21
BAB 2 2. Tinjauan Teoritis dan Proposisi Penelitian 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 2.1.1
Pengertian dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Peranan sistem informasi akuntansi saat ini sangat penting untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan yang bergerak dalam berbagai jenis bidang usaha. Jalinan kerja antar bagian dalam suatu perusahaan merupakan bentuk suatu sistem. Definisi sistem menurut Hall (2007:6) adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Definisi sistem menurut West Churchman (dalam Krismiaji, 2010:1) adalah serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan. Sesuai definisi tersebut sistem memiliki tiga karakteristik, yaitu: (1) Komponen, atau sesuatu yang dapat di lihat, di dengar atau dirasakan. (2) Proses,
yaitu kegiatan untuk mengkordinasikan komponen yang
terlibat dalam sebuah sistem. (3) Tujuan, yaitu sasaran akhir yang ingin di capai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut.
22
Sedangkan definisi sistem menurut Widjajanto (2008:2) adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan, output adalah hasil operasi. Dalam pengertian sederhana, output berarti yang menjadi tujuan, sasaran, atau target pengorganisasian suatu sistem. Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input menjadi output. Gambar 1 Rangkaian Unsur dalam Sistem Informasi Akuntansi Nugroho Widjajanto (2008:5)
INPUT
PROSES
OUTPUT
Data akuntansi
Proses Akuntansi
Laporan Akuntansi
Menurut Krismiaji (2010:16): 1. Input: Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input ke dalam sistem 2. Proses: Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen pemprosesan 3. Output: Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem Fungsi pemrosesan data menurut Rochaety, dkk (2011:116) terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
23
1. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasarkan kategori yang telah ditetapkan. 2. Menyalin data ke dokumen atau media lain. 3. Mengurutkan, atau menyusun data menurut karakteristiknya. 4. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaksi sejenis. 5. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip. 6. Melakukan penghitungan. Menurut Nugroho (2008:16) informasi yang baik harus memenuhi kualifikasi sebagai berikut: a. Akurat Informasi tersebut bebas dari kesalahan dan bebas dari bias. Bebas dari kesalahan berarti bahwa informasi tersebut benar-benar menyatakan apa yang harus dinyatakan. Bebas dari bias berarti bahwa informasi tersebut teliti. b. Tepat Waktu Jelas informasi harus diberikan kepada waktu yang tepat. Informasi yang sudah kadaluarsa hanya bernilai sampah, sekalipun informasinya sama dan tidak berubah.
24
c. Relevan Informasi tersebut benar-benar
sesuai kebutuhan pihak
yang
membutuhkan informasi. Pengertian sistem informasi menurut Leitch dan Roscoe (dalam Puspitawati dan Anggadini, 2011:14) sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung kegiatan operasi sehari-hari, bersifat manajerial dan kegiatan suatu organisasi dan menyediakan pihak-pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Qosidi,dkk (2010) definisi akuntansi adalah suatu proses mengidentifikasikan, mengukur, membuat laporan yang menghasilkan laporan keuangan. Laporan keuangan tersebut kemudian dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan untuk pengambilan keputusan. Menurut Qosidi,dkk (2010) pengertian sistem akuntansi adalah metode
dan catatan
yang ditetapkan untuk mengidentifikasikan,
mengumpulkan, menganalisis, mencatat yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi akuntasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. Menurut Neunar (dalam Rosani, 2011) sistem akuntansi gaji merupakan suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang
25
memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan. Menurut Romney dan Steinbart (2011:3) SIA terdiri dari lima komponen, yaitu: 1. Orang-orang, yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur-prosedur,
baik
manual
maupun
terotomatisasi
yang
dilibatkan dalam menhumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi 3. Data, tentang proses-proses bisnis organisasi 4. Software, yang di pakai untuk memproses data organisasi 5. Infrastruktur teknologi informasi,
termasuk komputer, peralatan
pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Tugas pokok yang dilaksanakan oleh sebuah sistem informasi akuntansi menurut Krismiaji (2010:23) dapat dirinci sebagai berikut: 1. Mengumpulkan dan memproses data tentang kegiatan organisasi bisnis secara efisien dan efektif. 2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk pembuatan keputusan. 3. Melakukan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa data transaksi bisnis telah dicatat dan di proses secara akurat, serta untuk
26
melindungi data tersebut dan aktiva lain yang dimiliki oleh perusahaan. Agar bermanfaat, menurut Krismiaji (2010:15) informasi harus memiliki kualitas atau karakteristik sebagai berikut: 1. Relevan: Menambah pengetahuan atau nilai bagi pembuat keputusan, dengan cara mengurangi untuk memprediksi,
atau
ketidakpastian, menaikkan kemampuan menegaskan/membenarkan
ekspektasi
semula. 2. Dapat di percaya: Bebas dari kesalahan atau bias dan secara akurat menggambarkan kejadian atau aktivitas organisasi 3. Lengkap: Tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan oleh para pemakai 4. Tepat waktu: Disajikan pada saat yang tepat untuk mempengaruhi proses pembuatan keputusan 5. Mudah dipahami: Disajikan dalam format yang mudah dimengerti 6. Dapat di uji kebenarannya: Memungkinkan dua orang yang kompeten untuk menghasilkan informasi yang sama secara indepeden Nilai dari informasi (value of information) menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:15) ditentukan dari dua hal, yaitu: Manfaat dan Biaya menempatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan, karena sebagian
27
besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam organisasi. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya (manfaat yang diperoleh). Sistem penggajian menurut Hastoni dan Suryadinata (2011) adalah rangkaian aktivitas berulang dan operasional pemrosesan data terkait dalam mengelola pegawai. Sistem informasi penggajian mencakup tahaptahap pemprosesan penggajian dan pelaporan kepegawaian. Sistem menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara akurat, menghasilkan laporan penggajian yang diperlukan, dan menyajikan informasi mengenai kebutuhan pegawai kepada manajemen. Departemen kepegawaian bertanggung jawab untuk
menempatkan orang di bagian penggajian
perusahaan dan menspesifikasikan tingkat pembayaran gaji. Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian menurut Mulyadi (2008:374) adalah: 1. Jumlah biaya gaji yang menjadibeban perusahaan selama periode akuntansi tertentu. 2. Jumlah
biaya
gaji
yang
menjadi
beban
setiap
pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. 3. Jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
28
4. Rincian unsur biaya gaji yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. 2.1.2
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Tiap perusahaan harus menyesuaikan sistem informasi dengan kebutuhan para penggunanya. Oleh karenanya, tujuan sistem informasi tertentu dapat saja berbeda antar perusahaan satu dengan lainnya. Akan tetapi, terdapat tiga tujuan dasar yang umum didapati di semua sistem. Menurut Hall (2007:21) tujuan-tujuan tersebut adalah: 1. Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen Adsminitrasi mengacu pada tanggung jawab pihak manajemen untuk mengelola dengan baik sumber daya perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para pengguna eksternal melalui laporan keuangan tradisional serta dari berbagai laporan lain yang diwajibkan. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi pelayanan dari berbagai laporan pertanggungjawaban. 2. Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan
tanggung
keputusan tersebut. 3. Mendukung operasional harian perusahaan
jawab pengambilan
29
Sistem informasi menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara yang efisien dan efektif. Informasi menurut Adnan dan Septriningsari (26) merupakan data yang di olah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Tujuan dari sistem informasi akuntansi menurut Djanegara dan Danusaputra (2007) adalah: 1. Untuk mendukung manajemen di dalam pengambilan keputusan: Sistem informasi akuntansi membantu manajemen dalam memberikan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. 2. Untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan hari per hari: Sistem informasi akuntansi menyediakan informasi bagi personil untuk membantu mereka dalam melakukan tugas setiap hari dengan efektif dan efisien. Sistem informasi akuntansi diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi manajemen dalam proses pengambilan keputusan bagi perusahaan. Menurut Krismiaji (2010:188) tujuan sistem informasi akuntansi sebagai berikut: a. Pemanfaatan: Informasi yang dihasilkan oleh sistem harus membantu manajemen dan para pemakai dalam pembuatan keputusan. b. Ekonomis: Manfaat sistem harus melebihi pengorbanannya. c. Daya handal: Sistem harus melebihi pengorbanannya.
30
d. Ketersediaan: Para pemakai harus dapat mengakses data senyaman mungkin, kapan saja pemakai menginginkannya. e. Servis pelanggan: Servis yang memuaskan kepada pelanggan harus diberikan. f. Kapasitas: Kapasitas sistem harus mampu menangani kegiatan pada periode sibuk dan pertumbuhan di masa mendatang. g. Praktis: Sistem harus mudah digunakan. h. Fleksibilitas: Sistem harus mengakomodasi perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan sistem. i. Daya telusur: Sistem harus dipahami oleh perancang,
dan
memudahkan
para pemakai dan
penyelesaian
persoalan
serta
pengembangan sistem di masa mendatang. j. Daya audit: Daya audit harus ada dan melekat pada sistem sejak awal pembuatannya. k. Keamanan: Hanya personil yang berhak saja yang dapat mengakses atau diijinkan mengubah data sistem. Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:33) tujuan utama dari keberadaan sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Untuk menyajikan informasi sebagai pendukung pengambilan keputusan, perencanaan, pengendalian dan perbaikan selanjutnya. 2. Untuk
menyajikan
informasi
operasional sehari-hari.
sebagai
pendukung
kegiatan
31
3. Untuk
menyajikan
informasi
yang
berkenaan
dengan
kepengurusan/struktur manajemen. 2.1.3
Prosedur dan Dokumen Penggajian
Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas yang mengatur mengenai tugas, hak, dan wewenang masing-masing pejabat beserta seluruh jajaran sesuai dengan fungsi-fungsinya. Uraian tugas tersebut juga didukung oleh petunjuk prosedur dalam bentuk peraturanperaturan pelaksanaan tugas yang di dalamnya memuat prosedur pelaksanaan suatu kegiatan disertai dengan penjelasan mengenai pihakpihak berwenang untuk mengesahkan suatu kegiatan. Sistem penggajian menurut Mulyadi (2008:385) terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur distribusi biaya gaji 4. Prosedur pembuatan bukti dan kas keluar 5. Prosedur pembayaran gaji Ada beberapa file yang harus dikelola dalam sistem penggajian. Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya. Contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung
32
prosedur penggajian merupakan informasi dasar karyawan seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan perlu untuk mrnyiapkan gaji dan file-file yang diperlukan untuk laporan pemerintah, tabel pajak yang digunakan dalam pemprosesan, pensiun, perencanaan tunjangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis. Dokumen-dokumen yang di pakai dalam pembayaran gaji menurut Diana dan Setiawati (2011:182) antara lain meliputi: 1. Kartu Waktu Kartu waktu berguna untuk merekam presensi setiap hari, jam berapa karyawan hadir di kantor dan jam berapa pulang dari kantor. Bagi karyawan yang di gaji bulanan, kartu waktu ini berguna untuk melihat kedisiplinan karyawan. Karyawan yang sering terlambat dapat terdeteksi dari kartu waktu. 2. Daftar Gaji Daftar gaji memuat gaji seluruh karyawan. Daftar gaji ini berguna untuk mengetahui gaji setiap karyawan, termasuk potongan dan Pajak Penghasilan Pasal 21. Selain itu, daftar gaji berguna untuk mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar gaji karyawan.
33
3. Slip Gaji Slip gaji memuat rincian komponen gaji. Slip gaji diberikan kepada karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka di gaji. Informasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan yang salah di gaji. 4. Daftar Transfer Daftar transfer berfungsi sebagai surat perintah ke Bank untuk mentransfer sejumlah tertentu ke setiap karyawan yang akan menerima gaji. 2.1.4
Fungsi Terkait Sistem Akuntansi Penggajian
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian menurut Mulyadi (2010: 382) sebagai berikut: 1. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, meyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. 2. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian
34
intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatat waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang di pakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. 4. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misal utang gaji karyawan, utang pajak,utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian berada di tangan: a. Bagian Utang: Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji untuk
35
membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut. b. Bagian Kartu Biaya: Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik). c. Bagian Jurnal: Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum. 5. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab
untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. 2.2 Konsep Dasar Pengendalian Intern atas Penggajian 2.2.1 Tujuan dan Manfaat Sistem Informasi atas Penggajian Perusahaan membangun sistem informasi akuntansi dalam siklus penggajian menurut Diana dan Setiawati (2011:186) dengan harapan agar: 1. Perusahaan dapat menghitung gaji dengan benar dan tepat. Penghitungan
gaji
yang
benar
menentukan
kebenaran
36
penghitungan potongan-potongan dari karyawan yang mesti dibayarkan ke pihak ketiga.
Selain itu, penghitungan yang
benar juga berarti bahwa perusahaan tidak membayar lebih dari yang seharusnya atau kurang dari yang seharusnya. 2. Perusahaan dapat membayar gaji tepat waktu Sistem informasi memiliki berbagai macam manfaat menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:67) adalah untuk: a. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama
pada value chain secara
efektif dan efisien b. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produksi dan jasa yang menghasilkan serta meningkatkan efisiensi c. Meningkatkan kemampuan dalam hal pengambilan keputusan d. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan 2.2.2
Pengertian Pengendalian Intern
Pengertian pengendalian intern menurut Krismiaji (2010:218) adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan
manajemen.
Menurut
Rama
dan
Frederick
(2008:8)
pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset
37
perusahaan dari kerugian, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Menurut Rosidah dan Munandar (2008) pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: a. Keandalan pelaporan keuangan b. Efektivitas dan efisiensi operasi c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Sedangkan menurut Akmal (2009:32) pengendalian internal adalah proses yang dilakukan manusia (dewan direksi, manajemen, dan pegawai) yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang masuk akal/memadai untuk mencapai tujuan-tujuan sebagai berikut: a. Keandalan Informasi b. Ketaatan pada peraturan yang berlaku c. Efisiensi dan efektivitas operasi Menurut AICPA (dalam Winarno, 2007:11.4) pengertian sistem pengendalian intern adalah rencana organisasi dan semua ukuran dan metode terkoordinasi yang diterapkan dalam suatu perusahaan untuk melindungi aktiva, menjaga keakurasian dan keterpercayaan data
38
akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen. 2.2.3
Tujuan dan Fungsi Pengendalian Intern Penggajian
Pengendalian intern memiliki dua fungsi utama menurut Widjajanto (2008:234), yaitu: 1. Mengamankan sumber daya organisasi dari penyalahgunaan dan menjaga kecermatan data akuntansi 2. Mendorong efisiensi operasi sehingga kebijaksanaan ataupun tujuan manajemen yang telah digariskan dapat tercapai Menurut COSO (dalam Winarno, 2007:11.5) sistem pengendalian intern memiliki karakteristik sebagai berikut: a. Sistem pengendalian intern merupakan sebuah proses, sehingga tidak pernah berhenti berkerja. b. Sangat dipengaruhi oleh orang dari berbagai tingkatan manajemen di dalam perusahaan. c. Hanya
dapat
memberikan
perlindungan
secara
reasonable
(sewajarnya), karena harus memperhatikan keuntungan dan kerugian (cost and benefit). d. Ditujukan untuk melindungi tujuan perusahaan secara keseluruhan, tidak hanya terhadap laporan keuangan saja. e. Memiliki berbagai komponen yang berbeda-beda fungsinya namun saling terkait.
39
Sistem pengendalian internal (internal control system) menurut Hall dan Singleton (2009:19) terdiri atas kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umum: 1. Mengamankan aktiva perusahaan 2. Memastikan akurasi dan keandalan berbagai catatan dan informasi akuntansi 3. Menyebarluaskan efisiensi dalam operasi perusahaan 4. Mengukur ketaatan dengan berbagai kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen. Menurut Adikoesumah (dalam Naidah, 2009) mengemukakan tujuan internal control, sebagai berikut: 1. Membantu
manajemen
dalam
pelaksanaan
adsminitrasi
pada
perusahaan yang efektif dan efisien dalam melaksanakan prosedur untuk menentukan kebijaksanaan kerja organisasi. 2. Memberitahukan dan bila perlu membetulkan cara kerjanya agar lebih efektif dan efisien. 3. Menentukan tingkat kebenaran data akuntansi yang dibuat dan keefektifan prosedur intern.
40
4. Menentukan sampai sejauh mana perlindungan, pencatatan, dan pengawasan terhadap kekayaan organisasi yang mungkin dapat menyebabkan kecurian. Prosedur pengendalian menurut Kumaat (2011:17) meliputi hal-hal berikut: -
Personel yang kompeten, mutasi kerja, dan cuti wajib.
-
Pelimpahan tanggung jawab dan pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.
-
Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset, dan operasi.
Tujuan sistem informasi akuntansi melakukan pengawasan yang memadai menurut Krismiaji (2010: 37) adalah untuk: 1. Menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat dipercaya. 2. Menjamin bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen serta sejalan dengan peraturan yang telah digariskan. 3. Melindungi dan menjaga aktiva organisasi termasuk data lain yang dimiliki oleh perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat digunakan metode-metode antara lain:
41
1. Dokumentasi yang memadai untuk seluruh aktivitas bisnis Dokumentasi yang tepat bagi seluruh transaksi bisnis adalah kunci untuk pertanggungjawaban. Dokumentasi memungkinkan manajemen melakukan pengujian apakah tanggung jawab yang dibebankan telah dijalankan secara memadai. Dokumen dan catatan yang dirancang dengan baik juga meningkatkan akurasi dan efisiensi pemrosesan transaksi. Salah satu contoh dokumen yang dirancang baik adalah pencantuman nomer urut dokumen yang tercetak. Dengan nomer urut semacam
ini,
maka
kemungkinan
adanya
dokumen
yang
disalahgunakan atau hilang dapat dilacak dengan mudah. 2. Pemisahan fungsi dan tugas Pemisahan fungsi merupakan pemecahan tanggung jawab untuk melaksanakan sebagian transaksi diantara beberapa karyawan. Tujuan dilakukannya pemisahan fungsi adalah untuk mencegah seseorang secara penuh melaksanakan sebuah transaksi. Secara umum ada tiga fungsi yang harus dipisahkan secara tegas dan dilaksanakan oleh karyawan yang berbeda, yaitu fungsi persetujuan atau otorisasi dilaksanakannya sebuah transaksi, fungsi pencatatan transaksi, dan fungsi pemeliharaan atau perlindungan terhadap aktiva perusahaan. Pemisahan ketiga fungsi ini membantu perusahaan dalam menjaga aktiva dan memperbaiki akurasi karena setiap karyawan dapat melihat dan membatasi aktivitas karyawan lain. Pemisahan fungsi yang efektif
42
harus menciptakan kondisi yang sulit atau tidak memungkinkan bagi seseorang untuk mencuri kas atau aktiva lainnya. Unsur pokok sistem pengendalian internal menurut Mardi (2011:60) adalah sebagai berikut: 1.
Struktur organisasi: Merupakan
suatu
kerangka
pemisahan
tanggung jawab secara tegas berdasarkan fungsi dan tingkatan unit yang dibentuk. Prinsip dalam menyusun struktur organisasi, yaitu pemisahan antara setiap fungsi yang ada dan suatu fungsi jangan di beri tanggung jawab penuh melaksanakan semua tahapan kegiatan, hal ini bertujuan supaya tercipta mekanisme saling mengendalikan antar fungsi secara maksimal. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan dalam organisasi: Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas yang mengatur hak dan wewenang masing-masing tingkatan beserta seluruh jajarannya.Uraian tugas harus didukung petunjuk prosedur berbentuk
peraturan pelaksanaan
tugas
disertai penjelasan
mengenai pihak-pihak yang berwenang mengesahkan kegiatan, kemudian berhubungan dengan pencatatan harus disertai prosedur yang baku. Prosedur pencatatan yang baik menjamin ketelitian dan keandalan data dalam perusahaan. Transaksi terjadi apabila telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan setiap dokumen
43
memiliki bukti yang sah, ada paraf dan tanda tangan pejabat yang memberi otorisasi. 3. Pelaksanaan kerja secara sehat: Tata cara kerja secara sehat merupakan pelaksanaan yang dibuat sedemikian rupa sehingga mendukung
tercapainya
tujuan
pengendalian
interal
yang
ditunjukan dalam beberapa cara. Unsur kehati-hatian (prudent) penting di jaga agar tak seorang pun menangani transaksi dari awal sampai akhir sendirian, harus rolling antar pegawai, melaksanakan berbagai tugas yang telah diberikan, memeriksa kekurangan dalam pelaksanaan, serta menghindari kecurangan. 4. Pegawai berkualitas: Salah satu unsur pokok penggerak organisasi ialah karyawan, karyawan harus berkualitas agar organisasi memiliki
citra berkualitas. Secara umum, kualitas karyawan
ditentukan oleh tiga aspek, yaitu pendidikan, pengalaman, dan akhlak. Tidak hanya berkualitas, tetapi kesesuaian tanggung jawab dan pembagian tugas perlu diperhatikan. Pegawai yang berkualitas dapat ditentukan berdasarkan proses rekruitmen yang dilakukan kepada mereka, apakah berbasis profesional atau berdasarkan carity (kedekatan teman). Struktur pengendalian intern (Internal Control Structure) menurut Krismiaji (2010:219) adalah kebijakan prosedur yang ditetapkan untuk
44
memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus organisasi akan tercapai. Struktur pengendalian intern ini memiliki tiga elemen, yaitu: 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menggambarkan efek kolektif dari berbagai faktor pada penetapan, peningkatan, atau penurunan efektivitas prosedur dan kebijakan khusus. 2. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi terdiri atas metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan kewajiban yang terkait. 3. Prosedur Pengendalian Kebijakan dan prosedur yang ditambahkan ke lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah ditetapkan oleh manajemen
untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan
khusus organisasi akan dicapai. Menurut Krismiaji (2010:220) prosedur pengendalian khusus yang digunakan dalam sistem ini dapat di klasifikasikan ke dalam beberapa klasifikasi sebagai berikut:
45
1. Menurut Tujuannya Pengendalian dikelompokkan menjadi tiga, yaitu pengendalian preventif, pengendalian detektif, dan pengendalian korektif. a. Pengendalian Preventif dimaksudkan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi. b. Pengendalian Detektif untuk menemukan masalah segera setelah masalah tersebut terjadi. c. Pengendalian Korektif dimaksudkan untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian detektif. Kegiatan pengendalian korektif ini mencakup tiga langkah, yaitu mengidentifikasi penyebab munculnya sebuah masalah, membetulkan berbagai kesalahan yang terjadi, dan memodifikasi sistem sehingga masalah yang sama di masa mendatang dapat diminimumkan atau dieliminasi. 2. Menurut Waktu Pelaksanaan Pengendalian di bagi menjadi dua kelompok, yaitu pengendalian umpan balik (feedback control), dan pengendalian dini (feedforward control). Feedback control adalah pengendalian yang masuk dalam kelompok pengawasan detektif, karena jenis pengawasan ini mengukur sebuah proses dan menyesuaikannya apabila terjadi penyimpangan dari rencana semula. Feedforward control adalah pengendalian yang masuk dalam kelompok pengendalian preventif, karena jenis pengawasan ini memonitor proses dan input untuk diprediksi
46
kemungkinan masalah yang akan terjadi (potential problems). Jika masalah dapat diidentifikasi sebelum masalah tersebut muncul, maka penyesuaian dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya. 3. Menurut Obyek yang Dikendalikan Pengawasan dikelompokkan menjadi dua, yaitu: pengawasan umum (general control), dan pengawasan aplikasi (application control). Pengawasan umum adalah pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa lingkungan pengawasan organisasi mantap dan dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas pengawasan aplikasi. Pengawasan aplikasi adalah pengawasan yang digunakan untuk mencegah, mendeteksi, dan membetulkan kesalahan transaksi saat transaksi tersebut di proses. 4. Menurut Tempat Implementasi dalam Siklus Pengelolaan Data Pengawasan dikelompokkan menjadi tiga, yaitu pengawasan input, pengawasan proses, dan pengawasan output. Pengawasan input dirancang untuk menjamin bahwa hanya data yang sah (valid), akurat, dan diotorisasi saja yang dimasukkan ke dalam proses. Pengawasan proses dirancang untuk menjamin bahwa semua transaksi di proses secara akurat dan lengkap, dan semua file dan record di-update secara tepat. Pengawasan output dirancang untuk menjamin bahwa semua keluaran sistem diawasi dengan semestinya.
47
Sistem pengawasan diterapkan oleh perusahaan untuk menjamin tercapainya berbagai tujuan yang ditetapkan oleh manajemen. Namun demikian tetap menghadapi resiko mengalami kegagalan. Kegagalan sistem pengawasan menurut Winarno (2007:11.20) disebabkan karena tiga hal utama berikut ini: 1. Adanya kolusi. Kolusi atau persekongkolan adalah kerja sama antara karyawan dengan karyawan lain di dalam perusahaan, atau antara
karyawan
dengan
pihak
luar,
untuk
mengadakan
penyimpangan prosedur demi keuntungan pribadi. Persekongkolan ini terjadi biasanya antara bagian yang bertugas mencatat dengan bagian yang bertugas menyimpan. Bagian yang memberikan otorisasi lebih kecil kemungkinannya untuk terlibat karena memiliki kedudukan yang lebih tinggi, namun tidak berarti mereka tidak mungkin melakukan kolusi. 2. Penegakan pengawasan kurang. Pihak manajemen tidak secara sungguh-sungguh menegakkan sistem pengawasan di dalam perusahaan.
Mereka
sudah menyetujui
untuk
mengadakan
pengawasan, tetapi manajemen tidak pernah memantau dan mengevaluasi sistem pengawasan yang ada. Sedikit demi sedikit para pemakai sistem akan mengetahui bahwa manajemen tidak bersemangat dalam menegakkan pengawasan, maka mereka pun tidak akan mematuhi lagi sistem pengawasan yang ada.
48
3. Adanya kejahatan komputer. Pada perusahaan yang sudah menerapkan komputerisasi dalam pencatatan dan pengelolahan datanya, biasanya akan digunakan jaringan komputer yang dapat diakses dari berbagai lokasi, termasuk dari luar perusahaan. Orang yang ingin merusak atau mengganggu sistem komputer pihak lain disebut dengan hacker (yaitu orang yang suka mengutak-atik suatu program atau data agar tidak seperti aslinya) atau cracker (yaitu orang yang menjebol sistem perlindungan dalam program komputer). Apabila hacker dan cracker berhasil mengacak-acak data di dalam perusahaan, tidak akan segera diketahui, karena memang tidak ada tanda-tandanya. Aktivitas pengendalian menurut Krismiaji (2010:227) dapat dikelompokkan menjadi sebagai berikut: 1. Otorisasi yang tepat terhadap aktivitas dan transaksi 2. Pemisahan tugas 3. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai 4. Perlindungan yang memadai terhadap akses dan penggunaan aktiva dan catatan 5. Pengecekan independen terhadap kinerja Pengendalian sistem pengelolaan penggajian yang terdapat pada sistem informasi akuntansi bertujuan menerapkan sistem pengendalian yang benar, sehingga dapat tercapai beberapa ketentuan berikut:
49
1. Mengotorisasi transaksi penggajian secara tepat dan benar. 2. Transaksi penggajian yang dicatat menunjukkan vailiditas yang tinggi 3. Hanya transaksi penggajian yang valid dan sudah diotorisasi yang masuk ke dalam catatan 4. Pencatatan transaksi secara akurat 5. Mengikuti aturan pemerintah tentang peraturan pembebanan pajak kepada pegawai secara benar dan jujur 6. Menjaga dari kehilangan aset (baik kas maupun data tentang gaji) 7. Memenuhi unsur-unsur efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan sistem penggajian pegawai. Pengelolaan
transaksi
penggajian
menurut
Jusup
(2010:192)
menyangkut fungsi-fungsi berikut: 1. Permulaan transaksi penggajian meliputi: a. Pengangkatan karyawan b. Pemberian otorisasi perubahan gaji 2. Penerimaan jasa meliputi: Pembuatan data kehadiran dan waktu kerja 3. Pencatatan transaksi penggajian meliputi: Penyiapkan dan pencatatan daftar gaji 4. Pembayaran gaji meliputi: a. Pembayaran gaji b. Pembayaran pajak penghasilan karyawan Pembayaran dan pendistribusian gaji menurut Randal et al (2011:116) harus dikendalikan dengan hati-hati untuk mencegah pencurian. Untuk
50
meningkatkan pengendalian, cek pembayaran biasanya di proses terpisah dari pembayaran lainnya. 1. Cek penggajian Cek penggajian ditujukan kepada karyawan atas jasa
yang
diberikannya. Jumlah yang di tulis dalam cek adalah jumlah pembayaran kotor dikurangi pajak dan potongan lainnya. Cek tersebut di buat sebagai bagian dari fungsi persiapan, namun adanya tanda tangan resmi (otorisasi) menjadikan sebagai aset. Setelah cek penggajian dicairkan oleh karyawan, cek yang dibatalkan dikembalikan kepada perusahaan oleh pihak bank. Cek penggajian biasanya disimpan langsung di rekening bank karyawan. 2. Rekonsiliasi bank untuk penggajian Rekonsiliasi bank yang independen merupakan hal yang penting untuk semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun penggajian impres adalah akun penggajian terpisah dengan jumlah saldo kecil. Setiap jumlah penggajian (bersih) ditransfer melalui cek atau transfer elektronik dari akun umum ke akun impres segera sebelum penggajian didistribusikan. Akun impres mengurangi kemungkinan
pencurian
pada
klien,
memperbolehkan
adanya
pendelegasian dalam otorisasi cek penggajian, dan memisahkan biaya gaji rutin dari biaya rutin lainnya. Selain itu, akun impres juga memudahkan rekonsiliasi akun bank untuk penggajian. 2.2.4
Komponen Pengendalian Intern
Pengendalian intern menurut Agoes (2012:100) terdiri komponen yang saling terkait berikut ini:
atas lima
51
1. Lingkungan pengendalian Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. 2. Penaksiran resiko Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan, untuk mencapai tujuannya,
membentuk suatu dasar untuk menentukan
bagaimana resiko harus dikelola. 3. Aktivitas pengendalian Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan 4. Informasi dan komunikasi Pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggungjawab mereka. 5. Pemantauan Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu
52
Sedangkan menurut Messier et al (2008:251) pengendalian internal terdiri atas lima komponen: 1. Lingkungan pengendalian 2. Proses penentuan risiko entitas 3. Sistem informasi dan proses
bisnis terkait yang relevan terhadap
pelaporan keuangan dan komunikasi 4. Prosedur pengendalian 5. Pemantauan pengendalian Menurut SA 319 (dalam Jusup, 2010:271) menyebutkan faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan dalam memutuskan bagaimana menerapkan masing-masing komponen sistem pengendalian intern: 1. Besarnya satuan usaha. 2. Karakteristik organisasi dan kepemilikan 3. Sifat kegiatan usaha. 4. Keanekaragaman dan kompleksitas operasi. 5. Metoda pengolahan data. 6. Persyaratan perundang-undangan yang harus dipatuhi.
53
2.3 Penelitian Terdahulu Penelitian terdahulu yang sesuai dengan penelitian ini sehingga dapat digunakan sebagai acuan untuk melakukan penelitian adalah penelitian yang dilakukan oleh Ilmi Nafiah (2006) dengan judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam Kaitannya Dengan Pengendalian Intern Pada PT Reza Perkasa Sidoarjo”. Penelitian ini menghasilkan kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi gaji dan upah yang diterapkan pada PT Reza Perkasa dapat memberikan pedoman bagi manajer untuk merancang suatu sistem yang dapat menghasilkan suatu informasi yang berguna terutama dalam perencanaan dan pengendalian intern. 1. Perencanaan Perencanaan terkait dengan kebutuhan manajemen atas informasi akuntansi yang akan digunakan sebagai dasar dalam membuat perencanaan khususnya untuk kepentingan manajemen sumber daya manusia. Dalam hal ini terkait dengan perencanaan kebutuhan tenaga kerja dan karyawan, dan kebijakan-kebijakan penggajian dan pengupahan lainnya seperti perencanaan tentang kenaikan tarif gaji pokok kkaryawan, tarif upah tenaga produksi, pemberian bonus, tunjangan, dan kebijakan tentang kenaikan jabatan. Berdasarkan hasil penelitian pada analisis ;aporan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan upah PT Reza Perkasa menunjukkan bahwa rekapitulasi data kehadiran karyawan
54
menunjukkan perbandingan data kehadirean karyawan untuk tahun 2007 sampai dengan 2009 dan pengaruhnya terhadap beban biaya gaji dan upah yang harus ditanggung perusahaan setiap bulannya sehingga dapat dijadikan sebagai dasar dalam perencanaan kedepan dalam upaya meningkatkan efisiensi biaya gaji dan upah. 2. Pengendalian Pengendalian intern atas penggajian dan pengupahan adalah dalam
upaya
mencegah
kemungkinan
terjadinya
tindak
penyelewengan atau kesalahan-kesalahan dalam proses penggajian dan pengupahan karyawan. Pada PT Reza Perkasa pengendalian intern telah memadai hal ini didukung dengan adanya: a. Struktur organisasi yang baik sehingga masing-masing bagian akan mengetahui tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya, sehingga akan tercapai koordinasi dalam pelaksanaan tugas untuk mencapai tujuan bersama. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang
cukup
terhadap
karyawan,
utang,
pendapatan dan biaya. c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Pelaporan secara periodik atas seluruh aktivitas penggajian dan pengupahan oleh bagian akuntansi sehingga akan memudahkan bagi manajemen melakukan evaluasi dan memunngkinkan
55
manajemen untuk melakukan pengawasan dan pengendalian intern. Penelitian kedua dilakukan oleh Indar Rian Wibowo (1998) dengan judul “Pelaksanaan Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan Sebagai Sarana Pengendalian Penggajian dan Pengupahan Pada PT Alam Indo Megah Pasuruan”. Penelitian ini menghasilkan kesimpulan: a. Perangkapan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan bagian gaji dan upah dalam mencocokkan kartu-kartu waktu untuk menentukan besarnya gaji dan upah. Hal ini dimaksudkan untuk menghemat waktu dalam membuat dan menyiapkan daftar gaji dan upah beserta amplop dan strook gaji mengingatkan transaksi
pembayaran gaji dan upah untuk
karyawan perusahaan yang berjumlah ratusan. Perangkapan pekerjaan ini menyebabkan timbulnya peluang kecurangan terutama penentuan besarnya gaji atau upah untuk karyawan bagian gaji dan upah sendiri. b. Tidak adanya petugas khusus yang mengawasi pada saat karyawan memasukkan kartu hadir ke dalam mesin pencatat waktu sebagai bukti kuat
tentang kehadiran pada hari itu,
pengaturan letak mesin pencatat waktu yang salah telah menyebabkan pemborosan waktu kerja, biaya tenaga kerja dan kedisplinan karyawan, serta clocking yang hanya dilakukan dua
56
kali sehari, menyebabkan sering terlambatnya karyawan masuk pabrik di saat jam istirahat selesai. c. Penggunaan satu media berupa kartu bagian
giling
kerja individu untuk
dan gunting dapat menyebabkan timbulnya
peluang kecurangan antar karyawan kedua bagian tersebut, karena media tersebut
juga
dipergunakan sebagai bukti
pembayaran setelah disahkan oleh
bagian keuangan untuk
mengambil besarnyya upah yang akan diperoleh. Upah karyawan bagian giling diterima melalui karyawan bagian gunting. Kondisi demikian merupakan peluang bagi karyawan bagian giling, sehingga
dapat mempengaruhi situasi dan
produktivitas kerja. d. Pencatatan waktu kerja lembur pada PT. Alam Indo Megah hanya
didasarkan
pada
kepercayaan
dan
pengalaman
sebelumnya dari pihak manajemen. Dengan dasar tersebut, manajemen sudah merasa yakin jika karyawan akan bekerja sesuai dengan perintah lembur dan tidak menyalahgunakan jam kerja lembur.
57
2.4 Rerangka Pemikiran Berdasarkan tinjauan teoritis maka rerangka pemikiran dapat dikemukakan sebagai berikut:
Gambar 2
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PROSEDUR PENGGAJIAN
INPUT
PROSES
OUTPUT
2.5 Proposisi Penelitian PT Kebon Agung telah memanfaatkan sistem informasi akuntansi penggajian untuk mencapai keefektifan dan keefisiensian dalam pelaksanaan penggajian, pengawasan, pengendalian intern perusahaan, dan berguna dalam pengambilan keputusan bagi manajemen sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
