1. Pendahuluan Masalah penggajian merupakan masalah yang dianggap rumit oleh sebagian besar perusahaan. Sebab masalah ini menyangkut banyak hal, antara lain, bagaimana sistem penggajian yang diterapkan oleh perusahaan, apakah telah sesuai dengan kondisi kerja para karyawan yang dapat menyejahterakan mereka. Hal lain adalah pertimbangan perusahaan terhadap besarnya gaji yang dibayarkan kepada setiap karyawan apakah mampu memenuhi kebutuhan para karyawan. Sistem penggajian yang berlaku di setiap perusahaan tidak selalu sama. Sistem penggajian yang diterapkan di masing-masing perusahaan biasanya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dalam memberikan gaji kepada setiap karyawannya, baik dengan mengacu terhadap standar gaji minimum yang berlaku di regional tempat perusahaan beroperasi maupun dengan melihat pertimbangan biaya hidup yang ditanggung oleh setiap karyawan. Sistem penggajian bukan hanya bagaimana setiap perusahaan dalam mempertimbangkan gaji yang akan dibayarkan kepada setiap karyawan, tetapi juga mengenai proses pembayaran gaji yang dilakukan. Dalam perusahaanperusahaan besar biasanya sudah bersifat otomatis, artinya semua proses pembayaran gaji dilakukan dengan menggunakan program komputer. Berbeda dengan yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan kecil menengah yang masih bersifat manual dengan menggunakan sistem pembukuan. Hal itu sering menimbulkan masalah, antara lain, hasil output yang kurang teliti dalam perhitungan jumlah gaji karyawan serta memakan waktu yang cukup lama dalam proses pembayaran gaji kepada setiap karyawan. Masalah yang dikhawatirkan oleh perusahaan ada dibagian administrasi karena perhitungan dalam menghitung kehadiran kerja, jam kerja lembur, dan rincian gaji karyawan semuanya dilakukan secara manual akibatnya pembayaran gaji dapat terhambat. Kedai Bumbu Desa yang bergerak di bidang restoran atau rumah makan, tergolong perusahaan kecil menengah. Proses penggajian yang saat ini diterapkan di perusahaan ini belum dapat dikatakan efektif dan efisien. Proses penggajian yang dilakukan saat ini adalah dengan memasukkan satu per satu rincian gaji karyawan berdasarkan data gaji setiap karyawan yang dibuat oleh pimpinan dan telah disetujui oleh para karyawan pada saat diterima di perusahaan yang tentunya akan memakan banyak waktu. Sistem presensi yang ada di Kedai Bumbu Desa masih dilakukan secara manual, yaitu setiap karyawan harus mengisi buku presensi. Dalam penelitian ini, dibahas mengenai perancangan dan implementasi sistem informasi yang dapat dengan mudah dan cepat dalam memproses semua data yang berhubungan dengan proses pembayaran gaji para karyawan di kedai makan tersebut, sehingga dapat menghasilkan sebuah informasi yang akurat dan berguna bagi bagian kasir yang bertindak sebagai user (pengguna) yang tentunya akan mempersingkat waktu dalam proses data penggajian. Dengan sistem ini diharapkan dapat diperoleh data secara tepat, cepat, dan lebih efisien waktu, tenaga, dan biaya.
2
Oleh sebab itulah, penelitian ini membuat dan mengimplementasikan sistem informasi penggajian di Kedai Bumbu Desa. Adapun topik penelitian ini adalah “Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan (Studi Kasus: Kedai Bumbu Desa)”. 2. Tinjauan Pustaka Beberapa penelitian mengenai sistem informasi kepegawaian telah dilakukan, salah satunya adalah penelitian yang berjudul “Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada PT. Surya Utama Nusaparka Semarang. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan kemudahan baik dalam hal pengolahan data dan untuk merancang akan suatu sistem informasi yang mengolah data gaji karyawan secara efektif dan efisien dengan komputer. Pembuatan sistem informasi pengolahan gaji karyawan yang berbasis komputer pada PT. Surya Utama Nusaparka Semarang dengan menggunakan Microsoft Access 2000 dan bahasa pemrograman Visual Basic. Microsoft Access 2000 yang merupakan aplikasi basis data canggih dan popular yang sangat memperhatikan kemudahan pemakaian, fleksibel, dan integrasi dengan program aplikasi lainnya, kemudahan kerja pada sistem jaringan serta pemanfaatan secara optimal fasilitas yang terdapat pada internet dan intranet. Adapun bahasa yang akan digunakan untuk mengimplementasikan sistem informasi administrasi akademik ini adalah bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 yang memiliki kemampuan sebagai bahasa pemrograman berorientasi objek [1]. Penelitian lain berjudul “Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai”. Bertujuan untuk membangun sebuah sistem informasi yang berbasis Windows seperti Microsoft Visual Basic sebagai alat mengolah database. Sistem perancangan dan pembuatan Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah ini dikembangkan dengan menggunakan beberapa software yakni Visual Basic 6.0, Crystal Report. Adapun tabel-tabel yang dipakai dalam pembuatan Sistem Informasi Kepegawaian Madrasah Aliyah. Semua tabel ini nantinya digunakan untuk menampung data-data yang diperlukan dalam sistem informasi. Dengan adanya aplikasi penggajian pegawai dapat lebih mudah dalam proses pengolahan data secara cepat dan efisien. Sebelum adanya aplikasi ini, pegawai mengalami kesulitan dalam proses pengolahan data yang memegang peran dalam proses penggajian. Hasil dari perancangan sistem dengan program aplikasi diharapkan dapat membuat sistem informasi penggajian lebih akurat berdasarkan data yang dimasukkan ke sistem tersebut [2]. Berdasarkan acuan penelitian tersebut dapat diasumsikan begitu banyaknya keuntungan bagi organisasi atau perusahaan dalam memanfaatkan aplikasi sistem informasi. Oleh karena itu, untuk memberikan kemudahan bagi Kedai Bumbu Desa khususnya bagian administrasi dan keuangan, penulis merancang sebuah aplikasi sistem informasi khususnya pada bagian penggajian karyawan. Dengan demikian aplikasi yang dirancang tidak hanya memberi keuntungan dalam mengelola data yang ada menjadi informasi, namun dengan pemanfaatan sistem informasi diharapkan akan menambah efektivitas dan efisiensi dalam perhitungan penggajian karyawan.
3
Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi [3]. Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi dua, sistem informasi manual dan sistem informasi berbasis komputer. Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware¸ software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban [4]. Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan [5]. Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam [6]. Dalam penggajian terdapat beberapa prosedur mengenai gaji, yaitu [5]: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu kehadiran karyawan. 2. Prosedur pencatatan waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksi berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja difungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa tersebut. 3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawannya. 4. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati tenaga kerja. 5. Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Sistem Informasi Penggajian adalah proses menentukan, mencatat, menaikkan dan mengendalikan tingkat gaji karyawan; sasarannya secara keseluruhan ialah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkinkan perusahaan menarik, mempertahankan dan memberikan motivasi kepada karyawan dari kaliber yang diperlukan, dan pada waktu yang sama
4
mengendalikan pembayaran gaji [7]. Sistem Informasi Penggajian merupakan sistem informasi yang berbasis web yang dapat diakses internet yang bertujuan untuk mengolah data gaji yang dihitung berdasarkan data yang ada secara cepat dan akurat, dimana pada akhir suatu sistem tersebut akan menghasilkan gaji yang akan diberikan kepada para karyawan dan laporan gaji karyawan yang akan diberikan kepada operator dan user [8]. 3. Metode Penelitian Penelitian yang dilakukan menggunakan model perancangan waterfall model yaitu metode perancangan perangkat lunak (software engineering) yang melakukan pendekatan secara sistematis dan urut, mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding/implementation, testing/verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Fase-fase dalam waterfall model adalah seperti pada Gambar 1.
Gambar 1 Fase Waterfall Model [9]
Fase-fase dalam waterfall model adalah sebagai berikut: 1. Requirements Definiton Mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware maupun database yang terdapat di dalam sistem. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Dalam kasus ini, penulis melakukan wawancara kepada Bagian Administrasi dan Keuangan Kedai Bumbu Desa untuk memperoleh gambaran tentang aplikasi sistem penggajian yang akan dibangun mengenai fungsi-fungsi yang dibutuhkan, user interface, maupun output baik berupa laporan (report) atau hasil perhitungan dari fungsi yang ada. 2. System and Software Design Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum tahapan implementasi dalam bentuk coding dimulai. Desain harus dapat
5
mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. 3. Implementation and Unit Testing Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap desain yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer. Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman ASP.Net dan memiliki database SQL Server. 4. Integration and System Testing Sesuatu yang dibuat harus diujicoba. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari kesalahan (error), dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan user yang sudah didefinisikan sebelumnya. 5. Operation and Maintenance Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada kesalahan (error) kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya. Proses Bisnis Sistem Penggajian Kedai Bumbu Desa Bagian Administrasi dan Keuangan Kedai Bumbu Desa dalam menjalankan tugas dan fungsinya sebagai fungsi pencatatan dan pembiayaan perusahaan khususnya biaya gaji karyawan, maka proses bisnis yang dilakukan oleh bagian ini dalam sistem penggajian antara lain yaitu, presensi karyawan, perhitungan gaji untuk jam kerja reguler maupun jam kerja lembur, pembayaran gaji karyawan, membuat laporan keuangan bulanan, dan pengarsipan dokumen dan catatan yang digunakan dalam proses penggajian seperti terlihat pada Gambar 2 dan Gambar 3.
6
Karyawan
1
Laporan Presensi Karyawan Bulanan
Menandatangani LPKB
Laporan Presensi Karyawan Bulanan
2
Gambar 2 Flowchart Proses Penggajian pada Bagian Administrasi dan Keuangan
Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Karyawan Kedai Bumbu Desa adalah sebuah sistem informasi yang dibuat dengan tujuan untuk mengolah data transaksi penggajian karyawan setiap bulan yaitu mampu menghitung secara cepat, tepat dan otomatis jumlah pendapatan gaji yang diterima karyawan setiap bulan. Selain itu, sistem informasi terintegrasi dengan sebuah database yang dapat digunakan untuk mengolah data karyawan dalam meng-input, meng-update, mencari, serta dapat menghapus data karyawan maupun data gaji setiap jabatan dan bagian. Sistem ini dibangun untuk mempermudah Bagian Administrasi dan Keuangan Kedai Bumbu Desa dalam proses perhitungan dan pelaporan gaji karyawan setiap bulannya. Pencatatan jam kerja dan jam kerja lembur masih menggunakan bantuan Buku Presensi dan Surat Perintah Kerja Lembur sebagai acuan dalam menghitung gaji setiap karyawan.
7
Gambar 3 Flowchart Proses Penggajian pada Bagian Administrasi dan Keuangan (Lanjutan)
Gambar 4 Context Diagram Sistem Informasi Penggajian Karyawan
Pada Gambar 4 dapat dilihat bagaimana Bagian Administrasi dan Keuangan dapat mengolah (manage) data karyawan seperti menambah (add) data karyawan baru, mengubah (edit), maupun menghapus (delete) data karyawan yang telah keluar dari perusahaan. Sistem ini memberikan kemudahan bagi Bagian Administrasi dan Keuangan dalam mengolah data gaji dan menghitung gaji setiap karyawan seperti gaji pokok, tunjangan, maupun uang lembur untuk setiap bagian
8
dan jabatan. Fasilitas lain adalah dalam hal pelaporan yaitu report, baik berupa Rekapitulasi Gaji Karyawan Bulanan maupun Bukti Kas Keluar sebagai bukti laporan kepada Wakil Direktur. Sedangkan bagi para karyawan, sistem ini mampu memberikan detail tentang gaji yang diterima setiap bulan yang berupa Slip Gaji masing-masing karyawan. Untuk lebih jelasnya, proses-proses dalam Sistem Informasi Penggajian Karyawan Kedai Bumbu Desa dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5 DFD Level 0 Sistem Penggajian Karyawan
Gambar 6 DFD Proses Kelola Data Karyawan
Pada Gambar 6, proses yang terjadi adalah proses kelola data karyawan dan kelola data gaji bagian dan jabatan. Proses ini melibatkan tabel-tabel yang
9
berhubungan dengan data karyawan, yaitu tabel karyawan, tabel bagian dan tabel jabatan. Pada proses ini, Bagian Administrasi dan Keuangan terlebih dahulu harus memasukkan NIK dan password untuk dapat masuk ke dalam sistem. Setelah NIK dan password sesuai, maka proses manage data karyawan pada sistem informasi ini akan terbuka kemudian user akan memasukkan data-data karyawan, data-data bagian karyawan, dan data-data jabatan karyawan ke masing-masing tabel yang bersangkutan.
Gambar 7 DFD Kelola Data Komponen Gaji
Gambar 7 di atas adalah DFD proses manage data gaji karyawan. Tabel-tabel yang terlibat di dalam proses ini yaitu tabel bagian dan tabel jabatan yang masingmasing memiliki komponen gaji untuk setiap kode bagian dan jabatan tertentu. Seperti halnya proses manage data karyawan, maka pada proses ini pun sebelum membuka proses manage data gaji, Bagian Administrasi dan Keuangan harus memasukkan NIK dan password yang sesuai sehingga dapat mengakses proses tersebut. Pada proses ini, Bagian Administrasi dan Keuangan memasukkan data komponen gaji seperti gaji pokok ke dalam tabel bagian yang disebut data gaji bagian, sedangkan untuk tunjangan masa kerja, tunjangan keluarga, dan tunjangan golongan dimasukkan ke dalam tabel jabatan yang disebut data gaji jabatan. .
Gambar 8 DFD Perhitungan Gaji Karyawan
Gambar 8 adalah proses perhitungan gaji karyawan. Proses perhitungan gaji karyawan adalah proses utama di dalam Sistem Informasi Penggajian Karyawan Kedai Bumbu Desa ini. Mengapa ini disebut sebagai proses utama karena dalam
10
proses perhitungan gaji karyawan, melibatkan data dan informasi yang terdapat di seluruh tabel yang dimiliki oleh sistem yaitu tabel karyawan, tabel bagian, tabel jabatan, dan informasi yang terdapat di dalam buku presensi. Bagian Administrasi dan Keuangan sebelum dapat masuk ke proses perhitungan gaji karyawan, juga harus memasukkan NIK dan password yang sesuai sebagai hak akses ke dalam sistem. Proses penarikan data dari keempat sumber tersebut dilakukan di dalam satu form pada aplikasi. Data yang diambil dari tabel karyawan disebut data karyawan, data dari tabel bagian disebut data gaji bagian, data dari tabel jabatan disebut data gaji jabatan, dan data dari buku presensi disebut data presensi kerja karyawan. Perancangan Database Setelah melakukan desain Data Flow Diagram, tahapan berikutnya adalah membuat perancangan basis data sebagai tempat penyimpanan data aplikasi. Adapun beberapa tabel yang dibutuhkan untuk pembangunan aplikasi penggajian ini, antara lain: Perancangan Tabel Bagian (T_Bagian) Tabel Bagian digunakan untuk menyimpan data bagian atau divisi masingmasing karyawan. Perancangan Tabel Bagian seperti pada Tabel 1. Tabel 1 Tabel Bagian Field IdDivisi NamaDivisi
Type varchar(2) varchar(50)
Keterangan Id divisi yang berfungsi sebagai primary key field untuk menyimpan nama divisi
Perancangan Tabel Karyawan (T_Karyawan) Tabel Karyawan digunakan untuk menyimpan data karyawan yang bekerja pada Kedai Bumbu Desa. Perancangan Tabel Karyawan seperti pada Tabel 2. Field IdKaryawan NamaKaryawan Gender TglLahir Alamat Phone IdDivisi IdJabatan IdGolongan IdStatus Photo Password
Tabel 2 Tabel Karyawan Type Keterangan varchar(5) Id karyawan yang berfungsi sebagai primary key varchar(100) field untuk menyimpan nama karyawan varchar(6) field untuk menyimpan data jenis kelamin date field untuk menyimpan tanggal lahir varchar(255) field untuk menyimpan data alamat varchar(20) field untuk menyimpan nomor telpon karyawan varchar(2) field untuk menyimpan id divisi varchar(2) field untuk menyimpan id jabatan varchar(2) field untuk menyimpan id golongan varchar(2) field untuk menyimpan id status varchar(255) field untuk menyimpan foto karyawan varchar(50) field untuk menyimpan passord karyawan
11
Perancangan Tabel Master Gaji Jabatan (T_Jabatan) Tabel Master Gaji Jabatan digunakan untuk menyimpan data gaji setiap jabatan yang dimiliki oleh masing-masing karyawan yang bekerja pada Kedai Bumbu Desa. Perancangan Tabel Master Gaji Jabatan seperti pada Tabel 3. Tabel 3 Tabel Master Gaji Jabatan Type Keterangan varchar(4) IdMasterGaji yang berfungsi sebagai primary key varchar(5) field untuk menyimpan id karyawan varchar(2) field untuk menyimpan id tunjangan jabatan varchar(2) field untuk menyimpan id tunjangan masa kerja varchar(2) field untuk menyimpan id tunjangan fungsional varchar(2) field untuk menyimpan id tunjangan golongan varchar(2) field untuk menyimpan id tunjangan keluarga
Field IdMasterGaji IdKaryawan IdTunjanganJabatan IdTunjanganMasaKerja IdTunjanganFungsional IdTunjanganGolongan IdTunjanganKeluarga
Perancangan Tabel Presensi (T_Presensi) Tabel Presensi digunakan untuk menyimpan data presensi atau kehadiran kerja setiap hari masing-masing karyawan yang yang berfungsi untuk merekam jam masuk dan jam pulang karyawan. Perancangan Tabel Presensi seperti pada Tabel 4. Field IdPresensi IdKaryawan TglPresensi JamMasuk JamPulang Status
Type varchar(7) varchar(5) date time(7) time(7) char(1)
Tabel 4 Tabel Presensi Keterangan IdPresensi yang berfungsi sebagai primary key field untuk menyimpan id karyawan field untuk menyimpan tanggal presensi field untuk menyimpan jam masuk field untuk menyimpan jam pulang field untuk menyimpan status karyawan
Perancangan Tabel Status (T_Status) Tabel Status digunakan untuk menyimpan data status kerja masing-masing karyawan. Perancangan Tabel Status seperti pada Tabel 5. Field IdStatus NamaStatus
Type varchar(2) varchar(50)
Tabel 5 Tabel Status Keterangan IdStatus yang berfungsi sebagai primary key field untuk menyimpan nama status (aktif, mengundurkan diri, dan pemecatan)
Perancangan Tabel Tunjangan Fungsional (T_Fungsional) Tabel Tunjangan Fungsional digunakan untuk menyimpan data tunjangan fungsional karyawan. Perancangan Tabel Tunjangan Fungsional seperti pada Tabel 6. Field IdTunjanganFungsional NamaFungsional
Tabel 6 Tabel Tunjangan Fungsional Type Keterangan varchar(2) IdTunjanganFungsional yang berfungsi sebagai primary key varchar(50) field untuk menyimpan nama tunjangan
12
RpTunjanganFungsional
int
fungsional field untuk menyimpan besar tunjangan fungsional
Perancangan Entity Relationship Diagram (ERD) Perancangan tabel yang telah dibuat selanjutnya dihubungkan menggunakan diagram relasi entitas atau entity relationship diagram (ERD) untuk melihat keterhubungan dan derajat relasi setiap tabel yang terhubung seperti pada Gambar 9.
Gambar 9 Entity Relationship Diagram
13
Kode Program 1 Cetak Slip Gaji Public Shared Function _GetCetakSlipGaji(ByVal xMasterGaji As MasterGaji) As DataSet Dim Query As String = "SELECT Karyawan.IdKaryawan,Karyawan.NamaKaryawan, (25 COUNT(PresensiKaryawan.IdPresensi)) AS JmlAbsen, " & _ " TunjanganFungsional.RpTunjanganFungsional,TunjanganGolongan.RpTunjunganGolongan,Tunjan ganJabatan.RpTunjanganJabatan, " & _ " TunjanganKeluarga.RpTunjanganKeluarga,TunjanganMasaKerja.RpMasaKerja, " & _ " TunjanganFungsional.RpTunjanganFungsional + TunjanganGolongan.RpTunjunganGolongan + TunjanganJabatan.RpTunjanganJabatan + TunjanganKeluarga.RpTunjanganKeluarga " & _ " + TunjanganMasaKerja.RpMasaKerja AS SubTotalGaji, (TunjanganFungsional.RpTunjanganFungsional / 25) " & _ " * (25 - COUNT(PresensiKaryawan.IdPresensi)) AS RpPotAbsen, " & _ " (TunjanganFungsional.RpTunjanganFungsional + TunjanganGolongan.RpTunjunganGolongan + TunjanganJabatan.RpTunjanganJabatan + TunjanganKeluarga.RpTunjanganKeluarga " & _ " + TunjanganMasaKerja.RpMasaKerja) " & _ " - (TunjanganFungsional.RpTunjanganFungsional TunjanganFungsional.RpTunjanganFungsional / 25 * COUNT(PresensiKaryawan.IdPresensi))AS TotalGaji " & _ " FROM Karyawan INNER JOIN Status ON Karyawan.IdStatus = Status.IdStatus LEFT OUTER JOIN " & _ " TunjanganGolongan INNER JOIN MasterGaji ON TunjanganGolongan.IdTunjanganGolongan = MasterGaji.IdTunjanganGolongan INNER JOIN " & _ " TunjanganJabatan ON MasterGaji.IdTunjanganJabatan = TunjanganJabatan.IdTunjanganJabatan INNER JOIN " & _ " TunjanganKeluarga ON MasterGaji.IdTunjanganKeluarga = TunjanganKeluarga.IdTunjanganKeluarga INNER JOIN " & _ " TunjanganMasaKerja ON MasterGaji.IdTunjanganMasaKerja = TunjanganMasaKerja.IdTunjanganMasaKerja ON " & _ " Karyawan.IdKaryawan = MasterGaji.IdKaryawan LEFT OUTER JOIN " & _ " TunjanganFungsional ON MasterGaji.IdTunjanganFungsional = TunjanganFungsional.IdTunjanganFungsional LEFT OUTER JOIN " & _ " PresensiKaryawan ON Karyawan.IdKaryawan = dbo.PresensiKaryawan.IdKaryawan " & _ " WHERE (PresensiKaryawan.TglPresensi BETWEEN CONVERT(DATETIME, '" & xMasterGaji._TglAwal & "', 102) AND CONVERT(DATETIME, '" & xMasterGaji._TglAkhir & "', 102)) " & _ " GROUP BY Karyawan.IdKaryawan,Karyawan.NamaKaryawan,TunjanganFungsional.RpTunjanganFungsional,Tu njanganGolongan.RpTunjunganGolongan, " & _ " TunjanganJabatan.RpTunjanganJabatan, TunjanganKeluarga.RpTunjanganKeluarga, TunjanganMasaKerja.RpMasaKerja, Status.NamaStatus " & _ " HAVING (Status.NamaStatus = 'Aktif')" Dim _DataSet As DataSet = New DataSet Dim _SqlCommand As New SqlCommand Dim _SqlDataAdapter As New SqlDataAdapter Using _Koneksi As New SqlConnection _Koneksi.ConnectionString = Connection.AmbilStringKoneksi _Koneksi.Open() _SqlCommand.Connection = _Koneksi _SqlCommand.CommandText = Query _SqlCommand.CommandType = CommandType.Text _SqlDataAdapter.SelectCommand = _SqlCommand _SqlDataAdapter.Fill(_DataSet) _Koneksi.Close() Return _DataSet End Using End Function
14
6. Hasil dan Pembahasan Berikut ini akan dibahas mengenai implementasi tampilan halaman website (form) yang terdapat pada sistem informasi penggajian karyawan, antara lain: halaman login user, halaman utama, halaman manajemen karyawan, halaman manajemen bagian, halaman manajemen jabatan, halaman presensi, halaman transaksi penggajian, dan halaman laporan.
Gambar 10 Halaman Login User
Halaman login user merupakan halaman yang pertama kali muncul saat sistem diakses melalui browser. Pada Gambar 10 dapat dilihat bahwa terdapat dua textbox yaitu textbox NIK dan textbox Password untuk menampung data user baik karyawan dan administrator yang masuk ke dalam sistem. Apabila user telah memasukkan data yang benar, kemudian berikutnya adalah user menekan tombol Login untuk masuk ke dalam sistem.
Gambar 11 Halaman Utama Sistem
15
Halaman utama akan muncul apabila user memasukkan NIK dan password yang sesuai. Halaman utama ditunjukkan seperti pada Gambar 11. User disini yaitu karyawan bagian Administrasi dan Keuangan. Halaman utama sistem pada Gambar 9 berisi berbagai menu yang terdapat pada sistem penggajian karyawan Kedai Bumbu Desa, menu-menu tersebut dibagi ke dalam dua bagian yaitu panel bagian kanan yang berisi menu Master Gaji, menu Manage, menu Karyawan, dan menu Laporan. Sedangkan bagian kedua yaitu pada menu Tab di bagian atas halaman utama, yang terdiri dari: menu Home, menu Karyawan, menu Daftar Presensi, menu Ganti Passsword, dan menu Logout. Pada halaman utama ini, terdapat Data Personal setiap karyawan yang melakukan login, Data Alamat, dan Data Optional.
Gambar 12 Halaman Manajemen Karyawan
Halaman manajemen karyawan berfungsi untuk mengelola data pengguna sistem informasi penggajian karyawan Kedai Bumbu Desa. User disini yaitu para karyawan Kedai Bumbu Desa. Pada Gambar 13 dapat dilihat bahwa setiap karyawan dapat melihat Profile, view gaji, view ijin, view lembur, Presensi, View Presensi, Ganti NIK, dan Logout pada menu panel di bagian kanan. Pada halaman manajemen karyawan ini, bagian administrator sistem dapat melakukan pengelolaan terhadap data karyawan yaitu dengan melakukan tambah, edit, dan hapus.
16
Gambar 13 Halaman Master Karyawan
Halaman Master Karyawan berfungsi untuk mengelola data karyawan beserta jabatan dan bagiannya yang terdapat di Kedai Bumbu Desa pada saat bagian administrasi dan keuangan melakukan login. Pada Gambar 13 dapat dilihat bahwa setiap karyawan yang ada di Kedai Bumbu Desa ini dapat dikelola dengan fungsi tambah, edit, dan hapus. Data karyawan ini juga mencakup data jabatan, bagian/divisi, dan status dari masing-masing karyawan. Pada menu panel dibagian kanan juga terdapat menu Master Gaji, menu Manage, dan menu Karyawan yang terdiri dari View, Add, View Presensi, View Ijin, Add Ijin, View Lembur, dan Add Lembur karyawan.
Gambar 14 Halaman Manajemen Jabatan
Halaman manajemen jabatan berfungsi untuk mengelola data jabatan yang terdapat di Kedai Bumbu Desa. Pada Gambar 14 dapat dilihat bahwa setiap jabatan yang ada di Kedai Bumbu Desa ini dapat dikelola dengan fungsi tambah, edit, dan hapus. Setelah jabatan diidentifikasikan, maka setiap karyawan yang terdapat pada Kedai Bumbu Desa ini dapat ditandai dengan jabatannya masingmasing yang ditunjukkan pada menu Master Karyawan pada Gambar 13. Pada
17
halaman manajemen jabatan ini juga terdapat panel di bagian kanan yang terdiri dari menu Master Gaji, menu Manage, dan menu Karyawan.
Gambar 15 Halaman Presensi Karyawan
Halaman presensi karyawan merupakan halaman yang mengatur jam masuk karyawan pada saat menekan tombol Rekam Presensi pertama kali di setiap harinya. Setelah karyawan bekerja selama delapan jam sejak presensi, maka dia terhitung sudah bekerja selama satu hari. Pada Gambar 15 setiap karyawan yang telah melakukan presensi akan dicatat jam mulai kerjanya pada hari tersebut dengan menekan tombol Rekam Presensi. Sedangkan jam keluar langsung akan dicatat ke dalam database pada saat karyawan melakukan logout dengan menekan tombol Presensi. Selain itu, pada halaman presensi karyawan ini juga disediakan menu di panel bagian kanan yang dapat digunakan oleh setiap karyawan untuk melihat Profile, Presensi, View Presensi, Ganti NIK, dan Logout.
Gambar 16 Halaman Laporan Slip Gaji Karyawan
Halaman laporan slip gaji berisi tampilan slip gaji masing-masing karyawan berdasarkan pengolahan transaksi penggajian yang telah dilakukan. Pada Gambar 16 dapat dilihat bahwa dalam slip gaji karyawan terdapat detail mengenai komponen penggajian karyawan, antara lain tunjangan fungsional, tunjangan
18
jabatan, tunjungan golongan, tunjangan keluarga, tunjangan masa kerja, dan potongan tunjangan karena absen kerja. Tahapan berikutnya adalah membahas uji coba dan evaluasi aplikasi sistem penggajian karyawan pada Kedai Bumbu Desa. Sistem akan diuji coba dari segi fungsionalitas dan performa dengan berbagai macam skenario berdasarkan implementasi sistem yang dilakukan. Tujuan dilakukannya uji coba ini adalah untuk melakukan verifikasi dan validasi terhadap semua fitur dan fungsi dari aplikasi apakah telah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau belum sehingga nantinya perlu dilakukan pengembangan sistem lebih lanjut. Pengujian pada sistem penggajian karyawan Kedai Bumbu Desa dilakukan dengan menggunakan metode blackbox testing. Berikut ini adalah hasil pengujian sistem yang ditunjukkan pada Tabel 7. No 1
Poin Pengujian Login
2
Logout
3
Add Karyawan
4
Add Jabatan
Tabel 7 Hasil Pengujian Blackbox Validasi Data input Hasil Uji NIK dan Password
Keluar aplikasi
Kolom kode, nama, jabatan, divisi dan status tidak boleh kosong
Kolom kode, nama, dan divisi tidak boleh kosong
Status Uji
NIK dan Password benar
Berhasil
Valid
NIK benar, Password salah
Gagal
Valid
NIK salah, Password benar
Gagal
Valid
Klik pada tombol logout
Keluar aplikasi dan harus login kembali untuk masuk
Valid
kode, nama, jabatan, divisi, dan status diisi.
Berhasil
Valid
kode, nama diisi, jabatan, divisi, dan status tidak di isi
Gagal
Valid
kode, nama tidak diisi, jabatan, divisi, dan status diisi
Gagal
Valid
kode, nama, jabatan, divisi, dan status tidak diisi
Gagal
Valid
kode, nama, dan divisi diisi
Berhasil
Valid
kode diisi, nama dan divisi tidak diisi
Gagal
Valid
kode, nama, dan divisi tidak diisi
Gagal
Valid
19
5
6
Transaksi Penggajian Pencatatan Jam Kerja Karyawan
Ganti Password
Kolom kode dan nama tidak boleh kosong dan tombol rekam ditekan maka akan mencatat waktu lama bekerja sebagai dasar perhitunga n gaji Kolom Password lama, Password baru, konfirmasi Password harus diisi.
Kode dan nama harus diisi serta tombol rekam ditekan
Berhasil
Valid
Kode tidak diisi, nama diisi, dan tombol rekam ditekan
Gagal
Valid
Kode diisi, nama tidak diisi, dan tombol rekam ditekan
Gagal
Valid
Password lama, Password baru, konfirmasi Password diisi
Berhasil
Valid
Password lama, Password baru tidak diisi, konfirmasi Password di isi
Gagal
Valid
Password lama tidak di isi, Password baru, konfirmasi Password diisi
Gagal
Valid
Password lamadiisi, Password baru, konfirmasi Password diisi
Gagal
Valid
Password lama, Password baru diisi, konfirmasi Password tidak di isi
Gagal
Valid
7. Simpulan Berdasarkan pembahasan pada penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut yaitu aplikasi ini dapat digunakan untuk mencatat transaksi penggajian karyawan dengan lebih efisien karena pada saat karyawan menekan tombol rekam presensi, maka secara otomatis sistem akan mencatat jam masuk dan jam keluar kerja ke dalam database beserta dengan perhitungan jam kerja. Proses ini lebih cepat dibandingkan dengan menggunakan sistem manual yang sebelumnya yaitu dengan mencatat satu per satu ke dalam buku presensi karyawan setiap mulai bekerja dan pada saat akhir bekerja. Fitur lain dari aplikasi ini juga dapat menampilkan laporan slip gaji karyawan setiap bulan untuk digunakan sebagai informasi kepada bagian keuangan dalam melakukan pembayaran gaji kepada setiap karyawan.
20
8. Daftar Pustaka [1] Prasetyo, 2011, Skripsi: Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada PT. Surya Utama Nusaparka, Semarang: Universitas Diponegoro. [2] Noviyani, Mursyidah, 2009, Skripsi: Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai, Medan: Universitas Sumatra Utara. [3] Al-Bahra, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu. [4] O’Brien, James A, 2006, Pengantar Teknologi Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial, Jakarta: Salemba Empat. [5] Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Jakarta: Penerbit Salemba Empat. [6] Niswonger, Rollin, 1999. Accounting, Jakarta: Erlangga. [7] Murlis, 1994, Pedoman Praktis Sistem Penggajian, Jakarta: Penerbit PT. Pusaka Binaman Pressindo. [8] Firmansyah, 2011, Skripsi: Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pada RSK ”Ngesti Waluyo” Berbasis Web, Semarang: Universitas Diponegoro. [9] Sommerville, Ian, 2000, Software Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak), Jakarta: Erlangga.
21
