BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. KEBAYORAN WARNA PRIMA

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. KEBAYORAN WARNA PRIMA

4.1

Application Domain

4.1.1 Usage 4.1.1.1 Overview Dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima terdapat aktor yang akan menggunakan sistem ini, antara lain Karyawan, Atasan, HRD & GA Manager, HRD & GA Staff, Finance & Accounting Manager, Accounting Staff. Use Case Diagram dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut ini.

117

Gambar 4.1 Use Case Diagram PT. Kebayoran Warna Prima

118 4.1.1.2 Actors Tabel 4.1 – 4.6 berikut ini merupakan actor description dari sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima. Tabel 4.1 Definisi Actor Karyawan Tujuan

Karyawan Karyawan bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana Karyawan dapat melakukan absensi dengan cara memasukkan NIK ke komputer absen dan data absensi itu langsung masuk ke dalam sistem. Selain itu Karyawan dapat melihat data pribadi dan informasi lainnya dalam master Data Pribadi Karyawan tetapi terbatas hanya melihat data dirinya dan tidak berhak untuk merubah data yang ada.

Karakteristik

Karyawan yang dapat mengakses sistem hanyalah Karyawan yang berstatus aktif bekerja di perusahaan.

Tabel 4.2 Definisi Actor Atasan Tujuan

Atasan Atasan bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia bertanggung jawab untuk mengisi nilai mengenai kinerja bawahan yang dipimpinnya serta mengotorisasi permohonan cuti yang telah diajukan oleh bawahannya. Selain itu seperti karyawan lainnya ia juga bisa melihat data pribadinya tetapi tidak berhak merubah data tersebut.

Karakteristik

Atasan haruslah Atasan yang aktif dan teliti serta dapat menilai kinerja bawahannya.

119 Tabel 4.3 Definisi Actor HRD & GA Staff Tujuan

HRD & GA Staff HRD & GA Staff bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia bertanggung jawab dalam memasukkan data karyawan baru sekaligus membuat surat perjanjian kerja karyawan, membuat perubahan data karyawan, membuat rekap absensi, membuat transaksi tunjangan karyawan,

membut

transaksi potongan

karyawan, memasukkan data cuti karyawan. Karakteristik

HRD & GA Staff haruslah orang yang cukup teliti karena dia yang bertanggung jawab atas kegiatan Human Resource di perusahaan.

Tabel 4.4 Definisi Actor HRD & GA Manager Tujuan

HRD & GA Manager HRD & GA Manager bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana dia bertanggung jawab dalam membuat laporan-laporan seperti daftar gaji, laporan Perincian PPh 21, laporan Perincian Astek, membuat surat mutasi karyawan, membuat surat pemberitahuan kenaikan gaji, mengotorisasi segala transaksi yang telah dibuat oleh HRD & GA Staff.

Karakteristik

HRD & GA Manager haruslah orang yang teliti karena dia betanggung jawab dalam pembuatan dokumen untuk pembayaran gaji dan upah yang akan diserahkan ke bagian lain untuk mekanisme pembayarannya.

Tabel 4.5 Definisi Actor Accounting Staff Tujuan

Accounting Staff Accounting Staff bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia bertanggung jawab dalam menghitung insentif bagi sales sesuai dengan laporan dari bagian piutang mengenai penjualan yang sudah lunas.

120 Karakteristik

Accounting staff haruslah orang yang teliti dan bertanggung jawab karena kegiatan ini menentukan pendapatan yang menjadi hak bagian sales.

Tabel 4.6 Definisi Actor Accounting & Finance Manager Tujuan

Accounting & Finance Manager Accounting & Finance Manager bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana dia bertanggung jawab dalam mengotorisasi hasil perhitungan insentif yang dilakukan oleh Accounting Staff .

Karakteristik

Accounting & Finance Manager haruslah orang yang cekatan dan teliti karena dia bertanggung jawab untuk mengotorisasi hasil perhitungan insentif yang dilakukan oleh Accounting Staff yang nantinya akan dimasukkan ke dalam perhitungan gaji.

4.1.1.3 Use Case Specification Tabel 4.7 – 4.25 merupakan use case specification dari use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima.

121 Tabel 4.7 Use Case Specification “Melakukan Log In” Pattern

Melakukan Log In 1. Use case dimulai pada saat Karyawan memasukkan NIK dan Password pada form Log In. 2. Bila NIK dan Password tidak sesuai maka akan muncul keterangan bahwa Log In tidak berhasil dan harus diulang. 3. Bila NIK dan Password sesuai dengan yang ada di database maka akan muncul menu yang dapat diakses sesuai dengan wewenang setiap karyawan.

Objects

Karyawan

Functions

Read

Tabel 4.8 Use Case Specification “Merubah Password” Pattern

Merubah Password 1. Use case dimulai pada saat setiap Karyawan memilih Rubah Password pada menu Pengaturan di menu bar. 2. Setiap Karyawan dapat mengganti password sesuai yang mereka inginkan. 3. Karyawan akan menekan Save untuk menyimpan password tersebut atau Cancel untuk membatalkan perubahan password.

Objects

Karyawan

Functions

Update

Tabel 4.9 Use Case Specification “Mengisi Absensi” Pattern

Mengisi Absensi 1. Use case dimulai pada saat mengisi absensi pada form Absensi. 2. Karyawan mengisi NIK kemudian Karyawan memilih tombol "Clock In" untuk mencatat jam masuk karyawan. Sistem akan menampilkan jam masuknya.

122 3. Jika Karyawan terlambat dari jam yang sudah ditetapkan maka sistem secara otomatis akan mencatat keterlambatan karyawan yang berpengaruh pada insentif kehadiran karyawan. 4. Pada saat akan istirahat makan siang, karyawan harus melakukan clock in dan clock out kembali untuk mengawasi penggunaan waktu istirahat siang. 5. Ketika Karyawan pulang, karyawan memasukkan NIK. 6. Karyawan memilih tombol "Clock Out" untuk mencatat jam keluar karyawan. Sistem akan menampilkan jam keluarnyanya. 7. Semua keterlambatan dan lembur akan dihitung dan ditambahkan oleh sistem. 8. Karyawan yang tidak melakukan Clock In atau Clock Out dianggap absen. Objects

Absensi, Karyawan

Functions

Clock In, Clock Out, Compute, Update

Tabel 4.10 Use Case Specification “Melihat Data Pribadi” Melihat Data Pribadi 1. Use case dimulai saat Karyawan memilih Data Pribadi

Pattern

Karyawan pada Menu Master yang terdapat pada menu bar. 2. Karyawan dapat melihat form Data Pribadi Karyawan Objects

Karyawan, Slip Gaji

Functions

Create

Tabel 4.11 Use Case Specification “Membuat Permohonan Cuti” Pattern

Membuat Permohonan Cuti 1. Use case dimulai saat Karyawan memilih Cuti pada Menu Master yang terdapat pada menu bar. 2. Kemudian Karyawan mengisi data-data cuti yang akan diambil kemudian menekan tombol Send untuk mendapat persetujuan

123 dari Atasan dan HRD & GA Manager 3. Atasan akan memilih tab Cuti pada Menu Otorisasi yang terdapat pada Menu Bar kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas cuti yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol Decline. 4. HRD & GA Manager akan memilih tab Otorisasi Cuti pada Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas cuti yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol Decline. 5. Setelah mendapat persetujuan dari kedua belah pihak maka karyawan berhak untuk cuti pada hari yang telah ditentukan. Objects

Karyawan, Cuti

Functions

Create, Update

Tabel 4.12 Use Case Specification “Mengisi Nilai” Pattern

Mengisi Nilai 1. Use Case dimulai saat Atasan memilih Isi Nilai pada menu Master yang terdapat pada Menu Bar setiap 6 bulan sekali. 2. Atasan dapat mencari NIK karyawan atau nama bawahan mereka dan mengisi nilai untuk bawahan mereka pada form Isi Nilai. 3. Kemudian Kepala Bagian menekan tombol Save untuk menyimpan hasil tersebut.

Objects

Nilai, Karyawan

Functions

Create, Update

Tabel 4.13 Use Case Specification “Membuat Laporan Absensi Harian” Pattern

Membuat Laporan Absensi Harian 1. Use case dimulai pada saat Atasan memilih tab Absensi Harian pada menu Otorisasi di Menu Bar .

124 2. Atasan memberikan persetujuan dengan menekan Approve atau menolak dengan memilih Decline. 3. HRD & GA Staff kemudian memilih form Absen Harian Pada Menu HRD Trans di Menu Bar kemudian memilih periode yang diinginkan lalu mencetak laporan absensi harian. Objects

Absensi, Karyawan

Functions

Create, Update, Print

Tabel 4.14 Use Case Specification “Membuat Surat Pengangkatan Karyawan Baru” Pattern

Membuat Surat Pengangkatan Karyawan Baru 1. Use case dimulai saat Karyawan baru mulai bekerja di perusahaan. HRD & GA Staff akan memilih Data Karyawan pada Menu HRD Trans di menu bar. 2. Akan muncul form Data Pribadi Karyawan, HRD & GA Staff menekan tombol New untuk memasukkan data karyawan baru baik yang finansial maupun non finansial. 3. Sistem akan menghitung jumlah Astek untuk karyawan. 4. Kemudian HRD & GA Staff menekan tombol Send untuk meminta persetujuan kepada HRD & GA Manager. 5. HRD & GA Manager akan memilih tab Data Karyawan Baru pada Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas data yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol Decline. 6. Setelah data disetujui, HRD & GA Staff akan menekan tombol Hitung PTKP untuk menentukan PTKP serta menekan tombol Print untuk mencetak surat.

Objects

Karyawan, Keluarga, Riwayat Pendidikan, Pengalaman Kerja, Tunjangan Medis, Astek.

Function

Create, Save, Print

125 Tabel 4.15 Use Case Specification “Membuat Transaksi Kenaikan Gaji” Pattern

Membuat Transaksi Kenaikan Gaji 1. Use case dimulai saat HRD & GA Staff memilih Naik Gaji pada menu HRD Trans yang terdapat pada Menu Bar. 2. HRD & GA Staff dapat melengkapi data karyawan dengan menggunakan sistem pencarian data karyawan kemudian mengisi data kenaikan gaji karyawan dan menekan tombol Send untuk meminta persetujuan atas transaksi yang dilakukan. 3. HRD & GA Manager akan memilih tab Naik Gaji pada Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas data yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol Decline. 4. HRD & GA Staff akan menekan tombol Print Current Record pada Tab Control Approval Report untuk mencetak surat tersebut dan mengupdate data karyawan di database Karyawan

Objects

Karyawan, Astek

Functions


126 Tabel 4.16 Use Case Specification “Membuat Transaksi Tunjangan Medis”

Pattern

Membuat Transaksi Tunjangan Medis 1. Use case dimulai saat HRD & GA Staff memilih Tunjangan Medis pada menu HRD Trans yang terdapat pada Menu Bar. 2. HRD & GA Staff dapat melengkapi data karyawan dengan menggunakan sistem pencarian data karyawan kemudian mengisi data tunjangan medis karyawan dan menekan tombol Send untuk meminta persetujuan atas transaksi yang dilakukan. 3. HRD & GA Manager akan memilih tab Tunjangan Medis pada Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas data yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol Decline.

Objects

Karyawan, Astek

Functions


Tabel 4.17 Use Case Specification “Membuat Perubahan Data Finansial” Pattern

Membuat Perubahan Data Finansial 1. Use case dimulai saat HRD & GA Staff memilih Ubah Data Finansial pada menu HRD Trans yang terdapat pada Menu Bar. 2. HRD & GA Staff merubah data-data finansial dengan menekan tombok Edit kemudian merubah data-data finansial yang diperlukan. Setelah selesai, HRD & GA Staff akan menekan tombol Send untuk meminta persetujuan atas perubahan data yang dilakukan. 3. HRD & GA Manager akan memilih tab Rubah Data Finansial pada Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas data yang dirubah atau menolak dengan menekan tombol Decline.

127 Objects

Karyawan, Pph 21, Tunjangan, Insentif Kehadiran, Persentase Insentif Penjualan.

Functions


Tabel 4.18 Use Case Specification “Membuat Transaksi Mutasi” Pattern

Membuat Surat Mutasi Karyawan 1. Use case dimulai saat HRD & GA Staff memilih Mutasi pada menu HRD Trans di menu bar. 2. HRD & GA Staff dapat melengkapi data karyawan dengan menggunakan sistem pencarian data karyawan kemudian mengisi data mutasi karyawan dan menekan tombol Send untuk meminta persetujuan atas transaksi yang dilakukan. 3. HRD & GA Manager akan memilih tab Mutasi pada Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas data yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol Decline. 4. HRD & GA Staff akan menekan tombol Print Current Record pada Tab Control Approval Report untuk mencetak surat tersebut.

Objects

Mutasi, Karyawan, Astek

Functions


Tabel 4.19 Use Case Specification “Mencetak Rekap Absensi” Pattern

Mencetak Rekap Absensi 1. Use case dimulai saat HRD & GA Manager memilih Rekap Absensi pada menu Laporan di menu bar. 2. Akan muncul form Rekap Absensi. HRD & GA Manager dapat memilih periode penggajian yang diinginkan. HRD & GA Manager dapat menekan tombol Report Preview untuk melihat rekap absensi

128 serta menekan Print untuk mencetak rekap absensi. Objects

Rekap Absensi, Absensi

Functions

Create, Compute, Update, Print

Tabel 4.20 Use Case Specification “Mencetak Daftar Gaji” Pattern

Membuat Daftar Gaji 1. Use case dimulai saat HRD & GA Manager memilih Daftar Gaji pada menu Laporan di menu bar. 2. Akan muncul form Daftar Gaji. HRD & GA Manager dapat memilih periode penggajian yang diinginkan. HRD & GA Manager dapat menekan tombol Report Preview untuk melihat daftar gaji dan menekan tombol Print untuk mencetak daftar gaji.

Objects

Daftar Gaji, Rekap Absensi, Karyawan, Tunjangan, Tunjangan Medis, PPh 21,Astek, Insentif Kehadiran, Insentif Penjualan

Function

Create, Update, Compute, Print

Tabel 4.21 Use Case Specification “Mencetak Laporan Perincian PPh 21 & Astek” Pattern

Membuat Laporan Perincian PPH 21 dan Astek 1. Use case dimulai saat HRD & GA Manager memilih Laporan Perincian PPh 21 dan Astek pada menu Laporan di menu bar. 2. Akan muncul form Laporan Perincian PPh 21 dan Astek. HRD & GA Manager dapat memilih periode penggajian yang diinginkan. HRD & GA Manager dapat menekan tombol Report Preview untuk melihat laporan dan menekan tombol Print untuk mencetak laporan.

Objects

Daftar Gaji, Laporan

Functions

Create, Print

129 Tabel 4.22 Use Case Specification “Mencetak Slip Gaji” Pattern

Mencetak Slip Gaji 1. Use case dimulai saat HRD & GA Manager memilih Slip Gaji pada menu Laporan di menu bar. 2. Akan muncul form Slip Gaji. HRD & GA Manager dapat memilih periode penggajian yang diinginkan. HRD & GA Manager dapat menekan tombol tombol View & Print untuk melihat, serta mencetak Slip Gaji

Objects

Daftar Gaji, Slip Gaji

Functions

Read

Tabel 4.23 Use Case Specification “Mencetak Hasil Penilaian” Pattern

Mencetak Hasil Penilaian 1. Use case dimulai pada saat HRD & GA Manager memilih Nilai pada menu Laporan di menu bar. 2. Maka form Nilai akan muncul dan HRD & GA Manager dapat menekan tombol Print untuk mencetak hasil penilaian tersebut.

Objects

Nilai

Functions

Read

Tabel 4.24 Use Case Specification “Menghitung Insentif” Pattern

Menghitung Insentif Penjualan 1. Use case dimulai pada saat Accounting Staff memilih Hitung Insentif dari menu bar. 2. Akan muncul form Hitung Insentif. Sesuai dengan laporan yang diberikan bagian piutang, Accounting Staff akan memasukkan NIK Karyawan yang berhak atas insentif, kemudian memasukkan jumlah penjualan yang telah lunas atas NIK tersebut. Lalu sistem akan membaca persentase insentif dari database persentase insentif kemudian menghitung insentif secara otomatis, kemudian Accounting Staff menekan tombol Send untuk meminta

130 otorisasi dari Accounting & Finance Manager. 3. Accounting & Finance Manager akan memilih tab Hitung Insentif Penjualan

pada Menu Otorisasi yang terdapat pada Menu Bar

kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas data yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol Decline. Objects

Karyawan, Daftar Gaji, Insentif Penjualan

Function

Create, Compute, Update

Tabel 4.25 Use Case Specification “Merubah Data Karyawan” Pattern

Merubah Data Karyawan 1. Use case dimulai saat HRD & GA Staff memilih Data Karyawan pada menu HRD Trans di menu bar . 2. HRD & GA Staff dapat merubah Data Karyawan pada form Data Pribadi Karyawan dengan menekan tombol Edit. 3. Setelah dirubah, HRD & GA Staff menekan tombol Send. 4. HRD & GA Manager akan memilih tab Rubah Data Karyawan pada Menu Otorisasi HRD yang terdapat pada Menu Bar kemudian memberikan persetujuan dengan menekan tombol Approve atas data yang diajukan atau menolak dengan menekan tombol Decline.

Objects

Karyawan, Keluarga, Riwayat Pendidikan

Function

Update

Gambar 4.2 – 4.20 berikut ini merupakan sequence diagram dari masing-masing use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntasi penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima.

131

Gambar 4.2 Sequence Diagram untuk Use Case “Melakukan Log In”

Gambar 4.3 Sequence Diagram untuk Use Case “Merubah Password”

132

Gambar 4.4 Sequence Diagram untuk Use Case “Mengisi Absensi”

133

Gambar 4.5 Sequence Diagram untuk Use Case “Melihat Data Pribadi”

134

Gambar 4.6 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Permohonan Cuti”

135

Gambar 4.7 Sequence Diagram untuk Use Case “Mengisi Nilai”

136

Gambar 4.8 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Laporan Absensi Harian”

138

Gambar 4.9 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Surat Pengangkatan Karyawan Baru”

139

Gambar 4.10 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Kenaikan Gaji”

140

Gambar 4.11 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Tunjangan Medis”

141

142

Gambar 4.12 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Perubahan Data Finansial”

143

144

Gambar 4.13 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Mutasi”

145

Gambar 4.14 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak Rekap Absensi”

Gambar 4.15 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak Daftar Gaji”

147

Gambar 4.16 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak Laporan Perincian PPh 21 dan Astek”

148

Gambar 4.17 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak Slip Gaji”

149

Gambar 4.18 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak Hasil Penilaian”

150

Gambar 4.19 Sequence Diagram untuk Use Case “Menghitung Insentif”

151

152

Gambar 4.20 Sequence Diagram untuk Use Case “Merubah Data Karyawan” 4.1.2 Function List Tabel 4.26 berikut ini menunjukkan function list sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima. Tabel 4.26 Function List Melakukan Log In 1. Meng-entry NIK 2. Meng-entry Password 3. Mengecek NIK dan Password di Karyawan

Read, Update Update Update Read

Simple Simple Simple Simple

Merubah Password 1. Meng-entry password baru

Read, Update Read

Simple Simple

153 2. 3.

Mengkonfirmasi password baru Menyimpan data

Melihat Data Pribadi Karyawan 1. Memilih menu Data Pribadi Karyawan 2. Mengambil data di Karyawan 3. Mengambil data di Keluarga 4. Mengambil data di Riwayat Pendidikan 5. Mengambil data di Pengalaman Kerja 6. Mengambil data di Slip Gaji Mengisi Absensi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Meng-entry NIK saat masuk Mengambil data di Karyawan Menghitung keterlambatan kehadiran Meng-entry NIK saat keluar makan siang Meng-entry NIK saat selesai makan siang Menyimpan data Meng-entry NIK saat keluar Mengambil data di Karyawan Menghitung lembur Menyimpan data

Mengisi Nilai Karyawan 1. Meng-entry Nama 2. Meng-entry Nilai 3. Menghitung nilai 4. Menyimpan data Menghitung Insentif Penjualan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Meng-entry nama Meng-entry periode pembayaran Meng-entry jumlah penjualan Mengambil persentase insentif penjualan Menghitung insentif penjualan Meminta persetujuan atas data perhitungan insentif Mengambil data perhitungan insentif

Read Update

Simple Simple

Read Read Read Read Read Read Read

Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple

Compute, Read, Update Update Read Compute Update Update Update Update Read Compute Update

Complex Simple Simple Complex Simple Simple Simple Simple Simple Complex Simple

Compute, Update Update

Medium Simple

Compute Update

Medium Simple

Compute, Update, Read Update Update Update Read Compute

Complex Simple Simple Simple Simple Complex

Update Read

Simple Simple

154 8. 9.

Memberikan persetujuan Menyimpan data

Membuat Surat Pengangkatan Karyawan Baru 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Meng-entry data pribadi Meng-entry data keluarga Meng-entry data riwayat pendidikan Meng-entry data pengalaman kerja Meng-entry data finansial Menghitung Astek Meminta persetujuan atas data karyawan baru Mengambil data karyawan baru Memberikan persetujuan Menghitung PTKP Menyimpan data Mencetak Surat Perjanjian Kerja Karyawan

Merubah Data Karyawan 1. Entry NIK atau Nama 2. Mengambil data di Karyawan 3. Merubah data Karyawan 4. Mengambil data di Keluarga 5. Merubah data Keluarga 6. Mengambil data di Riwayat Pendidikan 7. Merubah data Riwayat Pendidikan 8. Meminta persetujuan atas perubahan data 9. Mengambil data 10. Memberikan pesetujuan 11. Menyimpan data Membuat Transaksi Tunjangan Medis 1. Meng-entry data karyawan 2. Meng-entry data tunjangan medis 3. Menghitung sisa saldo tunjangan medis 4. Meminta persetujuan 5. Mengambil data tunjangan medis 6. Memberikan persetujuan 7. Menyimpan data

Update Update

Simple Simple

Compute, Read, Update Update Update Update Update Update Compute Update Read Update Compute Update Read

Complex Simple Simple Simple Simple Simple Complex Simple Simple Simple Medium Simple Simple

Update Update Read Update Read Update Read Update Update Read Update Update

Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple

Compute, Update Update Update Compute Update Read Update Update

Medium Simple Simple Medium Simple Simple Simple Simple

155 Membuat Permohonan Cuti 1. Meng-entry data cuti 2. Menghitung sisa cuti 3. Meminta persetujuan Atasan 4. Mengambil data cuti 5. Memberi persetujuan cuti 6. Meminta persetujuan HRD & GA Manager 7. Mengambil data cuti 8. Memberi persetujuan cuti 9. Menyimpan data

Update, Compute Update Compute Update Read Update Update Read Update Update

Medium Simple Medium Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple

Mencetak Rekap Absensi

Compute, Read, Update Read Read Compute Compute Compute Compute Update Read

Complex Simple Simple Complex Complex Complex Complex Simple Simple

Compute, Read, Update Read Read Compute Read Compute Read Compute Read Read Read Compute Read Compute Read Compute Compute

Complex Simple Simple Complex Simple Complex Simple Medium Simple Simple Simple Complex Simple Complex Simple Complex Complex

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Memilih periode Mengambil data dari Absensi Menghitung jumlah kehadiran Menghitung jumlah keterlambatan Menghitung jumlah jam lembur Menghitung jumlah hari kerja bulan berjalan Menyimpan data Mencetak Rekap Absensi

Mencetak Daftar Gaji 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Mengambil data dari Karyawan Mengambil data dari Rekap Absensi Menghitung upah buruh Mengambil data dari Tunjangan Menghitung Tunjangan Mengambil data dari Insentif Kehadiran Menghitung insentif kehadiran Mengambil data dari Insentif Penjualan Mengambil data dari Tunjangan Medis Mengambil data dari Astek Menghitung gaji kotor Mengambil data dari PPh21 Menghitung PPh 21 Mengambil data dari Astek Menghitung potongan Menghitung gaji bersih

156 17. Mencetak Daftar Gaji 18. Menyimpan data

Read Update

Simple Simple

Read

Simple

Read Read

Simple Simple

Compute, Read, Update Update Compute Update Read Update Update Update

Complex Simple Complex Simple Simple Simple Simple Simple

Compute, Read, Update Read Compute Update Read Update Update Read

Complex Simple Complex Simple Simple Simple Simple Simple

Mencetak Hasil Penilaian Karyawan 1. Mengambil data dari Nilai 2. Mencetak Nilai

Read Read Read

Simple Simple Simple

Mencetak Slip Gaji 1. Pilih Periode 2. Mengambil data dari Daftar Gaji 3. Mencetak Slip Gaji

Read Read Read Read

Simple Simple Simple Simple

Membuat Laporan Absensi Harian 1. Mengambil data dari Absensi 2. Meminta persetujuan absensi

Read, Update Read Update


Membuat Laporan Perincian PPh 21 dan Astek 1. Memilih periode 2. Mengambil data dari Daftar Gaji 3. Mencetak Laporan Perincian PPh 21 dan Astek Membuat Surat Mutasi Karyawan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Meng-entry data Menghitung Astek Meminta persetujuan data mutasi Mengambil data mutasi Memberikan persetujuan Menyimpan data Mencetak Surat Mutasi Karyawan

Membuat Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Meng-entry data Memperbarui Astek Meminta persetujuan data kenaikan gaji Mengambil data kenaikan gaji Memberikan persetujuan Menyimpan data Mencetak Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji

157 3. 4. 5.

Menyimpan data Mengambil data dari Absensi Mencetak Laporan Absensi Harian

Membuat Perubahan Data Finansial 1. Mengambil data di PPh 21 2. Merubah data PPh 21 3. Mengambil data di Tunjangan 4. Merubah data Tunjangan 5. Mengambil data di Persentase Insentif Penjualan 6. Merubah data persentase insentif penjualan 7. Mengambil data di Insentif Kehadiran 8. Merubah data Insentif Kehadiran 9. Meminta persetujuan atas perubahan 10. Mengambil data di PPh 21 11. Mengambil data di Tunjangan 12. Mengambil data di Persentase Insentif Penjualan 13. Mengambil data di Insentif Kehadiran 14. Memberikan persetujuan 15. Menyimpan data

Update Read Read


Read, Update Read Update Read Update Read Update Read Update Update Read Read Read Read Update Update

Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple Simple

4.1.3 User Interface Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima dirancang untuk memudahkan interaksi antara user atau aktor yang akan menggunakan sistem. Karena itu dibuat rancangan antarmuka yang user-friendly dengan menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris secara parsial. Gambaran desain user Interface sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima dapat dilihat pada lampiran. 4.1.3.1 Dialogue Style User Interface dibuat untuk mempermudah user dalam menggunakan sistem sesuai dengan kebutuhannya. User interface pada sistem ini memiliki tampilan masingmasing untuk setiap fungsi yang terkait agar dapat mendukung user dalam membuat

158 berbagai macam transaksi HRD maupun penggajian dan pengupahan serta mendapatkan informasi secara cepat dan akurat. Sistem juga dilengkapi dengan fasilitas mencetak yang bertujuan untuk memberikan informasi secara tepat. Untuk lebih jelasnya daftar windows interface dan hasil pencetakannya dapat dilihat pada tabel 4.27 berikut ini. Tabel 4.27 Daftar Windows User Interface dan Printouts Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima Windows Absensi Log In Pengaturan Rubah Password Log Out Master Data Pribadi Karyawan Isi Nilai Cuti HRD Trans Absensi Harian Data Karyawan Naik Gaji Tunjangan Medis Rubah Data Finansial Mutasi Hitung Insentif Laporan Rekap Absensi Daftar Gaji Laporan Perincian PPh 21 dan Astek Slip Gaji Nilai Otorisasi HRD Otorisasi

Printouts Laporan Absensi Harian Surat Pengangkatan Karyawan Baru Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Surat Mutasi Rekap Absensi Daftar Gaji Laporan Perincian PPh 21 dan Astek Slip Gaji Nilai Karyawan -

4.1.3.2 Overview Berikut ini adalah gambar navigation diagram yang menyediakan window user interface dan hubungan antara window user interface tersebut. Window dirancang serupa dengan bentuk window yang terdapat pada Navigation Diagram.

Gambar 4.21 Navigation Diagram

160 4.1.4 The Technical Platform Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima dikembangkan untuk personal computer dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic dengan development tools Microsoft Visual Studio 2003 dan menggunakan Microsoft SQL Server 2000 sebagai database engine. User interface yang digunakan sesuai dengan standard windows dan sistem dioperasikan dengan menggunakan mouse dan keyboard. 4.1.5 Recommendation 4.1.5.1 The System Usefulness & Feasibility Fungsionalitas sistem dimaksudkan untuk membantu user dalam pengawasan absen harian karyawan, cuti karyawan, dan beberapa aktivitas penggajian dan pengupahan. Sistem ini juga dapat menghasilkan berbagai dokumen dan laporan yang dapat digunakan dalam kegiatan penggajian dengan tujuan agar semua transaksi yang dibuat dapat dikontrol oleh sistem. Hasil pencatatan transaksi langsung disimpan ke komputer. 4.1.5.2 Strategy Sistem yang dirancang dibuat sesederhana mungkin agar user dapat menggunakannya dengan mudah tanpa mengalami kesulitan. Sistem ini dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan user. 4.1.5.3 Development Economy Pengembangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima memerlukan waktu sekitar 6 bulan dengan menggunakan sumber daya sebagai berikut : satu orang programmer dan satu orang database specialist.

161 4.2

The Task

4.2.1 Purpose Sistem dibuat dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan bagian HRD, Accounting and Finance, dan karyawan yang secara langsung terlibat dalam kegiatan penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima. Sistem ini mempermudah perhitungan berbagai komponen gaji serta mempermudah pencatatan kegiatan-kegiatan personalia seperti mutasi, naik gaji, lembur, cuti, pemberian tunjangan yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan. 4.2.2 Corrections to the Analysis Terdapat perbaikan terhadap analisis perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima. Perbaikan dibuat dengan cara merevisi class diagram yang dibuat sebelumnya sehingga menghasilkan class diagram class diagram yang baru. Class yang baru adalah class User. 4.2.3 Quality Goals Tabel 4.28 berikut menunjukkan prioritas dari design criteria, dengan menentukan kriteria-kriteria tersebut maka akan dapat membantu perencanaan atas aktivitas yang ada. Tabel 4.28 Criteria Criterion Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable Testable Flexible

Very Important X X

Important

Less Important

X X X X X X

Irrelevant

Easily Fulfilled

162 Comprehensible Reusable Portable Interoperable

4.3

X X X X

Technical Platform

4.3.1 Equipment Sistem dirancang dan dikembangkan untuk Personal Computer (PC) dengan LAN, dimana antara client dan server dihubungkan dengan switch 16 port. Spesifikasi hardware dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 4.29 Spesifikasi Peralatan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima Specification

Client

Server

Processor

Intel Pentium 4 3.0 GHz

Intel Core2 Duo 3.0 GHz

Mother Board

Mother

Board

untuk Mother Board untuk Core2

Pentium 4

Duo

Memory

256MB

1GB

Hard Disk Drive

40GB, 7200 RPM

160GB, 7200 RPM

Floppy Disk (optional)

1.44Mb

1.44Mb

CD-ROM

Optional

DVD-Writer

Monitor

15”

15”

Keyboard dan Mouse

Logitech Std

Logitech Std

NIC

100Mbps

100Mbps

Sound Card

Onboard

Onboard

Graphic Card

Onboard

Onboard

Printer

Dot Matrix

Operating System

Microsoft Professional

Windos

XP Microsoft Windows 2000 Advanced Server

163 4.3.2 System Software Perancangan sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima ini dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dengan development tools Microsoft Visual Studio 2003 dan menggunakan Microsoft SQL Server 2000 sebagai database engine. 4.3.3 System Interface Hasil dari sistem ini adalah berbagai dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh kepala HRD, Accouting and Finance, dan Presiden Direktur. Dokumen dan laporan tersebut dicetak dengan menggunakan printer dot matrix 132 kolom di atas kertas continuous form, A4, letter, legal. 4.3.4 Design Language Perancangan dokumen dari sistem ini menggunakan notasi UML (unified Model Language) dengan menggunakan Microsoft Office Visio 2003. 4.4

Architecture

4.4.1 Component Architecture Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima menggunakan client server architecture yang berdasarkan centralized data yaitu client mempunyai user interface dan function, sedangkan server mempunyai model. Pada component client terdapat component user interface bagian HRD & GA, Acccounting & Finance. Bagian-bagian tersebut juga memiliki component function sesuai dengan hak aksesnya masing-masing. Setiap karyawan memiliki component function yang berguna sebagai read untuk disampaikan ke server. Untuk lebih jelasnya, komponen arsitektur sistem akuntasi penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima dapat dilihat pada gambar 4.22 berikut ini.

164

Gambar 4.22 Component Diagram 4.4.2 Process Architecture Sistem dijalankan dengan menggunakan stand-alone computer untuk masingmasing user. Tingkat kemananan yang diberikan untuk seseorang tergantung dari tugas dan wewenangnya dengan cara otorisasi pada saat login. Hasil data pada client akan

165 dicetak dengan menggunakan printer. Selain itu, juga akan digunakan komputer khusus untuk absensi. Deployment diagram pada gambar 4.23 dibawah ini menggunakan centralized pattern, dimana pada client terdapat komponen user interface dan function sedangkan pada server terdapat komponen function dan model. Semua data yang diinput melalui komponen user interface client akan diproses oleh client itu sendiri melalui komponen function pada client, kemudian server akan menampung segala input dari client untuk dibaca dan diproses melalui function yang ada pada server.

166

Gambar 4.23 Deployment Diagram

167 4.5

Standard

Perancangan window dan pesan kesalahan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima mengikuti standard window. Untuk lebih jelasnya beberapa contoh pesan kesalahan dan menu standar dapat dilihat pada gambar 4.24 dan 4.25 berikut ini:

Gambar 4.24 Contoh Standard Button dalam Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima

168

Gambar 4.25 Contoh Warning Message dalam sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima 4.6

Component

4.6.1 Model Component Model Component menyatakan kebutuhan function dan model. Dalam perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima yaitu function cetak laporan absensi harian, function cetak surat pengangkatan karyawan baru, function cetak surat kenaikan gaji, function cetak surat mutasi karyawan, function cetak rekap absensi, function cetak daftar gaji, function cetak laporan perincian PPh 21 dan Astek, function cetak slip gaji, function cetak nilai. 4.6.1.1 Structure Gambar 4.26 di bawah ini menggambarkan class diagram yang telah direvisi. Class diagram yang telah direvisi adalah class User. 4.6.1.2 Classes Berikut adalah spesifikasi atribut dan operation class yang terdapat dalam revisi class diagram sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Kebayoran Warna Prima 1. User Purpose

: Mencatat informasi user yang berupa NIK karyawan dan passwordnya.

169 Attributes

: NIK, password

Operations

: Log In, Log Out

Gambar 4.26 Revised Class Diagram 4.6.1.3 Spesifikasi Tabel Data Tabel 4.30 – 4.46 menggambarkan spesifikasi tabel data yang terdapat pada sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima.

170 Database Absensi Tabel 4.30 Spesifikasi Tabel Absensi Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nomor

int

4

Kode record

nik

char

10

Nomor Induk Karyawan

dept

varchar

50

Departemen karyawan

jabatan

varchar

50

Jabatan karyawan

tanggal

datetime

8

Tanggal absensi

cin

datetime

8

Clock in

cout

datetime

8

Clock out

lambat

bit

1

Status keterlambatan

lembur

smallint

2

Jumlah jam lembur

cuti

bit

1

Status cuti

hadir

bit

1

Status kehadiran

stat

bit

1

Status approval manager atasan

comments

text

16

Komentar manager atasan

Database Cuti Tabel 4.31 Spesifikasi Tabel Cuti Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nomor

int

4

Kode record

nik

char

10


dept

varchar

50

Departemen karyawan

jabatan

varchar

50

Jabatan karyawan

cutitahun

tinyint

1

Sisa cuti tahunan

ambilcuti

tinyint

1

Jumlah hari cuti yang akan diambil

sisacuti

tinyint

1

Sisa cuti tahun ini

tanggal

datetime

8

Tanggal cuti

statatas

bit

1

Status approval atasan

appatas

datetime

8

Tanggal approval atasan

171 commatas

text

16

Komentar atasan

stathrd

bit

1

Status approval HRD & GA Manager

apphrd

datetime

8

Tanggal approval HRD & GA Manager

commhrd

text

16

Komentar HRD & GA Manager

Database Daftar Slip Gaji Tabel 4.32 Spesifikasi Tabel Daftar Slip Gaji Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

noslip

int

4

Kode record

nik

char

10


dept

varchar

50

Departemen karyawan

jabatan

varchar

50

Jabatan karyawan

gajipokok

bigint

8

Gaji pokok karyawan

periode

datetime

8

Periode pembayaran gaji

makan

int

4

Total uang makan

trans

int

4

Total uang transportasi

lembur

int

4

Total uang lembur

medis

bigint

8

Tunjangan medis yang diklaim

thr

bigint

8

Tunjangan hari raya

inshadir

int

4

Insentif kehadiran

insjual

float

8

Insentif penjualan

astek108

float

8

Astek 1,08%

astek308

float

8

Astek 3,08%

pph21

bigint

8

Pajak Penghasilan pasal 21

ttlpotong

bigint

8

Total potongan

gajikotor

bigint

8

Total gaji kotor

gajibersih

bigint

8

Total gaji bersih

jmlhadir

tinyint

1

Jumlah kehadiran selama satu bulan

172 Database Insentif Hadir Tabel 4.33 Spesifikasi Tabel Insentif Hadir Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

periode

datetime

8

Periode berlakunya insentif kehadiran

hl0

int

4

Jumlah insentif (tidak pernah terlambat)

hl1

int

4

Jumlah insentif (terlambat satu kali)

hl2

int

4

Jumlah insentif (terlambat dua kali)

stat

bit

1


approval

datetime

8


comments

text

16


Database Insentif Jual Tabel 4.34 Spesifikasi Tabel Insentif Jual Key X

Field periode

Tipe datetime

Size 8

Deskripsi Periode berlakunya tarif insentif penjualan

ipl1

tinyint

1

Tarif insentif penjualan lapis 1

ipl2

tinyint

1


ipl3

tinyint

1


jl1

int

4

Range penjualan yang mendapat insentif

jl2

int

4


jl3

int

4


stat

bit

1


approval

datetime

8


173 comments

text

16


Database Insentif Jual Karyawan Tabel 4.35 Spesifikasi Tabel Insentif Jual Karyawan Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nomor

int

4

Kode record

nik

char

10

NIK karyawan

periode

datetime

8

Periode pembayaran insentif penjualan

jual

int

4

Jumlah penjualan

insentif

float

8

Jumlah insentif

stat

bit

1

Status approval Accounting Manager

approval

datetime

8

Tanggal approval Accounting Manager

comments

text

16

Komentar Accounting Manager

Database Karyawan Tabel 4.36 Spesifikasi Tabel Karyawan Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nik

varchar

11

NIK karyawan

nama

varchar

50

Nama karyawan

alamat

varchar

150

Alamat karyawan

telp

varchar

20

Nomor telepon karyawan

hp

varchar

50

No telepon selular karyawan

templhr

varchar

50

Tempat lahir karyawan

tgllhr

datetime

8

Tanggal lahir karyawan

jnskel

bit

1

Jenis kelamin karyawan

agama

char

10

Agama karyawan

warga

varchar

25

Kewarganegaraan karyawan

jnstp

varchar

10

Jenis tanda pengenal karyawan

ntp

varchar

30

Nomor tanda pengenal

dept

varchar

50

Departemen tempat karyawan bekerja

174 jabatan

varchar

50

Jabatan karyawan

mulai

datetime

8

Tanggal karyawan mulai bekerja

periode

datetime

8

Periode gaji karyawan

nosurat

varchar

15

Nomor surat yang berkenaan dengan kepegawaian

gaji

bigint

8

Gaji karyawan

rekbank

char

12

Nomor rekening bank karyawan

cuti

smallint

2

Jumlah hari cuti dalam setahun

sisacuti

smallint

2

Sisa cuti yang masih dimiliki

pass

varchar

50

Password karyawan

stat

bit

1


approval

datetime

8


comments

text

16


Database Keluarga Tabel 4.37 Spesifikasi Tabel Keluarga Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nik

varchar

11

NIK karyawan

statkawin

bit

1

Status perkawinan karyawan

namapas

varchar

50

Nama pasangan karyawan

kerjapas

varchar

50

Pekerjaan pasangan

perushpas

varchar

50

Perusahaan tempat pasangan bekerja

almpas

varchar

50

Alamat pasangan

telppas

varchar

30

Nomor telepon pasangan

namaayah

varchar

50

Nama ayah karyawan

kerjaayah

varchar

50

Pekerjaan ayah karyawan

telpayah

varchar

30

Nomor telepon ayah karyawan

namaibu

varchar

50

Nama ibu karyawan

kerjaibu

varchar

50

Pekerjaan ibu karyawan

175 telpibu

varchar

30

Nomor telepon ibu karyawan

tanggung

tinyint

1

Jumlah tanggungan karyawan

ptkp

int

4

Jumlah PTKP

stat

bit

1


approval

datetime

8


comments

text

16


Database Laporan Tabel 4.38 Spesifikasi Tabel Laporan Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

periode

datetime

8

Periode laporan

ttlpph21

float

8

Total Pajak Penghasilan pasal 21

ttlastek108

float

8

Total Astek 1,08%

ttlastek308

float

8

Total Astek 3,08%

Database Tunjangan Medis Tabel 4.39 Spesifikasi Tabel Tunjangan Medis Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nomor

int

4

Kode record

nik

char

10

NIK karyawan

klaim

datetime

8

Tanggal klaim

saldoawal

int

4

Saldo awal tunjangan medis

saldoakhir

int

4

Saldo akhir tunjangan medis

ket

text

16

Keterangan

jumlah

int

4

Jumlah yang diklaim

stat

bit

1


approval

datetime

8


comments

text

16


176 Database Mutasi Tabel 4.40 Spesifikasi Tabel Mutasi Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nosurat

varchar

15

Nomor surat mutasi

tanggal

datetime

8

Tanggal pembuatan surat

nik

varchar

10

NIK karyawan

tipe

varchar

50

Tipe mutasi

deptlama

varchar

50

Departemen lama

deptbaru

varchar

50

Departemen baru

poslama

varchar

50

Posisi lama

posbaru

varchar

50

Posisi baru

gajibaru

int

4

Gaji baru

periode

datetime

8

Periode berlakunya gaji baru

stat

bit

1


approval

datetime

8


comments

text

16


Database Naik Gaji Tabel 4.41 Spesifikasi Tabel Naik Gaji Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nosurat

varchar

15

Nomor surat kenaikan gaji

nik

varchar

10

NIK karyawan

gajibaru

int

4

Gaji baru karyawan

periode

datetime

8

Periode berlakunya gaji baru

stat

bit

1


approval

datetime

8


comments

text

16


177 Database Nilai Tabel 4.42 Spesifikasi Tabel Nilai Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nomor

int

4

Kode record

nik

char

10

NIK karyawan

periode

datetime

8

Periode penilaian

appraiser

varchar

50

Nama atasan yang memberi penilaian

achi

tinyint

1

Kriteria penilaian achievement motivation

appr

tinyint

1

Kriteria penilaian appraisal skill

comt

tinyint

1

Kriteria penilaian commitment

comm

tinyint

1

Kriteria penilaian communication

conc

tinyint

1

Kriteria penilaian concern for order

coor

tinyint

1

Kriteria penilaian coordination

cust

tinyint

1

Kriteria penilaian customer orientation

dive

tinyint

1

Kriteria penilaian diversity management

effi

tinyint

1

Kriteria penilaian efiiciency

flex

tinyint

1

Kriteria penilaian flexibility

huma

tinyint

1

Kriteria penilaian human relation

inno

tinyint

1

Kriteria penilaian innovation

jobe

tinyint

1

Kriteria penilaian job expertise

lead

tinyint

1

Kriteria penilaian leadership

lear

tinyint

1

Kriteria penilaian learning

orga

tinyint

1

Kriteria penilaian organizational awareness

plans

tinyint

1

Kriteria penilaian planning and organizing

team

tinyint

1

Kriteria penilaian teamwork

skor

float

8

Hasil penilaian

178

Database Pendidikan Tabel 4.43 Spesifikasi Tabel Pendidikan Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nomor

int

4

Kode record

nik

char

10

NIK karyawan

jenis

varchar

50

Jenis pendidikan

tingkat

varchar

20

Tingkat pendidikan

tempat

varchar

50

Tempat pendidikan

jurusan

varchar

50

Jurusan yang diambil

stat

bit

1


approval

datetime

8


comments

text

16


Database Pengalaman Tabel 4.44 Spesifikasi Tabel Pengalaman Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nomor

int

4

Kode record

nik

char

10

NIK karyawan

perush

varchar

50

Perusahaan tempat bekerja sebelumnya

periode

varchar

50

Periode bekerja

dept

varchar

50

Departemen tempat bekerja sebelumnya

jabatan

varchar

50

Jabatan sebelumnya

alasan

text

16

Alasan berhenti

179 Database PPh 21 Tabel 4.45 Spesifikasi Tabel PPh 21 Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

periode

datetime

8

Periode berlakunya tarif pajak

ps0

int

4

Jumlah PTKP untuk karyawan yang belum kawin dengan 0 tanggungan

ps1

int

4


ps2

int

4


ps3

int

4


pm0

int

4

Jumlah PTKP untuk karyawan yang sudah kawin dengan 0 tanggungan

pm1

int

4


pm2

int

4


pm3

int

4


l1

int

4

Range gaji yang terkena pajak lapis 1

l2

int

4


l3

int

4


l4

int

4


l5

int

4


tpl1

tinyint

1

Tarif pajak untuk lapis 1

tpl2

tinyint

1


tpl3

tinyint

1


tpl4

tinyint

1


tpl5

tinyint

1


180 biaya

tinyint

1

Biaya jabatan

maxbiaya

int

4

Maksimal biaya jabatan

stat

bit

1


approval

datetime

8


comments

text

16


Database Rekap Absensi Tabel 4.46 Spesifikasi Tabel Rekap Absensi Key X

Field

Tipe

Size

Deskripsi

nomor

int

4

Kode record

periode

datetime

8

Periode rekap absensi

nik

varchar

10

NIK karyawan

dept

varchar

50

Departemen karyawan

jabatan

varchar

50

Jabatan karyawan

hadir

tinyint

1

Jumlah kehadiran karyawan

lembur

tinyint

1

Jumlah jam lembur karyawan

lambat

tinyint

1

Jumlah keterlambatan karyawan

jmlharikrj

tinyint

1

Jumlah hari kerja bulan berjalan

4.6.2 Function Component Gambar 4.27 menggambarkan class placement yang ada pada sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima.

181

Gambar 4.27 Class Placement

182 4.6.3 Operation Specification Tabel 4.47 – 4.61 menggambarkan operation specification yang ada. Tabel 4.47 Operation Specification “Menghitung Keterlambatan Kehadiran” Operation

: Menghitung Keterlambatan Kehadiran

Purpose

_

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

: Mengetahui waktu kehadiran karyawan yaitu pada saat datang apakah melebihi dari waktu yang telah ditetapkan.

Input Data

: Clock in

Conditions

: Karyawan meng-input NIK pada saat masuk dan sistem akan memeriksa apakah melebihi waktu yang telah ditentukan. Bila terlambat maka keterlambatan tersebut akan dicatat.

Effect

: Terlambat pada Absensi

Algorithm

: Menghitung Keterlambatan = Clock In - 08.00 bila Clock In lebih besar dari 08.00 maka status Terlambat berubah menjadi Yes.

Data Structures

: -

Placement

: Absensi

Involved Objects

: Karyawan, Absensi

Triggering Events : Clock In

Tabel 4.48 Operation Specification “Menghitung Lembur” Operation

: Menghitung Lembur _

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

Purpose

: Mengetahui jumlah jam kerja lembur yang telah dilakukan karyawan.

Input Data

: Clock out

183 Conditions

: Karyawan meng-input NIK pada saat pulang kerja dan sistem akan memeriksa apakah melebihi waktu yang telah ditentukan. Bila karyawan lembur maka jumlah jamny akan dihitung dan disimpan.

Effect

: Jumlah Jam Lembur pada Absensi

Algorithm

: Hitung jumlah jam lembur = Clock out - 17.30 untuk hari senin sampai hari jumat

Data Structures

: -

Placement

: Absensi

Involved Objects

: Karyawan, Absensi

Triggering Events : Clock out

Tabel 4.49 Operation Specification “Menghitung Insentif Penjualan” Operation

: Menghitung Insentif Penjualan _

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

Purpose

: Untuk menghitung besar insentif yang didapatkan oleh sales.

Input Data

: NIK, JumlahPenjualan, Persentase Insentif Penjualan

Conditions

: Seorang actor yaitu Accounting Staff menghitung insentif yang akan didapatkan oleh sales setiap mendekati periode gaji.

Effect

: Insentif Penjualan pada Daftar Gaji

Algorithm

: Insentif Penjualan = Jumlah Penjualan * persentase insentif di class Persentase Insentif Penjualan.

Data Structures

: -

Placement

: Insentif Penjualan

Involved Objects

: Karyawan, Insentif Penjualan, Persentase Insentif Penjualan

Triggering Events : Mengambil data dari Persentase Insentif Penjualan

184 Tabel 4.50 Operation Specification “Menghitung Astek” Operation

: Menghitung Astek

Purpose

_

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

: Menghitung Astek yang akan dipotong dari karyawan setiap bulannya.

Input Data

: Gaji Pokok

Conditions

: Menghitung potongan Astek yang dikenakan kepada karyawan sesuai dengan gaji pokok yang diterimanya.

Effect

: Astek1.08, Astek 3.08

Algorithm

: Menghitung Astek = a. Gaji pokok x 1.08% b. Gaji pokok x 3.08%

Data Structures

: -

Placement

: Astek

Involved Objects

: Karyawan, Astek.

Triggering Events : Memasukkan data Gaji Pokok

Tabel 4.51 Operation Specification “Menghitung Jumlah Kehadiran” Operation

: Menghitung Jumlah Kehadiran _

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

Purpose

: Untuk mendapatkan jumlah kehadiran setiap karyawan.

Input Data

: Hadir

Conditions

: Jumlah kehadiran karyawan yang tercatat dalam absensi dihitung jumlahnya (dari tanggal 21 bulan sebelumnya sampai tanggal 20 bulan berjalan)

185 Effect

: Jumlah Kehadiran di Rekap Absensi

Algorithm

: Hitung Jumlah Kehadiran = read data dari Absensi, Hadir karyawan dengan status "Yes" dihitung jumlahnya.

Data Structures

: -

Placement

: Rekap Absensi

Involved Objects

: Rekap Absensi, Absensi

Triggering Events : Pilih periode

Tabel 4.52 Operation Specification “Menghitung Jumlah Jam Lembur” Operation

: Menghitung Jumlah Jam Lembur _

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

Purpose

: Untuk mendapatkan jumlah jam lembur karyawan dalam sebulan.

Input Data

: Lembur

Conditions

: Jumlah jam kerja lembur karyawan yang tercatat dalam absensi dihitung jumlahnya (dari tanggal 21 bulan sebelumnya sampai tanggal 20 bulan berjalan)

Effect

: Jumlah Jam Lembur di Rekap Absensi

Algorithm

: Hitung Jumlah Jam Lembur Satu Bulan = jumlah jam lembur pada Absensi untuk setiap karyawan selama sebulan dijumlahkan.

Data Structures

: -

Placement

: Rekap Absensi

Involved Objects



Tabel 4.53 Operation Specification “Menghitung Jumlah Keterlambatan” Operation

: Menghitung Jumlah Keterlambatan _

Active

_

Update

186 X

Purpose

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

: Untuk mendapatkan jumlah keterlambatan karyawan dalam sebulan untuk menghitung insentif.

Input Data

: Terlambat

Conditions

: Jumlah keterlambatan karyawan yang tercatat dalam absensi dihitung jumlahnya (dari tanggal 21 bulan sebelumnya sampai tanggal 20 bulan berjalan)

Effect

: Jumlah Terlambat di Rekap Absensi

Algorithm

: Jumlah Terlambat = read data dari Absensi, Terlambat karyawan dengan status "Yes" dihitung jumlahnya.

Data Structures

: -

Placement

: Rekap Absensi

Involved Objects



Tabel 4.54 Operation Specification “Menghitung Upah Buruh” Operation

: Menghitung Upah Buruh _

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

Purpose

: Untuk menghitung upah yang didapatkan oleh buruh selama sebulan.

Input Data

: Jumlah Kehadiran, Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan

Conditions

: Menghitung jumlah upah bagi buruh.

Effect

: Gaji Pokok

Algorithm

: Read data Rekap Absensi, Read data Karywan Gaji Pokok = (Jumlah Kehadiran / Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan) x Gaji Pokok pada Karyawan

187 Data Structures

: -

Placement

: Daftar Gaji

Involved Objects

: Daftar Gaji, Karyawan.

Triggering Events : Memilih Periode

Tabel 4.55 Operation Specification “Menghitung Gaji Kotor” Operation

: Menghitung Gaji Kotor _

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

Purpose

: Menghitung gaji kotor yang diterima karyawan setiap bulan.

Input Data

: Gaji Pokok, Tunjangan Jabatan, Uang Makan, Uang Transport, THR, Tunjangan Medis, Uang Lembur, Insentif Kehadiran, Insentif Penjualan, Astek 1.08

Conditions

: Gaji kotor adalah gaji pokok yang ditambah dengan tunjangan jabatan, bermacam-macam tunjangan, insentif, serta Astek yang akan dikenakan pajak penghasilan

Effect

: Gaji Kotor pada Daftar Gaji

Algorithm

: Gaji Kotor = Gaji Pokok + Tunjangan Jabatan + Uang Makan + Uang Transport + THR + Tunjangan Medis + Uang Lembur + Insentif Kehadiran + Insentif Penjualan + Astek 1.08

Data Structures

: -

Placement

: Daftar Gaji

Involved Objects

: Karyawan, Daftar Gaji, Tunjangan Medis, Astek, Tunjangan, Insentif Penjualan

Triggering Events : Mengambil data dari Astek

Tabel 4.56 Operation Specification “Menghitung PPh 21” Operation

: Menghitung PPh21 _

Active

_

Update

188 X

Purpose

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

: Menghitung PPh 21 yang dikenakan atas penghasilan karyawan berdasarkan tarif yang telah ditentukan pemerintah.

Input Data

: Gaji Kotor

Conditions

: PPh 21 adalah pajak yang dipotong dari penghasilan karyawan dan akan dibayarkan oleh perusahaan ke pemerintah.

Effect

: PPh 21 di Daftar Gaji

Algorithm

: Read PPh 21; Read Karyawan, Read Tunjangan, Read Daftar Gaji, Read Rekap Absensi Hitung PPh 21 = a. Biaya Jabatan = 5% x Gaji Kotor ; Jika Biaya Jabatan >= Maksimal pada PPh 21 maka Biaya Jabatan = Maksimal pada PPh 21. b. PhKP = [(Gaji Kotor x 12) – PTKP – Biaya Jabatan] Jika buruh (staff produksi), PhKP = {(gaji pokok/jumlah + Uang Makan + Uang Transport) x 360} + insentif kehadiran x 12 + Uang Lembur satu bulan x 12 c. (PhKP x tarif pajak sesuai lapisan pada PPh 21) : 12 *PhKP = Penghasilan Kena Pajak

Data Structures

: -

Placement

: Daftar Gaji

Involved Objects

: PPh 21, Daftar Gaji

Triggering Events : Mengambil data dari PPh 21

Tabel 4.57 Operation Specification “Menghitung Gaji Bersih” Operation

: Menghitung Gaji Bersih _

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

189 Purpose

: Menghitung jumlah gaji bersih yang akan dibayarkan ke karyawan

Input Data

: Gaji Kotor, Potongan

Conditions

: Gaji Bersih adalah Gaji Kotor dikurangi dengan potongan-potongan.

Effect

: Gaji Bersih di Daftar Gaji

Algorithm

: Gaji Bersih = Gaji Kotor - Potongan

Data Structures

: -

Placement

: Daftar Gaji

Involved Objects

: Daftar Gaji, Astek

Triggering Events : Menghitung PPh 21

Tabel 4.58 Operation Specification “Menghitung Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan” Operation

: Menghitung Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan _

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

Purpose

: Untuk mendapatkan jumlah hari kerja perusahaan setiap bulan

Input Data

:

Conditions

: Jumlah kehadiran hari kerja karyawan dihitung jumlahnya (dari

Hadir

tanggal 21 bulan sebelumnya sampai tanggal 20 bulan berjalan) Effect

: Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan di Rekap Absensi

Algorithm

: Hitung Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan = read data dari Absensi, bila ada satu karyawan yang mengisi absensi untuk hari tersebut maka Jumlah Hari Kerja Bulan Berjalan bertambah.

Data Structures

: -

Placement

: Rekap Absensi

Involved Objects



190 Tabel 4.59 Operation Specification “Menghitung Tunjangan” Operation

Purpose

: Menghitung Tunjangan _

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

: Untuk menghitung tunjangan yang didapatkan karyawan selama sebulan.

Input Data

: Jumlah Kehadiran

Conditions

: Menghitung jumlah tunjangan yang terdiri dari uang makan, uang transport, serta THR.

Effect

: Uang Makan, Uang Transport, THR, Uang Lembur pada Daftar Gaji.

Algorithm

: Read data Rekap Absensi Read data Tunjangan Hitung Tunjangan = a. Uang Makan = Jumlah Kehadiran class Rekap Absensi x Uang Makan class Tunjangan b. Uang Transport = Jumlah Kehadiran class Rekap Absensi x Uang Transport class Tunjangan c. THR = 1x gaji pokok, jika akan diberikan actor akan mengganti status menjadi "ya". Kemudian akan dihitung ke dalam pembayaran gaji. d. Uang Lembur = Jumlah Jam Lembur pada class Rekap Absensi x Uang Lembur pada class Tunjangan.

Data Structures

: -

Placement

: Daftar Gaji

Involved Objects

: Daftar Gaji, Karyawan, Rekap Absensi, Tunjangan.

Triggering Events : Mengambil data dari Tunjangan

191 Tabel 4.60 Operation Specification “Menghitung Potongan” Operation

Purpose

: Menghitung Potongan _

Active

_

Update

X

Passive

_

Read

X

Compute

_

Signal

: Untuk menghitung potongan atas gaji yang diterima karyawan setiap bulannya

Input Data

: Astek 3,08 PPh 21

Conditions

: Menghitung jumlah potongan yang terdiri dari Astek dan PPh 21

Effect

: Potongan pada Daftar Gaji

Algorithm

: Read Astek Hitung Potongan = Astek 3,08 + PPh 21

Data Structures

: -

Placement

: Daftar Gaji

Involved Objects

: Daftar Gaji, Astek

Triggering Events : Mengambil data dari Astek

4.6.4 User Interface Component Setiap class window dan print akan memiliki satu objek dan mewarisi fitur umum dari library user interface standard. Ketika sistem dijalankan, class “Control” menghasilkan sebuah objek dimana kendali diberikan. Objek control menangani menu umum dan memberikan kendali ke objek-objek user interface lain.

192

Gambar 4.28 User Interface Component

193 4.7

Recommendations

4.7.1 The System Usefulness Pada perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima, beberapa kriteria harus diperhatikan, yaitu seperti yang tercantum pada tabel 4.61 berikut ini: Tabel 4.61 The System Usefulness Criteria Usable

The System Usefulness Sistem yang dirancang harus dapat beradaptasi dengan sistem yang sudah ada sehingga keseluruhan sistem tersebut dapat digunakan dengan baik.

Secure

Sistem yang ada dapat menjamin keamanan untuk mencegah terjadinya pengambilan data dan fasilitas oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan.

Efficient

Sistem ini diharapkan sebagian transaksi HRD, penggajian, pengupahan menjadi lebih efisien terutama dalam hal pencatatan dan pengendalian.

Correct

Sistem harus dapat memenuhi kebutuhan user sehingga operasi dapat berjalan dengan lancar dan benar.

Reliable

Sistem mampu menghasilkan informasi dan perhitungan komponen gaji yang akurat dan dapat diandalkan.

Flexible

Sistem bersifat fleksibel untuk mendukung kegiatan penggajian dan pengupahan karena sering terjadi perubahan peraturan mengenai gaji dan upah baik dari perusahaan maupun pemerintah.

Comprehensible

Sistem yang dirancang mudah dimengerti dan dapat digunakan oleh semua user.

Reusable

Subsistem yang dirancang dapat digunakan untuk sistem informasi lainnya, misalnya sistem informasi sumber daya manusia.

194 Interoperable

Sistem informasi penggajian dan pengupahan dapat digabungkan dengan

sistem

informasi

sumber

daya

manusia

agar

menghasilkan Human Resource Management System yang lengkap.

4.7.2 Plan for Initiating User Pelatihan dan instalasi sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima akan dilakukan oleh dua orang programmer secara bergantian pada tahap implementasi dan delivery. Seluruh karyawan yang berkaitan dengan sistem ini, wajib untuk mengikuti pelatihan yang diadakan selama satu jam perhari selama dua minggu berturut-turut dan diperbolehkan untuk memberikan saran dan tanggapan mengenai sistem yang baru tersebut. 4.7.3 Implementation Plan Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima direncanakan akan dikonversi dengan menggunakan metode parallel selama satu bulan, maksudnya sistem baru dan sistem lama dijalankan secara bersamaan untuk menguji keandalan dan keakuratan perhitungan berbagai komponen gaji dan upah yang bertujuan untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi pada saat sistem yang lama dikonversikan ke sistem yang baru. Jika sistem yang baru ternyata masih belum cukup akurat maka perlu dilakukan maintenance sehingga pada bulan berikutnya sistem baru sudah bisa dipakai untuk menggantikan sistem lama.

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. KEBAYORAN WARNA PRIMA

Recommend Documents