EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN KARYAWAN PADA PT.KUSUMAHADI SANTOSA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN KARYAWAN PADA PT.KUSUMAHADI SANTOSA

TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai gelar derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh : Wiwit Suranti F3308124

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2011


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Tak ada kesulitan dalam hidup, yang ada hanyalah kesuksesan Pemenang adalah orang-orang yang pantang menyerah. Bahkan ketika segala sesuatu berjalan dengan lancar Tujuan tanpa tindakan adalah mimpi di siang hari Tindakan tanpa tujuan adalah mimpi buruk Prestasi, ikuti hasratmu dan kesuksesan akan mengikutimu

Penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini kepada: 1. Bapak, ibu, dan adikku tersayang, terimakasih atas semua do’a dan motivasinya. 2. Semua sahabat-sahabatku, thanks for your kindness. 3. Semua yang menyayangiku 4. Almamaterku

commit to user v


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan karunia dan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir dengan judul ‘’EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN KARYAWAN PADA PT KUSUMAHADI SANTOSA’’. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan guna mencapai gelar Ahli Madya Program Studi Diploma 3 Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, penyusunan Tugas Akhir ini tidak mungkin dapat selesai sesuai dengan harapan. Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada pihakpihak yang membantu penyusunan laporan magang ini : 1. Bapak Drs. Wisnu Untoro, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Anas Wibawa, SE, M.Si, Ak selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. commit to user vi


digilib.uns.ac.id

4. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan ilmu praktik dan teori yang mendukung dalam penulisan Tugas Akhir. 5. Bapak Wahyu Cahyo Wibowo, SE, SH selaku manajer umum dan personalia PT.Kusumahadi Santosa yang telah berkenan memberi ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian. 6. Bapak Edy Siswanto Selaku Kasie Bagian Personalia di PT.Kusumahadi Santosa yang telah membimbing serta memberikan pengarahan kepada penulis sewaktu melakukan penelitian. 7. Seluruh direksi, staf, serta karyawan di PT. Kusumahadi Santosa yang telah membantu. 8. Bapak dan Ibu serta adikku yang aku sayangi , terimakasih atas segala do’a, kasih sayang, dorongan dan nasehatnya. 9. Sahabat-sahabatku D3 Akuntansi Keuangan ankatan 2008. Terima kasih atas dukungannya. 10. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.

commit to user vii


digilib.uns.ac.id

Penulis menyadari meskipun telah berusaha semaksimal mungkin dalam menyelesaikan dan menyusun Tugas Akhir ini, akan tetapi karya ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi akademi, perusahaan serta para pembaca.

Surakarta, Juni 2011

Penulis

commit to user viii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL………………………………………………………………i ABSTRAK………………………………………………………………………...ii HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………………...iii HALAMAN PENGESAHAN……………………………………………………iv MOTTO DAN PERSEMBAHAN………………………………………………...v KATA PENGANTAR……………………………………………………………vi DAFTAR ISI……………………………………………………………………...ix DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………….xii BAB I. PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan……………………………………………..1 B. Latar Belakang Masalah………………………………………………….15 C. Perumusan Masalah……………………………………………………...17 D. Tujuan Penelitian………………………………………………………...17

commit to user ix


digilib.uns.ac.id

E. Manfaat Penelitian……………………………………………………….18 II. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Sistem dan Prosedur……………………………………...19 2. Pengertian Sistem Akuntansi………………………………………...20 3. Pengertian Gaji dan Upah……………………………………………20 4.

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan…………..................21

5. Sistem Pengendalian Intern………………………………..................28 B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN 1. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Karyawan pada PT.Kusumahadi Santosa………………………………………..32 2. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa………………………………………..42 3. Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Karyawan pada PT.Kusumahadi Santosa……………………………57

commit to user x


digilib.uns.ac.id

III. TEMUAN A. KELEBIHAN…………………………………………………………….63 B. KELEMAHAN…………………………………………………………..64 IV. PENUTUP A. KESIMPULAN…………………………………………………………..66 B. REKOMENDASI…………………………………………………….......67 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR Halaman Gb. 1

Struktur Organisasi PT.Kusumahadi Santosa……………………..5

Gb. 2.1

Bagan Alir Sistem Penggajian…………………………………...42

Gb. 2.2

Bagan Alir Sistem Penggajian (Lanjutan)………………………..43

Gb. 2.3


Gb. 2.4


Gb. 2.5


Gb. 2.6

Bagan Alir Sistem Pengupahan…………………………………..50

Gb. 2.7

Bagan Alir Sistem Pengupahan (Lanjutan)………………………51

Gb. 2.8


Gb. 2.9


Gb. 2.10


commit to user xii


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN KARYAWAN PADA PT.KUSUMAHADI SANTOSA

Wiwit Suranti F3308124

The research was taken place in PT.Kusumahadi Santosa. The author takes the tittle of “Evaluasi Sistem Penggajian dan Pengupahan Karyawan pada PT.Kusumahadi Santosa”. It is aimed to know the wage and salary system implemented by this company, to know the strength and weakness of this system and to evaluate the company’es internal controlling system. The methods employed in this research were direct and indirect interview, and literary study. Furthermore, an evalution was conducted on the research conducted by comparing the data and theory. The result of research shows that remuneration system of PT.Kusumahadi Santosa has been conducted well because the related function, used document, used accounting record. Result this research also that there are both weakness and advantage in wage payment system in PT.Kusumahadi Santosa. The weaknesses exist are: there was not efective a function for checking attendance time cards of office employee, both function are done by same function, and there was not a separation function in the organization structure. Beside of these weakness writer find advantage as well, that is a signature by employee who receive his wage, the form and document used had authorized by men competent to, appropriate divisions are involved in wage payment system organization structure. Based on weakness on wage payment accounting system, then writer suggests for the company should separate between wage listing function maker and payment maker function, needed checking for money before the employee receive his wage, the time account machine on employee absence starts to be used.

Keywords: Accounting System, Wage and Salary commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1. Sejarah Berdirinya Perusahaan PT.Kusumahadi Santosa merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang industri tekstil. Perusahaan ini resmi didirikan pada tanggal 14 Mei 1980 di Surakarta tepatnya dengan alamat Jl. Raya Solo-Tawangmangu Km 9,5 Jaten Karanganyar oleh R.H Santosa, Dra. Mariam S dan Suhendro Bsc dengan akta notaris Maria Theresia Budi Santosa,SH dalam SK No.YA5/287/4 tanggal 14 Mei 1980. Sejak perusahaan ini berdiri sudah berbentuk Perseroan Terbatas, akan tetapi perusahaan ini bersifat tertutup karena kepemilikan sahamnya berasal dari lingkup keluarga saja. PT.Kusumahadi Santosa merupakan pengembangan usaha dari Danar Hadi Group yang merupakan salah satu industri batik tulis, cap dan garmen. Sejak berdirinya perusahaan sampai sekarang

ini

PT.Kusumahadi

Santosa

mengalami

kemajuan

dan

perkembangan yang cukup signifikan. Sehubungan dengan meningkatnya permintaan konsumen dan kapasitas produksi sudah tidak dapat memenuhi lagi serta pasokan bahan baku yang sering terlambat maka pada tahun 1990, PT.Kusumahadi Santosa mengadakan perluasan usaha dengan mendirikan anak perusahaan yang bergerak di bidang pemintalan benang, perusahaan tersebut adalah commit to user 1

2 digilib.uns.ac.id


PT.Kusuma Putra Santosa. Produk yang dihasilkan adalah benang rayon dan benang katun. Hasil produksi PT.Kusuma Putra Santosa digunakan sebagai bahan baku di PT.Kusumahadi Santosa. Selain mendirikan PT.Kusuma Putra Santosa, PT.Kusumahadi juga mendirikan departemen weaving 2 untuk penambahan proses produksi.

2. Visi Dan Misi Perusahaan PT.Kusumahadi santosa selalu berusaha untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan dengan meningkatkan kualitas dan pelayanan. Adapun visi dan misi perusahaan adalah: a. Visi Perusahaan 1) Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM), disiplin yang tinggi dan selalu bekerja keras dalam menghadapi ketatnya persaingan pada usaha tekstil. 2) Meningkatkan mutu pelayanan dan menjamin pemenuhan pesanan pelanggan sebaik mungkin. 3) Karena

hasil

produksinya

diminati

pasar

lokal

dan

internasional, maka perusahaan berorientasi pada laba. b. Misi Perusahaan 1) Menjaga kualitas dan kuantitas produksi agar dapat memenuhi selera dan permintaan konsumen. 2) Melestarikan batik dan pengadaan bahan baku yang dibutuhkan dalam pembuatan kain batik. commit to user

3 digilib.uns.ac.id


3) Membantu pemerintah dalam menciptakan lapangan kerja dan menunjang pembangunan perekonomian pada khususnya. 3. Lokasi Perusahaan Faktor terpenting dalam pendirian suatu perusahaan adalah penentuan letak dan lokasinya. Hal tersebut diutamakan guna tercapainya tujuan yang diinginkan perusahaan. PT.Kusumahadi Santosa terletak di bagian timur kota Surakarta kurang lebih 9,5 Km dari pusat kota, tepatnya di Jl.Raya Solo-Tawangmangu Km 9,5 Jaten Karanganyar. Perusahaan ini memiliki luas area yang terdiri dari: Luas Tanah

: 58.000 m2

Luas Bangunan Kantor

: 776 m2

Luas Bangunan Bengkel

: 5.580 m2

Luas Bangunan Departemen Weaving

: 9.715 m2

Luas Bangunan Departemen Finishing

: 3.155 m2

Luas Bangunan Utility

: 1.395 m2

Luas Bangunan Perumahan

: 700 m2

Luas Bangunan Kantin

: 6.008 m2

Letak perusahaan ini cukup strategis karena berada di dekat pemukiman penduduk yang padat, sehingga tidak mengalami kesulitan untuk memperoleh tenaga kerja yang berpendidikan rendah, menengah maupun tinggi. Dengan berdirinya perusahaan ini juga dapat memberikan kesempatan kerja dan meningkatkan taraf hidup masyarakat. commit to user

4 digilib.uns.ac.id


PT.Kusumahadi Santosa memiliki area distrbusi yang meliputi pulau Jawa, Bali dan sebagian Eropa. Letak perusahaan yang berada di tengah pulau Jawa dan dekat dengan pulau Bali dan produsen batik, maka dalam mendistribusikan hasil produksinya dapat dilakukan secara efektif. Dalam pengiriman barang, PT.Kusumahadi Santosa tidak mengalami kesulitan karena daerah Jawa dan Bali merupakan pasar terbesar dibandingkan dengan kota yang lain. Demikian juga dengan bahan baku pendukung yang memadai cukup mudah untuk didapatkan, seperti air, tanah, jasa komunikasi dan tenaga listrik sehingga perluasan pabrik masih mungkin dilakukan karena harga tanah relatif murah.

4. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan suatu elemen yang penting dalam suatu perusahaan untuk membagi tugas dan wewenang serta tanggung jawab tiap fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam suatu perusahaan agar tidak

terjadi kesimpangsiuran dalam menjalankan

tugasnya. Adapun struktur organisasi PT. Kusumahadi Santosa dapat dilihat pada gambar berikut:

commit to user

5 digilib.uns.ac.id


STRUKTUR ORGANISASI PT. KUSUMAHADI SANTOSA

Sumber : Data sekunder Struktur organisasi

PT.

Kusumahadi Santosa

commit to user

6 digilib.uns.ac.id


5. DESKRIPSI JABATAN Adapun pembagian wewenang, tugas, dan tanggung jawab dalam PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris Adalah dewan tertinggi dalam organisasi perusahaan yang anggotanya diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Dewan ini memiliki tugas dan tanggung jawab, diantaranya: a. Menyempurnakan

kembali

kebijakan-kebijakan

umum

perusahaan sesuai dengan perkembangan yang terjadi. b.

Memberi penilaian dan mewakili para pemegang saham atas pengesahan neraca dan perhitungan laba-rugi tahunan serta laporan lainnya ang disampaikan oleh direksi.

c. Mengusahakan agar tujuan perusahaan seperti tercantum dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga dapat tercapai. d. Mengawasi dan menertibkan pelaksanan tujuan perusahaan berdasarkan kebijakan umum yang ditetapkan. e. Menandatangani surat-surat penting sesuai dengan wewenang yang ditetapkan dalam anggaran dasar perusahaan. 2. Direktur Utama Merupakan pimpinan tertinggi yang memiliki tugas memimpin, mengawasi, serta menilai hasil sasaran perusahaan. Tugas dari direktur utama adalah: commit to user

7 digilib.uns.ac.id


a. Memimpin rapat direksi dan mengkoordinasikan rencana yang diusulkan para direktur dengan memperhatikan kebijakan umum perusahaan yang telah ditetapkan. b. Mempertanggungjawabkan seluruh hasil kegiatan perusahaan yang telah dilaksanakan kepada Dewan Komisaris. c. Melakukan pembinaan kegiatan dan menilai hasil dari tujuan perusahaan yang dibantu staf ahli pengawasan dan internal audit, staf operasional, keuangan dan pemasaran. d. Merumuskan arah dan tujuan perusahaan melalui kebijakan dan ketetapan pokok perusahaan meliputi kebijaksanaan dalam hal perencanaan, penyusunan, pengendalian, dan pengembangan perusahaan. 3. Direktur Umum dan Keuangan Merupakan pimpinan tertinggi dalam pelaksanaan operasional keuangan perusahaan. Tanggung jawabnya langsung kepada Direktur Utama dan dalam menjalankan tugasnya membawahi Kadiv Umum dan Keuangan. 4. Direktur Pemasaran Adalah

pemimpin

tertinggi

dalam

koordinasi

pengembangan

keputusan di bagian pemasaran. Tanggung jawabnya langsung kepada Direktur Utama dan dalam menjalankan tugasnya membawahi Kadiv Pemasaran. Tugas dan tanggung jawab Direktur Pemasaran adalah sebagai berikut:

commit to user

8 digilib.uns.ac.id


a. Menetapkan rencana penjualan jangka pendek dan jangka panjang. b. Membuat kontrak penjualan dengan konsumen luar negeri dan dalam negeri. c. Mengembangkan pangsa pasar baik dalam negeri maupun luar negeri. 5. Direktur Produksi Merupakan pemimpin tertinggi dalam koordinasi pengembangan keputusan di bagian produksi. Tanggung jawab dan wewenangnya hanya mencakup bidang produksi saja. Dalam menjalankan tugasnya membawahi beberapa bagian. 6. Kadiv Umum dan Keuangan Kadiv Umum dan Keuangan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Umum dan Keuangan dan membawahi langsung Manajer Umum dan Keuangan. Kadiv ini mempunyai tugas, yaitu: a. Mengelola divisi umum dan keuangan sesuai dengan keputusan dari direktur. b. Mengkoordinir beserta bawahannya dan bertanggung jawab atas seluruh aktivitas yang terjadi di divisi umum dan keuangan. c. Membuat perencanaan kegiatan operasional untuk departemencommit to user departemen yang menjadi bawahannya.

9 digilib.uns.ac.id


7. Kadiv Pemasaran Kadiv Pemasaran bertanggung jawab langsung kepada Direktur Pemasaran dan membawahi langsung Manajer Pemasaran. Tugas dan tanggung jawab Kepala Divisi Pemasaran adalah sebagai berikut: a. Mengkoordinir manajer beserta bawahannya dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran perusahaan. b. Mencari customer, membuat kontrak penjualan, dan membuat rencana penjualan baik jangka pendek maupun jangka panjang. c. Menentukan strategi pemasaran yang menyangkut packaging, promosi, pendistribusian, dan penentuan potongan harga. 8. Kadiv Produksi Kadiv Produksi bertanggung jawab langsung kepada Direktur Produksi dan membawahi langsung Manajer Produksi. Tugas dan tanggung jawab Kepala Divisi Produksi adalah sebagai berikut: a. Mengkoordinir manajer produksi beserta bawahannya dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan produksi perusahaan. b. Mengelola divisi produksi sesuai dengan keputusan dari direktur. 9. Manajer Akuntansi Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Umum dan Keuangan Manajer ini mempunyai tanggung jawab untuk menyalin laporan keuangan bagi pihak yang bersangkutan dalam perusahaan. commit to user

10 digilib.uns.ac.id


10. Manajer Keuangan Manajer ini mempunyai tugas dan wewenang untuk mengurusi sirkulasi keuangan perusahaan. 11. Manajer umum dan personalia Manajer ini bertanggung jawab kepada Kadiv Umum dan Keuangan. Mempunyai tugas, yaitu: a. Mengatur

dan

menyelenggarakan

usaha-usaha

untuk

memperlancar perkembangan perusahaan. b. Membuat kebijakan yang menyangkut masalah karyawan termasuk pemberian surat peringatan, penerimaan karyawan, tunjangan dan pemberian kompensasi karyawan. c. Menjalankan dan mentaati peraturan pemerintahan mengenai masalah kepegawaian. d. Mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk hal-hal tertentu, misalnya PKL, penelitian, dll. 12. Manajer Logistik Manajer ini merupakan bagian dari Bagian Umum dan Keuangan. Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Bertanggung jawab terhadap Kadiv Umum dan Keuangan atas aktivitas pembelian yang dilakukan dalam periode tertentu. b. Mengkoordinir bawahannya dalam menjalankan tugas sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan perusahaan. commit to user



c. Menangani masalah logistik dalam hal pengadaan barang dan memenuhi kebutuhan logistik perusahaan secara umum. 13. Manajer Pemasaran Manajer ini memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan memasarkan barang-barang hasil produksi untuk dipasarkan baik di dalam dan luar negeri. 14. Manajer Spinning Manajer ini mempunyai tanggung jawab untuk melakukan permintaan dan pemesanan benang ke pihak luar, merencanakan besarnya volume produksi, dan mengawasi pelaksanaan produksi. 15. Manajer Weaving 1 dan Weaving 2 Manajer ini memiliki beberapa tugas diantaranya memproduksi kain tenun dan memelihara mesin-mesin beserta peralatannya. Selain itu menetapkan

kebijakan-kebijakan untuk membantu kelancaran

produksi pengolahan kapas menjadi kain tenun. 16. Manajer Utility Manajer ini memiliki tugas untuk menyediakan kebutuhan power plan seperti listrik, dan air compressor serta memelihara mesin- mesinnya. 17. Manajer Finishing Manajer ini yang bertugas menyempurnakan kain yang telah selesai diproduksi oleh bagian weaving. commit to user



18. Manajer Printing Manajer ini yang bertugas untuk memproduksi kain printing. Dalam melaksanakan tugasnya manajer di bantu oleh seksi desain, hand print, seksi produksi, dan seksi quality. 19. Kepala Seksi (Kasie) Bertanggung jawab kepada manajer atas pekerjaan yang dilaksanakan serta mengawasi pelaksanaan tugas kepala urusan, kepala regu, dan operator. 20. Kepala Sub Seksi Memiliki tanggung jawab untuk: a. Pelaksanaan harian segala urusan yang menjadi tanggung jawabnya. b. Melakukan

pengawasan

langsung

terhadap

pelaksanaan

produksi dan menangani masalah yang berhubungan dengan proses produksi. 21. Kepala Urusan (Kaur) Bertugas untuk memberi laporan kepada seksi, mengurusi semua masalah di lapangan dan turun langsung di lapangan. 22. Kepala Regu Bertugas untuk mengurusi semua masalah di lapangan, serta bertanggung jawab kepada Kepala Urusan. commit to user



6. Permodalan Perusahaan PT.Kusumahadi

Santosa

merupakan

perusahaan

yang

permodalannya dipegang oleh satu keluarga besar, yaitu H. Santosa. Saham perusahaan ini bersifat tertutup karena tidak dijual di bursa efek, hanya cukup dari lingkungan keluarga saja. Modal yang dimiliki sebagian besar untuk menyediakan sarana-sarana berupa mesin produksi dan peralatan pengujian laboratorium. Sedangkan pemanfaatan yang lainnya digunakan untuk mendirikan gedung dan perkantoran, ruang produksi, serta penyediaan lahan yang kemungkinan nantinya akan digunakan untuk perluasan perusahaan.

7. Sistem Personalia PT.Kumahadi Santosa Tenaga kerja yang ada pada PT.Kusumahadi Santosa telah memenuhi ketentuan-ketentuan ketenagakerjaan yang diatur dalam Departemen Tenaga Kerja Republik Indonesia antara lain bidang tenaga kerja, sistem kompensasi, jaminan sosial dan lain-lain. Untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan perusahaan cukup dilakukan dengan pengangkatan karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan bidang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk memenuhi jabatan yang lebih tinggi, seorang karyawan akan dinilai kemampuannya atas apa yang telah dipegang dan yang dipercayakan kepadanya. Selain itu, commit user kualitas kerja dan masa kerja juga to diperhitungkan.



PT.Kusumahadi Santosa memberlakukan jam kerja selama 8 jam dalam sehari dimulai dari hari senin sampai dengan hari sabtu. Khusus karyawan bagian produksi jam kerja terbagi dalam shift yang terdiri dari 4 group berdasarkan jadwal yang telah ditentukan, yaitu: 1) Bagian Produksi dan Satpam a. Shifft pagi

: jam 06.00 s/d 14.00 WIB (½ jam istirahat)

b. Shift siang


c. Shift malam


d. Shift normal : jam 08.00 s/d 16.00 WIB (1 jam istirahat) Pergantian shift tiap group dilakukan tiga hari sekali, yaitu 3x masuk shift pagi, 3x masuk shift siang, 3x shift malam, 2 hari libur, dan seterusnya. 2) Bagian Keuangan dan Pemasaran a) Hari senin s/d kamis : jam 08.00 s/d 16.30 WIB (1 jam istirahat) b) Hari jum’at

: jam 08.00 s/d 16.30 WIB (1 ½ jam istirahat)

c) Hari sabtu

: jam 08.00 s/d 11.00 WIB (tanpa istirahat)

commit to user



B. LATAR BELAKANG MASALAH Suatu perusahaan pada umumnya ingin memperoleh laba yang optimal dan dapat berkembang dengan lebih baik. Dalam menjalankan operasional perusahaannya, perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang memadai agar seluruh aktivitas dapat berjalan dengan lancar. Sistem informasi yang akurat dan prosedur yang memadai sangat diperlukan untuk mengendalikan setiap aktivitas organisasi dan sebagai sarana untuk memperoleh suatu informasi dalam rangka mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Perusahaan dalam menjalankan operasinya yang menyangkut bidang ketenagakerjaan pasti banyak menghadapi masalah, misalnya berkaitan dengan ketenagakerjaan khususnya penggajian. Pembayaran gaji merupakan hal yang mutlak dilakukan oleh perusahaan karena hal tersebut menyangkut tenaga-tenaga pelaksana yang berupaya untuk memajukan usaha perusahaan. Mengingat gaji merupakan kembalian finansial yang harus diberikan kepada karyawan sebagai kontribusi mereka terhadap organisasi atas pekerjaan yang telah dilakukan, sehingga diperlukan sistem dan prosedur yang baik dan efektif untuk menjamin bahwa pembayaran gaji dapat terstrukturisasi sehingga efisiensi kerja dapat tercapai. Untuk memenuhi hal tersebut, maka pihak manajemen perlu membuat sistem akuntansi penggajian. Sistem penggajian merupakan komponen yang cukup penting dalam sistem informasi akuntansi. Sistem ini terdiri dari suatu kerangka kerja yang saling

berhubungan

dalam suatu perusahaan commit to user

yang

berfungsi



menginformasikan data biaya tenaga kerja yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan pada perusahaan. Oleh sebab itu, sistem penggajian dan pengupahan harus di desain sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan manajemen perusahaan. Jika ada catatan penggajian yang tidak lengkap dapat merugikan karyawan dan juga mempersulit pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi penggajian harus di analisis secara periodik untuk mengetahui apakah sistem tersebut telah memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh manajemen. Jika ada masalah yang timbul akan berpengaruh pada kinerja karyawan begitu pula dengan hasil produksinya. Pengendalian intern yang berupa sistem akuntansi penggajian ini dapat digunakan sebagai alat bantu untuk mendeteksi penyimpangan yang terjadi di dalam perusahaan serta membantu perusahaan dalam beroperasi agar lebih efektif dan efisien. Semakin berkembangnya sebuah perusahaan, maka frekuensi transaksinya akan semakin lebih banyak dan lebih kompleks sehingga data yang harus diolah juga semakin banyak. Dengan begitu, pengendalian intern ini dapat mengontrol ketelitian dan keandalan data yang dihasilkan. Mengingat pentingnya sistem dan prosedur penggajian pada perusahaan, maka manajer diharapkan dapat membuat sistem yang handal dan dapat dipercaya agar dapat memberikan data dan informasi yang dibutuhkan oleh pihak intern perusahaan, khususnya bagi manajer untuk melakukan pengawasan terhadap jalannya perusahaan. Dalam penulisan karya ini, akan dibahas mengenai sistem penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa, perusahaan ini bergerak di bidang commit to user



manufaktur. Perusahaan tersebut masih memakai sistem manual dalam penghitungan datanya. Bukan hanya itu saja, perusahaan ini sudah menggunakan alat pencatat waktu hadir yang lebih mempermudah dalam penginputan data kehadiran pegawai. Berdasarkan permasalahan diatas, maka penulis tertarik untuk menulis tugas akhir dengan judul ” Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Karyawan Pada PT.Kusumahadi Santosa”.

C. PERUMUSAN MASALAH Perumusan masalah dalam penelitian ini dimaksudkan untuk menjadi pedoman bagi penulis untuk melakukan penelitian secara tepat. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem penggajian dan pengupahan karyawan

pada PT.

Kusumahadi Santosa? Apakah sudah sesuai dengan sistem manual yang diterapkan di PT.Kusumahadi Santosa? 2. Apakah kelebihan dan kelemahan dari sistem penggajian dan pengupahan karyawan di PT.Kusumahadi Santosa?

D. TUJUAN PENELITIAN Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan sistem penggajian dan pengupahan karyawan di PT.Kusumahadi Santosa yang berdasarkan pada sistem manual serta commit to user



mengevaluasi pelaksanaan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan pada PT. Kusumahadi Santosa.

E. MANFAAT PENELITIAN 1. Bagi Penulis Laporan Tugas Akhir ini diharapkan dapat digunakan sebagai sarana untuk menerapkan ilmu dan teori tentang sistem akuntansi khususnya sistem akuntansi penggajian ke dalam dunia kerja yang telah dipelajari selama mengikuti perkuliahan di Program Diploma III Akuntansi Keuangan pada mata kuliah sistem informasi akuntansi, sehingga dengan sendirinya akan menjadi proses belajar bagi penulis. 2. Bagi Perusahaan Laporan Tugas Akhir ini diharapkan dapat menjadi pertimbangan dan masukan bagi manajemen perusahaan dalam menentukan kebijakan untuk lebih meningkatkan sistem akuntansi khususnya untuk sistem akuntansi penggajian serta dapat meghindari adanya penyelewengan yang mungkin terjadi. 3. Bagi pembaca Dapat menambah wawasan, pengetahuan dan informasi mengenai sistem akuntansi penggajian serta sebagai acuan dalam penulisan tugas akhir di masa yang akan datang.

commit to user



BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A.

TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Sistem dan Prosedur Untuk memperoleh pengertian yang lebih jelas mengenai sistem dan prosedur secara keseluruhan, maka

penulis akan memberikan

penjelasan yang terkait dengan hal tersebut. Berikut ini beberapa pengertian sistem dan prosedur yang dikemukakan oleh para ahli. Menurut Mulyadi (2001:5), sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan prosedur merupakan suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Menurut Baridwan (1991:3), sistem merupakan suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.

commit to user



2. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Jogiyanto (1988:47), sistem akuntansi merupakan proses

pencatatan

(recording),

pengelompokkan

(classifying),

perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:3), sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

3. Pengertian Gaji dan Upah Menurut Mulyadi (2001:373), gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan atau pegawai pada perusahaan, yang dibayarkan secara tetap setiap bulannya. Sedangkan upah merupakan pembayaran kepada tenaga kerja pelaksana (buruh) atas jasa yang diberikan pada perusahaan, yang diberikan secara mingguan berdasarkan hasil yang diperoleh dari kerjanya. Menurut Soemarso (2005:307), gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas administrasi dari pimpinan yang jumlahnya biasanya tetap secara bulanan. Besarnya gaji pokok seorang karyawan atau pegawai dinilai dalam bentuk uang yang telah ditetapkan atas suatu persetujuan. Keputusan Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah juga akan commit to user



mempengaruhi besar kecilnya gaji yang akan diterima. Perbedaan gaji dan upah terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seseorang menerima gaji apabila memiliki ikatan kerja yang kuat dan sah, sedangkan seseorang menerima upah apabila ikatan kerjanya tidak kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya, gaji pada umumnya diberikan pada akhir bulan, sedangkan upah diberikan setiap hari ataupun setiap minggu.

4. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian Sistem penggajian adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terorganisasi atau terpadu untuk melaksanakan suatu kegiatan pembayaran atau kompensasi atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan atau pegawai yang meliputi pencatatan, pembuatan daftar gaji, penyiapan sampai pembayaran gaji. Proses penggajian meliputi pengurangan pajak, tambahan tunjangan yang diterima, potongan-potongan tertentu, laporan kepada pemerintah dan persyaratan untuk kepegawaian. Menurut Mulyadi (2001:391), sistem akuntansi penggajian adalah sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan tetap perbulan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja maupun jumlah produk yang dihasilkan. commit to user



Dari pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sistem penggajian adalah suatu bentuk pemberian kompensasi yang diterima oleh karyawan atau pegawai yang sifatnya tetap per bulan atau per minggu.

1) Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan meliputi: a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa suratsurat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan

tarif

upah,

penurunan

pangkat,

pemberhentian

sementara, dan pemindahan karyawan. b. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. c. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. commit to user



d. Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan jumlah upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa Pph Pasal 21, utang karyawan, dan iuran untuk organisasi karyawan. e. Rekap daftar gaji dan upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. f. Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini sebagai catatan setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta potonganpotongan yang menjadi beban setiap karyawan. g. Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan yang diserahkan kepada setiap karyawan dimasukkan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah karyawan berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan. h. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan commit to user



informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

2) Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Menurut Mulyadi (2001:382) catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah sebagai berikut: a) Jurnal umum Dalam pencatatan gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. b) Kartu harga pokok produk Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. c) Kartu biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. d) Kartu penghasilan karyawan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. commit to user



3) Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan meliputi: fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan. a. Fungsi kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi pencatat waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak karyawan dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. d. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertangggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah commit to user



karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan: bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal. 1. Bagian utang Bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. 2. Bagian kartu biaya Bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah serta kartu jam kerja. 3. Bagian jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum. e. Fungsi keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank.

4) Jaringan

Prosedur

yang

Membentuk

Sistem

Akuntansi

Penggajian dan Pengupahan Sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur yang meliputi:

commit to user



a. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. b. Prosedur pencatatan waktu kerja Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu kerja yang diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. c. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan. d. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan

ke

departemen-departemen

yang

menikmati

manfaat tenaga kerja tersebut. e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Dalam prosedur ini, fungsi keuangan membuat bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah, dimana jumlah yang tertera dalam bukti kas keluar harus sesuai dengan jumlah pembayaran gaji dan upah yang dikeluarkan perusahaan. commit to user



f. Prosedur pembayaran gaji dan upah Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran

gaji

dan

upah.

Fungsi

keuangan

kemudian

menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah.

5. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:163). Menurut Baridwan (1991:13) sistem pengendalian intern dalam arti sempit merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (crossfooting) maupun penjumlahan

menurun

(footing).

Sedangkan

dalam

arti

luas

pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi

semua

alat-alat

yang

digunakan

manajemen

untuk

mengadakan pengawasan. Suatu sistem dikatakan sudah baik apabila di dalamnya terdapat prinsip-prinsip pengendalian intern yang apabila dilaksanakan secara baik akan dapat mendorong terciptanya efisiensi operasi, melindungi commit to user



kekayaan perusahaan dari pemborosan, kecurangan, dan pencurian serta menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya. Tujuan pokok sistem pengendalian intern secara umum adalah: menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut (Mulyadi 2001:386): 1. Organisasi a.

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. Untuk

menciptakan

sistem

pengendalian

intern,

fungsi

akuntansi harus dipisahkan dari fungsi keuangan. Dengan dipisahkannya dua fungsi ini, hasil penghitungan gaji dan upah yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji dicek ketelitian dan keandalannya kepada karyawan yang berhak. b.

Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar untuk penghitungan gaji dan upah. Dengan demikian, keandalan dan ketelitian data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan data gaji dan upah setiap karyawan. Untuk menjamin keandalan data waktu hadir commit to user



karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi. 2. Sistem otorisasi a.

Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah jarus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan

yang ditandatangani oleh Direktur

Utama. Hal ini untuk menghindari terjadinya pembayaran gaji kepada orang yang tidak berhak menerimanya. b.

Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan surat keputusan Direktur Keuangan.

c.

Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

d.

Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

e.

Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

f.

Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

g.

Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

3. Prosedur pencatatan a.

Perubahan dalam catatan pengasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. commit to user



b.

Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

4. Praktik yang sehat a.

Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

b.

Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

c.

Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

d.

Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.

e.

Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

5. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. a.

Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai

kecakapan

yang

sesuai

dengan

tanggung

jawabnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.

commit to user



b.

Pengembangan

pendidikan

karyawan

selama

menjadi

karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

B.

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang Diterapkan Pada PT.Kusumahadi Santosa Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan pada PT.Kusumahadi Santosa terbagi menjadi dua tahap, tahap pertama adalah pembayaran gaji bagi pegawai tetap dan pegawai kontrak yang dilakukan setiap satu bulan sekali. Sedangkan untuk tahap kedua adalah pembayaran upah kepada karyawan lepas/harian, pembayarannya dilakukan setiap dua minggu sekali. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan pada PT.Kusumahadi Santosa meliputi: a.

Fungsi yang terkait 1) Fungsi kepegawaian Fungsi ini bertugas untuk menyeleksi calon karyawan, membuat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, mutasi karyawan, pemberhentian karyawan, dan membuat rekap gaji dan upah, strok gaji dan upah, amplop gaji dan upah, mengotorisasi rekap gaji dan upah, serta daftar gaji dan upah.

commit to user



2) Fungsi pencatatan waktu hadir Fungsi

ini

bertanggung

jawab

untuk

menyelenggarakan

pencatatan waktu hadir bagi semua karyawan dan juga bertanggung jawab atas kesalahan yang mungkin dilakukan oleh karyawan. 3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah Fungsi ini bertugas untuk menghitung penghasilan masingmasing karyawan dalam satu periode pembayaran gaji dan upah. Selanjutnya daftar gaji dan upah diserahkan ke Direktur Keuangan untuk dimintakan persetujuan dan otorisasinya. 4)

Fungsi Kasir Fungsi kasir ini bertugas mengisi dan mencairkan cek ke bank guna pembayaran gaji dan upah. Setelah cek diotorisasi oleh Direktur Keuangan dan melakukan pencatatan ke jurnal umum.

5) Fungsi Keuangan Fungsi keuangan bertugas dalam pembuatan bukti kas keluar, menyiapkan cek, dan memintakan tanda tangan kepada Direktur Keuangan.

b. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam penyelenggaraan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:

commit to user



1) Kartu Jam Hadir Dokumen ini dibuat oleh bagian pencatat waktu yang digunakan untuk mencatat waktu hadir dan pulang karyawan baik jam kerja maupun jam lemburnya. Kartu jam hadir di perusahaan ini telah dikelola dengan cukup baik

karena adanya mesin

yang

membantu pencatatan hadir karyawan. Dengan menggunakan mesin pencatat waktu ini, maka kecurangan dan manipulasi yang dilakukan oleh karyawan dan dihindari. Kartu jam hadir ini berisi tanggal dan jam hadir karyawan, sehingga dapat memberikan bukti bahwa karyawan tersebut benar-benar hadir di perusahaan. 2) Surat Pemberitahuan Terlambat Dokumen ini digunakan oleh satpam untuk mencatat karyawan yang terlambat dating, kemudian diserahkan ke departemen HRD. 3) Surat Perintah Lembur Dokumen ini terdapat pada seluruh departemen yang nantinya digunakan untuk melaksanakan perintah lembur. Surat perintah lembur ini di otorisasi oleh Direktur yang membawahi departemen tersebut. 4) Surat Ijin Meninggalkan Tempat Kerja Dokumen ini terdapat pada seluruh departemen yang di otorisasi oleh kepala seksi. Dokumen ini digunakan untuk mencatat setiap karyawan yang ingin meninggalkan tempat kerja karena ada keperluan tertentu. commit to user



5) Daftar gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi kepegawaian atau personalia yang berisi gaji bruto setiap karyawan dan dikurangi potonganpotongan yang berupa Pph pasal 21 untuk gaji yang melebihi 1 juta, serikat buruh, iuran koperasi, asuransi ketenagakerjaan dan utang karyawan. 6) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi kepegawaian. Dengan adanya dokumen

pendukung

perubahan

gaji

dan

upah

pada

PT.Kusumahadi Santosa dapat menjamin keandalan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan serta untuk menciptakan sistem pengendalian yang baik. 7) Rekap daftar gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia yang berisi ringkasan gaji karyawan per departemen yang dibuat berdasarkan daftar hadir, kartu jam hadir, dan kartu jam kerja. Sehingga tidak terjadi kesalahan dan manipulasi yang dilakukan oleh karyawan dan keandalannya dapat terjamin. 8) Strok gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia. Dokumen ini dibuat bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta potongan-potongan yang menjadi beban bagi setiap karyawan. commit to user



9) Amplop gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia sebagai tempat uang gaji yang akan diterima oleh para karyawan. Halaman muka amplop berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identitas karyawan, serta nama departemen karyawan tersebut bekerja. 10) Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan bukti perintah pengeluaran uang untuk pembayaran gaji dan upah yang dibuat oleh fungsi keuangan kemudian

diserahkan

kepada

Direktur

Keuangan

untuk

dimintakan otorisasinya.

c.

Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut: 1) Jurnal umum Pencatatan gaji dan upah kedalam jurnal umum dilakukan oleh bagian kasir bukan bagian akuntansi. Bagian akuntansi hanya mencatat semua kejadian dan transaksi diluar pencatatan gaji dan upah karyawan. Adanya jurnal umum pada PT.Kusumahadi Santosa berarti memberikan jaminan ketelitian dari pencatatan commit to user



transaksi penggajian dan pengupahan bahwa transaksi tersebut benar-benar telah terjadi. 2) Buku besar Catatan akuntansi ini digunakan untuk memposting besarnya gaji dan upah yang telah dibayarkan dari jurnal umum. 3) Kartu penghasilan karyawan Pada PT.Kusumahadi Santosa tidak diselenggarakan kartu penghasilan karyawan, melainkan langsung ke daftar gaji dan upah. Sebagai tanda terima gaji, setiap karyawan diwajibkan menandatangani daftar pengambilan gaji karyawan, sehingga rahasia

penghasilan

karyawan

dapat

terjaga

serta

dapat

menghindari pengambilan gaji berulang oleh karyawan.

d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian dan pengupahan Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur pencatatan waktu hadir dilakukan oleh bagian pencatat waktu yang nantinya bertanggung jawab kepada manajer umum dan personalia. Pencatatan waktu hadir ini menggunakan kartu jam hadir dan mesin pencatat waktu. commit to user



2) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, strok gaji dan upah, rekap gaji dan upah, serta amplop gaji dan upah dibuat oleh bagian personalia. Data yang digunakan sebagai acuan adalah daftar hadir dan kartu jam hadir karyawan yang telah diotorisasi oleh bagian personalia. 3) Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur ini bertujuan untuk membuat bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah. Pada PT.Kusumahadi Santosa yang bertugas melakukan kegiatan ini adalah bagian keuangan. Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar adalah daftar gaji dan upah serta rekap gaji dan upah yang telah dibuat oleh bagian personalia. 4) Prosedur pembayaran gaji dan upah Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi personalia, kasir, dan keuangan. Fungsi keuangan menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Kasir kemudian mengirimkan cek tersebut ke bank untuk dicairkan, nantinya bank akan memberikan uang tunai ke perusahaan. Kemudian diserahkan ke bagian personalia untuk dilakukan penghitungan. Setelah itu, fungsi personalia memasukkan uang gaji kedalam amplop gaji dan membagikan kepada seluruh karyawan. commit to user



e. Unsur Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan Pengendalian intern merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang akan membantu perusahaan dalam mengarahkan manajemen agar nantinya dapat dilaksanakan dengan baik. Kebijakan dan prosedur pengendalian intern yang diterapkan oleh PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut: a.

Organisasi Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah terpisah dari fungsi keuangan. Pada PT.Kusumahadi Santosa fungsi pembuatan daftar gaji dan upah adalah bagian personalia. Fungsi keuangan mempunyai tanggung jawab atas uang yang akan digunakan dalam pembayaran gaji dan upah.

b.

Sistem Otorisasi 1. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, tambahan keluarga ataupun perubahan tarif gaji dan upah di PT.Kusumahadi Santosa harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Umum dan Keuangan. 2. Setiap ada potongan-potongan gaji yang dikenakan di PT.Kusumahadi Santosa harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi personalia. 3. Kartu jam hadir di perusahaan ini harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. Hal tersebut sudah memberikan bukti bahwa commit to user



otorisasi sudah dijalankan dengan baik karena sistem otorisasi dilaksanakan oleh fungsi yang memang harus menanganinya. Namun pengawasan pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu ini dirasa lemah, karena tidak terlalu ketat. 4. Daftar gaji pada PT.Kusumahadi Santosa diotorisasi oleh kepala bagian personalia. Oleh karena itu, keandalan dan ketelitian data yang dihasilkan cukup terjamin. 5. Surat perintah lembur diotorisasi dan ditangani oleh kepala departemen yang bersangkutan dimana karyawan tersebut bekerja. Dengan diotorisasinya surat perintah lembur ini, maka perusahaan menjamin dibayarkannya upah lembur bagi karyawan. 6. Formulir yang digunakan oleh PT.Kusumahadi Santosa telah bernomor urut tercetak, sehingga penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan. 7. Bukti kas keluar dalam pembayaran gaji dan upah yang dibuat oleh bagian keuangan diotorisasi oleh Direktur Umum dan Keuangan. Sistem pengendalian intern PT.Kusumahadi kuat karena pengolahan dan pertanggungjawaban data dapat ditelusur.

commit to user



c.

Prosedur Pencatatan Perubahan daftar gaji dan upah karyawan direkonsiliasi dengan surat keputusan tentang karyawan. Hal ini dilakukan untuk mengecek

ketelitian

data

sehingga

keandalannya

dapat

dipertanggungjawabkan. d.

Praktik Yang Sehat 1. Pembuatan daftar gaji dan upah yang terdapat pada PT.Kusumahadi Santosa diverifikasi ketelitian dan kebenaran perhitungannya oleh fungsi personalia dan Direktur Keuangan. Pengecekan dilakukan untuk menghindari adanya kekeliruan sebelum dilakukan pembayaran kepada karyawan. 2. Data jam hadir di PT.Kusumahadi Santosa yang dicatat dalam kartu jam hadir diawasi dalam hal pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu. Pengawasan ini ditangani oleh bagian pencatat waktu hadir karyawan. Hal ini dilakukan untuk menghindari penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.

e.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Dalam mendapatkan karyawan yang cakap, terampil, jujur, dan kompeten, maka pada PT.Kusumahadi Santosa mengadakan penyeleksian calon karyawan

berdasarkan syarat-syarat yang

telah ditentukan perusahaan serta bidang pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan. commit to user



f. Bagan Alir Data Untuk lebih jelas dalam menggambarkan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa ini dapat digunakan bagan alir (flowchart) berikut ini: 1. Bagan alir sistem akuntansi penggajian pada PT.Kusumahadi Santosa Karyawan

Bagian Pencatat Waktu

1

Mulai

Memasukkan KJH ke mesin pencatat waktu

DH KJH

Mengisi daftar hadir karyawan

Melakukan pencocokan pada saat datang & pulang

DH KJH DH KJH

1

2

Gambar 2.1 Sistem akuntansi penggajian commit to user



Bagian Umum dan Personalia 2

7

3

DH 2 KJH

BKK

……diperiksa setiap hari

RG DG

1 1

1

Rp

Melakukan pengecekan ulang

T Membuat RG, SG, DG dan AG

Melakukan penghitungan Melakukan otorisasi

AG SG Memasukkan uang dan SG ke amplop gaji

3 2 RG

1

8 2 DG

1 Menyerahkan gaji kepada karyawan

3

N Selesai

Gambar 2.2 Sistem akuntansi penggajian (lanjutan) commit to user



Direktur Umum dan Keuangan 3

5

2 RG

3

1 2

2 DG

BKK

1

1

RG DG

1 Cek

Melakukan Pengecekan

Menyetujui Menandatangani cek

Menandatangi DG dan RG

6

2 RG

1 2

DG

1

1

4 N

Gambar 2.3 Sistemcommit akuntansi penggajian (lanjutan) to user



Bagian Keuangan

4

RG 1 DG

1 1

Membuat BKK dan menyiapkan cek

3 2 BKK RG1 DG

1 1 1

Cek

5




Bagian Kasir 6 8 3 2 BKK 1 RG 1 DG

3

1 2

1 BKK

1 RG

1 1

Cek

Mencatat jurnal umum dan memposting ke buku besar

Mencairkan cek dalam bentuk uang

Jurnal umum

3 2 BKK 1 RG 1 DG

1 1

Buku besar

1

Rp

RDG

7

N




Penjelasan prosedur dari bagan alir sistem akuntansi penggajian pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut: a. Karyawan Pada saat datang, karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu. Setelah itu, karyawan diwajibkan untuk mengisi daftar hadir. b. Bagian Pencatat Waktu Setelah karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu dan mengisi daftar hadir karyawan, maka pencocokan data dilakukan pada saat karyawan datang dan pulang. Hal ini dilakukan agar ketelitian dan keandalan data dapat dijamin. Kemudian bagian pencatat waktu menyerahkan kartu jam hadir beserta daftar hadir karyawan ke bagian personalia. c. Bagian Umum dan Personalia Menerima daftar hadir dan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu untuk dilakukan pengecekan ulang atas data yang diberikan dan membuat daftar gaji rangkap 2 berdasarkan kartu jam hadir dan daftar hadir serta membuat rekap gaji rangkap 3, strok gaji, dan amplop gaji. Kemudian rekap gaji lembar ke 3, strok gaji dan amplop gaji di arsip. Rekap gaji lembar ke 1 dan 2 beserta rekap daftar gaji lembar ke 1 dan commit to user



2

dikirimkan

kepada

Direktur

Keuangan

untuk

dimintakan

otorisasinya. d. Direktur Umum dan Keuangan Menerima rekap gaji lembar ke 1 dan 2 serta rekap daftar gaji lembar ke 1 dan 2 dari bagian personalia. Kemudian melakukan pengecekan, menyetujui, dan menandatangani dokumen-dokumen tersebut. Daftar gaji lembar ke 1 serta rekap gaji lembar ke 1 yang telah diotorisasi diserahkan ke bagian keuangan sedangkan untuk daftar gaji dan rekap gaji lembar ke 2 di arsip. e. Bagian Keuangan Menerima daftar gaji dan rekap gaji lembar ke 1 dari Direktur Keuangan. Kemudian membuat bukti kas keluar rangkap 3 dan menyiapkan cek berdasarkan daftar gaji dan rekap gaji. Dokumendokumen tersebut kemudian diserahkan ke Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasi. f. Direktur Umum dan Keuangan Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji dan cek dari bagian keuangan. Direktur Umum dan Keuangan ini memberikan otorisasi dengan menandatangani cek. Kemudian mengirimkan dokumen-dokumen yang telah diotorisasi ke bagian kasir. commit to user



g. Bagian Kasir Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji, dan cek dari Direktur Umum dan Keuangan. Dari dokumen-dokumen tersebut cek dicairkan ke bank. Kemudian kasir ini menyerahkan bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji, dan uang tunai sesuai dengan bukti kas keluar kepada bagian personalia. h. Bagian Umum dan Personalia Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji, dan uang tunai yang sesuai dengan bukti kas keluar dari bagian kasir. Bukti kas keluar dan rekap gaji diotorisasi dan menyerahkan rekap gaji beserta bukti kas keluar yang telah diotorisasi ke bagian kasir. Kemudian bagian personalia ini melakukan penghitungan uang dan mengarsip daftar gaji. Selanjutnya uang gaji dan strok gaji dimasukkan kedalam amplop gaji sesuai dengan daftar gaji yang telah disetujui oleh Direktur Keuangan. Amplop gaji kemudian diserahkan kepada semua karyawan sesuai dengan departemen masing-masing. i. Bagian Kasir Menerima bukti kas keluar rangkap 3 dan rekap gaji yang telah diotorisasi dari bagian personalia. Kemudian mencatat biaya gaji kedalam jurnal umum dan mempostingnya ke buku besar. commit to user



2. Bagan alir sistem akuntansi pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa Karyawan

Bagian Pencatat Waktu

1

Mulai

DH

Memasukkan KJH ke mesin pencatat waktu

KJH

Mengisi daftar hadir karyawan

Melakukan pencocokan pada saat datang & pulang

DH KJH DH KJH

1

2

Gambar 2.6 Sistem akuntansi pengupahan commit to user



Bagian Umum dan Personalia 2

DH KJH

Melakukan pengecekan ulang

Membuat RU, SU, DU dan AU

AU SU 3 2 RU

1 2

DU

1

N 3

Gambar 2.7 Sistem akuntansi pengupahan (lanjutan) commit to user



Direktur Umum dan Keuangan 3 5

2 RU

3

1 2

2 DU

BKK

1 RU

AU

DU

SU

AU SU Cek Melakukan Pengecekan

Menyetujui Menandatangani cek

Menandatangi DU dan RU 6

2 RU

1 2

DU

1

1

AU SU

N 4

Gambar 2.8 Sistemcommit akuntansi pengupahan (lanjutan) to user

1 1



Bagian Keuangan 4

RU 1 DU

1 1

AU SU

Membuat BKK dan menyiapkan cek

3 2 BKK 1 RU DU

1 1 1

AU SU Cek

5




Bagian Kasir 6

3 2 BKK 1 RU 1 DU

1 1 1

AU SU Melakukan otorisasi

Cek

Mencairkan cek dalam bentuk uang ke bank

T

Melakukan penghitungan

Mencatat jurnal umum dan memposting ke buku besar

Jurnal umum

Memasukkan uang dan SU ke amplop upah

Buku besar

RDU Menyerahkan upah kepada karyawan

Selesai

N




Penjelasan prosedur bagan alir sistem akuntansi pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut: a. Karyawan Pada saat datang, karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu. Setelah itu, karyawan diwajibkan untuk mengisi daftar hadir. b. Bagian Pencatat Waktu Setelah karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu dan mengisi daftar hadir karyawan, maka pencocokan data dilakukan pada saat karyawan datang dan pulang. Hal ini dilakukan agar ketelitian dan keandalan data dapat dijamin. Kemudian bagian pencatat waktu menyerahkan kartu jam hadir beserta daftar hadir karyawan ke bagian personalia. c. Bagian Umum dan Personalia Menerima daftar hadir dan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu untuk dilakukan pengecekan ulang atas data yang diberikan dan membuat daftar upah rangkap 2 berdasarkan kartu jam hadir dan daftar hadir serta membuat rekap upah rangkap 3, strok upah, dan amplop upah. Kemudian rekap upah lembar ke 3 di arsip. Rekap upah lembar ke 1 dan 2 beserta rekap daftar upah lembar ke 1 dan 2, amplop upah commit to user



dan strok upah dikirimkan kepada Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasinya. d. Direktur Umum dan Keuangan Menerima rekap upah lembar ke 1 dan 2 serta rekap daftar upah lembar ke 1 dan 2, amplop upah, dan strok upah dari bagian personalia. Kemudian melakukan pengecekan, menyetujui, dan menandatangani dokumen-dokumen tersebut. Daftar upah lembar ke 1, rekap upah lembar ke 1, amplop upah, dan strok upah

yang telah diotorisasi

diserahkan ke bagian keuangan sedangkan untuk daftar upah dan rekap upah lembar ke 2 di arsip. e. Bagian Keuangan Menerima daftar upah dan rekap upah lembar ke 1, amplop upah, dan strok upah dari Direktur Keuangan. Kemudian membuat bukti kas keluar rangkap 3 dan menyiapkan cek berdasarkan daftar gaji dan rekap gaji. Dokumen-dokumen tersebut kemudian diserahkan ke Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasi. f. Direktur Umum dan Keuangan Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar upah, rekap upah, amplop upah, strok upah, dan cek dari bagian keuangan. Direktur Umum dan Keuangan ini memberikan otorisasi dengan menandatangani cek. commit to user



Kemudian mengirimkan dokumen-dokumen yang telah diotorisasi ke bagian kasir. g. Bagian Kasir Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar upah, rekap upah, amplop upah, strok upah, dan cek dari Direktur Umum dan Keuangan. Dari dokumen-dokumen tersebut cek dicairkan ke bank. Kemudian kasir ini melakukan penghitungan atas uang tunai yang diterima dari bank. Selanjutnya uang upah beserta strok upah dimasukkan kedalam amplop upah berdasarkan daftar upah. Amplop upah kemudian diserahkan kepada semua karyawan sesuai dengan departemen masingmasing. Selain itu, bagian kasir melakukan otorisasi atas bukti kas keluar dan rekap upah dengan mencatatnya kedalam jurnal umum dan mempostingnya ke buku besar. Selanjutnya bagian ini membuat rekap daftar upah kemudian mengarsipnya. Begitupula dengan daftar upah juga akan di arsip berdasarkan tanggalnya.

C.

Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Karyawan Pada PT.Kusumahadi Santosa Berdasarkan analisis data yang telah dilakukan penulis terhadap sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan pada PT.Kusumahadi Santosa, maka penulis akan melakukan evaluasi terhadap data yang telah commit to user diperoleh.



a. Evaluasi Terhadap Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan antara lain adanya fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan. Fungsi yang ada PT.Kusumahadi Santosa antara lain adalah fungsi kepegawaian yang dipegang oleh bagian personalia, fungsi pencatat waktu hadir, fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang juga dipegang oleh fungsi personalia, Kemudian fungsi akuntansi digantikan oleh bagian kasir, dan fungsi keuangan yang dipegang oleh bagian keuangan. Perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi yang cukup memadai, karena fungsi pencatat waktu hadir terpisah dengan fungsi pembuat daftar gaji, fungsi pengeluaran kas terpisah dengan fungsi pembayar gaji dan upah, dan fungsi pembayar gaji terpisah dengan fungsi pembuat bukti kas keluar. Sayangnya, bagian kasir merangkap tugas dan tanggung jawab, yaitu mencairkan cek dan melakukan pencatatan biaya gaji dan upah karyawan, bahkan fungsi kasir ini melakukan

penghitungan

dalam

proses

pengupahan

dan

menyerahkannya kepada karyawan. Fungsi personalia juga melakukan perangkapan wewenang yaitu menjalankan fungsi kepegawaian dan membuat daftar gaji dan upah.

Perangkapan tugas oleh fungsi

personalia dan fungsi kasir ini akan menyebabkan kesimpangsiuran informasi serta akan menimbulkan kerugian dan manipulasi data. commit to user



b. Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan pada PT.Kusumahadi Santosa berupa kartu jam hadir, surat pemberitahuan terlambat, surat perintah lembur, surat ijin meninggalkan tempat kerja, daftar gaji dan upah, dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, strok gaji dan upah, amplop gaji dan upah, serta bukti kas keluar. Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan ini akan dimintakan otorisasi ke bagian yang berwenang, sehingga datadata yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan serta terjamin keakuratannya. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam perusahaan ini telah bernomor urut tercetak, sehingga nantinya memudahkan penelusuran dan pertanggungjawaban. Pada dasarnya dokumen yang digunakan dalam perusahaan ini sudah cukup lengkap, hanya saja belum terdapat kartu jam kerja dan surat pernyataan gaji dan upah. c. Evaluasi Terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan PT.Kusumahadi Santosa dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan hanya jurnal umum dan buku besar. Sedangkan catatan akuntansi pada sistem penggajian dan pengupahan yang seharusnya juga ada adalah kartu penghasilan karyawan, kartu biaya, dan kartu harga pokok produk. Perusahaan ini tidak menyelenggarakan kartu penghasilan karyawan dalam kegiatan operasionalnya, hal ini tidak menjadi masalah karena dari jurnal tersebut akan dibuat dalam daftar gaji dan upah. Biasanya yang termuat commit to user



dalam daftar gaji dan upah sudah termuat dalam kartu penghasilan karyawan. d. Evaluasi Terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Prosedur yang sesungguhnya ada dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, prosedur

pencatatan waktu kerja,

prosedur distribusi biaya gaji dan upah, dan prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur yang diterapkan pada PT.Kusumahadi Santosa hanya prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, dan prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur pencatatan waktu hadir dilakukan oleh bagian pencatat waktu sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah karyawan. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah dilakukan oleh bagian personalia, dalam prosedur ini dibuat daftar gaji dan upah

yang nantinya diserahkan ke Direktur

Umum dan Keuangan untuk dilakukan pengecekan. Untuk prosedur pembayaran gaji dan upah juga dilakukan oleh bagian personalia, sebelumnya bagian keuangan akan menyiapkan cek dengan mengisi jumlah total gaji dan upah serta lembur karyawan dan menyerahkannya ke pihak yang berwenang yaitu Direktur Keuangan. Selanjutnya, kasir akan menguangkan cek tersebut ke bank dan menyerahkannya ke bagian personalia untuk dilakukan penghitungan dan pemasukan uang gaji dan upah kedalam amplop kemudian menyerahkannya ke semua karyawan. Dalam kaitannya dengan prosedur pengambilan gaji dan commit to user



upah, karyawan harus melakukan tanda tangan sebelum gaji atau upah tersebut diambil. Namun dalam hal penghitungan gaji, bagian personalia tidak melakukan pengecekan ulang. e. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan 1. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Sistem pengendalian intern pada PT.Kusumahadi Santosa setiap organisasi yang

melaksanakan tugas dan fungsi pada sistem

penggajian dan pengupahan telah melakukan praktik yang sehat dimana hal itu ditunjukkan dengan adanya pengecekan kembali terhadap kartu jam hadir karyawan yang nantinya digunakan sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah, fungsi personalia bertugas mengecek kembali perhitungan pada daftar gaji dan upah serta mengarsipnya. Tetapi, terdapat sedikit kekurangan yaitu lemahnya pengawasan terhadap pemasukkan kartu jam hadir oleh fungsi pencatat waktu hadir, hal ini dapat menimbulkan terjadinya kecurangan yang dilakukan karyawan. 2. Karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya Karyawan

yang

ada

pada

PT.Kusumahadi

Santosa

telah

melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan. Hal tersebut menunjukkan bahwa karyawan telah bertanggung jawab atas setiap tugas yang menjadi commit to user



kewajibannya. Jika perusahaan memiliki karyawan yang jujur dan kompeten, maka unsur pengendalian intern yang lain dapat dikurangi sampai

batas minimum, dan perusahaan dapat

menghasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan. Dalam mendapatkan karyawan yang kompeten dan jujur, perusahaan ini melakukan

seleksi

terhadap

calon

karyawan

berdasarkan

persyaratan yang telah ditentukan oleh perusahaan serta sesuai dengan bidang yang dibutuhkan oleh perusahaan.

commit to user



BAB III TEMUAN Berdasarkan evaluasi dan analisis mengenai sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan di PT.Kusumahadi Santosa, penulis menemukan beberapa kelebihan dan kelemahan pada sistem yang diterapkan oleh PT.Kusumahadi Santosa, antara lain adalah sebagai berikut: A. KELEBIHAN Beberapa kelebihan dari sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut: a. Surat perintah lembur telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang , yaitu oleh Direktur departemen yang bersangkutan sebagai tanda bahwa karyawan tersebut memang diperintahkan untuk melakukan lembur, sehingga perusahaan akan menjamin untuk membayar upah lembur kepada karyawan. b. Dokumen yang digunakan oleh PT.Kusumahadi Santosa dalam sistem penggajian dan pengupahan sudah cukup memadai karena sudah bernomor urut tercetak, sehingga pengarsipan dan penelusuran menjadi lebih mudah serta penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu, seluruh dokumen yang berkaitan telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. c. Dalam pembuatan strok gaji dan upah yang nantinya diberikan kepada karyawan telah memuat rincian gaji yang diterima beserta potonganpotongan yang menjadi tanggungan karyawan. Selain itu departemen commit to user dimana karyawan tersebut bekerja juga tercantum.



d. Pembuatan daftar gaji dan upah telah menggunakan sistem komputerisasi serta adanya pengecekan ulang atas data kehadiran karyawan yang dilakukan oleh bagian personalia dan Direktur Umum dan Keuangan. Dengan begitu, proses pembuatan daftar gaji dan upah mempunyai keandalan yang tinggi. e. Dalam sistem pengambilan gaji dan upah sudah cukup teratur. Hal ini dapat dibuktikan bahwa setiap karyawan yang akan mengambil gaji ataupun upah harus melakukan tanda tangan terlebih dahulu. Sehingga hal tersebut dapat mencegah terjadinya pengambilan berulang oleh karyawan. f. PT.Kusumahadi Santosa sudah melaksanakan sistem pengendalian intern yang baik yaitu praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi serta karyawan yang kompeten dan mempunyai tanggung jawab.

B. KELEMAHAN Beberapa kelemahan dari sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut: a. Pada sistem pengendalian intern, terdapat sedikit kekurangan yaitu lemahnya pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir oleh fungsi pencatat waktu hadir. Hal ini dapat menimbulkan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. b. Belum adanya pemisahan fungsi secara tegas. Hal ini terbukti dari fungsi personalia yang memegang peranan sebagai pembuat daftar gaji dan upah commit to user



serta fungsi pembayar gaji dan upah. Selain itu, fungsi kasir juga merangkap tugas yaitu sebagai fungsi yang bertugas untuk mencairkan cek ke bank, mencatat transaksi tersebut, dan bahkan menyerahkan upah ke karyawan lepas. Apabila ada perangkapan fungsi seperti ini nantinya dapat menimbulkan kecurangan dan dapat merugikan perusahaan. c. Dalam kaitannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan, personalia tidak melakukan penghitungan ulang atas pembayaran gaji karyawan. Pengecekan ulang diperlukan agar tidak ada kesalahan penghitungan.

commit to user



BAB IV PENUTUP

A.

KESIMPULAN Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan salah satu sistem yang terdapat pada perusahaan. Sistem ini dirancang untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan dan terciptanya pengendalian intern yang baik. Selain itu, sistem penggajian dan pengupahan juga dirancang untuk menjamin dibayarkannya gaji dan upah karyawan. Fungsi yang terkait pada PT.Kusumahadi Santosa yaitu fungsi kepegawaian yang dipegang oleh bagian personalia, fungsi pencatatan waktu hadir karyawan dipegang oleh bagian pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah ditangani oleh bagian personalia, fungsi kasir, dan fungsi pembayar gaji dan upah diotorisasi oleh bagian personalia dan kasir. Pencatatan terhadap transaksi sudah cukup baik karena perusahaan telah menggunakan berbagai dokumen untuk mencatat setiap transaksi dalam sistem penggajian dan pengupahan. Dokumen-dokumen tersebut telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang serta sudah bernomor urut tercetak,

sehingga

memudahkan

pengarsipan

dan

penelusuran

pertanggungjawaban jika terjadi penyelewengan. Catatan akuntansi yang digunakan pada PT.Kusumahadi Santosa ini sudah cukup memadai yaitu menggunakan jurnal umum dan buku commit to user



besar. Catatan-catatan tersebut dapat memberikan informasi mengenai transaksi dan kejadian yang terjadi pada perusahaan sehingga data yang dihasilkan dapat dipercaya. Sistem penggajian dan pengupahan

yang dilakukan pada

perusahaan ini melalui beberapa prosedur sebelum gaji maupun upah dapat diterima oleh karyawan. Prosedur tersebut yaitu prosedur pencatatan waktu hadir yang dilakukan oleh bagian pencatat waktu, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah oleh bagian personalia , dan prosedur pembayaran gaji dan upah oleh bagian personalia, kasir, dan keuangan. Secara umum penulis berkesimpulan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sudah cukup baik, hanya saja terdapat sistem pengendalian intern yang belum diterapkan oleh perusahaan, yaitu belum dipisahkannya bagian pembuat daftar gaji dan upah serta bagian pembayaran gaji dan upah. Selain itu, fungsi yang terkait seperti kasir dan personalia masih merangkap tugas dan wewenang sehingga potensi kecurangan dan penyelewengan pada sistem penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa bisa jauh lebih besar.

B.

REKOMENDASI Berdasarkan kelemahan yang penulis temukan dalam pembahasan sebelumnya, maka penulis mencoba memberikan saran bagi perusahaan yang mungkin dengan saran ini dapat digunakan sebagai bahan commit to user



pertimbangan perusahaan agar sistem penggajian dan pengupahan karyawan pada perusahaan tersebut menjadi lebih baik. Berikut saran yang penulis berikan bagi sistem penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa: 1. Sebaiknya PT.Kusumahadi Santosa mengoptimalkan penggunaan mesin pencatat waktu hadir karyawan dan melakukan pengawasan yang ketat terhadap pemasukan kartu hadir karyawan, sehingga pencatatan waktu hadir dapat dijamin keandalannya. Mungkin pencatatan waktu hadir karyawan akan lebih baik jika menggunakan cap jari karyawan, sehingga karyawan tidak bisa memanipulasi. 2. Sebaiknya pembagian tugas dan wewenang dilaksanakan dengan jelas dan tegas jangan sampai terdapat perangkapan fungsi jabatan karena dapat memberikan potensi kecurangan yang nantinya dapat merugikan perusahaan. Selain itu dalam pencatatan kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah sebaiknya perusahaan melibatkan fungsi akuntansi. Fungsi akuntansilah yang seharusnya melakukan atas transaksi tersebut dan bukan oleh fungsi kasir. 3. Sebaiknya dilakukan pengecekan ulang mengenai pembayaran gaji dan upah karyawan. Hal ini sangat diperlukan agar tidak terjadi kesalahan dalam pembayaran gaji dan upah karyawan.

commit to user

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN KARYAWAN PADA PT.KUSUMAHADI SANTOSA

Recommend Documents