. Untuk Operating System menggunakan Microsoft Windows XP.
4.3.3
System Interface Selain PC, sistem juga membutuhkan printer yang dapat mencetak kertas
pada format A4 atau letter. Setiap komputer client akan dilengkapi dengan printer Epson LX-800. Setiap sistem operasi harus dapat mendukung interface printer.
4.3.4
Design Language Perancangan dokumen dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit
dan piutang PT. Buana Penta Prima ini menggunakan notasi UML (Unified Model Language) Diagram yang berorientasi pada objek, dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Visio 2003.
4.4
Architecture 4.4.1
Component Architecture Sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta
Prima menggunakan arsitektur client-server dengan bentuk centralized data, dimana pada client terdapat klomponen user interface dan function, sedangkan pada server terdapat hanya komponen Model. Setiap client dapat membaca data
136 yang ada di server melalui komponen user interface, dan dapat mengakses atau mengambil data dan mengupdate data yang ada di server melalui komponen function yang terdapat pada komputer client. Gambar 4.35 berikut ini menunjukkan diagram arsitektur komponen dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima
<> Client Penjualan
<> Client Gudang
User Interface
User Interface
Function
Function
System Interface
<> Server
System Interface
Model
<> Akuntansi
<> Keuangan
System Interface User Interface
User Interface
Function
Function
System Interface
System Interface
Gambar 4.35 Component Diagram
137 4.4.2
Process Architecture Arsitektur proses yang dirancang menghasilkan deployment diagram.
Deployment diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern, dimana pada setiap komputer client tedapat user interface, function, dan external device berupa printer. Sedangkan pada komputer server hanya terdapat komponen model. Melalui komponen function, client dapat melakukan sendiri pemrosesan semua data yang akan dimasukkan melalui komponen user interface client, kemudian server akan menampung semua input yang berasal dari client untuk dibaca dan diproses melalui komponen model yang ada pada server. Hasil output pada client akan dicetak melalui printer yang ada pada client. Gambar 4.36 berikut ini menunjukkan rancangan deployment diagram dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.
138
Gambar 4.36 Deployment Diagram
4.4.3
Standard Perancangan window menu dan pesan kesalahan pada sistem informasi
akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima mengikuti standar windows. Gambar 4.37 berikut ini merupakan contoh gambar menu standar dan Gambar 4.38 merupakan contoh dari pesan kesalahan.
139
Gambar 4.37 Contoh Menu Standar
Gambar 4.38 Contoh Pesan Kesalahan
140 4.5
Components 4.5.1
Model Component Model compenent menyatakan kebutuhan function dan model dan terdiri
dari penempatan class diagram dalam model dan finction component. Function Component yang terdapat dalam perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima adalah function mengecek saldo kredit dan menganalisa umur piutang pelanggan.
4.5.1.1 Structure Berdasarkan analisis sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima, maka dilakukan beberapa perubahan sehingga menghasilkan revised class diagram. Gambar 4.39 berikut ini menunjukkan revised class diagram yang dibuat.
141
Gambar 4.39 Revised Class Diagram
142 4.5.1.2 Classes Spesifikasi dari classes yang di ubah dalam revised class diagram dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima adalah sebagai berikut : 1) User Attribute : user name, password Operation : log in, log out 2) Piutang Attribute : lama piutang, saldo piutang, no faktur, no BKM Operation : update piutang, update lama piutang 3) Detail SO Attribute : Kode barang, kuantitas Operation : menambah, menghapus 4) Detail TTR Attribute : Kode barang, kuantitas Operation : menambah, menghapus
4.5.2 Function Component Gambar 4.40 berikut ini menunjukkan Class placement dalam Model Component dan
Function Component yang terdapat pada sistem informasi
akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.
<< component >> Model
<>Function
Mengecek Saldo Kredit
+Cek saldo kredit()
Analisa Umur Piutang
+menganalisa umur piutang
Gambar 4.40 Class Placement dalam Model Component dan Function Component
144 4.5.3
Function Specification Berikut ini adalah Function specification dari sistem informasi akuntansi
penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima : Tabel 4.21 Function Specification Untuk Mengecek Saldo Kredit Function
Mengecek Saldo Kredit _
Active
_
Update
X
Passive
X
Read
X
Compute
_
Signal
Purpose
Mengetahui jumlah pemesanan yang diperbolehkan
Input Data
Kode pelanggan, kode barang, kuantitas,diskon, uang muka
Conditions
Data limit kredit dan saldo piutang pelanggan sudah harus ada sebelumnya.
Effect Algorithm
Menghasilkan persetujuan atau penolakan pesanan pelanggan • Cek data piutang pelanggan dari Class pelanggan • Saldo kredit = limit kredit – saldo piutang • Jika grand total < saldo kredit, maka pesanan diproses • Jika grand total > saldo kredit, maka muncul pesan penolakan pesanan
Placement
Sales Order, Pelanggan
Involved Objects
Karyawan, Pelanggan, Barang, Faktur penjualan, Delivery Order
145 Tabel 4.22 Function Specification Untuk Menganalisa Umur Piutang Pelanggan Function
Purpose
Menganalisa Umur Piutang Pelanggan _
Active
_
Update
X
Passive
X
Read
X
Compute
_
Signal
Menghitung umur piutang yang belum jatuh tempo dan sudah lewat jatuh tempo
Input Data
Periode laporan
Conditions
Data piutang pelanggan dan tanggal jatuh tempo piutang pelanggan sudah harus ada.
Effect
Mengetahui pelanggan mana yang piutangnya belum jatuh tempo atau sudah lewat jatuh tempo. Dan penambahan Class Analisa Umur Piutang
Algorithm
• Umur piutang = tanggal cetak laporan – tanggal jatuh tempo • Jika tanggal cetak laporan belum melewati tanggal jatuh tempo, maka jumlah piutang masuk ke kolom belum jatuh tempo. • Jika tanggal cetak laporan telah melewati tanggal jatuh tempo, maka jumlah piutang masuk ke kolom sudah jatuh tempo berdasarkan umur piutang nya. ¾ Jika umur piutang 1-30 hari, maka masuk ke kolom 1-30 hari ¾ Jika umur piutang 31-60 hari, maka masuk ke kolom 31-60 hari ¾ Jika umur piutang > 60 hari, maka masuk ke kolom > 60 hari
Placement
Analisa Umur Piutang
Involved Objects
Karyawan, Pelanggan, Faktur penjualan, piutang
146 4.6
User Interface Component Setiap class window dan print akan memiliki satu objek dan mewarisi fitur umum
dari perpustakaan standar untuk user-interface. Ketika sistem dijalankan, class “control” menghasilkan sebuah objek di mana kendali diberikan. Objek control menangani menu umum dan memberikan kendali ke objek-objek user interface lain. Gambar 4.41 berikut ini merupakan komponen dari user interface yang ada dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima.
147
Gambar 4.41 User Interface Component
148 4.7
Recommendation 4.7.1
The System’s Usefulness and Feasibility Sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta
Prima yang dibuat dimaksudkan untuk membantu memudahkan user dalam pencatatan transaksi penjualan kredit dan piutang secara komputerisasi dan sistematis, dengan menghasilkan laporan-laporan mengenai transaksi-transaksi penjualan kredit dan piutang yang telah terjadi selama periode tertentu. Dan perancangan sistem ini diharapakan dapat memenuhi kriteria kualitas seperti yang terlihat pada Tabel 4.23 berikut ini : Tabel 4.23 Evaluasi Perancangan dengan Kriteria Kualitas Criterion Usable
System’s Usefulness Sistem dapat beradaptasi dengan baik dengan lingkungan kerja PT. Buana Penta Prima
Correct
Sistem dapat memenuhi kebutuhan informasi yang tepat pada proses penjualan kredit dan piutang PT. Buana Penta Prima
Efficient
Sistem mampu menciptakan efisiensi pencatatan dan pengendalian proses bisnis penjualan kredit dan piutang usaha dengan sumber daya yang terbatas.
Flexible
Sistem mampu mengikuti perubahan yang terjadi pada perusahaan.
Comprehensible Sistem dirancang untuk mudah dipahami dan dapat digunakan oleh semua user.
4.7.2
Plan for Initiating User Pada awal penggunaannya, sistem akan di instal dan akan dilakukan setting
terhadap spesifikasi software agar dapat dijalankan. Kepada setiap user yang akan menggunkan sistem akan diberikan buku panduan dalam bentuk compact disk atau
149 cetakan yang berisi langkah-langkah penggunaan sistem. Perusahaan akan mendatangkan proggramer sebagai pelatih dalam pelatihan proggram kepada user. Setelah itu sistem akan di uji apakah telah memenuhi keinginan user atau belum. Dan Maintenance sistem akan diserahkan kepada PT. Buana Penta Prima.
4.7.3
Implementation Plan Metode yang direncanakan akan digunakan untuk mengimplementasikan
sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang pada PT. Buana Penta Prima ini adalah gabungan dari metode paralel dan metode pilot. Dalam hal ini, sistem yang lama akan diterapkan bersamaan dengan sistem yang baru, namun tidak langsung diterapkan kepada semua bagian yang terkait dengan penjualan kredit dan piutang, melainkan kepada satu divisi yang di prioritaskan dahulu, misalnya bagian akuntansi. Jika hasilnya tidak sesuai dengan kebutuhan, maka sistem yang lama masih dapat diteruskan, sementara yang baru akan direvisi dan dirancang ulang sehingga dapat mencegah risiko yang berkelanjutan. Jika sistem telah sesuai dengan kebutuhan, maka secara bertahap sistem akan diterapkan menyebar pada bagian penjualan, gudang, dan keuangan. Tabel 4.24 berikut ini menunjukkan Gantt Chart Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang PT. Buana Penta Prima.
150 Tabel 4.24 Gantt Chart Implementasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang PT. Buana Penta Prima No.
Kegiatan
Durasi
Bulan
(Minggu)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1.
Analisis dan Perancangan
10
2.
Coding
12
3.
Testing
3
4.
Pengadaan Infrastruktur
2
5.
Pengadaan Jaringan
1
6.
Training
4
7.
Implementasi
20
Total Durasi
52
