SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN SKRIPSI

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN Studi Kasus: Penerbit Percetakan Kanisius

SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan Program Studi Pendidikan Akuntansi

Oleh: NATHALIA NIM: 011334129

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN AKUNTANSI JURUSAN PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL FAKULTAS KEGURUAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2007


ii


iii


PERNYATAAN KEASLIAN KARYA

Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi yang saya tulis ini tidak memuat karya atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.

Yogyakarta, 2 Oktober 2007 Penulis

Nathalia

iv


ABSTRAK SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN Studi kasus: Penerbit Percetakan Kanisius Yogyakarta Nathalia Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2007 Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan Penerbit Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah baik dan efektif, yaitu dengan cara: 1) mendiskripsikan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dan menganalisis dengan cara membandingkan dengan teori sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang ada; 2) melakukan pengujian kepatuhan dengan metode stop-or-go sampling untuk mengetahui efektifitas sistem akuntansi penggajian dan pengupahannya. Data sistem akuntansi pengggajian dan pengupahan Penerbit Percetakan Kanisius diperoleh dari hasil wawancara, kuesioner sistem pengendalian intern, observasi, dan dokumentasi. Hasil pendeskripsian tersebut dibandingkan dengan teori yang ada sehingga dapat diketahui kebaikan dan kelemahan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang dijalankan perusahaan. Untuk mengetahui efektifitas sistem akuntansi penggajian dan pengupahan di perusahaan ini, dilakukan pengujian kepatuhan dengan memakai salah satu metode sampling statistik yaitu metode stop-or go sampling. Hasil analisis dan pengujian kepatuhan terhadap data menunjukkan bahwa: 1) sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius sudah sesuai dengan teori sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang ada maka dikatakan baik; 2) dengan menggunakan metode stopor-go sampling maka sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius adalah efektif.

v


ABSTRACT ACCOUNTING SYSTEM ON SALARY AND WAGE A Case Study At “Kanisius” Publisher and Printing Yogyakarta Nathalia Sanata Dharma University Yogyakarta 2007 This research aims to find out whether or not the accounting system salry and wage of “Kanisius” Publisher and Printing Yogyakarta is appropriate and effective, by: 1) describing and comparing accounting on salary and wage at the company theory one; 2) applying control test using stop-or-go sampling method. The data are gathered by interviews, questionnaire, observations and documentation. The result of the comparison shows the strengths and the weaknesses of the accounting system on salry and wage in this company. Then the stop-or-go sampling method is used in order to assess its effectiveness. The analysis result and control test of the data show that: 1) accounting system on salary and wage running by “Kanisius” Publisher and Printing is appropria te with the existing theory of salary and wage accounting; 2) by using stop-or-go sampling method the accounting system on salary and wage running by “Kanisius” Publisher and Printing is efectife.

vi


MOTO dan PERSEMBAHAN

MOTTO: v Serahkanlah perbuatanmu kepada TUHAN, maka terlaksanalah segalah rencanamu. (Amsal 16: 3) v Cintaku, Citraku, dan Cita-citaku adalah Hidupku v Kegagalan ja ngan dijadikan sebagai penghambat untuk maraih keberhasilan. Kegagalan adalah saat kita istirahat untuk menengok sebentar perjalanan yang telah kita lalui. v Hidup adalah perjuangan, kemarin adalah kenangan, hari ini adalah kenyataan dan esok adalah harapan dan perjuangan. v Keep Your Smile

PERSEMBAHAN: Dengan penuh rasa cinta, skripsi ini kupersembahkan kepada: 1. Yesus X’tus Sahabat dan PenyelamatKu. 2. Bunda Maria yang selalu menghibur dan menolongku. 3. Papa dan Mama tercinta yang selalu memberi semangat dan menyertakan aku dalam doa-doanya. 4. Kakakku: Pak Calvin Sek, Pak Gio Sek, Mama Ernes Sek, dan Adikku Vivi, Erna dan Adik Frter MelQ yang cakep n manis. 5. Stefanus Thio Sampe Bulean yang Kusayangi dan Kucintai.

vii


KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan. Skripsi yang diajukan penulis merupakan syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh gelar Sarjana Pendidikan Prodi Akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. Penulis menyadari sepenuhnya proses penyusunan skripsi ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan, dorongan akan perhatian yang tidak ternilai harganya dari berbagai pihak, sehingga dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasi kepada: 1. Bapak Drs.T. Sarkim, M.Ed., Ph.D, selaku Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan. 2. Bapak Drs. Sutarjo Adisusilo, J.R, selaku Kepada Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial. 3. Bapak Laurentius Saptono,S.Pd., M.Si, selaku Kepada Program Studi Pendidikan Akuntansi. 4. Ibu E. Catur Rismiati, S.Pd., M.A, selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan pengarahan, koreksi dan saran penulisan skripsi. 5. Bapak Bambang Purnomo, S.E., M.Si, selaku Dosen Pembimbing II yang telah membimbing dan memberi petunjuk selama penulisan skripsi.

viii


6. Ibu Nita, selaku Kepala Bagian Penelitian Penerbit Percetakan Kanisius yang telah memberi izin kepada penulis untuk mengadakan penelitian di perusahaan tersebut. 7. Mas Hendrik Panggalo’ yang telah memberikan bantuan kepada penulis untuk mendapat data. 8. Papa dan Mama tercinta yang telah memberikan buah-buah tangannya lewat kasih sayang, kesabaran, lantunan doa, motivasi dan juga materi. 9. Kakak-kakakku: Pak Calvin (yang telah membiayai kuliahku). Pak Gio, Mama Ernes yang telah memberi motivasi , semangat dan materi dan juga adik-adikku Vivi, Erna, & Fr.Melq makasih atas doa-doanya. (Buat adikku Melq semoga cepat jd Romo key…!!!!????) 10. My Lovely Thio, yang telah memberikan doa, bantuan & colour of love in my heart. 11. Teman-tamanku: PAK C ’01, K2KMSY : K’ Novi, Yuli, Deby, Rolends, Yance, Hery, Pedi, Ronal, Orpha, Hermin, Fr. Labio, Fr. Narto, & Fr. Ucep (Bersama kalian-kalian padha streesku ilang ). 12. Sahabat-sahabatku: Estin, Hexa, dan Yuli setiap saran yang kalian berikan adalah nasehat yang berharga dari sebuah persahabatan. Untuk Yuli (makasih atas rentalannya, semoga kulnya cepat kelar n’cepat dapat cowok…he…he)

ix


Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mangharapkan kritik dan saran yang dapat memberikan kesempurnaan pada skripsi ini. Semoga skripsi ini dapat memberi manfaat bagi semua yang membacanya.

Penulis

Nathalia

x


DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL …………………………………………………......... i HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………….. ii HALAMAN PENGESAHAAN……………………………………………. iii HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA…………………….. iv ABSTRAK………………………………………………………………….. v ABSTRACT………………………………………………………………… vi HALAMAN MOTO DAN PERSEMBAHAN……………………………. vii KATA PENGANTAR……………………………………………………… viii DAFTAR ISI……………………………………………………………….. xi DAFTAR TABEL…………………………………………………………. xiv DAFTAR GAMBAR……………………………………………………… xv BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………. 1 A. Latar Belakang Masalah…………………………………………

1

B. Batasan Masaah…………………………………………………

3

C. Perumusan Masalah……………………………………………..

3

D. Tujuan Penelitian…………………………………………………. 3 E. Manfaat Penelitian………………………………………………..

4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA………………………………………….

5

A. Sistem Akuntansi………………………………………………..

5

B. Sistem Pengendalian Intern………………………………………

9

C. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan………………….

20

xi


D. Pengujian Kepatuhan…………………………………………….

56

E. Hipotesis…………………………………………………………

64

BAB III METODE PENELITIAN……………………………………….

66

A. Jenis Penelitian…………………………………………………..

66

B. Tempat dan Waktu Penelitian……………………………………

66

C. Subjek Penelitian………………………………………………..

66

D. Objek Penelitian…………………………………………………

66

E. Populasi dan Sampel…………………………………………….

67

F. Teknik Pengumpulan Data………………………………………

68

G. Teknik Analisis Data……………………………………………

69

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAN…………………………

78

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan……………………………………. 78 B. Struktur Organisasi Perusahaan………………………………….. 83 C. Departemen Produksi…………………………………………….. 85 D. Departemen Pemasaran…………………………………………… 89 E. Bagian Personalia…………………………………………………. 91 F. Bagian Kisangani………………………………………………… 93 G. Departemen Redaksi……………………………………………… 94 BAB V HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN……….. 95 A. Sistem Akuntansi Penggajian Penerbit Percetakan Kanisius……… 96 B. Efektifitas Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Penerbit Percetakan Kanisius…………………………. 120 C. Sistem Akuntansi Pengupahan Penerbit Percetakan Kanisius…….. 126

xii


D. Efektifitas Sistem Pengendalian Intern Dalam Sistem Akuntansi Pengupahan Penerbit Percetakan Kanisius……………………….. 147 BAB VI KESIMPULAN, KETERBATASAN PENELITIAN DAN SARAN…………………………………………………………… 153 A. Kesimpulan………………………………………………………

153

B. Keterbatasan Penelitian………………………………………….

156

C. Saran…………………………………………………………….

156

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………….

157

DAFTAR LAMPIRAN………………………………………………….

158

xiii


DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1 Besarnya Sample Minimum Untuk Pengujian Kepatuhan.................. 58 Tabel 2 Pengambilan Keputusan...................................................................... 59 Tabel 3 Atribut Sampling Table For Determining Stop Or Go Sample Size and Upper Precision Limit Population Occurrence Rate Based Sample Result ................................................................................................. 59 Tabel 4 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Pelaksanaan SPI Pada Sistem Akuntansi Pengajian Pada Penerbit Percetakan Kanisius .................... 70 Tabel 5 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Pelaksanaan Sistem Pengendalian intern pada Penerbit Percetakan Kanisius ...................... 74 Tabel 6 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Struktur Organisasi Yang Memisahkan Tanggung Jawab Secara Tegas Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius ............... 109 Tabel 7 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius ............................................................................ 114 Tabel 8 Perbandingan Antara Teori dan Praktik Unsur Paraktik Yang Sehat Dalami Sistem Akuntansi Penggajian Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius ............................................................................ 116 Tabel 9 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Karyawan Yang Kompeten Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius ............................................................................................... 119

xiv


Tabel 10 Efektifitas Sistem Akuntansi Penggajian Penerbit Percetakan Kanisius ................................................................................................ 122 Tabel 11 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Struktur Organisasi Yang Memisahkan Tanggung Jawab Secara Tegas Dalam Sistem Akuntansi Pengupahan Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius ............. 139 Tabel 12 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam Sistem Akuntansi Pengupahan Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius .......................................... 142 Tabel 13 Perbandingan Antara Teori dan Praktik Unsure Praktik Yang Sehat Dalam Sistem Akuntansi Pengupahan Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius ........................................................................... 144 Tabel 14 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Karyawan Yang Kompeten Dalam Sistem Akuntansi Pengupahan Yang Dijalankan Penerbit Percetakan Kanisius

......................................................................... 146

Tabel 15 Efektifitas Sistem Akuntansi Pengupahan Penerbit Percetakan Kanisius ............................................................................................... 149

xv


DAFTAR GAMBAR

Halaman Gbr. 1 Jurnal Umum ........................................................................................ 24 Gbr. 2 Kartu Harga Pokok Produk .................................................................. 24 Gbr. 3 Bukti Kas Keluar ................................................................................. 25 Gbr. 4 Kartu Penghasilan Karyawan ............................................................... 26 Gbr. 5 Kartu Jam Hadir .................................................................................... 27 Gbr. 6 Kartu Jam Kerja .................................................................................... 28 Gbr. 7 Daftar Gaji ............................................................................................ 29 Gbr. 8 Daftar Upah .......................................................................................... 29 Gbr. 9 Rekapitulasi Gaji dan Upah .................................................................. 30 Gbr. 10 Surat Pernyataan Gaji dan Upah ........................................................ 32 Gbr. 11 Bukti Kas Keluar................................................................................. 33 Gbr. 12 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian .......................................... 47 Gbr.13 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan.......................................... 51 Gbr. 14 Struktur Organisasi Penerbit Percetakan Kanisius.............................. 85 Gbr. 15 Proses Produksi Pada Penerbit Percetakan Kanisius .......................... 88 Gbr. 16 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian........................................... 102 Gbr. 17 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan......................................... 132

xvi


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Bersamaan dengan kemajuan jaman banyak bermunculan perusahaanperusahaan dalam berbagai macam bidang usaha yang mengakibatkan persaingan perusahaan semakin ketat. Hal ini semakin menuntut suatu perusahaan, baik perusahaan jasa, dagang, maupun manufaktur untuk menggunakan sumberdaya yang ada dalam perusahaan seperti sumberdaya alam, sumberdaya manusia dan sumberdaya modal secara efektif dan efisien. Dari ketiga sumberdaya tersebut, sumberdaya manusia merupakan unsure terpenting dalam mencapai tujuan perusahaan. Manusia merupakan sumberdaya penentu keberhasilan perusahaan, yaitu

adanya

karyawan,

maka

sudah

selayaknya

jika

perusahaan

memperhatikan keinginan dan kebutuhan karyawan-karyawan tersebut dengan memberikan gaji dan upah. Besarnya gaji dan upah karyawan harus diselaraskan dengan tingkat kecakapan, pengalaman dan tingkat pendidikan dari karyawan yang bersangkutan, serta disesuaikan dengan peraturan pemerintah. Informasi mengenai gaji dan upah yang disajikan dalam laporan keungan sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak intern maupun ekstern antara lain kreditur, investor, instansi pajak. Manajemen memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan. Informasi yang disajikan harus jelas dan tegas dalam memberikan keterangan,

1


2

begitu pula dengan prosedur-prosedur yang harus dijalankan maka diperlukan system akuntansi. System akuntansi dibuat untuk menangani transaksi yang berulangkali terjadi, maka system akuntansi mempermudah manajemen dalam pengelolaan perusahaan. Agar system akuntansi dapat digunakan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiean dan dipatuhinya kebijakan manajemen maka dalam penyusunan akuntansi tersebut diperlukan adanya suatu alat pengawasan yang disebut system pengendalian intern. Dengan adanya system pengendalian intern maka informasi yang dihasilkan oleh system akuntansi tersebut tepat dan akurat, dan jika terjadi penyimpangan dapat segerah diketahui. System penggajian dan pengupahan yang merupakan bagian dari system akuntansi dalam perusahaan akan memberikan informasi secara tepat dan teliti melalui system prosedur dan catatan-catatan mengenai pendapatanpendapatan yang harus diterima oleh setiap karyawan, karena gaji dan upah merupakan hal yang penting maka perlu ditangani secara sungguh-sungguh untuk menghindari kecurangan-kecurangan yang mungkin terjadi sehingga diperlukan adanya system penggajian dan pengupahan. Berdasarkan latar belakang diatas, maka penelitian ini diberi judul “SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PERCETAKAN KANISIUS dengan cara studi kasus.


3

B. Batasan Masalah Dalam penelitian ini penulis hanya menitik beratkan pada penelitian prosedur dan pengendalian internnya pada hal- hal yang berhubungan dengan system akuntansi penggajian dan pengupahan.

C. Perumusan Masalah Dari latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, pokok masalah dalam penelitian ini adalah: 1. Apakah system akuntansi penggajian PERCETAKAN KANISIUS sudah baik? 2. Apakah

system

pengendalian

intern

akuntansi

penggajian

PERCETAKAN KANISIUS sudah efektif? 3. Apakah system akuntansi pengupahan PERCETAKAN KANISIUS sudah baik? 4. Apakah

system

pengendalian

intern

akuntansi

pengupahan

PERCETAKAN KANISIUS sudah efektif?

D. Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui apakah system akuntansi penggajian PERCETAKAN KANISIUS sudah baik. 2. Untuk mengetahui apakah system pengendalian intern akuntansi penggajian PERCETAKAN KANISIUS sudah efektif.


4

3. Untuk mengetahui apakah system akuntansi pengupahan PERCETAKAN KANISIUS sudah baik. 4. Untuk mengetahui apakah system pengendalian intern akuntansi pengupahan PERCETAKAN KANISIUS sudah efektif.

E. Manfaat Penelitian 1. Bagi pihak Perusahaan Hasil penelitian ini kiranya dapat memberikan dan menambah informasi yang bermanfaat bagi perusahaan dalam pelaksanaan dan pengembangan system akuntansi penggajian dan pengupahan. 2. Bagi Universitas Sanata Dharma Sebagai tambahan daftar pustaka yang ada diperpustakaan, khususnya mengenai system akuntansi penggajian dan pengupahan. 3. Bagi Penulis Menambah

pengetahuan

dan

pengalaman

karena

dapat

membandingkan teori yang telah diperoleh dibangku kuliah dengan yang sesungguhnya terjadi dalam perusahaan.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Akuntansi Yang dimaksud dengan system akuntansi adalah organisasi formulir, catatan

dan

laporan

yang

dikoordinasikan

sedemikian

rupa

untuk

menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. 1 Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai system dan prosedur maka perlu dibedakan dua pengertian. Menurut Mulyadi, pengertian system dan prosedur adalah sebagai berikut:2 System adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Tujuan pertama akuntansi adalah menyajikan informasi ekonomi dari suatu kesatuan ekonomi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Untuk mengahasilkan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisis dan pengendalian transaksi serta kegiatan-kegiatan keuangan, kemudian melaporkan hasilnya. Kegiatan akuntansi meliputi: pengidentifikasian dan pengukuran data yang relevan untuk suatu pengambilan keputusan; pemrosesan data yang bersangkutan dan kemudian pelaporan informasi yang dihasilakan; serta pengkomunikasian

1 2

Drs. Mulyadi, M,Sc., Ak., Sistem Akuntansi ,( Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta, 1993), hal. 3 Ibit., hal. 6.

5


6

informasi kepada pemakai informasi. Kegiatan-kegiatan tersebut perlu dirangkai dalam suatu system yang disebut system akuntansi. Seperti yang disebutkan dalam bab pendahuluan, system akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa sehungga dapat menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. 3 System akuntansi pokok terdiri dari berbagai unsure, yaitu formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu; serta laporan. Menurut Mulyadi, pengertian masingmasing unsure tersebut adalah sebagai berikut:4 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Istilah dokumen sering digunakan untuk formulir karena dengan formulir, peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan yang dipakai untuk mengklasifikasikan data keungan untuk pertama kalinya menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. 3. Buku besar Data keuangan yang telah dicatat dalam jurnal diringkas dalam rekening yang disebut buku besar (general ledger). Buku besar dapat 3 4

Ibit., hal. 3. Ibit.


7

dipakai sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan dan dapat digunakan sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. 4. Buku pembantu Buku pembantu (subsidiary ledger) terdiri dari rekening-rekening pembant u yang merinci data keungan yang telah dicatat kedalam rekeningrekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Hasil akhir laporan akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan kas dan lainlain. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran/output sistem akuntansi. Menurut Cecil Gilespie sistem akuntansi terdiri dari prosedurprosedur yang saling berkaitan yaitu:5 a. Sistem akuntansi utama 1) Klasifikasi rekening, riel dan nominal 2) Buku besar (umum dan pembantu) 3) Jurnal 4) Bukti transaksi b. Sistem penjualan dan penerimaan uang 1) Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur penagihan 5

Dr. Zaki Baridwan, M. Sc., AK. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode (Edisi kelima, BPFE, Yogyakarta, 1991), hal. 378.


8

2) Distribusi penjualan 3) Piutang 4) Penerimaan uang dan pengawasan kredit c. Sistem pembelian dan pengeluaran uang 1) Order pembelian dan laporan penerimaan barang 2) Distribusi pembelian dan biaya 3) Utang (voucher) 4) Prosedur pengeluaran barang d. Sistem pencatatan waktu penggajian 1) Personalia 2) Pencatatan waktu 3) Penggajian 4) Distribusi gaji dan upah e. Sistem produksi dan biaya produksi 1) Order produksi 2) Pengawasan persediaan 3) Akuntansi biaya Sedangkan menurut Mulyadi, sistem akuntansi terdiri dari: 6 a. Sistem akuntansi pokok b. Sistem penjualan c. Sistem pembelian d. Sistem penggajian dan pengupahan 6

Drs. Mulyadi, M. Sc., AK., Sistem Akuntansi (Edisi kedua, Bagian Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta, 1989), hal. 11.


9

e. Sistem pengawasan produksi dan sistem biaya f. Sistem kas g. Sistem akuntansi persediaan Satu hal yang penting dalam membicarakan sistem akuntansi, yaitu terlebih dahulu dibedakan pengertian sistem dan prosedur, agar diperoleh gambar yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem akuntansi. Sistem merupakan jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan klerikal, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulan- ulang. 7

B. Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian dan tujuan sistem pengendalain intern Di dalam literatur kita menjumpai beberapa definisi atau pengertian yang berbeda-beda. Pengertian SPI menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:8 Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut D. Hardanto, pengendalian intern diartikan sebagai berikut:9 Dalam arti sempit, pengendalian intern disamakan dengan internal chek, yaitu prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi misalnyan mencocokkan penjumlahan mendatar dan 7

Mulyadi, loc. Cit. Mulyadi, op. cit., hal. 165. 9 D. Hardanto, Auntansi Untuk Usahawan ( Jakarta Yayasan Badan Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, 1973), hal. 51. 8


10

penjumlahan melurus. Dalam arti luas pengertian intern disamakan dengan manajemen control yaitu suatu sistem yang meliputi semua caracara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk mengawasi atau mengendalikan perusahaan. Termasuk disini unsur- unsur seperti formulir- formulir, prosedur-prosedur, pembukuan dan laporan administrasi, budget dan standard, pemeriksaan intern dan sebagainya. Sesuai dengan tujuan,menurut Mulyadi sistem pengendalian intern dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

10

a. Pengendalian intern administrasi Pengendalian intern administrasi meliputi: struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. b. Pengendalian intern akuntansi Pengendalian intern akuntansi meliputi: struktur organisasi, metode dan aturan-aturan yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Menurut D. Hardanto, Ada beberapa prinsip dalam sistem pengendalian intern agar pengendalian intern dapat dilaksanakan dengan baik,yaitu:11 a. Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya. Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik tetapi tingkat kecakapan

10 11

Mulyadi, op. cit., hal. 166. D. Hardanto, loc. cit.


11

pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, maka tidak bisa diharapkan sistem pengendalian intern berhasil dengan baik. b. Pemisahan wewenang Struktur organisasi disusun sedemikian rupa sehingga pekerja dapat sepenuhnya dipergunakan dan terdapat pemisahan wewenang antara fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi pencatatan. c. Pengawasan Hasil pekerjaan masingmasing pekerja harus selalu diawasi, kalau perlu dikoreksi dan dinilai oleh atasan yang bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan tersebut. Hasil yang tidak memuaskan akibat adanyan penyelewengan merupakan pemborosan biaya dan apabila dibiarkan saja maka akibatnya semakin parah, karena selain merugikan perusahaan juga merusak lingkungan kerja. Hasil pekerjaan masingmasing pekerja harus selalu diawasi, kalau perlu dikoreksi dan dinilai oleh atasan yang bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan tersebut. Hasil yang tidak memuaskan akibat adanyan penyelewengan merupakan pemborosan biaya dan apabila dibiarkan saja maka akibatnya semakin parah, karena selain merugikan perusahaan juga merusak lingkungan kerja. d. Penetapan tanggung jawab secara perseorangan Tanggung jawab terhadap suatu tugas, harus dapat ditelusuri dari saat tugas tersebut dimulai sampai selesai. Cara demikian ini membawa pengaruh psikologis bagi pekerja dan mereka akan bekerja dengan


12

sungguh-sungguh karena takut diminta pertanggungjawaban atas hasil pekerjaannya. e. Pemeriksaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang ruitin. Prosedur-prosedur

harus

disusun

sedemikian

rupa

sehingga

memungkinkan saling mencocokkan antara pekerjaan petugas yang satu dengan pakerjaan petugas yang lain. Dengan adanyan prosedurprosedur yang rutin maka dimungkinkan adanya spesialisasi dan pembagian tugas serta pemeriksaan secara otomatis terhadap semua kagiatan rutin tersebut. f. Pencatatan yang seksama dan segera Transaksi-transaksi ekstern dan intern yang mempunyai akibat ekonomis harus segera dicatat dalam dokumen-dokumen dasar yang diberi nomor urut. Apabila ada kesalahan dalam pencatatan maka formulir tersebut harus dicap ”Batal” dan tetap dalam nomor urut yang baik. g. Penjagaan fisik Penjagaan fisik terhadap harta milik perusahaan sangat mengurangi kerugian akibat kecurangan atau kerusakan serta penjagaan kualitas. h. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas-tugas rutin Sistem administrasi perus ahaan harus diteliti kembali secara periodik. Pemeriksaan ini dilakukan oleh bagian yang bebas dari pekerjaan rutin. Tujuan dari pemeriksaan ini untuk memastikan bahwa semua prosedur pengendalian intern yang telah ditetapkan betul-betuj dilaksanakan dan


13

disamping itu dipertimbangkan apakah pengendalian intern yang telah ada perlu disesuaikan kembali atau tidak. 2. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern Menurut

bulletin

Accounting

Control,unsur-unsur

sitem

pengendalian intern yang baik meliputi: a. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara jelas. Apabila organisasi perusahaan semakin besar maka pimpinan tidak mampu mengetahui semua kejadian dalam perusahaan. Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kegiatan perusahaan merupakan hal yang pokok. Suatu dasar yang berguna dalam penyusunan struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa struktur organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya penyesuaianpenyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu struktur organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Untuk dapat memenuhi syarat adanya pengendalian yang baik hendakanya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi- fungsi operasiona l, penyimpangan dan pencatatan. Dasar untuk memisahkan hal itu terletak pada syarat dimana

tidak

diperbolehkannya

suatu

depatemen

mengadakan

pembukuan sendiri untuk pekerjaan yang dilakukannya. Dengan kata lain harus digunakan suatu prinsip yang tidak memperbolehkan


14

seorangpun melakukan semua transaksi tanpa adanaya oarang lain yang melakukan pemeriksaan. Hal ini untuk mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan. b. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang berguna untuk melakuakn pengendalian akuntansi yang cukup terhadap harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan dan biaya. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi- transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Klasifikasi data akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar. Susunan rekening dalam buku besar biasanya disebut chart of accounts. Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut:12 1. Membantu mempermudah penyusunan laporan- laporan keuangan dan laporan- laporan lainnya dengan ekonomis. 2. Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti harta-harta milik, hutanghutang, pendapatan-pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus diperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan pengawasan operasi perusahaan. 3. Mengurangi dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening. 4. Memberikan batas-batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, persediaan-persedian dan biaya-biaya. 5. Memuat rekening-rekening kontrol bila diperlukan.

12

Soekamto (Penterjemah), Committee on auditing procedur: Internal Control, (Yogyakarta: Bagian Penerbitan Fakultas Ekonomi- UGM, 1970), hal. 12.


15

Dengan adanya pengklasifikasian data kedalam rekening maka dengan mudah dapat segerah diketahui segala kegiatan unit-unit organisasi serta hasil- hasil kegiatannya saat rekening-rekening pembukuan ditutup. Agar catatan sebagai fungsi kontrol lebih efektif lagi maka diperlukan syarat-syarat sebagai berikut: 1. Pembukuan secara organisatoris harus terpisah dari tanggungjawab penyimpangan. 2. Pembukuan harus direncakan sedemikian rupa dan terpelihara catatan-catatan yang lengkap dan tepat mengenai tanggungjawab serta hasil- hasilnya. 3. Pembukuan harus menyertai setiap terjadinya transaksi yaitu setiap transaksi harus segerah dicatat. 4. Pembagian

tanggungjawab

sepenuhnya

mengenai

penyelenggaraan, maksudnya tidak diperbolehkan bagian lain menyelenggarakan pembukuan. c. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan dalam melakukan tugastugas dan fungsi- fungsi setiap bagian dalam organisasi. Praktek-praktek yang sehat maksudnya adalah setiap pegawai dalam perusahaan, melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Misalnya bagian akuntansi baru mencatat hutanh

setelah

menerima

dan

memeriksa

dokumen-dokumen


16

pendukung transaksi pembelian seperti surat permintaan pembelian, laporan penerimaan dan faktur dari penjualan. Apabila semua pegawai melakukan pekerjaannya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Misalnya bagian akuntansi baru mencatat hutang setelah menerima dan memeriksa semua pegawai melakukan pekerjaannya sesuai dengan prosedur, maka bisa terdapat suatu pengendalian intern yang cukup baik. Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada sehingga pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian yang lain. Pekerjaan pengecek ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas-tugas dan wewenang-wewenang sehingga tidak ada satu bagianpun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir. d. Suatu tingkat kualitas karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Banyak menghemat

perusahaan

biaya

maka

yang dipakai

beranggapan tenaga

kerja

bahwa

untuk

yang

kurang

kecakapannya karena murah. Dalam jangka pendek akan menghemat biaya, tetapi dalam jangka panjang akan terbukti bahwa pemakaian tenaga kerja yang kurang cakap mengakibatkan pengeluaran biaya yang lebih besar, karena tenaga kerja tersebut produktivitasnaya rendah dan banyak terjadi pemborosan akibat penyimpanganpenyimpangan dari apa yang diharapkan.


17

Agar sistem pengendalian intern dapat lebih efektif lagi, selain terpenuhinya keempat ciri-ciri di atas diperlukan beberapa pengawasan tambahan yang terdiri dari: a. Laporan- laporan Setelah semua trasaksi dicatat dan telah dimasukkan dalam rekening-rekening, maka pekerjaan selanjutnya adalah membuat laporan- laporan secara periodik mengenai semua kegiatan dan hasilnya. Laporan merupakan alat bagi suatu bagian dalam perusahaan

untuk

mempertanggungjawabkan

tugas-tugasnya.

Laporan ini diserahkan kepada atasan dengan maksud agar atasan dapat

mengetahui

sampai

seberapa

jauh

pekerjaan

yang

dilaksanakan. Agar atasan dapat selalu mengetahui hasil kegiatan perusahaan, biasanya disusun laporan- laporan secara periodik yaitu mengenai bidang-bidang operasional. Apabila ada kesalahan dalam pembuatan laporan dapat menyebabkan kerugian akibat salah dalam mengambil keputusan. Oleh sebab itu diperlukan ketelitian didalam penyelenggaaraan, mekanisme maupun penentuan isi laporan. Agar suatu lapoaran berfungsi dengan baik, Herkert and Wilson dalam buku Controllership menyatakan 5 prinsip dasar sebagai berikut:13

13

Heckert Brooks and James D. Wilson, Controllership, (Secon edition. New York: The Roland Press Company, 1963), p. 523.


18

1. Pertanggungjawaban, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan itu harus disusun sesuai dengan tanggungjawab bagianbagian dalam perusahaan. Laporan- laporan seperti ini dibuat bertingkat sesuai denagan tingkat-tingkat yang ada dalam struktur organisasi. 2. Pengecualian, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa lapoaran yang disusun itu hendaknya menunjukkan hal- hal yang menyimpang dari standard atau budgetnya. Maksud dari prinsip ini ialah agar manajemen dapat memusatkan pada hal- hal yang menyimpang. 3. Perbandingan, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan yang disusun itu hendaknya dibandingkan dengan data-data lain agar lebih mempunyai arti. Perbandingan ini dapat dilakukan dengan standard atau denagan realisasi periode sebelumnya. 4. Ringkas, yaitu prinsip bahwa laporan yang dibuat untuk bagian yang lebih tinggi harus ringkas, sehingga dapat memberikan ruang lingkup yang lebih luas. 5. Komentar, yaitu bahwa laporan itu sebaiknya juga berisi beberapa komentar dari pihak yang menyusun. Maksud pemberian komentar ini adalah agar pembaca dapat segerah mengetahui hal- hal penting yang ada. b. Standard kerja Standard kerja merupakan alat untuk mengukur realisasi. Dengan adanya standard kerja maka laporan- laporan disusun dengan membandingkan antara realisasi denga n standardnya, sehingga dapat diketahui adanya penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Apabila ada perbedaan yang menyolok dapat segerah diketahui dan kemudian dianalisis penyebab-penyebabnya serta tindakan-tindakan apa yang harus dapat segerah dilakukan agar tidak terjadi perbedaan-perbedaan tersebut. Standard kerja ini sebetulnya kurang efektif sebagai alat pengawasan terhadap kecurangan-kecurangan besar. Tetapi alat ini


19

sangat efektif sebagai alat pengawasan terhadap terjadinya pemborosan-pemborosan. Agar

standard

kerja

dapat

berfungsi

sebagai

alat

pengawasan yang efektif dan berguna, maka harus memenuhi kriteria-kriteria dibawah ini: 1. Dapat dicapai, bahwa standard harus didasarkan pada penilaian keadaan-keadaan masa sekarang ini dan masa yang akan datang. Standard harus memenuhi kondisi yang memungkinkan untuk dicapai dan masuk akal, walaupun untuk mencapai tujuan tersebut perlu kerja keras. 2. Dapat dimengerti, bagi pegawai yang akan melaksanakan standard ini, maka harus menghayati dasar penyusunan dan memahami arti-arti perbandingan antara standard kerja dengan hasil kerja yang sesungguhnya. 3. Diterima dan dipakai, standard kerja harus disusun melalui konsultasi dengan pihak-pihak yang melaksanakan dengan pihak yang meminta tingkat standard kerja yang diinginkan, agar supaya dapat dihindari adanya pertentangan dan keengganan pelaksana. c. Staff Audit Intern Pada perusahaan yang masih belum berkembang, fungsi pengawasan masih dapat dilakukan sendiri oleh pimpinan, tetapi apabila perusahaan sudah berkembang dan semakin banyak


20

transaksi yang dilakukan, pimpinan sudah tidak dapat melakukan pengawasan tanpa bantuan staff audit intern. Staff audit intern ini merupakan bagian atau pegawai dalam perusahaan yang tugasnya melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Pemeriksaan ini dapat digunakan untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja itu sesuai atau menyimpang dari yang sudah ditetapkan. Karena prosedur itu disusun dengan tujuan untuk mengadakan suatu sistem pengendalian intern maka pekerjaan staff audit intern ini merupakan suatu tindakan untuk menilai keefektifan cara-cara (alat-alat) pengendalian intern yang lain. Dari hasil pemeriksaan ini manajemen dapat mengetahui apakah ketepatan-ketepatan yang sudah ada itu dipatuhi atau tidak.

B. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah suatu sistem prosedur dan catatan-catatan yang digunakan untuk menetapkan secara tepat dan teliti, jumlah gaji dan upah yang harus diterima oleh setiap karyawan, jumlah yang harus dipotong dari gaji dan upah itu untuk pajak pendapatan serta sisa gaji dan upah yang benar-benar dibayarkan kepada karyawan. Pada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dapat terjadi kecuranga n-kecurangan. Kecurangan ini dapat dilakukan dengan memasukkan nama-nama karyawan yang fiktif dalam daftar gaji dan upah atau membayar lebih kepada karyawan-karyawan yang ada dalam daftar gaji dan upah.


21

Tujuan sistem penggajian dan pengupahan adalah sebaga i berikut:14 a. Secara cepat dan tepat dapat diketahui berapa besarnya gaji atau upah yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan. b. Menyelenggarakan catatan-catatan yang efesien dan teliti dari semua gaji dan upah, potonga n-potongan pajaknya dan potongan-potongan lainnya. c. Membayar gaji dan upah karyawan dengan cara yang memuaskan. d. Menyusun secara tepat dan teliti semua laporan pajak pendapatan dan pajak upah yang dibutuhkan oleh inspeksi pajak. e. Menetapakan dan menggunakan semua sistem pengecekan intern untuk mencegah kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan. Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatakan fungsi personalia, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Fungsi personalia bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan dari perusahaannya dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan HPP dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

14

Mulyadi, op. cit., hal. 11.


22

1. Unit-unit Organisasi Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Unit- unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah bagian kepegawaian, bagian pencatat waktu, bagian gaji dan upah, bagian utang, bagian kasa, bagian kartu persediaan dan bagian jurnal:15 a. Bagian kepegawaian Bagian ini memegang fungsi personalia yang bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. b. Bagian pencatatan waktu Bagian ini memegang fungsi pencatat waktu yang bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. c. Bagian gaji dan upah Bagian ini memegang fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang bertanggungjawab untuk menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil hitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah, kemudian diserahkan pada fungsi pencatat utang untuk pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

15

Mulyadi, Sistem akuntansi, op. cit., hal. 236.


23

d. Bagian utang Bagian ini memegang fungsi pencatat utang dan menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut. e. Bagian kasa Bagian ini memegang fungsi pembayaran gaji dan upah yang bertanggungjawab mengisi cek guna membayar gaji dan upah serta menguangkan cek tersebut ke bank. f. Bagian kartu persediaan Bagian ini memegang fungsi pencatatan biaya yang dalam sistem penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya kedalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah serta kartu jam kerja untuk tenaga kerja langsung pabrik. g. Bagian jurnal, buku besar dan laporan. Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal dan bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum. 2. Catatan

Akuntansi

dalam

sistem

akuntansi

penggajian

dan

pengupahan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah jurnal umum, kartu harga pokok, kartu biaya, kartu penghasilan karyawan: 16

16

Ibit., hal. 238.


24

a. Jurnal umum Jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja dalam tiap departemen dalam perusahaan. Contoh jurnal umum dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini. Gambar 1 Jurnal Umum

Tgl.

JURNAL Keterangan Bukti

Rek.

Halaman Kredit

Debit

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi b. Kartu Harga Pokok Kartu harga pokok digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikelurkan untuk pesanan tertentu. Contoh kartu harga pokok produk dapat dilihat pada gambar 2 dibawah ini. Gambar 2 Kartu Harga Pokok Produk KARTU HARGA POKOK Nama Pemesan:

No. Pesanan:

Tgl Mulai:

Spesifikasi:

Kuantitas:

Tgl Selesai:

Biaya Bahan Baku

Biaya Tenaga Kerja

Biaya Overhead Pabrik

Rekapitul asi Biaya

Tgl

No.BPPBG

Jmlh.Rp.

Tgl

Jam Kerja

Jmlh. Rp.

Tgl

Tarif

Jmlh.

BBB:__

Rp.

BTK:__ BOP:__ Jumlh__ Hrg Pokok Per Satuan :_____

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi


25

c. Kartu Biaya Kartu biaya digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap departem dalam perusahaan yang bersumber dari jurnal umum dan daftar gaji dan upah. Contoh kartu biaya dapat dilihat pada gambar 3 dibawah ini. Gambar 3 Bukti Kas Keluar KARTU BIAYA Lembar ke Nama Rekening Jumlah Biaya Menurut Anggaran Tgl Keteranagan

Nomor Rekening

Nomor

Debit

Kredit

Bukti


d. Kartu penghasilan Karyawan Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongan yang diterima tiap karyawan, digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Contoh kartu penghasilan dapat dilihat pada gambar 4 dibawah ini.


26

Gambar 4 Kartu Penghasilan Karyawan KARTU PENGHASILAN KARYAWAN Nama

No. Induk

Departemen

Penghasilan dan Potongan Januari Februari Maret

Bagian

April Desember

Jumlah Total

Gaji/Upah biasa Gaji/Upah lembur

Jumlah gaji/upah Potongan: PPh pasal 21 Iuran organisasi karyawan Dana pensiun Lain- lain

Jumlah potongan Gaji/upah bersih Tanda tangan penerimaan Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi 3. Dokumen pendukung sistem akuntansi penggajian dan pengupahan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengga jian dan pengupahan adalah dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, kartu jam hadir, kartu jam kerja,daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, surat pernyataan gaji dan upah, amplop gaji dan upah, dan bukti kas keluar:17

17

Mulyadi, op. cit., hal. 387.


27

a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini biasanya digunakan oleh fungsi personalia, seperti surat keputusan

pengangkatan

karyawan

baru,

kenaikan

pangkat,

pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan kefungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuat daftar gaji dan upah. b. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Bentuknya dapat berupa daftar hadir biasa dapat berupa kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu. Contoh formulir kartu jam hadir dapat dilihat pada gambar 5 dibawah ini. Gambar 5 Kartu Jam Hadir KARTU HADIR No.________ Nama:_______________________Periode ______________________ Jam biasa: ______________ Tarif : ____________ Jml.___________ Jam lembur: ____________ Tarif : ____________Jml. ___________ Jlm. Penghasilan : __________ Potongan : Pph psl.21 : _______________ Utang :_______________ Lain- lain :_______________ Jml. Potongan : ___________________ Jumlah yang harus dibayar : ________________________________ M K M K M K M K M K M __ __ __ __ __ __ __ __ __ ___ ___ __ __ __ __ __ __ __ __ __ ___ ___ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ ___ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ Sumber : Mulyadi, Sistem Akuntansi

K ___ ___ __ __ __ __ __ __


28

c. Kartu jam kerja Dokumen ini untuk mencatat waktu tenaga kerja langsung pabrik dalam mengerjakan pekerjaan. Kartu jam kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah, sebelum kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir sebelum digunakan untuk dasar distribusi biaya upah langsung kepada tiap jenis produk atau pesanan. Contoh kartu jam kerja dapat dilihat pada gambar 6 dibawah ini. Gambar 6 Kartu Jam Kerja KARTU JAM KERJA Nama Box

Jam

Potongan Box Potongan

kerja Waktu Tgl.

No. Kartu Jam Kerja

Nama barang

No. Order

Jumlah potongan barang

Mandor

Kepala Bagian

Total jam kerja



29

d. Daftar gaji dan daftar upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran organisasi karyawan, dan sebagainya. Contoh daftar gaji dan upah dapat dilihat pada gambar 7 dan 8 dibawah ini. Gambar 7 Daftar Gaji DAFTAR GAJI BULAN______________ Jml Jml Nama Nomor hari jam Tarif gaji karyawan induk kerja lembur Jumlah per 1 2 3 4 5

PPh Pasal 21

Gaji biasa

Potongan Gaji Karyawan Iuran org. Dana Koperasi Lainkaryawan pensiun lain

Gaji lembur

Total gaji

Jumlah Gaji potongan bersih 1 2 3 4 5

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi Gambar 8 Daftar Upah DAFTAR UPAH UNTUK MINGGU YANG BERAKHIR Nama Nomor kary. induk

1 2 3 4 5

Hari dan jml kerja

Jml Jml jam jam kerja lembur biasa

Tarif upah

Jumlah Per

Upah biasa


30

Upah lembur

Total upah

PPh Psl.21

Potongan upah karyawan Dana pensiun Koperasi Lainlain

Jml Upah potongan bersih 1 2 3 4

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi e. Rekap daftar gaji dan daftar upah Dalam perusahaan yang produksinya berdasar pesanan, rekap daftar upah digunakan untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja dilakukan oleh fungsi pencatat biaya dengan dasar daftar gaji dan upah. Contoh rekap daftar gaji dan upah dapat dilihat pada gambar 9 dibawah ini. Gambar 9 Rekapitulasi gaji dan upah REKAPITULASI GAJI BULANAN Potongan gaji karyawan Departemen/Bagian Gaji Gaji PPh Iuran org. Dana Lain- lain Biasa Lembur Pasal 21 Karyawan pensiun 1 2 3 4 5 6 7

Gaji bersih


31

REKAPITULASI UPAH MINGGU YANG BERAKHIR TGL._______ Potongana upah karyawan Departemen/ Upah Upah PPh Iuran org. Dana LainBagian Biasa Lembur Pasal 21 karyawan pensiun lain 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi f. Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Catatan ini berisi rincian gaji dan upah yang diterima tiap karyawan serta berbagai potongan yang menjadi beban tiap karyawan. Contoh surat pernyataan gaji dan upah dapat dilihat pada gambar 10 dibawah ini.

Upah bersih 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


32

Gambar 10 Surat Pernyataan Gaji dan Upah PT. Eliona Sari Jln. Sawa CT 8/94 Yogyakarta SURAT PERNYATAAN GAJI DAN UPAH BULAN/MINGGU_______________ Nama: ____________________________________________ No. Induk Karyawan: ____________________________________________ Departemen: ___________________________________________ Bagian: ___________________________________________ Gaji/upah biasa Rp__________ Gaji/upah lembur Rp__________ ________________ _____________ ________________ _____________ Jumlah gaji/upah bruto Rp___________ Potongan: Pph Pasal 21 Rp __________ Iuran org. Karyawan ____________ Dana pensiun ____________ Lain- lain ____________ __________ ____________ __________ ____________ Jumlah potongan _________________ _________________ Gaji/upah bersih Rp. _______________ ______________ Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi g. Amplop gaji dan upah Untuk menyerahkan gaji dan upah karyawan digunakan amplop. Halaman muka berisi informasi mengenai nama, nomor identifikasi dan jumlah bersih gaji karyawan dalam bulan tertentu. h. Bukti kas keluar Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi pencatat utang kepada fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Contoh bukti kas keluar dapat dilihat pada gambar 11 dibawah ini.


33

Gambar 11 Bukti kas keluar PT Rimendi Jln. Sawa CT. 8/94 Yogyakarta

BUKTI KAS KELUAR No. BKK: 678908 No. Cek : ______ Tgl. DiBayar : _____

Dibayarkan Kepada Tgl

No. Rekening

Keterangan

Total Potongan % Bersih Penjelasan Diperiksa Disetujui Sumber: Mulyadi, Sistem akuntansi 4. Jaringan

prosedur

yang

Diisi oleh

membentuk

Tgl

sistem

penggajian

dan

pengupahan Jaringan yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan adalah prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur distribusi biaya dan gaji, prosedur pembuatan kas keluar, prosedur pembayaran gaji: 18 a. Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir 2) Prosedur pembuatan daftar gaji 3) Prosedur distribusi biaya gaji 4) Prosedur pembuatan bukti kas keluar 5) Prosedur pembayaran gaji 18

Ibit., hal. 389.


34

b. Sistem pengupahan terdiri atas jaringan prosedur: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir 2) Prosedur pencatatan waktu kerja 3) Prosedur pembuatan daftar upah 4) Prosedur distribusi biaya upah 5) Prosedur pembuatan bukti kas keluar 6) Prosedur pembayaran upah Uraian dan penjelasan dari masingmasing prosedur adalah sebagai berikut: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu hadir dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir bisa menggunakan daftar hadir biasa atau clock card. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. 2) Prosedur pencatatan wktu kerja Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja difungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk yang menikmati jasa karyawan tersebut. 3) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuat daftar


35

gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir. 4) Prosedur distribusi biaya gaji dan upah Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan pada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Hal ini dimaksudkan untuk pengawasan biaya dan perhitungan harga pokok produk. 5) Prosedur pembuatan bukti kas keluar Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal tertentu untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen diisi oleh fungsi pencatatan utang, setelah fungsi ini melakukan ferifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. 6) Prosedur pembayaran gaji dan upah Prosedur ini melibatkan fungsi pencatat utang dan fungsi pembayaran gaji dan upah. Fungsi pencatatan utang membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi pembayaran gaji dan upah untuk menuliskan cek guna pembayaran gaji dan upah. Kemudian cek tersebut diuangkan dibank dan selanjutnya dimasukkan dalam amplop gaji dan upah.


36

Menurut Mulyadi, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dikatakan baik apabila memenuhi elemen-elemen sistem pengendalian intern sebagai berikut:19 a. Adanya struktur organisasi yang menunjukkan tanggung jawab fungsional secara tegas. b. Adanya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik. c. Adanya praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap bagian organisasi. d. Mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya. 5. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Menurut Mulyadi, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan mempunyai bagan alir yang terdiri dari: 20 a. Bagan alir sistem akuntansi penggajian: 1) Bagian pencatatan waktu Bagian ini bertugas untuk mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam kartu jam hadir, membuat daftar hadir karyawan atas dasar kartu jam hadir, dan menyerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir kebagian gaji dan upah. 2) Bagian gaji dan upah Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut: a) Menerima daftar gaji dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu. 19 20

Ibit., hal. 390. Ibit., hal. 395.


37

b) Membuat daftar gaji atas dasar surat keputusan mengenai catatan atau tarif upah karyawan, dan berbagai surat keputusan lain yang dikeluarkan oleh bagian kepegawaian dan daftar hadir dari bagian pencatat waktu. c) Membuat rekapitulasi gaji tiap departemen dan membuat surat pemberitahuan gaji untuk tiap karyawan. d) Mencatat penghasilan karyawan dalam waktu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar gaji. e) Mengirimkan daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang. f) Menerima bukti kas keluar lembar ke-3 dilampiri daftar gaji lembar ke-2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa. g) Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji menurut tanggal. h) Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad nama karyawan. 3) Bagian utang Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut: a) Menerima daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah. b) Membuat bukti kas keluar (3 lembar) atas dasar daftar gaji.


38

c) Mencatat bukti kas keluar dalam register kas keluar. Jurnal yang dibuat dalam register bukti kas keluar adalah sebagai berikut: Gaji dan upah

Rp xx

Bukti kas keluar yang akan dibayar

Rp xx

d) Mendistribusikan kas keluar dan dokumen pendukungnya sebagai berikut: lembar ke-1 dan ke-3 diserahkan kebagian kasa, dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1 dan ke-2, rekap daftar gaji lembar ke-2, surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan. Lembar ke-2 diserahkan kebagian jurnal, buku besar dan laporan dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke-1. e) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dari bagian kasa, dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1, dan rekap gaji lembar ke-2. Semua dokumen tersebut telah dicap lunas oleh bagian kasa setelah pembagian gaji selesai dilakukan. f) Mencatat no cek yang tercantum dalam bukti kas keluar lembar ke-1 ke dalam register bukti kas keluar. g) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-1 kebagian jurnal, buku besar dan laporan dilampiri dengan daftar gaji lembar ke1 dan rekap daftar gaji lembar ke-2.


39

4) Bagian kasa Bagian kasa mempunyai tugas sebagai berikut: a) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3 dari bagian utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1 dan ke-2, rekap daftar gaji lembar ke-2, surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan. b) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar gaji, memintakan tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang. c) Menguangkan cek ke bank. d) Memasukkan uang gaji dan surat pemberitahuan gaji kedalam amplop gaji tiap-tiap karyawan. e) Membagikan amplop gaji kepada karyawan yang berhak. f) Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan. g) Membubukan cap lunas pada bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3, daftar gaji lembar ke-1 dan lembar ke-2, rekap daftar gaji lembar ke-2. h) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: lembar ke-1 diserahkan ke bagian utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1 dengan rekap daftar gaji lembar ke-2. lembar ke-3 diserahkan ke bagian gaji dan upah dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-2 dan kartu pengahasilan karyawan.


40

5) Bagian jurnal, buku besar dan laporan Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut: a) Menerima bukti kas keluar lembar ke-2 dari bagian utang dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke-1. b) Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam jurnal umum. Jurnal yang dibuat sebagai berikut: Biaya overhead pabrik sesungguhnya Rpxx Biaya administrasi dan umum

Rpxx

Biaya pemasaran

Rpxx

Gaji dan upah

Rpxx

c) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya. d) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dari bagian utang dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1 dan rekap daftar gaji lembar ke-2. e) Mencatat bukti kas keluar lembar ke-1 dalam register cek. Jurnal yang dibuat sebagai berikut: Bukti kas keluar yang akan dibayar Kas

Rpxx Rpxx

f) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 dilampiri dengan daftar gaji lembar ke-1 dan rekap daftar gaji lembar ke-2 menurut nomor urut bukti kas keluar.


41

6) Bagian kartu persediaan dan kartu biaya Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut: a) Menerima bukti kas keluar lembar ke-2 dari bagian jurnal, buku besar dan laporan dilampiri dengan daftar gaji lembar ke1. b) Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya. c) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-2 dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar ke-1 menurut nomor urut bukti kas keluar. b. Bagan alir sistem akuntansi pengupahan 1) Bagian pencatat waktu Bagian ini mempunyai tugas yang sama dengan tugas bagian pencatat waktu pada sistem penggajian yaitu mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam kartu jam hadir, membuat daftar hadir karyawan atas dasar kartu jam hadir dan menyerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir ke bagian gaji dan upah. 2) Bagian produksi Bagian ini mempunyai tugas mencatat waktu kerja tiap tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk ke dalam kartu jam kerja, membuat daftar jam kerja karyawan atas dasar kartu jam kerja, menyerahkan daftar jam kerja dilampiri dengan kartu jam kerja ke bagian gaji dan upah.


42

3) Bagian gaji dan upah Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut: a) Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu. b) Menerima daftar jam kerja dilampiri dengan kartu jam kerja dari bagian produksi. c) Membandingkan jam hadir dan jam tenaga kerja langsung. d) Membuat daftar upah (2 lembar) berdasarkan surat keputusan mengenai catatan atau tarif upah karyawan dan berbagai surat keputusan lain yang dikeluarkan oleh bagian kepegawaian serta menerima daftar hadir dari bagian pencatat waktu. e) Membuat rekapitulasi uapah tiap departemen dan tiap produk (2 lembar) serta membuat pemberitahuan upah untuk tiap karyawan. f) Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar upah. g) Mengirimkan daftar upah (2 lembar), rekap daftar upah (2 lembar), surat pemberitahuan upah dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang. h) Menerima bukti kas keluar lembar ke-3 dilampiri dengan daftar upah lembar ke-2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa.


43

i) Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar upah menurut tanggal. j) Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad nama karyawan. 4) Bagian utang Bagian utang mempunyai tugas sebagai berikut: a) Menerima daftar upah (2 lembar), rekap daftar upah (2 lembar), surat pemberitahuan upah, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah. b) Membuat bukti kas keluar (2 lembar) atas dasar daftar upah. c) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar. Jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut: Gaji dan upah Bukti kas keluar yang akan dibayar

Rpxx Rpxx

d) Mendistribusikan bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya sebagai berikut: lembar ke-1 dan ke-3 diserahkan kebagian kasa dilampiri dengan daftar upah lembar ke-1 dan ke-2, rekap daftar upah lembar ke-2, surat pemberitahuan upah dan kartu penghasilan karyawan. Lembar ke-2 diserahkan kebagian jurnal, buku besar dan laporan dilampiri rekap daftar upah lembar ke-1. e) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dari bagian kasa dilampiri dengan daftar upah lembar ke-1 dan rekap daftar


44

upah lembar ke-2. Semua dokumen dicap lunas oleh bagian kasa setelah pembayaran upah usai dilaksanakan. f) Mencatat nomor cek yang tercantum dalam bukti kas keluar lembar ke-1 dalam register kas keluar. g) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-1 kebagian jurnal, buku besar dan laporan rekap daftar upah lembar ke-2. 5) Bagian kasa Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut: a) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3 dari bagian utang, dilampiri dengan daftar upah lembar ke-1 dan ke-2, rekap daftar upah lembar ke-2, surat pemberitahuan upah dan kartu penghasilan karyawan. b) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar upah, dan memintahkan tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang (misalnya dari Direktur keuangan). c) Menguangkan cek ke bank. d) Memasukkan uang upah dan surat pemberitahuan upah kedalam amplop upah tiap-tiap karyawan. e) Membagikan amplop upah (yang didalamnya terdapat uang upah dan surat pemberitahuan upah) kepada karyawan yang berhak. f) Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan upah dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan.


45

g) Membubukan cap lunas pada bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3, daftar upah lembar ke-1 dan ke-2, rekap daftar upah lembar ke-2. h) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: lembar ke-1 diserahkan kebagian utang, dilampiri dengan daftar uaph lembar ke-1 dan rekap daftar upah lembar ke-2. Lembar ke-3 diserahkan kebagian gaji dan upah dilampiri dengan daftar upah lembar ke-2 dan kartu penghasilan karyawan. 6) Bagian jurnal, buku besar dan laporan Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut: a) Menerima bukti kas keluar lembar ke-2 dari bagian utang dilampiri dengan rekap daftar upah lembar ke-1. b) Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam jurnal umum. Jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut: Barang dalam proses- biaya tenaga kerja langsung

Rp xx

BOPS

Rp xx

Biaya administrasi umum

Rp xx

Biaya pemasaran

Rp xx

Gaji dan upah

Rp xx

c) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-2 dan rekap daftar upah lembar ke-1 kebagian kartu persediaan dan kartu biaya.


46

d) Menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dari bagian utang dilampiri dengan daftar upah lembar ke-1 rekap daftar upah lembar ke-2. e) Mencatat bukti kas keluar lembar ke-1 ke dalam register cek. Jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut: Bukti kas keluar yang akan dibayar

Rp xx

Kas

Rp xx

f) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 dilampiri dengan daftar upah lembar ke-1 dan rekap daftar uaph lembar ke-2 menurut nomor urut bukti kas keluar. 7) Bagian kartu persediaan dan kartu biaya Bagian ini mempunyai kegiatan yang sama dengan kegiatan pada sistem penggajian, tetapi rekap daftar upah sebelum diarsipkan terlebih dahulu dicatat dalam kartu harga pokok produk.


47

Gambar 12 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian

BAGIAN PENCATAT WAKTU

BAGIAN GAJI DAN UPAH

MULAI

8 7

1

MENCATAT JAM HADIR KARYAWAN

KARTU PENGHASILAN KARYAWAN

KJH DAFTAR HADIR

DAFTAR GAJI 2 BUKTI KAS 3 KELUAR

KARTU JAM HADIR MEMBUAT REKAP GAJI

T

MEMBUAT DAFTAR HADIR SPG

KJH

2 RDG

DAFTAR HADIR KARYAWAN

1 2

DAFTAR GAJI


1 2

Keterangan: KJH = Kartu Jam Hadir RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surat Pernyataan Gaji DG = Daftar Gaji

Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 1993

T

A T


48

Lanjutan Gambar 12 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian

BAGIAN JURNAL, BUKU BESAR DAN LAPORAN

3

BAGIAN KARTU PERSEDIAAN DAN KARTU BIAYA

9

RDG BUKTI KAS KELUAR

1

5

RDG

2

2

Daftar Gaji 1 BUKTI KAS 1 KELUAR


1 2

N KARTU BIAYA 5

REGISTER CEK

SELESAI

Keterangan: RDG = Rekap Daftar Gaji


N

JURNAL UMUM


49

Lanjutan Gambar 12 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian

BAGIAN KASSA 64

4



SPG RDG

2

SPG RDG 2

2 DAFTAR GAJI 1

DAFTAR GAJI 1 3

3 BUKTI KAS KELUAR

1

2

BUKTI KAS KELUAR

1

MENGISI CEK DAN MEMINTAKAN TANDA TANGAN ATAS CEK

DIMASUKKAN KE DALAM AMPLOP GAJI BERSAMA DENGAN PEMASUKAN UANG GAJI

MEMBAYARKAN GAJI KPD KARY. & MEMINTA TANDA TANGAN ATAS KARTU PENGHASILAN KARYAWAN

67

6 5


87


51

Gambar 13 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan

BAGIAN PENCATATAN WAKTU

BAGIAN-BAGIAN DI BAWAH DEPARTEMEN PRODUKSI

MULAI

MULAI

MENCATAT JAM HADIR

MENCATAT JAM KERJA

KARTU JAM HADIR

KARTU JAM KERJA

MEMBUAT DAFTAR HADIR

MEMBUAT DAFTAR JAM KERJA

KJH

KJK DAFTAR JAM KERJA KARYAWAN


1

2

Keterangan: KJH = Kartu Jam Hadir KJK = Kartu Jam Kerja



52

Lanjutan Gambar 13 Bagan alir Sistem Akuntansi Pengupahan DAFTAR GAJI DAN UPAH 21

1

KJH

9 3

KJH



DAFTAR UPAH 2 BUKTI KAS KELUAR


3

MEMBANDINGKAN DAFTAR HADIR & DAFTAR JAM KERJA KARYAWAN

MEMBUAT DAFTAR UPAH

MEMBUAT REKAP DAFTAR UPAH & SURAT PEMBERITAHUAN UPAH

SPU 2 RDU

1 2

1 DAFTAR UPAH


Keterangan: KJH = Kartu Jam Hadi

3

T

A


53

Lanjutan Gambar 13 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan

BAGIAN UTANG 78

3

RDU

SURAT PEMBERITAHUAN UPAH 2 1

KARTU PENGHASILAN KARYAWAN RDU 2 DAFTAR UPAH 1 BUKTI KAS KELUAR

1

2 DAFTAR UPAH

1

MEMBUAT BUKTI KAS KELUAR

10

SURAT PEMBERITAHUAN


2 RDU

1 2

Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar

DAFTAR UPAH 1 3 2 BUKTI KAS 1 KELUAR

5

4

REGISTER BUKTI KAS KELUAR



54

Lanjutan Gambar 13 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan BAGIAN JURNAL, BUKU BESAR, DAN LAPORAN

10 8

5 3


BAGIAN KARTU PERSEDIAAN DAN BIAYA

1

RDG

2

9


1

DAFTAR GAJI 1 BUKTI KAS 1 KELUAR

1 2

N

SELESAI

JURNAL UMUM

9

REGISTER CEK KARTU BIAYA

Keterangan: RDU = Rekap Daftar Upah DU = Daftar Upah Sumber: Mulyadi, Sistem Akuntansi, 1993

N


55

Lanjutan Gambar 13 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan BAGIAN KASA 45

7 6

SURAT PEMBERITAHUAN RDU

SURAT PEMBERITAHUAN GAJI

2 2

DAFTAR UPAH

RDU


2

1 3

BUKTI KAS KELUAR


2 DAFTAR UPAH

1

1 3

BUKTI KAS KELUAR

3

MENGISI CEK DAN MEMINTA TANDA TANGAN ATAS CEK

Dimasukkan ke dalam amplop upah bersama dengan pemasukan uang upah

MENGUANGKAN CEK KE BANK DAN MEMASUKKAN UANG KE AMPLOP UPAH

MEMBAYAR UPAH KEPADA KARY. & MEMINTA TANDA TANGAN ATAS KARTU PENGHASILAN KARYAWAN

MEMBUBUHKAN CAP LUNAS PADA BUK KAS KELUAR & DOKUMEN PENDUKUNG

67

Keterangan: KJH = Kartu Jam Hadir KJK = Kartu Jam Kerja RDU = Kartu Daftar Upah SPU = Surat Pemberitahuan Upah

78


89


50

Lanjutan Gambar 12 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian BAGIAN UTANG 76

2


SPG

RDG DAFTAR GAJI

2 RDG

1 2

DAFTAR GAJI 1

2 1

BUKTI KAS KELUAR

MEMBUAT BUKTI KAS KELUAR

89


SPG 2 RDG

1 2

DAFTAR GAJI 3 2 BUKTI KAS 1 KELUAR

1

MENCATAT NOMER CEK PADA REGISTER BUKU KAS KELUAR

3 4

3 4

Keterangan: SPG = Surat Pemberitahuan Gaji RDG = Rekap Daftar Gaji KJH = Kartu Jam Hadir

REGISTER BUKTI KAS KELUAR



56

C. Pengujian Kepatuhan Pengujian kepatuhan adalah pengujian untuk mengetahui efektivitas sistem pengendalian intern. Pengujian efektivitas sistem pengendalian intern sistem akuntansi dapat dilakukan dengan menggunakan metode statistcal sampling maupun judgment sampling. Metode pertama digunakan apabila probabilitas dari sampel yang akan dipakai dapat mewakili kondisi populasinya dan metode kedua adalah sebaliknya. Metode judgment sampling tidak menggunakan sampel secara statistic atau tidak memenuhi kedua kriteria utama dari sampel statistic, yaitu bahwa sampel tersebut harus mempunyai probabilitas/kesempatan yang sama untuk dipilih sebagai sampel (misalanya dengan memilih sampel tersebut secara acak/random) dan sampel tersebut dievaluasi secara matematis. Satatistical sampling dibagi menjadi dua kategori besar, yaitu attribute atau proporsional sampling dan variabel atau quantitative sampling. Variabel sampling umumnya dipakai dalam pengujian nilai uang/kuantitatif dalam keseimbangan rekening. Didalam penelitian ini statistical sampling yang digunakan adalah attribute sampling. Ada tiga metode dalam attribute sampling, yaitu: 1. Fixed Sampling-Size attribute sampling Model pengambilan sampel ini digunakan jika diperkirakan akan dijumpai beberapa kesalahan (penyimpangan). Model ini merupakan model yang paling banyak digunakan dalam pemeriksaan akuntan dan bertujuan untuk memperkirakan persentase terjadinya mutu tertentu dalam populasi.


57

2. Stop-or-go-sampling Model pengambilan sampel ini digunakan jika yakin bahwa kesalahan yang pengambilan sampel yang terlalu banyak, yaitu dengan menghentikan diperkirakan dalam populasi sangatlah kecil. Metode ini mencegah terjadinya pengujian sedini mungkin. 3. Discovery sampling Model ini digunakan apabila tingkat kesalahan yang diperkirakan dalam populasi sangatlah rendah (mendekati nol). Tujuan model ini adalah untuk menemukan kecurangan, pelanggaran serius dari elemen sistem pengendalian intern dan ketidakberesan yang lain. Salah satu metode yang digunakan untuk pengujian efektivitas sistem pengendalian intern sistem akuntansi dalam attribute sampling adalah metode Stop-or-go sampling. Adapun prosedur dalam Stop-or-go sampling adalah sebagai berikut: a. Menentukan tingkat keandalan atau reliability level (R%) dan tingkat kesalahan maksimum yang masih dapat diterima atau desiret upper precision limit (DUPL). Ada tiga tingkat keandalan atau realibility level, yaitu 90%, 95%, dan 75% dan DPUL mulai dari 10% sampai dengan 1%. b. Menentukan besarnya sampel pertama (sampel minimum) yang harus diambil dengan bantuan tabel besarnya sampel minimum untuk pengujian kepatuhan atau minimum sampel size tabel of compliane testing (zero expected occurrences).


58

c. Membuat tabel pengambilan keputusan atau stop-or-go decision tabel. Setelah ditentukan besarnya sampel minimum, langkah selanjutnya membuat tabel keputusan stop-or-go decision. Dalam tabel stop-or-go decision tersebut akan diambil sampel sampai empat kali. Menurut Mulyadi, rumus yang digunakan sebagai berikut: Confidence level factor at desiret realibility level for occurance DUPL=  Sampel size

Convidence level factor at desiret realibility level for Upper occuraces observes Sampel size=  Desiret upper precision limit (DUPL)

Tabel 1 Besarnya Sampel Minimum Untuk Pengujian Kepatuhan (Zero Expected Occurrences Table) Acceptabel upper

Sampel size based on confidence levels

Precision limit

90%

95%

97%

10%

24

30

37

9

27

34

42

8

30

38

47

7

35

43

53

6

40

50

62

5

48

60

74

4

60

75

93

3

80

100

124

2

120

150

185

1

240

300

370

Sumber: Mulyadi, Pemeriksaan akuntansi


59

Tabel 2 Pengambilan Keputusan (Stop-Or-Go Decision Tabel) Langkah Besarnya sampel ke-

Berhenti jika

Lanjut kelangkah

Lanjut

kesalahan

berikutnya jika

kelangkah 5

komulatif yang

kesalahan yang

jika kesalahan

terjadi sama

terjadi sama

paling tidak

dengan

dengan

sebesar

komulatif

1

60

0

1

4

2

96

1

2

4

3

126

2

3

4

4

156

3

4

4


Tabel 3 Atribut Sampling Table for dDetermining Stop-or-go Sample Size and Upper Precision Limit Population Occurrence Rate Based Sample Result Number Of occurance 0 1 2 3

90% 2.4 3.9 5.4 6.7

Confidence levels 95% 3.0 4.8 6.3 7.8

97,5% 3.7 5.6 7.3 8.8

4 5 6 7

8.0 9.3 10.5 11.8

9.2 10.6 11.9 13.2

10.3 11.7 13.1 14.5

8 9 10 11

13.0 14.3 15.5 16.7

14.5 16.0 17.0 18.3

16.8 17.1 18.4 19.7

12 13 14 15

18.0 19.0 20.2 21.4

19.5 21.0 22.0 23.4

21.0 22.3 23.5 24.7


60

16 17 18 19

22.5 23.3 25.0 26.0

24.3 26.0 27.0 28.0

26.0 27.3 28.5 29.6

20 21 22 23

27.1 28.3 29.3 30.5

29.0 30.0 31.5 32.6

31.0 32.0 33.3 34.6

24 25 26 27

31.4 32.7 34.0 36.0

33.8 35.0 36.1 37.3

35.7 37.0 38.1 39.4

28 29 30 31

36.1 37.2 38.4 39.1

38.5 39.6 40.7 42.0

40.5 41.7 42.9 44.0

32 33 34 35

40.3 41.5 42.7 43.8

43.0 44.1 45.3 46.4

45.1 46.3 47.5 48.8

36 37 38 39

45.0 46.1 47.2 48.3

47.6 48.7 49.8 51.0

49.9 51.0 52.1 53.4

40 41 42 43

49.4 50.5 51.5 52.5

52.0 53.2 54.5 55.5

54.5 55.6 56.8 58.0

44 45 46 47

54.0 55.0 56.0 57.0

56.6 57.7 59.0 60.0

59.0 60.3 61.1 62.6

48 49 50 51

58.0 59.0 60.4 61.5

51.1 62.2 63.3 64.5

63.7 64.8 65.0 67.0



61

Langkah- langkah penyusunan tabel stop-or-go decision adalah sebagai berikut: Langkah 1: Jika dari pemeriksaan terhadap 60 sampel dimana tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5%, tingkat kesalahan 0 adalah 3 maka 3 = 5% 60

AUPL =

maka AUPL = DUPL dan pengambilan sampel dihentikan serta

diambil

kesimpulan

bahwa

elemen

sistem

pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif. Langkah 2: Jika pemeriksaan terhadap 60 sampel dimana tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5%, tingkat kesalahan 1 adalah 4,8 maka: AUPL =

4,8 = 8% 60

maka AUPL > DUPL maka perlu diambil sampel tambahan sebesar =

4,8 = 96 5%

jika dari 96 sampel ditemukan tingkat kesalahan 1 maka AUPL =

4,8 = 5% 96


diambil

kesimpulan

bahwa

elemen

pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif.

sistem


62

Langkah 3: Jika pemeriksaan terhadap 96 sampel dimana tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5%, tingkat kesalahan 2 adalah 6,3 maka 6,3 = 6,56 % 96

AUPL=

maka AUPL > DUP L maka perlu diambil sampel tambahan sebesar =

6,3 = 126 5%

Langkah 4: Jika dari pemeriksaan terhadap 126 sampel dimana tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5% tingkat kesalahan 3 maka AUPL =

7,8 = 6% 126

maka AUPL > DUPL maka perlu diambil sampel tambahan sebesar =

4,8 = 156 5%

Jika dari 156 sampel diman tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5%, tingkat kesalahan 3 maka AUPL =

7,8 = 15% 156


diambil

kesimpulan

bahwa

elemen

sistem

pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif. Jika dari pemeriksaan dari 156 sampel dimana tingkat kepercayaan atau R% = 95% dan DUPL = 5% tingkat kesalahan 4 maka


63

AUPL =

9,2 = 5,89 % 156

maka AUPL > DUPL maka diambil kesimpulan bahwa elemen sistem pengendalian intern yang diperiksa tidak dapat dipercaya/tidak efektif dan jika AUPL < DUPL yang ditentukan maka sistem pengendalian internnya dikatakan efektif. d. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap sampel Efektivitas unsur sistem pengendalian intern sangat ditentukan oleh

keadaan

dan

situasi

yang

diciptakan

oleh

lingkungan

pengendalian itu sendiri. Lingkungan mencerminkan sikap dan tindakan dari dewan komisaris, manajemen, pemilik dan pihak lain mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. Ada 4 unsur dalam lingkungan pengendalian, yaitu: filosofi dan gaya operasi, berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksa, metode pengendalian manajemen, dan kesadaran pengendalian.

D. Penelitian Terdahulu 1. Penelitian yang perna dilakukan oleh Elisabet Retnawulandari (91234039), mengenai sistem akuntansi penggajian yang studi kasusnya pada Hotel I nternasional Yogya. Dalam penelitian ini terdapat tujuan yaitu untuk mengetahui baik tidaknya sistem akuntansi penggajian pada Hotel Internasional Yogya. Dalam penelitian ini penulis menggunakan teknik analisis data dengan mendeskripsikan data sistem akuntansi penggajian


64

dan membandingkan pelaksanaan sistem akuntansi penggajian dengan teori yang ada untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan pelaksanaan sistem auntansi penggajian perusahaan tersebut. Populasi dari penelitian ini adalah bukti kas keluar, daftar gaji, dan laporan bulanan presensi karyawan. Atribut yang digunakan yaitu adanya kelengkapan dokumen pendukung, adanya kelengkapan otorisasi setiap dokumen. Teknik pengumpulan datanya yaitu melalui interview, dokumentasi, observasi, dan kuisioner. Kesimpulan dari penelitian yaitu bahwa sistem akuntansi penggajian dan

struktur pengendalian intern dalam sistem akuntansi

penggajian Hotel Internasional Yogya sudah efektif. 2. Penelitian yang perna dilakukan oleh Antonius Doso Edi Prijanto (92234073), mengenai sistem akuntansi penggajian studi kasus pada Perum Pegadaian Cabang Ngupasan dan Kanda VII Yogyakarta. Tuj uan penelitian yaitu untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan SPI penggajian pada Perum Pegadaian Cabang Ngupasan sudah baik dan sudah efektif. Atribut dari penelitian ini adalah adanya kesesuaian informasi antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain yaitu KHJ, Daftar gaji, Surat pernyataan gaji,Rekap daftar gaji, BKK dan kelengkapan pada setiap dokumen. Teknik pengumpulan data interview, observasi, dokumentasi dan kuisioner. Kesimpulan dari penelitian ini yaitu bahwa secara umum sistem akuntansi penggajian pada Perum Pegadaian Cabang Ngupasan dan KANDA VII Yogyakarta sudah baik dan SPI penggajian sudah efektif.


65

3. Penelitian yang perna dilakukan oleh Floriberta Wihasti (90234007), mengenai sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. Studi kasus pada PT Budi Manunggal Yogyakarta. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui sistem akuntansi penggajian dan pengupahan PT Budi Manunggal dapat dilaksanakan secara efektif. Adapun atribut yang akan diperiksa adalah adanya kelengkapan dokumen ya ng menyangkut pembuatan mutasi kas, daftar gaji dan daftar upah dan adanya kesesuaian informasi antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain dalam penggajian dan pengupahan dan adanya bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji dan upah. Teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, dokumentasi dan kuisioner. Kesimpulan dari penelitian yaitu bahwa secara keseluruhan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT Budi Manunggal dapat dilaksanakan secara efektif dengan catatan perlu adanya beberapa perbaikan.

E. Hipotesis 1. Sistem akuntansi penggajian pada PERCETAKAN KANISIUS sudah baik. 2. Sistem pengendalian intern akuntansi penggajian PERCETAKAN KANISIUS sudah efektif. 3. Sistem akuntansi pengupahan pada PERCETAKAN KANISIUS sudah baik. 4. Sistem pengendalian intern akuntansi pengupahan PERCETAKAN KANISIUS sudah efektif.


BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Penelitian ini dilakuakan dengan cara studi kasus, yaitu penelitian yang dilakukan terhadap objek tertentu sehingga kesimpulan dari hasil penelitian hanya berlaku pada objek tersebut.

B. Tempat dan waktu penelitian 1. Tempat penelitian : PERCETAKAN KANISIUS, YOGYAKARTA 2. Waktu penelitian : 13 September 2006

C. Subjek Penelitian 1. Bagian kepegawaian 2. Bagian pencatatan waktu 3. Bagian gaji dan upah 4. Bagian utang 5. Bagian kasa 6. Bagian kartu persediaan dan kartu biaya 7. Bagian jurnal, buku besar, dan laporan

66


67

D. Objek penelitian Objek penelitian adalah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dan sistem pengendalian intern sistem akuntansi penggajian dan pengupahan PERCETAKAN KANISIUS.

E. Populasi dan Sampel 1. Populasi Populasi yang akan diambil sampelnya adalah dokumen petunjuk pembukuan, daftar gaji dan daftar upah yang digunakan untuk mencatat transaksi yang berkaitan dengan akuntansi penggajian dan pengupahan yang terjadi dalam beberapa periode. Adapun attribute yang akan diperiksa adalah adanya kelengkapan otorisasi pada setiap dokumen, adanya kesesuaian informasi antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain dalam pengggajian dan pengupahan dan adanya bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji dan upah. 2. Sampel Anggota sampel adalah dokumen petunjuk untuk pembukuan, daftar gaji dan daftar upah yang digunakan untuk mencatat transaksi yang berkaitan dengan akuntansi penggajian dan pengupahan yang terjadi selama periode itu dan jumlahnya ditentukan berdasarkan besarnya tingkat kepercayaan yang dipilih atau reliabilty level (R%) yang mana telah ditentukan sebesar 95% dan batas kesalahan yang masi bisa diterima atau desired upper precision limit (DUPL) sebesar 5%. Atribut yang dijadikan populasi dan


68

sampel adalah presensi, rincian pendapatan gaji dan upah karyawan, rincian potongan pendapatan gaji karyawan dan daftar gaji dan upah pada periode waktu tertentu. Oleh karena itu besar sampel yang diambil secara acak adalah 60 yang terdiri dari 4 lembar daftar gaji, 8 lembar daftar upah dan 48 lembar formulir petunjuk pembukuan. Penentuan besarnya tingakat kepercayaan (R%) sebesar 95% dan batas kesalahan yang masi bisa diterima (DUPL) sebesar 5% karena adanya keyakinan bahwa sistem pengendalian

intern

akuntansi

penggajian

dan

pengupahan

pada

PERCETAKAN KANISIUS adalah baik.

F. Teknik Pengumpulan Data Dalam metode penelitian ini digunakan beberapa teknik pengumpulan data, yaitu: 1. Interview (wawancara) Interview adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung. Interview dilakukan dengan tanya jawab secara langsung dengan direktur perusahaan, kepala bagian personalia, dan karyawan lain yang bersangkutan dengan penelitian yang dilakukan. 2. Observasi Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan jala n mengadakan peninjauan atau pengamatan langsung terhadap pelaksanaan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan.


69

3. Kuesioner Kuesioner adalah teknik pengumpulan data dengan jalan memberikan daftar pertanyaan tentang sistem pengendalian intern, yaitu pertanyaan mengenai operasi kebijakan dan prosedur pengendalian intern yang ada dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan. Kuesioner

merupakan

cara

yang

banyak

dipakai

untuk

mendokumentasikan pemahaman mengenai sistem pengendalian intern. Kuesioner disusun atas setiap siklus transaksi. Pertanyaan-pertanyaan diajukan sedemikian rupa sehingga jawaban yang diperlukan cukup dengan kata ”ya” atau ”tidak”. 4. Dokumentasi Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara meminta data yang ada dalam perusahaan yang berupa bagan struktur organisasi, flow chart (bagan alir), serta dokumen sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan.

G. Teknik Analisis Data Penelitian

ini

menggunakan

teknik

analisis

deskriptif

untuk

menganalisis data, yaitu memaparkan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan dengan menguraikan komponen-komponen yang ada didalamnya dan metode stop-or-go sampling untuk mengetahui efektifitas sistem pengendalian intern sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.


70

1. Untuk menjawab perumusan masalah pertama tentang apakah sistem akuntansi penggajian PERCETAKAN KANISIUS sudah baik maka dilakukan langkah- langkah sebagai berikut: a. Mendeskripsikan data hasil penelitian yaitu tentang sistem akuntansi penggajian yang dilaksanakan oleh PERCETAKAN KANISIUS b. Membandingkan pelaksanaan sistem pengendalian intern perusahaan dengan teori-teori yang ada untuk mengetahui kebaikan dan kelemaha n pelaksanaan sistem akuntansi penggajian PERCETAKAN KANISIUS Tabel 4 Perbandingan Antara Teori dengan Praktik Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi Penggajian Pada PERCETAKAN KANISIUS Teori

Praktik Ya

A. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas 1. Fungsi pembuatan daftar gaji 2. Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi B. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1. Setiap orang yang tercatat dalam daftar gaji memiliki surat pengangkatan karyawan 2. Setiap perubahan gaji didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang 3. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari

pajak

penghasilan

karyawan

didasarkan atas surat potonagan gaji yang diotorisasi oleh fungsi personalia

Ket. Tidak


71

4. Kartu jam hadir diotorisasi oleh pejabat yang berwenang 5. Daftar gaji diotorisasi oleh pejabat yang berwenang 6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh pejabat yang berwenang 7. Perubahan dalam pencatatan penghasilan gaji karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji C. Praktek yang sehat 1. Pemasukan kartu jam hadir ke mesin pencatatan

waktu harus diawasi oleh

pejabat yang bersangkutan 2. Pembuatan daftar gaji harus diverivikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi 3. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan 4. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang D. Karyawan yang kompeten 1. Seleksi karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerja 2. Pengembangan selama

menjadi

pendidikan

karyawan

karyawan

perusahaan

sesuai dengan tuntutan pekerjaan c. Menarik

kesimpulan

tentang

sistem

akuntansi

penggajian

PERCETAKAN KANISIUS. Sistem akuntansi penggajian dikatakan baik jika memenuhi elemen-elemen SPI sebagai berikut:


72

1. Adanya stuktur organisasi yang menjukkan tanggung jawab fungsional secara tegas 2. Adanya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik 3. Adanya praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap organisasi 4. Mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya Dan sistem akuntansi penggajian dikatakan tidak baik jika tidak memenuhi elemen-elemen SPI seperti yang disebutkan diatas. 2. Untuk menjawab perumusan masalah yang kedua tentang apakah sistem pengendalian intern akuntansi penggajian PERCETAKAN KANISIUS sudah efektif maka dilakukan pengujian kepatuhan terhadap sistem pengendalian intern sistem akuntansi penggajian dengan menggunakan model stop-or-go

sampling

untuk

mengetahui

efektivitas

sistem

pengendalian intern sistem akuntansi penggajian perusahaan tersebut. Adapun prosedur dalam stop-or-go sampling adalah sebagai berikut: a. Menentukan kesalahan maksimum yang masih dapat diterima (desiret upper precision limit/DUPL) dan tingkat keandalan (realibility level/R%). Dalam penelitian ini dipakai DUPL sebesar 5% dan R% sebesar 95%. b. Menentukan besarnya sampel minimum yang harus diambil dengan bantuan tabel besarnya sampel minimum untuk pengujian kepatuhan. c. Pembuatan tabel stop-or-go decision. d. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap sampel.


73

e. Menarik

kesimpulan

tentang

SPI

akuntansi

penggajian

PERCETAKAN KANISIUS. SPI akuntansi penggajian efektif jika diperhatikan prinsip-prinsip dibawah ini: 1) Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya 2) Pemisahan wewenang 3) Pengawasan 4) Penetapan tanggung jawab secara perseorangan 5) Pemeriksaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang rutin 6) Pencatatan yang seksama dan segera 7) Penjagaan fisik 8) Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tanggung jawab yang rutin Jika SPI akuntansi penggajian tidak memperhatikan prinsip-prinsip seperti diatas maka SPI akuntansi penggajian tidak efektif. Atribut yang akan diperiksa adalah adanya kelengkapan dokumen pendukung dalam sistem penggajian, adanya kelengkapan otorisasi pada setiap dokumen, adanya kesesuaian informasi antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain dalam sistem akuntansi penggajian, dan adanya bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian. Populasi yang diambil sampelnya adalah rincian pendapatan gaji karyawan, rincian potongan pendapatan gaji karyawan, dan daftar gaji pada periode waktu tertentu. 3. Untuk menjawab perumusan masalah ketiga tentang apakah sistem akuntansi pengupahan PERCETAKAN KANISIUS sudah baik maka dilakukan langkah sebagai berikut:


74

a. Mendeskripsikan data hasil penelitian yaitu data tentang sistem akuntansi pengupahan yang dilaksanakan oleh PERCETAKAN KANISIUS. b. Membandingkan pelaksanaan sistem pengendalian intern perusahaan dengan teori-teori yang ada untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan pelaksanaan

sistem

akuntansi

pengupahan

PERCETAKAN

KANISIUS. Tabel 5 Perbandingan Antara Teori Dengan Praktik Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Pengupahan Pada PERCETAKAN KANISIUS Praktik Teori

Ket. Ya

A. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas 1. Fungsi pembuatan daftar upah terpisah dari fungsi keuangan 2. Fungsi pencatatan waktu terpisah dari fungsi operasi B. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1. Setiap orang yang tercatat dalam daftar upah

memiliki

surat

pengangkatan

karyawan 2. Setiap perubahan upah didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang 3. Kartu jam hadir diotorisasi oleh pejabat yang berwenang

Tidak


75

4. Daftar upah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang 5. Bukti kas keluar untuk pembayaran upah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang C. Praktik yang sehat 1. Pemasukan kartu jam kerja hadir kemesin pencatat waktu harus diawasi oleh pejabat yang bersangkutan 2. Pembuatan daftar upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi 3. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang D. Karyawan yang kompeten 1. Seleksi karyawan berdasarkan persayaratan yang dituntut oleh pekerjaan 2. Pengembangan

pendidikan

karyawan

selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan pekerjaan c. Menarik kesimpulan tentang sistem akuntansi pengupahan pada PERCETAKAN KANISIUS. Sistem akuntansi pengupahan dikatakan baik jika memenuhi elemen-elemen SPI sebagai berikut: 1. Adanya struktur organisasi yang menunjukkan tanggung jawab fungsional secara tegas 2. Adanya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik 3. Adanya praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap bagian organisasi


76

4. Mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya Dan sistem akuntansi pengupahan dikatakan tidak baik jika tidak memenuhi elemen-elemen SPI seperti yang disebutkan diatas. 4. Untuk menjawab perumusan masalah keempat tentang apakah sistem akuntansi pengendalian intern akuntansi pengupahan PERCETAKAN KANISIUS sudah efektif. Maka pengendalian

dilakukan intern

pengujian

dengan

metode

kepatuhan stop-or-go

terhadap

sistem

sampling

untuk

mengetahui efektifitas sistem pengendalian intern sistem akuntansi PERCETAKAN KANISIUS. Adapun prosedur dalam metode stop-or-go sampling tersebut adalah sebagai berikut: a. Menentukan kesalahan maksimum yang masih dapat diterima (desiret upper precision limit/DUPL) dan tingkat keandalan (reliability level/R%). Dalam penelitian ini dipakai DUPL sebesar 5% dan R% sebesar 95%. b. Menentukan besarnaya sampel minimum yang harus diambil dengan bantuan tabel besarnya sampel minimum untuk pengujian kepatuhan c. Pembuatan tabel sto-or-go decision d. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap sampel e. Kesimpulan tentang SPI akuntansi pengupahan PERCETAKAN KANISIUS. SPI akuntansi pengupahan efektif jika diperhatikannya prinsip-prinsip dibawah ini: 1. Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya


77

2. Pemisahan wewenang 3. Pengawasan 4. Penetapan tanggung jawab secara perseorangan 5. Pemeriksaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang rutin 6. Pencatatan yang seksama dan segera 7. Penjagaan fisik 8. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin Jika SPI akuntansi pengupahan tidak memperhatikan prinsipprinsip seperti diatas maka SPI akuntansi pengupahan tidak efektif. Atribut yang dapat diperiksa adalah adanya kelengkapan dokumen pendukung, adanya kelenkapan otorisasi pada setiap dokumen, adanya kesesuaian informasi antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lainnya dalam sistem akuntansi pengupahan, dan adanya bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian. Populasi yang diambil sampelnya adalah presensi, rincian pendapatan upah, dan daftar upah pada periode waktu tertentu.


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan Sejarah Penerbit-Percetakan Kanisius tidak dapat lepas dari sejarah perjalanan Gereja Katolik di Indonesia serta sejarah perjuangan Indonesia dari masa ke masa, sejak jaman penjajahan Belanda, penjajahan Jepang, kemerdekaan, Orde Lama, Orde Baru sampai jaman reformasi ini. Pada tanggal 31 Agustus 1918 di Muntilan didirikan Canisius Vereniging atau perkumpulan Kanisius. Perkumpulan ini memperoleh pengesahan dari pemerintah Belanda yang pada waktu itu menguasai Indonesia pada tanggal 21 Oktober 1918 di Cipanas. Yayasan ini diketuai oleh Pastor J. Hoeberech SJ yang pada waktu itu menjabat sebagai Superior Missonis Serikat Jesus, sedangkan Pastor Fans Van Lith SJ menjadi sekretaris yayasan ini. Yayasan Kanisius didirikan dengan tujuan untuk menyelenggarakan sekolah. Sampai pada tahun 1926, sekolah yang dikelolah oleh Yayasan Kanisius berjumlah 74, semuanya merupakan sekolah tingkat dasar. Seiring berkembangnya karya pendidikan pada waktu itu, pada tanggal 26 Januari 1922, pemimipin Karya Misi Katolik di Jawa Te ngah, yakni Pastor J. Hoeberechst SJ, mendirikan sebuah percetakan sederhana di Yogyakarta dengan nama Canisius Drukkeerij. Pada awal berdirinya Penerbit- Percetakan Kanisius memiliki tujuan untuk melayani gereja Katolik Indonesia, khususnya

78


79

sekolah-sekola h Katolik milik yayasan Kanisius. Misalnya pada waktu itu mengadakan barang-barang cetakan untuk gereja dan sekolah Katolik dengan harga murah, menyediakan pekerjaan bagi orang Jawa yang untuk mendapat sedikit keuntungan untuk ikut serta menjalankan sekolah-sekolah Katolik yang diselenggarakan yayasan Kanisius. Pada permulaan operasinya, manajemen Penerbit-Percetakan Kanisius dipercayakan kepada bruder-bruder FIC yang berasal dari Belanda dan datang ke Jawa untuk menjalankan misinya pada tahun 1922. Bruder FIC yang pertama kali memimpin Penerbit-Percetakan Kanisius adalah Br. Bellinus FIC (1922-1930), kemudian pada tahun 1930 digantikan oleh Br. Bertinus FIC (1930-1933), dan pada tahun 1933 digantikan oleh Br. Baldewinus FIC yang memimpin sampai tahun 1965. Pada tahun 1946 ketika ibu kota Republik Indonesia pindah dari Jakarta ke Yogyakarta, Penerbit-Percetakan Kanisius dipercaya untuk mencetak ORI (Oeang Repoeblik Indonesia). Pada tahun 1950, Kanisius selain sebagai percetakan, juga menjadi penerbit. Pada waktu itu Kanisius menerbitkan buku rohani/doa dan buku-bulu sekolah. Sampai pada akhir tahun 60-an buku-buku terbitan Kanisius digunakan di seluruh penjuru tanah air dan mempunyai peran yang besar dalam pengembangan pendidikan di Indonesia. Mulai saat itulah PenerbitPercetakan Kanisius tidak membatasi diri hanya melayani Gereja Katolik dan sekolah-sekolah Kanisius, tetapi terbuka bagi masyarakat luas. Saat itu merupakan periode baru untuk pertumbuhan dan perkembangan Penerbit-


80

Percetakan Kanisius. Br. Jacobus melakukan reorganisasi terhadap PenerbitPercetakan Kanisius, dengan memisahkan antara penerbit dan percetakan. Pada buan Januari 1967, Pater J. Lampe SJ ditunjuk oleh pimpinan Provinsi Indonesia Serikat Jesus sebagai direktur dengan tugas pokok memindahkan Penrbit-Percetakan Kanisius ke daearah operasi baru yang dibeli pada tahun 1952. Tugas tersebut dapat terlaksana pada bulan agustus 1969, dengan pemindahan unit jilid dan unit cetak ke bangunan baru di Jl. Cempaka No. 9, Deresan, Caturtunggal, Depok, Sleman. Selanjutnya pada tahun 1983 unit Typeseetting dan unit Repro pindah ke lokasi baru tersebut. Sampai tahun 1987 yaitu diusianya yang ke-65, idealisme Penerbit Percetakan Kanisius belum terumuskan dalam kalimat yang mudah terbaca dan dimengerti oleh publik. Komitmen penerbit-Percetakan Kanisius adalah buku-buku bacaan/pelajaran yang diterbitkan adalah buku-buku yang baik, berguna, terjangkau harganya. Baru pada tahun 1987, Kanisius merumuskan idealismenya bersama dengan De Vries, seorang konsultan manajemen dari Belanda, kedalam misi sebagi berikut: “Dengan jiwa Kristiani, Kanisius melayani Gereja dan Bangsa dengan buku-buku bacaan/pelajaran yang baik, berguna dan terjangkau, dengan suasana dan syarat kerja yang memadai serta sehat dan mandiri secara financial”. Pada tahun 1990, dalam Serikat Jesus terjadi perubahan kebijakan yang berkaitan dengan usaha dan perhatian dalam penanganan karya-karya yang ditangai Serikat Jesus seluruh dunia. Serikat Jesus di Indonesia juga


81

ingin berkonsentrasi pada karya-karya yang menjadi perutusannya dan menyerahkan karya-karya pada awam. Menurut hasil penetapan Kongregasi Jendral ke-34, Serikat Jesus seluruh duniah berniat untuk memberikan perhatian pada karya-karyanya yang khas. Kebijakan ini mangharuskan Pater J. Lampe S.J dan Pater Th. Hendriks SJ yang membantunya harus meninggalkan Penerbit Percetakan Kanisius. Sejak tahun 1993 tapuk pimpinan Penerbit Percetakan Kanisius diserahkan kepada awam yang telah lama dipersiapkan pendahulunya. Bapak Drs. E. Surono, MM. adalah orang yang diberi kepercayaan untuk memimpin dan

mengembangkan

Penerbit-Percetakan

Kanisius

untuk

masa- masa

mendatang, bersama tujuh manajer yang menjadi koleganya. Seiring perkembangan jaman rumusan misi yang telah ada dirasa memerlukan beberapa penyesuaian. Menjelang ulang tahun Perbit-Percetakan Kanisius ke-75 menyelenggarakan semacam lokakarya bagi fungsionaris Penerbit-Percetakan Kanisius dengan dipandu oleh Romo A. Djitapandriya SJ untuk merumuskan kembali visi dan misinya. Visi dan misi PenerbitPercetakan Kanisius dirumuskan kembali sebagi berikut: Visi : “Penerbit-Percetakan Kanisius melibatkan diri pada pembangunan bangsa

dalam persaudaraan sejati demi memperjuangkan keutuhan

manusia dan ciptaan” Misi : “Dengan jiwa Kristiani, Penerbit-Percetakan Kanisius, dalam konteks budaya

yang

berkembang,

menyediakan

multi

media

demi

pemberdayaan masyarakat dengan mutu kinerja dan hasil yang


82

terpercaya, mengutamakan relasi dalam hubungan etis dan saling menguntungkan, didukung semangat kerja sama, penghargaan dan pengembangan sumber daya manusia, sarana-prasarana, dan keungan sesuai tuntutan usaha professional”. Antara rumusan sebelumnaya dan rumusan yang baru terdapat kesamaan, yakni penyebut secara eksplisit “dengan jiwa kristiani” yang menjadi jiwa, semangat, spritualitas, prespekrif Penerbit-Percetakan Kanisius dalam menjalankan misi realnya melalui dunia bisnis. Dalam rumusan yang baru muncul kalimat “dalam konteks budaya yang berkembang, menyediakan multi media”, “kiblat kepada pelanggan dan hubungan etis”. Saat ini tepat pada bulan Januari 2006, Penerbit-Percetakan Kanisius memasuki usia ke-84, dengan visi dan misi yang memiliki PenerbitPercetakan Kanisius berusaha terus berkembang mengikuti perkembangan jaman. Penebit-Percetakan Kanisius pada awal berdirinya menempati sebuah bangunan kecil bekas gedung di kompleks sekolah milik “Bruderan Kidul Loji”, pada tahun 1923 Penerbit-Percetakan Kanisius pindah ke bangunan baru seluas 200 m di Jl. Panembahan Senopati No. 16, kemudian pada tahun 1934 Penerbit-Percetakan Kanisius pindah ke kompleks gereja Kidul Loji seluas 1200 m di Jl. Panembahan Senopati 24. Pada tahun 1965 Penerbit-Percetakan Kanisius membeli sebidang tanah di Jl. Cempaka No. 9, Deresan, Caturtunggal, Depok, Sleman. Pada


83

tahun 1969 Penerbit-Percetakan Kanisius pindah ke lokasi tersebut dan menetap sampai sekarang. Selain ruang produksi dan kantor saat ini Penerbit-Percetakan Kanisius juga memiliki ruang pamer (showroom) yang berlokasi di Jl. Cempaka No. 9 ini. Untuk memperlancar pemasaran, Penerbit Percetakan Kanisius memiliki dua kantor cabang yang masingmasing berlokasi di Jakarta dan Surabaya.

B. Struktur Organisasi Perusahaan Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun suatu kerangka yang menjadi wada bagi segenap kegiatan dari suatu usaha kerja sama dengan jalan membagi dan mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan, dan menetapkan serta menyusun jalinan hubungan kerja diantara para karyawan. Organisasi bertujuan untuk mendapatkan suatu bentuk kerja sama yang berguna untuk manajemen supaya dapat berhasil secara efektif dan efisien. Penerbit-Percetakan Kanisius menggunakan struktur organisasi berbentuk garis, dengan pembagian fungsi dasar: produksi, redaksi, administrasi, dan pemasaran. Fungsi- fungsi tersebut dipimpin oleh seorang direktur yang masingmasing mempunyai sejumlah bawahan yang melakukan kegiatan sesuai

dengan

tugas

yang

diberikan

oleh

seorang

direktur

dan

mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada direktur. Rantai perintah yang jelas dari seorang atasan kepada bawahannya ini, dibuat dengan


84

tujuan agar tidak terjadi kesimpangsiuran dalam memberi perintah dan dalam pembuatan laporan. Penerbit-Percetakan Kanisius dikelolah oleh seorang direktur utama dibantu oleh seorang wakil direktur utama, 4 orang direktur departemen dan 9 orang manajer bidang. Selengkapnya susunan manajemen Penerbit-Percetakan Kanisius adalah sebagai berikut: Direktur Utama

: Rm. Ag. Sarwanto, SJ.

Wakil Direktur Utama

: Drs. FX. Supriharsono, MM.

Direktur Redaksi

: YB. Priyanahadi

Direktur Produksi

: A. Edhi Warsadhi

Direktur Administrasi

: I. Puja Raharja

CPR

: M.G. Sulistyorini

Manajer Pre-Print

: AM. Subagya

Manajer Finishing

: FX. Rustamanto

Manajer Promosi

: V. Istoto Suharyoto,MM.

Manajer Distribusi

: M. Yudhi Haryana

Manajer Keuangan

: M. Agus Haryanto


85

GAMBAR 14 STRUKTUR ORGANISASI PENERBIT – PERCETAKAN KANISIUS

Direktur Utama Wakil Direktur Sekretariat (14) Perusahaan

Departemen (52) ADMINISTRASI

Departemen (25)

Departemen (130)

REDAKSI

PRODUKSI

Departemen (88) PEMASARAN

Bidang

Bidang

Bidang

Bidang

Keuangan

Personalia-

Preprint

Finishing

Bidang

Bidang

Bidang

Bidang

Buku

Multimedia

Promosi

Distribusi

Dengan stuktur organisasi tersebut, Penerbit-Percetakan Kanisius berusaha dapat mengelola perusahan dengan baik dalam kerja sama dengan para karyawan yang memberikan kontribusi karya mereka sesuai dengan kapasitas dan kapabilitas masingmasing. Oleh karena itu ada berbagai peran dan fungsi yang berbeda-beda antar karyawan. Perusahaan tetap hidup karena ditopang oleh kerja sama dan loyalitas yang diberikan karyawan. Semangat persaudaraan yang kuat dan komunikasi informal yang terjalin antar karyawan mendukung terciptanya suasana kerja yang nyaman.

C. Departemen Produksi Departemen produksi di Penerbit-Percetakan Kanisius dipimpin oleh seorang direktur yang memliki tanggung jawab atas mekanisme produksi,


86

materi cetak dan tampilan fisik serta hasil cetakan, agarmemuaskan konsumen serta penulis. Departemen ini meupakan bagian terpenting karena baik buruk produk ditentukan oleh kinerja karyawan yang berada di departemen ini. Departemen produksi dibagi kedalam dua bidang yang masingmasing dipimpin oleh seorang manajer bidang, yaitu bidang preprint yang bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas materi cetak yang dikerjakan, dan bidang finishing yang bertanggung jawab atas segala kegiatan cetak dan jilid serta bahan-bahan yang akan digunakan dalam proses tersebut. Hasil produksi Penerbit-Percetakan Kanisius adalah: 1. Buku-buku gerejawi, yaitu buku tentang kristiani yang meliputi teoligi, katekese, liturgy, doa, kitab suci, renungan/inspirasional, spritualitas, sejarah, pengembangan jemaat, pastoral, keluarga dan remaja. 2. Buku-buku humaniora, yang memberikan kajian filsafat dan kajian ilmuilmu lain, misalnya manajemen, psikologi, sosial, budaya, teknik dan keluarga. 3. Buku-buku

kemasyarakatan,

yang

membantu

pendidikan

dan

perkembangan masyarakat, terutama buku-buku pertanian, peternakan dan perkebunan, kesehatan masyarakat dan teknologi tepat guna (TTG). 4. Buku-buku anak, yang menyediakan bacaan dan sarana lain yang dapat menumbuhkembangkan daya memori, kreasi, imajinasi, perasaan dan tingkah laku anak. 5. Buku-buku sekolah yang memiliki perhatian khusus pada buku-buku pendidikan menengah kejuruan dan buku-buku Bahasa Inggris. 6. Produk multi media dan majalah.


87

Alat-alat yang digunakan untuk mencetak buku yang diterbitkan adalah, sebagai berikut: 1. Mesin reproduksi (Film dan Plot) Alat yang digunakan untuk membuat foto naskah yang sudah jadi dan juga digunakan untuk membuat plate yang besarnya dapat disesuaikan dengan permintaan. Penerbit-Percetakan Kanisius saat ini memiliki mesin output film (imagesetter) Hercules yang mampu membuat film sampai dengan 33 inci atau 76 cm. 2. Mesin cetak Mesin ini digunakan untuk mencetak naskah yang sudah jadi atau sudah difoto atau sudah di plate. Untuk meningkatkan daya saing dalam hal kualitas, pada awal tahun 2002 Penerbit-Percetakan Kanisius membeli mesin cetak Ronald 4 warna dengan kecepatan 13.000 lembar/jam. 3. Mesin penjilid Mesin ini adalah alat untuk menjilid buku-buku sebagai hasil cetakan yang sudah selesai. Penerbit-Percetakan Kanisius untuk menjilid buku menggunakan mesin jahit kawat otomatis dari Muller Martini, mesin ini digunakan mulai dari menyusun isi buku dan sampulnya, kemudian dijahit dan sekaligus dipotong ketiga sisinya untuk kerapian dalam satu rangkaian dengan kecepatan 6000 buku/jam. Bahan-bahan yang digunakan dalam proses produksi adalah: 1. Bahan baku Bahan baku diperoleh dari supplier yang telah bekerja sama dengan pihak penerbit. Bahan baku yang digunakan berupa kertas dan tinta.


88

2. Bahan pembantu a. Plate : Alat yang dimasukkan dalam mesin cetak yang nantinya akan menimbulkan tulisan atau gambar pada kertas yang dimaksud. b. Film : Digunakan untuk memfoto naskah yang sudah jadi c. Air : Digunakan untuk mencuci roll film dan campuran pada mesin cetak d. Gom

:Digunakan untuk menghapus film jika ada yang rusak atau cacat atau untuk menghapus garis-garis pada film, akibat dari hasil penyusunan naskah. Gambar 15

Proses Produksi pada Pene rbit-Percetakan Kanisius

DESAIN COVER

OBSERVASI PENGUIMPULAN DATA

PASAR GUDANG TERBIT

PERENCANAAN PENERBITAN

KONTROL

PENGUMPULAN NASKAH

PEMOTONGAN N6TOP

EVALUASI NASKAH

PENGATURAN

PENYUNTINGAN NASKAH

PELIPATAN

PEMBUATAN PRUF LAJUR

PENCETAKAN PADA KERTAS

PEMBUATAN ARTWORK

PEMBUATAN PRUF FLM

MONTASE FLM

PERSIAPAN PLAT

PEMBUAT AN

Pada awalnya, naskah yang akan diterbitkan akan masuk ke bagian redaksi atau editor, di mana naskah tersebut pertama-tama akan diteliti dahulu apakah naskah tersebut sesuai dengan program penerbitan. Setelah sesuai kemudian diputuskan kepastian terbitnaya, tanggal terbit dan oplahnya. Selanjutnya bagian editor menyerahkan naskah yang sudah diputuskan terbit kebagian keuangan untuk dibuat kalkulasi biaya


89

percetakan. Selanjutnaya naskah tersebut diserahkan kebagian desain sesudah disunting oleh copy-editor untuk ditentukan jenis huruf dan format bukunya. Langkah berikutnya adalah penyerahan tembusan naskah dari bagian desain kepada illustrator untuk dibuatkan contoh gambar, isi dan covernya. Setelah itu oleh bagian produksi, naskah yang telah dikoreksi kemudian di paste-up dan dibuat filmnya dan diserahkan kebagian percetakan untuk dicetak

D. Departemen Pemasaran Bagian pemasaran yang mengelola manajemen pemasaran PenerbitPercetakan Kanisius adalah Departemen Pemasaran yang dipimpin oleh seorang direktur pemasaran. Tugas direktur pemasaran adalah: 1. Bertanggung jawab atas mekanisme kerja pemasaran produk PenerbitPercetakan Kanisius. 2. Berwewenang dan mengikutsertakan perusahaan kedalam proyek-proyek buku di luar perusahaan. 3. Berwewenang untuk menentukan strategi pemasaran yang dipandang peling baik. Dalam departemen pemasaran dibagi menjadi dua bidang, yaitu bidang promosi dan bidang distribusi. Bidang promosi dikepalai oleh seorang manajer dan dibantu oleh 6 kepala divisi sedangkan bidang distribusi dikepalai oleh seorang manajer dan dibantu ole 3 kepala devisi.


90

Promosi Bidang ini mempunyai tugas untuk mengdakan materi publikasi dan promosi, menjalin relasi dengan konsumen dan kolega, merencanakan riset pasar untuk mengetahui kebutuhan pasar dan prilaku konsumen dan selalu mengembangkan strategi pemasaran. Promosi-promosi yang dilakukan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius adalah: 1. Periklanan, yaitu dengan cara memasang iklan- iklan diberbagai media massa seperti surat kabar dan majalah 2. Showroom, yaitu tempat yang menyediakan produk-produk secara lengkap. Showroom ini berada dilingkungan Penerbit-Percetakan Kanisius yang berfungsi sebagai ruang pamer sekaligus memberikan pelayanan kepada pembeli/konsumen yang ingin membeli ataupun memesan produkproduk Penerbit-Percetakan Kanisius. 3. Sales promotion, dengan cara: a. Memberikan hadiah atau souvenir berupa kelender. b. Potongan penjualan bagi sekolah-sekolah dan toko buku. c. Memasang spanduk. d. Mengadakan pameran. e. Memberikan

potongan

harga

bagi

anggota

kanisius

reading

community. Distribusi Bidang ini dikepalai oleh seorang manajer bidang yang memiliki tanggung jawab sebagai berikut:


91

1. Bertanggung jawab terhadap segala hal yang berkaitan dengan pemesanan produk. 2. Bertanggung jawab terhadap isi gudang. 3. Bertanggung jawab untuk menjalin relasi institusional atau personal dengan kerabat kerja dari berbagai institusi dan organisasi lain dalam rangka pengembangan pasar. 4. Bertanggung jawab terhadap transaksi jual beli Bidang distribusi dibagi kedalam 3 devisi yaitu, divisi invoicing / KBS, divisi CSO yang mengelola Kanisius Reading Community dan melayani buku secara personal, serta divisi Gudang/ Ekspedisi.

E. Bagian Personalia Bagian personalia pada Penerbit-Percetakan Kanisius berada dalam departemen administrasi. Bagian ini bertanggung jawab atas segala urusan yang berhungan dengan karyawan, mulai dari seleksi karyawan baru, penempatan, penetapan deskripsi pekerjaan, pengembangan karyawan, pemeliharaan karyawan, sampai pada kesejahteraan untuk karyawan. Dengan dukungan 278 orang karyawan, Penerbit-Percetakan Kanisius berusaha memberikan pelayanan yang baik kepada seluruh karyawan, dengan memberikan gaji yang sesuai dan tunjangan-tunjangan kesejahteraan lainnya. Beberapa hal yang telah dilakukan Penerbit-Percetakan Kanisius antara lain: fasilitas kredit rumah dan kredit kendaraan, dana sakit, asuransi kecelkaan


92

kerja, jaminan hari tua, jaminan sosial dan tunjangan hari raya, ruang baca serta tabungan pendidikan bagi putra-putrinya. Untuk

mengembangkan

kemampuan

professional

karyawan,

perusahaan juga memberikan beberapa kesempatan kepada karyawan untuk mengikuti berbagai seminar, lokakarya, mengunjungi pameran yang diselenggarakan didalam maupun di luar negri, serta studi kejenjang pendidikan yang lebih tinggi, pelatihan diberbagai bidang sesua i dengan pekerjaannya. Kegiatan itu dapat berlangsung di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan. Bidang pelatihan yang pernah diikuti misalnya, bidang editorial, pemasaran, desain, grafika, dan system informasi manajemen. Sementara untuk pengembangan kehidupan rohani karyawan, Penerbitan Percetakan Kanisius juga mengadakan kegiatan-kegiatan penyegaran rohani misalnya rekoleksi bagi suami atau istri karyawan, retret karyawan, lokakarya. Adapun pengaturan jam kerja karyawan: •

Produksi Shift pagi

:

Senin-Jumat

pkl 06.00-13.30 WIB pkl 07.00-14.30 WIB

Sabtu

pkl 06.00-11.00 WIB pkl 07.00-12.00 WIB

Shift siang

:

Senin-Jumat

pkl 13.00-19.30 WIB

Sabtu

pkl 11.00-16.30 WIB


93

•

•

Non produksi Senin-Jumat

pkl 07.30-15.00 WIB

Sabtu

pkl 07.30-12.30 WIB

Showroom Senin-Sabtu

•

Shift pagi

pkl 07.00-14.00 WIB

Shift siang

pkl 13.00-20.00 WIB

Minggu

pkl 09.00-14.00 WIB

Satpam Shift pagi

pkl 06.00-14.00 WIB

Shift siang

pkl 14.00-22.00 WIB

Shift malam

pkl 22.00-06.00 WIB

F. Bagian Keuangan Bagian ini dipimpin oleh seorang manajer bidang yang bertanggung jawab terhadap prinsip pengawasan keuangan dan upaya penyediaan dana untuk biaya operasiona l sehari-hari. Bagian keuangan berada dibawa tanggung jawab seorang Direktur administrasi, dan memiliki divisi-devisi yang dipimpin oleh seorang kepala divisi yaitu: 1. Divisi Pembukuan Divisi pembukuan bertanggung jawab atas kebenaran dan keakuratan data pembukuan serta menyusun laporan keuangan seuai kebijakan yang telah ditentukan.


94

2. Divisi Kalkulasi Divisi kalkulasi bertanggung jawab untuk memperkirakan biaya produksi (sebelum produksi dilakukan) dan biaya produksi (setelah produksi dilakukan) dan melakukan negosiasi dengan pemesanan berkaitan dengan harga dan waktu produksi. Divisi ini juga bertugas untuk merekap kartu tugas. G. Departemen Redaksi Departemen ini bertanggung jawab atas rencana-rencana produk buku dan multi media yang akan diterbitkan, bertanggung jawab atas kesesuaian isi naskah dengan rencana penerbitan. Kegiatan konkret departemen ini adalah mencari naskah-naskah yang baik untuk diterbitkan dengan menjalin kerja sama dengan pihak luar misalnya illustrator, editor, penulis, dan penerjemah. Departemen ini berusaha agar naskah yang diterbitkan benar-benar bagus dan sesuai dengan harapan konsumen maupun pengarang itu sendiri. Selain itu departemen redaksi bertugas membuat evaluasi hasil terbitan baik kualitas maup un kuantitas demi kemajuan perusahaan serta bertanggung jawab atas target penjualan, keuntungan dan pertimbangan antara bisnis dan kerasulan. Departemen ini dibagi kedalam enam divisi, sesuai dengan produk yang dihasilakan oleh Penerbit-Percetakan Kanisius, divisi tersebut adalah: 1. Divisi Gerejawi 2. Divisi Humaniora 3. Divisi Kemasyarakatan 4. Divisi Buku Sekolah 5. Divisi Buku Anak 6. Divisi Multi Media


BAB V HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN

A. Sistem Penggajian Penerbit- Percetakan Kanisius 1. Deskripsi Akuntansi Penggajian Penebit-Percetakan Kanisius a. Unit-unit Organisasi Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian Penerbit-Percetakan Kanisius Unit- unit yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian penerbit-percetakan kanisius adalah: 1) Bagian Personalia Bagian personalia mempunyai peranan sangat penting dalam sistem akuntansi penggajian perusahaan. Bagian ini menanga ni segala sesuatu yang berhubungan dengan orang atau personil dalam perusahaan, yaitu tenaga kerja mulai awal perekrutan hingga pelaksanaan sehari-hari dan akhir pemutusan hubungan kerja. Tugasnya adalah mencari, menyeleksi dan memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan kenaikan pangkat, dan mutasi kerja. Perekrutan dimulai dengan berbagai seleksi yang ketat dari bagian personalia. Surat lamaran diterima, kemudian dipilih sesuai dengan kriteria dan kebutuhan perusahaan. Berbagai seleksi baik tes tertulis maupun wawancara diadakan berbeda untuk setiap bagian, sesuai bidang pekerjaan nantinya. Untuk para calon pegawai yang akan ditempatkan

95


96

dibagian dengan keahlian khusus, maka diadakan tes tertulis akademik dan keahlian. Misalanya bagian editor, harus ahli dalam bahasa. Bagian personalia memegang peranan yang sangat menentukan untuk kelangsungan jalannya perusahaan karena hal ini menyangkut sumber daya manusia yang merupakan salah satu sumber ekonomi bagi perusahaan. Bagian ini telah menerapkan tugas dan fungsinya dengan baik dan memuaskan. Hal ini biasa dilihat dari kesejahteraan karyawan yang semakin meningkat dan mobilitas keluar karyawan yang rendah. Ba gian personalia menerapkan hubungan manusiawi dan langsung terhadap masingmasing karyawan. Pembinaan perusahaan sebagai satu keluarga dipegang kuat oleh perusahaan ini. 2) Bagian Pencatatan Waktu Pencatatan

waktu

dilaksanakan

oleh

bagian

bidang

keamanan yang merangkap fungsinya sebagai bagian pencatatan waktu, dibawah pengawasan bagian personalia. Tugas bagian ini adalah mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam kartu jam hadir, membuat daftar jam hadir karyawan atas dasar kartu jam hadir, dan menyerahkan

daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir

kebagian gaji. 3) Bagian Gaji Bagian ini bertugas menghitung penghasilan tiap-tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran gaji yang mengunakan daftar gaji.


97

4) Bagian Kasir Bagian ini mempunyai tugas melakukan pembayaran gaji dan karyawan dengan memasukkan uang tunai kedalam amplop gaji setelah mendapat perintah dari seksi utang. 5) Bagian keuangan/fungsi akuntansi dan keuangan Bagian

ini

mempunyai

tugas

dan

tanggungjawab:

Memverfikasi kebenaran dan ketelitian bukti kas keluar dengan menggunakan

dokumen

pendukungnya,

yaitu

rekap

daftar

potongan gaji yang berisi total jumlah gaji karyawan dari direktur perusahaan.

b. Catatan akuntansi dalam sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius adalah: 1) Jurnal Umum Dokumen ini digunakan untuk mencatat biaya gaji kedalam tiaptiap departemen perusahaan, yaitu biaya gaji, biaya pemasaran, biaya administrasi dan umum serta biaya overhead pabrik. 2) Kartu Harga Pokok Produk Dokumen ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya setiap produk yang meliputi biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik. Dari kartu harga pokok


98

produk ini diketahui berapa besarnya biaya tenaga kerja langsung yang dipakai untuk biaya produk tersebut. 3) Kartu Biaya Dokumen ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiaptiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi yang berasal dari rekap daftar gaji. 4) Catatan Penghasilan Karyawan Dokumen ini digunakan untuk mencatat penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang diterima tiap karyawan, serta sebagai tanda terima gaji dengan ditandatanganinya kartu tersebut.

c. Dokumen pendukung pe mbayaran gaji karyawan penerbit percetakan kanisius Dokumen-dokumen pendukung untuk pembayaran gaji yang dipakai dalam sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius adalah: 1) Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi personalia antara lain: suratsurat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan atau penurunan pangkat, surat keputusan mengenai potongan dan tunjangan gaji, serta PPh karyawan pasal 21. 2) Kartu jam hadir Kartu jam hadir adalah dokumen yang dipergunakan oleh bagian pencatat jam hadir karyawan yang berbentuk kartu jam hadir yang


99

dicetak dengan mesin pemcatat waktu. Kartu ini berisi nomor dan nama identitas karyawan, bagian pekerjaannya di perusahaan, bulan dan kolom-kolom untuk mengisi waktu/jam masuk dan keluar, baik untuk shift pagi, siang dan malam. 3) Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dipakai untuk karyawan pabrik terhadap produk-produk pesanan berdasarkan order dan dicatat oleh mandor pabrik. 4) Daftar gaji Dokumen ini digunakan untuk mencatat gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta gaji yang diterima tiap karyawan. 5) Rekap daftar gaji Dokumen ini digunakan untuk mencatat gaji tiap-tiap departemen guna

mendistribusikan

biaya

tenaga

kerja

langsung

tiap

departemen yang bersangkutan dalam hubungannya dengan produk berdasarkan pesanan. 6) Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh seksi administrasi keuangan dan pajak dan diserahkan kepada fungsi pembayaran gaji (kassa) untuk melaksanakan pembayaran gaji karyawan. 7) Amplop gaji Dokumen ini berupa amplop yang berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang menjadi hak karyawan dalam bulan tertentu.


100

d. Jaringan

prosedur

sistem

akuntansi

penggajian

penerbit

percetakan kanisius Jaringan prosedur sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius adalah sebagai berikut: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur pencatatan waktu hadir yaitu prosedur yang bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir diselenggarakan

oleh

bagian

bidang

keamanan

dibawah

pengawasan bagian personalia. Pencatatan dilakukan setiap hari jam kerja di pos keamanan yang terletak dipintu masuk perusahaan dengan menggunakan pencatat waktu hadir. Penggunaan kartu jam hadir ini adalah untuk menghindari kecurangan pengisian kehadiran/masuk kerja karyawan yang seharusnya tidak masuk kerja/fiktif. Kartu ini diserahkan kepada bagian administrasi untuk dipergunakan sebagai dasar pencatatan dokumen daftar hadir karyawan atau daftar presensi, dan dipakai oleh direktur perusahaan sebagai dokumen pendukung penghitungan gaji karyawan dalam daftar gaji. 2) Prosedur pembuatan daftar gaji Prosedur ini dilaksanakan oleh direktur dan bertujuan untuk membuat daftar gaji. Dasar pembuatan daftar gaji adalah surat pengangkatan karyawan, daftar hadir, surat keputusan mengenai


101

potongan dan tunjangan, dokumen kenaikan pangkat atau penurunan pangkat dan PPh pasal 21. 3) Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur ini dilakukan oleh bagian administrasi keuangan dan pajak seksi utang. Setelah seksi utang menerima rekap daftar gaji dari seksi gaji maka seksi utang akan membuat bukti pengeluaran kas dan didistribusikan ke seksi kassa. 4) Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini melibatkan bagian keuangan seksi utang dan seksi kasir. Setelah seksi kasir menerima bukti pengeluaran kas maka seksi ini memasukkan uang tunai kedalam amplop gaji tiap-tiap karyawan berdasarkan daftar gaji karyawan serta catatan yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas, kemudian didistribusikan pada masingmasing karyawan.

e. Bagan alir sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius Bagan alir/flow chart ini menguraikan jala nnya sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius yang merupakan sistem pembayaran imbalan secara tetap/bulanan dari perusahaan atas jasa yang telah diberikan karyawan kepada perusahaan. Bagan alir sistem akuntansi penggajian dapat dilihat pada gambar 16hlm 102

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 102 Gambar 16, Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian

BAGIAN PENCATATAN WAKTU

MULAI


KJH

Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir

Sumber: Penerbit Percetakan Kanisius

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 103 Lanjutan Gambar 16, Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian BAGIAN PENGGAJIAN 1 2 3

KJH REKAP KARTU TUGAS MEMBUAT DAFTAR HADIR

KARTU POTONGAN

---------------

REKAP DAFTAR POTONGAN DAFTAR POTONGAN

Melihat surat-surat ijin dan Surat tugas keluar

REKAP DAFTAR HADIR KARYAWAN

MEMBUAT REKAP GAJI

3 2 RDP DP

MEMBUAT LAPORAN KAS KELUAR

3 2 RDG DG

1

4 KARTU POTONGAN KARYAWAN

2 LAPORAN KAS KELUAR


4

Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir DG : Daftar Gaji RDG : Rekap Daftar Gaji RDP : Rekap Daftar Potongan DP : Daftar Potongan

5

Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius

N

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 104 Lanjutan Gambar 16, Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian BAGIAN KAS

6

6

KARTU POTONGAN


KARTU PENGHASILAN KARYAWAN RDG RDP

MENGISI CEK & MEMINTAKAN TANDA TANGAN ATAS CEK

KARTU POTONGAN

RDP RDP

Dimasukkan ke Dalam amplop gaji ------------------- bersama dengan Pemasukan uang gaji

MENGUANGKAN CEK KE BANK & MEMASUKKAN UANG KE AMPLOP GAJI SELESAI MEMBAYAR GAJI KEPADA KARYAWAN MELALUI KEPALA DIVISI MASINGMASING

MEMBUBUHKAN CAP LUNAS PADA BUKTI DAN DOKUMEN PENDUKUNGNYA

6


PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 105 Lanjutan Gambar 16, Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian BAGIAN KEUANGAN

5

RDG LAPORAN KAS KELUAR REKAP DAFTAR POTONGAN

JURNAL UMUM



106

1. Bagian pencatat waktu a. Mencatat jam hadir tiap karyawan setiap masuk kerja dan pulang kerja kedalam mesin pencatat waktu (amino). b. Menyerahkan kartu jam hadir kepada bagian administrasi untuk dibuat daftar hadir setiap bulannya. 2. Bagian penggajian a. Menerima kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu b. Membuat daftar hadir dilampiri dengan rekap kartu tugas dan rekap daftar hadir karyawan dari bagian pencatat waktu c. Membuat rekap gaji dilampiri dengan kartu potongan, rekap daftar potongan dan daftar potongan tiap-tiap departemen d. Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan dan kartu potongan karyawan berdasarkan daftar gaji, rekap daftar gaji, daftar potongan dan rekap daftar potongan e. Membuat laporan kas keluar dilampiri dengan laporan kas keluar f. Menyerahkan daftar gaji, rekap daftar gaji tiap-tiap departemen rekap daftar potongan serta catatan penghasilan karyawan ke bagian keuangan 3. Bagian kassa a. Menerima kartu potongan dan kartu penghasilan karyawan yang dilengkapi dengan rekap daftar gaji dan rekap daftar potongan dari bagian penggajian


107

b. Mengisi cek sesuai dengan catatan yang tercantum dalam daftar gaji dengan ditanda tangani oleh kepala departemen keuangan c. Menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang tunai ke amplop gaji tiap-tiap karyawan d. Membayar gaji kepada karyawan melalui kepala devisi masingmasing e. Membubuhkan

cap

lunas

pada

bukti

dan

dokumen

pendukungnya f. Mendistribusikan bukti pengeluaran kas yang dilengkapi dengan kartu potongan, kartu penghasilan karyawan, rekap daftar gaji dan rekap daftar potongan 4. Bagian keuangan a. Membuat rekap daftar gaji dari bagian penggajian yang berfungsi sebagai bagian pembuat daftar gaji b. Membuat laporan kas keluar c. Membuat rekap daftar potongan d. Mencatat transaksi pembayaran gaji kedalam jurnal dan rekening buku besar

2. Analisis data sistem akuntansi pengajian penerbit percetakan kanisius Analisis data sistem akuntansi penggajian pada perusahaan ini dilakukan dengan cara membandingkan praktik yang dijalankan pada perusahaan dengan teori tentang sistem akuntansi penggajian yang ada. Data diperoleh dari hasil kuesioner yang diajukan kepada perusahaan


108

melalui bagian personalia/kepegawaian. Analisis ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian yang dijalankan penerbit percetakan kanisius sudah baik. a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas 1) Fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari fungsi keuangan Fungsi pembuatan daftar gaji ditangani oleh seksi gaji. Sedangkan fungsi pembayaran gaji ditangani oleh seksi kasir. Fungsi keuangan tetap dipegang oleh bagian keuangan perusahaan, fungsi ini mempunyai pengaruh kuat terhadap adanya kecurangan atau kekelirua n pembuatan daftar gaji. Didalam sistem akuntansi penggajian, bagian ini hanya berfungsi sebagai kassa perusahaan yang menyetorkan sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan daftar gaji serta rekap daftar gaji untuk pembayaran gaji karyawan. Disini tindakan kecurangan dan penyelewengan mudah terjadi, tetapi sampai saat ini, belum ada fenomena menuju tindakan kecurangan dan penyelewengan dalam pembuatan dan pembayaran daftar gaji. Fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari bagian keuangan karena pemisahaan tanggung jawab secara tegas ada karena kedua fungsi dapat melaksanakan cross check untuk mencapai ketelitian dan keandalan data akuntansi


109

2) Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi Fungsi pencatatan waktu hadir dilaksanakan oleh bagian bidang keamanan dibawah pengawasan bagian personalia. Fungsi operasi dilaksanakan oleh bagian produksi. Pemisahaan kedua fungsi tersebut adalah untuk menghindari pencatatan jam hadir fiktif atau tidak sesuai dengan jam hadir yang sesungguhnya. Keandalan dan ketelitian waktu hadir karyawan dapat dijamin dengan

adanya

pemisahan

kedua

fungsi

tersebut.

Praktik

sesungguhnya mengenai struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas dapat dilihat pada tabel 6. Hasil dari analisis kedua unsur tersebut menunjukkan bahwa penerbit percetakan kanisius sudah menjalankan unsur struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas sesuai dengan teori yang ada, sehingga dapat dikatakan sistem pengendalian intern sistem akuntansi penggajian untuk struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas yang ada di dalam penerbit percetakan kanisius sudah baik. Table 6. Tabel perbandingan antara teori dengan praktik struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas dalam sistem akuntansi penggajian yang dijalankan penerbit percetakan kanisius. Praktik

Teori

Ket

Ya Tidak a. Struktur

organisasi

yang

Praktik

struktur

organisasi

memisahkan tanggung jawab

system

akuntansi

secara tegas

dijalankan penerbit percetakan kanisius

1) Fungsi pembuatan daftar Ya

sudah sesuai dengan teori yang ada

penggajian

dalam yang


110

gaji terpisah dari fungsi

yaitu

keungan

jawab secara tegas, sehingga dapat

2) Fungsi pencatatan waktu Ya

adanya

melaksanakan

pemisahan cross

tanggung

check

untuk

hadir terpisah dari fungsi

mencapai ketelitian dan keanda lan data

operasi

akuntansi

dan

untuk

menghindari

pencatatan jam hadir fiktif.

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1) Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan penggangkatan yang ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang Pembuat daftar gaji selalu diteliti oleh fungsi pembuat daftar gaji yaitu kepala bagian personalia, dengan meliahat apakah karyawan yang namanya tercantum di dalam daftar gaji sudah memiliki surat keputusan pengangkatan karyawan yang ditanda tangani oleh kepala bagia n personalia. Tujuan dari unsur ini adalah untuk menghindari pencantuman nama karyawan yang fiktif dalam daftar gaji yang dapat merugikan perusahaan. 2) Setiap perubahan gaji karyawan didasarkan pada surat keputusan yang berwenang Perubahan gaji karyawan selalu ditinjau jika ada kenaikan atau penurunan pangkat/status sesuai dengan peraturan perusahaan yang ada atau karena adanya peraturan pemerintah (seperti UMR). Setiap

perubahan

gaji

yang

ada

selalu

diotorisasi

atau

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, dalam hal ini adalah


111

kepala bagian personalia. Otorisasi ini menghindari penyelewengan atau kecurangan perubahan gaji fiktif yang akan menyebabkan perusahaan membayar lebih untuk biaya yang seharusnya tidak menjadikan bebannya. 3) Setiap potongan gaji karyawan penerbit percetakan kanisius selain pajak penghasilan karyawan harus didasarkan pada surat potongan gaji yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang yaitu kepala bagian personalia Dengan adanya otorisasi ini, hak karyawan dapat dipenuhi karena tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atau penambahan tanpa adanya otorisasi tersebut. 4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang Kartu jam hadir diotorisasi fungsi pencatat waktu yaitu bagian keamanan dibawah bagian personalia. Kartu jam hadir ini tidak mempengaruhi besarnya gaji karyawan secara langsung tapi kartu ini mempunyai fungsi sebagai presensi dan mempengaruhi kedisiplinan kerja karyawan, yang akhirnya menentukan prestasi kerja karyawan yang bersangkutan 5) Daftar gaji karyawan harus diotorisasi untuk pejabat yang berwenang Daftar gaji merupakan pembayaran gaji karyawan yang harus diotorisasi oleh bagian penggajian, yang menunjukkan:


112

a) Karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan yang diangkat sesuai dengan surat keputusan pengangkatan dan surat perubahan daftar gaji yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, yaitu kepala bagian personalia b) Tarif gaji dipakai sebagai dasar perhitungan gaji karyawan disesuaikan dengan surat keputusan administrasi kepegawaian perusahaan

sendiri

dan

disesuaikan

dengan

peraturan

pemerintah seperti UMR (upah minimum regional) c) Data yang digunakan sebagai dasar perhitungan gaji karyawan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang yaitu kepala bagian personalia dan direktur perusahaan d) Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji telah dicek kebenarannya langsung oleh bagian gaji 6) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji, dilampiri dengan formulir cek dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang Bukti kas keluar adalah perintah kepala bagian keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang tunai untuk pembayaran gaji berdasarkan daftar gaji dan rekap daftar gaji. Di perusahaan ini, bukti kas keluar tidak perlu dilampiri dengan formulir cek karena uang kas untuk pembayaran gaji telah disediakan oleh bagian keuangan di kas kecilnya setiap bulan. Bukti kas keluar ini harus diotorisasi oleh direktur perusahaan dan kepala bagian personalia, dibukukan oleh bagian akuntansi dan diserahkan kepada fungsi


113

pembayaran gaji (kassa) oleh bagian keuangan yang berfungsi sebagai bagian akuntansi dan keuangan. 7) Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji Pencatatan penghasilan semua karyawan yang dibuat setahun sekali harus direkonsiliasi untuk kepentingan perhitungan pajak penghasilan karyawan yang menjadi kewajiban setiap karyawan. Oleh karena itu, untuk mengecek ketelitian data yang tercantum dalam catatan penghasilan karyawan, SPI mewajibkan rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam catatan penghasilan

dengan daftar

gaji.

Pada

tabel 7,

disajikan

perbandingan antara teori dan praktik mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang dijalankan di penerbit percetakan kanisius. Berdasarkan hasil analisis terhadap ketjuh unsur dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang dijalankan oleh penerbit percetakan kanisius, dapat disimpulkan bahwa SPI perusahaan dalam unsur sistem otorisasi dan prosedur pencatatan penerbit percetakan kanisius sudah baik.


114

Table 7 Tabel perbandingan antara teori dengan praktek sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi penggajian yang dijalankan penerbit percetakan kanisius Praktek

Teori

Ya b. Sistem otorisasi dan prosedur

Praktik

pencatatan 1) Setiap

Ket

Tidak sistem

otorisasi

dan

prosedur pencatatan dalam sistem

orang

yang

tercatat

Ya

akuntansi

pengajian

yang

dalam daftar gaji memiliki

dijalankan penerbit percetakan

surat pengangkatan karyawan

kanisius sudah sesuai dengan

2) Setiap

perubahan

gaji

Ya

teori yang ada, yaitu adanya

didasarkan

pada

surat

sistem wewenang dan prosedur

keputusan

pejabat

yang

pencatatan yang baik.

berwenang 3) Setiap

potongan

atas

gaji

Ya

karyawan selain dari pajak penghasilan

karyawan

didasarkan atas surat potongan gaji

yang

diotorisasi

oleh

fungsi personalia 4) Kartu jam hadir diotorisasi oleh

Ya

pejabat ang berwenang 5) Daftar gaji diotorisasi, oleh

Ya

pejabat yang berwenang 6) Bukti

kas

keluar

untuk

Ya

pembayaran gaji diotorusasi oleh pejabat yang berwenang 7) Perubahan dalam pencatatan penghasilan direkonsiliasi gaji

gaji

karyawan

dengan

daftar

Ya


115

c.

Praktik yang sehat 1) Pemasukan jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatatan waktu Fungsi pencatatan waktu hadir pada penerbit percetakan kanisius dilaksanakan oleh bagian keamanan, dibawah pengawasan bagian personalia. Tujuan dari pengawasan ini adalah untuk menghindari pencatatan waktu hadir fiktif oleh karyawan yang sesungguhnya tidak hadir/tidak masuk kerja 2) Pembuat daftar gaji karyawan penerbit percetakan kanisius harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi Verifikasi dilakukan terhadap pencocokan bukti kas keluar dengan jumlah total biaya gaji yang tercantum dalam daftar gaji dan rekap daftar gaji. Fungsi akuntansi dan keuangan bertanggung jawab atas pembuatan daftar gaji dan rekap daftar gaji. 3) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan Pajak karyawan dihitung berdasarkan catatan penghasilan karyawan selama satu tahun. Pajak penghasilan karyawan dipotong dari gaji karyawan setiap bulan. Jumlah kekurangan pajak penghasilan karyawan harus disetor ke kas Negara diverivikasi dengan melakukan rekonsiliasi perhitungan pajak penghasilan karyawan yang bersangkutan.


116

4) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji Semua dokumen catatan penghasilan karyawan disimpan oleh seksi gaji karena fungsi pembuat daftar gaji dipegang oleh seksi gaji. Hasil perbandingan antara teori dengan praktik dalam unsur praktik yang sehat dapat ditinjau pada tabel 8 berdasarkan analisis yang ada, dapat diambil kesimpulan bahwa penerbit percetakan kanisius sudah menjalankan unsur praktik yang sehat dengan baik sesuai dengan teori dalam sistem pengendalian intern perusahaan. Table 8 Tabel pernbandingan antara teori dan praktik unsur praktik yang sehat dalam sistem akuntansi penggajian yang dijalankan penerbit percetakan kanisius Praktik Teori

Ket Ya Tidak

c. Praktek yang sehat 1) Pemasukan

Praktik unsur praktik yang sehat jam

hadir

kemesin Ya

dalam

pencatatan waktu harus diawasi oleh

penggajian

pejabat yang bersangkutan

penerbit

2) Pembuatan kebenaran

daftar

gaji

dan

diverivikasi Ya ketelitian

perhitungannya oleh fungsi akuntansi 3) Perhitungan

pajak

penghasilan Ya

karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan 4) Catatan penghasilan karyawan disimpan Ya oleh fungsi yang berwenang

sistem yang percetakan

akuntansi dijala nkan kanisius

sudah sesuai dengan teori yang ada, yaitu adanya praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap bagian organisasi


117

Berdasarkan analisis data sistem pengendalian intern sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius dengan teori SPI yang ada, penerbit percetakan kanisius sudah menjalankan hampir semua unsur sistem pengendalian intern dengan baik sehingga disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius sudah baik. d. Karyawan yang kompeten 1) Seleksi karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya Seleksi karyawan mulai dari seleksi surat lamaran (seleksi administrasi dan biodata), tes seleksi (tes tertulis dan wawancara). Seleksi surat lamaran untuk jenjang manajerial dilakukan dengan melihat apakah jenis pendidikan dan keahlian, sesuai dengan criteria dan kebutuhan calon pekerjaan di penerbit percetakan kanisius. Tes seleksi diselenggarakan oleh bagian personalia baik secara tertulis maupun wawancara langsung. Untuk para calon pegawai yang akan ditempatkan dibagian dengan keahlian khusus, maka diadakan tes tertulis akademik dan keahliannya. Seperti bagian editor, harus ahli dalam bahasa. Tujuan dari tes seleksi ini adalah mendapatkan karyawan yang bermutu (kompeten) dan jujur (dapat dipercaya), baik sebagai manusianya maupun dalam bidang pekerjaannya.


118

2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan pekerjaan Pengembangan pendidikan karyawan tidak begitu sering dilakukan di perusahaan ini. Tetapi untuk mengembangkan kemempuan propesional karyawan, perusahaan juga memberikan beberapa kesempatan kepada karyawan untuk mengikuti berbagai seminar, lokakarya, pelatihan diberbagai bidang sesai dengan pekerjaannya. Kegiatan itu dapat berlangsung didalam perusahaan maupun diluar perusahaan. Bidang pelatihan yang pernah diikuti misalnya, bidang editorial, pemasaran, desain, grafika, dan sistem informasi manajemen. Sementara untuk pengembangan kehidupan rohani karyawan, penerbit percetakan kanisius juga mengadakan kegiatan-kegiatan penyegaran rohani misalnya rekoleksi bagi suami atau istri karyawan, ret-ret karyawan, lokakarya. Unsur karyawan yang kompeten dalam SPI sudah dilaksanakan dengan baik oleh penerbit percetakan kanisius sesuai dengan teori yang ada. Hasil perbandingan antara praktik yang dilaksanakan oleh penerbit percetakan kanisius dengan teori yang ada dapat dilihat pada Tabel 9, berdasarkan empat unsur sistem pengendalian intern perusahaan, unsur yang paling penting adalah adanya unsur karya wan yang kompeten. Ketiga unsur yang lain dapat dilaksanakan dengan baik jika karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya melaksanankan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.


119

Table 9 Tabel perbandingan antara teori dengan praktik karyawan yang kompeten dalam sistem akuntansi penggajian yang dijalankan penerbit percetakan kanisius. Teori

Praktik Ya

d. Karyawan yang kompeten

Ket

Tidak Praktik

karyawan

yang

1. Seleksi karyawan berdasarkan

kompeten

dalam

sistem

persyaratanyang dituntut olek

akuntansi

penggajian

yang

pekerjaan.

Ya

2. Pengembangan

dijalankan penerbit percetakan

pendidikan


menjadi

teori yang ada,yaitu adanya

karyawan perusahaan sesuai

mutu karyawan yang sesuai

karyawan

selama

dengan peraturan.

Ya

dengan tanggung jawabnya.

3. Kesimpulan sistem akuntansi penggajian terhadap SPI Berdasarkan analisis data SPI sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius dengan teori SPI yang ada, penerbit percetakan kanisius sudah menjalankan hampir semua unsur sistem pengendalian intern dengan baik, karena sudah memenuhi elemenelemen SPI yaitu:1) Adanya stuktur organisasi yang menunjukkan tanggung jawab fungsional secara tegas, 2) Adanya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik, 3) Adanya praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap organisasi, 4) Mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya.


120

B. Efektifitas sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius Masalah dalam efektifitas sistem akuntansi pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan dijawab dengan melakukan analisis pengujian kepatuhan terhadap siklus sistem akuntansi penggajiannya. Pengujian kepatuhan dilakukan dengan menggunakan metode stop or go sampling, yaitu suatu metode pengujian kepatuhan efektifitas terhadap suatu sistem akuntansi dengan mengambil sejumlah sample tertentu dari populasi yang ada, dengan keyakinan kesalahan yang diperkirakan dalam populasi adalah sangat sedikit. Populasi yang digunakan dalam pengujian ini adalah rincian pendapatan gaji karyawan, rincian potongan pendapatan gaji karyawan, dan daftar gaji karyawan bulan Desember 2002- November 2003. Jumlah pegawai yang menerima gaji diperusahaan ini adalah sebanyak 300 karyawan. populasi yang diperoleh dari 300 karyawan dikalikan 12 bulan atau satu tahun 3600 item. Artibut yang diteliti adalah kelengkapan dokumen pendukung, adanyan kelengkapan otorisasi pada setiap dokumen, adanya kesesuaian informasi antara dokumen yang satu dengan yang lain dalam sistem akuntansi penggajian, adanya bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian penghitungan gaji. Prosedur awal dalam metode stop or go sampling yaitu menentukan besarnya DUPL (desiret upper precision limit) dan R% (Reliabilty level). Pada tahap ini besarnya DUPL yang dipilih adalah 95%


121

dan R% sebesar 5%. Langkah kedua yang harus dilakukan adalah mengambil jumlah sampel minimum yang dapat dilihat dari table 1 hal 59 yaitu tabel besarnya sampel minimum untuk pengujian kepatuhan (Zero expected occourrences). Cara menentukan jumlah sampel minimum dari tabel tersebut yaitu dengan mengambil titik potong antara garis horizontal DUPL dengan garis vertical R%. Hasil titik potong menjukkan besarnya sampel minimum yaitu 60 sampel. Dari jumlah populasi penelitian sebanyak 3600 Item diambil sampel sebanyak 60 item dengan metode acak/probabilitas dengan cara sistematik/ordinal. Pertama diambil nomor sampel acak yaitu 53 Dan kemudian dilanjutkan dengan kelipatan 53 yaitu 106, 159, 212, dan seterusnya. La ngkah ketiga yaitu membuat tabel stop or go sampling decision. Tabel 2 Hal 60. Pengambilan sampel maksimum dilakukan sebanyak 4 kali. Setelah dilakukan pemerikasaan 60 sampel tersebut ternyata tidak ditentukan kesalahan, maka pengambilan sampel dihentikan. Pada tingkat kesalahan sama dengan 0, maka untuk mengetahui besarnya AUPL (Achived Upper Precision Limit) digunakan rumus sebagai berikut : Confidence level faktor at desired relibility for occarance observed AUPL = Sample size Berdasarkan tabel 3, hlm. 60, yaitu Tabel Attribute Sampling Table for Determining Stop- or- go Sample Size and Upper Precision Limit Population Occurrence Rate Based on Sample Results, pada DUPL= 95% dan R%= 5%, tingkat kesalahan = 0 maka besarnya confidence level factor


122

at desiret reliability for occurrence observed adalah tiga. Berdasarkan rumus yang ada diperoleh AUPL = 3: 60 = 5%. Pada tingkat kesalahan 0, DUPL = AUPL , sehingga dapat disimpulkan bahwa dari pemeriksaan terhadap 60 anggota sample tingkat kesalahan sama dengan 0, maka elemen sistem pengendalian intern penerbit percetakan kanisius adalah efektif. Pada tabel 10, dilamp iri masingmasing anggota sampel yang diambil dari populasi yang ada secara sitematik. Tabe l 10 Efektifitas sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius Atribut Populasi

No

1

2

3

4

V

V

V

V V= ada

2 106-RDGK

V

V

V

V X= tdk ada

3 159-RDGK

V

V

V

V RDGK=

4 212-RDGK

V

V

V

V daftar gaji karyawan

5 265-RDGK

V

V

V

V

6 318-RDGK

V

V

V

V

7 371-RDGK

V

V

V

V

8 424-RDGK

V

V

V

V

9 477-RDGK

V

V

V

V

VV V

V

V

A. Rincian pendapatan 1 053-RDGK gaji karyawan

Keterangan

No. sampel

10 530-RDGK 11 583-RDGK

V

V

V

V

12 636-RDGK

V

V

V

V

VV V

V

V

V

V

13 689-RDGK 14 742-RDGK

V

V

Rincian


123

B. Rincian

15 795-RDGK

V

V

V

V

16 848-RDGK

V

V

V

V

17 901-RDGK

V

V

V

V

18 954-RDGK

V

V

V

V

19 1007-RDGK

V

V

V

V

potongan 20 1060-RDGK

V

V

V

V RPGK=

21 1113-RPGK

V

V

V

V potongan

22 1166-RPGK

V

V

V

V karyawan

23 1219-RPGK

V

V

V

V

24 1272-RPGK

V

V

V

V

25 1325-RPGK

V

V

V

V

26 1378-RPGK

V

V

V

V

27 1431-RPGK

V

V

V

V

28 1484-RPGK

V

V

V

V

29 1537-RPGK

V

V

V

V

VV V

V

V

gaji karyawan

30 1590-RPGK

C. Daftar gaji

Rincian

31 1643-RPGK

V

V

V

V

32 1696-RPGK

V

V

V

V

33 1749-RPGK

V

V

V

V

34 1802-RPGK

V

V

V

V

35 1855-RPGK

V

V

V

V

36 1908-RPGK

V

V

V

V

37 1961-RPGK

V

V

V

V

38 2014-RPGK

V

V

V

V

39 2067-RPGK

V

V

V

V DG= Daftar gaji

gaji


124

40 2120-RPGK

V

V

V

V

41 2173-DG

V

V

V

V

42 2226-DG

V

V

V

V

43 2279-DG

V

V

V

V

44 2332-DG

V

V

V

V

45 2385-DG

V

V

V

V

46 2438-DG

V

V

V

V

47 2491-DG

V

V

V

V

48 2544-DG

V

V

V

V

49 2597-DG

V

V

V

V

50 2650-DG

V

V

V

V

51 2703-DG

V

V

V

V

52 2756-DG

V

V

V

V

53 2809-DG

V

V

V

V

54 2862-DG

V

V

V

V

55 2915-DG

V

V

V

V

56 2968-DG

V

V

V

V

57 3021-DG

V

V

V

V

58 3074-DG

V

V

V

59 3127-DG

V

V

V

60 3180-DG

V

V

V

KETERANGAN: Atribut 1: A. Dilampiri dokumen-dokumen pendukung daftar gaji dan rincian potongan gaji karyawan. B. Dilampiri surat keputusan mengenai potongan dan tunjangan.


125

C. Dilampiri surat keputusan pengangkatan karyawan, surat keputusan

golongan gaji, penurunan atau kenaikan pangkat,

absensi. Atribut 2: Adanya otorisasi atau tanda tangan dari bagian administrasi, akuntansi keuangan dan anggaran direktur perusahaan dan kepala bagian personalia. Atribut 3: Adanya bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian dari direktur, bagian personalia, bagian administerasi dan bagian akuntansi keuangan dan anggaran. Atribut 4: Adanya kesesuaian antara daftar gaji, rincian pendapatan gaji karyawan dan rincian potongan gaji karyawan.


126

C. Sistem Akuntansi Pengupahan Penerbit- Percetakan Kanisius 1. Deskripsi Akuntansi Pengupahan Penebit-Percetakan Kanisius a. Unit-unit

Organisasi

Terkait

Dalam

Sistem

Akuntansi

Pengupahan Penerbit-Percetakan Kanisius Unit- unit yang terkait dalam sistem akuntansi pengupahan penerbit-percetakan kanisius adalah: 1) Bagian Personalia Bagian personalia penerbit percetakan kanisius bertugas mencari

karyawan,

memutuskan

mengadakan

penempatan

kerja

seleksi

calon

karyawan,

karyawan, melaksanaan

pengawasan pekerjaan sehari- hari karyawan, menyelenggarakan pencatatan waktu hadir karyawan, dan ikut mengambil keputusan dalam memperhatikan karyawan. 2) Bagian Pencatatan Waktu Pencatatan

waktu

dilaksanakan

oleh

bagian

bidang

keamanan yang merangkap fungsinya sebagai bagian pencatatan waktu, dibawah pengawasan bagian personalia. Tugas bagian ini adalah mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam kartu jam hadir, membuat daftar jam hadir karyawan atas dasar kartu jam hadir, dan menyerahkan

daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir

kebagian upah. 3) Bagian pengupahaan Bagian ini bertugas menghitung penghasilan tiap-tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran upah yang mengunakan daftar upah.


127

4) Bagian Kasir Bagian ini mempunyai tugas melakukan pembayaran gaji dan karyawan dengan memasukkan uang tunai kedalam amplop upah setelah mendapat perintah dari seksi utang. 5) Bagian keuangan/fungsi akuntansi dan keuangan Bagian ini mempunyai tugas dan tanggungjawab: a) memverfikasi kebenaran dan ketelitian bukti kas keluar dengan menggunakan dokumen pendukungnya,

yaitu

rekap

daftar

potongan upah yang berisi total jumlah upah karyawan dari direktur perusahaan; b) mencatat transaksi pengupahan kedalam jurnal dan buku besar dengan dokumen pendukung berupa bukti kas keluar, dan rekap daftar potongan upah yang berisi jumlah total biaya gaji secara keseluruhan. b. Catatan akuntansi dalam sistem akuntansi pengupa han penerbit percetakan kanisius Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem akuntansi pengupahan penerbit percetakan kanisius adalah: 1) Jurnal Umum Dokumen ini digunakan untuk mencatat biaya upah kedalam tiaptiap departemen perusahaan, yaitu biaya upah, biaya pemasaran, biaya administrasi dan umum serta biaya overhead pabrik. 2) Kartu Harga Pokok Produk Dokumen ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya setuap produk yang meliputi biaya bahan baku, biaya tenaga kerja


128

langsung, dan biaya overhead pabrik. Dari kartu harga pokok produk ini diketahui berapa besarnya biaya tenaga kerja langsung yang dipakai untuk biaya produk tersebut. 3) Kartu Biaya Dokumen ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiaptiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi yang berasal dari rekap daftar upah. 4) Catatan Penghasilan Karyawan Dokumen ini digunakan untuk mencatat penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang diterima tiap karyawan, serta sebagai tanda terima upah dengan ditandatanganinya kartu tersebut. c. Dokumen pendukung pembayaran upah karyawan penerbit percetakan kanisius Dokumen-dokumen pendukung untuk pembayaran upah yang dipakai dalam sistem akuntansi pengupahan pene rbit percetakan kanisius adalah: 1) Dokumen pendukung perubahan upah Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi personalia antara lain: surstsurst keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan atau penurunan pangkat, surat keputusan mengenai potongan dan tunjangan upah,serta PPh karyawan pasal 21. 2) Kartu jam hadir Kartu jam hadir adalah dokumen yang dipergunakan oleh bagian pencatat jam hadir karyawan yang berbentuk kartu jam hadir yang


129

dicetak dengan mesin pemcatat waktu. Kartu ini berisi nomor dan nama identitas karyawan, bagian pekerjaannya di perusahaan, bulan dan kolom-kolom untuk mengisi waktu/jam masuk dan keluar, baik untuk shift pagi, siang dan malam. 3) Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dipakai untuk karyawan pabrik terhadap produk-produk pesanan berdasarkan order dan dicatat oleh mandor pabrik. 4) Daftar upah Dokumen ini digunakan untuk mencatat upah bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta upah yang diterima tiap karyawan. 5) Rekap daftar upah Dokumen ini digunakan untuk mencatat upah tiap-tiap departemen guna

mendistribusikan

biaya

tenaga

kerja

langsung

tiap

departemen yang bersangkutan dalam hubungannya dengan produk berdasarkan pesanan. 6) Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh seksi administrasi keuangan dan pajak dan diserahkan kepada fungsi pembayaran upah (kassa) untuk melaksanakan pembayaran upah karyawan. 7) Amplop upah Dokumen ini berupa amplop yang berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah upah bersih yang menjadi hak karyawan dalam bulan tertentu.


130

d. Jaringan

prosedur

sistem

akuntansi

pengupahan

penerbit

percetakan kanisius Jaringan prosedur sistem akuntansi pengupahan penerbit percetakan kanisius adalah sebagai berikut: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir Tujuan prosedur ini adalah untuk mencatat waktu hadir karyawan. Daftar hadir digunakan untuk menentukan jumlah upah yang akan diterima tiap karyawan. Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan yang menerima upah mingguan hampir sama dengan prosedur pencatatan waktu hadir dalam sistem akuntansi penggajian, hanya dibagian ini ditambah dengan adanya daftar hadir yang harus ditandatangani oleh setiap karyawan kepala regu setiap masuk kerja. 2) Prosedur pembuatan daftar upah Prosedur

pembuatan

daftar

upah

adalah

prosedur

pembuatan daftar jumlah penghasilan karyawan kotor setelah dikurangi potongan-potongan dan ditambah tunjangan-tunjangan yang dilaksanakan oleh bagian administrasi/pengupahan. Daftar upah dibuat didasarkan beberapa dokumen pendukung seperti surat keputusan tarif upah, potongan dan tunjangan dan jumlah jam hadir karyawan dari kartu jam hadir dan daftar hadir. 3) Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur ini dilakukan oleh bagian administrasi keuangan dan pajak seksi utang. Setelah seksi utang menerima rekap daftar


131

upah dari seksi upah maka seksi utang akan membuat bukti pengeluaran kas dan didistribusikan ke seksi kassa. 4) Prosedur pembayaran upah Prosedur ini melibatkan bagian keuangan seksi utang dan seksi kasir. Setelah seksi kasir menerima bukti pengeluaran kas maka seksi ini memasukkan ua ng tunai kedalam amplop upah tiaptiap karyawan berdasarkan daftar upah karyawan serta catatan yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas, kemudian didistribusikan pada masingmasing karyawan. 5) Prosedur pencatatan waktu kerja Prosedur pencatatan waktu kerja ini dilakukan oleh bagian kalkulasi yang pelaksanaannya secara langsung ditangani oleh mandor masingmasing bagian. Kemudian merekap kartu jam kerja masingmasing karyawan ke dalam daftar jam kerja dan menyerahkannya kebagian keuangan seksi upah.

e. Bagan alir sistem akuntansi pengupahan penerbit percetakan kanisius Pemberian

upah

diberikan

secara

mingguan

kepada

karyawan.gambar bagan alir sistem akuntansi pengupahan penerbit percetakan kanisius dapat dilihat pada gambar 20– gambar 23 1. Bagian pencatat waktu a. Mencatat jam hadir tiap karyawan setiap masuk kerja dan pulang kerja kedalam mesin pencatat waktu.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 132 Gambar 17, Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan BAGIAN PENCATATAN WAKTU

MULAI


KJH

Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir

Sumber: Penerbit – Percetakan Kanisius

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 133 Lanjutan Gambar 17, Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan BAGIAN PENGUPAHAN 1 2 3

KJH REKAP KARTU TUGAS MEMBUAT DAFTAR HADIR

KARTU POTONGAN

---------------

REKAP DAFTAR POTONGAN DAFTAR POTONGAN

Melihat surat-surat ijin dan Surat tugas keluar

REKAP DAFTAR HADIR KARYAWAN

MEMBUAT REKAP UPAH

3 2 RDP DP

MEMBUAT LAPORAN KAS KELUAR

3 2 RDU DU

1

4 KARTU POTONGAN KARYAWAN

2 LAPORAN KAS KELUAR


4

Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir DU : Daftar Upah RDU : Rekap Daftar Upah RDP : Rekap Daftar Potongan DP : Daftar Potongan

5

Sumber: penerbit percetakan kanisius

N

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 134 Lanjutan gambar 17, Bagan Alir Sistem Akuntansi Peng upahan BAGIAN KASA

6

6

KARTU POTONGAN


KARTU PENGHASILAN KARYAWAN RDU RDP

MENGISI CEK & MEMINTAKAN TANDA TANGAN ATAS CEK

KARTU POTONGAN

RDU RDP

Dimasukkan ke Dalam amplop upah ------------------- bersama dengan Pemasukan uang upah.

MENGUANGKAN CEK KE BANK & MEMASUKKAN UANG KE AMPLOP UPAH SELESAI MEMBAYAR UPAH KEPADA KARYAWAN MELALUI KEPALA DIVISI MASINGMASING

MEMBUBUHKAN CAP LUNAS PADA BUKTI DAN DOKUMEN PENDUKUNGNYA

6


PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 135 Lanjutan Gambar 17, Bagan Alir SIstem Akuntansi Pengupahan BAGIAN KEUANGAN

5

RDU LAPORAN KAS KELUAR REKAP DAFTAR POTONGAN

JURNAL UMUM



136

b. Menyerahkan kartu jam hadir kepada bagian administrasi untuk dibuat daftar hadir setiap bulannya. 2. Bagian pengupahan a. Menerima kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu b. Membuat daftar hadir dilampiri dengan rekap kartu tugas dan rekap daftar hadir karyawan dari bagian pencatat waktu c. Membuat rekap upah dilampiri dengan kartu potongan, rekap daftar potongan dan daftar potongan tiap-tiap departemen d. Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan dan kartu potongan karyawan berdasarkan daftar upah, rekap daftar upah, daftar potongan dan rekap daftar potongan e. Membuat laporan kas keluar dilampiri dengan laporan kas keluar f. Menyerahkan

daftar

upah,

rekap

daftar

gaji

tiap-tiap

departemen rekap daftar potongan serta catatan penghasilan karyawan ke bagian keuangan 3. Bagian kassa a. Menerima kartu potongan dan kartu penghasilan karyawan yang dilengkapi dengan rekap daftar upah dan rekap daftar potongan dari bagian pengupahan b. Mengisi cek sesuai dengan catatan yang tercantum dalam daftar upah dengan ditanda tangani oleh kepala departemen keuangan


137

c. Menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang tunai ke amplop upah tiap-tiap karyawan d. Membayar upah kepada karyawan melalui kepala devisi masingmasing e. Membubuhkan

cap

lunas

pada

bukti

dan

dokumen

pendukungnya f. Mendistribusikan bukti pengeluaran kas yang dilengkapi dengan kartu potongan, kartu penghasilan karyawan, rekap daftar upah dan rekap daftar potongan 4. Bagian keuangan a. Membuat rekap daftar upah dari bagian penggajian yang berfungsi sebagai bagian pembuat daftar upah b. Membuat laporan kas keluar c. Membuat rekap daftar potongan d. Mencatat transaksi pembayaran upah kedalam jurnal dan rekening buku besar 2.

Analisis data sistem akuntansi pegupahan penerbit percetakan kanisius Untuk menjawab masalah bagaimana sistem akuntansi pengupahan pada penerbit percetakan kanisius maka dilakukan analisis dengan membandingkan antara paraktik yang sesungguhnya dalam penerbit percetakan kanisius dengan teori yang ada mengenai sistem akuntansi pengupahan . berdasarkan kuesioner yang diisi oleh bagian personalia


138

maka dapat diuraikan mengenai sistem akuntansi pengupahan penerbit percetakan kanisius sebagai berikut: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas 1) Fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari fungsi keuangan Fungsi pembuatan daftar upah dilaksanakan oleh fungsi pengupahan yang dijabat oleh bagian administrasi, sedangkan fungsi

keuangan

dilaksanakanoleh

bagian

keuangan

yang

mempunyai fungsi akuntansi dan keuangan. Pemisahan ini berguna untuk cross check pembebanan dan pembayaran upah yang sesungguhnya karena kekeliruan dan kecurangan yang terjadi dalam pembuatan daftar upah dapat diketahui. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi Fungsi pencatatan waktu dilaksanakan oleh bagian bidang keamanan dibawah pengawasan bagian personalia. Fungsi operasi dilaksanakan oleh bagian pengupahan dengan seorang pengawas yang berfungsi sebagai juru bayar yang membantu membagikan upah karyawan. Hasil perbandingan antara teori dengan praktik mengenai pemisahan struktur organisasi secara tegas dapat dilihat pada tabel 11.


139

Table 11 Tabel perbandingan antara teori dengan praktik struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas dalam sistem akuntansi pengupahan yang dijalankan penerbit percetakan kanisius. Teori

Praktik Ya

a. Struktur

organisasi

Ket Tidak

yang

Praktik struktur organisasi dalam

memisahkan tanggung jawab

sitem akuntansi pengupahan yang

secara tegas

dijalankan

1. Fungsi pembuatan daftar upah

Ya

pencatatan

waktu

percetakan

kanisius sudah sesuai dengan teori

terpisah dari fungsi keungan 2. Fungsi

penerbit

yang ada, yaitu adanya struktur Ya

organisasi

terpisah dari fungsi operasi

yang

menunjukkan

tanggung jawab secara tagas

Berdasarkan hasil perbandingan kedua unsur dalam pemisahaan tanggung jawab struktur organisasi secara tegas pada tabel

diatas,

maka

penerbit

percetakan

kanisius

sudah

melaksanakan dengan baik sesuai dengan teori yang ada. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1) Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar upah harus memiliki surat keputusan penggangkatan yang ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang Untuk menghindari pencantuman nama karyawan fiktif maka setiap karyawan harus mempunyai surat pengangkatan sebagai karyawan penerbit percetakan kanisius yang ditanda


140

tangani oleh direktur perusahaan. Surat ini juga sebagai bukti kontrak kerja antara pengusaha dan karyawan. 2) Setiap perubahan upah karyawan didasarkan pada surat keputusan yang berwenang Setiap perubahan upah karena potongan selain pajak penghasilan karywan, selalu didasarkan pada surat potongan upah yang diotorisasi oleh kepala bagian personalia. Surat keputusan ini berguna untuk memberikan upah sesungguhnya yang menjadi hak karyawan, sehingga karyawan tidak dirugikan dengan adanya potongan atas upahnya yang tidak sah/fiktif dan perusahaan tidak dirugikan karena adanya tunjangan fiktif.. 3) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang Kartu jam hadir berfungsi untuk menentukan jumlah upah setiap karyawan berdasarkan jumlah hadirnya. Kartu jam hadir diotorisasi langsung oleh fungsi pencatatan waktu, sedangkan daftar hadir diotorisasai oleh masingmasing ketua regu karyawan setiap kali shiff kerja. Otorisasi ini berguna untuk manghindari pencatatan kehadiran karyawan fiktif. Dengan adanya otorisasi tersebut, ketelitian dan keandalan pembuatan daftar upah juga semakin baik. 4) Daftar upah harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang Daftar upah ini juga dipakai sebagi dokumen dasar pembayaran upah dan diotorisasi oleh bagian administrasi atau pengupahan, yang menunjukkan:


141

a) Karyawan yang namanya tercantum dalam daftar upah adalah karyawan

yang

terikat kontrak kerja dengan penerbit

percetakan kanisius. b) Tarif upah yang dipakai sebagai dasar perhitunga n upah adalah tarif upah yang berlaku sesuai dengan surat keputusan antara pengusaha dan karyawan. c) Data yang digunakan sebagai dasar perhitungan upah karyawan telah diotorisasi oleh direktur perusahaan atau kepala bagian personalia d) Perkalian dan penjumlahan yang tercantum namanya dalam daftar upah telah dicek kebenarannya oleh bagian keuangan yang berfungsi sebagai bagian akuntansi keuangan. 5) Bukti kas keluar untuk pembayaran upah, diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Bukti kas keluar dibuat oleh seksi pengupahan diotorisasi oleh kepala bagian akuntansi,direktur perusahan dan bagian keuangan yang berfungsi sebagai bagian akuntansi dan keuangan. Hasil perbandingan antara teori dengan praktik sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang dijalankan penerbit percetakan kanisius dengan teori dapat dilihat pada tabel 12. Hasil perbandingan antara praktek dengan teori sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi pengupahan menunjukkan bahwa pelaksanaan SPI penerbit percetakan kanisius sudah baik berdasarkan teori yang ada.


142

Table 12 Tabel perbandingan antara teori dengan praktek sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi pengupahan yang dijalankan penerbit percetakan kanisius Praktek Teori

Ket Ya Tidak

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1) Setiap orang yang tercatat dalam daftar Ya

Praktek sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan

dalam

upah memiliki surat pengangkatan

system akuntansi pengupahan

karyawan

yang

2.) Setiap perubahan upah didasarkan Ya

dijalankan

percetakan

penerbit

kanisius

sudah

pada surat keputusan pejabat yang

sesuai dengan teori yang ada,

berwenang

yaitu

1) Kartu jam hadir diotorisasi oleh Ya pejabat ang berwenang 2) Daftar

upah

diotorisasi,

wewenang

adanya

system

dan

prosedur

pencatatatan yang baik oleh Ya

pejabat yang berwenang 3) Bukti kas keluar untuk pembayaran Ya upah diotorusasi oleh pejabat yang berwenang

c. Praktik yang sehat 1) Pemasukan jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatatan waktu Fungsi pencatatan waktu hadir pada penerbit percetakan kanisius dilaksanakan oleh bagian keamanan, dibawah pengawasan bagian personalia. Tujua n dari pengawasan ini adalah untuk menghindari pencatatan waktu hadir fiktif. Selain pengawasan


143

terhadap pemasukan kartu jam hadir, bagian ini juga mengawasi penandatanganan daftar hadir yang nantinya diotorisasi oleh kepala regu setiap siff yang tugas masuk kerja. Pendataan ulang dengan adanya daftar hadir ini sangat berguna untuk cross check dan menghindari adanya kecurangan dan penyelewengan terhadap kehadiran kerja karyawan. 2) Pembuat daftar upah karyawan penerbit percetakan kanisius harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian oleh fungsi akuntansi yang dijabat oleh bagian keuangan Daftar upah sebagai dasar pembuat bukti kas keluar, sebagai perintah pembayaran upah, dicocokkan dahulu dengan dokumen pendukung oleh bagian keuangan yang berfungsi sebagai bagian akuntansi dan keuangan untuk membuktikan kebenaran dan ketelitian dokumen tersebut. Verifikasi ini dijalankan untuk menghindari adanya kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi dan dilakuakan oleh fungsi pembuat daftar upah, yaitu pemasukan nama karyawan fiktif atau penghitungan jumlah biaya gaji. 3) Catatan penghasilan karyawan berupa daftar upah disimpan oleh fungsi yang berwenang yaitu fungsi pengupahan yang dijabat oleh bagian administrasi Catatan

penghasilan

karyawan

akan

dipakai

untuk

menentukan jumlah upah karyawan dalam satu tahun dan


144

menghitung

jumlah

pajak

penghasilan

karyawan.

Tujuan

penyimpanga n adalah untuk menjaga keamanan, dan ketelitian data penghasilan karyawan. Catatan ini juga dicocokkan dengan daftar upah jikalau ada perubahan terhadap basarnya upah. Pada tabel 13, dapat dilihat hasl perbandingan teori dengan praktek unsur praktik yang sehat penerbit percetakan kanisius. Penerbit percetakan kanisius sudah menjalankan unsur praktik yang sehat dengan baik dan sesuai dengan teori sehingga disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern unsur praktik yang sehat pada penerbit percetakan kanisius adalah baik. Tabel 13, Tabel pernbandingan antara teori dan praktik unsur praktik yang sehat dalam sistem akuntansi pengupahan yang dijalankan penerbit percetakan kanisius Praktik Teori

Ket Ya Tidak

c. Praktek yang sehat

Praktik dalam sistem akuntansi

1) Pemasukan jam hadir kemesin pencatat Ya

pengupahan yang dilaksanakan

waktu harus diawasi oleh pejabat yang

penerbit percetakan kanisius

bersangkutan

sudah sesuai dengan teori yang

2) Pembuatan daftar upah harus diverivikasi Ya

ada, yaitu adanya praktek yang

kebenaran dan ketelitian perhitungannya

sehat

oleh fungsi akuntansi

tugas dan fungsi tiap bagian

3) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang

dalam

organisasi Ya

melaksanakan


145

d. Karyawan yang kompeten 1) Seleksi karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya Seleksi karyawan yang terpenting dihampir semua bagian produksi adalah tes kesehatan dan kedisiplinan kerja, karena yang dipentingkan untuk jenis pekerjaan ini adalah tenaganya. Seleksi yang dilakukan oleh bagian personalia menekankan kualitas tenaga kerja sebagai manusia, yaitu bagaimana sikap dan prilaku calon karyawan terhadap pekerjaan. Misalnya, apakah ada kemauan dan kesungguhan mereka dalam bekerja, kedisiplinan mereka dalam melaksanakan tanggung jawab atas pekerjaannya. Selain itu, juga dilihat lingkungan asal calon tenaga kerja, baik lingkungan secara fisik (tempat tinggal) maupun lingkungan psikologinya (pergaulan, teman-temannya, dsb). Berbagai seleksi yang disebutkan diatas sangat penting karena perusahaan mengharapkan calon karyawan yang bermutu, jujur dan beranggung jawab, yang akan menjadi karyawan tetap perusahaan untuk jangka panjang. 2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan pekerjaan Pengembangan karyawan pelaksana atau bagian produksi dilaksanakan tetapi sifatnya tidsk kontinyu melainkan sesuai dengan kebutuhan. Misalnya ada karyawana bagian pengawasan mesin akan


146

keluar atau pension maka diadakan pelatiahan untuk calon karyawan pengantinya. Hasil perbandingan antara teori dengan praktek mengenai karywan yang kompeten penerbit percetakan kanisius dapat dilihat pada tabel 14, berdasarkan analis data sistem pengendalian intern unsur karyawan yang kompeten dalam sistem akuntansi pengupahan di penerbit percetakan kanisius sudah dilaksanakan dengan baik. Tabel 14 Tabel perbandingan antara teori dengan praktik karyawan yang kompeten dalam sistem akuntansi pengupahan yang dijalankan pene rbit percetakan kanisius. Praktik Teori

Ket Ya

d. Karyawan yang kompeten

Tidak Praktik dalam sistem akuntansi

1) Seleksi karyawan berdasarkan Ya

pengupahan yang dilaksanakan

persyaratan yang dituntut oleh

oleh

pekerjaan


2) Pengembangan karyawan

selama

pendidikan Ya menjadi

karyawan perusahaan sesuai

penerbit

percetakan

teori yang ada, yaitu adanya mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya

dengan tuntutan pekerjaan 3. Kesimpulan sistem akuntansi pengupahan terhadap SPI dengan teori yang ada

Berdasarkan analisis data SPI sistem akuntansi pengupahan penerbit percetakan kanisius dengan teori yang ada, penerbit sudah menjalankan hampir semua unsur SPI dengan baik, karena telah memenuhi elemen-elemen SPI sebagai berikut: 1) Adanya struktur


147

organisasi yang menunjukkan tanggung jawab fungsional secara tegas, 2) Adanya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik, 3) Adanya praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap bagian organisasi, 4) Mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya. D. Efektifitas sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengupahan penerbit percetakan kanisius Untuk menjawab masalah apakah sistem akuntansi pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengupahan penerbit percetakan kanisius sudah efektif, digunakan analisis pengujian kepatuhan terhadap siklus sistem akuntansi pengupahan perusahaan tersebut. Pengujian kepatuhan dilakukan dengan menggunakan metode stop- or- go sampling, dengan populasinya yaitu daftar presensi, daftar rincian upah karyawan, daftar rincian potogan upah karyawan bulan Desember 2002- November 2003, jumlah karyawan yang menrima upah sebanyak 20 orang. populasi penelitian diperoleh dari hasil perkalian antara jumlah karyawan yang menerima upah dengan lamanya item yang diteliti yaitu sebanyak 1040 item(20 orang x 52 minggu). atribut yang digunakan adalah kelenkapan dokumen pendukung perubahan upah, kelengkapan otorisasi pada setiap dokumen, adanya bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian penghitungsn upah. Pengujian kepatuhan terhadap sistem akuntansi pengupahan dilakuakan dengan menentukan dahulu besarnya besarnya DUPL (Desiret


148

Upper Precision Limit) yaitu besarnya kesalahan yang masih dapat diterima dan R% (Reliabilty level) yaitu tingkat kepercayaan yang masih dapat diterima. Besarnya DUPL yang dipakai adalah 95% dan R% sebesar 5%. Langkah kedua adalah menentukan besarnya sampel minimum, yaitu diperoleh dari titik potong antara DUPL dengan R% pada tabel 1, hal 59. Dari titik potong tersebut diketahui besarnya sampel yaitu sebanyak 60 sampel. Pengambilan ke 60 sampel tadi dilakukan dengan menggunakan metode acak/probabilitas dengan cara sistematik/ordinal yaitu dengan mengambil sampel pertama secara acak yaitu 3 dan kemudian diteruskan dengan pengambilan sampel yang mempunyai kelipatan 3 yaitu 6, 9, 12, dan seterusnya. Langkah selanjutnya merancang tabel Stop- or- go Sampling Decision seperti pada tabel 2, hlm. 60. Hasil pengujian terhadap 60 sampel yang diambil menunjukkan tidak adanya kesalahan sehingga tidak diperlukan pengambilan sampel selanjutnya. Berdasarkan tabel 3,hlm. 60, yaitu tabel attribute sampling tabel For Determining Stop- or- go Sample Size and Upper Precision Limit Population Occurrence Rate Based on Sample Result, pada Confidence Level 95% dan tingkat kesalahan = 0 maka Confidence Level Factor at Desiret Reliability For Occurance Observed adalah 3 : 60 = 5%. Pada tingkat kesalahan = 0, maka DUPL = AUPL sehingga dapat disimpulkan bahwa dari hasil pengujian kepatuhan terhadap 60 sampel dengan tingkat kesalahan sama dengan 0, maka elemen sistem pengendalian intern


149

terhadap sistem akuntansi pengupahan penerbit percetakan kanisius adalah efektif. Pada tabel 15, dilampiri nomor sampel populasi yang diambil sampelnya secara sistematik Tabel 15, Efektifitas sistem akuntansi penggajian penerbit percetakan kanisius Atribut Populasi A. Presensi

Keterangan

No No sampel 1

2

3

4

1 003-P

V

V

V

V

V= ada

2 006-P

V

V

V

V

X= tidak ada

3 009-P

V

V

V

V

P= presensi

4 012-P

V

V

V

V

5 015-P

V

V

V

V

6 018-P

V

V

V

V

7 021-P

V

V

V

V

8 024-P

V

V

V

V

9 027-P

V

V

V

V

10 030-P

V

V

V

V

11 033-P

V

V

V

V

12 036-P

V

V

V

V

13 039-P

V

V

V

V

14 042-P

V

V

V

V

15 045-P

V

V

V

V

16 048-P

V

V

V

V

17 051-P

V

V

V

V

18 054-P

V

V

V

V

19 057-P

V

V

V

V

20 060-P

V

V

V

V


150

B. Daftar

upah 21 063-DUK

V

V

V

V

DUK=

22 066-DUK

V

V

V

V

karyawan

23 069-DUK

V

V

V

V

24 072-DUK

V

V

V

V

25 075-DUK

V

V

V

V

26 078-DUK

V

V

V

V

27 081-DUK

V

V

V

V

28 084-DUK

V

V

V

V

29 087-DUK

V

V

V

V

30 090-DUK

V

V

V

V

31 093-DUK

V

V

V

V

32 096-DUK

V

V

V

V

33 099-DUK

V

V

V

V

34 105-DUK

V

V

V

V

35 108-DUK

V

V

V

V

36 111-DUK

V

V

V

V

37 114-DUK

V

V

V

V

38 117-DUK

V

V

V

V

39 120-DUK

V

V

V

V

40 123-DUK

V

V

V

V

41 126-RPUK

V

V

V

V

RPUK=

potongan upah 42 129-RPUK

V

V

V

V

potongan

karyawan

43 132-RPUK

V

V

V

V

karyawan

44 135-RPUK

V

V

V

V

45 138-RPUK

V

V

V

V

46 141-RPUK

V

V

V

V

karyawan

C. Rincian

Daftar

upah

Rincian upah


151

47 144-RPUK

V

V

V

V

48 147-RPUK

V

V

V

V

49 150-RPUK

V

V

V

V

50 153-RPUK

V

V

V

V

51 156-RPUK

V

V

V

V

52 159-RPUK

V

V

V

V

53 162-RPUK

V

V

V

V

54 165-RPUK

V

V

V

V

55 168-RPUK

V

V

V

V

56 171-RPUK

V

V

V

V

57 174-RPUK

V

V

V

V

58 177-RPUK

V

V

V

V

59 180-RPUK

V

V

V

V

60 183-RPUK

V

V

V

V

KETERANGAN: Atribut 1: A. Dilampiri kartu jam hadir karyawan B. Dilampiri surat keputusan tentang pengangkatan karyawan, surat keputusan tariff upah, penurunan atau kenaikan pangkat. C. Dilampiri surat keterangan mengenai potongan dan tunjangan dan tunjangan dari bagian lain. Atribut 2: Adanya otorisasi atau tanda tangan dari bagian administrasi, akuntansi keungan dan anggaran, direktur perusahaan dan kepala bagian personalia.


152

Atribut 3: Adanya bukti pengacekan kebenaran dan ketelitian dari direktur perusahaan, bagian personalia, bagian administrasi dan bagian akuntansi keuangan dan anggaran. Atribut 4: Adanya kesesuaian antara daftar gaji, rincian pendapatan gaji karyawan dan rincian potongan gaji karyawan.


153


154


155


156


DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi, Sistem Akuntansi, Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta, 1993 Mulyadi, Sistem Akuntansi, Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta, 1989 Mulyadi, Pemeriksaan Akuntansi, Edisi ke-4, Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta, 1992 Hardanto, Akuntansi Untuk Usahawan, Yayasan BPFE-UI, Jakarta Drs. Zaki Baridwan, M.Sc., AK. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi ke-5, BPFE, Yogyakarta, 1991 Heckert Brooks and James D. Wilson, Controllership, Second edition, New York: The Roland Press Company. 1963


PEDOMAN WAWANCARA

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan 1. Kapan dan dimana perusahaan didirikan? 2. Siapa pendiri perusahaan dan siapa pemimpinnya? 3. Apakah alasan didirikannya perusahaan ini? 4. Apa nama perusahaan ini dan adakah alasan pemilihannya? 5. Perusahaan bergerak dibidang apa? 6. Bagaimana perkembangan perusahaan hingga saat ini? 7. Berapa luas tanah/lokasi perusahaan?

B. Struktur Organisasi Perusahaan 1. Bagaimana bentuk struktur organisasi perusahaan? 2. Fungsi apasaja yang ada dalam perusahaan dan apa tugas dan wewenangnya masingmasing? 3. Siapa saja yang memegang jabatan sebagai kepala setiap fungsi?

C. Personalia 1. Berapa jumlah tenaga kerja perusahaan? 2. Bagaimana cara merekrut karyawan? 3. Bagaimana cara pengaturan jam kerja/hadir karyawan? 4. Apa saja yang menjadi prasyarat calon tenaga kerja? 5. Bagaiamana pengaturan perhitungan dan pembayaran gaji tenaga kerja? 6. Bagaimana usaha perusahaan dalam peningkatan mutu dan produk tivitas tenaga kerja? 7. Apakah perusahaan memberikan jaminan keselamatan kerja? 8. Tunjangan apasaja yang diberikan kepada tenaga kerja? 9. Apakah perusahaan melakukan mutasi tenaga kerja secara periodik?


D. Sistem akuntansi 1. Bagaimana siklus penggajian dan pengupahan yang dilaksanakan perusahaan? 2. Dokumen apasaja yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan? 3. Fungsi apasaja yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan? 4. Catatan akuntansi apasaja yang terkait dalam akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan? 5. Bagaimana sistem perhitungan jam hadir tenaga kerja kaitannya dalam perhitungan besarnya gaji dan upah karyawan?

E. Produksi 1. Bahan-bahan apasaja yang dibutuhkan? 2. Peralatan apasaja yang dipakai? 3. Bagaimana tahap-tahap produksi perusahaan?

F. Bagaimana pemasarannya?

G. Jaringan prosedur apasaja yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan?

H. Bagaimana pengupahan?

sistem

pengendalian

intern

sistem

penggajian

dan







SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN SKRIPSI

Recommend Documents