BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PT. SILVA INHUTANI LAMPUNG
4.1 Prosedur Sistem Usulan Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dimulai pada saat karyawan / buruh diterima bekerja pada PT. Silva Inhutani Lampung. Bagian personalia akan memasukkan data-data karyawan / buruh tersebut ke dalam sistem. NIP (nomor induk pekerja) dan password akan diberikan kepada karyawan / buruh bersangkutan. Password tersebut disarankan untuk diubah pada form ubah password di dalam sistem. Karyawan / buruh diwajibkan untuk memasukkan nomor induk karyawan / buruh dan password masing-masing ke komputer yang telah disediakan pada saat masuk dan pulang pada form absensi. Sistem akan menghitung jumlah hari dan jam kerja. Rekap daftar hadir karyawan akan dibuat setiap akhir bulan, sedangkan rekap daftar upah akan dibuat dua minggu sekali (pada tengah bulan dan akhir bulan). Kerja lembur akan diberikan oleh manajer bagian / asisten manajer pabrik (atasan) kepada karyawan / buruh pabrik. Staf bagian yang bersangkutan akan memasukkan data lembur dan mencetak surat perintah lembur untuk diserahkan kepada karyawan / buruh pabrik 2 rangkap untuk ditandatangani. Rangkap 1 kemudian diarsipkan. Bagian personalia secara langsung dapat mengecek surat perintah lembur yang dibuat. Absen pulang akan tercatat sebagai jam lembur. Setelah kerja lembur selesai, staf bagian yang ditunjuk oleh manajer bagian /
120
asisten manajer pabrik harus mengevaluasi hasil kerja lembur dan target kerja lembur, lalu mencatatnya pada surat perintah lembur. Bila karyawan / buruh pabrik ingin menggunakan hak cuti, maka karyawan / buruh yang bersangkutan harus melakukan login ke sistem pada komputer yang disediakan. Mengisi surat permohonan cuti paling lambat 7 hari sebelum tanggal cuti kecuali cuti mendesak, seperti keluarga meninggal, dengan terlebih dahulu dapat mengecek jumlah cuti yang tersisa. Bila jumlah cuti yang tersisa kurang dari jumlah cuti yang diminta, maka sistem akan menolak surat permohonan cuti tersebut. Bila surat permohonan cuti diterima oleh sistem, maka selanjutnya surat permohonan cuti tersebut harus diotorisasi oleh manajer bagian / asisten manajer pabrik bersangkutan dan jumlah cuti yang tersisa akan dikurangi dengan jumlah cuti yang diambil. Surat permohonan cuti yang telah diotorisasi oleh manajer bagian / asisten manajer pabrik di print oleh staf bagian yang bersangkutan dan diserahkan kepada karyawan / buruh yang akan menggunakan hak cuti sebanyak 2 rangkap untuk ditandatangani. Rangkap 1 akan disimpan sebagai arsip. Bagian personalia dapat langsung mengecek surat permohonan cuti tersebut pada sistem dan data absen secara otomatis akan dikelompokkan sebagai cuti. Perusahaan akan memberikan bonus kepada karyawan sesuai prestasi (performance) masing-masing. Penilaian prestasi (performance) akan dilakukan 2 (dua) kali setahun oleh masing-masing atasannya. Hasil penilaian prestasi (performance) ini akan menentukan grade bonus. Kriteria yang menentukan prestasi antara lain yaitu : jumlah kehadiran, dan penilaian dari beberapa faktor lain. Bonus akan dibayarkan bersamaan dengan pembayaran gaji.
121
Perhitungan gaji dilakukan setiap tanggal 25 bulan berjalan (gaji dihitung untuk tanggal 25 bulan sebelumnya hingga tanggal 24 bulan berjalan), sistem akan secara otomatis menghitung gaji setiap karyawan.
Sistem juga akan
menghitung uang lembur, uang makan, bonus, tunjangan dan biaya jabatan serta potongan pajak penghasilan 21. Perhitungan upah buruh pabrik (buruh harian) dilakukan setiap pertengahan bulan dan akhir bulan. Upah dihitung berdasarkan jumlah kehadiran buruh selama 2 minggu. Upah diberikan berdasarkan UMP (Upah Minimum Provinsi) Lampung. Sistem juga akan menghitung uang lembur, tunjangan dan potongan pajak penghasilan 21. Perhitungan upah buruh sadap (buruh borongan) dilakukan setiap pertengahan bulan dan akhir bulan. Setiap hari sebelum pulang, buruh harus menyerahkan hasil sadap untuk ditimbang oleh masing-masing asisten estate manajer (mandor) di gudang. Asisten estate manajer akan mencatatnya pada kartu hasil sadap. Lalu asisten estate manajer (mandor) akan memasukkan data kartu hasil sadap setiap minggu ke dalam sistem di komputer kantor. Sehingga upah buruh sadap dapat dihitung sesuai dengan jumlah hasil sadap yang didapatkan berdasarkan tabel upah buruh sadap yang berlaku. Untuk setiap daftar gaji akan dicetak dan diotorisasi oleh bagian personalia. Kemudian diserahkan kepada bagian keuangan dan diotorisasi. Daftar gaji / upah diserahkan kepada bank sehingga bank dapat mentransfer gaji karyawan sebelum tanggal 30. Untuk setiap daftar upah akan dicetak dan diotorisasi oleh bagian personalia. Setelah itu diserahkan ke bagian keuangan dan bagian keuangan
122
melakukan tarikan tunai pada rekening bank. Uang tunai diserahkan kepada kasir untuk dipisahkan per buruh. Bagian keuangan akan mencetak slip gaji / slip upah dan mengotorisasinya serta membuat bukti pengeluaran kas. Kemudian slip gaji dan slip upah serta uang tunai diserahkan ke karyawan / buruh 2 rangkap untuk ditandatangani. Rangkap 1 akan disimpan sebagai arsip. Bagian personalia akan membuat SPT Masa - Pajak Penghasilan Pasal 21 (Formulir 1721) setiap akhir bulan. Serta bagian keuangan akan membuat Surat Setoran Pajak (SSP) dan bukti pengeluaran kas. Utang pajak penghasilan 21 akan disetor melalui bank sebelum tanggal 10 bulan selanjutnya. Bila karyawan / buruh ingin melakukan pinjaman, diwajibkan untuk login ke sistem pada komputer yang tersedia. Kemudian mengisi surat permohonan pinjaman. Karyawan / buruh dapat mengecek pinjaman maksimal yang tersisa. Bila pinjaman melebihi pinjaman maksimal yang tersisa, maka sistem akan menolak surat permohonan pinjaman tersebut. Bila pinjaman lebih kecil dari pinjaman maksimal yang tersisa, maka surat permohonan dapat dibuat. Manajer bagian / asisten estate manajer bersangkutan harus memberi otorisasi terhadap surat tersebut. Uang pinjaman akan diberikan apabila bagian keuangan telah mengotorisasi dan membuat bukti pengeluaran kas. Surat permohonan pinjaman akan dicetak 2 rangkap dan diserahkan kepada karyawan / buruh bersangkutan untuk ditandatangani. Rangkap 1 akan diarsipkan. Pelunasan pinjaman (piutang karyawan) akan dilakukan oleh bagian keuangan bersamaan dengan pembayaran gaji. Bagian keuangan akan mencetak bukti pelunasan piutang pekerja dan bukti penerimaan kas berdasarkan surat permohonan pinjaman. Bukti pelunasan
123
piutang 2 rangkap tersebut diberikan bersamaan dengan slip gaji / upah kepada pekerja bersangkutan untuk ditandatangani. Rangkap 1 disimpan sebagai arsip.
4.2 Architectural Design Perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi permasalahan yang ada serta mempermudah dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan pada kegiatan yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan, diantaranya yaitu : pencatatan waktu hadir dan pulang karyawan / buruh, lembur, pinjaman, cuti, penghitungan gaji / upah, bonus, tunjangan serta potongan pajak penghasilan pasal 21, penilaian prestasi (performance) karyawan, dan pencatatan jurnal. Sistem juga harus dapat membatasi hak akses karyawan terhadap informasi dan mendukung pengendalian internal. Kriteria yang terpenting dalam perancangan sistem ini yaitu : usable, flexible, comprehensible, dan correct. Hal ini dikarenakan sistem harus dapat digunakan dengan mudah oleh user dan sistem dapat diubah sesuai dengan perubahan lingkungan (perubahan tarif pajak).
Tabel 4.1 Kriteria perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Silva Inhutani Lampung
Criterion Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable
Very important X
Important
Less important
X X X X X
Irrelevant
Easily fulfilled
124
Testable Flexible Comprehensible Reusable Portable Interoperable
X X X X X X
Usable : Sistem harus dapat digunakan pada technical platform yang ada dan sistem dapat digunakan dengan baik dalam lingkungan perusahaan. Secure : Sistem harus dapat membatasi akses data dari user tertentu untuk meningkatkan keamanan. Efficient : Sistem ini harus dapat mengefisienkan kegiatan / aktivitas penggajian dan pengupahan. Correct : Sistem harus dapat memenuhi kebutuhan user dengan memberikan hasil yang benar dan akurat. Reliable : Sistem harus dapat menggunakan fungsi yang benar serta menghasilkan informasi dan perhitungan komponen gaji yang akurat dan dapat diandalkan. Flexible : Sistem harus dapat dimodifikasi dengan mudah dengan menambahkan atau mengubah modul-modul yang bersangkutan. Comprehensible : Sistem harus dapat digunakan dengan mudah oleh user. Reuseable : Modul sistem harus dapat digunakan untuk pengembangan aplikasi lain, terutama aplikasi untuk sumber daya manusia. Interoperable : Sistem harus dapat digabungkan dengan sistem lain, contoh sistem untuk sumber daya manusia.
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan ini dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman Java dengan editor Netbeans dan MySQL
125
sebagai database engine dengan database administrator tool Navicat. Untuk membuat laporan digunakan IReports. Sedangkan perancangan notasi UML (Unified Model Language) menggunakan Microsoft Visio 2003. Sistem akan menggunakan pola component architecture client-server khususnya centralized data. Dimana data terpusat pada server dan perubahan data diupdate ke server. Setiap bagian atau pengguna sistem akan dibatasi hak aksesnya, sehingga setiap bagian memiliki component function.
Gambar 4.1 Component Diagram sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Silva Inhutani Lampung
126
Gambar di bawah menggambarkan deployment diagram sistem informasi penggajian dan pengupahan PT. Silva Inhutani Lampung. Menggunakan arsitektur client-server centralized data, dimana komputer client terdapat dari user interface dan function, sedangkan pada server terdapat model. Bentuk arsitektur ini dipilih karena client akan menyimpan seluruh data ke dalam server dan setiap client menjalankan function yang berbeda-beda. Terdapat active object (printer) pada client atasan, personalia, keuangan dan akuntansi untuk mencetak laporan.
127
Gambar 4.2 Deployment Diagram sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Silva Inhutani Lampung
128
4.3 Component design Tidak ada penambahan class baru pada revised class diagram (gambar) karena tidak ada private event yang iterasi dan common event yang iterasi pada setiap statechart diagram. Namun terdapat penambahan atribut baru terhadap class ‘SPP’, ‘BPelP’, ‘SPL’, ‘SPC’, ‘Hasil Sadap’ dan ‘BKK’. Untuk class ‘SPP’ diberi tambahan atribut tanggal_pinjam, class ‘BPelB’ diberi tambahan atriubut tanggal_pelunasan, class ‘SPL’ diberi tambahan atribut ‘jenis_lembur’, class ‘SPC’ diberi tambahan atribut alasan_cuti, class ‘Hasil Sadap’ diberi tambahan atribut tanggal, dan class ‘BKK’ diberi tambahan atribut keterangan. Penambahan atribut ini terjadi karena ada common event yang terdapat pada statechart diagrams dengan cara yang berbeda (sequence dan iterasi), dapat dilihat pada event table di bawah ini.
129
Event Table Tabel 4.2 Event table sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Silva Inhutani Lampung Event
\
Class
Mengisi_absen Membuat_SPP Membayar_pelunasan Membuat_SPL Membuat_SPC Menyetujui Mendata_hasil_sadap Mendata_PPh21 Membayar_pinjaman Menentukan_prestasi Membuat_BTK Membuat_BKK
Karyawan + * * * *
Buruh pabrik + * * * *
Buruh sadap + * *
Absensi
Hasil sadap
+
SPL
SPC
SPP
BPelP
Prestasi
PPh21
BTK
BKK
+ + + + + +
*
+
+ + + + +
*
*
*
+
+ +
130
1
1 BTK
1
1
BPelP
1..*
1
BKK
SPP 1..* 1..*
1..* 1 1
Absensi
1 1..*
PPh 21
Pekerja 1 1
1
Penilaian
1
1
0..1
1 1..*
Karyawan
Hasil sadap
Buruh
1 1 1 1..*
Buruh pabrik
Buruh sadap
0..*
0..*
1
1
SPC 10..*
0..1
SPL 0..*
0..1
Gambar 4.3 Revised Class Diagram untuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan PT. Silva Inhutani Lampung
131
Gambar 4.4 Function Component untuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan PT. Silva Inhutani Lampung
132
Sebuah perancangan yang baik harus memiliki cohesion yang tinggi dan coupling yang rendah. Sehingga pada function component di atas, component dihubungkan dengan hubungan call. Hal ini dilakukan untuk mencapai cohesion yang tinggi dan coupling yang rendah.
4.4 Rekomendasi Implementasi Proses
implementasi
sistem
informasi
akuntansi
penggajian
dan
pengupahan ini dilakukan dengan metode paralel, dimana sistem baru dijalankan bersamaan dengan sistem lama selama 1 (satu) bulan. Hal ini dilakukan untuk memastikan keakuratan dan kehandalan sistem baru. Bila sistem yang baru telah mampu berjalan dengan baik, maka sistem yang lama akan dihentikan.
