SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT.YOYO TOYS NUSA PLASINDO Yenti Kirniawati,
[email protected], Lianawati Christian, S.Kom.,MM. Puspa Rini Heryati,
[email protected], Lianawati Christian, S.Kom.,MM. Hasnita,
[email protected], Lianawati Christian, S.Kom.,MM.
BINUS UNIVERSITY Kampus Anggrek Lt. 5 Jl. Kebon Jeruk Raya No.27 Kemanggisan/ Palmerah Jakarta Barat 11530 Telepon: 021-5345830 ext 1921 – 1924
ABSTRAK TUJUAN
PENELITIAN
tugas
akhir
ini
adalah
menganalisis,
merancang,
dan
merekomendasikan sistem informasi akuntansi penggajian, yang dapat mendukung proses penggelolaan informasi dan pengendalian internal, untuk membantu perusahaan mengatasi masalah–masalah yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan. METODE PENELITIAN yang digunakan adalah studi pustaka, studi lapangan dan metode perancangan. Metode perancangan object oriented analysis and design antara lain: event table, OAD, workflow table, DAD, UML class diagram, use case diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan laporan, rancangan layar input dan output. Selain itu, dilakukan juga survei wawancara untuk mendapatkan informasi yang akurat mengenai sistem yang sedang berjalan, serta merancang sebuah sistem baru. HASIL YANG DICAPAI ialah menghasilkan sebuah prosedur dan perancangan meliputi: entry absensi, entry cuti, entry izin, dan menghasilkan laporan sistem informasi akuntansi penggajian yang baru, untuk mengatasi permasalahan yang ada. Sehingga perusahaan dapat menggunakan 1
sistem informasi yang sudah terintegrasi, dimana pencatatan berbagai transaksi serta perhitungan gaji sudah dilakukan secara terkomputerisasi dan dapat terkontrol dengan baik. SIMPULAN dari penulisan ini, menghasilkan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat membantu perusahaan dalam proses penghitungan gaji karyawan. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penggajian, Pajak Penghasilan Pasal 21, OAD, DAD, Workflow Table, Use Case Diagram, UML Class Diagram.
ABSTRACT Research objectives this final task is to analyze, design, and recommend payroll accounting information systems, which can support information management processes and internal controls, to help companies solve problems in the running system Methods used are literature studies, field studies and design methods. Methods of analysis and design of object-oriented design include: event table, OAD, workflow table, DAD, UML class diagrams, use case diagrams, database design, forms design, design reports, design input and output screens. In addition, a survey was also conducted interviews to obtain accurate information about the current system, as well as designing a new system. The result achieved is to produce a design procedure and include: entry absenteeism, leave entry, entry permits, and generate payroll reports accounting information system of the new, to overcome the existing problems. So the company can use the integrated information system, which records a variety of transactions and payroll calculations are performed computerized and can be well controlled. Conclusion of this writing, producing payroll accounting information systems that can help companies in the process of calculating salary. Keywords: Accounting Information Systems, Payroll, Income Tax Article 21, OAD, DAD, Workflow Table, Use Case Diagrams, UML Class Diagram.
PENDAHULUAN Kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat, dan akurat menyebabkan suatu perusahaan perlu didukung dengan Sistem Informasi yang baik yang bertujuan agar perusahaan dapat melaksanakan kewajibannya dalam perhitungan dan pembayaran gaji karyawan dan menghindari terjadinya kesalahan bahkan kerugian bagi perusahaan. Dalam sistem penggajian, banyak perusahaan telah menggunakan fasilitas banking dalam pembayaran gaji kepada karyawannya. Perusahaan tidak lagi melakukan pembayaran gaji secara manual dengan memberikan satu per satu kepada karyawan. Hal ini membantu dalam keefektivan waktu dalam proses penggajian dan juga membantu dalam pengendalian internal perusahaan. Proses penggajian pada PT.Yoyo Toys Nusa Plasindo masih menggunakan sistem manual, sehingga dalam melakukan proses perhitungan gaji masih seringkali terjadi ketidakpastian data antara waktu kehadiran karyawan dengan perhitungan gaji karyawan. Masalah seperti ini akan berdampak terhadap laporan yang harus dibuat terkait dengan Penggajian. PT.Yoyo Toys Nusa Plasindo mengharapkan masalah yang timbul dalam proses perhitungan gaji dapat diminimalisasi sehingga sistem perhitungan gaji dapat dikelola dengan baik dan dapat menimbulkan dampak positif bagi mereka. Dampak positif yang dimaksud yaitu keakuratan perhitungan gaji menurut kontribusi karyawan di dalam perusahaan, serta menciptakan keteraturan dalam sistem penggajian pada PT.Yoyo Toys Nusa Plasindo.
2
Berdasarkan uraian diatas, Untuk dapat mengatasi masalah–masalah tersebut diperlukan pengendalian intern terhadap proses penggajian. Ditambah lagi dengan adanya analisis penggajian yang terkomputerisasi dan terintegrasi, sehingga dapat membantu perusahaan dalam memproses gaji secara cepat, mudah dan akurat. Oleh karena itu dibuatlah “Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PT.Yoyo Toys Nusa Plasindo”.
RUANG LINGKUP Karena luasnya ruang lingkup penggajian tersebut, maka ruang lingkup yang penulis bahas adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Prosedur pencatatan absensi karyawan. Prosedur pencatatan gaji karyawan. Prosedur pencatatan tunjangan-tunjangan karyawan. Prosedur pencatatan cuti karyawan. Prosedur perhitungan PPh Pasal 21. Prosedur pembayaran gaji karyawan. Prosedur pembuatan laporan terkait dengan penggajian.
TUJUAN DAN MANFAAT Adapun tujuan yang hendak dicapai adalah : 1. Untuk mengetahui sistem informasi penggajian pada karyawan yang sedang berjalan di PT. Yoyo Toys Nusa Plasindo, sehingga dapat mengetahui kelemahan–kelemahan yang terdapat di dalam sistem tersebut. 2. Untuk membuat perancangan sistem informasi penggajian pada PT. Yoyo Toys Nusa Plasindo. 3. Untuk menganalisa yang berkaitan dengan tugas dan wewenang sistem penggajian pada PT Yoyo Nusa Plasindo. Adapun maanfaat yang diperoleh : 1. Mengatasi masalah yang muncul pada sistem manual yang sedang berjalan saat ini Pada PT.Yoyo Toys Nusa Plasindo. 2. Meminimalisasi terjadinya resiko kesalahan dan kecurangan yang terkait dengan penggajian dalam perusahaan. 3. Perusahaan dapat menjalankan suatu pengendalian intern atas sistem penggajian yang lebih baik. Setiap adanya pemisahan fungsi dan adanya otorisasi atas dokumendokumen yang terkait dalam penggajian.
METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam menyusun Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Metode Analisis Dalam metode analisis ini terbagi menjadi 2 bagian yaitu : 1.1 Studi Kepustakaan Dengan mencari, mengumpulkan, dan mempelajari data-data dan informasi dari berbagai media seperti buku, jurnal ilmiah dan data-data yang didapat sehingga memperoleh teori-teori yang dapat mendukung analisis penggajian yang terjadi di perusahaan ini.
3
1.2 Studi Lapangan a) Survei / Observasi Dengan melakukan survey langsung ke PT.Yoyo Toys Nusa Plasindo atas sistem yang sedang berjalan di perusahaan, guna melakukan pengumpulan data serta prosedur yang berhubungan dengan pihak perusahaan yang berkaitan dengan analisis penggajian ini. b) Wawancara Melakukan wawancara dengan Manajer dari PT. Yoyo Toys Nusa Plasindo. Proses dari metode ini penulis membuat jadwal wawancara dengan pihak yang terkait dimana dalam proses wawancara tersebut dilakukan pembicaraan dua arah secara langsung. 2. Metode Perancangan Metode perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) 1. Event table 2. DAD (Detailed Activity Diagram) 3. UML class diagram 4. Use case diagram 5. Rancangan database 6. Rancangan formulir 7. Rancangan laporan 8. Rancangan layar a) Layar input b) Form entry c) Laporan
LANDASAN TEORI Menurut Jones dan Rama (2003, p5), ” a subsystem of MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routined transactions. An AIS tracks a wide range of information about sales order, sales in unit and dollars, cash collection, purchase orders, goods receive and payments, wages and hours worked." Subsistem MIS yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta informasi lainnya yang diperoleh dalam transaksi rutin. SIA melacak berbagai informasi tentang pesanan penjualan, penjualan dalam unit dan dolar, koleksi uang tunai, pesanan pembelian, dan penerimaan barang dan pembayaran, upah dan jam kerja. Menurut Pendapat Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah menerjemahkan kebutuhan pemakaian informasi ke dalam alternatif dan rancangan sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Menurut Jones dan Rama (2008, p78), UML adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan design berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivan Joacobson. Mengacu pendapat Jones dan Rama (2006,p73), workflow table merupakan suatu table yang terbagi menjadi dua kolom table yang mengidentifikasikan para aktor dan aktivitas yang dilakukan dalam suatu proses. Berdasarkan peryataan Warren at al (2005 ,p . 552), dalam akuntansi istilah gaji diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama satu periode tertentu.
4
SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Gambar 1 : Rich Picture prosedur yang sedang berjalan
Analisis Temuan Hasil Survey Temuan, Kriteria, Sebab, Akibat, Rekomendasi Temuan1 Kriteria
Sebab Akibat Rekomendasi Temuan 2 Kriteria
Sebab Akibat
Keterangan Kesulitan dalam pencarian informasi data absensi karyawan Mengacu pada James A. O’brien,2006, pph221 Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Karena data-data untuk proses tersebut masih manual Memerlukan waktu yang lama untuk mencari data absensi yang diperlukan. Merancang database absensi dan membuat laporan absen yang terkomputerisasi Besarnya kemungkinan kesalahan perhitungan gaji karena masih manual. Mengacu pada James A. O’brien,2006, pph16 Sistem pemprosesan transaksi adalah contoh penting dari sistem pendukung operasi yang mencatat serta memproses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis. Perusahaan belum menyadari manfaat-manfaat dari penerapan sistem yang terkomputerisasi. Membutuhkan waktu yang lama dalam perhitungan gaji karyawan 5
Rekomendasi Temuan 3 Kriteria
Sebab Akibat Rekomendasi
dan sering terjadi kesalahan dalam penghitungan gaji. Merancang sistem informasi akuntansi perhitungan gaji karyawan. Belum adanya laporan Mengacu pada John Rama, 2003 Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan manajemen yang diperoleh dalam kegiatan rutin dari transaksi akuntansi. Data-data yang terhubung dengan yang masih manual. Tidak ada akibat karena belum adanya laporan Membuat Sistem Informasi Akuntansi Penggajian, Laporan Absensi, Laporan Rekap Gaji, Laporan Izin/Cuti, Daftar Transfer Gaji, Slip Gaji Tabel 1 : Temuan Survey
RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Karyawan
Komputer
Tr_Absensi
Mengisi Absensi
Menerima inputandata
Gambar 2 : OAD Prosedur Absensi Karyawan
6
Bagian Penggajian
Komputer
Ms_Karyawan
Merekap Absensi Tr_Rekap_absensi
Ms_Karyawan
Menghitung gaji dan Pph Tr_Rekap_gaji
Ms_Karyawan Mengeluarkan Slip Gaji
Tr_Slip_gaji
Gambar 3 : OAD prosedur panggajian
7
Bagian Penggajian
Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
Komputer Ms_karyawan
Mencetak Daftar Rekap Gaji dan slip gaji
Tr_Rekap_gaji
Tr_slipgaji Menerima Daftar Rekap Gaji dan slip gaji
Memberikan ke karyawan slip gaji Tr_jurnal Buat jurnal
Gambar 4 : OAD Prosedur Pembayaran Gaji
8
RANCANGAN LAYAR
Gambar 5 : layar input dan output absensi harian
Gambar 6 : layar input dan output login pada sistem
9
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan analisis kami terhadap sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Yoyo Toys Nusa Plasindo seperti yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : Di dalam sistem yang sedang berjalan kami menemukan beberapa kelemahan yang dapat menimbulkan masalah bahkan kerugian bagi perusahaan, antara lain sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.
Proses absensi karyawan masih manual. Penyimpanan data masih sederhana. Adanya resiko manipulasi sistem penggajian. Kurang lengkapnya laporan-laporan mengenai penggajian karyawan. Sistem informasi akuntansi penggajian yang dirancang dapat mengurangi kesalahan (human error) dalam memasukan dan melakukan penghitungan gaji karyawan, dan sistem ini diharapkan dapat mampu menyimpan berbagai transaksi yang berpengaruh terhadap bebragai komponen gaji. 6. Sistem informasi akuntansi penggajian yang diusulkan dapat menghasilkan sistem penggajian yang lebih efisien dalam pembuatan berbagai transaksi, serta dapat menghasilkan informasi yang akurat dalam bentuk laporan. Saran Berdasarkan hasil pembahasan dan kesimpulan yang diperoleh mengenai sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Yoyo Toys Nusa Plasindo, maka saran yang dapat kami berikan adalah : 1. Melakukan bebrapa perubahan di dalam proses penggajian seperti yang telah dijabarkan di dalam pembahasan rancangan sistem yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan saat ini dan untuk meningkatkan produktifitas kinerja perusahaan. 2. Memberikan pelatihan atau traning kepada karyawan yang akan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi agar sistem dapat digunakan dengan baik. 3. User wajib menjaga kerahasian password, agar data-data perusahaan dapat terjaga dengan baik dan dapat mencagah penyalahgunaan dalam mengakses data. 4. Melakukan pemeliharaan dan pengembangan aplikasi sistem informasi akuntansi penggajian.
REFERENSI Bodnar, George H. Dan Hopwood, William S. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi ke-6. Terjemahan Jusuf, dkk. Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi . (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta. Rama,
Dasaratha V., Frederick L. (2006). Accounting Information Systems. South-Western college Publishing. United States of America.
10
RIWAYAT PENULIS Yenti Kirniawati lahir di kota Jakarta pada 13 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan D3 di Binus University dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada 2012. Puspa Rini Heryati lahir di kota Jakarta pada 13 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan D3 di Binus University dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada 2012. Hasnita lahir di kota Palembang pada 11 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan D3 di Binus University dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada 2012.
11
