1.
Pendahuluan
Di tengah pasar yang kompetitif, perusahaan-perusahaan maupun instansi pemerintahan dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan yang ada, baik dari segi infrastruktur, SDM, dan terlebih lagi dari sistem informasinya. Sistem informasi yang dibutuhkan harus akurat, tepat waktu, tepat guna, serta fleksibel karena diharapkan sistem ini akan mampu menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan maupun instansi yang bersangkutan. Pengolahan data sebenarnya sudah dilakukan, hanya saja alat pengolahan data itu sendiri masih sederhana dan hanya dapat mengatasi masalah-masalah seperti masalah perhitungan yang sederhana pula. Kemampuan menggunakan akalnya telah menantang manusia untuk memecahkan kasus-kasus perhitungan yang hanya dapat memecahkan bermacam-macam persoalan. Manusia telah berpikir untuk menemukan peralatan-peralatan yang mengolah data dengan lebih cepat dan tepat. Salah satu sistem informasi yang harus diperhatikan adalah sistem penggajian karyawan. Aktivitas pengggajian karyawan merupakan salah satu kegiatan paling penting dalam kelangsungan sebuah organisasi. Dengan adanya sistem penggajian karyawan yang masih dilakukan secara manual, dibutuhkan tenaga dan waktu yang lama untuk menyajikan perincian perhitungan gaji, kemungkinan terjadinya ketidaktelitian perhitungan dan keamanan penyimpanan data gaji pun juga dipertanyakan. Oleh karena itu, dibutuhkan sarana yang bisa mengatasi terjadinya kesalahan dalam sistem penggajian tersebut. Sistem penggajian yang manual juga mempunyai kelemahan dalam hal penyimpanan data. Selain kelemahan dari sistem penggajian yang dilakukan secara manual seperti yang telah dijelaskan sebelumnya terdapat pula beberapa kelemahan apabila sistem penggajian dilakukan secara manual yakni keterlambatan pemberian informasi mengenai jumlah anak yang bertambah membuat bendahara gaji harus melakukan perhitungan ulang gaji dengan menambahkan jumlah tunjangan anak,hal tersebut akan memperlambat kinerja proses [1]. Adanya kenaikan pangkat pegawai yang menyebabkan bendahara gaji harus meminta kekurangan gaji atau rapel pada bulan berikutnya, sehingga akan semakin memperpanjang waktu tanggap [2]. Menjawab kebutuhan tersebut, penerapan sistem komputerisasi dalam sebuah perusahaan atau instansi dapat membantu proses pengolahan data secara tepat dan cepat. Sistem ini memberikan kemudahan dan keakuratan dalam penyajian sistem informasi penggajian. Sistem penggajian yang berbasis web juga memudahkan user untuk melakukan pengecekan terhadap proses perhitungan gaji yang diterima, sehingga dapat mengurangi tindakan penyalahgunaan perhitugan gaji oleh orangorang yang tidak bertanggung jawab. Selain itu kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat tercapai artinya sistem secara otomatis dapat melakukan perhitungan gaji dengan benar apabila terjadi perubahan data yang
1
dimiliki oleh seorang pegawai. Sistem penggajian yang terkomputerisasi dapat digunakan untuk mendukung proses pengolahan data secara cepat dan tepat. Tujuan perancangan dan pembangunan sistem ini adalah membantu pengguna dalam melakukan rekap transaksi perhitungan gaji dan pengolahan data pembayaran gaji yang telah dilakukan sehingga dapat digunakan kembali pada saat dibutuhkan. Manfaat dari perancangan sistem ini antara lain adalah sistem dapat mencatat semua transaksi pembayaran gaji beserta perhitungannya sehingga mempermudah user dalam melakukan proses penggajian.
2. Tinjauan Pustaka Perkembangan teknologi khususnya komputer pada saat ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan di masyarakat. Teknologi yang terus berkembang diharapkan menjadi sarana penunjang untuk menangani permasalahan yang timbul dalam mengelola dan menyelesaikan permasalahan yang ada di lingkungan perusahaan atau organisasi. Begitu juga dengan Kantor Dinas Perikanan dan Kelautan di Labuhan Batu, diharapkan dapat menyediakan informasi yang tepat dan akurat dalam pembuatan laporan penggajian. Sistem yang dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0 dapat mempermudah dalam proses pembuatan laporan keuangan yang lebih cepat dan akurat serta menarik. Sistem informasi yang bersifat dinamis yaitu berarti bahwa informasi yang diberikan tersebut dapat berubah sewaktu-waktu berdasarkan keadaan yang sedang terjadi. Sistem yang dibuat juga mempermudah dalam proses pengolahan data, melakukan penambahan, pengubahan, penghapusan data dengan informasi yang dapat diproses kapan saja diperlukan [1]. Kesalahan perhitungan atau keterlambatan pembayaran gaji merupakan contoh masalah yang sering dihadapi dalam sistem penggajian. Balai Sabo Yogyakarta selaku instansi pemerintah dalam melakukan pengolahan data gaji pegawai belum memadukan antara data-data di bagian Kepegawaian dengan Keuangan, dan masih memanfaatkan aplikasi LOTUS 123 dan Microsoft Excel 97. Hal ini menyebabkan terjadinya redudansi data, proses perhitungan gaji tidak efektif, serta informasi mengalami kesulitan dalam penyajiannya. Hal ini menjadikan sistem informasi berbasis client/server lebih dibutuhkan dibanding aplikasi pengolahan angka. Tujuan dari penelitian ini adalah dalam rangka membangun sistem informasi yang berbasis client/server yang dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang akurat, tepat waktu serta relevan [2]. Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset merupakan instansi pemerintah yang menangani urusan pemerintahan daerah dalam bidang pendapatan, pengelolaan keuangan dan aset. Pengelolaan data penggajian merupakan tugas pokok dari bagian keuangan yang meliputi pembuatan daftar gaji yang masih menggunakan spreadsheet dalam bentuk excel. Permasalahan yang muncul adalah bagaimana mengolah transaksi penggajian di lingkungan dinas pendapatan yang berkaitan
2
dengan proses database pegawai, golongan, jabatan, potongan, tunjangan serta gaji. Implementasi visual basic 6.0 dan mySQL sebagai databasenya menjadi sebuah sistem untuk menangani pengelolaan proses penggajian di kalangan Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Pemerintan Kota Pasuruan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dibuat sangat membantu proses pengolahan data pegawai dan transaksi penggajian di lingkungan organisasi [3]. Penelitian-penelitian yang dilakukan sebelumnya bertujuan untuk menyediakan suatu sistem perhitungan gaji secara otomatis yang dilakukan oleh sistem sehingga dapat mengurangi resiko kesalahan dan keterlambatan dalam perhitungan gaji yang disebabkan oleh kesalahan user. Masalah keterlambatan perhitungan gaji disebabkan oleh beberapa hal yakni keterlambatan perhitungan absen, kesesuaian data pegawai yang mengalami perubahan dengan aturan penggajian yang berlaku pada instansi, serta laporan-laporan pendukung sistem penggajian. Berbeda dengan penelitian sebelumnya, penelitian yang dilakukan saat ini akan membuat sebuah sistem informasi penggajian berbasis web yang akan memberikan kemudahan dalam pengolahan data gaji pegawai, salah satunya adalah data gaji yang di input dapat di edit periode gajinya, apabila pada periode berikutnya tidak terjadi perubahan data. Hal ini dapat mengurangi kerja user dalam proses input pengolahan data transaksi yang sama. Sistem Informasi Penggajian Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu [4]. Sistem adalah hubungan atau interaksi yang berlangsung di antara satu kesatuan ataupun komponen secara teratur sehingga tujuan maupun sasaran sistem dapat dicapai [5]. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dengan baik dan berguna bagi pemakainya. Disebut informasi apabila data tersebut yang telah diproses sesuai dengan kebutuhan pemakainya [5]. Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan, dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. Penghasilan yang didapat oleh seorang karyawan terdiri dari beberapa komponen, yaitu : Gaji Pokok yakni besarnya gaji yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan jabatan dan jasa yang diberikan kepada perusahaan dan telah ditetapkan gaji pokok minimum pada waktu karyawan tersebut pertama kali bekerja, 3
Insentive yang meliputi uang makan dan transport serta uang lembur serta tunjangan hari raya. Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri dari prosedur pencatatan waktu hadir, pencatatan waktu kerja, serta pembuatan daftar gaji [6]. Sistem Informasi Penggajian Karyawan terdiri dari manusia, peralatan, dan prosedur untuk mengumpulkan, mengatur, menganalisa, menghitung, mengevaluasi, dan mendistribusikan informasi yang dibutuhkan tepat pada waktunya dan akurat kepada karyawan dan pimpinan. Sistem Informasi Penggajian Karyawan ini adalah sistem yang berbasis komputer untuk mengolah data gaji karyawan serta data lainnya yang berkaitan dengan proses penggajian karyawan, baik dari dalam perusahaan maupun luar perusahaan [1].
3. Metode Perancangan Sistem Metode yang digunakan untuk perancangan sistem dalam penelitian ini adalah metode prototyping. Prototyping merupakan proses iteratif dalam pengembangan sistem dimana kebutuhan diubah ke dalam sistem yang bekerja (working system) yang secara terus menerus diperbaiki melalui kerjasama antara pengguna dan analis [7]. Diagram metode prototyping ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1 Metode Prototyping [7]
Langkah pertama dari metode prototyping adalah identifikasi kebutuhan awal sistem. Setelah identifikasi dibuat maka langkah selanjutnya adalah pembuatan prototype. Ketika prototype telah selesai, sistem dibuat dengan prototype tersebut dan dievaluasi apakah ada yang perlu ditambahkan atau dihilangkan dari sistem. Kemudian berdasarkan masukan dari user, prototype akan dikembangkan sesuai dengan masukan dari user. Hal ini dilakukan terus sampai user menerima prototype dari sistem yang dibangun [7]. Pada tahap identifikasi kebutuhan awal, dilakukan pengumpulan informasi untuk perancangan aplikasi. Pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara dengan bagian keuangan kantor walikota Ambon. Data dari proses ini digunakan sebagai input untuk proses perancangan aplikasi lebih lanjut.
4
Gambar 2 menggambarkan proses pembayaran gaji yang dilakukan pada kantor walikota provinsi Maluku. SKPD Umum
SKPD Keuangan
SKPD Anggaran
Start
Perhitungan Gaji Pegawai Pembuatan SPP dan SPM
Validas i SPP dan SPM
Invalid Valid Pembuatan SP2D Pembayaran Gaji
Validasi SP2D
Invalid Valid
Selesai
Pembuatan Cek
Gambar 2 Proses Pembayaran Gaji Kantor Walikota Ambon
Proses pembayaran gaji diawali dengan proses perhitungan gaji per pegawai oleh bendahara. Setelah perhitungan gaji dilakukan maka dikeluarkanlah SPP (Surat Perintah Pembayaran) dan SPM (Surat Perintah Membayar) untuk masing-masing SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah). SPP adalah jumlah total gaji yang dibayarkan pada setiap SKPD. SPM adalah jumlah total gaji yang dibayarkan pada setiap SKPD yang telah dipisahkan berdasarkan kategori penggajian. SPP dan SPM adalah hasil perhitungan dari daftar gaji yang telah dibuatkan oleh bendahara SKPD. SPP dan SPM dari masing-masing SKPD akan divalidasi pada bagian Keuangan sebelum diterbitkannya SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana). Setelah bagian Keuangan membuat SP2D, maka bagian Anggaran dapat mengeluarkan cek yang dapat digunakan sebagai acuan untuk proses pembayaran gaji pegawai. Cek yang diterbitkan oleh bagian Anggaran akan dicairkan oleh bank melalui bendahara. Kemudian bendahara melakukan proses pembayaran gaji pegawai. Sistem yang dibuat pada penelitian ini digunakan untuk membantu user dalam melakukan proses pembuatan dan perhitungan daftar gaji. Terdapat beberapa hal yang menjadi perhatian khusus dalam proses perhitungan gaji, yakni: Gaji Pokok dibayarkan berdasarkan golongan dari masing-masing pegawai, tunjangan istri atau suami diberikan dengan nominal 10% dari gaji pokok, jumlah tunjangan anak yang diberikan adalah maksimal 6% dari gaji pokok sesuai dengan jumlah anak yang dimiliki, tunjangan beras diberikan dengan nilai Rp. 58.050 dikalikan dengan jumlah jiwa, dan tunjangan askes diberikan dengan jumlah gaji pokok + tunjangan suami atau istri + tunjangan anak dikalikan 2%. Berdasarkan hasil yang didapat maka dibangunlah prototype pertama dengan membuat perancangan prototype sistem informasi penggajian. Setelah prototype
5
pertama dibuat maka dibuatlah evaluasi prototype yang mana terdapat kelemahan yang harus diperbaiki yakni proses perhitungan pajak yang dapat dihitung secara otomatis oleh sistem. Hasil evaluasi prototype yang kedua sesuai dengan keinginan user sehingga perancangan prototype sistem tidak dilanjutkan. Perancangan Sistem Perancangan sistem menggunakan diagram UML, berupa use case diagram, activity diagram, sequance diagram, dan class diagram. Diagram Use case merupakan diagram yang menjelaskan manfaat sistem jika dilihat dari sudut pandang orang atau sesuatu yang berada diluar sistem yang sedang dibangun (aktor). Jenis diagram ini dapat digunakan untuk menangkap requirements sistem dan untuk memahami bagaimana sistem seharusnya bekerja [8]. Perancangan usecase dimulai dengan menentukan user yang akan digunakan dalam perancangan sistem. User yang ditentukan dipilih berdasarkan tugas dan tanggung jawab masing-masing orang sesuai dengan jabatan yang dimiliki dalam struktur organisasi. Struktur organisasi yang ada pada lingkungan dinas Kantor Walikota Ambon dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3 Struktur Organisasi Kantor Walikota Ambon
Gambar 3 merupakan struktur organisasi pada lingkungan Kantor Walikota Ambon yang mengatur masalah penggajian. Kepala Badan Keuangan adalah struktur tertinggi yang mengatur masalah keuangan pada Di Kantor nas Walikota Ambon. Bidang Anggaran adalah bagian yang berfungsi mengelola anggaran keuangan termasuk proses penggajian pada Kantor Walikota Ambon. Berdasarkan struktur organisasi yang terdapat pada Gambar 3, maka ditentukanlah user yang akan mengakses sistem informasi penggajian seperti yang terlihat pada Gambar 4. Gambar 4 menunjukan use case diagram sistem, dimana terdapat 2 aktor yaitu admin dan user. Aktor admin adalah bendahara yang bertugas untuk melakukan proses yang berhubungan dengan administrasi data pegawai, user, default gaji, transaksi gaji, periode, dan kategori. User adalah semua pegawai yang
6
memiliki hak akses dan user hanya dapat mengakses data yang dimilikinya seperti data pegawai, data user, serta data transaksi gaji.
Data Login
Data Pegawai ADMIN USER
Data Default Gaji
Kategori
Transaksi Gaji
Data Periode
Gambar 4 Use Case Diagram Sistem
Setelah membuat diagram use case, kemudian membuat activity diagram dari use case. Diagram aktivitas adalah diagram yang memodelkan alur kerja (workflow) sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas langkah per langkah dalam suatu proses [8]. User
Sistem
Database
Mulai
Login
Invalid
Valid
Menu Utama
Pilih Menu Utam a
Menu Pegawai
Tambah, Hapus, Edit Lihat Data Pegawai
Menu Login
Tambah, Hapus, Edit, Lihat Data Login
Menu Transaksi
Tambah, Hapus, Edit, Lihat Data Transaksi
Laporan Gaji
Lihat Slip Gaji
Menu Kategori
Tambah, Hapus, Edit, Lihat Data Kategori
Menu Periode
Tambah, Hapus, Edit, Lihat Data Periode
Menu Default Gaji
Tambah, Hapus, Edit, Lihat Data Default Gaji
Selesai
Gambar 5 Activity Diagram Admin
Gambar 5 merupakan activity diagram yang dimiliki oleh seorang admin. Admin dapat melakukan proses pengolahan data seperti proses penambahan, 7
penghapusan, pengeditan, serta melihat semua data yang ada pada sistem. Data yang dapat diakses oleh admin adalah data periode, data pegawai, data kategori, data default gaji, data transaksi, dan laporan gaji. Pada menu laporan, admin dapat mencetak laporan gaji per pegawai atau yang disebut dengan slip gaji maupun laporan rekap transaksi semua pegawai. User
Sistem
Database
Mulai Login
Invalid
Valid
Menu Utama
Pilih Menu Utam a
Menu Pegawai
Edit dan Lihat Data Pegawai
Menu Login
Edit dan Lihat Data Login
Menu Transaksi
Lihat Transaks i
Lihat Slip Gaji
Laporan Gaji
Seles ai
Gambar 6 Activity Diagram User
Gambar 6 merupakan activity diagram yang dimiliki oleh seorang user. User hanya mempunyai beberapa hak akses pada sistem seperti proses edit dan lihat data pegawai, proses edit dan lihat data user, proses lihat transaksi penggajian, dan laporan slip gaji untuk user atau pegawai yang bersangkutan. Class diagram merupakan diagram yang membantu dalam visualisasi struktur class-class dari suatu sistem, dimana diagram ini, diperlihatkan hubungan antar class dan penjelasan detail tiaptiap class [8].
8
Kelas Login
KelasPegawai
NIP : String Username : String Password : String Status : String CreateNew() UpdateUser() DeleteUser() UserTable() UserTableByID()
1
1
Kode_Periode : String Deskripsi : String CreateNew() UpdatePeriode() DeletePeriode() PeriodeTable() PeriodeTableByID() 1
1
CreateNew() UpdatePegawai() DeletePegawai() PegawaiTable() PegawaiTableByID()
Kelas Default Gaji Golongan : String LamaKerja : Integer Gaji_Pokok : Currency Kode_Kategori : String CreateNew() UpdateGaji() DeleteGaji() GajiTable() GajiTableByID()
Kelas Periode
NIP : String NoKTP : String NamaLengkap : String Kelamin : String TTL : String Alamat : String Telp : String Pekerjaan : String Golongan : String Jabatan : String TelpInstansi : String IbuKandung : String NamaPasangan : String TTLPasangan : String JumlahAnak : Integer Awalbekerja : String
1
n
Kelas Kategori
n
Kode_Kategori : String Deskripsi : String Balance : String
1
CreateNew() UpdateKategori() DeleteKategori() KategoriTable() KategoriTableByID()
n Kelas Transaksi NIP : String Kode_Periode : String Kode_Kategori : String Total : Currency
n CreateNew() UpdateTransaksi() DeleteTransaks i() TransaksiTable() TransaksiTableByID()
Gambar 7 Class Diagram Sistem
Gambar 7 menunjukkan class diagram sistem, dimana terdapat 8 kelas yang saling berelasi seperti yang terlihat pada Gambar 7. Kelas pegawai berelasi dengan kelas user dengan derajat relasi one to one dimana seorang pegawai hanya mempunyai satu user. Kelas Kategori berelasi dengan kelas defaut gaji dengan derajat relasi one to many dimana satu kategori dapat mempunyai banyak default gaji.
4.
Hasil pembahasan
Pada uji coba aplikasi yang dibuat, dilihat kemampuan aplikasi dalam melakukan layanan yang baik dan tepat pada user maupun administrator. Untuk memulai proses yang ada di dalam aplikasi maka masing-masing user harus melakukan login terlebih dahulu. Apabila login yang dilakukan berhasil maka akan muncul halaman utama aplikasi seperti yang terlihat pada Gambar 8.
Gambar 8 Halaman Utama Pengolahan Data Pegawai
9
Gambar 8 merupakan halaman utama pengolahan data pegawai. Admin dapat melakukan administrasi data pegawai dengan memanfaatkan fitur yang ada pada halaman tersebut. Fitur yang dimaksud adalah tambah data, hapus data, edit data, dan pencarian data pegawai. Hal yang harus diperhatikan pada saat seorang admin melakukan proses input data pegawai baru adalah golongan dari pegawai tersebut harus diisi. Proses penggajian dimulai dengan memasukkan master data kategori penggajian yang digunakan seperti yang terlihat pada Gambar 9.
Gambar 9 Halaman Utama Pengolahan Data Kategori
Gambar 9 merupakan halaman utama pengolahan data kategori. Data kategori berfungsi untuk menyimpan semua informasi kategori-kategori yang akan dijadikan sebagai acuan penggajian pegawai. Menu ini akan mendaftarkan semua poin penggajian yang digunakan oleh instansi. Semua kategori yang didaftarkan akan ditampilkan secara otomatis pada halaman transaksi penggajian sehingga admin hanya memasukkan nilai per kategori tanpa harus menulis kembali kategori penggajian masing-masing pegawai.
Gambar 10 Halaman Utama Pengolahan Data Golongan
10
Gambar 10 merupakan halaman pengolahan data golongan. Halaman ini berfungsi untuk mengisi default gaji yang dibayarkan secara tetap kepada pegawai dan tidak mengalami proses perubahan dalam waktu yang singkat. Kategori-kategori gaji yang dapat dimasukkan pada halaman ini adalah gaji pokok, tunjangan hari raya, dan sebagainya. Data pada halaman ini dapat membantu admin dalam proses transaksi. Hal ini disebabkan admin tidak perlu mengisi data yang sama setiap bulan pada proses transaksi penggajian. Data pada halaman ini juga akan dikelompokkan berdasarkan golongan pegawai. Misalkan pegawai dengan golongan 3A memiliki gaji pokok yang berbeda dengan pegawai pada golongan 4A. Proses pengisian transaksi penggajian dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11 Halaman Pengolahan Data Transaksi Penggajian Kode Program 1 Perintah Controller untuk Penggajian 1. public function tabel_transaksi($id=null,$periode=null) { 2. $data['models'] = $this->Transaksi->readKategori($id,$periode); 3. $data['sizemodels'] = $this->Transaksi>SizereadKategori($id,$periode); 4. $data['NIP']=$id; 5. $data['KodePeriode']=$periode; 6. renderPartial('penggajian/transaksi/table', $data); 7. } 8. public function UpdateData(){ 9. $id=$this->input->post('NIP'); 10. $periode=$this->input->post('KodePeriode'); 11. if ($_POST) { 12. if ($this->input->post('ajax')){ 13. if ($this->Transaksi->updateData()) { $this->session->set_flashdata('messager', 'data berhasil ditambah'); 14. }else{ $this->session->set_flashdata('messager', 'data gagal ditambah'); 15. } 16. } 17. } 18. $this->tabel_transaksi($id,$periode); 19. } 20. }
11
Kode Program 1 merupakan controller yang digunakan dalam modul penggajian. Baris ke-1 sampai dengan ke-10 digunakan untuk mengontrol data yang ada pada halaman transaksi penggajian. Data akan ditampilkan berdasarkan NIP dan kode periode yang dimasukkan oleh user. Baris ke-13 sampai dengan ke-20 digunakan untuk kontrol transaksi penggajian. Apabila proses update berhasil maka akan dikonfirmasikan ke user.
Gambar 12 Halaman Utama Data Transaksi Penggajian
Gambar 12 merupakan halaman dari transaksi penggajian. Semua data penggajian yang diisi akan ditampilkan pada halaman ini. Admin dapat memilih data berdasarkan periode yang tersedia pada combo box. Kode Program 2 Perintah View untuk Penggajian 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Kode Program 2 merupakan view yang digunakan dalam modul penggajian. Baris ke-1 sampai dengan ke-9 digunakan untuk menampilkan data dalam bentuk tabel yang dapat dilihat oleh user. Informasi tabel berisi data-data yang berhubungan dengan data penggajian seperti jumlah transaksi, NIP, dan kategori penggajian.
12
Gambar 13 Slip Gaji Pegawai
Gambar 13 merupakan form slip gaji yang dimiliki oleh pegawai. Proses perhitungan gaji dilakukan secara otomatis oleh sistem. Proses perhitungan gaji secara otomatis dapat dilihat pada Kode Program 3. Kode Program 3 Perhitungan Gaji Secara Otomatis 1. private function getNilaiTunjangan($nip,$kodePeriode){ 2. $query = $this->db->query("SELECT case when NamaPasangan = '' then 0 3. else (0.1 * (SELECT GajiPokok FROM tb_gajipokok WHERE Golongan=(SELECT Golongan 4. FROM tb_pegawai WHERE NIP='$nip') AND KodeKategori='GP')) end as 'Total' 5. FROM tb_pegawai WHERE NIP='$nip'"); 6. $row = $query->row_array(); 7. if($row['Total']==null) 8. $row['Total'] = 0; 9. return $row['Total']; 10. } 11. private function getNilaiTunjanganBeras($nip,$kodePeriode){ 12. $query = $this->db->query(" SELECT case when NamaPasangan = '' then (SELECT 13. GajiPokok FROM tb_gajipokok WHERE Golongan=(SELECT Golongan FROM tb_pegawai 14. WHERE NIP='$nip') AND KodeKategori='T-Beras') else ((2 + JUMLAHANAK ) * 15. (SELECT GajiPokok FROM tb_gajipokok WHERE Golongan=(SELECT Golongan FROM 16. tb_pegawai WHERE NIP='$nip') AND KodeKategori='T-Beras')) end as 'Total' 17. FROM tb_pegawai WHERE NIP='$nip'"); 18. $row = $query->row_array(); 19. if($row['Total']==null) 20. $row['Total'] = 0; 21. return $row['Total']; 22. } 23. private function getNilaiTunjanganAnak($nip,$kodePeriode){ 24. $query = $this->db->query("SELECT case when JUMLAHANAK = 0 then 0 25. when JUMLAHANAK = 1 then (0.02 * (SELECT GajiPokok FROM tb_gajipokok WHERE 26. Golongan=(SELECT Golongan FROM tb_pegawai WHERE NIP='$nip') AND 27. KodeKategori='GP')) 28. when JUMLAHANAK = 2 then (0.04 * (SELECT GajiPokok FROM tb_gajipokok WHERE 29. Golongan=(SELECT Golongan FROM tb_pegawai WHERE NIP='$nip') AND 30. KodeKategori='GP')) 31. else (0.06 * (SELECT GajiPokok FROM tb_gajipokok WHERE Golongan=(SELECT 32. Golongan FROM tb_pegawai WHERE NIP='$nip') AND KodeKategori='GP')) 33. end as 'Total' 34. FROM tb_pegawai WHERE NIP='$nip'"); 35. $row = $query->row_array(); 36. if($row['Total']==null) 37. $row['Total'] = 0; 38. return $row['Total']; 39. }
13
Baris pertama sampai dengan baris ke-10 pada Kode Program 3 merupakan perintah yang digunakan untuk menampilkan perhitungan gaji untuk kategori tunjangan suami atau istri dengan mengambil 10% dari gaji pokok seperti yang terlihat pada baris-3. Baris ke-11 sampai baris ke-22 merupakan perhitungan gaji yang digunakan untuk kategori tunjangan beras dimana nilai tunjangan beras dikalikan dengan jumlah jiwa seperti yang terlihat pada baris ke-12 sampai dengan baris ke-16. Baris ke-23 sampai dengan baris ke-39 merupakan perintah untuk perhitungan tunjangan anak dimana gaji pokok dikalikan dengan prosentase sesuai jumlah anak seperti yang terlihat pada barise ke -24 sampai dengan baris ke-33. Slip gaji ini digunakan sebagai bukti pembayaran gaji pegawai dan dapat digunakan sebagaimana perlunya. Hal ini sangat mempermudah user apabila membutuhkan slip gaji. User dapat langsung mencetaknya dari sistem tanpa harus melakukan request kepada bendahara atau bagian terkait.
Gambar 14 Slip Gaji Pegawai
Gambar 14 merupakan slip gaji pegawai yang disediakan oleh sistem. Pegawai dapat mencetak slip yang dibutuhkan kapan dan dimana saja. Slip akan dinyatakan berlaku apabila sudah terdapat tanda tangan dari bagian keuangan dan bendahara serta terdapat cap instansi pada lembar yang dicetak.
14
Kode Program 4 Perintah Controller untuk Report 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.
$this->load->library('cezpdf'); $this->cezpdf->Cezpdf('a4','landscape'); $this->cezpdf->ezText("SLIP GAJI PEGAWAI", 28, array("justification" => "center")); $this->cezpdf->addText(85, 490, 12, "Slip Gaji : ". $data['models']->KodePeriode); $this->cezpdf->addText(85, 475, 12, "Nomor Induk pegawai : ". $data['models']->NIP); $this->cezpdf->addText(85, 460, 12, "Nama Pegawai : ". $data['models']->NamaLengkap); $this->cezpdf->addText(185, 420, 16, "Keterangan"); $this->cezpdf->addText(450, 427, 15, "|"); $this->cezpdf->addText(600, 427, 12, "Jumlah"); $this->cezpdf->addText(450, 417, 15, "|"); $this->cezpdf->addText(500, 410, 10, "Pemasukan"); $this->cezpdf->addText(650, 410, 10, "Potongan"); $this->cezpdf->addText(85, 390-$space_text, 10, $row>Deskripsi); if($row->Posisi==1){ $pemasukan=$pemasukan+$row->Total; $this->cezpdf->addText(500, 390-$space_text, 10, "Rp. ".$row->Total); } $this->cezpdf->addText(650, 390-$space_text, 10, "Rp. 0"); }$nilai= $row->Total; } $potongan=$potongan+$nilai; $this->cezpdf->addText(500, 390-$space_text, 10, "Rp. 0"); $this->cezpdf->addText(650, 390-$space_text, 10, "Rp. ".$nilai);
Kode Program 4 merupakan controller yang digunakan dalam report penggajian. Baris ke-1 untuk penggunaan library pdf dimana report akan dicetak ke dalam bentuk pdf. Baris ke-2 digunakan untuk menyatakan ukuran kertas dan orientasi kertas. Baris ke-3 menyatakan header report. Baris ke-4 sampai ke-13 digunakan untuk mengisi report dengan data yang dibutuhkan. Baris ke-14 sampai dengan ke-19 digunakan menghitung total nilai yang ada di sisi debet atau pemasukan. Baris ke-20 sampai dengan ke-23 digunakan untuk menghitung total nilai yang ada di isi kredit atau potongan.
15
Gambar 15 Laporan Slip Gaji Pegawai
Gambar 15 merupakan contoh laporan slip gaji pegawai per periode waktu. Sistem akan menampilkan semua data penggajian per pegawai. Nilai yang ditampilkan pada sistem ini hanyalah total gaji atau gaji bersih dari masing-masing pegawai. Pengujian aplikasi menggunakan metode black box testing. Metode ini akan menguji semua validasi input dan output yang dihasilkan oleh sistem. Apabila output sesuai dengan yang diharapkan maka status uji akan diisi dengan nilai OK, seperti yang terlihat pada Tabel 1. Tabel 1 Hasil Pengujian Black Box Testing Proses Output
No
1
Point Pengujian
Pengujian Form Login.
Validasi Input
Verifikasi username dan password.
Data Input
Hasil Uji
Username dan password.
Sistem akan memberikan peringatan kepada user apabila tidak mengisi username atau password. Selain itu apabila password dan username sama dengan yang terdaftar pada database maka user dapat mengakses halam utama.
16
Status Uji
OK
2
3
4
Pengujian Form Master Data.
Pengujian Form Transaksi.
Pengujian Form Reporting.
Data yang dibutuhkan untuk masingmasing form.
Data-data yang harus diisi karena merupakan primary key pada masingmasing tabel yang ada di dalam database.
Sistem akan memberikan peringatan bahwa data yang diisi tidak lengkap dan data tersebut tidak akan disimpan dalam database apabila ada data yang tidak valid. Sebaliknya sistem akan menyimpan data yang valid ke dalam database.
OK
Data yang dibutuhkan untuk masingmasing transaksi.
Sistem dapat menampilkan default gaji yang telah diisi sebelumnya. Selain Transaksi itu sistem juga dapat Penggajian menghitung total gaji bersih dengan tepat sehingga tidak terdapat selisih antara perhitungan manual dan sistem.
OK
Parameter yang dimasukan untuk menghasilkan report yang dibutuhkan.
Data Periode dan NIP Pegawai
17
Sistem dapat menampilkan slip gaji dengan tepat untuk setiap pegawai. Sistem dapat menghasilkan report total penggajian per periode untuk semua pegawai dengan tepat.
OK
Selain menggunakan black box testing, aplikasi juga diuji dengan menggunakan metode wawancara dengan user yang akan menggunakan aplikasi. Hasil wawancara selanjutnya akan digunakan sebagai acuan apakah aplikasi yang dibuat telah sesuai dengan yang diharapkan oleh user ataukah tidak. Berdasarkan status uji dari masing-masing proses yang telah dilakukan sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibuat telah berjalan dengan baik. Setelah masing-masing proses uji coba dijalankan secara berulang kali sesuai dengan keinginan user maka sistem akan dievaluasi apakah telah sesuai dengan prosedur atau tidak. Aplikasi yang dibuat dapat diimplementasi ke dalam sistem jaringan yang memungkinkan user untuk dapat mengakses aplikasinya dari tempat yang berbeda. Selain itu aplikasi juga dapat digunakan oleh banyak user sehingga pekerjaan masing-masing user untuk mengakses data dengan cepat. Aplikasi ini dapat membantu user untuk memberikan informasi mengenai sistem informasi penggajian. Selain menampilkan hasil pengujian sistem menggunakan black box, maka analisis aplikasi juga dilakukan melalui wawancara langsung dengan user. Adapun hasil analisa berdasarkan wawancara yang dilakukan adalah sebagai berikut:
5.
Menurut Donald Solsolay, SE (Kepala Bagian), aplikasi dapat membantu pihak instansi kantor walikota Ambon dalam hal administrasi data pegawai. Selain itu juga mempermudah user untuk melakukan transaksi penggajian sehingga data dan laporan yang diminta dapat diberikan tepat pada waktunya. Menurut Johanis Pattiradjawane (Bendahara), aplikasi dapat menampilkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh user slip gaji dan rekap laporan penggajian per periode waktu tertentu. Laporan ini dapat membantu karena dapat dipakai kapan saja dan dimana saja.
Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisis pengujian sistem maka disimpulkan bahwa sistem informasi penggajian yang diterapkan pada instansi kantor walikota Ambon dapat membantu user dalam melakukan transaksi penggajian seperti proses perhitungan gaji, cetakan slip gaji, dan laporan rekap gaji. Hal ini disebabkan user dapat memanfaatkan fitur yang terdapat pada sistem untuk melakukan transaksi penggajian. Selain itu sistem yang dibuat berbasis web dapat membantu meningkatkan kinerja dari user, karena dapat melakukan pekerjaannya tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Selain itu juga sistem menyediakan laporan yang berkaitan dengan transaksi penggajian yang dapat diproses kapan saja dan dimana saja. Saran untuk pengembangan sistem lebih lanjut adalah pada aplikasi ini ditambahkan proses perhitungan pajak penghasilan (PPh21) secara otomatis oleh sistem sehingga user tidak perlu melakukan proses perhitungan PPh21 secara manual. Proses perhitungan otomatis oleh sistem diharapkan dapat mengatasi kesalahan perhitungan PPh21 secara manual oleh user.
18
